Zautomatyzowane systemy informatyczne w dow. Systemy oprogramowania do automatyzacji przedszkola. Źródła informacji zarządczej

Z problemem dokumentu elektronicznego ściśle wiąże się problem zarządzania dokumentacją elektroniczną i automatyzacji placówek oświatowych w wieku przedszkolnym.

Obecnie różne firmy opracowały i wdrożyły dużą liczbę zautomatyzowanych systemów zarządzania dokumentami (ADMS), charakteryzujących się specyficznymi podejściami oraz komputerowymi i komunikacyjnymi środkami wdrażania. Niestety, w opracowaniach tych brakuje jednolitej terminologii. Produkty firm deweloperskich noszą takie nazwy jak: system automatyzacji dokumentów, system komputerowy automatyzacja pracy biurowej i obiegu dokumentów, system zarządzania biurem, rozproszony system zarządzania dokumentami, archiwum elektroniczne itp. Różnorodność nazw opracowanych i rozwijanych systemów wskazuje jedynie, że dziś ten obszar rynku informacyjnego nie wykształcił się jeszcze jako samodzielny segment, a w niektórych przypadkach produkty ASUD pojawiają się jako powiązane rozwinięcia lub produkt uboczny przy rozwiązywaniu inne, bardziej złożone problemy.

Jednak liczba ASUD rośnie dość szybko. Około 30-40 firm regularnie uczestniczy w konferencjach DOCFLOW i oferuje swoje rozwiązania konsumentom. Są to oczywiście najwięksi deweloperzy, którzy wyznaczają poziom techniczny rozwiązania technologiczne. Wiadomo również, że wiele zautomatyzowanych systemów sterowania jest opracowywanych indywidualnie wewnętrzny użytek i nie są wprowadzane do obrotu.

Niestety w tej branży branża informacyjna pomimo oczywistej potrzeby nie ma ustalonego systemu monitorowania zmian pojawiających się na rynku, a także nie ma jasno funkcjonującego systemu ich licencjonowania i certyfikacji. Recenzje specjalistów od systemów są rzadkie tego typu w wiodących wydawnictwach komputerowych i informacyjnych, nie mówiąc już o publikacjach do prac biurowych i archiwalnych. Najnowsze opublikowane recenzje zasługują na aprobatę, choć kryteria, wskaźniki oceny i stosowana terminologia z punktu widzenia teorii i praktyki zarządzania dokumentami nie są optymalne. Żaden z uczestników analiza porównawcza systemy nie są testowane pod kątem zgodności z obowiązującymi normami i zasadami pracy z dokumentami, nie porównuje się kosztów wdrożenia konkretnego systemu z uzyskanymi korzyściami bezpośrednimi i pośrednimi (nie mówiąc już o efekcie ekonomicznym).

Oczywiście prace te powinny zostać wykonane przez niezależnych ekspertów, na przykład VNIIDAD, w celu bardziej wykwalifikowanej oceny zalet i wad konkretnego ASUD.

Zasady projektowania i kryteria doboru zautomatyzowanych systemów sterowania

Spróbujmy rozważyć główne trendy w rozwoju zautomatyzowanych systemów sterowania.

Przede wszystkim zauważamy, że aby stworzyć pełnoprawny produkt, to właśnie podejście systemowe pozwala po wdrożeniu zautomatyzowanego systemu kontroli mówić o kompleksowym rozwiązaniu problemu obsługi dokumentów dla kadry zarządzającej w przedsiębiorstwie. organizacja.


Drugą cechą systemu jest to, czy jest to system specjalistyczny, czy system ogólnego przeznaczenia? To znaczy, czy system jest przeznaczony specjalnie dla placówek wychowania przedszkolnego, czy też oprócz innych celów można go dostosować do wykonywania (lub jednoczesnego wykonywania) zadań placówek wychowania przedszkolnego?

Po trzecie, dla konsumenta ważny jest koszt systemu i skala organizacji, w której można go zastosować, a także wielkość przepływu dokumentów.

Wybierając wymagany system, konsumenci powinni przede wszystkim wziąć pod uwagę, dla jakiego rodzaju struktury zarządzania wybrano ASUD. Naszym zdaniem możemy wyróżnić następujące kategorie konsumentów:

1) złożone struktury hierarchiczne (ministerstwo, departament, korporacja, bank itp.);

2) władze terytorialne (administracje miast, podmioty federalne, gminy itp.);

3) organizacje komercyjne i non-profit średniego i niższego szczebla.

Oczywiście powyższa systematyzacja jest warunkowa, ale obejmuje głównie główne typy konsumentów ASUD. Dla każdej z tych grup konsumentów istnieje szereg ofert.

Na przykład opracowania firm „Electronic Office Systems”, „Vest”, „Ankey”, „Lanit” i innych są przeznaczone dla ministerstw i departamentów, dla drugiej kategorii konsumentów najbardziej znane są opracowania „ Granit-Center”, Centrum Naukowo-Technicznego Moskiewskiego Instytutu Rozwoju. Większość rozwiązań jest przeznaczona dla konsumentów trzeciej kategorii organizacji. Tutaj możesz zwrócić uwagę na produkty Intertrust, IT, Optima, Centrinvestsoft i innych.

Jednym z produktów spełniających niemal wszystkie wymagania praktyki pracy biurowej jest system Delo-96 i jego późniejsze modyfikacje, opracowane przez firmę Electronic Office Systems. System ten wpisuje się w tradycje domowej pracy biurowej i uwzględnia istniejące wymagania regulacyjne i metodologiczne stawiane tego typu systemom.

Specjaliści Inter Trust, którzy w swoich projektach wykorzystują technologie Lotus, wybrali nieco inne podejście do projektowania zautomatyzowanych systemów sterowania. W szerokim spektrum rozwoju firmy godne miejsce zajmują systemy dokumentacji zarządczej. Pierwszym produktem firmy idącym w tym kierunku był system obsługi dokumentacji „Office Media”.

Zestaw baz danych „Office Media” działa w środowisku Lotes Notes i zapewnia automatyzację pracy biurowej oraz działań organizacyjno-menedżerskich przedsiębiorstw i organizacji. Użytkownikami systemu mogą być takie departamenty struktur rządowych i komercyjnych, jak usługi: obsługa dokumentacji, kontrola wykonania dokumentów, obsługa informacyjna kontakty zewnętrzne organizacja, zarządzanie personelem, zarządzanie sprzedażą i marketingiem i inne.

Nowością firmy Inter Trust jest niedawno opracowany tzw. „korporacyjny system elektronicznego zarządzania dokumentami i automatyzacji biura”.

Innym przykładem ASUD można nazwać opracowaniem Państwowego Przedsiębiorstwa Badawczo-Produkcyjnego „Granit-Center” zautomatyzowanego systemu przepływu dokumentów i zarządzania biurem dla organizacji „Gran-Doc”, która jest dość dobrze znana w Moskwie struktury miejskie kierownictwo.

Celem systemu jest automatyzacja głównych procesów przetwarzania dokumentów: księgowość, rejestracja ścieżki od rejestracji do spisywania, monitorowanie każdego etapu przeglądu dokumentów, uzyskiwanie podstawowych informacji o dokumentach, analiza przepływu dokumentów w organizacji.

Zastosowanie autorskiej technologii przetwarzania dokumentów pozwala efektywniej zarządzać obiegiem dokumentów w organizacji i zapewnia monitorowanie dyscypliny pracy.

Wymagania dotyczące systemu zarządzania dokumentami

Można sformułować pewne wymagania wobec nowoczesnego systemu zarządzania dokumentacją w organizacji.

Przede wszystkim zautomatyzowany system kontroli musi w pełni wykonywać wszystkie zadania wsparcia dokumentacyjnego dla zarządzania: przygotowanie dokumentów, ich rejestrację, kontrolę nad wykonaniem, wyszukiwanie dokumentów, ich przechowywanie i pracę referencyjną na szeregu dokumentów.

System musi być zbudowany w oparciu o jednolite zasady metodologiczne, rozwiązania programowe, sprzętowe i technologiczne oraz w ramach istniejących uwarunkowań organizacyjno-prawnych w postaci ustawodawstwa krajowego, norm państwowych, instrukcji i wymagań.

Zautomatyzowany system kontroli musi zapewniać pełne wykorzystanie (integrację) zgromadzonego zasobu informacyjnego oraz realizować zasadę jednorazowego wprowadzenia informacji i jej wielokrotnego wykorzystania, zarówno udokumentowanego, jak i faktycznego. System powinien także pomagać administratorom w wyborze dróg przepływu dokumentów w organizacji, zapewniając niezbędny stopień ochrony informacji przed nieuprawnionym dostępem.

ACS w nowoczesnych warunkach powinien mieć możliwość ekspansji w niektórych elementach (liczba urządzenia techniczne i technologie, liczba dokumentów (ilość informacji), liczba użytkowników) i móc dostosowywać się w rozsądnych granicach do zmieniających się wymagań użytkowników.

Wprowadzenie kompleksowego systemu automatyzacji zarządzania dokumentami można uznać za innowację zarządczą, która pozwala uwzględnić wzorce procesu innowacyjnego i efektywnie go zorganizować.

W zależności od potencjału innowacyjnego wyróżnia się dwa główne rodzaje innowacji:

o radykalny (podstawowy), otwierający zasadniczo nowe możliwości, które wprowadzają jakościowe zmiany w sposobach działania człowieka;

o modyfikację, zapewnienie doskonalenia istniejących metod i form pracy.

Należy połączyć radykalne i modyfikujące innowacje w procesie zarządzania. W praktyce spotykamy się także z pseudoinnowacjami, które odnoszą się wyłącznie do cech zewnętrznych i są podyktowane względami prestiżowymi lub reklamowymi.

W nowoczesnych warunkach wprowadzenie cyfrowego zarządzania dokumentami i wykorzystanie elektronicznego zarządzania dokumentami można uznać za radykalną innowację.

Innowacje typu modyfikującego pojawiają się częściej niż radykalne i zapewniają dostosowanie do zmieniających się warunków i zadań. Na przykład częściowe usprawnienia w organizacji pracy menedżerskiej i obiegu dokumentów same w sobie dają pozytywne rezultaty. Jednak możliwości modyfikacji innowacji są ograniczone i na pewnym etapie nie są już w stanie zrekompensować potrzeb organizacji. A wtedy opóźnienie w opracowaniu i wdrożeniu większych lub radykalnych innowacji (w naszym przypadku kompleksowego systemu automatyzacji placówek oświatowych w wieku przedszkolnym) może doprowadzić do stagnacji i spadku efektywności zarządzania.

„Cykl życia” zintegrowanego systemu automatyzacji przedszkola jako innowacji w zarządzaniu obejmuje następujące etapy: świadomość potrzeby innowacji i jej rozwoju; podjąć decyzję o przejściu na Nowa technologia, jego rozwój; stabilne działanie i rozwój. Innowacja nie będzie kompletna, jeśli zatrzyma się na jakimkolwiek etapie pośrednim. Pod koniec „cyklu życia” każdej innowacji ponownie ujawnia się potrzeba częściowych lub większych ulepszeń.

Proces innowacyjny jest przede wszystkim efektem twórczego rozwiązywania pojawiających się problemów. Dlatego etap uświadomienia sobie potrzeby innowacji i jej rozwoju jest jednocześnie procesem przygotowania i podejmowania decyzji zarządczych, od których aktualności i aktualności w dużej mierze zależą wyniki kolejnych etapów. Wdrożenie proponowanej innowacji zależy w szczególności od tego, jakie metody zostały zastosowane do gromadzenia i przetwarzania informacji, analizy sytuacji problemowej, opracowania opcji i wyboru rozwiązania. Ponadto podczas opracowywania i wyboru rozwiązania należy przeanalizować konsekwencje innowacji i cechy jej wdrożenia. Wdrażając konkretne działania mające na celu wprowadzenie innowacji zarządczych w obszarze automatyzacji dokumentów, zakłada się uwzględnienie powiązań pomiędzy głównymi komponentami zarządzania informacją.

Etap rozwoju innowacji obejmuje okres niezbędny do wyeliminowania zidentyfikowanych braków i wprowadzenia odpowiednich zmian. Bardzo ważne na tym etapie ma kontrolę nad działaniami pracowników (na przykład przestrzeganie wymagań dotyczących technologii pracy w systemu korporacyjnego obieg dokumentów). Ważne jest, aby wprowadzana technologia zarządzania dokumentami była stosowana codziennie i wykluczona była możliwość powrotu do poprzedniej organizacji pracy (np. prowadzenie odręcznych dzienników pracy, wielokrotna rejestracja dokumentów itp.). Wymaga to instruktażu lub przeszkolenia pracowników, przygotowania materiałów metodycznych (schematy procesów, instrukcje dla użytkowników i administratorów systemów, itp.).

Ważne jest także zwrócenie uwagi na utrzymanie i doskonalenie innowacyjności. Czasem po jakimś czasie od wprowadzenia innowacji pojawiają się próby powrotu do poprzednich sposobów pracy (i wcale nie ze względu na nieefektywność nowego). Wyzwaniem na tym etapie jest zapobieganie temu, stabilizacja i wspieranie innowacji oraz podjęcie decyzji, czy jedna innowacja wymaga uzupełnienia lub wzmocnienia inną.

Zatem na etapach wdrażania i rozwoju złożonego systemu automatyzacji dla przedszkolnych placówek oświatowych może nastąpić okres jednoczesnego współistnienia nowych i starych technologii (w tych działach organizacji, które nie są jeszcze podłączone do systemu). "Kto wygra?" - wynik tego etapu zależy od rozwiązania szeregu kwestii organizacyjnych, w tym od stworzenia niezbędnych ram regulacyjnych i metodologicznych. W tych warunkach rozwiązywane są zmiany kadrowe, kwestie organizacji usługi wsparcia systemu i jego administrowania. Ustalana jest procedura łączenia użytkowników i nadawania im uprawnień do korzystania z systemu oraz rozwiązywane są kwestie bezpieczeństwa informacji.

Na każdym etapie procesu innowacyjnego poszerza się krąg jego uczestników. I tak np. w dużej organizacji wdrożenie kompleksowego systemu automatyzacji przedszkola może przyjąć formę etapowego podłączenia do systemu, najpierw biura, a następnie pozostałych jednostek strukturalnych z odpowiednim wzrostem Liczba użytkowników. Oczywiste jest, że maksymalny efekt z zautomatyzowany system obejmujący obieg dokumentów całej organizacji, osiągany jest dopiero po połączeniu wszystkich planowanych działów.

Jednocześnie należy pamiętać, że uczestnicy procesu innowacyjnego mogą albo podjąć inicjatywę wsparcia innowacji zarządczej (w naszym przypadku systemu automatyzacji dokumentów korporacyjnych), albo sprzeciwić się jej powodzeniu. Wprowadzenie technologii zarządzania dokumentacją korporacyjną, która stawia przed pracownikami jako użytkownikami systemu nowe wymagania (w tym dotyczące ich kwalifikacji) i pozwala na ogólną ocenę swojej pracy, jest jedną z tych najważniejszych innowacji i transformacji, które mogą powodować odmienne reakcje innowacja.

Problemy wprowadzania nowych technologii nie ograniczają się do tzw. „bariery psychologicznej” i obejmują sferę interesów pracowników organizacji (ekonomiczną, społeczną). Jeżeli pracownik uzna, że ​​wprowadzana innowacja zmniejszy lub wręcz uniemożliwi zaspokojenie części jego potrzeb, to będzie wypowiadał się przeciwko innowacji. Czasami poszczególni pracownicy mogą celowo wypowiadać się przeciwko innowacji, aby zwiększyć swój wpływ na innych.

Oznacza to konieczność uwzględnienia wpływu zarówno interesów zbiorowych, jak i indywidualnych.

Z tego punktu widzenia ważne jest, aby pracownicy zdawali sobie sprawę, że korzyści, jakie osiągają z wprowadzenia CSD i wady wynikające z nieakceptowania innowacji, przewyższają korzyści z utrzymania dotychczasowego porządku pracy.

Przy wprowadzaniu CSD pojawiają się także aspekty związane z kulturą korporacyjną. Przykładowo, jeśli członkowie organizacji przez długi czas byli skupieni na utrzymaniu istniejącego porządku pracy, a otwartość na innowacje i chęć pracowników do doskonalenia swoich umiejętności nie była cechą kultury korporacyjnej i systemu priorytetów w zarządzaniu, to przy wprowadzaniu innowacji mogą pojawić się problemy z zarządzaniem.

Charakterystyka serii możliwe przyczyny przeszkody we wdrożeniu zintegrowanego systemu automatyzacji przedszkola podane są w znanej pracy M. Suttona, do których zaliczają się różnego rodzaju niespójności: niekonsekwencja, niezdecydowanie, nieufność, nieprzygotowanie, stronniczość, dezorganizacja, niepewność, niewykonanie funkcji itp.

Wdrażając kompleksowy system automatyzacji dla placówek wychowania przedszkolnego, należy wziąć pod uwagę, że stosunek do wprowadzanych innowacji w dużej mierze zależy od ich następujących cech:

o względna rentowność(w jakim stopniu proponowana innowacja jest korzystniejsza pod względem społeczno-ekonomicznym od istniejącej procedury operacyjnej, w jakim stopniu przyczynia się do osiągnięcia celów organizacji);

o zgodność(na ile dana innowacja jest zgodna z poglądami i doświadczeniem pracowników – od tego zależy, czy będzie trudniejsza, czy łatwiejsza do zaakceptowania);

o trudności(jak trudno jest zrozumieć, zastosować i dostosować się do proponowanej innowacji);

o fazowanie(innowacje, które można wdrażać etapami lub w drodze testów eksperymentalnych, zostaną lepiej przyjęte).

Z organizacji wsparcie informacyjne formalna i nieformalna komunikacja pomiędzy pracownikami na temat wdrożenia innowacji w dużej mierze decyduje o jej powodzeniu. Podczas wdrażania systemu ważne jest przekazanie pracownikom informacji o korzyściach, jakie niesie ze sobą nowa technologia (dla organizacji, działu, pojedynczego pracownika), przemyślenie systemu szkoleń i nakreślenie etapów wdrożenia.

Szybkie przystosowanie się do nowej technologii może być dla pracowników trudne z psychologicznego punktu widzenia, zwłaszcza jeśli jednocześnie następuje duża liczba zmian w sposobie pracy. Dlatego im bardziej nowatorski jest wdrażany system, tym większą uwagę należy angażować pracowników w proces jego wdrażania, wyjaśniać nowe możliwości systemu i pokonywać barierę psychologiczną części pracowników. Należy zaplanować czas potrzebny na zapoznanie pracowników, a następnie czas opanowania nowej technologii pracy. Pośpiech we wdrażaniu stwarza trudności ze względu na to, że pracownicy organizacji nie są w stanie dostosować się do dużej liczby zmian na raz. Nadmierne opóźnienie tego procesu może znacząco zmniejszyć efekt innowacji, a nawet spowodować rozczarowanie nią. Biorąc te okoliczności pod uwagę, ważne jest, aby wdrażając kompleksowy system automatyzacji dla przedszkolnych placówek oświatowych, opracować i zatwierdzić harmonogram łączenia działów z kierownikiem organizacji.

Od szczegółowości opracowania i terminowości rozwiązywania problemów organizacyjnych na odpowiednich poziomach zarządzania zależy sukces wdrożenia systemu automatyzacji dokumentów, który ma zapewnić funkcjonowanie organizacji jako całości. Wsparcie wdrażania systemu przez kierownictwo organizacji („zasada pierwszej osoby”) odgrywa zasadniczą rolę. W przypadku braku takiego wsparcia jest mało prawdopodobne, aby system został wdrożony we wszystkich działach. Aby szybko uregulować proces wdrażania systemu, może okazać się konieczne utworzenie stałego organu (na przykład komisji lub grupy roboczej składającej się z przedstawicieli działów odpowiedzialnych za różne aspekty wdrożenia – organizacyjne, technologiczne, programowo-sprzętowe, kadrowe, a także ze względu na bezpieczeństwo informacji). Do zadań usługi wychowania przedszkolnego należy rozwiązywanie podstawowych problemów technologicznych, koordynacja interesów oddziałów jako użytkowników systemu, przygotowywanie niezbędnych dokumentów regulacyjnych i metodologicznych, opracowywanie klasyfikacji dokumentów oraz prowadzenie katalogów systemu.

Przy wdrażaniu kompleksowego systemu automatyzacji przedszkola i poszerzaniu liczby użytkowników systemu oraz podłączaniu nowych oddziałów przydatne mogą okazać się następujące podejścia:

o zaczynać od najlepiej przygotowanych psychologicznie i wykwalifikowanych pracowników, korzystając z ich przykładu, doświadczenia i umiejętności podczas opanowywania technologii przez innych pracowników;

o wprowadzać nową technologię przede wszystkim w działach, w których pilna potrzeba i efekt wdrożenia jest najbardziej oczywisty.

Należy zauważyć, że we współczesnych warunkach prawie niemożliwe jest natychmiastowe wdrożenie wielofunkcyjnego zautomatyzowanego systemu dla dużej organizacji. Bardziej akceptowalna wydaje się opcja jego stopniowego rozwoju. W przeciwnym razie opracowanie i wdrożenie systemu może zająć dużo czasu, a pierwotne wymagania mogą nawet stać się nieaktualne.

Na każdym z tych etapów można prowadzić prace nad udoskonaleniem technologii obiegu dokumentów (zarówno tradycyjnego, jak i zautomatyzowanego), tj. zastosować modyfikujące innowacje.

Zarówno tradycyjny (papierowy), jak i zautomatyzowany obieg dokumentów wymagają ciągłej dbałości o kwestie jego optymalizacji, biorąc pod uwagę:

o ciągłe zmiany w strukturze organizacyjnej zarządzania, konieczność łączenia technologii tradycyjnych i zautomatyzowanych;

o zapewnienie wskazówek organizacyjnych i metodologicznych oraz monitorowanie przestrzegania ustalonych procedur pracy;

o rozwój systemu i udoskonalanie jego poszczególnych funkcji, z uwzględnieniem nowych możliwości oprogramowania i sprzętu.

Dlatego też problemy zarządzania informacją nie wyczerpują się nawet po wdrożeniu odpowiedniego systemu komputerowego.

Dokumentacja zarządcza jest podstawą działania nowoczesnej organizacji - aż 85% zasobów informacyjnych niemal każdej struktury zarządzania koncentruje się w dokumentach. Pod tym względem procesy dokumentacji i obiegu dokumentów stały się samowystarczalne i wymagają własnych, zautomatyzowanych systemów zarządzania.

W ciągu ostatnich 10-15 lat automatyzacja biur przeżyła rewolucję w zarządzaniu dokumentami. Jeśli wcześniej system automatyki biurowej był uważany za system automatyzujący działania głównie personelu technicznego urzędów, sekretariatów, archiwów, związane z przygotowaniem, rejestracją, przemieszczaniem, kontrolą wykonania i wyszukiwaniem dokumentów, obecnie sami autorzy zajmują się przygotowywanie i przesyłanie dokumentów za pomocą komputerów podłączonych do sieci i wykonawców dokumentów. Są teraz bezpośrednimi uczestnikami technologii wspomagających dokumentację – od momentu tworzenia dokumentów po monitorowanie wykonania i pracę z archiwum dokumentów. System automatyzacji dokumentacji i obiegu dokumentów stał się decydującym narzędziem zwiększającym efektywność pracowników zaangażowanych w podejmowanie decyzji, a co za tym idzie, działalność organizacji jako całości.

Obecnie organizacja chce otrzymać nowoczesne rozwiązania do tworzenia zautomatyzowanej technologii dla przedszkolnych placówek oświatowych, ma dość szeroki wybór - od zakupu indywidualnie opracowanego systemy informacyjne w przypadku dużych organizacji do gotowych, złożonych systemów – dla małych i średnich organizacji.

Organizacje, które postawiły sobie za cel automatyzację pracy biurowej, muszą rozwiązać szereg problemów. Tutaj jest kilka z nich:

Organizacje często nie mają jasnego zrozumienia, co tak naprawdę należy zautomatyzować w technologii procesów biurowych. Wynika to z braku specjalistów zarówno zorientowanych w pracy biurowej, jak i dobrze znających rynek i możliwości systemów oprogramowania w zakresie automatyzacji wspomagania dokumentacji zarządczej. Informacje reklamowe są ubogie w treść i nie zawsze odpowiadają prawdzie, brak jednolitej terminologii utrudnia wzajemne zrozumienie pomiędzy klientem systemu a jego producentem itp.;

Organizacja będzie musiała opracować i wdrożyć poważny zestaw środków usprawniających procesy zarządzania i odzwierciedlające je procedury pracy biurowej. Należy usprawnić podział odpowiedzialności, delegację uprawnień, jasno określić, kto i na jakim szczeblu realizuje zadania, określić tryb zatwierdzania dokumentów, ich zatwierdzania i podpisywania itp., czyli docelowo optymalizować zarządzanie system;

Wprowadzając automatyzację przedszkolnych placówek oświatowych, organizacje muszą zdecydować się na wybór jednego z dwóch podejść, które naukowcy dokumentują umownie nazywają „rosyjskim” i „zachodnim”.

Tradycyjnie rosyjska technologia pracy z dokumentami zakłada trzy poziomy hierarchii: szef organizacji - usługa zarządzania biurem - wykonawca. Tradycje zachodnie wiążą się z osobistą odpowiedzialnością wykonawcy za dokument i związane z nim decyzje, dlatego zawierają dwa poziomy hierarchii: szef najwyższego kierownictwa - wykonawca (menedżer).

Tradycja rosyjska zakłada obowiązkową rejestrację każdego dokumentu od chwili jego pojawienia się w organizacji oraz szczegółowo uregulowany i centralnie kontrolowany obieg dokumentów „przedarchiwizacyjnych”. Technologia przedszkolnych placówek oświatowych jest w dużej mierze zapisana w stanowych standardach, instrukcjach i podręcznikach. Cały zakres pracy z dokumentami jest rejestrowany w dziennikach rejestracyjnych lub maszynopisach.

Tradycje zachodniej pracy biurowej wiążą się z osobistą odpowiedzialnością menedżera za dokument i jego wykonanie (zazwyczaj w język angielski brakuje samego słowa „obieg dokumentów”). Rejestracja dokumentów przeprowadzana jest bezpośrednio przez wykonawcę, nie ma scentralizowanej kontroli nad realizacją. Przedmiotem regulacji w tradycyjnych zachodnich systemach zarządzania dokumentami jest systematyczne przechowywanie już sporządzonych dokumentów (na wzór krajowego przechowywania archiwalnego). To właśnie na bazie tej tradycji powstała koncepcja zachodnich elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją. Stąd złożoność wykorzystania technologii elektronicznego zarządzania dokumentami w rosyjskiej pracy biurowej w oparciu o zachodnie systemy oprogramowania. Wymagane jest odpowiednie przystosowanie zachodnich produktów do warunków rosyjskich, które wykształciły się na przestrzeni wieków.

Wybierając opcję automatyzacji przedszkolnej placówki edukacyjnej, organizacja klienta musi dokonać wyboru między dwiema klasami systemów zarządzania dokumentami - Workflow i Groupware.

Obie klasy systemów mają na celu automatyzację pracy zespołowej w biurze. Jednocześnie wybierając metodologię budowy zautomatyzowanego systemu w konkretnej organizacji, należy wziąć pod uwagę, w jakim stopniu odpowiada ona przyjętemu w niej stylowi zarządzania i systemowi zarządzania.

Faktem jest, że do systemów typu Workflow zaliczają się systemy nastawione na automatyzację pracy całej korporacji (czyli wspólnej pracy kilku grup roboczych), wspierające wyraźne rozdzielenie procesów biznesowych i routing pracy w sieci wykonawców. W odniesieniu do obiegu dokumentów oznacza to, że odpowiednia dokumentacja jest ściśle powiązana z procedurami zarządczymi opartymi na podziale funkcji pomiędzy pracownikami aparatu zarządzającego. W tym przypadku obieg dokumentów wydaje się być nałożony na technologiczne procedury zarządzania. Systemy takie jak Workflow są bardziej akceptowalne dla dużych organizacji i agencji rządowych.

Do typu Groupware zalicza się systemy, które nie mają ściśle określonego schematu biznesowego - procesy i które są zaprojektowane do funkcjonowania w małym zespole - Grupa robocza(5-100 osób). Elementy oprogramowania do pracy grupowej są E-mail, baza dokumentów, organizator zbiorowy.

Docelowo wybór przez organizację zautomatyzowanego systemu zarządzania dokumentami powinien opierać się na niezbędnych wymaganiach stawianych produktom programowym oferowanym na rynku, które można sprowadzić do następujących cech:

Wykorzystane technologie biurowe;

Przestrzeganie głównych zadań pracy biurowej;

Charakterystyka funkcjonalna systemy (kompletność funkcjonalna, otwartość itp.);

Wdrażanie oprogramowania(obsługa trybu rozproszonego itp.);

Wskaźniki kosztów.

Powyżej krótko opisano technologie pracy biurowej bazujące na tradycji rosyjskiej i zachodniej. Przejdźmy teraz krótko do charakterystyki systemów oprogramowania w odpowiednim kierunku.

Systemy oprogramowania, które wdrażają Rosyjska technologia, skupiają się na zastosowaniu w agencjach i organizacjach rządowych, zachowują wszelkie tradycje i normy pracy biurowej przyjęte w określonej strukturze zarządzania. Zadaniem takich systemów jest wsparcie obiegu dokumentów papierowych i zmniejszenie pracochłonności rutynowych operacji przetwarzania dokumentów. Systemy te mogą jednak znacznie rozszerzyć zakres tradycyjnych procesów dokumentowania i zarządzania dokumentami poprzez przetwarzanie dokumentów na komputerze osobistym. Systemy idące w tym kierunku są swego rodzaju pomostem dla stopniowego przejścia od technologii papierowych do technologii papierowych. Do systemów automatyki dla przedszkolnych placówek oświatowych wykorzystujących tę technologię zaliczają się:

system DELO (produkt firmy Electronic Office Systems);

System „Kopciuszek-\\"1!\i. Korespondencja oficjalna (STC IRM, Moskwa).

W podpunkcie 7.8.4 opisano bardziej szczegółowo funkcjonalność systemów DELO.

Zachodnie systemy oprogramowania skupiają się na maksymalnym wykorzystaniu dokumenty elektroniczne i środków wspólnej pracy użytkowników, brak ogniw pośrednich, co z kolei determinuje zmiany w istniejących procesach biurowych w organizacji, ich optymalizację i rozwój nowych technologii pracy z dokumentami.

Główną cechą technologii „zachodniej” jest modelowanie konkretnych rzeczywistych procesów przepływu dokumentów i dostosowywanie systemów oprogramowania do tych modeli. Z reguły system jest dostarczany klientowi nie jako autonomiczny produkt „pudełkowy”, wydzielony od dewelopera, ale jako zestaw oprogramowanie, z którego składa się gotowe rozwiązanie.

Dostosowując system do konkretnych procesów organizacji na komputery osobiste pracownicy (rola Miejsce pracy) instalowane są niezbędne elementy funkcjonalne, które pozwalają na rozwiązanie określonego zakresu zadań, zgodnie z rolą każdego pracownika w określonej procedurze obiegu dokumentów organizacji. Administrator systemu tworzy funkcje biznesowe, które wyznaczają ścieżki przepływu dokumentów w strukturze organizacji, tj. pomiędzy jej oddziałami i poszczególnymi pracownikami.

Do systemów tego kierunku w Federacja Rosyjska Szeroko reprezentowane są następujące trzy klasy zautomatyzowanych systemów informatycznych:

Systemy opracowane przez rosyjskie firmy oparte na DBMS: „Lan-Docs” - Lanit JSC; OPTIMA-WorkFlow - firma Optima; „Kod” – Przedsiębiorstwo Państwowe „Centrum Rozwoju Komputerów”; „AquaDoc” – firma konsultingowa Aquarius itp.;

Systemy opracowane przez rosyjskie firmy wykorzystujące technologię LotusNotes: СompanyMedia - firma Inter Trust; „BOSS-Referent” – firma informatyczna; "Eskado" - CJSC Interprokom LAN itp.:

Zrusyfikowane wersje popularnych zachodnich systemów: „Documentum 4i” - firma Documentum; „DOCSOpen” – firma Koliber”; „LotusDomino\Notes” – Korporacja IBN; „DocuLive” – koncern Siemens; „WorkExpeditor” – Compaq Corporation itp.

Dla porównania w dalszej części klauzul 7.8.4 i klauzuli 7.8.5 podano charakterystykę dwóch systemów oprogramowania - „DELO” i „BOSS-Referent”, zorientowanych odpowiednio na rosyjskie i zachodnie technologie dokumentacji i zarządzania dokumentami.

Wstęp


Technologia informacyjna

Mechanizacja

Pod

Konwersacyjny;

Lokalny;

Wielopoziomowy;

zautomatyzowane systemy zarządzania przedsiębiorstwem różnią się pod względem ukierunkowania. Na przykład w przypadku „Best” lub „Parus-5” priorytetem jest sektor handlu; Infosoft jest jednym z liderów w dziedzinie automatyzacji księgowości w produkcji. Ponadto istnieją uniwersalne „systemy zarządzania przedsiębiorstwem”: „Parus-4”, „Infin”, „Abacus”, BOSS”, „Galaktika”, „Supermanager-6-7” itp.

Celem artykułu jest jednak ocena możliwości systemów automatyzacji obiegu dokumentów kadrowych, i to tylko tych najbardziej perspektywicznych, należących do systemów czwartej generacji.

Zintegrowany system M-2 w oparciu o aplikację nowoczesne technologie. M-2 to pojedynczy pakiet oprogramowania oparty na scentralizowanej korporacyjnej bazie danych. Jednocześnie otwartość systemu M-2 pozwala na wykorzystanie istniejących korporacyjnych baz danych z integracją w jeden kompleks, a także nowoczesnych pakietów oprogramowania ( Microsoft Office 97).

System M-2 zbudowany jest w oparciu o serwer bazodanowy Dane Oracle 7.3, który zapewnia wysoką prędkość oraz wysoki stopień niezawodności i ochrony danych. Stacje klienckie zbudowane są w oparciu o system oprogramowania Delphi 3.0 i mogą pracować na salach operacyjnych Systemy Windows NT lub Windows'95.

Zasadnicza różnica pomiędzy systemem zintegrowanym a dowolnie złożonym zestawem zautomatyzowanych stacji roboczych polega przede wszystkim na ideologii projektowania. Systemy stanowiskowe projektowane są w sposób automatyzujący istniejące stanowiska pracy, a w przyszłości połączone ze sobą. Jednocześnie oczywiście taki system informacyjny może wdrażać tylko te technologie zarządzania, które były dostępne w przedsiębiorstwie w momencie jego utworzenia, ponieważ sam projekt modułów został przeprowadzony w oparciu o konkretne istniejące zadania.

Zintegrowany system jest od razu projektowany jako jeden kompleks, skupiony na nowoczesnych technologiach zarządzania; W drugim etapie w już stworzonym zintegrowanym środowisku tworzone są miejsca pracy.

Ponadto stacje robocze tworzone w ramach architektury serwerów plików nie spełniają współczesnych wymagań ani pod względem charakterystyki szybkościowej, ani pod względem bezpieczeństwa i niezawodności systemu. Należy zaznaczyć, że praca włożona w stworzenie zautomatyzowanych stacji roboczych nie zostanie utracona. Po pierwsze, wiele elementów utworzonych stanowisk pracy można wykorzystać jako moduły do ​​tworzenia stanowisk pracy w nowym systemie, zwłaszcza że projektowanie stanowisk pracy zajmuje co najmniej 50% czasu tworzenia. Po drugie, użytkownicy nabyli umiejętności obsługi komputera, bez których nie da się wdrożyć żadnego systemu. Po trzecie, w ramach tych prac uformowano kadrę programistów znających specyfikę przedsiębiorstwa, którzy będą potrzebni także przy pisaniu stanowisk pracy w środowisku nowego zintegrowanego systemu. Dlatego inwestycje w dotychczasowe inwestycje z pewnością się opłacią. W przeciwieństwie do kompleksu zautomatyzowanych stanowisk pracy, przy wprowadzaniu zintegrowanego systemu istniejące stanowiska pracy nie są po prostu automatyzowane, ale cały system przetwarzania informacji zostaje zrekonstruowany poprzez zaprojektowanie nowych stanowisk pracy w odniesieniu do nowych technologii.

Równolegle z wdrożeniem systemu M-2 odbywają się szkolenia specjalistów i wydawania odpowiednich certyfikatów. Specjaliści przeszkoleni w ten sposób otrzymują prawo do tworzenia własnych modułów w systemie M-2, a także modyfikowania istniejących modułów w ramach określonych certyfikatem. Tym samym przedsiębiorstwo nie uzależnia się od firmy, która opracowała system i jest w stanie samodzielnie utrzymać funkcjonowanie systemu.

Korporacyjny system księgowy NS2000 spełnia wymogi kompletności funkcjonalnej i jest zwycięzcą szóstego miejsca Międzynarodowy Konkurs oprogramowanie z zakresu finansów i biznesu. System został zaprojektowany i opracowany przy użyciu narzędzi BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.

Schemat kompleksu stanowi zatem zestaw modułów, z których wszystkie można pogrupować w trzy główne obszary: zarządzanie, finanse, logistyka.

Część Systemy R/3 zawiera moduł Oracle Applications Human Resources, który pozwala wydobyć maksimum ze swoich pracowników poprzez skuteczną rekrutację, zarządzanie personelem, szkolenia, wynagrodzenia i planowanie kariery. Dziś w swojej klasie produktów moduł „Oracle Applications Human Resources Management” to jeden z najbardziej kompletnych funkcjonalnie systemów organizacji pracy działu HR współczesnego przedsiębiorstwa.

Jego zastosowanie pozwala rozwiązać następujące problemy:

· planowanie zmian organizacyjnych, w tym modelowanie hierarchii strukturalnej i stanowiskowej organizacji;

· planowanie jednostek strukturalnych, opis rangi, pozycji, pozycji, prowadzenie spisów itp.;

· akta osobowe pracowników i kandydatów z pełną ewidencją ich kwalifikacji zawodowych (w celu optymalnego wykorzystania zasobów pracy), danymi do naliczania wynagrodzeń, danymi dotyczącymi wykorzystania czasu pracy, przebiegiem pracy pracowników, potrzebami w zakresie szkoleń zaawansowanych i wynikami szkoleń pracowników;

· analiza i raportowanie na standardowych formularzach rządowych, raportowanie niestandardowe z wykorzystaniem narzędzi programistycznych Oracle, analiza danych operacyjnych i wspomaganie decyzji.

System „Orakl-Personel” wszystkie zalety poprzednich systemów są nieodłączne. Ma jednak także szereg dodatkowych zalet. System zapewnia możliwość współpracy z systemem bazodanowym (pracownicy etatowi, pracownicy zwolnieni, archiwum, rezerwa kadrowa, pracownicy tymczasowi itp.), co znacznie skraca czas rozpatrywania wniosków. Drugą niewątpliwą zaletą jest zawartość karty rejestracyjnej, która zawiera 102 tematy (zgodnie z uchwałą Państwowej Komisji Statystycznej karta musi zawierać co najmniej 55 tematów).

Istnieje możliwość dowolnej modyfikacji tabeli personelu z automatycznym obliczaniem wakatów, a także rozbudowany moduł do obsługi zgłoszeń ad hoc. System zapewnia procedury prowadzenia kart czasu pracy (osobowych i jednostkowych) z automatyczną kontrolą urlopów, podróży służbowych, pomocy finansowej itp. Tylko niektóre systemy posiadają wszystkie wymagane sekcje dokumentacji kadrowej, ale tylko w systemie „Orakle-Personnel” są dostępne w całości. Dlatego biorąc pod uwagę jego akceptowalny koszt (do 500 dolarów), można stwierdzić, że obecnie system ten jest liderem wśród systemów automatyzacji przedsiębiorstw, obejmującym wszystkie funkcje automatyzacji obiegu dokumentów HR.

System automatyzacji procesów biznesowych (BAPS) to klasa oprogramowania, które automatyzuje opis i realizację dowolnych procesów biznesowych (w całości lub w części), podczas gdy dokumenty, informacje, zadania są przekazywane do wykonania niezbędne działania od jednego uczestnika procesu do drugiego, zgodnie z ustalonymi zasadami. Główną koncepcją SADP jest przepływ pracy.

Przepływ pracy to system zapewniający realizację przepływów pracy w ramach zarządzania procesowego. Automatyzacja procesów biznesowych jest niemożliwa jedynie poprzez wdrożenie systemu księgowego, gdyż systemy takie nie rozwiązują problemu interakcji pomiędzy uczestnikami procesów księgowych. Podobne problemy Systemy klasy BPMS przeznaczone są także do rozwiązywania. „PiterSoft: Zarządzanie procesami” na platformie 1C- przykład oprogramowania klasy BPMS, które jest wdrażane w celu rozwiązywania problemów interakcji pomiędzy uczestnikami procesów biznesowych.

Ponadto system SADP jest podzbiorem systemów elektronicznego zarządzania dokumentami (EDMS).

Wstęp

Ogromny wzrost wolumenu informacji i duże zmiany w zapotrzebowaniu na informację zaczęły stawiać nowe wymagania wobec organizacji usług informacyjno-dokumentacyjnych w organizacji.

Wymagania wobec służb zajmujących się obsługą informacyjno-dokumentacyjną zaczęły się zmieniać. Za granicą zaczęto je nazywać usługą zarządzania (lub zarządzania) zasobami informacji i dokumentacji, w naszym kraju - usługą wsparcia dokumentacji dla zarządzania (DOU).

Głównym kierunkiem doskonalenia przedszkolnej placówki oświatowej i dostosowania jej do współczesnych warunków było wykorzystanie najnowszych technologii komputerowych i telekomunikacyjnych, ukształtowanie na ich podstawie wysoce efektywnych technologii informacyjnych i zarządczych w pracy z dokumentami.

Proponowana pomoc dydaktyczna została opracowana zgodnie z program pracy dyscyplina „Technologie informacyjne we wspomaganiu dokumentacji zarządzania i archiwizacji”, kierunek kształcenia „034700 Dokumentacja i archiwistyka” (VI semestr, studia licencjackie). Cele opanowania tej dyscypliny to: umiejętność tworzenia lokalnych ram regulacyjnych w zakresie obsługi dokumentacji dla celów zarządzania i spraw archiwalnych, a także umiejętność dokumentowania informacji zarządczej, usprawnienia obiegu dokumentów, technologie przetwarzania dokumentów w celu ich konserwacji i przekazywania do przechowywania.


Temat 1. Podstawowe pojęcia i pojęcia

Podstawowe pojęcia i pojęcia: mechanizacja i automatyzacja, informacja, informatyka, informatyka, informatyzacja i informatyzacja, zautomatyzowane systemy informacyjne

Działalność zarządcza każdej organizacji opiera się na przetwarzaniu napływających dokumentów urzędowych, niezależnie od sposobu ich otrzymania i rodzaju nośnika, a także tworzeniu informacji dokumentacyjnych i dokumentów urzędowych przeznaczonych zarówno do użytku wewnętrznego w samej organizacji, jak i do celów zastosowanie zewnętrzne.

Dzięki specjalnym technologiom przychodzące dokumenty przekształcane są w informacje niezbędne do osiągnięcia określonego rezultatu. Samo pojęcie „technologii” stosowane jest w produkcji przemysłowej i definiowane jest jako system wzajemnie powiązanych metod przetwarzania materiałów i metod wytwarzania produktów w procesie produkcyjnym. W zakresie wsparcia dokumentacyjnego dla kadry zarządzającej, z uwzględnieniem specyfiki procesy informacyjne na której się opiera, technologię wspomagania dokumentacji zarządzania definiuje się jako system metod i metod gromadzenia, przekazywania, przetwarzania, gromadzenia, przechowywania dokumentów i informacji dokumentacyjnych w oparciu o zastosowanie jednolitych technik i zasad metodologicznych.

Technologie dokumentacyjnego wspomagania zarządzania, zgodnie z różnicą w procesach informacyjnych, dzielą się na:

· technologie przetwarzania dokumentów przychodzących i wychodzących;

· technologia przesyłania (dostarczania) informacji o dokumencie użytkownikowi końcowemu;

· technologie wprowadzania dokumentów baza informacyjna dane organizacji w oparciu o jej strukturę wewnętrzną;

· technologie przetwarzania informacji o dokumentach i gromadzenia dokumentów;

· Technologia przechowywania i wykorzystania odrębnych lokalnych grup dokumentów.

Zatem, wsparcie dokumentacji zarządzanie (DOU) obejmuje zagadnienia dokumentacji, organizację pracy z dokumentami w procesie zarządzania oraz systematyzację ich archiwizacji.

Technologia informacyjna to zbiór metod, procesów produkcyjnych i oprogramowania środki techniczne, połączone w łańcuch technologiczny zapewniający gromadzenie, przetwarzanie, przechowywanie, dystrybucję i prezentację informacji w celu zmniejszenia pracochłonności procesów wykorzystania zasobu informacyjnego oraz zwiększenia ich niezawodności i efektywności.

Przez technologie informacyjno-komunikacyjne proponuje się rozumieć zespół obiektów, działań i zasad związanych z przygotowaniem, przetwarzaniem i dostarczaniem informacji w komunikacji osobistej, masowej i przemysłowej, a także wszelkie technologie i branże, które integralnie wspierają wymienione procesy.

Technologie informacyjne stały się aktywnie wykorzystywane w związku z komputeryzacją przedsiębiorstw. Informatyzacja odnosi się do procesu wdrażania wyposażenie komputera, zapewniając automatyzację procesów i technologii informatycznych.

Informatyzacja pozwala mówić o dwóch zestawach środków: mechanizacji i automatyzacji procesów związanych z placówkami wychowania przedszkolnego.

Mechanizacja procesy biurowe to wykorzystanie środków technicznych do wykonywania operacji dokumentacyjnych i organizowania pracy z dokumentami. Celem mechanizacji pracy biurowej jest przeniesienie wykonywania czynności nietwórczych (pomocniczych) na środki techniczne.

Pod zautomatyzowana technologia informacyjna(AIT) zarządzanie rozumiane jest jako system metod i metod gromadzenia, gromadzenia, przechowywania, wyszukiwania, przetwarzania i ochrony informacji zarządczej w oparciu o wykorzystanie opracowanego oprogramowania, technologii komputerowej i komunikacji, a także sposoby, w jakie te informacje są udostępniane użytkownikom.

Ze względu na stopień pokrycia zadań zarządczych zautomatyzowane technologie informacyjne dzieli się na następujące grupy: elektroniczne przetwarzanie danych; automatyzacja funkcji kontrolnych; wsparcie decyzji; biuro elektroniczne; wsparcie eksperckie.

Według klasy realizowanych operacji technologicznych AIT można podzielić na: systemy z Edytor tekstu; systemy z procesorem stołowym; systemy zarządzania bazą danych; systemy z obiekty graficzne; systemy multimedialne; systemy hipertekstowe.

Typ interfejs użytkownika zautomatyzowane technologie informacyjne dzielą się na:

Batch (scentralizowane przetwarzanie);

Konwersacyjny;

Sieć (wielu użytkowników).

Ze względu na sposób budowy sieci AIT można podzielić na:

Lokalny;

Wielopoziomowy;

Rozpowszechniane.

Temat 2 Główne etapy w historii automatyzacji przedszkolnych placówek oświatowych i sprawy archiwalne

2.1. Automatyzacja pracy z dokumentami jako integralna część automatyzacji procesów zarządczych.

2 .2. Etap pierwszy (lata 60. – 70. XX w.) – koncepcja zautomatyzowanych systemów sterowania (ACS). Tworzenie i wdrażanie systemów przetwarzania dokumentów w ramach zautomatyzowanych systemów kontroli. Wspólne centra obliczeniowe. Pierwsze systemy wyszukiwania informacji (IRS). Częściowa automatyzacja niektórych funkcji biurowych i archiwalnych.

2.3. Drugi etap (lata 80-te - początek 90-tych) - rozwój rozwiązań technologicznych opartych na komputerach PC. Tworzenie i rozwój koncepcji zautomatyzowanych stacji roboczych (AWS). Pojawienie się możliwości kompleksowej automatyzacji przedszkolnych placówek oświatowych i spraw archiwalnych. Tworzenie specjalistycznego oprogramowania.

2.4. Trzeci etap (lata 90. XX w. – obecnie) – powszechne wprowadzanie i stosowanie nowości Technologie informacyjne, które łączą komputery, sprzęt komunikacyjny i biurowy. Kompleksowa automatyzacja wszystkich etapów obiegu dokumentów i archiwizacji dokumentów.

Potrzeba automatyzacji biura wynika z szybkiego doskonalenia technologii produkcji komputerowej, oprogramowania i powszechnego wprowadzania technologii informatycznych. Automatyzację tradycyjnie rozumiano jako wyparcie rutynowej pracy mechanicznej, „uwolnienie” pracowników. Redukcja kosztów nie jest jednak głównym celem automatyzacji. Głównym celem automatyzacji jest nabycie nowych cech zarządczych, uzyskanie Efektywne zarządzanie. Ta koncepcja automatyzacji zakłada reorganizację zarządzania i przeprojektowanie systemu informatycznego.

Automatyzacja przedszkolnych placówek oświatowych i spraw archiwalnych rozpoczęła się w latach 60. XX wieku. Automatyzację poprzedził etap mechanizacji, który rozpoczął się pod koniec XIX w. W okresie od końca XIX w. aż do lat pięćdziesiątych XX wieku mechanizacja dotyczyła głównie archiwów wydziałowych. Stosowanie środków „małej mechanizacji” było sporadyczne i ograniczało się do stosowania matrycowych nośników informacji (ręczne karty dziurkowane, taśmy dziurkowane, kody) oraz urządzeń licząco-dziurkujących do rozwiązywania konkretnych problemów z zakresu rachunkowości ludności (spisy ludności), planowania , raportowanie na produkcji itp.

Pierwszy etap to czas gromadzenia doświadczeń empirycznych w zakresie tworzenia lokalnych i międzyarchiwalnych systemów automatycznego wyszukiwania informacji – AIPS. Wzrost zakresu zastosowania zautomatyzowanych systemów w archiwizacji związany jest przede wszystkim z ewolucją nośników informacji (mikrofilmy, taśmy magnetyczne, karty, dyski, formularze itp.) i wsparcia technicznego (dziurkarki elektroniczne, komputery elektroniczne, komputery osobiste) pojawienie się specjalnych pakietów programy użytkowe dla AIPS. Istotny wpływ na automatyzację archiwizacji w tym okresie miał także proces tworzenia zautomatyzowanych systemów kontroli (ACS) we wszystkich sektorach gospodarki.

Zautomatyzowany system sterowania (ACS) - zestaw sprzętu i oprogramowania przeznaczony do kontrolowania różnych procesów zachodzących w przedsiębiorstwie proces technologiczny, produkcja, przedsiębiorstwo. Twórcą pierwszych zautomatyzowanych systemów sterowania w ZSRR jest doktor nauk ekonomicznych, profesor, członek korespondent Narodowej Akademii Nauk Białorusi, założyciel naukowej szkoły planowania strategicznego Nikołaj Iwanowicz Weduta.

Najważniejszym zadaniem zautomatyzowanego systemu sterowania jest zwiększenie efektywności zarządzania obiektem w oparciu o zwiększoną wydajność pracy i udoskonalone metody planowania procesu zarządzania.

Okres drugiej połowy lat 80-tych - 90-tych. - związany z początkiem spontanicznej informatyzacji, najpierw Moskwy, a następnie lokalnych archiwów państwowych. Liderami tego procesu były Narodowe Centrum Badawcze TD ZSRR (RNITs CD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) i inne archiwa. W latach 90 W Federacji Rosyjskiej na mocy aktów ustawodawczych i regulacyjnych wprowadzono ponad 20 charakterystycznych dla danej branży zautomatyzowanych systemów pracy biurowej i dokumentacji, tworząc ogromne zbiory dokumentów nadających się do odczytu maszynowego (elektronicznych). Tworzenie zbiorów dokumentów elektronicznych następuje także poprzez digitalizację źródeł papierowych w archiwach państwowych (w celu utworzenia funduszu ubezpieczeniowego i funduszu rozliczeniowego) oraz tworzenie pełnotekstowych baz danych. Ponadto nowe technologie informacyjne w zakresie konserwacji i restauracji dokumentów, utworzenie funduszu ubezpieczeniowego i funduszu użytkowego umożliwiają przedłużenie życia cennych źródeł historycznych.

Na obecnym etapie stan technologii informatycznych w przedszkolach można scharakteryzować poprzez:

Obecność dużej liczby baz danych zawierających informacje o działalności organizacji;

Tworzenie technologii zapewniających interaktywny dostęp użytkownika do zasoby informacji;

Ekspansja funkcjonalność systemy i technologie informacyjne zapewniające przetwarzanie informacji, tworzenie lokalnych wielofunkcyjnych, zorientowanych na problemy systemów informacyjnych do różnych celów;

Włączenie elementów intelektualizacji interfejsu użytkownika do systemów informatycznych, systemy eksperckie i inne środki technologiczne.

Kompleksowa automatyzacja wszystkich etapów obiegu dokumentów i archiwizacji dokumentów obejmuje: automatyzację pracy z dokumentami, zautomatyzowane stanowiska pracy, elektroniczne systemy biurowe.

Federalny program docelowy „Elektroniczna Rosja (2002-2010)” stwierdza, że ​​rozwój i powszechne wykorzystanie informacji i technologie komunikacyjne ma kluczowe znaczenie dla poprawy efektywności gospodarki, państwa i samorządu terytorialnego. Jednym z obszarów wykorzystania technologii informacyjno-komunikacyjnych w działalności organów rządowych, organizacji i przedsiębiorstw jest „rozwój elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, pracy biurowej i standardów zarządzania dokumentami”. O znaczeniu usprawnienia tradycyjnej pracy biurowej decyduje potrzeba sprawnego zarządzania, przyspieszenia przepływu dokumentów w organizacji i zmniejszenia pracochłonności przetwarzania dokumentów. Utworzony zautomatyzowany system (dalej AS) pracy biurowej powinien zwiększyć efektywność zarządzania poprzez utworzenie jednego udokumentowanego przestrzeń informacyjna, dając użytkownikom możliwość efektywnej współpracy nad dokumentami w dowolnym miejscu i czasie. Nowoczesne systemy automatyzacja pracy biurowej i obiegu dokumentów (SADD) pozwala na rozwiązywanie pełnego zakresu zadań pracy biurowej:

Organizacja pełnej i wygodnej księgowości oraz przetwarzania wszelkiej korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej.

Przechowywanie wszystkich dokumentów związanych z działalnością organizacji w wygodniejszy i racjonalniejszy sposób, pozwalający na szybkie ich odnalezienie wymagany dokument z zastrzeżeniem odpowiednich praw dostępu.

Śledzenie statusu każdego dokumentu, trasy jego przemieszczania, a także powiązań z innymi dokumentami.

Upewnij się, że spełnione są wymagania dotyczące przetwarzania dokumentów na czas.

Nowoczesne systemy automatyki biurowej pozwalają na zbudowanie pełnoprawnego systemu zarządzania procesami przetwarzania dokumentów i monitorowania ich realizacji. SADD obejmuje wszystkie procesy tworzenia, przetwarzania, replikowania, przesyłania i przechowywania dokumentów, a także automatyzuje podstawowe procedury współczesnej pracy biurowej. Cykl życia dokumentu, od powstania aż do jego umorzenia lub zniszczenia, przedstawiony jest w formie kolejnych etapów, przez które każdy dokument przechodzi przez określony czas. Systemy automatyki biurowej pozwalają na automatyczne rejestrowanie przejścia dokumentu z jednego etapu do drugiego.
Obecnie obecność sprawnie działającego systemu automatyki biurowej i obiegu dokumentów świadczy o dobrobycie instytucji i jej zarządzania. Oznacza to pełną kontrolę osób podległych kierownictwu aparatu, ich kompetencje, solidarność, dyscyplinę i zainteresowanie jak najskuteczniejszą realizacją powierzonej pracy. Zautomatyzowany system umożliwia szybką i sprawną wymianę informacji pomiędzy wszystkimi obszarami procesu produkcyjnego, skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie konkretnych zadań oraz wyeliminowanie ewentualnych błędów w przygotowaniu dokumentacji sprawozdawczej. Wprowadzenie zautomatyzowanego systemu zapewni łatwość obsługi, racjonalną organizację produkcji i redukcję stresu psychicznego. Zmniejszy się również stres fizjologiczny, ponieważ Dzięki wdrożeniu odpowiedniego oprogramowania czas poświęcony na tę samą pracę zostanie znacząco skrócony. Będzie to miało pozytywny wpływ na wydajność pracownika, ponieważ doprowadzi do zmniejszenia ilości przetwarzanych informacji, a pracownicy zyskają także dodatkowy czas na analizę i podejmowanie decyzji zarządczych.

Zautomatyzowane systemy edukacji przedszkolnej to systemy oprogramowania mające na celu automatyzację procesów zarządzania.

Centralnym ogniwem technologii informacyjnej we współczesnych warunkach jest komputer i związany z nim zespół środków technicznych. Wdrożenie technologii informatycznych odbywa się za pomocą systemu zarządzania oraz wsparcia organizacyjno-metodycznego. Wykorzystując poszczególne technologie i urządzenia techniczne w zarządzaniu dokumentami należy zwrócić uwagę na konkretne konsekwencje ich wykorzystania.

Proponuje się następujące etapy prac nad wyborem zautomatyzowanego systemu dla przedszkola nr 1:

    Opracowanie listy wymagań podstawowych i systemowo-technicznych dla systemu automatyzacji dokumentów korporacyjnych.

    Wybór systemu współczynników wagowych (punktacji) lub rankingu do oceny eksperckiej.

    Ocena oprogramowania pod kątem podstawowych wymagań funkcjonalnych i cech technicznych systemu.

    Ocena możliwości adaptacyjnych wybranych produktów.

    Wybór oprogramowania spełniającego te kryteria.

    Ocena porównawcza kosztów związanych z nabyciem i wdrożeniem oprogramowania.

    Ocena doświadczenia w korzystaniu z wybranych produktów oprogramowania (w tym w organizacjach tego typu), reputacja firmy deweloperskiej.

    Wybór oprogramowania dla systemu automatyzacji dokumentów.

14 Cele automatyzacji dhow. Zadania dow w organizacji. Omówienie procesu automatyzacji dhow.

Cele automatyzacji przedszkola wszystkich organizacji, niezależnie od ich formy organizacyjno-prawnej, są dość podobne i naszym zdaniem przedstawiają się następująco:

    Poprawa jakości i efektywności zarządzania, a w konsekwencji zapewnienie konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku;

    Integracja w jeden cykl pracy biura wszystkich pionów strukturalnych organizacji, w tym także oddalonych geograficznie;

    Zapewnienie operacyjnego i jednocześnie zróżnicowanego dostępu do zasobów informacyjnych (dokumentacyjnych) organizacji;

    Obniżenie kosztów pracy, czasu i kosztów ogólnych, a w efekcie uzyskanie efektu ekonomicznego;

    Kładąc podwaliny pod stopniowe przechodzenie na elektroniczne zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie, pracuj na przyszłość.

Osiągnięcie swoich celów jest możliwe poprzez rozwiązywanie zadania automatyzacji przedszkolnych placówek edukacyjnych organizacji, które można z grubsza usystematyzować w następujących obszarach:

          Przygotowanie i realizacja dokumentów

    podniesienie jakości i efektywności przygotowania dokumentów tworzonych w organizacji

    ujednolicenie procesu pracy z dokumentami na wszystkich etapach jego istnienia

          Organizacja obiegu dokumentów i egzekucja dokumentów

    eliminacja dublowania pracy przy wprowadzaniu informacji o dokumencie na różnych etapach pracy z nim (proces rejestracji)

    eliminacja możliwości utraty dokumentów (tworzenie bazy dokumentacyjnej organizacji)

    usprawnienie obiegu dokumentów w organizacji (uproszczenie schematów obiegu dokumentów – routing)

    zwiększenie efektywności i jakości pracy wykonawców z dokumentami

    skrócenie terminów wykonania i przekazywania dokumentów

    terminowe informowanie pracowników i kierownictwa o otrzymanych i utworzonych dokumentach (unikanie powielania pracy nad tym samym dokumentem)

          Organizacja kontroli wykonania dokumentów

    ujednolicenie obiegu dokumentów wszystkich działów organizacji (również tych oddalonych geograficznie)

    szybkie otrzymanie informacji o statusie realizacji i lokalizacji dowolnego dokumentu

    zapewnienie śledzenia etapów przepływu dokumentów w działach organizacji od momentu ich otrzymania (utworzenia) do zakończenia pracy z nimi (realizacji),

          Organizacja przechowywania dokumentów, system wyszukiwania.

    zapewnienie scentralizowanego przechowywania tekstów dokumentów sporządzonych w formie elektronicznej, ich obrazów graficznych i materiałów do nich.

    zapewniając możliwość szybkiego wyszukiwania i organizowania logicznego łączenia dokumentów związanych z jednym zagadnieniem.

    zapewnienie szybkiego wyszukiwania i selekcji dokumentów (materiałów) według tematycznego zestawu szczegółów.