ข้อเสนอสำหรับการประชุมทางธุรกิจ ตัวอย่างของโครงสร้างวากยสัมพันธ์

ขอขอบคุณสำหรับการแจ้งเกี่ยวกับการมาเยี่ยมสำนักงานของคุณนาย.... เรายินดีที่จะพบเขาและพร้อมที่จะหารือร่วมกัน

(วันที่)

ผลประโยชน์ทางธุรกิจและโอกาสในการร่วมมือ

หนังสือเสนอให้จัดประชุมหารือความร่วมมือทางธุรกิจ

ในระหว่างงาน Nizhny Novgorod Fair คุณได้เยี่ยมชมสำนักงานตัวแทนของเราและแสดงความสนใจในผลิตภัณฑ์ใหม่ของเรา โดยเฉพาะอุปกรณ์ทันตกรรม

ฉันยินดีที่จะพูดคุยกับคุณเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการขายอุปกรณ์ทางการแพทย์ในภูมิภาคของคุณ และสร้างความสัมพันธ์กับบริษัทของคุณ เราอาจพบกันที่สำนักงานกลางของเราในมอสโก หรือที่สำนักงานของบริษัทของคุณในโนโวซีบีสค์ ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของคุณ

ฉันหวังว่าจะได้พบคุณเร็ว ๆ นี้

จดหมายแนะนำวัตถุประสงค์ของจดหมายแนะนำคือการให้ข้อมูลที่เป็นกลางและครอบคลุมเกี่ยวกับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ( รายบุคคล) หรือองค์กร องค์กร สถาบัน (นิติบุคคล) ส่วนใหญ่แล้ว จดหมายแนะนำเป็นการทบทวนลูกจ้างเป็นการส่วนตัวของนายจ้าง ซึ่งโดยปกติจะมีหลักประกันสำหรับเขา ซึ่งเขาสามารถนำเสนอต่อผู้จ้างงานรายใดรายหนึ่งหรือที่มีศักยภาพก็ได้

การตกแต่ง.จดหมายแนะนำตัวเป็นประเภทหนึ่ง จดหมายธุรกิจดังนั้นกฎทั้งหมดในการจัดทำจดหมายธุรกิจจึงมีผลกับจดหมายแนะนำโดยสมบูรณ์ อย่างเป็นทางการ จดหมายแนะนำจะเขียนในรูปแบบใด ๆ โดยไม่ต้องระบุถึงผู้รับโดยเฉพาะ อย่างไรก็ตามหากรู้จักผู้รับก็แนะนำให้ระบุรายละเอียดของเขา หากคำแนะนำไม่ได้มาจากบุคคล แต่มาจากองค์กร ( นิติบุคคล) ควรเขียนไว้บนหัวจดหมายขององค์กร ความยาวที่แนะนำของตัวอักษรคือข้อความที่พิมพ์ดีดหนึ่งหน้า

โครงสร้างตัวอักษร

ชื่อ.หากจดหมายมาจากนิติบุคคล (ออกโดยหัวจดหมายขององค์กร) จากนั้นตามกฎในการเตรียมจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการจะระบุรายละเอียดของผู้ส่ง (ตราประทับมุมระบุชื่อขององค์กรไปรษณีย์และรายละเอียดอื่น ๆ ) รวมถึงหมายเลขทะเบียนและวันที่ลงทะเบียนจดหมายเป็นเอกสารขาออก หากรู้จักผู้รับ รายละเอียดของผู้รับจะถูกวางไว้ทางด้านขวาของส่วนหัว

ด้านล่างรายละเอียดตรงกลางหน้าจะระบุชื่อของเอกสาร: จดหมายแนะนำ

การยืนยันข้อเท็จจริงและเงื่อนไขการทำงานในองค์กรข้อมูลโดยย่อเกี่ยวกับตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่งและหน้าที่ที่ปฏิบัติ (สำหรับจดหมายแนะนำจากบุคคลทั่วไป ย่อหน้านี้ระบุว่าเป็นระยะเวลาใดและผู้เขียนจดหมายรู้จักบุคคลที่แนะนำในช่วงเวลาใดและในความสามารถใด) รายการความรับผิดชอบควรระบุคุณสมบัติของบุคคลที่แนะนำ

หากผู้แนะนำดำรงตำแหน่งต่าง ๆ ข้อมูลตำแหน่งที่ถือและดำเนินการ ความรับผิดชอบในงานระบุไว้ในแต่ละช่วงเวลา ตัวอย่างเช่น: Sidorov Vladimir Aleksandrovich ทำงานที่ บริษัท Vector ตั้งแต่วันที่ 12 มีนาคม 2541 ถึงวันที่ 16 มีนาคม 2545 รวมถึงตั้งแต่วันที่ 12 มีนาคม 2541 ถึงวันที่ 16 มีนาคม 2545 - ในตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายการค้าและการจัดซื้อตั้งแต่วันที่ 17 มีนาคมถึง 25 พฤศจิกายน 2545 - ในฐานะผู้จัดการอาวุโสของแผนกเดียวกัน

ความรับผิดชอบของเขาในฐานะผู้จัดการประกอบด้วยการจัดการจัดหาส่วนประกอบ และในฐานะผู้จัดการอาวุโส - ในการจัดปฏิสัมพันธ์ระหว่างบริษัทที่จัดหาส่วนประกอบและการผลิต

คำอธิบายสั้น ๆคุณสมบัติทางวิชาชีพ ธุรกิจ และส่วนบุคคลแนะนำและความสำเร็จที่เขาได้รับระหว่างการทำงานในองค์กร คำทั่วไปเช่น เชื่อถือได้มีความสามารถมีมโนธรรมฯลฯ แต่มุ่งเน้นไปที่ข้อเท็จจริงเฉพาะที่แสดงลักษณะของบุคคลที่แนะนำในแง่ของคุณสมบัติทางวิชาชีพและความสามารถในการรับมือกับงานบางอย่าง ที่นี่คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่หมวดหมู่ต่างๆ เช่น ระดับความรู้และความขยันในการปฏิบัติหน้าที่ขั้นพื้นฐาน ความสามารถในการรับมือกับงานที่ไม่ได้มาตรฐาน ความฉลาด ความคิดริเริ่ม ความสามารถในการเรียนรู้ ความสามารถในการปรับตัวในสถานการณ์ต่างๆ ความมั่นคงทางอารมณ์ คุณภาพความเป็นผู้นำ (สำหรับ ตัวอย่าง: เชี่ยวชาญซอฟต์แวร์อย่างอิสระ ดำเนินการเจรจาธุรกิจอย่างอิสระและประสบความสำเร็จ จัดการผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างมีประสิทธิภาพ ฯลฯ ) ที่นี่คุณสามารถให้การเปรียบเทียบโดยประมาณระหว่างงานของบุคคลที่แนะนำกับงานของเพื่อนร่วมงานระบุความสำเร็จที่สำคัญที่สุดโครงการที่พัฒนาและดำเนินการโดยเขาเป็นการส่วนตัว

สาเหตุที่ต้องเปลี่ยนงาน(ออกจากองค์กรย้ายไปที่อื่น) นี่อาจเป็นการเปลี่ยนแปลงในโปรไฟล์ขององค์กร การปิดแผนก การเปลี่ยนแปลงบุคลากรในองค์กร การเปลี่ยนสถานที่อยู่อาศัย ฯลฯ

ข้อสรุป:การประเมินความสามารถ คุณสมบัติทางธุรกิจของบุคคลที่แนะนำ ศักยภาพในการสร้างสรรค์ และการเติบโตทางอาชีพที่เป็นไปได้โดยสรุปและเฉพาะเจาะจง ข้อแนะนำ ถึงครอบครองตำแหน่งหรือตำแหน่งเฉพาะ (ในบางกรณี ขอแนะนำให้ระบุขอบเขตที่คุณแนะนำบุคคลสำหรับตำแหน่งที่ต้องการที่นี่: อย่างไม่มีเงื่อนไข, อย่างยิ่ง, มีการจองไว้บ้าง, ไม่แนะนำ)ตัวอย่างเช่น: Sidorov Vladimir Aleksandrovich เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี... (หรือ...มีประสบการณ์มากมายในการทำงานกับเซิร์ฟเวอร์ ซอฟต์แวร์...หรือ...สามารถทำงานได้อย่างอิสระด้วย ลูกค้าองค์กร... ฯลฯ) ฉันเชื่อว่านาย Sidorov สามารถปฏิบัติหน้าที่หัวหน้าแผนกได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยทำงานเป็นหัวหน้าแผนก รองหัวหน้าแผนกคอมพิวเตอร์ขององค์กรระดับกลาง

พิกัดติดต่อบุคคลที่ลงนามในจดหมาย ประเด็นนี้มีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะกับจดหมายแนะนำที่เขียนโดยบุคคลธรรมดา เนื่องจากมีความเป็นไปได้ค่อนข้างมากที่นายจ้างใหม่หลังจากอ่านจดหมายแนะนำแล้วจะต้องการชี้แจงรายละเอียดบางอย่าง

ลายเซ็น.มีการระบุตำแหน่ง นามสกุล ชื่อ และนามสกุลของผู้ลงนามในจดหมาย

หากจดหมายเขียนโดยบุคคลธรรมดา วันที่ของคำแนะนำจะระบุไว้ใต้ลายเซ็น อย่างเป็นทางการ ลายเซ็นไม่จำเป็นต้องมีการรับรองพร้อมตราประทับขององค์กร

ตัวอย่างโครงสร้างวากยสัมพันธ์

ความรับผิดชอบในงานของเลขานุการ-ผู้ช่วยค่อนข้างหลากหลาย และอย่างน้อยที่สุดก็คือการมีส่วนร่วมในการเจรจาที่องค์กรดำเนินการ ในบทความนี้เราจะพิจารณาหลายประเด็นเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการนี้

เหตุใดจึงจำเป็น?

การเจรจาเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนในระหว่างที่ผู้เข้าร่วม (ฝ่ายต่างๆ) ที่มีผลประโยชน์ร่วมกันและ/หรือขัดแย้งกันพยายามที่จะบรรลุผลที่เป็นประโยชน์ร่วมกันในกระบวนการพูดคุยแบบเห็นหน้ากันหรือโต้ตอบทางจดหมาย ผลประโยชน์ร่วมกันและความขัดแย้งให้เหตุผลและเป็นพื้นฐานสำหรับการเจรจา ในกรณีแรก คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายมุ่งมั่นที่จะบรรลุข้อตกลงเกี่ยวกับการประสานและความสอดคล้องของการกระทำของตนเพื่อสร้างผลการทำงานร่วมกัน ประการที่สอง พวกเขามุ่งมั่นที่จะลดความสูญเสียจากการตอบโต้การกระทำของตนโดยการพัฒนาการประนีประนอมที่ยอมรับร่วมกัน

ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมทางธุรกิจ ในการเจรจาเกือบทั้งหมด บริษัทจะแก้ไขปัญหาทั้งสองอย่าง สิ่งนี้สามารถแสดงให้เห็นได้จากข้อความคลาสสิก แม้ว่าจะไม่เป็นความจริงเสมอไปก็ตาม “ทุกคนมุ่งมั่นที่จะซื้อผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพดีที่สุดในราคาต่ำสุด และขายสินค้าที่มีคุณภาพแย่ที่สุดในราคาสูงสุดที่เป็นไปได้”

มีโรงเรียนธุรกิจหลายแห่งที่ให้การฝึกอบรมเทคนิคการเตรียมการและการเจรจาต่อรองที่มีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้น่าสนใจสำหรับเราไม่มากนักจากตำแหน่งในการบรรลุผลลัพธ์เชิงบวก แต่จากมุมมองที่เป็นประโยชน์

หากเราละทิ้งวัตถุประสงค์หลักของกระบวนการเจรจา ขั้นตอนการลงทะเบียนจะดำเนินตามเป้าหมายพื้นฐานหลายประการ ประการแรกคือการสร้างระบบเพื่อให้แน่ใจว่ามีแนวทางการเจรจาที่สม่ำเสมอในบริษัท นี่เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนซึ่งรวมถึงทั้งการกำหนดเป้าหมายก่อนการทำสัญญาและความสามารถในการระบุข้อผิดพลาดของตนเองในระหว่างการเจรจา เช่นเดียวกับการสร้างเอกสารสำคัญที่อนุญาตให้เรากำหนดเวลา กับใคร และเกี่ยวกับการเจรจาที่จัดขึ้น . ประการที่สองคือการก่อตัวของกลุ่มเอกสารที่ช่วยให้คุณสามารถจัดทำเอกสารทางบัญชีหลัก (“ ตัดจำหน่าย”) สำหรับค่าใช้จ่ายบันเทิงได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประการที่สามคือการสร้างฐานสารคดีที่ช่วยให้สามารถยืนยันการมีอยู่ของเป้าหมายทางเศรษฐกิจและธุรกรรมทางเศรษฐกิจที่แท้จริงเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี การมีเอกสารที่บันทึกข้อเท็จจริงและความคืบหน้าของการเจรจาหากจำเป็น สามารถใช้เป็นข้อพิสูจน์ได้ว่าองค์กรไม่ได้ทำธุรกรรมกับบริษัทเชลล์ และในบางกรณี จะอำนวยความสะดวกในกระบวนการตรวจสอบ "การหลอกลวง" ใน ส่วนหนึ่งของคู่สัญญาที่ไร้ยางอาย

ขั้นแรก: การเตรียมการ

การเจรจาไม่ใช่แค่การ “พูดคุย” ที่โต๊ะกลมเท่านั้น นี่เป็นกระบวนการที่ซับซ้อน และก่อนที่ผู้จัดการจะนั่งที่โต๊ะในตำนานและหยิบปากกาหมึกซึมเป็นการส่วนตัว ผู้ใต้บังคับบัญชาของพวกเขาก็มีงานต้องทำมากมาย เราจะละเว้นการค้นหาและคัดเลือกผู้รับเหมาพร้อมกับงานประกอบทั้งหมดเนื่องจากโดยปกติจะทำโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง

ในขั้นตอนการเตรียมการ จำเป็นต้องกำหนดเงื่อนไขขอบเขตสำหรับบริษัท: สูงสุด (สิ่งที่ต้องบรรลุ) และขั้นต่ำ (หลังจากนั้นการเจรจาจะหมดความหมาย) นี่จะยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นหากการเจรจาไม่ได้ดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่ระดับสูงของบริษัท แต่โดยผู้ใต้บังคับบัญชาซึ่งมีขอบเขตอำนาจที่จำกัดอย่างเห็นได้ชัด

จากมุมมองทางจิตวิทยา (และโค้ชธุรกิจเกือบทั้งหมดสังเกตสิ่งนี้) คุณต้องเจรจากับ "แครอท" หลายตัวภายใต้กรอบเงื่อนไขรองซึ่งไม่ใช่กุญแจสำคัญสำหรับคุณ แต่อาจเป็นเช่นนั้นสำหรับคู่สัญญาของคุณ เงื่อนไขเหล่านี้อาจไม่สมเหตุสมผลเสมอไป แต่บางทีอาจเป็นเงื่อนไขที่มีการพัฒนา "ในอดีต" ในบริษัท และการเปลี่ยนแปลงทำให้เกิดปัญหาในองค์กรสำหรับผู้จัดการที่ทำการเจรจา

ลองจินตนาการดูว่า งานเบื้องต้นดำเนินการ แผนกจัดหาได้เลือกบริษัทสองหรือสามบริษัท พารามิเตอร์พื้นฐานธุรกรรมเป็นที่รู้จักและหารือกันโดยทั้งสองฝ่าย มีคำถามพื้นฐานหลายประการยังคงอยู่ เราจะเลือกเงื่อนไขสามพารามิเตอร์ของธุรกรรมที่ต้องการความสนใจและการหารือระหว่างทั้งสองฝ่าย - ราคา เวลาการส่งมอบ และคุณภาพ

ในบางกรณี การเจรจาจำเป็นต้องมีการกำหนดวาระและกฎเกณฑ์ที่เข้มงวด ซึ่งจะหารือกันก่อนการประชุมหรือโดยตรงในขั้นตอนแรก เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วการเจรจาจะถือว่าประกอบด้วยการมอบหมายที่เท่าเทียมกัน จึงสมเหตุสมผลที่จะกำหนดจำนวนผู้เข้าร่วม

จากข้อมูลข้างต้น คุณสามารถสร้างรายการเอกสารที่จำเป็น ซึ่งจะรวมถึง:

• คำสั่งให้จัดระเบียบการค้นหาคู่สัญญาที่มีการจัดตั้งเงื่อนไขขอบเขต (ตัวอย่างที่ 1)
• รายงานจากผู้รับเหมาพร้อมข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับคู่สัญญาที่เป็นไปได้ (ตัวอย่างที่ 2)
• คำสั่งที่กำหนดพารามิเตอร์การเจรจากับคู่สัญญาแต่ละฝ่ายและวาระการเจรจา (ตัวอย่างที่ 3)
• จดหมายเสนอให้คู่สัญญาประชุม (ตัวอย่างที่ 4)

ตัวอย่างที่ 1

คำสั่งในการจัดการค้นหาซัพพลายเออร์

(เวกเตอร์-เซิร์ฟเวอร์ LLC)

คำสั่ง

01.04.2013 № 45

ตำแหน่ง เดเรฟยานกา

เกี่ยวกับการจัดการค้นหาผู้จำหน่ายน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรในการซื้อน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น

ฉันสั่งซื้อ:

1. แผนกจัดหาภายใต้การนำของหัวหน้าแผนก M.V. ภายในวันที่ 15 เมษายน 2556 จะทำการศึกษาน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นเพื่อระบุซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพ

2. กำหนดข้อกำหนดต่อไปนี้สำหรับองค์กรซัพพลายเออร์:

– ความพร้อมของความสามารถทางเทคนิคในการจัดหาเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นไปยังที่ตั้งขององค์กร

– ปรากฏตัวในตลาดเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นในภูมิภาคเป็นเวลาอย่างน้อยสองปี

3. กำหนดพารามิเตอร์ของธุรกรรม:

– ค่าเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นโดยคำนึงถึงการขนส่งไม่เกินจำนวนที่กำหนด (ภาคผนวกหมายเลข 1 ของคำสั่งซื้อ)

– ความเป็นไปได้ในการจัดหาเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นให้สอดคล้องกับตารางความต้องการขององค์กร (ภาคผนวกหมายเลข 2 ของคำสั่งซื้อ)

– การปฏิบัติตามคุณภาพของเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นด้วย GOST ในปัจจุบัน

– ขั้นตอนการชำระเงิน: โดยมีการเลื่อนการชำระเงินหรือการชำระเงินสูงสุดที่เป็นไปได้ตามข้อเท็จจริง

ผู้จัดการทั่วไป สโตโรไซโก ส.ส. สโตโรไซโก

ฉันได้อ่านคำสั่งแล้ว:

ซิโวลาปอฟ เอ็ม.วี. ซิโวลาปอฟ 01.04.2013

ตัวอย่างที่ 2

บันทึกข้อตกลง

ตามคำสั่งที่ 45 ลงวันที่ 1 เมษายน 2556 ฝ่ายจัดหาได้ทำการศึกษาตลาดน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น พบว่าบริษัทต่อไปนี้มีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ที่กำหนด:

1. บริษัทจำกัด "บริษัทเชื้อเพลิง "ตะวันตกเฉียงเหนือ" (Klyuchevaya St., 18, สำนักงาน 208, Petrozavodsk, Republic of Karelia, 185000)

2. บริษัทจำกัดความรับผิด "บริษัท Petrozavodsk Fuel-Service" (Borovaya St., 12, อาคาร 1a, Petrozavodsk, Republic of Karelia, 185013)

3. บริษัทร่วมทุนปิด “บริษัท Karelian Fuel” (Chapaeva St., 5, อาคาร 42, Petrozavodsk, Republic of Karelia, 185007)

มีการศึกษาข้อเสนอและความเป็นไปได้ในการจัดหาเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นตามปริมาณที่ต้องการโดยบริษัทเหล่านี้ ส่งผลให้มีการระบุประเด็นหลายประการที่ต้องศึกษารายละเอียดเพิ่มเติม

1. LLC "บริษัทเชื้อเพลิง "ตะวันตกเฉียงเหนือ"":

– สามารถรับส่วนลดตามปริมาณการจัดส่งได้ และขนาดของส่วนลดจะถูกกำหนดเป็นรายบุคคลตามเงื่อนไขการชำระเงิน

– เกี่ยวกับกำหนดการส่งมอบ ข้อเสนอของคู่สัญญาแตกต่างอย่างมากจากคำขอของเรา การสรุปข้อตกลงกับองค์กรนี้จะต้องมีความจุพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติมในอาณาเขตขององค์กร

ฉันอยากจะดึงความสนใจของคุณไปที่ความจริงที่ว่าจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ทางการเงินเพิ่มเติมเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการสรุปข้อตกลงกับองค์กรนี้ โดยคำนึงถึงต้นทุนเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นที่ต่ำกว่าคู่แข่งอย่างมาก ฉันขอให้คุณมอบหมายงานที่เหมาะสมให้กับการจัดการทางการเงิน

2. บริษัทจำกัด "บริษัท Petrozavodsk Fuel-Service":

– การอภิปรายเกี่ยวกับการรับประกันการส่งมอบเพิ่มเติม (บริษัท ดำเนินธุรกิจในตลาดมาเป็นเวลา 2.5 ปี)

– การอภิปรายเกี่ยวกับขั้นตอนการชำระเงิน เป็นไปได้ที่จะได้รับการเลื่อนออกไปสูงสุด 30 วัน

3. ปิดบริษัทร่วมหุ้น "บริษัท Karelian Fuel":

– ราคาสินค้าถูกกำหนดตามเงื่อนไขการชำระเงิน สามารถรับส่วนลดเพิ่มเติมได้หากมีการรับประกันการชำระเงินเพิ่มเติม

– กำหนดการส่งมอบ ข้อเสนอของคู่สัญญาแตกต่างจากคำขอของเรา เราพร้อมที่จะหารือเกี่ยวกับกำหนดการที่เราเสนอ โดยมีเงื่อนไขว่าเราต้องรับผิดชอบต้นทุนเพิ่มเติมในการจัดส่งสินค้า

ฉันอยากจะดึงความสนใจของคุณไปที่ความจริงที่ว่าจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ทางการเงินเพิ่มเติมเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการสรุปข้อตกลงกับองค์กรนี้ สำหรับสินค้าหลายรายการการเพิ่มขึ้นของต้นทุนสินค้าจากมูลค่าสูงสุดจะอยู่ที่ 5 ถึง 10% พร้อมการรับประกันการส่งมอบตรงเวลาในระดับสูง

หัวหน้าฝ่ายจัดหา ซิโวลาปอฟ เอ็มวี ซิโวลาปอฟ

ตัวอย่างที่ 3

คำสั่งในการจัดการเจรจา

บริษัทจำกัดความรับผิด "Vector-Sever"

(เวกเตอร์-เซิร์ฟเวอร์ LLC)

คำสั่ง

03.04.2013 № 49

ตำแหน่ง เดเรฟยานกา

ในการจัดการเจรจากับ Fuel Company North-West LLC

เนื่องจากจำเป็นต้องจัดการเจรจาเรื่องการจัดหาเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น

ฉันประกาศ:

1. หัวหน้าแผนกจัดหา M.V. Sivolapov จนถึงวันที่ 25 เมษายน 2556 จัดการเจรจากับ Fuel Company North-West LLC

2. ซิโวลาปอฟ เอ็ม.วี. ในระหว่างการเจรจา พยายามกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินสำหรับผลิตภัณฑ์ที่จัดหาตามเงื่อนไขการชำระเงินเลื่อนออกไปอย่างน้อย 15 วันตามปฏิทิน หากเป็นไปไม่ได้ที่จะบรรลุการชำระเงินเลื่อนออกไป คุณสามารถตกลงชำระเงินด้วยเลตเตอร์ออฟเครดิตที่ธนาคาร Severnaya Kazna หรือ Sberbank สาขาตะวันตกเฉียงเหนือ

เสนอให้คู่สัญญาเพิ่มเกณฑ์ความรับผิดสำหรับการละเมิดกำหนดการส่งมอบมากกว่า 3 วันตามปฏิทิน ขีดจำกัดสูงสุดของตำแหน่ง: ปรับครั้งเดียว 10% ของต้นทุนของแบตช์ และค่าปรับสูงถึง 0.8% ของต้นทุนของแบตช์ที่ยังไม่ได้ส่งมอบต่อวัน ขีดจำกัดล่างของตำแหน่ง: ปรับครั้งเดียว 5% ของต้นทุนของแบตช์ และค่าปรับสูงถึง 0.3% ของต้นทุนของแบตช์ที่ยังไม่ได้ส่งมอบต่อวัน

กำหนดเงื่อนไขหลักของการทำธุรกรรม (ภาคผนวกที่ 1) รวมถึงกำหนดการจัดหาน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น

3. กำหนดองค์ประกอบของผู้เข้าร่วมการเจรจา:

– หัวหน้าแผนกจัดหา M.V. Sivolapov;

– หัวหน้าฝ่ายกฎหมาย Zuev S.V.;

– เลขาธิการ Buldakova T.V.

ผู้จัดการทั่วไป สโตโรไซโก ส.ส. สโตโรไซโก

ต่อไปนี้ได้ทำความคุ้นเคยกับคำสั่งซื้อ:

ซิโวลาปอฟ เอ็ม.วี. ซิโวลาปอฟ 04/03/2556

ซูฟ เอส.วี. ซูฟ 04/03/2013

บูลดาโควา ที.วี. บูลดาโควา 04/03/2013

ตัวอย่างที่ 4

หนังสือเสนอให้คู่สัญญาจัดประชุม

เรียนเซมยอนมิคาอิโลวิช!

บริษัทของเราได้ทำความคุ้นเคยกับเงื่อนไขการจัดส่งที่คุณเสนอซึ่งดูน่าสนใจสำหรับเรา เราขอเชิญคุณส่งตัวแทนที่ได้รับอนุญาตเพื่อหารือเกี่ยวกับเงื่อนไขบางประการของสัญญา ในส่วนหนึ่งของการเจรจา ก่อนอื่นเราถือว่าจำเป็นต้องหารือเกี่ยวกับข้อกำหนดและขั้นตอนการชำระเงินสำหรับสินค้าที่คุณจัดหา เรากำลังส่งร่างข้อตกลงการจัดหาไปให้คุณ เรายินดีที่จะรับฟังความปรารถนาของคุณเกี่ยวกับเงื่อนไขของมัน

ขอแสดงความนับถือ,

ผู้จัดการทั่วไป สโตโรไซโก ส.ส. สโตโรไซโก

ขั้นตอนที่สอง: ดำเนินการ

ก่อนที่จะเริ่มการเจรจาด้วยตนเอง ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวแทนของคู่สัญญาของคุณมีอำนาจในการดำเนินการดังกล่าว เอกสารเดียวที่สามารถยืนยันได้คือหนังสือมอบอำนาจ (ตัวอย่างที่ 5) สามารถออกหนังสือมอบอำนาจเพื่อเป็นตัวแทนผลประโยชน์ในระหว่างการอภิปรายเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของความร่วมมือและเพื่อสรุปข้อตกลง ในกรณีที่สองถือเป็นเอกสารที่สำคัญกว่า ได้แก่ แสดงถึงสถานะอันสูงส่งของผู้มีส่วนร่วมในการเจรจา

ตัวอย่างที่ 5

หนังสือมอบอำนาจสำหรับอำนาจการเจรจาต่อรอง

บริษัทจำกัดความรับผิด "Vector-Sever"

(เวกเตอร์-เซิร์ฟเวอร์ LLC)

เซนต์ Komsomolskaya, 3, จาก. 34 ตำแหน่ง Derevyanka, เขต Prionezhsky, สาธารณรัฐ Karelia, 185525

OGRN 1121040000773 INN 1020176678 KPP 102001001

หนังสือมอบอำนาจครั้งที่ 3/01

ครั้งแรกของเดือนเมษายนสองพันสิบสาม

หมู่บ้าน Derevyanka

บริษัทจำกัด "Vector-Sever", OGRN 1121040000773 INN 1020176678 KPP 102001001 เป็นตัวแทนโดยผู้อำนวยการทั่วไป Semyon Semenovich Storozheiko ซึ่งทำหน้าที่ตามกฎบัตร

อนุญาต

Sivolapov Mikhail Vladimirovich (หนังสือเดินทาง 34 45 หมายเลข 889900 ออกโดย Prionezhsky Department of Internal Affairs เขตสาธารณรัฐคาเรเลีย 08/01/2545)

เป็นตัวแทนผลประโยชน์ของ Vector-Sever LLC ในระหว่างการเจรจากับ Fuel Company North-West LLC เกี่ยวกับการสรุปข้อตกลงในการจัดหาเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น โดยมีสิทธิ์ลงนามรายงานการประชุม บันทึกข้อตกลง และเอกสารอื่น ๆ ที่บันทึกผลลัพธ์ที่ได้รับในระหว่างการสนทนา ของประเด็นที่ถกเถียงกัน

หนังสือมอบอำนาจออกให้โดยไม่มีสิทธิทดแทน

หนังสือมอบอำนาจมีกำหนดระยะเวลาสามเดือน

ลายเซ็นของ Sivolapov M.V. - ซิโวลาปอฟ ______ ฉันรับรอง

ผู้จัดการทั่วไป สโตโรไซโก ส.ส. สโตโรไซโก

บ่อยครั้งที่การเจรจาระหว่างคู่ค้าที่เท่าเทียมกันและมีผลประโยชน์ร่วมกันสองคนในการทำธุรกรรมนั้นมีความโดดเด่นด้วยคุณสมบัติหลายประการ:

• กระบวนการไม่มีโครงสร้างที่ชัดเจนและเกิดขึ้นโดยไม่มีประธาน
• นอกเหนือจากกฎทั่วไปของความสุภาพแล้ว ไม่มีปัจจัยยับยั้งอื่นใดในระหว่างการเจรจา
• คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายกำหนดวาระการเจรจาตามความคืบหน้า
• การเจรจาไม่ได้จบลงด้วยผลลัพธ์ที่เป็นบวกเสมอไป คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายอาจตัดสินใจที่จะไม่ตกลงที่จะทำธุรกรรม

ไม่สามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่าลักษณะเหล่านี้เป็นเชิงลบ แต่ถ้าแสดงออกมาชัดเจนเกินไป (เช่น เนื่องจากบุคคลที่เข้าร่วมมีอารมณ์ความรู้สึกสูง) การเจรจาแบบหลายแง่มุมและหลายภารกิจก็จะกลายเป็นความสับสนโดยสิ้นเชิง ผลของความสับสนดังกล่าวในการอภิปรายอาจเป็นได้ว่าทั้งสองฝ่ายไม่เข้าใจสิ่งที่พวกเขาตกลงกันในระหว่างการเจรจา

รายงานการประชุมหรือบันทึกข้อตกลงที่ร่างขึ้นตามผลลัพธ์สามารถช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดในระหว่างการเจรจา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการประชุมใช้เวลานานหลายวันหรือเกิดขึ้นในหลายขั้นตอน ไม่มีแบบฟอร์มเดียวสำหรับเอกสารเหล่านี้ อย่างไรก็ตาม แน่นอนว่าพวกเขาควรมีรายละเอียดพื้นฐาน เช่น วันที่ และอาจถึงเวลาของการประชุม สถานที่ซึ่งเกิดขึ้น และชื่อของผู้เข้าร่วม ตามกฎแล้ว รายงานการประชุมไม่เพียงบันทึกผลลัพธ์ที่ได้รับ แต่ยังรวมถึงข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดของการประชุมด้วย

การเก็บบันทึกสามารถแทนที่ได้ด้วยการบันทึกเสียงหรือวิดีโอ อย่างไรก็ตาม ในกรณีนี้ มีความแตกต่างหลายประการ ประการแรก การบันทึกจะทำได้ก็ต่อเมื่อได้รับความยินยอมจากผู้เข้าร่วมทุกคนเท่านั้น และความยินยอมดังกล่าวควรบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษรหรือโดยคำแถลงของผู้เข้าร่วมแต่ละรายหลังจากเริ่มการบันทึกแล้ว ประการที่สอง ศาลใน สหพันธรัฐรัสเซียตามเนื้อผ้ามีทัศนคติที่ยากลำบากต่อการบันทึกเสียงและวิดีโอ ดังนั้นไม่ว่าจะบันทึกเสียงหรือวิดีโออย่างไร ก็จำเป็นต้องจัดทำบันทึกขั้นสุดท้ายหรือบันทึกระหว่างกาลเมื่อสิ้นสุดการประชุมแต่ละครั้ง นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการตีความข้อมูลทางวาจาที่แลกเปลี่ยนกันระหว่างทั้งสองฝ่ายในระหว่างการสนทนาที่ไม่ชัดเจน ตามชื่อที่แนะนำ บันทึกระหว่างกาลจะบันทึกผลลัพธ์ของการประชุมปัจจุบัน และบันทึกข้อตกลงขั้นสุดท้ายจะบันทึกกระบวนการเจรจาทั้งหมดโดยรวม นอกจากนี้ หากโปรโตคอลสามารถเป็นแบบด้านเดียวได้ เช่น เรียบเรียงเพื่อ การใช้งานภายในใน บริษัท (แม้ว่าจะไม่เป็นที่พึงปรารถนาก็ตาม) ผู้เข้าร่วมทุกคนจะต้องลงนามบันทึกข้อตกลง (ไม่เช่นนั้นความหมายของการจัดทำเอกสารจะสูญหาย)

ขั้นตอนที่สาม: บันทึกผลลัพธ์

บันทึกข้อตกลงมักจะไม่บันทึกความคืบหน้าของการเจรจาต่างจากพิธีสาร แต่จะบันทึกเฉพาะข้อตกลงที่คู่สัญญาบรรลุเท่านั้น (ตัวอย่างที่ 6) เป็นที่น่าสังเกตว่า ขึ้นอยู่กับอำนาจของฝ่ายที่เข้าร่วมในการเจรจา ข้อตกลงดังกล่าวและเอกสารที่รับรองให้มีสถานะทางกฎหมายที่แตกต่างกัน ดังนั้นหาก:

• บุคคลที่มีสิทธิทำข้อตกลงมีส่วนร่วมในการเจรจา
• ข้อความของเอกสารดังกล่าวสื่อถึงความตั้งใจที่จะทำธุรกรรมโดยตรง
• เอกสารประกอบด้วยเงื่อนไขทั้งหมดที่สำคัญจากมุมมองของกฎหมายปัจจุบันสำหรับ ประเภทนี้สัญญา;

ดังนั้นเอกสารดังกล่าวจากมุมมองของผลที่ตามมาถือเป็นข้อตกลงเบื้องต้น ตามมาตรา. 429 และวรรค 4 ของมาตรา มาตรา 445 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย หากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งหลบเลี่ยงการลงนามในเอกสารหลักในเวลาต่อมา ฝ่ายที่สองก็มีสิทธิ์เรียกร้องข้อสรุปใน ขั้นตอนการพิจารณาคดี- หากไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่งข้างต้น เอกสารดังกล่าวจะไม่ก่อให้เกิดผลทางกฎหมายจนกว่าจะสรุปข้อตกลงหลัก อย่างไรก็ตาม หลังจากการสรุปแล้ว ในกรณีที่มีข้อพิพาท คู่กรณีในศาลสามารถใช้เป็นหลักฐานในการระบุความตั้งใจที่แท้จริงของคู่กรณี ณ เวลาที่สรุปธุรกรรมได้

ภายในองค์กร เอกสารที่ทำให้กระบวนการเจรจาเสร็จสมบูรณ์มักจะเป็นคำสั่งหรือคำสั่งจากผู้จัดการ (ตัวอย่างที่ 7)

ตัวอย่างที่ 6

บันทึกข้อตกลง

เวลาเริ่มเจรจา : 12.30 น. เวลาสิ้นสุดการเจรจา : 14.30 น

สถานที่จัดประชุม: st. Komsomolskaya ตำแหน่ง Derevyanka, เขต Prionezhsky, สาธารณรัฐ Karelia

ปัจจุบัน:

จาก Vector-Sever LLC

หัวหน้าคณะผู้แทน: หัวหน้าฝ่ายจัดหา M.V. Sivolapov ดำเนินการตามหนังสือมอบอำนาจ ลงวันที่ 1 เมษายน 2556 ฉบับที่ 3/01

หัวหน้าฝ่ายกฎหมาย Zuev S.V.;

เลขานุการผู้อ้างอิง Buldakova T.V.

หัวหน้าคณะผู้แทน: หัวหน้าฝ่ายขาย Ivanova R.I. ดำเนินการตามหนังสือมอบอำนาจลงวันที่ 20 กุมภาพันธ์ 2556 ลำดับที่ 23

สมาชิกของคณะผู้แทน (โดยไม่มีการยืนยันหนังสือรับรอง):

ที่ปรึกษากฎหมาย Samarin I.M.;

ผู้เชี่ยวชาญฝ่ายขาย Ezhova A.V.

ประเด็นที่หารือ:

1. ข้อความร่างสัญญาการจัดหาเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น จัดทำโดย Vector-Sever LLC

2. เงื่อนไขการรับประกันการปฏิบัติตามกำหนดเวลาการส่งมอบที่กำหนดโดยสัญญา

3. เงื่อนไขการชำระค่าสินค้า

ความคืบหน้าของการเจรจาได้รับการบันทึกโดยใช้เครื่องบันทึกเสียง (การบันทึกการเจรจา ไฟล์ “21042013.mp3” จะถูกจัดเก็บไว้ในไฟล์เสียงของ Vector-Sever LLC สำเนาของไฟล์ถูกส่งไปยัง Fuel Company North-West LLC ไปที่ ที่อยู่อีเมล: [ป้องกันอีเมล]).

บรรลุข้อตกลง:

ยอมรับร่างสัญญาการจัดหาเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นที่เสนอโดย Vector-Sever LLC โดยคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงที่ตกลงกันไว้ และแนะนำให้จัดทำสัญญา ข้อความที่ตกลงกันซึ่งลงนามโดยผู้มีอำนาจนั้นแนบมากับโปรโตคอล (ภาคผนวก 1, 23 หน้า)

พิจารณาว่าการรับประกันกำหนดเวลาการส่งมอบการประชุมคือ:

– เงื่อนไขสำหรับการปฏิเสธสัญญาฝ่ายเดียวโดยผู้ซื้อโดยไม่มีการลงโทษใด ๆ กับเขา

– กำหนดในสัญญาความรับผิดชอบของซัพพลายเออร์คือหากเวลาการส่งมอบถูกละเมิดเกินกว่าสามวันจะต้องชำระค่าปรับจำนวน 7% ของต้นทุนการขนส่งสินค้าที่ค้างชำระในการจัดส่งและมีเบี้ยปรับ ชำระเป็นจำนวน 0.6% ของค่าใช้จ่ายในการจัดส่งสินค้าที่ค้างชำระสำหรับการจัดส่งสำหรับความล่าช้าในแต่ละวัน

ยอมรับเงื่อนไขการชำระเงินค่าสินค้าดังต่อไปนี้ ชำระเงินโดยการโอนเงินผ่านธนาคาร เป็นเงินสดไปยังบัญชีธนาคารที่ระบุโดยซัพพลายเออร์ในข้อความของสัญญาตามกำหนดเวลาต่อไปนี้: 30% ของต้นทุนการฝากขายจะจ่ายในวันที่สินค้าถูกโอนไปยังผู้ขนส่งเพื่อส่งมอบให้กับผู้ซื้อ ส่วนที่เหลือ (70% ของต้นทุนการฝากขายสินค้า) จะต้องชำระภายใน 25 วันตามปฏิทินนับจากวันที่ผู้ซื้อได้รับสินค้าจริง

ลายเซ็นของผู้นำคณะผู้แทน:

จาก Vector-Sever LLC

ซิโวลาปอฟ เอ็ม.วี. ซิโวลาปอฟ

จากบริษัทเชื้อเพลิง North-West LLC

อิวาโนวา อาร์.ไอ. อิวาโนวา

ตัวอย่างที่ 7

สั่งให้ดำเนินการเจรจาต่อไป

บริษัทจำกัดความรับผิด "Vector-Sever"

(เวกเตอร์-เซิร์ฟเวอร์ LLC)

คำสั่ง

12.04.2013 № 60

ตำแหน่ง เดเรฟยานกา

ในเรื่องความต่อเนื่องของกระบวนการเจรจา

เนื่องจากเป็นไปไม่ได้ที่จะบรรลุเงื่อนไขที่ยอมรับได้ของการทำธุรกรรมกับ Fuel Company North-West LLC

ฉันสั่งซื้อ:

1. หัวหน้าแผนกจัดหา M.V. Sivolapov หยุดการเจรจากับ North-West Fuel Company LLC

ผู้จัดการทั่วไป สโตโรไซโก ส.ส. สโตโรไซโก

ฉันได้อ่านคำสั่งแล้ว:

ซิโวลาปอฟ เอ็ม.วี. ซิโวลาปอฟ 12/04/2556

คำที่เข้าสู่แนวทางปฏิบัติทางเศรษฐกิจของสหพันธรัฐรัสเซียในยุค 90 และโดยนัยถึงการฉ้อโกง (“การได้มาซึ่งสิทธิในทรัพย์สินของผู้อื่นโดยการหลอกลวง”) ซึ่งประกอบด้วยการสรุปธุรกรรมโดยมีจุดประสงค์เพื่อให้ได้มาซึ่งผลประโยชน์จากธุรกรรมนั้น โดยไม่ปฏิบัติตามข้อผูกมัดที่โต้แย้ง ยังไง ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจเราสังเกตว่าใน "พจนานุกรมอธิบาย" โดย V.I. ดาห์ลชี้ให้เห็นว่าในภาษาปัสคอฟและตเวียร์ "kidky" "kidkoy" มีความหมายเหมือนกันกับคำว่า "โลภ"

อีเมลเป็นช่องทางสำคัญในการสื่อสารและแก้ไขปัญหาการทำงาน ไม่ว่าเราจะท่องอินเทอร์เน็ตได้คล่องแค่ไหน บางครั้งกฎของการติดต่อสื่อสารในการทำงานก็มักจะต้องเรียนรู้โดยการเก็บเกี่ยวความผิดพลาดของเราเอง

การติดต่อทางธุรกิจเป็นสิ่งที่เกือบทุกคนต้องเผชิญ ผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ เครือข่ายทั่วโลก- อ่านเคล็ดลับของเราเกี่ยวกับวิธีสื่อสารอย่างถูกต้อง กระชับ และชัดเจนในการถ่ายทอดข้อมูลที่จำเป็นไปยังคู่สนทนาของคุณ

สำคัญ

ในการติดต่อทางธุรกิจ พยายามหลีกเลี่ยงอารมณ์หรือถ่ายทอดอารมณ์ของคุณ โปรดจำไว้ว่าข้อความสื่อถึงอารมณ์ของคุณได้ไม่เกิน 20%

แสดงความคิดของคุณอย่างชัดเจนและรัดกุม อีเมลคือข้อความรูปแบบพิเศษ การติดต่อทางธุรกิจไม่ควรมีน้ำ ความคิด และคำนำที่ยาว หากข้อความของคุณกินพื้นที่มากกว่าหนึ่งในสามของความสูงของหน้าจอ ผู้รับมีแนวโน้มที่จะเลื่อนการอ่านออกไปในภายหลัง มีโอกาสมากขึ้นที่คุณจะไม่ได้รับการตอบกลับ ดังนั้น:

สิ่งที่คุณพูดควรอยู่ในบรรทัดแรกของตัวอักษร

ขาย/คุยพาดหัวข่าว.

วันสำหรับการติดต่อสื่อสาร

วันอังคารและวันพุธเป็นวันที่ดีในการเริ่มต้นการติดต่อทางธุรกิจในประเด็นที่คุณสนใจ หากคุณต้องการทำงานเหล่านี้ให้เสร็จสิ้นภายในสิ้นสัปดาห์ กรุณาส่ง ข้อเสนอเชิงพาณิชย์หรือการร้องขอข้อมูลที่คุณต้องการจะทำงานได้ดีขึ้นกว่าเดิมในทุกวันนี้

วันศุกร์. ตามที่แสดงในทางปฏิบัติ นี่เป็นวันพิเศษของการติดต่อกันแบบ "ตายแล้ว" แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะได้รับคำตอบสำหรับจดหมายที่ส่งหลังอาหารกลางวัน ดังนั้นอย่าพยายามวางแผนอะไรในเวลานี้หรือแก้ไขปัญหาภายใน การเขียนจดหมายด้วยความหวังในเช้าของสัปดาห์หน้าไม่คุ้มค่าเช่นกัน มีความเป็นไปได้สูงที่จดหมายจะเปิดในเย็นวันศุกร์ ซึ่งในกรณีนี้จดหมายเหล่านั้นจะไม่ได้รับความสนใจในเช้าวันจันทร์หน้า

วันจันทร์

อย่าแก้ไขปัญหาที่ต้องวิเคราะห์สถานการณ์และตัดสินใจเริ่มงานใหม่ในวันจันทร์

ตัวอย่างอาจเป็นข้อเสนอความร่วมมือใหม่ การขอส่งข้อเสนอเชิงพาณิชย์ การเตรียมเอกสาร ฯลฯ นี่คือที่มาของคำพูดโบราณที่ว่า "วันจันทร์เป็นวันที่ยากลำบาก" ร่างกายต่อต้านงานใหม่ๆ และอยู่ในสภาวะเครียดหลังสุดสัปดาห์ ดังนั้นคำขอดังกล่าวมักจะพบกับความเกลียดชัง และคุณภาพของวิธีแก้ปัญหาก็จะได้รับผลกระทบ แบบฝึกหัดที่ดีในเช้าวันจันทร์คือ “จดหมายเตือนความจำ” เช่น จดหมายถามข้อมูลที่ขอไปก่อนหน้านี้ กังวลเกี่ยวกับการตอบคำถามเก่าๆ เป็นต้น

ขนาดตัวอักษร

ตัวอักษรจะต้องพอดีกับพื้นที่ทำงานของจอภาพ หากอีเมลต้องมีการเลื่อน โปรดมั่นใจได้ว่าคุณอาจรอการตอบกลับนานกว่าปกติ

บางครั้งการใช้แบบฝึกหัด "หนึ่งหัวข้อ หนึ่งตัวอักษร" ก็สะดวก

เมื่อคำถามมีเนื้อหากว้างขวาง คุณสามารถแบ่งออกเป็นตัวอักษรหลายๆ ตัว หรือใช้การจำกัดหัวข้อย่อยในส่วนเนื้อหาของจดหมายก็ได้

ข้อความของจดหมายจะต้องกระชับและเข้าใจได้สำหรับผู้เข้าร่วมทุกคนในจดหมาย ดังนั้นอย่าใช้ภาษาองค์กรภายในระดับมืออาชีพ คำสแลงและคำย่อที่ไม่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป

หากมีการดำเนินการโต้ตอบในรูปแบบของคำถามและคำตอบ คุณจะต้องปฏิบัติตามรูปแบบเดียวกับผู้ส่ง:

• ถามคำถามและเขียนคำตอบแยกกัน
• เขียนคำตอบสำหรับคำถามแต่ละข้อด้านล่าง โดยคำถามที่ถามแต่ใช้สีหรือแบบอักษรอื่น

อย่าตอบกลับอีเมลเป็นอีเมลใหม่ ผู้รับของคุณอาจจะค้นหาทั้งข้อความต้นฉบับและประวัติการสนทนาทั้งหมด ให้คุณค่ากับเวลาของคุณและของเขา

ไฟล์แนบ

อย่าลืมใส่ใจกับไฟล์แนบถ้ามี ไฟล์ต้องมีหลายรูปแบบ ชื่อจะต้องเชื่อมโยงกับตัวอักษร ตัวอย่าง - PPC_Commercial_offer_promodo.doc, PPC_Commercial_offer_promodo.pdf

ส่งเอกสารที่ต้องแก้ไขในรูปแบบ .doc หรือ .xls หากเป็นการนำเสนอหรือเอกสารขั้นสุดท้ายที่ไม่ต้องมีการเปลี่ยนแปลง ให้ใช้รูปแบบ .pdf

ก่อนส่งจดหมาย ให้ตรวจสอบความมีอยู่และความถูกต้องของเอกสารที่แนบมาด้วยเพื่อหลีกเลี่ยงการส่งจดหมายซ้ำ

ลายเซ็นและตัวอักษรจากอุปกรณ์ต่างๆ

ลายเซ็นของจดหมายจะต้องระบุชื่อและนามสกุล ตำแหน่ง และวิธีการหลักในการติดต่อคุณทั้งหมด: หมายเลขโทรศัพท์และ Skype

ผู้เข้าร่วมจดหมาย

คัดลอกผู้อื่นหาก:

• พวกเขาขอเอง

• พวกเขาควรได้รับจดหมายฉบับนี้

เวลาตอบสนอง

• ตอบจดหมายทันทีเสมอหากใช้เวลา 1-2 นาที

• หากคู่สนทนาทางจดหมายมีความสำคัญต่อคุณ (เช่น ลูกค้าปัจจุบันหรือผู้ที่อาจเป็นลูกค้า) และการตอบจดหมายต้องใช้เวลา อย่าลืมเขียนว่าคุณได้รับจดหมายและเวลาที่เขาจะได้รับการตอบกลับ นี่เป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับคู่สนทนาเพื่อบรรเทาความรู้สึกของ "งานที่ถูกระงับ"

• ข้อเสนอแนะอย่างต่อเนื่อง

แม้ว่าคำถามจะส่งถึงคุณทางอีเมลจากเพื่อนร่วมงานและต้องกดปุ่มห้าวินาทีในส่วนของคุณ อย่าขี้เกียจที่จะแจ้งเพื่อนร่วมงานของคุณว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว สิ่งนี้จะช่วยลดความรับผิดชอบในการติดตามการแก้ไขปัญหา

เราไม่ยกเว้นการโทรและความเป็นไปได้ในการแก้ไขปัญหาทางโทรศัพท์

หากคุณส่งอีเมลไปแล้วสามฉบับและไม่ตอบกลับ ให้โทรกลับ

เตือนตัวเองไม่บ่อยเกินทุกๆ 2-3 วันหากคำถามไม่เร่งด่วน และ 2-3 ครั้งต่อวันหากคำถามนั้นเร่งด่วน

คุณไม่ควรเขียนเรื่องเดียวกันทุกวัน ลองพิจารณาว่าเป็นไปได้หรือไม่ที่จะเร่งการแก้ไขปัญหาด้วยการโทร จดหมายไม่ครอบคลุมประเด็นการสื่อสารส่วนบุคคลในวิธีที่ดีที่สุด ประชุมหรือ โทรศัพท์บางครั้งการโต้ตอบจะดีกว่า

สถานะของจดหมายและการประชุม การสนทนาทางโทรศัพท์

ทำให้เป็นนิสัยในการสรุป การสนทนาทางโทรศัพท์และประชุมด้วยจดหมายสรุปสั้นๆ อย่าพึ่งจำ ดังนั้น คุณจะมีเอกสารที่บันทึกเงื่อนไข ข้อตกลง และประเด็นสำคัญอื่น ๆ ในการทำงานกับลูกค้าอยู่เสมอ

จุดสิ้นสุดของจดหมาย

บรรทัดสุดท้ายของจดหมายควรสรุป: คุณคาดหวังการกระทำใดจากคู่สนทนาของคุณ หรือในทางกลับกัน - คุณจะทำอย่างไร ขั้นต่อไปจะเป็นอย่างไร?

การแจ้งเตือน ธง ป้ายกำกับ

ทำเครื่องหมายตัวอักษรที่ต้องมีการวิเคราะห์หรือไม่ใช่การตัดสินใจเพียงครั้งเดียวสำหรับตัวคุณเองด้วยป้ายกำกับ (เช่น ธง) เพื่อไม่ให้ลืมที่จะตอบหรืออ่านข้อเสนอเข้าร่วมกิจกรรมให้จบ ทำความคุ้นเคยกับโปรแกรมและผู้เข้าร่วมการประชุม ทบทวนจดหมายที่ทำเครื่องหมายไว้สัปดาห์ละครั้ง และปิดคำถาม

ข้อสรุป

ด้วยความช่วยเหลือของตัวอักษรคุณสามารถแก้ไขปัญหาที่สำคัญมากมายได้ หากใช้อย่างชาญฉลาด ช่องทางการสื่อสารนี้จะช่วยให้คุณสามารถพัฒนาความร่วมมือ สื่อสารผลลัพธ์และวัตถุประสงค์ แบ่งปันข่าวสารและปัญหา และเพียงแค่ "เคาะประตูใหม่"

สวัสดี! ในบทความนี้เราจะพูดถึงกฎการเขียนจดหมายเกี่ยวกับการประชุมกับลูกค้า

วันนี้คุณจะได้เรียนรู้:

• ต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์การติดต่อทางธุรกิจใดบ้าง
• วิธีเขียนจดหมายเกี่ยวกับการประชุมถึงลูกค้า
• วิธีเขียนจดหมายหลังการประชุม

กฎพื้นฐานสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจ

ตอนนี้คุณได้ผ่านกระบวนการขายทั้งหมดแล้วและได้คำนวณกำไรจากการทำธุรกรรมแล้ว แต่มีอีกหนึ่ง "แต่" คุณต้องทำข้อตกลงอย่างเป็นทางการและหารือเกี่ยวกับรายละเอียดบางอย่างของธุรกรรม

ดูเหมือนว่าจะไม่มีอะไรซับซ้อนในเรื่องนี้ ความต้องการของลูกค้าทั้งหมดคือการประชุม แต่จะทำอย่างไร? จะใช้คำอะไร? จะเริ่มจดหมายได้ที่ไหน?

มีบรรทัดฐานของการโต้ตอบทางธุรกิจ การไม่ปฏิบัติตามซึ่งอาจนำไปสู่ภาพลักษณ์ของบริษัทที่ลดลงในสายตาของลูกค้า และในบางกรณีซึ่งเกิดขึ้นไม่บ่อยนัก ความล้มเหลวของการทำธุรกรรม ดังนั้นสิ่งแรกที่คุณต้องทำคือศึกษากฎเกณฑ์การติดต่อทางธุรกิจ

กฎสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ:

• ที่อยู่ของคุณ อีเมลไม่ควรดูตลกหรือไร้สาระ- ควรเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ กล่าวคือ มีชื่อธุรกิจ โดยควรเป็นชื่ออีเมลที่ตรงกับชื่อบริษัท ตัวอย่างที่ไม่สำเร็จ กล่องจดหมาย: sweetGirl, badboy, ladyinred;
• ใช้ข้อความส่วนตัวถึงลูกค้า- ต้องขอบคุณการดูแลแบบส่วนตัว ลูกค้าจะเข้าใจว่าเขามีความสำคัญต่อคุณ นี่เป็นการรับประกันที่ดีสำหรับความสัมพันธ์ระยะยาว
• ห้ามใช้ชื่อย่อของพันธมิตรทางธุรกิจ- ตัวอย่างเช่น Sash, Katya, Seryozha มันดูไม่สุภาพ
• ให้ความสนใจกับคำทักทายของคุณ- คุณไม่ควรระบุเวลาในจดหมาย เนื่องจากลูกค้าอาจอ่านจดหมายฉบับนี้ภายในไม่กี่ชั่วโมงหรือหลายวัน ซึ่งในกรณีนี้คำทักทายของคุณจะ "ผิดที่" และจะทำให้เกิดความสัมพันธ์เชิงลบ ควรใช้คำว่า "สวัสดี!"
• ระบุหัวเรื่องของจดหมายเสมอมิฉะนั้นอาจไปที่โฟลเดอร์สแปมหรือสูญหาย
• แยกความแตกต่างระหว่างช่อง "ถึง" และ "cc"- ในช่อง "ถึง" ให้ระบุผู้รับที่คุณคาดหวังการตอบกลับ ช่อง "คัดลอก" มีไว้สำหรับผู้ที่ต้องการอ่านจดหมายเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใส่เจ้านายของคุณในช่อง "คัดลอก" หากเขาสนใจในผลลัพธ์ของการทำงานร่วมกับลูกค้ารายใดรายหนึ่ง มีอีกหนึ่งช่อง: “ สำเนาลับถึง- ในกรณีนี้ ผู้รับจดหมายหลักจะไม่ทราบว่าจดหมายโต้ตอบของคุณถูกส่งไปยังบุคคลที่สาม แต่เครื่องมือนี้ถือว่าไม่มีไหวพริบและไม่ได้รับการอนุมัติในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ
• จดหมายไม่ควรยาวมาก- ตามกฎของการติดต่อทางธุรกิจ ความยาวควรพอดีกับแผ่น A4 นอกจากนี้ยังมีข้อจำกัดด้านปริมาณอีกด้วย อีเมล- ไม่ควรเกิน 3 MB มิฉะนั้นจดหมายอาจค้างเมื่อเปิด
• หลังจากอ่านสามประโยคแรกของจดหมายแล้ว ลูกค้าควรเข้าใจสาระสำคัญของจดหมายอย่างไรก็ตามคุณไม่ควรสร้างอันยาว ประโยคที่ซับซ้อนเต็มไปด้วยวลีแบบมีส่วนร่วมและแบบมีส่วนร่วม อ่านยากมาก
• ให้ความสนใจกับส่วนท้ายของจดหมายของคุณ- จะต้องมีลายเซ็น ตำแหน่ง และข้อมูลการติดต่อของคุณ ไม่แนะนำให้ใช้ชื่อย่อ แต่ควรเขียนชื่อเต็ม: Ivanov Ivan Ivanovich หรือ Ivan Ivanov และไม่ใช่ I.I. อีวานอฟ. ต้องระบุตำแหน่งเพื่อให้ลูกค้ามีความคิดว่าเขาสามารถติดต่อคุณได้เกี่ยวกับประเด็นใด รวมถึงข้อมูลติดต่อ อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ ลิงก์ไปยังเว็บไซต์บริษัท และชื่อบริษัทของคุณ

วัตถุประสงค์และประสิทธิผลของจดหมายประชุมลูกค้า

วัตถุประสงค์ของจดหมายประชุมอาจเป็นได้ทั้งเพื่อดึงดูดความสนใจของลูกค้ามาที่ข้อเสนอของคุณ ในกรณีที่สอง คุณต้องแนบข้อเสนอการขายของคุณไปกับจดหมาย ตัวเลือกนี้เหมาะสำหรับการติดต่อครั้งแรกกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า เมื่อยังไม่มีข้อตกลงระหว่างคุณ

ประสิทธิผลของจดหมายการขายสอดคล้องกับประสิทธิผลของ " " ประมาณ 10 ใน 100 คนตอบจดหมายดังกล่าว ประสิทธิภาพต่ำเกิดจากการขาดความสนใจในจดหมายจากผู้รับที่ไม่รู้จัก จดหมายเหล่านั้นถือเป็นสแปม

เพื่อหลีกเลี่ยงการประเมินดังกล่าว จำเป็นต้องให้ลูกค้าสนใจในเรื่องของจดหมาย มันจะต้องตรงตามความต้องการของเขา ดังนั้นควรศึกษาผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณก่อนที่จะเขียนจดหมาย

โครงสร้างของจดหมายเกี่ยวกับการประชุมกับลูกค้า

1. กำลังติดต่อกับลูกค้า- ต้องจัดสรรบรรทัดแยกต่างหากสำหรับส่วนนี้ของจดหมาย ที่นี่คุณควรทักทายคู่ของคุณ:“ สวัสดี Ivan Ivanovich!”
2. ผลงาน- คุณต้องแนะนำตัวเอง ไม่เช่นนั้นลูกค้าจะต้องจำไว้ว่าคุณเป็นใคร และนี่เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

ตัวอย่าง:“ ฉันชื่อแอนนา ฉันเป็นตัวแทนของบริษัทโวโลซาติก

1. เหตุผลที่คุณเขียนถึงลูกค้า- บางทีคุณอาจได้ตกลงเรื่องความร่วมมือทางโทรศัพท์แล้ว หรือคุณไม่เห็นด้วยกับคำสั่งซื้อ หรือนี่เป็นครั้งแรกที่คุณติดต่อลูกค้าพร้อมข้อเสนอของคุณ ไม่ว่าในกรณีใด ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้ควรอยู่ที่นี่

ตัวอย่าง:

• เมื่อวานเราได้คุยกับคุณทางโทรศัพท์และตกลงที่จะจัดหาแชมพูให้กับร้านเสริมสวยของคุณ
• เราได้ตรวจสอบการเรียกร้องของคุณแล้วและต้องการแก้ไขข้อผิดพลาดของเรา
• เราอยากจะเสนอกลุ่มผลิตภัณฑ์ดูแลเส้นผมให้กับคุณ ผลิตภัณฑ์ของเราสอดคล้องกับแนวคิดของร้านเสริมสวยของคุณ - เครื่องสำอางคุณภาพสูงที่ทำจากส่วนผสมจากธรรมชาติเท่านั้น คุณสามารถดูข้อเสนอได้ในไฟล์แนบ

ตัวอย่างเหล่านี้เหมาะสมกับสถานการณ์ที่เราได้อธิบายไว้ แต่อาจมีเหตุผลอื่นในการติดต่อลูกค้า

1. นัดกันได้เลย.

ตัวอย่าง:

• ฉันอยากจะพบคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับบางประเด็นและสรุปข้อตกลง เราจะทำการนัดหมายให้คุณเบื้องต้นในวันที่ 20 มิถุนายน เวลา 13.00 น. ที่สำนักงานของเราตามที่อยู่ “ที่อยู่” หากคุณไม่พอใจเวลาหรือวันที่ เราก็พร้อมที่จะจัดกำหนดการการประชุมใหม่เป็นเวลาที่คุณสะดวก
• หากคุณสนใจข้อเสนอของเรา เราจะพบกันในวันที่ 20 มิถุนายน เวลา 13.00 น. ที่สำนักงานของเรา และหารือเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของความร่วมมือเพิ่มเติมของเรา

1. รายละเอียดการติดต่อของคุณ- ที่นี่คุณจะต้องระบุไม่เพียงแต่ข้อมูลติดต่อ แต่ยังรวมถึงตำแหน่งและชื่อของคุณด้วย

ตัวอย่าง: “เพื่อยืนยันการประชุมคุณสามารถโทรไปที่หมายเลข “หมายเลข” หรือเขียนถึงอีเมล “ที่อยู่” ของฉัน (ที่อยู่อีเมลจะต้องเหมือนกัน)

ขอแสดงความนับถือ,

Anna Viktorovna ผู้จัดการส่วนตัวของคุณ”

นี่คือจุดที่จดหมายของเราสิ้นสุดลง

จดหมายหลังการประชุมทางธุรกิจ

ทุกอย่างเป็นไปด้วยดี: ลูกค้าตกลงเข้าร่วมการประชุมและคุณก็ได้พบ แต่นี่ไม่ใช่จุดสิ้นสุดของการติดต่อทางธุรกิจของเรา อย่างที่เราจำได้ ในการขายมีขั้นตอนของการบอกลาลูกค้า เมื่อเราขอบคุณเขาที่สละเวลา

นอกจากนี้ยังมีขั้นตอนในการขายผ่านการติดต่อทางจดหมายอีกด้วย เป็นทางการและเป็นทางเลือก แต่ในขณะเดียวกันก็เป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับลูกค้า

ดังนั้นหลังการประชุมคุณควรเขียนจดหมายขอบคุณถึงลูกค้า

นอกจากนี้ยังมีโครงสร้างมาตรฐานของตัวเอง:

1. ที่อยู่ถึงลูกค้า: “เรียน Ivan Ivanovich!”
2. ความกตัญญู: “ฉันอยากจะแสดงความขอบคุณสำหรับเวลาที่คุณให้ฉัน ฉันหวังว่าความร่วมมือของเราจะยาวนานและมีประสิทธิผลสำหรับเรา”
3. ข้อมูลติดต่อของคุณ: “ด้วยความเคารพ Anna Viktorovna ผู้จัดการส่วนตัวของคุณ”

เพียงเท่านี้คุณก็ส่งจดหมายได้แล้ว!