Avtomatizirani informacijski sistemi v dow. Programski sistemi za avtomatizacijo predšolskih otrok. Viri upravljavskih informacij
S problemom elektronskega dokumenta je tesno povezan problem elektronskega upravljanja dokumentov in avtomatizacije predšolskih izobraževalnih ustanov.
Trenutno so različna podjetja razvila in implementirala veliko število sistemov za avtomatizirano upravljanje dokumentov (ADMS), za katere so značilni specifični pristopi ter računalniško-komunikacijski načini implementacije. Na žalost ta razvoj nima enotne terminologije. Izdelki razvojnih podjetij nosijo imena: sistem za avtomatizacijo dokumentov, računalniški sistem avtomatizacija pisarniškega dela in dokumentnega toka, pisarniški sistem, porazdeljeni sistem za upravljanje dokumentov, elektronski arhiv itd. Raznolikost v imenih razvitih in razvitih sistemov samo nakazuje, da se danes to področje informacijskega trga še ni izoblikovalo kot samostojen segment, v nekaterih primerih pa se izdelki ASUD pojavljajo kot povezani razvoj ali stranski produkt pri reševanju druge kompleksnejše težave.
Vendar pa število ASUD precej hitro narašča. Približno 30-40 podjetij redno sodeluje na konferencah DOCFLOW in potrošnikom ponuja svoj razvoj. To so seveda največji razvijalci, ki postavljajo tehnično raven tehnološke rešitve. Znano je tudi, da so številni avtomatizirani krmilni sistemi razviti posebej za notranja uporaba in niso dani v promet.
Na žalost v tem sektorju informacijska industrija, kljub očitni potrebi ni vzpostavljenega sistema za spremljanje razvoja, ki se pojavlja na trgu, prav tako ni jasno delujočega sistema za njihovo licenciranje in certificiranje. Pregledi sistemskih strokovnjakov so redki te vrste v vodilnih računalniških in informacijskih publikacijah, da ne govorimo o publikacijah za pisarniško delo in arhive. Zadnje objavljene recenzije si zaslužijo odobravanje, čeprav uporabljena merila, kazalniki vrednotenja in terminologija z vidika teorije in prakse upravljanja dokumentov niso optimalni. Nihče od udeležencev primerjalna analiza sistemi niso testirani na skladnost z veljavnimi standardi in pravili za delo z dokumenti, stroški implementacije določenega sistema niso primerjani s pridobljenimi neposrednimi in posrednimi koristmi (da o ekonomskem učinku niti ne govorimo).
Očitno bi morali to delo opraviti neodvisni strokovnjaki, na primer VNIIDAD, za bolj kvalificirano oceno prednosti ali slabosti določenega ASUD.
Načela razvoja in kriteriji izbire avtomatiziranih sistemov vodenja
Poskusimo razmisliti o glavnih trendih razvoja avtomatiziranih nadzornih sistemov.
Najprej ugotavljamo, da je za ustvarjanje polnopravnega izdelka sistemski pristop tisti, ki omogoča, da po uvedbi avtomatiziranega nadzornega sistema govorimo o celoviti rešitvi problema dokumentne podpore za upravljanje v organizacija.
Druga značilnost sistema je, ali je specializiran sistem ali sistem za splošne namene? Se pravi, ali je sistem zasnovan posebej za predšolske vzgojne ustanove ali ga je poleg drugih namenov mogoče prilagoditi za opravljanje (ali hkrati opravljanje) nalog predšolskih vzgojnih ustanov?
Tretjič, za potrošnika so pomembni stroški sistema in obseg organizacije, v kateri se lahko uporablja, ter obseg pretoka dokumentov.
Ko potrošniki izberejo želeni sistem, morajo najprej upoštevati, za kakšno strukturo upravljanja je izbran ASUD. Po našem mnenju lahko ločimo naslednje kategorije potrošnikov:
1) kompleksne hierarhične strukture (ministrstvo, oddelek, korporacija, banka itd.);
2) teritorialne oblasti (uprave mest, zveznih subjektov, občin itd.);
3) gospodarske in neprofitne organizacije srednje in nižje ravni.
Seveda je zgornja sistematizacija pogojna, vendar v glavnem absorbira glavne vrste potrošnikov ASUD. Za vsako od teh skupin potrošnikov obstaja več ponudb.
Na primer, razvoj podjetij "Electronic Office Systems", "Vest", "Ankey", "Lanit" in drugi so namenjeni ministrstvom in oddelkom; za drugo kategorijo potrošnikov so najbolj znani dogodki " Granit-Center«, Znanstveno-tehnični center Moskovskega inštituta za razvoj. Večina razvoja je namenjena potrošnikom tretje kategorije organizacij. Tukaj ste lahko pozorni na izdelke Intertrust, IT, Optima, Centrinvestsoft in drugi.
Eden izmed produktov, ki izpolnjuje skoraj vse zahteve prakse pisarniškega dela, je sistem Delo-96 in njegove kasnejše modifikacije, ki jih je razvilo podjetje Electronic Office Systems. Ta sistem ustreza tradiciji domačega pisarniškega dela in upošteva obstoječe regulativne in metodološke zahteve za takšne sisteme.
Strokovnjaki Inter Trust, ki pri svojem razvoju uporabljajo tehnologije Lotus, so izbrali nekoliko drugačen pristop k oblikovanju avtomatiziranih nadzornih sistemov. V široki paleti razvoja podjetja sistemi vodenja dokumentacije zavzemajo vredno mesto. Prvi produkt podjetja v tej smeri je bil dokumentacijski podporni sistem »Office Media«.
Nabor baz podatkov »Office Media« deluje v okolju Lotes Notes in omogoča avtomatizacijo pisarniškega dela ter organizacijskih in vodstvenih dejavnosti podjetij in organizacij. Uporabniki sistema so lahko službe državnih in komercialnih struktur, kot so storitve: dokumentacijska podpora, nadzor nad izvajanjem dokumentov, informacijska podpora. zunanji stiki organizacija, upravljanje s kadri, vodenje prodaje in marketinga in drugo.
Nova beseda podjetja Inter Trust je nedavno razvit tako imenovani »korporacijski sistem elektronskega upravljanja dokumentov in pisarniške avtomatizacije«.
Drug primer ASUD lahko imenujemo razvoj državnega raziskovalno-proizvodnega podjetja "Granit-Center" avtomatiziranega sistema za pretok dokumentov in pisarniškega upravljanja za organizacijo "Gran-Doc", ki je v Moskvi precej znana. občinske strukture upravljanje.
Namen sistema je avtomatizacija glavnih procesov obdelave dokumentov: računovodstvo, beleženje poti od registracije do odpisa, spremljanje vsake faze pregleda dokumentov, pridobivanje osnovnih informacij o dokumentih, analiza dokumentnega toka organizacije.
Uporaba originalne tehnologije obdelave dokumentov pripomore k učinkovitejšemu upravljanju dokumentnega toka v organizaciji in zagotavlja spremljanje delovne discipline.
Sistemske zahteve za upravljanje dokumentov
Za sodoben sistem vodenja dokumentacije v organizaciji je mogoče oblikovati določene zahteve.
Najprej mora avtomatizirani nadzorni sistem v celoti opravljati vse naloge dokumentacijske podpore za upravljanje: pripravo dokumentov, njihovo registracijo, nadzor nad izvedbo, iskanje dokumentov, njihovo shranjevanje in referenčno delo na nizu dokumentov.
Sistem mora biti zgrajen na enotnih metodoloških izhodiščih, programskih, strojnih in tehnoloških rešitvah ter v okviru obstoječih organizacijskih in pravnih pogojev v obliki domače zakonodaje, državnih standardov, navodil in zahtev.
Avtomatiziran nadzorni sistem mora zagotoviti popolno uporabo (integracijo) zbranega informacijskega vira in izvajati načelo enkratnega vnosa informacij in njihove ponovne uporabe, tako dokumentirane kot dejanske. Sistem naj bi skrbnikom pomagal tudi pri izbiri poti za pretok dokumentov znotraj organizacije, kar bi zagotavljalo potrebno stopnjo zaščite informacij pred nepooblaščenim dostopom.
ACS v sodobnih razmerah bi moral biti sposoben razširitve v določenih komponentah (št tehnične naprave in tehnologije, število dokumentov (količina informacij), število uporabnikov) in se lahko v razumnih mejah prilagajajo spreminjajočim se zahtevam uporabnikov.
Kot inovacijo upravljanja lahko štejemo uvedbo celovitega sistema za avtomatizacijo upravljanja dokumentov, ki omogoča upoštevanje vzorcev inovacijskega procesa in njegovo učinkovito organizacijo.
Glede na inovativni potencial ločimo dve glavni vrsti inovacij:
o radikalne (osnovne), ki odpirajo bistveno nove priložnosti, ki uvajajo kvalitativne spremembe v načine človekovega delovanja;
o spreminjanje, zagotavljanje izboljšav obstoječih metod in oblik dela.
Združiti je treba radikalne in spreminjajoče se inovacije v procesu upravljanja. V praksi se srečujemo tudi s psevdoinovacijami, ki se nanašajo le na zunanje atribute in jih narekuje prestiž ali reklama.
V sodobnih razmerah lahko uvedbo digitalnega upravljanja dokumentov in uporabo elektronskega upravljanja dokumentov štejemo za korenito novost.
Inovacije modificirajočega tipa se pojavljajo pogosteje kot radikalne in zagotavljajo prilagajanje spreminjajočim se razmeram in nalogam. Na primer, delne izboljšave organizacije vodstvenega dela in pretoka dokumentov same po sebi dajejo pozitivne rezultate. Toda možnosti spreminjanja inovacij so omejene in na določeni stopnji ne morejo več nadomestiti potreb organizacije. In potem lahko zamuda pri razvoju in izvajanju obsežnejših ali radikalnih inovacij (v našem primeru celovit sistem avtomatizacije za predšolske izobraževalne ustanove) povzroči stagnacijo in zmanjšanje učinkovitosti upravljanja.
»Življenjski cikel« integriranega sistema avtomatizacije predšolske vzgoje kot inovacije upravljanja vključuje naslednje faze: zavedanje potrebe po inovaciji in njen razvoj; odločitev za prehod na nova tehnologija, njegov razvoj; stabilno delovanje in razvoj. Inovacija ne bo popolna, če se ustavi na kateri koli vmesni stopnji. Na koncu »življenjskega cikla« vsake inovacije se ponovno pokaže potreba po delnih ali večjih izboljšavah.
Inovacijski proces je predvsem rezultat kreativnega reševanja nastajajočih problemov. Zato je stopnja zavedanja potrebe po inovaciji in njenega razvoja hkrati proces priprave in sprejemanja upravljavskih odločitev, od katerih utemeljenosti in pravočasnosti so v veliki meri odvisni rezultati naslednjih stopenj. Implementacija predlagane novosti je odvisna predvsem od tega, s kakšnimi metodami smo zbirali in obdelovali informacije, analizirali problemsko situacijo, razvili možnosti in izbrali rešitev. Poleg tega je treba med razvojem in izbiro rešitve analizirati posledice inovacije in značilnosti njene implementacije. Pri izvajanju konkretnih ukrepov za uvajanje inovacij upravljanja na področju dokumentne avtomatizacije se predpostavlja, da se bodo upoštevala medsebojna razmerja med glavnimi komponentami upravljanja informacij.
Faza razvoja inovacije zajema obdobje, ki je potrebno za odpravo ugotovljenih pomanjkljivosti in izvedbo ustreznih sprememb. Velik pomen na tej stopnji ima nadzor nad dejavnostmi delavcev (na primer skladnost z zahtevami za tehnologijo dela v korporativni sistem pretok dokumentov). Pomembno je, da se tehnologija upravljanja dokumentov, ki se uvaja, uporablja dnevno in je izključena možnost vrnitve na prejšnjo organizacijo dela (na primer vodenje ročno pisanih dnevnikov, večkratna registracija dokumentov itd.). Za to so potrebna navodila oziroma usposabljanje zaposlenih, priprava metodoloških gradiv (procesni diagrami, priročniki za uporabnike in sistemske skrbnike itd.).
Prav tako je pomembno posvetiti pozornost ohranjanju in izboljšanju inovativnosti. Včasih nekaj časa po uvedbi novosti pride do poskusov vrnitve na prejšnje načine dela (in sploh ne zaradi neučinkovitosti novega). Izziv na tej stopnji je preprečiti to, stabilizirati in podpreti inovacije ter se odločiti, ali je treba eno inovacijo dopolniti ali okrepiti z drugo.
Tako lahko na stopnjah izvajanja in razvoja kompleksnega sistema avtomatizacije za predšolske izobraževalne ustanove pride do obdobja hkratnega soobstoja novih in starih tehnologij (v tistih oddelkih organizacije, ki še niso povezani s sistemom). "Kdo bo zmagal?" - rezultat te faze je odvisen od rešitve številnih organizacijskih vprašanj, vključno z oblikovanjem potrebnega regulativnega in metodološkega okvira. Pod temi pogoji se rešujejo umestitev kadrovskih sprememb, vprašanja organizacije službe za podporo sistemu in njenega upravljanja. Določen je postopek povezovanja uporabnikov in podeljevanja pravic za uporabo sistema ter rešena vprašanja informacijske varnosti.
Na vsaki stopnji inovacijskega procesa se širi krog njegovih udeležencev. Tako lahko na primer v veliki organizaciji uvedba celovitega sistema avtomatizacije predšolskih otrok poteka v obliki postopne povezave s sistemom, najprej pisarne, nato pa preostalih strukturnih enot z ustreznim povečanjem število uporabnikov. Jasno je, da največji učinek od avtomatiziran sistem, ki zajema dokumentni tok celotne organizacije, dosežemo šele, ko so povezani vsi predvideni oddelki.
Ob tem je pomembno upoštevati, da lahko udeleženci inovacijskega procesa samoiniciativno podprejo inovacijo upravljanja (v našem primeru sistem avtomatizacije dokumentov podjetja) ali pa nasprotujejo njenemu uspehu. Uvedba tehnologije korporativnega upravljanja dokumentov, ki zaposlenim kot uporabnikom sistema postavlja nove zahteve (vključno z njihovimi kvalifikacijami) in jim omogoča splošno oceno svojega dela, je ena tistih večjih novosti in preobrazb, ki lahko povzročijo različne odzive inovativnost.
Problemi uvajanja novih tehnologij niso omejeni na tako imenovano "psihološko oviro" in zajemajo sfero interesov zaposlenih v organizaciji (ekonomske, socialne). Če zaposleni domneva, da bo uvedena novost zmanjšala ali celo onemogočila zadovoljevanje nekaterih njegovih potreb, bo nastopil proti novosti. Včasih se lahko posamezni zaposleni namerno izrečejo proti novosti, da bi povečali svoj vpliv na druge.
To pomeni, da je treba upoštevati vpliv tako kolektivnih kot individualnih interesov.
S tega vidika je pomembno, da se zaposleni zavedajo, da so njihove koristi od uvedbe CSD in slabosti zaradi nesprejetja novosti večje od koristi od ohranitve prejšnjega delovnega reda.
Pri uvajanju CSD se pojavljajo tudi vidiki, povezani s korporativno kulturo. Na primer, če so bili člani organizacije dolgo časa osredotočeni na ohranjanje obstoječega delovnega reda, dovzetnost za inovacije in želja zaposlenih po izboljšanju svojih veščin pa nista bili značilnost korporativne kulture in sistema prioritet pri upravljanju, potem pri uvajanju novosti se lahko pojavijo težave pri upravljanju.
Značilnosti serije možni razlogi ovire za uvedbo integriranega sistema avtomatizacije predšolskih otrok so podane v znanem delu M. Suttona, ki vključuje različne vrste nedoslednosti: nedoslednost, neodločnost, nezaupanje, nepripravljenost, pristranskost, neorganiziranost, negotovost, neopravljanje funkcij itd.
Pri izvajanju celovitega sistema avtomatizacije za predšolske izobraževalne ustanove je pomembno upoštevati, da je odnos do uvedenih novosti v veliki meri odvisen od njihovih naslednjih značilnosti:
o relativna donosnost(v kolikšni meri je predlagana inovacija v socialno-ekonomskem smislu koristnejša od obstoječega operativnega postopka, v kolikšni meri prispeva k doseganju ciljev organizacije);
o kompatibilnost(kako kompatibilna je ta novost s pogledi in izkušnjami zaposlenih – od tega je odvisno ali jo bomo težje ali lažje sprejeli);
o težave(kako težko je razumeti, uporabiti in se prilagoditi predlagani novosti);
o postopnost(bolje sprejete bodo novosti, ki jih je možno izvajati postopno ali z eksperimentalnim testiranjem) .
Iz organizacije informacijska podpora, formalno in neformalno komuniciranje med zaposlenimi o implementaciji inovacije v veliki meri določa njen uspeh. Pri uvajanju sistema je pomembno, da zaposlene seznanimo s koristmi nove tehnologije (za organizacijo, oddelek, posameznega zaposlenega), premislimo sistem usposabljanja in začrtamo faze uvajanja.
Zaposleni se lahko psihično težko hitro prilagodijo novi tehnologiji, še posebej, če se hkrati zgodi veliko sprememb v načinu dela. Bolj ko je torej sistem, ki ga uvajamo, nov, bolj je treba posvetiti pozornost vključevanju osebja v proces njegove uvedbe, pojasnjevanju novih zmožnosti sistema in premagovanju psihološke ovire nekaterih zaposlenih. Načrtovati je treba čas, potreben za seznanitev delavcev, nato pa trajanje obvladovanja nove tehnologije dela. Naglica pri implementaciji povzroča težave zaradi dejstva, da se zaposleni v organizaciji ne morejo prilagoditi velikemu številu sprememb hkrati. Pretirano odlašanje s tem procesom lahko bistveno zmanjša učinek inovacije in celo povzroči razočaranje nad njo. Ob upoštevanju teh okoliščin je pomembno, da pri izvajanju celovitega sistema avtomatizacije za predšolske izobraževalne ustanove razvijemo in odobrimo urnik povezovanja oddelkov z vodjo organizacije.
Uspešnost uvedbe sistema za avtomatizacijo dokumentov, namenjenega zagotavljanju delovanja organizacije kot celote, je odvisna od globine izdelave in pravočasnosti reševanja organizacijskih vprašanj na ustreznih ravneh upravljanja. Podpora implementaciji sistema s strani vodstva organizacije (»načelo prve osebe«) igra temeljno vlogo. Brez takšne podpore je malo verjetno, da bo sistem implementiran v vse oddelke. Za hitro ureditev procesa uvedbe sistema bo morda treba ustanoviti stalno telo (na primer komisijo ali delovno skupino predstavnikov oddelkov, odgovornih za različne vidike uvedbe - organizacijske, tehnološke, programske in strojne, kadrovske, pa tudi za informacijsko varnost). Naloge službe za predšolsko vzgojo vključujejo reševanje temeljnih tehnoloških vprašanj, usklajevanje interesov oddelkov kot uporabnikov sistema, pripravo potrebnih regulativnih in metodoloških dokumentov, razvoj klasifikacije dokumentov in vzdrževanje imenikov sistema.
Pri implementaciji celovitega sistema avtomatizacije vrtcev in širitvi števila uporabnikov sistema ter povezovanju novih oddelkov so lahko koristni naslednji pristopi:
o začeti s psihološko najbolj pripravljenimi in usposobljenimi zaposlenimi, z njihovim zgledom, izkušnjami in veščinami pri obvladovanju tehnologije s strani drugih zaposlenih;
o uvesti novo tehnologijo predvsem na oddelkih, kjer sta nujna potreba in učinek implementacije najbolj očiten.
Pomembno je omeniti, da je v sodobnih razmerah skoraj nemogoče takoj uvesti večnamenski avtomatizirani sistem za veliko organizacijo. Možnost njegovega postopnega razvoja se zdi bolj sprejemljiva. V nasprotnem primeru lahko razvoj in implementacija sistema trajata dolgo, prvotne zahteve pa lahko celo zastarajo.
Na kateri koli od teh stopenj se lahko izvaja delo za izboljšanje tehnologije pretoka dokumentov (tako tradicionalne kot avtomatizirane), tj. uporabljati spreminjajoče se inovacije.
Tako tradicionalni (papirni) kot avtomatizirani pretok dokumentov zahtevata nenehno pozornost do vprašanj njegove optimizacije, ob upoštevanju:
o stalne spremembe v organizacijski strukturi upravljanja, potreba po združevanju tradicionalnih in avtomatiziranih tehnologij;
o organizacijsko in metodološko usmerjanje ter spremljanje spoštovanja ustaljenih delovnih postopkov;
o razvoj sistema in izpopolnjevanje njegovih posameznih funkcij ob upoštevanju novih zmogljivosti programske in strojne opreme.
Problemi informacijskega upravljanja torej niso izčrpani niti z uvedbo ustreznega računalniškega sistema.
Vodilna dokumentacija je osnova dejavnosti sodobne organizacije - do 85% informacijskih virov skoraj katere koli vodstvene strukture je skoncentriranih v dokumentih. Pri tem so procesi dokumentiranja in dokumentnega toka postali samozadostni in zahtevajo lastne avtomatizirane sisteme upravljanja.
V zadnjih 10-15 letih je pisarniška avtomatizacija doživela revolucijo v upravljanju dokumentov. Če je bil sistem za pisarniško avtomatizacijo prej obravnavan kot sistem za avtomatizacijo dejavnosti predvsem tehničnega osebja pisarn, tajništev, arhivov, povezanih s pripravo, registracijo, gibanjem, nadzorom izvajanja in iskanjem dokumentov, se zdaj avtorji sami ukvarjajo z priprava in posredovanje dokumentov s pomočjo osebnih računalnikov povezanih v omrežje in izvajalcev dokumentov. Zdaj so neposredni udeleženci tehnologij dokumentacijske podpore - od trenutka kreiranja dokumentov do spremljanja izvajanja in dela z arhivom dokumentov. Sistem za avtomatizacijo dokumentacije in pretoka dokumentov je postal odločilno orodje za povečanje učinkovitosti zaposlenih, ki sodelujejo pri odločanju, in s tem tudi delovanja organizacije kot celote.
Trenutno organizacija, ki želi prejeti sodobne rešitve za ustvarjanje avtomatizirane tehnologije za predšolske izobraževalne ustanove, ima precej široko izbiro - od nakupa individualno razvitih informacijski sistemi v primeru velikih organizacij do že pripravljenih kompleksnih sistemov – za male in srednje velike organizacije.
Organizacije, ki so si zadale avtomatizacijo pisarniškega dela, morajo rešiti vrsto težav. Tukaj je nekaj izmed njih:
Organizacije pogosto nimajo jasnega razumevanja, kaj je dejansko treba avtomatizirati v tehnologiji pisarniških procesov. Razlog za to je pomanjkanje strokovnjakov, ki so vešči pisarniškega dela in dobro poznajo trg ter zmožnosti programskih sistemov na področju avtomatizacije dokumentacijske podpore vodenju. Oglaševalske informacije so vsebinsko skromne in ne ustrezajo vedno resnici, pomanjkanje enotne terminologije ovira medsebojno razumevanje med naročnikom sistema in njegovim proizvajalcem itd.;
Organizacija bo morala razviti in izvajati resen nabor ukrepov za racionalizacijo procesov upravljanja in postopkov pisarniškega dela, ki jih odražajo. Treba je racionalizirati porazdelitev odgovornosti, delegiranje pooblastil, jasno določiti, kdo rešuje katere naloge in na kateri ravni, določiti postopek potrjevanja dokumentov, njihove odobritve in podpisovanja itd., torej navsezadnje optimizirati upravljanje. sistem;
Pri uvajanju avtomatizacije predšolskih izobraževalnih ustanov se morajo organizacije odločiti za izbiro enega od dveh pristopov, ki ju dokumentarni znanstveniki običajno imenujejo "ruski" in "zahodni".
Tradicionalno ruska tehnologija za delo z dokumenti predvideva tri stopnje hierarhije: vodja organizacije - služba za upravljanje pisarn - izvršitelj. Zahodne tradicije so povezane z osebno odgovornostjo izvršitelja za dokument in ustrezne odločitve o njem, zato vsebujejo dve ravni hierarhije: vodja najvišjega vodstva - izvršitelj (vodja).
Ruska tradicija predvideva obvezno registracijo vsakega dokumenta od trenutka, ko se pojavi v organizaciji, ter podrobno urejen in centralno nadzorovan "predarhivski" pretok dokumentov. Tehnologija predšolskih izobraževalnih ustanov je v veliki meri zajeta v državnih standardih, navodilih in priročnikih. Celoten obseg dela z dokumenti se spremlja v vpisnih dnevnikih ali tipkanih kartotekah.
Tradicije zahodnega pisarniškega dela so povezane z osebno odgovornostjo vodje za dokument in njegovo izvedbo (običajno v angleški jezik sama beseda »tok dokumentov« manjka). Registracijo dokumentov izvaja neposredno izvajalec, centraliziran nadzor nad izvedbo ni. Predmet regulacije v tradicionalnih zahodnih dokumentarnih sistemih je sistematično hranjenje že izvedenih dokumentov (podobno kot domača arhivska hramba). Na podlagi te tradicije se je oblikoval koncept zahodnih sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov. Od tod kompleksnost uporabe tehnologij za elektronsko upravljanje dokumentov v ruskem pisarniškem delu, ki temelji na zahodnih programskih sistemih. Potrebna je ustrezna prilagoditev zahodnih izdelkov ruskim razmeram, ki so se razvijale skozi stoletja.
Pri izbiri možnosti za avtomatizacijo predšolske izobraževalne ustanove mora stranka izbirati med dvema razredoma sistemov za upravljanje dokumentov - Workflow in Groupware.
Oba razreda sistemov sta namenjena avtomatizaciji timskega dela v pisarni. Hkrati je treba pri izbiri metodologije za izgradnjo avtomatiziranega sistema v določeni organizaciji upoštevati, kako dobro ustreza slogu upravljanja in sistemu upravljanja, ki je v njej sprejet.
Dejstvo je, da sistemi tipa Workflow vključujejo sisteme, ki so usmerjeni v avtomatizacijo dela celotne korporacije (tj. skupno delo več delovnih skupin), podpirajo jasno ločitev poslovnih procesov in usmerjanje dela v mreži izvajalcev. V zvezi z dokumentnim tokom to pomeni, da je relevantna dokumentacija strogo vezana na postopke vodenja, ki temeljijo na porazdelitvi funkcij med zaposlenimi v vodstvenem aparatu. V tem primeru se zdi, da je dokumentni tok nadgrajen nad tehnološkimi postopki upravljanja. Sistemi, kot je Workflow, so bolj sprejemljivi za velike organizacije in vladne agencije.
Tip Groupware vključuje sisteme, ki nimajo strogo določene poslovne sheme - procesov in ki so zasnovani za delovanje v majhni ekipi - delovna skupina(5-100 ljudi). Elementi skupinskega programa so E-naslov, baza dokumentov, zbirni organizator.
Izbira avtomatiziranega sistema za upravljanje dokumentov s strani organizacije mora na koncu temeljiti na potrebnih zahtevah za programske izdelke, ki so na voljo na trgu, kar je mogoče zmanjšati na naslednje značilnosti:
uporabljene pisarniške tehnologije;
Skladnost z glavnimi nalogami pisarniškega dela;
Funkcionalne značilnosti sistemi (funkcionalna popolnost, odprtost itd.);
Izvedba programske opreme(podpora za porazdeljeni način itd.);
Indikatorji stroškov.
Tehnologije pisarniškega dela, ki temeljijo na ruski in zahodni tradiciji, so bile na kratko opisane zgoraj. V nadaljevanju se na kratko dotaknimo značilnosti programskih sistemov v ustrezni smeri.
Programski sistemi, ki izvajajo Ruska tehnologija, so osredotočeni na uporabo v državnih agencijah in organizacijah, ohranjajo vse tradicije in norme pisarniškega dela, sprejete v določeni vodstveni strukturi. Naloga tovrstnih sistemov je zagotoviti podporo pretoku papirnih dokumentov in zmanjšati delovno intenzivnost rutinskih operacij obdelave dokumentov. Vendar pa lahko ti sistemi z obdelavo dokumentov na osebnem računalniku bistveno razširijo obseg tradicionalnih procesov dokumentiranja in upravljanja dokumentov. Sistemi v tej smeri so nekakšen most za postopen prehod s papirne na brezpapirno tehnologijo. Sistemi avtomatizacije za predšolske izobraževalne ustanove, ki uporabljajo to tehnologijo, vključujejo:
sistem DELO (produkt podjetja Electronic Office Systems);
Sistem "Pepelka-\\"1!\i. Uradna korespondenca (NTC IRM, Moskva).
Podklavzula 7.8.4 bo podrobneje opisala funkcionalnost sistemov DELO.
Zahodni programski sistemi so osredotočeni na maksimalno uporabo elektronske dokumente in sredstva kolektivnega dela uporabnikov, odsotnost vmesnih povezav, kar posledično vnaprej določa spremembe obstoječih pisarniških procesov v organizaciji, njihovo optimizacijo in razvoj novih tehnologij za delo z dokumenti.
Glavna značilnost »zahodne« tehnologije je modeliranje specifičnih procesov realnega dokumentnega toka in prilagajanje programskih sistemov tem modelom. Praviloma se sistem kupcu dostavi ne kot avtonomni "škatlasti" izdelek, odtujen od razvijalca, temveč kot komplet programsko opremo, iz katerega je sestavljena že pripravljena rešitev.
Pri prilagajanju sistema specifičnim procesom organizacije na osebni računalniki zaposleni (vloga delovnem mestu) nameščene so potrebne funkcionalne komponente, ki omogočajo reševanje določenega obsega nalog, v skladu z vlogo vsakega zaposlenega v posameznem dokumentnem procesu organizacije. Sistemski skrbnik oblikuje poslovne funkcije, ki določajo poti za pretok dokumentov skozi strukturo organizacije, to je med njenimi deli in posameznimi zaposlenimi.
Sistemom te smeri v Ruska federacijaŠiroko so zastopani naslednji trije razredi avtomatiziranih informacijskih sistemov:
Sistemi, ki so jih razvila ruska podjetja na osnovi DBMS: "Lan-Docs" - Lanit JSC; OPTIMA-WorkFlow - podjetje Optima; "Koda" - državno podjetje "Center za računalniški razvoj"; "AquaDoc" - Svetovalno podjetje Aquarius itd.;
Sistemi, ki so jih razvila ruska podjetja z uporabo tehnologije LotusNotes: СompanyMedia - podjetje Inter Trust; "BOSS-Referent" - IT podjetje; "Eskado" - CJSC Interprokom LAN itd.:
Rusificirane različice priljubljenih zahodnih sistemov: "Documentum 4i" - podjetje Documentum; "DOCSOpen" - podjetje Hummingbird"; "LotusDomino\Notes" - IBN Corporation; "DocuLive" - koncern Siemens; "WorkExpeditor" - Compaq Corporation itd.
Za primerjavo so nadalje v klavzuli 7.8.4 in klavzuli 7.8.5 podane značilnosti dveh programskih sistemov - "DELO" in "BOSS-Referent", ki sta usmerjena v rusko in zahodno tehnologijo dokumentacije in upravljanja z dokumenti.
Uvod
Informacijska tehnologija
Mehanizacija
Spodaj
Pogovorno;
Lokalno;
Večstopenjski;
avtomatizirani sistemi za upravljanje podjetij se razlikujejo po svojem fokusu. Na primer, za »Best« ali »Parus-5« je trgovinski sektor prednostna naloga; Infosoft je eden izmed vodilnih na področju avtomatizacije računovodstva v proizvodnji. Poleg tega obstajajo univerzalni "sistemi za upravljanje podjetij": "Parus-4", "Infin", "Abacus", BOSS, "Galaktika", "Supermanager-6-7" itd.
Namen tega prispevka pa je oceniti zmogljivosti sistemov za avtomatizacijo kadrovskega dokumentnega toka, in to le najbolj obetavnih, ki spadajo v sisteme četrte generacije.
Integrirani sistem M-2 na podlagi aplikacije sodobne tehnologije. M-2 je enoten programski paket, ki temelji na centralizirani korporativni bazi podatkov. Hkrati odprtost sistema M-2 omogoča uporabo obstoječih baz podatkov podjetja z integracijo v en sam kompleks, pa tudi sodobnih programskih paketov ( Microsoft Office 97).
Sistem M-2 je razvit na osnovi podatkovnega strežnika Podatki Oracle 7.3, ki zagotavlja visoke hitrostne lastnosti ter visoko stopnjo zanesljivosti in zaščite podatkov. Odjemalske postaje so razvite na programskem sistemu Delphi 3.0 in lahko delujejo v operacijskih sobah Windows sistemi NT ali Windows'95.
Temeljna razlika med integriranim sistemom in poljubno kompleksnim nizom avtomatiziranih delovnih postaj je predvsem v idejni zasnovi. Sistemi delovnih postaj so zasnovani kot avtomatizacija obstoječih delovnih mest, v prihodnosti pa se med seboj povezujejo. Hkrati lahko takšen informacijski sistem seveda izvaja samo tiste tehnologije upravljanja, ki so bile na voljo v podjetju v času njegovega nastanka, saj je bila zasnova samih modulov izvedena na podlagi specifičnih obstoječih delovnih mest.
Integrirani sistem je zasnovan takoj kot enoten kompleks, osredotočen na sodobne tehnologije upravljanja; delovna mesta se ustvarjajo v drugi fazi v že ustvarjenem integriranem okolju.
Poleg tega delovne postaje, ustvarjene v okviru arhitekture datotečnega strežnika, ne izpolnjujejo sodobnih zahtev niti glede hitrosti niti glede varnosti in zanesljivosti sistema. Opozoriti je treba, da delo, ki je bilo opravljeno za ustvarjanje avtomatiziranih delovnih postaj, ne bo izgubljeno. Prvič, veliko elementov ustvarjenih delovnih mest je mogoče uporabiti kot module za ustvarjanje delovnih mest znotraj novega sistema, še posebej, ker načrtovanje delovnih mest vzame vsaj 50 % časa ustvarjanja. Drugič, uporabniki so pridobili računalniška znanja, brez katerih ni mogoče implementirati nobenega sistema. Tretjič, v okviru tega dela se je oblikoval kader programerjev, ki poznajo specifiko podjetja, ki bodo potrebni tudi pri pisanju delovnih mest v okolju novega integriranega sistema. Zato se bodo vlaganja v dosedanji razvoj zagotovo obrestovala. Za razliko od kompleksa avtomatiziranih delovnih postaj se pri uvajanju integriranega sistema obstoječa delovna mesta ne avtomatizirajo zgolj, temveč se rekonstruira celoten informacijski procesni sistem z oblikovanjem novih delovnih mest glede na nove tehnologije.
Sočasno z uvedbo sistema M-2 poteka usposabljanje specialistov, ki jim izdajo ustrezne certifikate. Tako usposobljeni strokovnjaki dobijo pravico do izdelave lastnih modulov v sistemu M-2, kakor tudi do spreminjanja obstoječih modulov v okviru, ki ga določa certifikat. Tako podjetje ne postane odvisno od podjetja, ki je sistem razvilo in je sposobno samostojno vzdrževati delovanje sistema.
Računovodski sistem podjetij NS2000 izpolnjuje zahteve funkcionalne popolnosti in je dobitnik šestega Mednarodno tekmovanje programska oprema na področju financ in poslovanja. Sistem je zasnovan in razvit z orodji BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.
Shema kompleksa je torej sklop modulov, ki jih je mogoče vse združiti v tri glavna področja: upravljanje, finance, logistika.
del sistemi R/3 vključuje modul Oracle Applications Human Resources, ki vam omogoča, da kar najbolje izkoristite svoje zaposlene z učinkovitim zaposlovanjem, upravljanjem osebja, usposabljanjem, plačilom in načrtovanjem kariere. Modul »Oracle Applications Human Resources Management« je danes v svojem razredu izdelkov eden funkcionalno najbolj popolnih sistemov za organizacijo dela kadrovske službe sodobnega podjetja.
Njegova uporaba vam omogoča reševanje naslednjih težav:
· načrtovanje organizacijskih sprememb, vključno z modeliranjem strukturne in delovne hierarhije organizacije;
· načrtovanje strukturnih enot, opis čina, položaja, položaja, vodenje imenikov ipd.;
· osebne evidence zaposlenih in kandidatov s popolno evidenco njihovih strokovnih lastnosti (za optimalno izrabo delovnih virov), podatki za obračun plač, podatki o izrabi delovnega časa, evidence zaposlenih, potrebe po izpopolnjevanju in rezultati usposabljanj zaposlenih;
· analiza in poročanje na standardnih vladnih obrazcih, nestandardno poročanje z uporabo Oracle razvojnih orodij, operativna analiza podatkov in podpora odločanju.
Sistem "Orakl-Personnel" vse prednosti prejšnjih sistemov so neločljivo povezane. Ima pa tudi vrsto dodatnih prednosti. Sistem omogoča delo s sistemom podatkovnih baz (redno zaposleni, odpuščeni delavci, arhiv, kadrovska rezerva, zaposleni za določen čas itd.), kar bistveno skrajša čas obdelave zahtevkov. Druga nedvomna prednost je vsebina registracijske kartice, ki vključuje 102 teme (v skladu z resolucijo državnega odbora za statistiko mora kartica vsebovati najmanj 55 tem).
Obstaja možnost poljubnega spreminjanja kadrovske tabele s samodejnim izračunom prostih delovnih mest, kot tudi razvit modul za obdelavo ad hoc zahtev. Sistem zagotavlja postopke za vodenje časovnih listov (osebnih in enotnih) z avtomatskim nadzorom dopustov, službenih potovanj, denarne pomoči itd. Le nekateri sistemi imajo vse zahtevane razdelke kadrovske evidence, vendar samo v sistemu "Orakle-Kadri". so na voljo v celoti. Zato lahko ob upoštevanju njegove sprejemljive cene (do 500 USD) trdimo, da je trenutno ta sistem vodilni med sistemi za avtomatizacijo podjetij, vključno z vsemi funkcijami avtomatizacije kadrovskega toka dokumentov.
Sistem za avtomatizacijo poslovnih procesov (BAPS) je razred programskih izdelkov, ki avtomatizirajo opisovanje in izvajanje poljubnih poslovnih procesov (v celoti ali delno), medtem ko se dokumenti, informacije, naloge prenašajo v izvedbo. potrebna dejanja od enega udeleženca v procesu do drugega v skladu z danimi pravili. Glavni koncept SADP je potek dela.
Potek dela je sistem za zagotavljanje izvajanja delovnih tokov v okviru upravljanja procesov. Avtomatizacija poslovnih procesov je nemogoča le z uvedbo računovodskega sistema, saj takšni sistemi ne rešujejo vprašanja interakcije med udeleženci računovodskih procesov. Podobne težave Sistemi razredov BPMS so zasnovani tudi za reševanje. "PiterSoft: Upravljanje procesov" na platformi 1C- primer programskega izdelka razreda BPMS, ki je implementiran za reševanje vprašanj interakcije med udeleženci v poslovnih procesih.
Tudi sistem SADP je podmnožica sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov (EDMS).
Uvod
Ogromen porast obsega informacij in velike spremembe v povpraševanju po informacijah so začele postavljati nove zahteve po organizaciji informacijsko-dokumentacijskih storitev v organizaciji.
Začele so se spreminjati zahteve po službah za informacijsko in dokumentacijsko podporo. V tujini so jih začeli imenovati storitev upravljanja (ali upravljanja) informacijsko-dokumentacijskih virov, pri nas - storitev dokumentacijske podpore upravljanja (DOU).
Glavna usmeritev izboljšanja predšolske vzgojne ustanove in njene prilagoditve sodobnim razmeram je bila uporaba najnovejše računalniške in telekomunikacijske tehnologije ter oblikovanje na njeni podlagi visoko učinkovitih informacijskih in upravljavskih tehnologij pri delu z dokumenti.
Predlagani učni pripomoček je razvit v skladu z program dela disciplina “Informacijske tehnologije v dokumentacijski podpori upravljanja in arhiviranja”, smer usposabljanja “034700 Dokumentacija in arhivistika” (6. semester, dipl.). Cilji obvladovanja te stroke so: sposobnost oblikovanja lokalnega regulativnega okvira za dokumentacijsko podporo upravljanja in arhivskih zadev ter sposobnost dokumentiranja upravljavskih informacij, racionalizacije pretoka dokumentov, tehnologij obdelave dokumentov za namen njihove hrambe in prenosa. za shranjevanje.
Tema 1. Osnovni izrazi in pojmi
Temeljni pojmi in pojmi: mehanizacija in avtomatizacija, informacije, informacijska tehnologija, računalniška tehnologija, informatizacija in informatizacija, avtomatizirani informacijski sistemi
Upravljavske dejavnosti katere koli organizacije temeljijo na obdelavi vhodnih uradnih dokumentov, ne glede na načine njihovega sprejema in vrste medijev, ter na izdelavi dokumentarnih informacij in uradnih dokumentov, namenjenih tako za interno uporabo v sami organizaciji kot za zunanjo uporabo.
S posebnimi tehnologijami se dohodni dokumenti pretvorijo v informacije, potrebne za doseganje določenega rezultata. Sam pojem "tehnologija" se uporablja v industrijski proizvodnji in je opredeljen kot sistem med seboj povezanih metod obdelave materialov in metod izdelave izdelkov v proizvodnem procesu. Na področju dokumentacijske podpore vodenju ob upoštevanju specifike informacijskih procesov, na katerem temelji, je tehnologija dokumentacijske podpore za upravljanje opredeljena kot sistem metod in metod za zbiranje, prenos, obdelavo, kopičenje, shranjevanje dokumentov in dokumentarnih informacij, ki temeljijo na uporabi enotnih metodoloških tehnik in pravil.
Tehnologije za dokumentacijsko podporo vodenja glede na različnost informacijskih procesov delimo na:
· tehnologije za obdelavo vhodnih in izhodnih dokumentov;
· tehnologija za prenos (prinašanje) dokumentnih informacij do končnega uporabnika;
· tehnologije za vnos dokumentov v informacijsko bazo podatki o organizaciji na podlagi njene notranje strukture;
· tehnologije za obdelavo dokumentnih informacij in zbiranje dokumentov;
· tehnologija za shranjevanje in uporabo ločenih lokalnih skupin dokumentov.
torej dokumentacijsko podporo upravljanje (DOU) zajema vprašanja dokumentacije, organizacije dela z dokumenti v procesu upravljanja in sistematizacije njihove arhivske hrambe.
Informacijska tehnologija je skupek metod, proizvodnih procesov in programske opreme tehnična sredstva, združeni v tehnološko verigo, ki zagotavlja zbiranje, obdelavo, shranjevanje, distribucijo in prikazovanje informacij, da se zmanjša delovna intenzivnost procesov uporabe informacijskega vira ter poveča njihova zanesljivost in učinkovitost.
Informacijske in komunikacijske tehnologije je predlagano razumeti kot niz predmetov, dejanj in pravil, povezanih s pripravo, obdelavo in dostavo informacij v osebnem, množičnem in industrijskem komuniciranju, kot tudi vse tehnologije in industrije, ki celovito podpirajo naštete procese.
Informacijske tehnologije so se aktivno uporabljale zaradi informatizacije podjetij. Informatizacija se nanaša na proces izvajanja računalniška oprema, ki zagotavlja avtomatizacijo informacijskih procesov in tehnologij.
Informatizacija nam omogoča, da govorimo o dveh nizih ukrepov: mehanizaciji in avtomatizaciji procesov, povezanih s predšolskimi izobraževalnimi ustanovami.
Mehanizacija pisarniške procese je uporaba tehničnih sredstev za opravljanje dokumentacijskega poslovanja in organiziranje dela z dokumenti. Namen mehanizacije pisarniškega dela je prenos izvajanja neustvarjalnih (pomožnih) operacij na tehnična sredstva.
Spodaj avtomatizirana informacijska tehnologija(AIT) upravljanje razumemo kot sistem metod in načinov zbiranja, kopičenja, shranjevanja, iskanja, obdelave in varovanja upravljavskih informacij, ki temeljijo na uporabi razvite programske opreme, računalniške tehnologije in komunikacij, ter načine, na katere se te informacije uporabnikom.
Glede na stopnjo pokritosti upravljavskih nalog delimo avtomatizirane informacijske tehnologije v naslednje skupine: elektronska obdelava podatkov; avtomatizacija nadzornih funkcij; podpora pri odločanju; elektronska pisarna; strokovno podporo.
Glede na razred tehnoloških operacij, ki se izvajajo, lahko AIT razdelimo na: sisteme z urejevalnik besedil; sistemi s tabelnim procesorjem; sistemi za upravljanje baz podatkov; sistemi z grafični objekti; multimedijski sistemi; hipertekstni sistemi.
Vrsta Uporabniški vmesnik avtomatizirane informacijske tehnologije delimo na:
Serija (centralizirana obdelava);
Pogovorno;
Omrežje (večuporabniško).
Glede na način gradnje omrežja lahko AIT razdelimo na:
Lokalno;
Večstopenjski;
Porazdeljeno.
Tema 2 Glavne faze v zgodovini avtomatizacije predšolskih izobraževalnih ustanov in arhivskih zadev
2.1. Avtomatizacija dela z dokumenti kot sestavni del avtomatizacije procesov vodenja.
2 .2. Prva stopnja (1960-1970) – koncept avtomatiziranih krmilnih sistemov (ACS). Izdelava in implementacija sistemov za obdelavo dokumentov v okviru avtomatiziranih nadzornih sistemov. Skupni računalniški centri. Prvi sistemi za iskanje informacij (IRS). Delna avtomatizacija nekaterih pisarniških in arhivskih funkcij.
2.3. Druga faza (1980 - začetek 1990) - razvoj tehnoloških rešitev, ki temeljijo na osebnih računalnikih. Izdelava in razvoj koncepta avtomatiziranih delovnih postaj (AMS). Pojav možnosti celovite avtomatizacije predšolskih izobraževalnih ustanov in arhivskih zadev. Razvoj specializirane programske opreme.
2.4. Tretja faza (1990 - danes) - razširjena uvedba in uporaba novega informacijske tehnologije, ki združujejo računalnike, komunikacijo in pisarniško opremo. Celovita avtomatizacija vseh faz dokumentnega toka in arhivske hrambe dokumentov.
Potreba po avtomatizaciji pisarn je posledica hitrega napredka računalniške proizvodne tehnologije, programske opreme in široke uvedbe informacijske tehnologije. Avtomatizacija je bila tradicionalno razumljena kot izpodrivanje rutinskega mehanskega dela, "osvoboditev" delavcev. Vendar zniževanje stroškov ni glavni cilj avtomatizacije. Glavni cilj avtomatizacije je pridobivanje novih vodstvenih lastnosti, pridobivanje učinkovito upravljanje. Ta koncept avtomatizacije vključuje reorganizacijo upravljanja in preoblikovanje informacijskega sistema.
Avtomatizacija predšolskih vzgojnih ustanov in arhivskih zadev se je začela v šestdesetih letih 20. stoletja. Avtomatizaciji je sledila stopnja mehanizacije, ki se je začela konec 19. st.. V obdobju od konca 19. st. do leta 1950 mehanizacija je zadevala predvsem oddelčne arhive. Uporaba sredstev male mehanizacije je bila občasna in omejena na uporabo matričnih informacijskih medijev (ročne luknjane kartice, luknjani trakovi, šifre) ter števnih in luknjačnih naprav za reševanje specifičnih problemov na področju obračunavanja prebivalstva (popis prebivalstva), načrtovanja. , poročanje v proizvodnji itd.
Prva faza je bila čas kopičenja empiričnih izkušenj na področju ustvarjanja lokalnih in medarhivskih avtomatiziranih sistemov za iskanje informacij – AIPS. Rast obsega uporabe avtomatiziranih sistemov v arhiviranju je povezana predvsem z razvojem nosilcev informacij (mikrofilmi, magnetni trakovi, kartice, diski, obrazci itd.) in tehnične podpore (elektronski luknjalni stroji, elektronski računalniki, osebni računalniki). pojav posebnih paketov aplikacijskih programov za AIPS. Na avtomatizacijo arhiviranja v tem obdobju je pomembno vplival tudi proces ustvarjanja avtomatiziranih sistemov vodenja (ACS) v vseh panogah gospodarstva.
Avtomatiziran nadzorni sistem (ACS) - niz strojne in programske opreme, namenjen nadzoru različnih procesov znotraj tehnološki proces, proizvodnja, podjetje. Ustvarjalec prvih avtomatiziranih nadzornih sistemov v ZSSR je doktor ekonomije, profesor, dopisni član Nacionalne akademije znanosti Belorusije, ustanovitelj znanstvene šole strateškega načrtovanja Nikolaj Ivanovič Veduta.
Najpomembnejša naloga avtomatiziranega nadzornega sistema je povečati učinkovitost upravljanja objektov na podlagi povečane produktivnosti dela in izboljšanih metod načrtovanja procesa upravljanja.
Obdobje druge polovice 1980-ih - 1990-ih. - povezana z začetkom spontane informatizacije, najprej moskovskih in nato lokalnih državnih arhivov. Voditelji tega procesa so bili Nacionalni raziskovalni center TD ZSSR (RNITs CD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) in drugi arhivi. V 90. letih V Ruski federaciji so zakonodajni in regulativni akti uvedli več kot 20 avtomatiziranih pisarniških in dokumentacijskih sistemov, specifičnih za panogo, ki ustvarjajo ogromne nize strojno berljivih (elektronskih) dokumentov. Ustvarjanje nizov elektronskih dokumentov poteka tudi z digitalizacijo papirnih virov v državnih arhivih (z namenom oblikovanja zavarovalnega in uporabniškega fonda) ter ustvarjanjem podatkovnih baz s polnimi besedili. Poleg tega nove informacijske tehnologije na področju konserviranja in restavriranja dokumentov, oblikovanje zavarovalnega in uporabniškega fonda omogočajo podaljševanje življenjske dobe dragocenih zgodovinskih virov.
Na sedanji stopnji lahko stanje informacijske tehnologije v predšolskih izobraževalnih ustanovah označimo z:
Prisotnost velike količine baz podatkov, ki vsebujejo informacije o dejavnostih organizacije;
Ustvarjanje tehnologij, ki uporabniku omogočajo interaktivni dostop do informacijskih virov;
Razširitev funkcionalnost informacijski sistemi in tehnologije, ki zagotavljajo obdelavo informacij, ustvarjanje lokalnih večnamenskih problemsko usmerjenih informacijskih sistemov za različne namene;
vključevanje elementov intelektualizacije uporabniškega vmesnika v informacijske sisteme, ekspertni sistemi in druga tehnološka sredstva.
Celovita avtomatizacija vseh faz dokumentnega toka in arhivske hrambe dokumentov vključuje: avtomatizacijo dela z dokumenti, avtomatizirane delovne postaje, elektronske pisarniške sisteme.
Zvezni ciljni program "Elektronska Rusija (2002-2010)" navaja, da sta razvoj in široka uporaba informacij in komunikacijske tehnologije je ključnega pomena za izboljšanje učinkovitosti gospodarstva, države in lokalne samouprave. Eno od področij uporabe informacijsko-komunikacijskih tehnologij v dejavnostih državnih organov, organizacij in podjetij je "razvoj sistema elektronskega upravljanja dokumentov, pisarniškega dela in standardov upravljanja dokumentov." Pomen izboljšanja tradicionalnega pisarniškega dela je določen s potrebo po učinkovitih upravljavskih dejavnostih, pospešitvi pretoka dokumentov v organizaciji in zmanjšanju delovne intenzivnosti obdelave dokumentov. Ustvarjeni avtomatizirani sistem (v nadaljevanju AS) pisarniškega dela naj bi povečal učinkovitost upravljanja z oblikovanjem enotnega dokumentiranega sistema. informacijski prostor, ki uporabnikom omogoča učinkovito sodelovanje pri dokumentih kjer koli in kadarkoli. Sodobni sistemi avtomatizacija pisarniškega dela in pretoka dokumentov (SADD) vam omogoča reševanje celotnega nabora pisarniških delovnih nalog:
Organizacija popolnega in priročnega računovodstva in obdelave vse dohodne, odhodne in interne korespondence.
Hranjenje vseh dokumentov, povezanih z dejavnostmi organizacije, na bolj priročen in racionalen način, ki vam omogoča hitro iskanje zahtevani dokument ob upoštevanju ustreznih pravic dostopa.
Sledenje statusu posameznega dokumenta, poti njegovega gibanja in razmerju z drugimi dokumenti.
Zagotovite, da so izpolnjene zahteve za pravočasno obdelavo dokumentov.
Sodobni sistemi za avtomatizacijo pisarn omogočajo izgradnjo popolnega sistema za upravljanje procesov obdelave dokumentov in spremljanje njihovega izvajanja. SADD pokriva vse procese ustvarjanja, obdelave, razmnoževanja, prenosa in shranjevanja dokumentov ter avtomatizira osnovne postopke sodobnega pisarniškega dela. Življenjski cikel dokumenta, od nastanka do njegovega odpisa ali uničenja, je predstavljen v obliki zaporednih faz, skozi katere gre dokument v določenem časovnem obdobju. Sistemi za avtomatizacijo pisarn vam omogočajo samodejno beleženje prehoda dokumenta iz ene stopnje v drugo.
Trenutno prisotnost uspešno delujočega sistema za pisarniško avtomatizacijo in pretok dokumentov kaže na dobro počutje institucije in njenega vodstva. To pomeni popolno obvladljivost podrejenih vodstvu aparata, njihovo usposobljenost, solidarnost, disciplino in zainteresiranost za čim uspešnejšo izvedbo zadanega dela. Avtomatiziran sistem omogoča hitro in učinkovito izmenjavo informacij med vsemi področji proizvodnega procesa, skrajša čas priprave posameznih nalog in odpravi morebitne napake pri pripravi poročevalske dokumentacije. Uvedba avtomatiziranega sistema bo zagotovila enostavnost uporabe, racionalno organizacijo proizvodnje in zmanjšanje psihičnega stresa. Se bo zmanjšal tudi fiziološki stres, saj Z implementacijo ustrezne programske opreme se bo čas, porabljen za isto delo, bistveno zmanjšal. To bo pozitivno vplivalo na uspešnost zaposlenega, saj bo povzročilo zmanjšanje količine obdelanih informacij, zaposleni pa bodo imeli tudi dodaten čas za analizo in sprejemanje upravljavskih odločitev.
Avtomatizirani predšolski izobraževalni sistemi so programski sistemi, namenjeni avtomatizaciji procesov upravljanja.
Osrednji člen informacijske tehnologije v sodobnih razmerah je računalnik in z njim povezan sklop tehničnih sredstev. Implementacija informacijske tehnologije se izvaja s pomočjo sistema vodenja ter organizacijske in metodološke podpore. Pri uporabi posameznih tehnologij in tehničnih pripomočkov pri upravljanju dokumentov je treba biti pozoren na specifične posledice njihove uporabe.
Predlagane so naslednje faze dela pri izbiri avtomatiziranega sistema za predšolsko vzgojno ustanovo 1:
Izdelava seznama osnovnih in sistemsko-tehničnih zahtev za avtomatizacijo korporativnega dokumentiranja.
Izbira sistema utežnih koeficientov (ocen) oziroma rangiranja za strokovno oceno.
Vrednotenje programskih izdelkov z vidika osnovnih funkcionalnih zahtev in sistemsko-tehničnih lastnosti.
Ocena prilagoditvenih sposobnosti izbranih izdelkov.
Izbira programskih izdelkov, ki ustrezajo tem kriterijem.
Primerjalna ocena stroškov nabave in implementacije programskih izdelkov.
Ocenjevanje izkušenj z uporabo izbranih programskih izdelkov (tudi v organizacijah te vrste), ugled podjetja razvijalca.
Izbira programske opreme za sistem avtomatizacije dokumentov.
14 Cilji avtomatizacije dhow. Naloge dow v organizaciji. Pokritost procesa avtomatizacije dhow.
Cilji avtomatizacije predšolskih otrok vseh organizacij, ne glede na njihovo organizacijsko-pravno obliko, precej podobni in so po našem mnenju naslednji:
Izboljšanje kakovosti in učinkovitosti upravljanja ter posledično zagotavljanje konkurenčnosti podjetja na trgu;
Integracija vseh strukturnih oddelkov organizacije, vključno z geografsko oddaljenimi, v en pisarniški delovni cikel;
Zagotavljanje operativnega in hkrati diferenciranega dostopa do informacijskih (dokumentacijskih) virov organizacije;
Zmanjšanje stroškov dela in časa ter režijskih stroškov in posledično doseganje ekonomskega učinka;
Postavitev temeljev za postopen prehod na elektronsko upravljanje dokumentov v podjetju, delo za prihodnost.
Doseganje ciljev je možno z reševanjem naloge avtomatizacije predšolskih izobraževalnih ustanov organizacije, ki jih lahko grobo sistematiziramo v naslednja področja:
Priprava in izvedba dokumentov
izboljšanje kakovosti in učinkovitosti priprave dokumentov, ki nastajajo v organizaciji
poenotenje procesa dela z dokumenti na vseh stopnjah njegovega obstoja
Organizacija dokumentnega toka in izvedba dokumentov
odprava podvajanja dela pri vnosu podatkov o dokumentu v različnih fazah dela z njim (proces registracije)
odprava možnosti izgube dokumentov (ustvarjanje dokumentarne baze organizacije)
racionalizacija dokumentnega toka organizacije (poenostavitev diagramov dokumentnega toka – usmerjanje)
povečanje učinkovitosti in kakovosti dela izvajalcev z dokumenti
skrajšanje rokov za izvedbo in prehod dokumentov
pravočasno obveščanje zaposlenih in vodstva o prejetih in oblikovanih dokumentih (izogibanje podvajanju dela na istem dokumentu)
Organizacija nadzora nad izvrševanjem dokumentov
poenotenje dokumentnih tokov vseh oddelkov organizacije (vključno z geografsko oddaljenimi)
takojšnje prejemanje informacij o statusu izvajanja in lokaciji katerega koli dokumenta
zagotavljanje sledenja stopnjam prehoda dokumentov v oddelkih organizacije od trenutka njihovega prejema (ustvarjanja) do zaključka dela z njimi (izvedba),
Organizacija shranjevanja dokumentov, iskalni sistem.
zagotavljanje centralizirane hrambe besedil dokumentov, pripravljenih v elektronski obliki, njihovih grafičnih podob in gradiva zanje.
zagotavlja možnost hitrega iskanja in organiziranja logičnega povezovanja dokumentov, povezanih z eno temo.
zagotavljanje hitrega iskanja in selekcije dokumentov (gradiv) po tematskem sklopu podrobnosti.