Как да премахнете всички празни редове. Как да премахнете допълнителни редове в Excel (Excel). Избиране на набор от полета

В много документи на Microsoft Word потребителите предпочитат да отделят един текст от друг с помощта на отстъпи, които се правят чрез натискане на клавиша Enter. Но ако попаднете на такъв файл или го изтеглите от интернет и не са необходими вдлъбнатини между теста, тогава веднага възниква въпросът: как да премахнете излишните празни редове в Word?

Отговорът е очевиден: поставете курсора в края на първия параграф и натиснете „Изтриване“ толкова пъти, колкото е необходимо, докато интервалът се премахне. Но ако вашият документ няма две или дори пет страници, а сто страници, тогава с помощта на този метод ще прекарате много време.

Затова в тази статия нека разгледаме различни начини, по които можете да изтриете ненужен ред в Word. Нека да разберем как да ги изтрием в текста, в таблицата и какво да правим, ако не са между абзаци, но все още има отстъп.

Например, нека вземем този фрагмент. Както можете да видите, има големи отстъпи.

За да премахнете допълнителни редове, можете да използвате функцията „Намери и замени“. За да направите това, в раздела „Начало“ в групата "Редактиране"кликнете върху бутона "Замяна".

След това ще се отвори прозорецът, от който се нуждаем „Намери и замени“. Можете също да го извикате с помощта на клавишните комбинации „Ctrl+H“. Можете да прочетете повече за замяната в Word в статията, като следвате връзката.

В този прозорец щракнете върху бутона „Още“.

В полето „Намиране“ ще се появи знак „^p“.

След това копирайте „^p“ и го поставете отново в полето „Намиране“ няколко пъти. След това поставете „^p“ веднъж в полето „Замени с“. За да извършите подмяна в документ, щракнете върху бутона „Замени всички“.

В примера три последователни части ще бъдат заменени с една. По-добре е да не посочвате твърде много „^p“ в полето „Намери“, достатъчно е да го поставите два или три пъти.

Когато се направи замяна в документ, ще се появи прозорец като този, в който можете да видите броя на замените. Кликнете върху „OK“ в него.

След замяната текстът ми изглежда така. Въпреки че има по-малко вдлъбнатини, те все още съществуват. Затова включвам видимостта на скрити знаци: в раздела „Начало“ щракнете върху бутона „Покажи всички знаци“.

С непечатаеми знаци можете да видите колко празни реда са останали. В примера между параграфи 1 и 2 има 3 реда, между параграфи 2 и 3 има 2. Следователно, за да намалите допълнително отстъпа, трябва да замените два знака „^p^p“ с един – „^ p”.

За да премахнете последния празен ред, трябва да замените един абзац с интервал. В полето „Намиране“ поставете „^p“, в полето „Замени с“ поставете курсора и натиснете веднъж интервала на клавиатурата.

Сега между отпечатаното няма интервали и броят на листовете в документа е намалял.

Ако нямате празни редове между абзаците, но има малко разстояние, тогава трябва да премахнете интервалите между тях. За да направите това, в раздела „Начало“ щракнете върху „Интервал“ и изберете от менюто „Други опции за разстояние между редовете“.

Ако в документа има прекъсване на раздел или страница, за да го изтриете, щракнете върху него и натиснете „Изтриване“. Ако имате голям текст, използвайте замяната отново, само като щракнете върху бутона „Специални“, вместо знака „^p“, изберете от списъка „Прекъсване на раздел“или "Разделител на страница".

Можете да прочетете повече за това как да премахнете прекъсвания на страници в Word, като следвате връзката.

Получих следния текст, в който няма празни редове.

Мисля, че успяхте да премахнете празните редове в текста в Word. В края на краищата разгледахме какво може да се направи, ако са създадени по различни начини или чрез многократно натискане на „Enter“, или чрез задаване на разстоянието между абзаците, или ако има допълнителни редове в таблицата.

Допълнителните редове са главоболие за много потребители - те носят много неудобства при движение в документ, по-големият диапазон от клетки усложнява работата в крайна сметка - допълнителните редове в таблицата не са естетически приятни.

Microsoft Excel има няколко метода, които ще ви помогнат да се отървете от ненужните редове и да приведете формата на таблицата в стандартен, приятен за окото вид.

1. Първият метод е класическото изтриване на редове с помощта на контекстното меню.

Можете да се отървете от излишните празни редове, като използвате контекстното меню на софтуера.

Просто трябва да изберете редовете, които планирате да изтриете, и да кликнете върху втория бутон на мишката, който ще отвори контекстното меню, от което се нуждаем. В новия диалогов прозорец изберете „Изтриване...“. Този оператор може да бъде извикан чрез натискане на клавишите “Ctrl+-”.

В прозореца за избор на изтриване на клетки просто посочете кои позиции трябва да бъдат изтрити - клетки, изместени наляво, изместени надясно, целият ред или колона и щракнете върху „OK“.

2. Вторият метод е да изтриете с помощта на функцията за изтриване

Алтернатива на класическото изтриване е вътрешната функция на Excel.

Просто изберете клетката, диапазона от клетки, колони или колони, които трябва да бъдат изтрити, и отидете в раздела „Начало“ - „Изтриване“. Във функцията „Изтриване“ вече можете да изберете кои действия трябва да се извършат директно, без да отваряте допълнителни диалогови прозорци.

3. Третият метод е отстраняване чрез сортиране

Когато клетките са в непосредствена близост или близост, отстраняването по първите два метода не е трудно.

Но какво да направите, когато празните клетки са разположени в цялата таблица, която е с внушителни размери? Можете да използвате опцията за сортиране.

За да направите това, просто изберете цялата работна област, а в нашия случай това е таблица със стойности, извикайте контекстното меню и изберете функцията „Сортиране“ - „Сортиране от минимум до максимум“.

Тази функция автоматично ще премести всички клетки без стойности до самия край на нашата таблица - сега те могат лесно да бъдат изтрити с помощта на вече познатите методи, описани по-горе.

Струва си да се има предвид, че сортирането ще промени реда на клетките. Ако този ред е важен, трябва да следвате няколко прости стъпки.

Нека вмъкнем нова колона и номерираме всички нейни клетки по ред, като зададем стойности за първите две клетки и плъзнем маркер за запълване през цялата колона.

Както можете да видите, целият ред на клетките се върна към предишния и ние се отървахме от празните клетки. Сега можете безопасно да изтриете тази колона с помощта на вече известни методи и да се насладите на резултата от свършената работа.

4. Четвърти метод – филтър и неговото приложение

Можете също да се отървете от нежеланите празни клетки в нашата таблица, като използвате вградените филтри в Excel.

Първо, нека изберем целия диапазон от клетки, за нас това е цялата таблица, след което преминете през разделите „Начало“ - „Сортиране и филтриране“ - „Филтър“.

От дясната страна на името на всяка колона е инсталиран филтър, който ще позволи само избраните клетки да бъдат показани във филтъра.

Изберете която и да е колона, оставете я да бъде „Дата“ и премахнете показалеца от областта „(Празна)“ и приложете филтър.

Както можете да видите, празните клетки без стойности са изчезнали от изгледа. По същия начин можете да премахнете индикаторите от всички елементи във филтъра и да изберете само „(Празно)“. На екрана ще се показват само празни клетки.

Те могат да бъдат премахнати с помощта на вече известни методи и след това да кажете на филтъра да покаже всички клетки.

5. Пети метод - избиране на група клетки

Избирането на група клетки дава възможност да се оперира с позициите на клетки от различни групи. Просто трябва да посочите кои клетки са необходими в контекстното меню.

Изберете цялата работна област и щракнете върху „Начало“ - „Намиране и избор“. Тук посочваме функцията „Избор на група клетки“.

Изборът как точно да изтриете данни и стойности в документ зависи от потребителя.

Просто трябва да запомните, че преди да извършите операцията по изтриване, трябва да запазите данните, за да избегнете загубата им или в случай, че след неправилно изтриване възникне изместване на клетки или диапазони от клетки, което ще доведе до нарушаване на правилно показване на данните.

Добър ден, скъпи читатели! Много често при работа с таблици се налага да изтриваме празни редове. Когато масата е много голяма, това се превръща в истински проблем. Можете да опитате да ги скриете, но тогава няма да можете да видите текущата информация (по адреси). Затова нека следваме пътя на истинските изследователи – нека създадем собствена команда за премахване на празни редове. Предишна статия за часовници в клетка -

В интернет можете да намерите отговор на този въпрос, но като правило той се свежда до едно нещо:

1. В раздела „Начало“ щракнете върху бутона „Избор“;
2. Изберете „Празни клетки“;
3. Щракнете върху „OK“;
4. Щракнете върху бутона „Изтриване“.

Или се препоръчва да използвате филтър. Използвайте го, за да маркирате празни редове и след това да ги изтриете.

Предимството и на двата метода е, че са „вградени“ в програмата. Недостатъци: голям брой действия и, ако таблицата е голяма, е трудно да се провери резултатът. Но, както се казва, ние не търсим лесни пътища.

Както винаги, нека напишем малък макрос. Неговата особеност ще бъде самият алгоритъм за намиране на празни редове. Макросите обикновено анализират данните ред по ред отгоре надолу. Ще ви принудим да направите обратното – отдолу нагоре. За да не се вземе предвид изместването на изтритите празни редове. Празната таблица вече трябва да съществува.

Нека вмъкнем нов модул в нашия документ:

1. Раздел „Разработчик“, блок с бутони „Код“, бутон „Visual Basic“;
2. Следва „Вмъкване“ -> „Модул“.

Sub DeleteEmptyStrings()

Затъмняване на intRow като цяло число
Затъмняване на intLastRow като цяло число
„получаване на номера на последния ред с данни
intLastRow = ActiveSheet.UsedRange.Row + _
ActiveSheet.UsedRange.Rows.Count - 1

„Премахнете празните редове
За intRow = IntLastRow Към 1 Стъпка -1
Ако ActiveSheet.Rows(intRow).Text = "" Тогава
ActiveSheet.Редове(intRow).Изтриване
Край Ако
Следващ intRow
End Sub

Няколко уточнения. Първо декларираме две променливи - Row (ред) и LastRow (последен ред). Тип цяло число.

Със следващия ред казваме на макроса да намери последния ред с данни в листа.

Таблиците с празни редове не изглеждат много естетически. В допълнение, поради допълнителните редове, навигирането през тях може да стане по-трудно, тъй като ще трябва да превъртите през по-голям диапазон от клетки, за да се придвижите от началото на таблицата до края. Нека разберем какви начини има за премахване на празни редове в Microsoft Excel и как да ги премахнете по-бързо и по-лесно.

Най-известният и популярен начин за премахване на празни редове е използването на контекстното меню на Excel. За да премахнете редове по този начин, изберете диапазон от клетки, който не съдържа данни, и щракнете с десния бутон. В контекстното меню, което се отваря, отидете на елемента „Изтриване...“. Не можете да извикате контекстното меню, но въведете клавишната комбинация „Ctrl+-“ на клавиатурата.

Появява се малък прозорец, в който трябва да посочите какво точно искаме да изтрием. Поставяме превключвателя в положение „линия“. Кликнете върху бутона "OK".

След това всички редове от избрания диапазон ще бъдат изтрити.

Като алтернатива можете да изберете клетките в съответните редове и докато сте в раздела „Начало“, щракнете върху бутона „Изтриване“, който се намира в блока с инструменти „Клетки“ на лентата. След това изтриването ще се извърши незабавно без допълнителни диалогови прозорци.

Разбира се, методът е много прост и добре познат. Но дали е най-удобно, най-бързо и най-безопасно?

Сортиране

Ако празните редове са разположени на едно място, тогава премахването им ще бъде доста лесно. Но ако те са разпръснати из цялата таблица, търсенето и изтриването им може да отнеме значително време. В този случай сортирането трябва да помогне.

Изберете цялата област на масата. Щракнете с десния бутон върху него и изберете „Сортиране“ от контекстното меню. След това се появява друго меню. В него трябва да изберете един от следните елементи: „Сортиране от А до Я“, „От минимум към максимум“ или „От ново към старо“. Кой от изброените елементи ще бъде в менюто зависи от вида на данните, които се поставят в клетките на таблицата.

След като горната операция приключи, всички празни клетки ще се преместят в най-долната част на таблицата. Сега можем да изтрием тези клетки, като използваме някой от методите, обсъдени в първата част на урока.

Ако редът на клетките в таблицата е критично важен, тогава преди сортиране вмъкнете друга колона в средата на таблицата.

Всички клетки в тази колона са номерирани по ред.

След това сортираме по всяка друга колона и изтриваме преместените надолу клетки, както вече беше описано по-горе.

След това, за да върнем реда на редовете към този, който вече е бил преди сортирането, сортираме в колоната с номера на редове „От минимум до максимум“.

Както можете да видите, редовете са подредени в същия ред, с изключение на празните, които са премахнати. Сега всичко, което трябва да направим, е да изтрием добавената колона с поредни номера. Изберете тази колона. След това щракнете върху бутона „Изтриване“ на лентата. В менюто, което се отваря, изберете „Премахване на колони от листа“. След това необходимата колона ще бъде изтрита.

Урок:

Прилагане на филтър

Друга възможност за скриване на празни клетки е използването на филтър.

Избираме цялата област на таблицата и, намирайки се в раздела „Начало“, щракнете върху бутона „Сортиране и филтриране“, който се намира в блока с настройки „Редактиране“. В менюто, което се показва, отидете на елемента „Филтър“.

В клетките на заглавката на таблицата се появява характерна икона. Кликнете върху тази икона във всяка колона по ваш избор.

В менюто, което се показва, премахнете отметката от елемента „Празно“. Кликнете върху бутона "OK".

Както можете да видите, след това всички празни редове изчезнаха, тъй като бяха филтрирани.

Избиране на клетки

Друг метод за изтриване използва избиране на група празни клетки. За да използвате този метод, първо изберете цялата таблица. След това, като сте в раздела „Начало“, щракнете върху бутона „Намиране и избор“, който се намира на лентата в групата инструменти „Редактиране“. В менюто, което се показва, щракнете върху елемента „Избор на група клетки ...“.

Отваря се прозорец, в който преместваме превключвателя в позиция „празни клетки“. Кликнете върху бутона "OK".

Както можете да видите, след това всички редове, съдържащи празни клетки, се маркират. Сега кликнете върху вече познатия бутон „Изтриване“, разположен на лентата в групата инструменти „Клетки“.

След това всички празни редове ще бъдат премахнати от таблицата.

Важна забележка! Последният метод не може да се използва в таблици с припокриващи се диапазони и с празни клетки, които са в редове, където има данни. В този случай може да възникне изместване на клетката и масата ще бъде счупена.

Както можете да видите, има няколко начина за премахване на празни клетки от таблица. Кой метод е най-добре да се използва зависи от сложността на таблицата и от това как точно празните редове са разпръснати в нея (разположени в един блок или смесени с редове, пълни с данни).