Automatyzacja procesów dow. Automatyzacja obsługi dokumentacji dla kadry zarządzającej. Organizacja przepływu informacji
Poziom automatyzacji procesy technologiczne praca z dokumentami stanowi dziś ważne kryterium oceny związane z priorytetowymi obszarami doskonalenia wsparcia dokumentacyjnego dla kadry zarządzającej (DOU). Obecność lub brak zautomatyzowanej technologii w organizacji, a w niedalekiej przyszłości – korporacyjnego systemu automatyzacji dokumentów, można uznać za formalny wskaźnik pozwalający ocenić jakość i efektywność pracy.
Nowe potrzeby i postępy w zakresie automatyzacji dokumentów Technologie informacyjne prowadzą do stałego wzrostu ofert na rynku oprogramowania. Obecnie na rynku dostępne jest oprogramowanie, które umożliwia nie tylko realizację tradycyjnych funkcji rejestracji, kontroli realizacji i wyszukiwania dokumentów, ale także zapewnia różne funkcje zarządzania dokumentami oraz wykorzystywać elementy elektronicznego zarządzania dokumentami. W odróżnieniu od systemów wprowadzonych w latach 80-tych ubiegłego wieku, które miały na celu minimalizację kosztów pracy przy wykonywaniu określonych czynności w pracy biurowej (np. przy rejestracji i monitorowaniu wykonania dokumentów), nowoczesne środki pozwalają stworzyć zautomatyzowany system pracy z dokumentami w całej instytucji lub przedsiębiorstwie.
Obecnie firmy deweloperskie oferują nie tylko rozwiązania niestandardowe, ale także opcje „pudełkowe”, czyli replikowalne rozwiązania, które uwzględniają typowe potrzeby automatyzacji dokumentów. W związku z tym wybór oprogramowania do automatyzacji przepływu dokumentów staje się pilnym zadaniem dla wielu organizacji z różnych branż.
Aby zautomatyzować procesy pracy biurowej w UDOiV, należy sformułować podstawowe wymagania dla systemu, uwzględniając specyfikę instytucji i wskazać spośród istniejących systemów taki, który spełni poniższe wymagania.
Przede wszystkim zautomatyzowany system zarządzania dokumentami (ADMS) musi w pełni wykonywać wszystkie zadania wsparcia zarządzania dokumentami: przygotowanie dokumentów, ich rejestrację, kontrolę wykonania, wyszukiwanie dokumentów, ich przechowywanie i pracę referencyjną na szeregu dokumentów. System musi być zbudowany w oparciu o jednolite zasady metodyczne, oprogramowanie, sprzęt i rozwiązania technologiczne oraz w ramach aktualnych warunków organizacyjno-prawnych w postaci ustawodawstwa krajowego, norm państwowych, instrukcji i wymagań. Zautomatyzowany system kontroli musi zapewniać pełne wykorzystanie (integrację) zgromadzonych źródło informacji i wdrożyć zasadę jednorazowego wprowadzenia informacji i ponownego wykorzystania ich zarówno w dokumentach, jak iw rzeczywistości. System powinien także pomagać w wyborze dróg przepływu dokumentacji wewnątrz organizacji, zapewniając niezbędny stopień ochrony informacji przed nieuprawnionym dostępem.
Więc, systemu korporacyjnego automatyzacja obiegu dokumentów dla zwolnienia warunkowego i V musi spełniać następujące wymagania funkcjonalne i systemowo-techniczne.
A. Wymagania funkcjonalne
Koncentrowano się na zgodności proponowanej technologii z przepisami państwowymi i standardami korporacyjnymi przedszkolnych placówek oświatowych, zapewniając łatwość obsługi systemu.
1. Praca biurowa
· Tworzenie dokumentów (przy użyciu szablonów)
· Rejestracja dokumentów
· Kontrola wykonania dokumentów
· Praca informacyjna i referencyjna (wyszukiwanie karty rejestracyjnej)
· Prowadzenie listy spraw
· Przygotowywanie danych statystycznych dotyczących obiegu dokumentów
· Automatyczne wprowadzanie informacji z nośników papierowych
2. Organizacja archiwum elektronicznego
· Archiwizacja dokumentów
· W pełni funkcjonalna wyszukiwarka
Bezpieczeństwo przechowywania dokumentów
· Organizowanie dostępu do dokumentów archiwalnych
3. Zapewnienie zadań w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją
· Technologia podpis cyfrowy(EDS)
· Pracować z pliki elektroniczne
· Narzędzia do ochrony kryptograficznej
· Rejestracja dokumentów otrzymanych za pośrednictwem elektronicznych kanałów komunikacji
4. Zarządzanie dokumentacją
· Zarządzanie obiegiem dokumentów w organizacji
· Przekazanie dokumentów do realizacji
· Kontrola przepływu (przesyłania) dokumentów
· Kontrola działań użytkownika
Trasowanie dokumentów
· Koordynacja dokumentów
· Regulowanie dostępu do kart rejestracyjnych i akt dokumentów
5. Zarządzanie procesami biznesowymi
· Współpraca nad dokumentami w czasie rzeczywistym
· Współpraca ze zdalnymi biurami i działami
· Tworzenie raportów z wykorzystaniem dowolnych szczegółów iw dowolnych sekcjach
· Przyjmowanie powiadomień z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami
· Praca z podręcznikami
B. Wymagania systemowe i techniczne
Wymagania techniczne systemu muszą uwzględniać zgodność ocenianych produktów z wykorzystywaną platformą techniczną systemu.
· Technologia klient-serwer
Technologia internetowa
· Wsparcie standardów systemy otwarte
Dostępność narzędzi do tworzenia aplikacji
· Dostępność narzędzi do skanowania dokumentów
· Przyjazny dla użytkownika interfejs
2. Sieciowy system operacyjny dla części serwerowej
Windows Serwer 2008
3. Sieciowy system operacyjny po stronie klienta
4. Wymagania operacyjne
· Niezawodność zautomatyzowanego systemu
· Bezpieczeństwo systemu
· Administracja systemu
· Liczba jednoczesnych użytkowników - do 100
5. Możliwości adaptacyjne
· Prostota i wygoda przy wdrażaniu systemu
· Łatwość konfiguracji systemu
· Możliwość rozwoju systemu
Zatem wybór oprogramowania można uznać za pierwszy krok w kierunku stworzenia systemu automatyzacji dokumentów korporacyjnych. Jasno określone zadania i wymagania wobec systemu pozwalają uczynić ten wybór bardziej zrównoważonym i spójnym. Stwarza to najważniejsze warunki wstępne udanego wdrożenia systemu i umożliwienia użytkownikom pracy z nim.
Zautomatyzowane systemy edukacji przedszkolnej to pakiety oprogramowania mające na celu automatyzację procesów zarządzania.
Centralnym ogniwem technologii informacyjnej we współczesnych warunkach jest komputer i związany z nim zespół środków technicznych. Wdrożenie technologii informatycznych odbywa się za pomocą systemu zarządzania oraz wsparcia organizacyjno-metodycznego. Podczas korzystania z poszczególnych technologii i urządzenia techniczne Należy zwrócić uwagę na konkretne konsekwencje ich stosowania.
Proponuje się następujące etapy prac nad wyborem zautomatyzowanego systemu dla przedszkola nr 1:
Opracowanie listy wymagań podstawowych i systemowo-technicznych dla systemu automatyzacji dokumentów korporacyjnych.
Wybór systemu współczynników wagowych (punktacji) lub rankingu do oceny eksperckiej.
Ocena oprogramowania pod kątem podstawowych wymagań funkcjonalnych i cech technicznych systemu.
Ocena możliwości adaptacyjnych wybranych produktów.
Wybór oprogramowania spełniającego te kryteria.
Ocena porównawcza kosztów związanych z nabyciem i wdrożeniem oprogramowania.
Ocena doświadczenia w korzystaniu z wybranych produktów oprogramowania (m.in. w organizacjach). tego typu), reputacja firmy deweloperskiej.
Wybór oprogramowanie dla systemu automatyzacji dokumentów.
14 Cele automatyzacji dhow. Zadania dow w organizacji. Omówienie procesu automatyzacji dhow.
Cele automatyzacji przedszkola wszystkich organizacji, niezależnie od ich formy organizacyjno-prawnej, są dość podobne i naszym zdaniem przedstawiają się następująco:
Poprawa jakości i efektywności zarządzania, a w konsekwencji zapewnienie konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku;
Integracja w jeden cykl pracy biura wszystkich pionów strukturalnych organizacji, w tym także oddalonych geograficznie;
Zapewnienie operacyjnego i jednocześnie zróżnicowanego dostępu do zasobów informacyjnych (dokumentacyjnych) organizacji;
Obniżenie kosztów pracy, czasu i kosztów ogólnych, a w efekcie uzyskanie efektu ekonomicznego;
Kładąc podwaliny pod stopniowe przechodzenie na elektroniczne zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie, pracuj na przyszłość.
Osiągnięcie swoich celów jest możliwe poprzez rozwiązywanie zadania automatyzacji przedszkolnych placówek edukacyjnych organizacji, które można z grubsza usystematyzować w następujących obszarach:
Przygotowanie i realizacja dokumentów
podniesienie jakości i efektywności przygotowania dokumentów tworzonych w organizacji
ujednolicenie procesu pracy z dokumentami na wszystkich etapach jego istnienia
Organizacja obiegu dokumentów i egzekucja dokumentów
eliminacja dublowania pracy przy wprowadzaniu informacji o dokumencie na różnych etapach pracy z nim (proces rejestracji)
eliminacja możliwości utraty dokumentów (tworzenie bazy dokumentacyjnej organizacji)
usprawnienie obiegu dokumentów w organizacji (uproszczenie schematów obiegu dokumentów – routing)
zwiększenie efektywności i jakości pracy wykonawców z dokumentami
skrócenie terminów wykonania i przekazywania dokumentów
terminowe informowanie pracowników i kierownictwa o otrzymanych i utworzonych dokumentach (unikanie powielania pracy nad tym samym dokumentem)
Organizacja kontroli wykonania dokumentów
ujednolicenie obiegu dokumentów wszystkich działów organizacji (również tych oddalonych geograficznie)
szybkie otrzymanie informacji o statusie realizacji i lokalizacji dowolnego dokumentu
zapewnienie śledzenia etapów przepływu dokumentów w działach organizacji od momentu ich otrzymania (utworzenia) do zakończenia pracy z nimi (realizacji),
Organizacja przechowywania dokumentów, system wyszukiwania.
zapewnienie scentralizowanego przechowywania tekstów dokumentów sporządzonych w formie elektronicznej, ich obrazów graficznych i materiałów do nich.
zapewniając możliwość szybkiego wyszukiwania i organizowania logicznego łączenia dokumentów związanych z jednym zagadnieniem.
zapewnienie szybkiego wyszukiwania i selekcji dokumentów (materiałów) według tematycznego zestawu szczegółów.
Etapy wdrażania zautomatyzowanych technologii przetwarzania, tworzenia, wykorzystywania i przechowywania dokumentów. Ewolucja tych technologii i ich wpływ na procesy dokumentacyjne. Badanie cech i schematów pracy z dokumentami zapisanymi na nowych nośnikach danych (dokumenty do odczytu maszynowego, dokumenty elektroniczne).
Stworzenie krajowego systemu gromadzenia i przetwarzania informacji dla celów rachunkowości, planowania i zarządzania gospodarką narodową (OGAS), zautomatyzowanych sektorowych systemów zarządzania (ACS). Standardowy system dokumentacji zarządczej (DSMS). Tworzenie zautomatyzowanych systemów wyszukiwania informacji do dokumentacji księgowej i statystycznej, zautomatyzowanych systemów monitorowania realizacji dokumentów (ASKID).
Temat 2. Ramy prawno-regulacyjne regulujące problemy wdrażania i wykorzystania technologii informatycznych w dows. Normy międzynarodowe i krajowe.
Międzynarodowe akty prawne. Okinawska Karta Globalnego Społeczeństwa Informacyjnego z 2000 r. Deklaracja Światowego Szczytu Społeczeństwa Informacyjnego z 2003 r. (z późniejszymi zmianami). Międzynarodowe akty prawne.
Ustawodawstwo i przepisy Federacji Rosyjskiej. Ustawa Federacji Rosyjskiej z dnia 6 kwietnia 2011 r. Nr 63-FZ „O podpisach elektronicznych”. Ustawa Federacji Rosyjskiej z dnia 27 lipca 2006 r. Nr 149-FZ „O informacji, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”. Kody Federacji Rosyjskiej.
Dekrety i zarządzenia Rządu Federacji Rosyjskiej, programy federalne i regionalne, koncepcje. Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 6 września 2012 r. nr 890 „W sprawie działań usprawniających elektroniczne zarządzanie dokumentami w organach rządowych”. Dekret rządowy Federacja Rosyjska z dnia 22 września 2009 r. nr 754 „W sprawie zatwierdzenia Regulaminu systemu międzyresortowego zarządzania dokumentami elektronicznymi”. Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 7 września 2011 r. nr 751 „W sprawie zmiany Regulaminu pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych”. Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 czerwca 2009 r. nr 477 „W sprawie zatwierdzenia Regulaminu pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych”. Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 25 grudnia 2007 r. Nr 931 „W sprawie niektórych środków zapewniających interakcję informacyjną między organami państwowymi a samorządami lokalnymi w zakresie świadczenia usług publicznych obywatelom i organizacjom”. Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 28 stycznia 2002 r. Nr 65 „W sprawie federalnego programu docelowego „Elektroniczna Rosja (2002-2010)” (ze zmianami i uzupełnieniami z dnia 15 sierpnia 2006 r.). Zarządzenie Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 20 października 2010 r. Nr 1815 „W sprawie programu państwowego Federacji Rosyjskiej „Społeczeństwo informacyjne (2011-2020)”. Zarządzenie Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 17 grudnia 2010 r. Nr 2299 – „W sprawie planu przejścia federalnych władz wykonawczych i federalnych instytucji budżetowych na korzystanie z wolnego oprogramowania”. Zarządzenie Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 12 lutego
2011 nr 176-r „W sprawie zatwierdzenia planu działania dotyczącego przejścia federalnych organów wykonawczych na elektroniczny obieg dokumentów przy organizacji działań wewnętrznych.” Zarządzenie Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 6 maja 2008 r. Nr 632-r „W sprawie zatwierdzenia Koncepcji utworzenia rządu elektronicznego w Federacji Rosyjskiej do roku 2010”. Zarządzenie Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 17 lipca 2006 r. nr 1024-r „W sprawie koncepcji informatyzacji regionalnej do roku 2010”. Zarządzenie Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 27 września 2004 r. Nr 1244-r „W sprawie koncepcji wykorzystania technologii informatycznych w działalności organów rządu federalnego do roku 2010”.
Strategia rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Federacji Rosyjskiej (Zatwierdzona przez Prezydenta Federacji Rosyjskiej W. Putina w dniu 7 lutego 2008 r., nr Pr - 212).
Rada Bezpieczeństwa Informacji przy Prezydencie Federacji Rosyjskiej.
Dokumenty i standardy regulacyjne i metodologiczne. GOST 34.03-90. "Technologia informacyjna. Zbiór standardów dla systemów zautomatyzowanych: Systemy zautomatyzowane: terminy i definicje”, GOST 34.601-90. "Technologia informacyjna. Zbiór standardów dla systemów zautomatyzowanych: Systemy zautomatyzowane: Etapy tworzenia.” Normy krajowe opracowane w oparciu o międzynarodowe standardy ISO (GOST R ISO 15489-1-2007 „SIBID. Zarządzanie dokumentami. Wymagania ogólne”; GOST R ISO 23081-1-2008 „SIBID. Procesy zarządzania dokumentami. Metadane dla dokumentów. Część 1 Zasady”), GOST R ISO/IEC 26300-2010 „Technologie informacyjne. Format Open Document dla aplikacji biurowych (OpenDocument) v. 1,0" itp.
Międzynarodowe standardy ISO i IEC. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, seria ISO 30300, IEC 82045 itp.); MoReq 2, MoReq 10 itd.
Z problemem dokument elektroniczny Problem elektronicznego zarządzania dokumentacją i automatyzacji przedszkolnych placówek oświatowych jest ze sobą ściśle powiązany.
Obecnie opracowano i wdrożono różne firmy duża liczba zautomatyzowane systemy zarządzania dokumentami (ADMS), charakteryzujące się specyficznymi podejściami oraz komputerowymi i komunikacyjnymi środkami wdrażania. Niestety, w opracowaniach tych brakuje jednolitej terminologii. Produkty firm deweloperskich noszą takie nazwy jak: system automatyzacji dokumentów, system komputerowy automatyzacja pracy biurowej i obiegu dokumentów, system zarządzania biurem, rozproszony system zarządzania dokumentami, archiwum elektroniczne itp. Różnorodność nazw opracowanych i rozwijanych systemów wskazuje jedynie, że dziś ten obszar rynku informacyjnego nie wykształcił się jeszcze jako samodzielny segment, a w niektórych przypadkach produkty ASUD pojawiają się jako powiązane rozwinięcia lub produkt uboczny przy rozwiązywaniu inne, bardziej złożone problemy.
Jednak liczba ASUD rośnie dość szybko. Około 30-40 firm regularnie uczestniczy w konferencjach DOCFLOW i oferuje swoje rozwiązania konsumentom. To oczywiście najwięksi deweloperzy, którzy wyznaczają poziom rozwiązań technicznych i technologicznych. Wiadomo również, że wiele zautomatyzowanych systemów sterowania jest opracowywanych indywidualnie wewnętrzny użytek i nie są wprowadzane do obrotu.
Niestety w tej branży branża informacyjna pomimo oczywistej potrzeby nie ma ustalonego systemu monitorowania zmian pojawiających się na rynku, a także nie ma jasno funkcjonującego systemu ich licencjonowania i certyfikacji. Recenzje specjalistów na temat tego typu systemów w wiodących wydawnictwach informatycznych i informacyjnych, nie mówiąc już o publikacjach do pracy biurowej i archiwalnej, należą do rzadkości. Najnowsze opublikowane recenzje zasługują na aprobatę, choć kryteria, wskaźniki oceny i stosowana terminologia z punktu widzenia teorii i praktyki zarządzania dokumentami nie są optymalne. Żaden z uczestników analiza porównawcza systemy nie są testowane pod kątem zgodności z obowiązującymi normami i zasadami pracy z dokumentami, nie porównuje się kosztów wdrożenia konkretnego systemu z uzyskanymi korzyściami bezpośrednimi i pośrednimi (nie mówiąc już o efekcie ekonomicznym).
Oczywiście prace te powinny zostać wykonane przez niezależnych ekspertów, na przykład VNIIDAD, w celu bardziej wykwalifikowanej oceny zalet i wad konkretnego ASUD.
Zasady projektowania i kryteria doboru zautomatyzowanych systemów sterowania
Spróbujmy rozważyć główne trendy w rozwoju zautomatyzowanych systemów sterowania.
Przede wszystkim zauważamy, że aby stworzyć pełnoprawny produkt, to właśnie podejście systemowe pozwala po wdrożeniu zautomatyzowanego systemu kontroli mówić o kompleksowym rozwiązaniu problemu obsługi dokumentów dla kadry zarządzającej w przedsiębiorstwie. organizacja.
Drugą cechą systemu jest to, czy jest to system specjalistyczny, czy system ogólnego przeznaczenia? To znaczy, czy system jest przeznaczony specjalnie dla placówek wychowania przedszkolnego, czy też oprócz innych celów można go dostosować do wykonywania (lub jednoczesnego wykonywania) zadań placówek wychowania przedszkolnego?
Po trzecie, dla konsumenta ważny jest koszt systemu i skala organizacji, w której można go zastosować, a także wielkość przepływu dokumentów.
Wybierając wymagany system, konsumenci powinni przede wszystkim wziąć pod uwagę, dla jakiego rodzaju struktury zarządzania wybrano ASUD. Naszym zdaniem możemy wyróżnić następujące kategorie konsumentów:
1) złożone struktury hierarchiczne (ministerstwo, departament, korporacja, bank itp.);
2) władze terytorialne (administracje miast, podmioty federalne, gminy itp.);
3) organizacje komercyjne i non-profit średniego i niższego szczebla.
Oczywiście powyższa systematyzacja jest warunkowa, ale obejmuje głównie główne typy konsumentów ASUD. Dla każdej z tych grup konsumentów istnieje szereg ofert.
Na przykład opracowania firm „Electronic Office Systems”, „Vest”, „Ankey”, „Lanit” i innych są przeznaczone dla ministerstw i departamentów, dla drugiej kategorii konsumentów najbardziej znane są opracowania „ Granit-Center”, Centrum Naukowo-Technicznego Moskiewskiego Instytutu Rozwoju. Większość rozwiązań jest przeznaczona dla konsumentów trzeciej kategorii organizacji. Tutaj możesz zwrócić uwagę na produkty Intertrust, IT, Optima, Centrinvestsoft i innych.
Jednym z produktów spełniających niemal wszystkie wymagania praktyki pracy biurowej jest system Delo-96 i jego późniejsze modyfikacje, opracowane przez firmę Electronic Office Systems. System ten wpisuje się w tradycje domowej pracy biurowej i uwzględnia istniejące wymagania regulacyjne i metodologiczne stawiane tego typu systemom.
Specjaliści Inter Trust, którzy w swoich projektach wykorzystują technologie Lotus, wybrali nieco inne podejście do projektowania zautomatyzowanych systemów sterowania. W szerokim spektrum rozwoju firmy godne miejsce zajmują systemy dokumentacji zarządczej. Pierwszym produktem firmy idącym w tym kierunku był system obsługi dokumentacji „Office Media”.
Zestaw baz danych „Office Media” działa w środowisku Lotes Notes i zapewnia automatyzację pracy biurowej oraz działań organizacyjno-menedżerskich przedsiębiorstw i organizacji. Użytkownikami systemu mogą być takie departamenty struktur rządowych i komercyjnych, jak usługi: obsługa dokumentacji, kontrola wykonania dokumentów, obsługa informacyjna kontakty zewnętrzne organizacja, zarządzanie personelem, zarządzanie sprzedażą i marketingiem i inne.
Nowością firmy Inter Trust jest niedawno opracowany tzw. „korporacyjny system elektronicznego zarządzania dokumentami i automatyzacji biura”.
Innym przykładem ASUD można nazwać opracowaniem Państwowego Przedsiębiorstwa Badawczo-Produkcyjnego „Granit-Center” zautomatyzowanego systemu przepływu dokumentów i zarządzania biurem dla organizacji „Gran-Doc”, która jest dość dobrze znana w Moskwie struktury miejskie kierownictwo.
Celem systemu jest automatyzacja głównych procesów przetwarzania dokumentów: księgowość, rejestracja ścieżki od rejestracji do spisywania, monitorowanie każdego etapu rozpatrywania dokumentu, otrzymywanie informacje referencyjne o dokumentach, analiza obiegu dokumentów w organizacji.
Zastosowanie autorskiej technologii przetwarzania dokumentów pozwala efektywniej zarządzać obiegiem dokumentów w organizacji i zapewnia monitorowanie dyscypliny pracy.
Wymagania dotyczące systemu zarządzania dokumentami
Można sformułować pewne wymagania wobec nowoczesnego systemu zarządzania dokumentacją w organizacji.
Przede wszystkim zautomatyzowany system kontroli musi w pełni wykonywać wszystkie zadania wsparcia dokumentacyjnego dla zarządzania: przygotowanie dokumentów, ich rejestrację, kontrolę nad wykonaniem, wyszukiwanie dokumentów, ich przechowywanie i pracę referencyjną na szeregu dokumentów.
System musi być zbudowany w oparciu o jednolite zasady metodologiczne, rozwiązania programowe, sprzętowe i technologiczne oraz w ramach istniejących uwarunkowań organizacyjno-prawnych w postaci ustawodawstwa krajowego, norm państwowych, instrukcji i wymagań.
Zautomatyzowany system kontroli musi zapewniać pełne wykorzystanie (integrację) zgromadzonego zasobu informacyjnego oraz realizować zasadę jednorazowego wprowadzenia informacji i jej wielokrotnego wykorzystania, zarówno udokumentowanego, jak i faktycznego. System powinien także pomagać administratorom w wyborze dróg przepływu dokumentów w organizacji, zapewniając niezbędny stopień ochrony informacji przed nieuprawnionym dostępem.
W nowoczesnych warunkach zautomatyzowany system sterowania musi mieć możliwość rozbudowy o określone elementy (liczba urządzeń technicznych i technologii, liczba dokumentów (ilość informacji), liczba użytkowników) oraz być w stanie w rozsądnych granicach dostosowywać się do zmieniających się wymagań użytkowników.
Jednym ze sposobów wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania organizacją i optymalizacji jej wewnętrznych procesów biznesowych jest automatyzacja wsparcia dokumentacyjnego kadry zarządzającej, która pozwala na identyfikację konkurentów przy podejmowaniu decyzji zarówno operacyjnych, jak i strategicznych. Skuteczność dokumentacyjnego wsparcia zarządzania znacząco wpływa na powodzenie procesów zarządczych. W związku z tym istnieje potrzeba doskonalenia form i metod pracy z dokumentami.
Pod automatyzacja szeroko rozumiany jako aplikacja urządzenia automatyczne, pracując według zadanego programu i częściowo lub całkowicie zastępując osobę w dowolnym obszarze działalności.
Pod system automatyzacji zarządzania dokumentami (DOW) należy przez to rozumieć dowolny zautomatyzowany system przeznaczony do rozwiązywania problemów dokumentacyjnych, organizowania pracy z dokumentami i obiegu dokumentów, niezależnie od przedmiotu automatyzacji, czy to agencja rządowa, bank komercyjny, firma handlowa lub jakakolwiek inna organizacja. Ważne jest, aby zarządzanie w tej organizacji odbywało się zgodnie z wymogami dokumentów regulacyjnych i metodologicznych.
Istnieją trzy główne sposób na wdrożenie systemu automatyzacji przedszkola:
1) opracowanie autorskiego systemu automatyki systemu wychowania przedszkolnego;
2) instalacja standardowego systemu automatyki przedszkolnej;
3) konfigurowanie narzędzi automatyzacji przedszkola.
Opracowanie autorskiego systemu automatyzacji przedszkola wiąże się z zaangażowaniem kadry programistów i opracowaniem „od podstaw” zautomatyzowanego systemu dla konkretnej organizacji. Jednocześnie w jak największym stopniu uwzględnia się cechy tej organizacji, co sprawia, że nowy system wygodny w użyciu. To prawda, że proces programowania w tym przypadku ma wiele wad. Jest to długie i kosztowne, a także ma tendencję do utraty kontroli, dlatego po wydaniu dużej ilości czasu i pieniędzy może się okazać, że opracowany system nie spełnia wymagań i trzeba zaczynać wszystko od nowa.
Instalacja standardowego systemu automatyki przedszkolnej jest w tym sensie całkowitym przeciwieństwem opracowania systemu autorskiego. Firmy produkujące systemy automatyki przedszkolnej opracowują standardowe produkty programowe, które można stosować w różnych organizacjach przy minimalnej adaptacji. Takie systemy wdrażają pewien ogólny zestaw funkcji do pracy z dokumentami, są niedrogie i wdrażane w możliwie najkrótszym czasie. Wydawałoby się, że jest to bardzo wygodne podejście, jednak ma też swoje wady. Faktem jest, że chociaż wymagania dotyczące organizacji przedszkolnych placówek oświatowych w całej Republice Białorusi są takie same, są one bardzo skonsolidowane, a metody realizacji znacznie się różnią. W związku z tym istnieje potrzeba rozszerzenia zestawu funkcji, co nie jest łatwe, a często niemożliwe do wykonania w standardowym systemie.
Skonfigurowanie narzędzi automatyzacji przedszkola jest opcją pośrednią pomiędzy dwoma wyżej wymienionymi sposobami rozwiązania problemu. Z jednej strony w ramach tej metody wdrażany jest pewien standardowy system realizujący określony zestaw funkcji (jak w drugim przypadku), z drugiej strony budowany jest w oparciu o narzędzia przemysłowe, które mogą służyć dostosowaniu go do potrzeb konkretnej organizacji. Taka adaptacja pozwala na uwzględnienie cech konkretnej organizacji (jak w pierwszym przypadku).
Analiza współczesnych technologii informatycznych pozwala wyróżnić: klasy narzędzi, użyte w trzecim podejściu:
Narzędzia do tworzenia dokumentów ( procesory tekstu, procesory stołowe, systemy projektowania wspomaganego komputerowo (CAD) itp.);
· systemy zarządzania bazą danych;
· systemy wspomagające pracę grupową (klasa group-ware);
· systemy zarządzania dokumentami (DMS);
systemy E-mail;
· systemy zarządzania procesorami biznesowymi (klasa work-flow).
Narzędzia do tworzenia dokumentów to ogólna nazwa klasy systemów obejmującej oprogramowanie przeznaczone do tworzenia elektronicznych wersji dokumentów. Główne funkcje takiego oprogramowania to tworzenie pliku z zawartością dokumentu, edycja utworzonego pliku, wysyłanie pliku do druku itp. W tej grupie znajdują się również systemy przetwarzania dokumentów przeznaczone do wprowadzania, przetwarzania, przechowywania i odtwarzania obrazów graficznych dokumentów papierowych.
Systemy zarządzania bazami danych są podstawą do budowy mniej lub bardziej wydajnych systemów System informacyjny. Zapewniają utworzenie i utrzymanie repozytorium informacji faktycznych.
Systemy pracy grupowej mają na celu wspieranie prawidłowego udostępniania informacji pomiędzy użytkownikami grupowymi. Rozwiązują problemy przechowywania, przeglądania i dzielenie się dokumenty.
Systemy zarządzania dokumentami to potężne systemy organizujące pracę z elektronicznymi wersjami dokumentów. Za ich pomocą dokonuje się rejestracji dokumentów i wspomaga ich przechowywanie (w tym wielowersję przechowywanych tekstów dokumentów). Systemy zarządzania dokumentami przeprowadzają nie tylko wyszukiwanie atrybutowe, ale także pełnotekstowe.
Do transmisji wykorzystywane są systemy poczty elektronicznej e-maile pomiędzy uczestnikami przedszkolnej placówki oświatowej, do których można dołączać przechowywane elektroniczne wersje dokumentów. W takim przypadku możliwe jest wysyłanie wiadomości do kilku użytkowników jednocześnie z powiadomieniem nadawcy, że wiadomość została odebrana i przeczytana.
Systemy zarządzania procesami biznesowymi organizują także przekazywanie wiadomości elektronicznych i elektronicznych wersji dokumentów pomiędzy uczestnikami placówki wychowania przedszkolnego. Jednocześnie ich funkcjonalność znacznie bogatsze możliwości niż e-mail. Przede wszystkim systemy zarządzania procesami biznesowymi realizują funkcje monitorowania dyscypliny wykonawczej, automatycznie śledzą ustalone terminy realizacji dokumentów i mogą powiadamiać użytkowników o podejściu termin ostateczny. W opracowanych systemach tej klasy możliwe jest nie tylko równoległe, ale także sekwencyjne przesyłanie dokumentów z wykorzystaniem szablonów tras. Ponadto sztywne trasowanie można przeprowadzić według z góry ustalonego schematu.
Różne zadania przedszkolnych placówek oświatowych rozwiązywane są za pomocą różnych narzędzi (tabela 2.1).
Zadania przedszkolnej placówki oświatowej i narzędzia ich decyzje
Każdy nowoczesny system automatyzacja przedszkolnej placówki oświatowej musi wykonać następujący zestaw Funkcje:
· rejestracja dokumentów w formie karty;
· rozliczanie uchwał wydanych na dokumentach;
· utrzymywanie połączeń między nimi;
· kontrola wykonania dokumentów;
· spisywanie dokumentów do użytku;
· prowadzenie prac informacyjnych i referencyjnych;
· raportowanie.
Tym samym rejestracja dokumentów może odbywać się na jednej masce (karcie) dla wszystkich typów dokumentów, a nawet zmieniać się jedynie programowo, a różne karty można wykorzystywać nie tylko do celów różne rodzaje dokumentów, ale także grup użytkowników.
Kontrola realizacji dokumentów może polegać na tym, że na karcie dokumentu znajdują się pola „Termin realizacji” i „Data realizacji”, a kontroler generuje listę dokumentów, których termin realizacji został przekroczony. Ta opcja nazywa się pasywną kontrolą wykonania dokumentu. Możliwa jest także aktywna kontrola, w ramach której system samodzielnie monitoruje terminy realizacji dokumentów i informuje użytkowników nie tylko o ich przekroczeniu, ale także o zbliżającym się terminie.
Prowadzenie prac informacyjnych i referencyjnych może opierać się wyłącznie na wyszukiwaniu atrybutowym dokumentów, tj. system zapewnia możliwość odnalezienia informacji zapisanych wyłącznie na karcie dokumentu, istnieje także możliwość zapisania w systemie tekstów dokumentów podlegających automatycznemu indeksowaniu. Takie indeksowanie daje możliwość dalszego przeszukiwania pełnotekstowego, np. w celu tworzenia tematycznych zbiorów dokumentów na podstawie występowania określonych słów w tekście dokumentu.