ระบบอัตโนมัติของกระบวนการ Dow ระบบอัตโนมัติของการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ การจัดระบบการไหลของข้อมูล

ระดับอัตโนมัติ กระบวนการทางเทคโนโลยีการทำงานกับเอกสารในปัจจุบันทำหน้าที่เป็นเกณฑ์การประเมินที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับประเด็นสำคัญในการปรับปรุงการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ (DOU) การมีหรือไม่มีเทคโนโลยีอัตโนมัติในองค์กรและในอนาคตอันใกล้นี้ - ระบบเอกสารอัตโนมัติขององค์กรถือได้ว่าเป็นตัวบ่งชี้อย่างเป็นทางการที่ช่วยให้เราสามารถตัดสินคุณภาพและประสิทธิภาพของงานได้

ความต้องการและความก้าวหน้าของระบบเอกสารอัตโนมัติในรูปแบบใหม่ เทคโนโลยีสารสนเทศนำไปสู่การเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องของข้อเสนอในตลาดซอฟต์แวร์ ปัจจุบันมีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ในตลาดที่ให้ความสามารถไม่เพียงแต่ในการทำหน้าที่ดั้งเดิมของการลงทะเบียน การควบคุมการดำเนินการ และการค้นหาเอกสารเท่านั้น แต่ยังให้ ฟังก์ชั่นต่างๆการจัดการเอกสารและการใช้องค์ประกอบของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แตกต่างจากระบบที่นำมาใช้ในยุค 80 ของศตวรรษที่ผ่านมาซึ่งมีจุดมุ่งหมายเพื่อลดต้นทุนแรงงานเมื่อปฏิบัติงานเฉพาะในงานในสำนักงาน (เช่นเมื่อลงทะเบียนและตรวจสอบการดำเนินการของเอกสาร) วิธีการที่ทันสมัยช่วยให้คุณสร้างระบบอัตโนมัติสำหรับการทำงานกับเอกสารทั่วทั้งสถาบันหรือองค์กร

ปัจจุบัน บริษัทพัฒนาไม่เพียงนำเสนอการพัฒนาแบบกำหนดเองเท่านั้น แต่ยังนำเสนอตัวเลือกแบบ "บรรจุกล่อง" ด้วย เช่น การพัฒนาที่สามารถทำซ้ำได้ ซึ่งคำนึงถึงความต้องการทั่วไปสำหรับระบบอัตโนมัติของเอกสารด้วย ดังนั้น การเลือกผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เพื่อทำให้การไหลของเอกสารเป็นอัตโนมัติจึงกลายเป็นงานเร่งด่วนสำหรับหลายองค์กรในอุตสาหกรรมต่างๆ

เพื่อให้กระบวนการทำงานในสำนักงานเป็นอัตโนมัติใน UDOiV จำเป็นต้องกำหนดข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับระบบโดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของสถาบัน และระบุระบบที่มีอยู่ซึ่งจะเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้

ประการแรก ระบบการจัดการเอกสารอัตโนมัติ (ADMS) จะต้องดำเนินการสนับสนุนการจัดการเอกสารทั้งหมด: การเตรียมเอกสาร การลงทะเบียน การควบคุมการดำเนินการ ค้นหาเอกสาร การจัดเก็บ และงานอ้างอิงในอาร์เรย์ของเอกสาร ระบบจะต้องสร้างขึ้นบนหลักการระเบียบวิธี ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และหลักการเดียวกัน โซลูชั่นทางเทคโนโลยีและภายใต้เงื่อนไขขององค์กรและกฎหมายในปัจจุบันในรูปแบบของกฎหมายภายในประเทศ มาตรฐานของรัฐ คำแนะนำ และข้อกำหนด ระบบควบคุมอัตโนมัติจะต้องรับรองการใช้งาน (บูรณาการ) ของสะสมอย่างเต็มที่ แหล่งข้อมูลและใช้หลักการป้อนข้อมูลครั้งเดียวแล้วนำกลับมาใช้ใหม่ทั้งในเอกสารและในความเป็นจริง ระบบควรช่วยเลือกเส้นทางสำหรับการเคลื่อนย้ายเอกสารภายในองค์กร โดยให้ระดับการป้องกันข้อมูลที่จำเป็นจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

ดังนั้น, ระบบองค์กรระบบอัตโนมัติของการไหลของเอกสารสำหรับทัณฑ์บนและ V จะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดด้านการทำงานและด้านเทคนิคของระบบต่อไปนี้

A. ข้อกำหนดด้านการทำงาน

มุ่งเน้นไปที่การปฏิบัติตามเทคโนโลยีที่นำเสนอกับกฎระเบียบของรัฐและมาตรฐานองค์กรของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน เพื่อให้มั่นใจในการใช้งานระบบที่ง่ายดาย

1. งานสำนักงาน

· การสร้างเอกสาร (โดยใช้เทมเพลต)

·การลงทะเบียนเอกสาร

· การควบคุมการดำเนินการเอกสาร

· ข้อมูลและงานอ้างอิง (ค้นหาบัตรลงทะเบียน)

· การเก็บรักษารายการคดี

· การจัดทำข้อมูลทางสถิติเกี่ยวกับการไหลของเอกสาร

· ป้อนข้อมูลอัตโนมัติจากสื่อกระดาษ

2. การจัดระเบียบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

· การเก็บถาวรเอกสาร

· การค้นหาที่มีฟังก์ชันครบถ้วน

ความปลอดภัยของการจัดเก็บเอกสาร

· จัดระเบียบการเข้าถึงเอกสารเก็บถาวร

3. ดูแลงานจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

· เทคโนโลยี ลายเซ็นดิจิทัล(สธ.)

· ทำงานกับ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์

· เครื่องมือป้องกันการเข้ารหัสลับ

· การลงทะเบียนเอกสารที่ได้รับผ่านช่องทางสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์

4. การจัดการเอกสาร

· การจัดการการไหลของเอกสารภายในองค์กร

· การโอนเอกสารเพื่อดำเนินการ

· ควบคุมการเคลื่อนย้าย (โอน) เอกสาร

· การควบคุมการกระทำของผู้ใช้

การกำหนดเส้นทางเอกสาร

· ประสานงานด้านเอกสาร

· ควบคุมการเข้าถึงบัตรลงทะเบียนและไฟล์เอกสาร

5. การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

· ทำงานร่วมกันบนเอกสารแบบเรียลไทม์

· ทำงานร่วมกับสำนักงานและแผนกที่อยู่ห่างไกล

· การสร้างการรายงานโดยใช้รายละเอียดใด ๆ และในส่วนใด ๆ

· รับการแจ้งเตือนจากระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

· การทำงานกับหนังสืออ้างอิง

B. ข้อกำหนดของระบบและทางเทคนิค

ข้อกำหนดทางเทคนิคของระบบจะต้องคำนึงถึงความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการประเมินด้วยแพลตฟอร์มทางเทคนิคของระบบที่ใช้

1. การใช้งานซอฟต์แวร์

· เทคโนโลยีไคลเอ็นต์-เซิร์ฟเวอร์

เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต

· รองรับมาตรฐาน ระบบเปิด

ความพร้อมใช้งานของเครื่องมือพัฒนาแอปพลิเคชัน

· ความพร้อมใช้งานของเครื่องมือสแกนเอกสาร

· ส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่าย

2. Network OS สำหรับส่วนของเซิร์ฟเวอร์

วินโดวส์เซิร์ฟเวอร์ 2008

3. Network OS สำหรับฝั่งไคลเอนต์

4. ข้อกำหนดในการปฏิบัติงาน

· ความน่าเชื่อถือของระบบอัตโนมัติ

· ความปลอดภัยของระบบ

· การดูแลระบบ

·จำนวนผู้ใช้พร้อมกัน - สูงสุด 100

5. ความสามารถในการปรับตัว

· ความเรียบง่ายและสะดวกในการนำระบบไปใช้

· ความง่ายในการตั้งค่าระบบ

· ความเป็นไปได้ของการพัฒนาระบบ

ดังนั้นการเลือกผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์จึงถือเป็นก้าวแรกในการสร้างระบบเอกสารอัตโนมัติขององค์กร งานและข้อกำหนดที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนสำหรับระบบทำให้คุณสามารถเลือกตัวเลือกนี้มีความสมดุลและสม่ำเสมอมากขึ้น สิ่งนี้สร้างข้อกำหนดเบื้องต้นที่สำคัญที่สุดสำหรับการนำระบบไปใช้ให้สำเร็จและเพื่อให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับระบบได้

อัตโนมัติ ระบบการศึกษาก่อนวัยเรียนเป็นแพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่มุ่งเป้าไปที่กระบวนการจัดการอัตโนมัติ

จุดเชื่อมโยงหลักของเทคโนโลยีสารสนเทศในสภาวะสมัยใหม่คือคอมพิวเตอร์และวิธีการทางเทคนิคที่เกี่ยวข้อง การนำเทคโนโลยีสารสนเทศไปใช้ทำได้สำเร็จด้วยความช่วยเหลือของระบบการจัดการและการสนับสนุนองค์กรและระเบียบวิธี เมื่อใช้เทคโนโลยีส่วนบุคคลและ อุปกรณ์ทางเทคนิคควรให้ความสนใจกับผลที่ตามมาของการใช้งานโดยเฉพาะ

เสนอขั้นตอนการทำงานต่อไปนี้ในการเลือกระบบอัตโนมัติสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน 1:

จัดทำรายการข้อกำหนดพื้นฐานและทางเทคนิคของระบบสำหรับระบบเอกสารอัตโนมัติขององค์กร

การเลือกระบบค่าสัมประสิทธิ์การถ่วงน้ำหนัก (คะแนน) หรือการจัดอันดับสำหรับการประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญ

การประเมินผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์จากมุมมองของข้อกำหนดการทำงานขั้นพื้นฐานและคุณลักษณะทางเทคนิคของระบบ

การประเมินความสามารถในการปรับตัวของผลิตภัณฑ์ที่เลือก

การเลือกผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่ตรงตามเกณฑ์เหล่านี้

การประเมินเปรียบเทียบต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการได้มาและการใช้งานผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์

การประเมินประสบการณ์ในการใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่คัดสรร (รวมทั้งในองค์กร ประเภทนี้) ชื่อเสียงของบริษัทผู้พัฒนา

ทางเลือก ซอฟต์แวร์สำหรับระบบเอกสารอัตโนมัติ

14 เป้าหมายของระบบอัตโนมัติ Dhow งานของดาวโจนส์ในองค์กร ความครอบคลุมของกระบวนการอัตโนมัติของ Dhow

เป้าหมายของระบบอัตโนมัติก่อนวัยเรียนของทุกองค์กรโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบองค์กรและกฎหมายมีความคล้ายคลึงกันและในความเห็นของเรามีดังนี้

การปรับปรุงคุณภาพและประสิทธิภาพของการจัดการและด้วยเหตุนี้จึงทำให้มั่นใจได้ถึงความสามารถในการแข่งขันขององค์กรในตลาด

บูรณาการเข้ากับวงจรการทำงานของสำนักงานเดียวของแผนกโครงสร้างทั้งหมดขององค์กร รวมถึงแผนกที่อยู่ห่างไกลทางภูมิศาสตร์

สร้างความมั่นใจในการปฏิบัติงานและในเวลาเดียวกันก็สร้างความแตกต่างในการเข้าถึงทรัพยากรข้อมูล (เอกสาร) ขององค์กร

การลดต้นทุนแรงงานและเวลาและต้นทุนค่าโสหุ้ยและเป็นผลให้เกิดผลกระทบทางเศรษฐกิจ

วางรากฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลงอย่างค่อยเป็นค่อยไปไปสู่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรและการทำงานเพื่ออนาคต

การบรรลุเป้าหมายของคุณเป็นไปได้ด้วยการแก้ปัญหา งานอัตโนมัติของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนขององค์กรซึ่งสามารถจัดระบบคร่าวๆ ได้เป็นด้านต่างๆ ดังต่อไปนี้:

การเตรียมและการดำเนินการของเอกสาร

ปรับปรุงคุณภาพและประสิทธิภาพในการจัดทำเอกสารที่สร้างขึ้นในองค์กร

การรวมกระบวนการทำงานกับเอกสารในทุกขั้นตอนของการดำรงอยู่

การจัดระเบียบการไหลของเอกสารและการดำเนินการของเอกสาร

ขจัดความซ้ำซ้อนในการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารในขั้นตอนต่าง ๆ ของการทำงานกับมัน (กระบวนการลงทะเบียน)

ขจัดโอกาสการสูญหายของเอกสาร (การสร้างฐานสารคดีขององค์กร)

ปรับปรุงการไหลของเอกสารขององค์กร (ลดความซับซ้อนของแผนภูมิการไหลของเอกสาร - การกำหนดเส้นทาง)

เพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพการทำงานของนักแสดงด้วยเอกสาร

การลดกำหนดเวลาในการดำเนินการและการส่งเอกสาร

แจ้งให้พนักงานและผู้บริหารทราบทันเวลาเกี่ยวกับเอกสารที่ได้รับและสร้าง (หลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อนในเอกสารเดียวกัน)

องค์กรควบคุมการดำเนินการของเอกสาร

การรวมการไหลของเอกสารของทุกแผนกขององค์กร (รวมถึงหน่วยงานที่อยู่ห่างไกลทางภูมิศาสตร์)

รับข้อมูลเกี่ยวกับสถานะการดำเนินการและตำแหน่งของเอกสารใด ๆ ได้ทันที

สร้างความมั่นใจในการติดตามขั้นตอนของการผ่านเอกสารในแผนกขององค์กรตั้งแต่ช่วงเวลาที่ได้รับ (การสร้าง) จนกระทั่งเสร็จสิ้นการทำงานกับพวกเขา (การดำเนินการ)

จัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารระบบค้นหา

สร้างความมั่นใจในการจัดเก็บข้อความของเอกสารที่จัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แบบรวมศูนย์รูปภาพกราฟิกและวัสดุสำหรับพวกเขา

ให้ความสามารถในการค้นหาและจัดระเบียบการเชื่อมโยงเชิงตรรกะของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับประเด็นหนึ่งได้อย่างรวดเร็ว

รับประกันการค้นหาและการเลือกเอกสาร (วัสดุ) ที่รวดเร็วตามชุดรายละเอียดเฉพาะเรื่อง

ขั้นตอนการนำเทคโนโลยีอัตโนมัติไปใช้ในการประมวลผล การสร้าง การใช้ และการจัดเก็บเอกสาร วิวัฒนาการของเทคโนโลยีเหล่านี้และผลกระทบต่อกระบวนการจัดทำเอกสาร ศึกษาคุณสมบัติและรูปแบบการทำงานกับเอกสารที่บันทึกไว้ในสื่อบันทึกข้อมูลใหม่ (เอกสารที่เครื่องอ่านได้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์)

การสร้างระบบระดับชาติสำหรับการรวบรวมและประมวลผลข้อมูลสำหรับการบัญชี การวางแผน และการจัดการเศรษฐกิจของประเทศ (OGAS) ระบบการจัดการภาคส่วนอัตโนมัติ (ACS) ระบบเอกสารการจัดการมาตรฐาน (DSMS) การสร้างระบบเรียกค้นข้อมูลอัตโนมัติสำหรับเอกสารทางบัญชีและสถิติ ระบบอัตโนมัติสำหรับติดตามการดำเนินการของเอกสาร (ASKID)

หัวข้อที่ 2 กรอบกฎหมายและข้อบังคับที่ควบคุมปัญหาการใช้งานและการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศใน Dows มาตรฐานสากลและระดับชาติ

การกระทำทางกฎหมายระหว่างประเทศ กฎบัตรโอกินาว่าสำหรับสมาคมข้อมูลระดับโลกปี 2000 คำประกาศการประชุมสุดยอดโลกว่าด้วยสมาคมข้อมูลปี 2003 (รวมทั้งแก้ไขเพิ่มเติม) การกระทำทางกฎหมายระหว่างประเทศ

กฎหมายและข้อบังคับของสหพันธรัฐรัสเซีย กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 6 เมษายน 2554 เลขที่ 63-FZ “เกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์” กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 เลขที่ 149-FZ “เกี่ยวกับข้อมูล เทคโนโลยีสารสนเทศ และการปกป้องข้อมูล” รหัสของสหพันธรัฐรัสเซีย

กฤษฎีกาและคำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย โปรแกรม แนวคิดของรัฐบาลกลางและระดับภูมิภาค คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 6 กันยายน 2555 ฉบับที่ 890 “เกี่ยวกับมาตรการปรับปรุงการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในหน่วยงานของรัฐ” พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาล สหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 22 กันยายน 2552 ฉบับที่ 754 เรื่อง “เมื่อได้รับอนุมัติระเบียบเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก” พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 7 กันยายน 2554 ฉบับที่ 751 “เกี่ยวกับการแก้ไขกฎการทำงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง” คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 15 มิถุนายน 2552 ฉบับที่ 477 "เมื่อได้รับอนุมัติกฎสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง" พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 25 ธันวาคม 2550 ฉบับที่ 931 "ในมาตรการบางอย่างเพื่อให้แน่ใจว่ามีปฏิสัมพันธ์ข้อมูลระหว่างหน่วยงานของรัฐและรัฐบาลท้องถิ่นในการให้บริการสาธารณะแก่ประชาชนและองค์กร" คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 28 มกราคม 2545 ฉบับที่ 65 “ ในโปรแกรมเป้าหมายของรัฐบาลกลาง“ Electronic Russia (2545-2553)” (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมและเพิ่มเติมลงวันที่ 15 สิงหาคม 2549) คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 20 ตุลาคม 2553 เลขที่ 1815 “ในโครงการของรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย “สมาคมสารสนเทศ (2554-2563)” คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 17 ธันวาคม 2553 เลขที่ 2299-“ ในแผนสำหรับการเปลี่ยนแปลงของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางและสถาบันงบประมาณของรัฐบาลกลางไปใช้ซอฟต์แวร์ฟรี” คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 12 กุมภาพันธ์

2554 ฉบับที่ 176-r “ ในการอนุมัติแผนปฏิบัติการสำหรับการเปลี่ยนแปลงของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางไปสู่การไหลของเอกสารไร้กระดาษเมื่อจัดกิจกรรมภายใน” คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 6 พฤษภาคม 2551 ฉบับที่ 632-r “เมื่อได้รับอนุมัติแนวคิดในการจัดตั้งรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ในสหพันธรัฐรัสเซียจนถึงปี 2010” คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 17 กรกฎาคม 2549 ฉบับที่ 1,024-r "แนวคิดของข้อมูลระดับภูมิภาคจนถึงปี 2010" คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 27 กันยายน 2547 เลขที่ 1244-r "แนวคิดการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในกิจกรรมของหน่วยงานรัฐบาลกลางจนถึงปี 2010"

ยุทธศาสตร์การพัฒนาสังคมสารสนเทศในสหพันธรัฐรัสเซีย (อนุมัติโดยประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย V. ปูตินเมื่อวันที่ 7 กุมภาพันธ์ 2551 เลขที่ Pr - 212)

สภาความมั่นคงสารสนเทศภายใต้ประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย

เอกสารและมาตรฐานด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธี GOST 34.03-90 “เทคโนโลยีสารสนเทศ ชุดมาตรฐานสำหรับระบบอัตโนมัติ: ระบบอัตโนมัติ: ข้อกำหนดและคำจำกัดความ”, GOST 34.601-90 “เทคโนโลยีสารสนเทศ ชุดมาตรฐานสำหรับระบบอัตโนมัติ: ระบบอัตโนมัติ: ขั้นตอนของการสร้างสรรค์" มาตรฐานแห่งชาติที่พัฒนาบนพื้นฐานของมาตรฐาน ISO สากล (GOST R ISO 15489-1-2007 “SIBID การจัดการเอกสาร ข้อกำหนดทั่วไป”; GOST R ISO 23081-1-2008 “SIBID กระบวนการจัดการเอกสาร ข้อมูลเมตาสำหรับเอกสาร ส่วนที่ 1 . หลักการ"), GOST R ISO/IEC 26300-2010 "เทคโนโลยีสารสนเทศ รูปแบบ Open Document สำหรับแอปพลิเคชั่นสำนักงาน (OpenDocument) v. 1.0" เป็นต้น

มาตรฐานสากล ISO และ IEC (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, ISO 30300 ซีรีส์, IEC 82045 ฯลฯ ); โมเรค 2, โมเรค 10 เป็นต้น

ด้วยปัญหา เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ปัญหาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบอัตโนมัติของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนมีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด

ปัจจุบันบริษัทต่างๆได้มีการพัฒนาและดำเนินการ จำนวนมากระบบการจัดการเอกสารอัตโนมัติ (ADMS) โดดเด่นด้วยแนวทางเฉพาะและวิธีการใช้งานคอมพิวเตอร์และการสื่อสาร น่าเสียดายที่การพัฒนาเหล่านี้ขาดคำศัพท์ที่เป็นเอกภาพ ผลิตภัณฑ์ของบริษัทพัฒนามีชื่อต่างๆ เช่น ระบบเอกสารอัตโนมัติ ระบบคอมพิวเตอร์ระบบอัตโนมัติของงานในสำนักงานและการไหลของเอกสาร ระบบการจัดการสำนักงาน ระบบการจัดการเอกสารแบบกระจาย การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ฯลฯ ความหลากหลายในชื่อของระบบที่พัฒนาและพัฒนาแล้วบ่งชี้ว่าในปัจจุบันพื้นที่ของตลาดข้อมูลนี้ยังไม่ได้เป็นรูปเป็นร่างเป็นส่วนที่เป็นอิสระ และในบางกรณี ผลิตภัณฑ์ ASUD จะปรากฏเป็นการพัฒนาที่เกี่ยวข้องหรือเป็นผลพลอยได้เมื่อทำการแก้ไข ปัญหาอื่น ๆ ที่ซับซ้อนมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม จำนวน ASUD นั้นเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว บริษัทประมาณ 30-40 แห่งเข้าร่วมการประชุม DOCFLOW เป็นประจำและนำเสนอการพัฒนาของตนแก่ผู้บริโภค แน่นอนว่าคนเหล่านี้คือนักพัฒนารายใหญ่ที่สุดที่กำหนดระดับของโซลูชั่นทางเทคนิคและเทคโนโลยี เป็นที่ทราบกันว่าระบบควบคุมอัตโนมัติจำนวนมากได้รับการพัฒนาแยกกัน การใช้งานภายในและไม่ได้ออกสู่ตลาด

น่าเสียดายในภาคนี้ อุตสาหกรรมข้อมูลแม้จะมีความต้องการที่ชัดเจน แต่ก็ไม่มีระบบที่จัดตั้งขึ้นสำหรับการติดตามการพัฒนาที่ปรากฏในตลาด และยังไม่มีระบบการทำงานที่ชัดเจนสำหรับการออกใบอนุญาตและการรับรอง บทวิจารณ์โดยผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับระบบประเภทนี้ในคอมพิวเตอร์และข้อมูลสิ่งพิมพ์ชั้นนำไม่ต้องพูดถึงสิ่งพิมพ์สำหรับงานในสำนักงานและเอกสารสำคัญนั้นหาได้ยาก การทบทวนที่เผยแพร่ล่าสุดสมควรได้รับการอนุมัติ แม้ว่าเกณฑ์ ตัวชี้วัดการประเมิน และคำศัพท์เฉพาะที่ใช้จากมุมมองของทฤษฎีและการปฏิบัติในการจัดการเอกสารจะไม่เหมาะสมที่สุดก็ตาม ไม่มีผู้เข้าร่วมคนใดเลย การวิเคราะห์เปรียบเทียบระบบไม่ได้รับการทดสอบเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานและกฎเกณฑ์ปัจจุบันสำหรับการทำงานกับเอกสาร ค่าใช้จ่ายในการนำระบบไปใช้จะไม่ถูกเปรียบเทียบกับผลประโยชน์ทั้งทางตรงและทางอ้อมที่ได้รับ (ไม่ต้องพูดถึงผลกระทบทางเศรษฐกิจ)

เห็นได้ชัดว่างานนี้ควรดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญอิสระ เช่น VNIIDAD เพื่อการประเมินข้อดีหรือข้อเสียของ ASUD ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมยิ่งขึ้น

หลักการพัฒนาและเกณฑ์การคัดเลือกระบบควบคุมอัตโนมัติ

ลองพิจารณาแนวโน้มหลักในการพัฒนาระบบควบคุมอัตโนมัติ

ก่อนอื่น เราทราบว่าเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ที่ครบครัน มันเป็นแนวทางที่เป็นระบบที่ช่วยให้หลังจากการใช้ระบบควบคุมอัตโนมัติสามารถพูดคุยเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหาที่ครอบคลุมสำหรับปัญหาการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการใน องค์กร.

ลักษณะที่สองของระบบคือเป็นระบบเฉพาะหรือระบบใช้งานทั่วไป? นั่นคือเป็นระบบที่ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนหรือพร้อมกับวัตถุประสงค์อื่น ๆ ที่สามารถนำไปปรับใช้เพื่อดำเนินการ (หรือดำเนินการไปพร้อม ๆ กัน) ของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนได้หรือไม่?

ประการที่สาม ต้นทุนของระบบและขนาดขององค์กรที่สามารถนำมาใช้ได้ และปริมาณการไหลของเอกสารมีความสำคัญสำหรับผู้บริโภค

เมื่อผู้บริโภคเลือกระบบที่ต้องการ ก่อนอื่นพวกเขาควรคำนึงถึงโครงสร้างการจัดการประเภทใดที่เลือก ASUD ในความเห็นของเรา เราสามารถแยกแยะประเภทของผู้บริโภคได้ดังต่อไปนี้:

1) โครงสร้างลำดับชั้นที่ซับซ้อน (กระทรวง แผนก บริษัท ธนาคาร ฯลฯ );

2) เจ้าหน้าที่อาณาเขต (การบริหารเมือง หน่วยงานของรัฐบาลกลาง เทศบาล ฯลฯ );

3) องค์กรการค้าและไม่แสวงหาผลกำไรระดับกลางและระดับล่าง

แน่นอนว่าการจัดระบบข้างต้นเป็นไปตามเงื่อนไข แต่จะดูดซับผู้บริโภค ASUD ประเภทหลักเป็นหลัก มีข้อเสนอมากมายสำหรับกลุ่มผู้บริโภคแต่ละกลุ่ม

ตัวอย่างเช่นการพัฒนาของ บริษัท "ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์", "เสื้อกั๊ก", "Ankey", "Lanit" และอื่น ๆ มีไว้สำหรับกระทรวงและแผนกต่างๆ สำหรับผู้บริโภคประเภทที่สองสิ่งที่มีชื่อเสียงที่สุดคือการพัฒนาของ " Granit-Center” ศูนย์วิทยาศาสตร์และเทคนิคของสถาบันพัฒนามอสโก การพัฒนาส่วนใหญ่มีไว้สำหรับผู้บริโภคในองค์กรประเภทที่สาม ที่นี่คุณสามารถให้ความสนใจกับผลิตภัณฑ์ของ Intertrust, IT, Optima, Centrinvestsoft และอื่น ๆ

หนึ่งในผลิตภัณฑ์ที่ตรงตามข้อกำหนดเกือบทั้งหมดของการปฏิบัติงานในสำนักงานคือระบบ Delo-96 และการดัดแปลงในภายหลังซึ่งพัฒนาโดย บริษัท Electronic Office Systems ระบบนี้เป็นไปตามประเพณีของงานสำนักงานในบ้าน และคำนึงถึงข้อกำหนดด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีที่มีอยู่สำหรับระบบดังกล่าว

ผู้เชี่ยวชาญของ Inter Trust ซึ่งใช้เทคโนโลยี Lotus ในการพัฒนา เลือกแนวทางที่แตกต่างออกไปเล็กน้อยในการออกแบบระบบควบคุมอัตโนมัติ ในการพัฒนาที่หลากหลายของบริษัท ระบบเอกสารการจัดการครอบครองสถานที่ที่คุ้มค่า ผลิตภัณฑ์แรกของบริษัทในทิศทางนี้คือระบบสนับสนุนเอกสาร "Office Media"

ชุดฐานข้อมูล "Office Media" ทำงานในสภาพแวดล้อม Lotes Notes และจัดให้มีการทำงานอัตโนมัติในสำนักงานและกิจกรรมองค์กรและการจัดการขององค์กรและองค์กรต่างๆ ผู้ใช้ระบบสามารถเป็นหน่วยงานของรัฐบาลและโครงสร้างเชิงพาณิชย์เป็นบริการ: การสนับสนุนด้านเอกสาร, การควบคุมการดำเนินการของเอกสาร, การสนับสนุนข้อมูล ผู้ติดต่อภายนอกองค์กร การบริหารงานบุคคล การบริหารการขายและการตลาด และอื่นๆ

คำใหม่ของบริษัท Inter Trust คือสิ่งที่เรียกว่า "ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบอัตโนมัติในสำนักงานขององค์กร" ที่พัฒนาขึ้นเมื่อเร็วๆ นี้

อีกตัวอย่างหนึ่งของ ASUD สามารถเรียกได้ว่าเป็นการพัฒนาองค์กรวิจัยและการผลิตของรัฐ "Granit-Center" ของระบบการไหลของเอกสารอัตโนมัติและระบบการจัดการสำนักงานสำหรับองค์กร "Gran-Doc" ซึ่งค่อนข้างโด่งดังในมอสโก โครงสร้างเทศบาลการจัดการ.

วัตถุประสงค์ของระบบคือทำให้กระบวนการประมวลผลเอกสารหลักเป็นอัตโนมัติ: การบัญชี, การบันทึกเส้นทางตั้งแต่การลงทะเบียนจนถึงการตัดออก, การตรวจสอบแต่ละขั้นตอนของการพิจารณาเอกสาร, การรับ ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับเอกสาร การวิเคราะห์การไหลของเอกสารขององค์กร

การใช้เทคโนโลยีการประมวลผลเอกสารต้นฉบับช่วยให้จัดการการไหลของเอกสารในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และช่วยให้มั่นใจในการติดตามระเบียบวินัยในการปฏิบัติงาน

ข้อกำหนดของระบบการจัดการเอกสาร

เป็นไปได้ที่จะกำหนดข้อกำหนดบางประการสำหรับระบบการจัดการเอกสารสมัยใหม่ในองค์กร

ประการแรก ระบบควบคุมอัตโนมัติจะต้องดำเนินงานทั้งหมดที่รองรับเอกสารสำหรับการจัดการ: การเตรียมเอกสาร การลงทะเบียน การควบคุมการดำเนินการ ค้นหาเอกสาร การจัดเก็บ และงานอ้างอิงในอาร์เรย์ของเอกสาร

ระบบจะต้องสร้างขึ้นบนหลักการด้านระเบียบวิธี ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และเทคโนโลยีที่สม่ำเสมอ และอยู่ภายในกรอบเงื่อนไขขององค์กรและกฎหมายที่มีอยู่ในรูปแบบของกฎหมายภายในประเทศ มาตรฐานของรัฐ คำแนะนำ และข้อกำหนด

ระบบควบคุมอัตโนมัติจะต้องรับประกันการใช้งานเต็มรูปแบบ (บูรณาการ) ของทรัพยากรข้อมูลที่สะสมและใช้หลักการป้อนข้อมูลครั้งเดียวและการใช้ซ้ำทั้งที่บันทึกไว้และตามจริง ระบบควรช่วยผู้ดูแลระบบเลือกเส้นทางสำหรับการเคลื่อนย้ายเอกสารภายในองค์กร โดยให้ระดับการป้องกันข้อมูลที่จำเป็นจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

ในสภาวะที่ทันสมัย ​​ระบบควบคุมอัตโนมัติจะต้องมีความสามารถในการขยายตามส่วนประกอบบางอย่าง (จำนวนอุปกรณ์ทางเทคนิคและเทคโนโลยี จำนวนเอกสาร (ปริมาณข้อมูล) จำนวนผู้ใช้) และสามารถปรับให้เข้ากับขีดจำกัดที่สมเหตุสมผลต่อการเปลี่ยนแปลงความต้องการของผู้ใช้

วิธีหนึ่งในการนำระบบการจัดการแบบบูรณาการไปใช้สำหรับองค์กรและการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจภายในคือการสนับสนุนเอกสารอัตโนมัติสำหรับการจัดการ ซึ่งทำให้สามารถระบุคู่แข่งได้เมื่อทำการตัดสินใจทั้งด้านการปฏิบัติงานและเชิงกลยุทธ์ ประสิทธิผลของการสนับสนุนด้านเอกสารสำหรับการจัดการส่งผลกระทบอย่างมากต่อความสำเร็จของกระบวนการจัดการ ส่งผลให้มีความจำเป็นต้องปรับปรุงรูปแบบและวิธีการทำงานกับเอกสาร

ภายใต้ ระบบอัตโนมัติเข้าใจกันอย่างกว้างขวางว่าเป็นแอปพลิเคชัน อุปกรณ์อัตโนมัติทำงานตามโปรแกรมที่กำหนดและแทนที่บุคคลบางส่วนหรือทั้งหมดในด้านกิจกรรมใด ๆ

ภายใต้ ระบบการจัดการเอกสารอัตโนมัติ (ดาวโจนส์)ควรเข้าใจว่าเป็นระบบอัตโนมัติใด ๆ ที่ออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาด้านเอกสารการจัดงานเอกสารและการไหลของเอกสารโดยไม่คำนึงถึงวัตถุประสงค์ของระบบอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานของรัฐ ธนาคารพาณิชย์ บริษัทการค้าหรือองค์กรอื่นใด สิ่งสำคัญคือการจัดการในองค์กรนี้จะต้องดำเนินการตามข้อกำหนดของเอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธี

มีสามหลัก วิธีการใช้ระบบอัตโนมัติก่อนวัยเรียน:

1) การพัฒนาระบบอัตโนมัติดั้งเดิมสำหรับระบบการศึกษาก่อนวัยเรียน

2) การติดตั้งระบบอัตโนมัติมาตรฐานก่อนวัยเรียน

3) การตั้งค่าเครื่องมืออัตโนมัติก่อนวัยเรียน

การพัฒนาระบบอัตโนมัติก่อนวัยเรียนดั้งเดิมเกี่ยวข้องกับการมีส่วนร่วมของเจ้าหน้าที่โปรแกรมเมอร์และการพัฒนาระบบอัตโนมัติ "ตั้งแต่เริ่มต้น" สำหรับองค์กรเฉพาะ ในขณะเดียวกันก็คำนึงถึงลักษณะเฉพาะขององค์กรนี้ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ซึ่งทำให้ ระบบใหม่สะดวกในการใช้งาน จริงอยู่ที่กระบวนการเขียนโปรแกรมในกรณีนี้มีข้อเสียหลายประการ มันยาวนานและมีราคาแพง และยังมีแนวโน้มที่จะสูญเสียการควบคุมด้วย ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมหลังจากใช้เวลาและเงินไปมากมาย คุณจะพบว่าระบบที่พัฒนาแล้วไม่ตรงตามข้อกำหนด และคุณต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมดอีกครั้ง

การติดตั้งระบบอัตโนมัติมาตรฐานก่อนวัยเรียนในแง่นี้ตรงกันข้ามกับการพัฒนาระบบดั้งเดิมอย่างสิ้นเชิง บริษัทที่ผลิตระบบอัตโนมัติสำหรับเด็กก่อนวัยเรียนจะพัฒนาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์มาตรฐานที่สามารถนำไปใช้ในองค์กรต่างๆ โดยมีการปรับตัวเพียงเล็กน้อย ระบบดังกล่าวใช้ชุดฟังก์ชันทั่วไปบางอย่างสำหรับการทำงานกับเอกสาร มีราคาไม่แพงและนำไปใช้ในเวลาที่สั้นที่สุด ดูเหมือนจะเป็นวิธีที่สะดวกมาก แต่ก็มีข้อเสียเช่นกัน ความจริงก็คือแม้ว่าข้อกำหนดในการจัดตั้งสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนทั่วสาธารณรัฐเบลารุสจะเหมือนกัน แต่ก็มีการรวมเข้าด้วยกันมากและวิธีการดำเนินการก็แตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ ในเรื่องนี้มีความจำเป็นต้องขยายชุดฟังก์ชันซึ่งไม่ใช่เรื่องง่ายและมักเป็นไปไม่ได้ที่จะทำในระบบมาตรฐาน

การตั้งค่าเครื่องมืออัตโนมัติก่อนวัยเรียนเป็นตัวเลือกกลางระหว่างวิธีการแก้ไขปัญหาสองวิธีข้างต้น ในอีกด้านหนึ่ง ภายในกรอบของวิธีการนี้ ระบบมาตรฐานบางอย่างได้ถูกนำมาใช้ซึ่งใช้ชุดฟังก์ชันบางอย่าง (เช่นในกรณีที่สอง) และในทางกลับกัน มันถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของเครื่องมือทางอุตสาหกรรมที่สามารถทำได้ นำมาใช้เพื่อปรับให้เข้ากับความต้องการขององค์กรเฉพาะ การปรับตัวดังกล่าวช่วยให้คำนึงถึงคุณลักษณะขององค์กรเฉพาะ (เช่นในกรณีแรก)

การวิเคราะห์เทคโนโลยีสารสนเทศสมัยใหม่ช่วยให้เราสามารถเน้นสิ่งต่อไปนี้: คลาสเครื่องมือใช้ในแนวทางที่สาม:

เครื่องมือสร้างเอกสาร ( โปรแกรมประมวลผลคำ, โปรเซสเซอร์ตั้งโต๊ะ, ระบบการออกแบบโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วย (CAD) ฯลฯ );

· ระบบการจัดการฐานข้อมูล

· ระบบสนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม (คลาส group-ware)

· ระบบการจัดการเอกสาร (DMS)

ระบบ อีเมล;

· ระบบการจัดการตัวประมวลผลธุรกิจ (คลาสเวิร์กโฟลว์)

เครื่องมือสร้างเอกสารเป็นชื่อทั่วไปสำหรับคลาสของระบบที่มีซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อสร้างเอกสารเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ หน้าที่หลักของซอฟต์แวร์ดังกล่าวคือการสร้างไฟล์ที่มีเนื้อหาของเอกสาร แก้ไขไฟล์ที่สร้างขึ้น การส่งไฟล์ไปพิมพ์ ฯลฯ กลุ่มนี้ยังรวมถึงระบบประมวลผลเอกสารที่ออกแบบมาเพื่อป้อน ประมวลผล จัดเก็บและเรียกค้นภาพกราฟิกของเอกสารกระดาษ

ระบบการจัดการฐานข้อมูลเป็นพื้นฐานสำหรับการสร้างประสิทธิภาพไม่มากก็น้อย ระบบข้อมูล. พวกเขารับประกันการสร้างและการบำรุงรักษาพื้นที่เก็บข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง

ระบบกรุ๊ปแวร์ได้รับการออกแบบเพื่อรองรับการแบ่งปันข้อมูลที่ถูกต้องระหว่างผู้ใช้กลุ่ม พวกเขาแก้ปัญหาการจัดเก็บการดูและ การแบ่งปันเอกสาร

ระบบการจัดการเอกสารเป็นระบบที่มีประสิทธิภาพซึ่งจัดระเบียบงานกับเอกสารเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยความช่วยเหลือ เอกสารต่างๆ จะถูกลงทะเบียนและรองรับที่เก็บข้อมูล (รวมถึงข้อความเอกสารที่เก็บไว้หลายเวอร์ชัน) ระบบการจัดการเอกสารไม่เพียงดำเนินการคุณลักษณะเท่านั้น แต่ยังดำเนินการค้นหาข้อมูลแบบเต็มด้วย

ระบบอีเมล์ใช้ในการส่ง อีเมลระหว่างผู้เข้าร่วมของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนซึ่งสามารถแนบเอกสารเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ได้ ในกรณีนี้ คุณสามารถส่งข้อความไปยังผู้ใช้หลายคนพร้อมกันได้โดยแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าได้รับและอ่านอีเมลแล้ว

ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจยังจัดระเบียบการถ่ายโอนข้อความอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างผู้เข้าร่วมของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน ขณะเดียวกันพวกเขา ฟังก์ชั่นความเป็นไปได้ที่สมบูรณ์ยิ่งกว่าอีเมล ประการแรก ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจใช้ฟังก์ชันการตรวจสอบระเบียบวินัยในการดำเนินการ ติดตามกำหนดเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการดำเนินการกับเอกสารโดยอัตโนมัติ และสามารถแจ้งเตือนผู้ใช้เกี่ยวกับแนวทางดังกล่าวได้ วันกำหนดส่ง. ในระบบที่พัฒนาแล้วของคลาสนี้ ไม่เพียงแต่สามารถกำหนดเส้นทางเอกสารแบบขนาน แต่ยังต่อเนื่องตามลำดับโดยใช้เทมเพลตเส้นทางอีกด้วย นอกจากนี้การกำหนดเส้นทางแบบฮาร์ดสามารถดำเนินการตามรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้

งานต่าง ๆ ของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนได้รับการแก้ไขด้วยเครื่องมือต่าง ๆ (ตาราง 2.1)

งานของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและ เครื่องมือการตัดสินใจของพวกเขา

ใดๆ ระบบที่ทันสมัยระบบอัตโนมัติของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนจะต้องดำเนินการตามชุดต่อไปนี้ ฟังก์ชั่น:

·การลงทะเบียนเอกสารในรูปแบบบัตร

·การบัญชีมติที่ออกในเอกสาร

· รักษาความสัมพันธ์ระหว่างพวกเขา

· ควบคุมการดำเนินการของเอกสาร

· การเขียนเอกสารเพื่อใช้

· การดำเนินการข้อมูลและงานอ้างอิง

·การรายงาน

ดังนั้น การลงทะเบียนเอกสารจึงสามารถดำเนินการได้โดยใช้แบบฟอร์มหน้าจอเดียว (การ์ด) สำหรับเอกสารทุกประเภท และแม้กระทั่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยการเขียนโปรแกรมเท่านั้น และยังสามารถใช้การ์ดที่แตกต่างกันได้ ไม่เพียงแต่สำหรับ หลากหลายชนิดเอกสาร แต่ยังรวมถึงกลุ่มผู้ใช้ด้วย

การควบคุมการดำเนินการของเอกสารอาจประกอบด้วยข้อเท็จจริงที่ว่าในการ์ดเอกสารมีช่อง "กำหนดเวลาการดำเนินการ" และ "วันที่ดำเนินการ" และผู้ควบคุมจะสร้างรายการเอกสารที่มีระยะเวลาการดำเนินการเกินกำหนด ตัวเลือกนี้เรียกว่าการควบคุมการดำเนินการเอกสารแบบพาสซีฟ และสามารถควบคุมแบบแอคทีฟได้ โดยระบบจะตรวจสอบกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสารอย่างเป็นอิสระ และแจ้งให้ผู้ใช้ทราบไม่เพียงแต่เกี่ยวกับการใช้งานเกินขีดจำกัดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงแนวทางที่ใกล้จะเกิดขึ้นด้วย

การดำเนินการข้อมูลและงานอ้างอิงสามารถทำได้ตามการค้นหาคุณลักษณะของเอกสารเท่านั้น เช่น ระบบให้ความสามารถในการค้นหาข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในการ์ดเอกสารเท่านั้นและยังมีตัวเลือกที่ระบบจัดเก็บข้อความเอกสารที่มีการจัดทำดัชนีอัตโนมัติ การจัดทำดัชนีดังกล่าวทำให้มีความเป็นไปได้ในการค้นหาข้อความแบบเต็มเพิ่มเติม เช่น เพื่อสร้างคอลเลกชันเอกสารตามใจความตามการปรากฏของคำบางคำในข้อความในเอกสาร