Доод процессыг автоматжуулах. Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг автоматжуулах. Мэдээллийн урсгалын зохион байгуулалт
Автоматжуулалтын түвшин технологийн процессуудӨнөөдөр баримт бичигтэй ажиллах нь менежментийн баримт бичгийн дэмжлэгийг (DOU) сайжруулах тэргүүлэх чиглэлүүдтэй холбоотой үнэлгээний чухал шалгуур болж байна. Байгууллагад автоматжуулсан технологи байгаа эсвэл байхгүй, ойрын ирээдүйд корпорацийн баримт бичгийн автоматжуулалтын систем нь ажлын чанар, үр ашгийг үнэлэх боломжийг олгодог албан ёсны үзүүлэлт гэж үзэж болно.
Баримт бичгийн автоматжуулалтын хэрэгцээ, дэвшилтүүдийг шинэ мэдээллийн технологипрограм хангамжийн зах зээл дээрх саналуудыг байнга нэмэгдүүлэхэд хүргэдэг. Өнөө үед зах зээл дээр баримт бичгийг бүртгэх, гүйцэтгэлийг хянах, хайх зэрэг уламжлалт функцийг гүйцэтгэх төдийгүй, мөн хангах боломжийг олгодог програм хангамжийн бүтээгдэхүүнүүд байдаг. янз бүрийн функцуудбаримт бичгийн менежмент, цахим баримт бичгийн менежментийн элементүүдийг ашиглах. Өнгөрсөн зууны 80-аад онд нэвтрүүлсэн системүүдээс ялгаатай нь оффисын ажилд тодорхой үйл ажиллагаа явуулахад (жишээлбэл, баримт бичгийн гүйцэтгэлийг бүртгэх, хянах үед) хөдөлмөрийн зардлыг багасгахад чиглэгдсэн. орчин үеийн хэрэгсэлбүх байгууллага, аж ахуйн нэгжийн хэмжээнд баримт бичигтэй ажиллах автоматжуулсан системийг бий болгох боломжийг танд олгоно.
Одоогийн байдлаар хөгжүүлэлтийн компаниуд зөвхөн захиалгат хөгжүүлэлт төдийгүй "хайрцагласан" хувилбаруудыг санал болгож байна, өөрөөр хэлбэл баримт бичгийн автоматжуулалтын ердийн хэрэгцээг харгалзан хуулбарлах боломжтой. Иймээс баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг сонгох нь янз бүрийн салбарын олон байгууллагуудын тулгамдсан ажил болж байна.
UDOiV дахь оффисын ажлын процессыг автоматжуулахын тулд тухайн байгууллагын онцлогийг харгалзан системд тавигдах үндсэн шаардлагуудыг боловсруулж, одоо байгаа системүүдээс дараахь шаардлагыг хангасан системийг тодорхойлох шаардлагатай.
Юуны өмнө, баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулсан систем (ADMS) нь баримт бичгийн менежментийг дэмжих бүх ажлыг бүрэн гүйцэд гүйцэтгэх ёстой: баримт бичиг бэлтгэх, тэдгээрийг бүртгэх, гүйцэтгэлийг хянах, баримт бичгийг хайх, тэдгээрийг хадгалах, олон тооны баримт бичигт лавлагаа хийх. Систем нь нэгдсэн арга зүйн зарчим, программ хангамж, техник хангамж болон технологийн шийдлүүдболон одоогийн зохион байгуулалт, эрх зүйн нөхцөлд дотоодын хууль тогтоомж, улсын стандарт, заавар, шаардлагын хэлбэрээр. Автомат удирдлагын систем нь хуримтлагдсан бүхэл бүтэн хэрэглээг (интеграцид) хангах ёстой мэдээллийн нөөцмэдээллийг нэг удаа оруулж, баримтад болон бодит байдалд дахин ашиглах зарчмыг хэрэгжүүлнэ. Энэхүү систем нь байгууллагын доторх баримт бичгийн хөдөлгөөний чиглэлийг сонгоход тусалж, мэдээллийг зөвшөөрөлгүй нэвтрэхээс хамгаалах шаардлагатай.
Тэгэхээр, корпорацийн системӨршөөл болон V нь баримт бичгийн урсгалын автоматжуулалт нь дараах функциональ болон систем-техникийн шаардлагыг хангасан байх ёстой.
A. Үйл ажиллагааны шаардлага
Санал болгож буй технологи нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын төрийн зохицуулалт, корпорацийн стандартад нийцэж, системийг ашиглахад хялбар байдлыг хангахад анхаарч байна.
1. Оффисын ажил
· Баримт бичиг үүсгэх (загвар ашиглах)
· Баримт бичгийг бүртгэх
· Баримт бичгийн гүйцэтгэлд хяналт тавих
· Мэдээлэл, лавлагааны ажил (бүртгэлийн карт хайх)
· Хэргийн жагсаалтыг хөтлөх
· Баримт бичгийн урсгалын статистикийн мэдээг бэлтгэх
· Цаасан зөөвөрлөгчөөс мэдээллийг автоматаар оруулах
2. Цахим архивын зохион байгуулалт
· Баримт бичгийг архивлах
· Бүрэн ажиллагаатай хайлт
Баримт бичгийн хадгалалтын аюулгүй байдал
· Архивын баримт бичигтэй танилцах ажлыг зохион байгуулах
3. Цахим баримт бичгийн менежментийн ажлыг хангах
· Технологи цахим гарын үсэг(EDS)
· Хамтран ажиллах цахим файлууд
· Крипто хамгаалах хэрэгсэл
· Цахим холбооны сувгаар хүлээн авсан баримт бичгийг бүртгэх
4. Баримт бичгийн менежмент
· Байгууллага доторх баримт бичгийн урсгалыг удирдах
· Баримт бичгийг гүйцэтгэхэд шилжүүлэх
· Баримт бичгийг шилжүүлэх (шилжүүлэх) хяналт
· Хэрэглэгчийн үйлдлийг хянах
Баримт бичгийн чиглүүлэлт
· Баримт бичгийн зохицуулалт
· Бүртгэлийн карт, баримт бичгийн файлд хандах хандалтыг зохицуулах
5. Бизнесийн үйл явцын удирдлага
· Баримт бичиг дээр бодит цаг хугацаанд хамтран ажиллах
· Алслагдсан оффис, хэлтэстэй ажиллах
· Аливаа дэлгэрэнгүй мэдээллийг ашиглан аль ч хэсэгт тайлан гаргах
· Цахим баримт бичгийн удирдлагын системээс мэдэгдэл хүлээн авах
· Лавлах номтой ажиллах
B. Систем ба техникийн шаардлага
Системийн техникийн шаардлага нь үнэлж буй бүтээгдэхүүн нь ашигласан системийн техникийн платформтой нийцэж байгаа эсэхийг харгалзан үзэх ёстой.
1. Програм хангамжийн хэрэгжилт
· Үйлчлүүлэгч-серверийн технологи
Интернет технологи
· Стандартын дэмжлэг нээлттэй системүүд
Хэрэглээний хөгжүүлэлтийн хэрэгслүүд байгаа эсэх
· Баримт бичгийг сканнердах хэрэгсэл байгаа эсэх
· Хэрэглэгчдэд ээлтэй интерфэйс
2. Серверийн хэсгийн сүлжээний үйлдлийн систем
Windows Server 2008
3. Үйлчлүүлэгч хэсгийн сүлжээний үйлдлийн систем
4. Үйл ажиллагааны шаардлага
· Автоматжуулсан системийн найдвартай байдал
· Системийн аюулгүй байдал
· Системийн удирдлага
· Нэгэн зэрэг хэрэглэгчдийн тоо - 100 хүртэл
5. Дасан зохицох чадвар
· Системийг хэрэгжүүлэхэд хялбар, хялбар байдал
· Системийг тохируулахад хялбар
· Системийг хөгжүүлэх боломж
Тиймээс програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг сонгох нь байгууллагын баримт бичгийн автоматжуулалтын системийг бий болгох эхний алхам гэж үзэж болно. Системд тавигдах тодорхой даалгавар, шаардлагууд нь энэ сонголтыг илүү тэнцвэртэй, тууштай хийх боломжийг танд олгоно. Энэ нь системийг амжилттай хэрэгжүүлэх, хэрэглэгчид түүнтэй ажиллах хамгийн чухал урьдчилсан нөхцөлийг бүрдүүлдэг.
Автоматжуулсан сургуулийн өмнөх боловсролын тогтолцооудирдлагын үйл явцыг автоматжуулахад чиглэсэн програм хангамжийн багц юм.
Орчин үеийн нөхцөлд мэдээллийн технологийн гол холбоос нь компьютер ба холбогдох техникийн хэрэгслүүд юм. Мэдээллийн технологийн хэрэгжилт нь удирдлагын тогтолцоо, зохион байгуулалт, арга зүйн дэмжлэгийн тусламжтайгаар хийгддэг. Хувь хүний технологи ашиглах үед болон техникийн төхөөрөмжТэдний хэрэглээний тодорхой үр дагаварт анхаарлаа хандуулах хэрэгтэй.
Сургуулийн өмнөх боловсролын 1-р байгууллагад автоматжуулсан системийг сонгох ажлын дараах үе шатуудыг санал болгож байна.
Байгууллагын баримт бичгийн автоматжуулалтын системд тавигдах үндсэн ба систем-техникийн шаардлагуудын жагсаалтыг гаргах.
Шинжээчдийн үнэлгээнд зориулж жинлэх коэффициент (оноо) эсвэл зэрэглэлийн системийг сонгох.
Програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг үндсэн функциональ шаардлага, системийн техникийн шинж чанарын үүднээс үнэлэх.
Сонгосон бүтээгдэхүүний дасан зохицох чадварыг үнэлэх.
Эдгээр шалгуурыг хангасан програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг сонгох.
Програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг олж авах, хэрэгжүүлэхтэй холбоотой зардлын харьцуулсан үнэлгээ.
Сонгосон програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг ашиглах туршлагын үнэлгээ (байгууллагад орно энэ төрлийн), хөгжүүлэгч компанийн нэр хүнд.
Сонголт програм хангамжбаримт бичгийн автоматжуулалтын системийн хувьд.
14 Dhow автоматжуулалтын зорилго. Байгууллага дахь допийн үүрэг даалгавар. Dhow автоматжуулалтын үйл явцын хамрах хүрээ.
Сургуулийн өмнөх боловсролын автоматжуулалтын зорилгоЗохион байгуулалт, эрх зүйн хэлбэрээс үл хамааран бүх байгууллагууд хоорондоо нэлээд төстэй бөгөөд бидний бодлоор дараах байдалтай байна.
Удирдлагын чанар, үр ашгийг дээшлүүлэх, үүний үр дүнд аж ахуйн нэгжийн зах зээлд өрсөлдөх чадварыг хангах;
Байгууллагын бүх бүтцийн хэлтэс, түүний дотор газарзүйн алслагдсан хэсгүүдийг нэг оффисын ажлын мөчлөгт нэгтгэх;
Байгууллагын мэдээллийн (баримт бичгийн) нөөцөд шуурхай, нэгэн зэрэг ялгавартай хандах боломжийг хангах;
Хөдөлмөр, цаг хугацааны зардал, нэмэлт зардлыг бууруулж, үр дүнд нь эдийн засгийн үр дүнд хүрэх;
Аж ахуйн нэгжид цахим баримт бичгийн менежментэд аажмаар шилжих үндэс суурийг тавьж, ирээдүйн төлөө ажиллана.
Шийдвэрлэх замаар зорилгодоо хүрэх боломжтой байгууллагын сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын автоматжуулалтын даалгавар, эдгээрийг ойролцоогоор дараахь чиглэлээр системчилж болно.
Баримт бичгийг бэлтгэх, гүйцэтгэх
байгууллагад бий болсон баримт бичгийг бэлтгэх чанар, үр ашгийг дээшлүүлэх
оршин тогтнох бүх үе шатанд баримт бичигтэй ажиллах үйл явцыг нэгтгэх
Баримт бичгийн урсгалын зохион байгуулалт, баримт бичгийн гүйцэтгэл
баримт бичигтэй ажиллах янз бүрийн үе шатанд мэдээлэл оруулах ажлын давхардлыг арилгах (бүртгэлийн үйл явц)
баримт бичиг алдагдах боломжийг арилгах (байгууллагын баримт бичгийн баазыг бий болгох)
байгууллагын баримт бичгийн урсгалыг оновчтой болгох (баримт бичгийн урсгалын графикийг хялбарчлах - чиглүүлэлт хийх)
гүйцэтгэгчдийн баримт бичигтэй ажиллах үр ашиг, чанарыг нэмэгдүүлэх
баримт бичгийг гүйцэтгэх, дамжуулах эцсийн хугацааг багасгах
хүлээн авсан болон үүсгэсэн баримт бичгийн талаар ажилтан, удирдлагад цаг тухайд нь мэдээлэх (нэг баримт бичиг дээр давхардсан ажил хийхээс зайлсхийх)
Баримт бичгийн гүйцэтгэлд хяналт тавих зохион байгуулалт
Байгууллагын бүх хэлтсийн баримт бичгийн урсгалыг нэгтгэх (газарзүйн алслагдсан хэсгүүдийг оруулаад)
аливаа баримт бичгийн гүйцэтгэлийн байдал, байршлын талаарх мэдээллийг шуурхай хүлээн авах
байгууллагын хэлтэс дэх баримт бичгийг хүлээн авах (бүтээх) үеэс тэдэнтэй ажиллах (гүйцэтгэх) хүртэлх үе шатыг хянах;
Баримт бичгийг хадгалах зохион байгуулалт, хайлтын систем.
цахим хэлбэрээр бэлтгэсэн баримт бичгийн текст, тэдгээрийн график дүрс, материалыг төвлөрүүлэн хадгалах.
нэг асуудалтай холбоотой баримт бичгийг хурдан хайж олох, логик холболтыг зохион байгуулах боломжийг олгох.
сэдэвчилсэн дэлгэрэнгүй мэдээллийн дагуу баримт бичгийг (материал) шуурхай хайх, сонгох ажлыг хангах.
Баримт бичгийг боловсруулах, үүсгэх, ашиглах, хадгалах автоматжуулсан технологийг хэрэгжүүлэх үе шатууд. Эдгээр технологийн хувьсал ба тэдгээрийн баримт бичгийн үйл явцад үзүүлэх нөлөө. Шинэ хадгалах хэрэгсэл (машинаар уншигдах баримт бичиг, цахим баримт бичиг) дээр бичигдсэн баримт бичигтэй ажиллах онцлог, хэв маягийг судлах.
Үндэсний эдийн засгийн нягтлан бодох бүртгэл, төлөвлөлт, менежментийн мэдээлэл цуглуулах, боловсруулах үндэсний системийг бий болгох (OGAS), автоматжуулсан салбарын удирдлагын систем (ACS). Стандарт удирдлагын баримт бичгийн систем (DSMS). Нягтлан бодох бүртгэл, статистикийн баримт бичгийн автоматжуулсан мэдээлэл хайх систем, баримт бичгийн гүйцэтгэлийг хянах автоматжуулсан систем (ASKID) бий болгох.
Сэдэв 2. Мэдээллийн технологи нэвтрүүлэх, ашиглахтай холбоотой асуудлыг зохицуулах эрх зүйн болон зохицуулалтын тогтолцоо. Олон улсын болон үндэсний стандартууд.
Олон улсын эрх зүйн актууд. 2000 оны дэлхийн мэдээллийн нийгэмлэгийн Окинавагийн дүрэм. 2003 оны Мэдээллийн нийгэмлэгийн дэлхийн дээд хэмжээний уулзалтын тунхаглал (шинэчилсэн найруулга). Олон улсын эрх зүйн актууд.
ОХУ-ын хууль тогтоомж, хууль тогтоомж. ОХУ-ын 2011 оны 4-р сарын 6-ны өдрийн 63-ФЗ "Цахим гарын үсгийн тухай" хууль. ОХУ-ын 2006 оны 7-р сарын 27-ны өдрийн № 149-ФЗ "Мэдээлэл, мэдээллийн технологи, мэдээллийн хамгаалалтын тухай" хууль. ОХУ-ын кодууд.
ОХУ-ын Засгийн газрын тогтоол, тушаал, холбооны болон бүс нутгийн хөтөлбөр, үзэл баримтлал. ОХУ-ын Засгийн газрын 2012 оны 9-р сарын 6-ны өдрийн 890 тоот "Төрийн байгууллагын цахим баримт бичгийн менежментийг сайжруулах арга хэмжээний тухай" тогтоол. Засгийн газрын тогтоол Оросын Холбооны Улс 2009 оны 9-р сарын 22-ны өдрийн 754 тоот "Газар хоорондын цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны журам батлах тухай". ОХУ-ын Засгийн газрын 2011 оны 9-р сарын 7-ны өдрийн 751 тоот "Холбооны гүйцэтгэх байгууллагуудын ажлын албаны дүрэмд нэмэлт, өөрчлөлт оруулах тухай" тогтоол. ОХУ-ын Засгийн газрын 2009 оны 6-р сарын 15-ны өдрийн 477 тоот "Холбооны гүйцэтгэх засаглалын албан тушаалын ажлын дүрмийг батлах тухай" тогтоол. ОХУ-ын Засгийн газрын 2007 оны 12-р сарын 25-ны өдрийн 931 тоот "Иргэд, байгууллагад төрийн үйлчилгээ үзүүлэхэд төрийн байгууллага ба орон нутгийн засаг захиргааны мэдээллийн харилцан үйлчлэлийг хангах зарим арга хэмжээний тухай" тогтоол. ОХУ-ын Засгийн газрын 2002 оны 1-р сарын 28-ны өдрийн 65 тоот "Цахим Орос (2002-2010)" холбооны зорилтот хөтөлбөрийн тухай" тогтоол (2006 оны 8-р сарын 15-ны өдрийн нэмэлт, өөрчлөлт оруулсан). ОХУ-ын Засгийн газрын 2010 оны 10-р сарын 20-ны өдрийн 1815 тоот "ОХУ-ын "Мэдээллийн нийгэм (2011-2020)" төрийн хөтөлбөрийн тухай" тушаал. ОХУ-ын Засгийн газрын 2010 оны 12-р сарын 17-ны өдрийн 2299-р "Холбооны гүйцэтгэх засаглал, холбооны төсвийн байгууллагуудыг үнэгүй програм хангамжийн хэрэглээнд шилжүүлэх төлөвлөгөөний тухай" тушаал. ОХУ-ын Засгийн газрын 2-р сарын 12-ны өдрийн тушаал
2011 оны № 176-р "Дотоод үйл ажиллагааг зохион байгуулахдаа холбооны гүйцэтгэх байгууллагуудыг цаасгүй баримт бичгийн урсгалд шилжүүлэх үйл ажиллагааны төлөвлөгөөг батлах тухай". ОХУ-ын Засгийн газрын 2008 оны 5-р сарын 6-ны өдрийн 632-р "ОХУ-д 2010 он хүртэл цахим засгийн газар байгуулах үзэл баримтлалыг батлах тухай" тушаал. ОХУ-ын Засгийн газрын 2006 оны 7-р сарын 17-ны өдрийн 1024-р "2010 он хүртэл бүс нутгийн мэдээлэлжүүлэлтийн үзэл баримтлалын тухай" тушаал. ОХУ-ын Засгийн газрын 2004 оны 9-р сарын 27-ны өдрийн 1244-р "Холбооны төрийн байгууллагуудын 2010 он хүртэлх үйл ажиллагаанд мэдээллийн технологийг ашиглах үзэл баримтлалын тухай" тушаал.
ОХУ-ын мэдээллийн нийгмийг хөгжүүлэх стратеги (ОХУ-ын Ерөнхийлөгч В.Путин 2008 оны 2-р сарын 7-ны өдрийн No Pr - 212 баталсан).
ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн дэргэдэх Мэдээллийн аюулгүй байдлын зөвлөл.
Зохицуулалт, арга зүйн баримт бичиг, стандарт. ГОСТ 34.03-90. "Мэдээллийн технологи. Автоматжуулсан системийн стандартын багц: Автоматжуулсан систем: Нэр томьёо, тодорхойлолт, ГОСТ 34.601-90. "Мэдээллийн технологи. Автоматжуулсан системийн стандартуудын багц: Автоматжуулсан систем: Үүсгэх үе шатууд." Олон улсын ISO стандартын үндсэн дээр боловсруулсан үндэсний стандартууд (ГОСТ Р ISO 15489-1-2007 “SIBID. Баримт бичгийн удирдлага. Ерөнхий шаардлага”; ГОСТ Р ISO 23081-1-2008 “SIBID. Баримт бичгийн удирдлагын үйл явц. Баримт бичгийн мета өгөгдөл. 1-р хэсэг. . Зарчмууд"), ГОСТ Р ISO/IEC 26300-2010 "Мэдээллийн технологи. Оффисын хэрэглээний нээлттэй баримт бичгийн формат (OpenDocument) v. 1.0" гэх мэт.
Олон улсын стандарт ISO ба IEC. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, ISO 30300 цуврал, IEC 82045 гэх мэт); MoReq 2, MoReq 10 гэх мэт.
Асуудалтай цахим баримт бичигСургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын цахим баримт бичгийн менежмент, автоматжуулалтын асуудал нь хоорондоо нягт холбоотой юм.
Одоогийн байдлаар янз бүрийн компаниуд боловсруулж, хэрэгжүүлсэн том тооБаримт бичгийн удирдлагын автоматжуулсан систем (ADMS) нь тодорхой арга барил, хэрэгжүүлэх компьютер, харилцаа холбооны хэрэгслээр тодорхойлогддог. Харамсалтай нь эдгээр хөгжилд нэгдсэн нэр томъёо дутмаг байна. Хөгжлийн компаниудын бүтээгдэхүүнүүд нь баримт бичгийн автоматжуулалтын систем, компьютерийн системоффисын ажил, баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах, оффисын удирдлагын систем, тараасан баримт бичгийн удирдлагын систем, цахим архив гэх мэт. Хөгжингүй болон хөгжсөн системийн нэрсийн олон янз байдал нь өнөөдөр мэдээллийн зах зээлийн энэ хэсэг хараахан бие даасан сегмент болж төлөвшөөгүй байгааг харуулж байгаа бөгөөд зарим тохиолдолд ASUD-ийн бүтээгдэхүүнүүд асуудлыг шийдвэрлэхэд холбогдох бүтээн байгуулалт эсвэл дагалдах бүтээгдэхүүн болж харагддаг. бусад илүү төвөгтэй асуудлууд.
Гэсэн хэдий ч ASUD-ийн тоо нэлээд хурдан өсч байна. Ойролцоогоор 30-40 компани DOCFLOW чуулганд тогтмол оролцож, өөрсдийн бүтээн байгуулалтыг хэрэглэгчдэд санал болгодог. Эдгээр нь мэдээжийн хэрэг, техник, технологийн шийдлийн түвшинг тогтоосон хамгийн том хөгжүүлэгчид юм. Олон тооны автоматжуулсан хяналтын системийг тус тусад нь боловсруулдаг нь мэдэгдэж байна дотоод хэрэглээмөн зах зээлд гаргадаггүй.
Харамсалтай нь энэ салбарт мэдээллийн салбар, тодорхой хэрэгцээ байгаа хэдий ч зах зээл дээр гарч буй бүтээн байгуулалтыг хянах тогтсон тогтолцоо байхгүй, тэдгээрийн лиценз, гэрчилгээжүүлэх тодорхой систем байдаггүй. Компьютер, мэдээллийн тэргүүлэх хэвлэлд ийм төрлийн системийн талаархи мэргэжилтнүүдийн тойм, оффисын ажил, архивт зориулсан нийтлэлийг дурдахгүй байх нь ховор байдаг. Баримт бичгийн менежментийн онол, практикийн үүднээс ашигласан шалгуур, үнэлгээний үзүүлэлт, нэр томьёо нь оновчтой биш боловч хамгийн сүүлийн үеийн нийтлэгдсэн тоймууд нь батлагдах ёстой. Оролцогчдын хэн нь ч байхгүй харьцуулсан шинжилгээсистемүүд нь баримт бичигтэй ажиллах одоогийн стандарт, дүрэмд нийцэж байгаа эсэхийг шалгаагүй, тодорхой системийг хэрэгжүүлэх зардлыг олж авсан шууд ба шууд бус үр өгөөжтэй харьцуулдаггүй (эдийн засгийн үр нөлөөг дурдахгүй).
Мэдээжийн хэрэг, энэ ажлыг бие даасан шинжээчид, жишээлбэл, VNIIDAD, тодорхой ASUD-ийн давуу болон сул талуудын талаар илүү мэргэшсэн үнэлгээ хийх ёстой.
Автомат удирдлагын системийг хөгжүүлэх зарчим, сонгох шалгуур
Автомат удирдлагын системийг хөгжүүлэх үндсэн чиг хандлагыг авч үзэхийг хичээцгээе.
Юуны өмнө, бүрэн хэмжээний бүтээгдэхүүнийг бий болгохын тулд автоматжуулсан хяналтын системийг хэрэгжүүлсний дараа менежментийн баримт бичгийг дэмжих асуудлыг цогцоор нь шийдвэрлэх талаар ярих боломжийг олгодог системчилсэн хандлага гэдгийг бид тэмдэглэж байна. байгууллага.
Системийн хоёр дахь шинж чанар нь тусгай систем үү эсвэл ерөнхий зориулалтын систем үү? Өөрөөр хэлбэл, энэ систем нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагад тусгайлан зориулагдсан уу эсвэл бусад зорилгоор сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын даалгаврыг гүйцэтгэхэд (эсвэл нэгэн зэрэг гүйцэтгэх) дасан зохицож чадах уу?
Гуравдугаарт, хэрэглэгчийн хувьд системийн өртөг, түүнийг ашиглаж болох байгууллагын цар хүрээ, баримт бичгийн урсгалын хэмжээ чухал байдаг.
Хэрэглэгчид шаардлагатай системийг сонгохдоо юуны өмнө ASUD-ийг ямар төрлийн удирдлагын бүтцийг сонгохыг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Бидний бодлоор бид дараах хэрэглэгчдийн ангиллыг ялгаж салгаж болно.
1) нарийн төвөгтэй шаталсан бүтэц (яам, газар, корпораци, банк гэх мэт);
2) нутаг дэвсгэрийн эрх мэдэл (хотын захиргаа, холбооны субъект, хотын захиргаа гэх мэт);
3) дунд ба доод түвшний арилжааны болон ашгийн бус байгууллагууд.
Мэдээжийн хэрэг, дээрх системчилэл нь нөхцөлт боловч ASUD хэрэглэгчдийн үндсэн төрлийг голчлон шингээдэг. Эдгээр хэрэглэгчдийн бүлгүүдэд зориулсан хэд хэдэн санал байдаг.
Жишээлбэл, "Цахим оффисын систем", "Вест", "Анкей", "Ланит" болон бусад компаниудын бүтээн байгуулалтууд нь яам, газруудад зориулагдсан бөгөөд хоёр дахь ангиллын хэрэглэгчдийн хувьд хамгийн алдартай нь "" бүтээн байгуулалтууд юм. Гранит-Центр” аян, Москвагийн хөгжлийн хүрээлэнгийн Шинжлэх ухаан, техникийн төв. Ихэнх бүтээн байгуулалтууд нь гурав дахь ангиллын байгууллагуудын хэрэглэгчдэд зориулагдсан болно. Энд та Intertrust, IT, Optima, Centrinvestsoft болон бусад компаниудын бүтээгдэхүүнүүдэд анхаарлаа хандуулах боломжтой.
Оффисын ажлын практикт тавигдах бараг бүх шаардлагыг хангасан бүтээгдэхүүний нэг бол Electronic Office Systems компанийн боловсруулсан Delo-96 систем ба түүний дараагийн өөрчлөлтүүд юм. Энэхүү систем нь дотоодын оффисын ажлын уламжлалд нийцсэн бөгөөд ийм тогтолцоонд одоо байгаа зохицуулалт, арга зүйн шаардлагыг харгалзан үздэг.
Бадамлянхуа технологиудыг хөгжүүлэлтдээ ашигладаг Inter Trust-ийн мэргэжилтнүүд автомат удирдлагын системийг зохион бүтээхдээ арай өөр аргыг сонгосон. Компанийн бүтээн байгуулалтын өргөн хүрээний хүрээнд удирдлагын баримт бичгийн систем нь зохих байр суурийг эзэлдэг. Компанийн энэ чиглэлийн анхны бүтээгдэхүүн нь "Office Media" баримтжуулалтын систем юм.
"Office Media" мэдээллийн сангийн багц нь Lotes Notes орчинд ажилладаг бөгөөд албан тасалгааны ажил, аж ахуйн нэгж, байгууллагуудын зохион байгуулалт, удирдлагын үйл ажиллагааг автоматжуулах боломжийг олгодог. Системийн хэрэглэгчид нь төрийн болон арилжааны бүтцийн хэлтэсүүд байж болно: баримт бичгийн дэмжлэг, баримт бичгийн гүйцэтгэлийг хянах, мэдээллийн дэмжлэг гадаад контактуудзохион байгуулалт, боловсон хүчний менежмент, борлуулалт, маркетингийн удирдлага болон бусад.
Интер Траст компанийн шинэ үг бол саяхан бүтээгдсэн "цахим баримт бичгийн менежмент ба оффисын автоматжуулалтын корпорацийн систем" юм.
ASUD-ийн өөр нэг жишээ бол Москвад нэлээд алдартай "Гран-Док" байгууллагын баримт бичгийн эргэлт, оффисын удирдлагын автоматжуулсан системийг "Гранит-Төв" улсын эрдэм шинжилгээ, үйлдвэрлэлийн аж ахуйн нэгжийн хөгжүүлэлт гэж нэрлэж болно. хотын бүтэцудирдлага.
Системийн зорилго нь баримт бичиг боловсруулах үндсэн үйл явцыг автоматжуулах явдал юм: нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэлээс хасах хүртэлх замыг бүртгэх, баримт бичгийг авч үзэх үе шат бүрийг хянах, хүлээн авах. лавлагаа мэдээлэлбаримт бичгийн тухай, байгууллагын баримт бичгийн урсгалд дүн шинжилгээ хийх.
Баримт бичиг боловсруулах анхны технологийг ашиглах нь байгууллагын баримт бичгийн урсгалыг илүү үр дүнтэй удирдах, гүйцэтгэлийн сахилга батыг хянах боломжийг олгодог.
Баримт бичгийн удирдлагын системийн шаардлага
Байгууллагад орчин үеийн баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоонд тавигдах тодорхой шаардлагыг томъёолох боломжтой.
Юуны өмнө автоматжуулсан хяналтын систем нь менежментийн баримт бичгийг дэмжих бүх ажлыг бүрэн гүйцэтгэх ёстой: баримт бичгийг бэлтгэх, тэдгээрийг бүртгэх, гүйцэтгэлд хяналт тавих, баримт бичгийг хайх, тэдгээрийг хадгалах, олон тооны баримт бичигт лавлагаа хийх.
Уг систем нь нэгдсэн арга зүйн зарчим, программ хангамж, техник хангамж, технологийн шийдэл, одоо байгаа зохион байгуулалт, эрх зүйн нөхцлийн хүрээнд дотоодын хууль тогтоомж, улсын стандарт, заавар, шаардлагын хүрээнд баригдсан байх ёстой.
Хяналтын автоматжуулсан систем нь хуримтлагдсан мэдээллийн нөөцийг бүрэн ашиглах (интеграцчлах) байдлыг хангаж, мэдээллийг нэг удаа оруулах, баримтжуулсан болон бодитойгоор давтан ашиглах зарчмыг хэрэгжүүлэх ёстой. Мөн систем нь администраторуудад байгууллагын доторх бичиг баримтыг зөөвөрлөх замыг сонгоход нь тусалж, мэдээллийг зөвшөөрөлгүй нэвтрэхээс хамгаалах шаардлагатай.
Орчин үеийн нөхцөлд автоматжуулсан хяналтын систем нь тодорхой бүрэлдэхүүн хэсгүүдээр (техникийн төхөөрөмж, технологийн тоо, баримт бичгийн тоо (мэдээллийн хэмжээ), хэрэглэгчдийн тоо) тэлэх чадвартай байх ёстой бөгөөд өөрчлөгдөж буй хэрэглэгчийн шаардлагад боломжийн хязгаарт дасан зохицох чадвартай байх ёстой.
Байгууллагын нэгдсэн удирдлагын тогтолцоог хэрэгжүүлэх, түүний дотоод бизнесийн үйл явцыг оновчтой болгох нэг арга бол менежментийн баримт бичгийн дэмжлэгийг автоматжуулах явдал бөгөөд энэ нь үйл ажиллагааны болон стратегийн шийдвэр гаргахдаа өрсөлдөгчдийг тодорхойлох боломжийг олгодог. Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийн үр нөлөө нь удирдлагын үйл явцын амжилтад ихээхэн нөлөөлдөг. Үүний үр дүнд баримт бичигтэй ажиллах хэлбэр, арга барилыг боловсронгуй болгох шаардлагатай байна.
Доод автоматжуулалтхэрэглээ гэж өргөнөөр ойлгодог автомат төхөөрөмж, өгөгдсөн хөтөлбөрийн дагуу ажиллаж, аливаа үйл ажиллагааны чиглэлээр хүнийг хэсэгчлэн эсвэл бүрэн орлуулах.
Доод баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулалтын систем (ДООШ)Төрийн байгууллага, арилжааны банк гэх мэт автоматжуулалтын объектоос үл хамааран баримт бичиг, баримт бичигтэй ажиллах, баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах асуудлыг шийдвэрлэхэд зориулагдсан аливаа автоматжуулсан систем гэж ойлгох ёстой. худалдааны компаниэсвэл бусад байгууллага. Энэ байгууллагад менежментийг зохицуулалт, арга зүйн баримт бичгийн шаардлагын дагуу явуулах нь чухал юм.
Гурван үндсэн байна сургуулийн өмнөх боловсролын автоматжуулалтын системийг хэрэгжүүлэх арга зам:
1) сургуулийн өмнөх боловсролын системийн анхны автоматжуулалтын системийг хөгжүүлэх;
2) сургуулийн өмнөх боловсролын стандартын автоматжуулалтын системийг суурилуулах;
3) сургуулийн өмнөх боловсролын автоматжуулалтын хэрэгслийг бий болгох.
Сургуулийн өмнөх боловсролын анхны автоматжуулалтын системийг бий болгох нь програмистуудын ажилтнуудыг татан оролцуулж, тодорхой байгууллагад "эхнээс нь" автоматжуулсан системийг хөгжүүлэх явдал юм. Үүний зэрэгцээ энэ байгууллагын онцлогийг аль болох харгалзан үздэг бөгөөд энэ нь болгодог шинэ системхэрэглэхэд тохиромжтой. Үнэн бол энэ тохиолдолд програмчлалын үйл явц нь хэд хэдэн сул талуудтай байдаг. Энэ нь урт бөгөөд өндөр өртөгтэй бөгөөд хяналтаа алдах хандлагатай байдаг тул маш их цаг хугацаа, мөнгө зарцуулсны дараа боловсруулсан систем нь шаардлага хангахгүй байгааг олж мэдэх боломжтой бөгөөд та бүхнийг шинээр эхлүүлэх хэрэгтэй.
Сургуулийн өмнөх боловсролын стандарт автоматжуулалтын системийг суурилуулах нь энэ утгаараа анхны системийг хөгжүүлэхээс бүрэн эсрэг зүйл юм. Сургуулийн өмнөх боловсролын автоматжуулалтын системийг үйлдвэрлэдэг компаниуд янз бүрийн байгууллагуудад хамгийн бага дасан зохицох боломжтой стандарт програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг боловсруулдаг. Ийм системүүд нь баримт бичигтэй ажиллах тодорхой ерөнхий функцийг хэрэгжүүлдэг, хямд бөгөөд хамгийн богино хугацаанд хэрэгждэг. Энэ нь маш тохиромжтой арга мэт санагдаж болох ч энэ нь бас сул талуудтай. Баримт нь Бүгд Найрамдах Беларусь даяар сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудыг зохион байгуулахад тавигдах шаардлагууд ижил боловч тэдгээр нь маш нэгдсэн бөгөөд хэрэгжүүлэх арга нь ихээхэн ялгаатай байдаг. Үүнтэй холбогдуулан функцүүдийн багцыг өргөжүүлэх шаардлагатай байгаа бөгөөд үүнийг стандарт системд хийхэд хялбар биш бөгөөд ихэнхдээ боломжгүй юм.
Сургуулийн өмнөх боловсролын автоматжуулалтын хэрэгслийг тохируулах нь асуудлыг шийдэх дээр дурдсан хоёр аргын хоорондох завсрын сонголт юм. Нэг талаас, энэ аргын хүрээнд тодорхой багц функцийг хэрэгжүүлдэг тодорхой стандарт системийг хэрэгжүүлдэг (хоёр дахь тохиолдолд гэх мэт), нөгөө талаас, энэ нь үйлдвэрлэлийн багаж хэрэгсэл дээр суурилдаг. тодорхой байгууллагын хэрэгцээнд тохируулан ашиглах. Ийм дасан зохицох нь тухайн байгууллагын шинж чанарыг харгалзан үзэх боломжийг олгодог (эхний тохиолдол шиг).
Орчин үеийн мэдээллийн технологийн дүн шинжилгээ нь дараахь зүйлийг тодруулах боломжийг бидэнд олгодог. хэрэгслийн ангиуд, гурав дахь аргад ашигласан:
Баримт бичиг үүсгэх хэрэгслүүд ( үг боловсруулагч, ширээний процессор, компьютерийн тусламжтай дизайны систем (CAD) гэх мэт);
· мэдээллийн сангийн удирдлагын систем;
· бүлгийн ажлыг дэмжих систем (бүлгийн савны анги);
· баримт бичгийн удирдлагын систем (DMS);
системүүд Имэйл;
· Бизнес процессорын удирдлагын систем (ажлын урсгалын ангилал).
Баримт бичиг үүсгэх хэрэгслүүд нь баримт бичгийн цахим хувилбарыг үүсгэхэд зориулагдсан программ хангамжийг багтаасан системийн ангиллын ерөнхий нэр юм. Ийм програм хангамжийн үндсэн үүрэг бол баримт бичгийн агуулга бүхий файл үүсгэх, үүсгэсэн файлыг засварлах, файлыг хэвлүүлэхээр илгээх гэх мэт. Энэ бүлэгт мөн цаасан баримтын график дүрсийг оруулах, боловсруулах, хадгалах, сэргээхэд зориулагдсан баримт бичиг боловсруулах системүүд орно.
Өгөгдлийн сангийн менежментийн системүүд нь илүү их эсвэл бага хүчирхэг зүйлийг бий болгох үндэс суурь болдог мэдээллийн систем. Тэд бодит мэдээллийн санг бий болгож, хадгалах боломжийг олгодог.
Групп програм хангамжийн системүүд нь бүлгийн хэрэглэгчдийн дунд мэдээллийг зөв хуваалцахад дэмжлэг үзүүлэх зорилготой юм. Тэд хадгалах, үзэх, зэрэг асуудлыг шийддэг хуваалцахбаримт бичиг.
Баримт бичгийн удирдлагын систем нь баримт бичгийн цахим хувилбартай ажиллах ажлыг зохион байгуулдаг хүчирхэг систем юм. Тэдгээрийн тусламжтайгаар баримт бичгүүдийг бүртгэж, хадгалалтыг дэмждэг (хадгалагдсан баримт бичгийн олон хувилбарыг оруулаад). Баримт бичгийн менежментийн систем нь зөвхөн шинж чанарыг төдийгүй бүрэн текст мэдээллийн хайлтыг явуулдаг.
Имэйлийн системийг дамжуулахад ашигладаг имэйлүүдбаримт бичгийн цахим хувилбарыг хавсаргаж болох сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын оролцогчдын хооронд. Энэ тохиолдолд илгээгчид имэйл хүлээн авч уншсан тухай мэдэгдэхийн зэрэгцээ хэд хэдэн хэрэглэгч рүү нэгэн зэрэг мессеж илгээх боломжтой.
Бизнесийн үйл явцын удирдлагын системүүд нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын оролцогчдын хооронд цахим мессеж, баримт бичгийн цахим хувилбарыг шилжүүлэх ажлыг зохион байгуулдаг. Үүний зэрэгцээ тэдний функциональ байдалимэйлээс хамаагүй илүү баялаг боломжууд. Юуны өмнө бизнесийн үйл явцын менежментийн системүүд нь гүйцэтгэлийн сахилга батыг хянах, баримт бичгийг гүйцэтгэх тогтоосон хугацааг автоматаар хянах, хэрэглэгчдэд хандах хандлагын талаар мэдэгдэх чиг үүргийг хэрэгжүүлдэг. эцсийн хугацаа. Энэ ангийн хөгжсөн системд зөвхөн зэрэгцээ биш, мөн маршрутын загваруудыг ашиглан баримт бичгийг дараалан чиглүүлэх боломжтой. Үүнээс гадна хатуу чиглүүлэлтийн ажлыг урьдчилан тодорхойлсон схемийн дагуу хийж болно.
Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын янз бүрийн ажлуудыг янз бүрийн хэрэгслээр шийддэг (Хүснэгт 2.1).
Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үүрэг даалгавар ба хэрэгсэлтэдний шийдвэр
Ямар ч орчин үеийн системСургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын автоматжуулалт нь дараахь багцыг гүйцэтгэх ёстой функцууд:
· баримт бичгийг картын хэлбэрээр бүртгэх;
· баримт бичигт гарсан тогтоолын бүртгэл;
· тэдгээрийн хоорондын холболтыг хадгалах;
· баримт бичгийн гүйцэтгэлд хяналт тавих;
· баримт бичгийг ашиглахаас хасах;
· мэдээлэл лавлагааны ажил явуулах;
· тайлагнах.
Иймд баримт бичгийн бүртгэлийг бүх төрлийн баримт бичгийн нэг дэлгэцийн маягт (карт) ашиглан хийж, зөвхөн програмчлалаар өөрчлөх боломжтой бөгөөд зөвхөн өөр өөр картуудыг ашиглах боломжтой. янз бүрийн төрөлбаримт бичиг, гэхдээ бас хэрэглэгчийн бүлгүүд.
Баримт бичгийн гүйцэтгэлийг хянах нь баримт бичгийн карт дээр "Гүйцэтгэх эцсийн хугацаа" ба "Гүйцэтгэх огноо" гэсэн талбар байгаа бөгөөд хянагч нь гүйцэтгэлийн хугацаа хэтэрсэн баримт бичгийн жагсаалтыг гаргадаг. Энэ сонголтыг баримт бичгийн гүйцэтгэлийн идэвхгүй хяналт гэж нэрлэдэг. Систем нь баримт бичгийг гүйцэтгэх эцсийн хугацааг бие даан хянаж, зөвхөн хэтрүүлсэн төдийгүй удахгүй болох арга замын талаар хэрэглэгчдэд мэдээлдэг идэвхтэй хяналтыг хийх боломжтой.
Мэдээлэл, лавлагааны ажил хийх нь зөвхөн баримт бичгийн шинж чанарыг хайхад үндэслэсэн болно, жишээлбэл. систем нь зөвхөн баримт бичгийн картанд хадгалагдсан мэдээллийг олох боломжийг олгодог бөгөөд систем нь автоматаар индексжүүлэх баримт бичгийн текстийг хадгалах сонголттой байдаг. Ийм индексжүүлэлт нь цаашдын бүрэн текст хайлт хийх, жишээлбэл, баримт бичгийн текстэд тодорхой үгсийн илрэл дээр үндэслэн баримт бичгийн сэдэвчилсэн цуглуулга үүсгэх боломжийг олгодог.