การสมัครในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ การออกแบบแอพพลิเคชั่น วิธีการลงทะเบียนจดหมายปะหน้า

การดำเนินการตามข้อกำหนด "เครื่องหมายแสดงสถานะแอปพลิเคชัน" อย่างไม่ระมัดระวังสามารถบอกอะไรได้มากมายเกี่ยวกับระดับมืออาชีพของพนักงาน ขั้นตอนการลงทะเบียนได้รับการอธิบายอย่างชัดเจนและมีตัวอย่างที่ชัดเจนโดยที่ปรึกษาด้านการจัดการสำนักงาน I.V. มูร์นินา.

มีสองวิธีหลักในการออกแบบแอปพลิเคชัน

“มันสำคัญอะไร? สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ชัดเจนว่ามีอะไรอยู่ในภาคผนวกและมีกี่แผ่น เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าทุกอย่างเข้าที่หรือไม่”, - คนที่อยู่ไกลจากที่ทำงานจะพูดหรือคิด แต่ไม่มี

การใช้วิธีการเตรียมใบสมัครอย่างใดอย่างหนึ่งไม่ได้ขึ้นอยู่กับความต้องการของเลขานุการหรือผู้ดำเนินการเอกสารเลย ขั้นตอนนี้สะท้อนถึงงานในสำนักงานหรือขั้นตอนการจัดการ และการดำเนินการตามแอปพลิเคชันที่ไม่ถูกต้องไม่เพียงแต่ทำให้เอกสารที่แนบมาสูญหาย แต่ยังส่งผลให้การปฏิบัติตามคำสั่งของผู้จัดการไม่ดี หรือการไม่ดำเนินการเลย การออกแบบอุปกรณ์ประกอบฉากที่ประมาทหรือไม่ถูกต้อง “เครื่องหมายความพร้อมใช้งานของแอปพลิเคชัน” ยังสามารถบอกเล่าเรื่องราวมากมายเกี่ยวกับระดับมืออาชีพของเสมียนและความรู้เกี่ยวกับฐานการกำกับดูแลและระเบียบวิธี ขั้นตอนการเตรียมรายละเอียดเหล่านี้ชัดเจน เข้าถึงได้ และมีตัวอย่างที่ชัดเจน GOST R 6.30-2003 “ ข้อกำหนดสำหรับการเตรียมเอกสาร”.

เรากำกับ...

วิธีการออกแบบแอปพลิเคชันแรกที่พิจารณาเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบ ส่วนใหญ่แล้วใบสมัครจะอยู่ในจดหมายปะหน้า เราสามารถพูดได้ว่านี่เป็นรายละเอียดบังคับของจดหมายปะหน้า แม้ว่าเอกสารที่เกี่ยวข้องอาจแนบไปกับจดหมายประเภทอื่นก็ตาม เช่น บัตรเชิญสำหรับจดหมายเชิญเข้าร่วมงาน ตัวอย่างสินค้าที่พิมพ์ออกมาสำหรับหนังสือรับประกันเกี่ยวกับการชำระค่าผลิตผลิตภัณฑ์เหล่านี้ เป็นต้น

อุปกรณ์ประกอบฉาก “เครื่องหมายความพร้อมของแอปพลิเคชัน » ที่อยู่ด้านล่างข้อความก่อนลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ มันถูกวาดขึ้นจากขอบของฟิลด์ด้านซ้ายด้วยตัวพิมพ์ใหญ่และเป็นเอกพจน์ โดยไม่คำนึงถึงจำนวนแอปพลิเคชัน "แอปพลิเคชัน" จากนั้นใส่เครื่องหมายโคลอนและเริ่มอธิบายแอปพลิเคชันตามกฎของภาษารัสเซีย ดังที่คุณทราบ เครื่องหมายทวิภาคต้องใช้อักษรตัวพิมพ์เล็ก และจุดในกระบวนการกำหนดหมายเลขต้องใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ จากนั้นความแตกต่างก็เริ่มต้นขึ้น หากแอปพลิเคชันมีชื่ออยู่ในข้อความ เช่น “เรากำลังส่งสำเนาคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานของ CJSC Corporate Consulting”จากนั้นในภาคผนวกพวกเขาเพียงระบุจำนวนแผ่นงาน (l.) และสำเนา (สำเนา) ของคำสั่งนี้:

การใช้งาน: สำหรับ 6 ลิตร ใน 1 สำเนา

สำหรับเอกสารที่มีตราประทับ “สำหรับการใช้งานอย่างเป็นทางการ” (DSP) มีการระบุหมายเลขแสตมป์และสำเนาด้วย เนื่องจากเมื่อเตรียมเอกสารดังกล่าวจะมีการระบุหมายเลขสำเนาไว้ด้วย หากเอกสารไม่มีชื่ออยู่ในตัวจดหมายเลยหรือมีการกำหนดกลุ่มเอกสารไว้ แนวคิดทั่วไป: “แพ็คเกจเอกสาร”, “วัสดุ”จากนั้นภาคผนวกจะแสดงชื่อ จำนวนแผ่นงาน และสำเนาของเอกสารแต่ละฉบับแยกกัน ในเวลาเดียวกัน แอปพลิเคชันจะถูกวัดและพิมพ์ "เส้นแขวน" "โดยไม่ต้องเข้า" คำจำกัดความของอุปกรณ์ประกอบฉาก "แอปพลิเคชัน" .

บางครั้งจำนวนไฟล์แนบมีขนาดใหญ่มากจนข้อความในจดหมายเป็นสองบรรทัด และการแสดงรายการไฟล์แนบอาจใช้พื้นที่สองแผ่นขึ้นไป แผ่นมีหมายเลขเหมือนเดิม หากแผ่นพับของภาคผนวกถูกผูกไว้จะไม่มีการระบุหมายเลขในภาคผนวกที่พวกเขาเขียน: 1 โบรชัวร์ - 1 โบรชัวร์:

ภาคผนวก: แนวทางหลักสูตร “การจัดการสำนักงาน” 1 ครับ

ในทางกลับกันสิ่งที่แนบมากับเอกสารอาจมีไฟล์แนบด้วยและเมื่อส่งไม่มีประโยชน์ที่จะระบุจำนวนแผ่นงานของเอกสารหลักที่ส่งและสิ่งที่แนบมาแยกกัน ความเสี่ยงที่จะสับสนและขาดหายไปนั้นมีมากเกินไป พวกเขาจึงสร้างลิงก์ไปยังไฟล์แนบสำหรับเอกสารที่ส่ง และระบุจำนวนแผ่นงานที่ทำเครื่องหมายว่า "ทั้งหมด" เมื่อระบุชื่อของเอกสารตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตกลงกัน ภาคผนวก "สำหรับโครงการ" หมายถึง "สำหรับมัน" และหากคำสั่งได้รับการอนุมัติและไม่ได้ระบุว่าเป็นโครงการ แต่เป็น "คำสั่ง" จากนั้น - "ถึงมัน":

อนุญาตให้ระบุที่อยู่สี่แห่งในแถวในจดหมาย แต่แอปพลิเคชันไม่ได้ถูกส่งไปยังที่อยู่ที่ระบุทั้งหมดเสมอไปบางครั้งก็มีเพียงหนึ่งหรือสองแห่งเท่านั้น จะต้องระบุลิงก์นี้ในไฟล์แนบและเมื่อได้รับจดหมายดังกล่าวคุณควรใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษและตรวจสอบว่าเอกสารแนบนั้นถูกส่งไปยังผู้รับที่ระบุในตอนแรกหรือจดหมายนั้นถูกส่งถึงคุณเพียงเพื่อเป็นข้อมูลของคุณเท่านั้น และไม่ได้จัดเตรียมใบสมัครไว้ตั้งแต่แรก

การใช้งาน: สำหรับ 7 ลิตร เป็นจำนวน 3 ชุด เฉพาะที่อยู่แรกและที่สามเท่านั้น

นี่ไม่ใช่กรณีทั่วไป แต่หากประเมินสถานการณ์ไม่ถูกต้อง จะต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก มันไม่คุ้มค่าที่จะขอให้ผู้ส่งส่งใบสมัครอีกครั้ง สิ่งนี้ไม่ได้พูดถึงคุณ แต่ค่อนข้างตรงกันข้าม: มันทำให้ระดับมืออาชีพของคุณเสื่อมเสีย

ตามภาคผนวกหมายเลข 00

แอปพลิเคชันมีมากกว่าตัวอักษร เอกสารการบริหาร: คำสั่ง คำแนะนำ กฎ คำแนะนำ ข้อบังคับ ฯลฯ , อาจมีตาราง แผนภาพ กราฟ ตัวอย่างการกรอกเอกสารรูปแบบต่างๆ เพื่อไม่ให้ข้อความในเอกสารหลักมีข้อมูลเพิ่มเติมมากเกินไปจึงรวม "ดนตรีประกอบ" ดังกล่าวไว้ด้วย แอปพลิเคชันแยกต่างหาก- ตามกฎแล้วข้อความของเอกสารหลักจะมีลิงก์ไปยังแอปพลิเคชันที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น, “ในการออกคำสั่งจากผู้จัดการสำหรับกิจกรรมหลักให้ใช้แบบฟอร์มคำสั่ง (ภาคผนวกหมายเลข 5)”หรือ “แบบฟอร์มองค์กรจัดทำขึ้นตามภาคผนวกหมายเลข 1”- แอปพลิเคชันอาจมีการกำหนดตัวอักษรได้เช่นกัน "ภาคผนวก ข".

ควรให้ความสนใจกับความจริงที่ว่าเมื่ออนุมัติเอกสารองค์กรโดยการออกเอกสารการบริหารเอกสารที่ได้รับอนุมัติจะเป็นเอกสารแนบกับผู้อนุมัติ ในกรณีนี้ เอกสารที่ได้รับการอนุมัติ (กฎ คำแนะนำ รายงาน ฯลฯ) จะถูกทำเครื่องหมายด้วยตราประทับการอนุมัติของเอกสาร โดยอ้างอิงถึงรายละเอียดของเอกสารที่อนุมัติ และเหนือตราประทับนี้ ระบุว่าเอกสารดังกล่าวเป็น แอปพลิเคชัน (ดูตัวอย่างด้านล่าง) ตามกฎแล้ว เอกสารอนุมัติจะมีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดำเนินการตามเอกสารที่ได้รับอนุมัติ ตัวอย่างเช่น ทำให้พนักงานทุกคนคุ้นเคยกับกฎระเบียบใหม่ในหน่วยโครงสร้าง ในขณะเดียวกัน เอกสารองค์กรที่ได้รับอนุมัติโดยเอกสารการบริหารก็มีชีวิตในสำนักงานที่แยกจากกันและสมบูรณ์มาก

ตัวอย่างเช่นตารางการรับพนักงานขององค์กรได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของผู้อำนวยการและอันที่จริงเป็นส่วนเสริมของคำสั่งนี้ แต่ในทางปฏิบัติแล้ว ตามกฎแล้ว คำสั่งซื้อจะถูกแยกออกจากแอปพลิเคชันดังกล่าว และตารางการรับพนักงานจะถือเป็นเอกสารแยกต่างหาก เช่นเดียวกับกฎและคำแนะนำซึ่งมักจะได้รับการอนุมัติไม่ใช่โดยลายเซ็นของผู้จัดการ แต่โดยการออกคำสั่งเนื่องจากการนำไปปฏิบัติจำเป็นต้องมีคำอธิบายและการเพิ่มเติม และที่นี่ฉันอยากจะเรียกร้องความสนใจจากผู้เชี่ยวชาญว่ามันไม่คุ้มค่าที่จะทำงานกับต้นฉบับของเอกสารดังกล่าว มิฉะนั้นในช่วงเวลาสั้น ๆ เอกสารที่สำคัญมากดังกล่าวจะกลายเป็นกระดาษบรรจุภัณฑ์ (บนกระดาษ) หรือที่แย่กว่านั้นคืออาจสูญหายได้ (เช่นใน แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์และบนกระดาษ)

การออกแบบแอปพลิเคชัน เมื่ออ้างอิงในข้อความของเอกสารหลักหรือคำสั่งจะมีลักษณะดังนี้ บนแผ่นแรกของใบสมัคร ที่มุมขวาบน ให้เขียนว่า “หมายเลขภาคผนวก” และระบุชื่อ วันที่ และหมายเลขของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับใบสมัคร โดยเว้นระยะห่างระหว่างบรรทัด การสะกดคำที่เป็นไปได้ "แอปพลิเคชัน" เป็นตัวพิมพ์ใหญ่- อนุญาตให้จัดกึ่งกลางแต่ละส่วนของเสานี้โดยสัมพันธ์กับ เส้นยาว- ส่วนของแอปพลิเคชันจำกัดไว้ที่ระยะขอบด้านขวา ไม่ควรยาวเกินไป และควรปฏิบัติตามตรรกะบางประการเมื่อแบ่งทีละบรรทัด ในตัวอย่างด้านล่าง ถือว่าคุ้มค่าที่จะสละ “ความสวยงาม” ของการออกแบบ และไม่แบ่งตำแหน่ง « ผู้จัดการทั่วไป» ทีละบรรทัด

หรือ

ลำดับการออกแบบแอปพลิเคชันข้อความสอดคล้องกับการออกแบบเอกสารหลัก ขนาดระยะขอบ ประเภท และขนาดตัวอักษรจะต้องเหมือนกัน เมื่อกรอกใบสมัคร คุณควรตรวจสอบการอ้างอิงถึงพวกเขาอย่างระมัดระวังในข้อความของ "หลัก" หรือเอกสารอนุมัติ และเมื่อส่ง ความครบถ้วน: การปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดแผ่นงานและสำเนาที่ระบุในจดหมาย

ไอ.วี. มูร์นินา

ที่ปรึกษาเกี่ยวกับ
การบริหารสำนักงาน ผู้นำสัมมนา

เอกสารการจัดการจำนวนมากมีภาคผนวก ภาคผนวกของเอกสารอาจเป็นเอกสารอิสระที่สรุปผลแล้วและถูกต้อง หรือเอกสารร่างหรือส่วนหนึ่งของเอกสารที่อธิบายหรือเปิดเผยเนื้อหาของบทบัญญัติแต่ละข้อของเอกสารหลัก ในบทความนี้เราจะพูดถึงวิธีเตรียมภาคผนวกของเอกสาร

สิ่งที่แนบมากับเอกสารอาจเป็นเอกสารอิสระที่สรุปผลและถูกต้อง (เช่น สำเนากฎบัตรขององค์กร, สำเนาตารางการรับพนักงานขององค์กร, สำเนาของข้อตกลงที่ลงนามและลงทะเบียนที่ส่งไปยังคู่สัญญา ฯลฯ ) หรือร่างเอกสาร (เช่น ร่างมติ ร่างคำสั่ง) หรือส่วนของเอกสารที่อธิบายหรือเปิดเผยเนื้อหาของบทบัญญัติแต่ละข้อของเอกสารหลัก (เช่น รายชื่อสมาชิกของคณะกรรมาธิการที่สร้างขึ้นตามคำสั่งของ หัวหน้าคณะกรรมาธิการซึ่งเป็นภาคผนวกของคำสั่งนี้หรือแผนปฏิบัติการที่ได้รับอนุมัติจากคำสั่งนี้ด้วย)

จัดทำเอกสารแนบตามหลักเกณฑ์ทุกประการ

การเชื่อมต่อระหว่างเอกสารหลักและสิ่งที่แนบมามีสองประเภท: เอกสารหลักและสิ่งที่แนบมาเชื่อมต่อกันโดยจำเป็นต้องส่งเอกสาร นั่นคือ การไหลของเอกสาร ตัวอย่างเช่น:

• จดหมายปะหน้าและเอกสารแนบ;
• เอกสารหลักและภาคผนวกมีความเกี่ยวข้องกันตามเนื้อหาดังต่อไปนี้:
  • สัญญาและภาคผนวกในรูปแบบของการประมาณการต้นทุน แผนปฏิทิน หรือเอกสารอื่น ๆ
  • คำสั่งและแผนปฏิบัติการหรือรายชื่อสมาชิกคณะกรรมาธิการที่เปิดเผยเนื้อหาของย่อหน้าที่เกี่ยวข้องของส่วนบริหารของคำสั่ง
  • คำสั่งและระเบียบที่ได้รับอนุมัติตามคำสั่งนี้ซึ่งแนบท้ายคำสั่ง

ในกรณีแรก จดหมายปะหน้าและเอกสารการสมัครจะรวมอยู่ในเอกสารชุดเดียว ในกรณีที่สอง เอกสารหลักและเอกสารการสมัครจะเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารชุดเดียว

ขึ้นอยู่กับวิธีการเชื่อมต่อเอกสารหลักและสิ่งที่แนบมา เครื่องหมายสิ่งที่แนบมาจะถูกจัดรูปแบบแตกต่างกัน

วิธีเตรียมใบสมัครเมื่อเอกสารหลักและใบสมัครเชื่อมต่อกันโดยจำเป็นต้องส่งต่อ

ลองพิจารณาตัวเลือกแรกเมื่อรวมเอกสารหลักและภาคผนวกเข้าด้วยกันส่วนใหญ่เพื่อให้แน่ใจว่าการส่งเอกสารไปยังผู้รับที่มีลักษณะเป็นอิสระและไม่เกี่ยวข้องกันในเนื้อหา เนื่องจากเอกสารที่มีลักษณะเป็นอิสระจะถูกส่งไปพร้อมกับจดหมายปะหน้าซึ่งอาจเป็นเอกสารขั้นสุดท้ายหรือเอกสารร่างที่เตรียมไว้ คุณจึงไม่สามารถทำเครื่องหมายเพิ่มเติมหรือใส่รายละเอียดเพิ่มเติมในเอกสารเหล่านี้ได้ ในเรื่องนี้ข้อกำหนดพิเศษ - เครื่องหมายของการมีอยู่ของแอปพลิเคชันซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับแอปพลิเคชันจะติดอยู่กับจดหมายปะหน้า

กฎสำหรับการออกเครื่องหมายเมื่อมีแอปพลิเคชันกำหนดโดย GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดสำหรับการจัดทำเอกสาร” (ต่อไปนี้จะเรียกว่ามาตรฐาน) แม้ว่ามาตรฐานจะมีตัวเลือกมากมายสำหรับการออกแบบเครื่องหมาย แต่ในทางปฏิบัติก็มีสถานการณ์ที่ไม่ได้ระบุไว้ในมาตรฐาน ในเรื่องนี้ จึงสมเหตุสมผลที่จะพิจารณาทุกสถานการณ์ ทั้งที่มีให้และไม่ได้กำหนดไว้ในมาตรฐาน

สถานการณ์การออกแบบแอปพลิเคชันที่จัดทำโดยมาตรฐาน

1. หากมีการตั้งชื่อเอกสารการสมัครในข้อความ การมีอยู่ของใบสมัครจะถูกระบุไว้ดังนี้:

การใช้งาน: สำหรับ 5 ลิตร ใน 2 ชุด

หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาซึ่งไม่ได้ตั้งชื่อไว้ในข้อความในหมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของเอกสารแนบให้ระบุชื่อจำนวนแผ่นงานและจำนวนสำเนาและหากมีไฟล์แนบหลายรายการจะมีหมายเลขกำกับไว้สำหรับ ตัวอย่าง:

หากเข้าเล่มใบสมัคร จะไม่มีการระบุจำนวนแผ่นงาน ตัวอย่างเช่น หากเอกสารการสมัครมีชื่ออยู่ในข้อความ:

ภาคผนวก: 1 สำเนา

หรือหากเอกสารการสมัครไม่มีชื่ออยู่ในข้อความ:

ภาคผนวก: แคตตาล็อกอะไหล่ เครื่องซักผ้าซัมซุงใน 1 ชุด

หากมีการแนบเอกสารอื่นมากับเอกสารซึ่งมีเอกสารแนบด้วย จะมีการเขียนบันทึกระบุว่ามีสิ่งที่แนบมาดังต่อไปนี้:

ภาคผนวก: จดหมายจาก Rosarkhiv ลงวันที่ 06/05/2553 ฉบับที่ 02-6/172 และภาคผนวกเพียง 3 หน้า

หากใบสมัครไม่ได้ส่งไปยังที่อยู่ทั้งหมดที่ระบุไว้ในเอกสาร แต่เฉพาะผู้รับคนแรก (หลัก) เท่านั้น หมายเหตุเกี่ยวกับการสมัครจะถูกร่างขึ้นดังนี้:

การใช้งาน: สำหรับ 3 ลิตร ใน 5 ชุด ไปยังที่อยู่แรกเท่านั้น

สถานการณ์ที่ไม่ได้มาตรฐานในการเตรียมเอกสารแนบท้ายจดหมาย

ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว ในทางปฏิบัติ สถานการณ์การออกแบบไม่ได้ระบุไว้ในมาตรฐาน มาดูพวกเขากันดีกว่า

1. สามารถส่งเอกสารบนกระดาษและสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (ฟล็อปปี้ดิสก์, ซีดี, ดีวีดี, แฟลชการ์ด) เป็นไฟล์แนบในจดหมายปะหน้าได้ ในกรณีนี้สามารถทำเครื่องหมายการมีอยู่ของแอปพลิเคชันได้ดังนี้:

เนื่องจากจำนวนแผ่นเอกสารการสมัครในเครื่องหมายที่ปรากฏของใบสมัครถูกระบุเพื่อควบคุมความสมบูรณ์ของเอกสารเมื่อส่งและรับเมื่อส่งเอกสารบนสื่ออิเล็กทรอนิกส์ก็เพียงพอที่จะระบุจำนวนสื่อได้ด้วยตนเอง

หากเพียงแต่ส่งเอกสารพร้อมจดหมายปะหน้ามาที่ สื่ออิเล็กทรอนิกส์เครื่องหมายแอปพลิเคชันสามารถจัดรูปแบบได้ดังนี้

ภาคผนวก: ร่างสัญญาการจัดหาผลิตภัณฑ์เครื่องใช้ไฟฟ้าในรูปแบบซีดี 1 ชุด

2. หมายเหตุเกี่ยวกับเอกสารแนบนั้นจัดทำขึ้นในลักษณะพิเศษเมื่อส่งเอกสารที่เป็นความลับ (เอกสารที่ประกอบด้วยความลับอย่างเป็นทางการที่ทำเครื่องหมายว่า "สำหรับการใช้งานอย่างเป็นทางการ" ความลับทางการค้าที่มีเครื่องหมาย "ความลับทางการค้า" หรือข้อมูลที่เป็นความลับอื่น ๆ ที่ระบุว่า "เป็นความลับ" หรือ "เป็นความลับอย่างเคร่งครัด" หรืออื่น ๆ )

แม้ว่าการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบไม่ได้กำหนดขั้นตอนพิเศษสำหรับการเตรียมจดหมายปะหน้าและการทำเครื่องหมายว่ามีสิ่งที่แนบมาเมื่อส่งเอกสารที่เป็นความลับ แต่ในทางปฏิบัติกฎดังกล่าวได้พัฒนาขึ้น กฎเหล่านี้ประดิษฐานอยู่ในข้อบังคับท้องถิ่น (กฎ ข้อบังคับ คำแนะนำ) ซึ่งควบคุมปัญหาการทำงานในสำนักงานที่เป็นความลับในองค์กร

ตามกฎเหล่านี้เมื่อส่งเอกสารลับในจดหมายปะหน้าในหมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของเอกสารแนบหมายเลขเอกสารแนบ (หมายถึงหมายเลขทะเบียนของเอกสาร) และตราประทับข้อ จำกัด ในการเข้าถึงเอกสารคือ ระบุเพิ่มเติม เช่น:

เครื่องหมายแนบเมื่อเอกสารและสิ่งที่แนบมามีความสัมพันธ์กันตามเนื้อหา

พิจารณาการออกแบบแอปพลิเคชันในกรณีที่เอกสารหลักและแอปพลิเคชันเกี่ยวข้องกันในเนื้อหา แอปพลิเคชันประเภทนี้สามารถมีเอกสารได้หลากหลาย: เอกสารทางการบริหาร (กฤษฎีกา การตัดสินใจ คำสั่ง คำแนะนำ) สัญญาประเภทใด ๆ โดยเฉพาะทางแพ่ง การกระทำต่าง ๆ (การตรวจสอบ การตรวจสอบ การตรวจสอบ ฯลฯ) แผน โปรแกรม รายงาน ฯลฯ

เนื่องจากในกรณีนี้ตามที่ระบุไว้ข้างต้น เอกสารการสมัครเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารหลัก เครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของใบสมัครจึงมีอยู่ในทั้งเอกสารหลักและเอกสารการสมัคร แต่มีการจัดรูปแบบแตกต่างกันไม่เหมือนกัน เช่นเดียวกับในจดหมายปะหน้า

ตามกฎแล้วเมื่อวาดเอกสารหลักจะมีการสร้างลิงก์ไปยังแอปพลิเคชันในย่อหน้าที่เกี่ยวข้องของเอกสาร ให้เรายกตัวอย่างข้อความของเอกสารการบริหาร

ออกแบบด้วยแอพพลิเคชั่นเดียว

ออกแบบด้วยแอพพลิเคชั่นที่หลากหลาย

ดังนั้น ในแต่ละเอกสารแนบของเอกสารหลัก หมายเหตุเกี่ยวกับเอกสารแนบจะถูกร่างขึ้นในรูปแบบที่กำหนดโดย GOST R 6.30-2003:

ภาคผนวก 2
ตามคำสั่งของโรซาร์คิฟ
ตั้งแต่ 15.03.201 1 หมายเลข 35

คำว่า “ใบสมัคร” สามารถพิมพ์เป็นตัวพิมพ์ใหญ่โดยมีเครื่องหมาย No ได้ และยังอนุญาตให้จัดแนวเสาให้อยู่กึ่งกลางสัมพันธ์กับบรรทัดที่ยาวที่สุด:

ภาคผนวกของสัญญา การกระทำ แผน รายงาน และเอกสารอื่น ๆ จัดทำขึ้นในลักษณะเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ในภาคผนวกของข้อตกลง:

หากสิ่งที่แนบมากับเอกสารเป็นเอกสารที่ได้รับอนุมัติโดยเอกสารการบริหาร (เช่นคำสั่งซื้อ) จากนั้นพร้อมกับเครื่องหมายบนเอกสารแนบ แอปพลิเคชันเอกสารที่ได้รับอนุมัติจะต้องมีตราประทับการอนุมัติด้วย เนื่องจากตราประทับอนุมัติยังมีลิงก์ไปยังเอกสารหลัก (เช่นคำสั่งซื้อ) คำแนะนำด้านระเบียบวิธีสำหรับการพัฒนาคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (อนุมัติโดยคำสั่งหมายเลข 76 ของ Rosarkhiv ลงวันที่ 23 ธันวาคม 2552) ให้สิ่งต่อไปนี้

หากสิ่งที่แนบมากับเอกสาร (เช่น คำสั่งซื้อ) เป็นเอกสารที่ได้รับอนุมัติ (ข้อบังคับ กฎ คำแนะนำ ข้อบังคับ ฯลฯ) จะมีเครื่องหมายเกี่ยวกับสิ่งที่แนบมาอยู่ที่มุมขวาบน และด้านล่างคือตราประทับการอนุมัติของ เอกสาร เช่น:

ภาคผนวกหมายเลข 1
ที่ได้รับการอนุมัติ
ตามคำสั่งของโรซาร์คิฟ ลงวันที่ 12 พฤศจิกายน พ.ศ. 2552 ฉบับที่ 125

นั่นคือในกรณีนี้ เพื่อไม่ให้อ้างอิงเอกสารการบริหาร (คำสั่งซื้อ) ซ้ำในบันทึกการสมัครและในตราประทับการอนุมัติ วันที่และหมายเลขของเอกสารการบริหารจะได้รับเพียงครั้งเดียว - ในตราประทับการอนุมัติ

วี.เอฟ. ยานโควายา, Ph.D. คือ วิทยาศาสตร์, รองศาสตราจารย์, รอง ผู้อำนวยการ VNIIDAD

เราได้พูดซ้ำแล้วซ้ำเล่าในบทความของเราเกี่ยวกับความสำคัญของการเขียนวิทยานิพนธ์ในระดับวิทยาศาสตร์ที่ดี

การสมัครเป็นส่วนสำคัญของวิทยานิพนธ์ แม้ว่าจะไม่ได้บังคับเสมอไปก็ตาม มีสาขาวิชาและหัวข้อทางวิทยาศาสตร์บางสาขาวิชาที่ไม่จำเป็นต้องสมัครหรือไม่มีเอกสารใดๆ ที่สามารถส่งได้ (เช่น ในสาขาวิชาและหัวข้อทางกฎหมายต่างๆ) ในเวลาเดียวกันยังมีอีกหลายสถานการณ์ที่ต้องเตรียมภาคผนวกของวิทยานิพนธ์และคำแนะนำด้านระเบียบวิธีเกือบทั้งหมดของมหาวิทยาลัยในการเขียนวิทยานิพนธ์ระดับอนุปริญญา (การคัดเลือกรอบสุดท้าย) มีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการทำเช่นนี้ เราจะไม่ทำซ้ำสิ่งที่เขียนไว้แล้ว คำแนะนำด้านระเบียบวิธีมหาวิทยาลัยของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากคำแนะนำเหล่านี้เกี่ยวข้องกับสาขาวิชาวิทยาศาสตร์เฉพาะ และตามกฎแล้ว เขียนโดยแต่ละแผนกตามลักษณะเฉพาะของสาขาวิชา กิจกรรมทางวิทยาศาสตร์- เรามาจำกัดตัวเองให้เหลือเพียงเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ เท่านั้น ทั่วไปซึ่งฉันหวังว่าจะช่วยให้คุณกำหนดเนื้อหาสำหรับการสมัครได้อย่างถูกต้องและเตรียมการสมัครสำหรับวิทยานิพนธ์ของคุณ

ตามกฎทั่วไป ภาคผนวกประกอบด้วยเนื้อหาวิทยานิพนธ์ที่มีความสำคัญต่อการทำความเข้าใจเนื้อหาและการกระทำทั้งหมดของผู้เขียน แต่มีเนื้อหามากมายสำหรับข้อความและรูปแบบที่นำเสนอ โดยปกติจะเป็น:

เนื้อหาทั้งหมดนี้อธิบาย ให้รายละเอียดข้อกำหนดเฉพาะของวิทยานิพนธ์ของคุณ ช่วยให้คุณเข้าใจได้อย่างชัดเจนว่าคุณกำหนดข้อสรุปแต่ละข้ออย่างไร เนื้อหาใดที่คุณพึ่งพา อัลกอริทึมของการกระทำของคุณคืออะไร ฯลฯ ในแง่นี้ แน่นอนว่าการสมัครเป็นส่วนสำคัญและสำคัญมากของวิทยานิพนธ์ สิ่งเหล่านี้รวมอยู่ในเครื่องมือทางวิทยาศาสตร์ที่คุณใช้และระบุว่าคุณในฐานะผู้เชี่ยวชาญเป็นเจ้าของเครื่องมือเหล่านี้มากเพียงใดภายในกรอบวิชาชีพของคุณ แน่นอนว่าสถานการณ์นี้จะมีความสำคัญสำหรับสมาชิกของคณะกรรมการรับรองและจะส่งผลต่อผลการประเมินวิทยานิพนธ์ของคุณ

ในขณะเดียวกันก็มีความคิดเห็นค่อนข้างแพร่หลายในหมู่นักศึกษาว่าอะไร แอปพลิเคชันเพิ่มเติมสำหรับการทำวิทยานิพนธ์ก็ยิ่งดีเท่านั้น แม้ว่าคติพจน์นี้จะไม่เป็นความจริงเสมอไปก็ตาม การปรากฏตัวของวิทยานิพนธ์มากกว่า 12-15 ภาคผนวกในวิทยานิพนธ์ทำให้โครงสร้างของวิทยานิพนธ์ซับซ้อนขึ้นอย่างชัดเจน และเบี่ยงเบนความสนใจของผู้ที่จะอ่านวิทยานิพนธ์ (หัวหน้างาน ผู้ตรวจสอบ สมาชิกของคณะกรรมการรับรอง) นอกจากนี้ แอปพลิเคชันจำนวนมากมักมี "ขยะ" กล่าวคือ เนื้อหาแบบสุ่มที่ไม่ตรงกับเนื้อหาของวิทยานิพนธ์ทั้งหมด ดังนั้นการสร้างสื่อสำหรับแอปพลิเคชันควรได้รับความรับผิดชอบโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสายตาของครูที่มีประสบการณ์ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญอย่างที่พวกเขาพูดว่า "ตรงไปตรงมา" สามารถกำหนด "คุณภาพ" ของแต่ละแอปพลิเคชันได้

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับทั่วไปที่จะช่วยคุณนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาในการกำหนดใบสมัครสำหรับวิทยานิพนธ์อย่างถูกต้อง โดยไม่คำนึงถึงหัวข้อ:

1. แต่ละแอปพลิเคชันจะต้องเชื่อมโยงกับเนื้อหาของวิทยานิพนธ์อย่างแยกไม่ออก เพื่อจุดประสงค์นี้ ข้อความของงานจะต้องมีลิงก์ไปยังแอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้อง
   ตัวอย่างเช่น: “แผนภาพโครงสร้างองค์กรของ Horizon LLC แสดงอยู่ในภาคผนวก 3” ดังนั้นภาคผนวก 3 ควรมีชื่อ: “โครงสร้างองค์กรของ Horizon LLC” เนื่องจากแผนผังองค์กรมักจะมีขนาดใหญ่ จึงควรรวมไว้ในแอปพลิเคชัน รวมถึงในรูปแบบแนวนอนด้วย นี่เป็นทั้งภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้นและจะช่วยให้คุณระบุรายละเอียดแผนกโครงสร้างทั้งหมดขององค์กรได้
   อีกตัวอย่างหนึ่ง: “อำนาจของผู้เชี่ยวชาญแผนกการตลาดประดิษฐานอยู่ในข้อบังคับแผนกการตลาดของบริษัท Veles (ดูภาคผนวก 5) เอกสารภายในขนาดใหญ่เช่นกฎระเบียบเกี่ยวกับการแบ่งโครงสร้างขององค์กรจะต้องรวมอยู่ในภาคผนวก เป็นไปไม่ได้ที่จะนำเสนอในเนื้อหาของวิทยานิพนธ์และการมีอยู่ของบทบัญญัติดังกล่าวในภาคผนวกจะทำให้ผู้เขียนไม่สามารถอธิบายคำอธิบายที่ไม่จำเป็นในงานได้เนื่องจากจากภาคผนวกนั้นชัดเจนอย่างยิ่งว่าผู้เชี่ยวชาญคนใดดำเนินการซึ่งอำนาจใด .
2. ใบสมัครทั้งหมดจะต้องมีรูปแบบเดียวกันนั่นคือคำว่า "ใบสมัคร" จะต้องเขียนในลักษณะเดียวกันในทุกใบสมัคร - ตามที่ระบุไว้ในแนวทางของมหาวิทยาลัยของคุณ (ภาคผนวก 1; ภาคผนวก 1; ภาคผนวกหมายเลข 1; ภาคผนวกหมายเลข 1) 1; ภาคผนวก 1; ภาคผนวกหมายเลข 1 ฯลฯ) ส่วนหัวของแอปพลิเคชันควรได้รับการออกแบบในลักษณะเดียวกัน (โครงสร้างองค์กรของ LLC...; โครงสร้างองค์กรของ LLC; โครงสร้างองค์กรของ LLC... ฯลฯ) มีตัวเลือกต่างๆ มากมาย แต่หากคุณเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง คุณจะต้องปฏิบัติตามในทุกแอปพลิเคชันที่มีอยู่ในวิทยานิพนธ์ของคุณ แต่ในทุกกรณีคำว่า "แอปพลิเคชัน" จะเขียนอยู่ที่มุมขวาของแผ่นงานด้านบนโดยไม่มีจุด
3. หากแอปพลิเคชันประกอบด้วยหลายแผ่นอย่าลืมจัดรูปแบบให้ถูกต้อง ได้แก่:
   • หากแอปพลิเคชันประกอบด้วยสองแผ่นงานคุณต้องเขียนในแผ่นที่สอง: สิ้นสุดแอปพลิเคชัน 1; ท้ายภาคผนวกหมายเลข 1 เป็นต้น (ขึ้นอยู่กับรูปแบบการออกแบบแอปพลิเคชันที่เลือก)
   • หากแอปพลิเคชันประกอบด้วยมากกว่าสองแผ่นงานในแผ่นงานที่สองและแผ่นถัดไปคุณจะต้องเขียน "ความต่อเนื่องของแอปพลิเคชัน ... " (โดยคำนึงถึงข้างต้น) และเฉพาะในแผ่นงานสุดท้ายเท่านั้น แอปพลิเคชันนี้คุณเขียนว่า “สิ้นสุดการสมัคร...” (โดยคำนึงถึงเรื่องข้างต้นอีกครั้ง)

   สารบัญสำหรับวิทยานิพนธ์ (ตัวเลือก: ในเนื้อหา, แผนงาน) จะต้องระบุว่ามีภาคผนวก วางไว้หลังจากระบุรายการข้อมูลอ้างอิง (ตัวเลือก: บรรณานุกรม รายการแหล่งที่มา ฯลฯ)
   โดยปกติแล้ว ใบสมัครจะไม่ระบุหมายเลขไว้ในข้อความของวิทยานิพนธ์ กล่าวคือ ใบสมัครจะมีหมายเลขของตัวเอง อย่างไรก็ตาม อาจมีทางเลือกเมื่อแนวทางของมหาวิทยาลัยกำหนดให้ต้องระบุหมายเลขภาคผนวกตลอดทั้งงาน กล่าวคือ หลังจากรายการเอกสารอ้างอิงแล้ว การนับหมายเลขภาคผนวกจะดำเนินต่อไปอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นเอกสารการสมัครสามารถกำหนดหมายเลขได้ (65, 77, 102 ฯลฯ ) แต่ในขณะเดียวกันก็มีคำว่า "ภาคผนวกที่ 1" เป็นต้น ยังคงถูกบันทึกไว้นั่นคือมีการกำหนดหมายเลขสองครั้ง - ทั้งแผ่นงานที่มีแอปพลิเคชันอยู่และแอปพลิเคชันนั้นเอง ดังนั้นจงใส่ใจกับสิ่งนี้

4. ใบสมัครส่วนใหญ่มักจะแนบไปกับวิทยานิพนธ์เป็นไฟล์เดียว โดยปกติจะอยู่ในโฟลเดอร์แยกต่างหาก แต่ตัวเลือกจะเป็นไปได้เมื่อแอปพลิเคชันเชื่อมโยงกับเนื้อหาของวิทยานิพนธ์ อย่างไรก็ตามตามกฎแล้วจะมีกระดาษเปล่าอยู่หน้าภาคผนวกซึ่งเขียนไว้ตรงกลางหรือในลักษณะอื่น: "ภาคผนวก"
5. อย่าพยายามสร้างภาคผนวกให้กับวิทยานิพนธ์ของคุณให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ สิ่งสำคัญที่นี่ไม่ใช่ปริมาณ แต่เป็นขอบเขตที่แอปพลิเคชัน "ช่วย" ในการเปิดเผยแต่ละประเด็นที่คุณทำในข้อความของงานช่วยให้คุณเข้าใจอัลกอริทึมของการกระทำของคุณ ฯลฯ

โปรดจำไว้เสมอว่าภาคผนวกที่มีรูปแบบอย่างดีในวิทยานิพนธ์ของคุณสะท้อนถึงระดับความเชี่ยวชาญด้านเครื่องมือทางวิทยาศาสตร์ ความสามารถของคุณในการระบุระดับประถมศึกษาและมัธยมศึกษาในสื่อวรรณกรรมและเชิงปฏิบัติจำนวนมาก และในการทำงานกับสื่อนี้ เชื่อฉันเถอะว่าสมาชิกของคณะกรรมการรับรองจะต้องชอบสิ่งนี้

สิ่งที่แนบมากับเอกสาร

การลงทะเบียนรายละเอียด “เครื่องหมายแสดงตนของใบสมัคร”

เมื่อเตรียมเอกสารแนบ จะใช้แอตทริบิวต์ "ประทับตราเมื่อมีเอกสารแนบ" ข้อกำหนดสำหรับการจัดทำรายละเอียดนี้กำหนดโดย GOST R 6.30-2003 “ ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดด้านเอกสาร”

หมายเหตุที่ระบุว่ามีสิ่งที่แนบมาซึ่งมีชื่ออยู่ในเนื้อหาของจดหมายมีรูปแบบดังนี้:

การใช้งาน: สำหรับ 5 ลิตร ใน 2 ชุด

2. หลักเกณฑ์การจัดทำและดำเนินการเอกสารของฝ่ายสินเชื่อภูมิภาค จำนวน 7 หน้า ใน 2 ชุด

หากเข้าเล่มใบสมัคร จะไม่มีการระบุจำนวนแผ่นงาน

ภาคผนวก: จดหมายจาก Rosarkhiv ลงวันที่ 06/05/2546 ฉบับที่ 02-6/172 และภาคผนวกเพียง 3 หน้า

การใช้งาน: สำหรับ 3 ลิตร ใน 5 ชุด ไปยังที่อยู่แรกเท่านั้น

ในภาคผนวกของเอกสารการบริหาร (กฤษฎีกา, คำสั่ง, คำแนะนำ, กฎ, คำแนะนำ, ข้อบังคับ, การตัดสินใจ) ในแผ่นแรกที่มุมขวาบนจะเขียนว่า "ภาคผนวกหมายเลข" ระบุชื่อของเอกสารการบริหารวันที่และ หมายเลขทะเบียน เช่น:

ลงวันที่ 06/05/2546 ฉบับที่ 319

อนุญาตให้พิมพ์นิพจน์ “หมายเลขภาคผนวก” เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ และให้จัดกึ่งกลางนิพจน์นี้ ชื่อของเอกสาร วันที่ และหมายเลขทะเบียนที่เกี่ยวข้องกับบรรทัดที่ยาวที่สุด เช่น:

ตามคำสั่งของกระทรวงสาธารณสุขของรัสเซีย

ลงวันที่ 06/05/2546 ฉบับที่ 251

ปัญหาการออกแบบแอปพลิเคชันบางอย่าง

มาตรฐานของรัฐกำหนดข้อกำหนดสำหรับการจัดทำเอกสารแนบในจดหมายปะหน้าและเอกสารการบริหาร แต่เอกสารแนบก็เตรียมไว้ในเอกสารอื่นด้วย นอกจากนี้เมื่อเตรียมเอกสารมักเกิดปัญหาที่ไม่สะท้อนอยู่ในมาตรฐาน ลองดูบางส่วนของพวกเขา

เมื่อจัดทำเอกสารการบริหารจะต้องสร้างลิงค์ไปยังแอปพลิเคชันในย่อหน้าที่เหมาะสมของส่วนการบริหารของเอกสาร มีรูปแบบดังนี้:

- หากมีแอปพลิเคชันเดียว:

ตามพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลมอสโกลงวันที่ 21 มกราคม 2546 ฉบับที่ 18-PP “ ในโครงสร้างของหน่วยงานบริหารของเมืองมอสโก” รัฐบาลมอสโกตัดสินใจ:

1. เห็นชอบข้อบังคับคณะกรรมการสัมพันธ์กับองค์กรศาสนาแห่งเมืองมอสโก (ภาคผนวก)

— หากมีการใช้งานหลายรายการ:

เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งสำนักงานรัฐบาลมอสโกตามกฎหมายเมืองมอสโกเมื่อวันที่ 21 พฤศจิกายน 2544 ฉบับที่ 63 "ในการแนะนำการแก้ไขและเพิ่มเติมกฎหมายเมืองมอสโกเมื่อวันที่ 26 กุมภาพันธ์ 2540 ฉบับที่ 5" เกี่ยวกับรัฐบาลมอสโก" ” รัฐบาลมอสโกตัดสินใจ:

1. อนุมัติข้อบังคับ:

— ที่แผนกองค์กรและการวิเคราะห์ของรัฐบาลมอสโก (ภาคผนวก 1)

— ที่แผนกกฎหมายของรัฐบาลมอสโก (ภาคผนวก 2)

— เกี่ยวกับแผนกจัดงานพร้อมเอกสารของรัฐบาลมอสโก (ภาคผนวก 3)

— เกี่ยวกับแผนกพิธีการของรัฐบาลมอสโก (ภาคผนวก 4)

ในแต่ละใบสมัครจะมีการออกหมายเหตุเกี่ยวกับการสมัครตามแบบฟอร์มที่กำหนด:

ต่อมติของรัฐบาล

ภาคผนวกของสัญญา การกระทำ แผน รายงาน และเอกสารอื่น ๆ (ไม่ใช่จดหมายปะหน้า) จัดทำขึ้นในลักษณะเดียวกัน ในข้อความของเอกสาร ในส่วนที่เกี่ยวข้องของข้อความ จะมีการสร้างลิงก์ไปยังแอปพลิเคชัน และในแอปพลิเคชันจะมีหมายเหตุเกี่ยวกับแอปพลิเคชัน:

สัญญาจะซื้อจะขาย

เมื่อทำเครื่องหมายว่ามีไฟล์แนบในจดหมายปะหน้า คำว่า "ไฟล์แนบ" จะถูกพิมพ์ใต้ข้อความโดยตรง โดยไม่มีเส้นสีแดง เพิ่มเติม ระยะห่างระหว่างบรรทัดไม่แยกออกจากข้อความ:

เรากำลังส่งโปรแกรมการฝึกอบรมสำหรับผู้เชี่ยวชาญในการจัดการภาวะวิกฤติ รวมถึงข้อตกลงความร่วมมือในการฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้เพื่อพิจารณา

ภาคผนวก 1. โครงการฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการภาวะวิกฤต 8 ปี ใน 1 สำเนา

2.ข้อตกลงความร่วมมือ 3 หน้า ใน 2 ชุด

เมื่อจัดทำภาคผนวกอ้างอิงสำหรับเอกสารการบริหารการวางแผนการรายงานและเอกสารอื่น ๆ ภาคผนวกจะต้องจัดทำขึ้นเป็นเอกสารครบถ้วนนั่นคือจะต้องมีชื่อประเภทของเอกสาร (ใบรับรอง, กำหนดการ, สรุป, รายการ, รายการ, plan ฯลฯ) หัวข้อข้อความของเอกสาร ตัวอย่างเช่น:

หนังสือรับรองจำนวนเงินที่หักลดหย่อนภาษี

หนังสือรับรองจำนวนหนี้ขององค์กร

รายชื่อสมาชิกของคณะกรรมการประเมินทรัพย์สินวิสาหกิจ

ตารางการทำงานตามสัญญา

แผนปฏิบัติการเพื่อการดำเนินการตามมติของรัฐบาล สหพันธรัฐรัสเซียจาก... ไม่.... “โอ้...”ฯลฯ

การสมัครได้รับการรับรองโดยเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการจัดเตรียม

การออกแบบแอพพลิเคชั่น

บทความในหัวข้อ

เอกสารการจัดการจำนวนมากมีภาคผนวก ภาคผนวกของเอกสารอาจเป็นเอกสารอิสระที่สรุปผลแล้วและถูกต้อง หรือเอกสารร่างหรือส่วนหนึ่งของเอกสารที่อธิบายหรือเปิดเผยเนื้อหาของบทบัญญัติแต่ละข้อของเอกสารหลัก ในบทความนี้เราจะพูดถึงวิธีเตรียมภาคผนวกของเอกสาร

สิ่งที่แนบมากับเอกสารอาจเป็นเอกสารอิสระที่สรุปผลและถูกต้อง (เช่น สำเนากฎบัตรขององค์กร, สำเนาตารางการรับพนักงานขององค์กร, สำเนาของข้อตกลงที่ลงนามและลงทะเบียนที่ส่งไปยังคู่สัญญา ฯลฯ ) หรือร่างเอกสาร (เช่น ร่างมติ ร่างคำสั่ง) หรือส่วนของเอกสารที่อธิบายหรือเปิดเผยเนื้อหาของบทบัญญัติแต่ละข้อของเอกสารหลัก (เช่น รายชื่อสมาชิกของคณะกรรมาธิการที่สร้างขึ้นตามคำสั่งของ หัวหน้าคณะกรรมาธิการซึ่งเป็นภาคผนวกของคำสั่งนี้หรือแผนปฏิบัติการที่ได้รับอนุมัติจากคำสั่งนี้ด้วย)

จัดทำเอกสารแนบตามหลักเกณฑ์ทุกประการ

การเชื่อมต่อระหว่างเอกสารหลักและสิ่งที่แนบมามีสองประเภท: เอกสารหลักและสิ่งที่แนบมาเชื่อมต่อกันโดยจำเป็นต้องส่งเอกสาร นั่นคือ การไหลของเอกสาร ตัวอย่างเช่น:

• จดหมายปะหน้าและเอกสารแนบ;
• เอกสารหลักและภาคผนวกมีความเกี่ยวข้องกันตามเนื้อหาดังต่อไปนี้:
  • สัญญาและภาคผนวกในรูปแบบของการประมาณการต้นทุน แผนปฏิทิน หรือเอกสารอื่น ๆ
  • คำสั่งและแผนปฏิบัติการหรือรายชื่อสมาชิกคณะกรรมาธิการที่เปิดเผยเนื้อหาของย่อหน้าที่เกี่ยวข้องของส่วนบริหารของคำสั่ง
  • คำสั่งและระเบียบที่ได้รับอนุมัติตามคำสั่งนี้ซึ่งแนบท้ายคำสั่ง

ในกรณีแรก จดหมายปะหน้าและเอกสารการสมัครจะรวมอยู่ในเอกสารชุดเดียว ในกรณีที่สอง เอกสารหลักและเอกสารการสมัครจะเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารชุดเดียว

ขึ้นอยู่กับวิธีการเชื่อมต่อเอกสารหลักและสิ่งที่แนบมา เครื่องหมายสิ่งที่แนบมาจะถูกจัดรูปแบบแตกต่างกัน

วิธีเตรียมใบสมัครเมื่อเอกสารหลักและใบสมัครเชื่อมต่อกันโดยจำเป็นต้องส่งต่อ

ลองพิจารณาตัวเลือกแรกเมื่อรวมเอกสารหลักและภาคผนวกเข้าด้วยกันส่วนใหญ่เพื่อให้แน่ใจว่าการส่งเอกสารไปยังผู้รับที่มีลักษณะเป็นอิสระและไม่เกี่ยวข้องกันในเนื้อหา เนื่องจากเอกสารที่มีลักษณะเป็นอิสระจะถูกส่งไปพร้อมกับจดหมายปะหน้าซึ่งอาจเป็นเอกสารขั้นสุดท้ายหรือเอกสารร่างที่เตรียมไว้ คุณจึงไม่สามารถทำเครื่องหมายเพิ่มเติมหรือใส่รายละเอียดเพิ่มเติมในเอกสารเหล่านี้ได้ ในเรื่องนี้ข้อกำหนดพิเศษ - เครื่องหมายของการมีอยู่ของแอปพลิเคชันซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับแอปพลิเคชันจะติดอยู่กับจดหมายปะหน้า

กฎสำหรับการออกเครื่องหมายเมื่อมีแอปพลิเคชันกำหนดโดย GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดสำหรับการจัดทำเอกสาร” (ต่อไปนี้จะเรียกว่ามาตรฐาน) แม้ว่ามาตรฐานจะมีตัวเลือกมากมายสำหรับการออกแบบเครื่องหมาย แต่ในทางปฏิบัติก็มีสถานการณ์ที่ไม่ได้ระบุไว้ในมาตรฐาน ในเรื่องนี้ จึงสมเหตุสมผลที่จะพิจารณาทุกสถานการณ์ ทั้งที่มีให้และไม่ได้กำหนดไว้ในมาตรฐาน

สถานการณ์การออกแบบแอปพลิเคชันที่จัดทำโดยมาตรฐาน

1. หากมีการตั้งชื่อเอกสารการสมัครในข้อความ การมีอยู่ของใบสมัครจะถูกระบุไว้ดังนี้:

หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาซึ่งไม่ได้ตั้งชื่อไว้ในข้อความในหมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของเอกสารแนบให้ระบุชื่อจำนวนแผ่นงานและจำนวนสำเนาและหากมีไฟล์แนบหลายรายการจะมีหมายเลขกำกับไว้สำหรับ ตัวอย่าง:

www.secretariat.ru

วิธีการส่งเอกสารแนบไปกับเอกสาร

เมื่อสร้างเอกสารหนึ่ง เรามักจะต้องเผชิญกับความจำเป็นในการแนบเอกสารอื่นเข้าไปด้วย แน่นอนว่าเราแนบทุกสิ่งที่เราระบุไว้ในจดหมายปะหน้า แต่ยังมีคำสั่งกิจกรรมหลัก สัญญา และเอกสารอื่นๆ อีกมากมาย จะเตรียมเอกสารแนบในจดหมายปะหน้ารวมถึงสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร? จะกรอกเอกสารแนบในคำสั่งซื้อได้อย่างไรและจะทำเครื่องหมายบนเอกสารแนบได้อย่างไร? ค้นหาคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ในบทความ

การจัดรูปแบบไฟล์แนบเป็นจดหมายปะหน้า

ดังที่คุณทราบอยู่แล้วว่าเป็นเรื่องปกติที่จะต้องส่งเอกสารไปยังผู้รับพร้อมกับจดหมายปะหน้าซึ่งเป็นการรับประกันว่าข้อมูลที่ส่งนั้นได้รับครบถ้วนแล้ว เรามาพูดถึงวิธีการจัดทำเอกสารแนบเพื่อเขียนจดหมายอย่างถูกต้องและครบถ้วน

“ หมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของไฟล์แนบที่มีชื่ออยู่ในข้อความของจดหมายมีดังต่อไปนี้:

หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาซึ่งไม่ได้ระบุชื่อในข้อความให้ระบุชื่อจำนวนแผ่นงานและจำนวนสำเนา หากมีหลายแอปพลิเคชัน จะมีหมายเลขกำกับไว้ เช่น

หากเข้าเล่มใบสมัคร จะไม่มีการระบุจำนวนแผ่นงาน

หากมีการแนบเอกสารอื่นมากับเอกสารซึ่งมีเอกสารแนบด้วย จะมีการเขียนบันทึกระบุว่ามีสิ่งที่แนบมาดังต่อไปนี้:

ภาคผนวก: จดหมายจาก Rosarkhiv ลงวันที่ 06/05/2546 N 02-6/172 และภาคผนวกเพียง 3 หน้า

หากใบสมัครไม่ได้ส่งไปยังที่อยู่ทั้งหมดที่ระบุไว้ในเอกสาร จะมีการเขียนบันทึกเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานดังนี้:

การใช้งาน: สำหรับ 3 ลิตร ใน 5 ชุด ไปยังที่อยู่แรกเท่านั้น”

หากเรากำลังพูดถึงการใช้เอกสารข้อมูลที่ให้ไว้ก็ครบถ้วนสมบูรณ์ จะเป็นอย่างไรหากคุณแนบข้อมูลลงในสื่ออิเล็กทรอนิกส์? ไม่จำเป็นต้องประดิษฐ์อะไรเลย เราปฏิบัติตาม GOST อย่างสมบูรณ์:

ภาคผนวก: ข้อบังคับของแผนกสินเชื่อภูมิภาคในแฟลชการ์ดจำนวน 1 ชุด

อย่างที่คุณเห็น เราไม่ได้ระบุจำนวนใบรับสมัคร เนื่องจากไม่มีอันตรายที่หลายใบจะสูญหาย ก็เพียงพอที่จะระบุจำนวนสื่อบันทึกข้อมูล

สุดท้ายนี้ หากคุณส่งข้อมูลทั้งในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ เป็นธรรมเนียมที่จะต้องเขียนดังนี้:

ภาคผนวก: 1. ข้อบังคับแผนกสินเชื่อภูมิภาคจำนวน 5 หน้า ใน 1 สำเนา

2. เหมือนกันบนแฟลชการ์ดใน 1 ชุด

ดังนั้นจดหมายปะหน้าและเอกสารแนบจึงเป็นเอกสารอิสระ ซึ่งแต่ละฉบับมีข้อมูลการลงทะเบียนของตนเอง ในข้อความของจดหมายปะหน้าเราเขียนว่า: "เรากำลังส่งสัญญาลงวันที่ 3 พฤษภาคม 2556 ฉบับที่ 45 ถึงคุณ" หลังจากนั้นจดหมายจะได้รับดัชนีของตัวเอง - หมายเลขขาออก จดหมายและสิ่งที่แนบมาสามารถอยู่ได้โดยไม่มีกันและกัน

การจัดทำเอกสารแนบไปกับเอกสารอื่นๆ

เรากำลังพูดถึงภาคผนวกของสัญญา คำสั่งสำหรับกิจกรรมหลัก คำแนะนำ ฯลฯ ได้รับการออกแบบแตกต่างจากที่กล่าวไว้ข้างต้นเล็กน้อย

หากเอกสารกำหนดให้ต้องมีภาคผนวก การอ้างอิงถึงเอกสารดังกล่าวก็ควรจะอยู่ในข้อความของคำสั่ง ข้อตกลง หรือคำสั่งอยู่แล้ว

ตัวอย่างเช่น การกล่าวถึงแอปพลิเคชันในคำแนะนำการทำงานของสำนักงาน:

เอกสารได้รับการลงทะเบียนในทะเบียนเอกสารขาเข้า (ภาคผนวก 10)

หรือตามลำดับกิจกรรมหลัก:

2. คณะทำงานรวบรวมข้อมูลในแบบฟอร์มหมายเลข 1 (ภาคผนวกหมายเลข 1 ของคำสั่งซื้อนี้)

หรือในสัญญา:

3.2. รายการวัสดุและอุปกรณ์ที่ลูกค้าจัดเตรียมไว้ให้ในการทำงานระบุไว้ในภาคผนวกที่ 1 ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงนี้

ดังนั้น หากคุณวางแผนที่จะแนบบางสิ่งเข้ากับเอกสาร จะต้องอ้างอิงสิ่งที่แนบมานี้ในเอกสาร เอกสารแนบและเอกสาร (ตรงข้ามกับจดหมายปะหน้า) รวมเป็นหนึ่งเดียวที่นี่ หากไม่มีแอปพลิเคชัน จะไม่มีใครสามารถทำงานกับคำสั่งซื้อได้ และไม่มีใครต้องการแอปพลิเคชันด้วยตนเองหากไม่มีคำสั่งซื้อ

ใบสมัครจะไม่ได้รับเครื่องหมายใด ๆ หากส่งถึงผู้รับพร้อมกับจดหมายปะหน้า

ในกรณีที่สอง เมื่อเอกสารและสิ่งที่แนบมาแยกออกจากกัน เอกสารแนบจะได้รับเครื่องหมาย

วิธีการทำเช่นนี้ GOST R 6.30-2003 จะบอกเราอีกครั้ง:

“ในภาคผนวกของเอกสารการบริหาร (กฤษฎีกา, คำสั่ง, คำแนะนำ, กฎ, คำแนะนำ, ข้อบังคับ, การตัดสินใจ) ในแผ่นแรกที่มุมขวาบนเขียนว่า “ภาคผนวก N” ระบุชื่อของเอกสารการบริหาร, วันที่และการลงทะเบียน หมายเลข เช่น:

ตามคำสั่งของโรซาร์คิฟ

ลงวันที่ 06/05/2546 N 319

อนุญาตให้พิมพ์นิพจน์ "ภาคผนวก N" เป็นตัวพิมพ์ใหญ่และจัดกึ่งกลางนิพจน์นี้ ชื่อของเอกสาร วันที่ และหมายเลขทะเบียนที่เกี่ยวข้องกับบรรทัดที่ยาวที่สุด เช่น:

thebestsecretary.ru

วิธีเตรียมใบสมัครในรายวิชาตาม GOST: กฎสำคัญหลายประการ

ฉันจะเอาเศษกระดาษได้ที่ไหน?

คุณต้องการทราบวิธีการผ่านหลักสูตรของคุณโดยไม่มีปัญหาหรือไม่? การออกแบบแอพพลิเคชั่นอย่างเหมาะสมก็เพียงพอแล้ว งานหลักสูตร- ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจสั่งซื้อรายวิชาหรือดำเนินการด้วยตนเอง เราจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับการออกแบบที่ถูกต้องของแบบร่างรายวิชา ตาราง กราฟ และเอกสารอื่นๆ ที่รวมอยู่ในใบสมัคร ควรมีลักษณะอย่างไร

การออกแบบแอพพลิเคชั่นในรายวิชา

กฎเกณฑ์ในการเตรียมงานรายวิชาและวิทยานิพนธ์ส่วนใหญ่จะเหมือนกัน ตัวอย่างเช่น คุณจะต้องปฏิบัติตามคำแนะนำ GOST เดียวกัน

กฎสำหรับการออกแบบหลายแอปพลิเคชัน

หากคุณวางแผนการใช้งานหลายอย่าง (กราฟ ภาพวาด ตาราง ภาพกราฟิก) จากนั้นแต่ละอันควรอยู่ในแผ่นงานแยกกัน

นอกจากนี้ลำดับการนำเสนอภาคผนวกในงานจะต้องสอดคล้องกัน: แต่ละแผ่นงานใหม่พร้อมภาคผนวกจะปรากฏตามลำดับที่มีการอ้างอิงในข้อความหลักของงาน

กฎหัวเรื่อง

แผ่นงานใหม่แต่ละแผ่นพร้อมแอปพลิเคชันจะต้องมีชื่อเป็นของตัวเอง คำว่า “ภาคผนวก” เขียนไว้ที่กึ่งกลางด้านบนของหน้า ตามด้วยหมายเลข (ตามลำดับการใช้งานในข้อความ)

กฎการนับหมายเลขแอปพลิเคชัน

แอปพลิเคชันไม่ได้กำหนดหมายเลขเป็นเลขอารบิค แต่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ของตัวอักษรรัสเซีย (เช่น ภาคผนวก A) คุณยังสามารถใช้อักษรละตินในชื่อแอปพลิเคชันได้

ในกรณีนี้ ไม่อนุญาตให้ใช้ตัวอักษรใด ๆ ของตัวอักษรรัสเซียเป็นลำดับเลข ยกเว้น: Ё, З, И, О, ​​​​Ш, ь, ы, Ъ

หากมีการใช้งานจำนวนมากจนมีการใช้ตัวอักษรทุกตัว (รัสเซียหรือละติน) ไปแล้ว การกำหนดหมายเลขสามารถใช้ต่อได้โดยใช้เลขอารบิค

อนึ่ง! สำหรับผู้อ่านของเราตอนนี้มีส่วนลด 10% สำหรับ งานประเภทใดก็ได้

กฎสำหรับการออกแบบแผ่นงานแอปพลิเคชันหนึ่งหรือหลายแผ่น

หากแอปพลิเคชันมีเพียง 1 เอกสาร (แผ่นงาน) จะมีการกำหนดดังนี้: ภาคผนวก A.

หากแอปพลิเคชันหนึ่งตั้งใจที่จะแบ่งข้อมูลออกเป็นบล็อก ส่วนประกอบของเอกสารก็สามารถแบ่งออกได้ การแบ่งส่วนเกิดขึ้นโดยการเพิ่มหมายเลขดัชนีเข้าไปในชื่อ (เช่น ภาคผนวก A หมายเลข 1 เป็นต้น)

หากมีการสมัครหลายรายการในงานแต่ละหลักสูตร แต่ละหน้าจะต้องมีหมายเลขของตัวเอง (จากต้นจนจบ)

ให้ความสนใจกับแนวทางปฏิบัติเสมอ พวกเขาจะระบุคุณสมบัติการออกแบบของแอปพลิเคชันสำหรับมหาวิทยาลัยของคุณโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น สถาบันอุดมศึกษาบางแห่งแนะนำให้จัดรูปแบบแอปพลิเคชันดังนี้ ภาคผนวก 1 ภาคผนวก 2...ภาคผนวก 7

กฎการจัดรูปแบบลิงก์ไปยังแอปพลิเคชันในรายวิชา

เมื่อเขียนข้อความหลักไว้ท้ายวลีที่แอปพลิเคชันจะอธิบายจำเป็นต้องทำป้ายระบุว่าจะหาคำอธิบายข้างต้นได้ที่ไหน ตัวอย่างเช่น:

ตัวอย่างที่ 1

ตัวอย่างที่ 2

ตอนนี้คุณรู้วิธีจัดรูปแบบใบสมัครในรายวิชาของคุณแล้ว โดยทั่วไป หากคุณไม่ต้องการเข้าใจทะเลแห่งข้อมูล ให้หันไปหาผู้เชี่ยวชาญ และถ้าไม่ก็เพียงปฏิบัติตามกฎข้างต้นแล้วคุณจะมีความสุข

การจัดทำจดหมายปะหน้าตัวอย่างเมื่อส่งเอกสารไปยังบริษัทหรือหน่วยงานภาครัฐถือเป็นขั้นตอนเสริม แต่เป็นขั้นตอนที่ต้องการ เกี่ยวกับวิธีการพัฒนารูปแบบที่ถูกต้องของเอกสารดังกล่าวอย่างถูกต้องและความแตกต่างบางประการในการทำงานกับเอกสารดังกล่าว - ในขณะนี้

เอกสารถูกวาดขึ้นในรูปแบบใด ๆ เนื่องจากไม่มีเทมเพลตแบบรวม วัตถุประสงค์หลักคือเพื่อให้ผู้รับมีความคิดที่ถูกต้องว่าเอกสารใดที่ถูกส่งไป และที่สำคัญที่สุดคือเป้าหมายของผู้ส่งคืออะไร

แม้ว่าบริษัทจะไม่จำเป็นต้องเขียนจดหมายปะหน้าอย่างเป็นทางการ แต่ในโฟลว์เอกสารทางธุรกิจ นี่เป็นบรรทัดฐานที่ค่อนข้างเป็นที่ยอมรับซึ่งควรปฏิบัติตาม ช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้ในคราวเดียว:

1. ประการแรกประกอบด้วยคำอธิบายพื้นฐานของผู้ส่งที่เขาต้องการสื่อถึงผู้รับ ในกรณีนี้ เรื่องนี้มีความสำคัญ เนื่องจากการติดต่อทางธุรกิจเป็นการสื่อสารทางอ้อม ซึ่งควรชัดเจนสำหรับทั้งสองฝ่ายอย่างยิ่ง
2. จดหมายปะหน้ายังมีรายการเอกสารด้วย - อันที่จริงแล้ว รายชื่อนั้นซ้ำกับชื่อเต็มและจำนวนเอกสารที่ถูกส่งไป กฎนี้ออก ข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้เมื่อลงทะเบียน
3. ด้วยการระบุรายการเอกสาร คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาบางประการในการกู้คืนในกรณีที่เกิดการสูญหาย นอกจากนี้ยังระบุหมายเลขเอกสารขาออกและขาเข้าซึ่งทำให้คุณสามารถค้นหาและควบคุมทิศทางการเคลื่อนไหวได้อย่างง่ายดาย
4. ในที่สุด ผู้รับซึ่งไม่เพียงแต่ยอมรับเอกสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงจดหมายที่แนบมาด้วย จะสามารถเข้าใจสาระสำคัญของความปรารถนาของผู้ส่งได้อย่างรวดเร็ว และตอบสนองต่อพวกเขาอย่างรวดเร็วตามสถานการณ์

ดังนั้นเราจึงสามารถพูดได้ว่าการเตรียมจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารอย่างมีความสามารถการสร้างตัวอย่างเครื่องแบบของคุณเองเพื่อให้กระบวนการมีความสม่ำเสมอนั้นเป็นไปเพื่อประโยชน์ของผู้ส่งเอง

ตัวอย่างจดหมายสมัครงาน 2020

แม้ว่าจะไม่มีแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติสำหรับเอกสารดังกล่าวและแต่ละองค์กรมีสิทธิที่จะกำหนดวิธีการจัดทำด้วยตนเอง แต่ก็มีกฎที่ยอมรับโดยทั่วไปที่ควรปฏิบัติตาม

1. ใน "ส่วนหัว" ตามปกติจะมีการระบุชื่อเต็มอย่างเป็นทางการของผู้รับ (“ถึง…”) และผู้ส่ง (“จาก…”)
2. ถัดมาเป็นหมายเหตุเกี่ยวกับหมายเลขที่ใช้ลงทะเบียนจดหมายกับบริษัทของผู้ส่ง
3. จากนั้นข้อความจริงของเอกสารก็มาถึง การเริ่มวลีอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญมาก ในกรณีนี้มี 3 ตัวเลือก:

• “เราจะส่งให้คุณ”– สำหรับกรณีที่เอกสารถูกส่งไปยังบริษัทเดียวกัน (เช่น คู่ค้า)
• "เรานำเสนอแก่คุณ"– จดหมายถูกส่งไปยังกรมสรรพากร, ศาล, สำนักงานใหญ่ – เช่น ทุกสถาบันที่มีตำแหน่งสูงกว่า
• "เราส่งคุณ"– หากเรากำลังพูดถึงเอกสารที่ส่งไปตรงกันข้ามกับแผนกย่อย (เช่น แผนก, สาขาของบริษัทเดียวกัน)

1. หลังจากอธิบายวัตถุประสงค์ของการส่งแล้วคุณจะต้องจัดเตรียมรายการเอกสารทั้งหมด (สินค้าคงคลัง) ซึ่งสามารถนำเสนอได้อย่างสะดวกในรูปแบบตาราง ควรมีคอลัมน์ต่อไปนี้:

• ชื่อเต็มของเอกสาร
• จำนวนสำเนา;
• หากจำเป็นจะมีการระบุในรูปแบบเอกสารที่ส่ง - ต้นฉบับหรือสำเนา (รับรองหรือไม่รับรอง)

1. ที่ท้ายตารางจะระบุจำนวนเอกสารทั้งหมดที่ส่งพร้อมกับจดหมายปะหน้า
2. ในที่สุดก็มีรายการภาคผนวกมาให้ เอกสารเพิ่มเติมหากมีการส่งถึงผู้รับด้วย สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าคำว่า "ภาคผนวก" จะเขียนเป็นเอกพจน์ก็ต่อเมื่อมีเอกสารเพียงฉบับเดียวเท่านั้น หากเอกสารเป็นพหูพจน์ให้เขียน "ภาคผนวก" พร้อมทั้งระบุชื่อเอกสารว่า

• วันที่รับเอกสาร
• จำนวนสำเนาทั้งหมดที่ส่ง
• จำนวนหน้าในแต่ละเอกสาร (จำนวนแผ่นงานทั้งหมดสำหรับสำเนาทั้งหมด)
• หากจำเป็น ให้ระบุความต้องการเฟิร์มแวร์

ไม่เพียงแต่ผู้อำนวยการทั่วไปเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้มีอำนาจที่เกี่ยวข้องลงนามในจดหมายปะหน้าในเอกสารโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบของเอกสาร ลายเซ็นจะถูกวางไว้ตามธรรมเนียมโดยพนักงานซึ่งมีกิจกรรมที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับเอกสารที่ส่ง:

1. ผู้อำนวยการทั่วไปหรือหัวหน้าสาขาหรือแผนกลงนามในเอกสารทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับทั้งบริษัท รวมถึงเอกสารที่มีความสำคัญเป็นพิเศษ (เช่น รายงานประจำปีที่ส่งไปยังสำนักงานใหญ่)
2. หัวหน้าฝ่ายบัญชีลงนามในจดหมายที่มาพร้อมกับเอกสารทางการเงิน - โดยปกติแล้วจะถูกส่งไปยังสำนักงานสรรพากร
3. ทนายความภายในบริษัทจะส่งจดหมายปะหน้าในกรณีเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น การดำเนินคดี ไปจนถึงการสรุปข้อตกลงกับคู่สัญญาที่มีศักยภาพ เป็นต้น

โปรดทราบ ในกรณีที่เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้อง การส่งจดหมายจำนวนมากเอกสารประเภทเดียวกัน (เช่นใบแจ้งหนี้หรือสัญญาประเภทเดียวกันกับคู่สัญญาหลายฉบับ) คุณสามารถรวมเข้าด้วยกันเป็นกลุ่มเดียวและจดจำนวนแผ่นงานทั้งหมดในสำเนาทั้งหมดในคราวเดียว

วิธีการลงทะเบียนจดหมายปะหน้า

สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตลักษณะเฉพาะของมารยาททางธุรกิจในแง่ของการออกแบบจดหมายปะหน้า - ก่อนอื่นควรใช้ตัวอย่างเทมเพลตเอกสารเดียวกันและจะต้องลงนามโดยผู้ส่งโดยบุคคลเดียวกันกับที่มีลายเซ็น บนจดหมายนั้นเอง

มันถูกส่งโดยใช้ Russian Post หรือไปรษณีย์ส่วนตัว - ตามกฎแล้วจะดีกว่าถ้าส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน ต้องป้อนหมายเลขการจัดส่งซึ่งบันทึกไว้ในบันทึกการรับส่งข้อมูลเอกสารของบริษัทผู้ส่ง เขาใส่หมายเลขของตัวเองไว้ใต้หมายเลขที่อยู่นี้ ดังนั้นความเสี่ยงที่จะเกิดความสับสนจึงลดลงอย่างมาก

ตามกฎแล้วจดหมายปะหน้าจะจัดทำขึ้นอย่างน้อย 2 ชุด - 1 ชุดสำหรับผู้รับ และ 1 ชุดสำหรับผู้ส่ง เอกสารดังกล่าวจะถูกเก็บไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง โดยบริษัทจะกำหนดความเป็นไปได้และระยะเวลานั้นเอง โดยปกติแล้ว ในการรับส่งข้อมูลเอกสารสมัยใหม่ของบริษัท เอกสารทั้งหมดจะมี การสำรองข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ - ช่วยให้คุณสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วและจัดเก็บอย่างปลอดภัยจนกว่าจะจำเป็น

เวลาตอบสนอง

สำหรับจังหวะเวลาของการตอบกลับ นี่เป็นคำถามที่ไม่ชัดเจนนัก ในด้านหนึ่งมันใช้งานได้ กฎทั่วไปตามเวลาดำเนินการสำหรับการร้องขอใด ๆ หน่วยงานของรัฐรวมทั้งในบริษัท บริษัท สมาคมสาธารณะ ไม่ควรเกิน 1 เดือนเช่น 30 วันตามปฏิทิน- การนับถอยหลังของกำหนดเวลาจะเริ่มในวันทำการถัดจากวันที่จดหมายถึงผู้รับ

ในทางกลับกัน บ่อยครั้งในกรณีในทางปฏิบัติเกิดขึ้นเมื่อผู้ส่งคาดหวังว่าผู้รับจะตอบกลับคำขอของเขาโดยเร็วที่สุด จากนั้นคุณต้องเขียนความปรารถนาดังกล่าวแยกกัน เช่น: “เราขอให้คุณลงนาม เอกสารที่จำเป็นและให้คำตอบที่สำคัญภายใน 7 วันทำการ” หากเรากำลังพูดถึงสาขา ซึ่งเป็นหน่วยโครงสร้างที่อยู่ใต้บังคับบัญชาโดยตรงกับผู้ส่ง ข้อความจะมีหมวดหมู่มากขึ้น: “กำหนดเวลาในการตอบกลับคือ 3 วันทำการนับจากวันที่ได้รับแจ้งอย่างเป็นทางการว่าได้รับจดหมายปะหน้านี้”

โปรดทราบ หากข้อตกลงระหว่างบริษัทเริ่มแรกกำหนดขั้นตอนบางอย่างในการจัดการกับการเรียกร้องและการระงับข้อพิพาทก่อนการพิจารณาคดี จำเป็นต้องดำเนินการจากเนื้อหาของข้อตกลงดังกล่าว ตัวอย่างของข้อความได้รับด้านล่าง

ขั้นตอนการจัดเก็บ

จดหมายสมัครงานหมายถึงเอกสารส่วนตัวขององค์กร เนื้อหาที่สามารถเปิดเผยหรือจัดประเภทได้ตามดุลยพินิจของตน (ใช้กับเอกสารทั้งขาเข้าและขาออก) ดังนั้นการเลือกวิธีการจัดเก็บเฉพาะจึงขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร

โดยทั่วไปจะมีการปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

1. เนื่องจากความสำคัญทางกฎหมายหลักไม่ใช่ตัวจดหมายปะหน้าและตัวอย่าง แต่เป็นเอกสารที่อยู่นำหน้า จึงให้ความสำคัญกับความปลอดภัยเป็นหลัก
2. หลังจากยึดเอกสารแนบทั้งหมด (เช่น ตัวเอกสารเอง) แล้ว ระยะเวลาการจัดเก็บจะถูกกำหนดเป็นรายบุคคล
3. ในบางกรณี บริษัทต่างๆ จะสร้างโฟลเดอร์ "จดหมายสมัครงาน" พิเศษเพื่อใช้เก็บเอกสารที่เกี่ยวข้อง ตัวเลือกนี้เหมาะสำหรับ บริษัทขนาดเล็กมีการไหลของเอกสารน้อย
4. หากการไหลของเอกสารมีขนาดใหญ่เกินไปและ บริษัท มีหลายสาขา จะมีการตั้งชื่อพิเศษของกรณีต่างๆ - เช่น รายการเอกสารที่จัดกลุ่มตามวัตถุประสงค์ทั่วไป เช่น “ข้อตกลงการจัดหา” “สัญญาเช่า” “การพิจารณาคดี” เป็นต้น

ดังนั้น ทางเลือกที่ดีที่สุดคือการสร้างตัวอย่างจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารของคุณเองและจัดระบบการจัดเก็บที่เพียงพอกับปริมาณการไหลของเอกสารของบริษัท