dow-da avtomatlaşdırılmış informasiya sistemləri. Məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün proqram təminatının avtomatlaşdırılması sistemləri. İdarəetmə məlumatlarının mənbələri
Elektron sənəd dövriyyəsi, məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılması problemi elektron sənəd problemi ilə sıx bağlıdır.
Hazırda müxtəlif şirkətlər spesifik yanaşmalar və həyata keçirilməsinin kompüter-kommunikasiya vasitələri ilə xarakterizə olunan çoxlu sayda avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetmə sistemlərini (ADMS) işləyib hazırlamış və tətbiq etmişlər. Təəssüf ki, bu inkişaflarda vahid terminologiya yoxdur. Tərtibatçı firmaların məhsulları aşağıdakı adları daşıyır: sənəd idarəetmə sistemi, kompüter sistemi ofis işinin və sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması, ofis idarəetmə sistemi, paylanmış sənəd dövriyyəsi sistemi, elektron arxiv və s. İnkişaf etmiş və inkişaf etmiş sistemlərin adlarındakı müxtəliflik yalnız onu göstərir ki, bu gün informasiya bazarının bu sahəsi hələ müstəqil seqment kimi formalaşmayıb və bəzi hallarda ASUD məhsulları əlaqəli inkişaflar və ya həllində əlavə məhsul kimi görünür. digər daha mürəkkəb vəzifələr.
Bununla belə, ASUD-ların sayı kifayət qədər sürətlə artır. Təxminən 30-40 şirkət müntəzəm olaraq DOCFLOW konfranslarında iştirak edir və öz inkişaflarını istehlakçılara təqdim edir. Bunlar, əlbəttə ki, texniki səviyyəni təyin edən ən böyük tərtibatçılardır texnoloji həllər. Bir çox ASUD-nun fərdi olaraq hazırlanmış olduğu da məlumdur daxili istifadə və bazara çıxarılmır.
Təəssüf ki, bu sektorda informasiya sənayesi Aşkar zərurətə baxmayaraq, bazarda görünən inkişafların monitorinqi sistemi düzəldilməyib, həmçinin onların lisenziyalaşdırılması və sertifikatlaşdırılması üçün yaxşı işləyən sistem yoxdur. Sistem mütəxəssislərinin rəyləri nadirdir bu tipdən aparıcı kompüter və informasiya nəşrlərində, ofis işləri və arxivlər üçün nəşrləri qeyd etməmək. Ən son nəşr edilmiş rəylər təqdirəlayiqdir, baxmayaraq ki, meyarlar diapazonu, fəaliyyət göstəriciləri və istifadə olunan terminologiya sənəd idarəetmə nəzəriyyəsi və praktikası baxımından optimal deyil. İştirakçılardan heç biri müqayisəli təhlil sistemlərin sənədlərlə işləmək üçün qüvvədə olan standartlara və qaydalarına uyğunluğu yoxlanılmır, müəyyən bir sistemin tətbiqi ilə bağlı xərclər alınan birbaşa və dolayı faydalarla (iqtisadi effekti qeyd etmədən) müqayisə edilmir.
Aydındır ki, bu iş VNIIDAD kimi müstəqil ekspertlər tərəfindən konkret avtomatlaşdırılmış idarəetmə sisteminin üstünlükləri və ya çatışmazlıqlarının daha keyfiyyətli qiymətləndirilməsi üçün aparılmalıdır.
Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin işlənib hazırlanması prinsipləri və seçim meyarları
ASUD-un inkişafının əsas tendensiyalarını nəzərdən keçirməyə çalışaq.
İlk növbədə qeyd edirik ki, tam hüquqlu məhsul yaratmaq üçün məhz sistemli yanaşma vacibdir ki, bu da ASUD-un tətbiqindən sonra idarəetmə üçün sənədli dəstək probleminin kompleks həlli haqqında danışmağa imkan verir. bir təşkilatda.
Sistemin ikinci xarakteristikası - xüsusi sistemdir, yoxsa ümumi təyinatlı sistem? Yəni sistem xüsusi olaraq məktəbəqədər təhsil müəssisəsi üçün nəzərdə tutulub, yoxsa digər məqsədlərlə yanaşı, məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin vəzifələrini yerinə yetirmək (və ya eyni zamanda yerinə yetirmək) üçün uyğunlaşdırıla bilərmi?
Üçüncüsü, sistemin dəyəri və onun tətbiq oluna biləcəyi təşkilatın miqyası, iş axınının həcmi istehlakçı üçün vacibdir.
İstehlakçılar tərəfindən lazımi sistemi seçərkən, ilk növbədə, ASUD-un hansı idarəetmə strukturunun seçildiyi nəzərə alınmalıdır. Fikrimizcə, istehlakçıların aşağıdakı kateqoriyalarını ayırd edə bilərik:
1) mürəkkəb iyerarxik strukturlar (nazirlik, agentlik, korporasiya, bank və s.);
2) ərazi orqanları (şəhərlərin idarələri, federasiyanın subyektləri, bələdiyyələr və s.);
3) orta və aşağı səviyyəli kommersiya və qeyri-kommersiya təşkilatları.
Əlbəttə ki, yuxarıda göstərilən sistemləşdirmə şərtidir, lakin o, əsasən avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin əsas istehlakçı növlərini özündə cəmləşdirir. Bu istehlakçı qruplarının hər biri üçün bir sıra təkliflər var.
Məsələn, "Elektron Ofis Sistemləri", "Vest", "Ankey", "Lanit" və digər şirkətlərin inkişafları nazirliklər və idarələr üçün nəzərdə tutulub, Qranit Mərkəzi kampaniyasının inkişafı, Moskva İnkişaf İnstitutunun Tədqiqat və İnkişaf Mərkəzi ikinci dəfə məşhurdur. istehlakçılar kateqoriyası. İnkişafların əksəriyyəti üçüncü kateqoriyalı təşkilatların istehlakçıları üçün nəzərdə tutulub. Burada siz Intertrust, IT, Optima, Centerinvestsoft və başqalarının məhsullarına diqqət yetirə bilərsiniz.
Ofis praktikasının demək olar ki, bütün tələblərinə cavab verən məhsullardan biri də Electronic Office Systems şirkəti tərəfindən hazırlanmış Delo-96 sistemi və onun sonrakı modifikasiyalarıdır. Bu sistem məişət işinin ənənələrinə cavab verir və belə sistemlər üçün mövcud normativ və metodoloji tələbləri nəzərə alır.
Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin layihələndirilməsinə bir qədər fərqli yanaşma öz işlənmələrində Lotus texnologiyalarından istifadə edən Inter Trust mütəxəssisləri tərəfindən seçilib. Şirkətin geniş inkişafında idarəetmə üçün sənədli dəstək sistemləri layiqli yer tutur. Şirkətin bu istiqamətdə ilk məhsulu “Office Media” sənədli dəstək sistemi olub.
“Office Media” verilənlər bazaları dəsti Lotes Notes mühitində işləyir və müəssisə və təşkilatların ofis işlərinin və təşkilati-inzibati fəaliyyətinin avtomatlaşdırılmasını təmin edir. Sistemin istifadəçiləri dövlət və kommersiya strukturlarının xidmətlər kimi bölmələri ola bilər: sənədləşdirmə dəstəyi, sənədlərin icrasına nəzarət, informasiya dəstəyi. xarici əlaqələr təşkili, kadrların idarə edilməsi, məhsulların satışı və marketinqi və s.
Inter Trust-ın yeni sözü yeni işlənmiş "korporativ elektron sənəd dövriyyəsi və ofis avtomatlaşdırma sistemi" adlanır.
ASUD-un başqa bir nümunəsi Moskvada kifayət qədər məşhur olan Grand Doc təşkilatının avtomatlaşdırılmış sənəd dövriyyəsi və işgüzarlıq sisteminin Qranit-Mərkəzi Dövlət Elmi-İstehsalat Müəssisəsinin inkişafıdır. bələdiyyə strukturları idarəetmə.
Sistemin məqsədi sənədlərin işlənməsinin əsas proseslərini avtomatlaşdırmaqdan ibarətdir: uçot, qeydiyyatdan işdən silinməyə qədər yolun təyin edilməsi, sənədə baxılmasının hər bir mərhələsinə nəzarət, sənədlər haqqında məlumatların əldə edilməsi, sənədlərin təhlili. təşkilatın iş axını.
Orijinal sənəd emalı texnologiyasından istifadə təşkilatda sənəd dövriyyəsini daha səmərəli idarə etməyə kömək edir və icra intizamının monitorinqini təmin edir.
Sənəd idarəetmə sisteminə tələblər
Bir təşkilatda müasir sənəd idarəetmə sistemi üçün müəyyən tələbləri formalaşdırmaq mümkündür.
İlk növbədə, ASUD idarəetmənin sənədli təminatının bütün vəzifələrini tam həcmdə yerinə yetirməlidir: sənədlərin hazırlanması, onların qeydiyyatı, icrasına nəzarət, sənədlərin axtarışı, onların saxlanması və sənədlər massivində arayış işi.
Sistem vahid metodoloji prinsiplər, proqram təminatı, aparat və texnoloji həllər əsasında və mövcud təşkilati-hüquqi şərtlər çərçivəsində daxili qanunvericilik, dövlət standartları, təlimatlar və tələblər şəklində qurulmalıdır.
ASUD toplanmış informasiya resursundan tam istifadəni (inteqrasiya) təmin etməli və informasiyanın vahid daxil edilməsi və ondan həm sənədli, həm də faktiki olaraq çoxlu istifadə prinsipini həyata keçirməlidir. Sistem həmçinin inzibatçılara təşkilat daxilində sənədlərin hərəkəti üçün marşrutları seçməkdə kömək etməlidir, məlumatın icazəsiz girişdən lazımi qorunmasını təmin etməlidir.
Müasir şəraitdə ASUD müəyyən komponentlərdə genişlənə bilməlidir (sayı texniki cihazlar və texnologiyaları, sənədlərin sayı (informasiyanın həcmi), istifadəçilərin sayı) və dəyişən istifadəçi tələblərinə ağlabatan məhdudiyyətlər daxilində uyğunlaşa bilmək.
İnteqrasiya edilmiş sənəd idarəetmə sisteminin tətbiqi innovasiya prosesinin qanunauyğunluqlarını nəzərə almağa və onu səmərəli təşkil etməyə imkan verən idarəetmə innovasiyası hesab edilə bilər.
İnnovativ potensialdan asılı olaraq iki əsas innovasiya növü fərqləndirilir:
o radikal (əsas), prinsipial olaraq yeni imkanlar açan, insan fəaliyyətində keyfiyyət dəyişiklikləri;
o işin mövcud üsul və formalarının təkmilləşdirilməsini təmin etmək, dəyişdirmək.
İdarəetmə prosesində radikal və dəyişdirici yeniliklər birləşdirilməlidir. Təcrübədə yalnız xarici atributlara aid olan və prestij və ya reklam mülahizələri ilə diktə edilən psevdoinnovasiyalarla da rastlaşır.
Müasir şəraitdə KSD-nin tətbiqi və elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi köklü yenilik kimi qiymətləndirilə bilər.
Dəyişən tipli yeniliklər radikallardan daha tez-tez görünür və dəyişən şərtlərə və vəzifələrə uyğunlaşma təmin edir. Məsələn, idarəetmə işinin və iş axınının təşkilində qismən təkmilləşdirmələrin özü müsbət nəticələr verir. Lakin yenilikləri dəyişdirmək imkanları məhduddur və müəyyən mərhələdə onlar artıq təşkilatın ehtiyaclarını ödəyə bilmirlər. Və sonra daha geniş miqyaslı və ya radikal yeniliklərin (bizim vəziyyətimizdə inteqrasiya olunmuş məktəbəqədər avtomatlaşdırma sistemi) inkişafı və tətbiqində gecikmə durğunluğa, idarəetmə səmərəliliyinin azalmasına səbəb ola bilər.
İdarəetmə innovasiyası kimi məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırma sisteminin “həyat dövrü” aşağıdakı mərhələləri əhatə edir: innovasiyaya ehtiyacın və onun inkişafının dərk edilməsi; keçmək qərarı yeni texnologiya, onun inkişafı; stabil fəaliyyət və inkişaf. Yenilik hansısa ara mərhələdə dayanarsa, tamamlanmaz. İstənilən yeniliyin “həyat dövrü”nün sonunda qismən və ya daha böyük təkmilləşdirmələrə ehtiyac yenidən üzə çıxır.
İnnovasiya prosesi ilk növbədə yaradıcı problemlərin həllinin nəticəsidir. Buna görə də innovasiyaya ehtiyacın dərk edilməsi və onun inkişafı mərhələsi eyni zamanda, əsaslılığı və vaxtında olması sonrakı mərhələlərin nəticələrini daha çox müəyyən edən idarəetmə qərarlarının hazırlanması və qəbulu prosesidir. Təklif olunan innovasiyanın həyata keçirilməsi, xüsusən, məlumat toplamaq və emal etmək, problem vəziyyətini təhlil etmək, variantları hazırlamaq və həll yolunu seçmək üçün hansı üsullardan istifadə edildiyindən asılıdır. Bundan əlavə, həll variantının hazırlanması və seçilməsi zamanı innovasiyanın nəticələri və onun həyata keçirilməsinin xüsusiyyətləri təhlil edilməlidir. İş axınının avtomatlaşdırılması sahəsində idarəetmə innovasiyalarını tətbiq etmək üçün xüsusi tədbirlər həyata keçirərkən, məlumat idarəetməsinin əsas komponentləri arasındakı əlaqəni nəzərə almaq lazımdır.
İnnovasiyanın inkişaf mərhələsi müəyyən edilmiş çatışmazlıqların aradan qaldırılması və müvafiq dəyişikliklərin edilməsi üçün zəruri olan vaxt müddətini əhatə edir. Böyük əhəmiyyət bu mərhələdə işçilərin fəaliyyətinə nəzarət edir (məsələn, iş texnologiyasına dair tələblərə uyğunluq korporativ sistem iş axını). Tətbiq olunan iş axını texnologiyasının gündəlik istifadə edilməsi və əvvəlki iş təşkilinə qayıtma ehtimalının istisna edilməsi vacibdir (məsələn, əl ilə yazılmış qeydiyyat jurnallarının aparılması, sənədlərin çoxsaylı qeydiyyatı və s.). Bunun üçün işçilərə brifinq və ya təlim keçmək, metodiki materialların (axın sxemləri, istifadəçilər və sistem administratorları üçün təlimatlar və s.) hazırlanması tələb olunur.
Yeniliyin saxlanmasına və təkmilləşdirilməsinə diqqət yetirmək də vacibdir. Bəzən yeniliyin tətbiqindən bir müddət sonra köhnə iş üsullarına qayıtmaq cəhdləri olur (yenisinin səmərəsizliyinə görə yox). Bu mərhələdə vəzifə bunun qarşısını almaq, innovasiyaları sabitləşdirmək və dəstəkləmək, bir yeniliyin digəri ilə əlavə və ya gücləndirilməsinin lazım olub-olmamasına qərar verməkdir.
Beləliklə, məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırma sisteminin tətbiqi və inkişafı mərhələlərində yeni və köhnə texnologiyaların eyni vaxtda mövcudluğu dövrü ola bilər (təşkilatın hələ sistemə qoşulmamış şöbələrində). "Kim qalib gələcək?" - bu mərhələnin nəticəsi bir sıra təşkilati məsələlərin həllindən, o cümlədən zəruri normativ-metodoloji bazanın formalaşdırılmasından asılıdır. Bu şəraitdə kadr dəyişikliklərinin bölgüsü, sistemə texniki xidmət xidmətinin təşkili və onun idarə edilməsi məsələləri həll olunur. İstifadəçilərin qoşulması və onlara sistemdən istifadə hüquqlarının verilməsi qaydası müəyyən edilir, informasiya təhlükəsizliyi məsələləri həll edilir.
İnnovasiya prosesinin hər bir mərhələsində onun iştirakçılarının dairəsi genişlənir. Beləliklə, məsələn, böyük bir təşkilatda məktəbəqədər təhsil müəssisəsi üçün inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırma sisteminin tətbiqi sistemə, ilk növbədə, ofisin, sonra isə digər struktur bölmələrinin müvafiq olaraq mərhələli qoşulması xarakteri daşıya bilər. istifadəçilərin sayının artması. Maksimum təsirin olduğu aydındır avtomatlaşdırılmış sistem, bütün təşkilatın iş axını əhatə edən, yalnız bütün planlaşdırılan bölmələr birləşdirildikdə əldə edilir.
Eyni zamanda, yadda saxlamaq lazımdır ki, innovasiya prosesinin iştirakçıları ya idarəetmə innovasiyasını (bizim halda, korporativ iş axınının avtomatlaşdırılması sistemi) dəstəkləmək üçün təşəbbüs göstərə və ya onun uğuruna qarşı çıxa bilərlər. Sistemin istifadəçiləri kimi işçilərə yeni tələblər qoyan (o cümlədən onların ixtisasları) və onların işlərini ümumi nöqteyi-nəzərdən qiymətləndirməyə imkan verən korporativ iş axını texnologiyasının tətbiqi innovasiyaya müxtəlif reaksiyalara səbəb ola biləcək belə əsas yeniliklərdən və transformasiyalardan biridir.
Yeni texnologiyaların tətbiqi problemləri "psixoloji maneə" adlanan problemlə məhdudlaşmır və təşkilat işçilərinin (iqtisadi, sosial) maraq dairəsini əhatə edir. Əgər işçi hesab edir ki, tətbiq edilən yenilik onun bəzi ehtiyaclarını azaldacaq və ya hətta mümkünsüz edəcək, o zaman o, yeniliyə qarşı çıxacaq. Bəzən ayrı-ayrı işçilər başqalarına təsirlərini artırmaq üçün qəsdən yeniliyə qarşı çıxış edə bilərlər.
Beləliklə, həm kollektiv, həm də fərdi maraqların təsirini nəzərə almaq zərurəti yaranır.
Bu nöqteyi-nəzərdən işçilərin KSD-nin tətbiqindən əldə etdikləri faydaların və yeniliyi qəbul etməməyin mənfi cəhətlərinin köhnə iş tərzinin saxlanmasının faydalarından çox olduğunu dərk etmələri vacibdir.
KSD-ni həyata keçirərkən korporativ mədəniyyətlə bağlı aspektlər də ortaya çıxır. Məsələn, əgər təşkilatın üzvləri uzun müddət mövcud iş qaydasını qorumağa diqqət yetirmişlərsə və yeniliklərə həssaslıq və işçilərin öz bacarıqlarını artırmaq istəyi korporativ mədəniyyətin və prioritetlər sisteminin xüsusiyyəti deyilsə. idarəetmədə, onda innovasiyaların tətbiqi zamanı idarəetmə problemləri yarana bilər.
Sıra xüsusiyyəti mümkün səbəblər məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırma sisteminin tətbiqinə maneələr M. Suttonun müxtəlif növ uyğunsuzluqları ehtiva edən məşhur işində verilmişdir: uyğunsuzluq, qərarsızlıq, inamsızlıq, hazırlıqsızlıq, qərəzlilik, qeyri-mütəşəkkillik, qeyri-müəyyənlik, funksiyaların yerinə yetirilməməsi və s.
Məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırma sistemi tətbiq edilərkən nəzərə almaq lazımdır ki, tətbiq olunan yeniliklərə münasibət əsasən onların aşağıdakı xüsusiyyətlərindən asılıdır:
o nisbi üstünlük(təklif olunan yeniliyin mövcud iş prosedurundan sosial-iqtisadi baxımdan nə qədər sərfəli olduğu, təşkilatın məqsədlərinə nail olunmasına nə qədər töhfə verdiyi);
o uyğunluq(nə qədər ki, bu yenilik işçilərin baxışları və təcrübələri ilə uyğun gəlir - bu, onu qəbul etməyin daha çətin və ya asan olacağından asılıdır);
o çətinliklər(təklif olunan yeniliyi başa düşmək, işdə istifadə etmək və uyğunlaşmaq nə qədər çətindir);
o mərhələli(mərhələli və ya eksperimental yoxlama ilə həyata keçirilə bilən yeniliklər daha yaxşı alınacaq).
Təşkilatdan informasiya dəstəyi, innovasiyaların tətbiqi ilə bağlı işçilər arasında rəsmi və qeyri-rəsmi kommunikasiyalar onun uğurundan çox asılıdır. Sistemi tətbiq edərkən işçilərə yeni texnologiyanın üstünlükləri haqqında məlumat vermək (təşkilat, şöbə, ayrı-ayrı işçilər üçün), təlim sistemi üzərində düşünmək və tətbiq mərhələlərini göstərmək vacibdir.
İşçilərin yeni texnologiyaya tez uyğunlaşması psixoloji cəhətdən çətin ola bilər, xüsusən də eyni vaxtda adi iş tərzində çoxlu sayda dəyişikliklər olarsa. Buna görə də, tətbiq olunan sistem nə qədər yenidirsə, onun həyata keçirilməsi prosesinə kadrların cəlb edilməsinə, sistemin yeni imkanlarının izahına və bəzi işçilər üçün psixoloji maneənin aradan qaldırılmasına bir o qədər diqqətlə yanaşmaq lazımdır. İşçiləri tanış etmək üçün lazım olan vaxtı, sonra isə yeni iş texnologiyasını mənimsəmə müddətini planlaşdırmaq lazımdır. Girişlə tələsik, təşkilat işçilərinin çox sayda dəyişikliklərə dərhal uyğunlaşa bilməməsi ilə əlaqəli çətinliklərə səbəb olur. Bu prosesi həddən artıq gecikdirmək yeniliyin təsirini əhəmiyyətli dərəcədə azalda bilər və hətta ondan məyusluq yarada bilər. Bu halları nəzərə alaraq, məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırma sistemi tətbiq edilərkən, şöbələrin təşkilatın rəhbəri ilə əlaqələndirilməsi cədvəlini hazırlamaq və təsdiqləmək vacibdir.
Bütövlükdə təşkilatın fəaliyyətini təmin etmək üçün nəzərdə tutulmuş iş axınının avtomatlaşdırılması sisteminin tətbiqinin uğuru öyrənmə dərinliyindən və müvafiq idarəetmə səviyyələrində təşkilati məsələlərin həllinin vaxtından asılıdır. Təşkilatın rəhbərliyi tərəfindən sistemin tətbiqinə dəstək (“birinci şəxs prinsipi”) əsas rol oynayır. Belə bir dəstək olmadıqda sistemin bütün bölmələrdə tətbiqi çətin ki. Sistemin tətbiqi prosesinin operativ tənzimlənməsi üçün daimi bir orqan (məsələn, komissiya və ya icranın müxtəlif aspektlərinə cavabdeh olan şöbələrin nümayəndələrindən ibarət işçi qrupu - təşkilati, texnoloji, proqram təminatı və texniki təminat, kadrlar, həmçinin informasiyanın mühafizəsi). DOW xidmətinin vəzifələrinə əsas texnoloji məsələlərin həlli, sistemin istifadəçiləri kimi şöbələrin maraqlarının əlaqələndirilməsi, lazımi normativ və metodiki sənədlərin hazırlanması, sənədlərin təsnifatının hazırlanması və sistem kataloqlarının aparılması daxildir.
Məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırma sisteminin tətbiqi və sistemin istifadəçilərinin sayını genişləndirərkən, yeni şöbələri birləşdirərkən aşağıdakı yanaşmalar faydalı ola bilər:
o texnologiyanın digər işçilər tərəfindən inkişaf etdirilməsində nümunə, təcrübə və bacarıqlardan istifadə edərək, ən psixoloji cəhətdən hazırlanmış və ixtisaslı işçilərdən başlamaq;
o ilk növbədə yeni texnologiyanın tətbiqin ən bariz ehtiyacı və təsiri olan şöbələrdə tətbiqi.
Qeyd etmək vacibdir ki, müasir şəraitdə böyük bir təşkilat üçün çoxfunksiyalı avtomatlaşdırılmış sistemin dərhal tətbiqi çətin ki, mümkün deyil. Onun mərhələli inkişafı variantı daha məqbul görünür. Əks halda, sistemin inkişafı və tətbiqi uzun müddət ləngiyə, ilkin tələblər hətta köhnələ bilər.
Bu mərhələlərin hər hansı birində sənəd idarəetmə texnologiyasını (həm ənənəvi, həm də avtomatlaşdırılmış) təkmilləşdirmək üçün işlər aparıla bilər, yəni. dəyişdirici yenilikləri tətbiq edin.
Həm ənənəvi (kağız), həm də avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetməsi aşağıdakıları nəzərə alaraq onun optimallaşdırılması məsələlərinə daim diqqət yetirməyi tələb edir:
o idarəetmənin təşkilati strukturunda davam edən dəyişikliklər, ənənəvi və avtomatlaşdırılmış texnologiyaların birləşməsinə ehtiyac;
o təşkilati və metodiki rəhbərliyin təmin edilməsi və müəyyən edilmiş iş prosedurlarına riayət olunmasına nəzarət;
o yeni proqram təminatı və aparat imkanları nəzərə alınmaqla sistemin inkişafı və onun fərdi funksiyalarının təkmilləşdirilməsi.
Buna görə də, müvafiq kompüter sisteminin tətbiqindən sonra da informasiyanın idarə edilməsi problemləri tükənmir.
İdarəetmə sənədləri müasir bir təşkilatın fəaliyyətinin əsasını təşkil edir - demək olar ki, hər hansı bir idarəetmə strukturunun məlumat resurslarının 85% -ə qədəri sənədlərdə cəmləşmişdir. Bununla əlaqədar olaraq, sənədləşmə və iş axını prosesləri müstəqil oldu və öz avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərini tələb edir.
Son 10-15 il ərzində ofis avtomatlaşdırılması sənədlərlə iş sahəsində inqilab yaşadı. Əgər əvvəllər ofisin avtomatlaşdırılması sistemi idarələrin, katibliklərin, arxivlərin əsasən texniki işçilərinin sənədlərin hazırlanması, qeydiyyatı, yerdəyişməsi, icrasına nəzarət və axtarışı ilə bağlı fəaliyyətinin avtomatlaşdırılması sistemi hesab olunurdusa, indi sənədlərin tərtibi və hazırlanması ilə müəlliflərin özləri məşğul olurlar. şəbəkəyə qoşulmuş fərdi kompüterlərdən istifadə etməklə sənədlərin göndərilməsi.və sənədlərin icraçıları. Onlar indi sənədli təminat texnologiyasının birbaşa iştirakçılarıdır - sənədlərin yaradılması anından icraya nəzarət və sənəd arxivi ilə işləmək. Sənədləşmə və iş axınının avtomatlaşdırılması sistemi qərarların qəbul edilməsində iştirak edən işçilərin işinin səmərəliliyini və müvafiq olaraq bütövlükdə təşkilatın fəaliyyətini artırmaq üçün həlledici vasitəyə çevrildi.
Hal-hazırda almaq istəyən bir təşkilat müasir həllər məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün avtomatlaşdırılmış texnologiyanın yaradılması üzrə kifayət qədər geniş seçimə malikdir - böyük təşkilatlar üçün fərdi hazırlanmış informasiya sistemlərinin əldə edilməsindən tutmuş hazır inteqrasiya olunmuş sistemlərə qədər - kiçik və orta təşkilatlar üçün.
Ofis işini avtomatlaşdırmağı qarşısına məqsəd qoyan təşkilatlar bir sıra problemləri həll etməli olurlar. Onlardan bəzilərini təqdim edirik:
Təşkilatlarda iş proseslərinin texnologiyasında əslində nəyin avtomatlaşdırılması lazım olduğuna dair çox vaxt dəqiq bir anlayış yoxdur. İdarəetmə üçün sənədli dəstəyin avtomatlaşdırılması sahəsində həm ofis işini bilən, həm də bazarı və proqram sistemlərinin imkanlarını yaxşı bilən mütəxəssislər çatışmır. Reklam məlumatı məzmunca zəifdir və həmişə həqiqətə uyğun gəlmir, ümumi terminologiyanın olmaması sistemin müştərisi ilə onun istehsalçısı arasında qarşılıqlı anlaşmaya mane olur və s.;
Təşkilat idarəetmə proseslərini və onları əks etdirən qeydlərin aparılması prosedurlarını sadələşdirmək üçün ciddi tədbirlər kompleksi hazırlamalı və həyata keçirməli olacaq. Məsuliyyətlərin bölüşdürülməsini, səlahiyyətlərin verilməsini sadələşdirmək, kimin hansı vəzifələri və hansı səviyyədə həll etdiyini aydın şəkildə müəyyən etmək, sənədlərin razılaşdırılması, onların təsdiqi və imzalanması prosedurunu müəyyən etmək və s., yəni, son nəticədə idarəetmə sisteminin optimallaşdırılması tələb olunur;
Təşkilatlar, məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılmasını həyata keçirərkən, mütəxəssislərin şərti olaraq "Rus" və "Qərb" adlandırdıqları iki yanaşmadan birini seçmək barədə qərar verməlidirlər.
Ənənəvi olaraq, sənədlərlə işləmək üçün rus texnologiyası üç iyerarxiya səviyyəsini nəzərdə tutur: təşkilatın rəhbəri - ofis işi xidməti - icraçı. Qərb ənənələri icraçının sənəd və ona dair müvafiq qərarlar üçün şəxsi məsuliyyəti ilə əlaqələndirilir, buna görə də onlar iyerarxiyanın iki səviyyəsini ehtiva edir: ən yüksək idarəetmə səviyyəsinin rəhbəri - icraçı (rəhbər).
Rus ənənəsi hər bir sənədin təşkilatda göründüyü andan məcburi qeydiyyata alınmasını, həmçinin ətraflı tənzimlənən və mərkəzləşdirilmiş şəkildə idarə olunan "arxivdən əvvəl" sənəd axınını nəzərdə tutur. Məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin texnologiyası əsasən dövlət standartlarında, təlimatlarda və dərsliklərdə təsbit edilmişdir. Qeydiyyat jurnallarında və ya maşınla yazılmış fayl şkaflarında sənədlərlə işin bütün kompleksi izlənilir.
Qərb ofis işinin ənənələri menecerin sənədə və onun icrasına görə şəxsi məsuliyyəti ilə əlaqələndirilir (xüsusilə, Ingilis dili"sənəd axını" sözü yoxdur). Sənədlərin qeydiyyatı birbaşa podratçı tərəfindən həyata keçirilir, icraya mərkəzləşdirilmiş nəzarət yoxdur. Ənənəvi Qərb sənəd dövriyyəsi sistemlərində tənzimləmə predmeti artıq icra edilmiş sənədlərin sistemli saxlanmasıdır (daxili arxiv anbarına bənzər). Məhz bu ənənə əsasında Qərbin elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri konsepsiyası formalaşmışdır. Beləliklə, Qərb proqram sistemlərinə əsaslanan rus ofis işində elektron sənəd idarəetmə texnologiyalarından istifadənin çətinliyi. Qərb məhsullarının əsrlər boyu inkişaf etmiş Rusiya şərtlərinə uyğun uyğunlaşması tələb olunur.
DOW avtomatlaşdırma variantını seçərkən, müştəri təşkilatı sənəd idarəetmə sistemlərinin iki sinfi - İş axını və Qrup Proqramı arasında seçim etməlidir.
Sistemlərin hər iki sinfi ofisdə komanda işinin avtomatlaşdırılmasına yönəlib. Eyni zamanda, müəyyən bir təşkilatda avtomatlaşdırılmış sistemin qurulması metodologiyasını seçərkən, onun idarəetmə tərzinə və orada qəbul edilmiş idarəetmə sisteminə nə dərəcədə uyğun olduğunu nəzərə almaq lazımdır.
Fakt budur ki, İş axını tipli sistemlərə bütöv bir korporasiyanın işinin avtomatlaşdırılmasına (yəni bir neçə işçi qrupunun birgə işinə), iş proseslərinin aydın şəkildə ayrılmasına və ifaçılar şəbəkəsində marşrutlaşdırma işinə dəstək verən sistemlər daxildir. Sənəd idarəetməsinə gəldikdə, bu, müvafiq sənədlərin inzibati aparatın işçiləri arasında funksiyaların bölüşdürülməsinə əsaslanan idarəetmə prosedurlarına ciddi şəkildə bağlı olması deməkdir. Bu halda, sənəd dövriyyəsi, sanki, idarəetmənin texnoloji prosedurlarının üzərinə qoyulur. İş axını tipli sistemlər böyük təşkilatlar və dövlət qurumları üçün daha məqbuldur.
Groupware növü sərt kodlaşdırılmış biznes sxemi olmayan sistemlərə aiddir. - kiçik bir komandada işləmək üçün nəzərdə tutulmuş proseslər - işçi qrupu(5-100 nəfər). Qrup proqram elementləridir E-poçt, sənədlərin bazası, kollektiv təşkilatçı.
Təşkilat tərəfindən avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetmə sisteminin seçimi son nəticədə bazarda təklif olunan proqram məhsulları üçün zəruri tələblərin tərkibinə əsaslanmalıdır ki, bu da aşağıdakı xüsusiyyətlərə endirilə bilər:
İstifadə olunmuş ofis texnologiyaları;
Ofis işinin əsas tapşırıqlarına uyğunluq;
Funksional xüsusiyyətlər sistemlər (funksional tamlıq, açıqlıq və s.);
Proqram təminatının həyata keçirilməsi(paylanmış rejim üçün dəstək və s.);
Xərc göstəriciləri.
Yuxarıda rus və Qərb ənənələrinə əsaslanan ofis işlərinin texnologiyalarını qısaca təsvir etdik. Müvafiq istiqamətdə proqram sistemlərinin xüsusiyyətlərinə qısaca toxunaq.
Proqram sistemləri, həyata keçirmək Rus texnologiyası, dövlət qurumlarında və təşkilatlarında istifadəyə yönəldilmiş, onlar müəyyən bir idarəetmə strukturunda qəbul edilmiş ofis işinin bütün ənənələrini və normalarını saxlayırlar. Bu cür sistemlərin vəzifəsi kağız iş axınına dəstək vermək, adi sənədlərin işlənməsi əməliyyatlarının mürəkkəbliyini azaltmaqdır. Bununla belə, bu sistemlər fərdi kompüterdə sənədləri emal etməklə ənənəvi sənədləşdirmə və iş axını proseslərinin əhatə dairəsini əhəmiyyətli dərəcədə genişləndirə bilər. Bu istiqamətin sistemləri kağızdan kağızsız texnologiyalara tədricən keçid üçün bir növ körpüdür. Bu texnologiyadan istifadə edən məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün avtomatlaşdırma sistemlərinə aşağıdakılar daxildir:
DELO sistemi (Elektron Ofis Sistemləri şirkətinin məhsulu);
Sistem "Zoluşka-\\"1!\i. Ofis yazışmaları (STC IRM, Moskva).
7.8.4-cü yarımbənddə DELO sistemlərinin funksionallığı daha ətraflı təqdim olunacaq.
Qərb proqram sistemləri istifadəçilərin elektron sənədlərinin və kollektiv iş vasitələrinin mümkün qədər tam istifadəsinə, ara bağlantıların olmamasına yönəldilmişdir ki, bu da öz növbəsində təşkilatda mövcud ofis proseslərinin dəyişməsini, onların optimallaşdırılmasını və yeni texnologiyaların inkişafını müəyyən edir. sənədlərlə işləmək üçün.
“Qərb” texnologiyasının əsas xüsusiyyəti konkret real iş proseslərinin modelləşdirilməsi və proqram sistemlərinin bu modellərə uyğunlaşdırılmasıdır. Bir qayda olaraq, sistem müştəriyə tərtibatçıdan kənarlaşdırılmış müstəqil “qutulu” məhsul şəklində deyil, hazır həllin yığıldığı proqram vasitələri dəsti kimi çatdırılır.
Sistemi təşkilatın xüsusi proseslərinə uyğunlaşdırarkən fərdi kompüterlər işçilər (rol iş yeri) təşkilatın iş axınının müəyyən bir prosedurunda hər bir işçinin roluna uyğun olaraq müəyyən bir sıra vəzifələri həll etməyə imkan verən zəruri funksional komponentlər quraşdırılmışdır. Sistem inzibatçısı təşkilatın strukturuna, yəni bölmələrinə və ayrı-ayrı işçilərinə uyğun olaraq sənədlərin hərəkət marşrutlarını müəyyən edən iş funksiyalarını formalaşdırır.
Bu istiqamətdə sistemlərə Rusiya Federasiyası Avtomatlaşdırılmış informasiya sistemlərinin aşağıdakı üç sinfi geniş şəkildə təmsil olunur:
DBMS əsasında Rusiya şirkətləri tərəfindən hazırlanmış sistemlər: Lan-Docs - Lanit ASC; OPTIMA-WorkFlow - Optima şirkəti; "Kod" - "Kompüterlərin İnkişafı Mərkəzi" Dövlət Müəssisəsi; "AquaDoc" - "Aquarius Consulting" şirkəti və s.;
LotusNotes texnologiyasından istifadə edərək Rusiya şirkətləri tərəfindən hazırlanmış sistemlər: CompanyMedia - Inter Trust; "BOSS-Referent" - İT şirkəti; "Eskado" - ZAO Interprokom LAN və başqaları:
Məşhur Qərb sistemlərinin ruslaşdırılmış versiyaları: "Documentum 4i" - Documentum şirkəti; DOCSOpen - Hummingbird Company; "LotusDomino \ Notes" - IBN korporasiyası; "DocuLive" - Siemens-ə aiddir; "WorkExpeditor" - Compaq Corporation və s.
Müqayisə üçün daha sonra 7.8.4-cü bənddə və 7.8.5-ci bənddə iki proqram təminatı sisteminin xarakteristikaları verilmişdir - müvafiq olaraq sənədləşdirmə və sənəd axını üçün Rusiya və Qərb texnologiyalarına yönəldilmiş "DELO" və "BOSS-Referent".
Giriş
İnformasiya texnologiyaları
Mexanikləşdirmə
Altında
Dialoq;
yerli;
Çoxsəviyyəli;
avtomatlaşdırılmış müəssisə idarəetmə sistemləri öz diqqət mərkəzində fərqlənir. Məsələn, "Ən yaxşı" və ya "Yelkən-5" üçün prioritet ticarət sahəsidir; Infosoft istehsalın uçotunun avtomatlaşdırılması sahəsində liderlərdən biridir. Bundan əlavə, universal "müəssisə idarəetmə sistemləri" var: "Sail-4", "Infin", "Abacus", BOSS, "Galaktika", "Supermanager-6-7" və s.
Bununla belə, bu məqalənin məqsədi kadrların iş axınının avtomatlaşdırılması sistemlərinin imkanlarını və yalnız dördüncü nəsil sistemlərə aid olan ən perspektivliləri qiymətləndirməkdir.
İnteqrasiya edilmiş sistem M-2 tətbiqi əsasında müasir texnologiyalar. M-2 mərkəzləşdirilmiş korporativ verilənlər bazasına əsaslanan vahid proqram paketidir. Eyni zamanda, M-2 sisteminin açıqlığı vahid kompleksə inteqrasiya ilə mövcud müəssisə məlumat bazalarından, eləcə də müasir proqram paketlərindən istifadə etməyə imkan verir ( Microsoft Office 97).
M-2 sistemi Oracle 7.3 verilənlər bazası serveri əsasında hazırlanmışdır ki, bu da yüksək sürət xüsusiyyətlərini və yüksək dərəcədə etibarlılıq və məlumatların qorunmasını təmin edir. Müştəri yerləri Delphi 3.0 proqram sistemində hazırlanmışdır və əməliyyat otaqlarında fəaliyyət göstərə bilər. Windows sistemləri NT və ya Windows'95.
İnteqrasiya edilmiş sistemlə özbaşına mürəkkəb iş stansiyaları dəsti arasındakı əsas fərq, ilk növbədə, dizayn ideologiyasındadır. İş stansiyaları mövcud iş yerlərinin avtomatlaşdırılması kimi nəzərdə tutulub və gələcəkdə onlar bir-biri ilə əlaqələndirilir. Eyni zamanda, təbii ki, belə bir informasiya sistemi yalnız yaradıldığı zaman müəssisədə mövcud olan idarəetmə texnologiyalarını həyata keçirə bilər, çünki modulların dizaynı konkret mövcud iş yerləri əsasında həyata keçirilirdi.
İnteqrasiya edilmiş sistem dərhal müasir idarəetmə texnologiyalarına yönəlmiş vahid kompleks kimi tərtib edilir; iş yerləri ikinci mərhələdə artıq yaradılmış inteqrasiya olunmuş mühitdə yaradılır.
Bundan əlavə, fayl server arxitekturası çərçivəsində yaradılmış AWS-lər nə sürət xüsusiyyətləri, nə də sistemin təhlükəsizliyi və etibarlılığı baxımından müasir tələblərə cavab vermir. Eyni zamanda qeyd etmək lazımdır ki, iş stansiyalarının yaradılması istiqamətində görülən işlər heç də itməyəcək. Birincisi, yaradılmış iş yerlərinin bir çox elementləri yeni sistem çərçivəsində iş yerlərinin yaradılması üçün modul kimi istifadə oluna bilər, xüsusən də iş yerlərinin dizaynının yaradılması vaxtının ən azı 50%-ni əhatə etdiyini nəzərə alsaq. İkincisi, istifadəçilər kompüter bacarıqları qazanıblar, onsuz heç bir sistemi həyata keçirmək mümkün deyil. Üçüncüsü, bu iş çərçivəsində müəssisənin xüsusiyyətlərini bilən proqramçılar kadrı formalaşdırılıb ki, bu da yeni inteqrasiya edilmiş sistem mühitində iş yerlərinin yazılması zamanı lazım olacaq. Buna görə də, əvvəlki inkişaflara qoyulan investisiyalar, şübhəsiz ki, öz bəhrəsini verəcəkdir. AWS kompleksindən fərqli olaraq, inteqrasiya olunmuş sistemin tətbiqi təkcə mövcud iş yerlərini avtomatlaşdırmır, həm də bütün informasiya emalı sistemi yeni texnologiyalara münasibətdə yeni iş yerlərinin dizaynı ilə yenidən qurulur.
M-2 sisteminin tətbiqi ilə eyni vaxtda mütəxəssislərin hazırlanması onlara müvafiq sertifikatların verilməsi ilə həyata keçirilir. Bu üsulla hazırlanmış mütəxəssislər M-2 sistemində öz modullarını yaratmaq, həmçinin sertifikatla müəyyən edilmiş hədlər daxilində mövcud modulları dəyişmək hüququ əldə edirlər. Beləliklə, müəssisə sistemi inkişaf etdirən şirkətdən asılı vəziyyətə düşmür və sistemin fəaliyyətini təkbaşına saxlaya bilir.
Korporativ Mühasibat Sistemi NS2000 funksional tamlıq tələblərinə cavab verir və altıncısının qalibidir Beynəlxalq Müsabiqə maliyyə və biznesdə proqram təminatı. Sistem BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL alətləri ilə dizayn edilmiş və hazırlanmışdır.
Buna görə də kompleksin sxemi modullar toplusudur və onların hamısı üç əsas sahəyə qruplaşdırıla bilər: idarəetmə, maliyyə, logistika.
Hissə R/3 sistemləri səmərəli işə qəbul, kadrların idarə edilməsi, təlim, təzminat və karyera planlaması vasitəsilə işçilərin təsirini maksimum dərəcədə artırmağa imkan verən Oracle Applications (Oracle Human Resources) İnsan Resursları modulunu ehtiva edir. Bu gün öz məhsul sinfində Oracle Applications HR Management modulu müasir müəssisənin kadrlar şöbəsinin işini təşkil etmək üçün ən funksional tam sistemlərdən biridir.
Onun istifadəsi aşağıdakı vəzifələri həll etməyə imkan verir:
təşkilati dəyişikliklərin planlaşdırılması, o cümlədən təşkilatın struktur və vəzifə iyerarxiyalarının modelləşdirilməsi;
struktur bölmələrinin planlaşdırılması, kateqoriyanın, vəzifələrin, vəzifələrin təsviri, məlumat kitabçalarının aparılması və s.;
işçilərin və namizədlərin peşəkar keyfiyyətlərinin (əmək resurslarından optimal istifadə üçün) tam qeydi ilə fərdi uçotu;
· Standart hökumət formaları üzrə təhlil və hesabat, Oracle inkişaf alətlərindən istifadə etməklə qeyri-standart hesabatlar, operativ məlumatların təhlili və qərar qəbulu dəstəyi.
“Orakl-Personel” sistemiəvvəlki sistemlərin bütün üstünlükləri xasdır. Bununla belə, onun bir sıra əlavə üstünlükləri də var. Sistem verilənlər bazası sistemi (tam ştatlı işçilər, işdən çıxarılan işçilər, arxiv, kadr ehtiyatı, müvəqqəti işçilər və s.) ilə işləmək imkanı verir ki, bu da sorğuların işlənməsi vaxtını xeyli azaldır. İkinci şübhəsiz üstünlük 102 mövzunu özündə əks etdirən (Dövlət Statistika Komitəsinin qərarına əsasən, kartda ən azı 55 mövzu olmalıdır) qeydiyyat vəsiqəsinin məzmunudur.
Vakansiyaların avtomatik hesablanması ilə ştat cədvəlinin özbaşına dəyişdirilməsi imkanı, həmçinin xüsusi sorğuların işlənməsi üçün hazırlanmış modul var. Sistem məzuniyyətlərə, ezamiyyətlərə, maddi yardımlara və s.-yə avtomatik nəzarət etməklə vaxt cədvəlinin (şəxsi və şöbə üçün) aparılması prosedurlarını təmin edir. Yalnız bəzi sistemlərdə kadr uçotunun bütün məcburi bölmələri var, ancaq Oracle-Personel sistemində. tam olaraq mövcuddurlar. Buna görə də, məqbul dəyərini (500 ABŞ dollarına qədər) nəzərə alaraq, hazırda bu sistemin işçilərin iş axınının avtomatlaşdırılmasının bütün funksiyaları daxil olmaqla müəssisələrin fəaliyyətinin avtomatlaşdırılması sistemləri arasında lider olduğunu iddia etmək olar.
Biznes Proseslərinin Avtomatlaşdırılması Sistemi (BAPS)- bu, sənədlərin, məlumatların, tapşırıqların icra üçün ötürüldüyü zaman ixtiyari iş proseslərinin (tamamilə və ya qismən) təsvirini və icrasını avtomatlaşdıran proqram məhsulları sinfidir. zəruri tədbir verilmiş qaydalara uyğun olaraq bir proses iştirakçısından digərinə. SADP-nin əsas konsepsiyası iş axınıdır (iş axını).
İş axını proseslərin idarə edilməsi çərçivəsində iş axınlarının icrasını təmin edən sistemdir. Biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması yalnız mühasibat uçotu sisteminin tətbiqi ilə mümkün deyil, çünki belə sistemlər mühasibat uçotu proseslərinin iştirakçıları arasında qarşılıqlı əlaqə məsələsini həll etmir. Oxşar problemlər həmçinin BPMS sinif sistemlərini həll etmək üçün nəzərdə tutulmuşdur. 1C platformasında "PiterSoft: Proseslərin İdarə Edilməsi"- iş proseslərinin iştirakçıları arasında qarşılıqlı əlaqə məsələlərini həll etmək üçün həyata keçirilən BPMS sinifinin proqram məhsulunun nümunəsi.
Həmçinin, SADP sistemi elektron sənəd idarəetmə sistemlərinin (EDMS) alt dəstidir.
Giriş
İnformasiya həcminin böyük artması və informasiyaya tələbatın böyük dəyişməsi təşkilatda informasiya və sənədləşmə xidmətlərinin təşkilinə yeni tələblər qoymağa başladı.
İnformasiya və sənədləşdirmə dəstəyi ilə məşğul olan xidmətlərə olan tələblər dəyişməyə başladı. Xaricdə onlar informasiya və sənədli resursların idarə edilməsi (və ya idarə edilməsi), bizdə isə sənədli idarəetmə xidməti (DOE) adlandırılmağa başlandı.
Məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin təkmilləşdirilməsinin, müasir şəraitə uyğunlaşdırılmasının əsas istiqaməti ən müasir kompüter və telekommunikasiya avadanlıqlarından istifadə, sənədlərlə işdə onun əsasında yüksək səmərəli informasiya və idarəetmə texnologiyalarının formalaşdırılması olmuşdur.
Təklif olunan tədris vəsaiti uyğun olaraq hazırlanmışdır iş proqramı“Sənədləşmənin idarə edilməsində və arxiv işində informasiya texnologiyaları” fənni üzrə “034700 Sənədləşmə və arxiv işi” təlim istiqaməti (6-cı semestr, bakalavr). Bu intizamın mənimsənilməsinin məqsədləri bunlardır: idarəetmə və arxivləşdirmə üçün sənədləşmənin dəstəklənməsi üçün yerli normativ baza yaratmaq bacarığı, habelə məlumatların idarə edilməsi, sənəd axınının rasionallaşdırılması, sənədlərin işlənməsi texnologiyalarının qorunması və ötürülməsi saxlama.
Mövzu 1. Əsas terminlər və anlayışlar
Əsas terminlər və anlayışlar: mexanizasiya və avtomatlaşdırma, informasiya, informasiya texnologiyaları, kompüter texnologiyaları, kompüterləşdirmə və informasiyalaşdırma, avtomatlaşdırılmış informasiya sistemləri
Hər hansı bir təşkilatın idarəetmə fəaliyyəti daxil olan rəsmi sənədlərin qəbulu üsullarından və daşıyıcıların növlərindən asılı olmayaraq emalına, habelə həm təşkilatın özündə, həm də daxili istifadə üçün nəzərdə tutulmuş sənədli məlumatların və rəsmi sənədlərin hazırlanmasına əsaslanır. xarici istifadə.
Daxil olan sənədlər xüsusi texnologiyaların köməyi ilə müəyyən nəticə əldə etmək üçün lazım olan məlumatlara çevrilir. "Texnologiya" anlayışının özü sənaye istehsalında istifadə olunur və istehsal prosesində materialların emalının bir-biri ilə əlaqəli üsulları və məhsulların hazırlanması üsulları sistemi kimi müəyyən edilir. Xüsusiyyətləri nəzərə alaraq idarəetmənin sənədli təminatı sahəsində informasiya prosesləriəsaslandığı sənədli idarəetmə texnologiyası vahid metodoloji texnika və qaydaların tətbiqi əsasında sənədlərin və sənədli məlumatların toplanması, ötürülməsi, emalı, toplanması, saxlanması üsulları və üsulları sistemi kimi müəyyən edilir.
İnformasiya proseslərindəki fərqə uyğun olaraq idarəetmənin sənədli dəstəyi texnologiyaları aşağıdakılara bölünür:
daxil olan və gedən sənədlərin işlənməsi texnologiyaları;
sənədli məlumatların son istifadəçiyə ötürülməsi (gətirilməsi) texnologiyaları;
sənədlərin tətbiqi texnologiyaları məlumat bazası daxili strukturuna əsaslanan təşkilat məlumatları;
sənədli məlumatların emalı və sənədlərin toplanması texnologiyaları;
· ayrı-ayrı yerli sənədlər qruplarının saxlanması və istifadəsi texnologiyaları.
Belə ki, idarəetmənin sənədləşdirmə təminatı (DOE) sənədləşdirmə, idarəetmə prosesində sənədlərlə işin təşkili və onların arxiv saxlanmasının sistemləşdirilməsi məsələlərini əhatə edir.
İnformasiya texnologiyalarıüsullar, istehsal prosesləri və proqram təminatı məcmusudur texniki vasitələr, informasiya resursundan istifadə proseslərinin mürəkkəbliyini azaltmaq, habelə onların etibarlılığını və səmərəliliyini artırmaq üçün məlumatın toplanması, emalı, saxlanması, yayılması və nümayişini təmin edən texnoloji zəncirdə birləşmişdir.
İnformasiya-kommunikasiya texnologiyaları çərçivəsində fərdi, kütləvi və sənaye rabitəsində, habelə bu prosesləri inteqral şəkildə təmin edən bütün texnologiya və sənayelərdə məlumatın hazırlanması, emalı və çatdırılması ilə bağlı obyektlərin, hərəkətlərin və qaydaların məcmusunu başa düşmək təklif olunur.
Müəssisələrin kompüterləşdirilməsi sayəsində informasiya texnologiyaları fəal şəkildə istifadə olunur. Kompüterləşdirmə tətbiqetmə prosesinə aiddir kompüter texnologiyası informasiya proseslərinin və texnologiyalarının avtomatlaşdırılmasını təmin edir.
Kompüterləşmə bizə iki tədbir kompleksi haqqında danışmağa imkan verir: məktəbəqədər təhsillə əlaqəli proseslərin mexanikləşdirilməsi və avtomatlaşdırılması.
Mexanikləşdirmə ofis iş prosesləri sənədlərlə işin sənədləşdirilməsi və təşkili üçün əməliyyatların yerinə yetirilməsi üçün texniki vasitələrdən istifadədir. Ofisin mexanizasiyasının məqsədi yaradıcı olmayan (köməkçi) əməliyyatların icrasını texniki vasitələrə keçirməkdir.
Altında avtomatlaşdırılmış informasiya texnologiyalarıİdarəetmə (AIT) dedikdə, qabaqcıl proqram təminatının, kompüter texnologiyalarının və rabitə vasitələrinin istifadəsi əsasında idarəetmə məlumatlarının toplanması, toplanması, saxlanması, axtarışı, emalı və mühafizəsi üsulları və metodları sistemi başa düşülür. istifadəçilərə təqdim edilir.
İdarəetmə vəzifələrinin əhatə dairəsinə görə avtomatlaşdırılmış informasiya texnologiyaları aşağıdakı qruplara bölünür: məlumatların elektron emalı; idarəetmə funksiyalarının avtomatlaşdırılması; qərar dəstəyi; elektron ofis; ekspert dəstəyi.
Həyata keçirilən texnoloji əməliyyatların sinfinə görə AİT aşağıdakılara bölünə bilər: olan sistemlər mətn redaktoru; elektron cədvəl sistemləri; verilənlər bazası idarəetmə sistemləri; ilə sistemlər qrafik obyektlər; multimedia sistemləri; hipermətn sistemləri.
İstifadəçi interfeysinin növünə görə avtomatlaşdırılmış informasiya texnologiyaları aşağıdakılara bölünür:
Partiya (mərkəzləşdirilmiş emal);
Dialoq;
Şəbəkə (çox istifadəçi).
Şəbəkənin qurulması metoduna görə AIT aşağıdakılara bölünə bilər:
yerli;
Çoxsəviyyəli;
paylanmışdır.
Mövzu 2 Məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılması və arxiv işinin tarixinin əsas mərhələləri
2.1. İdarəetmə proseslərinin avtomatlaşdırılmasının tərkib hissəsi kimi sənədlərlə işin avtomatlaşdırılması.
2 .2. Birinci mərhələ (1960-1970-ci illər) - avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemləri (AİS) konsepsiyası. ACS daxilində sənəd emalı sistemlərinin yaradılması və tətbiqi. Kollektiv istifadə üçün hesablama mərkəzləri. İlk məlumat axtarış sistemləri (IPS). Bəzi kargüzarlıq və arxiv funksiyalarının qismən avtomatlaşdırılması.
2.3. İkinci mərhələ (1980-ci illər - 1990-cı illərin əvvəlləri) PC əsasında texnoloji həllərin hazırlanmasıdır. Avtomatlaşdırılmış iş stansiyaları (AWP) konsepsiyasının yaradılması və inkişafı. Məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin və arxiv işinin kompleks avtomatlaşdırılması imkanlarının yaranması. Xüsusi proqram təminatının inkişafı.
2.4. Üçüncü mərhələ (1990-cı illər - indiki) - yenilərin geniş tətbiqi və istifadəsi informasiya texnologiyaları kompüter texnologiyası, rabitə və ofis avadanlıqlarını birləşdirən. Sənəd dövriyyəsinin və sənədlərin arxiv saxlanmasının bütün mərhələlərinin kompleks avtomatlaşdırılması.
Ofisin avtomatlaşdırılmasına ehtiyac kompüterlərin, proqram təminatının istehsalı texnologiyasının sürətlə təkmilləşdirilməsi, informasiya texnologiyalarının geniş tətbiqi ilə bağlıdır. Avtomatlaşdırma ənənəvi olaraq adi mexaniki əməyin yerdəyişməsi, işçilərin “azad edilməsi” kimi başa düşülürdü. Bununla belə, xərclərin azaldılması avtomatlaşdırmanın əsas məqsədi deyil. Avtomatlaşdırmanın əsas məqsədi yeni idarəetmə keyfiyyətlərinin əldə edilməsi, əldə edilməsidir effektiv idarəetmə. Avtomatlaşdırmanın bu konsepsiyası idarəetmənin yenidən təşkilini və informasiya sisteminin yenidən dizaynını nəzərdə tutur.
Məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin və arxiv işinin avtomatlaşdırılması XX əsrin 1960-cı illərində başlanmışdır. Avtomatlaşdırmadan əvvəl 19-cu əsrin sonlarında başlayan mexanikləşdirmə mərhələsi gəldi.19-cu əsrin sonlarından başlayaraq. 1950-ci illərə qədər mexanizasiya əsasən idarə arxivlərini əhatə edirdi. “Kiçik miqyaslı mexanizasiya”nın istifadəsi epizodik xarakter daşıyırdı və əhalinin qeydiyyatı (əhalinin siyahıyaalınması) sahəsində konkret problemlərin həlli üçün matris məlumat daşıyıcılarının (əllə perfokartlar, perfos lentlər, kodlar) və sayma və zərb alətlərinin istifadəsi ilə məhdudlaşırdı. , istehsalda planlaşdırma, hesabat vermə və s.
Birinci mərhələ lokal və arxivlərarası avtomatlaşdırılmış informasiya axtarış sistemlərinin - AİPS-in yaradılması sahəsində empirik təcrübənin toplanması dövrü idi. Arxiv işində avtomatlaşdırılmış sistemlərin tətbiqi miqyasının artması ilk növbədə informasiya daşıyıcılarının (mikrofilmlər, maqnit lentləri, kartlar, disklər, formalar və s.) və texniki təminatın (elektron punching maşınları, ES kompüterləri, fərdi kompüterlər, fərdi kompüterlər), həmçinin xüsusi paketlərlə tətbiq proqramları AIPS üçün. İqtisadiyyatın bütün sahələrində avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin (AİS) yaradılması prosesi də bu dövrdə arxiv işinin avtomatlaşdırılmasına mühüm təsir göstərmişdir.
Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemi (ACS) - çərçivəsində müxtəlif prosesləri idarə etmək üçün nəzərdə tutulmuş aparat və proqram təminatı kompleksi texnoloji proses, istehsal, müəssisələr. SSRİ-də ilk avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin yaradıcısı iqtisad elmləri doktoru, professor, Belarus Milli Elmlər Akademiyasının müxbir üzvü, strateji planlaşdırma elmi məktəbinin banisi Nikolay İvanoviç Vedutadır.
Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sisteminin ən mühüm vəzifəsi əmək məhsuldarlığının artması və idarəetmə prosesinin planlaşdırılması üsullarının təkmilləşdirilməsi əsasında obyektin idarə edilməsinin səmərəliliyinin artırılmasıdır.
1980-ci illərin ikinci yarısı - 1990-cı illər. - əvvəlcə Moskvada, sonra isə yerli dövlət arxivlərində kortəbii kompüterləşmənin başlanğıcı ilə əlaqələndirilir. Bu prosesin rəhbərləri SSRİ NRC TD (RNITs KD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) və digər arxivlər idi. 90-cı illərdə. Rusiya Federasiyasında 20-dən çox sənayeyə aid avtomatlaşdırılmış ofis və sənədləşmə sistemi qanunvericilik və tənzimləyici aktlarla istifadəyə verilmişdir ki, bu da maşınla oxuna bilən (elektron) sənədlərin böyük massivlərini yaradır. Elektron sənədlər massivlərinin yaradılması həm də dövlət arxivlərində kağız daşıyıcıda olan mənbələrin rəqəmsallaşdırılması (sığorta fondunun və istifadə fondunun yaradılması məqsədilə), eləcə də tam mətnli məlumat bazalarının yaradılması yolu ilə həyata keçirilir. Bundan əlavə, sənədlərin konservasiyası və bərpası sahəsində yeni informasiya texnologiyaları, sığorta fondunun və istifadə fondunun yaradılması qiymətli tarixi mənbələrin ömrünü uzatmağa imkan verir.
Müasir mərhələdə məktəbəqədər təhsil müəssisələrində informasiya texnologiyalarının vəziyyəti aşağıdakılarla xarakterizə edilə bilər:
Təşkilatın fəaliyyəti haqqında məlumatları özündə əks etdirən çoxlu məlumat bazalarının olması;
İnteraktiv istifadəçi girişini təmin edən texnologiyaların yaradılması informasiya resursları;
uzadılması funksionallıq informasiyanın emalı, müxtəlif məqsədlər üçün lokal çoxfunksiyalı problemyönümlü informasiya sistemlərinin yaradılmasını təmin edən informasiya sistemləri və texnologiyaları;
İstifadəçi interfeysinin intellektuallaşdırılması elementlərinin informasiya sistemlərinə daxil edilməsi, ekspert sistemləri və digər texnoloji vasitələr.
İş axınının və sənədlərin arxiv saxlanmasının bütün mərhələlərinin kompleks avtomatlaşdırılmasına aşağıdakılar daxildir: sənədlərlə işin avtomatlaşdırılması, iş stansiyaları, elektron ofis sistemləri.
"Elektron Rusiya (2002-2010)" federal məqsədli proqramında deyilir ki, informasiyanın inkişafı və geniş yayılması kommunikasiya texnologiyaları iqtisadiyyatın, dövlətin və yerli özünüidarəetmə orqanlarının fəaliyyətinin səmərəliliyinin yüksəldilməsi üçün həlledici əhəmiyyətə malikdir. Dövlət orqanlarının, təşkilat və müəssisələrin fəaliyyətində informasiya-kommunikasiya texnologiyalarından istifadə istiqamətlərindən biri də “Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin, işgüzar iş və sənəd dövriyyəsi standartlarının hazırlanması”dır. Ənənəvi ofis işinin təkmilləşdirilməsinin aktuallığı idarəetmə fəaliyyətinin effektivliyinə, təşkilatda sənədlərin hərəkətinin sürətləndirilməsinə və sənədlərin işlənməsinin mürəkkəbliyinin azaldılmasına olan ehtiyacla müəyyən edilir. Kabinet işinin yaradılmış avtomatlaşdırılmış sistemi (bundan sonra AS) vahid sənədləşdirilmiş sənədin formalaşdırılması yolu ilə idarəetmənin effektivliyini artırmalıdır. informasiya məkanı, istifadəçilərə istənilən yerdə, istənilən vaxt sənədlər üzərində səmərəli əməkdaşlıq etmək üçün vasitələr verir. Müasir sistemlər ofis işinin və sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması (SADD) ofis işi tapşırıqlarının tam spektrini həll etməyə imkan verir:
Bütün daxil olan, gedən və daxili yazışmaların tam və rahat uçotunun və emalının təşkili.
Təşkilatın fəaliyyəti ilə bağlı bütün sənədləri daha rahat və rasional şəkildə saxlamaq, istənilən sənədi tez tapmaq imkanı verir. tələb olunan sənəd müvafiq giriş hüquqları ilə.
Hər bir sənədin vəziyyətini, onun hərəkət marşrutunu, eləcə də digər sənədlərlə əlaqəni izləmək.
Sənədlərin işlənməsi tələblərinin vaxtında yerinə yetirilməsini təmin etmək.
Müasir ofis avtomatlaşdırma sistemləri sənədlərin işlənməsi proseslərini idarə etmək və onların icrasına nəzarət etmək üçün tam sistem qurmağa imkan verir. SADD sənədlərin yaradılması, emalı, təkrarlanması, ötürülməsi və saxlanması ilə bağlı bütün prosesləri əhatə edir, həmçinin müasir ofis işinin əsas prosedurlarını avtomatlaşdırır. Sənədin yaradılmasından onun silinməsinə və ya məhv edilməsinə qədər olan həyat dövrü ardıcıl mərhələlər kimi təqdim olunur ki, onların hər biri sənəd müəyyən müddət ərzində keçir. Ofis avtomatlaşdırma sistemləri sənədin bir mərhələdən digərinə keçidini avtomatik qeyd etməyə imkan verir.
Hazırda ofis işinin və sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılmasının uğurla işləyən sisteminin olması qurumun və onun rəhbərliyinin rifahından xəbər verir. Bu, aparatın rəhbərliyinə tabe olanların tam nəzarətdə olması, onların səriştəsi, həmrəyliyi, nizam-intizamı və tapşırılan işin ən uğurla yerinə yetirilməsində maraqlı olması deməkdir. Avtomatlaşdırılmış sistem istehsal prosesinin bütün hissələri arasında operativ və səmərəli məlumat mübadiləsini həyata keçirməyə imkan verir, konkret tapşırıqların hazırlanması üçün tələb olunan vaxtı azaldır və hesabat sənədlərinin hazırlanmasında mümkün səhvlərin baş verməsini aradan qaldırır. Avtomatlaşdırılmış sistemin tətbiqi işdə rahatlığı, istehsalın rasional təşkilini və psixoloji gərginliyin azaldılmasını təmin edəcək. Həm də fizioloji yüklər azalacaq, çünki. müvafiq proqram təminatının tətbiqi ilə eyni işə sərf olunan vaxt xeyli azalacaq. Bu, işçinin işinə müsbət təsir edəcək, çünki. işlənmiş məlumatların həcminin azalmasına səbəb olacaq və işçi heyətin təhlili və idarəetmə qərarlarının qəbulu üçün əlavə vaxt olacaq.
Məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılmış sistemləri idarəetmə proseslərinin avtomatlaşdırılmasına yönəlmiş proqram sistemləridir.
Müasir şəraitdə informasiya texnologiyalarının mərkəzi elementi kompüter və onunla əlaqəli texniki vasitələr kompleksidir. İnformasiya texnologiyalarının tətbiqi idarəetmə sisteminin və təşkilati-metodiki dəstəyin köməyi ilə həyata keçirilir. Sənədlərin idarə edilməsində ayrı-ayrı texnologiyalardan və texniki qurğulardan istifadə edərkən onların istifadəsinin konkret nəticələrinə diqqət yetirilməlidir.
1 saylı məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin avtomatlaşdırılmış sisteminin seçilməsi üzrə işin aşağıdakı mərhələləri təklif olunur:
Korporativ iş axınının avtomatlaşdırılması sistemi üçün əsas və sistem-texniki tələblərin siyahısının tərtibi.
Həmyaşıdların nəzərdən keçirilməsi üçün çəki amilləri (bal) və ya sıralama sisteminin seçimi.
Proqram məhsullarının əsas funksional tələblər və sistem və texniki xüsusiyyətləri baxımından qiymətləndirilməsi.
Seçilmiş məhsulların uyğunlaşma imkanlarının qiymətləndirilməsi.
Bu meyarlara cavab verən proqram məhsullarının seçilməsi.
Proqram məhsullarının alınması və tətbiqi ilə bağlı xərclərin müqayisəli qiymətləndirilməsi.
Seçilmiş proqram məhsullarından istifadə təcrübəsinin (o cümlədən bu tip təşkilatlarda), tərtibatçının nüfuzunun qiymətləndirilməsi.
İş axınının avtomatlaşdırılması sistemi üçün proqram təminatının seçimi.
14 Dövr avtomatlaşdırılmasının məqsədləri. Təşkilatda Dow vəzifələri. Dövrün avtomatlaşdırılması prosesinin əhatə dairəsi.
Məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılmasının məqsədləri təşkilati-hüquqi formalarından asılı olmayaraq bütün təşkilatlar bir-birinə bənzəyir və fikrimizcə, aşağıdakılardır:
İdarəetmənin keyfiyyətinin və səmərəliliyinin yüksəldilməsi və bunun nəticəsində müəssisənin bazarda rəqabət qabiliyyətinin təmin edilməsi;
Təşkilatın bütün struktur bölmələrinin, o cümlədən ərazi baxımından uzaq olanların vahid ofis iş dövrünə birləşdirilməsi;
Təşkilatın məlumat (sənədləşdirmə) resurslarına operativ və eyni zamanda fərqli çıxışın təmin edilməsi;
Əmək və vaxt məsrəflərinin və qaimə məsrəflərinin azaldılması və nəticədə iqtisadi effektin əldə edilməsi;
Müəssisədə elektron sənəd dövriyyəsinə mərhələli keçidin əsasını qoymaq, gələcək üçün çalışmaq.
Qarşıya qoyulan məqsədlərə nail olmaq həll yolu ilə mümkündür təşkilatın məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılması vəzifələri, aşağıdakı sahələrdə şərti olaraq sistemləşdirilə bilər:
Sənədlərin hazırlanması və icrası
təşkilatda yaradılan sənədlərin hazırlanmasının keyfiyyətinin və səmərəliliyinin artırılması
mövcudluğunun bütün mərhələlərində sənədlərlə işləmə prosesinin unifikasiyası
Sənəd dövriyyəsinin təşkili və sənədlərin icrası
sənədlə işləməyin müxtəlif mərhələlərində sənəd haqqında məlumatların daxil edilməsi üzrə işlərin təkrarlanmasının aradan qaldırılması (qeydiyyat prosesi)
sənədin itirilməsi ehtimalının istisna edilməsi (təşkilatın sənədli bazasının yaradılması)
təşkilatın iş axınının sadələşdirilməsi (sənəd axını nümunələrinin sadələşdirilməsi - marşrutlaşdırma)
icraçıların sənədlərlə işinin səmərəliliyinin və keyfiyyətinin artırılması
sənədlərin icrası və keçmə müddətlərinin azaldılması
qəbul edilmiş və yaradılmış sənədlər barədə işçilərə və rəhbərliyə vaxtında məlumat vermək (eyni sənəd üzərində işlərin təkrarlanmasına yol verməmək)
Sənədlərin icrasına nəzarətin təşkili
birlik sənədləşmə axınları təşkilatın bütün şöbələri (ərazi baxımından uzaq olanlar da daxil olmaqla)
icra vəziyyəti və hər hansı sənədin yeri haqqında məlumatın operativ alınması
təşkilatın şöbələrində sənədlərin qəbul edildiyi (yaradıldığı) andan onlarla işin başa çatmasına (icrasına) qədər keçid mərhələlərinin izlənilməsini təmin etmək;
Sənədlərin saxlanmasının təşkili, axtarış sistemi.
elektron formada hazırlanmış sənədlərin mətnlərinin, onların qrafik təsvirlərinin və onlar üçün materialların mərkəzləşdirilmiş qaydada saxlanmasını təmin etmək.
eyni məsələ ilə bağlı sənədlərin operativ axtarışı və məntiqi əlaqələndirilməsinin təşkili imkanlarının təmin edilməsi.
tematik detallar toplusuna uyğun olaraq sənədlərin (materialların) operativ axtarışını və seçilməsini təmin etmək.