Automatizované informační systémy v dow. Předškolní automatizační softwarové systémy. Zdroje manažerských informací
S problematikou elektronického dokumentu úzce souvisí problematika elektronické správy dokumentů a automatizace předškolních vzdělávacích institucí.
V současné době různé společnosti vyvinuly a implementovaly velké množství automatizovaných systémů pro správu dokumentů (ADMS), vyznačujících se specifickými přístupy a počítačovými a komunikačními prostředky implementace. Bohužel tento vývoj postrádá jednotnou terminologii. Produkty vývojových společností nesou názvy jako: systém automatizace dokumentů, počítačový systém automatizace kancelářské práce a toku dokumentů, systém správy kanceláří, distribuovaný systém správy dokumentů, elektronický archiv atd. Různorodost v názvech vyvíjených a vyvíjených systémů jen naznačuje, že dnes se tato oblast informačního trhu ještě nezformovala jako samostatný segment a v některých případech se produkty ASUD objevují jako související vývoj nebo vedlejší produkt při řešení další složitější problémy.
Počet ASUDů však poměrně rychle roste. Přibližně 30-40 společností se pravidelně účastní konferencí DOCFLOW a nabízí svůj vývoj spotřebitelům. Jde samozřejmě o největší vývojáře, kteří nastavují úroveň technické technologických řešení. Je také známo, že mnoho automatizovaných řídicích systémů je vyvíjeno individuálně pro vnitřní použití a nejsou uváděny na trh.
Bohužel v tomto oboru informační průmysl, přes zjevnou potřebu neexistuje zavedený systém sledování vývoje objevujícího se na trhu a neexistuje ani jasně fungující systém jejich licencování a certifikace. Recenze systémovými specialisty jsou vzácné tohoto typu v předních počítačových a informačních publikacích, nemluvě o publikacích pro kancelářskou práci a archivy. Poslední publikované recenze si zaslouží souhlas, i když kritéria, hodnotící ukazatele a terminologie používaná z hlediska teorie a praxe správy dokumentů nejsou optimální. Nikdo z účastníků srovnávací analýza systémy nejsou testovány na shodu se současnými standardy a pravidly pro práci s dokumenty, nejsou srovnávány náklady na zavedení konkrétního systému se získanými přímými a nepřímými přínosy (o ekonomickém efektu nemluvě).
Je zřejmé, že tuto práci by měli provádět nezávislí odborníci, například VNIIDAD, pro kvalifikovanější posouzení výhod nebo nevýhod konkrétního ASUD.
Principy vývoje a výběrová kritéria pro automatizované řídicí systémy
Zkusme zvážit hlavní trendy ve vývoji automatizovaných řídicích systémů.
Nejprve podotýkáme, že pro vytvoření plnohodnotného produktu je to právě systematický přístup, který umožňuje po implementaci automatizovaného řídicího systému hovořit o komplexním řešení problému podpory dokumentů pro řízení v organizace.
Druhou charakteristikou systému je, zda se jedná o specializovaný systém nebo systém pro všeobecné použití? To znamená, je systém navržen speciálně pro předškolní vzdělávací zařízení nebo může být spolu s jinými účely přizpůsoben k plnění (či souběžnému plnění) úkolů předškolních vzdělávacích zařízení?
Za třetí, pro spotřebitele jsou důležité náklady na systém a rozsah organizace, ve které jej lze použít, a objem toku dokumentů.
Když spotřebitelé vybírají požadovaný systém, měli by především vzít v úvahu, pro jaký typ struktury řízení je ASUD vybrán. Podle našeho názoru můžeme rozlišit následující kategorie spotřebitelů:
1) složité hierarchické struktury (ministerstvo, odbor, korporace, banka atd.);
2) územní orgány (správy měst, federálních subjektů, obcí apod.);
3) komerční a neziskové organizace střední a nižší úrovně.
Výše uvedená systemizace je samozřejmě podmíněna, ale absorbuje především hlavní typy spotřebitelů ASUD. Pro každou z těchto skupin spotřebitelů existuje řada nabídek.
Například vývoj společností „Electronic Office Systems“, „Vest“, „Ankey“, „Lanit“ a dalších je určen pro ministerstva a ministerstva, pro druhou kategorii spotřebitelů je nejznámější vývoj „ Kampaň Granit-Center“, Vědeckotechnické centrum Moskevského rozvojového institutu. Většina vývoje je určena spotřebitelům třetí kategorie organizací. Zde se můžete věnovat produktům Intertrust, IT, Optima, Centrinvestsoft a dalším.
Jedním z produktů, který splňuje téměř všechny požadavky kancelářské pracovní praxe, je systém Delo-96 a jeho následné modifikace, vyvinutý společností Electronic Office Systems. Tento systém odpovídá tradici domácí kancelářské práce a zohledňuje stávající regulační a metodické požadavky na takové systémy.
Specialisté Inter Trust, kteří při svém vývoji využívají technologie Lotus, zvolili trochu jiný přístup k návrhu automatizovaných řídicích systémů. V širokém spektru vývoje společnosti zaujímají systémy manažerské dokumentace důstojné místo. Prvním produktem společnosti v tomto směru byl systém podpory dokumentace „Office Media“.
Databázová sada "Office Media" pracuje v prostředí Lotes Notes a zajišťuje automatizaci kancelářské práce a organizačních a manažerských činností podniků a organizací. Uživateli systému mohou být taková oddělení státní správy a komerčních struktur jako služby: podpora dokumentace, kontrola nad prováděním dokumentů, informační podpora externí kontakty organizace, personální řízení, řízení prodeje a marketingu a další.
Novým slovem společnosti Inter Trust je nedávno vyvinutý tzv. „firemní systém správy elektronických dokumentů a automatizace kanceláří“.
Dalším příkladem ASUD lze nazvat vývoj státního výzkumného a výrobního podniku „Granit-Center“ automatizovaného systému toku dokumentů a správy kanceláří pro organizaci „Gran-Doc“, která je v Moskvě poměrně dobře známá. obecních strukturřízení.
Účelem systému je automatizovat hlavní procesy zpracování dokumentů: účetnictví, zaznamenávání cesty od registrace po odepsání, sledování každé fáze kontroly dokumentů, získávání základních informací o dokumentech, analýza toku dokumentů organizace.
Použití originální technologie zpracování dokumentů pomáhá efektivněji řídit tok dokumentů v organizaci a zajišťuje sledování výkonnostní disciplíny.
Požadavky na systém správy dokumentů
Je možné formulovat určité požadavky na moderní systém řízení dokumentace v organizaci.
Automatizovaný řídicí systém musí v prvé řadě plnit všechny úkoly dokumentační podpory řízení v plném rozsahu: přípravu dokumentů, jejich evidenci, kontrolu provedení, vyhledávání dokumentů, jejich ukládání a referenční práci na řadě dokumentů.
Systém musí být vybudován na jednotných metodických zásadách, softwarovém, hardwarovém a technologickém řešení a v rámci stávajících organizačních a právních podmínek v podobě tuzemské legislativy, státních norem, pokynů a požadavků.
Automatizovaný řídicí systém musí zajistit plné využití (integraci) nashromážděného informačního zdroje a implementovat princip jednorázového zadání informace a jejího opakovaného využití, a to jak dokumentovaného, tak skutečného. Systém by měl také pomoci správcům zvolit cesty pro pohyb dokumentů v rámci organizace a poskytnout potřebnou míru ochrany informací před neoprávněným přístupem.
ACS v moderních podmínkách by měl být schopen rozšíření v určitých komponentách (počet technická zařízení a technologií, počet dokumentů (objem informací), počet uživatelů) a být schopen se v rozumných mezích přizpůsobit měnícím se požadavkům uživatelů.
Za inovaci managementu lze považovat zavedení komplexního systému automatizace správy dokumentů, který umožňuje zohlednit vzorce inovačního procesu a efektivně jej organizovat.
V závislosti na inovačním potenciálu existují dva hlavní typy inovací:
o radikální (základní), otevírající zásadně nové příležitosti, které zavádějí kvalitativní změny ve způsobech lidské činnosti;
o upravovat, zajišťovat zlepšování stávajících metod a forem práce.
Radikální a modifikující inovace v procesu řízení musí být kombinovány. V praxi se setkáváme i s pseudoinovacemi, které se týkají pouze vnějších atributů a jsou diktovány úvahami o prestiži či reklamě.
V moderních podmínkách lze za radikální novinku považovat zavedení digitální správy dokumentů a využití elektronické správy dokumentů.
Inovace modifikačního typu se objevují častěji než radikální a umožňují přizpůsobení měnícím se podmínkám a úkolům. Například dílčí zlepšení v organizaci manažerské práce a toku dokumentů sama o sobě přináší pozitivní výsledky. Ale možnosti modifikace inovací jsou omezené a v určité fázi již nejsou schopny kompenzovat potřeby organizace. A pak zpoždění ve vývoji a implementaci rozsáhlejších či radikálních inovací (v našem případě komplexního automatizačního systému pro předškolní vzdělávací instituce) může vést ke stagnaci a poklesu efektivity řízení.
„Životní cyklus“ integrovaného předškolního automatizačního systému jako inovace řízení zahrnuje následující fáze: uvědomění si potřeby inovace a jejího rozvoje; rozhodování o přechodu na nová technologie, jeho vývoj; stabilní provoz a vývoj. Inovace nebude dokončena, pokud se zastaví v jakémkoli mezistupni. Na konci „životního cyklu“ jakékoli inovace se opět ukazuje potřeba dílčích nebo větších vylepšení.
Inovační proces je především výsledkem kreativního řešení vznikajících problémů. Etapa uvědomění si potřeby inovace a jejího rozvoje je proto zároveň procesem přípravy a přijímání manažerských rozhodnutí, na jejichž platnosti a včasnosti do značné míry závisí výsledky dalších etap. Implementace navrhované inovace závisí zejména na tom, jaké metody byly použity ke sběru a zpracování informací, analýze problémové situace, vývoji možností a výběru řešení. Při vývoji a výběru řešení je navíc nutné analyzovat důsledky inovace a rysy její implementace. Při zavádění konkrétních opatření k zavádění inovací řízení v oblasti automatizace dokumentů se předpokládá, že budou zohledněny vzájemné vztahy mezi hlavními složkami správy informací.
Etapa vývoje inovace pokrývá časové období nezbytné k odstranění zjištěných nedostatků a provedení příslušných změn. Velká důležitost v této fázi má kontrolu nad činností pracovníků (např. dodržování požadavků na technologii práce v podnikový systém tok dokumentů). Je důležité, aby zaváděná technologie správy dokumentů byla využívána denně a byla vyloučena možnost návratu k předchozí organizaci práce (například vedení ručně psaných deníků, vícenásobná evidence dokumentů atd.). To vyžaduje instruktáž či školení zaměstnanců, přípravu metodických materiálů (procesní schémata, manuály pro uživatele a správce systému atd.).
Důležité je také věnovat pozornost udržování a zlepšování inovace. Někdy po nějaké době po zavedení inovace dochází k pokusům o návrat k předchozím způsobům práce (a vůbec ne z důvodu neúčinnosti nového). Výzvou v této fázi je tomu zabránit, stabilizovat a podporovat inovace a rozhodnout, zda je třeba jednu inovaci doplnit nebo posílit jinou.
Ve fázích implementace a vývoje komplexního automatizačního systému pro předškolní vzdělávací instituce tedy může nastat období současné koexistence nových a starých technologií (v těch odděleních organizace, která ještě nejsou připojena k systému). "Kdo vyhraje?" - výsledek této etapy závisí na vyřešení řady organizačních otázek, včetně vytvoření potřebného regulačního a metodického rámce. Za těchto podmínek je řešeno umístění personálních změn, otázky organizace služby systémové podpory a její administrace. Je stanoven postup pro připojování uživatelů a udělování jim práv k používání systému a vyřešeny otázky bezpečnosti informací.
V každé fázi inovačního procesu se okruh jeho účastníků rozšiřuje. Takže například ve velké organizaci může mít implementace komplexního předškolního automatizačního systému formu postupného připojení k systému, nejprve kanceláře a poté zbytku strukturálních jednotek s odpovídajícím zvýšením počet uživatelů. Je jasné, že maximální efekt od automatizovaný systém, pokrývající tok dokumentů celé organizace, je dosaženo pouze při propojení všech plánovaných oddělení.
Zároveň je důležité mít na paměti, že účastníci inovačního procesu mohou buď iniciativně podpořit inovaci managementu (v našem případě systém automatizace firemních dokumentů), nebo se jejímu úspěchu postavit. Zavedení technologie správy firemních dokumentů, která klade na zaměstnance jako uživatele systému nové požadavky (včetně jejich kvalifikace) a umožňuje jim hodnotit svou práci z obecného pohledu, je jednou z těch velkých inovací a transformací, které mohou způsobit různé reakce na inovace.
Problémy zavádění nových technologií se neomezují pouze na tzv. „psychologickou bariéru“ a pokrývají sféru zájmů zaměstnanců organizace (ekonomické, sociální). Pokud zaměstnanec předpokládá, že zaváděná inovace omezí nebo dokonce znemožní uspokojit některé jeho potřeby, pak vystoupí proti inovaci. Někdy se jednotliví zaměstnanci mohou záměrně ozvat proti inovaci, aby zvýšili svůj vliv na ostatní.
Z toho vyplývá potřeba brát v úvahu vliv jak kolektivních, tak individuálních zájmů.
Z tohoto pohledu je důležité, aby si zaměstnanci uvědomili, že jejich přínosy ze zavedení CSD a nevýhody z nepřijetí inovace převyšují přínosy ze zachování předchozího pracovního řádu.
Při zavádění CSD se objevují i aspekty související s firemní kulturou. Pokud se například členové organizace po dlouhou dobu zaměřovali na udržení stávajícího pracovního řádu a vnímavost k inovacím a touha zaměstnanců zlepšovat své dovednosti nebyly součástí podnikové kultury a systému priorit v řízení, pak Při zavádění inovací mohou nastat problémy s řízením.
Charakteristika seriálu možné důvody překážky v implementaci integrovaného předškolního automatizačního systému jsou uvedeny ve známé práci M. Suttona, které zahrnují různé typy nesrovnalostí: nedůslednost, nerozhodnost, nedůvěra, nepřipravenost, zaujatost, dezorganizace, nejistota, neplnění funkcí atd.
Při implementaci komplexního automatizačního systému pro předškolní vzdělávací instituce je důležité vzít v úvahu, že postoj k zavedeným inovacím do značné míry závisí na jejich následujících vlastnostech:
Ó relativní ziskovost(do jaké míry je navrhovaná inovace sociálně-ekonomicky přínosnější než stávající provozní postup, do jaké míry přispívá k dosažení cílů organizace);
Ó kompatibilita(jak je tato inovace kompatibilní s názory a zkušenostmi zaměstnanců – to určuje, zda bude obtížnější nebo snadněji přijatelná);
Ó potíže(jak obtížné je pochopit, použít a přizpůsobit se navrhované inovaci);
Ó fázování(inovace, které lze implementovat po etapách nebo pomocí experimentálního testování, budou lépe přijímány) .
Z organizace informační podpora Formální i neformální komunikace mezi zaměstnanci o implementaci inovace do značné míry určuje její úspěch. Při zavádění systému je důležité poskytnout zaměstnancům informace o přínosech nové technologie (pro organizaci, oddělení, jednotlivé zaměstnance), promyslet systém školení a nastínit fáze implementace.
Pro zaměstnance může být psychicky obtížné rychle se adaptovat na nové technologie, zvláště pokud současně dochází k velkému počtu změn ve způsobu jejich práce. Čím je tedy zaváděný systém neotřelejší, tím je třeba věnovat větší pozornost zapojení zaměstnanců do procesu jeho implementace, vysvětlování nových možností systému a překonávání psychologické bariéry některých zaměstnanců. Je nutné naplánovat čas potřebný k seznámení pracovníků a následně dobu zvládnutí nové technologie práce. Spěch při implementaci vytváří potíže, protože zaměstnanci organizace se nemohou přizpůsobit velkému počtu změn najednou. Přílišné oddalování tohoto procesu může výrazně snížit účinek inovace a dokonce v ní způsobit zklamání. S přihlédnutím k těmto okolnostem je důležité při zavádění komplexního automatizačního systému pro předškolní vzdělávací instituce vypracovat a schválit harmonogram propojení oddělení s vedoucím organizace.
Úspěšnost implementace systému automatizace dokumentů určeného k zajištění fungování organizace jako celku závisí na hloubce propracovanosti a včasnosti řešení organizačních záležitostí na příslušných úrovních řízení. Zásadní roli hraje podpora implementace systému vedením organizace („princip první osoby“). Při absenci takové podpory je nepravděpodobné, že systém bude implementován ve všech odděleních. Pro rychlou regulaci procesu implementace systému může být nutné vytvořit stálý orgán (například komise nebo pracovní skupina zástupců útvarů odpovědných za různé aspekty implementace – organizační, technologické, softwarové a hardwarové, personální, ale i kvůli bezpečnosti informací). Mezi úkoly služby předškolního vzdělávání patří řešení zásadních technologických problémů, koordinace zájmů útvarů jako uživatelů systému, příprava potřebných regulačních a metodických dokumentů, zpracování klasifikace dokumentů a vedení systémových adresářů.
Při zavádění komplexního předškolního automatizačního systému a rozšiřování počtu uživatelů systému a připojování nových oddělení mohou být užitečné následující přístupy:
o začít s psychicky nejlépe připravenými a nejkvalifikovanějšími zaměstnanci, jejich příkladem, zkušenostmi a dovednostmi při osvojování technologie ostatními zaměstnanci;
o zavádět nové technologie především v odděleních, kde je naléhavá potřeba a efekt implementace nejzřetelnější.
Je důležité si uvědomit, že v moderních podmínkách je stěží možné okamžitě implementovat multifunkční automatizovaný systém pro velkou organizaci. Přijatelnější se jeví varianta jeho postupného rozvoje. V opačném případě může vývoj a implementace systému trvat dlouho a původní požadavky mohou dokonce zastarat.
V kterékoli z těchto fází lze pracovat na zlepšení technologie toku dokumentů (jak tradiční, tak automatizované), tzn. aplikovat modifikující inovace.
Tradiční (papírový) i automatizovaný tok dokumentů vyžadují neustálou pozornost otázkám jeho optimalizace, přičemž je třeba vzít v úvahu:
o průběžné změny v organizační struktuře řízení, nutnost kombinovat tradiční a automatizované technologie;
o organizační a metodické vedení a kontrola dodržování stanovených pracovních postupů;
o vývoj systému a zdokonalování jeho jednotlivých funkcí s přihlédnutím k novým možnostem softwaru a hardwaru.
Problémy správy informací tak nejsou vyčerpány ani po implementaci odpovídajícího počítačového systému.
Řídící dokumentace je základem činnosti moderní organizace – v dokumentech je soustředěno až 85 % informačních zdrojů téměř jakékoli řídící struktury. V tomto ohledu se procesy dokumentace a toku dokumentů staly soběstačnými a vyžadují vlastní automatizované systémy řízení.
Za posledních 10-15 let zažila automatizace kanceláří revoluci ve správě dokumentů. Jestliže byl dříve systém pro automatizaci kanceláří považován za systém pro automatizaci činností zejména technického personálu úřadů, sekretariátů, archivů souvisejících s přípravou, evidencí, pohybem, kontrolou vyřizování a vyhledávání dokumentů, nyní se sami autoři zabývají příprava a předávání dokumentů pomocí PC připojených k síti a vykonavatelů dokumentů. Nyní jsou přímými účastníky technologií podpory dokumentace - od okamžiku vytvoření dokumentů až po sledování provádění a práci s archivem dokumentů. Automatizační systém pro dokumentaci a tok dokumentů se stal rozhodujícím nástrojem pro zvýšení efektivity zaměstnanců zapojených do rozhodování, a tím i činnosti organizace jako celku.
V současné době organizace, která chce přijímat moderní řešení pro vytváření automatizované technologie pro předškolní vzdělávací instituce, má poměrně široký výběr - od nákupu individuálně vyvinutého informační systémy v případě velkých organizací až po hotové komplexní systémy - pro malé a střední organizace.
Organizace, které si daly za cíl automatizovat kancelářskou práci, musí řešit řadu problémů. Tady jsou některé z nich:
Organizace často nemají jasnou představu o tom, co je vlastně potřeba automatizovat v technologii kancelářských procesů. Je to dáno nedostatkem specialistů, kteří jsou jak zběhlí v kancelářské práci, tak dobře informovaní o trhu a možnostech softwarových systémů v oblasti automatizace podpory dokumentace pro řízení. Reklamní informace jsou obsahově chudé a ne vždy odpovídají pravdě, nejednotnost terminologie brání vzájemnému porozumění mezi zákazníkem systému a jeho výrobcem apod.;
Organizace bude muset vyvinout a zavést seriózní soubor opatření k zefektivnění procesů řízení a postupů kancelářské práce, které je odrážejí. Je třeba zefektivnit rozdělení odpovědnosti, delegování pravomocí, jasně stanovit, kdo jaké úkoly řeší a na jaké úrovni, stanovit postup při schvalování dokumentů, jejich schvalování a podepisování atd., tedy v konečném důsledku optimalizovat řízení Systém;
Při zavádění automatizace předškolních vzdělávacích institucí se organizace musí rozhodnout pro výběr jednoho ze dvou přístupů, které vědci běžně nazývají „ruské“ a „západní“.
Ruská technologie pro práci s dokumenty tradičně předpokládá tři úrovně hierarchie: vedoucí organizace - služba správy kanceláře - vykonavatel. Západní tradice jsou spojeny s osobní odpovědností vykonavatele za dokument a odpovídající rozhodnutí o něm, proto obsahují dvě úrovně hierarchie: vedoucí vrcholového managementu - vykonavatel (manažer).
Ruská tradice předpokládá povinnou registraci každého dokumentu od okamžiku, kdy se objeví v organizaci, stejně jako podrobně regulovaný a centrálně řízený „předarchivační“ tok dokumentů. Technologie předškolních vzdělávacích institucí je z velké části zakotvena ve státních normách, návodech a příručkách. Celý rozsah práce s dokumenty je sledován v registračních žurnálech nebo strojopisných kartotékách.
Tradice západní kancelářské práce jsou spojeny s osobní odpovědností manažera za dokument a jeho provedení (typicky v anglický jazyk samotné slovo „tok dokumentů“ chybí). Evidence dokumentů je prováděna přímo dodavatelem, neexistuje žádná centralizovaná kontrola realizace. Předmětem regulace v tradičních západních systémech správy dokumentů je systematické ukládání již provedených dokumentů (obdoba tuzemského archivního ukládání). Právě na základě této tradice se zformoval koncept západních systémů elektronické správy dokumentů. Z toho plyne složitost používání technologií elektronické správy dokumentů v ruské kancelářské práci založené na západních softwarových systémech. Je nutné odpovídající přizpůsobení západních produktů ruským podmínkám, které se vyvíjely po staletí.
Při výběru možnosti automatizace předškolní vzdělávací instituce si musí zákaznická organizace vybrat mezi dvěma třídami systémů správy dokumentů - Workflow a Groupware.
Obě třídy systémů jsou zaměřeny na automatizaci týmové práce v kanceláři. Zároveň při výběru metodiky pro budování automatizovaného systému v konkrétní organizaci je třeba vzít v úvahu, jak dobře odpovídá stylu řízení a systému řízení, který je v ní přijat.
Faktem je, že systémy typu Workflow zahrnují systémy zaměřené na automatizaci práce celé korporace (tedy společnou práci více pracovních skupin), podporující jasné oddělení obchodních procesů a směrování práce v síti výkonných umělců. Ve vztahu k toku dokumentů to znamená, že příslušná dokumentace je přísně vázána na řídící postupy založené na rozdělení funkcí mezi pracovníky řídícího aparátu. V tomto případě se zdá, že tok dokumentů překrývá technologické postupy řízení. Systémy jako Workflow jsou přijatelnější pro velké organizace a vládní agentury.
Typ Groupware zahrnuje systémy, které nemají přesně definované obchodní schéma - procesy a které jsou navrženy tak, aby fungovaly v malém týmu - pracovní skupina(5-100 lidí). Groupware prvky jsou E-mailem, databáze dokumentů, kolektivní organizátor.
Volba automatizovaného systému správy dokumentů organizací by měla být v konečném důsledku založena na nezbytných požadavcích na softwarové produkty nabízené na trhu, které lze omezit na následující charakteristiky:
Použité kancelářské technologie;
Dodržování hlavních úkolů kancelářské práce;
Funkční charakteristiky systémy (funkční úplnost, otevřenost atd.);
Softwarová implementace(podpora distribuovaného režimu atd.);
Ukazatele nákladů.
Výše byly stručně popsány technologie kancelářské práce vycházející z ruských a západních tradic. Dále se krátce dotkneme charakteristiky softwarových systémů v odpovídajícím směru.
Softwarové systémy, které implementují ruská technologie, jsou zaměřeny na použití ve státních úřadech a organizacích, zachovávají všechny tradice a normy kancelářské práce převzaté v konkrétní řídící struktuře. Úkolem takových systémů je poskytovat podporu toku papírových dokumentů a snižovat pracnost rutinních operací zpracování dokumentů. Tyto systémy však mohou výrazně rozšířit rozsah tradiční dokumentace a procesů správy dokumentů o zpracování dokumentů na osobním počítači. Systémy v tomto směru jsou jakýmsi mostem pro postupný přechod od papírových k bezpapírovým technologiím. Automatizační systémy pro předškolní vzdělávací instituce využívající tuto technologii zahrnují:
systém DELO (produkt společnosti Electronic Office Systems);
Systém "Cinderella-\\"1!\i. Oficiální korespondence (NTC IRM, Moskva).
Článek 7.8.4 podrobněji popisuje funkčnost systémů DELO.
Západní softwarové systémy jsou zaměřeny na maximální využití elektronické dokumenty a prostředky kolektivní práce uživatelů, absence mezičlánků, což ve svém důsledku předurčuje změny stávajících kancelářských procesů v organizaci, jejich optimalizaci a vývoj nových technologií pro práci s dokumenty.
Hlavním rysem „západní“ technologie je modelování konkrétních procesů reálného toku dokumentů a přizpůsobení softwarových systémů těmto modelům. Systém je zpravidla dodáván zákazníkovi nikoli jako autonomní „krabicový“ produkt, odcizený vývojáři, ale jako soubor software, ze kterého je sestaveno hotové řešení.
Při přizpůsobování systému konkrétním procesům organizace na osobní počítače zaměstnanci (role pracoviště) jsou instalovány potřebné funkční komponenty, které umožňují řešit určitý rozsah úkolů v souladu s rolí každého zaměstnance v konkrétním postupu toku dokumentů organizace. Správce systému vytváří obchodní funkce, které určují cesty pro pohyb dokumentů strukturou organizace, tedy mezi jejími divizemi a jednotlivými zaměstnanci.
K systémům tohoto směru v Ruská FederaceŠiroce jsou zastoupeny následující tři třídy automatizovaných informačních systémů:
Systémy vyvinuté ruskými společnostmi založené na DBMS: „Lan-Docs“ - Lanit JSC; OPTIMA-WorkFlow - společnost Optima; "Code" - státní podnik "Centrum pro vývoj počítačů"; „AquaDoc“ – poradenská společnost Aquarius atd.;
Systémy vyvinuté ruskými společnostmi využívající technologii LotusNotes: СompanyMedia - společnost Inter Trust; "BOSS-Referent" - IT společnost; "Eskado" - CJSC Interprokom LAN atd.:
Rusifikované verze populárních západních systémů: „Documentum 4i“ - společnost Documentum; "DOCSOpen" - společnost Hummingbird"; "LotusDomino\Notes" - IBN Corporation; "DocuLive" - koncern Siemens; "WorkExpeditor" - Compaq Corporation atd.
Pro srovnání jsou dále v článku 7.8.4 a článku 7.8.5 uvedeny charakteristiky dvou softwarových systémů – „DELO“ a „BOSS-Referent“, orientovaných na ruské a západní technologie dokumentace a správy dokumentů.
Úvod
Informační technologie
Mechanizace
Pod
Konverzační;
Místní;
Víceúrovňové;
automatizované systémy řízení podniku se liší svým zaměřením. Například pro „Best“ nebo „Parus-5“ je prioritou obchodní sektor; Infosoft je jedním z lídrů v oblasti automatizace účetnictví ve výrobě. Kromě toho existují univerzální „systémy řízení podniku“: „Parus-4“, „Infin“, „Abacus“, BOSS, „Galaktika“, „Supermanager-6-7“ atd.
Účelem tohoto článku je však posoudit schopnosti systémů pro automatizaci toku osobních dokumentů, a to pouze těch nejslibnějších, patřících do systémů čtvrté generace.
Integrovaný systém M-2 na základě aplikace moderní technologie. M-2 je jediný softwarový balík založený na centralizované podnikové databázi. Otevřenost systému M-2 zároveň umožňuje využití stávajících podnikových databází s integrací do jednoho komplexu i moderních softwarových balíků ( Microsoft Office 97).
Systém M-2 je vyvíjen na bázi databázového serveru Data Oracle 7.3, který poskytuje vysokorychlostní charakteristiky a vysoký stupeň spolehlivosti a ochrany dat. Klientské stanice jsou vyvinuty na softwarovém systému Delphi 3.0 a mohou fungovat na operačních sálech Systémy Windows NT nebo Windows'95.
Zásadní rozdíl mezi integrovaným systémem a libovolně složitým souborem automatizovaných pracovních stanic spočívá především v ideologii designu. Systémy pracovních stanic jsou koncipovány jako automatizace stávajících pracovišť a v budoucnu na sebe navazují. Zároveň samozřejmě takový informační systém může implementovat pouze ty manažerské technologie, které byly v podniku k dispozici v době jeho vzniku, protože návrh samotných modulů byl realizován na základě konkrétních existujících zakázek.
Integrovaný systém je navržen okamžitě jako jeden celek, zaměřený na moderní technologie řízení; pracovní místa vznikají ve druhé etapě v již vytvořeném integrovaném prostředí.
Navíc pracovní stanice vytvořené v rámci architektury souborového serveru nesplňují moderní požadavky ani z hlediska rychlostních charakteristik, ani z hlediska bezpečnosti a spolehlivosti systému. Je třeba poznamenat, že práce, která byla vykonána při vytváření automatizovaných pracovních stanic, nebude ztracena. Za prvé, mnoho prvků vytvořených pracovních míst může být použito jako moduly pro vytváření pracovních míst v rámci nového systému, zejména proto, že návrh pracovních míst zabírá nejméně 50 % doby vytvoření. Za druhé, uživatelé získali počítačové dovednosti, bez kterých není možné implementovat žádný systém. Za třetí, v rámci této práce vznikl kádr programátorů, kteří znají specifika podniku, kteří budou potřeba i při psaní zakázek v prostředí nového integrovaného systému. Investice do předchozího vývoje se proto jistě vyplatí. Na rozdíl od komplexu automatizovaných pracovních stanic při zavádění integrovaného systému nedochází k pouhé automatizaci stávajících zakázek, ale k rekonstrukci celého systému zpracování informací s návrhem nových zakázek ve vztahu k novým technologiím.
Současně s implementací systému M-2 jsou proškolováni specialisté a jsou jim vydávány příslušné certifikáty. Takto vyškolení specialisté získávají právo vytvářet vlastní moduly v systému M-2 a upravovat stávající moduly v rámci stanoveném certifikátem. Podnik se tak nestane závislým na společnosti, která systém vyvinula, a je schopen samostatně udržovat fungování systému.
Firemní účetní systém NS2000 splňuje požadavky na funkční úplnost a je vítězem šestky Mezinárodní soutěž software v oblasti financí a obchodu. Systém je navržen a vyvíjen pomocí nástrojů BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.
Schéma komplexu je tedy souborem modulů, které lze všechny seskupit do tří hlavních oblastí: management, finance, logistika.
Část R/3 systémy obsahuje modul Oracle Applications Human Resources, který vám umožní vytěžit ze svých zaměstnanců maximum prostřednictvím efektivního náboru, personálního řízení, školení, odměňování a plánování kariéry. Modul „Oracle Applications Human Resources Management“ je dnes ve své třídě produktů jedním z funkčně nejúplnějších systémů pro organizaci práce HR oddělení moderního podniku.
Jeho použití vám umožní vyřešit následující problémy:
· plánování organizačních změn, včetně modelování strukturních a pracovních hierarchií organizace;
· plánování strukturních jednotek, popis hodnosti, pozice, pozice, vedení adresářů atd.;
· osobní záznamy zaměstnanců a kandidátů s úplným záznamem jejich odborných kvalit (pro optimální využití pracovních zdrojů), údaje pro výpočet mezd, údaje o využití pracovní doby, záznamy zaměstnanců, potřeby dalšího vzdělávání a výsledky školení zaměstnanců;
· analýza a reporting na standardních formulářích státní správy, nestandardní reporting pomocí vývojových nástrojů Oracle, analýza provozních dat a podpora rozhodování.
Systém "Orakl-Personel" všechny výhody předchozích systémů jsou vlastní. Má však i řadu dalších výhod. Systém poskytuje možnost práce s databázovým systémem (zaměstnanci na plný úvazek, propuštění zaměstnanci, archiv, personální rezerva, brigádníci atd.), což výrazně zkracuje dobu zpracování požadavku. Druhou nepochybnou výhodou je obsah registračního lístku, který zahrnuje 102 témat (podle usnesení Státního výboru pro statistiku musí karta obsahovat minimálně 55 témat).
Je zde možnost libovolné úpravy personální tabulky s automatickým výpočtem volných míst a také vyvinutý modul pro zpracování ad hoc požadavků. Systém poskytuje postupy pro vedení docházkových výkazů (osobních i jednotkových) s automatickou kontrolou dovolených, služebních cest, finanční výpomoci atd. Pouze některé systémy mají všechny požadované úseky personální evidence, ale pouze v systému „Orakle-Personnel“ jsou k dispozici v plném rozsahu. S přihlédnutím k jeho přijatelné ceně (až 500 USD) lze tedy tvrdit, že v současnosti je tento systém lídrem mezi podnikovými automatizačními systémy, včetně všech funkcí automatizace toku HR dokumentů.
Systém automatizace obchodních procesů (BAPS) je třída softwarových produktů, které automatizují popis a provádění libovolných obchodních procesů (zcela nebo částečně), zatímco dokumenty, informace, úkoly jsou přenášeny k provedení nezbytné akce z jednoho účastníka procesu na druhého v souladu s danými pravidly. Hlavním konceptem SADP je pracovní tok.
Pracovní postup je systém pro zajištění provádění pracovních toků v rámci procesního řízení. Automatizace obchodních procesů je nemožná pouze prostřednictvím implementace účetního systému, protože takové systémy neřeší otázku interakce mezi účastníky účetních procesů. Podobné problémy Systémy třídy BPMS jsou také navrženy k řešení. "PiterSoft: Process Management" na platformě 1C- příklad softwarového produktu třídy BPMS, který je implementován pro řešení otázek interakce mezi účastníky obchodních procesů.
Systém SADP je také podmnožinou systémů elektronické správy dokumentů (EDMS).
Úvod
Obrovský nárůst objemu informací a velké změny v poptávce po informacích začaly klást nové nároky na organizaci informačních a dokumentačních služeb v organizaci.
Požadavky na služby související s informační a dokumentační podporou se začaly měnit. V zahraničí se jim začalo říkat služba správy (či správy) informačních a dokumentačních zdrojů, u nás - služba dokumentační podpory managementu (DOU).
Hlavním směrem zdokonalování předškolního vzdělávacího zařízení a jeho přizpůsobení moderním podmínkám bylo využití nejmodernější výpočetní a telekomunikační techniky a na jejím základě vytvoření vysoce efektivních informačních a řídících technologií při práci s dokumenty.
Navržená učební pomůcka je zpracována v souladu s pracovní program obor „Informační technologie v dokumentační podpoře managementu a archivnictví“, směr školení „034700 Dokumentace a archivnictví“ (6. semestr, bakalářský). Cíle zvládnutí této disciplíny jsou: schopnost vytvořit lokální regulační rámec pro podporu dokumentace pro řízení a archivní záležitosti, dále schopnost dokumentovat manažerské informace, zefektivnit tok dokumentů, technologie zpracování dokumentů za účelem jejich uchování a přenosu pro skladování.
Téma 1. Základní pojmy a pojmy
Základní pojmy a pojmy: mechanizace a automatizace, informace, informační technologie, výpočetní technika, automatizace a informatizace, automatizované informační systémy
Řídící činnost jakékoli organizace je založena na zpracování příchozích úředních dokumentů, bez ohledu na způsoby jejich příjmu a typů médií, dále na produkci dokumentárních informací a úředních dokumentů určených jak pro vnitřní potřebu v rámci organizace samotné, tak pro vnější použití.
Pomocí speciálních technologií se příchozí dokumenty převádějí na informace nezbytné k dosažení určitého výsledku. Samotný pojem „technologie“ se používá v průmyslové výrobě a je definován jako systém vzájemně propojených způsobů zpracování materiálů a způsobů výroby produktů ve výrobním procesu. V oblasti dokumentační podpory pro management s přihlédnutím ke specifikům informační procesy, na kterém je založena, je technologie dokumentační podpory řízení definována jako systém metod a metod pro shromažďování, předávání, zpracování, shromažďování, uchovávání dokumentů a dokumentačních informací založený na použití jednotných metodických technik a pravidel.
Technologie pro dokumentační podporu managementu se v souladu s rozdílem v informačních procesech dělí na:
· technologie pro zpracování příchozích a odchozích dokumentů;
· technologie pro přenos (přinášení) informací o dokumentu ke koncovému uživateli;
· technologie pro zadávání dokumentů informační základna organizační data na základě její vnitřní struktury;
· technologie pro zpracování informací o dokumentech a shromažďování dokumentů;
· technologie pro ukládání a používání samostatných lokálních skupin dokumentů.
Tím pádem, dokumentační podpora management (DOU) pokrývá problematiku dokumentace, organizace práce s dokumenty v procesu správy a systematizace jejich archivního ukládání.
Informační technologie je soubor metod, výrobních procesů a softwaru technické prostředky, spojené do technologického řetězce, který zajišťuje sběr, zpracování, uchovávání, distribuci a zobrazování informací za účelem snížení pracnosti procesů využívání informačního zdroje a zvýšení jejich spolehlivosti a efektivity.
Informační a komunikační technologie se navrhují chápat jako soubor objektů, úkonů a pravidel spojených s přípravou, zpracováním a doručováním informací v osobní, hromadné a průmyslové komunikaci, jakož i všech technologií a odvětví, které nedílně podporují uvedené procesy.
Informační technologie se začaly aktivně využívat díky informatizaci podniků. Elektronizace se týká procesu implementace počítačové vybavení, zajišťující automatizaci informačních procesů a technologií.
Automatizace nám umožňuje hovořit o dvou souborech opatření: mechanizaci a automatizaci procesů spojených s předškolními vzdělávacími institucemi.
Mechanizace administrativní procesy je využívání technických prostředků k provádění dokumentačních operací a organizaci práce s dokumenty. Účelem mechanizace kancelářské práce je převedení provádění netvůrčích (pomocných) operací na technické prostředky.
Pod automatizované informační technologie(AIT) management je chápán jako systém metod a metod pro shromažďování, shromažďování, ukládání, vyhledávání, zpracování a ochranu manažerských informací založených na využití vyvinutého softwaru, výpočetní techniky a komunikací, jakož i způsobů, jakými jsou tyto informace poskytované uživatelům.
Na základě míry pokrytí úkolů řízení se automatizované informační technologie dělí do následujících skupin: elektronické zpracování dat; automatizace řídicích funkcí; podpora při rozhodování; elektronická kancelář; odbornou podporu.
Podle třídy realizovaných technologických operací lze AIT rozdělit na: systémy s textový editor; systémy s tabulkovým procesorem; systémy pro správu databází; systémy s grafické objekty; multimediální systémy; hypertextové systémy.
Typ uživatelské rozhraní automatizované informační technologie se dělí na:
Dávkové (centralizované zpracování);
Konverzační;
Síť (více uživatelů).
Podle způsobu výstavby sítě lze AIT rozdělit na:
Místní;
Víceúrovňové;
Distribuováno.
Téma 2 Hlavní etapy v historii automatizace předškolních vzdělávacích institucí a archivnictví
2.1. Automatizace práce s dokumenty jako nedílná součást automatizace procesů řízení.
2 .2. První etapa (60. – 70. léta 20. století) – koncepce automatizovaných řídicích systémů (ACS). Tvorba a implementace systémů zpracování dokumentů v rámci automatizovaných řídicích systémů. Sdílená výpočetní centra. První systémy vyhledávání informací (IRS). Částečná automatizace některých kancelářských a archivních funkcí.
2.3. Druhá etapa (80. léta - počátek 90. let) - vývoj technologických řešení na bázi PC. Tvorba a vývoj konceptu automatizovaných pracovních stanic (AWS). Vznik možnosti komplexní automatizace předškolních vzdělávacích institucí a archivních záležitostí. Vývoj specializovaného softwaru.
2.4. Třetí etapa (90. léta – současnost) – plošné zavádění a používání nových informační technologie, které kombinují počítače, komunikační a kancelářské vybavení. Komplexní automatizace všech fází toku dokumentů a archivace dokumentů.
Potřeba automatizace kanceláří je způsobena rychlým zlepšováním technologie výroby počítačů, softwaru a rozsáhlým zaváděním informačních technologií. Automatizace byla tradičně chápána jako vytěsnění rutinní mechanické práce, „uvolnění“ pracovníků. Snížení nákladů však není hlavním cílem automatizace. Hlavním cílem automatizace je získat nové manažerské kvality, získat efektivní řízení. Tento koncept automatizace zahrnuje reorganizaci řízení a přepracování informačního systému.
Automatizace předškolních vzdělávacích institucí a archivnictví začala v 60. letech 20. století. Automatizaci předcházela etapa mechanizace, která začala koncem 19. století.V období od konce 19. století. až do 50. let 20. století mechanizace se týkala především resortních archivů. Použití prostředků „malé mechanizace“ bylo sporadické a omezovalo se na použití matricových informačních médií (ruční děrné štítky, děrné pásky, kódy) a počítacích a děrných zařízení k řešení specifických problémů v oblasti účtování obyvatelstva (sčítání lidu), plánování , reporting ve výrobě atd.
První etapou byla doba akumulace empirických zkušeností v oblasti tvorby lokálních a meziarchivních automatizovaných informačních rešeršních systémů - AIPS. Růst rozsahu aplikace automatizovaných systémů v archivnictví je spojen především s rozvojem informačních nosičů (mikrofilmy, magnetické pásky, karty, disky, formuláře atd.) a technické podpory (elektronické děrovací stroje, elektronické počítače, osobní počítače) vznik speciálních balíčků aplikační programy pro AIPS. Proces tvorby automatizovaných řídicích systémů (ASS) ve všech sektorech ekonomiky měl v tomto období také významný vliv na automatizaci archivace.
Automatizovaný řídicí systém (ACS) - soubor hardwaru a softwaru určený k řízení různých procesů uvnitř technologický postup, výroba, podnik. Tvůrcem prvních automatizovaných řídicích systémů v SSSR je doktor ekonomie, profesor, člen korespondent Národní akademie věd Běloruska, zakladatel vědecké školy strategického plánování Nikolaj Ivanovič Veduta.
Nejdůležitějším úkolem automatizovaného řídicího systému je zvýšení efektivity facility managementu na základě zvýšení produktivity práce a zdokonalených metod plánování procesu řízení.
Období druhé poloviny 80. - 90. let 20. století. - spojené s počátkem spontánní elektronizace nejprve moskevského a poté i místních státních archivů. Vůdci tohoto procesu byli Národní výzkumné centrum TD SSSR (RNITs CD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) a další archivy. V 90. letech V Ruské federaci zavedly legislativní a regulační akty více než 20 automatizovaných kancelářských a dokumentačních systémů specifických pro průmysl, čímž vznikla obrovská pole strojově čitelných (elektronických) dokumentů. K vytváření polí elektronických dokumentů dochází také digitalizací papírových zdrojů ve státních archivech (za účelem vytvoření pojistného fondu a fondu užití) a také tvorbou plnotextových databází. Nové informační technologie v oblasti konzervace a restaurování dokumentů, vytvoření pojistného fondu a fondu užití navíc umožňují prodloužit životnost cenných historických pramenů.
V současné fázi lze stav informačních technologií v předškolních vzdělávacích institucích charakterizovat:
Přítomnost velkého objemu databází obsahujících informace o činnosti organizace;
Vytváření technologií, které poskytují interaktivní uživatelský přístup informační zdroje;
Expanze funkčnost informační systémy a technologie zajišťující zpracování informací, vytváření lokálních multifunkčních problémově orientovaných informačních systémů pro různé účely;
Začlenění prvků intelektualizace uživatelského rozhraní do informačních systémů, expertní systémy a další technologické prostředky.
Komplexní automatizace všech fází toku dokumentů a archivního ukládání dokumentů zahrnuje: automatizaci práce s dokumenty, automatizované pracovní stanice, elektronické kancelářské systémy.
Federální cílový program „Elektronické Rusko (2002-2010)“ uvádí, že rozvoj a široké využívání informací a komunikační technologie je zásadní pro zlepšení efektivnosti ekonomiky, státu a samosprávy. Jednou z oblastí využití informačních komunikačních technologií v činnosti státních orgánů, organizací a podniků je „vývoj elektronického systému správy dokumentů, kancelářské práce a standardů správy dokumentů“. Relevance zdokonalování tradiční kancelářské práce je dána potřebou efektivních řídících činností, zrychlením pohybu dokumentů v organizaci a snížením pracnosti zpracování dokumentů. Vytvořený automatizovaný systém (dále AS) kancelářské práce by měl zvýšit efektivitu řízení prostřednictvím vytvoření jednotné dokumentace informační prostor, což uživatelům poskytuje prostředky k efektivní spolupráci na dokumentech kdekoli a kdykoli. Moderní systémy automatizace kancelářské práce a toku dokumentů (SADD) vám umožní řešit celou řadu úkolů kancelářské práce:
Organizace kompletního a pohodlného účetnictví a zpracování veškeré příchozí, odchozí a interní korespondence.
Uchování všech dokumentů souvisejících s činnostmi organizace pohodlnějším a racionálnějším způsobem, což vám umožní rychle je najít požadovaný dokument s výhradou příslušných přístupových práv.
Sledování stavu každého dokumentu, trasy jeho pohybu a také vztahu k ostatním dokumentům.
Zajistěte, aby byly včas splněny požadavky na zpracování dokumentů.
Moderní kancelářské automatizační systémy umožňují vybudovat plnohodnotný systém pro řízení procesů zpracování dokumentů a sledování jejich implementace. SADD pokrývá všechny procesy tvorby, zpracování, replikace, přenosu a ukládání dokumentů a také automatizuje základní postupy moderní kancelářské práce. Životní cyklus dokumentu, od vytvoření až po jeho odepsání či zničení, je prezentován ve formě po sobě jdoucích fází, z nichž každá prochází určitým časovým obdobím. Kancelářské automatizační systémy umožňují automaticky zaznamenávat přechod dokumentu z jedné fáze do druhé.
V současné době přítomnost úspěšně fungujícího systému automatizace kanceláří a toku dokumentů ukazuje na blaho instituce a jejího řízení. To znamená naprostou ovladatelnost podřízených vedení aparátu, jejich kompetence, svornost, kázeň a zájem o co nejúspěšnější provedení zadané práce. Automatizovaný systém umožňuje rychlou a efektivní výměnu informací mezi všemi oblastmi výrobního procesu, zkracuje dobu potřebnou k přípravě konkrétních úkolů a eliminuje možné chyby při přípravě reportovací dokumentace. Zavedení automatizovaného systému zajistí snadnost použití, racionální organizaci výroby a snížení psychické zátěže. Fyziologický stres se také sníží, protože S implementací vhodného softwaru se výrazně zkrátí čas strávený stejnou prací. To bude mít pozitivní vliv na výkon zaměstnance, protože povede ke snížení množství zpracovávaných informací a zaměstnanci budou mít také více času na analýzu a rozhodování managementu.
Automatizované předškolní vzdělávací systémy jsou softwarové systémy zaměřené na automatizaci procesů řízení.
Centrálním článkem informačních technologií v moderních podmínkách je počítač a s ním spojený soubor technických prostředků. Zavádění informačních technologií je dosahováno pomocí systému řízení a organizační a metodické podpory. Při používání jednotlivých technologií a technických zařízení při správě dokumentů je třeba věnovat pozornost konkrétním důsledkům jejich použití.
Navrhují se následující etapy práce na výběru automatizovaného systému pro předškolní vzdělávací zařízení 1:
Vypracování seznamu základních a systémově technických požadavků na systém automatizace firemních dokumentů.
Výběr systému váhových koeficientů (skórů) nebo pořadí pro odborné posouzení.
Hodnocení softwarových produktů z hlediska základních funkčních požadavků a systémově technických vlastností.
Posouzení adaptačních schopností vybraných produktů.
Výběr softwarových produktů, které splňují tato kritéria.
Srovnávací posouzení nákladů spojených s pořízením a implementací softwarových produktů.
Posouzení zkušeností s používáním vybraných softwarových produktů (včetně organizací tohoto typu), pověst vývojářské společnosti.
Výběr softwaru pro systém automatizace dokumentů.
14 cílů automatizace dhow. Úkoly dow v organizaci. Pokrytí procesu automatizace dhow.
Cíle předškolní automatizace všech organizací, bez ohledu na jejich organizační a právní formy, jsou dosti podobné a podle našeho názoru jsou následující:
zlepšení kvality a efektivity řízení a v důsledku toho zajištění konkurenceschopnosti podniku na trhu;
Integrace všech strukturálních divizí organizace, včetně geograficky vzdálených, do jediného cyklu kancelářské práce;
Zajištění operativního a zároveň diferencovaného přístupu k informačním (dokumentačním) zdrojům organizace;
Snížení mzdových a časových nákladů a režijních nákladů a v důsledku toho dosažení ekonomického efektu;
Položení základu pro postupný přechod na elektronickou správu dokumentů v podniku, práce pro budoucnost.
Dosažení svých cílů je možné řešením automatizační úkoly předškolních vzdělávacích institucí organizace, které lze zhruba systematizovat do následujících oblastí:
Příprava a zpracování dokumentů
zkvalitnění a zefektivnění přípravy dokumentů vytvářených v organizaci
sjednocení procesu práce s dokumenty ve všech fázích jeho existence
Organizace toku dokumentů a provádění dokumentů
odstranění duplicitní práce při zadávání informací o dokumentu v různých fázích práce s ním (proces registrace)
vyloučení možnosti ztráty dokumentů (vytvoření dokumentační základny organizace)
zefektivnění toku dokumentů organizace (zjednodušení vývojových diagramů dokumentů – směrování)
zvýšení efektivity a kvality práce výkonných umělců s dokumenty
zkrácení lhůt pro vyhotovení a průchod dokumentů
včasné informování zaměstnanců a vedení o přijatých a vytvořených dokumentech (zabránění duplicitě práce na stejném dokumentu)
Organizace kontroly vyřizování dokumentů
sjednocení toků dokumentů všech divizí organizace (včetně geograficky vzdálených)
rychlé obdržení informací o stavu provedení a umístění jakéhokoli dokumentu
zajištění sledování fází průchodu dokumentů v divizích organizace od okamžiku jejich přijetí (vytvoření) po dokončení práce s nimi (provedení),
Organizace ukládání dokumentů, vyhledávací systém.
zajištění centralizovaného ukládání textů dokumentů zpracovaných v elektronické podobě, jejich grafických vyobrazení a podkladů k nim.
poskytující možnost rychle vyhledávat a organizovat logické spojování dokumentů vztahujících se k jednomu problému.
zajištění rychlého vyhledávání a výběru dokumentů (materiálů) podle tematického souboru detailů.