Ako poslať dokument e-mailom pre figuríny. Pri práci s poľami „Komu“ („Komu“), „Kopírovať“ („Kópia“), „Skrytá kópia“ („Bcc“) Agio pošle kópiu na zadaný e-mail

kúzelník_roman v koncepte "slepej kópie", naučiť sa nerobiť hlúposti

Prekvapivo, veľa ľudí, keď potrebuje poslať e-mail viacerým ľuďom naraz, jednoducho uvedie adresy do poľa „Komu“, je to normálne, keď je tento e-mail adresovaný vašim kolegom alebo priateľom, ale keď posielate listy skupine klientov tak všetkým zobrazujete adresy iných príjemcov, čím v podstate odhaľujete svoju základňu adries.

Jediné, čo vaši klienti musia urobiť, je poslať tento list vášmu konkurentovi a vaše kontakty okamžite uniknú.

Je to zvláštne, ale mnohí ďaleko od hlúpych ľudí sú prekvapení, keď sa dozvedia, že ak potrebujete poslať list mnohým príjemcom, aby o sebe nevedeli, existuje na to pole „Bcc“.

Napríklad pre mail.ru to bude vyzerať takto:

A tak ešte raz v krátkosti:uviedol adresy v „kom“ - každý vidí, komu ste listy poslali, uvedené v „slepej kópii“ - každý si myslí, že list je len pre neho.

A každý príjemca dostane list, kde v poli „komu“ bude len jeho adresu . V prípade iných programov, ak nemôžete nájsť, kde sa má Skrytá kópia, požiadajte niekoho, aby vám to ukázal. Ďalší malý bod, musíte zadať jednu adresu do poľa „komu“, väčšina programov alebo poštových serverov vám neumožní poslať list bez tohto parametra.

A tak, keď príde na rozosielanie ponúk, noviniek skupine vašich klientov – tu je prax používania skrytej kópie jasná, musíte skryť svoju adresu. Zaujímavý bod o odosielaní listu svojim kolegom, tu sa odporúča konať podľa situácie, napríklad poslať list so žiadosťou o zaslanie návrhov (napríklad na zlepšenie služieb zákazníkom) a ak každý kolega vidí, že iný ľudia dostali rovnaký list, potom s najväčšou pravdepodobnosťou neodpovedia - budú sa spoliehať na ostatných, čo znamená, že musíte použiť skrytú kópiu. Ak je táto objednávka vykonaná, potom napríklad označenie šéfa vášho kolegu jednoducho urobí zázraky a vaša objednávka bude vykonaná.

Samostatný problém s dodávateľmi. Na jednej strane uvedenie všetkých príjemcov v kópii by malo dodávateľovi ukázať, že máte na výber a mal by vám ponúknuť dobré ceny. Na druhej strane manažér, ktorý dostal váš list, keď vidí, že bol odoslaný nielen jemu, s najväčšou pravdepodobnosťou bude s vašou žiadosťou zaobchádzať „chladne“. Osobne si myslím, že v prípade dodávateľov je potrebné použiť skrytú kópiu, minimálne na ochranu obchodného tajomstva, ale skôr na dobrý vzťah s manažérom dodávateľa.

Môžete si prečítať nedávny prípad omylu špecialistu, keď všetci príjemcovia videli iných príjemcov: V tomto chate sa všetkým páči, boli tam naozaj úctyhodní ľudia – režiséri, no napriek tomu mnohí dostali ako odpoveď spam.

No ako vždy, diskusia v komentároch je vítaná.

Dobrý čas! Dnes si povieme niečo o zálohovaní SMS odoslaním všetkých správ z vášho smartfónu na email. Môže to byť potrebné tak jednoducho na účely ukladania korešpondencie, ako aj na ďalšie spracovanie správ, napríklad vyhľadávanie potrebných informácií v správach (kontakty, mená, ceny atď.) aplikáciami tretích strán, ktoré zase pracujú s E-mail. Pozrime sa na možnosť takéhoto kopírovania pomocou smartfónu so systémom Android.

Vytvorte poštovú schránku

Ak chcete odosielať a ukladať všetky správy e-mailom, musíte si najprv zaregistrovať poštovú schránku; na to je ideálna pošta z yandex.ru. Môžete použiť aj svoju existujúcu schránku, ale odporúčam zaregistrovať si novú. Po prvé, v priebehu času sa v ňom nahromadí veľké množstvo SMS správ, ktoré môžu narúšať prácu s bežnými listami, a po druhé, ak pripojíte svoju poštovú schránku k analytickej službe tretej strany, neuvádzajte prihlasovacie meno a heslo pre hlavný e-mail v ňom. .

Nainštalujte si aplikáciu SMS Backup + do smartfónu s Androidom

Na odosielanie všetkých SMS správ do vašej schránky si budete musieť nainštalovať a nakonfigurovať špeciálnu aplikáciu SMS Backup +, ktorú si môžete stiahnuť z play.goole.com alebo apk-dl.com (alternatíva pre smartfóny, ktoré nepoužívajú Google Play ) alebo.

Aplikácia bola testovaná na Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Je deklarovaná podpora pre verziu 2.xx.

Nastavenie zálohy SMS +

Spustite aplikáciu;
Po spustení aplikácie vyberte v ponuke, ktorá sa otvorí, položku: Rozšírené nastavenia;
Ďalej prejdite na nastavenia zálohovania;
Začiarknite políčka Záložná SMS a Predpona predmetu e-mailu, zrušte začiarknutie políčok Záložná MMS, Záložný denník hovorov (nepotrebujeme MMS a históriu hovorov, aj keď ich môžete zálohovať aj vy);
Vráťte sa do predchádzajúcej ponuky a prejdite do časti Nastavenia servera IMAP;
Vyberte položku ponuky Authentication,

nastavte hodnotu parametra na obyčajný text;
Vyberte položku ponuky Adresa servera, zadajte hodnotu: imap.yandex.ru:993
Vyberte položku ponuky Zabezpečenie a zadajte hodnotu: SSL
Vyberte položku ponuky Prihlásenie (váš účet IMAP), zadajte svoje prihlasovacie meno, potom vyberte položku ponuky Heslo (heslo vášho účtu IMAP), zadajte heslo pre poštu yandex.ru;
V hlavnej ponuke začiarknite políčko Automatické zálohovanie;
Ďalej prejdite na Nastavenia automatického zálohovania, vyberte položku ponuky Pravidelný plán a nastavte časový interval, v ktorom sa budú odosielať SMS na nami zadaný účet schránky (napríklad každé 2 hodiny).

Aplikácia SMS Backup + vám umožňuje nielen vytvárať záložné kópie e-mailu, ale aj obnovovať správy z neho. Príslušné nastavenia obnovy nájdete v časti Rozšírené nastavenia -> Obnoviť nastavenia.

Po odoslaní správ e-mailom sa všetky umiestnia do priečinka s názvom: SMS.

Analýza SMS odoslanej na e-mail

Po prijatí zoznamu SMS správ na vašu e-mailovú adresu môžete použiť špeciálny softvér na analýzu údajov, ktoré obsahujú. Môžete napríklad sledovať SMS z banky so správami o peňažných príjmoch a debetoch, na základe ktorých môžete automaticky viesť finančné záznamy. Podobné riešenie som implementoval pre „spoločnú nákupnú stránku“, kedy sa všetky SMS správy od Banky prijaté organizátormi JV zhromažďujú na jednom mieste, analyzujú a na základe nich systém zobrazuje v ovládacom paneli údaje o tom, ktorý používateľ umiestnil objednávka vykonala platbu.

Niekedy je potrebné automaticky preposlať všetky listy, ktoré prídu na jeden z vašich e-mailov, na iný e-mail. Aby to bolo jasnejšie, tu je príklad. Máte poštu na Yandex a Google (Gmail). Neustále používate GMail, toto je vaša hlavná pošta a z času na čas Yandex. Takže, aby ste sa pravidelne neprihlasovali do svojej pošty Yandex, môžete sa uistiť, že listy sa odtiaľ budú odosielať do GMail automaticky, a potom sa nebudete musieť vôbec prihlasovať do svojho účtu Yandex, aby ste pravidelne kontrolovali nové listy.

V tomto článku vám ukážem, ako nastaviť preposielanie listov z jednej pošty do druhej na príklade rôznych poštových služieb.

Toto všetko funguje vo všetkých emailových službách rovnako, rozdiel je len v ich rozhraniach, t.j. príslušné nastavenia sú umiestnené inak.

Predtým som sa v sérii článkov zaoberal iným spôsobom, ako dostávať listy na požadovaný e-mail z iných e-mailových účtov. Spočíva v tom, že si nenastavíte automatické preposielanie listov, o ktorom budem dnes rozprávať, ale v nastaveniach pripojíte požadovanú schránku (funkcia sa volá “Zber pošty”), napríklad cez protokol POP3 a odtiaľ začína neustály zber nových listov. Metóda je podobná, no v niektorých prípadoch je jej nastavenie náročnejšie ako pri bežnom prevode.

Ak vás zaujíma spôsob zhromažďovania pošty, potom je to popísané v príslušných článkoch: zbierka v GMail, v Yandex, v Mail.ru

Nižšie podrobne ukážem, ako nastaviť posielanie listov z pošty Yandex. A potom sa krátko dotknem ďalších 2 poštových služieb (GMail a Mail.ru), na ktorých sa všetko robí podobným spôsobom, s jediným rozdielom v rozhraní.

Nastavenie preposielania pošty z Yandex na akýkoľvek iný e-mail

Prejdite do nastavení pošty a vyberte „Pravidlá spracovania e-mailov“.

Kliknite na „Vytvoriť pravidlo“.

Teraz bude našou úlohou vytvoriť pravidlo, podľa ktorého poštová služba určí, že všetky listy musia byť odoslané na inú adresu, ktorú určíte.

Ak chcete, aby sa odosielali tie listy, ktoré sú označené ako „Spam“, budete musieť na Yandex vytvoriť 2 samostatné pravidlá.

Vytvorenie 1. záväzného pravidla. Preposielanie všetkých e-mailov okrem spamu

V nastaveniach pravidiel odstráňte podmienku „Ak“, ktorá sa pridá na začiatku, kliknutím na krížik vedľa nej. Pretože nepotrebujeme nastavovať podmienky na výber žiadnych konkrétnych písmen. Koniec koncov, všetko, čo príde poštou, prepošleme do „Doručenej pošty“.

V hornej časti, kde môžete nakonfigurovať, pre ktoré e-maily sa má vytvorené pravidlo použiť, by ste mali vybrať „na všetky e-maily okrem spamu“ a „s prílohami a bez nich“.

Nižšie začiarknite políčko „Preposlať na adresu“ a uveďte svoj e-mail, na ktorý chcete posielať všetky listy z aktuálne otvoreného e-mailu. Povoľte tiež možnosť „Uložiť kópiu pri preposielaní“.

Kliknite na tlačidlo „Vytvoriť pravidlo“.

Yandex vás požiada o zadanie hesla. Zadajte heslo pre svoj aktuálny e-mail a kliknite na „Potvrdiť“.

Pravidlo sa vytvorí, ale vedľa neho sa zobrazí správa „Čaká sa na potvrdenie adresy“.

Teraz musíte prejsť na e-mailovú adresu, ktorú ste zadali na odosielanie listov, a potvrdiť tam odoslanie. To sa deje v poštových službách, aby ste nemohli posielať listy na náhodné adresy, ku ktorým nemáte prístup.

V tomto e-maile nájdite list od „Yandex.Mail“, otvorte ho a prejdite na odkaz odtiaľ.

Kliknite na „Potvrdiť ďalej“.

Pripravený! Teraz sa všetky listy, ktoré skončia vo vašej druhej pošte (Yandex) v priečinku „Doručená pošta“, automaticky preposielajú do vašej hlavnej pošty, ktorú ste zadali v pravidle.

Poznámka! Podľa vyššie vytvoreného pravidla sa listy z priečinka Spam nepreposielajú! Pretože pravidlo uvádza „pre všetky e-maily okrem spamu“ a do pravidla nebudete môcť okamžite zahrnúť „Spam“, pretože preposielanie e-mailov so spamom nefunguje a zobrazí sa chyba „Pre e-maily z priečinka Spam , preposielanie e-mailov pomocou filtra nie je možné.“

Môžete sa však uistiť, že sa odosiela aj spam. Ak to chcete urobiť, musíte vytvoriť ďalšie pravidlo, ktoré automaticky prenesie všetok spam do priečinka „Doručená pošta“. Preto, ak potrebujete posielať spam aj vy, pozrite si nižšie informácie o vytvorení 2. pravidla.

Niekedy potrebné listy skončia v spame, takže ak vôbec neplánujete ísť kontrolovať svoju druhú poštu a rátať len s automatickým preposielaním listov odtiaľ, potom odporúčam nastaviť si aj preposielanie spamových listov !

Vytvorenie 2. pravidla. Ak potrebujete preposlať „spam“

Vytvorme ďalšie pravidlo.

Tu musíme uviesť, že všetky písmená, ktoré služba označuje ako „Spam“, by sa mali preniesť do doručenej pošty.

Ak to chcete urobiť, v hornej časti, kde „Použiť“, vyberte „iba na spam“ a „s prílohami a bez príloh“.

Odstráňte podmienku „Ak“, stále ju tu nepotrebujeme.

Začiarknite políčko „Vložiť do priečinka“ a vyberte „Doručená pošta“.

Kliknite na „Vytvoriť pravidlo“.

Pravidlo je pripravené!

Po všetkých vykonaných manipuláciách budú všetky listy, ktoré vám prídu na druhý mail (kde nastavíte preposielanie), spracované podľa vytvorených pravidiel. To znamená, že ak dostanete poštou list, ktorý služba označila ako spam, potom sa tento list automaticky umiestni do vašej doručenej pošty, podľa vytvoreného pravidla č.2 (ak sa ho rozhodnete nastaviť). A všetko, čo je v priečinku „Doručená pošta“, bude podľa pravidla č. 1 odoslané na vami zadaný e-mail.

Nastavenie preposielania pomocou Mail.ru ako príkladu

Prejdite do nastavení pošty a vyberte časť „Pravidlá filtrovania“.

Vyberte možnosť „Pridať presmerovanie“.

Zadajte, na ktorú adresu sa majú listy posielať a kliknite na „Uložiť“.

Potvrďte svoju akciu zadaním hesla pre svoj e-mail Mail.ru.

Prejdite na e-mailovú adresu, na ktorú budete posielať listy, nájdite tam list z Mail.ru a kliknite na odkaz z listu (je to potrebné na potvrdenie preposielania).

V ďalšom okne kliknite na „Potvrdiť“ a zobrazí sa správa, že prenos je potvrdený.

Na stránke Mail.ru sa vráťte do časti „Pravidlá filtrovania“ a povoľte posielanie ďalej:

Ak potrebujete preposielať e-maily označené ako „Spam“, musíte vytvoriť rovnaké pravidlo ako v príklade s poštou Yandex. V časti „Pravidlá filtrovania“ pridajte nové pravidlo, v ktorom zadáte nasledujúce nastavenia.

čo je e-mail? V modernom svete podnikania je to:

Tvoja tvár. Práve pomocou emailu dokážete v očiach protistrany vytvoriť pozitívny obraz alebo pokaziť prvý dojem.
Váš pracovný nástroj. Veľa komunikácie s vonkajším svetom prebieha cez e-mail. Preto, ak ovládate tento nástroj, môžete si výrazne uľahčiť život.
Silné rozptýlenie. Vonkajší svet sa k vám snaží dostať, rozptýliť vás a zviesť vás prostredníctvom e-mailu.

Z tohto pohľadu sa pozrime na prácu s e-mailom. Začnime niečím jednoduchým.

Formátovanie listu

Používam e-mailového klienta Mozilla Thunderbird, takže ho použijem ako príklad. Vytvorme nové písmeno a prechádzame zhora nadol cez zoznam polí.

Komu. Kopírovať. Skrytá kópia

Niektorí možno nevedia, ale „Komu“ v Mozille možno zmeniť na „Kópia“ alebo „Skrytá kópia“.

Komu: píšeme hlavného príjemcu alebo viacerých príjemcov oddelených bodkočiarkou.
Kopírovať: píšeme niekomu, kto by si mal list prečítať, ale od koho neočakávame reakciu.
Skrytá kópia: píšeme niekomu, kto by si mal list prečítať, ale ostatným príjemcom listu by mal zostať neznámy. Je vhodné ho použiť najmä na hromadné zasielanie obchodných listov, ako sú oznámenia.

Nesprávne v hromadných zásielkach označte príjemcov pomocou polí „Kopírovať“ alebo „Komu“. Niekoľkokrát do roka dostávam listy, ktoré uvádzajú 50 – 90 príjemcov v poli „Kópia“. Dochádza k porušovaniu súkromia. Nie všetci vaši príjemcovia musia vedieť, s kým ďalším pracujete na podobnej téme. Je dobré, ak sú to ľudia, ktorí sa navzájom poznajú. Čo ak sú na zozname konkurenčné spoločnosti, ktoré o sebe navzájom nevedia? Minimálne sa treba pripraviť na zbytočné vysvetľovanie a maximálne s jedným z nich ukončiť spoluprácu. Nerobte to týmto spôsobom.

Predmet listu

Profesionálne poštové služby často píšu (niekedy rozumne) o dôležitosti predmetu e-mailu na svojich firemných blogoch. Najčastejšie však hovoríme o obchodných listoch, kde predmet listu rieši problém „e-mail by sa mal otvoriť“.

Diskutujeme o každodennej obchodnej korešpondencii. Tu téma rieši problém „list a jeho autora je potrebné ľahko identifikovať a potom nájsť“. Navyše, vaša usilovnosť sa vám vráti vo forme karmy mnohých odpovedí, iba s predponami Re: alebo FWD, medzi ktorými budete musieť hľadať požadované písmeno k téme.

Dvadsať listov je objem jednodňovej korešpondencie pre stredného manažéra. Vôbec nehovorím o podnikateľoch a majiteľoch firiem; ich počet listov niekedy klesá na 200 alebo viac za deň. Preto ešte raz: neposielajte e-maily s prázdnym predmetom.

Ako teda správne formulovať predmet e-mailu?

Chyba #1 : V predmete iba názov spoločnosti. Napríklad „Sky“ a to je všetko. Po prvé, pravdepodobne nie ste jediný z vašej spoločnosti, ktorý s touto protistranou komunikuje. Po druhé, takáto téma neprináša žiadny význam, pretože názov vašej spoločnosti je viditeľný už z adresy. Po tretie, hádajte, ako bude vaša poštová schránka vyzerať s týmto prístupom ku korešpondencii? Niečo také.

Je vhodné hľadať v takýchto témach?

Chyba #2 : honosný, predajný titulok. Je skvelé, ak viete písať takéto nadpisy. Je však vhodné využívať tieto zručnosti v obchodnej korešpondencii? Pamätajte na účel predmetu obchodného e-mailu: nie predávať, ale poskytovať identifikáciu a vyhľadávanie.

Text listu

Existuje mnoho návodov na písanie pre rôzne príležitosti. Napríklad Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a ďalší majstri slova majú veľa užitočných informácií. Odporúčam vám prečítať si ich články, aspoň pre zlepšenie všeobecnej gramotnosti a zlepšenie celkového štýlu písaného prejavu.

V procese písania listu musíme urobiť niekoľko rozhodnutí postupne.

Otázka slušnosti . V úvode listu sa môžete rozplývať v ústretovosti či dokonca nežnostiach v duchu „Môj milý Rodya, už sú to viac ako dva mesiace, čo som sa s tebou písomne rozprával, z čoho som sám trpel a dokonca som sa ani trochu nevyspal. noci, premýšľanie." Veľmi zdvorilé a veľmi nákladné, a to z hľadiska času na napísanie takéhoto úvodu, ako aj z hľadiska času, ktorý má partner na prečítanie. Korešpondencia je biznis, pamätáš? Nie je to esej v epištolárnom žánri pre súťaž alebo list Raskolnikovovej matke, ale obchodná korešpondencia.

Rešpektujeme svoj čas a čas príjemcu!

Predstaviť sa a pripomenúť okolnosti vášho zoznámenia má zmysel len v prvom liste odoslanom po letmom stretnutí na výstave. Ak ide o pokračovanie spolupráce alebo prebiehajúcej korešpondencie, v prvom liste dňa napíšeme: „Ahoj, Ivan“, v druhom a ďalších: „Ivan, ...“.

Príťažlivosť . Vždy ma znepokojovala otázka, na koho sa obrátiť v liste, ak je adresátov viacero. Nedávno som napísal list adresovaný trom dievčatám menom Anna. Bez akýchkoľvek pochybností som napísal „Ahoj, Anna“ a netrápil som sa. Takéto šťastie však nie je vždy tak.

Čo ak sú príjemcovia traja alebo dokonca siedmi a nemajú rovnaké meno? Môžete ich uviesť podľa mena: "Dobré popoludnie, Rodion, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovich." Ale je to dlhé a chce to čas. Môžete napísať: "Dobrý deň, kolegovia!"

Pre seba používam pravidlo oslovovania menom osoby v poli „Komu“. A tých v kópii vôbec nekontaktujte. Toto pravidlo tiež umožňuje presnejšie určiť (jedného!) adresáta listu a účel tohto listu.

Citácia . Korešpondencia je často reťazec listov s otázkami a odpoveďami - jedným slovom dialóg. Považuje sa za osvedčený postup nevymazávať históriu korešpondencie a napísať svoju odpoveď na začiatok citovaného textu, aby ste si po týždni, keď sa k tejto korešpondencii vrátite, mohli ľahko prečítať dialóg zhora nadol, zostupne podľa dátumu.

Z nejakého dôvodu je predvolené nastavenie v Mozille „Umiestniť kurzor za citovaný text“. Odporúčam zmeniť v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“ → „Skladanie a adresovanie“. Musí to tak byť.

Účel listu . Existujú dva typy obchodných listov:

keď jednoducho informujeme partnera (napríklad správu o vykonanej práci za mesiac);
a keď niečo chceme od spolubesedníka. Napríklad tak, že priloženú faktúru odsúhlasí na úhradu.

Povzbudzujúcich listov je spravidla mnohonásobne viac ako oznamovacích listov. Ak chceme od partnera niečo dosiahnuť, je veľmi dôležité povedať to listom v obyčajnom texte. Výzva na akciu by mala byť doplnená názvom a mala by byť poslednou vetou v liste.

Nesprávne : "Porfiry Petrovič, viem, kto rozsekal starú ženu na smrť."

Správny : "Porfiry Petrovič, bol som to ja, kto rozsekal starú ženu na smrť, urobte opatrenia, aby ste ma zatkli, som unavený z utrpenia!"

Prečo by mal korešpondent premýšľať za vás, čo robiť s týmto listom? Koniec koncov, môže urobiť nesprávne rozhodnutie.

Podpis v texte . Musí byť. Okrem toho vám všetci e-mailoví klienti umožňujú nakonfigurovať automatickú náhradu podpisov, napríklad klasické „S pozdravom…“. V Mozille sa to robí v ponuke „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.

Či do podpisu písať kontakty alebo nie je osobná vec každého. Ak ste ale nejakým spôsobom spojený s predajom, určite napíšte. Aj keď sa obchod neuskutoční v dôsledku komunikácie, v budúcnosti vás možno ľahko nájsť pomocou kontaktov z podpisu.

Nakoniec ešte jedna funkcia tela listu pre tých účastníkov rozhovoru, ktorí neradi (nemôžu, nechcú, nemajú čas) odpovedať na vaše listy. V tele listu uveďte predvolenú hodnotu. Napríklad: "Porfiry Petrovič, ak ma neprídeš zatknúť do piatku o 12:00, potom sa považujem za amnestovaného." Termín samozrejme musí byť skutočný (text z príkladu by ste nemali posielať v piatok o 11:50). Príjemca musí byť fyzicky schopný prečítať váš list a konať podľa neho. Takéto „ticho“ vás zbavuje zodpovednosti za nereagovanie partnera. Ako vždy, musíte k používaniu tejto funkcie pristupovať s rozumom. Ak človek odpovedá na vaše listy včas a pravidelne, takéto ultimátum ho môže, ak nie uraziť, tak trochu vystresovať alebo viesť k rozhodnutiu neodpovedať na list hneď, ale prinútiť vás počkať do piatku.

Prílohy

Listy často prichádzajú s prílohami: životopisy, obchodné návrhy, odhady, plány, skeny dokumentov - veľmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj populárnych chýb.

Chyba : obrovská investícia. Často dostávam e-maily s prílohami do veľkosti 20 MB. Spravidla ide o skeny niektorých dokumentov vo formáte TIFF, s rozlíšením 600dpi. E-mailový program korešpondenta takmer určite na niekoľko minút zamrzne v márnom pokuse o načítanie ukážky prílohy. A nedajbože, aby sa príjemca pokúsil prečítať tento list na smartfóne...

Osobne takéto písmená okamžite mažem. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši skôr, ako si ho prečítate? Skontrolujte si výšku investície. Odporúča sa, aby to nebolo viac ako 3 MB.

Čo robiť, ak prekročí?

Skúste prekonfigurovať skener na iný formát a rozlíšenie. Napríklad PDF a 300 dpi vytvárajú celkom čitateľné skeny.
Zamyslite sa nad programami ako WinRar alebo archivátor 7zip. Niektoré súbory sa dokonale komprimujú.
Čo robiť, ak je príloha obrovská a nemôžete ju stlačiť? Napríklad takmer prázdna účtovná databáza váži 900 MB. Na pomoc príde cloudové úložisko informácií: Dropbox, Disk Google a podobne. Niektoré služby, ako napríklad Mail.ru, automaticky konvertujú veľké prílohy na odkazy na cloudové úložisko. Svoje informácie uložené v cloude však radšej spravujem sám, takže automatizáciu od Mail.ru nevítam.

A ešte jedno nie úplne samozrejmé odporúčanie o investíciách – ich názov . Musí byť zrozumiteľné a prijateľné pre príjemcu. Raz sme vo firme pripravovali komerčný návrh v mene... nech je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Od manažéra som dostal list s návrhom CP na schválenie a príloha obsahovala súbor s názvom „ForFedi.docx“. Manažér, ktorý mi to poslal, mal dialóg, ktorý vyzeral asi takto:

Vážený manažér, ste osobne pripravený osloviť tohto váženého muža a nazvať ho Fedya?

Nejako nie, je to rešpektovaný muž, každý ho volá krstným menom a priezviskom.

Prečo ste prílohu nazvali „For Fedi“? Ak mu to hneď pošlem, myslíte, že si u nás kúpi sekery pomocou tohto CP?

Neskôr som to chcel premenovať...

Prečo pripravovať časovanú bombu – odmietnutie potenciálneho klienta – alebo si vytvárať prácu navyše premenovaním súboru? Prečo hneď nepomenovať prílohu správne: „Pre Fjodora Michajloviča.docx“ alebo ešte lepšie – „KP_Sky_Axes.docx“.

Takže máme viac-menej vytriedené e-maily ako „tvár“. Prejdime k pohľadu na email ako nástroj efektívnej práce a povedzme si o jeho rozptyľovacej zložke.

Práca s písmenami

E-mail je silné rozptýlenie. Ako každé rozptýlenie, aj e-mail je potrebné riešiť sprísnením pravidiel a zavedením pracovných harmonogramov.

Minimálne musíte vypnúť VŠETKY upozornenia na doručenie pošty. Ak je e-mailový klient predvolene nakonfigurovaný, budete upozornení zvukovým signálom, ikona vedľa hodín bude blikať a zobrazí sa náhľad písmena. Jedným slovom, urobia všetko preto, aby vás najskôr odtrhli od namáhavej práce a potom vás ponorili do priepasti neprečítaných listov a neprezretých korešpondencií – mínus hodina alebo dve z vášho života.

Niektorí ľudia majú silnú vôľu, ktorá im umožňuje nenechať sa rozptyľovať upozorneniami, no bežným ľuďom je lepšie nepokúšať osud a vypnúť ich. V Mozilla Thunderbird sa to robí cez ponuku „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Všeobecné“ → „Keď sa objavia nové správy“.

Ak neexistujú žiadne upozornenia, ako môžete pochopiť, že prišiel list?

Veľmi jednoduché. Vy sami si vedome vyhraďte čas na triedenie pošty, otvorenie e-mailového klienta a zobrazenie všetkých neprečítaných správ. Dá sa to robiť dvakrát denne, napríklad na obed a večer, alebo počas nútených odstávok, napríklad v dopravných zápchach.

Ľudia sa často pýtajú, ako je to s dobou odozvy a urgentnými listami? Odpovedám: nemáte v pošte súrne listy. Pokiaľ nepracujete na oddelení zákazníckej podpory (toto oddelenie má svoje pravidlá pre prácu s poštou).

Ak existujú naliehavé listy, odosielateľ vás o tom informuje prostredníctvom iných kanálov - telefón, SMS, Skype. Potom vedome prejdete do svojho e-mailového klienta a spracujete urgentnú poštu. Všetci guru time managementu (napríklad Gleb Arkhangelsky so svojím „Time Drive“) deklarujú štandardnú odpoveď na e-mail do 24 hodín. Toto je normálne pravidlo slušného správania – nečakajte od svojho partnera okamžité odpovede prostredníctvom e-mailu. Ak existuje naliehavý list, upozornite na to rýchlejšími komunikačnými kanálmi.

Takže sme vypli upozornenia a teraz zapíname e-mailového klienta podľa nášho plánu.

Čo robiť, keď prejdeme na poštu a zapojíme sa do činnosti nazývanej „triedenie e-mailov“? Kde je začiatok a koniec tejto práce?

Počul som veľa o systéme nulovej schránky, ale bohužiaľ som sa nestretol s jediným človekom, ktorý by ho používal. Musel som znovu vynájsť svoje koleso. Na Lifehacker sú články na túto tému. Napríklad, " ". Nižšie vo svojom výklade budem hovoriť o systéme nulovej schránky. Bol by som vďačný, keby sa GTD guru vyjadrili a pridali alebo vylepšili popísaný systém.

Je dôležité pochopiť a akceptovať, že e-mail nie je plánovač úloh ani archív pre vaše aktivity. Preto by mal byť priečinok Doručená pošta vždy prázdny. Keď začnete triediť doručenú poštu, nezastavujte sa a nenechajte sa ničím rozptyľovať, kým tento priečinok nevyprázdnite.

Čo robiť s e-mailami v doručenej pošte? Musíte postupne prejsť každé písmeno a odstrániť ho. Áno, stačí zvýrazniť a stlačiť kláves Delete na klávesnici. Ak sa nemôžete prinútiť vymazať list, budete sa musieť rozhodnúť, čo s ním urobíte.

Dokážete odpovedať za tri minúty? Musím na to odpovedať? Áno, je to potrebné a odpoveď nezaberie viac ako tri minúty, potom odpovedzte okamžite.
Musíte odpovedať, ale príprava odpovede zaberie viac ako tri minúty. Ak používate plánovač úloh, ktorý vám umožňuje previesť e-mail na úlohu, premeňte e-mail na úlohu a na chvíľu naň zabudnite. Ja napríklad využívam úplne úžasnú službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovať si osobnú e-mailovú adresu: list na ňu prepošlete a zmení sa na úlohu. Ak však nemáte plánovač úloh, presuňte písmeno do podpriečinku „0_Run“.
Po rýchlej odpovedi na list, jeho premene na úlohu alebo jednoduchom prečítaní sa musíte rozhodnúť, čo ďalej s touto správou: vymazať ju alebo poslať do jedného z priečinkov na dlhodobé uloženie.

Tu sú priečinky na dlhodobé ukladanie, ktoré mám.

0_Execute. Nemám taký priečinok, ale ak nemáte plánovač, opakujem, môžete sem umiestniť listy, ktoré vyžadujú podrobnú prácu. Tento priečinok je tiež potrebné pravidelne čistiť, ale s premysleným prístupom v čase, ktorý je na to špeciálne určený.
1_Ref. Tu dávam listy s informáciami o pozadí: uvítacie listy s prihláseniami z rôznych webových služieb, letenky na nadchádzajúce lety atď.
2_Projekty. Je tu uložený archív korešpondencie o partneroch a projektoch, s ktorými existujú aktuálne vzťahy. Pre každý projekt alebo partnera bol samozrejme vytvorený samostatný priečinok. Do priečinka partnera vkladám listy nielen od jeho zamestnancov, ale aj listy zamestnancov Neb týkajúce sa tohto partnera. Veľmi pohodlné: v prípade potreby je všetka korešpondencia o projekte po ruke niekoľkými kliknutiami.
3_Múzeum. Sem som dal tie písmená, ktoré by bolo škoda vymazať a ich prínos nie je zrejmý. Sem migrujú aj priečinky s uzavretými projektmi z „2_Projects“. Stručne povedané, „múzeum“ ukladá prvých kandidátov na odstránenie.
4_Dokumenty. Tu sú listy s elektronickými vzormi dokumentov, ktoré môžu byť v budúcnosti užitočné na účtovanie, napríklad správy o odsúhlasení od klientov, vstupenky na uskutočnené výlety. Priečinok má veľa podobností s priečinkami „2_Projects“ a „1_Reference“, sú v ňom uložené iba účtovné informácie a informácie o správe sú uložené v priečinku „2_Projects“. V „4_Documents“ sú mŕtve informácie a v „2_Projects“ sú živé informácie.
5_Znalosti. Sem dávam len naozaj užitočné newslettery, ku ktorým sa chcem po čase vrátiť pre inšpiráciu alebo hľadanie riešení.

Existujú ďalšie nastavenia e-mailového klienta, ktoré sú dôležité pre fungovanie tohto systému. Po prvé, v predvolenom nastavení je v Thunderbirde začiarkavacie políčko „Označiť správy ako prečítané“. Radšej to robím vedome, takže dole s vlajkou! Ak to chcete urobiť, prejdite do ponuky „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Rozšírené“ → „Čítanie a zobrazenie“.

Po druhé, používame filtre . Predtým som aktívne používal filtre, ktoré automaticky preposielali listy do príslušných priečinkov na základe adresy odosielateľa. Napríklad listy od právnika boli presunuté do priečinka „Právnik“. Tento prístup som opustil z niekoľkých dôvodov. Po prvé: listy od právnika sa v 99% prípadov týkajú nejakého projektu alebo partnera, čo znamená, že musia byť presunuté do priečinka tohto partnera alebo projektu. Po druhé: Rozhodol som sa pridať povedomie. Sami sa musíte rozhodnúť, kde sa má konkrétny list uložiť, a je pohodlnejšie hľadať nespracované správy iba na jednom mieste - v doručenej pošte. Teraz používam filtre len na organizovanie automatických bežných listov z rôznych systémov do priečinkov, teda listov, ktoré odo mňa nevyžadujú rozhodovanie. Filtre v Mozilla Thunderbird sa konfigurujú v ponuke „Nástroje“ → „Filtre správ“.

Takže pri správnom prístupe by e-mail mal trvať 10 až 60 minút denne, v závislosti od objemu korešpondencie.

Áno a ešte jedna vec. Máte už vypnuté upozornenia na príchod nových listov? ;)

Ako poslať dokument e-mailom pre figuríny, tri jednoduché spôsoby.

Chcete vedieť, ako neustále zarábať peniaze online od 500 rubľov denne?
Stiahnite si moju bezplatnú knihu
=>>

S rozvojom World Wide Web sa objavilo viac spôsobov komunikácie medzi ľuďmi na diaľku. Teraz môžete nielen niekomu zavolať bez toho, aby ste opustili svoj domov, ale aj poslať e-mail.

Zároveň pomocou e-mailu môžete posielať listy s prílohami vo forme rôznych textových dokumentov, prezentácií, fotografií, videí a pod. Samozrejme, celý proces odoslania emailu s prílohou je celkom jednoduchý.

Pre začínajúcich používateľov je však niekedy ťažké zvládnuť túto úlohu bez vonkajšej pomoci. Tento článok sa bližšie pozrie na odosielanie e-mailov s prílohami.

Ako poslať dokument e-mailom

Napriek množstvu rôznych služieb, ktoré poskytujú možnosť posielať listy elektronicky cez internet (Yandex.Mail, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler a ďalšie), všetky fungujú podľa rovnakého algoritmu.

Len priloženie súboru v takýchto službách sa môže mierne líšiť. Vo všeobecnosti však platí, že ak chcete odoslať e-mail s prílohou, môžete postupovať podľa nasledujúceho postupu:

Najprv sa musíte prihlásiť do svojho účtu v službe a kliknúť na „Napísať“ alebo na iné tlačidlo, ktoré poskytuje poštová služba na písanie listu elektronicky.
Potom v riadku „Komu“ uveďte e-mailovú adresu príjemcu.
V prípade potreby môžete do poľa „Predmet“ uviesť predmet svojho listu.
Ďalej, okrem obyčajného textu, ak potrebujete odoslať dokument alebo iný súbor z počítača, musíte nájsť nástroj, ktorý je za to zodpovedný, v službe, ktorú používate, a kliknúť naň. Napríklad, ak na tieto účely používate Yandex.Mail, Gmail alebo Yahoo, musíte kliknúť na ikonu vo forme kancelárskej sponky a na Mail.ru a Rambler je tlačidlo „Pripojiť súbor“.
Keď nájdete dokument, ktorý chcete odoslať, kliknite naň myšou, vyberte ho a kliknite na tlačidlo „Otvoriť“.
Po nahratí súborov do poštovej služby skontrolujte, či je list správne naformátovaný (komu ho posielate a čo presne). Ak existuje viac dokumentov, ako potrebujete, alebo ste si vybrali nesprávnu vec, spravidla sa vedľa nej na pravej strane zobrazí ikona koša, kliknutím na ktorú sa nepotrebný súbor odstráni. Ak chcete pridať dokument, znova kliknite buď na kancelársku sponku alebo na „Priložiť súbor“.
Ak chcete odoslať e-mail príjemcovi, kliknite na tlačidlo „Odoslať“.

Za zmienku tiež stojí, že pri použití mobilnej verzie poštových schránok je algoritmus akcií podobný rozšírenému. To znamená, že ak ste na cestách a požadovaný dokument máte v telefóne alebo tablete, tak ak máte mobilnú aplikáciu, dá sa poslať aj e-mailom.

V tomto prípade tiež vyplňte všetky povinné polia a potom kliknite na kancelársku sponku alebo „Priložiť súbor“, čím dokument pridáte a odošlete. Ako vidíte, všetko je celkom jednoduché a pohodlné.

Odoslať odkaz

Ak je váš dokument uložený v cloudových službách, ako sú Disk Google, Yandex Drive a iné, alebo ste dokument vytvorili v Dokumente Google, môžete poslať odkaz na dokument.

Ak to chcete urobiť, otvorte dokument, kliknite na nastavenia prístupu a skopírujte odkaz, ktorý môžete poslať e-mailom. Ak ide o dokumenty uložené na Disku, môžete si ich stiahnuť do počítača; ak ide o dokument v Dokumentoch Google, môžete ho spoločne upravovať, upravovať, komentovať atď.

Slovo

Ak na vytváranie a úpravu dokumentov používate program Word, môžete funkciu odosielania e-mailov nastaviť raz a potom ju používať.

Inštrukcie:

Venujte pozornosť hornému panelu, konkrétne karte - poštové zásielky. Mala by sa tam objaviť nová ikona s názvom, ktorý ste jej dali.

Teraz, po vytvorení alebo úprave dokumentu, kliknite na túto ikonu. Stačí uviesť e-mail príjemcu a dokument bude odoslaný na zadanú adresu.

Ako poslať dokument e-mailom, súhrn

Ukázal som vám tri spôsoby, ako poslať dokument e-mailom, vyberte si ten, ktorý je pre vás najpohodlnejší. Keď pošlete list, pochopíte, že v tomto procese nie je nič zložité.

Hlavná vec, ktorú musíte pochopiť, je, že papierový dokument neposielate, zostáva vám. Vy pošlete jeho elektronickú kópiu a príjemca si ju v prípade potreby sám vytlačí.

Ak však chcete poslať papierový originál akéhokoľvek dokumentu, mali by ste použiť našu bežnú poštu a poslať dokument doporučene.

Užitočné články:

P.S. Prikladám snímku obrazovky mojich zárobkov v pridružených programoch. A pripomínam, že takto si môže zarobiť každý, dokonca aj začiatočník! Hlavná vec je robiť to správne, čo znamená učiť sa od tých, ktorí už zarábajú peniaze, teda od profesionálov v internetovom obchode.

Získajte zoznam osvedčených pridružených programov v roku 2018, ktoré platia peniaze!

Stiahnite si kontrolný zoznam a hodnotné bonusy zadarmo
=>> “Najlepšie affiliate programy roku 2018”