Как сохранить в экселе. Сохранение книги Excel с эскизом в файл. Форматы файлов Excel

Своевременное сохранение книг в Excel позволит Вам обезопасить себя от случайной потери данных, а функция автовосстановления восстановит Вашу работу после экстренного отключения компьютера. В данном уроке Вы научитесь сохранять файлы Excel как на локальном компьютере, так и в облачном хранилище OneDrive, а также устанавливать требуемые параметры автосохранения.

При создании новой книги Excel в первую очередь необходимо знать, как ее сохранить, чтобы в дальнейшем открывать и редактировать. Как и в предыдущих версиях программы, файлы Microsoft Excel можно сохранять на локальном компьютере. При желании документ можно сохранить в облачном хранилище OneDrive, а также экспортировать или открыть доступ напрямую из Excel.

Служба OneDrive прежде называлась SkyDrive. Фундаментальных различий в работе этих служб нет, просто новое название для существующего сервиса. В некоторых продуктах Microsoft на протяжении определенного времени еще может встречаться название SkyDrive.

Сохранить и Сохранить как

Существуют два способа сохранения книги в Microsoft Excel: Сохранить и Сохранить как. Данные опции работают схожим образом, за исключением некоторых различий.

• Сохранить : При создании или редактировании документа используется команда Сохранить, когда нужно сохранить изменения. Эта команда используется в большинстве случаев. При первом сохранении книги необходимо присвоить название файлу и указать место для хранения на компьютере. Далее при нажатии команды Сохранить, файл сохраняется под тем же названием и в том же месте.
• Сохранить как: Эта команда используется для создания копии документа, когда требуется сохранить оригинальный файл. Используя команду Сохранить как, необходимо присвоить другое имя и/или изменить место хранения нового файла.

Как сохранить книгу

Не забывайте сохранять изменения при создании новой книги или при внесении изменений в существующий файл. Своевременное сохранение зачастую предотвращает потерю Вашей работы. Обязательно запоминайте, куда Вы сохраняете свою работу, чтобы в дальнейшем ее было проще найти.

Использование Сохранить как для создания копии

Чтобы сохранить новую версию книги и при этом оставить оригинал, необходимо создать копию. Например, у Вас есть файл под названием “Отчет по продажам”, Вы можете сохранить его как “Отчет по продажам 2”. Теперь вы можете редактировать копию файла, при этом всегда иметь возможность возвратиться к его оригинальной версии.

Как изменить место сохранения по умолчанию

Если Вы не хотите использовать службу OneDrive, то, вероятно, расстроитесь, так как она выбрана по умолчанию в качестве места для сохранения файлов Excel. Если Вам неудобно каждый раз выбирать пункт Компьютер, Вы всегда можете изменить место для сохранения документов, выбранное по умолчанию.

Автоматическое восстановление

Во время работы над книгами, Excel автоматически сохраняет их во временную папку. Существует возможность восстановить документ, воспользовавшись Автоматическим восстановлением, в случае если Вы забудете сохранить изменения или произойдет сбой.

Как восстановить документ

По умолчанию Excel автоматически сохраняет книгу каждые 10 минут. Если документ редактировался менее 10 минут, Excel может не успеть выполнить автосохранение.

Если Вы не видите нужный документ, можете посмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Откройте вкладку Файл, нажмите Управление версиями, а затем выберите Восстановить несохраненные документы.

• главной панели инструментов Сохранить в других форматах… Файл >Сохранить документ как >Рабочая книга Microsoft Excel 97-2003 .

Совет. Сохранить >XLSX диалога Настройки (меню Сервис >Настройки… ).

Оформление документа

Выбор режима сохранения оформления зависит от того, как вы будете использовать созданный документ в дальнейшем::

1. Форматированный текст

В полученном документе сохранятся начертание и размер шрифта, разбиение на абзацы, но не сохранится расположение объектов на странице и межстрочные интервалы. Таким образом, будет получен сплошной текст с выравниванием по левому краю. Для текста, в котором порядок чтения справа налево, выравнивание будет по правому краю.

Замечание. Любой текст с вертикальной ориентацией в данном режиме будет отображаться горизонтально.

1. Простой текст

В данном режиме форматирование текста не сохранится.

Текст

• Сохранять числовые данные в формате "Цифры"

Указывает, что при сохранении распознанного текста в формате XLS числа будут сохранены в формате «Цифры». Этот формат в Excel используется для выполнения арифметических операций над ячейками, содержащими числа.

• Сохранять колонтитулы

Отметьте эту опцию, если вы хотите, чтобы текст колонтитулов был сохранен. Если данная опция отключена, текст колонтитулов сохраняться не будет.

• Создавать отдельную таблицу для каждой страницы (только XLSX)

Качество картинок

При сохранении в формат XLSX вы также можете сохранить иллюстрации. Если распознанный текст содержит большое количество иллюстраций, то размер конечного файла может быть очень большим. Качество картинок и размер полученного файла зависят от выбранного значения в выпадающем списке Качество картинок .

Совет:

• Для того чтобы задать параметры сохранения картинок, выберите пункт Пользовательское… . В открывшемся диалоговом окне Пользовательские настройки выберите необходимые значения и нажмите кнопку ОК .
• Если вы не хотите сохранять иллюстрации в распознанном тексте, убедитесь, что опция Сохранять картинки (только XLSX) не отмечена.

Формат CSV

• Нажмите на стрелку возле кнопки сохранения результатов на главной панели инструментов и выберите из списка формат сохранения. Если нужного формата в списке нет, выберите пункт Сохранить в других форматах… , и в открывшемся диалоге сохранения выберите требуемый формат. Вы также можете сохранить документы, используя команду меню Файл >Сохранить документ как >Документ CSV .

Совет. В случае необходимости вы можете настроить дополнительные опции сохранения на закладке Сохранить >CSV диалога Настройки (меню Сервис >Настройки… ).

Данная закладка содержит следующие группы настроек:

Параметры сохранения текста

• Игнорировать текст вне таблицы

Указывает, что в файл будут сохранены только таблицы.

• Разделять страницы символом конца страницы (#12)

Указывает, что при сохранении распознанного текста в формате CSV деление на страницы будет таким же, как и в исходном документе.

• Разделитель

Указывает символ, который будет разделять столбцы данных в файле формата CSV.

Кодировка

Программа ABBYY FineReader автоматически подбирает кодовую страницу . Если вы хотите изменить кодовую страницу, выберите нужное значение в выпадающем списке в секции Кодировка .

Обычно рабочая книга Excel ассоциируется с файлом как одно целое. Но на самом деле это не совсем так.

Под понятием рабочей книги в Excel подразумевается файл. Но это не совсем так. Особенно в новых форматах XLSX. Точнее говоря книгу нужно понимать как целый набор файлов. Для пользователя же она является виртуальным аналогом скоросшивателя. То есть книга - это папка, а ее листы это файлы с документами которые она содержит.

Сохранение книги и ее эскиза в файл

С точки зрения пользователя персонального компьютера каждый файл состоит с трех частей:

1. Название файла.
2. Расширение (для Excel 2007 и старше это.xlsx).
3. Содержание файла и его иконка.

Программа Excel позволяет сохранять эскизы документов. Сам эскиз представляет собой графическую миниатюру содержимого документа. Это очень удобно, когда в одной папке находится множество файлов рабочих книг и имени недостаточно чтобы вспомнить их содержимое.

Благодаря эскизам (миниатюрам) нет необходимости открывать каждый файл, чтобы найти нужный документ.

Для наглядного примера создадим новую книгу и сохраним ее с эскизом. Для создания новой книги нажмите меню «Файл» опция «Создать». Или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+N.

Примечание. При сохранении книги имя файла лучше задавать без расширения, чтобы избежать ошибок. Программа сама добавит нужное расширение.

В появившемся окне введите имя для файла, отметьте галочкой опцию «Сохранить эскиз» и нажмите на кнопку «Сохранить».

После сохранения книги в заголовке окна программы отображается имя текущего файла, а иконка файла будет отличаться графической миниатюркой его содержимого.

Дальше в процессе работы периодически нажимайте «Сохранить», чтобы не потерять данные (за исключением «Сохранить как», так как эта функция предложить сохранить путем создания нового документа в папке на диске).

Примечание. Длина имени документа не должна превышать 255 символов. Недопустимо использовать для имени спецсимволы (* ? / и т.п.). В одной папке нельзя сохранять два документа с одинаковыми именами.

Когда мы видим документ Excel в папке нам не всегда видно его расширение. Это зависит от настроек операционной системы Windows. По умолчанию расширения спрятаны. Но при желании можно включить отображение расширений в настройках Windows: «Панель управления»-«Параметры папок»-«Вид» и убираем галочку «скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов».

Новый документ во время его создания находится в памяти компьютера, и, если его не сохранить на диске, то после закрытия приложения (в данном случае Excel) этот документ исчезнет и восстановить его будет невозможно. Иногда документ действительно может быть «одноразовым», т. е. его создают только для того, чтобы воспользоваться им один раз (например, напечатать). Однако, в большинстве случаев созданный документ требуется сохранить для того, чтобы в дальнейшем с ним можно было работать. Кроме этого, как правило, сохранять требуется и уже существующий на диске документ, если в него были внесены изменения. Для сохранения документа следует выполнить одно из следующих действий: - выбрать инструмент Сохранить Щ панели Стандартная; - нажать комбинацию Ctrl+S (Save) или Shift+F12; - выполнить команду Сохранить (Файл).

Если вновь созданный документ сохраняется впервые, то появляется окно сохранения, в котором необходимо: » 1) выбрать диск, на котором будет сохраняться файл, для чего следует открыть закрытый список Папка и щелкнуть по строке с именем диска; 2) перейти в каталог, в котором будет сохраняться файл; 3) в поле ввода Имя файла ввести имя сохраняемого файла; 4) нажать клавишу Enter или щелкнуть по кнопке Сохранить. Для перехода в нужный каталог можно использовать следующие приемы: вход в каталог - двойной щелчок по каталогу (по имени или по рисунку) в списке каталогов и файлов; выход из каталога (переход в каталог более высокого уровня) - щелчок по инструменту Вверх или комбинация Alt+2; » возвращение в предыдущий (последний) каталог - щелчок по левой секции инструмента Назад или комбинация Alt+1; « возвращение в один из предыдущих каталогов - щелчок по правой секции инструмента Назад и щелчком выбор каталога в появившемся списке. Расширение файла при вводе имени набирать не обязательно, оно будет присваиваться автоматически. Файл книги Excel будет иметь расширение xls.

Для задания имени сохраняемого файла можно использовать закрытый список Имя файла, в котором сохраняются ранее набиравшиеся имена документов. Свойства форма, при которой перечень представляется в виде списка, а при щелчке по файлу из списка, справа от него появляется краткое описание его свойств (см. п. 3.2.5). Выбор формы представления можно также выполнять, щелкая по левой секции инструмента Вид или нажимая комбинацию Alt+б. Формы представления будут последовательно изменяться. Наиболее часто используемой и удобной является форма Список. Формы Таблица и Свойства применяются по мере необходимости.

Использование же других форм не представляет большого практического интереса.

Программа Excel имеет несколько способов сохранить таблицу Excel . Сохранить свою таблицу как шаблон Excel. Сохранить Excel в pdf, т.д.
Первый способ.
Если мы нажимаем на крестик в красном прямоугольнике, расположенном в правом верхнем углу таблицы, то наша таблица сохранится там, где мы её открыли, закроется. Например, мы открыли таблицу на рабочем столе, выбрав из контекстного меню «Лист Microsoft Office Excel». Книга сохранится на рабочем столе.
Второй способ.
Если мы открыли книгу Excel через «Пуск». Подробнее смотрите в статье « Как открыть лист Excel (создать на рабочем столе) ». В этом случае, при сохранении книги Excel (когда нажмем на крестик в правом верхнем углу), выйдет такое диалоговое окно.
Программа Excel , с помощью этого диалогового окна, спрашивает нас, куда мы хотим сохранить нашу книгу.
В левом верхнем списке этого окна перечислены папки, в которые можно сохранить книгу Excel.
А в правом верхнем списке перечислены папки, которые находятся в выделенной папке из левого списке.
Например, на картинке: выделена папка «Общие» и в этой папке находятся папки: «Общая музыка», «Общие видео», т.д.
Если нажмем на кнопку «Новая папка» (вверху окна), то создастся новая папка. Эту папку подписываем. Два раза щелкаем по ней левой мышкой, папка откроется.
Если эта папка новая, то в ней будет написано «Эта папка пуста».
Если мы откроем папку не новую, а ту, которая у нас уже есть, то в ней появятся все папки, которые в ней уже есть.
В окне «Сохранение документа» в разделе «Имя файла» пишем название нашей книги (на любом языке) и нажимаем «Сохранить».
Если нужно сохранить книгу Excel на рабочем столе , то выбираем в диалоговом окне «Сохранение документа» - «Рабочий стол» из левой части диалогового окна. Книга сохранится на рабочем столе, но не закроется.
Третий способ.
Мы создаем большую сложную таблицу в течение продолжительного времени. Чтобы не потерять эти данные, нужно периодически сохранять таблицу, не закрывая её. Для этого нажимаем кнопку «Сохранить» в левом верхнем углу. Данные в нашей таблице сохранятся, но таблица останется открытой и можно продолжить работать в ней.
Четвертый способ.
Мы открыли книгу Excel на рабочем столе, долго в ней работали. У нас получилась, готовая для работы, таблица и мы хотим её сохранить, но не на рабочем столе, а в специальной папке.
Для этого нажимаем кнопку «Сохранить как» в левом верхнем углу. Ещё можно вызвать диалоговое окно "Сохранить как", нажав на клавишу на клавиатуре ноутбука, ПК - F12.
Появится диалоговое окно «Сохранение документа». Затем действуем по схеме, описанной в этой статье во втором способе.
Книга сохранится в выбранной нами папке, но и останется на рабочем столе. Проверив книгу Excel в папке, с рабочего стола – можно удалить.
Пятый способ.
Можно настроить автосохранение книги, чтобы Excel периодически во-время работы в таблице, сохранял изменения, чтобы не потерялись данные при сбое. Смотрите статью об этом "Автосохранение в Excel ".
Мы сделали свою хорошую таблицу, бланк, другой документ. Теперь хотим сохранить его как шаблон для дальнейшей работы. Как это сделать, смотрите в статье " Сохранить свою таблицу как шаблон Excel ".