Automatizētās informācijas sistēmas dow. Pirmsskolas automatizācijas programmatūras sistēmas. Vadības informācijas avoti

Ar elektroniskā dokumenta problēmu cieši saistīta ir pirmsskolas izglītības iestāžu elektronisko dokumentu pārvaldības un automatizācijas problēma.

Šobrīd dažādi uzņēmumi ir izstrādājuši un ieviesuši lielu skaitu automatizētu dokumentu pārvaldības sistēmu (ADMS), ko raksturo specifiskas pieejas un datorizēti un komunikācijas ieviešanas līdzekļi. Diemžēl šīm norisēm trūkst vienotas terminoloģijas. Izstrādes uzņēmumu produktiem ir tādi nosaukumi kā: dokumentu automatizācijas sistēma, datorsistēmu biroja darba un dokumentu plūsmas automatizācija, biroja vadības sistēma, izkliedētā dokumentu pārvaldības sistēma, elektroniskais arhīvs u.c. Izstrādāto un izstrādāto sistēmu nosaukumu dažādība norāda tikai uz to, ka šodien šī informācijas tirgus joma vēl nav izveidojusies kā neatkarīgs segments, un dažos gadījumos ASUD produkti risināšanas laikā parādās kā saistīti izstrādnes vai blakusprodukts. citas sarežģītākas problēmas.

Tomēr ASUD skaits pieaug diezgan ātri. Aptuveni 30-40 uzņēmumi regulāri piedalās DOCFLOW konferencēs un piedāvā savus izstrādājumus patērētājiem. Tie, protams, ir lielākie izstrādātāji, kas nosaka tehnisko līmeni tehnoloģiskie risinājumi. Ir arī zināms, ka daudzas automatizētās vadības sistēmas ir izstrādātas individuāli iekšējai lietošanai un netiek laisti tirgū.

Diemžēl šajā nozarē informācijas nozare, neskatoties uz acīmredzamo vajadzību, nav izveidota sistēma, lai uzraudzītu notikumus, kas parādās tirgū, un nav arī skaidri funkcionējošas sistēmas to licencēšanai un sertificēšanai. Sistēmu speciālistu atsauksmes ir reti šāda veida vadošajos datoru un informācijas izdevumos, nemaz nerunājot par izdevumiem biroja darbam un arhīviem. Pēdējie publicētie apskati ir pelnījuši apstiprinājumu, lai gan kritēriji, vērtēšanas rādītāji un lietotā terminoloģija no dokumentu pārvaldības teorijas un prakses viedokļa nav optimāla. Neviens no dalībniekiem salīdzinošā analīze netiek pārbaudīta sistēmu atbilstība spēkā esošajiem standartiem un noteikumiem darbam ar dokumentiem, konkrētas sistēmas ieviešanas izmaksas netiek salīdzinātas ar iegūtajiem tiešajiem un netiešajiem ieguvumiem (nemaz nerunājot par ekonomisko efektu).

Acīmredzot šis darbs būtu jāveic neatkarīgiem ekspertiem, piemēram, VNIIDAD, lai kvalificētāk novērtētu konkrētas ASUD priekšrocības vai trūkumus.

Automatizēto vadības sistēmu izstrādes principi un atlases kritēriji

Mēģināsim apsvērt galvenās tendences automatizēto vadības sistēmu attīstībā.

Pirmkārt, mēs atzīmējam, ka, lai izveidotu pilnvērtīgu produktu, tieši sistemātiskā pieeja ļauj pēc automatizētās vadības sistēmas ieviešanas runāt par visaptverošu dokumentu atbalsta problēmas risinājumu pārvaldībai. organizācija.

Otrs sistēmas raksturlielums ir tas, vai tā ir specializēta sistēma vai vispārējas nozīmes sistēma? Tas ir, vai sistēma ir izstrādāta tieši pirmsskolas izglītības iestādēm vai līdz ar citiem mērķiem to var pielāgot pirmsskolas izglītības iestāžu uzdevumu veikšanai (vai vienlaikus pildīšanai)?

Treškārt, patērētājam ir svarīgas sistēmas izmaksas un organizācijas mērogs, kurā to var piemērot, un dokumentu plūsmas apjoms.

Patērētājiem, izvēloties vajadzīgo sistēmu, vispirms jāņem vērā, kāda veida pārvaldības struktūrai ir izvēlēts ASUD. Mūsuprāt, mēs varam izšķirt šādas patērētāju kategorijas:

1) sarežģītas hierarhiskas struktūras (ministrija, departaments, korporācija, banka utt.);

2) teritoriālās iestādes (pilsētu administrācijas, federālie subjekti, pašvaldības utt.);

3) vidēja un zemāka līmeņa komerciālas un bezpeļņas organizācijas.

Protams, iepriekš minētā sistematizācija ir nosacīta, taču tā galvenokārt absorbē galvenos ASUD patērētāju veidus. Katrai no šīm patērētāju grupām ir vairāki piedāvājumi.

Piemēram, uzņēmumu “Elektroniskās biroja sistēmas”, “Vest”, “Ankey”, “Lanit” u.c. izstrādātās ir paredzētas ministrijām un resoriem, otrajai patērētāju kategorijai slavenākās ir “. Granit-Center” kampaņa, Maskavas Attīstības institūta Zinātniski tehniskais centrs. Lielākā daļa izstrādņu ir paredzētas trešās kategorijas organizāciju patērētājiem. Šeit jūs varat pievērst uzmanību Intertrust, IT, Optima, Centrinvestsoft un citiem produktiem.

Viens no produktiem, kas atbilst gandrīz visām biroja darba prakses prasībām, ir kompānijas Electronic Office Systems izstrādātā sistēma Delo-96 un tai sekojošās modifikācijas. Šī sistēma atbilst sadzīves biroja darba tradīcijām un ņem vērā esošās normatīvās un metodiskās prasības šādām sistēmām.

Inter Trust speciālisti, kuri savās izstrādēs izmanto Lotus tehnoloģijas, izvēlējās nedaudz atšķirīgu pieeju automatizēto vadības sistēmu projektēšanai. Plašajā uzņēmuma attīstības klāstā cienīgu vietu ieņem vadības dokumentācijas sistēmas. Uzņēmuma pirmais produkts šajā virzienā bija dokumentācijas atbalsta sistēma "Office Media".

Datu bāzes komplekts "Office Media" darbojas Lotes Notes vidē un nodrošina biroja darba un uzņēmumu un organizāciju organizatoriskās un vadības darbības automatizāciju. Sistēmas lietotāji var būt tādi valsts pārvaldes un komercstruktūru departamenti kā pakalpojumi: dokumentācijas atbalsts, dokumentu noformēšanas kontrole, informācijas atbalsts. ārējie kontakti organizācija, personāla vadība, pārdošanas un mārketinga vadība un citi.

Uzņēmuma Inter Trust jaunvārds ir nesen izstrādātā tā sauktā “korporatīvā elektronisko dokumentu pārvaldības un biroja automatizācijas sistēma”.

Vēl vienu ASUD piemēru var saukt par Valsts pētniecības un ražošanas uzņēmuma Granit-Center automatizētas dokumentu plūsmas un biroja vadības sistēmas izstrādi organizācijai "Gran-Doc", kas Maskavā ir diezgan plaši pazīstama. pašvaldību struktūras vadība.

Sistēmas mērķis ir automatizēt galvenos dokumentu apstrādes procesus: uzskaiti, ceļa fiksēšanu no reģistrācijas līdz norakstīšanai, katra dokumentu izskatīšanas posma uzraudzību, pamatinformācijas iegūšanu par dokumentiem, organizācijas dokumentu plūsmas analīzi.

Oriģinālo dokumentu apstrādes tehnoloģiju izmantošana palīdz efektīvāk vadīt dokumentu plūsmu organizācijā un nodrošina izpildes disciplīnas uzraudzību.

Dokumentu pārvaldības sistēmas prasības

Ir iespējams formulēt noteiktas prasības modernai dokumentācijas vadības sistēmai organizācijā.

Pirmkārt, automatizētajai vadības sistēmai pilnībā jāveic visi pārvaldības dokumentācijas atbalsta uzdevumi: dokumentu sagatavošana, uzskaite, izpildes kontrole, dokumentu meklēšana, glabāšana un uzziņu darbs pie dokumentu masīva.

Sistēma jāveido uz vienotiem metodoloģiskiem principiem, programmatūras, aparatūras un tehnoloģiskiem risinājumiem, kā arī esošo organizatorisko un juridisko nosacījumu ietvaros valsts tiesību aktu, valsts standartu, instrukciju un prasību veidā.

Automatizētajai kontroles sistēmai jānodrošina uzkrātā informācijas resursa pilnvērtīga izmantošana (integrācija) un jāīsteno informācijas vienreizējas ievadīšanas un atkārtotas izmantošanas princips gan dokumentēti, gan faktiski. Sistēmai arī jāpalīdz administratoriem izvēlēties maršrutus dokumentu pārvietošanai organizācijā, nodrošinot nepieciešamo informācijas aizsardzības pakāpi pret nesankcionētu piekļuvi.

Mūsdienu apstākļos ACS jāspēj paplašināt dažos komponentos (numurs tehniskās ierīces un tehnoloģijas, dokumentu skaits (informācijas apjoms), lietotāju skaits) un spēj saprātīgās robežās pielāgoties mainīgajām lietotāju prasībām.

Visaptverošas dokumentu pārvaldības automatizācijas sistēmas ieviešanu var uzskatīt par vadības inovāciju, kas ļauj ņemt vērā inovācijas procesa modeļus un to efektīvi organizēt.

Atkarībā no novatoriskā potenciāla ir divi galvenie inovāciju veidi:

o radikālas (pamata), paverot principiāli jaunas iespējas, kas ievieš kvalitatīvas izmaiņas cilvēka darbības veidos;

o esošo metožu un darba formu modificēšana, pilnveidošana.

Ir jāapvieno radikālas un modificējošas inovācijas vadības procesā. Praksē sastopamies arī ar pseidoinovācijām, kas attiecas tikai uz ārējiem atribūtiem un ko diktē prestiža vai reklāmas apsvērumi.

Mūsdienu apstākļos digitālās dokumentu pārvaldības ieviešanu un elektroniskās dokumentu pārvaldības izmantošanu var uzskatīt par radikālu inovāciju.

Modificējoša tipa inovācijas parādās biežāk nekā radikālas un nodrošina pielāgošanos mainīgajiem apstākļiem un uzdevumiem. Piemēram, daļēja vadības darba organizācijas un dokumentu plūsmas uzlabošana pati par sevi dod pozitīvus rezultātus. Taču inovāciju modificēšanas iespējas ir ierobežotas un noteiktā posmā tās vairs nespēj kompensēt organizācijas vajadzības. Un tad lielāka mēroga vai radikālu inovāciju (mūsu gadījumā visaptverošas pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas sistēmas) izstrādes un ieviešanas kavēšanās var izraisīt stagnāciju un vadības efektivitātes samazināšanos.

Integrētas pirmsskolas automatizācijas sistēmas kā vadības inovācijas “dzīves cikls” ietver sekojošus posmus: inovācijas nepieciešamības apzināšanās un tās attīstība; pieņemot lēmumu pāriet uz jauna tehnoloģija, tā attīstība; stabila darbība un attīstība. Inovācija nebūs pabeigta, ja tā apstājas jebkurā starpposmā. Jebkuras inovācijas “dzīves cikla” beigās atkal atklājas nepieciešamība pēc daļējiem vai lielāka mēroga uzlabojumiem.

Inovācijas process galvenokārt ir radoša risinājuma rezultāts jaunām problēmām. Tāpēc inovācijas nepieciešamības apzināšanās stadija un tās attīstība vienlaikus ir arī vadības lēmumu sagatavošanas un pieņemšanas process, no kura pamatotības un savlaicīguma lielā mērā ir atkarīgi turpmāko posmu rezultāti. Piedāvātās inovācijas ieviešana jo īpaši ir atkarīga no tā, kādas metodes tika izmantotas informācijas vākšanai un apstrādei, problēmsituācijas analīzei, iespēju izstrādei un risinājuma izvēlei. Turklāt, izstrādājot un izvēloties risinājumu, jāanalizē inovācijas sekas un tā ieviešanas īpatnības. Īstenojot konkrētus pasākumus pārvaldības inovāciju ieviešanai dokumentu automatizācijas jomā, tiek pieņemts, ka tiks ņemtas vērā informācijas pārvaldības galveno komponentu savstarpējās attiecības.

Inovācijas izstrādes posms aptver laika posmu, kas nepieciešams konstatēto trūkumu novēršanai un atbilstošu izmaiņu veikšanai. Liela nozīmešajā posmā kontrolē darbinieku darbību (piemēram, darba tehnoloģiju prasību ievērošanu korporatīvā sistēma dokumentu plūsma). Svarīgi, lai ieviestā dokumentu pārvaldības tehnoloģija tiktu izmantota ikdienā un izslēgta iespēja atgriezties pie iepriekšējās darba organizācijas (piemēram, ar roku rakstītu žurnālu kārtošana, dokumentu daudzkārtēja reģistrācija u.c.). Tam nepieciešama darbinieku instruēšana vai apmācība, metodisko materiālu sagatavošana (procesu diagrammas, rokasgrāmatas lietotājiem un sistēmu administratoriem u.c.).

Svarīgi ir arī pievērst uzmanību inovācijas saglabāšanai un uzlabošanai. Dažkārt, kādu laiku pēc inovācijas ieviešanas, ir mēģinājumi atgriezties pie iepriekšējiem darba veidiem (un pavisam ne jaunā neefektivitātes dēļ). Šajā posmā izaicinājums ir to novērst, stabilizēt un atbalstīt inovācijas un izlemt, vai viens jauninājums ir jāpapildina vai jāstiprina ar citu.

Tādējādi pirmsskolas izglītības iestāžu kompleksās automatizācijas sistēmas ieviešanas un izstrādes posmos var būt jaunu un veco tehnoloģiju vienlaicīgas līdzāspastāvēšanas periods (tajās organizācijas nodaļās, kuras vēl nav savienotas ar sistēmu). "Kurš uzvarēs?" - šī posma rezultāts ir atkarīgs no vairāku organizatorisko jautājumu risināšanas, tajā skaitā nepieciešamā normatīvā un metodiskā ietvara veidošanas. Pie šiem nosacījumiem tiek risinātas personāla maiņas, sistēmas atbalsta dienesta organizēšanas un tā administrēšanas jautājumi. Tiek noteikta lietotāju pieslēgšanas un sistēmas lietošanas tiesību piešķiršanas kārtība un risināti informācijas drošības jautājumi.

Katrā inovācijas procesa posmā tā dalībnieku loks paplašinās. Tā, piemēram, lielā organizācijā visaptverošas pirmsskolas automatizācijas sistēmas ieviešana var izpausties kā pakāpenisks savienojums ar sistēmu, vispirms birojam un pēc tam pārējām struktūrvienībām, attiecīgi palielinot lietotāju skaits. Ir skaidrs, ka maksimālais efekts no automatizēta sistēma, kas aptver visas organizācijas dokumentu plūsmu, tiek sasniegts tikai tad, kad ir savienotas visas plānotās nodaļas.

Vienlaikus ir svarīgi paturēt prātā, ka inovācijas procesa dalībnieki var vai nu uzņemties iniciatīvu atbalstīt vadības inovāciju (mūsu gadījumā korporatīvo dokumentu automatizācijas sistēmu), vai arī iebilst pret tā panākumiem. Korporatīvās dokumentu pārvaldības tehnoloģijas ieviešana, kas darbiniekiem kā sistēmas lietotājiem izvirza jaunas prasības (t.sk. kvalifikāciju) un ļauj novērtēt savu darbu no vispārējas perspektīvas, ir viens no tiem lielākajiem jauninājumiem un pārvērtībām, kas var izraisīt dažādas reakcijas. inovācija.

Jauno tehnoloģiju ieviešanas problēmas neaprobežojas tikai ar tā saukto “psiholoģisko barjeru” un aptver organizācijas darbinieku interešu sfēru (ekonomisko, sociālo). Ja darbinieks pieņem, ka ieviestā inovācija samazinās vai pat padarīs neiespējamu kādu no viņa vajadzībām, tad viņš runās pret jauninājumu. Dažkārt atsevišķi darbinieki var apzināti iebilst pret jauninājumiem, lai palielinātu savu ietekmi pār citiem.

Tas nozīmē, ka ir jāņem vērā gan kolektīvo, gan individuālo interešu ietekme.

No šī viedokļa ir svarīgi, lai darbinieki apzinātos, ka viņu ieguvumi no CVD ieviešanas un trūkumi no inovācijas nepieņemšanas pārsniedz ieguvumus no iepriekšējās darba kārtības saglabāšanas.

Ieviešot CVD, parādās arī ar korporatīvo kultūru saistīti aspekti. Piemēram, ja organizācijas dalībnieki ilgu laiku bija orientēti uz esošās darba kārtības uzturēšanu, un uzņēmība pret jauninājumiem un darbinieku vēlme pilnveidot savas prasmes nebija korporatīvās kultūras un vadības prioritāšu sistēmas iezīme, tad ieviešot inovācijas, var rasties vadības problēmas.

Sērijas raksturojums iespējamie iemeslišķēršļi integrētas pirmsskolas automatizācijas sistēmas ieviešanai ir doti labi zināmajā M. Satona darbā, kas ietver dažāda veida neatbilstības: nekonsekvence, neizlēmība, neuzticēšanās, nesagatavotība, neobjektivitāte, dezorganizācija, nenoteiktība, funkciju nepildīšana utt.

Ieviešot visaptverošu pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas sistēmu, ir svarīgi ņemt vērā, ka attieksme pret ieviestajām inovācijām lielā mērā ir atkarīga no šādām to īpašībām:

o relatīvā rentabilitāte(cik lielā mērā piedāvātais jauninājums ir sociālekonomiskā ziņā izdevīgāks par esošo darbības kārtību, cik lielā mērā tas veicina organizācijas mērķu sasniegšanu);

o saderība(cik šis jauninājums ir saderīgs ar darbinieku uzskatiem un pieredzi – tas nosaka, vai to būs grūtāk vai vieglāk pieņemt);

o grūtības(cik grūti ir saprast, izmantot un pielāgot piedāvāto inovāciju);

o fāzēšana(labāk tiks uztverti jauninājumi, kurus var ieviest pa posmiem vai ar eksperimentālu testēšanu) .

No organizācijas informācijas atbalsts, formālā un neformālā komunikācija starp darbiniekiem par inovācijas ieviešanu lielā mērā nosaka tās panākumus. Ieviešot sistēmu, ir svarīgi sniegt darbiniekiem informāciju par jaunās tehnoloģijas priekšrocībām (organizācijai, nodaļai, individuālam darbiniekam), pārdomāt apmācību sistēmu un iezīmēt ieviešanas posmus.

Darbiniekiem var būt psiholoģiski grūti ātri pielāgoties jaunajām tehnoloģijām, it īpaši, ja vienlaikus notiek daudz izmaiņu viņu darba veidā. Tāpēc, jo novatoriskāka ir ieviešamā sistēma, jo vērīgāk ir jābūt personāla iesaistīšanai tās ieviešanas procesā, skaidrojot sistēmas jaunās iespējas un pārvarot atsevišķu darbinieku psiholoģisko barjeru. Jāplāno darbinieku iepazīšanai nepieciešamais laiks un pēc tam jaunās darba tehnoloģijas apguves ilgums. Steiga ieviešanā rada grūtības, jo organizācijas darbinieki nevar pielāgoties lielam skaitam izmaiņu vienlaikus. Pārmērīga šī procesa novilcināšana var būtiski samazināt inovācijas efektu un pat radīt tajā vilšanos. Ņemot vērā šos apstākļus, ir svarīgi, ieviešot visaptverošu pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas sistēmu, izstrādāt un apstiprināt grafiku nodaļu savienošanai ar organizācijas vadītāju.

Dokumentu automatizācijas sistēmas ieviešanas panākumi, kas paredzēti, lai nodrošinātu organizācijas darbību kopumā, ir atkarīgi no organizatorisku jautājumu risināšanas dziļuma un savlaicīguma atbilstošos vadības līmeņos. Būtiska loma ir organizācijas vadības atbalstam sistēmas ieviešanā (“pirmās personas princips”). Ja šāda atbalsta nebūs, sistēma, visticamāk, netiks ieviesta visos departamentos. Sistēmas ieviešanas procesa operatīvai regulēšanai var būt nepieciešams izveidot pastāvīgu institūciju (piemēram, komisiju vai struktūrvienību pārstāvju darba grupu, kas atbild par dažādiem ieviešanas aspektiem - organizatorisko, tehnoloģisko, programmatūras un aparatūras, personāla, kā arī informācijas drošībai). Pirmsskolas izglītības dienesta uzdevumos ietilpst fundamentālu tehnoloģisko jautājumu risināšana, nodaļu kā sistēmas lietotāju interešu saskaņošana, nepieciešamo normatīvo un metodisko dokumentu sagatavošana, dokumentu klasifikācijas izstrāde un sistēmu direktoriju uzturēšana.

Ieviešot visaptverošu pirmsskolas automatizācijas sistēmu un paplašinot sistēmas lietotāju skaitu un pievienojot jaunas nodaļas, var būt noderīgas šādas pieejas:

o sākt ar psiholoģiski sagatavotākajiem un kvalificētākajiem darbiniekiem, izmantojot viņu piemēru, pieredzi un prasmes, apgūstot tehnoloģiju citiem darbiniekiem;

o ieviest jaunas tehnoloģijas, pirmkārt, tajās nodaļās, kur ieviešanas neatliekamā nepieciešamība un ietekme ir visredzamākā.

Ir svarīgi atzīmēt, ka mūsdienu apstākļos diez vai ir iespējams nekavējoties ieviest daudzfunkcionālu automatizētu sistēmu lielai organizācijai. Tā pakāpeniskas attīstības iespēja šķiet pieņemamāka. Pretējā gadījumā sistēmas izstrāde un ieviešana var aizņemt ilgu laiku, un sākotnējās prasības var pat novecot.

Jebkurā no šiem posmiem var veikt darbu, lai uzlabotu dokumentu plūsmas tehnoloģiju (gan tradicionālo, gan automatizēto), t.i. izmantot modificējošus jauninājumus.

Gan tradicionālā (papīra), gan automatizētā dokumentu plūsma prasa pastāvīgu uzmanību tās optimizācijas jautājumiem, ņemot vērā:

o notiekošās izmaiņas vadības organizatoriskajā struktūrā, nepieciešamība apvienot tradicionālās un automatizētās tehnoloģijas;

o organizatoriskās un metodiskās vadības nodrošināšana un noteikto darba procedūru ievērošanas uzraudzība;

o sistēmas attīstība un tās individuālo funkciju pilnveidošana, ņemot vērā jaunas programmatūras un aparatūras iespējas.

Tāpēc informācijas pārvaldības problēmas nav izsmeltas arī pēc atbilstošās datorsistēmas ieviešanas.

Vadības dokumentācija ir mūsdienu organizācijas darbības pamatā - dokumentos ir koncentrēti līdz 85% gandrīz jebkuras vadības struktūras informācijas resursu. Šajā sakarā dokumentācijas un dokumentu plūsmas procesi ir kļuvuši pašpietiekami un prasa savas automatizētās vadības sistēmas.

Pēdējo 10-15 gadu laikā biroja automatizācija ir piedzīvojusi revolūciju dokumentu pārvaldībā. Ja agrāk biroja automatizācijas sistēma tika uzskatīta par sistēmu, kas automatizē galvenokārt biroju, sekretariātu, arhīvu tehniskā personāla darbības, kas saistītas ar dokumentu sagatavošanu, uzskaiti, pārvietošanu, izpildes kontroli un meklēšanu, tad tagad ar dokumentu sagatavošanu, uzskaiti, pārvietošanu, izpildes kontroli un meklēšanu nodarbojas paši autori. dokumentu sagatavošana un pārsūtīšana, izmantojot tīklam pieslēgtus datorus un dokumentu izpildītājus. Tagad viņi ir tiešie dalībnieki dokumentācijas atbalsta tehnoloģijās – no dokumentu izveides brīža līdz izpildes uzraudzībai un darbam ar dokumentu arhīvu. Dokumentācijas un dokumentu plūsmas automatizācijas sistēma ir kļuvusi par izšķirošu instrumentu lēmumu pieņemšanā iesaistīto darbinieku un attiecīgi arī organizācijas darbības efektivitātes paaugstināšanai.

Šobrīd organizācija, kas vēlas saņemt mūsdienīgi risinājumi automatizētu tehnoloģiju izveidei pirmsskolas izglītības iestādēm, ir diezgan plaša izvēle - sākot ar individuāli izstrādātu iegādi Informācijas sistēmas lielu organizāciju gadījumā līdz gatavām kompleksām sistēmām - mazām un vidējām organizācijām.

Organizācijām, kuras izvirzījušas sev mērķi automatizēt biroja darbu, ir jāatrisina vairākas problēmas. Šeit ir daži no tiem:

Organizācijām bieži vien nav skaidras izpratnes par to, kas patiesībā ir jāautomatizē biroja procesu tehnoloģijā. Tas ir saistīts ar speciālistu trūkumu, kuri gan pārzina biroja darbu, gan labi pārzina tirgu un programmatūras sistēmu iespējas vadības dokumentācijas atbalsta automatizācijas jomā. Reklāmas informācija ir saturiski vāja un ne vienmēr atbilst patiesībai, vienotas terminoloģijas trūkums kavē savstarpēju sapratni starp sistēmas pasūtītāju un tās ražotāju u.c.;

Organizācijai būs jāizstrādā un jāievieš nopietns pasākumu kopums, lai sakārtotu vadības procesus un tos atspoguļojošās biroja darba procedūras. Nepieciešams sakārtot pienākumu sadali, pilnvaru deleģēšanu, skaidri noteikt, kas un kādā līmenī risina kādus uzdevumus, noteikt dokumentu apstiprināšanas, to apstiprināšanas un parakstīšanas kārtību utt., t.i., galu galā optimizēt vadību. sistēma;

Ieviešot pirmsskolas izglītības iestāžu automatizāciju, organizācijām ir jāizlemj par vienu no divām pieejām, ko dokumentāli zinātnieki parasti sauc par “krievu” un “rietumu”.

Tradicionāli Krievijas tehnoloģija darbam ar dokumentiem uzņemas trīs hierarhijas līmeņus: organizācijas vadītājs - biroja vadības dienests - izpildītājs. Rietumu tradīcijas ir saistītas ar izpildītāja personīgo atbildību par dokumentu un atbilstošiem lēmumiem par to, tāpēc tās satur divus hierarhijas līmeņus: augstākās vadības vadītājs - izpildītājs (vadītājs).

Krievu tradīcija paredz katra dokumenta obligātu reģistrāciju no brīža, kad tas parādās organizācijā, kā arī detalizētu regulētu un centralizēti kontrolētu “pirmsarhivēšanas” dokumentu plūsmu. Pirmsskolas izglītības iestāžu tehnoloģija lielā mērā ir ietverta valsts standartos, instrukcijās un rokasgrāmatās. Viss darbs ar dokumentiem tiek izsekots reģistrācijas žurnālos vai mašīnrakstītās kartotēkas skapjos.

Rietumu biroja darba tradīcijas ir saistītas ar vadītāja personīgo atbildību par dokumentu un tā noformēšanu (parasti plkst. angļu valoda trūkst paša vārda “dokumentu plūsma”). Dokumentu reģistrāciju veic tieši darbuzņēmējs, nav centralizētas izpildes kontroles. Regulēšanas priekšmets tradicionālajās Rietumu dokumentu pārvaldības sistēmās ir jau izpildītu dokumentu sistemātiska glabāšana (līdzīgi kā iekšzemes arhīva glabāšanai). Uz šīs tradīcijas pamata veidojās Rietumu elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu koncepcija. Līdz ar to elektronisko dokumentu pārvaldības tehnoloģiju izmantošanas sarežģītība Krievijas biroja darbā, kuras pamatā ir Rietumu programmatūras sistēmas. Nepieciešama atbilstoša Rietumu produktu pielāgošana Krievijas apstākļiem, kas attīstījušies gadsimtu gaitā.

Izvēloties pirmsskolas izglītības iestādes automatizācijas iespēju, klientu organizācijai ir jāizdara izvēle starp divām dokumentu pārvaldības sistēmu klasēm - Workflow un Groupware.

Abu sistēmu klases mērķis ir automatizēt komandas darbu birojā. Tajā pašā laikā, izvēloties metodoloģiju automatizētas sistēmas izveidei konkrētā organizācijā, jāņem vērā, cik labi tā atbilst tajā pieņemtajam vadības stilam un vadības sistēmai.

Fakts ir tāds, ka Workflow tipa sistēmās ietilpst sistēmas, kas orientētas uz visas korporācijas darba automatizāciju (t.i., vairāku darba grupu kopdarbu), kas atbalsta skaidru biznesa procesu nošķiršanu un darba maršrutēšanu izpildītāju tīklā. Attiecībā uz dokumentu plūsmu tas nozīmē, ka attiecīgā dokumentācija ir stingri saistīta ar vadības procedūrām, kuru pamatā ir funkciju sadalījums starp vadības aparāta darbiniekiem. Šajā gadījumā dokumentu plūsma šķiet uzlikta tehnoloģiskajām vadības procedūrām. Tādas sistēmas kā Workflow ir vairāk pieņemamas lielām organizācijām un valsts aģentūrām.

Groupware tips ietver sistēmas, kurām nav stingri noteiktas biznesa shēmas - procesiem un kas paredzēti darbībai nelielā komandā, darba grupa(5-100 cilvēki). Grupuprogrammatūras elementi ir E-pasts, dokumentu datubāze, kolektīva organizators.

Organizācijas izvēlei par automatizētu dokumentu pārvaldības sistēmu galu galā būtu jābalstās uz nepieciešamajām prasībām tirgū piedāvātajiem programmatūras produktiem, kuras var samazināt līdz šādām īpašībām:

Izmantotās biroja tehnoloģijas;

Atbilstība biroja darba galvenajiem uzdevumiem;

Funkcionālās īpašības sistēmas (funkcionālā pilnība, atvērtība utt.);

Programmatūras ieviešana(atbalsts izplatītajam režīmam utt.);

Izmaksu rādītāji.

Iepriekš tika īsi aprakstītas uz krievu un rietumu tradīcijām balstītās biroja darba tehnoloģijas. Tālāk īsi pieskarsimies programmatūras sistēmu īpašībām attiecīgajā virzienā.

Programmatūras sistēmas, kas ievieš Krievijas tehnoloģija, ir vērsti uz izmantošanu valsts aģentūrās un organizācijās, saglabājot visas noteiktā vadības struktūrā pieņemtās biroja darba tradīcijas un normas. Šādu sistēmu uzdevums ir nodrošināt atbalstu papīra dokumentu plūsmai un samazināt ikdienas dokumentu apstrādes darbību darbietilpību. Taču šīs sistēmas var būtiski paplašināt tradicionālo dokumentācijas un dokumentu pārvaldības procesu apjomu, apstrādājot dokumentus personālajā datorā. Sistēmas šajā virzienā ir sava veida tilts pakāpeniskai pārejai no papīra uz bezpapīra tehnoloģijām. Pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas sistēmās, kurās izmanto šo tehnoloģiju, ietilpst:

DELO sistēma (kompānijas Electronic Office Systems produkts);

Sistēma "Pelnrušķīte-\\"1!\i. Oficiālā korespondence (STC IRM, Maskava).

7.8.4. apakšpunkts sīkāk apraksta DELO sistēmu funkcionalitāti.

Rietumu programmatūras sistēmas ir vērstas uz maksimālu izmantošanu elektroniskie dokumenti un lietotāju kolektīvā darba līdzekļi, starpsaišu neesamība, kas savukārt nosaka izmaiņas esošajos biroja procesos organizācijā, to optimizāciju un jaunu tehnoloģiju izstrādi darbam ar dokumentiem.

“Rietumu” tehnoloģijas galvenā iezīme ir konkrētu reālu dokumentu plūsmas procesu modelēšana un programmatūras sistēmu pielāgošana šiem modeļiem. Parasti sistēma klientam tiek piegādāta nevis kā autonoms “kastē” produkts, kas ir atsvešināts no izstrādātāja, bet gan kā komplekts programmatūra, no kura tiek montēts gatavs risinājums.

Pielāgojot sistēmu konkrētiem organizācijas procesiem uz personālajiem datoriem darbinieki (loma darba vieta) tiek uzstādītas nepieciešamās funkcionālās sastāvdaļas, kas ļauj atrisināt noteiktu uzdevumu loku, atbilstoši katra darbinieka lomai konkrētajā organizācijas dokumentu aprites kārtībā. Sistēmas administrators veido biznesa funkcijas, kas nosaka dokumentu aprites maršrutus pa organizācijas struktūru, t.i., starp tās nodaļām un atsevišķiem darbiniekiem.

Uz šī virziena sistēmām Krievijas Federācija Plaši ir pārstāvētas šādas trīs automatizēto informācijas sistēmu klases:

Krievijas uzņēmumu izstrādātās sistēmas, kuru pamatā ir DBVS: “Lan-Docs” - AS Lanit; OPTIMA-WorkFlow - uzņēmums Optima; "Kods" - valsts uzņēmums "Datoru izstrādes centrs"; "AquaDoc" - Ūdensvīra konsultāciju uzņēmums u.c.;

Krievijas uzņēmumu izstrādātās sistēmas, izmantojot LotusNotes tehnoloģiju: СompanyMedia - uzņēmums Inter Trust; "BOSS-Referent" - IT uzņēmums; "Eskado" - CJSC Interprokom LAN utt.:

Populāru Rietumu sistēmu rusificētās versijas: “Documentum 4i” - uzņēmums Documentum; "DOCSOpen" - Kolibri uzņēmums"; "LotusDomino\Notes" — IBN korporācija; "DocuLive" - ​​Siemens koncerns; "WorkExpeditor" - Compaq Corporation utt.

Salīdzinājumam tālāk 7.8.4. un 7.8.5. punktā ir dotas divu programmatūras sistēmu īpašības - “DELO” un “BOSS-Referent”, kas orientētas attiecīgi uz Krievijas un Rietumu dokumentācijas un dokumentu pārvaldības tehnoloģijām.

Ievads

Informāciju tehnoloģijas

Mehanizācija

Zem

Sarunvalodas;

Vietējais;

Daudzlīmeņu;

automatizētās uzņēmuma vadības sistēmas atšķiras pēc to fokusa. Piemēram, “Best” vai “Parus-5” tirdzniecības nozare ir prioritāte; Infosoft ir viens no līderiem grāmatvedības automatizācijas jomā ražošanā. Turklāt ir universālas “uzņēmuma vadības sistēmas”: “Parus-4”, “Infin”, “Abacus”, BOSS, “Galaktika”, “Supermanager-6-7” utt.

Taču šī raksta mērķis ir novērtēt personāla dokumentu plūsmas automatizēšanas sistēmu iespējas un tikai perspektīvākās, kas pieder pie ceturtās paaudzes sistēmām.

Integrētā sistēma M-2 pamatojoties uz pieteikumu modernās tehnoloģijas. M-2 ir viena programmatūras pakotne, kuras pamatā ir centralizēta korporatīvā datubāze. Tajā pašā laikā M-2 sistēmas atvērtība ļauj izmantot esošās uzņēmuma datu bāzes ar integrāciju vienotā kompleksā, kā arī modernas programmatūras pakotnes ( Microsoft Office 97).

M-2 sistēma ir izstrādāta uz datu bāzes servera bāzes Oracle dati 7.3, kas nodrošina liela ātruma raksturlielumus un augstu uzticamības un datu aizsardzības pakāpi. Klientu stacijas ir izstrādātas Delphi 3.0 programmatūras sistēmā un var darboties operāciju zālēs Windows sistēmas NT vai Windows'95.

Būtiskā atšķirība starp integrētu sistēmu un patvaļīgi sarežģītu automatizētu darbstaciju komplektu, pirmkārt, slēpjas dizaina ideoloģijā. Darbstaciju sistēmas ir veidotas kā esošo darba vietu automatizācija, un nākotnē tās ir savstarpēji saistītas. Tajā pašā laikā, protams, šāda informācijas sistēma var ieviest tikai tās vadības tehnoloģijas, kas bija pieejamas uzņēmumā tās izveides brīdī, jo pati moduļu projektēšana tika veikta, pamatojoties uz konkrētām esošajām darbavietām.

Integrētā sistēma tiek veidota uzreiz kā vienots komplekss, kas orientēts uz modernām vadības tehnoloģijām; darba vietas tiek radītas otrajā posmā jau izveidotā integrētā vidē.

Turklāt failu servera arhitektūras ietvaros izveidotās darbstacijas neatbilst mūsdienu prasībām ne ātruma raksturlielumu, ne sistēmas drošības un uzticamības ziņā. Jāpiebilst, ka darbs, kas tika veikts, lai izveidotu automatizētas darbstacijas, netiks zaudēts. Pirmkārt, daudzi izveidoto darba vietu elementi var tikt izmantoti kā moduļi darba vietu radīšanai jaunās sistēmas ietvaros, jo īpaši tāpēc, ka darba vietu projektēšana aizņem vismaz 50% no izveides laika. Otrkārt, lietotāji ir apguvuši datorprasmes, bez kurām nav iespējams ieviest nevienu sistēmu. Treškārt, šī darba ietvaros tika izveidots uzņēmuma specifiku pārzinošs programmētāju kadrs, kas būs vajadzīgs arī rakstot darbus jaunās integrētās sistēmas vidē. Tāpēc ieguldījumi iepriekšējās izstrādēs noteikti atmaksāsies. Atšķirībā no automatizēto darbstaciju kompleksa, ieviešot integrētu sistēmu, esošās darba vietas netiek vienkārši automatizētas, bet tiek rekonstruēta visa informācijas apstrādes sistēma ar jaunu darba vietu projektēšanu saistībā ar jaunajām tehnoloģijām.

Vienlaikus ar M-2 sistēmas ieviešanu tiek apmācīti speciālisti un viņiem tiek izsniegti atbilstoši sertifikāti. Šādi apmācīti speciālisti saņem tiesības veidot savus moduļus M-2 sistēmā, kā arī modificēt esošos moduļus sertifikātā norādītajā ietvaros. Tādējādi uzņēmums nekļūst atkarīgs no uzņēmuma, kas sistēmu izstrādājis, un spēj patstāvīgi uzturēt sistēmas darbību.

Uzņēmuma grāmatvedības sistēma NS2000 atbilst funkcionālās pilnības prasībām un ir sestā uzvarētājs Starptautisks konkurss programmatūra finanšu un uzņēmējdarbības jomā. Sistēma ir izstrādāta un izstrādāta, izmantojot BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL rīkus.

Tāpēc kompleksa shēma ir moduļu kopums, kurus visus var iedalīt trīs galvenajās jomās: vadība, finanses, loģistika.

daļa R/3 sistēmas ietver Oracle Applications cilvēkresursu moduli, kas ļauj gūt maksimālu labumu no saviem darbiniekiem, izmantojot efektīvu personāla atlasi, personāla vadību, apmācību, atalgojumu un karjeras plānošanu. Mūsdienās savā produktu klasē modulis “Oracle Applications Human Resources Management” ir viena no funkcionāli pilnīgākajām sistēmām mūsdienīga uzņēmuma personāla nodaļas darba organizēšanai.

Tās izmantošana ļauj atrisināt šādas problēmas:

· organizatorisku izmaiņu plānošana, tai skaitā organizācijas strukturālās un amatu hierarhijas modelēšana;

· struktūrvienību plānošana, ranga, amata, amata apraksts, uzziņu uzturēšana u.c.;

· darbinieku un kandidātu personas uzskaite ar pilnu viņu profesionālo īpašību uzskaiti (optimālai darbaspēka resursu izmantošanai), dati algu aprēķināšanai, dati par darba laika izlietojumu, darbinieku uzskaite, kvalifikācijas paaugstināšanas vajadzības un darbinieku apmācības rezultāti;

· standarta valdības veidlapu analīze un atskaites, nestandarta atskaites, izmantojot Oracle izstrādes rīkus, operatīvo datu analīze un lēmumu atbalsts.

Sistēma "Orakl-Personnel" visas iepriekšējo sistēmu priekšrocības ir raksturīgas. Tomēr tam ir arī vairākas papildu priekšrocības. Sistēma nodrošina iespēju strādāt ar datu bāzes sistēmu (pilnas slodzes darbinieki, atlaistie darbinieki, arhīvs, personāla rezerve, pagaidu darbinieki u.c.), kas būtiski samazina pieprasījumu apstrādes laiku. Otra neapšaubāma priekšrocība ir reģistrācijas kartītes saturs, kurā iekļautas 102 tēmas (saskaņā ar Valsts statistikas komitejas lēmumu kartītē jābūt vismaz 55 tēmām).

Pastāv iespēja patvaļīgi mainīt personāla tabulu ar automātisku vakanču aprēķinu, kā arī izstrādāts modulis ad hoc pieprasījumu apstrādei. Sistēma nodrošina darba laika uzskaites (personīgās un vienības) uzturēšanas procedūras ar automātisku atvaļinājumu, komandējumu, finansiālās palīdzības uc kontroli. Tikai dažās sistēmās ir visas nepieciešamās personāla uzskaites sadaļas, bet tikai sistēmā “Orakle-Personnel” tie ir pieejami pilnībā. Līdz ar to, ņemot vērā tās pieņemamās izmaksas (līdz $500), var apgalvot, ka šobrīd šī sistēma ir līdere starp uzņēmumu automatizācijas sistēmām, iekļaujot visas HR dokumentu plūsmas automatizācijas funkcijas.

Biznesa procesu automatizācijas sistēma (BAPS) ir programmatūras produktu klase, kas automatizē patvaļīgu biznesa procesu aprakstu un izpildi (pilnībā vai daļēji), bet dokumenti, informācija, uzdevumi tiek nodoti izpildei nepieciešamās darbības no viena procesa dalībnieka otram saskaņā ar dotajiem noteikumiem. SADP galvenā koncepcija ir darba plūsma.

Darbplūsma ir sistēma darba plūsmu izpildes nodrošināšanai procesu vadības ietvaros. Biznesa procesu automatizācija nav iespējama tikai ar grāmatvedības sistēmas ieviešanu, jo šādas sistēmas neatrisina jautājumu par mijiedarbību starp grāmatvedības procesu dalībniekiem. Līdzīgas problēmas BPMS klases sistēmas ir paredzētas arī, lai atrisinātu. "PiterSoft: procesu pārvaldība" platformā 1C- BPMS klases programmatūras produkta piemērs, kas tiek realizēts biznesa procesu dalībnieku mijiedarbības jautājumu risināšanai.

Turklāt SADP sistēma ir elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu (EDMS) apakškopa.

Ievads

Milzīgs informācijas apjoma pieaugums un lielās izmaiņas informācijas pieprasījumā sāka izvirzīt jaunas prasības informācijas un dokumentācijas pakalpojumu organizācijai organizācijā.

Sāka mainīties prasības pakalpojumiem, kas saistīti ar informācijas un dokumentācijas nodrošināšanu. Ārzemēs tos sāka saukt par informācijas un dokumentācijas resursu pārvaldības (vai pārvaldības) pakalpojumu, mūsu valstī - par vadības dokumentācijas atbalsta pakalpojumu (DOU).

Galvenais pirmsskolas izglītības iestādes pilnveidošanas un pielāgošanas mūsdienu apstākļiem virziens bija jaunāko datortehnoloģiju un telekomunikāciju tehnoloģiju izmantošana, uz tās bāzes veidot ļoti efektīvas informācijas un vadības tehnoloģijas darbā ar dokumentiem.

Piedāvātais mācību līdzeklis izstrādāts saskaņā ar darba programma disciplīna “Informācijas tehnoloģijas vadības un arhivēšanas dokumentācijas nodrošināšanā”, apmācību virziens “034700 Dokumentācija un arhīvu zinātne” (6.semestris, bakalaurs). Šīs disciplīnas apguves mērķi ir: spēja izveidot lokālu normatīvo regulējumu dokumentācijas atbalstam pārvaldības un arhīvu lietās, kā arī spēja dokumentēt pārvaldības informāciju, racionalizēt dokumentu plūsmu, dokumentu apstrādes tehnoloģijas to saglabāšanas un pārsūtīšanas nolūkos. uzglabāšanai.

1. tēma. Pamattermini un jēdzieni

Pamatjēdzieni: mehanizācija un automatizācija, informācija, informācijas tehnoloģijas, datortehnoloģija, datorizācija un informatizācija, automatizētas informācijas sistēmas

Jebkuras organizācijas vadības darbības balstās uz ienākošo oficiālo dokumentu apstrādi neatkarīgi no to saņemšanas metodēm un informācijas nesēju veidiem, kā arī dokumentāras informācijas un oficiālu dokumentu sagatavošanu, kas paredzēti gan iekšējai lietošanai pašā organizācijā, gan ārējai lietošanai.

Izmantojot īpašas tehnoloģijas, ienākošie dokumenti tiek pārvērsti informācijā, kas nepieciešama noteikta rezultāta sasniegšanai. Pats “tehnoloģijas” jēdziens tiek izmantots rūpnieciskajā ražošanā un tiek definēts kā savstarpēji saistītu materiālu apstrādes metožu un produktu ražošanas metožu sistēma ražošanas procesā. Dokumentācijas atbalsta jomā vadībai, ņemot vērā specifiku informācijas procesi, uz kura tā ir balstīta, vadības dokumentācijas atbalsta tehnoloģija ir definēta kā dokumentu un dokumentārās informācijas vākšanas, pārsūtīšanas, apstrādes, uzkrāšanas, uzglabāšanas metožu un metožu sistēma, kuras pamatā ir vienotu metodisko paņēmienu un noteikumu izmantošana.

Vadības dokumentācijas atbalsta tehnoloģijas atbilstoši informācijas procesu atšķirībām iedala:

· ienākošo un izejošo dokumentu apstrādes tehnoloģijas;

· tehnoloģija dokumenta informācijas pārsūtīšanai (nesšanai) gala lietotājam;

· tehnoloģijas dokumentu ievadīšanai informācijas bāze organizācijas dati, pamatojoties uz tās iekšējo struktūru;

· dokumentu informācijas apstrādes un dokumentu uzkrāšanas tehnoloģijas;

· tehnoloģija atsevišķu lokālo dokumentu grupu glabāšanai un lietošanai.

Tādējādi dokumentācijas atbalsts vadība (DOU) aptver dokumentācijas jautājumus, darba organizēšanu ar dokumentiem pārvaldības procesā un to arhīva glabāšanas sistematizēšanu.

Informāciju tehnoloģijas ir metožu, ražošanas procesu un programmatūras kopums tehniskajiem līdzekļiem, apvienoti tehnoloģiskā ķēdē, kas nodrošina informācijas vākšanu, apstrādi, uzglabāšanu, izplatīšanu un attēlošanu, lai samazinātu informācijas resursa izmantošanas procesu darbietilpību, kā arī paaugstinātu to uzticamību un efektivitāti.

Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas tiek piedāvātas saprast kā objektu, darbību un noteikumu kopumu, kas saistīts ar informācijas sagatavošanu, apstrādi un piegādi personiskajā, masu un rūpnieciskajā komunikācijā, kā arī visas tehnoloģijas un nozares, kas neatņemami atbalsta uzskaitītos procesus.

Informācijas tehnoloģijas ir kļuvušas aktīvi izmantotas, pateicoties uzņēmumu datorizācijai. Datorizācija attiecas uz ieviešanas procesu datortehnika, nodrošinot informācijas procesu un tehnoloģiju automatizāciju.

Datorizācija ļauj runāt par diviem pasākumu kopumiem: ar pirmsskolas izglītības iestādēm saistīto procesu mehanizāciju un automatizāciju.

Mehanizācija lietvedības procesi ir tehnisko līdzekļu izmantošana dokumentācijas darbību veikšanai un darba ar dokumentiem organizēšanai. Biroja darba mehanizācijas mērķis ir neradošo (palīg) operāciju izpildes pārcelšana uz tehniskajiem līdzekļiem.

Zem automatizētas informācijas tehnoloģijas(AIT) vadība tiek saprasta kā metožu un metožu sistēma vadības informācijas vākšanai, uzkrāšanai, glabāšanai, meklēšanai, apstrādei un aizsardzībai, pamatojoties uz izstrādātas programmatūras, datortehnoloģiju un komunikāciju izmantošanu, kā arī uz veidiem, kādos šī informācija tiek iegūta. sniedz lietotājiem.

Pamatojoties uz vadības uzdevumu pārklājuma pakāpi, automatizētās informācijas tehnoloģijas iedala šādās grupās: elektroniskā datu apstrāde; vadības funkciju automatizācija; lēmumu atbalsts; elektroniskais birojs; ekspertu atbalsts.

Pēc ieviešamo tehnoloģisko operāciju klases AIT var iedalīt: sistēmās ar teksta redaktors; sistēmas ar galda procesoru; datu bāzu pārvaldības sistēmas; sistēmas ar grafiskie objekti; multivides sistēmas; hiperteksta sistēmas.

Tips lietotāja interfeiss automatizētās informācijas tehnoloģijas iedala:

Partijas (centralizēta apstrāde);

Sarunvalodas;

Tīkls (vairāku lietotāju).

Pēc tīkla izveides metodes AIT var iedalīt:

Vietējais;

Daudzlīmeņu;

Izplatīts.

2.tēma Galvenie posmi pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas vēsturē un arhīvu lietas

2.1. Darba ar dokumentiem automatizācija kā vadības procesu automatizācijas neatņemama sastāvdaļa.

2 .2. Pirmais posms (1960. – 1970. gadi) – automatizēto vadības sistēmu (ACS) koncepcija. Dokumentu apstrādes sistēmu izveide un ieviešana automatizēto kontroles sistēmu ietvaros. Koplietojamie skaitļošanas centri. Pirmās informācijas izguves sistēmas (IRS). Dažu biroja un arhīva funkciju daļēja automatizācija.

2.3. Otrais posms (80. gadi - 90. gadu sākums) - tehnoloģisko risinājumu izstrāde uz personālo datoru bāzes. Automatizēto darbstaciju (AWS) koncepcijas izveide un izstrāde. Pirmsskolas izglītības iestāžu un arhīvu lietu visaptverošas automatizācijas iespējas parādīšanās. Specializētas programmatūras izstrāde.

2.4. Trešais posms (1990. gadi - tagadne) - jauna plaša ieviešana un izmantošana informācijas tehnoloģijas, kas apvieno datorus, sakarus un biroja tehniku. Visaptveroša visu dokumentu plūsmas posmu automatizācija un dokumentu arhīva uzglabāšana.

Biroja automatizācijas nepieciešamība ir saistīta ar straujo datoru ražošanas tehnoloģiju, programmatūras pilnveidošanos un informācijas tehnoloģiju plašo ieviešanu. Automatizācija tradicionāli tiek saprasta kā ikdienas mehāniskā darba pārvietošana, darbinieku “atbrīvošana”. Tomēr izmaksu samazināšana nav galvenais automatizācijas mērķis. Automatizācijas galvenais mērķis ir iegūt jaunas vadības īpašības, iegūt efektīva vadība. Šī automatizācijas koncepcija ietver vadības reorganizāciju un informācijas sistēmas pārveidošanu.

Pirmsskolas izglītības iestāžu un arhīvu lietu automatizācija aizsākās 20. gadsimta 60. gados. Pirms automatizācijas bija mehanizācijas posms, kas sākās 19. gadsimta beigās. Laika posmā no 19. gadsimta beigām. līdz 1950. gadiem mehanizācija galvenokārt attiecās uz departamentu arhīviem. “Mazās mehanizācijas” līdzekļu izmantošana bija sporādiska un aprobežojās ar matricas informācijas nesēju (manuālās perfokartes, perfolentes, kodi) un skaitīšanas un perforēšanas ierīču izmantošanu specifisku problēmu risināšanai iedzīvotāju uzskaites (tautas skaitīšanas), plānošanas jomā. , ziņošana ražošanā utt.

Pirmais posms bija empīriskās pieredzes uzkrāšanas laiks lokālo un starparhīvu automatizētās informācijas izguves sistēmu – AIPS – izveides jomā. Arhivēšanas automatizēto sistēmu pielietojuma apjoma pieaugums galvenokārt ir saistīts ar informācijas nesēju (mikrofilmas, magnētiskās lentes, kartes, diski, veidlapas utt.) un tehniskā nodrošinājuma (elektroniskās perforēšanas iekārtas, elektroniskie datori, personālie datori) attīstību. Īpašu iepakojumu parādīšanās lietojumprogrammas par AIPS. Būtisku ietekmi uz arhivēšanas automatizāciju šajā periodā atstāja arī automatizēto vadības sistēmu (AVS) izveides process visās tautsaimniecības nozarēs.

Automatizēta vadības sistēma (ACS) - aparatūras un programmatūras komplekts, kas paredzēts dažādu procesu vadīšanai tehnoloģiskais process, ražošana, uzņēmums. PSRS pirmo automatizēto vadības sistēmu radītājs ir ekonomikas doktors, profesors, Baltkrievijas Nacionālās Zinātņu akadēmijas korespondents, stratēģiskās plānošanas zinātniskās skolas dibinātājs Nikolajs Ivanovičs Veduta.

Pats svarīgākais automatizētās kontroles sistēmas uzdevums ir celt objektu apsaimniekošanas efektivitāti, pamatojoties uz paaugstinātu darba ražīgumu un pilnveidotām vadības procesa plānošanas metodēm.

80. gadu otrās puses – 1990. gadu periods. - saistīts ar spontānas datorizācijas sākumu, vispirms Maskavas un pēc tam vietējo valsts arhīvu. Šī procesa vadītāji bija PSRS TD Nacionālais pētniecības centrs (RNITs CD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) un citi arhīvi. 90. gados Krievijas Federācijā ar normatīvajiem un normatīvajiem aktiem tika ieviestas vairāk nekā 20 nozarei specifiskas automatizētas biroja darba un dokumentācijas sistēmas, radot milzīgus mašīnlasāmu (elektronisku) dokumentu masīvus. Elektronisko dokumentu masīvu veidošana notiek arī, digitalizējot papīra avotus valsts arhīvos (lai izveidotu apdrošināšanas fondu un lietošanas fondu), kā arī veidojot pilna teksta datu bāzes. Turklāt jaunas informācijas tehnoloģijas dokumentu konservācijas un restaurācijas jomā, apdrošināšanas fonda un lietošanas fonda izveide ļauj pagarināt vērtīgu vēstures avotu mūžu.

Pašreizējā posmā informācijas tehnoloģiju stāvokli pirmsskolas izglītības iestādēs var raksturot ar:

Liela apjoma datu bāzu klātbūtne, kas satur informāciju par organizācijas darbību;

Tehnoloģiju izveide, kas nodrošina interaktīvu lietotāja piekļuvi informācijas resursi;

Paplašināšanās funkcionalitāte informācijas sistēmas un tehnoloģijas, kas nodrošina informācijas apstrādi, lokālu daudzfunkcionālu problēmorientētu informācijas sistēmu izveidi dažādiem mērķiem;

Lietotāja saskarnes intelektualizācijas elementu iekļaušana informācijas sistēmās, ekspertu sistēmas un citi tehnoloģiskie līdzekļi.

Visaptveroša visu dokumentu plūsmas un dokumentu arhīva uzglabāšanas posmu automatizācija ietver: darba ar dokumentiem automatizāciju, automatizētas darbstacijas, elektroniskās biroja sistēmas.

Federālajā mērķprogrammā “Elektroniskā Krievija (2002-2010)” teikts, ka informācijas attīstība un plaša izmantošana komunikācijas tehnoloģijas ir izšķiroša tautsaimniecības, valsts un pašvaldību efektivitātes uzlabošanai. Viena no informācijas komunikācijas tehnoloģiju izmantošanas jomām valsts iestāžu, organizāciju un uzņēmumu darbībā ir “elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas, biroja darba un dokumentu pārvaldības standartu izstrāde”. Tradicionālā biroja darba pilnveidošanas aktualitāti nosaka nepieciešamība pēc efektīvām vadības darbībām, paātrinot dokumentu kustību organizācijā un samazinot dokumentu apstrādes darbietilpību. Izveidotajai biroja darba automatizētajai sistēmai (turpmāk AS) ir jāpaaugstina vadības efektivitāte, veidojot vienotu dokumentētu informācijas telpa, sniedzot lietotājiem iespēju efektīvi sadarboties ar dokumentiem jebkurā vietā un laikā. Mūsdienu sistēmas biroja darba un dokumentu plūsmas automatizācija (SADD) ļauj atrisināt pilnu biroja darba uzdevumu klāstu:

Pilnīgas un ērtas visas ienākošās, izejošās un iekšējās korespondences uzskaites un apstrādes organizēšana.

Visu ar organizācijas darbību saistīto dokumentu saglabāšana ērtākā un racionālākā veidā, ļaujot ātri atrast jebkuru nepieciešamais dokuments atbilstošām piekļuves tiesībām.

Katra dokumenta statusa izsekošana, pārvietošanās maršruts, kā arī attiecības ar citiem dokumentiem.

Nodrošiniet savlaicīgu dokumentu apstrādes prasību izpildi.

Mūsdienu biroja automatizācijas sistēmas ļauj izveidot pilnvērtīgu sistēmu dokumentu apstrādes procesu vadīšanai un to ieviešanas uzraudzībai. SADD aptver visus dokumentu izveides, apstrādes, pavairošanas, pārsūtīšanas un uzglabāšanas procesus, kā arī automatizē mūsdienu biroja darba pamatprocedūras. Dokumenta dzīves cikls no izveidošanas līdz tā norakstīšanai vai iznīcināšanai tiek attēlots secīgu posmu veidā, no kuriem katrs dokuments iziet noteiktā laika periodā. Biroja automatizācijas sistēmas ļauj automātiski ierakstīt dokumenta pāreju no viena posma uz otru.
Šobrīd veiksmīgi strādājošas biroja automatizācijas un dokumentu plūsmas sistēmas klātbūtne liecina par iestādes un tās vadības labklājību. Tas nozīmē pilnīgu aparāta vadībai pakļauto vadāmību, viņu kompetenci, solidaritāti, disciplīnu un ieinteresētību uzdotā darba veiksmīgākā izpildē. Automatizētā sistēma ļauj ātri un efektīvi apmainīties ar informāciju starp visām ražošanas procesa jomām, samazināt konkrētu uzdevumu sagatavošanai nepieciešamo laiku un novērst iespējamās kļūdas atskaites dokumentācijas sagatavošanā. Automatizētas sistēmas ieviešana nodrošinās lietošanas ērtumu, racionālu ražošanas organizēšanu un psiholoģiskā stresa mazināšanu. Mazināsies arī fizioloģiskais stress, jo Ieviešot atbilstošu programmatūru, ievērojami samazināsies viena un tā paša darba veikšanai pavadītais laiks. Tas pozitīvi ietekmēs darbinieka sniegumu, jo samazināsies apstrādātās informācijas apjoms, un darbiniekiem būs arī papildu laiks analīzei un vadības lēmumu pieņemšanai.

Automatizētās pirmsskolas izglītības sistēmas ir programmatūras sistēmas, kuru mērķis ir automatizēt vadības procesus.

Centrālā saikne informācijas tehnoloģijās mūsdienu apstākļos ir dators un ar to saistītais tehnisko līdzekļu komplekts. Informācijas tehnoloģiju ieviešana tiek panākta ar vadības sistēmas un organizatoriskā un metodiskā atbalsta palīdzību. Izmantojot atsevišķas tehnoloģijas un tehniskās ierīces dokumentu pārvaldībā, jāpievērš uzmanība to izmantošanas konkrētajām sekām.

Tiek piedāvāti šādi darba posmi automatizētas sistēmas izvēlei pirmsskolas izglītības iestādei 1:

Pamatprasību un sistēmtehnisko prasību saraksta sastādīšana uzņēmuma dokumentu automatizācijas sistēmai.

Svēruma koeficientu (punktu) sistēmas izvēle ekspertu vērtējumam.

Programmatūras produktu novērtēšana no funkcionālo pamatprasību un sistēmas tehnisko raksturojumu viedokļa.

Izvēlēto produktu pielāgošanās spēju novērtējums.

Programmatūras produktu izvēle, kas atbilst šiem kritērijiem.

Ar programmatūras produktu iegādi un ieviešanu saistīto izmaksu salīdzinošs novērtējums.

Izvērtējot izvēlēto programmatūras produktu lietošanas pieredzi (tostarp šāda veida organizācijās), izstrādātāja uzņēmuma reputāciju.

Programmatūras izvēle dokumentu automatizācijas sistēmai.

14 dhow automatizācijas mērķi. Pārstāvju uzdevumi organizācijā. Dhow automatizācijas procesa pārklājums.

Pirmsskolas automatizācijas mērķi no visām organizācijām, neatkarīgi no to organizatoriskās un juridiskās formas, ir diezgan līdzīgas un, mūsuprāt, ir šādas:

Pārvaldības kvalitātes un efektivitātes paaugstināšana, kā rezultātā uzņēmuma konkurētspējas nodrošināšana tirgū;

Visu organizācijas struktūrvienību, arī ģeogrāfiski attālo, integrācija vienotā biroja darba ciklā;

Nodrošinot operatīvu un vienlaikus diferencētu piekļuvi organizācijas informācijas (dokumentācijas) resursiem;

Darbaspēka un laika izmaksu un pieskaitāmo izmaksu samazināšana un rezultātā ekonomiska efekta iegūšana;

Liekot pamatus pakāpeniskai pārejai uz elektronisko dokumentu pārvaldību uzņēmumā, darbs nākotnei.

Savu mērķu sasniegšana ir iespējama, risinot organizācijas pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas uzdevumi, ko var aptuveni sistematizēt šādās jomās:

Dokumentu sagatavošana un noformēšana

organizācijā izveidoto dokumentu sagatavošanas kvalitātes un efektivitātes uzlabošana

darba ar dokumentiem procesa apvienošana visos tā pastāvēšanas posmos

Dokumentu aprites organizēšana un dokumentu noformēšana

darba dublēšanās novēršana, ievadot informāciju par dokumentu dažādos darba ar to posmos (reģistrācijas process)

dokumentu nozaudēšanas iespēju novēršana (organizācijas dokumentālās bāzes izveide)

organizācijas dokumentu plūsmas racionalizēšana (dokumentu plūsmas diagrammu vienkāršošana - maršrutēšana)

izpildītāju darba ar dokumentiem efektivitātes un kvalitātes paaugstināšana

dokumentu noformēšanas un nodošanas termiņu samazināšana

savlaicīga darbinieku un vadības informēšana par saņemtajiem un izveidotajiem dokumentiem (izvairoties no darba dublēšanās pie viena dokumenta)

Dokumentu noformēšanas kontroles organizēšana

visu organizācijas nodaļu (arī ģeogrāfiski attālo) dokumentu plūsmu apvienošana

operatīva informācijas saņemšana par jebkura dokumenta izpildes statusu un atrašanās vietu

nodrošināt dokumentu nodošanas posmu izsekošanu organizācijas nodaļās no to saņemšanas (izveidošanas) līdz darba pabeigšanai ar tiem (izpilde),

Dokumentu uzglabāšanas organizēšana, meklēšanas sistēma.

nodrošinot centralizētu elektroniskā formā sagatavoto dokumentu tekstu, to grafisko attēlu un tiem paredzēto materiālu uzglabāšanu.

nodrošinot iespēju ātri meklēt un organizēt ar vienu jautājumu saistītu dokumentu loģisku sasaisti.

nodrošinot operatīvu dokumentu (materiālu) meklēšanu un atlasi atbilstoši tematiskajam detaļu kopumam.