วิธีส่งเอกสารทางอีเมลสำหรับหุ่นจำลอง การทำงานกับฟิลด์ “ถึง” (“ถึง”), “คัดลอก” (“CC”), “สำเนาลับ” (“สำเนาลับ”) Agio ส่งสำเนาไปยังอีเมลที่ระบุ

น่าแปลกที่หลายๆ คนเมื่อจำเป็นต้องส่งอีเมลถึงหลายคนพร้อมกัน เพียงระบุที่อยู่ในช่อง "ถึง" ซึ่งเป็นเรื่องปกติเมื่ออีเมลนี้ส่งถึงเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนของคุณ แต่เมื่อส่งจดหมายถึงกลุ่ม ของลูกค้า คุณกำลังแสดงที่อยู่ของผู้รับรายอื่นให้ทุกคนเห็น ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วจะเปิดเผยฐานที่อยู่ของคุณ

สิ่งที่ลูกค้าของคุณต้องทำคือส่งต่อจดหมายนี้ไปยังคู่แข่งของคุณ และผู้ติดต่อของคุณจะรั่วไหลทันที

เป็นเรื่องแปลก แต่คนโง่หลายคนต่างประหลาดใจเมื่อรู้ว่าหากคุณต้องการส่งจดหมายถึงผู้รับหลายคนโดยที่พวกเขาไม่รู้ซึ่งกันและกัน ก็จะมีช่อง "สำเนาลับ" สำหรับเรื่องนี้

ตัวอย่างเช่น สำหรับ mail.ru จะมีลักษณะดังนี้:

และขอกล่าวสั้นๆ อีกครั้งว่าระบุที่อยู่ใน "ถึง" - ทุกคนสามารถเห็นว่าคุณส่งจดหมายถึงใครโดยระบุใน "สำเนาลับ" - ทุกคนคิดว่าจดหมายนั้นมีไว้สำหรับเขาเท่านั้น

และผู้รับแต่ละคนจะได้รับจดหมายโดยจะมีในช่อง “ถึง” แค่ที่อยู่ของเขา - สำหรับโปรแกรมอื่นๆ หากคุณไม่พบสำเนาลับถึงที่ใด โปรดขอให้ใครสักคนแสดงให้คุณดู อีกจุดเล็ก ๆ คุณต้องระบุหนึ่งที่อยู่ในฟิลด์ "ถึง" โปรแกรมหรือเมลเซิร์ฟเวอร์ส่วนใหญ่จะไม่อนุญาตให้คุณส่งจดหมายโดยไม่มีพารามิเตอร์นี้

ดังนั้น เมื่อพูดถึงการส่งข้อเสนอ ข่าวสารไปยังกลุ่มลูกค้าของคุณ - แนวทางปฏิบัติในการใช้สำเนาลับนั้นชัดเจน คุณต้องซ่อนฐานที่อยู่ของคุณ จุดที่น่าสนใจเกี่ยวกับการส่งจดหมายถึงเพื่อนร่วมงานในที่นี้แนะนำให้ดำเนินการตามสถานการณ์ เช่น การส่งจดหมายโดยขอให้ส่งข้อเสนอแนะ (เช่น เพื่อปรับปรุงการบริการลูกค้า) และหากเพื่อนร่วมงานแต่ละคนเห็นว่ากัน ผู้คนได้รับจดหมายฉบับเดียวกัน มีแนวโน้มว่าพวกเขาจะไม่ตอบกลับ - จะต้องพึ่งพาผู้อื่น ซึ่งหมายความว่าคุณต้องใช้สำเนาที่ซ่อนอยู่ หากดำเนินการตามคำสั่งนี้ ตัวอย่างเช่น การระบุว่าเจ้านายของเพื่อนร่วมงานของคุณจะทำงานได้อย่างมหัศจรรย์ และคำสั่งซื้อของคุณจะถูกดำเนินการ

ปัญหาแยกต่างหากกับซัพพลายเออร์ ในแง่หนึ่ง การระบุผู้รับทั้งหมดในสำเนาควรแสดงให้ซัพพลายเออร์เห็นว่าคุณมีทางเลือก และเขาควรเสนอราคาที่ดีให้กับคุณ ในทางกลับกัน ผู้จัดการที่ได้รับจดหมายของคุณเมื่อเห็นว่าไม่เพียงส่งถึงเขาเท่านั้น มักจะปฏิบัติต่อคำขอของคุณอย่าง "เย็นชา" โดยส่วนตัวแล้วในความเห็นของฉัน ฉันคิดว่าในกรณีของซัพพลายเออร์ คุณต้องใช้สำเนาที่ซ่อนอยู่ อย่างน้อยก็เพื่อปกป้องความลับทางการค้า แต่มีแนวโน้มที่จะมีความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้จัดการของซัพพลายเออร์มากกว่า

คุณสามารถอ่านกรณีล่าสุดเกี่ยวกับข้อผิดพลาดของผู้เชี่ยวชาญได้ เมื่อผู้รับทุกคนเห็นผู้รับรายอื่น: ตบหน้าทุกคนในแชทนี้ มีคนที่น่านับถือจริงๆ อยู่ที่นั่น - ผู้กำกับ แต่ก็ยังมีอีกหลายคนที่ได้รับสแปมตอบกลับ

เช่นเคยยินดีต้อนรับการอภิปรายในความคิดเห็น

ขอให้มีความสุข! วันนี้เราจะพูดถึงการสำรองข้อมูล SMS โดยการส่งข้อความทั้งหมดจากสมาร์ทโฟนของคุณไปยังอีเมล สิ่งนี้อาจจำเป็นทั้งเพื่อจุดประสงค์ในการบันทึกการติดต่อสื่อสาร และสำหรับการประมวลผลข้อความเพิ่มเติม เช่น ค้นหาข้อความเพื่อดูข้อมูลที่จำเป็น (ผู้ติดต่อ ชื่อ ราคา ฯลฯ) โดยแอปพลิเคชันบุคคลที่สาม ซึ่งจะทำงานร่วมกับ อีเมล. ลองดูตัวเลือกสำหรับการคัดลอกโดยใช้สมาร์ทโฟนที่ใช้ Android

สร้างกล่องจดหมาย

หากต้องการส่งและบันทึกข้อความทั้งหมดทางอีเมลคุณต้องลงทะเบียนกล่องจดหมายก่อน อีเมลจาก yandex.ru เหมาะสำหรับสิ่งนี้ คุณยังสามารถใช้กล่องจดหมายที่มีอยู่ได้ แต่ฉันแนะนำให้ลงทะเบียนกล่องจดหมายใหม่ ประการแรกเมื่อเวลาผ่านไปข้อความ SMS จำนวนมากจะสะสมซึ่งอาจรบกวนการทำงานกับตัวอักษรปกติและประการที่สองหากคุณเชื่อมต่อกล่องจดหมายของคุณกับบริการบุคคลที่สามสำหรับการวิเคราะห์ อย่าระบุข้อมูลเข้าสู่ระบบและรหัสผ่านสำหรับ อีเมลหลักในนั้น

ติดตั้งแอปพลิเคชัน SMS Backup + บนสมาร์ทโฟน Android ของคุณ

หากต้องการส่งข้อความ SMS ทั้งหมดไปยังกล่องจดหมายของคุณ คุณจะต้องติดตั้งและกำหนดค่าแอปพลิเคชัน SMS Backup + พิเศษ ซึ่งสามารถดาวน์โหลดได้จาก play.goole.com หรือ apk-dl.com (ทางเลือกอื่นสำหรับสมาร์ทโฟนที่ไม่ได้ใช้ Google Play ) หรือ.

แอปพลิเคชันได้รับการทดสอบบน Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; มีการประกาศรองรับเวอร์ชัน 2.xx แล้ว

การตั้งค่าการสำรองข้อมูล SMS +

1. เปิดแอปพลิเคชัน
2. หลังจากเปิดแอปพลิเคชันในเมนูที่เปิดขึ้นให้เลือกรายการ: การตั้งค่าขั้นสูง;
   
3. จากนั้นไปที่การตั้งค่าการสำรองข้อมูล
   
4. ทำเครื่องหมายที่ช่องสำหรับคำนำหัวเรื่อง SMS สำรองและอีเมล ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องสำหรับ MMS สำรอง บันทึกการโทรสำรอง (เราไม่ต้องการ MMS และประวัติการโทร แต่คุณก็สามารถจองได้เช่นกัน)
   
5. กลับไปที่เมนูก่อนหน้าและไปที่ส่วนการตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ IMAP
   
6. เลือกรายการเมนูการรับรองความถูกต้อง
   
   ตั้งค่าพารามิเตอร์เป็นข้อความธรรมดา
   
   
7. เลือกรายการเมนูที่อยู่เซิร์ฟเวอร์ ป้อนค่า: imap.yandex.ru:993
   
   
8. เลือกรายการเมนูความปลอดภัยแล้วป้อนค่า: SSL
   
   
9. เลือกรายการเมนูเข้าสู่ระบบ (บัญชี IMAP ของคุณ) ระบุข้อมูลเข้าสู่ระบบของคุณ จากนั้นเลือกรายการเมนูรหัสผ่าน (รหัสผ่านบัญชี IMAP ของคุณ) ระบุรหัสผ่านสำหรับเมล yandex.ru
10. ในเมนูหลัก ให้เลือกช่องสำหรับการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ
    
11. จากนั้นไปที่การตั้งค่าการสำรองข้อมูลอัตโนมัติเลือกรายการเมนูกำหนดการปกติและกำหนดช่วงเวลาที่ SMS จะถูกส่งไปยังบัญชีกล่องจดหมายที่เราระบุ (เช่นทุก 2 ชั่วโมง)
    

แอปพลิเคชัน SMS Backup + ช่วยให้คุณไม่เพียงสร้างสำเนาสำรองไปยังอีเมลเท่านั้น แต่ยังกู้คืนข้อความจากอีเมลได้อีกด้วย การตั้งค่าการกู้คืนที่เกี่ยวข้องสามารถพบได้ในส่วนการตั้งค่าขั้นสูง -> การตั้งค่าการกู้คืน

หลังจากส่งข้อความทาง E-Mail ข้อความทั้งหมดจะถูกวางไว้ในโฟลเดอร์ชื่อ: SMS

วิเคราะห์ SMS ที่ส่งไปยังอีเมล

หลังจากได้รับรายการข้อความ SMS ไปยังที่อยู่อีเมลของคุณ คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์พิเศษเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถติดตาม SMS จากธนาคารพร้อมข้อความเกี่ยวกับใบเสร็จรับเงินและเดบิต ซึ่งคุณสามารถเก็บบันทึกทางการเงินได้โดยอัตโนมัติ ฉันปรับใช้โซลูชันที่คล้ายกันสำหรับ "ไซต์ช็อปปิ้งร่วม" เมื่อข้อความ SMS ทั้งหมดจากธนาคารที่ได้รับจากผู้จัดงานร่วมทุนถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว วิเคราะห์และอิงตามข้อความเหล่านั้น ระบบจะแสดงข้อมูลในแผงควบคุมเกี่ยวกับผู้ใช้รายใด ผู้ที่สั่งซื้อได้ชำระเงินแล้ว

บางครั้งจำเป็นต้องส่งต่อจดหมายทั้งหมดที่มาถึงอีเมลของคุณไปยังอีเมลอื่นโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ชัดเจนยิ่งขึ้น นี่คือตัวอย่าง คุณมีเมลบน Yandex และ Google (Gmail) คุณใช้ GMail ตลอดเวลา นี่คืออีเมลหลักของคุณ และ Yandex เป็นครั้งคราว ดังนั้น เพื่อไม่ให้ลงชื่อเข้าใช้เมล Yandex ของคุณเป็นระยะ คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายจากที่นั่นถูกส่งไปยัง GMail โดยอัตโนมัติ จากนั้นคุณไม่จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Yandex ของคุณเลยเพื่อตรวจสอบตัวอักษรใหม่เป็นประจำ

ในบทความนี้ฉันจะแสดงวิธีตั้งค่าการส่งต่อจดหมายจากอีเมลหนึ่งไปยังอีกอีเมลหนึ่งโดยใช้ตัวอย่างของบริการอีเมลต่างๆ

ทั้งหมดนี้ใช้งานได้เหมือนกันในบริการอีเมลทั้งหมด ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือในอินเทอร์เฟซ เช่น การตั้งค่าที่เกี่ยวข้องจะแตกต่างกัน

ก่อนหน้านี้ ในบทความชุดหนึ่ง ฉันพิจารณาวิธีอื่นในการรับจดหมายไปยังอีเมลที่ต้องการจากบัญชีอีเมลอื่น ความจริงที่ว่าคุณไม่ได้ตั้งค่าการส่งต่อจดหมายอัตโนมัติซึ่งฉันจะพูดถึงในวันนี้ แต่เชื่อมต่อกล่องจดหมายที่ต้องการในการตั้งค่า (ฟังก์ชั่นนี้เรียกว่า "Mail Collection") เช่นผ่านโปรโตคอล POP3 และจากนั้นก็เริ่มมีการรวบรวมตัวอักษรใหม่อย่างต่อเนื่อง วิธีการจะคล้ายกัน แต่ในบางกรณี การตั้งค่าจะยากกว่าการโอนแบบปกติ

หากคุณสนใจวิธีการรวบรวมจดหมาย โปรดดูคำอธิบายในบทความที่เกี่ยวข้อง: การรวบรวมใน GMail ใน Yandex ใน Mail.ru

ด้านล่างนี้ฉันจะแสดงรายละเอียดวิธีตั้งค่าการส่งต่อจดหมายจากเมล Yandex จากนั้นฉันจะพูดถึงบริการอีเมลอีก 2 รายการ (GMail และ Mail.ru) สั้น ๆ ซึ่งทุกอย่างทำในลักษณะเดียวกันโดยมีความแตกต่างเพียงอย่างเดียวคืออินเทอร์เฟซ

การตั้งค่าการส่งต่ออีเมลจาก Yandex ไปยังอีเมลอื่น

ไปที่การตั้งค่าอีเมลของคุณและเลือก "กฎการประมวลผลอีเมล"

คลิก "สร้างกฎ"

ตอนนี้งานของเราคือสร้างกฎที่บริการไปรษณีย์จะกำหนดว่าจดหมายทั้งหมดจะต้องถูกส่งไปยังที่อยู่อื่นที่คุณระบุ

หากคุณต้องการส่งต่อจดหมายเหล่านั้นที่ถูกทำเครื่องหมายว่าเป็น "สแปม" คุณจะต้องสร้างกฎ 2 ข้อแยกกันบน Yandex

การสร้างกฎบังคับข้อที่ 1 ส่งต่ออีเมลทั้งหมดยกเว้นสแปม

ในการตั้งค่ากฎ ให้ลบเงื่อนไข "ถ้า" ที่จะถูกเพิ่มในตอนแรกโดยคลิกที่เครื่องหมายกากบาทที่อยู่ติดกัน เพราะเราไม่จำเป็นต้องกำหนดเงื่อนไขในการเลือกตัวอักษรใดๆ เป็นพิเศษ ท้ายที่สุดเราจะส่งต่อทุกสิ่งที่ส่งมาทางไปรษณีย์ไปที่ "กล่องจดหมาย"

ที่ด้านบน ซึ่งคุณสามารถกำหนดค่าอีเมลที่จะใช้กฎที่สร้างขึ้นได้ คุณควรเลือก “ไปยังอีเมลทั้งหมดยกเว้นสแปม” และ “มีและไม่มีไฟล์แนบ”

ด้านล่าง ทำเครื่องหมายที่ช่อง "ส่งต่อไปยังที่อยู่" และระบุอีเมลของคุณที่คุณต้องการส่งต่อจดหมายทั้งหมดจากอีเมลที่เปิดอยู่ในปัจจุบัน เปิดใช้งานตัวเลือก "บันทึกสำเนาเมื่อส่งต่อ"

คลิกปุ่ม "สร้างกฎ"

ยานเดกซ์จะขอให้คุณป้อนรหัสผ่าน ป้อนรหัสผ่านสำหรับอีเมลปัจจุบันของคุณแล้วคลิก "ยืนยัน"

กฎจะถูกสร้างขึ้น แต่คุณจะเห็นข้อความ "กำลังรอการยืนยันที่อยู่" อยู่ข้างๆ

ตอนนี้คุณต้องไปที่ที่อยู่อีเมลที่คุณระบุไว้สำหรับส่งจดหมายและยืนยันการส่งที่นั่น ดำเนินการในบริการอีเมลเพื่อให้คุณไม่สามารถส่งต่อจดหมายไปยังที่อยู่สุ่มที่คุณไม่สามารถเข้าถึงได้

ในจดหมายนั้น ให้ค้นหาจดหมายจาก "Yandex.Mail" เปิดจดหมายแล้วคลิกลิงก์จากที่นั่น

คลิก "ยืนยันการส่งต่อ"

พร้อม! ตอนนี้ตัวอักษรทั้งหมดที่ลงท้ายด้วยจดหมายฉบับที่สองของคุณ (Yandex) ในโฟลเดอร์ "กล่องจดหมาย" จะถูกส่งต่อไปยังจดหมายหลักของคุณโดยอัตโนมัติตามที่คุณระบุไว้ในกฎ

ใส่ใจ!ตามกฎที่สร้างขึ้นข้างต้น จดหมายจากโฟลเดอร์สแปมจะไม่ถูกส่งต่อ! เนื่องจากกฎระบุว่า “สำหรับอีเมลทั้งหมดยกเว้นสแปม” และคุณจะไม่สามารถรวม “สแปม” ไว้ในกฎได้ทันที เนื่องจากการส่งต่ออีเมลสแปมไม่ทำงานและคุณจะได้รับข้อผิดพลาด “สำหรับอีเมลจากโฟลเดอร์สแปม , ไม่สามารถส่งต่ออีเมลโดยใช้ตัวกรองได้”

แต่คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการส่งสแปมด้วย ในการดำเนินการนี้ คุณต้องสร้างกฎอื่นที่จะโอนสแปมทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์ "กล่องจดหมาย" โดยอัตโนมัติ ดังนั้น หากคุณต้องการส่งสแปมด้วย โปรดดูข้อมูลการสร้างกฎข้อที่ 2 ด้านล่าง

บางครั้งจดหมายที่จำเป็นก็จะกลายเป็นสแปม ดังนั้นหากคุณไม่ได้วางแผนที่จะเข้าไปตรวจสอบจดหมายฉบับที่สองเลย โดยอาศัยเพียงการส่งต่อจดหมายอัตโนมัติจากที่นั่น ฉันแนะนำให้ตั้งค่าการส่งต่อจดหมายขยะด้วยเช่นกัน !

การสร้างกฎข้อที่ 2 หากคุณต้องการส่งต่อ “สแปม”

เรามาสร้างกฎใหม่กัน

ที่นี่เราต้องระบุว่าควรโอนจดหมายทั้งหมดที่บริการทำเครื่องหมายว่าเป็น "สแปม" ไปยังกล่องจดหมาย

ในการดำเนินการนี้ ที่ด้านบน โดยที่ "นำไปใช้" ให้เลือก "เฉพาะสแปม" และ "มีไฟล์แนบและไม่มีไฟล์แนบ"

ลบเงื่อนไข "ถ้า" เรายังไม่ต้องการมันที่นี่

ทำเครื่องหมายที่ “ใส่ในโฟลเดอร์” และเลือก “กล่องจดหมาย”

คลิก "สร้างกฎ"

กฎพร้อมแล้ว!

หลังจากดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว จดหมายทั้งหมดที่มาถึงเมลฉบับที่สองของคุณ (ที่คุณตั้งค่าการส่งต่อ) จะถูกประมวลผลตามกฎที่สร้างขึ้น นั่นคือหากคุณได้รับจดหมายทางไปรษณีย์ที่บริการระบุว่าเป็นสแปมจดหมายนี้จะถูกวางไว้ในกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติตามกฎที่สร้างขึ้นข้อ 2 (หากคุณตัดสินใจตั้งค่า) และทุกอย่างที่อยู่ในโฟลเดอร์ "กล่องจดหมาย" จะถูกส่งไปยังอีเมลที่คุณระบุตามกฎข้อ 1

การตั้งค่าการส่งต่อโดยใช้ Mail.ru เป็นตัวอย่าง

ไปที่การตั้งค่าเมลของคุณและเลือกส่วน "กฎการกรอง"

เลือก “เพิ่มการส่งต่อ”

ระบุที่อยู่ที่ควรส่งต่อจดหมายแล้วคลิก "บันทึก"

ยืนยันการกระทำของคุณโดยป้อนรหัสผ่านสำหรับอีเมล Mail.ru ของคุณ

ไปที่ที่อยู่อีเมลที่คุณจะส่งต่อจดหมาย ค้นหาจดหมายจาก Mail.ru ที่นั่น และคลิกที่ลิงก์จากจดหมาย (ซึ่งจำเป็นเพื่อยืนยันการส่งต่อ)

ในหน้าต่างถัดไป คลิก "ยืนยัน" และข้อความจะปรากฏขึ้นว่าการโอนได้รับการยืนยันแล้ว

ที่ Mail.ru ให้กลับไปที่ส่วน "กฎการกรอง" และเปิดใช้งานการส่งต่อ:

หากคุณต้องการส่งต่ออีเมลที่ทำเครื่องหมายว่าเป็น "สแปม" คุณจะต้องสร้างกฎเดียวกันกับในตัวอย่างด้วยอีเมล Yandex ในส่วน "กฎการกรอง" ให้เพิ่มกฎใหม่ โดยที่คุณระบุการตั้งค่าต่อไปนี้

อีเมลคืออะไร? ในโลกธุรกิจสมัยใหม่นี่คือ:

• ใบหน้าของคุณ ด้วยความช่วยเหลือของอีเมลที่คุณสามารถสร้างภาพลักษณ์เชิงบวกในสายตาของคู่สัญญาหรือทำลายความประทับใจแรกพบ
• เครื่องมือทำงานของคุณ การสื่อสารกับโลกภายนอกเกิดขึ้นมากมายผ่านทางอีเมล ดังนั้นหากคุณมีความเชี่ยวชาญในเครื่องดนตรีนี้ คุณสามารถทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก
• ความว้าวุ่นใจอันทรงพลัง โลกภายนอกพยายามจะเข้ามาหาคุณ กวนใจคุณ และทำให้คุณหลงทางผ่านอีเมล

จากมุมมองนี้ มาดูการทำงานกับอีเมลกันดีกว่า เริ่มจากสิ่งง่ายๆ

การจัดรูปแบบตัวอักษร

ฉันใช้โปรแกรมรับส่งอีเมล Mozilla Thunderbird ดังนั้นฉันจะใช้เป็นตัวอย่าง มาสร้างจดหมายใหม่และไปจากบนลงล่างผ่านรายการฟิลด์

ถึงใคร. สำเนา. สำเนาลับถึง

บางคนอาจไม่รู้ แต่ "ถึง" ใน Mozilla สามารถเปลี่ยนเป็น "Cc" หรือ "Bcc" ได้

• ถึงใคร: เราเขียนผู้รับหลักหรือผู้รับหลายคนโดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
• สำเนา: เราเขียนถึงคนที่ควรอ่านจดหมาย แต่เราไม่คาดหวังว่าจะมีปฏิกิริยาจากใคร
• สำเนาลับถึง: เรากำลังเขียนถึงคนที่ควรอ่านจดหมาย แต่ผู้รับจดหมายคนอื่นๆ ไม่ควรรับรู้ เหมาะสมอย่างยิ่งที่จะใช้สำหรับการส่งจดหมายธุรกิจจำนวนมาก เช่น การแจ้งเตือน

ผิด ในการส่งจดหมายจำนวนมาก ระบุผู้รับโดยใช้ช่อง "คัดลอก" หรือ "ถึง" ปีละหลายครั้งฉันได้รับจดหมายที่มีรายชื่อผู้รับ 50–90 คนในช่อง "สำเนา" มีการละเมิดความเป็นส่วนตัว ผู้รับของคุณไม่จำเป็นต้องรู้ว่าคุณกำลังร่วมงานด้วยในหัวข้อที่คล้ายกันกับใครอีกบ้าง คงจะดีถ้าคนเหล่านี้รู้จักกัน จะเกิดอะไรขึ้นหากมีบริษัทคู่แข่งในรายชื่อที่ไม่รู้จักกัน? อย่างน้อยที่สุด คุณจะต้องเตรียมพร้อมสำหรับคำอธิบายที่ไม่จำเป็น และอย่างสูงสุดคือต้องยุติความร่วมมือกับหนึ่งในนั้น อย่าทำอย่างนั้น

เรื่องของจดหมาย

บริการส่งไปรษณีย์ระดับมืออาชีพมักจะเขียน (บางครั้งก็สมเหตุสมผล) เกี่ยวกับความสำคัญของหัวเรื่องอีเมลในบล็อกของบริษัทของตน แต่บ่อยครั้งที่เรากำลังพูดถึงจดหมายขาย โดยที่หัวเรื่องของจดหมายช่วยแก้ปัญหา “ควรเปิดอีเมล”

เรากำลังคุยเรื่องจดหมายทางธุรกิจรายวัน หัวข้อนี้ช่วยแก้ปัญหา “จดหมายและผู้แต่งควรระบุได้ง่ายและพบแล้ว” ยิ่งกว่านั้นความขยันของคุณจะกลับมาหาคุณในรูปแบบของกรรมซึ่งมีจดหมายตอบกลับมากมายพร้อมเพียงคำนำหน้าเท่านั้น อีกครั้ง:หรือ เอฟดับบลิวดีซึ่งคุณจะต้องค้นหาตัวอักษรที่ต้องการในหัวข้อ

จดหมายยี่สิบฉบับคือปริมาณจดหมายโต้ตอบหนึ่งวันสำหรับผู้จัดการระดับกลาง ฉันไม่ได้หมายถึงผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจเลย บางครั้งจำนวนจดหมายของพวกเขาก็ลดลงเหลือ 200 ฉบับหรือมากกว่าต่อวัน ดังนั้นอีกครั้งหนึ่ง: อย่าส่งอีเมลที่มีหัวเรื่องว่างเปล่า.

ดังนั้นจะกำหนดหัวเรื่องของอีเมลให้ถูกต้องได้อย่างไร?

ความผิดพลาด #1 : เฉพาะชื่อบริษัทในเรื่องเท่านั้น ตัวอย่างเช่น "ท้องฟ้า" แค่นั้นเอง ประการแรก คุณอาจไม่ใช่คนเดียวในบริษัทของคุณที่สื่อสารกับคู่สัญญารายนี้ ประการที่สอง หัวข้อดังกล่าวไม่ได้นำมาซึ่งความหมายใด ๆ เนื่องจากชื่อบริษัทของคุณปรากฏอยู่แล้วจากที่อยู่ ประการที่สาม ลองเดาดูว่ากล่องจดหมายของคุณจะเป็นอย่างไรหากใช้วิธีการโต้ตอบนี้ บางอย่างเช่นนี้

สะดวกไหมที่จะค้นหาหัวข้อดังกล่าว?

ความผิดพลาด #2 : ฉูดฉาดพาดหัวขาย. จะดีมากถ้าคุณรู้วิธีเขียนหัวข้อข่าวดังกล่าว แต่ควรใช้ทักษะเหล่านี้ในการติดต่อทางธุรกิจหรือไม่? จำจุดประสงค์ของหัวเรื่องอีเมลธุรกิจ: ไม่ใช่เพื่อขาย แต่เพื่อให้ระบุตัวตนและค้นหา

ข้อความตัวอักษร

มีแนวทางการเขียนมากมายสำหรับโอกาสต่างๆ ตัวอย่างเช่น Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin และผู้เชี่ยวชาญด้านคำศัพท์คนอื่น ๆ มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากมาย ฉันแนะนำให้คุณอ่านบทความของพวกเขา อย่างน้อยก็เพื่อปรับปรุงการรู้หนังสือทั่วไป และปรับปรุงรูปแบบการพูดโดยรวม

ในกระบวนการเขียนจดหมาย เราจะต้องตัดสินใจหลายอย่างตามลำดับ

เรื่องของความสุภาพ - ในตอนต้นของจดหมายคุณสามารถเบลอไปสู่ความรื่นรมย์หรือแม้แต่ความอ่อนโยนในจิตวิญญาณของ“ Rodya ที่รักของฉันฉันได้คุยกับคุณเป็นลายลักษณ์อักษรมานานกว่าสองเดือนแล้วซึ่งฉันก็ทนทุกข์ทรมานและนอนไม่หลับด้วยซ้ำ คืนคิด” สุภาพมากและมีค่าใช้จ่ายสูงมาก ทั้งในแง่ของเวลาในการเขียนคำนำและเวลาในการอ่านของคู่สนทนา การติดต่อสื่อสารคือธุรกิจ จำได้ไหม? ไม่ใช่เรียงความประเภทจดหมายสำหรับการแข่งขันหรือจดหมายถึงแม่ของ Raskolnikov แต่เป็นจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

เราเคารพเวลาของเราและของผู้รับ!

การแนะนำตัวเองและระลึกถึงสถานการณ์ของคนรู้จักในจดหมายฉบับแรกที่ส่งหลังจากการประชุมที่นิทรรศการเพียงชั่วครู่ก็สมเหตุสมผลเท่านั้น หากนี่คือความต่อเนื่องของความร่วมมือหรือการโต้ตอบอย่างต่อเนื่องในจดหมายฉบับแรกของวันเราจะเขียน: "สวัสดีอีวาน" ในตัวอักษรที่สองและตัวต่อ ๆ ไป: "อีวาน ..."

อุทธรณ์ - ฉันกังวลอยู่เสมอเกี่ยวกับคำถามที่ว่าควรกล่าวถึงใครในจดหมายหากมีผู้รับหลายคน เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันเขียนจดหมายถึงเด็กผู้หญิงสามคนชื่อแอนนา ไม่ต้องสงสัยเลย ฉันเขียนว่า “สวัสดี แอนนา” และไม่ต้องกังวล แต่โชคเช่นนี้ไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป

จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีผู้รับสามหรือเจ็ดคนและพวกเขาไม่มีชื่อเหมือนกันล่ะ? คุณสามารถระบุชื่อได้: "สวัสดีตอนบ่าย Rodion, Pulcheria, Avdotya และ Pyotr Petrovich" แต่มันยาวและต้องใช้เวลา คุณสามารถเขียนว่า: "สวัสดีเพื่อนร่วมงาน!"

สำหรับตัวฉันเอง ฉันใช้กฎในการเรียกชื่อบุคคลในช่อง "ถึง" และอย่าติดต่อผู้ที่อยู่ในสำเนาเลย กฎนี้ยังช่วยให้คุณระบุผู้รับจดหมายและวัตถุประสงค์ของจดหมายฉบับนี้ได้แม่นยำยิ่งขึ้น (หนึ่ง!)

การอ้างอิง - บ่อยครั้งที่การติดต่อสื่อสารเป็นสายโซ่ของตัวอักษรที่มีคำถามและคำตอบ - ในคำพูดคือบทสนทนา ถือเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่จะไม่ลบประวัติการติดต่อและเขียนคำตอบของคุณไว้ที่ด้านบนของข้อความที่ยกมา เพื่อที่ว่าเมื่อคุณกลับมาที่การติดต่อนี้ในอีกหนึ่งสัปดาห์ต่อมา คุณจะสามารถอ่านบทสนทนาจากบนลงล่างได้อย่างง่ายดาย เรียงตามวันที่

ด้วยเหตุผลบางประการ การตั้งค่าเริ่มต้นใน Mozilla คือ “วางเคอร์เซอร์หลังข้อความที่ยกมา” ฉันแนะนำให้เปลี่ยนในเมนู “เครื่องมือ” → “ตัวเลือกบัญชี” → “การเขียนและที่อยู่” มันควรจะเป็นแบบนี้

วัตถุประสงค์ของจดหมาย - จดหมายธุรกิจมีสองประเภท:

• เมื่อเราแจ้งคู่สนทนา (เช่น รายงานงานที่ทำในแต่ละเดือน)
• และเมื่อเราต้องการบางสิ่งจากคู่สนทนา เช่น เพื่อให้เขาอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่แนบมากับการชำระเงิน

ตามกฎแล้ว มีจดหมายให้กำลังใจมากกว่าจดหมายรายงานหลายเท่า หากเราต้องการบรรลุบางสิ่งจากคู่สนทนา สิ่งสำคัญมากคือต้องพูดสิ่งนี้เป็นจดหมายในรูปแบบข้อความธรรมดา คำกระตุ้นการตัดสินใจควรมาพร้อมกับชื่อและเป็นประโยคสุดท้ายในจดหมาย

ผิด : “ Porfiry Petrovich ฉันรู้ว่าใครแฮ็กหญิงชราจนตาย”

ขวา : “ Porfiry Petrovich ฉันเองที่แฮ็กหญิงชราจนตาย โปรดใช้มาตรการเพื่อจับกุมฉัน ฉันเหนื่อยกับความทุกข์แล้ว!”

เหตุใดผู้สื่อข่าวจึงควรคิดแทนคุณว่าจะทำอย่างไรกับจดหมายฉบับนี้? ท้ายที่สุดเขาอาจตัดสินใจผิด

ลายเซ็นในข้อความ - เธอจะต้องเป็น นอกจากนี้ ไคลเอนต์อีเมลทั้งหมดยังอนุญาตให้คุณกำหนดค่าการทดแทนลายเซ็นอัตโนมัติ เช่น “ขอแสดงความนับถือ …” แบบคลาสสิก ใน Mozilla ทำได้ในเมนู "เครื่องมือ" → "ตัวเลือกบัญชี"

การเขียนผู้ติดต่อในลายเซ็นหรือไม่นั้นเป็นเรื่องส่วนตัวสำหรับทุกคน แต่ถ้าคุณเกี่ยวข้องกับการขายในทางใดทางหนึ่ง อย่าลืมเขียนมาด้วย แม้ว่าข้อตกลงจะไม่เกิดขึ้นจากการสื่อสาร แต่ในอนาคตคุณจะพบได้ง่ายโดยใช้ผู้ติดต่อจากลายเซ็น

สุดท้ายนี้ อีกหนึ่งคุณลักษณะของเนื้อหาตัวอักษรสำหรับคู่สนทนาที่ไม่ชอบ (ไม่สามารถ ไม่ต้องการ ไม่มีเวลา) ที่จะตอบจดหมายของคุณ โปรดระบุค่าเริ่มต้นในส่วนเนื้อหาของตัวอักษร ตัวอย่างเช่น “Porfiry Petrovich ถ้าคุณไม่มาจับกุมฉันก่อนเวลา 12.00 น. วันศุกร์ ฉันถือว่าตัวเองถูกนิรโทษกรรมแล้ว” แน่นอนว่ากำหนดเวลาต้องเป็นไปตามความเป็นจริง (คุณไม่ควรส่งข้อความจากตัวอย่างในวันศุกร์เวลา 11:50 น.) ผู้รับจะต้องสามารถอ่านและดำเนินการกับจดหมายของคุณได้ “ความเงียบ” ดังกล่าวทำให้คุณไม่ต้องรับผิดชอบต่อความล้มเหลวของคู่สนทนาในการตอบสนอง และเช่นเคย คุณจะต้องใช้คุณลักษณะนี้อย่างชาญฉลาด หากมีคนตอบจดหมายของคุณตรงเวลาและสม่ำเสมอ คำขาดดังกล่าวอาจทำให้เขาขุ่นเคือง ก็ควรเน้นย้ำเขาเล็กน้อยหรือนำไปสู่การตัดสินใจว่าจะไม่ตอบจดหมายในตอนนี้ แต่ให้คุณรอจนถึงวันศุกร์

ไฟล์แนบ

จดหมายมักมาพร้อมกับไฟล์แนบ: ประวัติย่อ ข้อเสนอเชิงพาณิชย์ การประมาณการ ตารางเวลา การสแกนเอกสาร - เครื่องมือที่สะดวกมากและในขณะเดียวกันก็เป็นแหล่งที่มาของข้อผิดพลาดยอดนิยม

ข้อผิดพลาด : ขนาดการลงทุนมหาศาล ฉันมักจะได้รับอีเมลพร้อมไฟล์แนบขนาดสูงสุด 20 MB ตามกฎแล้ว สิ่งเหล่านี้คือการสแกนเอกสารบางรายการในรูปแบบ TIFF โดยมีความละเอียด 600dpi โปรแกรมอีเมลของผู้ติดต่อจะหยุดนิ่งเป็นเวลาหลายนาทีอย่างแน่นอนในการพยายามโหลดตัวอย่างไฟล์แนบโดยเปล่าประโยชน์ และพระเจ้าห้ามไม่ให้ผู้รับพยายามอ่านจดหมายนี้บนสมาร์ทโฟน...

โดยส่วนตัวแล้วฉันจะลบจดหมายดังกล่าวทันที ไม่ต้องการให้อีเมลของคุณลงถังขยะก่อนที่จะถูกอ่านใช่หรือไม่? ตรวจสอบขนาดของการลงทุน แนะนำว่าไม่ควรเกิน 3 MB

จะทำอย่างไรถ้าเกิน?

• ลองกำหนดค่าเครื่องสแกนของคุณใหม่เป็นรูปแบบและความละเอียดอื่น ตัวอย่างเช่น PDF และ 300dpi จะสร้างงานสแกนที่ค่อนข้างอ่านง่าย
• ลองนึกถึงโปรแกรมอย่าง WinRar หรือ 7zip archiver ไฟล์บางไฟล์บีบอัดได้อย่างสมบูรณ์แบบ
• จะทำอย่างไรถ้าไฟล์แนบมีขนาดใหญ่และคุณไม่สามารถบีบอัดได้? ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลการบัญชีที่เกือบจะว่างเปล่ามีน้ำหนัก 900 MB การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์จะมาช่วยเหลือ: Dropbox, Google Drive และสิ่งที่คล้ายกัน บริการบางอย่าง เช่น Mail.ru จะแปลงไฟล์แนบขนาดใหญ่เป็นลิงก์ไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์โดยอัตโนมัติ แต่ฉันชอบที่จะจัดการข้อมูลที่เก็บไว้ในคลาวด์ด้วยตัวเอง ดังนั้นฉันจึงไม่ต้อนรับระบบอัตโนมัติจาก Mail.ru

และอีกหนึ่งคำแนะนำที่ไม่ชัดเจนเกี่ยวกับการลงทุนก็คือของพวกเขา ชื่อ - จะต้องเป็นที่เข้าใจและเป็นที่ยอมรับของผู้รับ ครั้งหนึ่งพวกเราในบริษัทกำลังเตรียมข้อเสนอเชิงพาณิชย์ในนามของ... ปล่อยให้เป็น Fyodor Mikhailovich Dostoevsky ฉันได้รับจดหมายจากผู้จัดการพร้อมร่าง CP เพื่อขออนุมัติ และไฟล์แนบมีไฟล์ชื่อ “ForFedi.docx” ผู้จัดการที่ส่งสิ่งนี้มาให้ฉันมีบทสนทนาประมาณนี้:

ถึงผู้จัดการ คุณพร้อมหรือยังที่จะเข้าหาชายผู้น่าเคารพคนนี้และเรียกเขาว่าเฟดยาต่อหน้าเขาแล้วหรือยัง?

ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง เขาเป็นคนที่น่านับถือ ทุกคนเรียกเขาตามชื่อและนามสกุลของเขา

เหตุใดคุณจึงตั้งชื่อไฟล์แนบว่า "สำหรับ Fedi" ถ้าฉันส่งไปให้เขาตอนนี้ คุณคิดว่าเขาจะซื้อขวานจากเราโดยใช้ CP นี้หรือไม่?

ผมจะเปลี่ยนชื่อทีหลังครับ...

เหตุใดจึงต้องเตรียมระเบิดเวลา - การปฏิเสธของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า - หรือสร้างงานพิเศษให้กับตัวคุณเองด้วยการเปลี่ยนชื่อไฟล์ ทำไมไม่ตั้งชื่อไฟล์แนบให้ถูกต้องทันที: “สำหรับ Fyodor Mikhailovich.docx” หรือดีกว่านั้น - “KP_Sky_Axes.docx”

ดังนั้นเราจึงมีอีเมลที่แยกออกเป็น "ใบหน้า" ไม่มากก็น้อย มาดูอีเมลเป็นเครื่องมือในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและพูดถึงองค์ประกอบที่รบกวนสมาธิกันดีกว่า

ทำงานกับตัวอักษร

อีเมลเป็นสิ่งรบกวนสมาธิอันทรงพลัง เช่นเดียวกับสิ่งรบกวนสมาธิอื่นๆ อีเมลจะต้องได้รับการจัดการด้วยกฎที่เข้มงวดและแนะนำตารางการทำงาน

อย่างน้อยที่สุด คุณจะต้องปิดการแจ้งเตือนทั้งหมดเกี่ยวกับการมาถึงของอีเมล หากไคลเอนต์อีเมลได้รับการกำหนดค่าตามค่าเริ่มต้น คุณจะได้รับการแจ้งเตือนด้วยสัญญาณเสียง ไอคอนข้างนาฬิกาจะกะพริบ และตัวอย่างตัวอักษรจะปรากฏขึ้น กล่าวอีกนัยหนึ่งพวกเขาจะทำทุกอย่างเพื่อดึงคุณออกจากงานที่ต้องใช้ความอุตสาหะก่อนแล้วจึงกระโดดลงไปในก้นบึ้งของจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านและจดหมายที่ไม่ได้รับการตรวจสอบ - ลบหนึ่งหรือสองชั่วโมงจากชีวิตของคุณ

บางคนมีจิตตานุภาพอันทรงพลังที่ช่วยให้พวกเขาไม่ถูกรบกวนจากการแจ้งเตือน แต่คนธรรมดาจะดีกว่าที่จะไม่ล่อลวงโชคชะตาและปิดพวกเขา ใน Mozilla Thunderbird ทำได้ผ่านเมนู "เครื่องมือ" → "การตั้งค่า" → "ทั่วไป" → "เมื่อมีข้อความใหม่ปรากฏขึ้น"

หากไม่มีการแจ้งเตือนจะเข้าใจได้อย่างไรว่ามีจดหมายมาถึง?

ง่ายมาก คุณเองตั้งใจที่จะจัดสรรเวลาเพื่อจัดเรียงอีเมล เปิดโปรแกรมรับส่งเมล และดูข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมด ซึ่งสามารถทำได้วันละสองครั้ง เช่น ในมื้อเที่ยงและตอนเย็น หรือในช่วงที่รถต้องหยุดทำงาน เช่น ในรถติด

หลายๆ คนมักถามว่า แล้วเวลาตอบกลับและจดหมายด่วนล่ะ? ฉันตอบ: คุณไม่มีจดหมายด่วนในจดหมายของคุณ เว้นแต่คุณจะทำงานในแผนกสนับสนุนลูกค้า (แผนกนี้มีกฎของตัวเองในการทำงานกับเมล)

หากมีจดหมายด่วน ผู้ส่งจะแจ้งให้คุณทราบผ่านช่องทางอื่น - โทรศัพท์, SMS, Skype จากนั้นคุณจะเข้าสู่โปรแกรมรับส่งอีเมลของคุณอย่างมีสติและประมวลผลจดหมายด่วน ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาทุกคน (เช่น Gleb Arkhangelsky พร้อมด้วย "Time Drive") จะประกาศตอบกลับอีเมลแบบมาตรฐานภายใน 24 ชั่วโมง นี่เป็นกฎปกติของมารยาทที่ดี - อย่าคาดหวังการตอบกลับทางอีเมลจากคู่สนทนาของคุณทันที หากมีจดหมายด่วนแจ้งผ่านช่องทางการสื่อสารที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

ดังนั้นเราจึงปิดการแจ้งเตือนและตอนนี้เปิดโปรแกรมรับส่งเมลตามกำหนดเวลาของเรา

จะทำอย่างไรเมื่อเราไปที่อีเมลและมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่เรียกว่า "การเรียงลำดับผ่านอีเมล"? จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของงานนี้อยู่ที่ไหน?

ฉันได้ยินมามากมายเกี่ยวกับระบบกล่องจดหมายแบบศูนย์ แต่น่าเสียดายที่ฉันไม่เคยพบใครเลยที่ใช้มันเลย ฉันต้องสร้างล้อของฉันใหม่ มีบทความในหัวข้อนี้เกี่ยวกับ Lifehacker ตัวอย่างเช่น, " ". ด้านล่างนี้ฉันจะพูดถึงระบบกล่องจดหมายเป็นศูนย์ในการตีความของฉัน ฉันจะขอบคุณมากหากผู้เชี่ยวชาญ GTD จะแสดงความคิดเห็นและเพิ่มหรือปรับปรุงระบบที่อธิบายไว้

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจและยอมรับว่าอีเมลไม่ใช่ตัวกำหนดเวลางานหรือเก็บถาวรสำหรับกิจกรรมของคุณ ดังนั้น โฟลเดอร์กล่องจดหมายเข้าควรว่างเปล่าเสมอ เมื่อคุณเริ่มจัดเรียงกล่องจดหมายของคุณแล้ว อย่าหยุดหรือเสียสมาธิกับสิ่งใดๆ จนกว่าคุณจะล้างโฟลเดอร์นี้จนหมด

จะทำอย่างไรกับอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ? คุณต้องอ่านตัวอักษรแต่ละตัวตามลำดับแล้วลบทิ้ง ใช่ เพียงไฮไลต์แล้วกด Delete บนแป้นพิมพ์ หากคุณไม่สามารถลบจดหมายออกไปได้ คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับจดหมายนั้น

1. คุณช่วยตอบภายในสามนาทีได้ไหม? ฉันจำเป็นต้องตอบมันไหม? ใช่ จำเป็น และคำตอบจะใช้เวลาไม่เกินสามนาทีจึงจะตอบทันที
2. คุณต้องตอบ แต่การเตรียมคำตอบจะใช้เวลามากกว่าสามนาที หากคุณใช้ตัวกำหนดเวลางานที่ช่วยให้คุณสามารถแปลงอีเมลให้เป็นงานได้ ให้เปลี่ยนอีเมลให้เป็นงานและลืมมันไปได้สักพัก ตัวอย่างเช่น ฉันใช้บริการ Doit.im ที่ยอดเยี่ยมจริงๆ ช่วยให้คุณสร้างที่อยู่อีเมลส่วนตัว: คุณส่งต่อจดหมายไปที่จดหมายและจะกลายเป็นงาน แต่ถ้าคุณไม่มีตัวกำหนดเวลางาน ให้ย้ายจดหมายไปที่โฟลเดอร์ย่อย "0_Run"
3. หลังจากตอบจดหมายอย่างรวดเร็ว เปลี่ยนให้เป็นงาน หรือเพียงแค่อ่าน คุณต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับข้อความนี้ต่อไป: ลบหรือส่งไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งเพื่อจัดเก็บข้อมูลระยะยาว

นี่คือโฟลเดอร์จัดเก็บข้อมูลระยะยาวที่ฉันมี

• 0_ดำเนินการฉันไม่มีโฟลเดอร์ดังกล่าว แต่ถ้าคุณไม่มีผู้วางแผน ฉันขอย้ำอีกครั้งว่าคุณสามารถใส่จดหมายที่ต้องทำงานโดยละเอียดได้ที่นี่ โฟลเดอร์นี้จำเป็นต้องได้รับการทำความสะอาดเป็นประจำ แต่ด้วยแนวทางที่รอบคอบในแต่ละครั้งซึ่งจัดสรรไว้เป็นพิเศษสำหรับสิ่งนี้
• 1_อ้างอิงที่นี่ฉันใส่จดหมายพร้อมข้อมูลความเป็นมา: จดหมายต้อนรับพร้อมข้อมูลเข้าสู่ระบบจากบริการเว็บต่างๆ ตั๋วสำหรับเที่ยวบินที่กำลังจะมาถึง และอื่นๆ
• 2_โครงการที่เก็บจดหมายโต้ตอบเกี่ยวกับพันธมิตรและโครงการที่มีความสัมพันธ์ในปัจจุบันถูกเก็บไว้ที่นี่ โดยปกติแล้ว จะมีการสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับแต่ละโครงการหรือพันธมิตร ในโฟลเดอร์ของพันธมิตร ฉันไม่เพียงแต่ใส่จดหมายจากพนักงานของเขาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงจดหมายจากพนักงานของ Neb ที่เกี่ยวข้องกับพันธมิตรรายนี้ด้วย สะดวกมาก: หากจำเป็น การติดต่อทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการก็ทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
• 3_พิพิธภัณฑ์ที่นี่ฉันใส่ตัวอักษรเหล่านั้นซึ่งน่าเสียดายที่จะลบและประโยชน์ของมันไม่ชัดเจน โฟลเดอร์ที่มีโปรเจ็กต์ที่ปิดจาก “2_Projects” จะถูกย้ายมาที่นี่ด้วย กล่าวโดยสรุปคือ “พิพิธภัณฑ์” จะจัดเก็บผู้สมัครกลุ่มแรกเพื่อนำออก
• 4_เอกสาร.ต่อไปนี้เป็นจดหมายพร้อมตัวอย่างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับการบัญชีในอนาคต เช่น รายงานการกระทบยอดจากลูกค้า ตั๋วสำหรับการเดินทาง โฟลเดอร์นี้มีความคล้ายคลึงกันมากมายกับโฟลเดอร์ "2_Projects" และ "1_Reference" โดยจะจัดเก็บเฉพาะข้อมูลการบัญชีเท่านั้นและข้อมูลการจัดการจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ "2_Projects" ใน “4_Documents” มีข้อมูลที่ไม่ทำงาน และใน “2_Projects” มีข้อมูลสด
• 5_ความรู้ที่นี่ฉันใส่เฉพาะจดหมายข่าวที่มีประโยชน์จริงๆ ซึ่งฉันต้องการกลับมาดูอีกครั้งเพื่อเป็นแรงบันดาลใจหรือค้นหาแนวทางแก้ไข

มีการตั้งค่าไคลเอนต์อีเมลอื่น ๆ ที่มีความสำคัญต่อการทำงานของระบบนี้ ขั้นแรก ตามค่าเริ่มต้นใน Thunderbird จะมีช่องทำเครื่องหมาย “ทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว” ฉันชอบที่จะทำสิ่งนี้อย่างมีสติ ยอมก้มหัวซะ! โดยไปที่เมนู “เครื่องมือ” → “การตั้งค่า” → “ขั้นสูง” → “การอ่านและการแสดงผล”

ประการที่สองเราใช้ ตัวกรอง - ก่อนหน้านี้ ฉันใช้ตัวกรองที่ส่งต่อจดหมายไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติตามที่อยู่ของผู้ส่ง ตัวอย่างเช่น จดหมายจากทนายความถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ "ทนายความ" ฉันละทิ้งแนวทางนี้ด้วยเหตุผลหลายประการ ประการแรก: จดหมายจากทนายความใน 99% ของคดีเกี่ยวข้องกับโครงการหรือพันธมิตรบางราย ซึ่งหมายความว่าจะต้องย้ายพวกเขาไปยังโฟลเดอร์ของพันธมิตรหรือโครงการนี้ ประการที่สอง: ฉันตัดสินใจเพิ่มความตระหนักรู้ คุณเองต้องตัดสินใจว่าควรเก็บจดหมายไว้ที่ไหนและจะสะดวกกว่าในการค้นหาข้อความที่ยังไม่ได้ประมวลผลในที่เดียวเท่านั้น - ในกล่องจดหมาย ตอนนี้ฉันใช้ตัวกรองเพื่อจัดระเบียบตัวอักษรปกติอัตโนมัติจากระบบต่างๆ ลงในโฟลเดอร์เท่านั้น นั่นคือตัวอักษรที่ไม่ต้องการให้ฉันตัดสินใจ ตัวกรองใน Mozilla Thunderbird ได้รับการกำหนดค่าในเมนู “เครื่องมือ” → “ตัวกรองข้อความ”

ดังนั้น ด้วยแนวทางที่ถูกต้อง อีเมลควรใช้เวลา 10 ถึง 60 นาทีต่อวัน ขึ้นอยู่กับปริมาณการติดต่อ

ใช่และอีกอย่างหนึ่ง คุณได้ปิดการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการมาถึงของจดหมายใหม่แล้วหรือยัง? -

วิธีส่งเอกสารทางอีเมลสำหรับหุ่นจำลองสามวิธีง่ายๆ

คุณต้องการทราบวิธีหาเงินออนไลน์อย่างต่อเนื่องจาก 500 รูเบิลต่อวันหรือไม่?
ดาวน์โหลดหนังสือฟรีของฉัน
=>>

ด้วยการพัฒนาของเวิลด์ไวด์เว็บ มีวิธีการสื่อสารระหว่างผู้คนในระยะไกลมากขึ้น ตอนนี้คุณสามารถโทรหาใครบางคนโดยไม่ต้องออกจากบ้าน แต่ยังส่งอีเมลได้อีกด้วย

ในเวลาเดียวกัน คุณสามารถส่งจดหมายพร้อมไฟล์แนบในรูปแบบของเอกสารข้อความ งานนำเสนอ รูปภาพ วิดีโอ และอื่นๆ ได้ด้วยการใช้อีเมล แน่นอนว่ากระบวนการทั้งหมดในการส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบนั้นค่อนข้างง่าย

อย่างไรก็ตาม บางครั้งอาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ใช้มือใหม่ที่จะรับมือกับงานนี้โดยไม่ได้รับความช่วยเหลือจากภายนอก บทความนี้จะพิจารณาการส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบอย่างละเอียดยิ่งขึ้น

วิธีส่งเอกสารทางอีเมล

แม้จะมีบริการต่างๆ มากมายที่ให้ความสามารถในการส่งจดหมายทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางอินเทอร์เน็ต (Yandex.Mail, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler และอื่น ๆ ) ทั้งหมดนี้ทำงานตามอัลกอริทึมเดียวกัน

การแนบไฟล์ในบริการดังกล่าวเท่านั้นอาจแตกต่างกันเล็กน้อย แต่โดยทั่วไป หากต้องการส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบ คุณสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

• ขั้นแรกคุณต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณในบริการและคลิกที่ "เขียน" หรือปุ่มอื่นที่ให้บริการไปรษณีย์เพื่อเขียนจดหมายทางอิเล็กทรอนิกส์
• จากนั้นระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับในบรรทัด "ถึง"
• หากจำเป็น คุณสามารถระบุหัวเรื่องของจดหมายของคุณได้ในช่อง "หัวเรื่อง"
• ถัดไป นอกเหนือจากข้อความธรรมดาแล้ว หากคุณต้องการส่งเอกสารหรือไฟล์อื่นจากคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณต้องค้นหาเครื่องมือที่รับผิดชอบในบริการที่คุณใช้และคลิกที่เครื่องมือดังกล่าว ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ Yandex.Mail, Gmail หรือ Yahoo เพื่อจุดประสงค์เหล่านี้ คุณจะต้องคลิกที่ไอคอนในรูปแบบของคลิปหนีบกระดาษ และบน Mail.ru และ Rambler จะมีปุ่ม "แนบไฟล์"
• หลังจากที่คุณพบเอกสารที่คุณต้องการส่งแล้ว ให้คลิกเมาส์เพื่อเลือกและคลิกที่ปุ่ม "เปิด"
• หลังจากอัปโหลดไฟล์ไปยังบริการอีเมลแล้ว ให้ตรวจสอบว่าจดหมายมีรูปแบบที่ถูกต้อง (คุณจะส่งจดหมายถึงใครและอะไรกันแน่) หากมีเอกสารมากกว่าที่คุณต้องการหรือคุณเลือกสิ่งที่ผิด ตามกฎแล้วไอคอนถังขยะจะปรากฏขึ้นทางด้านขวา คลิกเพื่อลบไฟล์ที่ไม่จำเป็น หากต้องการเพิ่มเอกสาร ให้คลิกที่คลิปหนีบกระดาษหรือ "แนบไฟล์" อีกครั้ง
• หากต้องการส่งอีเมลถึงผู้รับ ให้คลิกที่ปุ่ม "ส่ง"

นอกจากนี้ยังเป็นที่น่าสังเกตว่าเมื่อใช้กล่องจดหมายเวอร์ชันมือถืออัลกอริทึมของการดำเนินการจะคล้ายกับส่วนขยาย นั่นคือหากคุณอยู่บนท้องถนนและมีเอกสารที่จำเป็นอยู่ในโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต หากคุณมีแอปพลิเคชันมือถือก็สามารถส่งทางอีเมลได้เช่นกัน

ในกรณีนี้ ให้กรอกข้อมูลในช่องที่ต้องกรอกทั้งหมด จากนั้นคลิกที่คลิปหนีบกระดาษหรือ "แนบไฟล์" ซึ่งเป็นการเพิ่มเอกสารและส่ง อย่างที่คุณเห็นทุกอย่างค่อนข้างง่ายและสะดวก

ส่งลิงค์

หากเอกสารของคุณถูกจัดเก็บไว้ในบริการคลาวด์ เช่น Google Drive, Yandex Drive และอื่นๆ หรือคุณสร้างเอกสารใน Google Doc คุณสามารถส่งลิงก์ไปยังเอกสารได้

ในการดำเนินการนี้ ให้เปิดเอกสาร คลิกที่การตั้งค่าการเข้าถึง และคัดลอกลิงก์ซึ่งสามารถส่งทางอีเมลได้ หากเอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่จัดเก็บไว้ในไดรฟ์ คุณสามารถดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้ หากเป็นเอกสารใน Google เอกสาร คุณสามารถร่วมกันแก้ไข แก้ไข แสดงความคิดเห็น และอื่นๆ ได้

คำ

หากคุณใช้โปรแกรม Word เพื่อสร้างและแก้ไขเอกสาร คุณสามารถตั้งค่าฟังก์ชันการส่งอีเมลเพียงครั้งเดียวแล้วใช้งานได้

คำแนะนำ:

ให้ความสนใจกับแผงด้านบน ได้แก่ แท็บ - การส่งจดหมาย ไอคอนใหม่ควรปรากฏขึ้นพร้อมกับชื่อที่คุณตั้งไว้

ตอนนี้หลังจากสร้างหรือแก้ไขเอกสารแล้วให้คลิกที่ไอคอนนี้ คุณจะต้องระบุอีเมลของผู้รับเท่านั้นและเอกสารจะถูกส่งไปยังที่อยู่ที่ระบุ

วิธีส่งเอกสารทางอีเมลสรุป

ฉันแสดงให้คุณเห็นสามวิธีในการส่งเอกสารทางอีเมลเลือกวิธีที่สะดวกที่สุดสำหรับคุณ เมื่อคุณส่งจดหมาย คุณจะเข้าใจว่ากระบวนการนี้ไม่มีอะไรซับซ้อน

สิ่งสำคัญที่ต้องเข้าใจคือคุณไม่ได้ส่งเอกสารกระดาษ แต่จะยังคงอยู่กับคุณ คุณส่งสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ และผู้รับจะพิมพ์ด้วยตนเองหากจำเป็น

แต่การส่งต้นฉบับกระดาษของเอกสารใด ๆ ควรใช้ไปรษณีย์ปกติปกติของเราและส่งเอกสารทางไปรษณีย์ลงทะเบียน

บทความที่เป็นประโยชน์:

ป.ล.ฉันกำลังแนบภาพหน้าจอรายได้ของฉันในโปรแกรมพันธมิตร และฉันขอเตือนคุณว่าใครๆ ก็สามารถสร้างรายได้ด้วยวิธีนี้ แม้แต่มือใหม่ก็ตาม! สิ่งสำคัญคือการทำอย่างถูกต้องซึ่งหมายถึงการเรียนรู้จากผู้ที่ทำเงินอยู่แล้วนั่นคือจากผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจอินเทอร์เน็ต

รับรายชื่อโปรแกรมพันธมิตรที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในปี 2561 และจ่ายเงิน!


ดาวน์โหลดรายการตรวจสอบและโบนัสอันมีค่าได้ฟรี
=>> “โปรแกรมพันธมิตรที่ดีที่สุดของปี 2018”