Как осуществить сортировку данных. Возможности сортировки данных в Excel списком. Сортировка значений даты и времени
Для упорядочения и анализа данных в списке применяется команда "Сортировка". "Сортировка" позволяет переставлять записи в определенном порядке на основании значений одного или нескольких столбцов или переставлять столбцы на основании значений в строках.
Существуют три типа сортировки:
- в возрастающем порядке
- в убывающем порядке
- в пользовательском порядке
Сортировка списка по возрастанию означает упорядочение списка в порядке: от 0 до 9, пробелы, символы, буквы от А до Z или от А до Я, а по убыванию - в обратном порядке. Пользовательский порядок сортировки задается пользователем в окне диалога "Параметры" на вкладке "Списки", которое открывается командой "Параметры" в меню "Сервис", а отображается этот порядок сортировки в окне диалога "Параметры сортировки" (Рис. 1).
Рис. 1.
Для отображения окон диалога "Сортировка диапазона", "Параметры сортировки" и выбора порядка сортировки столбцов или строк необходимо выделить ячейку списка и выполнить команду "Данные" - "Сортировка". На экране появится окно "Сортировка диапазона" при нажатии в нем кнопки "Параметры" появится окно "Параметры сортировки".
В окне "Параметры сортировки" (Рис. 2) из списка "Сортировка по первичному ключу" можно выбрать пользовательский порядок сортировки, а также установить переключатель "Сортировать" в положение: "строки диапазона" или "столбцы диапазона".
Рис. 2.
В окне "Сортировка диапазона" (Рис. 3) можно установить переключатель в положение: "по возрастанию" или "по убыванию", а также выбрать положение переключателя идентификации диапазона данных.
Рис. 3.
Если подписи отформатированы в соответствии с вышеизложенными требованиями, то переключатель по умолчанию устанавливается в положение "подписям". Кроме того, в списках: "Сортировать по", "Затем по" и "В последнюю очередь, по" можно выбрать заголовки столбцов, по которым осуществляется сортировка. Таким образом, сортировку записей можно осуществлять по одному, двум или трем столбцам.
Мгновенная сортировка записей по одному столбцу осуществляется при выделении в нем ячейки нажатием кнопки "Сортировка по возрастанию" или "Сортировка по убыванию" на стандартной панели инструментов. В результате редактор переставит записи в соответствии с выбранным порядком.
Алгоритм сортировки записей по одному столбцу следующий
- Выделите ячейку в списке, который требуется отсортировать;
- Выполните команду "Данные" - "Сортировка", открывается окно диалога "Сортировка диапазона";
- В списке "Сортировать по" выберите заголовок того столбца, по которому будете осуществлять сортировку;
- Выберите тип сортировки "По возрастанию" или "По убыванию";
На рисунках 4 и 5 представлены фрагменты списка до сортировки, и после сортировки "по возрастанию" по одному столбцу "№ склада".
Рис. 4.
Рис. 5.
При сортировке списка по нескольким столбцам, строки с одинаковыми значениями в первом сортируемом столбце ("Сортировать по"), сортируются в порядке, который определяется заголовком, указанным в списке "Затем по", а строки с одинаковыми значениями в первых двух сортируемых столбцах сортируются по заголовку, указанному в списке "В последнюю очередь, по". Другими словами столбцы, указанные в списках "Затем по" и "В последнюю очередь по" не влияют на порядок сортировки в первом сортируемом столбце, а устраняют неоднозначность в отсортированном списке.
Алгоритм сортировки записей по двум или более столбцам следующий
- Выделите ячейку в списке;
- Выберите заголовок для сортировки в списке "Сортировать по" и установите порядок сортировку "по возрастанию" или "по убыванию";
- Откройте список "Затем по", установите заголовок другого столбца для сортировки и задайте сортировку "по возрастанию" или "по убыванию";
- Раскройте список "В последнюю очередь по" и выберите заголовок третьего столбца для сортировки и укажите сортировку "по возрастанию" или "по убыванию";
- Нажмите кнопку ОК для выполнения сортировки.
Алгоритм сортировки данных по строкам
Для перестановки столбцов в списке необходимо выполнить сортировку на основе значений в строках:
- Укажите ячейку в сортируемом списке;
- В меню "Данные" выберите команду "Сортировка";
- В окне "Сортировка диапазона" нажмите кнопку "Параметры";
- Установите переключатель "Сортировать" в положение "столбцы диапазона" и нажмите кнопку OK;
- В окне "Сортировка диапазона" выберите строки, по которым требуется отсортировать столбцы в списках "Сортировать по", "Затем по", "В последнюю очередь, по".
- Нажмите кнопку ОК для выполнения сортировки
В некоторых случаях требуется нестандартный порядок сортировки списков, например сортировка данных по месяцам в календарном порядке или сортировка записей в порядке, созданном пользователем. Создание пользовательского порядка осуществляется в окне "Параметры" на вкладке "Списки", которое можно вызвать командой "Сервис" - "Параметры". Пользовательский порядок сортировки можно применить только для заголовка столбца, указанного в раскрывающем списке "Сортировать по"
Алгоритм сортировки в пользовательском порядке
- Укажите ячейку в списке;
- В меню "Данные" выберите команду "Сортировка";
- Выберите в списке "Сортировать по" заголовок столбца для сортировки;
- Установите переключатель в положение "по возрастанию" или "по убыванию";
- Нажмите кнопку "Параметры";
- В раскрывающем списке "Порядок сортировки по первому ключу" выберите необходимый порядок сортировки и нажмите кнопку OK;
- Нажмите кнопку ОК в окне "Сортировка диапазона" для завершения сортировки.
Сортировка данных в Excel - это расстановка табличных данных в нужном порядке, например, по возрастанию (от меньшего к большему) или по убыванию (от большего к меньшему). Сортировке подвергаются числовые и текстовые значения, значения даты и времени, а также форматы. Сортировка данных возможна как по столбцам, так и по строкам. Перед сортировкой необходимо отобразить скрытые строки и столбцы.
Типы сортируемых данных и порядок сортировки
Сортировка числовых значений в Excel
Сортировка числовых значений по возрастанию - это такая расстановка значений, при которой значения располагаются от наименьшего к наибольшему (от минимального к максимальному).
Соответственно, сортировка числовых значений по убыванию - это расположение значений от наибольшего к наименьшему (от максимального к минимальному).
Сортировка текстовых значений в Excel
"Сортировка от А до Я" - сортировка данных по возрастанию;
"Сортировка от Я до А" - сортировка данных по убыванию.
Для сортировки текстовых значений по алфавиту, производится сравнение этих значений между собой. Как известно, при сохранении текста компьютер использует схему, в которой каждый символ имеет свой уникальный номер, называемый кодом символа. Вот именно эти коды и сравниваются для определения того, какое текстовое значение больше, а какое меньше.
Текстовые значения могут содержать алфавитные, числовые и специальные символы. При этом числа могут быть сохранены как в числовом, так и в текстовом формате. Числа, сохраненные в числовом формате, меньше, чем числа, сохраненные в текстовом формате. Для корректной сортировки текстовых значений все данные должны быть сохранены в текстовом формате. Кроме того, при вставке в ячейки текстовых данных из других приложений, эти данные могут содержать пробелы в своем начале. Перед началом сортировки необходимо удалить начальные пробелы (либо другие непечатаемые символы) из сортируемых данных, иначе сортировка будет выполнена некорректно.
Можно отсортировать текстовые данные с учетом регистра. Для этого необходимо в параметрах сортировки установить флажок в поле "Учитывать регистр".
Обычно буквы верхнего регистра имеют меньшие номера, чем буквы нижнего регистра.
Сортировка значений даты и времени
"Сортировка от старых к новым" - это сортировка значений даты и времени от самого раннего значения к самому позднему.
"Сортировка от новых к старым" - это сортировка значений даты и времени от самого позднего значения к самому раннему.
Сортировка форматов
В Microsoft Excel 2007 и выше предусмотрена сортировка по форматированию. Этот способ сортировки используется в том случае, если диапазон ячеек отформатирован с приминением цвета заливки ячеек, цвета шрифта или набора значков. Цвета заливок и шрифтов в Excel имеют свои коды, именно эти коды и используются при сортировке форматов.
Сортировка по настраиваемому списку
Табличные данные можно сортировать по настраиваемым спискам, таким, например, как список месяцев, список дней недели, список структурных подразделений предприятия, список табельных номеров работников и так далее. В Excel имеется возможность создавать собственные списки сортировки данных. При таком порядке сортировки данные, предназначенные для сортировки и значения списка должны совпадать.
Параметры сортировки
Сортировка по столбцу
В любой версии Excel по умолчанию установлена сортировка по столбцу, то есть значения ячеек выбранного столбца расставляются в нужном порядке, а строки диапазона при этом меняются местами в зависимости от положения ячейки в сортируемом столбце. Для того, чтобы отсортировать таблицу по столбцу, достаточно установить маркер выделения в любой ячейке таблицы и нажать один из значков, символизирующих сортировку от минимального к максимальному, либо от максимального к минимальному. Таблица будет отсортирована по тому столбцу, в котором находится маркер выделения.
Сортировка по строке
В настройках программы можно изменить сортировку по столбцу, на сортировку по строке. Если установлена сортировка по строке, то значения ячеек выбранной строки распологаются в заданном порядке, а столбцы при этом меняются местами в зависимости от положений ячеек в сортируемой строке.
Многоуровневая сортировка
Итак, если производится сортировка по столбцу, то строки меняются местами, если данные сортируются по строке, то местами меняются столбцы.
Excel позволяет сортировать данные не только по одному столбцу или одной строке, а создавать различное количество уровней сортировки. В Excel 2007, например, их 64. Уровни сортировки можно добавлять, удалять, копировать и менять местами.
Кроме всего прочего при сортировке можно учитывать, либо не учитывать регистр.
Надстройка для сортировки данных в Excel
Microsoft Excel предоставляет пользователям достаточно большой набор стандартных средств для сортировки значений различного типа, но встречаются задачи, которые решать при помощи стандартных инструментов либо неудобно, либо долго, например, сортировать каждую строку/каждый столбец таким образом, чтобы сортировка производилась только в пределах строки/столбца и не затрагивала соседние ячейки.
Сортировка данных, находящихся в области строк и столбцов сводной таблицы, по умолчанию выполняется в порядке возрастания (рис. 1а) либо с применением пользовательских списков сортировки. Далеко не всегда это устраивает пользователя. Например, когда хочется отобразить заказчиков с наибольшим доходом в верхней части списка (рис. 1б). Если в сводной таблице применяется сортировка по возрастанию (убыванию), следует создать правило, контролирующее порядок сортировки по полю. Причем это правило (в отношении этого поля) будет применяться даже после добавления новых полей в сводную таблицу (рис. 1в).
Рис. 1. Сортировка по полю Заказчик : (а) по умолчанию – от А до Я; (б) в порядке уменьшения дохода; (в) порядок сортировки по полю Заказчик не изменился при добавлении поля Сектор
Скачать заметку в формате или , примеры в формате
Сортировка заказчиков в порядке убывания дохода
Чтобы отсортировать строки сводной таблицы в порядке убывания дохода, выберите любую ячейку столбца Сумма по полю Доход , например, Е4 (но не заголовок), и щелкните на значке ЯА , находящемся на вкладке Данные (рис. 2). Подобная сортировка напоминает стандартную, но это лишь внешнее сходство. При выполнении сортировки сводной таблицы Excel создает правило, которое будет работать и после внесения дополнительных изменений в сводную таблицу.
На примере сводной таблицы, находящейся в столбцах G:I (рис. 1в), видно, что произойдет после добавления нового внешнего поля строки Сектор . Сводная таблица продолжает сортировать данные в порядке убывания дохода внутри каждого сектора. Например, в секторе Производство на первом месте находится компания General Motors с доходом 750 163 доллара. За ней следует компания Ford с доходом 622 794 доллара. Если даже удалить поле Заказчик из сводной таблицы, выполнить дополнительные настройки и вернуть это поле обратно, но уже в область столбцов, Excel запомнит сортировку заказчиков в порядке уменьшения дохода.
Чтобы в сводной таблице, находящейся в столбцах G:I (рис. 1в), секторы также были отсортированы в порядке убывания дохода, можно пойти одним из трех способов:
- Выделите ячейку G4, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Свернуть всё поле , чтобы скрыть все элементы, которые относятся к заказчику. После того как на экране будут отображаться лишь одни секторы, выделите ячейку I4 и щелкните на значке ЯА на вкладке Данные для выполнения сортировки по убыванию. Таким образом, будет создано правило сортировки для поля Сектор . Повторно выделите ячейку G4, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Развернуть всё поле.
- Временно удалите поле Заказчик из сводной таблицы, отсортируйте таблицу по убыванию дохода (методом, который был описан для рис. 2), а потом вновь верните поле Заказчик .
- Воспользуйтесь возможностями команды Дополнительные параметры сортировки (я пользуюсь именно этим методом). Чтобы вызвать команду: (а) выделите ячейку G4, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Сортировка → Дополнительные параметры сортировки (рис. 3) или (б) кликните на значке треугольника в поле Сектор , а затем выберите пункт Дополнительные параметры сортировки (рис. 4). В обоих случаях откроется окно Сортировка (рис. 5). Установите переключатель в положение по убыванию и выберите строку Сумма по полю Доход .
Рис. 3. Вызов команды Дополнительные параметры сортировки правой кнопкой мыши
Рис. 4. Вызов команды Дополнительные параметры сортировки с помощью меню Сортировка и фильтры поля Сектор
Рис. 5. Настройка параметров в окне Сектор
В левом нижнем углу диалогового окна Сортировка находится кнопка Дополнительно… После щелчка на этой кнопке на экране появится диалоговое окно . В этом окне можно: (а) задать пользовательский список, который будет использоваться для сортировки по первому ключу (подробнее см. ниже); (б) вместо столбца Общий итог в качестве базового столбца сортировки выбрать другой столбец.
Например, для сводной таблицы, изображенной на рис. 6 можно задать сортировку не по общему доходу, а по доходу от продажи одного вида товаров, например, Устройств (обратите внимание, что заказчики отсортированы не по столбцу F, а по столбцу С).
Рис. 6. Дополнительные параметры позволяют отсортировать заказчиков не по общему доходу, а по доходу от продаж товара Устройство
Чтобы выполнить такую сортировку:
- Раскройте список Заказчик, находящийся в ячейке А4.
- Выберите параметр Дополнительные параметры сортировки.
- В диалоговом окне Сортировка (Заказчик) щелкните на кнопке Дополнительно …
- В диалоговом окне Дополнительные параметры сортировки (Заказчик) выберите раздел Порядок сортировки и установите переключатель Значения в выделенном столбце .
- Щелкните в поле ссылки, а затем выберите ячейку С5. Обратите внимание на то, что нужно щелкнуть в одной из ячеек значений Устройство , поскольку на заголовке Устройство в ячейке С4 щелкнуть невозможно.
- Чтобы завершить установку параметров дважды кликните ОK.
Не пугайтесь, описание этого пошагового алгоритма приведено, скорее, в обучающих целях. Начиная с Excel 2013 сортировка данных сводной таблицы существенно упростилась. Теперь кнопки ЯА и АЯ на вкладке Данные используют интеллектуальные алгоритмы сортировки. При попытке выполнить сортировку с помощью этих кнопок программа попытается предугадать намерения пользователя, основываясь на том, какая ячейка была выделена перед нажатием кнопки сортировки (рис. 7):
- А1, С1, D1, Е1, F1, F2, А30, F30 – не доступны
- А2:А29 – расположит по алфавиту имена заказчиков в столбце А
- В1, В2, С2, D2, E2 – расположит по алфавиту названия товаров в строке 2
- В30, С30, D30, E30 – расположит по убыванию (возрастанию) суммы дохода в строке 30
- по возрастанию (убыванию) продаж В3:В29 – модулей, С3:С29 – устройств, D3:D29 – деталей, Е3:Е29 – препаратов, F3:F29 – итого.
Сортировка вручную
Обратите внимание на то, что в диалоговом окне Сортировка (см. рис. 5) можно вручную определить правила сортировки данных. Но сортировка сводной таблицы вручную также выполняется другим, весьма необычным способом. В отчете сводной таблицы на рис. 8а показана последовательность категорий товаров, отсортированных в алфавитном порядке: Деталь, Модуль, Препарат и Устройство . Обратите внимание на то, что объем проданных товаров, относящихся к категории Деталь , не наибольший. И вряд ли стоит эту категорию отображать первой. Установите указатель мыши в ячейке Е4 и введите слово Деталь . Стоит лишь нажать клавишу Enter , как Excel определит, что вы решили переместить колонку Деталь в последний столбец таблицы. Все числовые значения, относящиеся к этой категории товаров, переместятся из столбца В в столбец Е. Значения, относящиеся к другим категориям товаров, сместятся влево. Подобное поведение выглядит нелогичным и присуще лишь сводным таблицам Excel. Обычный набор данных Excel переупорядочить таким образом не удастся. На рис. 8б показана сводная таблица после перемещения заголовка нового столбца в ячейку Е4.
Рис. 8. Сортировка вручную: (а) категории товаров отсортированы по алфавиту, (б) категория Деталь размещена последней
Любители мыши могут просто перетаскивать заголовки требуемых колонок (или отдельные строки). Щелкните в области заголовка столбца и удерживайте указатель мыши над границей диапазона выделенных ячеек до тех пор, пока он не приобретет вид четырехнаправленной стрелки. Начинайте перетаскивать ячейку в выбранное место; появится указатель в виде жирной линии и засечками. Как только вы отпустите кнопку мыши, числовые значения тут же переместятся в новую колонку. Учтите, что при использовании ручной сортировки товары, добавляемые в источник данных, добавляются в конец списка. Это связано с тем, что программа Excel не знает, куда именно нужно добавить новый регион.
Сортировка данных согласно пользовательским спискам
Еще одно решение проблемы, связанной с настройкой последовательности представления полей, заключается в создании пользовательских списков. С помощью подобного списка будут сортироваться сводные таблицы, создаваемые в дальнейшем. По умолчанию Excelсодержит четыре пользовательских списка: для дней недели, месяцев года и сокращенных названий дней недели и месяцев года. Программа сортирует названия дней недели в естественной последовательности, начиная с Пн и кончая Вс (а не по алфавиту).
Чтобы создать собственный список сортировки, выполните следующие действия:
- В свободной от данных области рабочего листа введите названия категорий товаров в последовательности, которая соответствует создаваемому пользовательскому списку. В каждой ячейке вводите по одному названию, а названия располагайте в одном столбце (рис. 9).
- Выделите полученный список названий категорий товаров (ячейки А10:А13).
- Выберите вкладку ленты Файл и в нижней части панели навигации, отображенной в окне слева, щелкните на кнопке Параметры для открытия диалогового окна Параметры Excel.
- Выберите категорию Дополнительно , перейдите в раздел Общие и щелкните на кнопке Изменить списки .
- В диалоговом окне Списки адрес диапазона, содержащего предварительно выделенный список названий, отображается в поле Импорт списка из ячеек (рис. 10). Щелкните на кнопке Импорт , чтобы сформировать новый список категорий товаров на основе указанных данных. Новый список добавляется в нижнюю часть области Списки .
- Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Списки . Щелкните еще раз на кнопке ОК для закрытия диалогового окна Параметры Excel .
Рис. 10. Окно Списки
Только что созданный список сохраняется в настройках программы и становится доступным в следующих сеансах Excel. Теперь во всех сводных таблицах, создаваемых в будущем, будет выполняться автоматическая сортировка по полю товара в соответствии с порядком, задаваемым в списке. На рис. 11 показана новая сводная таблица (которая была создана на основе уже после добавления пользовательского списка товаров), отсортированная в соответствии с созданным списком.
Чтобы отсортировать ранее созданные сводные таблицы в соответствии с новым пользовательским списком, выполните следующие действия:
- Раскройте список поля Товар и выберите параметр Дополнительные параметры сортировки .
- В диалоговом окне Сортировка (Товар) выберите кнопку по возрастанию (от А до Я) по полю , а в раскрывающемся списке выберите Товар .
- Щелкните на кнопке Дополнительно …
- В диалоговом окне Дополнительные параметры сортировки (Товар) отмените установку флажка Автосортировка .
- Раскройте список Сортировка по первому ключу и выберите список, включающий названия категорий товара (рис. 12).
- Дважды щелкните на кнопке ОК.
Заметка написана на основе книги Билл Джелен, Майкл Александер. . Глава 4.
Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.
Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.
Порядок сортировки в Excel
Существует два способа открыть меню сортировки:
- Щелкнуть правой кнопкой мыши по таблице. Выбрать «Сортировку» и способ.
- Открыть вкладку «Данные» - диалоговое окно «Сортировка».
Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:
Сортировка таблицы по отдельному столбцу:
- Чтобы программа правильно выполнила задачу, выделяем нужный столбец в диапазоне данных.
- Далее действуем в зависимости от поставленной задачи. Если нужно выполнить простую сортировку по возрастанию/убыванию (алфавиту или обратно), то достаточно нажать соответствующую кнопку на панели задач. Когда диапазон содержит более одного столбца, то Excel открывает диалоговое окно вида: Чтобы сохранилось соответствие значений в строках, выбираем действие «автоматически расширить выделенный диапазон». В противном случае отсортируется только выделенный столбец – структура таблицы нарушится.
Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.
Сортировка по цвету ячейки и по шрифту
Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.
Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:
- Выделяем столбец – правая кнопка мыши – «Сортировка».
- Из предложенного списка выбираем «Сначала ячейки с выделенным цветом».
- Соглашаемся «автоматически расширить диапазон».
Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».
В открывшемся окне вводим необходимые параметры:
Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.
По такому же принципу сортируются данные по шрифту.
Сортировка в Excel по нескольким столбцам
Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.
- Открываем меню «Настраиваемая сортировка». Назначаем первый критерий.
- Нажимаем кнопку «Добавить уровень».
- Появляются окошки для введения данных следующего условия сортировки. Заполняем их.
Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.
Сортировка строк в Excel
По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:
- В диалоговом окне «Настраиваемой сортировки» нажать кнопку «Параметры».
- В открывшемся меню выбрать «Столбцы диапазона».
- Нажать ОК. В окне «Сортировки» появятся поля для заполнения условий по строкам.
Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.
Случайная сортировка в Excel
Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.
Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.
Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.
Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.
Динамическая сортировка таблицы в MS Excel
Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.
- Есть набор простых чисел, которые нужно отсортировать по возрастанию.
- Ставим курсор в соседнюю ячейку и вводим формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно так. В качестве диапазона указываем весь столбец. А в качестве коэффициента – функцию СТРОКА со ссылкой на первую ячейку.
- Изменим в исходном диапазоне цифру 7 на 25 – «сортировка» по возрастанию тоже изменится.
Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.
Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.
- Исходные данные – перечень неких названий в произвольном порядке. В нашем примере – список фруктов.
- Выделяем столбец и даем ему имя «Фрукты». Для этого в поле имен, что находится возле строки формул вводим нужное нам имя для присвоения его к выделенному диапазону ячеек.
- В соседней ячейке (в примере – в В5) пишем формулу: Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание Ctrl + Shift + Enter. Размножаем формулу на весь столбец.
- Если в исходный столбец будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: Добавим в диапазон «фрукты» еще одно значение «помело» и проверим:
Скачать формулы сортировки данных в Excel
Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.
Работа с таблицами во многих случаях требует анализа содержащихся в них данных. Excel предоставляет мощные средства для обработки информации, возможность построения статистических отчетов и выборки данных по условию. Но иногда достаточно просто произвести сортировку элементов, чтобы решить поставленную задачу.
Упорядочивание чисел
Сортировка чисел по возрастанию или убыванию – распространенная задача. Она помогает выстроить числовые параметры – количество товаров и клиентов, суммы продаж и доходов, и представить информацию в более наглядном виде. Сделаем в Excel сортировку этих данных.
Например, в таблице файла туристической компании хранится информация о стоимости проживания в отеле. Цена зависит от типа номера и предлагаемого питания. Турист заинтересован в поиске наиболее экономного размещения, поэтому нужно отсортировать данные по возрастанию цены.
Для этого выделяем столбец таблицы «Стоимость, руб.» и заходим на вкладку «Главная». В блоке «Редактирование» находится группа инструментов «Сортировка и фильтр». Выбираем из меню пункт «Сортировка по возрастанию».
Программа, обнаружив наличие связанных столбцов, уточняет, нужно ли выполнять сортировку в Excel только по выделенному полю, или же расширить диапазон.
Выбираем «Расширить», так как мы заинтересованы в упорядочивании полных записей таблицы, и нажимаем «Сортировка». Записи выстроены в порядке возрастания стоимости проживания.
Эта операция выполняется еще проще, если таблица отформатирована по стилю. В таком случае нужно вызвать контекстное меню столбца, щелкнув по выпадающему списку в заголовке графы. В меню находятся аналогичные команды, с помощью которых можно выполнить сортировку в Excel.
Для того чтобы числа были отсортированы верно, обратите внимание на корректность формата данных в столбце. Если значения внесены в таблицу как текст, а не число, выстраивание пройдет не в ожидаемом порядке. В таблице приведен пример сортировки чисел 10, 11, 100, 15, 110, 132 в зависимости от формата данных.
Упорядочивание текста
В Excel сортировка столбцов, содержащих текст, выполняется так же, как и операция с числами. Произведем эту команду в колонке уже известной нам таблицы цен на комнаты в отеле «Питание». Выделяем столбец кликом по его заголовку и открываем панель инструментов «Редактирование» вкладки «Главная». Теперь в выпадающем меню вместо команд сортировки по возрастанию и убыванию расположены команды сортировки от А до Я и наоборот.
Выполняем построение ячеек от А до Я, опять же указывая расширение диапазона операции.
При упорядочивании строковых данных убедитесь в том, что значения не содержат начальных пробелов, так как в таком случае желаемый порядок ячеек будет нарушен. Эта проблема случается, если информация выгружается в файл из другого источника: базы данных, стороннего приложения или другого файла.
Для форматированных таблиц сортировку в Excel выполнить еще проще. Зайдя в контекстное меню заголовка колонки, вы также увидите команды построения ячеек в порядке от А до Я и наоборот.
Упорядочивание дат
Все указанные выше операции, применимые для чисел и строковой информации, используются и для выстраивания дат и времени. Отличие состоит только в наименовании команды, для такого типа данных она называется «Сортировка от старых к новым» и наоборот. Ниже показан пример.
Для дат действует то же правило, что и для чисел: чтобы упорядочивание прошло корректно, убедитесь в том, что сортируемая информация представлена именно в формате даты, а не в текстовом.
Настраиваемые списки
Но не всегда есть возможность выстроить необходимый список штатными средствами, бывает необходимость выполнить сортировку в Excel по полям, к которым не подходит ни один из описанных выше методов. К примеру, в списке дел на неделю мы хотим выстроить задачи по дням недели.
Чтобы выполнить такую сортировку, программа предоставляет возможность использования настраиваемых списков. В MS Excel есть ряд предустановленных списков, одним из которых и является перечень дней недели. Чтобы их посмотреть, зайдите на вкладку «Данные» и найдите панель инструментов сортировки и фильтрации Excel. По кнопке «Сортировка» открывается окно выполнения операции по нескольким столбцам.
В поле «Порядок» выбираем элемент «Настраиваемый список». Из перечня выбираем дни недели и нажимаем ОК.
Упорядочивание по цвету и значкам
Еще одной удобной опцией выстраивания элементов ячейки по порядку является возможность их сортировки по цвету. При этом может использоваться цвет как заливки, так и шрифта текста. В таблице дел обозначим рабочие задачи оранжевым цветом, семейные дела – голубым, праздники – бежево-желтым. И выстроим их по типу.
Для этого заходим в настраиваемую сортировку. Кроме описанного выше способа, можно воспользоваться меню панели «Редактирование» вкладки «Главная». Выбираем из списка команд «Сортировка и фильтр» элемент «Настраиваемая сортировка».
Выбираем поле «Задача», тип «Цвет ячейки» и устанавливаем оранжевый цвет сверху. Чтобы домашние дела находились внизу списка, добавляем еще один уровень и для тех же параметров устанавливаем голубой цвет снизу.
Этот способ позволяет упорядочивать элементы таблицы и по значкам. Например, мы можем пометить отдельные задачи восклицательным знаком как важные и выводить их в начале списка.
Выше мы описали, как в Excel сделать сортировку данных разных типов, используя цвет ячеек и шрифта текста и пометки в строках. Надеемся, эта информация поможет вам в работе с программой.
Событие Worksheet_Change не реагирует на пересчет формул.
Если диапазоны, на которые ссылаются формулы, находятся далеко от таблицы (или на других листах) и их нельзя включить в проверяемый диапазон Target, можно использовать событие пересчета листа:
Private Sub Worksheet_Calculate() Application.EnableEvents = False .CurrentRegion.Sort , xlDescending, Header:=xlYes Application.EnableEvents = True End Sub
Application.EnableEvents - чтобы избежать зацикливания, на время сортировки отключаем события листа.
Сортировка будет происходить при пересчете формул. Чтобы пересчет происходил и при ручном изменении данных, в произвольную ячейку нужно добавить формулу с летучей функцией (летучая - пересчитывается при любом изменении на листе), например:
СЕГОДНЯ()
Недостаток данного решения - сортировка включается при любом изменении на листе.
Если пересчет формул происходит не часто, можно параллельно с Worksheet_Change использовать событие активации листа - Worksheet_Activate
Для удобства работы с большим массивом данных в таблицах, их постоянно нужно упорядочивать по определенному критерию. Кроме того, для выполнения конкретных целей, иногда весь массив данных не нужен, а только отдельные строки. Поэтому, чтобы не путаться в огромном количестве информации, рациональным решением будет упорядочить данные, и отфильтровать от других результатов. Давайте выясним, как производится сортировка и фильтрация данных в программе Microsoft Excel.
Сортировка является одним из самых удобных инструментов при работе в программе Microsoft Excel. С помощью неё, можно расположить строчки таблицы в алфавитном порядке, согласно данным, которые находятся в ячейках столбцов.
Сортировку данных в программе Microsoft Excel можно выполнять, воспользовавшись кнопкой «Сортировка и фильтр», которая размещена во вкладке «Главная» на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Но, прежде, нам нужно кликнуть по любой ячейке того столбца, по которому мы собираемся выполнить сортировку.
Например, в предложенной ниже таблице следует отсортировать сотрудников по алфавиту. Становимся в любую ячейку столбца «Имя», и жмем на кнопку «Сортировка и фильтр». Чтобы имена упорядочить по алфавиту, из появившегося списка выбираем пункт «Сортировка от А до Я».
Как видим, все данные в таблице разместились, согласно алфавитному списку фамилий.
Для того, чтобы выполнить сортировку в обратном порядке, в том же меню выбираем кнопку Сортировка от Я до А».
Список перестраивается в обратном порядке.
Нужно отметить, что подобный вид сортировки указывается только при текстовом формате данных. Например, при числовом формате указывается сортировка «От минимального к максимальному» (и, наоборот), а при формате даты – «От старых к новым» (и, наоборот).
Настраиваемая сортировка
Но, как видим, при указанных видах сортировки по одному значению, данные, содержащие имена одного и того же человека, выстраиваются внутри диапазона в произвольном порядке.
А, что делать, если мы хотим отсортировать имена по алфавиту, но например, при совпадении имени сделать так, чтобы данные располагались по дате? Для этого, а также для использования некоторых других возможностей, все в том же меню «Сортировка и фильтр», нам нужно перейти в пункт «Настраиваемая сортировка…».
После этого, открывается окно настроек сортировки. Если в вашей таблице есть заголовки, то обратите внимание, чтобы в данном окне обязательно стояла галочка около параметра «Мои данные содержат заголовки».
В поле «Столбец» указываем наименование столбца, по которому будет выполняться сортировка. В нашем случае, это столбец «Имя». В поле «Сортировка» указывается, по какому именно типу контента будет производиться сортировка. Существует четыре варианта:
- Значения;
- Цвет ячейки;
- Цвет шрифта;
- Значок ячейки.
Но, в подавляющем большинстве случаев, используется пункт «Значения». Он и выставлен по умолчанию. В нашем случае, мы тоже будем использовать именно этот пункт.
В графе «Порядок» нам нужно указать, в каком порядке будут располагаться данные: «От А до Я» или наоборот. Выбираем значение «От А до Я».
Итак, мы настроили сортировку по одному из столбцов. Для того, чтобы настроить сортировку по другому столбцу, жмем на кнопку «Добавить уровень».
Появляется ещё один набор полей, который следует заполнить уже для сортировки по другому столбцу. В нашем случае, по столбцу «Дата». Так как в данных ячеек установлен формат даты, то в поле «Порядок» мы устанавливаем значения не «От А до Я», а «От старых к новым», или «От новых к старым».
Таким же образом, в этом окне можно настроить, при необходимости, и сортировку по другим столбцам в порядке приоритета. Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».
Как видим, теперь в нашей таблице все данные отсортированы, в первую очередь, по именам сотрудника, а затем, по датам выплат.
Но, это ещё не все возможности настраиваемой сортировки. При желании, в этом окне можно настроить сортировку не по столбцам, а по строкам. Для этого, кликаем по кнопке «Параметры».
В открывшемся окне параметров сортировки, переводим переключатель из позиции «Строки диапазона» в позицию «Столбцы диапазона». Жмем на кнопку «OK».
Теперь, по аналогии с предыдущим примером, можно вписывать данные для сортировки. Вводим данные, и жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого, столбцы поменялись местами, согласно введенным параметрам.
Конечно, для нашей таблицы, взятой для примера, применение сортировки с изменением места расположения столбцов не несет особенной пользы, но для некоторых других таблиц подобный вид сортировки может быть очень уместным.
Фильтр
Кроме того, в программе Microsoft Excel существует функция фильтра данных. Она позволяет оставить видимыми только те данные, которые вы посчитаете нужными, а остальные скрыть. При необходимости, скрытые данные всегда можно будет вернуть в видимый режим.
Чтобы воспользоваться данной функцией, становимся на любую ячейку в таблице (а желательно в шапке), опять жмем на кнопку «Сортировка и фильтр» в блоке инструментов «Редактирование». Но, на этот раз в появившемся меню выбираем пункт «Фильтр». Можно также вместо этих действий просто нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+L.
Как видим, в ячейках с наименованием всех столбцов появился значок в виде квадрата, в который вписан перевернутый вниз треугольник.
Кликаем по этому значку в том столбце, по данным которого мы собираемся проводить фильтрацию. В нашем случае, мы решили провести фильтрацию по имени. Например, нам нужно оставить данные только работника Николаева. Поэтому, снимаем галочки с имен всех остальных работников.
Когда процедура выполнена, жмем на кнопку «OK».
Как видим, в таблице остались только строки с именем работника Николаева.
Усложним задачу, и оставим в таблице только данные, которые относятся к Николаеву за III квартал 2016 года. Для этого, кликаем по значку в ячейке «Дата». В открывшемся списке, снимаем галочки с месяцев «Май», «Июнь» и «Октябрь», так как они не относятся к третьему кварталу, и жмем на кнопку «OK».
Как видим, остались только нужные нам данные.
Для того, чтобы удалить фильтр по конкретному столбцу, и показать скрытые данные, опять кликаем по значку, расположенному в ячейке с заглавием данного столбца. В раскрывшемся меню кликаем по пункту «Удалить фильтр с…».
Если же вы хотите сбросить фильтр в целом по таблице, тогда нужно нажать кнопку «Сортировка и фильтр» на ленте, и выбрать пункт «Очистить».
Если нужно полностью удалить фильтр, то, как и при его запуске, в этом же меню следует выбрать пункт «Фильтр», или набрать сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+Shift+L.
Кроме того, следует заметить, что после того, как мы включили функцию «Фильтр», то при нажатии на соответствующий значок в ячейках шапки таблицы, в появившемся меню становятся доступны функции сортировки, о которых мы говорили выше: «Сортировка от А до Я», «Сортировка от Я до А», и «Сортировка по цвету».
Умная таблица
Сортировку и фильтр можно также активировать, превратив область данных, с которой вы работаете, в так называемую «умную таблицу».
Существует два способа создания «умной таблицы». Для того, чтобы воспользоваться первым из них, выделяем всю область таблицы, и, находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке на ленте «Форматировать как таблицу». Данная кнопка находится в блоке инструментов «Стили».
После этого, открывается диалоговое окно, в котором можно изменить координаты таблицы. Но, если вы ранее выделили область правильно, то больше ничего делать не нужно. Главное, обратите внимание, чтобы около параметра «Таблица с заголовками» стояла галочка. Далее, просто нажать на кнопку «OK».
Если вы решили воспользоваться вторым способом, тогда тоже нужно выделить всю область таблицы, но на этот раз перейти во вкладку «Вставка». Находясь тут, на ленте в блоке инструментов «Таблицы», следует нажать на кнопку «Таблица».
После этого, как и в прошлый раз, откроется окно, где можно скорректировать координаты размещения таблицы. Жмем на кнопку «OK».
Независимо от того, каким способом вы воспользуетесь при создании «умной таблицы», в итоге получите таблицу, в ячейках шапки которой уже будет установлены значки фильтров, описанные нами ранее.
При нажатии на этот значок, будут доступны все те же функции, что и при запуске фильтра стандартным способом через кнопку «Сортировка и фильтр».
Как видим, инструменты сортировки и фильтрации, при правильном их использовании, могут значительно облегчить пользователям работу с таблицами. Особенно актуальным вопрос их использования становится в том случае, если в таблице записан очень большой массив данных.