Excel datu šķirošana. Kā kārtot datus programmā Excel. Pielāgots saraksts vai iepriekš iestatītas kārtošanas opcijas
Kārtošana programmā Excel ir iebūvēta datu analīzes funkcija. Izmantojot to, jūs varat ievietot uzvārdus alfabētiskā secībā, kārtot pretendentu vidējo punktu skaitu augošā vai dilstošā secībā, iestatīt rindu secību atkarībā no krāsas vai ikonas utt. Turklāt, izmantojot šo funkciju, jūs varat ātri piešķirt tabulai ērtu izskatu, kas ļaus lietotājam ātri atrast nepieciešamo informāciju, analizēt to un pieņemt lēmumus.
Rindu kārtošana programmā Excel
Noklikšķiniet, lai pievienotu datus, formatētu diagrammas un pārvietotos pa lielām izklājlapām. Neuztraucieties par taupīšanu. Informācija ved uz vajadzīgo funkciju. Lielos planšetdatoros, klēpjdatoros un galddatoros varat skatīt izklājlapas bez maksas. Funkcijas ir sadalītas šādās kategorijās. Papildinājumi un automatizācijas funkcijas.
Tie ļauj apstrādāt datus no rakurstabulām vai dinamiskajām saitēm. Izmanto uzlabotai analīzei informācijas kubos. Tos izmanto, ja darblapā ir jāievieto pašreizējais datums un laiks. Jūs varat iegūt nedēļas dienu, gadu, nedēļas numuru un daudz ko citu.
Video par Excel kārtošanas izmantošanu
Ko jūs varat šķirot?
Excel var kārtot datus pēc teksta (alfabētiskā secībā vai otrādi), cipariem (augošā vai dilstošā secībā), datuma un laika (no jauna uz veco un otrādi). Varat kārtot pēc vienas kolonnas vai vairākām vienlaikus. Piemēram, vispirms varat kārtot visus klientus alfabēta secībā un pēc tam kārtot tos pēc viņu pirkumu kopsummas. Turklāt Excel var kārtot pēc pielāgotiem sarakstiem vai formāta (šūnas krāsa, teksta krāsa utt.). Parasti kārtošana tiek lietota tikai pa kolonnām, taču ir iespēja šo funkciju lietot arī rindām.
Tie ļauj veikt aprēķinus, kas saistīti ar tehnisko jomu, kā arī modeļus, kuru pamatā ir inženierzinātnēs izmantotās formulas. Tie kalpo aprēķiniem un finanšu pārskatiem. Tie norāda dažādu tabulas daļu stāvokļa raksturlielumus, kas ļauj pārbaudīt, vai šūna ir tukša, un citas funkcijas.
Tos izmanto, lai salīdzinātu vērtības un saskaņā ar salīdzinājumu iegūtu patiesu vai nepatiesu rezultātu. Meklēšanas funkcijas un saites. Tie ļauj atrast datus atbilstoši meklēšanā noteiktajiem kritērijiem. Matemātiskās un trigonometriskās funkcijas.
Visi šai opcijai norādītie iestatījumi tiek saglabāti Excel darbgrāmatā, ļaujot izmantot informāciju, atverot darbgrāmatu (ja nepieciešams).
Datu kārtošana programmā Excel
Šķirošanu programmā Excel var iedalīt vienkāršā un sarežģītajā. Vienkāršā kārtošana ir augošā vai dilstošā secībā.
Tie ļauj veikt statistiskus aprēķinus, piemēram, vidējo, vidējo dispersiju, standarta novirzi un citas saistītas funkcijas. Teksta funkcijas ļauj strādāt ar burtciparu datiem, ļauj salīdzināt tekstu, mainīt formatējumu, mainīt lielos vai mazos burtus, apvienot tekstu un daudz ko citu.
Pielāgotas funkcijas. Kad kārtojat informāciju izklājlapā, varat skatīt datus, kā vēlaties, un ātri atrast vērtības. Varat kārtot datu diapazonu vai tabulu vienā vai vairākās datu kolonnās; Piemēram, jūs varat kārtot darbiniekus vispirms pēc nodaļas un pēc tam pēc uzvārda.
Ir 2 galvenie šķirošanas veidi – augošā un dilstošā
Tātad, pirms sākat, jums ir jāatver Excel un jāievada informācija. Piemēram, jūs varat aizpildīt 10 šūnas ar cipariem no 1 līdz 10. Tagad jums ir jāatlasa visa kolonna (šajā gadījumā visas 10 šūnas) un izvēlņu joslā jāizvēlas “Dati - Sorting”. Tiks atvērts jauns logs, kurā jānorāda, kā kārtot informāciju, augošā vai dilstošā secībā. Varat, piemēram, atlasīt vienumu “dilstošs” un noklikšķināt uz pogas “OK”. Tagad skaitļi mainīsies no 10 uz 1. Varat vēlreiz atvērt kārtošanas logu un izvēlēties “augšupejošu” - skaitļi mainīsies no 1 līdz 10. Tāpat šo procedūru var veikt vienlaikus 3 kolonnās. Lai gan labāk ir veikt šādu šķirošanu.
Automātiskās tulkošanas pienākumu samazināšana: šis raksts tika tulkots, izmantojot datorsistēmu bez cilvēka iejaukšanās. Tā kā šis raksts ir mašīntulkots, tajā var būt vārdu krājuma, sintakses vai gramatikas kļūdas. Uzziņai varat atrast šī raksta versiju angļu valodā. . Vai jūs varētu mums parādīt, kā? Liels paldies par palīdzību, ar cieņu, Marija. Jūs zināt, ka filtrēšana darbojas, saglabājot daļu jūs interesējošās informācijas, vienlaikus paslēpjot pārējos datus.
Piemēram, varat izveidot tabulu, kurā tiks saglabāta informācija par noliktavā esošo preci. Tabula sastāvēs no 3 kolonnām: nosaukums, krāsa, daudzums. Preces jāraksta tā, lai tās būtu vairākas vienas kategorijas. Piemēram, vīriešu apavi ir melni (3 modeļi), vīriešu apavi ir sarkani (2 modeļi), sieviešu apavi ir balti (4 modeļi) utt. Daudzums var būt jebkurš.
Šī tabula būs nekas cits kā lauku nosaukumi galvenes formā un daži ieraksti zemāk. Ātrai un vienkāršai filtrēšanai ir pieejami automātiskie filtri. Šīs ir bultiņas, kas parādās katra lauka nosaukumā, tabulas galvenē un kuru lietošanai nepieciešams ļoti maz paskaidrojumu.
No šī brīža filtrus varat izmantot brīvajā laikā. Tajā pašā bultiņā ir opcija Visas, lai noņemtu lietojumprogrammas filtru, vai arī varat doties uz izvēlni Dati, Filtrs, Rādīt visu, lai noņemtu visus esošos filtrus un pārliecinātos, ka tabula ir pabeigta. Ja saprotat no filtra bultiņām, pēc šī lauka varat kārtot arī augošā vai dilstošā secībā.
Tātad, lai iespējotu automātisko filtru, jums ir jāatlasa visa lapa un izvēlņu joslā jāizvēlas "Dati - Filtrs - Autofiltrs". Šūnās ar kolonnu nosaukumiem (nosaukums, daudzums utt.) jāparādās nelielai ikonai, un, noklikšķinot, tiks atvērts nolaižamais saraksts. Šādas bultiņas klātbūtne nozīmē, ka automātiskais filtrs ir iespējots pareizi. Šajā sarakstā varat kārtot datus dilstošā vai augošā secībā, norādīt, ka tabulā ir redzamas tikai pirmās 10 preces (šajā piemērā šī opcija nedarbosies) vai arī attēlot konkrētu preci (piemēram, vīriešu zābaki). Varat arī atlasīt vienumu “Stāvoklis” un norādīt, piemēram, ka programma parāda visus produktus, kuru daudzums ir mazāks vai vienāds ar 10.
Uzlaboti filtri: trīs svarīgas priekšrocības
Jums vajadzētu arī ievietot sevi tabulas šūnā un doties uz cilni Dati, Kārtot un filtrēt un noklikšķiniet uz pogas Filtrēt. Tādā veidā jums būs slavenās bultiņas. Tomēr uzlabotie filtri nav tik vienkārši vai viegli lietojami. Tātad, kādi ir to izmantošanas iemesli? Būtībā uzlabotajiem filtriem ir trīs priekšrocības salīdzinājumā ar automātiskajiem filtriem.
Papildinājums datu kārtošanai programmā Excel
Piemēram, man ir vajadzīgs to studentu saraksts, kuri matemātikā ieguvuši augstākus punktus par 5 un vidēji augstāki par 7, bet tikai trešajā trimestrī. Otra uzlaboto filtru priekšrocība ir iespēja izgūt filtra rezultātu citā vietā, tas ir, “nesabojājot” sākotnējo tabulu. Tādējādi tabula paliek neskarta, un rezultāts tiek atspoguļots citā apgabalā, pat uz citas lapas, lai gan a priori šķiet, ka tā nevar. Kad iegūstat rezultātu citā apgabalā, varat arī atlasīt laukus, kurus vēlaties attēlot filtrētajā tabulā, tā manā skatījumā būtu trešā priekšrocība.
Ja automātiskā filtra bultiņa ir zila, tas nozīmē, ka šī kolonna jau ir sakārtota.
Šķirošanas triki
Pieņemsim, ka lietotājam ir tabula, kurā ir kolonna ar gada mēnešu nosaukumiem. Un, kad jums ir nepieciešams to sakārtot, piemēram, augošā secībā, tas izrādās apmēram šādi: augusts, aprīlis, decembris utt. Bet es gribētu, lai šķirošana notiktu parastajā secībā, t.i. janvāris, februāris, marts utt. To var izdarīt, izmantojot īpašu iestatījumu pielāgotai lapai.
Datu filtrēšana programmā Excel
Kāds ir kritēriju diapazons? Šī ir šūnu kopa, kurā tiks iestatīti tabulas filtrēšanas nosacījumi. Tas sastāv no to lauku nosaukumiem, kurus vēlaties iestatīt, un nosacījumiem. Piemēram, ja man 30 gadus jāuzņem studenti no Madrides, kaut kur uz lapas ir jābūt šādam.
Kārtošana pēc kolonnām
Vārdi "Pilsēta" un "Vecums" jāraksta tāpat kā sākotnējās tabulas nosaukumā, tāpēc vislabāk ir izmantot kopēšanu un ielīmēšanu. Augšējā attēlā jūs teiksiet, ka vēlaties studentus, kuru pilsēta ir "Madride" un "viņiem ir vairāk nekā 30 gadu, bet pavisam kas cits ir jautāt par Madridi" vai kuri ir vecāki par 30 gadiem, šajā gadījumā kritērijiem. Šajā spēlē jums ir jābūt uzmanīgiem ar mūsu runas veidu, kas dažkārt šķiet pretrunā šiem noteikumiem. Kā jūs atlasījāt studentus no Madrides un Seviļas vairāk nekā 30 gadus?
Lai to izdarītu, ir jāatlasa visa tabula, jāatver šķirošanas logs un laukā “Pasūtījums” jānorāda vienums “Pielāgots saraksts”. Tiks atvērts jauns logs, kurā varēsiet izvēlēties vēlamo mēnešu secību gadā. Ja šāda saraksta nav (piemēram, mēnešu nosaukumi ir angļu valodā), tad to var izveidot pats, izvēloties opciju “Jauns saraksts”.
Kārtot pēc vairākām kolonnām
Šādā veidā. Jūs zināt, ka zvaigznīte parasti ir aizstājējzīme, un jūs varat to izmantot, lai aizstātu jebkuru nenoteikta garuma rakstzīmju virkni. Nu, tā joprojām ir teorija, bet kā šis process tiek veikts? Pieņemsim, ka jums priekšā ir tabula 11. uzdevumā un jums tiek prasīti visi produkti kategorijā Dzērieni virs 15 eiro. Ir skaidrs, ka mums ir jāizveido virkne kritēriju, kurā vienā laukā ir ietverta cena, bet citā – kategorija. Šādā gadījumā dodieties uz tabulas galveni un kopējiet laukus "Kategorija" un "Vienības cena" un ielīmējiet tos, piemēram, tabulas beigās, tālāk esošajā šūnā A ievadiet kritērijus, lai tie būtu tāds pats kā attēlā.
Datu kārtošana nepavisam nav grūta. Bet rezultātā jūs varat iegūt ērtu tabulu vai atskaiti, lai ātri apskatītu nepieciešamo informāciju un pieņemtu lēmumu.
Datu kārtošana programmā Excel ir rīks informācijas sniegšanai lietotājam draudzīgā formā.
Bet jautājums ir, vai vēlaties, lai rezultāts saturētu visus sākotnējās tabulas laukus vai dažas jūsu atlasītās kolonnas? Jums jau ir visi nepieciešamie komponenti, lai veiktu uzlaboto filtru: oriģināla tabula, kritēriju klāsts un rezultātu zona ar jūsu izvēlētu virsrakstu.
Manā gaumē ir detaļas, kas, lai arī nav būtiskas, palīdzēs paātrināt procesu, it īpaši, ja jums ir jāizveido vairāki filtri. Vislabāk ir norādīt tabulas diapazona nosaukumu, lai jūs varētu izmantot šo nosaukumu katru reizi, kad nepieciešams filtrēt un piekļūt tabulai. Tādā veidā jūs vienkārši nosaucat diapazonu. Lieliski, ja tas viss būs vietā, mēs redzēsim uzlabotā filtra lietošanas procesu.
Skaitliskās vērtības var kārtot augošā un dilstošā secībā, teksta vērtības var kārtot alfabēta un apgrieztā secībā. Ir pieejamas opcijas – pēc krāsas un fonta, jebkurā secībā, atbilstoši vairākiem nosacījumiem. Kolonnas un rindas ir sakārtotas.
Kārtošanas secība programmā Excel
Ir divi veidi, kā atvērt kārtošanas izvēlni:
Bieži lietotās šķirošanas metodes uzdevumjoslā tiek parādītas ar vienu pogu:
Ja atrodaties jebkurā lapas vietā, jums jāiet uz izvēlni "Dati", "Filtrs", "Papildu filtrs", parādīsies šāds logs. To var izdarīt, ievietojot katru lauku dialoglodziņā un atlasot diapazonu, izmantojot peli, nerakstot. Tam, vai saites tiek rādītas ar dolāriem vai bez tiem, nav nozīmes, taču ņemiet vērā, ka, lai norādītu saraksta diapazonu, man nekas nebija jāatlasa, bija tikai jāuzraksta mūsu piešķirtais ranga nosaukums: "produkti".
Un, ja vēlaties, vai tā ir cita lapa nekā sākotnējā tabula? Tas ir, ja jums ir tabula uz vienas lapas, bet vajadzīgo lauku galvenes tiek kopētas uz citas lapas? Daudzi man teiks, ka jūs nevarat, jo jūs mēģinājāt, un parādās šāds brīdinājums.
Tabulas kārtošana pēc vienas kolonnas:
Ja atlasāt visu tabulu un kārtojat, tiks sakārtota pirmā kolonna. Dati rindās saskanēs ar vērtību pozīciju pirmajā kolonnā.
Tātad, padarīsim mērķa lapu aktīvu. Tas ir, process sākas ar saņēmēja lapu. Jums ir oriģināla tabula vai saraksts vienā lapā un vēlaties, lai rezultāts pārietu uz citu lapu. Labi, ievietojiet sevi jebkurā šīs citas lapas šūnā, pirms atverat izvēlni Dati, filtrs, uzlabotais filtrs. Tātad jūs veicat visu procesu no galamērķa lapas.
Starp citu, kas notiek, ja kritēriju diapazona sadaļā neko neievieto? Labā lieta ir tāda, ka jūs veiksit uzlaboto filtru bez kritērijiem, kas nozīmē, ka iegūsit visu avota tabulā esošo ierakstu un lauku, kurus atlasījāt sadaļā “Kopēt uz”, rezultātu.
Kārtot pēc šūnas krāsas un fonta
Excel nodrošina lietotājam bagātīgas formatēšanas iespējas. Tāpēc jūs varat strādāt ar dažādiem formātiem.
Apmācību tabulā izveidosim kolonnu “Kopā” un aizpildīsim šūnas ar vērtībām ar dažādiem toņiem. Sakārtosim pēc krāsas:
Programma sakārtoja šūnas pēc akcenta. Lietotājs var patstāvīgi izvēlēties krāsu šķirošanas secību. Lai to izdarītu, rīku opciju sarakstā atlasiet “Pielāgota kārtošana”.
Ko darīt, ja neizveidojat galveni ar laukiem, kādus vēlaties iegūt rezultātā? Jums būs filtrs ar ierakstiem, kas atbilst kritēriju diapazonam, bet ar visiem laukiem no sākotnējās tabulas norādītās šūnas rezultātā. Abos gadījumos jūs atradīsit cilni Dati, Kārtot un Filtrēt. Tur jūs redzēsit pogu "Papildu".
Ja jūs atnācāt šeit, nebāzis galvu datorā, jūs uzzinājāt kaut ko jaunu. Lai uzzinātu, sekojiet tālāk sniegtajai informācijai. Kā praktisks piemērs labākai saspiešanai zemāk esošajā attēlā ir tabula, kurā ir saraksts ar skrējēju vārdiem vieglatlētikas sacensībās un skrējēju klasifikāciju šajā gadījumā.
Atvērtajā logā ievadiet nepieciešamos parametrus:
Šeit jūs varat izvēlēties secību, kādā tiek parādītas dažādu krāsu šūnas.
Dati tiek kārtoti pēc fonta, izmantojot to pašu principu.
Kārtot pēc vairākām kolonnām programmā Excel
Kā programmā Excel iestatīt sekundāro kārtošanas secību? Lai atrisinātu šo problēmu, ir jāiestata vairāki šķirošanas nosacījumi.
Ņemiet vērā, ka klasifikācija vēl nav parādīta, tādā gadījumā mums ir jāzina katra sportista ierašanās secība, nerēķinot viņu attiecīgās sacīkstes. Kārtība: Šajā gadījumā, ja ievietosim vērtību 0, tiks atgriezta skaitļa pozīcijas vērtība sarakstā. Ja ievadītā vērtība ir viena, skaitļa pozīcijas vērtība tiks atgriezta pa posmiem.
Tālāk esošajā piemērā mēs izmantojam formulu, lai vērtība tiktu parādīta pakāpeniski. Iepriekš redzamajā attēlā ievērojiet, ka funkcija atgrieza skrējēja marķiera beigu pozīciju. Tas ir, pamatojoties uz visu laika matricā ietverto koridoru ierašanās laiku, funkcija pakāpeniski ienesa sakārtotu vērtību.
Programma ļauj vienlaikus pievienot vairākus kritērijus, lai veiktu šķirošanu īpašā secībā.
Rindu kārtošana programmā Excel
Pēc noklusējuma dati tiek kārtoti pēc kolonnām. Kā programmā Excel kārtot pēc rindām:
Tādā veidā jūs kārtojat tabulu programmā Excel pēc vairākiem parametriem.
Lai funkciju reproducētu citiem sportistiem, ir jābloķē ar laika intervālu saistītās šūnas. Šajā gadījumā mēs izmantosim dolāra zīmi, kā parādīts zemāk esošajā attēlā, lai, kopējot formulu, nebūtu kļūdu. Lai atkārtotu formulu citiem sportistiem, vienkārši velciet pirmo šūnu uz pārējām, izmantojot aizpildīšanas rokturi.
Labākai vizualizācijai un izpratnei varam izmantot arī rīku Kārtot un filtrēt, kas atrodas cilnes Sākums grupā Rediģēt. Tātad, tabulā atlasiet jebkuru šūnu ar vērtībām un atlasiet kārtošanas secību, lai izveidotu pieaugumu vai samazinājumu, kā parādīts zemāk.
Izlases kārtošana programmā Excel
Iebūvētās šķirošanas opcijas neļauj nejauši sakārtot datus kolonnā. RAND funkcija veiks šo uzdevumu.
Piemēram, jums ir jāsakārto noteiktu skaitļu kopa nejaušā secībā.
Novietojiet kursoru blakus šūnā (pa kreisi vai pa labi, tas nav svarīgi). Formulas joslā ievadiet RAND(). Nospiediet Enter. Mēs nokopējam formulu uz visu kolonnu - mēs iegūstam nejaušu skaitļu kopu.
Tagad kārtosim iegūto kolonnu augošā/dilstošā secībā - sākotnējā diapazona vērtības tiks automātiski sakārtotas nejaušā secībā.
Dinamiskā tabulu šķirošana programmā MS Excel
Ja tabulai piemērosiet standarta kārtošanu, tas nebūs aktuāls, mainoties datiem. Mums ir jāpārliecinās, ka vērtības tiek sakārtotas automātiski. Mēs izmantojam formulas.
Ja jums ir jāveic dinamiskā kārtošana dilstošā secībā, izmantojiet funkciju LARGE.
Lai dinamiski kārtotu teksta vērtības, jums būs nepieciešamas masīvu formulas.
Pēc tam, pievienojot datus tabulai, kārtošanas process tiks veikts automātiski.
Sarakstu var kārtot alfabētiskā, skaitliskā vai hronoloģiskā secībā līdz trim laukiem. Katrai kolonnai varat norādīt kārtošanas secību augošā un dilstošā secībā.
Augošā kārtošanas secība:
Skaitļi tiks sakārtoti secībā no mazākā negatīvā līdz lielākajam pozitīvajam skaitlim.
Datuma un laika vērtības tiks sakārtotas no agrākās uz jaunāko vērtību.
Teksts tiks sakārtots alfabētiskā secībā. Šajā gadījumā vispirms tiks atrastas skaitliskās vērtības, kas norādītas kā teksts.
Kārtojot Būla vērtības augošā secībā, vispirms tiks parādīta vērtība FALSE, pēc tam vērtība TRUE.
Kļūdu vērtības tiks sakārtotas secībā, kādā tās tika konstatētas (no šķirošanas viedokļa tās visas ir vienādas).
Sakārtotā saraksta beigās parādīsies tukšas šūnas.
Dilstošā kārtošanas secība:
Dilstošā kārtošanas secībā programma Excel ierakstus sakārto iepriekš aprakstītajā apgrieztajā secībā. Saraksta beigās joprojām tiks rādītas tikai tukšas šūnas.
Pielāgota kārtošanas secība:
Augošā un dilstošā kārtošanas secības vietā varat izmantot arī pielāgotu kārtošanas secību, ko nosaka noteikts pielāgots saraksts.
Saraksta kārtošana
Lai kārtotu sarakstu, ievietojiet šūnas rādītāju sarakstā un izpildiet komandu Dati – Kārtot.
Programma Excel automātiski atlasa sarakstu un parāda dialoglodziņu Kārtošanas diapazons, kurā varat norādīt kārtošanas opcijas.
Varat iestatīt kārtošanu līdz trim saraksta laukiem un katram laukam norādīt atšķirīgu kārtošanas secību.
Excel automātiski atpazīst lauku nosaukumus, ja to šūnu formāts, kas satur nosaukumus, atšķiras no to šūnu formāta, kurās ir dati.
Dialoglodziņš Kārtošanas diapazons.
Ja programmas veiktā diapazona atlase nav pilnībā pareiza, iestatiet slēdzi dialoglodziņa apakšā vēlamajā pozīcijā (Identificējiet laukus pēc "iezīmēm (diapazona pirmā rinda)" vai "lapas kolonnu apzīmējumiem").
Dialoglodziņā Kārtot norādītās diapazona un kārtošanas opcijas tiks saglabātas un parādītas dialoglodziņā nākamreiz, kad to atverat.
Varat arī izvēlēties kārtot diapazona kolonnas, nevis rindas. Lai to izdarītu, dialoglodziņā "Kārtošanas diapazons" noklikšķiniet uz pogas "Opcijas" un dialoglodziņā "Kārtošanas opcijas" grupā "Kārtot" iestatiet slēdzi pozīcijā "Range Columns".
26. Datu filtrēšana programmā Excel.
Datu filtrēšana sarakstā ļauj parādīt tikai tos ierakstus, kas atbilst noteiktiem nosacījumiem.
Automātiskais filtrs
Lietojot automātisko filtru, lauku nosaukumi tiks papildināti ar nolaižamajiem sarakstiem, no kuriem var izvēlēties vēlamo lauka vērtību vai iestatīt pielāgotu kritēriju.
Automātiskā filtra ievietošana
1. Novietojiet šūnas rādītāju sarakstā.
2. Apakšizvēlnē Dati – filtrs atlasiet komandu “Autofilter”. Blakus lauku nosaukumiem parādīsies bultiņu pogas, uz kurām varat noklikšķināt, lai atvērtu sarakstu.
3. Atveriet sarakstu laukam, kura vērtību vēlaties izmantot kā filtru (atlases kritērijs). Sarakstā tiks parādītas atlasītā lauka šūnu vērtības.
4. Sarakstā atlasiet vajadzīgo vienumu. Ekrānā tiks parādīti tikai tie ieraksti, kas atbilst norādītajam filtram.
5. Ja nepieciešams, izvēlieties vajadzīgo elementu no cita lauka saraksta. Ekrānā tiks parādīti tikai tie ieraksti, kas atbilst visiem norādītajiem filtrēšanas nosacījumiem (atsevišķu lauku nosacījumi tiek apvienoti, izmantojot loģisko darbību “UN”).
Pogas automātisko filtru atvēršanai laukiem, kuriem ir norādīti filtrēšanas nosacījumi, ir zilā krāsā.
Ja pirms komandas AutoFilter izpildīšanas atlasījāt vienu vai vairākas kolonnas, nolaižamie saraksti tiks pievienoti tikai attiecīgajiem laukiem.
Lai atkal ekrānā parādītu visus saraksta ierakstus, apakšizvēlnē Dati – filtrs izpildiet komandu “Rādīt visu”.
Varat noņemt filtrēšanas kritēriju atsevišķam laukam, šī lauka automātiskā filtra sarakstā atlasot vienumu “Visi”.
Lai deaktivizētu automātiskā filtra funkciju (noņemtu nolaižamos sarakstus), vēlreiz atlasiet komandu Dati – Filtrs – Automātiskais filtrs.
Pielāgota automātiskā filtra lietošana
Izmantojot pielāgotu automātisko filtru, varat savienot atsevišķus ierakstu atlases nosacījumus, izmantojot loģiskos operatorus.
Ievietojiet sarakstā automātisko filtru, atlasot komandu Dati – Filtrs – Automātiskais filtrs.
Atveriet vajadzīgā lauka automātisko filtru sarakstu un atlasiet tajā esošo elementu (Condition).
Atvērtajā dialoglodziņā “Custom AutoFilter” (6.3.27. att.) norādiet pirmo kritēriju.
Izvēlieties loģisko operatoru, kas apvieno pirmo un otro kritēriju.
Dialoglodziņš “Pielāgots automātiskais filtrs”.
Pielāgotajā automātiskajā filtrā varat iestatīt vienu vai divus kritērijus atsevišķam laukam. Pēdējā gadījumā tos var apvienot ar loģisko operatoru “UN” vai “OR”.
Iestatiet otro kritēriju.
Noklikšķiniet uz pogas “OK”. Programma Excel filtrēs ierakstus, pamatojoties uz jūsu norādītajiem kritērijiem.
Uzlabots filtrs
Lai iestatītu sarežģītus nosacījumus saraksta datu filtrēšanai, programma Excel nodrošina tā saukto uzlaboto filtru, kas palīdz lietotājam.
Kritēriju diapazons
Kritērijus var iestatīt jebkurā darblapas brīvā vietā. Kritēriju diapazonā varat ievadīt un apvienot divu veidu kritērijus:
Vienkārši kritēriji: programma salīdzinās lauku saturu ar norādīto kritēriju (līdzīgi kā izmantojot automātisko filtru).
Aprēķinātie kritēriji: šajā gadījumā varat norādīt arī formulas atgrieztās vērtības, kas nav uzskaitītas.
Norādot vienkāršus kritērijus, vispirms ir jānorāda lauku nosaukumi kritēriju diapazonā, un jūs varat ievadīt tikai tos lauku nosaukumus, kuriem norādāt kritērijus.
Rindiņā(-ās) tieši zem lauku nosaukumu rindas jūs norādāt kritērijus. Programmā Excel nav reģistrjutīga, norādot kritērijus. Vai, nosakot kritērijus, varat izmantot aizstājējzīmes? Un *.
Visi vienā rindā norādītie kritēriji jāizpilda vienlaicīgi (atbilst loģiskajam operatoram “UN”). Lai norādītu kritēriju savienojumu, izmantojot operatoru “OR”, norādiet kritērijus dažādās rindās.
Uzlabota filtra lietošana
Kad esat izveidojis kritēriju diapazonu, varat palaist papildu filtru un filtrēt saraksta datus.
1. Novietojiet šūnas rādītāju sarakstā. Šādā gadījumā programma Excel automātiski atpazīs saraksta diapazonu un dialoglodziņā parādīs saiti uz diapazonu.
2. Izpildiet komandu Data – Filter – Advanced filter. Novietojiet ievades kursoru laukā “Stāvokļa diapazons” un darblapā iezīmējiet atbilstošo diapazonu.
3. Aizveriet dialoglodziņu, noklikšķinot uz pogas “OK”. Tagad ekrānā tiks parādīti ieraksti, kas atbilst norādītajiem kritērijiem.
Katrai darblapai varat lietot tikai vienu papildu filtru.
Ja nevēlaties, lai paplašinātā filtra lietošanas rezultātā tiktu rādīti ierakstu dublikāti, dialoglodziņā Papildu filtrs atzīmējiet izvēles rūtiņu Tikai unikālie ieraksti.
Lai iestatītu visu saraksta ierakstu rādīšanu darblapā pēc filtrēšanas, palaidiet komandu Data – Filter – Display All.
Datu kārtošana programmā Excel ir ļoti noderīga funkcija, taču tā jāizmanto piesardzīgi. Ja liela tabula satur sarežģītas formulas un funkcijas, tad kārtošanas darbību labāk veikt šīs tabulas kopijai.
Pirmkārt, formulās un funkcijās var tikt pārkāpta mērķauditorijas atlase saitēs, un tad to aprēķinu rezultāti būs kļūdaini. Otrkārt, pēc atkārtotas šķirošanas varat sajaukt tabulas datus tā, lai būtu grūti atgriezties sākotnējā formā. Treškārt, ja tabulā ir apvienotas šūnas, tās rūpīgi jāatdala, jo šis formāts nav pieņemams kārtošanai.
Datu kārtošana programmā Excel
Kādi rīki programmā Excel ir datu kārtošanai? Lai sniegtu pilnīgu atbildi uz šo jautājumu, aplūkosim to, izmantojot konkrētus piemērus.
Tabulas sagatavošana, lai pareizi un droši kārtotu datus:
Tagad mūsu tabulā nav formulas, bet tikai to aprēķina rezultāti. Apvienotās šūnas arī tiek atvienotas. Atliek tikai noņemt virsrakstos lieko tekstu un tabula ir gatava drošai šķirošanai.
Lai kārtotu visu tabulu, pamatojoties uz vienu kolonnu, rīkojieties šādi:
Dati ir sakārtoti visā tabulā attiecībā pret sleju “Neto peļņa”.
Kā kārtot kolonnu programmā Excel
Tagad kārtosim tikai vienu kolonnu bez atsauces uz citām kolonnām un visu tabulu:
Kolonna tiek kārtota neatkarīgi no pārējām tabulas kolonnām.
Kārtot pēc šūnas krāsas programmā Excel
Kopējot tabulu uz atsevišķu lapu, mēs pārsūtām tikai tās vērtības, izmantojot paste special. Bet kārtošanas iespējas ļauj kārtot ne tikai pēc vērtībām, bet pat pēc fontu krāsām vai šūnu krāsām. Tāpēc mums ir jāpārsūta arī datu formāti. Priekš šī:
Tabulas kopijā tagad ir vērtības un formāti. Sakārtosim pēc krāsas:
- Atlasiet tabulu un atlasiet rīku “Dati” - “Kārtot”.
- Šķirošanas opcijās vēlreiz atzīmējiet rūtiņu “Mani dati satur kolonnu virsrakstus” un norādiet: “Sleja” – Neto peļņa; “Šķirošana” – Šūnas krāsa; “Pasūtīt” – sarkans, virsū. Un noklikšķiniet uz Labi.
Augšpusē mums tagad ir vissliktākie tīrās peļņas rādītāji.
Piezīme. Pēc tam šajā tabulā varat atlasīt diapazonu A4:F12 un atkārtot šīs sadaļas otro darbību, tikai augšpusē norādiet rozā krāsu. Tādējādi vispirms būs šūnas ar krāsu, un pēc tam parastās.
Datu kārtošana ir datu analīzes neatņemama sastāvdaļa. Iespējams, jums būs jāsakārto nosaukumi sarakstā alfabēta secībā, jāuzskaita krājumi un jākārto to dilstošā secībā vai jākārto rindas pēc krāsas vai ikonas. Datu kārtošana palīdz ātri vizualizēt datus un labāk tos izprast, sakārtot un atrast vajadzīgo informāciju, kā arī pieņemt labākus lēmumus.
Varat kārtot datus pēc teksta (no A līdz Z vai Z līdz A), cipariem (no mazākā līdz lielākajam vai lielākā līdz mazākajam) un datumiem un laikiem (no vecākā līdz jaunākajam vai no jaunākā līdz vecākajam) vienā vai vairākās kolonnās. Varat arī kārtot pēc izveidotajiem pielāgotajiem sarakstiem (piemēram, saraksta, kas sastāv no lieliem, vidējiem un maziem vienumiem), vai pēc formāta, tostarp šūnas krāsas un fonta krāsas, un pēc ikonām.
Piezīmes:
Varat izmantot automātisko filtru vai nosacītu formatējumu, lai atrastu augstākās un zemākās vērtības šūnu vai tabulu diapazonā, piemēram, 10 augstākos vērtējumus vai 5 zemākās pārdošanas summas.
Papildinformāciju skatiet rakstā Datu filtrēšana Excel tabulā vai diapazonā un Nosacītā formatējuma lietošana programmā Excel.
Teksta vērtību kārtošana
Piezīmes: Iespējamās problēmas
Pārliecinieties, vai visi dati ir saglabāti teksta formā. Ja kolonnā, kuru vēlaties kārtot, ir skaitļi, kas saglabāti skaitļu formātā, un skaitļi, kas saglabāti teksta formātā, visas šūnas ir jāformatē kā skaitļus vai tekstu. Pretējā gadījumā skaitļu formātā saglabātie skaitļi pēc kārtošanas būs lielāki par skaitļiem, kas saglabāti teksta formātā. Lai konvertētu visus atlasītos datus teksta formātā, noklikšķiniet uz CTRL+1 lai atvērtu dialoglodziņu Šūnas formāts, atveriet cilni Numurs un sadaļā Kategorija atlasiet opciju Ģenerālis, Numurs vai Teksts.
Noņemiet visas vadošās atstarpes. Dažreiz dati, kas importēti no citām lietojumprogrammām, var būt polsterēti ar atstarpēm. Pirms kārtošanas noņemiet tos no saviem datiem. To var izdarīt manuāli vai izmantojot SPACEBAR funkciju.
Skaitļu šķirošana
Piezīmes:
Iespējamās problēmas
Pārliecinieties, vai visi skaitļi ir saglabāti ciparu formātā. Ja rezultāti atšķiras no gaidītā, kolonnā var būt teksta formātā saglabāti skaitļi. Piemēram, negatīvi skaitļi, kas importēti no dažām grāmatvedības sistēmām, vai skaitļi, kas satur sākuma apostrofu ( " ), tiek saglabāti teksta formā. Papildinformāciju skatiet sadaļā Skaitļu konvertēšana no teksta uz ciparu formātu.
Kārtot datuma un laika vērtības
Piezīmes: Iespējamās problēmas
Pārliecinieties, vai visas datuma un laika vērtības ir saglabātas datuma un laika formātā. Ja rezultāti neatbilst gaidītajam, kolonnā var būt datuma un laika vērtības, kas saglabātas teksta formātā. Lai datuma un laika vērtības tiktu pareizi sakārtotas programmā Excel, tās ir jāsaglabā kā kārtas skaitļi ar datuma vai laika informāciju. Ja programma Excel nevar atpazīt vērtību kā datumu vai laiku, tā tiek saglabāta kā teksts. Papildinformāciju skatiet sadaļā Datumu konvertēšana no teksta formāta uz datuma formātu.
Lai kārtotu pēc nedēļas dienas, mainiet šūnu formātu, lai tajās tiktu rādītas nedēļas dienas. Lai kārtotu pēc nedēļas dienām neatkarīgi no datuma, konvertējiet tās tekstā, izmantojot funkciju TEKSTS. Tomēr funkcija TEKSTS atgriež teksta vērtību, tāpēc kārtošana tiks veikta pēc burtciparu datiem. Papildinformāciju skatiet sadaļā Datumu rādīšana kā nedēļas dienas.
Kārtot pēc vairākām kolonnām vai rindām
Varat kārtot divās vai vairākās kolonnās vai rindās, lai grupētu datus, kuriem vienā kolonnā vai rindā ir vienādas vērtības, un pēc tam kārtotu tās grupas, kurām ir vienādas vērtības citā kolonnā vai rindā. Piemēram, ja jums ir slejas Nodaļa un Darbinieks, varat kārtot vispirms pēc nodaļas (lai grupētu visus darbiniekus pēc nodaļas) un pēc tam pēc Vārda (lai sakārtotu darbinieku vārdus katrā nodaļā pēc alfabēta). Vienlaikus varat kārtot pēc 64 kolonnām.
Piezīme: Lai iegūtu vislabākos rezultātus, kārtojamā diapazonā ir jāiekļauj kolonnu galvenes.
Kārtot pēc šūnas krāsas, fonta krāsas vai ikonas
Ja formatējāt šūnu diapazonu vai tabulas kolonnu manuāli vai izmantojot nosacījumu formatējumu, izmantojot šūnas krāsu vai fonta krāsu, varat kārtot arī pēc krāsas. Varat arī kārtot pēc ikonu kopas, kas izveidota, izmantojot nosacījumu formatējumu.
Kārtošana pēc pielāgotiem sarakstiem
Varat izmantot pielāgotus sarakstus, lai kārtotu lietotāja norādītā secībā. Piemēram, kolonnā var būt ietvertas vērtības, pēc kurām vēlaties kārtot, piemēram, "Augsta", "Vidēja" un "Zema". Kā es varu iestatīt kārtošanu tā, lai vispirms tiktu rādīts "Augsts", pēc tam "Vidējs" un visbeidzot "Zems"? Ja sakārtosit tās alfabētiskā secībā (A līdz Z), augšpusē tiks parādītas vērtības "Augstas", bet aiz tām tiks rādītas vērtības "Zemas", nevis vērtības "Vidēja". Un, šķirojot no Z līdz A, vērtības “Vidējās” būs pašā augšā. Patiesībā “Vidējām” vērtībām vienmēr ir jāparādās vidū neatkarīgi no kārtošanas secības. Šo problēmu var atrisināt, izveidojot pielāgotu sarakstu.
Reģistrjutīga šķirošana
Kārtot no kreisās puses uz labo
Parasti kārtošana tiek veikta no augšas uz leju, bet vērtības var kārtot no kreisās puses uz labo.
Piezīme: Tabulas neatbalsta kārtošanu no kreisās uz labo pusi. Vispirms pārveidojiet tabulu diapazonā: atlasiet jebkuru tajā esošo šūnu un atlasiet vienumus Darbs ar galdiem > Konvertēt uz diapazonu.
Piezīme: Kārtojot rindas, kas ir daļa no darblapas struktūras, programma Excel sakārto augstākā līmeņa grupējumus (1. līmenis), lai rindu vai kolonnu secība nemainītos, pat ja tās ir paslēptas.
Kārtot pēc vērtības daļas kolonnā
Kārtot pēc vērtības daļas kolonnā, piemēram, koda daļas (789- W.D.G.-34), uzvārds (Regina Pokrovskaya) vai vārds (Pokrovskaja Regina), vispirms ir jāsadala kolonna divās vai vairākās daļās, lai vērtība, pēc kuras vēlaties kārtot, būtu savā kolonnā. Lai sadalītu vērtības šūnā, varat izmantot teksta funkcijas vai teksta vedni. Papildinformāciju un piemērus skatiet sadaļā Teksta sadalīšana dažādās šūnās un Teksta sadalīšana dažādās kolonnās, izmantojot funkcijas.
Kārtojiet mazāku diapazonu lielākā diapazonā
Brīdinājums: Varat kārtot vērtības diapazonā, kas ir daļa no cita diapazona, taču tas nav ieteicams, jo tas pārtrauks saikni starp sakārtoto diapazonu un sākotnējiem datiem. Ja kārtosit datus, kā parādīts zemāk, atlasītie darbinieki tiks saistīti ar citām nodaļām.
Par laimi, programma Excel izdod brīdinājumu, ja tā konstatē šādu mēģinājumu:
Ja nevēlējāties kārtot datus šādā veidā, atlasiet opciju automātiski paplašināt piešķirto diapazonu, citādi - kārtot norādītajā atlasē.
Ja rezultāts nav tas, ko vēlaties, noklikšķiniet uz pogas Atcelt .
Piezīme:Šādā veidā nevar kārtot vērtības tabulā.
Uzziniet vairāk par izplatītākajām šķirošanas problēmām
Ja datu kārtošanas rezultāti neatbilst gaidītajam, rīkojieties šādi:
Pārbaudiet, vai formulu atgrieztās vērtības ir mainījušās Ja kārtotajos datos ir viena vai vairākas formulas, to atdotās vērtības var mainīties, pārrēķinot darblapu. Šādā gadījumā atkārtoti izmantojiet kārtošanu, lai iegūtu jaunākos rezultātus.
Rādīt slēptās rindas un kolonnas pirms kārtošanas Kārtot pēc kolonnas nepārvieto slēptās rindas, un kārtojot pēc rindas nepārvieto slēptās kolonnas. Pirms datu kārtošanas ieteicams parādīt slēptās rindas un kolonnas.
Pārbaudiet pašreizējo lokalizācijas iestatījumu Kārtošanas secība ir atkarīga no izvēlētās valodas. Pārliecinieties, ka vadības paneļi Nodaļā Reģionālie iestatījumi vai valodas un reģionālie standarti Ir iestatīta pareizā lokalizācija. Informāciju par to, kā mainīt lokalizācijas iestatījumu, skatiet Microsoft Windows palīdzībā.
Ievadiet kolonnu virsrakstus tikai vienā rindā Ja jums ir jāizmanto vairāki rindu virsraksti, šūnā iestatiet vārdu aplaušanu.
Iespējot vai atspējot virsrakstjoslu Parasti, kārtojot pēc kolonnām, ir ieteicams parādīt galvenes rindu, jo tas padara datus vieglāk saprotamus. Pēc noklusējuma galvenē esošā vērtība nav iekļauta kārtošanā. Bet dažos gadījumos, iespējams, vēlēsities iespējot vai atspējot galveni, lai galvenē esošā vērtība būtu vai netiktu iekļauta kārtošanā. Veiciet vienu no tālāk norādītajām darbībām.
Lai no kārtošanas izslēgtu pirmo datu rindu (kolonnas galveni), cilnē mājas grupā Rediģēšana noklikšķiniet uz pogas Šķirošana un filtrēšana, atlasiet komandu Pielāgota šķirošana un atzīmējiet izvēles rūtiņu.
Lai kārtošanā iekļautu pirmo datu rindu (jo tā nav kolonnas galvene), cilnē mājas grupā Rediģēšana noklikšķiniet uz pogas Šķirošana un filtrēšana, atlasiet komandu Pielāgota šķirošana un noņemiet atzīmi Manos datos ir galvenes.
Pieņemsim, ka esam sagatavojuši šāda veida pārdošanas kanālu un vadītāju pārskatu par pārdošanas un finanšu rezultātiem:
Tas atver acis, vai ne? Lai atvieglotu šīs tabulas lasīšanu, izlemsim, kāda informācija mums ir svarīga un kura nav svarīga.
Tūlīt atzīmēsim 2 svarīgus punktus.
1. Parasti šāda veida tabulas tiek veidotas, izmantojot formulas. Pirms šķirošanas nepieciešams noteikti noņemiet visas formulas no visām šūnām, pretējā gadījumā operāciju vienkārši nebūs iespējams veikt, un, ja tas izdosies, tad visas vērtības mainīsies, jo formulas atsaucas uz pilnīgi citām šūnām, nekā tām vajadzētu.
2. Ja nākotnē mums vajadzēs noņemt šķirošanu un atgriezieties iepriekšējā tabulas skatā, jums par to ir jārūpējas šajā posmā. Numurēsim oriģinālās tabulas rindas, ja vēlamies pie tās atgriezties, un tad varēsim rindas sakārtot pēc numerācijas.
Kā noņemt formulas no visām darblapas šūnām
Lai vienlaikus noņemtu visas formulas, jums ir nepieciešams:
1. Atlasiet visu lapas apgabalu, kuram ar peles kreiso taustiņu jānoklikšķina pelēkā lauka augšējā kreisajā stūrī:
2. Nokopējiet atlasīto apgabalu (neatceļot apgabala atlasi, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz izvēlnes un atlasiet “Kopēt”).
3. Izmantojiet Īpašā ielīmēšana (neatceļot apgabala atlasi, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz izvēlnes un atlasiet “Īpašā ielīmēšana” -> “Vērtības”).
Tagad varat izdzēst vai paslēpt papildu kolonnas, nebaidoties mainīt pārskatu.
Pirms pāriet tieši uz šķirošanu, jums ir jāpārbauda, vai kārtojamajā tabulā nav sapludinātas šūnas galvenē vai citur. Šajā gadījumā programma Excel zvēr un rakstīs: "Tam ir nepieciešams, lai šūnām būtu vienāda izmēra."
Ja neplānojat atcelt galvenes šūnu sapludināšanu un mainīt tabulu, varat pārvietot kārtojamo kolonnu uz vistālāko kreiso rindu un kārtot, izmantojot kārtošanas pogas.
Piemēram, mēs vēlamies kārtot tabulu ieņēmumu dilstošā secībā. Atlasiet rindas, kas jākārto pēc pelēkā lauka bez galvenes, un noklikšķiniet uz “Kārtot dilstošā secībā”:
BRĪDINĀJUMS: Tas attiecas uz tikai sapludinātās šūnas galvenē. Ja tabulā ir sapludinātas šūnas, programma Excel šīs rindas nekārtos. Mums būs jānoņem asociācija.
Ja tabulā nav sapludinātu šūnu, varat kārtot tieši tabulā, nepārvietojot sakārtoto kolonnu.
Lai to izdarītu, atlasiet visu tabulas apgabalu kopā ar galveni, galvenajā izvēlnē atrodiet “Dati” un atlasiet “Kārtošana”:
Uznirstošajā logā Excel piedāvās kārtot pēc visiem galvenē norādītajiem rādītājiem. Mēs izvēlēsimies “Neto peļņa”:
Ja mēs apvienojam šo šķirošanas veidu ar šķirošanu caur automātisko filtru, mēs varam kārtot datus pēc nodaļām, vadītājiem un klientiem. Pievienosim kārtošanas kolonnu un sakārtosim datus pēc pārvaldnieka:
Kā redzat, rezultātā mums ir ērts pārskats, kas ļoti skaidri parāda, kuri vadītāji nes vislielāko peļņu un kuri strādā ar nerentabliem klientiem.