วิธีจัดเรียงข้อมูล ความเป็นไปได้ในการเรียงลำดับข้อมูลใน Excel พร้อมรายการ เรียงลำดับค่าวันที่และเวลา

หากต้องการจัดระเบียบและวิเคราะห์ข้อมูลในรายการ ให้ใช้คำสั่งเรียงลำดับ การเรียงลำดับช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงบันทึกใหม่ตามลำดับเฉพาะโดยยึดตามค่าของคอลัมน์ตั้งแต่หนึ่งคอลัมน์ขึ้นไป หรือจัดเรียงคอลัมน์ใหม่ตามค่าในแถว

การเรียงลำดับมีสามประเภท:

• ตามลำดับจากน้อยไปหามาก
• ตามลำดับจากมากไปน้อย
• ในลำดับที่กำหนดเอง

การเรียงลำดับรายการจากน้อยไปมากหมายถึงการเรียงลำดับรายการตามลำดับ: 0 ถึง 9 ช่องว่าง สัญลักษณ์ ตัวอักษร A ถึง Z หรือ A ถึง Z และจากมากไปน้อยในลำดับย้อนกลับ ผู้ใช้ระบุลำดับการจัดเรียงแบบกำหนดเองในกล่องโต้ตอบ "ตัวเลือก" บนแท็บ "รายการ" ซึ่งเปิดโดยคำสั่ง "ตัวเลือก" ในเมนู "เครื่องมือ" และลำดับการจัดเรียงนี้จะแสดงใน "ตัวเลือกการเรียงลำดับ" " กล่องโต้ตอบ (รูปที่ 1)

ข้าว. 1.

ในการแสดงกล่องโต้ตอบ "ช่วงการเรียงลำดับ" "ตัวเลือกการเรียงลำดับ" และเลือกลำดับการจัดเรียงคอลัมน์หรือแถว คุณต้องเลือกเซลล์รายการและดำเนินการคำสั่ง "ข้อมูล" - "การเรียงลำดับ" หน้าต่าง "การเรียงลำดับ" จะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ เมื่อคุณคลิกปุ่ม "ตัวเลือก" หน้าต่าง "ตัวเลือกการเรียงลำดับ" จะปรากฏขึ้น

ในหน้าต่าง "ตัวเลือกการเรียงลำดับ" (รูปที่ 2) จากรายการ "การเรียงลำดับตามคีย์หลัก" คุณสามารถเลือกลำดับการจัดเรียงที่กำหนดเองและตั้งค่าสวิตช์ "เรียงลำดับ" ไปที่ตำแหน่ง: "แถวช่วง" หรือ "ช่วง" คอลัมน์"

ข้าว. 2.

ในหน้าต่าง "การเรียงลำดับช่วง" (รูปที่ 3) คุณสามารถตั้งค่าสวิตช์ไปที่ตำแหน่ง: "จากน้อยไปหามาก" หรือ "จากมากไปน้อย" และยังเลือกตำแหน่งของสวิตช์ระบุช่วงข้อมูลได้ด้วย

ข้าว. 3.

หากมีการจัดรูปแบบลายเซ็นตามข้อกำหนดข้างต้น สวิตช์จะถูกตั้งค่าเป็น "ลายเซ็น" ตามค่าเริ่มต้น นอกจากนี้ ในรายการเรียงลำดับตาม จากนั้นตาม และสุดท้ายตาม คุณสามารถเลือกส่วนหัวคอลัมน์ที่จะเรียงลำดับตามได้ ดังนั้นจึงสามารถจัดเรียงเรกคอร์ดตามหนึ่ง สอง หรือสามคอลัมน์ได้

การเรียงลำดับบันทึกตามคอลัมน์เดียวทันทีทำได้โดยการเลือกเซลล์ในนั้นโดยคลิกปุ่ม "เรียงลำดับจากน้อยไปหามาก" หรือ "เรียงลำดับจากมากไปหาน้อย" บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน ด้วยเหตุนี้ ผู้แก้ไขจะจัดเรียงรายการใหม่ตามลำดับที่เลือก

อัลกอริทึมสำหรับการเรียงลำดับบันทึกตามคอลัมน์เดียวมีดังนี้:

• เลือกเซลล์ในรายการที่คุณต้องการเรียงลำดับ
• ดำเนินการคำสั่ง "ข้อมูล" - "การเรียงลำดับ" กล่องโต้ตอบ "การเรียงลำดับช่วง" จะเปิดขึ้น
• ในรายการ "จัดเรียงตาม" ให้เลือกส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณจะเรียงลำดับ
• เลือกประเภทการเรียงลำดับ "จากน้อยไปมาก" หรือ "มากไปน้อย";

รูปที่ 4 และ 5 แสดงส่วนของรายการก่อนเรียงลำดับ และหลังการเรียงลำดับ "จากน้อยไปหามาก" ด้วย "หมายเลขคลังสินค้า" หนึ่งคอลัมน์

ข้าว. 4.

ข้าว. 5.

เมื่อเรียงลำดับรายการตามหลายคอลัมน์ แถวที่มีค่าเหมือนกันในคอลัมน์แรกที่เรียงลำดับ (เรียงลำดับตาม) จะถูกเรียงลำดับตามลำดับที่กำหนดโดยส่วนหัวที่ระบุในรายการ จากนั้นตาม และแถวที่มีค่าเหมือนกันในรายการ สองคอลัมน์แรกที่เรียงลำดับจะถูกจัดเรียงตามชื่อที่ระบุในรายการ "Last By" กล่าวอีกนัยหนึ่ง คอลัมน์ที่ระบุในรายการ Next By และ Last By จะไม่ส่งผลต่อลำดับการจัดเรียงของคอลัมน์แรกที่ถูกจัดเรียง แต่จะทำให้รายการที่เรียงลำดับไม่ชัดเจน

อัลกอริทึมสำหรับการเรียงลำดับบันทึกตามสองคอลัมน์ขึ้นไปมีดังนี้

• เลือกเซลล์ในรายการ
• เลือกหัวข้อที่จะเรียงลำดับจากรายการ "เรียงลำดับตาม" และตั้งค่าลำดับการจัดเรียงเป็น "จากน้อยไปหามาก" หรือ "จากมากไปหาน้อย"
• เปิดรายการ "จากนั้นโดย" ตั้งค่าส่วนหัวของคอลัมน์อื่นเพื่อเรียงลำดับ และตั้งค่าการเรียงลำดับเป็น "จากน้อยไปหามาก" หรือ "จากมากไปน้อย"
• ขยายรายการ "สุดท้ายโดย" และเลือกส่วนหัวของคอลัมน์ที่สามเพื่อเรียงลำดับและระบุการเรียงลำดับเป็น "จากน้อยไปหามาก" หรือ "จากมากไปน้อย"
• คลิกตกลงเพื่อดำเนินการเรียงลำดับ

อัลกอริทึมสำหรับการจัดเรียงข้อมูลตามแถว

หากต้องการจัดเรียงคอลัมน์ในรายการใหม่ คุณต้องจัดเรียงตามค่าในแถว:

• ระบุเซลล์ในรายการที่จะเรียงลำดับ
• ในเมนู "ข้อมูล" เลือกคำสั่ง "การเรียงลำดับ"
• ในหน้าต่างการเรียงลำดับช่วง ให้คลิกปุ่มตัวเลือก
• ตั้งค่าปุ่มตัวเลือก Sort เป็น Range Columns แล้วคลิก OK;
• ในหน้าต่าง Sort Range ให้เลือกแถวที่คุณต้องการเรียงลำดับคอลัมน์ในรายการ Sort By จากนั้น By หรือ Last By
• คลิกตกลงเพื่อจัดเรียง

ในบางกรณี คุณต้องเรียงลำดับรายการตามลำดับที่ไม่เป็นมาตรฐาน เช่น การเรียงลำดับข้อมูลตามเดือนตามลำดับปฏิทิน หรือการเรียงลำดับบันทึกตามลำดับที่ผู้ใช้สร้างขึ้น การสร้างคำสั่งซื้อที่กำหนดเองจะดำเนินการในหน้าต่าง "พารามิเตอร์" บนแท็บ "รายการ" ซึ่งสามารถเรียกได้ด้วยคำสั่ง "เครื่องมือ" - "ตัวเลือก" ลำดับการจัดเรียงแบบกำหนดเองสามารถใช้ได้กับส่วนหัวของคอลัมน์ที่ระบุในรายการดรอปดาวน์ เรียงลำดับตาม เท่านั้น

อัลกอริทึมการเรียงลำดับตามลำดับที่กำหนดเอง

• เลือกเซลล์ในรายการ
• ในเมนู "ข้อมูล" เลือกคำสั่ง "การเรียงลำดับ"
• เลือกส่วนหัวคอลัมน์เพื่อเรียงลำดับจากรายการ "จัดเรียงตาม"
• ตั้งสวิตช์ไปที่ตำแหน่ง "จากน้อยไปมาก" หรือ "จากมากไปน้อย"
• คลิกปุ่ม "ตัวเลือก";
• ในรายการแบบเลื่อนลง "เรียงลำดับตามคีย์แรก" ให้เลือกลำดับการจัดเรียงที่ต้องการแล้วคลิกตกลง
• คลิกตกลงในหน้าต่าง Sort Range เพื่อทำการเรียงลำดับให้เสร็จสิ้น

การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel เป็นการจัดเรียงข้อมูลแบบตารางตามลำดับที่ต้องการ เช่น จากน้อยไปหามาก (จากน้อยไปหามาก) หรือจากมากไปหาน้อย (จากมากไปน้อย) ค่าตัวเลขและข้อความ ค่าวันที่และเวลา และรูปแบบจะถูกจัดเรียง การเรียงลำดับข้อมูลสามารถทำได้ทั้งแบบคอลัมน์และแถว ต้องแสดงแถวและคอลัมน์ที่ซ่อนไว้ก่อนที่จะเรียงลำดับ

ประเภทของข้อมูลที่จะจัดเรียงและเรียงลำดับ

จัดเรียงค่าตัวเลขใน Excel

การเรียงลำดับค่าตัวเลขจากน้อยไปหามากคือการจัดเรียงค่าโดยจัดเรียงค่าจากน้อยไปหามาก (ต่ำสุดไปสูงสุด)

ดังนั้นการเรียงลำดับค่าตัวเลขจากมากไปน้อยคือการจัดเรียงค่าจากมากไปหาน้อย (จากสูงสุดไปต่ำสุด)

การเรียงลำดับค่าข้อความใน Excel

"การเรียงลำดับจาก A ถึง Z" - การเรียงลำดับข้อมูลจากน้อยไปมาก

"เรียงลำดับจาก Z ถึง A" - เรียงลำดับข้อมูลจากมากไปน้อย

หากต้องการจัดเรียงค่าข้อความตามตัวอักษร ค่าเหล่านี้จะถูกเปรียบเทียบกัน ดังที่คุณทราบเมื่อบันทึกข้อความคอมพิวเตอร์จะใช้รูปแบบที่อักขระแต่ละตัวมีหมายเลขเฉพาะของตัวเองเรียกว่ารหัสอักขระเป็นรหัสเหล่านี้ที่เปรียบเทียบเพื่อกำหนดว่าค่าข้อความใดมากกว่าและน้อยกว่า

ค่าข้อความสามารถประกอบด้วยตัวอักษร ตัวเลข และอักขระพิเศษ ในกรณีนี้ สามารถบันทึกตัวเลขได้ทั้งในรูปแบบตัวเลขและข้อความ ตัวเลขที่จัดเก็บในรูปแบบตัวเลขจะเล็กกว่าตัวเลขที่จัดเก็บในรูปแบบข้อความ หากต้องการจัดเรียงค่าข้อความอย่างถูกต้อง ข้อมูลทั้งหมดจะต้องบันทึกในรูปแบบข้อความ นอกจากนี้ เมื่อข้อมูลข้อความจากแอปพลิเคชันอื่นถูกแทรกลงในเซลล์ ข้อมูลอาจมีช่องว่างที่จุดเริ่มต้น ก่อนที่คุณจะเริ่มการเรียงลำดับ คุณต้องลบช่องว่างนำหน้า (หรืออักขระอื่นๆ ที่ไม่สามารถพิมพ์ได้) ออกจากข้อมูลที่กำลังเรียงลำดับ มิฉะนั้น การเรียงลำดับจะดำเนินการไม่ถูกต้อง

คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลข้อความโดยคำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและใหญ่ได้ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องกาเครื่องหมายที่ช่อง "Match case" ในตัวเลือกการจัดเรียง

โดยปกติแล้ว ตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่จะมีตัวเลขต่ำกว่าตัวอักษรตัวพิมพ์เล็ก

เรียงลำดับค่าวันที่และเวลา

"Sort Old to New" คือการเรียงลำดับค่าวันที่และเวลาจากค่าแรกสุดไปเป็นค่าล่าสุด

"เรียงลำดับใหม่ไปเก่า" คือการเรียงลำดับค่าวันที่และเวลาจากค่าล่าสุดไปเป็นค่าแรกสุด

การเรียงลำดับรูปแบบ

Microsoft Excel 2007 และใหม่กว่ามีการจัดเรียงตามการจัดรูปแบบ วิธีการเรียงลำดับนี้ใช้เมื่อมีการจัดรูปแบบช่วงของเซลล์โดยใช้สีเติมเซลล์ สีแบบอักษร หรือชุดไอคอน สีเติมและแบบอักษรใน Excel มีรหัสของตัวเองและเป็นรหัสเหล่านี้ที่ใช้ในการเรียงลำดับรูปแบบ

จัดเรียงตามรายการที่กำหนดเอง

ข้อมูลแบบตารางสามารถจัดเรียงตามรายการที่กำหนดเอง เช่น รายการเดือน รายการวันในสัปดาห์ รายการแผนกโครงสร้างขององค์กร รายการหมายเลขบุคลากรของพนักงาน และอื่นๆ Excel สามารถสร้างรายการเรียงลำดับข้อมูลของคุณเองได้ ด้วยการเรียงลำดับนี้ ข้อมูลที่จะจัดเรียงและค่ารายการจะต้องตรงกัน

ตัวเลือกการเรียงลำดับ

เรียงตามคอลัมน์

ใน Excel เวอร์ชันใดก็ตาม การเรียงลำดับตามคอลัมน์จะถูกตั้งค่าตามค่าเริ่มต้น นั่นคือค่าของเซลล์ของคอลัมน์ที่เลือกจะถูกจัดเรียงตามลำดับที่ต้องการ และแถวของช่วงจะถูกสลับขึ้นอยู่กับตำแหน่งของเซลล์ ในคอลัมน์ที่เรียงลำดับหากต้องการจัดเรียงตารางตามคอลัมน์ เพียงตั้งเครื่องหมายการเลือกในเซลล์ใดก็ได้ของตาราง แล้วคลิกไอคอนใดไอคอนหนึ่งที่แสดงถึงการเรียงลำดับจากต่ำสุดไปสูงสุด หรือจากสูงสุดไปต่ำสุด ตารางจะถูกจัดเรียงตามคอลัมน์ที่มีเครื่องหมายการเลือกอยู่

เรียงตามสตริง

ในการตั้งค่าโปรแกรม คุณสามารถเปลี่ยนการเรียงลำดับตามคอลัมน์เป็นการเรียงลำดับตามแถวได้ หากตั้งค่าการเรียงลำดับตามแถว ค่าของเซลล์ของแถวที่เลือกจะถูกจัดเรียงตามลำดับที่ระบุ และคอลัมน์จะถูกสลับขึ้นอยู่กับตำแหน่งของเซลล์ในแถวที่เรียงลำดับ

การเรียงลำดับหลายระดับ

ดังนั้น หากคุณจัดเรียงตามคอลัมน์ แถวต่างๆ จะถูกสลับ หากข้อมูลถูกจัดเรียงตามแถว คอลัมน์ต่างๆ จะถูกสลับกัน

Excel ช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลได้ไม่เพียงแต่ตามคอลัมน์เดียวหรือหนึ่งแถวเท่านั้น แต่ยังโดยการสร้างระดับการเรียงลำดับที่แตกต่างกันอีกด้วย ตัวอย่างเช่น ใน Excel 2007 มีระดับการเรียงลำดับที่สามารถเพิ่ม ลบ คัดลอกและสลับได้ 64 ระดับ

เหนือสิ่งอื่นใด คุณสามารถคำนึงถึงตัวพิมพ์หรือละเว้นตัวพิมพ์เมื่อทำการเรียงลำดับ

Add-in สำหรับการเรียงลำดับข้อมูลใน Excel

Microsoft Excel มอบชุดเครื่องมือมาตรฐานขนาดใหญ่ให้กับผู้ใช้สำหรับการเรียงลำดับค่าประเภทต่างๆ แต่มีงานที่ไม่สะดวกหรือใช้เวลานานในการแก้ปัญหาโดยใช้เครื่องมือมาตรฐาน เช่น การเรียงลำดับแต่ละแถว/แต่ละคอลัมน์ในนั้น วิธีการเรียงลำดับทำได้เฉพาะภายในแถว/คอลัมน์เท่านั้น และไม่ส่งผลกระทบต่อเซลล์ข้างเคียง

การเรียงลำดับข้อมูลที่อยู่ในพื้นที่แถวและคอลัมน์ของตารางเดือยจะดำเนินการตามค่าเริ่มต้นโดยเรียงลำดับจากน้อยไปหามาก (รูปที่ 1a) หรือใช้รายการเรียงลำดับที่กำหนดเอง สิ่งนี้ไม่เหมาะกับผู้ใช้เสมอไป ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณต้องการแสดงลูกค้าที่มีรายได้สูงสุดที่ด้านบนของรายการ (รูปที่ 1b) หากตาราง Pivot ของคุณเรียงลำดับจากน้อยไปหามาก (มากไปหาน้อย) คุณควรสร้างกฎที่ควบคุมลำดับการจัดเรียงตามฟิลด์ ยิ่งไปกว่านั้น กฎนี้ (สำหรับฟิลด์นี้) จะถูกนำไปใช้แม้ว่าจะเพิ่มฟิลด์ใหม่ลงในตารางเดือยแล้วก็ตาม (รูปที่ 1c)

ข้าว. 1. จัดเรียงตามฟิลด์ ลูกค้า: (a) โดยค่าเริ่มต้น – จาก A ถึง Z; (ข) ตามลำดับรายได้ที่ลดลง; (c) เรียงลำดับตามฟิลด์ ลูกค้าไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อเพิ่มฟิลด์ ภาคส่วน

ดาวน์โหลดบันทึกในรูปแบบหรือตัวอย่างในรูปแบบ

จัดเรียงลูกค้าตามลำดับรายได้จากมากไปน้อย

หากต้องการเรียงลำดับแถว PivotTable ตามลำดับรายได้จากมากไปน้อย ให้เลือกเซลล์ใดก็ได้ในคอลัมน์ จำนวนตามรายได้ภาคสนามเช่น E4 (แต่ไม่ใช่ชื่อเรื่อง) และคลิกที่ไอคอน เจตั้งอยู่บนแท็บ ข้อมูล(รูปที่ 2) การเรียงลำดับนี้คล้ายกับการเรียงลำดับแบบมาตรฐาน แต่นี่เป็นเพียงความคล้ายคลึงเพียงผิวเผินเท่านั้น เมื่อคุณเรียงลำดับ PivotTable Excel จะสร้างกฎที่จะทำงานต่อไปหลังจากที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมใน PivotTable

เมื่อใช้ตัวอย่างของตารางเดือยที่อยู่ในคอลัมน์ G:I (รูปที่ 1c) คุณจะเห็นสิ่งที่จะเกิดขึ้นหลังจากเพิ่มฟิลด์แถวภายนอกใหม่ ภาคส่วน- PivotTable ยังคงเรียงลำดับข้อมูลโดยเรียงลำดับรายได้จากมากไปหาน้อยภายในแต่ละภาคส่วน เช่นในภาค การผลิต General Motors ครองอันดับหนึ่งด้วยรายได้ 750,163 ดอลลาร์ Ford ตามมาติดๆ ด้วยรายรับ 622,794 ดอลลาร์ แม้ว่าคุณจะลบสนามก็ตาม ลูกค้าจากตารางเดือย ทำการตั้งค่าเพิ่มเติมแล้วส่งคืนฟิลด์นี้กลับ แต่ไปยังพื้นที่คอลัมน์ Excel จะจดจำการเรียงลำดับลูกค้าตามลำดับรายได้ที่ลดลง

ดังนั้นในตารางสรุปซึ่งอยู่ในคอลัมน์ G:I (รูปที่ 1c) ภาคต่างๆ จะถูกจัดเรียงตามลำดับรายได้จากมากไปน้อย คุณสามารถดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งจากสามวิธี:

• เลือกเซลล์ G4 คลิกขวาแล้วเลือก ยุบทั้งหมดสนามเพื่อซ่อนองค์ประกอบทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า เมื่อแสดงเพียงเซกเตอร์เดียวบนหน้าจอ ให้เลือกเซลล์ I4 แล้วคลิกไอคอน YA บนแท็บ ข้อมูลเพื่อดำเนินการเรียงลำดับจากมากไปน้อย ซึ่งจะสร้างกฎการเรียงลำดับสำหรับฟิลด์ ภาคส่วน- เลือกเซลล์ G4 อีกครั้ง คลิกขวาและเลือก ขยายทั้งหมดสนาม.
• งดออกสนามชั่วคราว ลูกค้าจากตารางเดือย จัดเรียงตารางตามลำดับรายได้จากมากไปหาน้อย (โดยใช้วิธีที่อธิบายไว้ในรูปที่ 2) แล้วส่งคืนฟิลด์อีกครั้ง ลูกค้า.
• ใช้ประโยชน์จากความสามารถของทีม เพิ่มเติมพารามิเตอร์การเรียงลำดับ(ฉันใช้วิธีนี้แน่นอน) วิธีเรียกใช้คำสั่ง: (a) เลือกเซลล์ G4 คลิกขวาแล้วเลือก การเรียงลำดับ → เพิ่มเติมพารามิเตอร์การเรียงลำดับ(รูปที่ 3) หรือ (b) คลิกที่ไอคอนรูปสามเหลี่ยมในช่อง ภาคส่วนแล้วเลือก เพิ่มเติมพารามิเตอร์การเรียงลำดับ(รูปที่ 4) ในทั้งสองกรณี หน้าต่างจะเปิดขึ้น การเรียงลำดับ(รูปที่ 5) ตั้งสวิตช์ไปที่ตำแหน่ง จากมากไปน้อยและเลือกเส้น จำนวนตามรายได้ภาคสนาม.

ข้าว. 3. โทรออกคำสั่ง เพิ่มเติมพารามิเตอร์การเรียงลำดับคลิกขวา

ข้าว. 4. โทรออกคำสั่ง เพิ่มเติมพารามิเตอร์การเรียงลำดับโดยใช้เมนู การเรียงลำดับและการกรองสาขา ภาคส่วน

ข้าว. 5. การตั้งค่าพารามิเตอร์ในหน้าต่าง ภาคส่วน

ที่มุมซ้ายล่างของกล่องโต้ตอบ การเรียงลำดับมีปุ่ม Advanced... หลังจากคลิกปุ่มนี้แล้วกล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ - ในหน้าต่างนี้ คุณสามารถ: (a) กำหนดรายการแบบกำหนดเองที่จะใช้สำหรับการเรียงลำดับตามคีย์แรก (ดูรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง); (b) แทนที่จะเป็นคอลัมน์ รวมทั้งหมดเลือกคอลัมน์อื่นเป็นคอลัมน์การเรียงลำดับฐาน

ตัวอย่างเช่น สำหรับตารางเดือยที่แสดงในรูปที่ 1 6 คุณสามารถตั้งค่าการเรียงลำดับไม่ใช่ตามรายได้ทั้งหมด แต่ตามรายได้จากการขายสินค้าประเภทหนึ่งเช่น อุปกรณ์(โปรดทราบว่าลูกค้าไม่ได้จัดเรียงตามคอลัมน์ F แต่ตามคอลัมน์ C)

ข้าว. 6. พารามิเตอร์เพิ่มเติมช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงลูกค้าไม่ใช่ตามรายได้ทั้งหมด แต่ตามรายได้จากการขายผลิตภัณฑ์ อุปกรณ์

หากต้องการเรียงลำดับดังนี้:

1. ขยายรายชื่อลูกค้าที่อยู่ในเซลล์ A4
2. เลือกตัวเลือกตัวเลือกการเรียงลำดับเพิ่มเติม
3. ในกล่องโต้ตอบ การเรียงลำดับ (ลูกค้า)คลิกที่ปุ่ม นอกจากนี้…
4. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการเรียงลำดับเพิ่มเติม (ลูกค้า)เลือกส่วน เรียงลำดับและตั้งสวิตช์ ค่าในคอลัมน์ที่ไฮไลต์.
5. คลิกในกล่องลิงก์ จากนั้นเลือกเซลล์ C5 โปรดทราบว่าคุณต้องคลิกเซลล์ค่าเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง อุปกรณ์เพราะบนส่วนหัว อุปกรณ์ไม่สามารถคลิกเซลล์ C4 ได้
6. หากต้องการตั้งค่าพารามิเตอร์ให้เสร็จสิ้น คลิกตกลงสองครั้ง

อย่าตกใจไป คำอธิบายของอัลกอริธึมแบบทีละขั้นตอนนี้มีไว้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการศึกษาเท่านั้น เริ่มต้นด้วย Excel 2013 การเรียงลำดับข้อมูล PivotTable กลายเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น ตอนนี้ปุ่ม YA และ AYA อยู่บนแท็บแล้ว ข้อมูลใช้อัลกอริธึมการเรียงลำดับอัจฉริยะ เมื่อพยายามเรียงลำดับโดยใช้ปุ่มเหล่านี้ โปรแกรมจะพยายามคาดเดาความตั้งใจของผู้ใช้โดยพิจารณาจากเซลล์ที่ถูกเน้นก่อนกดปุ่มเรียงลำดับ (รูปที่ 7):

• A1, C1, D1, E1, F1, F2, A30, F30 – ไม่มีให้บริการ
• A2:A29 – จะเรียงตามตัวอักษรชื่อลูกค้าในคอลัมน์ A
• В1, В2, С2, D2, E2 – จะเรียงตามตัวอักษรชื่อสินค้าในบรรทัดที่ 2
• B30, C30, D30, E30 – จะจัดเรียงจำนวนรายได้ในบรรทัดที่ 30 จากมากไปน้อย (จากน้อยไปหามาก)
• ยอดขายจากน้อยไปหามาก (จากมากไปน้อย) B3:B29 – โมดูล, C3:C29 – อุปกรณ์, D3:D29 – ชิ้นส่วน, E3:E29 – ยา, F3:F29 – ทั้งหมด

การเรียงลำดับด้วยตนเอง

โปรดทราบว่าในกล่องโต้ตอบ การเรียงลำดับ(ดูรูปที่ 5) คุณสามารถกำหนดกฎการเรียงลำดับข้อมูลได้ด้วยตนเอง แต่การเรียงลำดับตารางเดือยด้วยตนเองก็ทำในลักษณะที่แตกต่างและค่อนข้างผิดปกติเช่นกัน ในรายงาน PivotTable ในรูป 8a แสดงลำดับหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ เรียงตามลำดับตัวอักษร: ส่วน โมดูล การเตรียมการและ อุปกรณ์- โปรดทราบว่าปริมาณสินค้าที่จำหน่ายในแต่ละหมวดหมู่ รายละเอียดไม่ใช่ผู้ยิ่งใหญ่ที่สุด และมันก็แทบจะไม่คุ้มที่จะแสดงหมวดหมู่นี้ก่อน วางตัวชี้เมาส์ในเซลล์ E4 แล้วป้อนคำ รายละเอียด- เพียงแค่กดปุ่ม เข้าวิธีที่ Excel จะตัดสินว่าคุณได้ตัดสินใจย้ายคอลัมน์แล้ว รายละเอียดไปยังคอลัมน์สุดท้ายของตาราง ค่าตัวเลขทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์นี้จะย้ายจากคอลัมน์ B ไปยังคอลัมน์ E ค่าที่เกี่ยวข้องกับหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์อื่นจะย้ายไปทางซ้าย ลักษณะการทำงานนี้ดูไร้เหตุผลและเป็นเรื่องปกติสำหรับตารางเดือย Excel เท่านั้น ชุดข้อมูล Excel ปกติไม่สามารถจัดเรียงใหม่ด้วยวิธีนี้ ในรูป รูปที่ 8b แสดงตารางสาระสำคัญหลังจากย้ายส่วนหัวของคอลัมน์ใหม่ไปที่เซลล์ E4

ข้าว. 8. การเรียงลำดับด้วยตนเอง: (a) หมวดหมู่ผลิตภัณฑ์จัดเรียงตามตัวอักษร (b) หมวดหมู่ชิ้นส่วนจะอยู่ลำดับสุดท้าย

ผู้ชื่นชอบเมาส์สามารถลากและวางส่วนหัวคอลัมน์ที่ต้องการ (หรือแต่ละแถว) คลิกในพื้นที่ส่วนหัวของคอลัมน์แล้ววางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือเส้นขอบของช่วงเซลล์ที่เลือกจนกว่าจะเปลี่ยนเป็นลูกศรสี่หัว เริ่มลากเซลล์ไปยังตำแหน่งที่เลือก พอยน์เตอร์จะปรากฏเป็นเส้นหนาและเซอริฟ ทันทีที่คุณปล่อยปุ่มเมาส์ ค่าตัวเลขจะย้ายไปยังคอลัมน์ใหม่ทันที โปรดทราบว่าเมื่อใช้การเรียงลำดับด้วยตนเอง ผลิตภัณฑ์ที่เพิ่มลงในแหล่งข้อมูลจะถูกเพิ่มที่ส่วนท้ายของรายการ นี่เป็นเพราะว่า Excel ไม่รู้ว่าจะเพิ่มภูมิภาคใหม่ได้ที่ไหน

การเรียงลำดับข้อมูลตามรายการที่กำหนดเอง

วิธีแก้ไขปัญหาอีกประการหนึ่งในการปรับแต่งลำดับการแสดงฟิลด์คือการสร้างรายการที่กำหนดเอง เมื่อใช้รายการดังกล่าว ตารางสรุปที่สร้างขึ้นในอนาคตจะถูกจัดเรียง ตามค่าเริ่มต้น Excel จะมีรายการแบบกำหนดเองสี่รายการ: สำหรับวันในสัปดาห์ เดือนของปี และชื่อย่อสำหรับวันในสัปดาห์และเดือนของปี โปรแกรมจะเรียงลำดับชื่อวันในสัปดาห์ตามลำดับตามธรรมชาติ โดยเริ่มจากวันจันทร์และลงท้ายด้วยดวงอาทิตย์ (ไม่ใช่ตัวอักษร)

เมื่อต้องการสร้างรายการเรียงลำดับของคุณเอง ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ในพื้นที่ปลอดข้อมูลของแผ่นงาน ให้ป้อนชื่อหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ตามลำดับที่ตรงกับรายการที่กำหนดเองที่คุณกำลังสร้าง ป้อนชื่อหนึ่งชื่อในแต่ละเซลล์ และใส่ชื่อลงในคอลัมน์เดียว (รูปที่ 9)
2. เลือกรายการผลลัพธ์ของชื่อหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ (เซลล์ A10:A13)
3. เลือกแท็บ Ribbon ไฟล์และที่ด้านล่างของแถบนำทางที่แสดงในหน้าต่างด้านซ้าย ให้คลิกที่ปุ่ม ตัวเลือกเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Excel
4. เลือกหมวดหมู่ นอกจากนี้ไปที่ส่วน ทั่วไปและคลิกที่ปุ่ม แก้ไขรายการ.
5. ในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ของช่วงที่มีรายการชื่อที่เลือกไว้ล่วงหน้าจะแสดงในช่อง การนำเข้ารายการจากเซลล์(รูปที่ 10) คลิกปุ่ม นำเข้าเพื่อสร้างรายการหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ใหม่ตามข้อมูลที่ระบุ รายการใหม่จะถูกเพิ่มที่ด้านล่างของพื้นที่ รายการ.
6. คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบ รายการ- คลิกตกลงอีกครั้งเพื่อปิดกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Excel.

ข้าว. 10. หน้าต่าง รายการ

รายการที่สร้างขึ้นใหม่จะถูกบันทึกไว้ในการตั้งค่าโปรแกรมและจะพร้อมใช้งานในเซสชัน Excel ในอนาคต ตอนนี้ตารางเดือยทั้งหมดที่สร้างขึ้นในอนาคตจะถูกจัดเรียงโดยอัตโนมัติตามฟิลด์ผลิตภัณฑ์ตามลำดับที่ระบุในรายการ ในรูป รูปที่ 11 แสดงตารางสรุปข้อมูลใหม่ (ซึ่งสร้างขึ้นหลังจากเพิ่มรายการผลิตภัณฑ์ที่กำหนดเอง) โดยจัดเรียงตามรายการที่สร้างขึ้น

หากต้องการจัดเรียงตารางสรุปที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้ตามรายการที่กำหนดเองใหม่ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ขยายรายการเขตข้อมูล ผลิตภัณฑ์และเลือกตัวเลือก ตัวเลือกการเรียงลำดับเพิ่มเติม.
2. ในกล่องโต้ตอบ การคัดแยก (สินค้า)ปุ่มเลือก จากน้อยไปมาก (จาก A ถึง Z) ตามฟิลด์และเลือกจากรายการแบบเลื่อนลง ผลิตภัณฑ์.
3. คลิกปุ่ม นอกจากนี้…
4. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการจัดเรียงเพิ่มเติม (ผลิตภัณฑ์)ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย จัดเรียงอัตโนมัติ.
5. ขยายรายการ เรียงตามคีย์แรกและเลือกรายการที่มีชื่อหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ (รูปที่ 12)
6. ดับเบิลคลิก ตกลง

บันทึกนี้เขียนขึ้นจากหนังสือของ Bill Jelen, Michael Alexander - บทที่ 4

การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel เป็นเครื่องมือในการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่ใช้งานง่าย

ค่าตัวเลขสามารถเรียงลำดับจากน้อยไปมากและจากมากไปน้อย ค่าข้อความสามารถเรียงลำดับตามตัวอักษรและในลำดับย้อนกลับได้ มีตัวเลือกให้เลือก - ตามสีและแบบอักษรในลำดับใดก็ได้ตามเงื่อนไขหลายประการ คอลัมน์และแถวจะถูกจัดเรียง

เรียงลำดับใน Excel

มีสองวิธีในการเปิดเมนูเรียงลำดับ:

1. คลิกขวาบนโต๊ะ เลือก “การเรียงลำดับ” และวิธีการ
2. เปิดแท็บ "ข้อมูล" - กล่องโต้ตอบ "การเรียงลำดับ"

วิธีการเรียงลำดับที่ใช้บ่อยจะแสดงด้วยปุ่มเดียวบนแถบงาน:

การเรียงลำดับตารางตามคอลัมน์เดียว:

1. เพื่อให้โปรแกรมทำงานได้อย่างถูกต้อง ให้เลือกคอลัมน์ที่ต้องการในช่วงข้อมูล
2. ต่อไปเราดำเนินการขึ้นอยู่กับงานที่ทำอยู่ หากคุณต้องการทำการเรียงลำดับแบบง่าย ๆ ตามลำดับจากน้อยไปหามาก (ตามตัวอักษรหรือกลับกัน) เพียงคลิกปุ่มที่เกี่ยวข้องบนแถบงาน เมื่อช่วงมีมากกว่าหนึ่งคอลัมน์ Excel จะเปิดกล่องโต้ตอบที่มีลักษณะดังนี้: เพื่อให้ค่าในแถวสอดคล้องกัน ให้เลือกการดำเนินการ "ขยายช่วงที่เลือกโดยอัตโนมัติ" มิฉะนั้น ระบบจะจัดเรียงเฉพาะคอลัมน์ที่เลือกและโครงสร้างตารางจะใช้งานไม่ได้

หากคุณเลือกทั้งตารางและเรียงลำดับ คอลัมน์แรกจะถูกจัดเรียง ข้อมูลในแถวจะสอดคล้องกับตำแหน่งของค่าในคอลัมน์แรก

จัดเรียงตามสีของเซลล์และแบบอักษร

Excel ให้ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่หลากหลายแก่ผู้ใช้ จึงสามารถใช้งานรูปแบบต่างๆได้

มาสร้างคอลัมน์ "ผลรวม" ในตารางการฝึกอบรมและเติมเซลล์ด้วยค่าที่มีเฉดสีต่างกัน เรียงตามสี:

1. เลือกคอลัมน์ - ปุ่มเมาส์ขวา - "เรียงลำดับ"
2. จากรายการที่ให้ไว้ ให้เลือก "เซลล์ที่มีสีที่ไฮไลต์ก่อน"
3. เราตกลงที่จะ "ขยายขอบเขตโดยอัตโนมัติ"

โปรแกรมจัดเรียงเซลล์ตามสำเนียง ผู้ใช้สามารถเลือกลำดับการเรียงลำดับสีได้อย่างอิสระ ในการดำเนินการนี้ ให้เลือก "การเรียงลำดับแบบกำหนดเอง" ในรายการตัวเลือกเครื่องมือ

ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้ป้อนพารามิเตอร์ที่จำเป็น:

ที่นี่คุณสามารถเลือกลำดับการแสดงเซลล์ที่มีสีต่างกันได้

ข้อมูลจะถูกจัดเรียงตามแบบอักษรโดยใช้หลักการเดียวกัน

การเรียงลำดับใน Excel ตามหลายคอลัมน์

จะตั้งค่าลำดับการจัดเรียงรองใน Excel ได้อย่างไร? เพื่อแก้ไขปัญหานี้ คุณต้องตั้งค่าเงื่อนไขการเรียงลำดับหลายประการ

1. เปิดเมนู "การเรียงลำดับแบบกำหนดเอง" เรากำหนดเกณฑ์แรก
2. คลิกปุ่ม "เพิ่มระดับ"
3. หน้าต่างจะปรากฏขึ้นเพื่อป้อนข้อมูลสำหรับเงื่อนไขการเรียงลำดับถัดไป มากรอกข้อมูลกัน

โปรแกรมนี้ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มเกณฑ์หลายรายการพร้อมกันเพื่อดำเนินการเรียงลำดับพิเศษ

การเรียงลำดับแถวใน Excel

ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลจะถูกจัดเรียงตามคอลัมน์ วิธีจัดเรียงตามแถวใน Excel:

1. ในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับแบบกำหนดเอง ให้คลิกปุ่มตัวเลือก
2. ในเมนูที่เปิดขึ้น ให้เลือก "คอลัมน์ช่วง"
3. คลิกตกลง ในหน้าต่าง "การเรียงลำดับ" ช่องต่างๆ จะปรากฏขึ้นเพื่อกรอกเงื่อนไขตามแถว

นี่คือวิธีจัดเรียงตารางใน Excel ตามพารามิเตอร์ต่างๆ

การเรียงลำดับแบบสุ่มใน Excel

ตัวเลือกการเรียงลำดับในตัวไม่อนุญาตให้คุณสุ่มจัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์ ฟังก์ชัน RAND จะจัดการงานนี้

ตัวอย่างเช่น คุณต้องจัดเรียงชุดตัวเลขจำนวนหนึ่งตามลำดับแบบสุ่ม

วางเคอร์เซอร์ในเซลล์ที่อยู่ติดกัน (ซ้ายหรือขวา ไม่สำคัญ) ป้อน RAND() ลงในแถบสูตร กด Enter เราคัดลอกสูตรไปยังทั้งคอลัมน์ - เราได้ชุดตัวเลขสุ่ม

ทีนี้มาจัดเรียงคอลัมน์ผลลัพธ์ตามลำดับจากน้อยไปมากหรือมากไปหาน้อย - ค่าในช่วงดั้งเดิมจะถูกจัดเรียงตามลำดับแบบสุ่มโดยอัตโนมัติ

การเรียงลำดับตารางแบบไดนามิกใน MS Excel

หากคุณใช้การเรียงลำดับแบบมาตรฐานกับตาราง การเรียงลำดับจะไม่เกี่ยวข้องเมื่อข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง เราจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าต่างๆ ถูกจัดเรียงโดยอัตโนมัติ เราใช้สูตร

1. มีชุดจำนวนเฉพาะที่ต้องเรียงลำดับจากน้อยไปหามาก
2. วางเคอร์เซอร์ในเซลล์ที่อยู่ติดกันแล้วป้อนสูตร: =SMALL(A:A;ROW(A1)) ถูกต้องแล้ว เราระบุทั้งคอลัมน์เป็นช่วง และเป็นค่าสัมประสิทธิ์ - ฟังก์ชัน ROW พร้อมลิงก์ไปยังเซลล์แรก
3. มาเปลี่ยนหมายเลข 7 เป็น 25 ในช่วงเดิม - "การเรียงลำดับ" จากน้อยไปมากก็จะเปลี่ยนไปเช่นกัน

หากคุณต้องการทำการเรียงลำดับแบบไดนามิกจากมากไปน้อย ให้ใช้ฟังก์ชัน LARGE

หากต้องการจัดเรียงค่าข้อความแบบไดนามิก คุณจะต้องใช้สูตรอาร์เรย์

1. ข้อมูลเริ่มต้นคือรายชื่อบางชื่อตามลำดับแบบสุ่ม ในตัวอย่างของเรา รายการผลไม้
2. เลือกคอลัมน์และตั้งชื่อว่า "ผลไม้" ในการดำเนินการนี้ ในช่องชื่อที่อยู่ถัดจากแถบสูตร ให้ป้อนชื่อที่เราจำเป็นต้องกำหนดให้กับช่วงของเซลล์ที่เลือก
3. ในเซลล์ถัดไป (ในตัวอย่าง - ใน B5) เราเขียนสูตร: เนื่องจากนี่คือสูตรอาร์เรย์ ให้กดชุดค่าผสม Ctrl + Shift + Enter เราคูณสูตรกับทั้งคอลัมน์
4. หากจะเพิ่มแถวลงในคอลัมน์เดิม ให้ป้อนสูตรที่แก้ไขเล็กน้อย: มาเพิ่มค่า "ส้มโอ" อีกค่าหนึ่งในช่วง "ผลไม้" แล้วตรวจสอบ:

ดาวน์โหลดสูตรการเรียงลำดับข้อมูลใน Excel

ต่อมา เมื่อคุณเพิ่มข้อมูลลงในตาราง กระบวนการจัดเรียงจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ

การทำงานกับตารางในหลายกรณีจำเป็นต้องวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่ Excel มีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการประมวลผลข้อมูล ความสามารถในการสร้างรายงานทางสถิติ และเลือกข้อมูลตามเงื่อนไข แต่บางครั้งการจัดเรียงองค์ประกอบเพื่อแก้ไขปัญหาก็เพียงพอแล้ว

เลขที่สั่งซื้อ

การเรียงลำดับตัวเลขจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปน้อยเป็นงานทั่วไป ช่วยในการสร้างพารามิเตอร์ตัวเลข - จำนวนผลิตภัณฑ์และลูกค้า จำนวนยอดขายและรายได้ และนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่มองเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ลองเรียงลำดับข้อมูลนี้ใน Excel

ตัวอย่างเช่น ตารางไฟล์ของบริษัทท่องเที่ยวจะจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับค่าเข้าพักโรงแรม ราคาขึ้นอยู่กับประเภทของห้องพักและอาหารที่นำเสนอ นักท่องเที่ยวสนใจที่จะหาที่พักที่ประหยัดที่สุดจึงจำเป็นต้องจัดเรียงข้อมูลตามราคาจากน้อยไปมาก

หากต้องการทำสิ่งนี้ ให้เลือกคอลัมน์ในตาราง “ต้นทุน, ถู” และไปที่แท็บ "หน้าแรก" ในบล็อก "การแก้ไข" จะมีกลุ่มเครื่องมือ "การเรียงลำดับและกรอง" เลือกรายการ "เรียงลำดับจากน้อยไปมาก" จากเมนู

โปรแกรมตรวจพบว่ามีคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องอยู่หรือไม่ ชี้แจงว่าจำเป็นต้องเรียงลำดับใน Excel ตามฟิลด์ที่เลือกเท่านั้นหรือเพื่อขยายช่วง

เราเลือก "ขยาย" เนื่องจากเราสนใจที่จะเรียงลำดับบันทึกทั้งหมดของตารางแล้วคลิก "เรียงลำดับ" รายการจะถูกจัดเรียงตามลำดับค่าครองชีพจากน้อยไปหามาก

การดำเนินการนี้จะง่ายยิ่งขึ้นหากตารางถูกจัดรูปแบบตามสไตล์ ในกรณีนี้ คุณต้องเรียกเมนูบริบทของคอลัมน์โดยคลิกที่รายการแบบเลื่อนลงในส่วนหัวของคอลัมน์ เมนูประกอบด้วยคำสั่งที่คล้ายกันที่คุณสามารถใช้เพื่อเรียงลำดับใน Excel

เพื่อให้แน่ใจว่าตัวเลขเรียงลำดับอย่างถูกต้อง โปรดใส่ใจกับรูปแบบที่ถูกต้องของข้อมูลในคอลัมน์ หากป้อนค่าลงในตารางเป็นข้อความแทนที่จะเป็นตัวเลข การจัดตำแหน่งจะไม่เกิดขึ้นตามลำดับที่คาดไว้ ตารางแสดงตัวอย่างการเรียงลำดับตัวเลข 10, 11, 100, 15, 110, 132 ขึ้นอยู่กับรูปแบบข้อมูล

การจัดเรียงข้อความ

ใน Excel การเรียงลำดับคอลัมน์ที่มีข้อความจะเหมือนกับการเรียงลำดับตัวเลข ลองใช้คำสั่งนี้ในคอลัมน์ตารางราคาห้องพักในโรงแรม "อาหาร" ที่เรารู้อยู่แล้ว เลือกคอลัมน์โดยคลิกที่ส่วนหัวและเปิดแถบเครื่องมือ "การแก้ไข" ของแท็บ "หน้าแรก" ตอนนี้ในเมนูแบบเลื่อนลง แทนที่จะเรียงลำดับคำสั่งจากน้อยไปหามากและจากมากไปน้อย กลับมีคำสั่งเรียงลำดับจาก A ถึง Z และในทางกลับกัน

เราสร้างเซลล์จาก A ถึง Z ซึ่งแสดงให้เห็นการขยายช่วงการทำงานอีกครั้ง

เมื่อเรียงลำดับข้อมูลสตริง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าไม่มีการเว้นวรรคนำหน้า เนื่องจากจะรบกวนลำดับเซลล์ที่ต้องการ ปัญหานี้เกิดขึ้นเมื่อข้อมูลถูกอัปโหลดไปยังไฟล์จากแหล่งอื่น: ฐานข้อมูล แอปพลิเคชันของบริษัทอื่น หรือไฟล์อื่น

สำหรับตารางที่จัดรูปแบบแล้ว การเรียงลำดับใน Excel จะง่ายยิ่งขึ้น เมื่อคุณไปที่เมนูบริบทของส่วนหัวคอลัมน์ คุณจะเห็นคำสั่งสำหรับการสร้างเซลล์ตามลำดับจาก A ถึง Z และในทางกลับกัน

วันที่สั่งซื้อ

การดำเนินการข้างต้นทั้งหมดที่ใช้กับตัวเลขและข้อมูลสตริงยังใช้ในการสร้างวันที่และเวลาอีกด้วย ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือชื่อของคำสั่ง สำหรับข้อมูลประเภทนี้จะเรียกว่า "เรียงลำดับจากเก่าไปหาใหม่" และในทางกลับกัน ตัวอย่างแสดงไว้ด้านล่าง

กฎเดียวกันนี้ใช้กับวันที่เช่นเดียวกับตัวเลข: เพื่อให้แน่ใจว่าการเรียงลำดับถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณกำลังจัดเรียงแสดงอยู่ในรูปแบบวันที่ ไม่ใช่ในรูปแบบข้อความ

รายการที่กำหนดเอง

แต่ไม่สามารถสร้างรายการที่ต้องการโดยใช้เครื่องมือมาตรฐานได้เสมอไป อาจจำเป็นต้องจัดเรียงใน Excel ตามฟิลด์ที่ไม่เหมาะสมกับวิธีการใด ๆ ที่อธิบายไว้ข้างต้น ตัวอย่างเช่น ในรายการสิ่งที่ต้องทำรายสัปดาห์ เราต้องการจัดระเบียบงานตามวันในสัปดาห์

เพื่อดำเนินการเรียงลำดับนี้ โปรแกรมจะให้ความสามารถในการใช้รายการที่กำหนดเอง MS Excel มีรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหลายรายการ หนึ่งในนั้นคือรายการวันในสัปดาห์ หากต้องการดู ให้ไปที่แท็บข้อมูล แล้วค้นหาแถบเครื่องมือจัดเรียงและกรองของ Excel ปุ่ม "จัดเรียง" จะเปิดหน้าต่างสำหรับดำเนินการกับหลายคอลัมน์

ในช่อง "คำสั่งซื้อ" ให้เลือกองค์ประกอบ "รายการที่กำหนดเอง" เลือกวันในสัปดาห์จากรายการแล้วคลิกตกลง

จัดเรียงตามสีและไอคอน

อีกทางเลือกหนึ่งที่สะดวกสำหรับการจัดเรียงองค์ประกอบเซลล์ตามลำดับคือความสามารถในการจัดเรียงตามสี ในกรณีนี้ สามารถใช้ทั้งสีเติมและสีแบบอักษรของข้อความได้ ในตารางสิ่งที่ต้องทำ เราแสดงงานเป็นสีส้ม เรื่องของครอบครัวเป็นสีฟ้า และวันหยุดเป็นสีเบจ-เหลือง และจัดเรียงตามประเภท

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ไปที่การเรียงลำดับแบบกำหนดเอง นอกเหนือจากวิธีที่อธิบายไว้ข้างต้น คุณสามารถใช้เมนูของแผง "การแก้ไข" ของแท็บ "หน้าแรก" ได้ เลือกองค์ประกอบ "การเรียงลำดับแบบกำหนดเอง" จากรายการคำสั่ง "เรียงลำดับและกรอง"

เลือกช่อง "งาน" ประเภท "สีเซลล์" และตั้งค่าสีด้านบนเป็นสีส้ม เพื่อให้แน่ใจว่างานบ้านจะอยู่ที่ด้านล่างของรายการ เราจึงเพิ่มอีกระดับหนึ่งและสำหรับพารามิเตอร์เดียวกัน เราจึงตั้งค่าสีน้ำเงินที่ด้านล่าง

วิธีนี้ช่วยให้คุณจัดระเบียบองค์ประกอบตารางตามไอคอนได้ ตัวอย่างเช่น เราสามารถทำเครื่องหมายแต่ละงานด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์ว่าสำคัญและแสดงไว้ที่ด้านบนของรายการ

ข้างต้นเราได้อธิบายวิธีการจัดเรียงข้อมูลประเภทต่างๆ ใน ​​Excel โดยใช้สีของเซลล์ แบบอักษรของข้อความ และการทำเครื่องหมายในแถว เราหวังว่าข้อมูลนี้จะช่วยคุณในการทำงานกับโปรแกรม

เหตุการณ์ Worksheet_Change ไม่ตอบสนองต่อการคำนวณสูตรใหม่

หากช่วงที่สูตรอ้างอิงอยู่ไกลจากตาราง (หรือบนแผ่นงานอื่น) และไม่สามารถรวมไว้ในช่วงเป้าหมายที่กำลังตรวจสอบได้ คุณสามารถใช้เหตุการณ์การคำนวณแผ่นงานใหม่ได้:

Worksheet_Calculate() ส่วนตัวย่อย Application.EnableEvents = False .CurrentRegion.Sort , xlDescending, Header:=xlYes Application.EnableEvents = True End Sub

Application.EnableEvents - เพื่อหลีกเลี่ยงการวนซ้ำ เราจะปิดการใช้งานเหตุการณ์ชีตระหว่างการเรียงลำดับ

การเรียงลำดับจะเกิดขึ้นเมื่อมีการคำนวณสูตรใหม่ เพื่อให้การคำนวณใหม่เกิดขึ้นแม้ว่าข้อมูลจะถูกเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง คุณจะต้องเพิ่มสูตรที่มีฟังก์ชันระเหยลงในเซลล์ที่กำหนดเอง (ระเหย - คำนวณใหม่สำหรับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ บนแผ่นงาน) ตัวอย่างเช่น:

วันนี้()

ข้อเสียของโซลูชันนี้คือ การเรียงลำดับจะถูกเปิดใช้งานทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ บนแผ่นงาน

หากสูตรไม่ได้รับการคำนวณใหม่บ่อยครั้ง คุณสามารถใช้เหตุการณ์การเปิดใช้งานแผ่นงาน - Worksheet_Activate - ควบคู่ไปกับ Worksheet_Change

เพื่อความสะดวกในการทำงานกับข้อมูลจำนวนมากในตาราง จำเป็นต้องจัดระเบียบข้อมูลเหล่านี้อย่างต่อเนื่องตามเกณฑ์ที่กำหนด นอกจากนี้ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เฉพาะ บางครั้งไม่จำเป็นต้องใช้อาร์เรย์ข้อมูลทั้งหมด แต่ต้องใช้เพียงแต่ละแถวเท่านั้น ดังนั้น เพื่อไม่ให้สับสนกับข้อมูลจำนวนมหาศาล วิธีแก้ปัญหาอย่างมีเหตุผลคือการจัดระเบียบข้อมูลและกรองจากผลลัพธ์อื่นๆ มาดูวิธีจัดเรียงและกรองข้อมูลใน Microsoft Excel กันดีกว่า

การเรียงลำดับเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่สะดวกที่สุดเมื่อทำงานใน Microsoft Excel คุณสามารถจัดเรียงแถวของตารางตามลำดับตัวอักษรตามข้อมูลที่อยู่ในเซลล์ของคอลัมน์ได้

คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลใน Microsoft Excel ได้โดยใช้ปุ่ม "จัดเรียงและกรอง" ซึ่งอยู่ในแท็บ "หน้าแรก" บน Ribbon ในบล็อกเครื่องมือ "การแก้ไข" แต่ก่อนอื่น เราต้องคลิกที่เซลล์ใดก็ได้ของคอลัมน์ที่เราจะจัดเรียง

ตัวอย่างเช่น ในตารางด้านล่าง ควรจัดเรียงพนักงานตามตัวอักษร ไปที่เซลล์ใดก็ได้ในคอลัมน์ "ชื่อ" แล้วคลิกปุ่ม "จัดเรียงและกรอง" หากต้องการจัดเรียงชื่อตามตัวอักษร ให้เลือก "จัดเรียงจาก A ถึง Z" จากรายการที่ปรากฏขึ้น

อย่างที่คุณเห็นข้อมูลทั้งหมดในตารางจัดเรียงตามรายการนามสกุลตามตัวอักษร

หากต้องการเรียงลำดับย้อนกลับ ในเมนูเดียวกัน ให้เลือกปุ่มเรียงลำดับจาก Z ถึง A

รายการจะถูกสร้างขึ้นใหม่ในลำดับย้อนกลับ

ควรสังเกตว่าการเรียงลำดับประเภทนี้ระบุเฉพาะสำหรับรูปแบบข้อมูลข้อความเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ด้วยรูปแบบตัวเลข การเรียงลำดับจะถูกระบุเป็น "จากต่ำสุดไปสูงสุด" (และในทางกลับกัน) และด้วยรูปแบบวันที่ - "จากเก่าไปหาใหม่" (และในทางกลับกัน)

การเรียงลำดับแบบกำหนดเอง

แต่อย่างที่เราเห็น ด้วยการจัดเรียงประเภทนี้ตามค่าเดียว ข้อมูลที่มีชื่อของบุคคลเดียวกันจะถูกจัดเรียงภายในช่วงตามลำดับแบบสุ่ม

แต่ถ้าเราอยากจะเรียงลำดับชื่อตามตัวอักษรล่ะก็ เช่น ถ้าชื่อตรงกัน ต้องแน่ใจว่าข้อมูลถูกจัดเรียงตามวันที่ล่ะ? ในการดำเนินการนี้ตลอดจนการใช้คุณสมบัติอื่น ๆ ทั้งหมดในเมนู "การเรียงลำดับและตัวกรอง" เดียวกัน เราจำเป็นต้องไปที่รายการ "การเรียงลำดับแบบกำหนดเอง..."

หลังจากนี้ หน้าต่างการตั้งค่าการเรียงลำดับจะเปิดขึ้น หากตารางของคุณมีส่วนหัว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าในหน้าต่างนี้มีเครื่องหมายถูกอยู่ถัดจากตัวเลือก “ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว”

ในช่อง "คอลัมน์" ให้ระบุชื่อของคอลัมน์ที่จะใช้ในการเรียงลำดับ ในกรณีของเรา นี่คือคอลัมน์ "ชื่อ" ช่อง "การเรียงลำดับ" ระบุประเภทของเนื้อหาที่จะถูกจัดเรียงตาม มีสี่ตัวเลือก:

• ค่านิยม;
• สีของเซลล์
• สีตัวอักษร;
• ไอคอนเซลล์

แต่ในกรณีส่วนใหญ่ จะมีการใช้รายการ "ค่า" มันถูกตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้น ในกรณีของเรา เราจะใช้จุดเฉพาะนี้ด้วย

ในคอลัมน์ "คำสั่งซื้อ" เราต้องระบุลำดับข้อมูลที่จะจัดเรียง: "จาก A ถึง Z" หรือในทางกลับกัน เลือกค่า “จาก A ถึง Z”

ดังนั้นเราจึงได้ตั้งค่าการเรียงลำดับตามคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง เพื่อกำหนดค่าการเรียงลำดับตามคอลัมน์อื่น ให้คลิกที่ปุ่ม "เพิ่มระดับ"

ชุดฟิลด์อื่นจะปรากฏขึ้น ซึ่งจะต้องกรอกเพื่อจัดเรียงตามคอลัมน์อื่น ในกรณีของเรา ตามคอลัมน์ "วันที่" เนื่องจากรูปแบบวันที่ถูกตั้งค่าในเซลล์เหล่านี้ในฟิลด์ "คำสั่งซื้อ" เราจึงตั้งค่าไม่ใช่ "จาก A ถึง Z" แต่เป็น "จากเก่าไปใหม่" หรือ "จากใหม่ไปเก่า"

ในทำนองเดียวกัน ในหน้าต่างนี้ คุณสามารถกำหนดค่าหากจำเป็น โดยจัดเรียงตามคอลัมน์อื่นตามลำดับความสำคัญ เมื่อการตั้งค่าทั้งหมดเสร็จสิ้นให้คลิกที่ปุ่ม "ตกลง"

อย่างที่คุณเห็นตอนนี้ในตารางของเราข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเรียงก่อนอื่นตามชื่อพนักงานจากนั้นตามวันที่ชำระเงิน

แต่นั่นไม่ใช่ความเป็นไปได้ทั้งหมดของการเรียงลำดับแบบกำหนดเอง หากต้องการ ในหน้าต่างนี้ คุณสามารถกำหนดค่าการเรียงลำดับไม่ใช่ตามคอลัมน์ แต่ตามแถว โดยคลิกที่ปุ่ม "ตัวเลือก"

ในหน้าต่างตัวเลือกการจัดเรียงที่เปิดขึ้น ให้ย้ายสวิตช์จากตำแหน่ง "แถวช่วง" ไปที่ตำแหน่ง "คอลัมน์ช่วง" คลิกที่ปุ่ม "ตกลง"

ตอนนี้ โดยการเปรียบเทียบกับตัวอย่างก่อนหน้านี้ คุณสามารถป้อนข้อมูลสำหรับการเรียงลำดับได้ ป้อนข้อมูลและคลิกที่ปุ่ม "ตกลง"

อย่างที่คุณเห็นหลังจากนี้ คอลัมน์ต่างๆ ได้สลับตำแหน่งตามพารามิเตอร์ที่ป้อน

แน่นอนว่าสำหรับตารางของเราที่นำมาเป็นตัวอย่าง การใช้การเรียงลำดับโดยการเปลี่ยนตำแหน่งของคอลัมน์นั้นไม่มีประโยชน์อย่างยิ่ง แต่สำหรับตารางอื่นๆ บางตาราง การเรียงลำดับประเภทนี้อาจมีความเหมาะสมมาก

กรอง

นอกจากนี้ Microsoft Excel ยังมีฟังก์ชันกรองข้อมูลอีกด้วย ช่วยให้คุณมองเห็นเฉพาะข้อมูลที่คุณพิจารณาว่าจำเป็นและซ่อนส่วนที่เหลือ หากจำเป็น ข้อมูลที่ซ่อนไว้สามารถกลับสู่โหมดมองเห็นได้เสมอ

หากต้องการใช้ฟังก์ชันนี้ ให้ยืนบนเซลล์ใดก็ได้ในตาราง (ควรอยู่ในส่วนหัว) คลิกที่ปุ่ม "จัดเรียงและกรอง" อีกครั้งในบล็อกเครื่องมือ "การแก้ไข" แต่คราวนี้ในเมนูที่ปรากฏขึ้นให้เลือกรายการ "ตัวกรอง" คุณยังสามารถกดคีย์ผสม Ctrl+Shift+L แทนการกระทำเหล่านี้ได้

อย่างที่คุณเห็นในเซลล์ที่มีชื่อของคอลัมน์ทั้งหมดไอคอนจะปรากฏเป็นรูปสี่เหลี่ยมจัตุรัสซึ่งมีรูปสามเหลี่ยมคว่ำอยู่

คลิกที่ไอคอนนี้ในคอลัมน์ที่เราจะกรอง ในกรณีของเรา เราตัดสินใจกรองตามชื่อ ตัวอย่างเช่น เราต้องทิ้งข้อมูลของพนักงาน Nikolaev เท่านั้น ดังนั้นเราจึงลบเครื่องหมายถูกออกจากชื่อของพนักงานคนอื่นๆ ทั้งหมด

เมื่อขั้นตอนเสร็จสิ้นให้คลิกที่ปุ่ม "ตกลง"

อย่างที่คุณเห็นมีเพียงแถวที่มีชื่อพนักงานของ Nikolaev เท่านั้นที่ยังคงอยู่ในตาราง

มาทำให้งานซับซ้อนขึ้นและปล่อยให้ตารางเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ Nikolaev สำหรับไตรมาสที่สามของปี 2559 โดยคลิกที่ไอคอนในเซลล์ "วันที่" ในรายการที่เปิดขึ้น ให้ยกเลิกการเลือกเดือน "พฤษภาคม" "มิถุนายน" และ "ตุลาคม" เนื่องจากไม่ได้อยู่ในไตรมาสที่สาม และคลิกที่ปุ่ม "ตกลง"

อย่างที่คุณเห็น เหลือเพียงข้อมูลที่เราต้องการเท่านั้น

หากต้องการลบตัวกรองสำหรับคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งและแสดงข้อมูลที่ซ่อนไว้ ให้คลิกอีกครั้งที่ไอคอนที่อยู่ในเซลล์ที่มีชื่อคอลัมน์นี้ ในเมนูที่เปิดขึ้นให้คลิกที่รายการ “ลบตัวกรองจาก...”

หากคุณต้องการรีเซ็ตตัวกรองสำหรับตารางโดยรวม คุณต้องคลิกปุ่ม "จัดเรียงและกรอง" บน Ribbon และเลือกรายการ "ล้าง"

หากคุณต้องการลบตัวกรองออกทั้งหมด คุณควรเลือกรายการ "ตัวกรอง" ในเมนูเดียวกันเช่นเดียวกับเมื่อเริ่มต้นตัวกรองหรือพิมพ์แป้นพิมพ์ลัด Ctrl+Shift+L

นอกจากนี้ควรสังเกตว่าหลังจากที่เราเปิดใช้งานฟังก์ชัน "ตัวกรอง" เมื่อคุณคลิกที่ไอคอนที่เกี่ยวข้องในเซลล์ของส่วนหัวของตาราง ฟังก์ชันการเรียงลำดับที่เรากล่าวถึงข้างต้นจะพร้อมใช้งานในเมนูที่ปรากฏขึ้น: "การเรียงลำดับ จาก A ถึง Z”, “จัดเรียงจาก Z ถึง A” และ “จัดเรียงตามสี”

โต๊ะอัจฉริยะ

การเรียงลำดับและการกรองสามารถเปิดใช้งานได้โดยการเปลี่ยนพื้นที่ข้อมูลที่คุณทำงานด้วยให้กลายเป็นสิ่งที่เรียกว่า "ตารางอัจฉริยะ"

มีสองวิธีในการสร้างตารางอัจฉริยะ หากต้องการใช้อันแรก ให้เลือกพื้นที่ตารางทั้งหมด และเมื่ออยู่ในแท็บ "หน้าแรก" ให้คลิกที่ปุ่ม "จัดรูปแบบเป็นตาราง" บน Ribbon ปุ่มนี้อยู่ในบล็อกเครื่องมือ "สไตล์"

หลังจากนั้นกล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนพิกัดของตารางได้ แต่หากก่อนหน้านี้คุณเลือกพื้นที่ถูกต้อง คุณก็ไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ อีก สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่ามีเครื่องหมายถูกอยู่ถัดจากพารามิเตอร์ "ตารางที่มีส่วนหัว" ถัดไปเพียงคลิกที่ปุ่ม "ตกลง"

หากคุณตัดสินใจที่จะใช้วิธีที่สอง คุณจะต้องเลือกพื้นที่ตารางทั้งหมดด้วย แต่คราวนี้ไปที่แท็บ "แทรก" ขณะที่อยู่ที่นี่ บน Ribbon ในบล็อกเครื่องมือ "ตาราง" ให้คลิกที่ปุ่ม "ตาราง"

หลังจากนี้ เช่นเดียวกับครั้งก่อน หน้าต่างจะเปิดขึ้นซึ่งคุณสามารถปรับพิกัดของตำแหน่งตารางได้ คลิกที่ปุ่ม "ตกลง"

ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีใดในการสร้าง "ตารางอัจฉริยะ" คุณจะพบกับตารางในเซลล์ส่วนหัวซึ่งไอคอนตัวกรองที่เราอธิบายไว้ก่อนหน้านี้จะถูกติดตั้งไว้แล้ว

เมื่อคุณคลิกที่ไอคอนนี้ ฟังก์ชันเดียวกันทั้งหมดจะใช้งานได้เหมือนกับเมื่อคุณเปิดตัวกรองด้วยวิธีมาตรฐานผ่านปุ่ม "จัดเรียงและกรอง"

อย่างที่คุณเห็น เครื่องมือการเรียงลำดับและการกรองเมื่อใช้อย่างถูกต้องจะทำให้ผู้ใช้ทำงานกับตารางได้ง่ายขึ้นมาก คำถามในการใช้งานจะมีความเกี่ยวข้องอย่างยิ่งหากตารางมีอาร์เรย์ข้อมูลจำนวนมาก