Jak třídit data. Možnost řazení dat v Excelu se seznamem. Seřadit hodnoty data a času

Chcete-li uspořádat a analyzovat data v seznamu, použijte příkaz Seřadit. Řadit umožňuje přeskupit záznamy v určitém pořadí na základě hodnot jednoho nebo více sloupců nebo změnit uspořádání sloupců na základě hodnot v řádcích.

Existují tři typy řazení:

• ve vzestupném pořadí
• v sestupném pořadí
• v zakázkovém pořadí

Seřadit seznam vzestupně znamená seřadit seznam v pořadí: 0 až 9, mezery, symboly, písmena A až Z nebo A až Z a sestupně - v opačném pořadí. Vlastní pořadí řazení určuje uživatel v dialogovém okně "Možnosti" na kartě "Seznamy", které se otevře příkazem "Možnosti" v nabídce "Nástroje" a toto pořadí řazení se zobrazí v "Možnosti řazení". " dialogové okno (obr. 1).

Rýže. 1.

Chcete-li zobrazit dialogová okna "Rozsah řazení", "Možnosti řazení" a vybrat pořadí řazení sloupců nebo řádků, musíte vybrat buňku seznamu a provést příkaz "Data" - "Řazení". Na obrazovce se objeví okno "Rozsah řazení", když v něm kliknete na tlačítko "Možnosti", zobrazí se okno "Možnosti řazení".

V okně „Možnosti řazení“ (obr. 2) ze seznamu „Řazení podle primárního klíče“ můžete vybrat vlastní pořadí řazení a také nastavit přepínač „Řadit“ do polohy: „řádky rozsahu“ nebo „rozsah sloupce“.

Rýže. 2.

V okně "Třídění rozsahu" (obr. 3) můžete nastavit přepínač do polohy: "vzestupně" nebo "sestupně" a také zvolit polohu přepínače identifikace rozsahu dat.

Rýže. 3.

Pokud jsou podpisy formátovány v souladu s výše uvedenými požadavky, je přepínač standardně nastaven na "podpisy". Kromě toho můžete v seznamech Seřadit podle, Potom podle a Poslední podle vybrat záhlaví sloupců, podle kterých se má seřadit. Záznamy lze tedy třídit podle jednoho, dvou nebo tří sloupců.

Okamžité řazení záznamů podle jednoho sloupce se provádí výběrem buňky v ní kliknutím na tlačítko "Seřadit vzestupně" nebo "Seřadit sestupně" na standardním panelu nástrojů. V důsledku toho editor uspořádá záznamy podle zvoleného pořadí.

Algoritmus pro řazení záznamů podle jednoho sloupce je následující:

• Vyberte buňku v seznamu, kterou chcete seřadit;
• Proveďte příkaz "Data" - "Řazení", otevře se dialogové okno "Rozsah řazení";
• V seznamu "Řadit podle" vyberte záhlaví sloupce, podle kterého budete třídit;
• Vyberte typ řazení "Vzestupně" nebo "Sestupně";

Obrázky 4 a 5 znázorňují fragmenty seznamu před tříděním a po třídění „vzestupně“ podle jednoho sloupce „číslo skladu“.

Rýže. 4.

Rýže. 5.

Při řazení seznamu podle více sloupců jsou řádky se stejnými hodnotami v prvním seřazeném sloupci (Seřadit podle) seřazeny v pořadí určeném záhlavím zadaným v seznamu Potom podle a řádky se stejnými hodnotami v seznamu první dva seřazené sloupce jsou seřazeny podle názvu uvedeného v seznamu "Poslední podle". Jinými slovy, sloupce zadané v seznamech Další podle a Poslední podle neovlivňují pořadí řazení prvního sloupce, který se má třídit, ale spíše rozlišují seřazený seznam.

Algoritmus pro řazení záznamů podle dvou nebo více sloupců je následující

• Vyberte buňku v seznamu;
• Vyberte nadpis, který chcete seřadit, ze seznamu „Seřadit podle“ a nastavte pořadí řazení na „vzestupně“ nebo „sestupně“;
• Otevřete seznam "Poté podle", nastavte záhlaví dalšího sloupce k řazení a nastavte řazení na "vzestupně" nebo "sestupně";
• Rozbalte seznam "Poslední podle" a vyberte záhlaví třetího sloupce pro řazení a určete řazení jako "vzestupné" nebo "sestupné";
• Klepnutím na OK proveďte třídění.

Algoritmus pro řazení dat podle řádků

Chcete-li změnit uspořádání sloupců v seznamu, musíte seřadit podle hodnot v řádcích:

• Určete buňku v seznamu, kterou chcete seřadit;
• V nabídce "Data" vyberte příkaz "Řazení";
• V okně Rozsah řazení klepněte na tlačítko Možnosti;
• Nastavte přepínač Seřadit na Sloupce rozsahu a klepněte na OK;
• V okně Rozsah řazení vyberte řádky, podle kterých chcete seřadit sloupce v seznamech Sort By, Then By nebo Last By.
• Klepnutím na OK seřadíte

V některých případech je potřeba seřadit seznamy v nestandardním pořadí, jako je řazení dat podle měsíce v kalendářním pořadí nebo řazení záznamů v pořadí vytvořeném uživatelem. Vytvoření vlastní objednávky se provádí v okně "Parametry" na záložce "Seznamy", kterou lze vyvolat příkazem "Nástroje" - "Možnosti". Vlastní pořadí řazení lze použít pouze na záhlaví sloupce zadané v rozevíracím seznamu Seřadit podle

Algoritmus řazení ve vlastním pořadí

• Vyberte buňku v seznamu;
• V nabídce "Data" vyberte příkaz "Řazení";
• Ze seznamu "Seřadit podle" vyberte záhlaví sloupce, který chcete seřadit;
• Nastavte přepínač do polohy „vzestupně“ nebo „sestupně“;
• Klikněte na tlačítko "Možnosti";
• V rozevíracím seznamu "Pořadí řazení podle prvního klíče" vyberte požadované pořadí řazení a klepněte na OK;
• Kliknutím na OK v okně Rozsah řazení dokončete řazení.

Řazení dat v Excelu je uspořádání tabulkových dat v požadovaném pořadí, například vzestupně (od nejmenšího po největší) nebo sestupně (od největšího po nejmenší). Jsou seřazeny číselné a textové hodnoty, hodnoty data a času a formáty. Třídění dat je možné jak po sloupcích, tak po řádcích. Skryté řádky a sloupce musí být zobrazeny před řazením.

Typy dat k třídění a pořadí řazení

Seřadit číselné hodnoty v Excelu

Vzestupné řazení číselných hodnot je uspořádání hodnot, ve kterém jsou hodnoty uspořádány od nejmenší po největší (od minima po maximum).

V souladu s tím je řazení číselných hodnot v sestupném pořadí uspořádáním hodnot od největší po nejmenší (od maxima k minimu).

Řazení textových hodnot v Excelu

"Řazení od A do Z" - řazení dat vzestupně;

"Sort from Z to A" - řazení dat v sestupném pořadí.

Pro abecední řazení textových hodnot se tyto hodnoty vzájemně porovnávají. Jak víte, při ukládání textu počítač používá schéma, ve kterém má každý znak své vlastní jedinečné číslo, které se nazývá kód znaku. Právě tyto kódy se porovnávají, aby se určilo, která textová hodnota je větší a která menší.

Textové hodnoty mohou obsahovat abecední, číselné a speciální znaky. V tomto případě lze čísla ukládat v číselném i textovém formátu. Čísla uložená v číselném formátu jsou menší než čísla uložená v textovém formátu. Pro správné řazení textových hodnot musí být všechna data uložena v textovém formátu. Navíc při vložení textových dat z jiných aplikací do buněk mohou data obsahovat úvodní mezery. Než začnete s tříděním, musíte z tříděných dat odstranit úvodní mezery (nebo jiné netisknutelné znaky), jinak nebude třídění provedeno správně.

Textová data můžete třídit tak, aby se rozlišovala malá a velká písmena. Chcete-li to provést, musíte v možnostech řazení zaškrtnout políčko „Zvažovat případ“.

Velká písmena mají obvykle nižší čísla než malá písmena.

Seřadit hodnoty data a času

„Řadit od nejstarších po nejnovější“ umožňuje seřadit hodnoty data a času od nejstarší hodnoty po nejnovější.

„Řadit od nového k starému“ slouží k řazení hodnot data a času od nejnovější hodnoty po nejstarší.

Formáty řazení

Microsoft Excel 2007 a novější poskytuje řazení podle formátování. Tato metoda řazení se používá, když je oblast buněk formátována pomocí barvy výplně buňky, barvy písma nebo sady ikon. Barvy výplně a písma v Excelu mají své vlastní kódy a právě tyto kódy se používají při řazení formátů.

Seřadit podle vlastního seznamu

Tabulková data lze třídit podle vlastních seznamů, jako je seznam měsíců, seznam dnů v týdnu, seznam strukturních divizí podniku, seznam personálních čísel zaměstnanců a tak dále. Excel má schopnost vytvářet vlastní seznamy třídění dat. S tímto pořadím řazení se musí třídit data a hodnoty seznamu.

Možnosti řazení

Seřadit podle sloupce

V jakékoli verzi Excelu je ve výchozím nastavení nastaveno řazení podle sloupce, to znamená, že hodnoty buněk vybraného sloupce jsou uspořádány v požadovaném pořadí a řádky rozsahu jsou zaměněny v závislosti na poloze buňky. v seřazeném sloupci.Chcete-li seřadit tabulku podle sloupce, stačí nastavit značku výběru do libovolné buňky tabulky a kliknout na jednu z ikon symbolizujících řazení od minima k maximu nebo od maxima k minimu. Tabulka bude seřazena podle sloupce, který obsahuje značku výběru.

Seřadit podle řetězce

V nastavení programu lze změnit řazení podle sloupce na řazení podle řádku. Pokud je nastaveno řazení podle řádku, pak se hodnoty buněk vybraného řádku uspořádají v určeném pořadí a sloupce se zamění v závislosti na pozicích buněk v seřazeném řádku.

Víceúrovňové řazení

Pokud tedy třídíte podle sloupce, řádky jsou prohozeny, pokud jsou data řazena podle řádku, jsou prohozeny sloupce.

Excel umožňuje řadit data nejen podle jednoho sloupce nebo jednoho řádku, ale vytvořením různého počtu úrovní řazení. Například v Excelu 2007 jich lze přidávat, mazat, kopírovat a zaměňovat 64 úrovní řazení.

Mimo jiné můžete při třídění buď zohledňovat malá a velká písmena, nebo je ignorovat.

Doplněk pro řazení dat v Excelu

Microsoft Excel poskytuje uživatelům poměrně velkou sadu standardních nástrojů pro řazení hodnot různých typů, ale existují úkoly, které je buď nepohodlné nebo časově náročné na řešení pomocí standardních nástrojů, například řazení každého řádku/každého sloupce v způsob, kdy se řazení provádí pouze v rámci řádku/sloupce a neovlivňuje sousední buňky.

Řazení dat umístěných v oblasti řádků a sloupců kontingenční tabulky se standardně provádí ve vzestupném pořadí (obr. 1a) nebo pomocí vlastních třídicích seznamů. Ne vždy to uživateli vyhovuje. Například, když chcete zobrazit zákazníky s nejvyššími příjmy v horní části seznamu (obr. 1b). Pokud je vaše kontingenční tabulka seřazeny ve vzestupném (sestupném) pořadí, měli byste vytvořit pravidlo, které řídí řazení podle pole. Navíc toto pravidlo (pro toto pole) bude aplikováno i po přidání nových polí do kontingenční tabulky (obr. 1c).

Rýže. 1. Řazení podle oboru Zákazník: (a) standardně – od A do Z; b) v pořadí klesajících příjmů; c) řazení podle polí Zákazník se při přidávání pole nezměnilo Sektor

Stáhněte si poznámku ve formátu nebo formátu, příklady ve formátu

Řazení zákazníků v sestupném pořadí podle příjmu

Chcete-li seřadit řádky kontingenční tabulky v sestupném pořadí podle příjmů, vyberte libovolnou buňku ve sloupci Částka podle pole Příjem, například E4 (ale ne název), a klikněte na ikonu JA umístěný na kartě Data(obr. 2). Toto řazení se podobá standardnímu, ale jedná se pouze o povrchní podobnost. Při řazení kontingenční tabulky Excel vytvoří pravidlo, které bude fungovat i po provedení dalších změn v kontingenční tabulce.

Na příkladu kontingenční tabulky umístěné ve sloupcích G:I (obr. 1c) můžete vidět, co se stane po přidání nového externího řádkového pole Sektor. Kontingenční tabulka pokračuje v řazení dat v sestupném pořadí podle příjmů v rámci každého sektoru. Například v sektoru Výroba General Motors je na prvním místě s příjmem 750 163 USD. Ford těsně následuje s příjmy 622 794 $. I když pole smažete Zákazník z kontingenční tabulky proveďte další nastavení a vraťte toto pole zpět, ale do oblasti sloupců si Excel zapamatuje řazení zákazníků v sestupném pořadí podle příjmů.

Aby v souhrnné tabulce umístěné ve sloupcích G:I (obr. 1c) byly sektory také seřazeny sestupně podle příjmů, můžete jít jedním ze tří způsobů:

• Vyberte buňku G4, klikněte pravým tlačítkem a vyberte Sbalit všepole skrýt všechny prvky, které se týkají zákazníka. Jakmile se na obrazovce zobrazí pouze jeden sektor, vyberte buňku I4 a klikněte na ikonu YA na kartě Data provést řazení v sestupném pořadí. Tím vytvoříte třídicí pravidlo pro pole Sektor. Znovu vyberte buňku G4, klikněte pravým tlačítkem a vyberte Rozšířit všepole.
• Dočasně odeberte pole Zákazník z kontingenční tabulky seřaďte tabulku v sestupném pořadí podle příjmu (pomocí metody popsané na obr. 2) a poté pole znovu vraťte Zákazník.
• Využijte schopnosti týmu Dalšímožnostitřídění(Používám přesně tuto metodu). Vyvolání příkazu: (a) Vyberte buňku G4, klikněte pravým tlačítkem a vyberte Řazení → Dalšímožnostitřídění(obr. 3) nebo (b) klikněte na ikonu trojúhelníku v poli Sektor a poté vyberte Dalšímožnostitřídění(obr. 4). V obou případech se otevře okno Řazení(obr. 5). Nastavte přepínač do polohy klesající a vyberte řádek Částka podle pole Příjem.

Rýže. 3. Vyvolejte příkaz Dalšímožnostitřídění klikněte pravým tlačítkem myši

Rýže. 4. Vyvolejte příkaz Dalšímožnostitřídění pomocí nabídky Třídění a filtry pole Sektor

Rýže. 5. Nastavení parametrů v okně Sektor

V levém dolním rohu dialogového okna Řazení je zde tlačítko Upřesnit... Po kliknutí na toto tlačítko se na obrazovce objeví dialogové okno . V tomto okně můžete: (a) definovat vlastní seznam, který bude použit pro třídění podle prvního klíče (viz podrobnosti níže); b) místo sloupce celkový součet Vyberte jiný sloupec jako sloupec základního řazení.

Například pro kontingenční tabulku zobrazenou na Obr. 6 lze nastavit řazení nikoliv podle celkových příjmů, ale podle příjmů z prodeje jednoho druhu zboží, např. Zařízení(všimněte si, že zákazníci nejsou řazeni podle sloupce F, ale podle sloupce C).

Rýže. 6. Doplňkové parametry umožňují seřadit zákazníky nikoli podle celkových příjmů, ale podle příjmů z prodeje produktů přístroj

Chcete-li seřadit takto:

1. Rozbalte seznam zákazníků umístěný v buňce A4.
2. Vyberte možnost Další možnosti řazení.
3. V dialogovém okně Řazení (zákazník) klikněte na tlačítko dodatečně…
4. V dialogovém okně Další možnosti řazení (zákazník) Vyberte sekci Pořadí řazení a nastavte spínač Hodnoty ve zvýrazněném sloupci.
5. Klikněte do pole odkazu a vyberte buňku C5. Všimněte si, že musíte kliknout do jedné z buněk hodnot přístroj, protože na hlavičce přístroj Na buňku C4 nelze kliknout.
6. Nastavení parametrů dokončíte dvojitým kliknutím na OK.

Nelekejte se, popis tohoto algoritmu krok za krokem je uveden spíše pro vzdělávací účely. Počínaje Excelem 2013 je řazení dat kontingenční tabulky mnohem jednodušší. Nyní jsou tlačítka YA a AYA na kartě Data používat inteligentní třídicí algoritmy. Při pokusu o řazení pomocí těchto tlačítek se program pokusí předpovědět záměry uživatele na základě toho, která buňka byla zvýrazněna před stisknutím tlačítka řazení (obrázek 7):

• A1, C1, D1, E1, F1, F2, A30, F30 – není k dispozici
• A2:A29 – seřadí jména zákazníků ve sloupci A podle abecedy
• В1, В2, С2, D2, E2 – seřadí názvy zboží podle abecedy na řádku 2
• B30, C30, D30, E30 – seřadí sestupně (vzestupně) výši příjmu v řádku 30
• vzestupný (sestupný) prodej B3:B29 – moduly, C3:C29 – přístroje, D3:D29 – díly, E3:E29 – léky, F3:F29 – celk.

Ruční řazení

Všimněte si prosím, že v dialogovém okně Řazení(viz obr. 5) můžete ručně definovat pravidla pro třídění dat. Ruční řazení kontingenční tabulky se ale provádí také jiným, poněkud neobvyklým způsobem. V sestavě kontingenční tabulky na Obr. 8a ukazuje pořadí kategorií produktů seřazených v abecedním pořadí: Část, modul, příprava A přístroj. Vezměte prosím na vědomí, že objem prodaných produktů podle kategorie Detail, ne největší. A sotva se vyplatí zobrazovat tuto kategorii jako první. Umístěte ukazatel myši do buňky E4 a zadejte slovo Detail. Stačí stisknout klávesu Vstupte Jak Excel určí, že jste se rozhodli přesunout sloupec Detail do posledního sloupce tabulky. Všechny číselné hodnoty související s touto kategorií produktů se přesunou ze sloupce B do sloupce E. Hodnoty související s ostatními kategoriemi produktů se přesunou doleva. Toto chování se zdá nelogické a je typické pouze pro kontingenční tabulky Excel. Běžný soubor dat aplikace Excel nelze tímto způsobem přeskupit. Na Obr. Obrázek 8b ukazuje kontingenční tabulku po přesunutí nového záhlaví sloupce do buňky E4.

Rýže. 8. Ruční řazení: (a) kategorie produktů jsou seřazeny podle abecedy, (b) kategorie dílů je umístěna jako poslední

Nadšenci myší mohou jednoduše přetáhnout požadovaná záhlaví sloupců (nebo jednotlivé řádky). Klikněte do oblasti záhlaví sloupce a podržte ukazatel myši nad okrajem vybraného rozsahu buněk, dokud se nezmění na čtyřhlavou šipku. Začněte přetahovat buňku na vybrané místo; Zobrazí se ukazatel ve formě tlusté čáry a patek. Jakmile uvolníte tlačítko myši, číselné hodnoty se okamžitě přesunou do nového sloupce. Upozorňujeme, že při použití ručního třídění jsou produkty přidané do zdroje dat přidány na konec seznamu. To je způsobeno tím, že Excel neví, kam přesně přidat novou oblast.

Třídění dat podle vlastních seznamů

Dalším řešením problému přizpůsobení pořadí, ve kterém jsou pole prezentována, je vytvoření vlastních seznamů. Pomocí takového seznamu se budou třídit kontingenční tabulky vytvořené v budoucnu. Excel standardně obsahuje čtyři vlastní seznamy: pro dny v týdnu, měsíce v roce a zkrácené názvy dnů v týdnu a měsíců v roce. Program seřadí názvy dnů v týdnu v přirozeném pořadí, počínaje Po a konče Ne (a ne abecedně).

Chcete-li vytvořit svůj vlastní seznam řazení, postupujte takto:

1. V oblasti listu bez dat zadejte názvy kategorií produktů v pořadí, které odpovídá vlastnímu seznamu, který vytváříte. Do každé buňky zadejte jeden název a jména umístěte do jednoho sloupce (obr. 9).
2. Vyberte výsledný seznam názvů kategorií produktů (buňky A10:A13).
3. Vyberte kartu pásu karet Soubor a ve spodní části navigační lišty zobrazené v okně vlevo klikněte na tlačítko Možnosti otevřete dialogové okno Možnosti aplikace Excel.
4. Vyberte kategorii dodatečně, přejděte do sekce Jsou běžné a klikněte na tlačítko Upravit seznamy.
5. V dialogovém okně Seznamy v poli se zobrazí adresa rozsahu obsahujícího předvolený seznam titulů Import seznamu z buněk(obr. 10). Klepněte na tlačítko Import pro vygenerování nového seznamu kategorií produktů na základě zadaných údajů. Do spodní části oblasti se přidá nový seznam Seznamy.
6. Klepnutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno Seznamy. Opětovným kliknutím na OK dialogové okno zavřete Možnosti aplikace Excel.

Rýže. 10. Okno Seznamy

Nově vytvořený seznam se uloží do nastavení programu a bude dostupný v budoucích relacích Excelu. Nyní se všechny kontingenční tabulky vytvořené v budoucnu automaticky seřadí podle produktového pole v souladu s pořadím uvedeným v seznamu. Na Obr. Obrázek 11 ukazuje novou kontingenční tabulku (která byla vytvořena na základě po přidání vlastního seznamu produktů) seřazenou podle vytvořeného seznamu.

Chcete-li seřadit dříve vytvořené kontingenční tabulky podle nového vlastního seznamu, postupujte takto:

1. Rozbalte seznam polí Produkt a vyberte možnost Další možnosti řazení.
2. V dialogovém okně Řazení (produkt) tlačítko výběru vzestupně (od A do Z) po polích a z rozevíracího seznamu vyberte Produkt.
3. Klepněte na tlačítko dodatečně…
4. V dialogovém okně Další možnosti řazení (produkt) zrušte zaškrtnutí políčka Automatické řazení.
5. Rozbalte seznam Seřadit podle prvního klíče a vyberte seznam obsahující názvy kategorií produktů (obr. 12).
6. Poklepejte na OK.

Poznámka byla napsána na základě knihy Billa Jelena, Michael Alexander. . Kapitola 4.

Řazení dat v Excelu je nástroj pro prezentaci informací v uživatelsky přívětivé formě.

Číselné hodnoty lze řadit vzestupně a sestupně, textové hodnoty lze řadit abecedně a v opačném pořadí. K dispozici jsou možnosti - podle barvy a písma, v libovolném pořadí, podle několika podmínek. Sloupce a řádky jsou seřazeny.

Pořadí řazení v Excelu

Nabídku řazení lze otevřít dvěma způsoby:

1. Klepněte pravým tlačítkem myši na tabulku. Vyberte „Sorting“ a metodu.
2. Otevřete kartu „Data“ - dialogové okno „Řazení“.

Často používané metody řazení jsou prezentovány jedním tlačítkem na hlavním panelu:

Seřazení tabulky podle jednoho sloupce:

1. Aby program správně dokončil úlohu, vyberte požadovaný sloupec v datovém rozsahu.
2. Dále jednáme v závislosti na aktuálním úkolu. Pokud potřebujete provést jednoduché řazení ve vzestupném/sestupném pořadí (abecedně nebo naopak), stačí kliknout na příslušné tlačítko na hlavním panelu. Pokud rozsah obsahuje více než jeden sloupec, Excel otevře dialogové okno, které vypadá takto: Chcete-li zachovat konzistentní hodnoty v řádcích, vyberte akci „automaticky rozšířit vybraný rozsah“. V opačném případě bude setříděn pouze vybraný sloupec a struktura tabulky bude porušena.

Pokud vyberete celou tabulku a seřadíte, seřadí se první sloupec. Data v řádcích budou konzistentní s pozicí hodnot v prvním sloupci.

Seřadit podle barvy buňky a písma

Excel poskytuje uživateli bohaté možnosti formátování. Proto můžete pracovat s různými formáty.

Vytvořme v tréninkové tabulce sloupec „Celkem“ a vyplňte buňky hodnotami s různými odstíny. Seřaďme podle barvy:

1. Vyberte sloupec - pravé tlačítko myši - "Seřadit".
2. Z poskytnutého seznamu vyberte „Buňky se zvýrazněnou barvou jako první“.
3. Souhlasíme s „automatickým rozšiřováním sortimentu“.

Program seřadil buňky podle přízvuku. Uživatel si může nezávisle zvolit pořadí řazení barev. Chcete-li to provést, vyberte v seznamu možností nástroje „Vlastní třídění“.

V okně, které se otevře, zadejte potřebné parametry:

Zde si můžete vybrat pořadí, ve kterém jsou zobrazeny buňky různých barev.

Data se třídí podle písma na stejném principu.

Řazení v Excelu podle více sloupců

Jak nastavit sekundární řazení v Excelu? Chcete-li tento problém vyřešit, musíte nastavit několik podmínek třídění.

1. Otevřete nabídku „Vlastní třídění“. Přiřadíme první kritérium.
2. Klikněte na tlačítko „Přidat úroveň“.
3. Zobrazí se okna pro zadání dat pro další podmínku třídění. Pojďme je vyplnit.

Program umožňuje přidat několik kritérií najednou a provést třídění ve zvláštním pořadí.

Řazení řádků v Excelu

Ve výchozím nastavení jsou data řazena podle sloupců. Jak třídit podle řádků v Excelu:

1. V dialogovém okně Vlastní řazení klikněte na tlačítko Možnosti.
2. V nabídce, která se otevře, vyberte „Sloupce rozsahu“.
3. Klepněte na tlačítko OK. V okně „Řazení“ se zobrazí pole pro vyplnění podmínek podle řádků.

Takto třídíte tabulku v Excelu podle několika parametrů.

Náhodné řazení v Excelu

Vestavěné možnosti řazení neumožňují náhodně uspořádat data do sloupce. Tento úkol zvládne funkce RAND.

Například potřebujete uspořádat sadu určitých čísel v náhodném pořadí.

Umístěte kurzor do sousední buňky (doleva nebo doprava, na tom nezáleží). Do řádku vzorců zadejte RAND(). Stiskněte Enter. Vzorec zkopírujeme do celého sloupce – získáme množinu náhodných čísel.

Nyní seřaďme výsledný sloupec ve vzestupném/sestupném pořadí - hodnoty v původním rozsahu budou automaticky uspořádány v náhodném pořadí.

Dynamické řazení tabulek v MS Excel

Pokud na tabulku použijete standardní řazení, nebude při změně dat relevantní. Musíme se ujistit, že hodnoty jsou seřazeny automaticky. Používáme vzorce.

1. Existuje sada prvočísel, která je třeba seřadit vzestupně.
2. Umístěte kurzor do sousední buňky a zadejte vzorec: =SMALL(A:A;ROW(A1)). Přesně tak. Jako rozsah zadáme celý sloupec. A jako koeficient - funkce ROW s vazbou na první buňku.
3. Změňme číslo 7 na 25 v původním rozsahu – změní se i „třídění“ ve vzestupném pořadí.

Pokud potřebujete provést dynamické řazení v sestupném pořadí, použijte funkci LARGE.

K dynamickému řazení textových hodnot budete potřebovat maticové vzorce.

1. Počáteční data jsou seznam určitých jmen v náhodném pořadí. V našem příkladu seznam ovoce.
2. Vyberte sloupec a dejte mu název „Ovoce“. Chcete-li to provést, do pole názvů, které se nachází vedle řádku vzorců, zadejte název, který potřebujeme k přiřazení vybranému rozsahu buněk.
3. Do další buňky (v příkladu - v B5) napíšeme vzorec: Protože se jedná o maticový vzorec, stiskněte kombinaci Ctrl + Shift + Enter. Vzorec vynásobíme přes celý sloupec.
4. Pokud budou do původního sloupce přidány řádky, zadejte mírně upravený vzorec: Přidejme další hodnotu „pomelo“ do rozsahu „ovoce“ a zkontrolujte:

Stáhněte si vzorce pro třídění dat v aplikaci Excel

Následně, když do tabulky přidáte data, proces řazení proběhne automaticky.

Práce s tabulkami v mnoha případech vyžaduje analýzu dat, která obsahují. Excel poskytuje výkonné nástroje pro zpracování informací, schopnost vytvářet statistické zprávy a vybírat data podle podmínek. Někdy však k vyřešení problému stačí pouze seřadit prvky.

Objednací čísla

Řazení čísel vzestupně nebo sestupně je běžným úkolem. Pomáhá budovat číselné parametry – počet zboží a zákazníků, výši tržeb a příjmů a prezentovat informace ve více vizuální podobě. Seřaďme tato data v Excelu.

Například tabulka souborů cestovní kanceláře ukládá informace o nákladech na pobyt v hotelu. Cena se odvíjí od typu pokoje a nabízených jídel. Turista má zájem najít co nejekonomičtější ubytování, proto potřebuje údaje seřadit podle vzestupné ceny.

Chcete-li to provést, vyberte sloupec tabulky „Cena, rub“. a přejděte na kartu „Domů“. V bloku „Úpravy“ je skupina nástrojů „Řazení a filtrování“. Z nabídky vyberte položku „Seřadit vzestupně“.

Program po zjištění přítomnosti souvisejících sloupců objasňuje, zda je nutné třídit v Excelu pouze podle vybraného pole, nebo rozšířit rozsah.

Vybereme „Rozbalit“, protože nás zajímá uspořádání kompletních záznamů tabulky, a klikneme na „Seřadit“. Záznamy jsou seřazeny vzestupně podle životních nákladů.

Tato operace je ještě jednodušší, pokud je tabulka formátována stylem. V tomto případě je třeba vyvolat kontextovou nabídku sloupce kliknutím na rozevírací seznam v záhlaví sloupce. Nabídka obsahuje podobné příkazy, které můžete použít k řazení v Excelu.

Abyste zajistili správné řazení čísel, dbejte na správný formát údajů ve sloupci. Pokud jsou hodnoty zadány do tabulky jako text, nikoli čísla, k zarovnání nedojde v očekávaném pořadí. Tabulka ukazuje příklad řazení čísel 10, 11, 100, 15, 110, 132 v závislosti na formátu dat.

Uspořádání textu

V Excelu je řazení sloupců obsahujících text stejné jako řazení čísel. Proveďme tento příkaz ve sloupci tabulky cen za pokoje v hotelu „Jídlo“, které již známe. Vyberte sloupec kliknutím na jeho záhlaví a otevřete panel nástrojů „Úpravy“ na kartě „Domů“. Nyní jsou v rozbalovací nabídce namísto řazení příkazů vzestupně a sestupně příkazy řazení od A do Z a naopak.

Konstruujeme buňky od A do Z, což opět naznačuje rozšíření provozního rozsahu.

Při objednávání řetězcových dat se ujistěte, že hodnoty neobsahují úvodní mezery, protože to naruší požadované pořadí buněk. K tomuto problému dochází, když jsou informace nahrány do souboru z jiného zdroje: databáze, aplikace třetí strany nebo jiný soubor.

U formátovaných tabulek je řazení v Excelu ještě jednodušší. Když přejdete do kontextové nabídky záhlaví sloupce, uvidíte také příkazy pro sestavení buněk v pořadí od A do Z a naopak.

Termíny objednání

Všechny výše uvedené operace, které se vztahují na čísla a informace o řetězcích, se také používají ke konstrukci dat a časů. Jediný rozdíl je v názvu příkazu pro tento typ dat se nazývá „Seřadit od starého k novému“ a naopak. Příklad je uveden níže.

Pro data platí stejné pravidlo jako pro čísla: aby bylo zajištěno správné řazení, ujistěte se, že informace, které třídíte, jsou uvedeny ve formátu data, nikoli v textovém formátu.

Vlastní seznamy

Ale není vždy možné vytvořit požadovaný seznam pomocí standardních nástrojů, může být potřeba třídit v Excelu podle polí, která nejsou vhodná pro žádnou z výše popsaných metod. Například v týdenním seznamu úkolů chceme uspořádat úkoly podle dne v týdnu.

K provedení tohoto třídění poskytuje program možnost používat vlastní seznamy. MS Excel má řadu přednastavených seznamů, z nichž jeden je seznam dnů v týdnu. Chcete-li je zobrazit, přejděte na kartu Data a najděte panel nástrojů pro řazení a filtrování aplikace Excel. Tlačítko „Seřadit“ otevře okno pro provádění operací s několika sloupci.

V poli „Objednávka“ vyberte prvek „Vlastní seznam“. Vyberte dny v týdnu ze seznamu a klikněte na OK.

Uspořádejte podle barev a ikon

Další pohodlnou možností pro uspořádání prvků buněk v pořadí je schopnost je třídit podle barvy. V tomto případě lze použít barvu výplně i barvu písma textu. V tabulce úkolů značíme pracovní úkoly oranžově, rodinné záležitosti modře a svátky béžovožlutě. A pojďme je seřadit podle typu.

Chcete-li to provést, přejděte na vlastní třídění. Kromě výše popsané metody můžete použít nabídku panelu „Úpravy“ na kartě „Domů“. Vyberte prvek „Vlastní třídění“ ze seznamu příkazů „Řadit a filtrovat“.

Vyberte pole „Úloha“, typ „Barva buňky“ a nastavte horní barvu na oranžovou. Abychom zajistili, že domácí práce budou na konci seznamu, přidáme další úroveň a pro stejné parametry nastavíme modrou barvu dole.

Tato metoda umožňuje organizovat prvky tabulky podle ikon. Jednotlivé úkoly můžeme například označit vykřičníkem jako důležité a zobrazit je nahoře v seznamu.

Výše jsme popsali, jak třídit data různých typů v Excelu pomocí barvy buněk a písma textu a značek v řádcích. Doufáme, že vám tyto informace pomohou při práci s programem.

Událost Worksheet_Change nereaguje na přepočet vzorce.

Pokud jsou rozsahy, na které se vzorce odkazují, daleko od tabulky (nebo na jiných listech) a nelze je zahrnout do kontrolovaného cílového rozsahu, můžete použít událost přepočtu listu:

Private Sub Worksheet_Calculate() Application.EnableEvents = False .CurrentRegion.Sort , xlDescending, Header:=xlYes Application.EnableEvents = True End Sub

Application.EnableEvents – abychom se vyhnuli zacyklení, zakážeme události listu během třídění.

K řazení dojde při přepočítávání vzorců. Aby k přepočtu došlo i při ruční změně dat, musíte do libovolné buňky přidat vzorec s nestálou funkcí (volatilní - přepočteno pro jakoukoli změnu na listu), například:

DNES()

Nevýhodou tohoto řešení je, že třídění se aktivuje vždy, když na archu dojde k jakékoli změně.

Pokud se vzorce často nepřepočítávají, můžete použít událost aktivace listu - Worksheet_Activate - souběžně s Worksheet_Change

Pro usnadnění práce s velkým množstvím dat v tabulkách je třeba je neustále organizovat podle určitého kritéria. Ke splnění specifických účelů navíc někdy není potřeba celé pole dat, ale pouze jednotlivé řádky. Abychom se v tom obrovském množství informací nezmátli, bylo by racionálním řešením data uspořádat a odfiltrovat je od jiných výsledků. Pojďme zjistit, jak třídit a filtrovat data v aplikaci Microsoft Excel.

Třídění je jedním z nejpohodlnějších nástrojů při práci v aplikaci Microsoft Excel. Pomocí něj můžete uspořádat řádky tabulky v abecedním pořadí podle údajů, které jsou v buňkách sloupců.

Data v aplikaci Microsoft Excel můžete třídit pomocí tlačítka „Seřadit a filtrovat“, které se nachází na kartě „Domů“ na pásu karet v bloku nástrojů „Úpravy“. Nejprve ale musíme kliknout na libovolnou buňku sloupce, podle kterého budeme třídit.

Například v níže uvedené tabulce by měli být zaměstnanci seřazeni abecedně. Přejděte do libovolné buňky ve sloupci „Název“ a klikněte na tlačítko „Seřadit a filtrovat“. Chcete-li názvy seřadit abecedně, vyberte ze seznamu, který se zobrazí, „Třídit od A do Z“.

Jak vidíte, všechny údaje v tabulce jsou seřazeny podle abecedního seznamu příjmení.

Chcete-li seřadit v opačném pořadí, vyberte ve stejné nabídce tlačítko Seřadit od Z do A.

Seznam je znovu sestaven v opačném pořadí.

Je třeba poznamenat, že tento typ řazení je indikován pouze pro textový formát dat. Například u číselného formátu je řazení specifikováno jako „Od minima k maximu“ (a naopak) a u formátu data – „Od starého k novému“ (a naopak).

Vlastní třídění

Ale jak vidíme, u těchto typů řazení podle jedné hodnoty jsou data obsahující jména stejné osoby uspořádána v rozsahu v náhodném pořadí.

Co když ale chceme jména seřadit podle abecedy, ale pokud se například název shoduje, dbáme na to, aby byly údaje seřazeny podle data? Chcete-li to provést, stejně jako použít některé další funkce, všechny ve stejné nabídce „Řazení a filtrování“, musíme přejít na položku „Vlastní třídění...“.

Poté se otevře okno nastavení řazení. Pokud má vaše tabulka záhlaví, ujistěte se, že v tomto okně je zaškrtnuto vedle možnosti „Moje data obsahují záhlaví“.

Do pole „Sloupec“ uveďte název sloupce, podle kterého se bude řazení provádět. V našem případě se jedná o sloupec „Jméno“. Pole „Řazení“ označuje, podle jakého typu obsahu bude řazen. Existují čtyři možnosti:

• hodnoty;
• Barva buňky;
• Barva fontu;
• Ikona buňky.

Ale v naprosté většině případů se používá položka „Hodnoty“. Ve výchozím nastavení je nastaveno. V našem případě také použijeme tento konkrétní bod.

Ve sloupci „Pořadí“ musíme uvést, v jakém pořadí budou data uspořádána: „Od A do Z“ nebo naopak. Vyberte hodnotu „Od A do Z“.

Nastavili jsme tedy řazení podle jednoho ze sloupců. Chcete-li nakonfigurovat řazení podle jiného sloupce, klikněte na tlačítko „Přidat úroveň“.

Objeví se další sada polí, která musí být vyplněna, aby bylo možné třídit podle jiného sloupce. V našem případě podle sloupce „Datum“. Protože je v těchto buňkách nastaven formát data, v poli „Objednávka“ nastavíme hodnoty nikoli „Od A do Z“, ale „Od starého k novému“ nebo „Od nového ke starému“.

Stejně tak v tomto okně můžete v případě potřeby nakonfigurovat řazení podle dalších sloupců v pořadí podle priority. Po dokončení všech nastavení klikněte na tlačítko „OK“.

Jak vidíte, nyní jsou v naší tabulce všechna data seřazena především podle jmen zaměstnanců a poté podle výplatních termínů.

To ale nejsou všechny možnosti vlastního třídění. V případě potřeby můžete v tomto okně nakonfigurovat řazení nikoli podle sloupců, ale podle řádků. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko „Možnosti“.

V okně možností řazení, které se otevře, přesuňte přepínač z pozice „Range Rows“ do pozice „Range Columns“. Klikněte na tlačítko „OK“.

Nyní, analogicky s předchozím příkladem, můžete zadat data pro třídění. Zadejte údaje a klikněte na tlačítko „OK“.

Jak vidíte, poté si sloupce vyměnily místa podle zadaných parametrů.

Samozřejmě, že pro naši tabulku, bráno jako příklad, není použití řazení změnou umístění sloupců nijak zvlášť užitečné, ale pro některé jiné tabulky může být tento typ řazení velmi vhodný.

Filtr

Kromě toho má Microsoft Excel funkci filtrování dat. Umožňuje vám ponechat viditelná pouze data, která považujete za nezbytná, a zbytek skrýt. V případě potřeby lze skrytá data vždy vrátit do viditelného režimu.

Pro použití této funkce se postavte na kteroukoli buňku v tabulce (nejlépe v záhlaví) a znovu klikněte na tlačítko „Seřadit a filtrovat“ v nástrojovém bloku „Úpravy“. Tentokrát však v zobrazené nabídce vyberte položku „Filtr“. Místo těchto akcí můžete také jednoduše stisknout kombinaci kláves Ctrl+Shift+L.

Jak vidíte, v buňkách s názvy všech sloupců se objevuje ikona v podobě čtverce, do kterého je vepsán obrácený trojúhelník.

Klikněte na tuto ikonu ve sloupci, podle kterého budeme filtrovat. V našem případě jsme se rozhodli filtrovat podle názvu. Například potřebujeme ponechat data pouze zaměstnance Nikolaev. Proto odstraňujeme zaškrtnutí ze jmen všech ostatních zaměstnanců.

Po dokončení postupu klikněte na tlačítko „OK“.

Jak vidíte, v tabulce zůstávají pouze řádky se jménem Nikolaevova zaměstnance.

Zkomplikujme si úkol a ponechme v tabulce pouze údaje, které se týkají Nikolaeva za třetí čtvrtletí roku 2016. Chcete-li to provést, klikněte na ikonu v buňce „Datum“. V seznamu, který se otevře, zrušte zaškrtnutí měsíců „Květen“, „Červen“ a „Říjen“, protože nepatří do třetího čtvrtletí, a klikněte na tlačítko „OK“.

Jak vidíte, zůstávají pouze data, která potřebujeme.

Chcete-li odstranit filtr pro konkrétní sloupec a zobrazit skrytá data, klikněte znovu na ikonu umístěnou v buňce s názvem tohoto sloupce. V nabídce, která se otevře, klikněte na položku „Odstranit filtr z...“.

Pokud chcete resetovat filtr pro tabulku jako celek, musíte kliknout na tlačítko „Seřadit a filtrovat“ na pásu karet a vybrat položku „Vymazat“.

Pokud potřebujete filtr úplně odstranit, měli byste stejně jako při jeho spuštění vybrat ve stejné nabídce položku „Filtr“ nebo zadat klávesovou zkratku Ctrl+Shift+L.

Kromě toho je třeba poznamenat, že poté, co jsme povolili funkci „Filtr“, když kliknete na odpovídající ikonu v buňkách záhlaví tabulky, zpřístupní se v zobrazené nabídce funkce řazení, o kterých jsme hovořili výše: „Řazení od A do Z“, „Seřadit od Z do A“ a „Seřadit podle barvy“.

Chytrý stůl

Třídění a filtrování lze také aktivovat přeměnou datové oblasti, se kterou pracujete, na tzv. „chytrou tabulku“.

Existují dva způsoby, jak vytvořit inteligentní stůl. Chcete-li použít první z nich, vyberte celou oblast tabulky a na kartě „Domů“ klikněte na pásu karet na tlačítko „Formátovat jako tabulku“. Toto tlačítko se nachází v bloku nástrojů „Styly“.

Poté se otevře dialogové okno, ve kterém můžete změnit souřadnice tabulky. Pokud jste však předtím oblast vybrali správně, nemusíte dělat nic jiného. Hlavní věc je ujistit se, že vedle parametru „Tabulka se záhlavími“ je zaškrtnutí. Dále stačí kliknout na tlačítko „OK“.

Pokud se rozhodnete použít druhou metodu, musíte také vybrat celou oblast tabulky, ale tentokrát přejděte na kartu „Vložit“. Zde na pásu karet v bloku nástrojů „Tabulky“ klikněte na tlačítko „Tabulka“.

Poté se stejně jako minule otevře okno, kde můžete upravit souřadnice umístění tabulky. Klikněte na tlačítko „OK“.

Bez ohledu na to, jakou metodu použijete k vytvoření „inteligentní tabulky“, skončíte s tabulkou v buňkách záhlaví, ve které již budou nainstalovány ikony filtrů, které jsme popsali dříve.

Po kliknutí na tuto ikonu budou dostupné všechny stejné funkce jako při standardním spuštění filtru přes tlačítko „Seřadit a filtrovat“.

Jak vidíte, nástroje pro řazení a filtrování mohou při správném použití uživatelům práci s tabulkami značně usnadnit. Otázka jejich použití se stává zvláště aktuální, pokud tabulka obsahuje velmi velké pole dat.