รายงานฐานข้อมูลการเข้าถึง ms อาจมี สร้างรายงานเป็นวัตถุฐานข้อมูล Access ระบบการจัดการฐานข้อมูลและระบบผู้เชี่ยวชาญ

รูปร่างเป็นวัตถุฐานข้อมูลที่ใช้ในการดู ป้อน หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูล เมื่อเปรียบเทียบกับการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง อินเทอร์เฟซตามแบบฟอร์มช่วยให้คุณสามารถทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติโดยการเพิ่มองค์ประกอบการทำงานลงในแบบฟอร์ม แนะนำการตรวจสอบข้อมูล ปรับแต่งการนำเสนอข้อมูลสำหรับการดู

แบบฟอร์มจะถูกสร้างขึ้นตามฐานข้อมูลที่ออกแบบ Access มีหลายวิธีในการสร้างฟอร์ม ขึ้นอยู่กับฟังก์ชันการทำงานและความซับซ้อนที่จำเป็น วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างแบบฟอร์มคือการใช้ จ้าวแห่งรูปแบบ. การใช้ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์มช่วยให้คุณสร้างแบบฟอร์มที่ค่อนข้างยืดหยุ่นโดยใช้ฟิลด์จากตารางต่างๆ ประเภทต่างๆรูปทรงและสไตล์การออกแบบ ในรูป รูปที่ 8 แสดงแบบฟอร์มที่ซับซ้อนที่สร้างจากแบบฟอร์มตามตารางย่อย “รายการการซ่อมแซมตัวเชื่อมต่ออัตโนมัติ” ซึ่งภายในมีแบบฟอร์มตามตารางหลัก “ข้อมูลลูกค้า” ฝังอยู่

ข้าว. 8. รูปแบบที่ซับซ้อนในโหมดการออกแบบ

การควบคุมเป็นออบเจ็กต์ส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่อนุญาตให้คุณป้อนหรือแสดงข้อมูล การควบคุมอยู่บนแท็บ ตัวสร้างในกลุ่ม การควบคุม

การใช้ตัวควบคุมในแบบฟอร์มช่วยให้คุณสามารถขยายการทำงานของแบบฟอร์มได้อย่างมากรวมถึงเพิ่มการแสดงข้อมูลที่จำเป็น ในโหมด ดีไซเนอร์แบบฟอร์ม คุณสามารถจัดเตรียมแบบฟอร์มที่ออกแบบพร้อมชื่อเรื่องหรือข้อความอธิบายโดยใช้เครื่องมือได้ จารึกบางฟิลด์สามารถเน้นได้โดยใช้การควบคุม - เส้นหรือ สี่เหลี่ยมผืนผ้า.เมื่อพิมพ์ข้อมูล จะเป็นประโยชน์เสมอที่จะทราบว่าข้อมูลถูกป้อนข้อมูลเมื่อใด คุณสามารถตั้งค่าพารามิเตอร์เหล่านี้ได้โดยใช้ปุ่ม วันและเวลา.

การควบคุมอื่นเมื่อออกแบบแบบฟอร์มคือ กล่องคอมโบ.การควบคุมนี้ใช้เมื่อจำเป็นต้องป้อนค่าของฟิลด์ในตารางด้วยตนเอง แต่ถูกเลือกจาก รายการที่มีชื่อเสียงค่านิยม ตามกฎแล้ว รายการเหล่านี้เป็นข้อมูลอ้างอิงหลายประเภท

กล่องคอมโบถูกสร้างขึ้นดังนี้ ในโหมดผู้ออกแบบแบบฟอร์ม ให้เลือกสี่เหลี่ยมด้านขวาของฟิลด์ที่จะติดตั้งตัวควบคุม กล่องคอมโบและคลิก คลิกขวาหนู เมนูจะเปิดขึ้น คุณควรเลือกจากรายการที่เสนอ แปลงองค์ประกอบ> กล่องคอมโบ.ถัดไปผ่านตัวเลือก คุณสมบัติจำเป็นต้องโทร หน้าต่างคุณสมบัติและอยู่บนแท็บ ข้อมูลติดตั้ง ประเภทแหล่งที่มาของแถว – รายการค่า(ภาพที่ 9).ในทรัพย์สิน แหล่งที่มาแถวระบุรายการค่าในรูปแบบต่อไปนี้ – 1001; 1002; 1003; 1004; 1005.

ข้าว. 9 – หน้าต่างคุณสมบัติฟิลด์พร้อมกล่องคำสั่งผสม “รหัสชิ้นส่วน”

องค์ประกอบที่สร้างขึ้น กล่องคอมโบให้คุณเปลี่ยนรหัสชิ้นส่วนขณะอยู่ในโหมดดูแบบฟอร์มได้ด้วย การเปลี่ยนแปลงอัตโนมัติค่าของมันในตารางที่เชื่อมโยง

ขณะทำงานในแบบฟอร์ม หากคุณต้องการแสดงข้อมูลจากแบบฟอร์มอื่นหรือป้อนลงในแบบฟอร์มอื่น คุณสามารถสร้างปุ่มคำสั่งในรูปแบบดั้งเดิมที่เปิดช่องของแบบฟอร์มอื่นได้ หากต้องการสร้างปุ่มดังกล่าว คุณต้องไปที่แท็บ การสร้างและคลิกที่ตัวควบคุม ปุ่ม. ขณะที่กดปุ่มเมาส์ค้างไว้ ให้วาดรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าในตำแหน่งที่ควรวางปุ่มคำสั่ง เมนูจะเปิดขึ้น การสร้างปุ่ม. ต่อไปคุณควรเลือกการดำเนินการที่จะดำเนินการเมื่อมีการกดปุ่ม เช่น หากต้องการเปิดแบบฟอร์มให้เลือกจากรายการ หมวดหมู่ – ทำงานกับแบบฟอร์มในรายการ การดำเนินการ–เปิดแบบฟอร์มจากนั้นคลิกที่ปุ่ม ไกลออกไป.

กล่องโต้ตอบถัดไปจะแจ้งให้คุณเลือกแบบฟอร์มที่จะเปิดจากแบบฟอร์มที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้ แบบฟอร์มที่คุณเปิดจะต้องยึดตามตารางที่เกี่ยวข้องซึ่งมีเขตข้อมูลคีย์ที่เกี่ยวข้องกับเขตข้อมูลคีย์ตารางของฟอร์มต้นฉบับ ถัดไปคุณควรตั้งค่าตัวเลือก ข้อความให้กรอกข้อความที่จะอยู่บนปุ่มแล้วกดปุ่ม พร้อม.

ปุ่มคำสั่งทำงานดังนี้ หลังจากป้อนค่าลงในฟิลด์คีย์ของฟอร์มดั้งเดิมแล้ว การคลิกปุ่มนี้จะแสดงฟอร์มย่อยพร้อมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับฟิลด์คีย์ ผู้ใต้บังคับบัญชาคือแบบฟอร์มที่แทรกลงในแบบฟอร์มอื่น ฟอร์มย่อยถูกสร้างขึ้นโดยใช้ปุ่ม แบบฟอร์มย่อยซึ่งอยู่บนแท็บ ตัวสร้างในกลุ่ม การควบคุมหรือโดยการลากแบบฟอร์มที่ต้องการจากพื้นที่การนำทางไปยังแบบฟอร์มหลัก

รายงานนำเสนอข้อมูลพร้อมการคำนวณสรุป ซึ่งต่างจากตาราง ข้อมูลประเภทเดียวกันสามารถจัดกลุ่มด้วยผลรวมย่อยที่แสดงสำหรับแต่ละกลุ่มได้ ด้วยส่วนหัว ส่วนหัว ส่วนท้าย และผลรวมจากการคำนวณ รายงานที่พิมพ์ออกมาจะให้ข้อมูลมากกว่าตาราง จากตารางรายงานสามารถเลือกเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นในช่วงระยะเวลาหนึ่งเท่านั้น

หากต้องการสร้างรายงานใน Access คุณต้องไปที่แท็บ การสร้างในกลุ่ม รายงานคลิก ตัวช่วยสร้างรายงาน

ตัวช่วยสร้างรายงานเป็นเครื่องมือ Access ที่ช่วยคุณสร้างรายงานตามคำตอบที่ได้รับสำหรับคำถามที่ผู้ใช้ถาม

ในช่องหน้าต่างนี้ การเลือกตาราง/แบบสอบถามคุณควรเลือกตารางที่ต้องการตามที่จะสร้างรายงานและคลิกที่ปุ่ม ไกลออกไป. จากนั้น วิซาร์ดการสร้างรายงานจะเสนอชุดกล่องโต้ตอบซึ่งคุณสามารถเลือกประเภทของรายงาน (เช่น ตารางหรือคอลัมน์) ฟิลด์ที่จะแสดง (ทั้งหมดหรือบางส่วนเท่านั้น) จัดเรียงข้อมูลในฟิลด์ (ตามลำดับตัวอักษร) หรือจากน้อยไปมาก) เลือกรูปแบบรายงาน (เช่น เข้มงวด) เมื่อตอบในบทสนทนาคุณต้องคลิกที่ปุ่ม ไกลออกไปจนกว่าปุ่มนี้จะใช้งานไม่ได้ - นั่นหมายความว่าคำถามทั้งหมดจะจบลง และสิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกที่ปุ่ม พร้อม.

สามารถดูรายงานที่เสร็จสิ้นแล้วได้ (active โหมดดู). คุณสามารถแก้ไขประเภทรายงานได้ในโหมด ผู้ออกแบบรายงานซึ่งคุณสามารถไปจากหน้าต่างได้ ฐานข้อมูลโดยคลิกที่ปุ่ม ตัวสร้าง.

หากต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่ชื่อรายงานในบานหน้าต่างนำทางแล้วเลือก ตัวสร้าง.

คุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติของรายงาน ส่วนต่างๆ และการควบคุมที่รวมอยู่ในหน้าต่างคุณสมบัติได้ คุณสามารถเพิ่มฟิลด์จากตารางฐานหรือแบบสอบถามพื้นฐานจากพื้นที่ลงในโครงร่างรายงานได้ รายชื่อเขตข้อมูล. จากนั้นคุณสามารถเพิ่มฟิลด์ลงในรายงานได้โดยการลากจากพื้นที่ รายชื่อเขตข้อมูล.

ขณะอยู่ในโหมด ผู้ออกแบบรายงานคุณสามารถระบุชื่อรายงานที่ออกแบบได้ (ควรวางไว้ในพื้นที่ ชื่อรายงาน) ส่วนหัว ซึ่งแสดงส่วนหัวของคอลัมน์ที่ด้านบนของแต่ละหน้า (วางไว้ในไฟล์ ส่วนหัวของหน้า) ส่วนท้ายที่แสดงข้อมูลสรุปที่ด้านล่างของแต่ละหน้า (พื้นที่ ส่วนท้ายโดยปกติจะมีหมายเลขหน้าปัจจุบัน) ซึ่งเป็นพื้นที่บันทึกที่มียอดรวมของรายงาน ในรูป รูปที่ 10 แสดงรายงานในโหมดการออกแบบที่มีการจัดระเบียบฟิลด์สรุปที่นับจำนวนรายการในฟิลด์ "ประเภทของข้อบกพร่อง"

ข้าว. 10. หน้าต่างการดูรายงานในโหมดออกแบบ

กำลังบันทึกการเปลี่ยนแปลงด้วยการบันทึกเค้าโครงรายงาน คุณสามารถเรียกใช้รายงานได้ตามต้องการในอนาคต เค้าโครงจะยังคงไม่เปลี่ยนแปลง แต่ตัวรายงานจะรวมข้อมูลปัจจุบันทุกครั้งที่พิมพ์ คุณสามารถเปลี่ยนเค้าโครงรายงานหรือสร้างรายงานอื่นที่คล้ายกันโดยอิงจากรายงานนั้นได้

กำลังบันทึกเค้าโครงรายงานหากต้องการบันทึกเค้าโครงรายงาน ให้คลิกปุ่ม ไมโครซอฟต์ ออฟฟิศ แล้วเลือกคำสั่ง บันทึกหรือกดแป้นพิมพ์ลัด CTRL+ส. คุณสามารถกดปุ่มแทนได้ กับ อารักขาในหน้าต่าง แผงหน้าปัด เข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว . หากยังไม่ได้ตั้งชื่อรายงาน คุณต้องป้อนชื่อในฟิลด์ชื่อรายงาน จากนั้นคลิกปุ่ม ตกลง.

บันทึกเค้าโครงรายงานภายใต้ชื่ออื่นหากต้องการบันทึกเค้าโครงรายงานภายใต้ชื่ออื่น ให้คลิกปุ่ม ไมโครซอฟต์ ออฟฟิศแล้วเลือกคำสั่ง บันทึกเป็น. ในกล่องโต้ตอบ การเก็บรักษากรอกชื่อในช่อง กำลังบันทึกวัตถุไปที่แล้วก็ลงสนาม ยังไงเลือกรายการ รายงานและกดปุ่ม ตกลง.

พิมพ์รายงานสามารถพิมพ์รายงานได้จากโหมดใดก็ได้ แม้ว่าจะไม่ได้เปิดอยู่ก็ตาม ก่อนที่คุณจะพิมพ์ คุณควรตรวจสอบการตั้งค่าหน้าอย่างละเอียด (เช่น ระยะขอบและการวางแนว) ใน Access การตั้งค่าเพจจะถูกบันทึกพร้อมกับรายงาน ดังนั้นคุณจึงต้องกำหนดค่าเพียงครั้งเดียวเท่านั้น พารามิเตอร์เหล่านี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในอนาคตหากจำเป็น

62. แบบฟอร์ม รายงาน แบบสอบถามในฐานข้อมูล Access วัตถุประสงค์ วิธีการสร้าง

คำขอออบเจ็กต์เหล่านี้ใช้เพื่อดึงข้อมูลจากตารางและนำเสนอต่อผู้ใช้ในรูปแบบที่สะดวก การใช้แบบสอบถามจะดำเนินการต่างๆ เช่น การเลือกข้อมูล การเรียงลำดับ และการกรอง เมื่อใช้แบบสอบถาม คุณสามารถดำเนินการแปลงข้อมูลตามอัลกอริทึมที่กำหนด สร้างตารางใหม่ เติมตารางด้วยข้อมูลที่นำเข้าจากแหล่งอื่นโดยอัตโนมัติ ทำการคำนวณอย่างง่ายในตาราง และอื่นๆ อีกมากมาย

ลักษณะเฉพาะของการสืบค้นคือดึงข้อมูลจากตารางฐานและสร้างข้อมูลชั่วคราวตามข้อมูลเหล่านั้น ตารางผลลัพธ์(สแนปชอต) – รูปภาพของฟิลด์และเรกคอร์ดที่เลือกจากตารางฐาน หากพวกเขาต้องการเน้นความจริงที่ว่าตารางนี้เป็น "ชั่วคราว" ก็จะเรียกว่าสแน็ปช็อต เมื่อเราทำงานกับตารางฐานข้อมูลหลัก เราจะจัดการกับมัน ฮาร์ดไดรฟ์นั่นก็คือด้วยอุปกรณ์ที่ช้ามาก เมื่อเราได้รับตารางผลลัพธ์ตามแบบสอบถาม เรากำลังจัดการกับสเปรดชีตที่ไม่มีอะนาล็อกบนฮาร์ดไดรฟ์ - นี่คือภาพของฟิลด์และบันทึกที่เลือก หลักการพื้นฐานคือไม่จำเป็นต้องสั่งซื้อจากตารางฐาน ทั้งหมด

บันทึกในตารางหลักจะถูกป้อนตามลำดับปกติเมื่อมาถึงเท่านั้น ซึ่งก็คือ ในรูปแบบที่ไม่เรียงลำดับ การทำงานกับรูปภาพนั้นรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากกว่าการทำงานกับตารางที่เก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์

ฐานข้อมูลยังสามารถอัพเดตได้โดยใช้แบบสอบถาม ข้อมูลทั้งหมดจะถูกป้อนลงในตารางฐานตามลำดับที่ได้รับเช่น พวกเขาไม่ได้สั่ง แต่ด้วยคำขอที่เหมาะสม คุณสามารถจัดเรียงและกรองข้อมูลได้ตามต้องการ

แบบฟอร์มหากการสืบค้นเป็นเครื่องมือพิเศษสำหรับการเลือกและวิเคราะห์ข้อมูล แบบฟอร์มก็จะเป็นเครื่องมือสำหรับการป้อนข้อมูล ความหมายของพวกเขาเหมือนกัน - เพื่อให้ผู้ใช้มีวิธีในการกรอกเฉพาะฟิลด์ที่เขาควรจะกรอก ในเวลาเดียวกัน คุณสามารถวางการควบคุมพิเศษบนแบบฟอร์ม (ตัวนับ รายการดรอปดาวน์ สวิตช์ ช่องทำเครื่องหมาย ฯลฯ) เพื่อป้อนข้อมูลอัตโนมัติ ข้อดีของแบบฟอร์มจะเปิดเผยอย่างชัดเจนโดยเฉพาะเมื่อป้อนข้อมูลจากแบบฟอร์มที่กรอกเสร็จแล้ว ในกรณีนี้แบบฟอร์มถูกสร้างขึ้นโดยวิธีกราฟิกเพื่อให้สามารถออกแบบแบบฟอร์มซ้ำได้ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานของผู้เรียงพิมพ์อย่างมากลดความเหนื่อยล้าและป้องกันการเกิดข้อผิดพลาดในการพิมพ์

รายงานในคุณสมบัติและโครงสร้าง รายงานมีลักษณะคล้ายกับแบบฟอร์มหลายประการ แต่มีไว้เพื่อเท่านั้น เอาท์พุทข้อมูลและสำหรับเอาต์พุตไม่ใช่ไปที่หน้าจอ แต่ไปที่เครื่องพิมพ์ ในเรื่องนี้ รายงานมีความแตกต่างกันในการใช้มาตรการพิเศษเพื่อจัดกลุ่มข้อมูลที่ส่งออกและเพื่อแสดงองค์ประกอบการออกแบบพิเศษที่มีลักษณะเฉพาะของเอกสารที่พิมพ์

63. ลักษณะวัตถุประสงค์ของเขตการปกครองสมัยใหม่

Microsoft Access 2003 ซึ่งเป็น DBMS เชิงสัมพันธ์แบบ 32 บิตที่ทำงานอยู่ สภาพแวดล้อมของวินโดวส์ 2003 /T/XP และใหม่กว่า ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์นี้เป็นส่วนหนึ่งของการบูรณาการ แพ็คเกจไมโครซอฟต์ Office Professional นั้นค่อนข้างง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน เหมาะสำหรับผู้เริ่มต้นและมืออาชีพ ลักษณะสำคัญของ Access DBMS ได้แก่ :

อินเทอร์เฟซแบบกราฟิกหลายหน้าต่างที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างตาราง แบบฟอร์ม แบบสอบถาม รายงาน และมาโครแบบโต้ตอบได้

ความพร้อมใช้งานของเครื่องมือออกแบบเชิงโต้ตอบที่พัฒนาขึ้น (ตาราง แบบฟอร์ม แบบสอบถาม รายงาน มาโคร)

ความพร้อมใช้งานของเครื่องมือพิเศษที่ทำงานอัตโนมัติเรียกว่าวิซาร์ด

ความพร้อมใช้งานของการควบคุมความสมบูรณ์ของข้อมูลในระดับฐานข้อมูล

ความพร้อมใช้งานของเครื่องมือรักษาความปลอดภัยข้อมูล (การป้องกันด้วยรหัสผ่าน การจำกัดระดับการเข้าถึง และความสามารถในการทำงานในระบบที่มีผู้ใช้หลายราย)

การใช้เทคโนโลยีวัตถุ OLE เพื่อแนะนำวัตถุที่มีลักษณะหลากหลาย (ข้อความ สเปรดชีต รูปภาพ) ลงในฐานข้อมูล

มีภาษาเป็นของตัวเอง การเขียนโปรแกรมด้วยภาพพื้นฐาน ภาษาเชิงวัตถุสำหรับการพัฒนาแอปพลิเคชันผู้ใช้ที่เป็นอิสระจาก DBMS และพกพาไปยังแอปพลิเคชัน MS Office อื่นๆ

รองรับภาษาคิวรี SQL เต็มรูปแบบ

ความเป็นไปได้ในการรวมข้อมูลจาก DBMS ที่แตกต่างกัน

เราควรพิจารณาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ของ Microsoft ให้ละเอียดยิ่งขึ้น คุณลักษณะที่น่าสนใจที่สุดของแพ็คเกจเหล่านี้คือการบูรณาการที่ยอดเยี่ยม การทำงานร่วมกัน และความสามารถในการใช้ข้อมูล เนื่องจากแพ็คเกจเหล่านี้เป็นผลิตภัณฑ์จากผู้ผลิตรายเดียวกันและยังใช้เทคโนโลยีการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่คล้ายคลึงกันอีกด้วย

ภาพ ฟ็อกซ์โปรแตกต่างออกไป ความเร็วสูงมีภาษาการเขียนโปรแกรมเชิงวัตถุในตัวโดยใช้ภาษา xBase และ SQL (ภาษาเหล่านี้มีอยู่ใน DBMS จำนวนมาก) มีโมเดลวัตถุระดับสูง เมื่อใช้ในเครือข่ายคอมพิวเตอร์ จะให้สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลแก่ผู้ใช้ทั้งแบบพิเศษและแบบแยกกัน

เข้าถึงรวมอยู่ในแพ็คเกจ MS Office ยอดนิยม ข้อดีหลัก: ผู้ใช้ปลายทางหลายคนคุ้นเคยและมีความเสถียรของข้อมูลสูง เรียนรู้ได้ง่าย โปรแกรมเมอร์ที่ไม่เป็นมืออาชีพสามารถใช้ได้ ช่วยให้คุณสามารถจัดทำรายงานจากฐานข้อมูลในรูปแบบต่างๆ แพคเกจซอฟต์แวร์ Access ได้รับการออกแบบมาเพื่อสร้างรายงานรูปแบบอิสระโดยอาศัยข้อมูลต่างๆ และพัฒนาแอปพลิเคชันที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์

ภาพ ขั้นพื้นฐาน เป็นภาษาโปรแกรมเชิงวัตถุสากลที่มีภาษาถิ่นฝังอยู่ การเข้าถึง Visual FoxPro ข้อดี: ความคล่องตัว ความสามารถในการสร้างส่วนประกอบ OLE ความต้องการทรัพยากรฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ต่ำ ใช้เพื่อสร้างแอปพลิเคชันพลังงานปานกลางที่ไม่เกี่ยวข้องกับความเข้มข้นในการประมวลผลข้อมูลสูง การพัฒนาส่วนประกอบ OLE การรวมส่วนประกอบ MS Office

ภาพซี++- ภาษาโปรแกรมเชิงวัตถุที่ทรงพลังที่สุด มีฟังก์ชันการใช้งานไม่จำกัด ภาษานี้ออกแบบมาเพื่อสร้างส่วนประกอบแอปพลิเคชันเพื่อดำเนินการที่เน้นความเร็ว

SQL เซิร์ฟเวอร์- เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล ใช้วิธีการไคลเอนต์เซิร์ฟเวอร์และโต้ตอบกับแพ็คเกจที่ระบุ ข้อได้เปรียบหลัก: การปกป้องข้อมูลในระดับสูง เครื่องมือประมวลผลข้อมูลที่ทรงพลัง ประสิทธิภาพสูง ขอบเขตการใช้งาน: การจัดเก็บข้อมูลปริมาณมาก การจัดเก็บข้อมูลที่มีค่าสูง หรือข้อมูลที่ต้องมีการรักษาความลับ

ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เหล่านี้มีความสามารถในการออกแบบส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ด้วยสายตานั่นคือนักพัฒนาสร้างองค์ประกอบส่วนต่อประสานจากแฟรกเมนต์และโปรแกรมสำเร็จรูปเฉพาะการเปลี่ยนแปลงเพื่อตอบสนองต่อเหตุการณ์ใด ๆ

มีการอธิบายเทคโนโลยีสำหรับการสร้างรายงานฐานข้อมูลคอมโพสิตที่เรียบง่าย มีรายละเอียดใน MS Access 2007 DBMS

* * *

ส่วนเกริ่นนำของหนังสือที่กำหนด ฐานข้อมูล: การสร้างรายงานใน DBMS MS Access 2007 (ทีมผู้เขียน, 2013)จัดทำโดยพันธมิตรหนังสือของเรา - บริษัท ลิตร

จุดเริ่มต้นของการทำงาน

เพื่อให้เข้าใจถึงรายงานฐานข้อมูล แนะนำให้เปิดฐานข้อมูลการฝึกอบรม Northwind 2007 ใน MS Access DBMS

การเปิดฐานข้อมูล

หากต้องการเปิดฐานข้อมูล Northwind 2007 คุณต้อง:

1. เปิด Microsoft Access โดยคลิกปุ่มเริ่ม

2. เลือกโปรแกรมทั้งหมด จากนั้นเลือก Microsoft Office จากนั้นเลือก Microsoft Access 2007 หน้าต่าง Microsoft Access 2007 จะเปิดขึ้น

หากคอมพิวเตอร์ของคุณเปิดฐานข้อมูล "Borey 2007" เป็นครั้งแรก คุณจะเห็นหน้าต่างหน้าจอเริ่มต้นฐานข้อมูล "Borey 2007" บนหน้าจอ

หากนี่เป็นครั้งแรก MS Access จะดาวน์โหลดก่อน ในการเริ่มดาวน์โหลด คุณต้องคลิกปุ่มคำสั่ง "ดาวน์โหลด" แล้วทำตามคำแนะนำ

หน้าต่างฐานข้อมูล Northwind 2007 จะเปิดขึ้น

ฐานข้อมูลถูกปิดตามปกติสำหรับ MS ทางออฟฟิศ: ในเมนูระบบที่มีคำสั่งสำหรับการทำงานกับไฟล์ ให้เลือก “ปิดฐานข้อมูล”

แบบฝึกหัดที่ 1เปิดตัว MS Access 2007 เปิดฐานข้อมูล Northwind 2007 ปิดมัน. เปิดฐานข้อมูล Northwind 2007 อีกครั้ง

คุณสมบัติของอินเทอร์เฟซ MS Access 2007

ใน MS Access 2007 แตกต่างจาก รุ่นก่อนหน้าอินเตอร์เฟซ. เมนูและแถบเครื่องมือจะถูกแทนที่ด้วยแถบเมนูที่มีแท็บต่างๆ ได้แก่ หน้าแรก การสร้าง ข้อมูลภายนอก การทำงานกับฐานข้อมูล

แท็บประกอบด้วยเครื่องมือหรือกลุ่มเครื่องมือ (กลุ่มจะมีไอคอนรูปสามเหลี่ยมกำกับไว้) ที่คุณสามารถเข้าร่วมได้

ข้าว. 1. ริบบิ้นเมนู MS Access 2007 พร้อมแท็บ

นอกจากนี้ ขึ้นอยู่กับวัตถุฐานข้อมูลที่คุณกำลังทำงานด้วย เครื่องมือตามบริบทจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ เช่น เมื่อทำงานกับแบบฟอร์ม เครื่องมือตามบริบทสำหรับแบบฟอร์มจะปรากฏขึ้น

ด้านล่าง Ribbon คือพื้นที่การเปลี่ยนทางด้านซ้าย และหน้าต่างการแก้ไขทางด้านขวา ซึ่งจะแสดงวัตถุที่กำลังแก้ไข

ข้าว. 2. หน้าต่างฐานข้อมูล “Borey 2007”

บานหน้าต่างนำทางประกอบด้วยวัตถุ Access ทั้งหมด (ตาราง ฟอร์ม คิวรี รายงาน ฯลฯ) คุณสามารถเลือกออบเจ็กต์ที่ต้องการได้จากรายการออบเจ็กต์ที่เข้าถึงทั้งหมด เมื่อคุณดับเบิลคลิกที่ชื่อของวัตถุในบานหน้าต่างนำทาง วัตถุนั้นจะปรากฏในแท็บของตัวเองในหน้าต่างแก้ไข

วัตถุฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลประกอบด้วยข้อมูลในวัตถุประเภทต่อไปนี้: ตาราง แบบสอบถาม แบบฟอร์ม รายงาน มาโคร และโมดูล โครงสร้างพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บข้อมูลคือตาราง ออบเจ็กต์ประเภทอื่นๆ ทั้งหมดได้มาจากตาราง:

แบบสอบถามเก็บข้อมูลตารางที่เป็นไปตามเกณฑ์บางประการที่ผู้ใช้ระบุเมื่อเขียนคำสั่งเพื่อดึงข้อมูล

แบบฟอร์มจะจัดเก็บตารางหรือข้อมูลคิวรีเป็นคอลเลกชันของการ์ดหน้าจอ ซึ่งแต่ละการ์ดจะแสดงเนื้อหาของตารางหรือบันทึกคิวรีหนึ่งรายการ ซึ่งมีประโยชน์เมื่ออัปเดตข้อมูลในตาราง

รายงานจะจัดเก็บข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถามในรูปแบบ เอกสารข้อความ, เหมาะสำหรับงานพิมพ์

มาโครจะจัดเก็บชุดการดำเนินการประมวลผลข้อมูลที่สามารถเปิดใช้งานได้ด้วยการกดปุ่ม Enter เพียงครั้งเดียว ซึ่งสะดวกหากคุณต้องการดำเนินการมาตรฐานเดียวกันบ่อยๆ

โมดูลจะจัดเก็บโปรแกรมประมวลผลข้อมูลที่เขียนด้วยภาษาการเขียนโปรแกรม ซึ่งส่วนใหญ่เป็นภาษาที่มีอยู่ใน MS Access, Access Basic

ออบเจ็กต์ฐานข้อมูลในพื้นที่การนำทางจะถูกจัดกลุ่ม และคุณสามารถดูชื่อของกลุ่มได้ หากต้องการดูเนื้อหาของกลุ่ม คุณต้องคลิกที่ชื่อกลุ่ม การคลิกครั้งที่สองจะยุบรายชื่อกลุ่มตามชื่อ

ภารกิจที่ 2. ยุบและขยายรายการกลุ่มในบานหน้าต่างนำทาง

เนื่องจากตารางเป็นโครงสร้างหลักในการจัดเก็บข้อมูล เพื่อหลีกเลี่ยงความเสียหายและเพื่อให้ง่ายต่อการทำงานกับข้อมูล ผู้ใช้จึงทำงานกับวัตถุประเภทที่ได้รับมา ในฐานข้อมูล Northwind 2007 แบบฟอร์ม "ลูกค้าและคำสั่งซื้อ" "สินค้าคงคลังและการซื้อ" "ซัพพลายเออร์" "การจัดส่ง" "รายงาน" "พนักงาน" จะถูกนำเสนออย่างชัดเจนในพื้นที่การเปลี่ยนผ่าน

ตารางและวัตถุประเภทอื่นๆ จะถูกซ่อนอยู่ในบานหน้าต่างนำทางในกลุ่มวัตถุตัวช่วย

กลุ่ม “วัตถุที่ไม่ได้กำหนด” จะจัดเก็บวัตถุที่ผู้ใช้สร้างขึ้นเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถบันทึกแบบสอบถามที่คุณสร้างขึ้นได้ที่นี่

โปรดทราบว่า ประเภทต่างๆวัตถุถูกทำเครื่องหมาย ไอคอนที่แตกต่างกัน:

คุณสามารถเปลี่ยนการแสดงวัตถุในบานหน้าต่างนำทางเป็นแบบที่คุ้นเคยซึ่งใช้ใน MS Access เวอร์ชันก่อนหน้า โดยคลิกที่ไอคอนรายการ (▼) ในส่วนหัวของบานหน้าต่างนำทางเพื่อขยายรายการตัวกรองวัตถุและเลือก "วัตถุที่เข้าถึงทั้งหมด"

ภารกิจที่ 3. ทบทวนเนื้อหาของกลุ่มวัตถุเสริม เปิดวัตถุประเภทต่างๆ และดูเนื้อหา ปิดกลุ่มออบเจ็กต์เสริม เปลี่ยนการนำเสนอของวัตถุในบานหน้าต่างนำทางเพื่อจัดกลุ่มวัตถุตามประเภท: ตาราง แบบสอบถาม แบบฟอร์ม มาโคร โมดูล

คุณสามารถยุบและขยายพื้นที่การเปลี่ยนแปลงได้โดยคลิกปุ่มลูกศรคู่ (<<) или (>>) ที่มุมขวาบนของแผง

ภารกิจที่ 4. ยุบและขยายพื้นที่การเปลี่ยนภาพ

ขณะนี้หน้าต่างแก้ไขถูกครอบครองโดยหน้าจอเริ่มต้น สามารถลบสกรีนเซฟเวอร์ได้โดยคลิกที่ปุ่ม (X) ทางด้านขวาของทางลัด "สกรีนเซฟเวอร์"

คุณสามารถแสดงได้ในพื้นที่การเปลี่ยนผ่านจากกลุ่ม "วัตถุเสริม" จากนั้นจึงแสดงในรูปแบบ "หน้าจอเริ่มต้น"

ภารกิจที่ 5. ปิดหน้าจอเริ่มต้นฐานข้อมูล Northwind 2007

ตารางฐานข้อมูลทั้งหมดเชื่อมต่อถึงกัน คุณสามารถดูความสัมพันธ์ระหว่างตารางได้หากคุณเปิดสคีมาข้อมูลโดยเลือก “สคีมาข้อมูล” บนแท็บเมนู “การทำงานกับฐานข้อมูล”

คุณสามารถปิดไดอะแกรมข้อมูลได้โดยคลิกปุ่ม "ปิด" บนแท็บเมนู "ออกแบบ"

ภารกิจที่ 6. เปิดและปิดสคีมาข้อมูล

ระบบช่วยเหลือ MS Access 2007

เช่นเดียวกับแอปพลิเคชัน MS Office อื่นๆ MS Access 2007 DBMS ก็มีของตัวเอง ระบบช่วยเหลือ. เพื่อที่จะเปิดมัน คุณต้องมี:

1. ที่ด้านขวาของแถบเมนู คลิกที่ปุ่ม (?)

2. ในหน้าต่าง "ความช่วยเหลือ: การเข้าถึง" ป้อนส่วนวิธีใช้ที่ต้องการที่ด้านล่างของหน้าต่างหรือป้อนบริบทการค้นหาในแถบค้นหาแล้วกด Enter

ภารกิจที่ 7. เปิดระบบวิธีใช้ MS Access 2007 เปิดส่วนแบบฟอร์มและรายงาน ทบทวนเนื้อหาของส่วน ปิดระบบช่วยเหลือ

รายงาน เช่นเดียวกับฟอร์ม คือวัตถุ Access ที่ได้รับมาซึ่งยึดตามตารางหรือคิวรี แบบฟอร์มเป็นเครื่องมือที่สะดวกสำหรับการดูข้อมูลอย่างรวดเร็ว แต่จุดประสงค์หลักคือการป้อนและแก้ไขข้อมูล หลังจากป้อนข้อมูลลงในตารางโดยใช้แบบฟอร์มที่ทำให้ป้อนได้ง่าย คุณอาจต้องการแสดงข้อมูลในลักษณะที่มีการจัดระเบียบ รายงานใช้เพื่อนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่สะดวกและเข้าใจง่าย การส่งออกข้อมูลโดยใช้รายงาน บทบัญญัติทั่วไป. เช่นเดียวกับวัตถุ Access อื่นๆ คุณสามารถสร้างรายงานด้วยตนเองหรือใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน (แนะนำสำหรับการสร้างรายงานฉบับร่าง) รายงานถูกสร้างขึ้นตามตาราง (หลายตาราง) หรือแบบสอบถาม กระบวนการสร้างรายงานใหม่คล้ายกับการสร้างออบเจ็กต์ Access ใดๆ เช่น คุณเพียงแค่ต้องเลือกออบเจ็กต์ฐานข้อมูล รายงาน - สร้าง จากนั้นในกล่องโต้ตอบรายงานใหม่ ให้เลือกโหมดการสร้างรายงาน

เพื่อปกป้องฐานข้อมูล Access จะใช้ไฟล์เวิร์กกรุ๊ป system.mdw (เวิร์กกรุ๊ปคือกลุ่มของผู้ใช้ที่ใช้ทรัพยากรเครือข่ายร่วมกัน) ซึ่งฐานข้อมูลบนเวิร์กสเตชันจะเชื่อมต่อตามค่าเริ่มต้น ไฟล์กลุ่มงานประกอบด้วย บัญชีผู้ใช้และกลุ่มตลอดจนรหัสผ่านผู้ใช้ บัญชีสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงฐานข้อมูลและวัตถุได้ในขณะที่สิทธิ์การเข้าถึงจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูล เพื่อให้แน่ใจว่ามีการป้องกันฐานข้อมูล Access คุณต้องสร้าง กลุ่มทำงานโดยใช้ไฟล์ - ผู้ดูแลระบบเวิร์กกรุ๊ปwrkgаdm.exe เมื่อสร้างเวิร์กกรุ๊ปเฉพาะ คุณจะต้องระบุชื่อผู้ใช้ ชื่อองค์กร และรหัสเวิร์กกรุ๊ป ไฟล์เวิร์กกรุ๊ป MS Access มีบัญชีในตัวดังต่อไปนี้: 1. ผู้ดูแลระบบ - บัญชีผู้ใช้มาตรฐาน บันทึกเหล่านี้จะเหมือนกันในทุกกรณีของ Ms Access 2. ผู้ดูแลระบบ - บัญชีกลุ่มผู้ดูแลระบบ - ไม่ซ้ำกันในไฟล์เวิร์กกรุ๊ปแต่ละไฟล์ 3. ผู้ใช้ - มีบัญชีผู้ใช้ ในการสร้างไฟล์เวิร์กกรุ๊ป คุณต้องออกจาก Access และค้นหาไฟล์เวิร์กกรุ๊ปในระบบหรือโฟลเดอร์ system32 ในไดเร็กทอรี windows และสร้างเวิร์กกรุ๊ปใหม่ (สามารถมีตัวเลขหรือตัวอักษรได้สูงสุด 20 ตัว) กลุ่มผู้ดูแลระบบสามารถมีจำนวนผู้ใช้ตามต้องการ แต่จะมีเจ้าของวัตถุหนึ่งคนเสมอ (เจ้าของวัตถุอาจเป็นบัญชีที่สร้างวัตถุหรือโอนสิทธิ์ในการใช้งาน) เนื่องจากการอ่านบันทึกของผู้ดูแลระบบเป็นไปได้สำหรับกลุ่มงานทั้งหมดและบัญชีเหล่านี้เหมือนกัน ผู้ใช้ ADMIN จะต้องถูกลบออกจากกลุ่มผู้ดูแลระบบ ซึ่งคุณจะต้องสร้างบัญชีผู้ดูแลระบบใหม่และตั้งรหัสผ่านสำหรับบัญชีของเขาและสำหรับบัญชีของเจ้าของ เฉพาะเจ้าของและสมาชิกของกลุ่มผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถเข้ารหัสและถอดรหัสฐานข้อมูลได้ สำหรับการเข้ารหัส Jet ใช้อัลกอริธึม RSA (ตั้งชื่อตามตัวอักษรตัวแรกของนามสกุลของนักประดิษฐ์: Rivest, Shamir, Adelman) พร้อมด้วยคีย์ตาม ID เวิร์กกรุ๊ป การเข้ารหัสฐานข้อมูลมีผลข้างเคียงสองประการ ประการแรกประสิทธิภาพลดลง - ตามการประมาณการของ Microsoft ลง 10-15 เปอร์เซ็นต์ ประการที่สอง โปรแกรมเช่น PKZip, LHA, Stacker และ DriveSpace ไม่สามารถบีบอัดฐานข้อมูลที่เข้ารหัสได้ แม่นยำยิ่งขึ้นคุณสามารถบีบอัดได้ แต่ไม่มีประเด็นใดที่จะทำเช่นนั้น - ขนาดของมันจะลดลงเล็กน้อย ความแตกต่างของสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ สิทธิ์การเข้าถึงเรียกว่าชัดเจนหากเป็นของหรือถูกกำหนดให้กับบัญชีผู้ใช้

ตัวอย่างการสร้างการปกป้องข้อมูลใน MS Access:

รูปที่ 4 การสร้างการปกป้องข้อมูล

การสร้างรายงานใน MS Access DBMS จัดทำเอกสารการรายงานโดยใช้ MS Access การป้องกันโครงการโดยใช้ MS Access DBMS

ระบบรักษาความปลอดภัยฐานข้อมูลต้องมั่นใจในความสมบูรณ์ทางกายภาพของฐานข้อมูลและป้องกันการบุกรุกโดยไม่ได้รับอนุญาตเพื่ออ่านเนื้อหาและเปลี่ยนแปลงข้อมูล การป้องกันฐานข้อมูลดำเนินการในสองระดับ: - ที่ระดับรหัสผ่าน; -ในระดับผู้ใช้ (การป้องกันบัญชีผู้ใช้และวัตถุที่ระบุ) เพื่อปกป้องฐานข้อมูล Access จะใช้ไฟล์เวิร์กกรุ๊ป system.mdw (เวิร์กกรุ๊ปคือกลุ่มของผู้ใช้ที่ใช้ทรัพยากรเครือข่ายร่วมกัน) ซึ่งฐานข้อมูลบนเวิร์กสเตชันจะเชื่อมต่อตามค่าเริ่มต้น ไฟล์กลุ่มงานประกอบด้วยบัญชีผู้ใช้และกลุ่มตลอดจนรหัสผ่านผู้ใช้ บัญชีสามารถรับสิทธิ์การเข้าถึงฐานข้อมูลและออบเจ็กต์ได้ ในขณะที่สิทธิ์การเข้าถึงนั้นจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูล เพื่อให้มั่นใจในการปกป้องฐานข้อมูล Access คุณต้องสร้างเวิร์กกรุ๊ปโดยใช้ไฟล์ - ผู้ดูแลระบบเวิร์กกรุ๊ป wrkgаdm.exe เมื่อสร้างเวิร์กกรุ๊ปเฉพาะ คุณจะต้องระบุชื่อผู้ใช้ ชื่อองค์กร และรหัสเวิร์กกรุ๊ป ไฟล์เวิร์กกรุ๊ป MS Access มีบัญชีในตัวดังต่อไปนี้: 1. ผู้ดูแลระบบ - บัญชีผู้ใช้มาตรฐาน บันทึกเหล่านี้จะเหมือนกันในทุกกรณีของ Ms Access 2. ผู้ดูแลระบบ - บัญชีกลุ่มผู้ดูแลระบบ - ไม่ซ้ำกันในไฟล์เวิร์กกรุ๊ปแต่ละไฟล์ 3. ผู้ใช้ - มีบัญชีผู้ใช้ ในการสร้างไฟล์เวิร์กกรุ๊ป คุณต้องออกจาก Access และค้นหาไฟล์เวิร์กกรุ๊ปในระบบหรือโฟลเดอร์ system32 ในไดเร็กทอรี windows และสร้างเวิร์กกรุ๊ปใหม่ (สามารถมีตัวเลขหรือตัวอักษรได้สูงสุด 20 ตัว)

ตัวอย่างการสร้างรายงานใน MS Access:

รูปที่ 5 การสร้างรายงาน

บทสรุป

ในระหว่างการปฏิบัติการศึกษา ขึ้น 04.01.และ ขึ้น 04.02.ฉันรวบรวมความรู้ของฉันในสาขาวิชาต่อไปนี้: MDK 04.01 “การทำงานกับคอมพิวเตอร์และฮาร์ดแวร์พีซี” และ MDK 04.02 "ทำงานกับ ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์และพีซี” ฉันทำซ้ำเนื้อหาเช่น: สถาปัตยกรรมคอมพิวเตอร์ภายนอก, การเชื่อมต่ออุปกรณ์, การตั้งค่าโปรแกรมและอินเทอร์เฟซ, การทำงานกับโปรแกรมแก้ไข ฯลฯ

ในทางปฏิบัติ มีการศึกษาและอธิบายหัวข้อต่อไปนี้:

1. สร้างงานนำเสนอ

รายงานคือการแสดงข้อมูลในรูปแบบที่แสดงบนหน้าจอ ในการพิมพ์ หรือในไฟล์ ช่วยให้คุณสามารถดึงข้อมูลที่จำเป็นออกจากฐานข้อมูลและนำเสนอในรูปแบบที่เข้าใจง่าย และยังให้โอกาสมากมายในการสรุปและวิเคราะห์ข้อมูล เมื่อพิมพ์ตารางและแบบสอบถาม ข้อมูลจะแสดงในรูปแบบที่จัดเก็บไว้ มักมีความจำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลในรูปแบบของรายงานที่มีรูปลักษณ์ดั้งเดิมและอ่านง่าย รายงานโดยละเอียดประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถาม แต่มีส่วนหัวและแบ่งออกเป็นหน้าที่มีส่วนหัวและส่วนท้าย

โครงสร้างรายงานในโหมดการออกแบบ

Microsoft Access จะแสดงข้อมูลจากแบบสอบถามหรือตารางในรายงาน โดยเพิ่มองค์ประกอบข้อความเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น องค์ประกอบเหล่านี้ได้แก่:

1. หัวข้อ. ส่วนนี้จะพิมพ์ที่ด้านบนของหน้าแรกของรายงานเท่านั้น ใช้เพื่อแสดงข้อมูล เช่น ข้อความชื่อรายงาน วันที่ หรือข้อความในเอกสารที่ควรพิมพ์หนึ่งครั้งที่จุดเริ่มต้นของรายงาน หากต้องการเพิ่มหรือลบพื้นที่ชื่อรายงาน ให้เลือกคำสั่ง Report Title/Note จากเมนู View

2. ส่วนหัว. ใช้เพื่อแสดงข้อมูล เช่น ส่วนหัวของคอลัมน์ วันที่ หรือ หมายเลขหน้าพิมพ์ที่ด้านบนของแต่ละหน้าของรายงาน หากต้องการเพิ่มหรือลบส่วนหัว ให้เลือกส่วนหัวและส่วนท้ายจากเมนูมุมมอง Microsoft Access จะเพิ่มส่วนหัวและส่วนท้ายพร้อมกัน หากต้องการซ่อนส่วนหัวและส่วนท้าย คุณต้องตั้งค่าคุณสมบัติ Height เป็น 0

3. พื้นที่ข้อมูลอยู่ระหว่างส่วนหัวและส่วนท้ายของหน้า ประกอบด้วยข้อความหลักของรายงาน ส่วนนี้จะแสดงข้อมูลที่พิมพ์สำหรับแต่ละเรกคอร์ดในตารางหรือคิวรีที่ใช้รายงาน หากต้องการวางตัวควบคุมในพื้นที่ข้อมูล ให้ใช้รายการฟิลด์และแถบเครื่องมือ หากต้องการซ่อนพื้นที่ข้อมูล คุณต้องตั้งค่าคุณสมบัติความสูงของส่วนเป็น 0

4. ส่วนท้าย ส่วนนี้จะปรากฏที่ด้านล่างของทุกหน้า ใช้เพื่อแสดงข้อมูล เช่น ผลรวม วันที่ หรือเลขหน้าที่พิมพ์ที่ด้านล่างของแต่ละหน้ารายงาน

5. หมายเหตุ ใช้เพื่อส่งออกข้อมูล เช่น ข้อความสรุป ผลรวมทั้งหมด หรือคำอธิบายภาพ ที่ควรพิมพ์หนึ่งครั้งที่ส่วนท้ายของรายงาน แม้ว่าส่วนบันทึกย่อของรายงานจะอยู่ที่ด้านล่างของรายงานในมุมมองออกแบบ แต่จะถูกพิมพ์ไว้เหนือส่วนท้ายของหน้า หน้าสุดท้ายรายงาน. หากต้องการเพิ่มหรือลบพื้นที่บันทึกรายงาน ให้เลือกคำสั่งชื่อรายงาน/หมายเหตุรายงานจากเมนูมุมมอง Microsoft Access จะเพิ่มและลบชื่อรายงานและพื้นที่แสดงความคิดเห็นพร้อมกัน

วิธีการสร้างรายงาน

คุณสามารถสร้างรายงานใน Microsoft Access ได้หลายวิธี:

1. ตัวสร้าง

2. ตัวช่วยสร้างรายงาน

3. รายงานอัตโนมัติ: ไปที่คอลัมน์

4. รายงานอัตโนมัติ: เทป

5. ตัวช่วยสร้างแผนภูมิ

6. ฉลากไปรษณีย์

ตัวช่วยสร้างช่วยให้คุณสร้างรายงานโดยการจัดกลุ่มเรกคอร์ดและเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างรายงาน โดยจะใส่ฟิลด์ที่เลือกลงในรายงานและมีรูปแบบรายงานหกรูปแบบ หลังจากเสร็จสิ้นวิซาร์ดแล้ว รายงานผลลัพธ์จะสามารถแก้ไขได้ในโหมดออกแบบ การใช้คุณลักษณะรายงานอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างรายงานได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นจึงทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างกับรายงานเหล่านั้น

หากต้องการสร้างรายงานอัตโนมัติ คุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ในหน้าต่างฐานข้อมูล คลิกแท็บรายงาน จากนั้นคลิกปุ่มสร้าง กล่องโต้ตอบรายงานใหม่จะปรากฏขึ้น

2. เลือกคอลัมน์ รายงานอัตโนมัติ: หรือ รายงานอัตโนมัติ: รายการเทปในรายการ

3. ในฟิลด์แหล่งข้อมูล ให้คลิกลูกศรแล้วเลือกตารางหรือคิวรีเป็นแหล่งข้อมูล

4. คลิกที่ปุ่มตกลง

5. ตัวช่วยสร้างรายงานอัตโนมัติจะสร้างรายงานอัตโนมัติในคอลัมน์หรือแถบ (ตัวเลือกของผู้ใช้) และเปิดในโหมด ดูตัวอย่างซึ่งช่วยให้คุณเห็นว่ารายงานจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์