Dövr proseslərinin avtomatlaşdırılması. Sənəd idarəetmə dəstəyinin avtomatlaşdırılması. İnformasiya axınlarının təşkili
Avtomatlaşdırma səviyyəsi texnoloji proseslər sənədlərlə iş bu gün sənədləşmənin idarə edilməsi dəstəyinin (DOE) təkmilləşdirilməsi üçün prioritet sahələrlə əlaqəli mühüm qiymətləndirmə meyarı kimi çıxış edir. Bir təşkilatda avtomatlaşdırılmış texnologiyanın və qısa müddətdə - korporativ sənəd idarəetmə sisteminin mövcudluğu və ya olmaması işin keyfiyyətini və səmərəliliyini mühakimə etməyə imkan verən rəsmi göstərici hesab edilə bilər.
İş axınının avtomatlaşdırılması ehtiyacları və yeniliklər informasiya texnologiyaları proqram təminatı bazarında təkliflərin daimi artmasına səbəb olur. İndi bazarda yalnız qeydiyyat, icraya nəzarət və sənədlərin axtarışı kimi ənənəvi funksiyaları yerinə yetirmək deyil, həm də təmin etmək imkanı verən proqram məhsulları mövcuddur. müxtəlif funksiyalar sənəd idarəetməsi və elektron sənəd dövriyyəsinin elementlərindən istifadə. Keçən əsrin 80-ci illərində tətbiq edilən, ofis işlərində xüsusi əməliyyatları yerinə yetirərkən (məsələn, sənədlərin qeydiyyatı və icrasına nəzarət edərkən) əmək xərclərini minimuma endirməyə yönəlmiş sistemlərdən fərqli olaraq. müasir qurğular bütün qurum və ya müəssisə daxilində sənədlərlə işləmək üçün avtomatlaşdırılmış sistem yaratmağa imkan verir.
Hal-hazırda, tərtibatçılar yalnız xüsusi hazırlanmış inkişafları deyil, həm də "qutulu" variantları, yəni iş axınının avtomatlaşdırılması üçün tipik ehtiyacları nəzərə alan təkrarlanan inkişafları təklif edirlər. Müvafiq olaraq, iş axınının avtomatlaşdırılması üçün proqram məhsulunun seçilməsi müxtəlif sənaye sahələrində bir çox təşkilat üçün aktual vəzifəyə çevrilir.
UDOiV-də ofis proseslərinin avtomatlaşdırılması üçün qurumun xüsusiyyətlərini nəzərə almaqla sistem üçün əsas tələbləri formalaşdırmaq və mövcud sistemlərdən aşağıdakı tələblərə cavab verəni müəyyən etmək lazımdır.
Əvvəla, avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetmə sistemi (ADMS) sənəd dövriyyəsi dəstəyinin bütün vəzifələrini tam şəkildə yerinə yetirməlidir: sənədlərin hazırlanması, qeydiyyatı, icrasına nəzarət, sənədlərin axtarışı, onların saxlanması və sənədlər massivində arayış işi. Sistem vahid metodoloji prinsiplər əsasında qurulmalıdır, proqram təminatı, aparat və texnoloji həllər və mövcud təşkilati-hüquqi şərtlər çərçivəsində daxili qanunvericilik, dövlət standartları, təlimatlar və tələblər şəklində. ASUD yığılanların tam istifadəsini (inteqrasiyasını) təmin etməlidir informasiya resursu informasiyanın birdəfəlik daxil edilməsi və ondan həm sənədli, həm də faktiki olaraq çoxlu istifadə prinsipini həyata keçirir. Sistem həmçinin məlumatın icazəsiz girişdən qorunmasının lazımi dərəcəsini təmin edərək təşkilat daxilində sənədlərin hərəkət marşrutlarını seçməyə kömək etməlidir.
Belə ki, korporativ sistem UDO və V üçün iş axınının avtomatlaşdırılması aşağıdakı funksional və sistem-texniki tələblərə cavab verməlidir.
A. Funksional tələblər
Onlar təklif olunan texnologiyanın dövlət qaydalarına və DOW-un korporativ standartlarına uyğunluğuna, sistemin istifadəsinin rahatlığını təmin etməyə yönəlib.
1. Ofis işi
Sənədlərin yaradılması (şablonların istifadəsi)
Sənədlərin qeydiyyatı
· Sənədlərin icrasına nəzarət
Məlumat və arayış işi (qeydiyyat kartının axtarışı)
・İşlərin nomenklaturasının saxlanılması
Sənəd dövriyyəsi üzrə statistik məlumatların hazırlanması
· Kağız daşıyıcıdan məlumatın avtomatik daxil edilməsi
2. Elektron arxivin təşkili
Sənədlərin arxivləşdirilməsi
Tam xüsusiyyətli axtarış
Sənəd saxlama təhlükəsizliyi
Arxiv sənədlərinə girişin təşkili
3. Elektron sənəd dövriyyəsinin vəzifələrinin təmin edilməsi
Elektron rəqəmsal imza texnologiyası (EDS)
· Ilə işləmək elektron fayllar
· Kriptomühafizə vasitələri
Elektron rabitə kanalları ilə daxil olan sənədlərin qeydiyyatı
4. Sənədlərin idarə edilməsi
Təşkilat daxilində sənəd dövriyyəsinin idarə edilməsi
· Sənədlərin icraya verilməsi
Sənədlərin hərəkətinə (köçürülməsinə) nəzarət
İstifadəçi hərəkətlərinə nəzarət
Sənəd marşrutu
· Sənədlərin koordinasiyası
Qeydiyyat kartlarına və sənəd fayllarına girişin tənzimlənməsi
5. Biznes proseslərinin idarə edilməsi
Real vaxtda sənədlər üzərində əməkdaşlıq edin
· Uzaq ofis və şöbələrlə işləmək
· İstənilən detallar və istənilən bölmələr üzrə hesabatların yaradılması
Elektron sənəd dövriyyəsi sistemindən bildirişlərin qəbulu
· Kataloqlarla işləmək
B. Sistem və texniki tələblər
Sistem və texniki tələblər qiymətləndirilən məhsulların istifadə olunan sistemə və texniki platformaya uyğunluğunu nəzərə almalıdır.
1. Proqram təminatının həyata keçirilməsi
· Müştəri-server texnologiyası
İnternet texnologiyası
Standart dəstəyi açıq sistemlər
Tətbiq inkişaf etdirmə vasitələrinin mövcudluğu
Sənədlərin skan edilməsi vasitələrinin mövcudluğu
· İstifadəçi dostu interfeys
2. Server hissəsi üçün şəbəkə ƏS
Windows Server 2008
3. Müştəri tərəfi üçün şəbəkə ƏS
4. Əməliyyat tələbləri
Avtomatlaşdırılmış sistemin etibarlılığı
Sistem təhlükəsizliyi
· Sistem idarəetməsi
Eyni vaxtda işləyən istifadəçilərin sayı - 100-ə qədər
5. Uyğunluq
Sistemin həyata keçirilməsində sadəlik və rahatlıq
Sistemin qurulmasının asanlığı
Sistemin inkişafı imkanı
Beləliklə, proqram məhsulunun seçimi korporativ iş axınının avtomatlaşdırılması sisteminin yaradılması istiqamətində ilk addım sayıla bilər. Sistem üçün aydın şəkildə müəyyən edilmiş məqsədlər və tələblər bu seçimi daha balanslı və ardıcıl edir. Bu, sistemin uğurlu tətbiqi və istifadəçilərin onunla işləməsi üçün ən vacib ilkin şərtləri yaradır.
Məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılmış sistemləri idarəetmə proseslərinin avtomatlaşdırılmasına yönəlmiş proqram sistemləridir.
Müasir şəraitdə informasiya texnologiyalarının mərkəzi elementi kompüter və onunla əlaqəli texniki vasitələr kompleksidir. İnformasiya texnologiyalarının tətbiqi idarəetmə sisteminin və təşkilati-metodiki dəstəyin köməyi ilə həyata keçirilir. Sənəd idarəetməsində ayrı-ayrı texnologiyalardan istifadə edərkən və texniki cihazlar onların istifadəsinin konkret nəticələrinə diqqət yetirilməlidir.
1 saylı məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin avtomatlaşdırılmış sisteminin seçilməsi üzrə işin aşağıdakı mərhələləri təklif olunur:
Korporativ iş axınının avtomatlaşdırılması sistemi üçün əsas və sistem-texniki tələblərin siyahısının tərtibi.
Həmyaşıdların nəzərdən keçirilməsi üçün çəki amilləri (bal) və ya sıralama sisteminin seçimi.
Proqram məhsullarının əsas funksional tələblər və sistem və texniki xüsusiyyətləri baxımından qiymətləndirilməsi.
Seçilmiş məhsulların uyğunlaşma imkanlarının qiymətləndirilməsi.
Bu meyarlara cavab verən proqram məhsullarının seçilməsi.
Proqram məhsullarının alınması və tətbiqi ilə bağlı xərclərin müqayisəli qiymətləndirilməsi.
Seçilmiş proqram məhsullarından istifadə təcrübəsinin qiymətləndirilməsi (o cümlədən təşkilatlarda bu tipdən), tərtibatçının reputasiyası.
Seçim proqram təminatı iş axınının avtomatlaşdırılması sistemi üçün.
14 Dövr avtomatlaşdırılmasının məqsədləri. Təşkilatda Dow vəzifələri. Dövrün avtomatlaşdırılması prosesinin əhatə dairəsi.
Məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılmasının məqsədləri təşkilati-hüquqi formalarından asılı olmayaraq bütün təşkilatlar bir-birinə bənzəyir və fikrimizcə, aşağıdakılardır:
İdarəetmənin keyfiyyətinin və səmərəliliyinin yüksəldilməsi və bunun nəticəsində müəssisənin bazarda rəqabət qabiliyyətinin təmin edilməsi;
Təşkilatın bütün struktur bölmələrinin, o cümlədən ərazi baxımından uzaq olanların vahid ofis iş dövrünə birləşdirilməsi;
Təşkilatın məlumat (sənədləşdirmə) resurslarına operativ və eyni zamanda fərqli çıxışın təmin edilməsi;
Əmək və vaxt məsrəflərinin və qaimə məsrəflərinin azaldılması və nəticədə iqtisadi effektin əldə edilməsi;
Müəssisədə elektron sənəd dövriyyəsinə mərhələli keçidin əsasını qoymaq, gələcək üçün çalışmaq.
Qarşıya qoyulan məqsədlərə nail olmaq həll yolu ilə mümkündür təşkilatın məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılması vəzifələri, aşağıdakı sahələrdə şərti olaraq sistemləşdirilə bilər:
Sənədlərin hazırlanması və icrası
təşkilatda yaradılan sənədlərin hazırlanmasının keyfiyyətinin və səmərəliliyinin artırılması
mövcudluğunun bütün mərhələlərində sənədlərlə işləmə prosesinin unifikasiyası
Sənəd dövriyyəsinin təşkili və sənədlərin icrası
sənədlə işləməyin müxtəlif mərhələlərində sənəd haqqında məlumatların daxil edilməsi üzrə işlərin təkrarlanmasının aradan qaldırılması (qeydiyyat prosesi)
sənədin itirilməsi ehtimalının istisna edilməsi (təşkilatın sənədli bazasının yaradılması)
təşkilatın iş axınının sadələşdirilməsi (sənəd axını nümunələrinin sadələşdirilməsi - marşrutlaşdırma)
icraçıların sənədlərlə işinin səmərəliliyinin və keyfiyyətinin artırılması
sənədlərin icrası və keçmə müddətlərinin azaldılması
qəbul edilmiş və yaradılmış sənədlər barədə işçilərə və rəhbərliyə vaxtında məlumat vermək (eyni sənəd üzərində işlərin təkrarlanmasına yol verməmək)
Sənədlərin icrasına nəzarətin təşkili
təşkilatın bütün şöbələrinin (ərazi baxımından uzaq olanlar da daxil olmaqla) sənəd axınının konsolidasiyası
icra vəziyyəti və hər hansı sənədin yeri haqqında məlumatın operativ alınması
təşkilatın şöbələrində sənədlərin qəbul edildiyi (yaradıldığı) andan onlarla işin başa çatmasına (icrasına) qədər keçid mərhələlərinin izlənilməsini təmin etmək;
Sənədlərin saxlanmasının təşkili, axtarış sistemi.
elektron formada hazırlanmış sənədlərin mətnlərinin, onların qrafik təsvirlərinin və onlar üçün materialların mərkəzləşdirilmiş qaydada saxlanmasını təmin etmək.
eyni məsələ ilə bağlı sənədlərin operativ axtarışı və məntiqi əlaqələndirilməsinin təşkili imkanlarının təmin edilməsi.
tematik detallar toplusuna uyğun olaraq sənədlərin (materialların) operativ axtarışını və seçilməsini təmin etmək.
Sənədlərin işlənməsi, yaradılması, istifadəsi və saxlanması üçün avtomatlaşdırılmış texnologiyaların tətbiqi mərhələləri. Bu texnologiyaların təkamülü və onların sənədləşmə proseslərinə təsiri. Yeni daşıyıcılarda (maşınla oxunan sənədlər, elektron sənədlər) qeydə alınmış sənədlərlə işləmə xüsusiyyətlərinin və nümunələrinin öyrənilməsi.
Milli iqtisadiyyatın uçotu, planlaşdırılması və idarə edilməsi üçün məlumatların toplanması və emalı üzrə ümummilli sistemin (NQAS), avtomatlaşdırılmış sahə idarəetmə sistemlərinin (ASS) yaradılması. İdarəetmə üçün standart sənəd dəstəyi sistemi (TSDO). Mühasibat və statistik sənədlərin avtomatlaşdırılmış məlumat axtarış sistemlərinin, sənədlərin icrasına nəzarətin avtomatlaşdırılmış sistemlərinin (ASKİD) yaradılması.
Mövzu 2 Beynəlxalq və milli standartlar.
Beynəlxalq hüquqi aktlar. 2000-ci il Qlobal İnformasiya Cəmiyyətinin Okinava Xartiyası. 2003-cü il İnformasiya Cəmiyyəti üzrə Ümumdünya Sammitinin Bəyannaməsi (düzəlişlərlə). Beynəlxalq hüquqi aktlar.
Rusiya Federasiyasının qanunvericilik və qanunvericilik aktları. Rusiya Federasiyasının 6 aprel 2011-ci il tarixli 63-FZ nömrəli "Elektron imza haqqında" Qanunu. Rusiya Federasiyasının 27 iyul 2006-cı il tarixli 149-FZ nömrəli "İnformasiya, informasiya texnologiyaları və məlumatların mühafizəsi haqqında" Qanunu. Rusiya Federasiyasının Kodeksləri.
Rusiya Federasiyası Hökumətinin fərman və sərəncamları, federal və regional proqramlar, konsepsiyalar. Rusiya Federasiyası Hökumətinin 06 sentyabr 2012-ci il tarixli 890 nömrəli "Dövlət orqanlarında elektron sənəd dövriyyəsinin təkmilləşdirilməsi tədbirləri haqqında" Fərmanı. Hökumət Fərmanı Rusiya Federasiyası 22 sentyabr 2009-cu il tarixli, 754 nömrəli “İdarələrarası elektron sənəd dövriyyəsi sistemi haqqında Əsasnamənin təsdiq edilməsi haqqında”. Rusiya Federasiyası Hökumətinin 07 sentyabr 2011-ci il tarixli 751 nömrəli "Federal icra hakimiyyəti orqanlarında sənədləşmə qaydalarına dəyişikliklər edilməsi haqqında" qərarı. Rusiya Federasiyası Hökumətinin 15 iyun 2009-cu il tarixli 477 nömrəli "Federal icra hakimiyyəti orqanlarında ofis işinin aparılması Qaydalarının təsdiq edilməsi haqqında" qərarı. Rusiya Federasiyası Hökumətinin 25 dekabr 2007-ci il tarixli 931 nömrəli "Vətəndaşlara və təşkilatlara dövlət xidmətlərinin göstərilməsində dövlət orqanları ilə yerli özünüidarəetmə orqanları arasında informasiya qarşılıqlı əlaqəsini təmin etmək üçün bəzi tədbirlər haqqında" Fərmanı. Rusiya Federasiyası Hökumətinin 28 yanvar 2002-ci il tarixli 65 nömrəli "Elektron Rusiya (2002-2010) federal məqsədli proqramı haqqında" qərarı (15 avqust 2006-cı il tarixli dəyişikliklər və əlavələrlə). Rusiya Federasiyası Hökumətinin 20 oktyabr 2010-cu il tarixli 1815 nömrəli "Rusiya Federasiyasının "İnformasiya Cəmiyyəti (2011-2020) Dövlət Proqramı haqqında" qərarı. Rusiya Federasiyası Hökumətinin 17 dekabr 2010-cu il tarixli 2299-r nömrəli "Federal icra hakimiyyəti orqanlarının və federal büdcə qurumlarının pulsuz proqram təminatının istifadəsinə keçməsi planı haqqında" Fərmanı. Rusiya Federasiyası Hökumətinin 12 fevral tarixli qərarı
2011 No 176-r "Daxili fəaliyyətlərin təşkili zamanı federal icra hakimiyyəti orqanlarının sənədsiz sənəd dövriyyəsinə keçməsi üçün tədbirlər planının təsdiq edilməsi haqqında". Rusiya Federasiyası Hökumətinin 6 may 2008-ci il tarixli 632-r nömrəli "Rusiya Federasiyasında 2010-cu ilə qədər elektron hökumətin formalaşdırılması Konsepsiyasının təsdiq edilməsi haqqında" qərarı. Rusiya Federasiyası Hökumətinin 17 iyul 2006-cı il tarixli 1024-r nömrəli "2010-cu ilə qədər Regional İnformasiyalaşdırma Konsepsiyası haqqında" qərarı. Rusiya Federasiyası Hökumətinin 27 sentyabr 2004-cü il tarixli 1244-r nömrəli "2010-cu ilə qədər federal hökumət orqanlarının fəaliyyətində informasiya texnologiyalarından istifadə Konsepsiyası haqqında" Fərmanı.
Rusiya Federasiyasında İnformasiya Cəmiyyətinin İnkişafı Strategiyası (Rusiya Federasiyasının Prezidenti V.Putin tərəfindən 7 fevral 2008-ci il, No Pr - 212 tərəfindən təsdiq edilmişdir).
Rusiya Federasiyasının Prezidenti yanında İnformasiya Təhlükəsizliyi Şurası.
Normativ-metodiki sənədlər və standartlar. GOST 34.03-90. "İnformasiya texnologiyaları. Avtomatlaşdırılmış sistemlər üçün standartlar toplusu: Avtomatlaşdırılmış sistemlər: Terminlər və təriflər”, GOST 34.601-90. "İnformasiya texnologiyaları. Avtomatlaşdırılmış sistemlər üçün standartlar toplusu: Avtomatlaşdırılmış sistemlər: Yaradılma mərhələləri. Beynəlxalq İSO standartları əsasında hazırlanmış milli standartlar (QOST R ISO 15489-1-2007 "SIBID. Sənədlərin idarə edilməsi. Ümumi tələblər"; QOST R ISO 23081-1-2008 "SIBID. Sənəd idarəetmə prosesləri. Sənədlər üçün metaməlumatlar. Hissə 1 Prinsiplər”), GOST R ISO/IEC 26300-2010 “İnformasiya texnologiyası. Ofis proqramları üçün açıq sənəd formatı (OpenDocument) v. 1.0" və s.
Beynəlxalq ISO və IEC standartları. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, ISO 30300 seriyası, IEC 82045 və s.); MoReq 2, MoReq 10 və s.
Elektron sənəd dövriyyəsi, məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılması problemi elektron sənəd problemi ilə sıx bağlıdır.
Hazırda müxtəlif şirkətlər hazırlayıb həyata keçirib böyük rəqəm xüsusi yanaşmalar və kompüter-kommunikasiya vasitələri ilə xarakterizə olunan avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetmə sistemləri (ASUD). Təəssüf ki, bu inkişaflarda vahid terminologiya yoxdur. Tərtibatçı firmaların məhsulları aşağıdakı adları daşıyır: sənəd idarəetmə sistemi, kompüter sistemi ofis işinin və sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması, ofis idarəetmə sistemi, paylanmış sənəd dövriyyəsi sistemi, elektron arxiv və s. İnkişaf etmiş və inkişaf etmiş sistemlərin adlarındakı müxtəliflik yalnız onu göstərir ki, bu gün informasiya bazarının bu sahəsi hələ müstəqil seqment kimi formalaşmayıb və bəzi hallarda ASUD məhsulları əlaqəli inkişaflar və ya həllində əlavə məhsul kimi görünür. digər daha mürəkkəb vəzifələr.
Bununla belə, ASUD-ların sayı kifayət qədər sürətlə artır. Təxminən 30-40 şirkət müntəzəm olaraq DOCFLOW konfranslarında iştirak edir və öz inkişaflarını istehlakçılara təqdim edir. Bunlar, əlbəttə ki, texniki və texnoloji həllərin səviyyəsini təyin edən ən böyük tərtibatçılardır. Bir çox ASUD-nun fərdi olaraq hazırlanmış olduğu da məlumdur daxili istifadə və bazara çıxarılmır.
Təəssüf ki, bu sektorda informasiya sənayesi Aşkar zərurətə baxmayaraq, bazarda görünən inkişafların monitorinqi sistemi düzəldilməyib, həmçinin onların lisenziyalaşdırılması və sertifikatlaşdırılması üçün yaxşı işləyən sistem yoxdur. Aparıcı kompüter və informasiya nəşrlərində bu tip sistemlər üzrə ekspertlərin rəyləri, ofis işləri və arxivlər üçün nəşrləri qeyd etməyən nadir hallarda olur. Ən son nəşr edilmiş rəylər təqdirəlayiqdir, baxmayaraq ki, meyarlar diapazonu, fəaliyyət göstəriciləri və istifadə olunan terminologiya sənəd idarəetmə nəzəriyyəsi və praktikası baxımından optimal deyil. İştirakçılardan heç biri müqayisəli təhlil sistemlərin sənədlərlə işləmək üçün qüvvədə olan standartlara və qaydalarına uyğunluğu yoxlanılmır, müəyyən bir sistemin tətbiqi ilə bağlı xərclər alınan birbaşa və dolayı faydalarla (iqtisadi effekti qeyd etmədən) müqayisə edilmir.
Aydındır ki, bu iş VNIIDAD kimi müstəqil ekspertlər tərəfindən konkret avtomatlaşdırılmış idarəetmə sisteminin üstünlükləri və ya çatışmazlıqlarının daha keyfiyyətli qiymətləndirilməsi üçün aparılmalıdır.
Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin işlənib hazırlanması prinsipləri və seçim meyarları
ASUD-un inkişafının əsas tendensiyalarını nəzərdən keçirməyə çalışaq.
İlk növbədə qeyd edirik ki, tam hüquqlu məhsul yaratmaq üçün məhz sistemli yanaşma vacibdir ki, bu da ASUD-un tətbiqindən sonra idarəetmə üçün sənədli dəstək probleminin kompleks həlli haqqında danışmağa imkan verir. bir təşkilatda.
Sistemin ikinci xarakteristikası - xüsusi sistemdir, yoxsa ümumi təyinatlı sistem? Yəni sistem xüsusi olaraq məktəbəqədər təhsil müəssisəsi üçün nəzərdə tutulub, yoxsa digər məqsədlərlə yanaşı, məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin vəzifələrini yerinə yetirmək (və ya eyni zamanda yerinə yetirmək) üçün uyğunlaşdırıla bilərmi?
Üçüncüsü, sistemin dəyəri və onun tətbiq oluna biləcəyi təşkilatın miqyası, iş axınının həcmi istehlakçı üçün vacibdir.
İstehlakçılar tərəfindən lazımi sistemi seçərkən, ilk növbədə, ASUD-un hansı idarəetmə strukturunun seçildiyi nəzərə alınmalıdır. Fikrimizcə, istehlakçıların aşağıdakı kateqoriyalarını ayırd edə bilərik:
1) mürəkkəb iyerarxik strukturlar (nazirlik, agentlik, korporasiya, bank və s.);
2) ərazi orqanları (şəhərlərin idarələri, federasiyanın subyektləri, bələdiyyələr və s.);
3) orta və aşağı səviyyəli kommersiya və qeyri-kommersiya təşkilatları.
Əlbəttə ki, yuxarıda göstərilən sistemləşdirmə şərtidir, lakin o, əsasən avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin əsas istehlakçı növlərini özündə cəmləşdirir. Bu istehlakçı qruplarının hər biri üçün bir sıra təkliflər var.
Məsələn, "Elektron Ofis Sistemləri", "Vest", "Ankey", "Lanit" və digər şirkətlərin inkişafları nazirliklər və idarələr üçün nəzərdə tutulub, Qranit Mərkəzi kampaniyasının inkişafı, Moskva İnkişaf İnstitutunun Tədqiqat və İnkişaf Mərkəzi ikinci dəfə məşhurdur. istehlakçılar kateqoriyası. İnkişafların əksəriyyəti üçüncü kateqoriyalı təşkilatların istehlakçıları üçün nəzərdə tutulub. Burada siz Intertrust, IT, Optima, Centerinvestsoft və başqalarının məhsullarına diqqət yetirə bilərsiniz.
Ofis praktikasının demək olar ki, bütün tələblərinə cavab verən məhsullardan biri də Electronic Office Systems şirkəti tərəfindən hazırlanmış Delo-96 sistemi və onun sonrakı modifikasiyalarıdır. Bu sistem məişət işinin ənənələrinə cavab verir və belə sistemlər üçün mövcud normativ və metodoloji tələbləri nəzərə alır.
Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin layihələndirilməsinə bir qədər fərqli yanaşma öz işlənmələrində Lotus texnologiyalarından istifadə edən Inter Trust mütəxəssisləri tərəfindən seçilib. Şirkətin geniş inkişafında idarəetmə üçün sənədli dəstək sistemləri layiqli yer tutur. Şirkətin bu istiqamətdə ilk məhsulu “Office Media” sənədli dəstək sistemi olub.
“Office Media” verilənlər bazaları dəsti Lotes Notes mühitində işləyir və müəssisə və təşkilatların ofis işlərinin və təşkilati-inzibati fəaliyyətinin avtomatlaşdırılmasını təmin edir. Sistemin istifadəçiləri dövlət və kommersiya strukturlarının xidmətlər kimi bölmələri ola bilər: sənədləşdirmə dəstəyi, sənədlərin icrasına nəzarət, informasiya dəstəyi. xarici əlaqələr təşkili, kadrların idarə edilməsi, məhsulların satışı və marketinqi və s.
Inter Trust-ın yeni sözü yeni işlənmiş "korporativ elektron sənəd dövriyyəsi və ofis avtomatlaşdırma sistemi" adlanır.
ASUD-un başqa bir nümunəsi Moskvada kifayət qədər məşhur olan Grand Doc təşkilatının avtomatlaşdırılmış sənəd dövriyyəsi və işgüzarlıq sisteminin Qranit-Mərkəzi Dövlət Elmi-İstehsalat Müəssisəsinin inkişafıdır. bələdiyyə strukturları idarəetmə.
Sistemin məqsədi sənədlərin işlənməsinin əsas proseslərini avtomatlaşdırmaqdır: mühasibat uçotu, qeydiyyatdan işdən silinməyə qədər yolun təyin edilməsi, sənədə baxılmasının hər mərhələsinə nəzarət, qəbz fon məlumatı sənədlər haqqında, təşkilatın iş axınının təhlili.
Orijinal sənəd emalı texnologiyasından istifadə təşkilatda sənəd dövriyyəsini daha səmərəli idarə etməyə kömək edir və icra intizamının monitorinqini təmin edir.
Sənəd idarəetmə sisteminə tələblər
Bir təşkilatda müasir sənəd idarəetmə sistemi üçün müəyyən tələbləri formalaşdırmaq mümkündür.
İlk növbədə, ASUD idarəetmənin sənədli təminatının bütün vəzifələrini tam həcmdə yerinə yetirməlidir: sənədlərin hazırlanması, onların qeydiyyatı, icrasına nəzarət, sənədlərin axtarışı, onların saxlanması və sənədlər massivində arayış işi.
Sistem vahid metodoloji prinsiplər, proqram təminatı, aparat və texnoloji həllər əsasında və mövcud təşkilati-hüquqi şərtlər çərçivəsində daxili qanunvericilik, dövlət standartları, təlimatlar və tələblər şəklində qurulmalıdır.
ASUD toplanmış informasiya resursundan tam istifadəni (inteqrasiya) təmin etməli və informasiyanın vahid daxil edilməsi və ondan həm sənədli, həm də faktiki olaraq çoxlu istifadə prinsipini həyata keçirməlidir. Sistem həmçinin inzibatçılara təşkilat daxilində sənədlərin hərəkəti üçün marşrutları seçməkdə kömək etməlidir, məlumatın icazəsiz girişdən lazımi qorunmasını təmin etməlidir.
Müasir şəraitdə avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemi müəyyən komponentlərdə (texniki qurğuların və texnologiyaların sayı, sənədlərin sayı (məlumatların miqdarı), istifadəçilərin sayı) genişlənməli və dəyişən istifadəçiyə ağlabatan məhdudiyyətlər daxilində uyğunlaşa bilməlidir. tələblər.
Bir təşkilat üçün inteqrasiya olunmuş idarəetmə sisteminin tətbiqi, onun daxili iş proseslərinin optimallaşdırılması vasitələrindən biri həm əməliyyat, həm də strateji qərarlar qəbul edərkən rəqibləri müəyyən etməyə imkan verən idarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyinin avtomatlaşdırılmasıdır. İdarəetmə sənədlərinin dəstəyinin effektivliyi idarəetmə proseslərinin müvəffəqiyyətinə böyük dərəcədə təsir göstərir. Nəticədə sənədlərlə işin forma və üsullarının təkmilləşdirilməsinə ehtiyac yaranır.
Altında avtomatlaşdırma tətbiqi kimi geniş şəkildə müəyyən edilir avtomatik cihazlar müəyyən bir proqram üzrə işləmək və hər hansı bir fəaliyyət sahəsində bir insanı qismən və ya tamamilə əvəz etmək.
Altında idarəetmənin sənədləşdirilməsinin avtomatlaşdırılması sistemi (DOE) avtomatlaşdırma obyektindən asılı olmayaraq, istər dövlət orqanı, istərsə də kommersiya bankı, sənədləşdirmə, sənədlərlə işin təşkili və iş axını problemlərinin həlli üçün nəzərdə tutulmuş istənilən avtomatlaşdırılmış sistem kimi başa düşülməlidir. ticarət şirkəti və ya hər hansı digər təşkilat. Bu təşkilatda idarəetmənin normativ-metodiki sənədlərin tələblərinə uyğun həyata keçirilməsi vacibdir.
Üç əsas var məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılması sisteminin tətbiqi yolu:
1) məktəbəqədər təhsil sistemi üçün orijinal avtomatlaşdırma sisteminin inkişafı;
2) tipik məktəbəqədər avtomatlaşdırma sisteminin quraşdırılması;
3) məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün avtomatlaşdırma vasitələrinin yaradılması.
Orijinal məktəbəqədər avtomatlaşdırma sisteminin inkişafı proqramçılar heyətinin cəlb edilməsini və müəyyən bir təşkilat üçün sıfırdan avtomatlaşdırılmış sistemin hazırlanmasını nəzərdə tutur. Eyni zamanda, bu təşkilatın xüsusiyyətləri mümkün qədər nəzərə alınır ki, bu da edir yeni sistem istifadə etmək rahatdır. Düzdür, bu halda proqramlaşdırma prosesinin bir sıra çatışmazlıqları var. Uzun və bahalıdır və nəzarəti itirməyə meyllidir, buna görə çox vaxt və pul xərclədikdən sonra hazırlanmış sistemin irəli sürülən tələblərə cavab vermədiyini öyrənə bilərsiniz və hər şeyi yenidən başlamaq lazımdır. .
Tipik məktəbəqədər avtomatlaşdırma sisteminin quraşdırılması, bu mənada, orijinal sistemin inkişafının tam əksidir. Məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün avtomatlaşdırma sistemlərinin istehsalçıları olan şirkətlər, minimal uyğunlaşma ilə müxtəlif təşkilatlarda istifadə edilə bilən standart proqram məhsulları hazırlayır. Bu cür sistemlər sənədlərlə işləmək üçün müəyyən ümumi funksiyalar toplusunu həyata keçirir, ucuzdur və ən qısa müddətdə həyata keçirilir. Çox rahat bir yanaşma kimi görünür, lakin onun da çatışmazlıqları var. Fakt budur ki, bütün Belarus Respublikasında məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin təşkili üçün tələblər eyni olsa da, onlar çox genişlənir və həyata keçirilmə üsulları əhəmiyyətli dərəcədə dəyişir. Bu baxımdan, tipik bir sistemdə bunu etmək asan olmayan və çox vaxt mümkün olmayan funksiyalar dəstini genişləndirmək lazım olur.
DOE avtomatlaşdırma vasitələrinin qurulması tapşırığın həlli üçün yuxarıda qeyd olunan iki üsul arasında ara seçimdir. Bir tərəfdən bu metod çərçivəsində müəyyən funksiyalar toplusunu (ikinci halda olduğu kimi) həyata keçirən hansısa standart sistem həyata keçirilir, digər tərəfdən isə sənaye alətləri əsasında qurulur ki, onlar da müəyyən funksiyaları yerinə yetirir. onu müəyyən bir təşkilatın ehtiyaclarına uyğunlaşdırmaq üçün istifadə olunur. Belə uyğunlaşma müəyyən bir təşkilatın xüsusiyyətlərini nəzərə almağa imkan verir (birinci halda olduğu kimi).
Müasir informasiya texnologiyalarının təhlili aşağıdakıları ayırmağa imkan verir alət sinifləriüçüncü yanaşmada istifadə olunur:
Sənəd yaratma vasitələri (mətn prosessorları, cədvəl prosessorları, kompüter dəstəkli dizayn sistemləri (CAD) və s.);
verilənlər bazası idarəetmə sistemləri;
qrup işinin təmin edilməsi sistemləri (qrup-məmulat sinfi);
sənəd idarəetmə sistemləri (DMS);
sistemləri E-poçt;
biznes prosessorunun idarəetmə sistemləri (iş axını sinfi).
Sənəd yaratma vasitələri - sənədlərin elektron versiyalarını yaratmaq üçün nəzərdə tutulmuş proqram təminatını özündə birləşdirən sistemlər sinfinin ümumiləşdirilmiş adı. Belə proqram təminatının əsas funksiyaları sənədin məzmunu ilə fayl yaratmaq, yaradılmış faylı redaktə etmək, faylı çapa göndərmək və s. Bu qrupa həm də kağız sənədlərin qrafik təsvirlərini daxil etmək, emal etmək, saxlamaq və axtarmaq üçün nəzərdə tutulmuş sənəd sisteminin emal sistemləri daxildir.
Verilənlər bazası idarəetmə sistemləri daha çox və ya daha az güclü qurmaq üçün əsasdır məlumat Sistemi. Məhz onlar faktiki məlumat anbarının yaradılmasını və saxlanmasını təmin edirlər.
Qrup iş sistemləri qrup istifadəçi məlumatlarının düzgün ayrılmasını dəstəkləmək üçün nəzərdə tutulmuşdur. Onlar saxlama, baxış və problemləri həll edirlər paylaşma sənədlər.
Sənəd idarəetmə sistemləri sənədlərin elektron versiyaları ilə işi təşkil edən güclü komplekslərdir. Onların köməyi ilə sənədlər qeydiyyata alınır, onların saxlanması dəstəklənir (sənədlərin saxlanılan mətnlərinin multiversiyaları daxil olmaqla). Sənəd idarəetmə sistemləri məlumat üçün təkcə atributiv deyil, həm də tam mətnli axtarış aparır.
E-poçt sistemləri göndərmək üçün istifadə olunur elektron mesajlar sənədlərin saxlanılan elektron versiyalarının əlavə oluna biləcəyi məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin iştirakçıları arasında. Eyni zamanda, e-poçtun qəbulu və oxunması barədə göndərənin bildirişi ilə eyni vaxtda bir neçə istifadəçiyə mesaj göndərmək mümkündür.
Biznes proseslərinin idarə edilməsi sistemləri həmçinin DOE iştirakçıları arasında elektron mesajların və sənədlərin elektron versiyalarının ötürülməsini təşkil edir. Eyni zamanda, onların funksionallıq e-poçt imkanlarından xeyli zəngindir. İlk növbədə, biznes proseslərinin idarə edilməsi sistemləri icra intizamına nəzarət funksiyalarını həyata keçirir, sənədlərin icra müddətlərini avtomatik izləyir və istifadəçilərə yaxınlaşan son tarix barədə məlumat verə bilir. Bu sinifin inkişaf etdirilmiş sistemlərində marşrut şablonlarından istifadə edərək sənədlərin təkcə paralel deyil, həm də ardıcıl marşrutlaşdırılması mümkündür. Bundan əlavə, sərt marşrutlaşdırma əvvəlcədən müəyyən edilmiş sxemə uyğun olaraq həyata keçirilə bilər.
Məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin müxtəlif vəzifələri müxtəlif vasitələrlə həll olunur (Cədvəl 2.1).
Məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin vəzifələri və alətlər onların qərarları
Hər hansı müasir sistem məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin avtomatlaşdırılması aşağıdakı dəsti yerinə yetirməlidir funksiyaları:
Sənədlərin kartotekada rəsmiləşdirilməsi;
sənədlər üzrə çıxarılan qərarların uçotu;
onlar arasında əlaqə saxlamaq;
sənədlərin icrasına nəzarət;
işdəki sənədlərin silinməsi;
· məlumat və arayış işinin aparılması;
· Hesabatların formalaşdırılması.
Belə ki, sənədlərin qeydiyyatı bütün növ sənədlər üçün vahid ekran formasından (kartından) istifadə etməklə həyata keçirilə bilər və hətta yalnız proqramlaşdırma yolu ilə dəyişdirilə bilər və müxtəlif kartlardan nəinki müxtəlif növlər sənədlər, həm də istifadəçi qrupları.
Sənədin icrasına nəzarət ondan ibarət ola bilər ki, sənəd kartoçkasında “Gedilmə tarixi” və “İcra tarixi” sahələri var və nəzarətçi son müddəti keçmiş sənədlərin siyahısını yaradır. Bu seçim sənədlərin icrasına passiv nəzarət adlanır. Sistem sənədlərin icrası üçün son tarixlərə müstəqil şəkildə nəzarət edən və istifadəçilərə təkcə onların artıqlığı haqqında deyil, həm də onların yaxınlaşması barədə məlumat verən aktiv nəzarət mümkündür.
Məlumat və arayış işinin aparılması yalnız sənədlərin atributiv axtarışına əsaslana bilər, yəni. sistem yalnız sənəd kartında saxlanılan məlumatları tapmaq imkanını təmin edir və sistemin avtomatik indeksləşdirməyə məruz qalan sənədlərin mətnlərini saxlaması da mümkündür. Bu cür indeksləşdirmə, məsələn, sənədin mətnində müəyyən sözlərin baş verməsi əsasında sənədlərin tematik kolleksiyalarının formalaşdırılması üçün sonrakı tam mətn axtarışı imkanlarını təmin edir.