Dow procesu automatizācija. Pārvaldības dokumentācijas atbalsta automatizācija. Informācijas plūsmu organizēšana
Automatizācijas līmenis tehnoloģiskie procesi darbs ar dokumentiem mūsdienās darbojas kā svarīgs vērtēšanas kritērijs, kas saistīts ar prioritārajām jomām, lai uzlabotu dokumentācijas atbalstu pārvaldībai (DOU). Par formālu rādītāju, kas ļauj spriest par darba kvalitāti un efektivitāti, var uzskatīt automatizētas tehnoloģijas esamību vai neesamību organizācijā un tuvākajā nākotnē - korporatīvo dokumentu automatizācijas sistēmu.
Dokumentu automatizācijas vajadzības un sasniegumi jaunajā informācijas tehnoloģijas izraisīt pastāvīgu piedāvājumu pieaugumu programmatūras tirgū. Mūsdienās tirgū ir pieejami programmatūras produkti, kas sniedz iespēju ne tikai veikt tradicionālās reģistrācijas, izpildes kontroles un dokumentu meklēšanas funkcijas, bet arī nodrošināt dažādas funkcijas dokumentu pārvaldība un elektronisko dokumentu pārvaldības elementu izmantošana. Atšķirībā no pagājušā gadsimta 80. gados ieviestajām sistēmām, kuru mērķis bija maksimāli samazināt darbaspēka izmaksas, veicot konkrētas operācijas biroja darbā (piemēram, reģistrējot un uzraugot dokumentu noformēšanu), mūsdienīgi līdzekļiļauj izveidot automatizētu sistēmu darbam ar dokumentiem visā iestādē vai uzņēmumā.
Šobrīd izstrādes kompānijas piedāvā ne tikai pielāgotas izstrādes, bet arī “boxed” iespējas, t.i., replikējamas izstrādes, kas ņem vērā tipiskas dokumentu automatizācijas vajadzības. Attiecīgi programmatūras produkta izvēle dokumentu plūsmas automatizēšanai kļūst par neatliekamu uzdevumu daudzām dažādu nozaru organizācijām.
Lai automatizētu biroja darba procesus UDOiV, ir nepieciešams formulēt pamatprasības sistēmai, ņemot vērā iestādes specifiku, un no esošajām sistēmām identificēt to, kas apmierinās šādas prasības.
Pirmkārt, automatizētajai dokumentu pārvaldības sistēmai (ADMS) pilnībā jāveic visi dokumentu pārvaldības atbalsta uzdevumi: dokumentu sagatavošana, uzskaite, izpildes kontrole, dokumentu meklēšana, to glabāšana un uzziņu darbs pie dokumentu masīva. Sistēma jāveido uz vienotiem metodoloģiskiem principiem, programmatūras, aparatūras un tehnoloģiskie risinājumi un pašreizējos organizatoriskos un juridiskos apstākļos valsts tiesību aktu, valsts standartu, instrukciju un prasību veidā. Automatizētajai vadības sistēmai jānodrošina uzkrātā pilnīga izmantošana (integrācija). informācijas resurss un ieviest informācijas vienreizējas ievadīšanas un atkārtotas izmantošanas principu gan dokumentos, gan faktiski. Sistēmai arī jāpalīdz izvēlēties maršrutus dokumentācijas pārvietošanai organizācijā, nodrošinot nepieciešamo informācijas aizsardzības pakāpi pret nesankcionētu piekļuvi.
Tātad, korporatīvā sistēma dokumentu plūsmas automatizācijai nosacīta pirmstermiņa un V gadījumā jāatbilst šādām funkcionālajām un sistēmtehniskajām prasībām.
A. Funkcionālās prasības
Orientēts uz piedāvātās tehnoloģijas atbilstību valsts noteikumiem un pirmsskolas izglītības iestāžu korporatīvajiem standartiem, nodrošinot sistēmas lietošanas ērtumu.
1. Biroja darbs
· Dokumentu izveide (izmantojot veidnes)
· Dokumentu reģistrācija
· Dokumentu izpildes kontrole
· Informācija un uzziņu darbs (reģistrācijas kartes meklēšana)
· Lietu saraksta uzturēšana
· Dokumentu plūsmas statistikas datu sagatavošana
· Automātiska informācijas ievade no papīra datu nesējiem
2. Elektroniskā arhīva organizēšana
· Dokumentu arhivēšana
· Pilnībā funkcionāla meklēšana
Dokumentu uzglabāšanas drošība
· Piekļuves arhīva dokumentiem organizēšana
3. Elektronisko dokumentu pārvaldības uzdevumu nodrošināšana
· Tehnoloģija Digitālais paraksts(EDS)
· Strādā ar elektroniskie faili
· Kriptoaizsardzības rīki
· Elektronisko sakaru kanālos saņemto dokumentu reģistrācija
4. Dokumentu pārvaldība
· Dokumentu plūsmu vadīšana organizācijā
· Dokumentu nodošana izpildei
· Dokumentu kustības (nodošanas) kontrole
· Lietotāja darbību kontrole
Dokumentu maršrutēšana
· Dokumentu saskaņošana
· Piekļuves regulēšana reģistrācijas kartēm un dokumentu lietām
5. Biznesa procesu vadība
· Sadarboties ar dokumentiem reāllaikā
· Darbs ar attāliem birojiem un nodaļām
· Atskaišu izveide, izmantojot jebkuru informāciju un jebkurā sadaļā
· Paziņojumu saņemšana no elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas
· Darbs ar uzziņu grāmatām
B. Sistēmas un tehniskās prasības
Sistēmas tehniskajās prasībās jāņem vērā vērtējamo produktu atbilstība izmantotajai sistēmas tehniskajai platformai.
· Klienta-servera tehnoloģija
Interneta tehnoloģija
· Standartu atbalsts atvērtās sistēmas
Lietojumprogrammu izstrādes rīku pieejamība
· Dokumentu skenēšanas rīku pieejamība
· Lietotājam draudzīgs interfeiss
2. Tīkla OS servera daļai
Windows Server 2008
3. Tīkla OS klienta daļai
4. Darbības prasības
· Automatizētās sistēmas uzticamība
· Sistēmas drošība
· Sistēmas administrēšana
· Vienlaicīgo lietotāju skaits - līdz 100
5. Adaptīvās spējas
· Vienkāršība un ērtības, ieviešot sistēmu
· Sistēmas iestatīšanas vienkāršība
· Sistēmas izstrādes iespēja
Tādējādi programmatūras produkta izvēli var uzskatīt par pirmo soli ceļā uz korporatīvās dokumentu automatizācijas sistēmas izveidi. Skaidri definēti uzdevumi un prasības sistēmai ļauj šo izvēli padarīt līdzsvarotāku un konsekventāku. Tas rada svarīgākos priekšnoteikumus veiksmīgai sistēmas ieviešanai un lietotāju darbam ar to.
Automatizēta pirmsskolas izglītības sistēmas ir programmatūras pakotnes, kuru mērķis ir automatizēt vadības procesus.
Centrālā saikne informācijas tehnoloģijās mūsdienu apstākļos ir dators un ar to saistītais tehnisko līdzekļu komplekts. Informācijas tehnoloģiju ieviešana tiek panākta ar vadības sistēmas un organizatoriskā un metodiskā atbalsta palīdzību. Lietojot atsevišķas tehnoloģijas un tehniskās ierīces Jāpievērš uzmanība to izmantošanas īpašajām sekām.
Tiek piedāvāti šādi darba posmi automatizētas sistēmas izvēlei pirmsskolas izglītības iestādei 1:
Pamatprasību un sistēmtehnisko prasību saraksta sastādīšana uzņēmuma dokumentu automatizācijas sistēmai.
Svēruma koeficientu (punktu) sistēmas izvēle ekspertu vērtējumam.
Programmatūras produktu novērtēšana no funkcionālo pamatprasību un sistēmas tehnisko raksturojumu viedokļa.
Izvēlēto produktu pielāgošanās spēju novērtējums.
Programmatūras produktu izvēle, kas atbilst šiem kritērijiem.
Ar programmatūras produktu iegādi un ieviešanu saistīto izmaksu salīdzinošs novērtējums.
Pieredzes novērtējums izvēlētu programmatūras produktu izmantošanā (tajā skaitā organizācijās šāda veida), izstrādātāja uzņēmuma reputāciju.
Izvēle programmatūra dokumentu automatizācijas sistēmai.
14 dhow automatizācijas mērķi. Pārstāvju uzdevumi organizācijā. Dhow automatizācijas procesa pārklājums.
Pirmsskolas automatizācijas mērķi no visām organizācijām, neatkarīgi no to organizatoriskās un juridiskās formas, ir diezgan līdzīgas un, mūsuprāt, ir šādas:
Pārvaldības kvalitātes un efektivitātes paaugstināšana, kā rezultātā uzņēmuma konkurētspējas nodrošināšana tirgū;
Visu organizācijas struktūrvienību, arī ģeogrāfiski attālo, integrācija vienotā biroja darba ciklā;
Nodrošinot operatīvu un vienlaikus diferencētu piekļuvi organizācijas informācijas (dokumentācijas) resursiem;
Darbaspēka un laika izmaksu un pieskaitāmo izmaksu samazināšana un rezultātā ekonomiska efekta iegūšana;
Liekot pamatus pakāpeniskai pārejai uz elektronisko dokumentu pārvaldību uzņēmumā, darbs nākotnei.
Savu mērķu sasniegšana ir iespējama, risinot organizācijas pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas uzdevumi, ko var aptuveni sistematizēt šādās jomās:
Dokumentu sagatavošana un noformēšana
organizācijā izveidoto dokumentu sagatavošanas kvalitātes un efektivitātes uzlabošana
darba ar dokumentiem procesa apvienošana visos tā pastāvēšanas posmos
Dokumentu aprites organizēšana un dokumentu noformēšana
darba dublēšanās novēršana, ievadot informāciju par dokumentu dažādos darba ar to posmos (reģistrācijas process)
dokumentu nozaudēšanas iespēju novēršana (organizācijas dokumentālās bāzes izveide)
organizācijas dokumentu plūsmas racionalizēšana (dokumentu plūsmas diagrammu vienkāršošana - maršrutēšana)
izpildītāju darba ar dokumentiem efektivitātes un kvalitātes paaugstināšana
dokumentu noformēšanas un nodošanas termiņu samazināšana
savlaicīga darbinieku un vadības informēšana par saņemtajiem un izveidotajiem dokumentiem (izvairoties no darba dublēšanās pie viena dokumenta)
Dokumentu noformēšanas kontroles organizēšana
visu organizācijas nodaļu (arī ģeogrāfiski attālo) dokumentu plūsmu apvienošana
operatīva informācijas saņemšana par jebkura dokumenta izpildes statusu un atrašanās vietu
nodrošināt dokumentu nodošanas posmu izsekošanu organizācijas nodaļās no to saņemšanas (izveidošanas) līdz darba pabeigšanai ar tiem (izpilde),
Dokumentu uzglabāšanas organizēšana, meklēšanas sistēma.
nodrošinot centralizētu elektroniskā formā sagatavoto dokumentu tekstu, to grafisko attēlu un tiem paredzēto materiālu uzglabāšanu.
nodrošinot iespēju ātri meklēt un organizēt ar vienu jautājumu saistītu dokumentu loģisku sasaisti.
nodrošinot operatīvu dokumentu (materiālu) meklēšanu un atlasi atbilstoši tematiskajam detaļu kopumam.
Dokumentu apstrādes, veidošanas, izmantošanas un uzglabāšanas automatizēto tehnoloģiju ieviešanas posmi. Šo tehnoloģiju attīstība un to ietekme uz dokumentācijas procesiem. Izpētīt iespējas un modeļus darbam ar dokumentiem, kas ierakstīti jaunos datu nesējos (mašīnlasāmie dokumenti, elektroniskie dokumenti).
Tautsaimniecības uzskaites, plānošanas un pārvaldības valsts informācijas vākšanas un apstrādes sistēmas izveide (OGAS), automatizētās nozaru vadības sistēmas (ACS). Standarta vadības dokumentācijas sistēma (DSMS). Automatizētu informācijas izguves sistēmu izveide grāmatvedības un statistikas dokumentācijai, automatizētas sistēmas dokumentu izpildes uzraudzībai (ASKID).
2. tēma. Informācijas tehnoloģiju ieviešanas un lietošanas problēmas regulējošais tiesiskais regulējums. Starptautiskie un nacionālie standarti.
Starptautiskie tiesību akti. Okinavas 2000. gada globālās informācijas sabiedrības harta. 2003. gada Pasaules samita par informācijas sabiedrību deklarācija (ar grozījumiem). Starptautiskie tiesību akti.
Krievijas Federācijas normatīvie akti un nolikums. Krievijas Federācijas 2011. gada 6. aprīļa likums Nr. 63-FZ “Par elektroniskajiem parakstiem”. Krievijas Federācijas 2006. gada 27. jūlija likums Nr. 149-FZ “Par informāciju, informācijas tehnoloģijām un informācijas aizsardzību”. Krievijas Federācijas kodi.
Krievijas Federācijas valdības dekrēti un rīkojumi, federālās un reģionālās programmas, koncepcijas. Krievijas Federācijas valdības 2012. gada 6. septembra dekrēts Nr. 890 “Par pasākumiem elektronisko dokumentu pārvaldības uzlabošanai valsts iestādēs”. Valdības dekrēts Krievijas Federācija 2009.gada 22.septembra Nr.754 “Par Noteikumu par starpresoru elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu apstiprināšanu”. Krievijas Federācijas valdības 2011. gada 7. septembra dekrēts Nr. 751 “Par grozījumiem biroja darba noteikumos federālajās izpildinstitūcijās”. Krievijas Federācijas valdības 2009. gada 15. jūnija dekrēts Nr. 477 “Par Biroja darba noteikumu apstiprināšanu federālajās izpildinstitūcijās”. Krievijas Federācijas valdības 2007. gada 25. decembra dekrēts Nr. 931 “Par dažiem pasākumiem informācijas mijiedarbības nodrošināšanai starp valsts iestādēm un pašvaldībām sabiedrisko pakalpojumu sniegšanā pilsoņiem un organizācijām”. Krievijas Federācijas valdības 2002. gada 28. janvāra dekrēts Nr. 65 “Par federālo mērķprogrammu “Elektroniskā Krievija (2002-2010)” (ar grozījumiem un papildinājumiem, datēts ar 2006. gada 15. augustu). Krievijas Federācijas valdības 2010.gada 20.oktobra rīkojums Nr.1815 “Par Krievijas Federācijas valsts programmu “Informācijas sabiedrība (2011-2020)”. Krievijas Federācijas valdības 2010. gada 17. decembra rīkojums Nr. 2299-"Par plānu federālo izpildvaras iestāžu un federālo budžeta iestāžu pārejai uz bezmaksas programmatūras izmantošanu." Krievijas Federācijas valdības 12. februāra rīkojums
2011 Nr.176-r “Par rīcības plāna apstiprināšanu federālo izpildinstitūciju pārejai uz elektronisku dokumentu apriti, organizējot iekšējās darbības”. Krievijas Federācijas valdības 2008.gada 6.maija rīkojums Nr.632-r “Par Elektroniskās valdības veidošanas Krievijas Federācijā koncepcijas līdz 2010.gadam apstiprināšanu”. Krievijas Federācijas valdības 2006. gada 17. jūlija rīkojums Nr. 1024-r “Par reģionālās informatizācijas koncepciju līdz 2010. gadam”. Krievijas Federācijas valdības 2004. gada 27. septembra rīkojums Nr. 1244-r “Par koncepciju par informācijas tehnoloģiju izmantošanu federālās valdības iestāžu darbībā līdz 2010. gadam”.
Informācijas sabiedrības attīstības stratēģija Krievijas Federācijā (Apstiprināta Krievijas Federācijas prezidenta V. Putina 2008. gada 7. februārī, Nr. Pr - 212).
Informācijas drošības padome Krievijas Federācijas prezidenta pakļautībā.
Normatīvie un metodiskie dokumenti un standarti. GOST 34.03-90. "Informāciju tehnoloģijas. Standartu komplekts automatizētām sistēmām: Automatizētās sistēmas: termini un definīcijas”, GOST 34.601-90. "Informāciju tehnoloģijas. Standartu kopums automatizētām sistēmām: Automatizētās sistēmas: izveides posmi. Nacionālie standarti, kas izstrādāti, pamatojoties uz starptautiskajiem ISO standartiem (GOST R ISO 15489-1-2007 “SIBID. Dokumentu pārvaldība. Vispārīgās prasības”; GOST R ISO 23081-1-2008 “SIBID. Dokumentu pārvaldības procesi. Dokumentu metadati. 1. daļa . Principi"), GOST R ISO/IEC 26300-2010 "Informācijas tehnoloģija. Open Document formāts biroja lietojumprogrammām (OpenDocument) v. 1,0" utt.
Starptautiskie standarti ISO un IEC. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, ISO 30300 sērija, IEC 82045 utt.); MoReq 2, MoReq 10 utt.
Ar problēmu elektroniskais dokuments Pirmsskolas izglītības iestāžu elektroniskās dokumentu pārvaldības un automatizācijas problēma ir cieši saistīta.
Šobrīd ir izstrādāti un ieviesti dažādi uzņēmumi liels skaitlis automatizētas dokumentu pārvaldības sistēmas (ADMS), ko raksturo specifiskas pieejas un ieviešanas datori un komunikācijas līdzekļi. Diemžēl šīm norisēm trūkst vienotas terminoloģijas. Izstrādes uzņēmumu produktiem ir tādi nosaukumi kā: dokumentu automatizācijas sistēma, datorsistēmu biroja darba un dokumentu plūsmas automatizācija, biroja vadības sistēma, izkliedētā dokumentu pārvaldības sistēma, elektroniskais arhīvs u.c. Izstrādāto un izstrādāto sistēmu nosaukumu dažādība norāda tikai uz to, ka šodien šī informācijas tirgus joma vēl nav izveidojusies kā neatkarīgs segments, un dažos gadījumos ASUD produkti risināšanas laikā parādās kā saistīti izstrādnes vai blakusprodukts. citas sarežģītākas problēmas.
Tomēr ASUD skaits pieaug diezgan ātri. Aptuveni 30-40 uzņēmumi regulāri piedalās DOCFLOW konferencēs un piedāvā savus izstrādājumus patērētājiem. Tie, protams, ir lielākie izstrādātāji, kas nosaka tehnisko un tehnoloģisko risinājumu līmeni. Ir arī zināms, ka daudzas automatizētās vadības sistēmas ir izstrādātas individuāli iekšējai lietošanai un netiek laisti tirgū.
Diemžēl šajā nozarē informācijas nozare, neskatoties uz acīmredzamo vajadzību, nav izveidota sistēma, lai uzraudzītu notikumus, kas parādās tirgū, un nav arī skaidri funkcionējošas sistēmas to licencēšanai un sertificēšanai. Speciālistu atsauksmes par šāda veida sistēmām vadošajos datoru un informācijas izdevumos, nemaz nerunājot par publikācijām biroja darbam un arhīviem, ir reti. Pēdējie publicētie apskati ir pelnījuši apstiprinājumu, lai gan kritēriji, vērtēšanas rādītāji un lietotā terminoloģija no dokumentu pārvaldības teorijas un prakses viedokļa nav optimāla. Neviens no dalībniekiem salīdzinošā analīze netiek pārbaudīta sistēmu atbilstība spēkā esošajiem standartiem un noteikumiem darbam ar dokumentiem, konkrētas sistēmas ieviešanas izmaksas netiek salīdzinātas ar iegūtajiem tiešajiem un netiešajiem ieguvumiem (nemaz nerunājot par ekonomisko efektu).
Acīmredzot šis darbs būtu jāveic neatkarīgiem ekspertiem, piemēram, VNIIDAD, lai kvalificētāk novērtētu konkrētas ASUD priekšrocības vai trūkumus.
Automatizēto vadības sistēmu izstrādes principi un atlases kritēriji
Mēģināsim apsvērt galvenās tendences automatizēto vadības sistēmu attīstībā.
Pirmkārt, mēs atzīmējam, ka, lai izveidotu pilnvērtīgu produktu, tieši sistemātiskā pieeja ļauj pēc automatizētās vadības sistēmas ieviešanas runāt par visaptverošu dokumentu atbalsta problēmas risinājumu pārvaldībai. organizācija.
Otrs sistēmas raksturlielums ir tas, vai tā ir specializēta sistēma vai vispārējas nozīmes sistēma? Tas ir, vai sistēma ir izstrādāta tieši pirmsskolas izglītības iestādēm vai līdz ar citiem mērķiem to var pielāgot pirmsskolas izglītības iestāžu uzdevumu veikšanai (vai vienlaikus pildīšanai)?
Treškārt, patērētājam ir svarīgas sistēmas izmaksas un organizācijas mērogs, kurā to var piemērot, un dokumentu plūsmas apjoms.
Patērētājiem, izvēloties vajadzīgo sistēmu, vispirms jāņem vērā, kāda veida pārvaldības struktūrai ir izvēlēts ASUD. Mūsuprāt, mēs varam izšķirt šādas patērētāju kategorijas:
1) sarežģītas hierarhiskas struktūras (ministrija, departaments, korporācija, banka utt.);
2) teritoriālās iestādes (pilsētu administrācijas, federālie subjekti, pašvaldības utt.);
3) vidēja un zemāka līmeņa komerciālas un bezpeļņas organizācijas.
Protams, iepriekš minētā sistematizācija ir nosacīta, taču tā galvenokārt absorbē galvenos ASUD patērētāju veidus. Katrai no šīm patērētāju grupām ir vairāki piedāvājumi.
Piemēram, uzņēmumu “Elektroniskās biroja sistēmas”, “Vest”, “Ankey”, “Lanit” u.c. izstrādātās ir paredzētas ministrijām un resoriem, otrajai patērētāju kategorijai slavenākās ir “. Granit-Center” kampaņa, Maskavas Attīstības institūta Zinātniski tehniskais centrs. Lielākā daļa izstrādņu ir paredzētas trešās kategorijas organizāciju patērētājiem. Šeit jūs varat pievērst uzmanību Intertrust, IT, Optima, Centrinvestsoft un citiem produktiem.
Viens no produktiem, kas atbilst gandrīz visām biroja darba prakses prasībām, ir kompānijas Electronic Office Systems izstrādātā sistēma Delo-96 un tai sekojošās modifikācijas. Šī sistēma atbilst sadzīves biroja darba tradīcijām un ņem vērā esošās normatīvās un metodiskās prasības šādām sistēmām.
Inter Trust speciālisti, kuri savās izstrādēs izmanto Lotus tehnoloģijas, izvēlējās nedaudz atšķirīgu pieeju automatizēto vadības sistēmu projektēšanai. Plašajā uzņēmuma attīstības klāstā cienīgu vietu ieņem vadības dokumentācijas sistēmas. Uzņēmuma pirmais produkts šajā virzienā bija dokumentācijas atbalsta sistēma "Office Media".
Datu bāzes komplekts "Office Media" darbojas Lotes Notes vidē un nodrošina biroja darba un uzņēmumu un organizāciju organizatoriskās un vadības darbības automatizāciju. Sistēmas lietotāji var būt tādi valsts pārvaldes un komercstruktūru departamenti kā pakalpojumi: dokumentācijas atbalsts, dokumentu noformēšanas kontrole, informācijas atbalsts. ārējie kontakti organizācija, personāla vadība, pārdošanas un mārketinga vadība un citi.
Uzņēmuma Inter Trust jaunvārds ir nesen izstrādātā tā sauktā “korporatīvā elektronisko dokumentu pārvaldības un biroja automatizācijas sistēma”.
Vēl vienu ASUD piemēru var saukt par Valsts pētniecības un ražošanas uzņēmuma Granit-Center automatizētas dokumentu plūsmas un biroja vadības sistēmas izstrādi organizācijai "Gran-Doc", kas Maskavā ir diezgan plaši pazīstama. pašvaldību struktūras vadība.
Sistēmas mērķis ir automatizēt galvenos dokumentu apstrādes procesus: uzskaiti, fiksējot ceļu no reģistrācijas līdz norakstīšanai, uzraudzīt katru dokumentu izskatīšanas posmu, saņemšanu. atsauces informācija par dokumentiem, organizācijas dokumentu plūsmas analīze.
Oriģinālo dokumentu apstrādes tehnoloģiju izmantošana palīdz efektīvāk vadīt dokumentu plūsmu organizācijā un nodrošina izpildes disciplīnas uzraudzību.
Dokumentu pārvaldības sistēmas prasības
Ir iespējams formulēt noteiktas prasības modernai dokumentācijas vadības sistēmai organizācijā.
Pirmkārt, automatizētajai vadības sistēmai pilnībā jāveic visi pārvaldības dokumentācijas atbalsta uzdevumi: dokumentu sagatavošana, uzskaite, izpildes kontrole, dokumentu meklēšana, glabāšana un uzziņu darbs pie dokumentu masīva.
Sistēma jāveido uz vienotiem metodoloģiskiem principiem, programmatūras, aparatūras un tehnoloģiskiem risinājumiem, kā arī esošo organizatorisko un juridisko nosacījumu ietvaros valsts tiesību aktu, valsts standartu, instrukciju un prasību veidā.
Automatizētajai kontroles sistēmai jānodrošina uzkrātā informācijas resursa pilnvērtīga izmantošana (integrācija) un jāīsteno informācijas vienreizējas ievadīšanas un atkārtotas izmantošanas princips gan dokumentēti, gan faktiski. Sistēmai arī jāpalīdz administratoriem izvēlēties maršrutus dokumentu pārvietošanai organizācijā, nodrošinot nepieciešamo informācijas aizsardzības pakāpi pret nesankcionētu piekļuvi.
Mūsdienu apstākļos automatizētai vadības sistēmai ir jāspēj paplašināties par noteiktiem komponentiem (tehnisko ierīču un tehnoloģiju skaits, dokumentu skaits (informācijas apjoms), lietotāju skaits) un jāspēj saprātīgās robežās pielāgoties mainīgajām lietotāju prasībām.
Viens no organizācijas integrētas vadības sistēmas ieviešanas un tās iekšējo biznesa procesu optimizācijas līdzekļiem ir vadības dokumentācijas atbalsta automatizācija, kas ļauj identificēt konkurentus, pieņemot gan operatīvus, gan stratēģiskus lēmumus. Dokumentācijas atbalsta efektivitāte vadībai būtiski ietekmē vadības procesu panākumus. Līdz ar to ir jāuzlabo darba ar dokumentiem formas un metodes.
Zem automatizācija plaši saprotams kā pieteikums automātiskās ierīces, strādājot pēc noteiktas programmas un daļēji vai pilnībā aizstājot cilvēku jebkurā darbības jomā.
Zem dokumentu pārvaldības automatizācijas sistēma (DOW) jāsaprot kā jebkura automatizēta sistēma, kas paredzēta dokumentācijas, darba organizēšanas un dokumentu plūsmas problēmu risināšanai neatkarīgi no automatizācijas objekta, vai tā būtu valsts aģentūra, komercbanka, tirdzniecības uzņēmums vai jebkura cita organizācija. Ir svarīgi, lai vadība šajā organizācijā tiktu veikta saskaņā ar normatīvo un metodisko dokumentu prasībām.
Ir trīs galvenie veids, kā ieviest pirmsskolas automatizācijas sistēmu:
1) oriģinālas automatizācijas sistēmas izstrāde pirmsskolas izglītības sistēmai;
2) standarta pirmsskolas automatizācijas sistēmas uzstādīšana;
3) pirmsskolas automatizācijas rīku uzstādīšana.
Oriģinālas pirmsskolas automatizācijas sistēmas izstrāde ietver programmētāju personāla iesaisti un automatizētas sistēmas izstrādi “no nulles” konkrētai organizācijai. Tajā pašā laikā, cik vien iespējams, tiek ņemtas vērā šīs organizācijas īpatnības, kas padara jauna sistēmaērti lietojams. Tiesa, programmēšanas procesam šajā gadījumā ir vairāki trūkumi. Tā ir gara un dārga, turklāt tai ir tendence zaudēt kontroli, tāpēc, tērējot daudz laika un naudas, var konstatēt, ka izstrādātā sistēma neatbilst prasībām un jāsāk no jauna.
Standarta pirmsskolas automatizācijas sistēmas uzstādīšana šajā ziņā ir pilnīgs pretstats oriģinālās sistēmas izstrādei. Uzņēmumi, kas ražo pirmsskolas automatizācijas sistēmas, izstrādā standarta programmatūras produktus, kurus ar minimālu pielāgošanu var izmantot dažādās organizācijās. Šādas sistēmas īsteno noteiktu vispārīgu funkciju kopumu darbam ar dokumentiem, ir lētas un tiek ieviestas pēc iespējas īsākā laikā. Šķiet, ka tā ir ļoti ērta pieeja, taču tai ir arī savi trūkumi. Fakts ir tāds, ka, lai gan prasības pirmsskolas izglītības iestāžu organizēšanai visā Baltkrievijas Republikā ir vienādas, tās ir ļoti konsolidētas, un īstenošanas metodes ievērojami atšķiras. Šajā sakarā ir jāpaplašina funkciju kopums, kas standarta sistēmā nav viegli un bieži vien neiespējami.
Pirmsskolas automatizācijas rīku iestatīšana ir starpposma iespēja starp divām iepriekš minētajām problēmas risināšanas metodēm. No vienas puses, šīs metodes ietvaros tiek ieviesta noteikta standarta sistēma, kas īsteno noteiktu funkciju kopumu (kā otrajā gadījumā), un, no otras puses, tā ir veidota, pamatojoties uz rūpnieciskiem instrumentiem, kas var izmantot, lai to pielāgotu konkrētas organizācijas vajadzībām. Šāda pielāgošana ļauj ņemt vērā konkrētas organizācijas īpatnības (kā pirmajā gadījumā).
Mūsdienu informācijas tehnoloģiju analīze ļauj izcelt: instrumentu klases, ko izmanto trešajā pieejā:
Dokumentu izveides rīki ( tekstapstrādes programmas, galda procesori, datorizētas projektēšanas sistēmas (CAD) utt.);
· datu bāzu pārvaldības sistēmas;
· sistēmas grupu darba atbalstam (grupu piederumu klase);
· dokumentu vadības sistēmas (DMS);
sistēmas E-pasts;
· biznesa procesoru vadības sistēmas (work-flow klase).
Dokumentu izveides rīki ir vispārināts nosaukums sistēmu klasei, kas ietver programmatūru, kas paredzēta dokumentu elektronisko versiju izveidei. Šādas programmatūras galvenās funkcijas ir faila izveide ar dokumenta saturu, izveidotā faila rediģēšana, faila nosūtīšana drukāšanai utt. Šajā grupā ietilpst arī dokumentu apstrādes sistēmas, kas paredzētas papīra dokumentu grafisko attēlu ievadīšanai, apstrādei, uzglabāšanai un izguvei.
Datu bāzes pārvaldības sistēmas ir pamats, lai izveidotu vairāk vai mazāk jaudīgu informācijas sistēma. Tie nodrošina faktiskās informācijas krātuves izveidi un uzturēšanu.
Grupuprogrammatūras sistēmas ir izstrādātas, lai atbalstītu pareizu informācijas apmaiņu starp grupas lietotājiem. Tie atrisina uzglabāšanas, apskates un dalīšanās dokumentus.
Dokumentu pārvaldības sistēmas ir jaudīgas sistēmas, kas organizē darbu ar dokumentu elektroniskajām versijām. Ar to palīdzību tiek reģistrēti dokumenti un atbalstīta to glabāšana (t.sk. saglabāto dokumentu tekstu vairākas versijas). Dokumentu pārvaldības sistēmas veic ne tikai atribūtu, bet arī pilna teksta informācijas meklēšanu.
Pārsūtīšanai tiek izmantotas e-pasta sistēmas e-pastiem starp pirmsskolas izglītības iestādes dalībniekiem, kam var pievienot glabātās dokumentu elektroniskās versijas. Šādā gadījumā ir iespējams sūtīt ziņas vairākiem lietotājiem vienlaikus, brīdinot sūtītāju, ka e-pasts ir saņemts un izlasīts.
Biznesa procesu vadības sistēmas organizē arī elektronisko ziņojumu un dokumentu elektronisko versiju pārsūtīšanu starp pirmsskolas izglītības iestādes dalībniekiem. Tajā pašā laikā viņu funkcionalitāte daudz bagātākas iespējas nekā e-pasts. Pirmkārt, biznesa procesu vadības sistēmas ievieš izpildes disciplīnas uzraudzības funkcijas, automātiski izsekojot noteiktos dokumentu izpildes termiņus un var informēt lietotājus par pieeju. nodošanas laiks. Izstrādātajās šīs klases sistēmās ir iespējama ne tikai paralēla, bet arī secīga dokumentu maršrutēšana, izmantojot maršruta veidnes. Turklāt cieto maršrutēšanu var veikt saskaņā ar iepriekš noteiktu shēmu.
Ar dažādiem līdzekļiem tiek risināti dažādi pirmsskolas izglītības iestāžu uzdevumi (2.1. tabula).
Pirmsskolas izglītības iestādes uzdevumi un instrumenti savus lēmumus
Jebkurš moderna sistēma pirmsskolas izglītības iestādes automatizācijai jāveic šāds komplekts funkcijas:
· dokumentu reģistrācija kartes formā;
· par dokumentiem izdoto lēmumu uzskaite;
· sakaru uzturēšana starp tām;
· dokumentu noformēšanas kontrole;
· dokumentu norakstīšana lietošanai;
· informācijas un uzziņu darbu veikšana;
· ziņošana.
Tādējādi dokumentu reģistrāciju var veikt, izmantojot vienu ekrāna formu (karti) visu veidu dokumentiem un pat maināma tikai programmējot, un ir iespējams izmantot dažādas kartes ne tikai dažādi veidi dokumentus, bet arī lietotāju grupas.
Dokumentu noformēšanas kontrole var sastāvēt no tā, ka uz dokumentu kartes ir lauks “Izpildes termiņš” un “Izpildes datums”, un pārzinis ģenerē to dokumentu sarakstu, kuru izpildes termiņš ir pārsniegts. Šo opciju sauc par dokumenta izpildes pasīvo kontroli. Un ir iespējama aktīvā kontrole, kurā sistēma patstāvīgi uzrauga dokumentu izpildes termiņus un informē lietotājus ne tikai par to pārsniegšanu, bet arī par to drīzu tuvošanos.
Informācijas un uzziņu darbu veikšana var balstīties tikai uz atribūtu meklēšanu dokumentos, t.i. sistēma nodrošina iespēju atrast informāciju, kas glabājas tikai dokumentu kartē, un ir arī iespēja, kurā sistēma saglabā dokumentu tekstus, kuriem tiek veikta automātiska indeksācija. Šāda indeksācija sniedz iespēju tālākai pilna teksta meklēšanai, piemēram, veidot tematiskas dokumentu kolekcijas, pamatojoties uz noteiktu vārdu sastopamību dokumenta tekstā.