มารยาทจดหมายธุรกิจ ตัวอย่างวลีจดหมายธุรกิจ กฎทั่วไปสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจ

กฎของรูปแบบที่ดีสำหรับการประชุมทางธุรกิจคือการส่งจดหมายพร้อมผลการเจรจา สถานที่ทำงานถ้าไม่ใช่โรงงานยางมะตอยก็อาจจะเรียกว่ารายงานการประชุม foluaps หรืออย่างอื่นที่เป็นภาษาอังกฤษก็ได้

ฉันต้องการระบุในหัวเรื่องอีเมล: “aljaskanasha.ru: ผลลัพธ์ของการประชุมโครงการ AlaskaNasha ในวันที่ 29 พฤษภาคม”

มันเป็นภาษารัสเซีย
- ทุกคนเข้าใจ

ในตอนต้นของจดหมาย พวกเราในหน่วยงานจะเขียนโดเมนของโครงการ สะดวกในการกรองตัวอักษรและค้นหาบางสิ่งในเมล

หากคุณยังคงอ่านอยู่ ให้กด Ctrl และคลิกที่
ในแท็บใหม่ คุณจะเห็นข้อความเกี่ยวกับวิธีการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นกับเมล
อ่านมันในภายหลัง

ทำไมต้องส่ง "จดหมายแจ้งผล"?

ที่จะพูดภาษาเดียวกัน
ตัวอย่าง: เราตกลงเรื่องการชำระเงิน คุณเข้าใจว่าเงินสำหรับงานจะมาถึงก่อนวันอังคาร ลูกค้าจะจ่ายเงินวันพฤหัส ทุกคนต่างมีความสุข แต่คุณในฐานะหุ้นส่วนที่ดีได้ส่งจดหมายระบุข้อตกลงทั้งหมด ฝ่ายที่สองเห็นความเข้าใจผิดเกี่ยวกับวันที่และตอบสนองอย่างรวดเร็ว — ลบข้อขัดแย้งหนึ่งข้อและความขุ่นเคืองภายในสำหรับการพลาดกำหนดเวลา

เพื่อความโปร่งใสของกระบวนการ
มีผู้เข้าร่วมโครงการจำนวนมาก มีคนสายมีคนป่วย ข้อมูลที่ไม่ได้รับหมายถึงการสูญเสียเงิน

การบันทึกภาระผูกพันและงาน
ในการวางแผนการประชุม เราอาจเสียสมาธิ ออกไปข้างนอก ฯลฯ ผู้รับผิดชอบอีเมลจะบันทึกทุกอย่างและแจ้งให้คุณทราบ

คุณสามารถถามคำถามที่คุณไม่มีเวลาพูดคุยได้
จุดนี้ถือเป็นโบนัสแต่ก็สำคัญเช่นกัน

เราได้ร่วมมือกับ Kolya Miracle ผู้จัดการชั้นนำของ IT-Agency ในการรวบรวมรายการตรวจสอบกฎบังคับสำหรับ "จดหมายพร้อมผลลัพธ์"

วิธีเขียนอีเมลแจ้งผลการประชุมที่ได้ผล:

ควรมีคนรับผิดชอบจัดเตรียมอีเมลในการประชุม
เพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายจะถูกเขียนและส่งถึงผู้เข้าร่วม แต่ไม่มีใครยกเลิกความรับผิดชอบส่วนบุคคล

ข้อความในจดหมายจะต้องแสดงให้บุคคลอื่นจากผู้เข้าร่วมการประชุมเห็นก่อนที่จะส่ง
เห็นด้วยกับการจัดลำดับความสำคัญ ตรวจสอบการรู้หนังสือ

เขียนให้ถูกต้อง.
นี่เป็นสิ่งสำคัญ ตรวจสอบข้อความด้วยตัวเอง ลบคำที่ไม่คุ้นเคยและทำให้ประโยคเรียบง่าย ใช้รายการ
บาปส่วนตัวของฉัน #1;

หากมีการประชุมเป็นประจำ ให้เก็บเอกสารแยกต่างหากที่มีข้อความเป็นตัวอักษรทั้งหมด

อย่าเจาะลึกงานเฉพาะเจาะจงจนเกินไป วางหัวข้อสำคัญไว้ในจดหมายแยกต่างหาก (เงิน การเปิดตัวแคมเปญโฆษณา ฯลฯ )

ในย่อหน้าที่มีงานให้ระบุชื่อของผู้รับผิดชอบ

ในฟิลด์อีเมล “ถึง” ให้ระบุผู้เข้าร่วมและผู้รับผิดชอบงาน
ถึง “สำเนา” ของผู้ควรทราบ

อีเมลเป็นช่องทางสำคัญในการสื่อสารและแก้ไขปัญหาการทำงาน ไม่ว่าเราจะท่องอินเทอร์เน็ตได้คล่องแค่ไหน บางครั้งกฎของการติดต่อสื่อสารในการทำงานก็มักจะต้องเรียนรู้โดยการเก็บเกี่ยวความผิดพลาดของเราเอง

การติดต่อทางธุรกิจเป็นสิ่งที่เกือบทุกคนต้องเผชิญ ผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ เครือข่ายทั่วโลก- อ่านเคล็ดลับของเราเกี่ยวกับวิธีสื่อสารอย่างถูกต้อง กระชับ และชัดเจนในการถ่ายทอดข้อมูลที่จำเป็นไปยังคู่สนทนาของคุณ

สำคัญ

ในการติดต่อทางธุรกิจ พยายามหลีกเลี่ยงอารมณ์หรือถ่ายทอดอารมณ์ของคุณ โปรดจำไว้ว่าข้อความสื่อถึงอารมณ์ของคุณได้ไม่เกิน 20%

แสดงความคิดของคุณอย่างชัดเจนและรัดกุม อีเมลคือข้อความรูปแบบพิเศษ การติดต่อทางธุรกิจไม่ควรมีน้ำ ความคิด และคำนำที่ยาว หากข้อความของคุณกินพื้นที่มากกว่าหนึ่งในสามของความสูงของหน้าจอ ผู้รับมีแนวโน้มที่จะเลื่อนการอ่านออกไปในภายหลัง มีโอกาสมากขึ้นที่คุณจะไม่ได้รับการตอบกลับ ดังนั้น:

สิ่งที่คุณพูดควรอยู่ในบรรทัดแรกของตัวอักษร

ขาย/คุยพาดหัวข่าว.

วันสำหรับการติดต่อสื่อสาร

วันอังคารและวันพุธเป็นวันที่ดีในการเริ่มต้นการติดต่อทางธุรกิจในประเด็นที่คุณสนใจ หากคุณต้องการทำงานเหล่านี้ให้เสร็จสิ้นภายในสิ้นสัปดาห์ กรุณาส่ง ข้อเสนอเชิงพาณิชย์หรือการร้องขอข้อมูลที่คุณต้องการจะทำงานได้ดีขึ้นกว่าเดิมในทุกวันนี้

วันศุกร์. ตามที่แสดงในทางปฏิบัติ นี่เป็นวันพิเศษของการติดต่อกันแบบ "ตายแล้ว" แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะได้รับคำตอบสำหรับจดหมายที่ส่งหลังอาหารกลางวัน ดังนั้นอย่าพยายามวางแผนอะไรในเวลานี้หรือแก้ไขปัญหาภายใน การเขียนจดหมายด้วยความหวังในเช้าของสัปดาห์หน้าไม่คุ้มค่าเช่นกัน มีความเป็นไปได้สูงที่จดหมายจะเปิดในเย็นวันศุกร์ ซึ่งในกรณีนี้จดหมายเหล่านั้นจะไม่ได้รับความสนใจในเช้าวันจันทร์หน้า

วันจันทร์

อย่าแก้ไขปัญหาที่ต้องวิเคราะห์สถานการณ์และตัดสินใจเริ่มงานใหม่ในวันจันทร์

ตัวอย่างอาจเป็นข้อเสนอความร่วมมือใหม่ การขอส่งข้อเสนอเชิงพาณิชย์ การเตรียมเอกสาร ฯลฯ นี่คือที่มาของคำพูดโบราณที่ว่า "วันจันทร์เป็นวันที่ยากลำบาก" ร่างกายต่อต้านงานใหม่ๆ และอยู่ในสภาวะเครียดหลังสุดสัปดาห์ ดังนั้นคำขอดังกล่าวมักจะพบกับความเกลียดชัง และคุณภาพของวิธีแก้ปัญหาก็จะได้รับผลกระทบ แบบฝึกหัดที่ดีในเช้าวันจันทร์คือ “จดหมายเตือนความจำ” เช่น จดหมายถามข้อมูลที่ขอไปก่อนหน้านี้ กังวลเกี่ยวกับการตอบคำถามเก่าๆ เป็นต้น

ขนาดตัวอักษร

ตัวอักษรจะต้องพอดีกับพื้นที่ทำงานของจอภาพ หากอีเมลต้องมีการเลื่อน โปรดมั่นใจได้ว่าคุณอาจรอการตอบกลับนานกว่าปกติ

บางครั้งการใช้แบบฝึกหัด "หนึ่งหัวข้อ หนึ่งตัวอักษร" ก็สะดวก

เมื่อคำถามมีเนื้อหากว้างขวาง คุณสามารถแบ่งออกเป็นตัวอักษรหลายๆ ตัว หรือใช้การจำกัดหัวข้อย่อยในส่วนเนื้อหาของจดหมายก็ได้

ข้อความของจดหมายจะต้องกระชับและเข้าใจได้สำหรับผู้เข้าร่วมทุกคนในจดหมาย ดังนั้นอย่าใช้ภาษาองค์กรภายในระดับมืออาชีพ คำสแลงและคำย่อที่ไม่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป

หากมีการดำเนินการโต้ตอบในรูปแบบของคำถามและคำตอบ คุณจะต้องปฏิบัติตามรูปแบบเดียวกับผู้ส่ง:

• ถามคำถามและเขียนคำตอบแยกกัน
• เขียนคำตอบสำหรับคำถามแต่ละข้อด้านล่าง โดยคำถามที่ถามแต่ใช้สีหรือแบบอักษรอื่น

อย่าตอบกลับอีเมลเป็นอีเมลใหม่ ผู้รับของคุณอาจจะค้นหาทั้งข้อความต้นฉบับและประวัติการสนทนาทั้งหมด ให้คุณค่ากับเวลาของคุณและของเขา

ไฟล์แนบ

อย่าลืมใส่ใจกับไฟล์แนบถ้ามี ไฟล์ต้องมีหลายรูปแบบ ชื่อจะต้องเชื่อมโยงกับตัวอักษร ตัวอย่าง - PPC_Commercial_offer_promodo.doc, PPC_Commercial_offer_promodo.pdf

ส่งเอกสารที่ต้องแก้ไขในรูปแบบ .doc หรือ .xls หากเป็นการนำเสนอหรือเอกสารขั้นสุดท้ายที่ไม่ต้องมีการเปลี่ยนแปลง ให้ใช้รูปแบบ .pdf

ก่อนส่งจดหมาย ให้ตรวจสอบความมีอยู่และความถูกต้องของเอกสารที่แนบมาด้วยเพื่อหลีกเลี่ยงการส่งจดหมายซ้ำ

ลายเซ็นและตัวอักษรจากอุปกรณ์ต่างๆ

ลายเซ็นของจดหมายจะต้องระบุชื่อและนามสกุล ตำแหน่ง และวิธีการหลักในการติดต่อคุณทั้งหมด: หมายเลขโทรศัพท์และ Skype

ผู้เข้าร่วมจดหมาย

คัดลอกผู้อื่นหาก:

• พวกเขาขอเอง

• พวกเขาควรได้รับจดหมายฉบับนี้

เวลาตอบสนอง

• ตอบจดหมายทันทีเสมอหากใช้เวลา 1-2 นาที

• หากคู่สนทนาทางจดหมายมีความสำคัญต่อคุณ (เช่น ลูกค้าปัจจุบันหรือผู้ที่อาจเป็นลูกค้า) และการตอบจดหมายต้องใช้เวลา อย่าลืมเขียนว่าคุณได้รับจดหมายและเวลาที่เขาจะได้รับการตอบกลับ นี่เป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับคู่สนทนาเพื่อบรรเทาความรู้สึกของ "งานที่ถูกระงับ"

• ข้อเสนอแนะอย่างต่อเนื่อง

แม้ว่าคำถามจะส่งถึงคุณทางอีเมลจากเพื่อนร่วมงานและต้องกดปุ่มห้าวินาทีในส่วนของคุณ อย่าขี้เกียจที่จะแจ้งเพื่อนร่วมงานของคุณว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว สิ่งนี้จะช่วยลดความรับผิดชอบในการติดตามการแก้ไขปัญหา

เราไม่ยกเว้นการโทรและความเป็นไปได้ในการแก้ไขปัญหาทางโทรศัพท์

หากคุณส่งอีเมลไปแล้วสามฉบับและไม่ตอบกลับ ให้โทรกลับ

เตือนตัวเองไม่บ่อยเกินทุกๆ 2-3 วันหากคำถามไม่เร่งด่วน และ 2-3 ครั้งต่อวันหากคำถามนั้นเร่งด่วน

คุณไม่ควรเขียนเรื่องเดียวกันทุกวัน ลองพิจารณาว่าเป็นไปได้หรือไม่ที่จะเร่งการแก้ไขปัญหาด้วยการโทร จดหมายไม่ครอบคลุมประเด็นการสื่อสารส่วนบุคคลในวิธีที่ดีที่สุด บางครั้งการประชุมหรือการโทรศัพท์ก็ดีกว่าการโต้ตอบทางจดหมาย

สถานะของจดหมายและการประชุม การสนทนาทางโทรศัพท์

ทำให้เป็นนิสัยในการสรุป การสนทนาทางโทรศัพท์และประชุมด้วยจดหมายสรุปสั้นๆ อย่าพึ่งจำ ดังนั้น คุณจะมีเอกสารที่บันทึกเงื่อนไข ข้อตกลง และประเด็นสำคัญอื่น ๆ ในการทำงานกับลูกค้าอยู่เสมอ

จุดสิ้นสุดของจดหมาย

บรรทัดสุดท้ายของจดหมายควรสรุป: คุณคาดหวังการกระทำใดจากคู่สนทนาของคุณ หรือในทางกลับกัน - คุณจะทำอย่างไร ขั้นต่อไปจะเป็นอย่างไร?

การแจ้งเตือน ธง ป้ายกำกับ

ทำเครื่องหมายตัวอักษรที่ต้องมีการวิเคราะห์หรือไม่ใช่การตัดสินใจเพียงครั้งเดียวสำหรับตัวคุณเองด้วยป้ายกำกับ (เช่น ธง) เพื่อไม่ให้ลืมที่จะตอบหรืออ่านข้อเสนอเข้าร่วมกิจกรรมให้จบ ทำความคุ้นเคยกับโปรแกรมและผู้เข้าร่วมการประชุม ทบทวนจดหมายที่ทำเครื่องหมายไว้สัปดาห์ละครั้ง และปิดคำถาม

ข้อสรุป

ด้วยความช่วยเหลือของตัวอักษรคุณสามารถแก้ไขปัญหาที่สำคัญมากมายได้ หากใช้อย่างชาญฉลาด ช่องทางการสื่อสารนี้จะช่วยให้คุณสามารถพัฒนาความร่วมมือ สื่อสารผลลัพธ์และวัตถุประสงค์ แบ่งปันข่าวสารและปัญหา และเพียงแค่ "เคาะประตูใหม่"

สวัสดี! ในบทความนี้เราจะพูดถึงกฎการเขียนจดหมายเกี่ยวกับการประชุมกับลูกค้า

วันนี้คุณจะได้เรียนรู้:

• ต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์การติดต่อทางธุรกิจใดบ้าง
• วิธีเขียนจดหมายเกี่ยวกับการประชุมถึงลูกค้า
• วิธีเขียนจดหมายหลังการประชุม

กฎพื้นฐานสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจ

ตอนนี้คุณได้ผ่านกระบวนการขายทั้งหมดแล้วและได้คำนวณกำไรจากการทำธุรกรรมแล้ว แต่มีอีกหนึ่ง "แต่" คุณต้องทำข้อตกลงอย่างเป็นทางการและหารือเกี่ยวกับรายละเอียดบางอย่างของธุรกรรม

ดูเหมือนว่าจะไม่มีอะไรซับซ้อนในเรื่องนี้ ความต้องการของลูกค้าทั้งหมดคือการประชุม แต่จะทำอย่างไร? จะใช้คำอะไร? จะเริ่มจดหมายได้ที่ไหน?

มีบรรทัดฐานของการโต้ตอบทางธุรกิจ การไม่ปฏิบัติตามซึ่งอาจนำไปสู่ภาพลักษณ์ของบริษัทที่ลดลงในสายตาของลูกค้า และในบางกรณีซึ่งเกิดขึ้นไม่บ่อยนัก ความล้มเหลวของการทำธุรกรรม ดังนั้นสิ่งแรกที่คุณต้องทำคือศึกษากฎเกณฑ์การติดต่อทางธุรกิจ

กฎสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ:

• ที่อยู่ของคุณ อีเมลไม่ควรดูตลกหรือไร้สาระ- ควรเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ กล่าวคือ มีชื่อธุรกิจ โดยควรเป็นชื่ออีเมลที่ตรงกับชื่อบริษัท ตัวอย่างที่ไม่สำเร็จ กล่องจดหมาย: sweetGirl, badboy, ladyinred;
• ใช้ข้อความส่วนตัวถึงลูกค้า- ต้องขอบคุณการดูแลแบบส่วนตัว ลูกค้าจะเข้าใจว่าเขามีความสำคัญต่อคุณ นี่เป็นการรับประกันที่ดีสำหรับความสัมพันธ์ระยะยาว
• ห้ามใช้ชื่อย่อของพันธมิตรทางธุรกิจ- ตัวอย่างเช่น Sash, Katya, Seryozha มันดูไม่สุภาพ
• ให้ความสนใจกับคำทักทายของคุณ- คุณไม่ควรระบุเวลาในจดหมาย เนื่องจากลูกค้าอาจอ่านจดหมายฉบับนี้ภายในไม่กี่ชั่วโมงหรือหลายวัน ซึ่งในกรณีนี้คำทักทายของคุณจะ "ผิดที่" และจะทำให้เกิดความสัมพันธ์เชิงลบ ควรใช้คำว่า "สวัสดี!"
• ระบุหัวเรื่องของจดหมายเสมอมิฉะนั้นอาจไปที่โฟลเดอร์สแปมหรือสูญหาย
• แยกความแตกต่างระหว่างช่อง "ถึง" และ "cc"- ในช่อง "ถึง" ให้ระบุผู้รับที่คุณคาดหวังการตอบกลับ ช่อง "คัดลอก" มีไว้สำหรับผู้ที่ต้องการอ่านจดหมายเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใส่เจ้านายของคุณในช่อง "คัดลอก" หากเขาสนใจในผลลัพธ์ของการทำงานร่วมกับลูกค้ารายใดรายหนึ่ง มีอีกหนึ่งช่อง: “ สำเนาลับถึง- ในกรณีนี้ ผู้รับจดหมายหลักจะไม่ทราบว่าจดหมายโต้ตอบของคุณถูกส่งไปยังบุคคลที่สาม แต่เครื่องมือนี้ถือว่าไม่มีไหวพริบและไม่ได้รับการอนุมัติในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ
• จดหมายไม่ควรยาวมาก- ตามกฎของการติดต่อทางธุรกิจ ความยาวควรพอดีกับแผ่น A4 นอกจากนี้ยังมีข้อจำกัดด้านปริมาณอีกด้วย อีเมล- ไม่ควรเกิน 3 MB มิฉะนั้นจดหมายอาจค้างเมื่อเปิด
• หลังจากอ่านสามประโยคแรกของจดหมายแล้ว ลูกค้าควรเข้าใจสาระสำคัญของจดหมายอย่างไรก็ตามคุณไม่ควรสร้างอันยาว ประโยคที่ซับซ้อนเต็มไปด้วยวลีแบบมีส่วนร่วมและแบบมีส่วนร่วม อ่านยากมาก
• ให้ความสนใจกับส่วนท้ายของจดหมายของคุณ- จะต้องมีลายเซ็น ตำแหน่ง และข้อมูลการติดต่อของคุณ ไม่แนะนำให้ใช้ชื่อย่อ แต่ควรเขียนชื่อเต็ม: Ivanov Ivan Ivanovich หรือ Ivan Ivanov และไม่ใช่ I.I. อีวานอฟ. ต้องระบุตำแหน่งเพื่อให้ลูกค้ามีความคิดว่าเขาสามารถติดต่อคุณได้เกี่ยวกับประเด็นใด รวมถึงข้อมูลติดต่อ อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ ลิงก์ไปยังเว็บไซต์บริษัท และชื่อบริษัทของคุณ

วัตถุประสงค์และประสิทธิผลของจดหมายประชุมลูกค้า

วัตถุประสงค์ของจดหมายประชุมอาจเป็นได้ทั้งเพื่อดึงดูดความสนใจของลูกค้ามาที่ข้อเสนอของคุณ ในกรณีที่สอง คุณต้องแนบข้อเสนอการขายของคุณไปกับจดหมาย ตัวเลือกนี้เหมาะสำหรับการติดต่อครั้งแรกกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า เมื่อยังไม่มีข้อตกลงระหว่างคุณ

ประสิทธิผลของจดหมายการขายสอดคล้องกับประสิทธิผลของ " " ประมาณ 10 ใน 100 คนตอบจดหมายดังกล่าว ประสิทธิภาพต่ำเกิดจากการขาดความสนใจในจดหมายจากผู้รับที่ไม่รู้จัก จดหมายเหล่านั้นถือเป็นสแปม

เพื่อหลีกเลี่ยงการประเมินดังกล่าว จำเป็นต้องให้ลูกค้าสนใจในเรื่องของจดหมาย มันจะต้องตรงตามความต้องการของเขา ดังนั้นควรศึกษาผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณก่อนที่จะเขียนจดหมาย

โครงสร้างของจดหมายเกี่ยวกับการประชุมกับลูกค้า

1. กำลังติดต่อกับลูกค้า- ต้องจัดสรรบรรทัดแยกต่างหากสำหรับส่วนนี้ของจดหมาย ที่นี่คุณควรทักทายคู่ของคุณ:“ สวัสดี Ivan Ivanovich!”
2. ผลงาน- คุณต้องแนะนำตัวเอง ไม่เช่นนั้นลูกค้าจะต้องจำไว้ว่าคุณเป็นใคร และนี่เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

ตัวอย่าง:“ ฉันชื่อแอนนา ฉันเป็นตัวแทนของบริษัทโวโลซาติก

1. เหตุผลที่คุณเขียนถึงลูกค้า- บางทีคุณอาจได้ตกลงเรื่องความร่วมมือทางโทรศัพท์แล้ว หรือคุณไม่เห็นด้วยกับคำสั่งซื้อ หรือนี่เป็นครั้งแรกที่คุณติดต่อลูกค้าพร้อมข้อเสนอของคุณ ไม่ว่าในกรณีใด ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้ควรอยู่ที่นี่

ตัวอย่าง:

• เมื่อวานเราได้คุยกับคุณทางโทรศัพท์และตกลงที่จะจัดหาแชมพูให้กับร้านเสริมสวยของคุณ
• เราได้ตรวจสอบการเรียกร้องของคุณแล้วและต้องการแก้ไขข้อผิดพลาดของเรา
• เราอยากจะเสนอกลุ่มผลิตภัณฑ์ดูแลเส้นผมให้กับคุณ ผลิตภัณฑ์ของเราสอดคล้องกับแนวคิดของร้านเสริมสวยของคุณ - เครื่องสำอางคุณภาพสูงที่ทำจากส่วนผสมจากธรรมชาติเท่านั้น คุณสามารถดูข้อเสนอได้ในไฟล์แนบ

ตัวอย่างเหล่านี้เหมาะสมกับสถานการณ์ที่เราได้อธิบายไว้ แต่อาจมีเหตุผลอื่นในการติดต่อลูกค้า

1. นัดกันได้เลย.

ตัวอย่าง:

• ฉันอยากจะพบคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับบางประเด็นและสรุปข้อตกลง เราจะทำการนัดหมายให้คุณเบื้องต้นในวันที่ 20 มิถุนายน เวลา 13.00 น. ที่สำนักงานของเราตามที่อยู่ “ที่อยู่” หากคุณไม่พอใจเวลาหรือวันที่ เราก็พร้อมที่จะจัดกำหนดการการประชุมใหม่เป็นเวลาที่คุณสะดวก
• หากคุณสนใจข้อเสนอของเรา เราจะพบกันในวันที่ 20 มิถุนายน เวลา 13.00 น. ที่สำนักงานของเรา และหารือเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของความร่วมมือเพิ่มเติมของเรา

1. รายละเอียดการติดต่อของคุณ- ที่นี่คุณจะต้องระบุไม่เพียงแต่ข้อมูลติดต่อ แต่ยังรวมถึงตำแหน่งและชื่อของคุณด้วย

ตัวอย่าง: “เพื่อยืนยันการประชุมคุณสามารถโทรไปที่หมายเลข “หมายเลข” หรือเขียนถึงอีเมล “ที่อยู่” ของฉัน (ที่อยู่อีเมลจะต้องเหมือนกัน)

ขอแสดงความนับถือ,

Anna Viktorovna ผู้จัดการส่วนตัวของคุณ”

นี่คือจุดที่จดหมายของเราสิ้นสุดลง

จดหมายหลังการประชุมทางธุรกิจ

ทุกอย่างเป็นไปด้วยดี: ลูกค้าตกลงเข้าร่วมการประชุมและคุณก็ได้พบ แต่นี่ไม่ใช่จุดสิ้นสุดของการติดต่อทางธุรกิจของเรา อย่างที่เราจำได้ ในการขายมีขั้นตอนของการบอกลาลูกค้า เมื่อเราขอบคุณเขาที่สละเวลา

นอกจากนี้ยังมีขั้นตอนในการขายผ่านการติดต่อทางจดหมายอีกด้วย เป็นทางการและเป็นทางเลือก แต่ในขณะเดียวกันก็เป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับลูกค้า

ดังนั้นหลังการประชุมคุณควรเขียนจดหมายขอบคุณถึงลูกค้า

นอกจากนี้ยังมีโครงสร้างมาตรฐานของตัวเอง:

1. ที่อยู่ถึงลูกค้า: “เรียน Ivan Ivanovich!”
2. ความกตัญญู: “ฉันอยากจะแสดงความขอบคุณสำหรับเวลาที่คุณให้ฉัน ฉันหวังว่าความร่วมมือของเราจะยาวนานและมีประสิทธิผลสำหรับเรา”
3. ข้อมูลติดต่อของคุณ: “ด้วยความเคารพ Anna Viktorovna ผู้จัดการส่วนตัวของคุณ”

เพียงเท่านี้คุณก็ส่งจดหมายได้แล้ว!

ขอขอบคุณสำหรับการแจ้งเกี่ยวกับการมาเยี่ยมสำนักงานของคุณนาย.... เรายินดีที่จะพบเขาและพร้อมที่จะหารือร่วมกัน

(วันที่)

ผลประโยชน์ทางธุรกิจและโอกาสในการร่วมมือ

หนังสือเสนอให้จัดประชุมหารือความร่วมมือทางธุรกิจ

ในระหว่างงาน Nizhny Novgorod Fair คุณได้เยี่ยมชมสำนักงานตัวแทนของเราและแสดงความสนใจในผลิตภัณฑ์ใหม่ของเรา โดยเฉพาะอุปกรณ์ทันตกรรม

ฉันยินดีที่จะพูดคุยกับคุณเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการขายอุปกรณ์ทางการแพทย์ในภูมิภาคของคุณ และสร้างความสัมพันธ์กับบริษัทของคุณ เราอาจพบกันที่สำนักงานกลางของเราในมอสโก หรือที่สำนักงานของบริษัทของคุณในโนโวซีบีสค์ ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของคุณ

ฉันหวังว่าจะได้พบคุณเร็ว ๆ นี้

จดหมายแนะนำวัตถุประสงค์ของจดหมายแนะนำคือการให้ข้อมูลที่เป็นกลางและครอบคลุมเกี่ยวกับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ( รายบุคคล) หรือองค์กร องค์กร สถาบัน (นิติบุคคล) ส่วนใหญ่แล้ว จดหมายแนะนำเป็นการทบทวนลูกจ้างเป็นการส่วนตัวของนายจ้าง ซึ่งโดยปกติจะมีหลักประกันสำหรับเขา ซึ่งเขาสามารถนำเสนอต่อผู้จ้างงานรายใดรายหนึ่งหรือที่มีศักยภาพก็ได้

การตกแต่ง.จดหมายแนะนำเป็นจดหมายธุรกิจประเภทหนึ่ง ดังนั้นกฎทั้งหมดในการเตรียมจดหมายธุรกิจจึงมีผลกับจดหมายแนะนำโดยสมบูรณ์ อย่างเป็นทางการ จดหมายแนะนำจะเขียนในรูปแบบใด ๆ โดยไม่ต้องระบุถึงผู้รับโดยเฉพาะ อย่างไรก็ตามหากรู้จักผู้รับก็แนะนำให้ระบุรายละเอียดของเขา หากคำแนะนำไม่ได้มาจากบุคคล แต่มาจากองค์กร (นิติบุคคล) ควรเขียนไว้บนหัวจดหมายขององค์กร ความยาวที่แนะนำของตัวอักษรคือข้อความที่พิมพ์ดีดหนึ่งหน้า

โครงสร้างตัวอักษร

ชื่อ.หากจดหมายมาจากนิติบุคคล (ออกโดยหัวจดหมายขององค์กร) จากนั้นตามกฎในการเตรียมจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการจะระบุรายละเอียดของผู้ส่ง (ตราประทับมุมระบุชื่อขององค์กรไปรษณีย์และรายละเอียดอื่น ๆ ) รวมถึงหมายเลขทะเบียนและวันที่ลงทะเบียนจดหมายเป็นเอกสารขาออก หากรู้จักผู้รับ รายละเอียดของผู้รับจะถูกวางไว้ทางด้านขวาของส่วนหัว

ด้านล่างรายละเอียดตรงกลางหน้าจะระบุชื่อของเอกสาร: จดหมายแนะนำ

การยืนยันข้อเท็จจริงและเงื่อนไขการทำงานในองค์กรข้อมูลโดยย่อเกี่ยวกับตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่งและหน้าที่ที่ปฏิบัติ (สำหรับจดหมายแนะนำจากบุคคลทั่วไป ย่อหน้านี้ระบุว่าเป็นระยะเวลาใดและผู้เขียนจดหมายรู้จักบุคคลที่แนะนำในช่วงเวลาใดและในความสามารถใด) รายการความรับผิดชอบควรระบุคุณสมบัติของบุคคลที่แนะนำ

หากผู้แนะนำดำรงตำแหน่งต่าง ๆ ข้อมูลตำแหน่งที่ถือและดำเนินการ ความรับผิดชอบในงานระบุไว้ในแต่ละช่วงเวลา ตัวอย่างเช่น: Sidorov Vladimir Aleksandrovich ทำงานที่ บริษัท Vector ตั้งแต่วันที่ 12 มีนาคม 2541 ถึงวันที่ 16 มีนาคม 2545 รวมถึงตั้งแต่วันที่ 12 มีนาคม 2541 ถึงวันที่ 16 มีนาคม 2545 - ในตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายการค้าและการจัดซื้อตั้งแต่วันที่ 17 มีนาคมถึง 25 พฤศจิกายน 2545 - ในฐานะผู้จัดการอาวุโสของแผนกเดียวกัน

ความรับผิดชอบของเขาในฐานะผู้จัดการประกอบด้วยการจัดการจัดหาส่วนประกอบ และในฐานะผู้จัดการอาวุโส - ในการจัดปฏิสัมพันธ์ระหว่างบริษัทที่จัดหาส่วนประกอบและการผลิต

คำอธิบายสั้น ๆคุณสมบัติทางวิชาชีพ ธุรกิจ และส่วนบุคคลแนะนำและความสำเร็จที่เขาได้รับระหว่างการทำงานในองค์กร คำทั่วไปเช่น เชื่อถือได้มีความสามารถมีมโนธรรมฯลฯ แต่มุ่งเน้นไปที่ข้อเท็จจริงเฉพาะที่แสดงลักษณะของบุคคลที่แนะนำในแง่ของคุณสมบัติทางวิชาชีพและความสามารถในการรับมือกับงานบางอย่าง ที่นี่คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่หมวดหมู่ต่างๆ เช่น ระดับความรู้และความขยันในการปฏิบัติหน้าที่ขั้นพื้นฐาน ความสามารถในการรับมือกับงานที่ไม่ได้มาตรฐาน ความฉลาด ความคิดริเริ่ม ความสามารถในการเรียนรู้ ความสามารถในการปรับตัวในสถานการณ์ต่างๆ ความมั่นคงทางอารมณ์ คุณภาพความเป็นผู้นำ (สำหรับ ตัวอย่าง: เชี่ยวชาญซอฟต์แวร์อย่างอิสระ ดำเนินการเจรจาธุรกิจอย่างอิสระและประสบความสำเร็จ จัดการผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างมีประสิทธิภาพ ฯลฯ ) ที่นี่คุณสามารถให้การเปรียบเทียบโดยประมาณระหว่างงานของบุคคลที่แนะนำกับงานของเพื่อนร่วมงานระบุความสำเร็จที่สำคัญที่สุดโครงการที่พัฒนาและดำเนินการโดยเขาเป็นการส่วนตัว

สาเหตุที่ต้องเปลี่ยนงาน(ออกจากองค์กรย้ายไปที่อื่น) นี่อาจเป็นการเปลี่ยนแปลงในโปรไฟล์ขององค์กร การปิดแผนก การเปลี่ยนแปลงบุคลากรในองค์กร การเปลี่ยนสถานที่อยู่อาศัย ฯลฯ

ข้อสรุป:การประเมินความสามารถ คุณสมบัติทางธุรกิจของบุคคลที่แนะนำ ศักยภาพในการสร้างสรรค์ และการเติบโตทางอาชีพที่เป็นไปได้โดยสรุปและเฉพาะเจาะจง ข้อแนะนำ ถึงครอบครองตำแหน่งหรือตำแหน่งเฉพาะ (ในบางกรณี ขอแนะนำให้ระบุขอบเขตที่คุณแนะนำบุคคลสำหรับตำแหน่งที่ต้องการที่นี่: อย่างไม่มีเงื่อนไข, อย่างยิ่ง, มีการจองไว้บ้าง, ไม่แนะนำ)ตัวอย่างเช่น: Sidorov Vladimir Aleksandrovich เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี... (หรือ...มีประสบการณ์มากมายในการทำงานกับเซิร์ฟเวอร์ ซอฟต์แวร์...หรือ...สามารถทำงานได้อย่างอิสระด้วย ลูกค้าองค์กร... ฯลฯ) ฉันเชื่อว่านาย Sidorov สามารถปฏิบัติหน้าที่หัวหน้าแผนกได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยทำงานเป็นหัวหน้าแผนก รองหัวหน้าแผนกคอมพิวเตอร์ขององค์กรระดับกลาง

พิกัดติดต่อบุคคลที่ลงนามในจดหมาย ประเด็นนี้มีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะกับจดหมายแนะนำที่เขียนโดยบุคคลธรรมดา เนื่องจากมีความเป็นไปได้ค่อนข้างมากที่นายจ้างใหม่หลังจากอ่านจดหมายแนะนำแล้วจะต้องการชี้แจงรายละเอียดบางอย่าง

ลายเซ็น.มีการระบุตำแหน่ง นามสกุล ชื่อ และนามสกุลของผู้ลงนามในจดหมาย

หากจดหมายเขียนโดยบุคคลธรรมดา วันที่ของคำแนะนำจะระบุไว้ใต้ลายเซ็น อย่างเป็นทางการ ลายเซ็นไม่จำเป็นต้องมีการรับรองพร้อมตราประทับขององค์กร

ตัวอย่างโครงสร้างวากยสัมพันธ์