ระบบข้อมูลอัตโนมัติในดาวโจนส์ ระบบซอฟต์แวร์อัตโนมัติก่อนวัยเรียน แหล่งที่มาของข้อมูลการจัดการ

ที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับปัญหาของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือปัญหาของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบอัตโนมัติของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ปัจจุบัน บริษัทต่างๆ ได้พัฒนาและปรับใช้ระบบการจัดการเอกสารอัตโนมัติ (ADMS) จำนวนมาก โดยมีลักษณะเฉพาะด้วยวิธีการเฉพาะ และวิธีการใช้งานคอมพิวเตอร์และการสื่อสาร น่าเสียดายที่การพัฒนาเหล่านี้ขาดคำศัพท์ที่เป็นเอกภาพ ผลิตภัณฑ์ของบริษัทพัฒนามีชื่อต่างๆ เช่น ระบบเอกสารอัตโนมัติ ระบบคอมพิวเตอร์ระบบอัตโนมัติของงานในสำนักงานและการไหลของเอกสาร ระบบการจัดการสำนักงาน ระบบการจัดการเอกสารแบบกระจาย การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ฯลฯ ความหลากหลายในชื่อของระบบที่พัฒนาและพัฒนาแล้วบ่งชี้ว่าในปัจจุบันตลาดข้อมูลในส่วนนี้ยังไม่ได้เป็นรูปเป็นร่างเป็นส่วนที่เป็นอิสระ และในบางกรณี ผลิตภัณฑ์ ASUD จะปรากฏเป็นการพัฒนาที่เกี่ยวข้องหรือเป็นผลพลอยได้เมื่อทำการแก้ไข ปัญหาอื่น ๆ ที่ซับซ้อนมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม จำนวน ASUD นั้นเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว บริษัทประมาณ 30-40 แห่งเข้าร่วมการประชุม DOCFLOW เป็นประจำและนำเสนอการพัฒนาของตนแก่ผู้บริโภค แน่นอนว่าคนเหล่านี้คือนักพัฒนารายใหญ่ที่สุดที่กำหนดระดับทางเทคนิค โซลูชั่นทางเทคโนโลยี- เป็นที่ทราบกันว่าระบบควบคุมอัตโนมัติจำนวนมากได้รับการพัฒนาแยกกัน การใช้งานภายในและไม่ได้ออกสู่ตลาด

น่าเสียดายในภาคนี้ อุตสาหกรรมข้อมูลแม้จะมีความต้องการที่ชัดเจน แต่ก็ไม่มีระบบที่จัดตั้งขึ้นสำหรับการติดตามการพัฒนาที่ปรากฏในตลาด และยังไม่มีระบบการทำงานที่ชัดเจนสำหรับการออกใบอนุญาตและการรับรอง บทวิจารณ์โดยผู้เชี่ยวชาญด้านระบบนั้นหาได้ยาก ประเภทนี้ในสิ่งพิมพ์คอมพิวเตอร์และข้อมูลชั้นนำไม่ต้องพูดถึงสิ่งพิมพ์สำหรับงานสำนักงานและเอกสารสำคัญ การทบทวนที่เผยแพร่ล่าสุดสมควรได้รับการอนุมัติ แม้ว่าเกณฑ์ ตัวชี้วัดการประเมิน และคำศัพท์เฉพาะที่ใช้จากมุมมองของทฤษฎีและการปฏิบัติในการจัดการเอกสารจะไม่เหมาะสมที่สุดก็ตาม ไม่มีผู้เข้าร่วมคนใดเลย การวิเคราะห์เปรียบเทียบระบบไม่ได้รับการทดสอบเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานและกฎเกณฑ์ปัจจุบันสำหรับการทำงานกับเอกสาร ค่าใช้จ่ายในการนำระบบไปใช้จะไม่ถูกเปรียบเทียบกับผลประโยชน์ทั้งทางตรงและทางอ้อมที่ได้รับ (ไม่ต้องพูดถึงผลกระทบทางเศรษฐกิจ)

เห็นได้ชัดว่างานนี้ควรดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญอิสระ เช่น VNIIDAD เพื่อการประเมินข้อดีหรือข้อเสียของระบบควบคุมอัตโนมัติเฉพาะที่มีคุณสมบัติเหมาะสมยิ่งขึ้น

หลักการพัฒนาและเกณฑ์การคัดเลือกระบบควบคุมอัตโนมัติ

ลองพิจารณาแนวโน้มหลักในการพัฒนาระบบควบคุมอัตโนมัติ

ก่อนอื่น เราทราบว่าเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ที่ครบครัน มันเป็นแนวทางที่เป็นระบบที่ช่วยให้หลังจากการใช้ระบบควบคุมอัตโนมัติสามารถพูดคุยเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหาที่ครอบคลุมสำหรับปัญหาการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการใน องค์กร.

ลักษณะที่สองของระบบคือเป็นระบบเฉพาะหรือระบบใช้งานทั่วไป? นั่นคือเป็นระบบที่ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนหรือพร้อมกับวัตถุประสงค์อื่น ๆ ที่สามารถนำไปปรับใช้เพื่อดำเนินการ (หรือดำเนินการไปพร้อม ๆ กัน) ของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนได้หรือไม่?

ประการที่สาม ต้นทุนของระบบและขนาดขององค์กรที่สามารถนำมาใช้ได้ และปริมาณการไหลของเอกสารมีความสำคัญสำหรับผู้บริโภค

เมื่อผู้บริโภคเลือกระบบที่ต้องการ ก่อนอื่นพวกเขาควรคำนึงถึงโครงสร้างการจัดการประเภทใดที่เลือก ASUD ในความเห็นของเรา เราสามารถแยกแยะประเภทของผู้บริโภคได้ดังต่อไปนี้:

1) โครงสร้างลำดับชั้นที่ซับซ้อน (กระทรวง แผนก บริษัท ธนาคาร ฯลฯ );

2) เจ้าหน้าที่อาณาเขต (การบริหารเมือง หน่วยงานของรัฐบาลกลาง เทศบาล ฯลฯ );

3) องค์กรเชิงพาณิชย์และไม่แสวงหาผลกำไรระดับกลางและระดับล่าง

แน่นอนว่าการจัดระบบข้างต้นเป็นไปตามเงื่อนไข แต่จะดูดซับผู้บริโภค ASUD ประเภทหลักเป็นหลัก มีข้อเสนอมากมายสำหรับกลุ่มผู้บริโภคแต่ละกลุ่ม

ตัวอย่างเช่นการพัฒนาของ บริษัท "Electronic Office Systems", "Vest", "Ankey", "Lanit" และอื่น ๆ มีไว้สำหรับกระทรวงและหน่วยงานต่างๆ สำหรับผู้บริโภคประเภทที่สองสิ่งที่มีชื่อเสียงที่สุดคือการพัฒนา " Granit-Center” ศูนย์วิทยาศาสตร์และเทคนิคของสถาบันพัฒนามอสโก การพัฒนาส่วนใหญ่มีไว้สำหรับผู้บริโภคในองค์กรประเภทที่สาม ที่นี่คุณสามารถให้ความสนใจกับผลิตภัณฑ์ของ Intertrust, IT, Optima, Centrinvestsoft และอื่น ๆ

หนึ่งในผลิตภัณฑ์ที่ตรงตามข้อกำหนดเกือบทั้งหมดของการปฏิบัติงานในสำนักงานคือระบบ Delo-96 และการดัดแปลงในภายหลังซึ่งพัฒนาโดย บริษัท Electronic Office Systems ระบบนี้เป็นไปตามประเพณีของงานสำนักงานในบ้าน และคำนึงถึงข้อกำหนดด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีที่มีอยู่สำหรับระบบดังกล่าว

ผู้เชี่ยวชาญของ Inter Trust ซึ่งใช้เทคโนโลยี Lotus ในการพัฒนา เลือกแนวทางที่แตกต่างออกไปเล็กน้อยในการออกแบบระบบควบคุมอัตโนมัติ ในการพัฒนาที่หลากหลายของบริษัท ระบบเอกสารการจัดการครอบครองสถานที่ที่คุ้มค่า ผลิตภัณฑ์แรกของบริษัทในทิศทางนี้คือระบบสนับสนุนเอกสาร "Office Media"

ชุดฐานข้อมูล "Office Media" ทำงานในสภาพแวดล้อม Lotes Notes และจัดให้มีการทำงานอัตโนมัติในสำนักงานและกิจกรรมองค์กรและการจัดการขององค์กรและองค์กรต่างๆ ผู้ใช้ระบบสามารถเป็นหน่วยงานของรัฐบาลและโครงสร้างเชิงพาณิชย์เป็นบริการ: การสนับสนุนด้านเอกสาร, การควบคุมการดำเนินการของเอกสาร, การสนับสนุนข้อมูล ผู้ติดต่อภายนอกองค์กร การบริหารงานบุคคล การบริหารการขายและการตลาด และอื่นๆ

คำใหม่ของบริษัท Inter Trust คือสิ่งที่เรียกว่า "ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบอัตโนมัติในสำนักงานขององค์กร" ที่พัฒนาขึ้นเมื่อเร็วๆ นี้

อีกตัวอย่างหนึ่งของ ASUD สามารถเรียกได้ว่าเป็นการพัฒนาองค์กรวิจัยและการผลิตของรัฐ "Granit-Center" ของระบบการไหลของเอกสารอัตโนมัติและระบบการจัดการสำนักงานสำหรับองค์กร "Gran-Doc" ซึ่งค่อนข้างโด่งดังในมอสโก โครงสร้างเทศบาลการจัดการ.

วัตถุประสงค์ของระบบคือทำให้กระบวนการประมวลผลเอกสารหลักเป็นไปโดยอัตโนมัติ: การบัญชี การบันทึกเส้นทางตั้งแต่การลงทะเบียนจนถึงการตัดออก การควบคุมการพิจารณาเอกสารแต่ละขั้นตอน การได้รับข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับเอกสาร การวิเคราะห์การไหลของเอกสารขององค์กร

การใช้เทคโนโลยีการประมวลผลเอกสารต้นฉบับช่วยให้จัดการการไหลของเอกสารในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และช่วยให้มั่นใจในการติดตามระเบียบวินัยในการปฏิบัติงาน

ข้อกำหนดของระบบการจัดการเอกสาร

เป็นไปได้ที่จะกำหนดข้อกำหนดบางประการสำหรับระบบการจัดการเอกสารสมัยใหม่ในองค์กร

ประการแรก ระบบควบคุมอัตโนมัติจะต้องดำเนินงานทั้งหมดที่รองรับเอกสารสำหรับการจัดการ: การเตรียมเอกสาร การลงทะเบียน การควบคุมการดำเนินการ ค้นหาเอกสาร การจัดเก็บ และงานอ้างอิงในอาร์เรย์ของเอกสาร

ระบบจะต้องสร้างขึ้นบนหลักการด้านระเบียบวิธี ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และเทคโนโลยีที่สม่ำเสมอ และอยู่ภายในกรอบเงื่อนไขขององค์กรและกฎหมายที่มีอยู่ในรูปแบบของกฎหมายภายในประเทศ มาตรฐานของรัฐ คำแนะนำ และข้อกำหนด

ระบบควบคุมอัตโนมัติต้องรับประกันการใช้งานเต็มรูปแบบ (บูรณาการ) ของทรัพยากรข้อมูลที่สะสมและใช้หลักการป้อนข้อมูลครั้งเดียวและการใช้ซ้ำทั้งที่จัดทำเป็นเอกสารและเป็นข้อเท็จจริง ระบบควรช่วยผู้ดูแลระบบเลือกเส้นทางสำหรับการเคลื่อนย้ายเอกสารภายในองค์กร โดยให้ระดับการป้องกันข้อมูลที่จำเป็นจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

ACS ในสภาวะที่ทันสมัยควรมีความสามารถในการขยายในองค์ประกอบบางอย่าง (หมายเลข อุปกรณ์ทางเทคนิคและเทคโนโลยี จำนวนเอกสาร (ปริมาณข้อมูล) จำนวนผู้ใช้) และสามารถปรับเปลี่ยนได้ภายในขอบเขตที่เหมาะสมต่อการเปลี่ยนแปลงความต้องการของผู้ใช้

การแนะนำระบบอัตโนมัติการจัดการเอกสารแบบครบวงจรถือได้ว่าเป็นนวัตกรรมการจัดการซึ่งทำให้สามารถคำนึงถึงรูปแบบของกระบวนการนวัตกรรมและจัดระเบียบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นวัตกรรมมีสองประเภทหลักขึ้นอยู่กับศักยภาพของนวัตกรรม:

o หัวรุนแรง (พื้นฐาน) เปิดโอกาสใหม่โดยพื้นฐานที่แนะนำการเปลี่ยนแปลงเชิงคุณภาพในกิจกรรมของมนุษย์

o การปรับเปลี่ยนทำให้มั่นใจในการปรับปรุงวิธีการและรูปแบบการทำงานที่มีอยู่

นวัตกรรมที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงและการปรับเปลี่ยนในกระบวนการบริหารจัดการจะต้องนำมารวมกัน ในทางปฏิบัติ เรายังพบกับนวัตกรรมหลอกที่เกี่ยวข้องกับคุณลักษณะภายนอกเท่านั้น และถูกกำหนดโดยการพิจารณาถึงชื่อเสียงหรือการโฆษณา

ในสภาวะสมัยใหม่ การแนะนำการจัดการเอกสารดิจิทัลและการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถือได้ว่าเป็นนวัตกรรมที่ก้าวล้ำ

นวัตกรรมประเภทการปรับเปลี่ยนปรากฏบ่อยกว่าประเภทที่รุนแรงและให้การปรับตัวให้เข้ากับเงื่อนไขและงานที่เปลี่ยนแปลงไป ตัวอย่างเช่น การปรับปรุงบางส่วนในองค์กรของงานบริหารและการไหลของเอกสารในตัวเองให้ผลลัพธ์ที่เป็นบวก แต่ความเป็นไปได้ในการปรับเปลี่ยนนวัตกรรมนั้นมีจำกัด และในบางขั้นตอนก็ไม่สามารถชดเชยความต้องการขององค์กรได้อีกต่อไป จากนั้นความล่าช้าในการพัฒนาและการใช้งานนวัตกรรมขนาดใหญ่หรือที่รุนแรงมากขึ้น (ในกรณีของเราคือระบบอัตโนมัติที่ครอบคลุมสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน) อาจนำไปสู่ความซบเซาและประสิทธิภาพการจัดการลดลง

"วงจรชีวิต" ของระบบอัตโนมัติสำหรับเด็กก่อนวัยเรียนแบบบูรณาการในฐานะนวัตกรรมการจัดการประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้: การตระหนักถึงความจำเป็นในการสร้างสรรค์นวัตกรรมและการพัฒนา ตัดสินใจเปลี่ยนไปใช้ เทคโนโลยีใหม่การพัฒนา; การดำเนินงานและการพัฒนาที่มั่นคง นวัตกรรมจะไม่สมบูรณ์หากหยุดที่ระดับกลางใดๆ เมื่อสิ้นสุด “วงจรชีวิต” ของนวัตกรรมใดๆ ก็ตาม ความจำเป็นในการปรับปรุงบางส่วนหรือในขอบเขตที่ใหญ่ขึ้นก็ถูกเปิดเผยอีกครั้ง

กระบวนการสร้างนวัตกรรมส่วนใหญ่เป็นผลมาจากการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น ดังนั้นขั้นตอนของการตระหนักถึงความจำเป็นในการสร้างสรรค์นวัตกรรมและการพัฒนาในขณะเดียวกันก็เป็นกระบวนการเตรียมและตัดสินใจด้านการจัดการโดยขึ้นอยู่กับความถูกต้องและความทันเวลาซึ่งผลลัพธ์ของขั้นตอนต่อ ๆ ไปขึ้นอยู่กับเป็นส่วนใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการนำนวัตกรรมที่นำเสนอไปใช้นั้นขึ้นอยู่กับวิธีการที่ใช้ในการรวบรวมและประมวลผลข้อมูล วิเคราะห์สถานการณ์ปัญหา พัฒนาทางเลือก และเลือกแนวทางแก้ไข นอกจากนี้ จะต้องวิเคราะห์ผลของนวัตกรรมและคุณลักษณะของการนำไปใช้ในระหว่างการพัฒนาและการเลือกโซลูชัน เมื่อใช้มาตรการเฉพาะเพื่อแนะนำนวัตกรรมการจัดการในด้านระบบเอกสารอัตโนมัติ คาดว่าจะคำนึงถึงความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบหลักของการจัดการข้อมูล

ขั้นตอนการพัฒนานวัตกรรมครอบคลุมระยะเวลาที่จำเป็นในการกำจัดข้อบกพร่องที่ระบุและทำการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสม คุ้มค่ามากในขั้นตอนนี้จะมีการควบคุมกิจกรรมของคนงาน (เช่น การปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับเทคโนโลยีการทำงานค่ะ) ระบบองค์กรการไหลของเอกสาร) สิ่งสำคัญคือต้องมีการนำเทคโนโลยีการจัดการเอกสารมาใช้ทุกวัน และไม่รวมความเป็นไปได้ในการกลับไปยังองค์กรการทำงานเดิม (เช่น การบำรุงรักษาสมุดบันทึกที่เขียนด้วยลายมือ การลงทะเบียนเอกสารหลายรายการ เป็นต้น) ซึ่งจำเป็นต้องมีคำแนะนำหรือการฝึกอบรมพนักงาน การจัดเตรียมเอกสารด้านระเบียบวิธี (แผนภาพกระบวนการ คู่มือสำหรับผู้ใช้และผู้ดูแลระบบ ฯลฯ)

สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับการรักษาและปรับปรุงนวัตกรรม บางครั้งหลังจากการเปิดตัวนวัตกรรม มีความพยายามที่จะกลับไปสู่วิธีการทำงานแบบเดิม (และไม่ใช่เลยเพราะว่าแบบใหม่ไม่ได้ผล) ความท้าทายในขั้นตอนนี้คือการป้องกันสิ่งนี้ เพื่อรักษาเสถียรภาพและสนับสนุนนวัตกรรม และการตัดสินใจว่านวัตกรรมหนึ่งจำเป็นต้องได้รับการเสริมหรือเสริมด้วยอีกนวัตกรรมหนึ่งหรือไม่

ดังนั้นในขั้นตอนของการดำเนินการและความเชี่ยวชาญของระบบอัตโนมัติที่ซับซ้อนสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนอาจมีช่วงเวลาของการอยู่ร่วมกันของเทคโนโลยีใหม่และเก่าพร้อมกัน (ในแผนกขององค์กรเหล่านั้นที่ยังไม่ได้เชื่อมต่อกับระบบ) “ใครชนะ?” - ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้ขึ้นอยู่กับการแก้ปัญหาขององค์กรหลายประการ รวมถึงการก่อตัวของกรอบการกำกับดูแลและระเบียบวิธีที่จำเป็น ภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้ การเปลี่ยนแปลงการจัดวางบุคลากร ปัญหาในการจัดการบริการสนับสนุนระบบ และการบริหารงานจะได้รับการแก้ไข มีการกำหนดขั้นตอนการเชื่อมต่อผู้ใช้และการให้สิทธิ์ในการใช้ระบบและปัญหาด้านความปลอดภัยของข้อมูลได้รับการแก้ไขแล้ว

ในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการสร้างนวัตกรรม วงกลมของผู้เข้าร่วมจะขยายออก ตัวอย่างเช่น ในองค์กรขนาดใหญ่ การใช้ระบบอัตโนมัติแบบครบวงจรสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนอาจอยู่ในรูปแบบของการเชื่อมต่อแบบเป็นขั้นตอนกับระบบ โดยเริ่มจากสำนักงานก่อน จากนั้นจึงเชื่อมต่อหน่วยโครงสร้างที่เหลือด้วย การเพิ่มขึ้นของจำนวนผู้ใช้ที่สอดคล้องกัน เป็นที่ชัดเจนว่ามีผลสูงสุดจาก ระบบอัตโนมัติซึ่งครอบคลุมโฟลว์เอกสารของทั้งองค์กรจะทำได้ก็ต่อเมื่อแผนกที่วางแผนไว้ทั้งหมดเชื่อมต่อกัน

ในเวลาเดียวกัน สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าผู้เข้าร่วมในกระบวนการนวัตกรรมสามารถใช้ความคิดริเริ่มเพื่อสนับสนุนนวัตกรรมการจัดการ (ในกรณีของเราคือระบบอัตโนมัติด้านเอกสารขององค์กร) หรือต่อต้านความสำเร็จ การแนะนำเทคโนโลยีการจัดการเอกสารขององค์กร ซึ่งกำหนดข้อกำหนดใหม่ให้กับพนักงานในฐานะผู้ใช้ระบบ (รวมถึงคุณสมบัติ) และช่วยให้พวกเขาสามารถประเมินงานของตนจากมุมมองทั่วไป เป็นหนึ่งในนวัตกรรมและการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่สามารถทำให้เกิดปฏิกิริยาที่แตกต่างกัน นวัตกรรม

ปัญหาของการแนะนำเทคโนโลยีใหม่ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงสิ่งที่เรียกว่า "อุปสรรคทางจิต" และครอบคลุมถึงขอบเขตผลประโยชน์ของพนักงานขององค์กร (เศรษฐกิจ สังคม) หากพนักงานสันนิษฐานว่านวัตกรรมที่นำมาใช้จะลดน้อยลงหรือแม้กระทั่งทำให้เป็นไปไม่ได้ที่จะสนองความต้องการบางอย่างของเขา เขาจะพูดต่อต้านนวัตกรรมนั้น บางครั้งพนักงานแต่ละคนอาจจงใจพูดต่อต้านนวัตกรรมเพื่อเพิ่มอิทธิพลเหนือผู้อื่น

นี่แสดงถึงความจำเป็นที่จะต้องคำนึงถึงอิทธิพลของผลประโยชน์ส่วนรวมและส่วนบุคคล

จากมุมมองนี้ สิ่งสำคัญคือพนักงานจะต้องตระหนักว่าประโยชน์ที่ได้รับจากการนำ CSD มาใช้ และข้อเสียจากการไม่ยอมรับนวัตกรรมนั้น มีมากกว่าประโยชน์ที่ได้รับจากการรักษาลำดับงานเดิม

เมื่อนำ CSD ไปใช้ แง่มุมที่เกี่ยวข้องกับวัฒนธรรมองค์กรก็จะปรากฏขึ้นเช่นกัน ตัวอย่างเช่นหากสมาชิกขององค์กรมุ่งเน้นไปที่การรักษาลำดับงานที่มีอยู่มาเป็นเวลานานและการเปิดรับนวัตกรรมและความปรารถนาของพนักงานที่จะพัฒนาทักษะของพวกเขาไม่ใช่คุณลักษณะของวัฒนธรรมองค์กรและระบบลำดับความสำคัญในการจัดการ ปัญหาการจัดการอาจเกิดขึ้นเมื่อแนะนำนวัตกรรม

ลักษณะของซีรีส์ เหตุผลที่เป็นไปได้อุปสรรคในการใช้ระบบอัตโนมัติก่อนวัยเรียนแบบบูรณาการนั้นมีอยู่ในผลงานที่มีชื่อเสียงของ M. Sutton ซึ่งรวมถึงความไม่สอดคล้องประเภทต่างๆ: ความไม่สอดคล้องกัน, การไม่แน่ใจ, ความหวาดระแวง, การไม่เตรียมตัว, อคติ, ความระส่ำระสาย, ความไม่แน่นอน, ความล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่ ฯลฯ

เมื่อใช้ระบบอัตโนมัติแบบครบวงจรสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงว่าทัศนคติต่อนวัตกรรมที่นำเสนอส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับลักษณะดังต่อไปนี้:

โอ ความสามารถในการทำกำไรสัมพัทธ์(นวัตกรรมที่นำเสนอมีประโยชน์ในด้านเศรษฐกิจและสังคมมากกว่าขั้นตอนการปฏิบัติงานที่มีอยู่มากน้อยเพียงใด และมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรมากน้อยเพียงใด)

โอ ความเข้ากันได้(นวัตกรรมนี้เข้ากันได้กับมุมมองและประสบการณ์ของพนักงานเพียงใด - นี่เป็นตัวกำหนดว่าจะยอมรับได้ยากหรือง่ายกว่า)

โอ ความซับซ้อน(มันยากแค่ไหนที่จะเข้าใจ ใช้ และปรับให้เข้ากับนวัตกรรมที่นำเสนอ)

โอ การวางขั้นตอน(นวัตกรรมที่สามารถนำไปปฏิบัติเป็นขั้นตอนหรือทดลองทดลองได้จะดีกว่า)

จากองค์กร การสนับสนุนข้อมูลการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการระหว่างพนักงานเกี่ยวกับการนำนวัตกรรมไปใช้จะเป็นตัวกำหนดความสำเร็จเป็นส่วนใหญ่ เมื่อนำระบบไปใช้ สิ่งสำคัญคือต้องให้ข้อมูลเกี่ยวกับประโยชน์ของเทคโนโลยีใหม่แก่พนักงาน (สำหรับองค์กร แผนก พนักงานแต่ละคน) คิดตามระบบการฝึกอบรม และสรุปขั้นตอนของการดำเนินการ

อาจเป็นเรื่องยากทางจิตใจสำหรับพนักงานที่จะปรับตัวเข้ากับเทคโนโลยีใหม่อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานจำนวนมากในเวลาเดียวกัน ดังนั้น ยิ่งระบบถูกนำไปใช้แปลกใหม่มากขึ้นเท่าไร ก็ยิ่งต้องใส่ใจมากขึ้นในการให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการนำไปปฏิบัติ อธิบายความสามารถใหม่ของระบบ และการเอาชนะอุปสรรคทางจิตวิทยาของพนักงานบางคน จำเป็นต้องวางแผนเวลาที่จำเป็นในการทำความคุ้นเคยให้กับพนักงาน และระยะเวลาในการเรียนรู้เทคโนโลยีการทำงานใหม่ ความเร่งรีบในการดำเนินการก่อให้เกิดปัญหาเนื่องจากพนักงานขององค์กรไม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงจำนวนมากได้ในคราวเดียว การชะลอกระบวนการนี้มากเกินไปสามารถลดผลกระทบของนวัตกรรมได้อย่างมากและยังทำให้เกิดความผิดหวังอีกด้วย เมื่อคำนึงถึงสถานการณ์เหล่านี้ เมื่อใช้ระบบอัตโนมัติแบบครบวงจรสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในการพัฒนาและอนุมัติกำหนดการในการเชื่อมต่อแผนกต่างๆ กับหัวหน้าองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ

ความสำเร็จของการใช้ระบบเอกสารอัตโนมัติที่ออกแบบมาเพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานขององค์กรโดยรวมนั้นขึ้นอยู่กับความลึกของรายละเอียดและความทันเวลาในการแก้ไขปัญหาขององค์กรในระดับการจัดการที่เหมาะสม บทบาทพื้นฐานได้รับการสนับสนุนสำหรับการนำระบบไปใช้โดยฝ่ายบริหารขององค์กร (“หลักการบุคคลที่หนึ่ง”) หากไม่มีการสนับสนุนดังกล่าว ระบบก็ไม่น่าจะถูกนำมาใช้ในทุกแผนก เพื่อควบคุมกระบวนการนำระบบไปใช้อย่างทันท่วงที อาจจำเป็นต้องสร้างหน่วยงานถาวร (เช่น คณะกรรมการหรือคณะทำงานของตัวแทนของแผนกที่รับผิดชอบด้านต่างๆ ของการดำเนินการ - องค์กร เทคโนโลยี ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ บุคลากร ตลอดจน ความปลอดภัยของข้อมูล) งานของบริการการศึกษาก่อนวัยเรียน ได้แก่ การแก้ไขปัญหาเทคโนโลยีขั้นพื้นฐานการประสานงานผลประโยชน์ของแผนกต่างๆในฐานะผู้ใช้ระบบการเตรียมเอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีที่จำเป็นการพัฒนาการจำแนกประเภทของเอกสารและการบำรุงรักษาไดเร็กทอรีของระบบ

เมื่อใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับเด็กก่อนวัยเรียนแบบครอบคลุมและขยายจำนวนผู้ใช้ระบบและเชื่อมต่อกับแผนกใหม่ แนวทางต่อไปนี้อาจเป็นประโยชน์:

o เริ่มต้นด้วยพนักงานที่มีการเตรียมจิตใจและมีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุด โดยใช้ตัวอย่าง ประสบการณ์ และทักษะของพวกเขาเมื่อเชี่ยวชาญเทคโนโลยีโดยพนักงานคนอื่น ๆ

o แนะนำเทคโนโลยีใหม่ก่อนอื่นในแผนกที่มีความจำเป็นเร่งด่วนและผลของการดำเนินการที่ชัดเจนที่สุด

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าในสภาวะสมัยใหม่ แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะนำระบบอัตโนมัติแบบมัลติฟังก์ชั่นไปใช้กับองค์กรขนาดใหญ่ในทันที ทางเลือกในการพัฒนาแบบค่อยเป็นค่อยไปดูเหมือนจะเป็นที่ยอมรับมากกว่า มิฉะนั้นการพัฒนาและการนำระบบไปใช้อาจใช้เวลานาน และข้อกำหนดเดิมอาจล้าสมัยด้วยซ้ำ

ในขั้นตอนใดๆ เหล่านี้ คุณสามารถดำเนินการปรับปรุงเทคโนโลยีการไหลของเอกสารได้ (ทั้งแบบดั้งเดิมและแบบอัตโนมัติ) เช่น ประยุกต์ใช้นวัตกรรมการปรับเปลี่ยน

การไหลของเอกสารทั้งแบบดั้งเดิม (กระดาษ) และอัตโนมัติจำเป็นต้องให้ความสนใจอย่างต่อเนื่องกับปัญหาการปรับให้เหมาะสม โดยคำนึงถึง:

o การเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องในโครงสร้างองค์กรของการจัดการ ความจำเป็นในการรวมเทคโนโลยีแบบดั้งเดิมและอัตโนมัติ

o ให้คำแนะนำเกี่ยวกับองค์กรและระเบียบวิธีและติดตามการปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงานที่กำหนดไว้

o การพัฒนาระบบและการปรับแต่งฟังก์ชันแต่ละอย่างโดยคำนึงถึงความสามารถของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ใหม่

ดังนั้นปัญหาการจัดการข้อมูลจึงไม่หมดไปแม้หลังจากใช้งานระบบคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้องแล้วก็ตาม

เอกสารการจัดการเป็นพื้นฐานของกิจกรรมขององค์กรสมัยใหม่ - มากถึง 85% ของแหล่งข้อมูลของโครงสร้างการจัดการเกือบทั้งหมดนั้นกระจุกตัวอยู่ในเอกสาร ในเรื่องนี้ กระบวนการจัดทำเอกสารและการไหลของเอกสารมีความพอเพียงและต้องการระบบการจัดการอัตโนมัติของตนเอง

ในช่วง 10-15 ปีที่ผ่านมา ระบบอัตโนมัติในสำนักงานได้ประสบกับการปฏิวัติในการจัดการเอกสาร หากก่อนหน้านี้ระบบสำนักงานอัตโนมัติถือเป็นระบบสำหรับกิจกรรมอัตโนมัติของบุคลากรทางเทคนิคส่วนใหญ่ของสำนักงาน สำนักเลขาธิการ หอจดหมายเหตุที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมการ การลงทะเบียน การเคลื่อนย้าย การควบคุมการดำเนินการและการค้นหาเอกสาร ตอนนี้ผู้เขียนเองก็มีส่วนร่วมใน การเตรียมและการส่งต่อเอกสารโดยใช้พีซีที่เชื่อมต่อในเครือข่ายและผู้ดำเนินการเอกสาร ขณะนี้พวกเขาเป็นผู้เข้าร่วมโดยตรงในเทคโนโลยีสนับสนุนเอกสาร - ตั้งแต่ช่วงเวลาของการสร้างเอกสารไปจนถึงการตรวจสอบการดำเนินการและการทำงานกับไฟล์เก็บถาวรเอกสาร ระบบอัตโนมัติสำหรับเอกสารและการไหลของเอกสารได้กลายเป็นเครื่องมือชี้ขาดในการเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจและตามกิจกรรมขององค์กรโดยรวม

ปัจจุบันองค์กรที่ต้องการรับ โซลูชั่นที่ทันสมัยสำหรับการสร้างเทคโนโลยีอัตโนมัติสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนมีทางเลือกมากมายตั้งแต่การซื้อที่พัฒนาเป็นรายบุคคล ระบบสารสนเทศในกรณีองค์กรขนาดใหญ่ไปจนถึงระบบสำเร็จรูปที่ซับซ้อน - สำหรับองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง

องค์กรที่ตั้งเป้าหมายในการทำงานในสำนักงานแบบอัตโนมัติต้องแก้ไขปัญหาหลายประการ นี่คือบางส่วนของพวกเขา:

องค์กรต่างๆ มักไม่มีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นจริงๆ ที่ต้องทำให้เป็นอัตโนมัติในเทคโนโลยีกระบวนการในสำนักงาน เนื่องจากขาดผู้เชี่ยวชาญที่เชี่ยวชาญทั้งด้านงานสำนักงานและตระหนักดีถึงตลาดและความสามารถของระบบซอฟต์แวร์ในด้านระบบอัตโนมัติในการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ ข้อมูลการโฆษณามีเนื้อหาไม่ดีและไม่สอดคล้องกับความจริงเสมอไป การขาดคำศัพท์ที่เหมือนกันเป็นอุปสรรคต่อความเข้าใจร่วมกันระหว่างลูกค้าของระบบและผู้ผลิต ฯลฯ

องค์กรจะต้องพัฒนาและใช้ชุดมาตรการที่จริงจังเพื่อปรับปรุงกระบวนการจัดการและขั้นตอนการทำงานของสำนักงานที่สะท้อนถึงสิ่งเหล่านี้ มีความจำเป็นต้องปรับปรุงการกระจายความรับผิดชอบ การมอบอำนาจ กำหนดให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้แก้ไขงานอะไร และระดับใด เพื่อกำหนดขั้นตอนการอนุมัติเอกสาร การอนุมัติ และการลงนาม เป็นต้น กล่าวคือ ท้ายที่สุดแล้ว เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการ ระบบ;

เมื่อแนะนำระบบอัตโนมัติของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องตัดสินใจเลือกหนึ่งในสองแนวทาง ซึ่งนักวิทยาศาสตร์เรียกตามอัตภาพว่า "รัสเซีย" และ "ตะวันตก"

ตามเนื้อผ้าเทคโนโลยีของรัสเซียสำหรับการทำงานกับเอกสารนั้นมีลำดับชั้นสามระดับ: หัวหน้าองค์กร - บริการการจัดการสำนักงาน - ผู้ดำเนินการ ประเพณีตะวันตกมีความเกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบส่วนบุคคลของผู้ดำเนินการสำหรับเอกสารและการตัดสินใจที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นจึงมีลำดับชั้นสองระดับ: หัวหน้าฝ่ายบริหารระดับสูง - ผู้ดำเนินการ (ผู้จัดการ)

ประเพณีของรัสเซียกำหนดให้ต้องลงทะเบียนเอกสารแต่ละฉบับตั้งแต่วินาทีแรกที่ปรากฏในองค์กร ตลอดจนขั้นตอนเอกสาร "ก่อนการเก็บถาวร" ที่มีการควบคุมโดยละเอียดและควบคุมจากส่วนกลาง เทคโนโลยีของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนส่วนใหญ่ประดิษฐานอยู่ในมาตรฐานคำแนะนำและคู่มือของรัฐ งานด้านเอกสารทั้งหมดจะถูกติดตามในวารสารการลงทะเบียนหรือตู้เก็บเอกสารแบบพิมพ์ดีด

ประเพณีการทำงานในสำนักงานแบบตะวันตกมีความเกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบส่วนบุคคลของผู้จัดการสำหรับเอกสารและการดำเนินการ (โดยทั่วไปใน ภาษาอังกฤษคำว่า "การไหลของเอกสาร" หายไป) ผู้รับเหมาดำเนินการลงทะเบียนเอกสารโดยตรง ไม่มีการควบคุมการดำเนินการแบบรวมศูนย์ เรื่องของกฎระเบียบในระบบการจัดการเอกสารแบบตะวันตกแบบดั้งเดิมคือการจัดเก็บเอกสารที่ดำเนินการแล้วอย่างเป็นระบบ (คล้ายกับการจัดเก็บเอกสารสำคัญในประเทศ) บนพื้นฐานของประเพณีนี้จึงมีการสร้างแนวคิดของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบตะวันตก ดังนั้นความซับซ้อนของการใช้เทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในงานสำนักงานของรัสเซียที่ใช้ระบบซอฟต์แวร์ของตะวันตก จำเป็นต้องมีการปรับผลิตภัณฑ์ตะวันตกให้เข้ากับสภาพของรัสเซียที่มีการพัฒนามานานหลายศตวรรษอย่างเหมาะสม

เมื่อเลือกตัวเลือกสำหรับการทำให้สถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนเป็นอัตโนมัติ องค์กรลูกค้าจะต้องเลือกระหว่างระบบการจัดการเอกสารสองคลาส - เวิร์กโฟลว์และกรุ๊ปแวร์

ระบบทั้งสองประเภทมุ่งเป้าไปที่การทำงานเป็นทีมแบบอัตโนมัติในสำนักงาน ในเวลาเดียวกันเมื่อเลือกวิธีการสร้างระบบอัตโนมัติในองค์กรใดองค์กรหนึ่ง เราควรคำนึงว่าระบบดังกล่าวสอดคล้องกับรูปแบบการจัดการและระบบการจัดการที่นำมาใช้ได้ดีเพียงใด

ความจริงก็คือระบบประเภทเวิร์กโฟลว์ประกอบด้วยระบบที่เน้นการทำงานอัตโนมัติของทั้งองค์กร (เช่น การทำงานร่วมกันของกลุ่มงานหลายกลุ่ม) สนับสนุนการแบ่งแยกที่ชัดเจนในกระบวนการทางธุรกิจและงานกำหนดเส้นทางในเครือข่ายของนักแสดง ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการไหลของเอกสาร หมายความว่าเอกสารที่เกี่ยวข้องจะเชื่อมโยงกับขั้นตอนการจัดการอย่างเคร่งครัด โดยอิงจากการกระจายหน้าที่ระหว่างพนักงานในเครื่องมือการจัดการ ในกรณีนี้ ดูเหมือนว่าการไหลของเอกสารจะซ้อนทับกับขั้นตอนการจัดการทางเทคโนโลยี ระบบเช่น Workflow เป็นที่ยอมรับมากขึ้นสำหรับองค์กรขนาดใหญ่และหน่วยงานภาครัฐ

ประเภทกรุ๊ปแวร์ประกอบด้วยระบบที่ไม่มีแผนธุรกิจที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด - กระบวนการและได้รับการออกแบบให้ทำงานเป็นทีมขนาดเล็ก - คณะทำงาน(5-100 คน) องค์ประกอบกรุ๊ปแวร์ได้แก่ อีเมล,ฐานข้อมูลเอกสาร,ผู้จัดงานรวม

ทางเลือกโดยองค์กรของระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติในท้ายที่สุดควรเป็นไปตามข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่นำเสนอในตลาดซึ่งสามารถลดลักษณะดังต่อไปนี้:

เทคโนโลยีสำนักงานที่ใช้

การปฏิบัติตามภารกิจหลักของงานสำนักงาน

ลักษณะการทำงานระบบ (ความสมบูรณ์ของฟังก์ชัน, ความเปิดกว้าง ฯลฯ );

การใช้งานซอฟต์แวร์(รองรับโหมดกระจาย ฯลฯ );

ตัวชี้วัดต้นทุน

เทคโนโลยีการทำงานในสำนักงานที่มีพื้นฐานมาจากประเพณีของรัสเซียและตะวันตกได้อธิบายไว้ข้างต้นโดยย่อ ต่อไปเราจะกล่าวถึงคุณลักษณะของระบบซอฟต์แวร์ในทิศทางที่สอดคล้องกันโดยย่อ

ระบบซอฟต์แวร์ที่นำไปใช้งาน เทคโนโลยีของรัสเซียมุ่งเน้นไปที่การใช้งานในหน่วยงานภาครัฐและองค์กร พวกเขารักษาประเพณีและบรรทัดฐานของงานสำนักงานทั้งหมดที่นำมาใช้ในโครงสร้างการจัดการเฉพาะ หน้าที่ของระบบดังกล่าวคือการให้การสนับสนุนการไหลของเอกสารที่เป็นกระดาษ และลดความเข้มข้นของแรงงานในการดำเนินการประมวลผลเอกสารตามปกติ อย่างไรก็ตาม ระบบเหล่านี้สามารถขยายขอบเขตของเอกสารแบบดั้งเดิมและกระบวนการจัดการเอกสารได้อย่างมากโดยการประมวลผลเอกสารบนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ระบบในทิศทางนี้เป็นสะพานเชื่อมสำหรับการเปลี่ยนผ่านจากกระดาษไปเป็นเทคโนโลยีไร้กระดาษอย่างค่อยเป็นค่อยไป ระบบอัตโนมัติสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนที่ใช้เทคโนโลยีนี้ ได้แก่ :

ระบบ DELO (ผลิตภัณฑ์ของบริษัท Electronic Office Systems)

ระบบ “Cinderella-\\"1!\i. จดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการ (STC IRM, มอสโก)

ข้อย่อย 7.8.4 จะอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานของระบบ DELO

ระบบซอฟต์แวร์ของตะวันตกมุ่งเน้นไปที่การใช้งานสูงสุด เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันของผู้ใช้ การไม่มีลิงก์ระดับกลาง ซึ่งจะกำหนดล่วงหน้าการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการสำนักงานที่มีอยู่ในองค์กร การเพิ่มประสิทธิภาพ และการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่สำหรับการทำงานกับเอกสาร

คุณสมบัติหลักของเทคโนโลยี "ตะวันตก" คือการสร้างแบบจำลองของกระบวนการโฟลว์เอกสารจริงเฉพาะและการปรับระบบซอฟต์แวร์ให้เป็นโมเดลเหล่านี้ ตามกฎแล้ว ระบบจะถูกส่งไปยังลูกค้าไม่ใช่เป็นผลิตภัณฑ์ "บรรจุกล่อง" ที่เป็นอิสระ ซึ่งแยกจากนักพัฒนา แต่เป็นชุด ซอฟต์แวร์ซึ่งประกอบโซลูชันสำเร็จรูปไว้

เมื่อทำการปรับระบบให้เข้ากับกระบวนการเฉพาะขององค์กรแล้ว คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลพนักงาน (บทบาท ที่ทำงาน) มีการติดตั้งส่วนประกอบการทำงานที่จำเป็นซึ่งช่วยให้สามารถแก้ไขงานบางช่วงตามบทบาทของพนักงานแต่ละคนในขั้นตอนการไหลของเอกสารเฉพาะขององค์กร ผู้ดูแลระบบสร้างฟังก์ชันทางธุรกิจที่กำหนดเส้นทางสำหรับการเคลื่อนย้ายเอกสารผ่านโครงสร้างขององค์กร เช่น ระหว่างแผนกและพนักงานแต่ละคน

สู่ระบบทิศทางนี้ค่ะ สหพันธรัฐรัสเซียระบบข้อมูลอัตโนมัติสามประเภทต่อไปนี้มีการนำเสนออย่างกว้างขวาง:

ระบบที่พัฒนาโดยบริษัทรัสเซียที่ใช้ DBMS: "Lan-Docs" - Lanit JSC; OPTIMA-WorkFlow - บริษัท Optima; "รหัส" - รัฐวิสาหกิจ "ศูนย์พัฒนาคอมพิวเตอร์"; "AquaDoc" - บริษัทที่ปรึกษา Aquarius ฯลฯ

ระบบที่พัฒนาโดยบริษัทรัสเซียโดยใช้เทคโนโลยี LotusNotes: СompanyMedia - บริษัท Inter Trust; "BOSS-Referent" - บริษัท ไอที; "Eskado" - CJSC Interprokom LAN ฯลฯ:

ระบบตะวันตกยอดนิยมเวอร์ชัน Russified: "Documentum 4i" - บริษัท Documentum; "DOCSOpen" - บริษัท Hummingbird"; "LotusDomino\Notes" - ไอบีเอ็น คอร์ปอเรชั่น; "DocuLive" - ​​​​ข้อกังวลของซีเมนส์; "WorkExpeditor" - Compaq Corporation ฯลฯ

สำหรับการเปรียบเทียบเพิ่มเติมในข้อ 7.8.4 และข้อ 7.8.5 จะมีการกำหนดคุณลักษณะของระบบซอฟต์แวร์ทั้งสอง - "DELO" และ "BOSS-Referent" ซึ่งมุ่งเน้นไปที่เทคโนโลยีเอกสารและการจัดการเอกสารของรัสเซียและตะวันตกตามลำดับ

การแนะนำ

เทคโนโลยีสารสนเทศ

การใช้เครื่องจักร

ภายใต้

สนทนา;

ท้องถิ่น;

หลายระดับ;

ระบบการจัดการองค์กรแบบอัตโนมัติมีจุดมุ่งหมายที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น สำหรับ "ดีที่สุด" หรือ "Parus-5" ภาคการค้ามีความสำคัญเป็นอันดับแรก Infosoft เป็นหนึ่งในผู้นำด้านระบบบัญชีอัตโนมัติในการผลิต นอกจากนี้ยังมี "ระบบการจัดการองค์กร" ที่เป็นสากล: "Parus-4", "Infin", "Abacus", BOSS", "Galaktika", "Supermanager-6-7" เป็นต้น

อย่างไรก็ตาม วัตถุประสงค์ของบทความนี้คือเพื่อประเมินความสามารถของระบบในการทำให้การไหลของเอกสารบุคลากรเป็นแบบอัตโนมัติและเฉพาะความสามารถที่มีแนวโน้มมากที่สุดเท่านั้นที่เป็นของระบบรุ่นที่สี่

ระบบบูรณาการ M-2ขึ้นอยู่กับแอปพลิเคชัน เทคโนโลยีที่ทันสมัย- M-2 เป็นชุดซอฟต์แวร์ชุดเดียวที่ใช้ฐานข้อมูลองค์กรแบบรวมศูนย์ ในเวลาเดียวกัน การเปิดกว้างของระบบ M-2 ช่วยให้สามารถใช้ฐานข้อมูลองค์กรที่มีอยู่โดยบูรณาการเข้ากับคอมเพล็กซ์เดียว รวมถึงแพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่ทันสมัย ​​( ไมโครซอฟต์ ออฟฟิศ 97).

ระบบ M-2 ได้รับการพัฒนาบนพื้นฐานของเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล ข้อมูลออราเคิล 7.3 ซึ่งให้คุณลักษณะความเร็วสูงและความน่าเชื่อถือและการปกป้องข้อมูลในระดับสูง สถานีลูกค้าได้รับการพัฒนาบนระบบซอฟต์แวร์ Delphi 3.0 และสามารถทำงานได้ในห้องปฏิบัติการ ระบบวินโดวส์ NT หรือ Windows'95

ความแตกต่างพื้นฐานระหว่างระบบรวมและชุดเวิร์กสเตชันอัตโนมัติที่ซับซ้อนโดยพลการนั้น ประการแรกอยู่ที่อุดมการณ์การออกแบบ ระบบเวิร์คสเตชั่นได้รับการออกแบบให้เป็นระบบอัตโนมัติของสถานที่ทำงานที่มีอยู่ และในอนาคตจะเชื่อมโยงถึงกัน ในเวลาเดียวกันโดยธรรมชาติแล้วระบบข้อมูลดังกล่าวสามารถนำไปใช้เฉพาะเทคโนโลยีการจัดการที่มีอยู่ในองค์กรในขณะที่สร้างเท่านั้น เนื่องจากการออกแบบโมดูลนั้นดำเนินการตามงานที่มีอยู่เฉพาะ

ระบบบูรณาการได้รับการออกแบบทันทีให้เป็นคอมเพล็กซ์เดียว โดยเน้นไปที่เทคโนโลยีการจัดการที่ทันสมัย งานจะถูกสร้างขึ้นในขั้นตอนที่สองในสภาพแวดล้อมแบบรวมที่สร้างขึ้นแล้ว

นอกจากนี้ เวิร์กสเตชันที่สร้างขึ้นภายในกรอบงานของสถาปัตยกรรมไฟล์เซิร์ฟเวอร์ไม่ตรงตามข้อกำหนดสมัยใหม่ทั้งในแง่ของลักษณะความเร็วหรือในแง่ของความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือของระบบ ควรสังเกตว่างานที่ทำเพื่อสร้างเวิร์กสเตชันอัตโนมัติจะไม่สูญหาย ประการแรก องค์ประกอบต่างๆ ของงานที่สร้างขึ้นสามารถใช้เป็นโมดูลสำหรับการสร้างงานภายในระบบใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากการออกแบบงานใช้เวลาอย่างน้อย 50% ของเวลาในการสร้าง ประการที่สอง ผู้ใช้ได้รับทักษะด้านคอมพิวเตอร์ โดยที่ไม่สามารถนำระบบใดๆ ไปใช้ได้เลย ประการที่สาม ในส่วนของงานนี้ กลุ่มโปรแกรมเมอร์ได้ถูกสร้างขึ้นซึ่งรู้ข้อมูลเฉพาะขององค์กร ซึ่งจะจำเป็นเมื่อเขียนงานในสภาพแวดล้อมของระบบบูรณาการใหม่ ดังนั้นการลงทุนในการพัฒนาก่อนหน้านี้จะคุ้มค่าอย่างแน่นอน ซึ่งแตกต่างจากเวิร์กสเตชันอัตโนมัติที่ซับซ้อน เมื่อแนะนำระบบแบบรวม งานที่มีอยู่ไม่ได้เป็นเพียงระบบอัตโนมัติ แต่ระบบประมวลผลข้อมูลทั้งหมดถูกสร้างขึ้นใหม่ด้วยการออกแบบงานใหม่ที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีใหม่

พร้อมกับการนำระบบ M-2 ไปใช้ ผู้เชี่ยวชาญจะได้รับการฝึกอบรมและได้รับใบรับรองที่เหมาะสม ผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการฝึกอบรมในลักษณะนี้จะได้รับสิทธิ์ในการสร้างโมดูลของตนเองในระบบ M-2 รวมถึงแก้ไขโมดูลที่มีอยู่ภายในกรอบงานที่ระบุโดยใบรับรอง ดังนั้นองค์กรจึงไม่ขึ้นอยู่กับบริษัทที่พัฒนาระบบและสามารถรักษาการทำงานของระบบได้อย่างอิสระ

ระบบบัญชีองค์กร NS2000ตรงตามข้อกำหนดของความสมบูรณ์ของฟังก์ชันและเป็นผู้ชนะอันดับที่หก การแข่งขันระดับนานาชาติซอฟต์แวร์ในด้านการเงินและธุรกิจ ระบบได้รับการออกแบบและพัฒนาโดยใช้เครื่องมือ BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL

โครงร่างของคอมเพล็กซ์จึงเป็นชุดของโมดูลซึ่งทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นสามส่วนหลัก: การจัดการ, การเงิน, โลจิสติกส์

รวมอยู่ด้วย ระบบอาร์/3ประกอบด้วยโมดูล Oracle Applications Human Resources ซึ่งช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากพนักงานของคุณผ่านการสรรหาบุคลากร การจัดการบุคลากร การฝึกอบรม ค่าตอบแทน และการวางแผนอาชีพที่มีประสิทธิภาพ ในปัจจุบัน ในระดับผลิตภัณฑ์ โมดูล “Oracle Applications Human Resources Management” เป็นหนึ่งในระบบที่มีฟังก์ชันการทำงานที่สมบูรณ์แบบที่สุดสำหรับการจัดระเบียบงานของแผนกทรัพยากรบุคคลขององค์กรสมัยใหม่

การใช้งานช่วยให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาต่อไปนี้:

· การวางแผนการเปลี่ยนแปลงองค์กร รวมถึงการสร้างแบบจำลองโครงสร้างองค์กรและลำดับชั้นงาน

· การวางแผนหน่วยโครงสร้าง คำอธิบายอันดับ ตำแหน่ง ตำแหน่ง การดูแลรักษาไดเร็กทอรี ฯลฯ

· บันทึกส่วนตัวของพนักงานและผู้สมัครพร้อมบันทึกคุณสมบัติทางวิชาชีพอย่างครบถ้วน (เพื่อการใช้ทรัพยากรแรงงานอย่างเหมาะสมที่สุด) ข้อมูลบัญชีเงินเดือน ข้อมูลการใช้เวลาทำงาน บันทึกการติดตามของพนักงาน ความต้องการการฝึกอบรมขั้นสูงและผลการฝึกอบรมพนักงาน

· การวิเคราะห์และการรายงานในรูปแบบมาตรฐานของรัฐบาล การรายงานที่ไม่ได้มาตรฐานโดยใช้เครื่องมือการพัฒนาของ Oracle การวิเคราะห์ข้อมูลการปฏิบัติงาน และการสนับสนุนการตัดสินใจ

ระบบ “Orakl-บุคลากร”ข้อดีทั้งหมดของระบบก่อนหน้านี้มีอยู่ในตัว อย่างไรก็ตาม ยังมีข้อดีเพิ่มเติมอีกหลายประการ ระบบให้ความสามารถในการทำงานกับระบบฐานข้อมูล (พนักงานเต็มเวลา, พนักงานที่ถูกไล่ออก, เอกสารสำคัญ, บุคลากรสำรอง, พนักงานชั่วคราว ฯลฯ) ซึ่งช่วยลดเวลาในการประมวลผลคำขอได้อย่างมาก ข้อได้เปรียบที่ไม่ต้องสงสัยประการที่สองคือเนื้อหาของบัตรลงทะเบียนซึ่งรวมถึง 102 หัวข้อ (ตามมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐการ์ดจะต้องมีอย่างน้อย 55 หัวข้อ)

มีความเป็นไปได้ในการปรับเปลี่ยนตารางการรับพนักงานโดยพลการด้วยการคำนวณตำแหน่งงานว่างโดยอัตโนมัติตลอดจนโมดูลที่พัฒนาขึ้นสำหรับการประมวลผลคำขอเฉพาะกิจ ระบบจัดให้มีขั้นตอนสำหรับการรักษาใบบันทึกเวลา (ส่วนบุคคลและต่อหน่วย) ด้วยการควบคุมวันหยุดพักผ่อน การเดินทางเพื่อธุรกิจ ความช่วยเหลือทางการเงิน ฯลฯ โดยอัตโนมัติ มีเพียงบางระบบเท่านั้นที่มีส่วนบันทึกบุคลากรที่จำเป็นทั้งหมด แต่เฉพาะในระบบ "Orakle-Personnel" เท่านั้น มีให้เลือกอย่างครบครัน ดังนั้น เมื่อคำนึงถึงต้นทุนที่ยอมรับได้ (สูงถึง 500 ดอลลาร์) จึงสามารถโต้แย้งได้ว่าปัจจุบันระบบนี้เป็นผู้นำในระบบอัตโนมัติขององค์กร รวมถึงฟังก์ชันทั้งหมดของระบบอัตโนมัติสำหรับการไหลของเอกสารฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ระบบอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจ (BAPS)เป็นผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ประเภทหนึ่งที่ทำให้คำอธิบายและการดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจตามอำเภอใจเป็นไปโดยอัตโนมัติ (ทั้งหมดหรือบางส่วน) ในขณะที่เอกสาร ข้อมูล งานต่างๆ จะถูกถ่ายโอนเพื่อดำเนินการ การดำเนินการที่จำเป็นจากผู้เข้าร่วมคนหนึ่งในกระบวนการไปยังอีกคนหนึ่งตามกฎที่กำหนด แนวคิดหลักของ SADP คือขั้นตอนการทำงาน

ขั้นตอนการทำงานเป็นระบบที่สร้างความมั่นใจในการดำเนินการตามขั้นตอนการทำงานภายในกรอบการจัดการกระบวนการ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจเป็นไปไม่ได้โดยการใช้ระบบบัญชีเท่านั้นเนื่องจากระบบดังกล่าวไม่สามารถแก้ไขปัญหาการโต้ตอบระหว่างผู้เข้าร่วมในกระบวนการบัญชีได้ ปัญหาที่คล้ายกันระบบคลาส BPMS ได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาเช่นกัน "PiterSoft: การจัดการกระบวนการ" บนแพลตฟอร์ม 1C- ตัวอย่างผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์คลาส BPMS ซึ่งใช้เพื่อแก้ไขปัญหาปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้เข้าร่วมในกระบวนการทางธุรกิจ

นอกจากนี้ ระบบ SADP ยังเป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS)

การแนะนำ

ปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้นอย่างมากและการเปลี่ยนแปลงความต้องการข้อมูลครั้งใหญ่เริ่มทำให้เกิดความต้องการใหม่ในการจัดการบริการข้อมูลและเอกสารในองค์กร

ข้อกำหนดสำหรับบริการที่เกี่ยวข้องกับการสนับสนุนข้อมูลและเอกสารเริ่มมีการเปลี่ยนแปลง ในต่างประเทศพวกเขาเริ่มถูกเรียกว่าบริการการจัดการ (หรือการจัดการ) ทรัพยากรข้อมูลและเอกสารในประเทศของเรา - บริการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ (DOU)

ทิศทางหลักในการปรับปรุงสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและปรับให้เข้ากับสภาพที่ทันสมัยคือการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และโทรคมนาคมล่าสุดและการสร้างบนพื้นฐานของเทคโนโลยีสารสนเทศและการจัดการที่มีประสิทธิภาพสูงในการทำงานกับเอกสาร

สิ่งช่วยสอนที่นำเสนอได้รับการพัฒนาตาม โปรแกรมการทำงานวินัย “เทคโนโลยีสารสนเทศในการสนับสนุนเอกสารการจัดการและการเก็บถาวร” ทิศทางการฝึกอบรม “034700 เอกสารและวิทยาศาสตร์การเก็บถาวร” (ภาคการศึกษาที่ 6 ปริญญาตรี) เป้าหมายของการเรียนรู้วินัยนี้คือ: ความสามารถในการสร้างกรอบการกำกับดูแลในท้องถิ่นสำหรับการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการและกิจการเก็บถาวรตลอดจนความสามารถในการจัดทำเอกสารข้อมูลการจัดการ การหาเหตุผลเข้าข้างตนเองของการไหลของเอกสาร เทคโนโลยีการประมวลผลเอกสารเพื่อความปลอดภัยและการถ่ายโอน สำหรับการจัดเก็บ

หัวข้อที่ 1 ข้อกำหนดและแนวคิดพื้นฐาน

คำศัพท์และแนวคิดพื้นฐาน: เครื่องจักรและระบบอัตโนมัติ สารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ การใช้คอมพิวเตอร์และระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศอัตโนมัติ

กิจกรรมการจัดการขององค์กรใด ๆ ขึ้นอยู่กับการประมวลผลเอกสารราชการที่เข้ามาโดยไม่คำนึงถึงวิธีการรับและประเภทของสื่อตลอดจนการผลิตข้อมูลสารคดีและเอกสารราชการที่มีจุดประสงค์เพื่อใช้ภายในองค์กรและสำหรับ การใช้งานภายนอก

ด้วยการใช้เทคโนโลยีพิเศษ เอกสารขาเข้าจะถูกแปลงเป็นข้อมูลที่จำเป็นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แน่นอน แนวคิดของ "เทคโนโลยี" นั้นถูกใช้ในการผลิตทางอุตสาหกรรมและถูกกำหนดให้เป็นระบบของวิธีการเชื่อมโยงระหว่างวัสดุแปรรูปและวิธีการผลิตผลิตภัณฑ์ในกระบวนการผลิต ในด้านเอกสารสนับสนุนการจัดการโดยคำนึงถึงเฉพาะด้าน กระบวนการข้อมูลซึ่งเป็นพื้นฐานเทคโนโลยีการสนับสนุนการจัดการเอกสารถูกกำหนดให้เป็นระบบของวิธีการและวิธีการในการรวบรวมการส่งการประมวลผลการสะสมการจัดเก็บเอกสารและข้อมูลสารคดีตามการใช้เทคนิคและกฎระเบียบวิธีแบบเดียวกัน

เทคโนโลยีสำหรับการสนับสนุนเอกสารของการจัดการตามความแตกต่างในกระบวนการข้อมูลแบ่งออกเป็น:

· เทคโนโลยีสำหรับการประมวลผลเอกสารขาเข้าและขาออก

· เทคโนโลยีในการส่ง (นำ) ข้อมูลเอกสารไปยังผู้ใช้ปลายทาง

· เทคโนโลยีในการเข้าเอกสารเข้า ฐานข้อมูลข้อมูลองค์กรตามโครงสร้างภายใน

· เทคโนโลยีการประมวลผลข้อมูลเอกสารและการสะสมเอกสาร

· เทคโนโลยีสำหรับการจัดเก็บและการใช้กลุ่มเอกสารท้องถิ่นที่แยกจากกัน

ดังนั้น, สนับสนุนเอกสารการจัดการ (DOU) ครอบคลุมประเด็นด้านเอกสารการจัดระเบียบงานกับเอกสารในกระบวนการจัดการและการจัดระบบการจัดเก็บเอกสารสำคัญ

เทคโนโลยีสารสนเทศคือชุดวิธีการ กระบวนการผลิต และซอฟต์แวร์ วิธีการทางเทคนิครวมกันเป็นห่วงโซ่เทคโนโลยีที่ช่วยให้มั่นใจในการรวบรวม การประมวลผล การจัดเก็บ การกระจายและการแสดงข้อมูล เพื่อลดความเข้มข้นของแรงงานของกระบวนการใช้ทรัพยากรข้อมูล รวมถึงเพิ่มความน่าเชื่อถือและประสิทธิภาพ

เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารได้รับการเสนอให้เป็นชุดของวัตถุ การกระทำ และกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับการเตรียม การประมวลผล และการส่งมอบข้อมูลในการสื่อสารส่วนบุคคล มวลชน และอุตสาหกรรม ตลอดจนเทคโนโลยีและอุตสาหกรรมทั้งหมดที่สนับสนุนกระบวนการที่ระบุไว้อย่างบูรณาการ

เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาใช้อย่างแข็งขันเนื่องจากการใช้คอมพิวเตอร์ขององค์กร การใช้คอมพิวเตอร์หมายถึงกระบวนการนำไปปฏิบัติ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์การให้กระบวนการและเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นอัตโนมัติ

การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยให้เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับมาตรการสองชุด: การใช้เครื่องจักรและระบบอัตโนมัติของกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

การใช้เครื่องจักรกระบวนการเสมียนคือการใช้วิธีการทางเทคนิคในการดำเนินการด้านเอกสารและจัดระเบียบงานกับเอกสาร วัตถุประสงค์ของกลไกการทำงานในสำนักงานคือการถ่ายโอนการดำเนินการที่ไม่สร้างสรรค์ (เสริม) ไปเป็นวิธีการทางเทคนิค

ภายใต้ เทคโนโลยีสารสนเทศอัตโนมัติการจัดการ (AIT) เข้าใจว่าเป็นระบบของวิธีการและวิธีการในการรวบรวม สะสม จัดเก็บ ค้นหา ประมวลผล และปกป้องข้อมูลการจัดการ โดยอาศัยการใช้ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้น เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และการสื่อสาร ตลอดจนวิธีการที่ข้อมูลนี้ถูกนำไปใช้ ให้กับผู้ใช้

ตามระดับความครอบคลุมของงานการจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศอัตโนมัติแบ่งออกเป็นกลุ่มต่อไปนี้: การประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ฟังก์ชั่นการควบคุมอัตโนมัติ การสนับสนุนการตัดสินใจ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ การสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญ

ตามระดับของการดำเนินการทางเทคโนโลยีที่กำลังดำเนินการ AIT สามารถแบ่งออกเป็น: ระบบด้วย โปรแกรมแก้ไขข้อความ- ระบบที่มีโปรเซสเซอร์ตาราง ระบบการจัดการฐานข้อมูล ระบบต่างๆ ด้วย วัตถุกราฟิก- ระบบมัลติมีเดีย ระบบไฮเปอร์เท็กซ์

ตามประเภท ส่วนต่อประสานกับผู้ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอัตโนมัติแบ่งออกเป็น:

แบทช์ (การประมวลผลแบบรวมศูนย์);

สนทนา;

เครือข่าย (ผู้ใช้หลายคน)

ตามวิธีการสร้างเครือข่าย AIT สามารถแบ่งออกเป็น:

ท้องถิ่น;

หลายระดับ;

กระจาย.

หัวข้อที่ 2 ขั้นตอนหลักในประวัติศาสตร์ของระบบอัตโนมัติของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและกิจการจดหมายเหตุ

2.1. ระบบอัตโนมัติในการทำงานกับเอกสารซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการอัตโนมัติ

2 .2. ระยะแรก (ทศวรรษ 1960 – 1970) – แนวคิดของระบบควบคุมอัตโนมัติ (ACS) การสร้างและการนำระบบประมวลผลเอกสารไปใช้ภายในกรอบของระบบควบคุมอัตโนมัติ ศูนย์คอมพิวเตอร์ที่ใช้ร่วมกัน ระบบสืบค้นข้อมูลระบบแรก (IRS) ระบบอัตโนมัติบางส่วนของฟังก์ชันสำนักงานและเอกสารสำคัญบางส่วน

2.3. ขั้นตอนที่สอง (ทศวรรษ 1980 - ต้นทศวรรษ 1990) - การพัฒนาโซลูชันทางเทคโนโลยีที่ใช้พีซี การสร้างและพัฒนาแนวคิดของเวิร์กสเตชันอัตโนมัติ (AWS) การเกิดขึ้นของความเป็นไปได้ของระบบอัตโนมัติที่ครอบคลุมของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและกิจการจดหมายเหตุ การพัฒนาซอฟต์แวร์เฉพาะทาง

2.4. ขั้นตอนที่สาม (พ.ศ. 2533 - ปัจจุบัน) - การแนะนำและการใช้สิ่งใหม่อย่างกว้างขวาง เทคโนโลยีสารสนเทศซึ่งรวมเอาคอมพิวเตอร์ การสื่อสาร และอุปกรณ์สำนักงานเข้าด้วยกัน ระบบอัตโนมัติที่ครอบคลุมทุกขั้นตอนของการไหลของเอกสารและการจัดเก็บเอกสารถาวร

ความต้องการระบบอัตโนมัติในสำนักงานมีสาเหตุมาจากการปรับปรุงอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีการผลิตคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ และการนำเทคโนโลยีสารสนเทศไปใช้อย่างกว้างขวาง เดิมทีระบบอัตโนมัติเข้าใจกันว่าเป็นการแทนที่แรงงานเครื่องจักรตามปกติ ซึ่งเป็นการ "ปลดปล่อย" ของคนงาน อย่างไรก็ตาม การลดต้นทุนไม่ใช่เป้าหมายหลักของระบบอัตโนมัติ เป้าหมายหลักของระบบอัตโนมัติคือการได้รับคุณสมบัติการจัดการใหม่ การจัดการที่มีประสิทธิภาพ- แนวคิดระบบอัตโนมัตินี้เกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบการจัดการใหม่และการออกแบบระบบข้อมูลใหม่

ระบบอัตโนมัติของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและงานเอกสารสำคัญเริ่มขึ้นในทศวรรษที่ 1960 ของศตวรรษที่ 20 ระบบอัตโนมัตินำหน้าด้วยขั้นตอนการใช้เครื่องจักรซึ่งเริ่มขึ้นในปลายศตวรรษที่ 19 ในช่วงตั้งแต่ปลายศตวรรษที่ 19 จนถึงปี 1950 เครื่องจักรเกี่ยวข้องกับเอกสารสำคัญของแผนกเป็นหลัก การใช้ “เครื่องจักรขนาดเล็ก” เกิดขึ้นเป็นระยะๆ และจำกัดอยู่เพียงการใช้สื่อข้อมูลเมทริกซ์ (บัตรเจาะด้วยมือ เทปเจาะ รหัส) และอุปกรณ์นับและเจาะเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะในด้านการบัญชีประชากร (การสำรวจสำมะโนประชากร) การวางแผน ,การรายงานในการผลิต เป็นต้น

ขั้นตอนแรกคือช่วงเวลาของการสะสมประสบการณ์เชิงประจักษ์ในด้านการสร้างระบบเรียกค้นข้อมูลอัตโนมัติภายในและระหว่างที่เก็บถาวร - AIPS การเติบโตในขอบเขตของการประยุกต์ใช้ระบบอัตโนมัติในการจัดเก็บข้อมูลมีความเกี่ยวข้องหลักกับวิวัฒนาการของผู้ให้บริการข้อมูล (ไมโครฟิล์ม เทปแม่เหล็ก การ์ด ดิสก์ แบบฟอร์ม ฯลฯ) และการสนับสนุนทางเทคนิค (เครื่องเจาะอิเล็กทรอนิกส์ คอมพิวเตอร์อิเล็กทรอนิกส์ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล) . การเกิดขึ้นของแพ็คเกจพิเศษ แอพพลิเคชั่นสำหรับเอไอพีเอส กระบวนการสร้างระบบควบคุมอัตโนมัติ (ACS) ในทุกภาคส่วนของเศรษฐกิจยังส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อระบบอัตโนมัติของการเก็บถาวรในช่วงเวลานี้

ระบบควบคุมอัตโนมัติ (เอซีเอส) - ชุดฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อควบคุมกระบวนการต่างๆ ภายใน กระบวนการทางเทคโนโลยี, การผลิต, องค์กร ผู้สร้างระบบควบคุมอัตโนมัติระบบแรกในสหภาพโซเวียตคือปริญญาเอกเศรษฐศาสตร์ศาสตราจารย์สมาชิกที่เกี่ยวข้องของ National Academy of Sciences แห่งเบลารุสผู้ก่อตั้งโรงเรียนวิทยาศาสตร์แห่งการวางแผนเชิงกลยุทธ์ Nikolai Ivanovich Veduta

งานที่สำคัญที่สุดของระบบควบคุมอัตโนมัติคือการเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกโดยพิจารณาจากผลิตภาพแรงงานที่เพิ่มขึ้นและวิธีการวางแผนกระบวนการจัดการที่ได้รับการปรับปรุง

ช่วงครึ่งหลังของคริสต์ทศวรรษ 1980 - 1990 - เกี่ยวข้องกับจุดเริ่มต้นของการใช้คอมพิวเตอร์ที่เกิดขึ้นเอง อันดับแรกของมอสโกและจากนั้นเป็นเอกสารสำคัญของรัฐท้องถิ่น ผู้นำของกระบวนการนี้คือศูนย์วิจัยแห่งชาติ TD ของสหภาพโซเวียต (RNIC CD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) และเอกสารสำคัญอื่น ๆ ในยุค 90 ในสหพันธรัฐรัสเซีย กฎหมายและข้อบังคับได้เริ่มใช้ระบบงานสำนักงานและระบบเอกสารอัตโนมัติเฉพาะอุตสาหกรรมมากกว่า 20 ระบบ ทำให้เกิดอาร์เรย์ขนาดใหญ่ของเอกสารที่เครื่องอ่านได้ (อิเล็กทรอนิกส์) การสร้างอาร์เรย์ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังเกิดขึ้นผ่านการแปลงแหล่งกระดาษในเอกสารสำคัญของรัฐให้เป็นดิจิทัล (เพื่อสร้างกองทุนประกันและกองทุนการใช้งาน) เช่นเดียวกับการสร้างฐานข้อมูลข้อความแบบเต็ม นอกจากนี้ เทคโนโลยีสารสนเทศใหม่ๆ ในด้านการอนุรักษ์และการฟื้นฟูเอกสาร การสร้างกองทุนประกัน และกองทุนการใช้งาน ทำให้สามารถยืดอายุของแหล่งข้อมูลทางประวัติศาสตร์อันมีค่าได้

ในปัจจุบัน สถานะของเทคโนโลยีสารสนเทศในสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนสามารถมีลักษณะดังนี้:

การมีฐานข้อมูลจำนวนมากที่มีข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กร

การสร้างเทคโนโลยีที่ให้การเข้าถึงแบบโต้ตอบแก่ผู้ใช้ แหล่งข้อมูล;

การขยายตัว ฟังก์ชั่นระบบสารสนเทศและเทคโนโลยีที่ให้การประมวลผลข้อมูล การสร้างระบบข้อมูลที่มุ่งเน้นปัญหาแบบมัลติฟังก์ชั่นในท้องถิ่นเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ

การรวมองค์ประกอบการสร้างปัญญาส่วนต่อประสานกับผู้ใช้เข้ากับระบบสารสนเทศ ระบบผู้เชี่ยวชาญและวิธีการทางเทคโนโลยีอื่น ๆ

ระบบอัตโนมัติที่ครอบคลุมทุกขั้นตอนของการไหลของเอกสารและการจัดเก็บเอกสารถาวรรวมถึง: ระบบอัตโนมัติของการทำงานกับเอกสาร เวิร์กสเตชันอัตโนมัติ ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์

โครงการเป้าหมายของรัฐบาลกลาง “อิเล็กทรอนิกส์รัสเซีย (2002-2010)” ระบุว่าการพัฒนาและการใช้ข้อมูลและ เทคโนโลยีการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพของเศรษฐกิจ รัฐ และรัฐบาลท้องถิ่น หนึ่งในขอบเขตของการใช้เทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลในกิจกรรมของหน่วยงานภาครัฐ องค์กร และองค์กรคือ "การพัฒนาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มาตรฐานงานสำนักงาน และการจัดการเอกสาร" ความเกี่ยวข้องของการปรับปรุงงานในสำนักงานแบบดั้งเดิมนั้นพิจารณาจากความจำเป็นในกิจกรรมการจัดการที่มีประสิทธิภาพ การเร่งการเคลื่อนย้ายเอกสารในองค์กร และลดความเข้มข้นของแรงงานในการประมวลผลเอกสาร ระบบอัตโนมัติที่สร้างขึ้น (ต่อไปนี้จะเรียกว่า AS) ของงานในสำนักงานควรเพิ่มประสิทธิภาพของการจัดการผ่านการสร้างเอกสารฉบับเดียว พื้นที่ข้อมูลทำให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันบนเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพทุกที่ทุกเวลา ระบบที่ทันสมัยระบบอัตโนมัติของงานสำนักงานและการไหลของเอกสาร (SADD) ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขงานในสำนักงานได้เต็มรูปแบบ:

การจัดระเบียบบัญชีและการประมวลผลจดหมายขาเข้าขาออกและภายในที่สมบูรณ์และสะดวกสบาย

เก็บรักษาเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรได้อย่างสะดวกและมีเหตุผลมากขึ้นทำให้คุณสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็ว เอกสารที่จำเป็นขึ้นอยู่กับสิทธิ์การเข้าถึงที่เหมาะสม

ติดตามสถานะของเอกสารแต่ละฉบับ เส้นทางการเคลื่อนย้าย ตลอดจนความสัมพันธ์กับเอกสารอื่นๆ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดในการประมวลผลเอกสารอย่างทันท่วงที

ระบบสำนักงานอัตโนมัติสมัยใหม่ทำให้สามารถสร้างระบบที่ครบครันสำหรับจัดการกระบวนการประมวลผลเอกสารและติดตามการใช้งาน SADD ครอบคลุมกระบวนการทั้งหมดในการสร้าง ประมวลผล ทำซ้ำ ถ่ายโอน และจัดเก็บเอกสาร และยังทำให้ขั้นตอนพื้นฐานของงานสำนักงานสมัยใหม่เป็นไปโดยอัตโนมัติอีกด้วย วงจรชีวิตของเอกสาร ตั้งแต่การสร้างจนถึงการตัดจำหน่ายหรือการทำลาย จะถูกนำเสนอในรูปแบบของขั้นตอนต่อเนื่อง ซึ่งแต่ละขั้นตอนจะต้องผ่านเอกสารในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ระบบสำนักงานอัตโนมัติช่วยให้คุณสามารถบันทึกการเปลี่ยนแปลงของเอกสารจากขั้นตอนหนึ่งไปอีกขั้นตอนหนึ่งได้โดยอัตโนมัติ
ปัจจุบันการมีอยู่ของระบบสำนักงานอัตโนมัติและระบบการไหลของเอกสารที่ประสบความสำเร็จบ่งบอกถึงความเป็นอยู่ที่ดีของสถาบันและฝ่ายบริหาร นี่หมายถึงความสามารถในการควบคุมอย่างสมบูรณ์ของผู้ใต้บังคับบัญชาต่อความเป็นผู้นำของอุปกรณ์ความสามารถความสามัคคีวินัยและความสนใจในการดำเนินงานที่ได้รับมอบหมายให้ประสบความสำเร็จสูงสุด ระบบอัตโนมัติทำให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างทุกส่วนของกระบวนการผลิตได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ลดเวลาที่ต้องใช้ในการเตรียมงานเฉพาะ และกำจัดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในการจัดทำเอกสารการรายงาน การนำระบบอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้มั่นใจได้ถึงความสะดวกในการใช้งาน การจัดระเบียบการผลิตอย่างมีเหตุผล และการลดความเครียดทางจิตใจ ความเครียดทางสรีรวิทยาก็จะลดลงด้วยเพราะว่า ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม เวลาที่ใช้ในงานเดียวกันจะลดลงอย่างมาก ซึ่งจะส่งผลดีต่อการปฏิบัติงานของพนักงานเพราะว่า จะนำไปสู่การลดปริมาณข้อมูลที่ประมวลผล และพนักงานจะมีเวลาเพิ่มเติมในการวิเคราะห์และตัดสินใจของฝ่ายบริหาร

ระบบการศึกษาก่อนวัยเรียนแบบอัตโนมัติคือระบบซอฟต์แวร์ที่มุ่งทำให้กระบวนการจัดการเป็นแบบอัตโนมัติ

จุดเชื่อมโยงหลักของเทคโนโลยีสารสนเทศในสภาวะสมัยใหม่คือคอมพิวเตอร์และวิธีการทางเทคนิคที่เกี่ยวข้อง การนำเทคโนโลยีสารสนเทศไปใช้ทำได้สำเร็จด้วยความช่วยเหลือของระบบการจัดการและการสนับสนุนองค์กรและระเบียบวิธี เมื่อใช้เทคโนโลยีและอุปกรณ์ทางเทคนิคแต่ละรายการในการจัดการเอกสาร ควรให้ความสนใจกับผลที่ตามมาของการใช้งานโดยเฉพาะ

เสนอขั้นตอนการทำงานต่อไปนี้ในการเลือกระบบอัตโนมัติสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน 1:

จัดทำรายการข้อกำหนดพื้นฐานและทางเทคนิคของระบบสำหรับระบบเอกสารอัตโนมัติขององค์กร

การเลือกระบบค่าสัมประสิทธิ์การถ่วงน้ำหนัก (คะแนน) หรือการจัดอันดับสำหรับการประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญ

การประเมินผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์จากมุมมองของข้อกำหนดการทำงานขั้นพื้นฐานและคุณลักษณะทางเทคนิคของระบบ

การประเมินความสามารถในการปรับตัวของผลิตภัณฑ์ที่เลือก

การเลือกผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่ตรงตามเกณฑ์เหล่านี้

การประเมินเปรียบเทียบต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการได้มาและการใช้งานผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์

ประเมินประสบการณ์การใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่เลือก (รวมถึงในองค์กรประเภทนี้) ชื่อเสียงของบริษัทผู้พัฒนา

การเลือกซอฟต์แวร์สำหรับระบบเอกสารอัตโนมัติ

14 เป้าหมายของระบบอัตโนมัติ Dhow งานของดาวโจนส์ในองค์กร ความครอบคลุมของกระบวนการอัตโนมัติของ Dhow

เป้าหมายของระบบอัตโนมัติก่อนวัยเรียนของทุกองค์กรโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบองค์กรและกฎหมายมีความคล้ายคลึงกันและในความเห็นของเรามีดังนี้

การปรับปรุงคุณภาพและประสิทธิภาพของการจัดการและเป็นผลให้มั่นใจในการแข่งขันขององค์กรในตลาด

บูรณาการเข้ากับวงจรการทำงานของสำนักงานเดียวของแผนกโครงสร้างทั้งหมดขององค์กร รวมถึงแผนกที่อยู่ห่างไกลทางภูมิศาสตร์

ให้การเข้าถึงทรัพยากรข้อมูล (เอกสาร) ขององค์กรในการปฏิบัติงานและในเวลาเดียวกัน

การลดต้นทุนแรงงานและเวลาและต้นทุนค่าโสหุ้ยและเป็นผลให้เกิดผลกระทบทางเศรษฐกิจ

วางรากฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลงอย่างค่อยเป็นค่อยไปไปสู่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรและการทำงานเพื่ออนาคต

การบรรลุเป้าหมายของคุณเป็นไปได้ด้วยการแก้ปัญหา งานอัตโนมัติของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนขององค์กรซึ่งสามารถจัดระบบคร่าวๆ ได้เป็นด้านต่างๆ ดังต่อไปนี้:

การเตรียมและการดำเนินการของเอกสาร

ปรับปรุงคุณภาพและประสิทธิภาพในการจัดทำเอกสารที่สร้างขึ้นในองค์กร

การรวมกระบวนการทำงานกับเอกสารในทุกขั้นตอนของการดำรงอยู่

การจัดระเบียบการไหลของเอกสารและการดำเนินการของเอกสาร

ขจัดความซ้ำซ้อนในการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารในขั้นตอนต่าง ๆ ของการทำงานกับมัน (กระบวนการลงทะเบียน)

ขจัดโอกาสการสูญหายของเอกสาร (การสร้างฐานสารคดีขององค์กร)

ปรับปรุงการไหลของเอกสารขององค์กร (ลดความซับซ้อนของแผนภูมิการไหลของเอกสาร - การกำหนดเส้นทาง)

เพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพการทำงานของนักแสดงด้วยเอกสาร

การลดกำหนดเวลาในการดำเนินการและการส่งเอกสาร

แจ้งให้พนักงานและผู้บริหารทราบทันเวลาเกี่ยวกับเอกสารที่ได้รับและสร้าง (หลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อนในเอกสารเดียวกัน)

องค์กรควบคุมการดำเนินการของเอกสาร

การรวมการไหลของเอกสารของทุกแผนกขององค์กร (รวมถึงหน่วยงานที่อยู่ห่างไกลทางภูมิศาสตร์)

รับข้อมูลเกี่ยวกับสถานะการดำเนินการและตำแหน่งของเอกสารใด ๆ ได้ทันที

สร้างความมั่นใจในการติดตามขั้นตอนของการผ่านเอกสารในแผนกขององค์กรตั้งแต่ช่วงเวลาที่ได้รับ (การสร้าง) จนกระทั่งเสร็จสิ้นการทำงานกับพวกเขา (การดำเนินการ)

จัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารระบบค้นหา

สร้างความมั่นใจในการจัดเก็บข้อความของเอกสารที่จัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แบบรวมศูนย์รูปภาพกราฟิกและวัสดุสำหรับพวกเขา

ให้ความสามารถในการค้นหาและจัดระเบียบการเชื่อมโยงเชิงตรรกะของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับประเด็นหนึ่งได้อย่างรวดเร็ว

รับประกันการค้นหาและการเลือกเอกสาร (วัสดุ) ที่รวดเร็วตามชุดรายละเอียดเฉพาะเรื่อง