Propozycja spotkania biznesowego. Przykłady struktur syntaktycznych

Dziękujemy za informację dotyczącą wizyty Pana... w naszym biurze___________. Chętnie go poznamy i jesteśmy gotowi omówić nasze wzajemne relacje

(data)

interesy biznesowe i perspektywy współpracy.

List propozycją spotkania w celu omówienia współpracy biznesowej

Podczas Targów w Niżnym Nowogrodzie odwiedzili Państwo nasze przedstawicielstwo i wyrazili Państwo zainteresowanie naszymi nowościami produktowymi, w szczególności sprzętem stomatologicznym.

Chętnie omówię z Tobą możliwości sprzedaży sprzętu medycznego w Twoim regionie i tym samym nawiążę współpracę z Twoją firmą. Możemy spotkać się w naszej centrali w Moskwie lub, według Twojego uznania, w biurze Twojej firmy w Nowosybirsku.

Wypatruję rychłego spotkania z Tobą.

List polecający. Celem każdego listu polecającego jest dostarczenie obiektywnej, wyczerpującej informacji o konkretnej osobie ( indywidualny) lub organizacja, przedsiębiorstwo, instytucja (osoba prawna). Najczęściej list polecający to osobista recenzja pracownika przez pracodawcę, zwykle zawierająca dla niego gwarancję, którą może on przedstawić konkretnemu lub dowolnemu potencjalnemu pracodawcy.

Dekoracje. Jednym z typów jest list polecający listy biznesowe dlatego wszystkie zasady sporządzania listów biznesowych w pełni odnoszą się do listów polecających. Formalnie list polecający jest pisany w dowolnej formie, bez adresowania do konkretnego adresata. Jeśli jednak adresat jest znany, wskazane jest podanie jego danych. Jeśli rekomendacja nie pochodzi od osoby, ale od organizacji ( osoba prawna), najlepiej, aby był on napisany na papierze firmowym organizacji. Zalecana długość listu to jedna strona tekstu pisanego na maszynie.

Struktura listu

Tytuł. Jeżeli list pochodzi od osoby prawnej (wystawiony na papierze firmowym organizacji), to zgodnie z zasadami przygotowywania oficjalnych pism biznesowych wskazuje dane nadawcy (pieczęć narożna wskazująca nazwę organizacji, jej dane pocztowe i inne dane ), a także numer rejestracyjny i datę rejestracji pisma jako dokumentu wychodzącego. Jeżeli adresat jest znany, dane adresata umieszczane są po prawej stronie nagłówka.

Poniżej szczegółów na środku strony wskazana jest nazwa dokumentu: List polecający.

Potwierdzenie faktu i warunków pracy w organizacji, krótka informacja o zajmowanym stanowisku i wykonywanych obowiązkach (w przypadku listu polecającego od osoby prywatnej w tym akapicie wskazano, przez jaki okres i w jakim charakterze autor listu zna osobę polecaną). Lista obowiązków powinna wskazywać kwalifikacje rekomendowanej osoby.

Jeżeli rekomendowana osoba zajmowała różne stanowiska, to dane o zajmowanych i pełnionych stanowiskach odpowiedzialność zawodowa są wskazane dla każdego przedziału czasowego. Na przykład: Sidorow Władimir Aleksandrowicz pracował w firmie Vector od 12 marca 1998 r. do 16 marca 2002 r., w tym od 12 marca 1998 r. do 16 marca 2002 r. - jako kierownik działu handlu i zakupów, od 17 marca do 25 listopada 2002 r. - jako starszy menedżer tego samego działu.

Jego obowiązki jako menadżera polegały na organizowaniu dostaw komponentów, a jako menadżera wyższego szczebla na organizowaniu interakcji pomiędzy firmami dostarczającymi komponenty i produkcją,

krótki opis cechy zawodowe, biznesowe i osobiste rekomendowany oraz sukcesy, jakie osiągnął podczas pracy w organizacji. Powszechne słowa, takie jak rzetelny, kompetentny, sumienny itp., ale skupiać się na konkretnych faktach, które charakteryzują polecaną osobę pod względem jej kwalifikacji zawodowych i umiejętności radzenia sobie z określonymi zadaniami. Można tu skupić się na takich kategoriach, jak poziom wiedzy i sumienność w wykonywaniu podstawowych obowiązków, umiejętność radzenia sobie z niestandardowymi zadaniami, pomysłowość, inicjatywa, zdolność uczenia się, umiejętność przystosowania się w różnych sytuacjach, stabilność emocjonalna, cechy przywódcze (np. przykład: samodzielnie opanował oprogramowanie, samodzielnie i skutecznie przeprowadził negocjacje biznesowe, skutecznie zarządzał podwładnymi itp.). Tutaj możesz podać przybliżone porównanie pracy polecanej osoby z pracą jej kolegów, wskazać najważniejsze osiągnięcia, projekty opracowane i zrealizowane przez niego osobiście.

Powody zmiany pracy(opuszczenie organizacji, przeprowadzka w inne miejsce). Może to być zmiana profilu organizacji, zamknięcie oddziału, zmiany personalne w organizacji, zmiana miejsca zamieszkania itp.

Wnioski: krótka i konkretna ocena kompetencji, cech biznesowych rekomendowanej osoby, jej potencjału twórczego i możliwości rozwoju kariery. Zalecenia Do zajmując określone stanowisko lub stanowiska. (W niektórych przypadkach wskazane jest wskazanie w tym miejscu zakresu, w jakim polecasz osobę na poszukiwane stanowisko: bezwarunkowo, zdecydowanie, z pewnymi zastrzeżeniami, nie polecam). Na przykład: Sidorov Władimir Aleksandrowicz biegle posługuje się technologią... (lub... ma duże doświadczenie w pracy z serwerem oprogramowanie...lub...można pracować niezależnie klienci korporacyjni... i tak dalej.). Uważam, że Pan Sidorow może skutecznie wykonywać obowiązki kierownika działu, pracując na stanowisku kierownika działu, zastępcy szefa działu informatyki w przedsiębiorstwie średniego szczebla.

Współrzędne kontaktowe osoba podpisująca list. Ten punkt jest szczególnie istotny w przypadku listów polecających pisanych przez osoby prywatne, ponieważ jest całkiem prawdopodobne, że nowy pracodawca po zapoznaniu się z listem polecającym będzie chciał doprecyzować pewne szczegóły.

Podpis. Wskazane jest stanowisko, nazwisko, imię i patronimik osoby podpisującej list.

Jeżeli list jest napisany przez osobę prywatną, wówczas pod podpisem widnieje data rekomendacji. Formalnie podpis nie wymaga poświadczenia pieczęcią organizacji

Przykłady konstrukcji syntaktycznych,

Obowiązki sekretarza-asystenta są dość zróżnicowane, a jednym z nich jest udział w negocjacjach prowadzonych przez organizację. W tym artykule rozważymy szereg punktów mających na celu zapewnienie tego procesu.

Dlaczego jest to konieczne?

Negocjacje to złożony proces, podczas którego uczestnicy (strony) o wspólnych i/lub sprzecznych interesach starają się osiągnąć wzajemnie korzystny wynik w procesie rozmów bezpośrednich lub korespondencyjnych. Powodem i podstawą negocjacji są zarówno wspólne, jak i sprzeczne interesy. W pierwszym przypadku strony dążą do porozumienia w sprawie synchronizacji i spójności swoich działań, aby uzyskać efekt synergii. W drugim starają się ograniczyć straty wynikające z przeciwdziałania swoim działaniom, wypracowując wzajemnie akceptowalny kompromis.

W ramach swojej działalności biznesowej niemal we wszystkich negocjacjach firma rozwiązuje oba problemy. Zilustrować to może klasyczne, choć nie zawsze prawdziwe stwierdzenie: „każdy dąży do tego, aby kupić produkt jak najlepszej jakości w najniższej cenie i sprzedać produkt najgorszej jakości za najwyższą możliwą cenę”.

Istnieje wiele szkół biznesu, które zapewniają szkolenia w zakresie skutecznych technik przygotowania i negocjacji. Jednak proces ten jest dla nas interesujący nie tyle z punktu widzenia osiągnięcia pozytywnego wyniku, ale z utylitarnego punktu widzenia.

Jeżeli pominiemy główne cele procesu negocjacyjnego, procedura rejestracyjna realizuje kilka podstawowych celów. Pierwszym z nich jest stworzenie systemu zapewniającego jednolite podejście do negocjacji w firmie. Jest to złożony proces, który obejmuje zarówno kształtowanie celów przedkontraktowych, jak i umiejętność identyfikacji własnych błędów w trakcie negocjacji, a także utworzenie archiwum, które pozwala ustalić, kiedy, z kim i o jakich negocjacjach toczyły się . Drugim jest utworzenie puli dokumentów, która pozwala skutecznie sporządzać podstawowe dokumenty księgowe („odpisać”) na wydatki na rozrywkę. Trzecim jest utworzenie podstawy dokumentacyjnej, która pozwala na uzasadnienie istnienia celu gospodarczego i rzeczywistej transakcji gospodarczej dla celów podatkowych. Obecność dokumentów dokumentujących fakt i przebieg negocjacji, w razie potrzeby, może służyć jako dowód na to, że organizacja nie zawarła transakcji z firmą fasadową, a w niektórych przypadkach ułatwić proces dochodzenia „oszustw” na rynku część pozbawionych skrupułów kontrahentów.

Etap pierwszy: przygotowanie

Negocjacje to nie tylko „rozmowy” przy okrągłym stole. To złożony proces i zanim menedżerowie osobiście zasiądą do legendarnego stołu i sięgną po wieczne pióra, ich podwładni mają mnóstwo pracy. Pominiemy wyszukiwanie i selekcję wykonawców wraz ze wszystkimi pracami towarzyszącymi, gdyż zazwyczaj zajmują się tym wyspecjalizowani specjaliści.

Na etapie przygotowań konieczne jest określenie warunków brzegowych dla firmy: maksymalnego (co należy osiągnąć) i minimalnego (po którym negocjacje tracą sens). Jest to tym bardziej istotne, jeśli negocjacje prowadzą nie najwyżsi urzędnicy firmy, ale podwładni, których zakres uprawnień jest oczywiście ograniczony.

Z psychologicznego punktu widzenia (co zauważają niemal wszyscy trenerzy biznesu) trzeba podjąć negocjacje z kilkoma „marchewkami” w ramach warunków wtórnych, które nie są dla Ciebie kluczowe, ale mogą być takie dla Twojego kontrahenta. Warunki te nie zawsze mogą być logiczne, ale być może to one ukształtowały się w firmie „historycznie” i ich zmiana powoduje trudności organizacyjne dla menadżera prowadzącego negocjacje.

Wyobraźmy sobie to prace wstępne przeprowadzone. Dział zaopatrzenia wybrał dwie lub trzy firmy, podstawowe parametry transakcje są znane i omawiane przez strony. Pozostaje kilka podstawowych pytań. Warunkowo wybierzemy trzy parametry transakcji wymagające uwagi i omówienia pomiędzy stronami – cenę, czas dostawy i jakość.

W niektórych przypadkach negocjacje wymagają ścisłego ustalenia porządku obrad i zasad, które omawiane są przed spotkaniem lub bezpośrednio na jego pierwszym etapie. Ponieważ tradycyjnie zakłada się, że w negocjacjach biorą udział równe delegacje, rozsądne jest określenie liczby uczestników.

Na podstawie powyższego możesz stworzyć listę niezbędnych dokumentów, która będzie obejmować:

• w celu zorganizowania poszukiwania kontrahentów z ustaleniem warunków brzegowych (Przykład 1);
• raport wykonawcy zawierający wstępne dane o potencjalnych wykonawcach (przykład 2);
• zlecenie określające parametry negocjacji z każdym z kontrahentów oraz program negocjacji (Przykład 3);
• list z ofertą skierowaną do kontrahenta na spotkanie (Przykład 4).

Przykład 1

Zarządzenie w sprawie zorganizowania poszukiwania dostawcy

(Vector-Sever LLC)

ZAMÓWIENIE

01.04.2013 № 45

Poz. Derewianka

O organizacji poszukiwania dostawcy paliw i smarów

W celu zwiększenia efektywności organizacji przy zakupie paliw i smarów

ZAMAWIAM:

1. Dział zaopatrzenia pod kierownictwem kierownika wydziału M.V. Sivolapova. do 15 kwietnia 2013 roku przeprowadzić badanie paliw i smarów w celu identyfikacji potencjalnych dostawców.

2. Określ następujące wymagania dla organizacji dostawców:

– dostępność technicznej możliwości dostarczenia paliw i smarów do lokalizacji organizacji;

– obecność na rynku paliw i smarów w regionie od co najmniej dwóch lat.

3. Określ parametry transakcji:

– koszt paliw i smarów, z uwzględnieniem transportu, nie więcej niż określona kwota (załącznik nr 1 do zamówienia);

– możliwość dostaw paliw i smarów zgodnie z harmonogramem potrzeb organizacji (załącznik nr 2 do zamówienia);

– zgodność jakości paliw i smarów z obowiązującymi GOST;

– procedura płatności: z maksymalnie możliwym odroczeniem płatności lub płatnością przy odbiorze.

Dyrektor generalny Storożejko SS. Storożejko

Przeczytałem polecenie:

Siwolapow M.V. Siwolapow 01.04.2013

Przykład 2

Memorandum

Zgodnie z Zarządzeniem nr 45 z dnia 1 kwietnia 2013 roku dział zaopatrzenia przeprowadził badanie rynku paliw i smarów. Ustalone kryteria spełniły następujące spółki:

1. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Firma Paliwowa „North-West”” (ul. Klyuchevaya, 18, biuro 208, Pietrozawodsk, Republika Karelii, 185000).

2. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Pietrozawodsk Fuel Company-Service” (ul. Borovaya, 12, budynek 1a, Pietrozawodsk, Republika Karelii, 185013).

3. Zamknięta spółka akcyjna „Karelian Fuel Company” (ul. Czapajewa, 5, budynek 42, Pietrozawodsk, Republika Karelii, 185007).

Zbadano propozycje i możliwości dostarczenia nam wymaganej przez te firmy ilości paliw i smarów. W efekcie zidentyfikowano szereg zagadnień wymagających bardziej szczegółowego zbadania.

1. LLC „Firma Paliwowa „Północny Zachód”:

– istnieje możliwość otrzymania rabatu za wielkość dostawy, przy czym w oparciu o warunki płatności wielkość rabatu ustalana jest indywidualnie;

– jeśli chodzi o harmonogram dostaw, oferta kontrahenta znacznie odbiega od naszych żądań. Zawarcie umowy z tą organizacją będzie wymagało dostępności dodatkowych pojemności magazynowych na terenie organizacji.

Chciałbym zwrócić Państwa uwagę na fakt, że wymagana jest dodatkowa analiza finansowa możliwości zawarcia umowy z tą organizacją, biorąc pod uwagę znacznie niższe koszty paliwa i smarów niż konkurenci. Proszę o przypisanie odpowiedniego zadania zarządzaniu finansami.

2. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Pietrozawodsk Fuel Company-Service”:

– omówienie dodatkowych gwarancji dostawy (firma działa na rynku od 2,5 roku);

– omówienie procedury płatności. Istnieje możliwość uzyskania odroczenia do 30 dni.

3. Zamknięta spółka akcyjna „Karelian Fuel Company”:

– koszt towaru ustalany jest na podstawie warunków płatności, istnieje możliwość uzyskania dodatkowego rabatu w przypadku posiadania dodatkowych gwarancji płatności;

- harmonogram dostaw. Oferta kontrahenta odbiega od naszych żądań. Jesteśmy gotowi omówić zaproponowany przez nas harmonogram pod warunkiem, że weźmiemy na siebie dodatkowe koszty dostarczenia towaru.

Pragnę zwrócić Państwa uwagę na fakt, że wymagana jest dodatkowa analiza finansowa możliwości zawarcia umowy z tą organizacją. W przypadku wielu artykułów wzrost kosztu towaru od wartości maksymalnej wyniesie od 5 do 10% przy wysokiej gwarancji dostawy na czas.

Kierownik Działu Zakupów Siwolapow M.V. Siwolapow

Przykład 3

Zarządzenie w sprawie zorganizowania rokowań

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Vector-Sever”

(Vector-Sever LLC)

ZAMÓWIENIE

03.04.2013 № 49

Poz. Derewianka

W sprawie organizacji negocjacji z Fuel Company North-West LLC

W związku z koniecznością zorganizowania negocjacji w sprawie dostaw paliw i smarów

ZARZĄDZAM:

1. Kierownik działu zaopatrzenia M.V. Sivolapov do 25 kwietnia 2013 r. organizujemy negocjacje z North-West Fuel Company LLC.

2. Sivolapov M.V. Podczas negocjacji staraj się ustalić warunki płatności za dostarczone produkty z odroczeniem płatności o co najmniej 15 dni kalendarzowych. Jeżeli nie można uzyskać odroczonej płatności, można uzgodnić płatność akredytywą w banku Severnaya Kazna lub północno-zachodnim oddziale Sbierbanku.

Zaoferuj kontrahentowi podwyższony próg odpowiedzialności za naruszenie harmonogramu dostaw o więcej niż 3 dni kalendarzowe. Górna granica stanowiska: jednorazowa kara w wysokości 10% kosztu partii oraz kara do 0,8% kosztu niedostarczonej partii dziennie. Dolna granica stanowiska: jednorazowa kara w wysokości 5% kosztu partii oraz kara do 0,3% kosztu niedostarczonej partii dziennie.

Ustalenie głównych warunków transakcji (Załącznik nr 1), w tym harmonogramu dostaw paliw i smarów.

3. Ustal skład uczestników negocjacji:

– Kierownik Działu Zaopatrzenia M.V. Sivolapow;

– Kierownik Działu Prawnego Zuev S.V.;

– sekretarz-referent Buldakova T.V.

Dyrektor generalny Storożejko SS. Storożejko

Z zamówieniem zapoznali się:

Siwolapow M.V. Siwolapow 04.03.2013

Zuev S.V. Zuev 04.03.2013

Buldakova T.V. Bułdakowa 04.03.2013

Przykład 4

List z ofertą dla kontrahenta na spotkanie

Drogi Siemionie Michajłowiczu!

Nasza firma zapoznała się z oferowanymi przez Państwa warunkami dostawy, które wydają nam się interesujące. Zapraszamy do wysyłania upoważnionych przedstawicieli w celu omówienia poszczególnych warunków umowy. W ramach negocjacji uważamy za konieczne przede wszystkim omówienie warunków i trybu płatności za dostarczony przez Państwa towar. Przesyłamy Państwu projekt umowy dostawy. Chętnie wysłuchamy Twoich życzeń dotyczących jej warunków.

Z poważaniem,

Dyrektor generalny Storożejko SS. Storożejko

Etap drugi: wykonanie

Przed rozpoczęciem samych negocjacji warto upewnić się, że przedstawiciele Twojego kontrahenta mają uprawnienia do ich prowadzenia. Jedynym dokumentem, który może je potwierdzić, jest pełnomocnictwo (Przykład 5). Pełnomocnictwo może być udzielone zarówno do reprezentowania interesów podczas omawiania możliwości współpracy, jak i do zawarcia umowy. W drugim przypadku jest to dokument o większym znaczeniu, m.in. świadczące o wysokim statusie osób biorących udział w negocjacjach.

Przykład 5

Pełnomocnictwo do uprawnień negocjacyjnych

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Vector-Sever”

(Vector-Sever LLC)

ul. Komsomolska, 3, z. 34, poz. Derewianka, rejon Prioneżski, Republika Karelii, 185525

OGRN 1121040000773 INN 1020176678 KPP 102001001

PEŁNOMOCNICTWO nr 3/01

Pierwszy kwietnia dwa tysiące trzynastego roku

Wieś Derewianka

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Vector-Sever”, OGRN 1121040000773 INN 1020176678 KPP 102001001, reprezentowana przez Dyrektora Generalnego Siemiona Semenowicza Storozheiko, działającego na podstawie Statutu,

upoważnia

Siwolapow Michaił Władimirowicz (paszport nr 34 45 nr 889900, wydany przez Departament Spraw Wewnętrznych Prioneżskiego Dzielnica Republiki Karelia 01.08.2002)

reprezentowanie interesów Vector-Sever LLC podczas negocjacji z Fuel Company North-West LLC w sprawie zawarcia umowy na dostawę paliw i smarów, z prawem do podpisywania protokołów posiedzeń, memorandów i innych dokumentów dokumentujących wyniki osiągnięte podczas dyskusji kontrowersyjnych kwestii.

Pełnomocnictwo zostało wydane bez prawa substytucji.

Pełnomocnictwo zostało wydane na okres trzech miesięcy.

Podpis Sivolapova M.V. ______ Siwolapow ______ Ja poświadczam.

Dyrektor generalny Storożejko SS. Storożejko

Najczęściej negocjacje pomiędzy dwoma równymi i wzajemnie zainteresowanymi stronami transakcji wyróżniają się szeregiem charakterystycznych cech:

• proces nie ma jasno określonej struktury i odbywa się bez osoby przewodniczącej;
• Poza ogólnymi zasadami grzeczności nie ma innych czynników krępujących negocjacje;
• strony ustalają program negocjacji w miarę ich postępu;
• negocjacje nie zawsze kończą się pozytywnym wynikiem. Strony mogą podjąć decyzję o nie wyrażeniu zgody na zawarcie transakcji.

Nie można jednoznacznie stwierdzić, że cechy te są negatywne, jednak jeśli zostaną wyrażone zbyt wyraźnie (np. ze względu na dużą emocjonalność osób w nich uczestniczących), wówczas wieloaspektowość i wielozadaniowość negocjacji zamienia się w całkowity zamęt. Skutkiem takiego zamieszania w dyskusji może być to, że same strony nie do końca rozumieją, na co zgodziły się podczas negocjacji.

Protokół spotkania lub memorandum sporządzone na podstawie jego wyników może pomóc uniknąć nieporozumień podczas negocjacji, zwłaszcza jeśli trwają one kilka dni lub przebiegają w kilku etapach. Nie ma jednego formularza dla tych dokumentów. Powinny jednak oczywiście zawierać takie podstawowe dane, jak data i ewentualnie godzina spotkania, wskazanie miejsca, w którym się ono odbyło oraz imiona i nazwiska uczestników. Z reguły w protokole zapisywane są nie tylko osiągnięte wyniki, ale także najważniejsze postanowienia spotkania.

Prowadzenie rejestrów można zastąpić nagrywaniem audio lub wideo, jednak w tym przypadku istnieje wiele niuansów. Po pierwsze, nagrywanie możliwe jest wyłącznie za zgodą wszystkich obecnych, a zgoda ta powinna zostać odnotowana w formie pisemnej lub poprzez oświadczenia każdego uczestnika po rozpoczęciu nagrywania. Po drugie, sądy w Federacja Rosyjska tradycyjnie mają trudne podejście do nagrywania audio i wideo. Dlatego niezależnie od nagrania audio czy wideo, na zakończenie każdego spotkania konieczne jest sporządzenie memorandum końcowego lub tymczasowego. Jest to konieczne także po to, aby uniknąć problemu dwuznacznej interpretacji informacji słownych wymienianych pomiędzy stronami w trakcie dyskusji. Jak sama nazwa wskazuje, memorandum tymczasowe rejestruje wyniki bieżącego spotkania, a memorandum końcowe rejestruje cały proces negocjacyjny jako całość. Ponadto, jeśli protokół może być jednostronny, tj. skompilowany tylko dla wewnętrzny użytek w spółce (choć jest to niepożądane), wówczas memorandum muszą podpisać wszyscy uczestnicy (w przeciwnym razie traci się sens sporządzania dokumentu).

Trzeci etap: zapisanie wyniku

W przeciwieństwie do protokołu, w memorandum z reguły nie rejestruje się przebiegu negocjacji, a jedynie ustalenia osiągnięte przez strony (Przykład 6). Warto zaznaczyć, że w zależności od uprawnień stron biorących udział w negocjacjach, takie umowy i dokument je zabezpieczający mają różny status prawny. Więc jeśli:

• w negocjacjach uczestniczą osoby posiadające prawo do zawarcia umowy;
• tekst takiego dokumentu bezpośrednio implikuje zamiar zawarcia transakcji;
• dokument zawiera wszystkie warunki istotne z punktu widzenia obowiązującego prawodawstwa tego typu umowy;

wówczas taki dokument, z punktu widzenia swoich skutków, jest umową przedwstępną. Zgodnie z art. 429 i ust. 4 art. 445 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej, jeżeli jedna ze stron następnie uchyli się od podpisania dokumentu głównego, wówczas druga strona ma prawo żądać jego zawarcia w postępowanie sądowe. Jeżeli jeden z powyższych warunków nie zostanie spełniony, wówczas dokumenty nie powodują skutków prawnych do czasu zawarcia umowy głównej. Jednakże po jego zakończeniu, w przypadku sporu, mogą zostać wykorzystane przez strony w sądzie jako jeden z dowodów przy ustaleniu prawdziwych intencji strony w chwili zawarcia transakcji.

W samej organizacji dokumentem kończącym proces negocjacji jest tradycyjnie polecenie lub instrukcja przełożonego (Przykład 7).

Przykład 6

Memorandum

Godzina rozpoczęcia negocjacji: 12.30. Zakończenie negocjacji: 14.30

Miejsce spotkania: ul. Komsomolska, poz. Derewianka, rejon Prioneżski, Republika Karelii.

Obecny:

Od Vector-Sever LLC

Kierownik delegacji: Kierownik Działu Zaopatrzenia M.V. Sivolapov, działający na podstawie pełnomocnictwa z dnia 1 kwietnia 2013 r. nr 3/01.

kierownik działu prawnego Zuev S.V.;

sekretarz-referent Buldakova T.V.

Kierownik delegacji: Kierownik Działu Sprzedaży Ivanova R.I., działając na podstawie pełnomocnictwa z dnia 20 lutego 2013 r. nr 23.

Członkowie delegacji (bez potwierdzenia mandatu):

radca prawny Samarin I.M.;

specjalista działu sprzedaży Ezhova A.V.

Omawiane zagadnienia:

1. Tekst projektu umowy na dostawę paliw i smarów dostarczony przez Vector-Sever LLC.

2. Warunki zapewnienia dotrzymania terminów dostaw określonych umową.

3. Warunki płatności za towar.

Postęp negocjacji rejestrowano za pomocą dyktafonu (nagranie przebiegu negocjacji, plik „21042013.mp3” znajduje się w archiwum audio Vector-Sever LLC. Kopia pliku została przesłana do Fuel Company North-West LLC do Adres e-mail: [e-mail chroniony]).

Osiągnięto porozumienie:

Zaakceptować, uwzględniając uzgodnione zmiany, projekt umowy na dostawę paliw i smarów zaproponowany przez Vector-Sever LLC i rekomendować go do zawarcia umowy. Uzgodniony tekst podpisany przez uprawnione strony stanowi załącznik do protokołu (załącznik nr 1, 23 strony).

Ustal, że gwarancją dotrzymania terminów dostaw jest:

– warunek jednostronnej odmowy zawarcia umowy przez Kupującego bez nałożenia na niego jakichkolwiek kar;

– ustalenie w umowie odpowiedzialności dostawcy, tj. w przypadku przekroczenia terminu dostawy o więcej niż trzy dni, naliczana jest kara w wysokości 7% kosztów nieterminowej wysyłki towaru oraz kara w wysokości 0,6% wartości kosztem opóźnienia w dostawie przesyłki za każdy dzień jest opłacona zwłoka.

Wyraź zgodę na poniższe warunki płatności za towar. Płatność dokonywana jest bezgotówkowo w gotówce na rachunek bankowy wskazany przez Dostawcę w treści umowy, według następującego harmonogramu: 30% wartości przesyłki towaru płatne jest w dniu przekazania towaru przewoźnikowi w celu dostarczenia go Kupującemu. Pozostała część (70% kosztu przesyłki towaru) płatna jest najpóźniej w terminie 25 dni kalendarzowych od dnia faktycznego odbioru przesyłki towaru przez Kupującego.

Podpisy liderów delegacji:

Od Vector-Sever LLC

Siwolapow M.V. Siwolapow

Od firmy Fuel Company North-West LLC

Ivanova R.I. Iwanowa

Przykład 7

Zamówienie kontynuowania procesu negocjacyjnego

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Vector-Sever”

(Vector-Sever LLC)

ZAMÓWIENIE

12.04.2013 № 60

Poz. Derewianka

W sprawie kontynuacji procesu negocjacyjnego

Ze względu na brak możliwości osiągnięcia akceptowalnych warunków transakcji z Fuel Company North-West LLC

ZAMAWIAM:

1. Kierownik działu zaopatrzenia M.V. Sivolapov zaprzestać negocjacji z North-West Fuel Company LLC.

Dyrektor generalny Storożejko SS. Storożejko

Przeczytałem polecenie:

Siwolapow M.V. Siwolapow 12.04.2013

Termin, który wszedł do praktyki gospodarczej Federacji Rosyjskiej w latach 90-tych. i implikujące oszustwo („nabycie prawa do cudzej własności przez podstęp”), polegające na zawarciu transakcji w celu uzyskania z niej korzyści, bez dopełnienia wzajemnych zobowiązań. Jak interesujący fakt zauważamy, że w „Słowniku wyjaśniającym” V.I. Dahl zwraca uwagę, że w dialektach pskowskich i twerskich „kidky”, „kidkoy” jest synonimem słowa „chciwy”.

E-mail jest ważnym kanałem komunikacji i rozwiązywania problemów w pracy. Niezależnie od tego, jak płynnie poruszamy się po Internecie, czasami zasad korespondencji służbowej często trzeba się uczyć, czepiając się własnych błędów.

Korespondencja biznesowa to coś, z czym spotyka się niemal każdy aktywnych użytkowników ogólnoświatowa sieć. Przeczytaj nasze wskazówki, jak komunikować się poprawnie, zwięźle i jasno, przekazując rozmówcy niezbędne informacje.

Klucz

W korespondencji biznesowej staraj się unikać emocji i oddawania tonu swojego nastroju. Pamiętaj, że tekst przekazuje nie więcej niż 20% Twojego nastroju.

Wyraź swoje myśli jasno i zwięźle. Wiadomość e-mail to wiadomość w specjalnym formacie. Korespondencja biznesowa nie powinna zawierać wody, przemyśleń i długich wstępów. Jeśli Twoja wiadomość zajmuje więcej niż jedną trzecią wysokości ekranu, odbiorca prawdopodobnie odłoży jej przeczytanie na później; Jeszcze bardziej prawdopodobne jest, że nie otrzymasz na to odpowiedzi, więc:

To, co powiesz, powinno znaleźć się w pierwszych linijkach listu;

Sprzedaj/porozmawiaj z nagłówkiem.

Dni przeznaczone na korespondencję

Wtorek i środa to świetne dni na rozpoczęcie korespondencji biznesowej w interesujących Cię kwestiach, jeśli chcesz zakończyć te zadania do końca tygodnia. Proszę wyślij Oferta handlowa lub prośba o potrzebne informacje będzie obecnie działać lepiej niż kiedykolwiek;

Piątek. Jak pokazuje praktyka, jest to szczególny dzień „martwej” korespondencji. Odpowiedź na list wysłany po obiedzie jest prawie niemożliwa. Dlatego staraj się nie planować niczego w tym czasie i nie rozwiązywać problemów wewnętrznych. Nie warto też pisać listów z nadzieją na poranek przyszłego tygodnia; istnieje duże prawdopodobieństwo, że zostaną otwarte w piątek wieczorem, w takim przypadku pozostaną poza zasięgiem uwagi rano w następny poniedziałek;

Poniedziałek

Nie rozwiązuj problemów wymagających analizy sytuacji i podjęcia decyzji o rozpoczęciu nowych zadań w poniedziałki.

Przykładem mogą być nowe propozycje współpracy, prośba o przesłanie oferty handlowej, przygotowanie dokumentu itp. Tutaj sprawdza się stare powiedzenie „poniedziałek to ciężki dzień”. Organizm opiera się nowym zadaniom i po weekendzie znajduje się w stanie stresu, dlatego takie prośby często spotykają się z wrogością, a jakość ich rozwiązań ucierpi. Dobrą praktyką w poniedziałkowy poranek są „listy przypominające” – listy z prośbą o wcześniej żądane informacje, listy z obawami o uzyskanie odpowiedzi na stare pytania itp.

Rozmiar litery

Litera musi mieścić się w obszarze roboczym monitora. Jeśli wiadomość e-mail wymaga przewinięcia, możesz mieć pewność, że na odpowiedź możesz czekać dłużej niż zwykle.

Czasami wygodnie jest zastosować praktykę „jeden temat, jedna litera”.

Gdy pytania są obszerne, możesz podzielić je na kilka liter lub zastosować w treści listu rozdzielające je podtytuły.

Tekst pisma musi być zwięzły i zrozumiały dla wszystkich uczestników korespondencji. Dlatego nie należy używać profesjonalnego, wewnętrznego języka korporacyjnego, slangu i skrótów, które nie są ogólnie akceptowane.

Jeśli korespondencja prowadzona jest w formie pytań i odpowiedzi, musisz przestrzegać tego samego formatu, co nadawca:

• zadawaj pytania i osobno zapisuj odpowiedzi;
• napisz odpowiedź na każde pytanie bezpośrednio poniżej przez zadane pytanie, ale w innym kolorze lub czcionce.

Nie wysyłaj odpowiedzi na e-mail jako nowy e-mail. Twój odbiorca prawdopodobnie przeszuka zarówno oryginalną wiadomość, jak i całą historię rozmów. Szanuj swój i jego czas.

Załączniki

Nie zapomnij zwrócić uwagi na załączniki, jeśli takie istnieją. Pliki muszą być w kilku formatach, ich nazwa musi być powiązana z literą. Przykład - PPC_Commercial_offer_promodo.doc, PPC_Commercial_offer_promodo.pdf

Wysyłaj dokumenty wymagające edycji w formacie .doc lub .xls. Jeśli jest to prezentacja lub dokument końcowy, który nie wymaga zmian, użyj formatu .pdf.

Przed wysłaniem listu sprawdź obecność i dokładność załączonych dokumentów, aby uniknąć ponownej wysyłki.

Podpisy i listy z różnych urządzeń

Podpis pod listem musi zawierać Twoje imię i nazwisko, stanowisko oraz wszystkie główne sposoby kontaktu z Tobą: numer telefonu i Skype.

Uczestnicy korespondencji

Skopiuj inne, jeśli:

• sami o to poprosili;

• powinni otrzymać ten list.

Czas odpowiedzi

• Zawsze odpowiadaj na list natychmiast, jeśli zajmie Ci to 1-2 minuty.

• Jeśli rozmówca korespondencyjny jest dla Ciebie ważny (np. potencjalny lub istniejący klient), a udzielenie odpowiedzi na list wymaga czasu, koniecznie napisz, że otrzymałeś list i godzinę, kiedy otrzyma na niego odpowiedź. Jest to bardzo ważne dla rozmówcy, aby uwolnić go od poczucia „zawieszonego zadania”.

• Stała informacja zwrotna.

Nawet jeśli pytanie przyjdzie do Ciebie e-mailem od kolegi i będzie wymagało naciśnięcia klawisza przez pięć sekund z Twojej strony, nie wahaj się i powiadomij kolegę, że problem został rozwiązany. Zwolni to go z odpowiedzialności za monitorowanie rozwiązania problemu.

Nie wykluczamy rozmów i możliwości rozwiązywania problemów przez telefon

Jeśli wysłałeś trzy e-maile i nie odpowiedziałeś, zadzwoń ponownie.

Przypominaj sobie nie częściej niż co 2-3 dni, jeśli pytanie nie jest pilne i 2-3 razy dziennie, jeśli pytanie jest pilne.

Nie powinieneś pisać codziennie o tym samym. Zastanów się, czy nie można przyspieszyć rozwiązania problemu za pomocą rozmowy telefonicznej. Listy nie wyczerpują najlepiej kwestii komunikacji osobistej. Spotkanie lub połączenie telefoniczne Czasami korespondencja jest lepsza.

Status pism i spotkań, rozmów telefonicznych

Zrób sobie nawyk podsumowań rozmowy telefoniczne i spotkaj się z krótkim listem podsumowującym. Nie polegaj na pamięci. Dzięki temu zawsze będziesz mieć pod ręką dokument, w którym zapisane zostaną warunki, umowy i inne ważne aspekty współpracy z klientem.

Koniec listu

Ostatnie linijki listu powinny podsumowywać: jakich działań oczekujesz od swojego rozmówcy. Albo odwrotnie – co będziesz robić, jaki będzie kolejny etap?

Przypomnienia, flagi, etykiety

Oznacz listy, które wymagają analizy lub nie wymagają podjęcia jednej decyzji, etykietą (na przykład flagą). Aby nie zapomnieć na nie odpowiedzieć lub przeczytać do końca ofertę udziału w wydarzeniu, zapoznaj się z programem i uczestnikami kongresu, raz w tygodniu przeglądaj zaznaczone listy i zamykaj pytania.

wnioski

Za pomocą listów możesz rozwiązać wiele ważnych problemów. Jeśli mądrze wykorzystasz ten kanał komunikacji, umożliwi Ci rozwój partnerstwa, komunikowanie wyników i celów, dzielenie się wiadomościami i problemami oraz po prostu „pukanie do nowych drzwi”.

Cześć! W tym artykule omówimy zasady pisania listu w sprawie spotkania z klientem.

Dzisiaj dowiesz się:

• Jakich zasad korespondencji biznesowej należy przestrzegać;
• Jak napisać list w sprawie spotkania z klientem;
• Jak napisać list po spotkaniu.

Podstawowe zasady pisania listów biznesowych

Teraz przeszedłeś przez wszystkie procesy sprzedażowe i obliczyłeś już swój zysk z transakcji, ale jest jeszcze jedno „ale”. Należy sformalizować umowę i omówić niektóre szczegóły transakcji.

Wydawać by się mogło, że nie ma w tym nic skomplikowanego, wystarczy spotkanie. Ale jak to zrobić? Jakich słów użyć? Od czego zacząć list?

Istnieją normy korespondencji biznesowej, których nieprzestrzeganie może prowadzić do pogorszenia wizerunku firmy w oczach klienta, a w rzadkich przypadkach do niepowodzenia transakcji. Dlatego pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to przestudiować zasady korespondencji biznesowej.

Zasady korespondencji biznesowej:

• Twój adres E-mail nie powinno wyglądać komicznie ani niepoważnie. Powinien być odpowiedni do celu, czyli posiadać nazwę firmy, najlepiej, aby adres e-mail był zgodny z nazwą firmy. Przykłady nieudanych skrzynki pocztowe: SweetGirl, badboy, ladyinred;
• Wykorzystaj osobiste wiadomości do klienta. Dzięki indywidualnemu podejściu klient zrozumie, że jest dla Ciebie ważny. To dobra gwarancja długotrwałego związku;
• Nie używaj krótkiej formy nazwy partnera biznesowego. Na przykład Sash, Katya, Seryozha. Wygląda to na brak szacunku;
• Zwróć uwagę na swoje powitanie. Nie wymieniaj w nim pory dnia, bo klient może przeczytać ten list za kilka godzin lub dni, a wtedy Twoje powitanie będzie „nie na miejscu” i wzbudzi negatywne skojarzenia. Najlepiej używać słowa „Witam!”;
• Zawsze podawaj temat listu, w przeciwnym razie może trafić do folderu ze spamem lub zaginąć;
• Rozróżnij pola „do” i „cc”.. W polu „do” wskaż odbiorcę, od którego oczekujesz odpowiedzi. Pole „kopia” przeznaczone jest dla tych, którym wystarczy przeczytanie listu. Możesz na przykład umieścić swojego szefa w polu „kopia”, jeśli jest zainteresowany efektem współpracy z konkretnym klientem. Jest jeszcze jedno pole: „ Ukryta kopia" W takim przypadku główny odbiorca listu nie będzie wiedział, że Twoja korespondencja jest wysyłana do osób trzecich. Ale to narzędzie jest uważane za nietaktowne i nie jest zatwierdzone w środowisku biznesowym;
• List nie powinien być bardzo długi. Zgodnie z zasadami korespondencji biznesowej jej długość powinna mieścić się na kartce formatu A4. Istnieją również ograniczenia dotyczące głośności e-mail. Nie powinien przekraczać 3 MB, w przeciwnym razie list może się zawiesić po otwarciu;
• Klient po zapoznaniu się z trzema pierwszymi zdaniami Twojego listu powinien zrozumieć jego istotę. Nawiasem mówiąc, nie powinieneś budować długich, złożone zdania, obciążony frazami partycypacyjnymi i partycypacyjnymi. Są bardzo trudne do odczytania;
• Zwróć uwagę na koniec swojego listu.. Musi zawierać Twój podpis, stanowisko i dane kontaktowe. Wskazane jest, aby nie używać inicjałów, ale pisać pełne imię i nazwisko: Iwanow Iwan Iwanowicz lub Iwan Iwanow, a nie I.I. Iwanow. Stanowisko musi być wskazane, aby klient miał pojęcie, w jakich sprawach może się z Tobą skontaktować. Podaj także swoje dane kontaktowe, adres e-mail, numer telefonu, link do strony internetowej firmy i nazwę firmy.

Cel i skuteczność pism ze spotkań z klientami

Celem pisma ze spotkaniem może być zarówno zwrócenie uwagi klienta na Twoją propozycję. W drugim przypadku do listu należy dołączyć propozycję sprzedaży. Opcja ta sprawdza się przy pierwszym kontakcie z potencjalnym klientem, gdy nie ma jeszcze pomiędzy Wami żadnych ustaleń.

Skuteczność listów sprzedażowych odpowiada skuteczności „ ”. Na takie listy odpowiada około 10 na 100 osób. Niska skuteczność wynika z braku zainteresowania listami od nieznanych odbiorców; są one traktowane jako spam.

Aby uniknąć takiej oceny, konieczne jest zainteresowanie Klienta tematem pisma. Musi odpowiadać jego potrzebom, dlatego przed napisaniem listu zbadaj swojego potencjalnego klienta.

Struktura listu o spotkaniu z klientem

1. Kontakt z klientem. Na tę część listu należy przeznaczyć oddzielny wiersz. W tym miejscu powinieneś przywitać się ze swoim partnerem: „Witam, Iwanie Iwanowiczu!”
2. Wydajność. Musisz się przedstawić, w przeciwnym razie klient będzie musiał pamiętać, kim jesteś, a to jest niedopuszczalne.

Przykład:„Nazywam się Anna, jestem przedstawicielem firmy Volosatik.

1. Powód, dla którego piszesz do klienta. Być może już przez telefon zgodziliście się na współpracę, macie nieporozumienia co do zamówienia, a może po raz pierwszy zwracacie się do klienta ze swoją propozycją – w każdym razie informacja na ten temat powinna się tu znaleźć.

Przykłady:

• Wczoraj rozmawialiśmy z Tobą przez telefon i zgodziliśmy się dostarczyć szampon do Twojego salonu;
• Rozpatrzyliśmy Twoje skargi i chcielibyśmy poprawić nasze błędy;
• Pragniemy zaproponować Państwu linię produktów do pielęgnacji włosów, nasze produkty odpowiadają koncepcji Państwa salonu - wyłącznie wysokiej jakości kosmetyki, wykonane z naturalnych składników. Z propozycją można zapoznać się w załączonym pliku.

Przykłady te są odpowiednie dla sytuacji, które opisaliśmy. Mogą jednak istnieć inne powody skontaktowania się z klientem.

1. Umówmy się na spotkanie.

Przykłady:

• Chciałbym się z Państwem spotkać, aby omówić pewne kwestie i zawrzeć umowę. Wstępnie umówimy się z Tobą na wizytę 20 czerwca o godzinie 13:00 w naszym biurze pod adresem „adres”. Jeśli godzina lub data nie odpowiadają Państwu, jesteśmy gotowi przełożyć nasze spotkanie na dogodny dla Państwa termin;
• Jeśli zainteresowała Państwa nasza oferta, możemy spotkać się 20 czerwca o godzinie 13:00 w naszym biurze i omówić możliwości dalszej współpracy.

1. Twoje dane kontaktowe. Tutaj musisz podać nie tylko dane kontaktowe, ale także swoje stanowisko i imię i nazwisko.

Przykład: „Aby potwierdzić spotkanie, możesz zadzwonić pod numer „numer” lub napisać na mój „adres” e-mail (adres e-mail musi być taki sam).

Z poważaniem,

Anna Wiktorowna, twoja osobista menadżerka.

Na tym kończy się nasz list.

List po spotkaniu biznesowym

Wszystko poszło dobrze: klient zgodził się na spotkanie i poznaliście się. Ale to nie koniec naszej korespondencji biznesowej. Jak pamiętamy, w sprzedaży jest etap pożegnania z klientem, kiedy dziękujemy mu za poświęcony czas.

Taki etap występuje także w sprzedaży korespondencyjnej. Ma charakter formalny i opcjonalny, ale jednocześnie jest kluczem do zbudowania długotrwałej relacji z Klientem.

Dlatego po spotkaniu warto napisać do klienta list z podziękowaniami.

Ma również własną standardową strukturę:

1. Adres do klienta: „Drogi Iwanie Iwanowiczu!”
2. Wdzięczność: „Chciałabym podziękować za poświęcony mi czas. Mam nadzieję, że nasza współpraca będzie dla nas długa i owocna.”
3. Twoje dane kontaktowe: „Z wyrazami szacunku, Anna Wiktorowna, Twój osobisty menedżer.”

To wszystko, możesz wysłać list!