การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel วิธีจัดเรียงข้อมูลใน Excel รายการที่กำหนดเองหรือตัวเลือกการจัดเรียงที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
การเรียงลำดับใน Excel เป็นฟีเจอร์การวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่แล้วภายในเมื่อใช้วิธีนี้ คุณสามารถใส่นามสกุลตามลำดับตัวอักษร เรียงลำดับคะแนนเฉลี่ยของผู้สมัครจากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อย กำหนดลำดับแถวตามสีหรือไอคอน ฯลฯ นอกจากนี้ ด้วยการใช้ฟังก์ชันนี้ คุณสามารถทำให้ตารางมีรูปลักษณ์ที่สะดวกได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลที่จำเป็น วิเคราะห์ และตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว
การเรียงลำดับแถวใน Excel
คลิกเพื่อเพิ่มข้อมูล จัดรูปแบบแผนภูมิ และนำทางในสเปรดชีตขนาดใหญ่ ไม่ต้องกังวลเรื่องการออม ข้อมูลจะนำคุณไปสู่ฟังก์ชันที่คุณต้องการ บนแท็บเล็ต แล็ปท็อป และเดสก์ท็อปขนาดใหญ่ คุณสามารถดูสเปรดชีตได้ฟรี ฟังก์ชั่นแบ่งออกเป็นประเภทต่างๆ ดังต่อไปนี้ ฟังก์ชั่นเสริมและระบบอัตโนมัติ
ช่วยให้คุณสามารถประมวลผลข้อมูลจากตารางสรุปข้อมูลหรือลิงก์แบบไดนามิก ใช้สำหรับการวิเคราะห์ขั้นสูงในคิวบ์ข้อมูล ใช้เมื่อคุณต้องการวางวันที่และเวลาปัจจุบันบนเวิร์กชีต คุณสามารถดูวันในสัปดาห์ ปี หมายเลขสัปดาห์ และอื่นๆ อีกมากมาย
วิดีโอเกี่ยวกับการใช้การเรียงลำดับของ Excel
คุณสามารถเรียงลำดับอะไรได้บ้าง?
Excel สามารถจัดเรียงข้อมูลตามข้อความ (ตัวอักษรหรือกลับกัน) ตัวเลข (จากน้อยไปหามากหรือจากมากไปน้อย) วันที่และเวลา (ใหม่ไปเก่า และในทางกลับกัน) คุณสามารถจัดเรียงตามคอลัมน์เดียวหรือหลายคอลัมน์พร้อมกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดเรียงลูกค้าทั้งหมดตามตัวอักษรก่อนแล้วจึงจัดเรียงตามจำนวนการซื้อทั้งหมด นอกจากนี้ Excel ยังสามารถจัดเรียงตามรายการที่กำหนดเองหรือตามรูปแบบ (สีของเซลล์ สีข้อความ ฯลฯ) โดยปกติแล้วการเรียงลำดับจะใช้ตามคอลัมน์เท่านั้น แต่ก็สามารถใช้ฟังก์ชันนี้กับแถวได้เช่นกัน
ช่วยให้คุณสามารถคำนวณที่เกี่ยวข้องกับด้านเทคนิคตลอดจนแบบจำลองตามสูตรที่ใช้ในทางวิศวกรรม ใช้สำหรับการคำนวณและการรายงานทางการเงิน สิ่งเหล่านี้จะระบุลักษณะสถานะของส่วนต่างๆ ของตาราง ซึ่งช่วยให้คุณตรวจสอบว่าเซลล์ว่างหรือไม่ และฟังก์ชันอื่นๆ
ใช้เพื่อเปรียบเทียบค่าและสร้างผลลัพธ์จริงหรือเท็จตามการเปรียบเทียบ ฟังก์ชั่นการค้นหาและลิงค์ ช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลตามเกณฑ์ที่กำหนดในการค้นหา ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์และตรีโกณมิติ
การตั้งค่าที่ระบุทั้งหมดสำหรับตัวเลือกนี้จะถูกบันทึกไว้ในสมุดงาน Excel ซึ่งช่วยให้คุณสามารถใช้ข้อมูลเมื่อคุณเปิดสมุดงาน (หากจำเป็น)
การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel
การเรียงลำดับใน Excel สามารถแบ่งออกเป็นแบบง่ายและซับซ้อน การเรียงลำดับแบบง่ายกำลังขึ้นหรือลง
อนุญาตให้มีการคำนวณทางสถิติ เช่น การคำนวณค่ามัธยฐาน ความแปรปรวนมัธยฐาน ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน และฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ฟังก์ชันข้อความช่วยให้คุณสามารถทำงานกับข้อมูลตัวอักษรและตัวเลข ช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบข้อความ เปลี่ยนการจัดรูปแบบ เปลี่ยนตัวพิมพ์ใหญ่หรือตัวพิมพ์เล็ก รวมข้อความ และอื่นๆ อีกมากมาย
ฟังก์ชั่นที่กำหนดเอง เมื่อคุณจัดเรียงข้อมูลในสเปรดชีต คุณสามารถดูข้อมูลตามที่คุณต้องการและค้นหาค่าได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถจัดเรียงช่วงหรือตารางข้อมูลในคอลัมน์ข้อมูลตั้งแต่หนึ่งคอลัมน์ขึ้นไป ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดเรียงพนักงานตามแผนกก่อนแล้วตามด้วยนามสกุล
การเรียงลำดับมี 2 ประเภทหลัก - จากน้อยไปหามากและจากมากไปน้อย
ดังนั้นก่อนที่คุณจะเริ่มต้น คุณต้องเปิด Excel และกรอกข้อมูลบางอย่างก่อน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเติมตัวเลขตั้งแต่ 1 ถึง 10 ใน 10 เซลล์ได้ ตอนนี้คุณต้องเลือกทั้งคอลัมน์ (ในกรณีนี้คือทั้งหมด 10 เซลล์) และเลือก "ข้อมูล - การเรียงลำดับ" ในแถบเมนู หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นซึ่งคุณต้องระบุวิธีจัดเรียงข้อมูลจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปน้อย ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเลือกรายการ "จากมากไปน้อย" แล้วคลิกปุ่ม "ตกลง" ตอนนี้ตัวเลขจะเปลี่ยนจาก 10 เป็น 1 คุณสามารถเปิดหน้าต่างการเรียงลำดับอีกครั้งและเลือก "จากน้อยไปหามาก" - ตัวเลขจะเปลี่ยนจาก 1 ถึง 10 นอกจากนี้ขั้นตอนนี้สามารถทำได้พร้อมกันใน 3 คอลัมน์ แม้ว่าจะเป็นการดีกว่าถ้าทำการเรียงลำดับดังกล่าว
การลดความรับผิดชอบในการแปลอัตโนมัติ: บทความนี้แปลโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการแทรกแซงของมนุษย์ เนื่องจากบทความนี้ได้รับการแปลด้วยเครื่อง จึงอาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์ หรือไวยากรณ์ เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง คุณสามารถค้นหาบทความนี้เวอร์ชันภาษาอังกฤษได้ - คุณช่วยแสดงให้เราเห็นว่าอย่างไร? ขอบคุณมากสำหรับความช่วยเหลือของคุณ ขอแสดงความนับถือ มาเรีย คุณทราบดีว่าการกรองทำงานโดยการเก็บข้อมูลบางส่วนที่คุณสนใจในขณะเดียวกันก็เก็บข้อมูลส่วนที่เหลือไว้ด้วย
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างตารางที่จะจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ไว้ในคลังสินค้าได้ ตารางจะประกอบด้วย 3 คอลัมน์ ได้แก่ ชื่อ สี จำนวน สินค้าต้องเขียนให้มีหลายประเภทเหมือนกัน เช่น รองเท้าผู้ชายสีดำ (3 รุ่น) รองเท้าผู้ชายสีแดง (2 รุ่น) รองเท้าผู้หญิงสีขาว (4 รุ่น) เป็นต้น ปริมาณสามารถเป็นเท่าใดก็ได้
ตารางนี้จะไม่มีอะไรมากไปกว่าชื่อฟิลด์ในแบบฟอร์มส่วนหัวและรายการบางส่วนด้านล่าง มีตัวกรองอัตโนมัติเพื่อการกรองที่รวดเร็วและง่ายดาย ลูกศรเหล่านี้คือลูกศรที่ปรากฏในทุกชื่อฟิลด์ ในส่วนหัวของตาราง และต้องใช้คำอธิบายเพียงเล็กน้อย
จากนี้ไปคุณสามารถใช้ฟิลเตอร์ได้ตามต้องการ ในลูกศรเดียวกัน คุณจะมีตัวเลือกทั้งหมดเพื่อลบตัวกรองแอปพลิเคชัน หรือคุณสามารถไปที่เมนูข้อมูล ตัวกรอง แสดงทั้งหมด เพื่อลบตัวกรองทั้งหมดที่คุณมี และตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางข้างหน้าเสร็จสมบูรณ์แล้ว หากคุณเข้าใจจากลูกศรตัวกรอง คุณสามารถเรียงลำดับจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปน้อยตามฟิลด์นี้ได้
ดังนั้น หากต้องการเปิดใช้งานตัวกรองอัตโนมัติ คุณจะต้องเลือกทั้งแผ่นงาน และเลือก "ข้อมูล - ตัวกรอง - ตัวกรองอัตโนมัติ" ในแถบเมนู ไอคอนขนาดเล็กควรปรากฏในเซลล์ที่มีชื่อคอลัมน์ (ชื่อ ปริมาณ ฯลฯ) และเมื่อคลิก รายการแบบเลื่อนลงจะเปิดขึ้น การมีลูกศรดังกล่าวหมายความว่าเปิดใช้งานตัวกรองอัตโนมัติอย่างถูกต้อง ในรายการนี้ คุณสามารถเรียงลำดับข้อมูลจากมากไปน้อยหรือจากน้อยไปมาก ระบุว่าตารางแสดงเฉพาะ 10 รายการแรก (ในตัวอย่างนี้ ตัวเลือกนี้จะไม่ทำงาน) หรือแสดงผลิตภัณฑ์เฉพาะ (เช่น รองเท้าบูทผู้ชาย) คุณยังสามารถเลือกรายการ "เงื่อนไข" และระบุ เช่น ให้โปรแกรมแสดงผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่มีปริมาณน้อยกว่าหรือเท่ากับ 10
ตัวกรองขั้นสูง: ประโยชน์ที่สำคัญสามประการ
คุณควรวางตัวเองไว้ในเซลล์ตารางแล้วไปที่แท็บข้อมูล เรียงลำดับและกรอง แล้วคลิกปุ่มตัวกรอง ด้วยวิธีนี้คุณจะมีลูกศรอันโด่งดัง อย่างไรก็ตาม ตัวกรองขั้นสูงไม่ได้ตรงไปตรงมาหรือใช้งานง่ายนัก แล้วอะไรคือเหตุผลในการใช้งาน? ตัวกรองขั้นสูงมีข้อดีมากกว่าตัวกรองอัตโนมัติสามประการ
Add-in สำหรับการเรียงลำดับข้อมูลใน Excel
ตัวอย่างเช่น ฉันต้องการรายชื่อนักเรียนที่ทำคะแนนได้มากกว่า 5 ในวิชาคณิตศาสตร์และสูงกว่า 7 โดยเฉลี่ย แต่เฉพาะในภาคการศึกษาที่ 3 เท่านั้น ข้อได้เปรียบประการที่สองของตัวกรองขั้นสูงคือความสามารถในการดึงผลลัพธ์ตัวกรองในที่อื่น กล่าวคือ โดยไม่ "ทำลาย" ตารางต้นฉบับ ดังนั้นตารางจึงยังคงไม่บุบสลาย และผลลัพธ์ก็สะท้อนให้เห็นในอีกพื้นที่หนึ่ง แม้กระทั่งบนแผ่นงานอื่น แม้ว่าจะดูเหมือนเป็นเรื่องเบื้องต้นที่ไม่สามารถทำได้ก็ตาม เมื่อคุณได้รับผลลัพธ์ในพื้นที่อื่น คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการแสดงในตารางที่กรองได้ นี่จะเป็นข้อได้เปรียบประการที่สามในมุมมองของฉัน
หากลูกศรตัวกรองอัตโนมัติเป็นสีน้ำเงิน แสดงว่าคอลัมน์นี้ได้รับการจัดเรียงแล้ว
เทคนิคการเรียงลำดับ
สมมติว่าผู้ใช้มีตารางที่มีคอลัมน์พร้อมชื่อเดือนของปี และเมื่อคุณต้องการเรียงลำดับ เช่น จากน้อยไปหามาก ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นดังนี้: สิงหาคม เมษายน ธันวาคม เป็นต้น แต่ฉันต้องการให้การเรียงลำดับเกิดขึ้นตามลำดับปกตินั่นคือ มกราคม กุมภาพันธ์ มีนาคม ฯลฯ ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้การตั้งค่าพิเศษสำหรับแผ่นงานแบบกำหนดเอง
การกรองข้อมูลใน Excel
มีเกณฑ์อะไรบ้าง? นี่คือชุดของเซลล์ที่จะกำหนดเงื่อนไขสำหรับการกรองตาราง ประกอบด้วยชื่อของฟิลด์ที่คุณต้องการตั้งค่าและเงื่อนไข ตัวอย่างเช่น หากฉันต้องการต้อนรับนักเรียนจากมาดริดเป็นเวลา 30 ปี ก็ควรมีข้อความลักษณะนี้อยู่ที่ไหนสักแห่งในชีตนี้
จัดเรียงตามคอลัมน์
คำว่า "เมือง" และ "อายุ" ควรเขียนในลักษณะเดียวกับชื่อตารางต้นฉบับ ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะใช้การคัดลอกและวาง ในภาพด้านบน คุณจะบอกว่าคุณต้องการนักเรียนที่มีเมืองคือ "มาดริด" และ "พวกเขาอายุมากกว่า 30 ปี แต่ถามเกี่ยวกับมาดริดเป็นอีกเรื่องหนึ่ง" หรือผู้ที่มีอายุมากกว่า 30 ปี ในกรณีนี้คือช่วงของ เกณฑ์. ในเกมนี้คุณต้องระมัดระวังวิธีการพูดของเรา ซึ่งบางครั้งดูเหมือนว่าจะขัดต่อกฎเหล่านี้ คุณได้คัดเลือกนักเรียนจากมาดริดและเซบียามานานกว่า 30 ปีอย่างไร
ในการดำเนินการนี้ คุณต้องเลือกทั้งตาราง เปิดหน้าต่างการเรียงลำดับ และระบุรายการ "รายการที่กำหนดเอง" ในช่อง "คำสั่งซื้อ" หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นโดยคุณสามารถเลือกลำดับเดือนในปีที่ต้องการได้ หากไม่มีรายการดังกล่าว (เช่น ชื่อของเดือนเป็นภาษาอังกฤษ) คุณสามารถสร้างได้ด้วยตัวเองโดยเลือกตัวเลือก "รายการใหม่"
จัดเรียงตามหลายคอลัมน์
ดังนี้. คุณทราบว่าเครื่องหมายดอกจันมักจะเป็นไวด์การ์ด และคุณสามารถใช้มันเพื่อแทนที่สตริงอักขระที่มีความยาวไม่ได้ระบุได้ มันก็ยังคงเป็นทฤษฎี แต่กระบวนการนี้ดำเนินการอย่างไร? สมมติว่าคุณมีโต๊ะในแบบฝึกหัดที่ 11 อยู่ข้างหน้า และระบบจะขอให้คุณซื้อผลิตภัณฑ์ทั้งหมดในหมวดเครื่องดื่มที่มีมูลค่ามากกว่า 15 ยูโร เห็นได้ชัดว่าเราจำเป็นต้องสร้างเกณฑ์ชุดหนึ่งโดยบางฟิลด์มีราคาและอีกฟิลด์หนึ่งมีหมวดหมู่ ในกรณีนี้ ให้ไปที่ส่วนหัวของตารางแล้วคัดลอกช่อง "หมวดหมู่" และ "ราคาต่อหน่วย" แล้ววาง เช่น ที่ท้ายตารางในเซลล์ A ด้านล่าง ให้ป้อนเกณฑ์เพื่อให้เป็น เช่นเดียวกับในภาพ
การจัดเรียงข้อมูลไม่ใช่เรื่องยากเลย แต่ด้วยเหตุนี้คุณจึงสามารถรับตารางหรือรายงานที่สะดวกเพื่อดูข้อมูลที่จำเป็นและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว
การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel เป็นเครื่องมือในการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่ใช้งานง่าย
แต่คำถามคือ คุณต้องการให้ผลลัพธ์ประกอบด้วยเขตข้อมูลทั้งหมดของตารางต้นฉบับหรือคอลัมน์สองสามคอลัมน์ที่คุณเลือกไว้หรือไม่ คุณมีส่วนประกอบที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อดำเนินการกรองขั้นสูงแล้ว: ตารางต้นฉบับ ช่วงของเกณฑ์ และโซนผลลัพธ์ที่มีส่วนหัวที่คุณเลือก
ตามรสนิยมของฉัน มีรายละเอียดที่แม้จะไม่จำเป็น แต่ก็จะช่วยให้คุณเร่งกระบวนการได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการสร้างตัวกรองหลายตัว ทางที่ดีควรระบุชื่อช่วงของตาราง เพื่อให้คุณสามารถใช้ชื่อนั้นทุกครั้งที่คุณต้องการกรองและต้องการเข้าถึงตาราง ด้วยวิธีนี้คุณเพียงแค่ตั้งชื่อช่วง เยี่ยมมาก เมื่อรวมทั้งหมดนี้แล้ว เราจะเห็นกระบวนการใช้ตัวกรองขั้นสูง
ค่าตัวเลขสามารถเรียงลำดับจากน้อยไปมากและจากมากไปน้อย ค่าข้อความสามารถเรียงลำดับตามตัวอักษรและในลำดับย้อนกลับได้ มีตัวเลือกให้เลือก - ตามสีและแบบอักษรในลำดับใดก็ได้ตามเงื่อนไขหลายประการ คอลัมน์และแถวจะถูกจัดเรียง
เรียงลำดับใน Excel
มีสองวิธีในการเปิดเมนูเรียงลำดับ:
วิธีการเรียงลำดับที่ใช้บ่อยจะแสดงด้วยปุ่มเดียวบนแถบงาน:
หากคุณอยู่ที่ใดก็ได้ในแผ่นงาน คุณควรไปที่เมนู "ข้อมูล", "ตัวกรอง", "ตัวกรองขั้นสูง" หน้าต่างต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น คุณสามารถทำได้โดยวางแต่ละฟิลด์ในกล่องโต้ตอบ และเลือกช่วงโดยใช้เมาส์โดยไม่ต้องพิมพ์ ความจริงที่ว่าลิงก์ปรากฏโดยมีหรือไม่มีดอลลาร์นั้นไม่สำคัญ แต่โปรดทราบว่าเพื่อระบุช่วงของรายการ ฉันไม่จำเป็นต้องเลือกอะไรเลย ฉันแค่ต้องเขียนชื่ออันดับที่เราให้: "ผลิตภัณฑ์"
และถ้าคุณต้องการเป็นแผ่นที่แตกต่างจากตารางเดิมหรือไม่? นั่นคือจะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณมีตารางในแผ่นงานหนึ่ง แต่คัดลอกส่วนหัวของเขตข้อมูลที่คุณต้องการลงในแผ่นงานอื่น หลายๆ คนจะบอกฉันว่าคุณทำไม่ได้เพราะคุณได้ลองแล้วและคำเตือนต่อไปนี้ปรากฏขึ้น
การเรียงลำดับตารางตามคอลัมน์เดียว:
หากคุณเลือกทั้งตารางและเรียงลำดับ คอลัมน์แรกจะถูกจัดเรียง ข้อมูลในแถวจะสอดคล้องกับตำแหน่งของค่าในคอลัมน์แรก
ดังนั้น มาทำให้แผ่นงานเป้าหมายใช้งานได้ นั่นคือกระบวนการเริ่มต้นด้วยแผ่นงานของผู้รับ คุณมีตารางหรือรายการต้นฉบับบนแผ่นงานหนึ่ง และคุณต้องการให้ผลลัพธ์ไปที่อีกแผ่นงานหนึ่ง ลองไปอยู่ในเซลล์ใดก็ได้บนแผ่นงานอื่นนั้น ก่อนที่คุณจะไปที่เมนูข้อมูล ตัวกรอง ตัวกรองขั้นสูง ดังนั้นคุณจึงทำกระบวนการทั้งหมดจากแผ่นงานปลายทาง
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่ใส่สิ่งใดไว้ในส่วนช่วงเกณฑ์ สิ่งที่ดีคือ คุณจะใช้ตัวกรองขั้นสูงโดยไม่มีเกณฑ์ ซึ่งหมายความว่าคุณจะได้รับผลลัพธ์ของระเบียนทั้งหมดที่อยู่ในตารางต้นฉบับและเขตข้อมูลที่คุณเลือกใน "คัดลอกไปยัง"
จัดเรียงตามสีของเซลล์และแบบอักษร
Excel ให้ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่หลากหลายแก่ผู้ใช้ จึงสามารถใช้งานรูปแบบต่างๆได้
มาสร้างคอลัมน์ "ผลรวม" ในตารางการฝึกอบรมและเติมเซลล์ด้วยค่าที่มีเฉดสีต่างกัน เรียงตามสี:
โปรแกรมจัดเรียงเซลล์ตามสำเนียง ผู้ใช้สามารถเลือกลำดับการเรียงลำดับสีได้อย่างอิสระ ในการดำเนินการนี้ ให้เลือก "การเรียงลำดับแบบกำหนดเอง" ในรายการตัวเลือกเครื่องมือ
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่สร้างส่วนหัวที่มีฟิลด์ที่คุณต้องการในผลลัพธ์ คุณจะมีตัวกรองที่มีบันทึกที่ตรงกับช่วงของเกณฑ์ แต่มีฟิลด์ทั้งหมดจากตารางต้นฉบับในผลลัพธ์ของเซลล์ที่ระบุ ในทั้งสองกรณี คุณจะพบแท็บข้อมูล การเรียงลำดับ และตัวกรอง คุณจะเห็นปุ่ม "ขั้นสูง"
หากคุณมาที่นี่โดยไม่เอาหัวเข้าไปในคอมพิวเตอร์ คุณก็จะได้เรียนรู้สิ่งใหม่ๆ หากต้องการทราบ โปรดปฏิบัติตามข้อมูลด้านล่าง เพื่อเป็นตัวอย่างในทางปฏิบัติสำหรับการบีบอัดที่ดีขึ้น เรามีตารางในภาพด้านล่างซึ่งประกอบด้วยรายชื่อนักวิ่งในการแข่งขันกรีฑาและประเภทนักวิ่งในกรณีนั้น
ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้ป้อนพารามิเตอร์ที่จำเป็น:
ที่นี่คุณสามารถเลือกลำดับการแสดงเซลล์ที่มีสีต่างกันได้
ข้อมูลจะถูกจัดเรียงตามแบบอักษรโดยใช้หลักการเดียวกัน
การเรียงลำดับใน Excel ตามหลายคอลัมน์
จะตั้งค่าลำดับการจัดเรียงรองใน Excel ได้อย่างไร? เพื่อแก้ไขปัญหานี้ คุณต้องตั้งค่าเงื่อนไขการเรียงลำดับหลายประการ
โปรดทราบว่ายังไม่แสดงการแบ่งประเภท ซึ่งในกรณีนี้ เราจำเป็นต้องทราบลำดับการมาถึงของนักกีฬาแต่ละคน โดยไม่ต้องคำนวณเชื้อชาติของตน ลำดับ: ในกรณีนี้ ถ้าเราใส่ค่า 0 ค่าของตำแหน่งของตัวเลขในรายการจะถูกส่งกลับ หากค่าที่ป้อนเป็นหนึ่ง ค่าตำแหน่งตัวเลขจะถูกส่งกลับเป็นระยะ
ในตัวอย่างด้านล่าง เราใช้สูตรเพื่อให้ค่าค่อยๆ แสดง สังเกตในภาพด้านบนว่าฟังก์ชันส่งคืนตำแหน่งสิ้นสุดของเครื่องหมายนักวิ่ง นั่นคือ ตามเวลาที่มาถึงของทางเดินทั้งหมดที่มีอยู่ในเมทริกซ์เวลา ฟังก์ชันจะนำค่าที่เรียงลำดับมาทีละน้อย
โปรแกรมนี้ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มเกณฑ์หลายรายการพร้อมกันเพื่อดำเนินการเรียงลำดับพิเศษ
การเรียงลำดับแถวใน Excel
ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลจะถูกจัดเรียงตามคอลัมน์ วิธีจัดเรียงตามแถวใน Excel:
นี่คือวิธีจัดเรียงตารางใน Excel ตามพารามิเตอร์ต่างๆ
หากต้องการสร้างฟังก์ชันนี้ให้กับนักกีฬาคนอื่นๆ คุณต้องล็อกเซลล์ที่เกี่ยวข้องกับช่วงเวลา ในกรณีนี้เราจะใช้เครื่องหมายดอลลาร์ตามที่แสดงในภาพด้านล่างเพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการคัดลอกสูตร หากต้องการทำซ้ำสูตรสำหรับนักกีฬาคนอื่นๆ เพียงลากเซลล์แรกไปยังเซลล์อื่นๆ โดยใช้จุดจับเติม
เพื่อการแสดงภาพและความเข้าใจที่ดียิ่งขึ้น เรายังสามารถใช้เครื่องมือเรียงลำดับและกรองที่อยู่บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มเครื่องมือแก้ไข ดังนั้นเพียงเลือกเซลล์ที่มีค่าในตารางแล้วเลือกลำดับการจัดเรียงเพื่อสร้างการเพิ่มขึ้นหรือลดลงดังที่แสดงด้านล่าง
การเรียงลำดับแบบสุ่มใน Excel
ตัวเลือกการเรียงลำดับในตัวไม่อนุญาตให้คุณสุ่มจัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์ ฟังก์ชัน RAND จะจัดการงานนี้
ตัวอย่างเช่น คุณต้องจัดเรียงชุดตัวเลขจำนวนหนึ่งตามลำดับแบบสุ่ม
วางเคอร์เซอร์ในเซลล์ที่อยู่ติดกัน (ซ้ายหรือขวา ไม่สำคัญ) ป้อน RAND() ลงในแถบสูตร กด Enter เราคัดลอกสูตรไปยังทั้งคอลัมน์ - เราได้ชุดตัวเลขสุ่ม
ทีนี้มาจัดเรียงคอลัมน์ผลลัพธ์ตามลำดับจากน้อยไปมากหรือมากไปหาน้อย - ค่าในช่วงดั้งเดิมจะถูกจัดเรียงตามลำดับแบบสุ่มโดยอัตโนมัติ
การเรียงลำดับตารางแบบไดนามิกใน MS Excel
หากคุณใช้การเรียงลำดับแบบมาตรฐานกับตาราง การเรียงลำดับจะไม่เกี่ยวข้องเมื่อข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง เราจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าต่างๆ ถูกจัดเรียงโดยอัตโนมัติ เราใช้สูตร
หากคุณต้องการทำการเรียงลำดับแบบไดนามิกจากมากไปน้อย ให้ใช้ฟังก์ชัน LARGE
หากต้องการจัดเรียงค่าข้อความแบบไดนามิก คุณจะต้องใช้สูตรอาร์เรย์
ต่อมา เมื่อคุณเพิ่มข้อมูลลงในตาราง กระบวนการจัดเรียงจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ
คุณสามารถจัดเรียงรายการตามตัวอักษร ตัวเลข หรือตามลำดับเวลาได้ถึงสามฟิลด์ สำหรับแต่ละคอลัมน์ คุณสามารถระบุลำดับการจัดเรียงจากน้อยไปหามากและจากมากไปน้อยได้
เรียงลำดับจากน้อยไปหามาก:
ตัวเลขจะถูกจัดเรียงตามลำดับจากจำนวนลบที่น้อยที่สุดไปหาจำนวนบวกที่ใหญ่ที่สุด
ค่าวันที่และเวลาจะเรียงลำดับจากค่าแรกสุดไปค่าล่าสุด
ข้อความจะถูกจัดเรียงตามตัวอักษร ในกรณีนี้ค่าตัวเลขที่ระบุเป็นข้อความจะอยู่ก่อน
เมื่อเรียงลำดับค่าบูลีนจากน้อยไปมาก ค่า FALSE จะแสดงก่อน ตามด้วยค่า TRUE
ค่าความผิดพลาดจะถูกจัดเรียงตามลำดับที่พบ (จากมุมมองการเรียงลำดับค่าทั้งหมดจะเท่ากัน)
เซลล์ว่างจะปรากฏที่ส่วนท้ายของรายการที่เรียงลำดับ
เรียงลำดับจากมากไปน้อย:
ในกรณีของการเรียงลำดับจากมากไปน้อย Excel จะเรียงลำดับเรกคอร์ดในลำดับย้อนกลับที่อธิบายไว้ข้างต้น เฉพาะเซลล์ว่างเท่านั้นที่จะยังคงแสดงที่ส่วนท้ายของรายการ
ลำดับการจัดเรียงที่กำหนดเอง:
แทนที่จะเรียงลำดับจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย คุณยังสามารถใช้ลำดับการจัดเรียงแบบกำหนดเองที่กำหนดโดยรายการแบบกำหนดเองที่ระบุได้
การเรียงลำดับรายการ
หากต้องการเรียงลำดับรายการ ให้วางตัวชี้เซลล์ภายในรายการแล้วดำเนินการคำสั่งข้อมูล – เรียงลำดับ
Excel จะเลือกรายการโดยอัตโนมัติและแสดงกล่องโต้ตอบช่วงการเรียงลำดับซึ่งคุณสามารถระบุตัวเลือกการเรียงลำดับได้
คุณสามารถตั้งค่าการเรียงลำดับตามฟิลด์รายการได้สูงสุดสามฟิลด์ และระบุลำดับการจัดเรียงที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละฟิลด์
Excel จะจดจำชื่อเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติหากรูปแบบของเซลล์ที่มีชื่อแตกต่างจากรูปแบบของเซลล์ที่มีข้อมูล
กล่องโต้ตอบการเรียงลำดับช่วง
หากการเลือกช่วงที่ดำเนินการโดยโปรแกรมไม่ถูกต้องทั้งหมด ให้ตั้งสวิตช์ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบไปยังตำแหน่งที่ต้องการ (ระบุฟิลด์ด้วย "ป้ายกำกับ (แถวแรกของช่วง)" หรือ "การกำหนดคอลัมน์ของแผ่นงาน")
การตั้งค่าช่วงและตัวเลือกการเรียงลำดับที่คุณระบุในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับจะถูกบันทึกและแสดงในกล่องโต้ตอบในครั้งต่อไปที่คุณเปิดขึ้นมา
คุณยังสามารถเลือกที่จะเรียงลำดับคอลัมน์ช่วงแทนแถวได้อีกด้วย ในการดำเนินการนี้ให้คลิกปุ่ม "ตัวเลือก" ในกล่องโต้ตอบ "การเรียงลำดับช่วง" และในกล่องโต้ตอบ "ตัวเลือกการเรียงลำดับ" ในกลุ่ม "เรียงลำดับ" ให้ตั้งสวิตช์ไปที่ตำแหน่ง "คอลัมน์ช่วง"
26. การกรองข้อมูลใน Excel
การกรองข้อมูลในรายการทำให้คุณสามารถแสดงเฉพาะระเบียนที่ตรงตามเงื่อนไขที่ระบุได้
ตัวกรองอัตโนมัติ
เมื่อใช้ตัวกรองอัตโนมัติ ชื่อฟิลด์จะเสริมด้วยรายการแบบเลื่อนลงซึ่งคุณสามารถเลือกค่าฟิลด์ที่ต้องการหรือกำหนดเกณฑ์ที่กำหนดเองได้
การแทรกตัวกรองอัตโนมัติ
1. วางตัวชี้เซลล์ภายในรายการ
2. ในเมนูย่อยข้อมูล - ตัวกรอง เลือกคำสั่ง "ตัวกรองอัตโนมัติ" ปุ่มลูกศรจะปรากฏถัดจากชื่อฟิลด์ ซึ่งคุณสามารถคลิกเพื่อเปิดรายการได้
3. เปิดรายการสำหรับฟิลด์ที่มีค่าที่คุณต้องการใช้เป็นตัวกรอง (เกณฑ์การเลือก) รายการจะแสดงค่าของเซลล์ของฟิลด์ที่เลือก
4. เลือกรายการที่ต้องการจากรายการ เฉพาะรายการที่ตรงกับตัวกรองที่ระบุเท่านั้นที่จะแสดงบนหน้าจอ
5. หากจำเป็น ให้เลือกองค์ประกอบที่ต้องการจากรายการฟิลด์อื่น เฉพาะบันทึกที่ตรงกับเงื่อนไขการกรองที่ระบุทั้งหมดเท่านั้นที่จะแสดงบนหน้าจอ (เงื่อนไขของแต่ละฟิลด์จะรวมกันโดยใช้การดำเนินการเชิงตรรกะ "AND")
ปุ่มสำหรับเปิดตัวกรองอัตโนมัติสำหรับช่องที่ระบุเงื่อนไขการกรองจะเป็นสีน้ำเงิน
หากคุณเลือกหนึ่งคอลัมน์ขึ้นไปก่อนที่จะดำเนินการคำสั่งตัวกรองอัตโนมัติ รายการแบบเลื่อนลงจะถูกเพิ่มลงในฟิลด์ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
หากต้องการแสดงรายการทั้งหมดบนหน้าจออีกครั้ง ให้ดำเนินการคำสั่ง "แสดงทั้งหมด" จากเมนูย่อยข้อมูล - ตัวกรอง
คุณสามารถลบเกณฑ์การกรองสำหรับแต่ละฟิลด์ได้โดยเลือกรายการ "ทั้งหมด" ในรายการตัวกรองอัตโนมัติสำหรับฟิลด์นี้
หากต้องการปิดใช้งานฟังก์ชันตัวกรองอัตโนมัติ (ลบรายการแบบเลื่อนลง) ให้เลือกคำสั่ง ข้อมูล – ตัวกรอง – ตัวกรองอัตโนมัติ อีกครั้ง
การใช้ตัวกรองอัตโนมัติแบบกำหนดเอง
เมื่อใช้ตัวกรองอัตโนมัติที่กำหนดเอง คุณสามารถเชื่อมต่อเงื่อนไขการเลือกบันทึกแต่ละรายการได้โดยใช้ตัวดำเนินการเชิงตรรกะ
แทรกตัวกรองอัตโนมัติลงในรายการโดยเลือกคำสั่ง ข้อมูล – ตัวกรอง – ตัวกรองอัตโนมัติ
เปิดรายการตัวกรองอัตโนมัติสำหรับฟิลด์ที่ต้องการและเลือกองค์ประกอบ (เงื่อนไข) ในนั้น
ในกล่องโต้ตอบ "ตัวกรองอัตโนมัติแบบกำหนดเอง" ที่เปิดขึ้น (รูปที่ 6.3.27) ให้ระบุเกณฑ์แรก
เลือกตัวดำเนินการเชิงตรรกะที่รวมเกณฑ์ที่หนึ่งและที่สอง
กล่องโต้ตอบ "ตัวกรองอัตโนมัติแบบกำหนดเอง"
คุณสามารถกำหนดเกณฑ์หนึ่งหรือสองเกณฑ์สำหรับแต่ละฟิลด์ในตัวกรองอัตโนมัติแบบกำหนดเองได้ ในกรณีหลัง สามารถใช้ร่วมกับตัวดำเนินการเชิงตรรกะ “AND” หรือ “OR” ได้
กำหนดเกณฑ์ที่สอง
คลิกปุ่ม "ตกลง" Excel จะกรองระเบียนตามเกณฑ์ที่คุณระบุ
ตัวกรองขั้นสูง
ในการตั้งค่าเงื่อนไขที่ซับซ้อนสำหรับการกรองข้อมูลรายการ Excel ได้จัดเตรียมสิ่งที่เรียกว่าตัวกรองขั้นสูงเพื่อช่วยเหลือผู้ใช้
ช่วงของเกณฑ์
คุณสามารถตั้งค่าเกณฑ์ในพื้นที่ว่างใดๆ บนเวิร์กชีตได้ ในช่วงเกณฑ์ คุณสามารถป้อนและรวมเกณฑ์สองประเภทเข้าด้วยกัน:
เกณฑ์ง่ายๆ: โปรแกรมจะเปรียบเทียบเนื้อหาของฟิลด์กับเกณฑ์ที่ระบุ (คล้ายกับการใช้ตัวกรองอัตโนมัติ)
เกณฑ์ที่คำนวณ: ในกรณีนี้ คุณยังสามารถระบุค่าที่ส่งคืนโดยสูตรที่ไม่อยู่ในรายการได้ด้วย
เมื่อระบุเกณฑ์แบบง่าย คุณต้องระบุชื่อฟิลด์ในช่วงเกณฑ์ก่อน และคุณสามารถป้อนได้เฉพาะชื่อฟิลด์ที่คุณระบุเกณฑ์เท่านั้น
บรรทัดที่อยู่ด้านล่างบรรทัดชื่อฟิลด์คือตำแหน่งที่คุณระบุเกณฑ์ Excel ไม่คำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์เมื่อระบุเกณฑ์ คุณสามารถใช้ไวด์การ์ดเมื่อระบุเกณฑ์ได้หรือไม่ และ *.
เกณฑ์ทั้งหมดที่ระบุในหนึ่งบรรทัดจะต้องดำเนินการพร้อมกัน (สอดคล้องกับตัวดำเนินการเชิงตรรกะ “AND”) หากต้องการระบุการเชื่อมโยงเกณฑ์โดยใช้ตัวดำเนินการ "OR" ให้ระบุเกณฑ์ในบรรทัดต่างๆ
การใช้ตัวกรองขั้นสูง
เมื่อคุณสร้างช่วงเกณฑ์แล้ว คุณสามารถเรียกใช้ตัวกรองขั้นสูงและกรองข้อมูลรายการได้
1. วางตัวชี้เซลล์ภายในรายการ ในกรณีนี้ Excel จะจดจำช่วงรายการโดยอัตโนมัติและนำเสนอลิงก์ไปยังช่วงในกล่องโต้ตอบ
2. ดำเนินการคำสั่ง ข้อมูล – ตัวกรอง – ตัวกรองขั้นสูง วางเคอร์เซอร์อินพุตในช่อง "ช่วงเงื่อนไข" และไฮไลต์ช่วงที่เกี่ยวข้องในแผ่นงาน
3. ปิดกล่องโต้ตอบโดยคลิกปุ่ม "ตกลง" ตอนนี้หน้าจอจะแสดงบันทึกที่ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนด
คุณสามารถใช้ตัวกรองขั้นสูงได้เพียงตัวกรองเดียวต่อเวิร์กชีต
หากคุณไม่ต้องการให้แสดงเรคคอร์ดที่ซ้ำกันอันเป็นผลมาจากการใช้ตัวกรองขั้นสูง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เฉพาะเรคคอร์ดที่ไม่ซ้ำเท่านั้น ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรองขั้นสูง
หากต้องการตั้งค่าการแสดงรายการทั้งหมดในแผ่นงานหลังจากการกรอง ให้รันคำสั่ง ข้อมูล – กรอง – แสดงทั้งหมด
การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel เป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มาก แต่ควรใช้ด้วยความระมัดระวัง หากตารางขนาดใหญ่มีสูตรและฟังก์ชันที่ซับซ้อน การดำเนินการเรียงลำดับบนสำเนาของตารางนี้จะเป็นการดีกว่า
ประการแรก ในสูตรและฟังก์ชัน การกำหนดเป้าหมายในลิงก์อาจถูกละเมิด จากนั้นผลลัพธ์ของการคำนวณจะผิดพลาด ประการที่สอง หลังจากการเรียงลำดับซ้ำแล้ว คุณสามารถสับเปลี่ยนข้อมูลตารางได้ ซึ่งจะทำให้ยากต่อการกลับสู่รูปแบบเดิม ประการที่สาม หากตารางมีเซลล์ที่ผสานกัน คุณควรแยกเซลล์เหล่านั้นออกอย่างระมัดระวัง เนื่องจากรูปแบบนี้ไม่เป็นที่ยอมรับสำหรับการเรียงลำดับ
การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel
Excel มีเครื่องมืออะไรบ้างในการเรียงลำดับข้อมูล เพื่อให้คำตอบที่สมบูรณ์สำหรับคำถามนี้ ลองพิจารณาโดยใช้ตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจง
การเตรียมตารางเพื่อจัดเรียงข้อมูลอย่างถูกต้องและปลอดภัย:
ตอนนี้ตารางของเราไม่มีสูตร แต่มีเพียงผลลัพธ์การคำนวณเท่านั้น เซลล์ที่ผสานก็จะถูกตัดการเชื่อมต่อด้วย สิ่งที่เหลืออยู่คือการลบข้อความพิเศษในส่วนหัวออกและตารางก็พร้อมสำหรับการเรียงลำดับอย่างปลอดภัย
หากต้องการเรียงลำดับทั้งตารางตามคอลัมน์เดียว ให้ทำดังต่อไปนี้:
ข้อมูลที่จัดเรียงทั่วทั้งตารางโดยสัมพันธ์กับคอลัมน์ "กำไรสุทธิ"
วิธีจัดเรียงคอลัมน์ใน Excel
ตอนนี้เรามาเรียงลำดับเพียงคอลัมน์เดียวโดยไม่ต้องอ้างอิงถึงคอลัมน์อื่นและทั้งตาราง:
คอลัมน์จะถูกจัดเรียงโดยไม่ขึ้นอยู่กับคอลัมน์อื่นๆ ในตาราง
จัดเรียงตามสีของเซลล์ใน Excel
เมื่อเราคัดลอกตารางไปยังชีตอื่น เราจะโอนเฉพาะค่าของตารางโดยใช้การวางแบบพิเศษ แต่ความสามารถในการเรียงลำดับช่วยให้เราสามารถเรียงลำดับได้ไม่เพียงแต่ตามค่าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสีแบบอักษรหรือสีของเซลล์ด้วย ดังนั้นเราจึงต้องถ่ายโอนรูปแบบข้อมูลด้วย เมื่อต้องการทำสิ่งนี้:
ขณะนี้สำเนาของตารางมีค่าและรูปแบบ เรียงตามสี:
- เลือกตารางและเลือกเครื่องมือ "ข้อมูล" - "เรียงลำดับ"
- ในตัวเลือกการเรียงลำดับ ให้ทำเครื่องหมายในช่อง “ข้อมูลของฉันมีส่วนหัวของคอลัมน์” อีกครั้ง และระบุ: “คอลัมน์” – กำไรสุทธิ; “การเรียงลำดับ” – สีของเซลล์ “คำสั่งซื้อ” – สีแดงอยู่ด้านบน และคลิกตกลง
ที่ด้านบนสุดตอนนี้เรามีตัวเลขกำไรสุทธิที่มีประสิทธิภาพแย่ที่สุด
บันทึก. จากนั้นคุณสามารถเลือกช่วง A4:F12 ในตารางนี้ และทำซ้ำขั้นตอนที่สองของส่วนนี้ โดยระบุเฉพาะสีชมพูที่ด้านบนเท่านั้น ดังนั้นเซลล์ที่มีสีจะไปก่อนแล้วจึงไปเซลล์ปกติ
การเรียงลำดับข้อมูลเป็นส่วนสำคัญของการวิเคราะห์ข้อมูล คุณอาจต้องเรียงตัวอักษรในรายการ แสดงรายการสินค้าคงคลัง และเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย หรือจัดระเบียบแถวตามสีหรือไอคอน การเรียงลำดับข้อมูลช่วยให้คุณแสดงข้อมูลเป็นภาพได้อย่างรวดเร็วและเข้าใจได้ดีขึ้น จัดระเบียบและค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการ และสุดท้ายก็ตัดสินใจได้ดีขึ้น
คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลตามข้อความ (A ถึง Z หรือ Z ถึง A) ตัวเลข (น้อยที่สุดไปหามากที่สุดหรือมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด) และวันที่และเวลา (เก่าที่สุดไปหาใหม่ที่สุดหรือใหม่ที่สุดไปหาเก่าที่สุด) ในหนึ่งคอลัมน์ขึ้นไป คุณยังสามารถจัดเรียงตามรายการแบบกำหนดเองที่คุณสร้าง (เช่น รายการที่ประกอบด้วยรายการขนาดใหญ่ กลาง และเล็ก) หรือตามรูปแบบ รวมถึงสีของเซลล์และสีแบบอักษร และตามไอคอน
หมายเหตุ:
คุณสามารถใช้ตัวกรองอัตโนมัติหรือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อค้นหาค่าสูงสุดและต่ำสุดในช่วงของเซลล์หรือตาราง เช่น อันดับสูงสุด 10 อันดับ หรือยอดขายต่ำสุด 5 อันดับ
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่กรองข้อมูลในตารางหรือช่วง Excel และนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้ใน Excel
การเรียงลำดับค่าข้อความ
หมายเหตุ: ปัญหาที่เป็นไปได้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดถูกบันทึกในรูปแบบข้อความถ้าคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับมีตัวเลขที่เก็บอยู่ในรูปแบบตัวเลขและตัวเลขที่เก็บอยู่ในรูปแบบข้อความ คุณต้องจัดรูปแบบเซลล์ทั้งหมดเป็นตัวเลขหรือข้อความ มิฉะนั้น ตัวเลขที่บันทึกในรูปแบบตัวเลขจะสูงกว่าตัวเลขที่บันทึกในรูปแบบข้อความหลังจากการเรียงลำดับ หากต้องการแปลงข้อมูลที่เลือกทั้งหมดเป็นรูปแบบข้อความ คลิก CTRL+1เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ รูปแบบเซลล์ให้เปิดแท็บ ตัวเลขและในส่วน หมวดหมู่เลือกตัวเลือก ทั่วไป, ตัวเลขหรือ ข้อความ.
ลบช่องว่างนำหน้าทั้งหมดบางครั้งข้อมูลที่นำเข้าจากแอปพลิเคชันอื่นอาจมีช่องว่างนำหน้า ลบออกจากข้อมูลของคุณก่อนที่จะเรียงลำดับ ซึ่งสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือใช้ฟังก์ชัน SPACEBAR
การเรียงลำดับตัวเลข
หมายเหตุ:
ปัญหาที่เป็นไปได้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลขทั้งหมดถูกบันทึกในรูปแบบตัวเลขหากผลลัพธ์แตกต่างไปจากที่คาดไว้ คอลัมน์อาจมีตัวเลขที่จัดเก็บไว้ในรูปแบบข้อความ ตัวอย่างเช่น จำนวนลบที่นำเข้าจากระบบบัญชีบางระบบ หรือตัวเลขที่มีเครื่องหมายอะพอสทรอฟีนำหน้า ( " ) จะถูกบันทึกในรูปแบบข้อความ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แปลงตัวเลขจากข้อความเป็นรูปแบบตัวเลข
เรียงลำดับค่าวันที่และเวลา
หมายเหตุ: ปัญหาที่เป็นไปได้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าวันที่และเวลาทั้งหมดถูกบันทึกในรูปแบบวันที่และเวลาหากผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามที่คุณคาดหวัง คอลัมน์อาจมีค่าวันที่และเวลาซึ่งจัดเก็บไว้ในรูปแบบข้อความ เพื่อให้จัดเรียงค่าวันที่และเวลาได้อย่างถูกต้องใน Excel จะต้องจัดเก็บเป็นตัวเลขลำดับพร้อมข้อมูลวันที่หรือเวลา ถ้า Excel ไม่รู้จักค่าเป็นวันที่หรือเวลา ค่านั้นจะถูกบันทึกเป็นข้อความ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่การแปลงวันที่จากรูปแบบข้อความเป็นรูปแบบวันที่
หากต้องการเรียงลำดับตามวันในสัปดาห์ ให้เปลี่ยนรูปแบบของเซลล์เพื่อให้แสดงวันในสัปดาห์ หากต้องการเรียงลำดับตามวันในสัปดาห์โดยไม่คำนึงถึงวันที่ ให้แปลงเป็นข้อความโดยใช้ฟังก์ชัน TEXT อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชัน TEXT จะส่งกลับค่าข้อความ ดังนั้นการเรียงลำดับจะดำเนินการตามข้อมูลตัวอักษรและตัวเลข สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ แสดงวันที่เป็นวันในสัปดาห์
จัดเรียงตามหลายคอลัมน์หรือหลายแถว
คุณอาจต้องการเรียงลำดับคอลัมน์หรือแถวตั้งแต่สองคอลัมน์ขึ้นไปเพื่อจัดกลุ่มข้อมูลที่มีค่าเหมือนกันในคอลัมน์หรือแถวเดียว จากนั้นเรียงลำดับกลุ่มที่มีค่าเหมือนกันในคอลัมน์หรือแถวอื่น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคอลัมน์แผนกและพนักงาน คุณสามารถจัดเรียงตามแผนกก่อน (เพื่อจัดกลุ่มพนักงานทั้งหมดตามแผนก) แล้วตามด้วยชื่อ (เพื่อเรียงตามตัวอักษรของชื่อพนักงานในแต่ละแผนก) คุณสามารถจัดเรียงตาม 64 คอลัมน์พร้อมกัน
บันทึก:เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คุณควรรวมส่วนหัวของคอลัมน์ในช่วงที่คุณกำลังเรียงลำดับ
จัดเรียงตามสีของเซลล์ สีแบบอักษร หรือไอคอน
ถ้าคุณจัดรูปแบบช่วงเซลล์หรือคอลัมน์ตารางด้วยตนเองหรือใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้สีของเซลล์หรือสีฟอนต์ คุณยังสามารถจัดเรียงตามสีได้อีกด้วย คุณยังสามารถจัดเรียงตามชุดไอคอนที่สร้างขึ้นโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้
จัดเรียงตามรายการที่กำหนดเอง
คุณสามารถใช้รายการที่กำหนดเองเพื่อจัดเรียงตามลำดับที่ผู้ใช้ระบุ ตัวอย่างเช่น คอลัมน์อาจมีค่าที่คุณต้องการเรียงลำดับ เช่น "สูง" "ปานกลาง" และ "ต่ำ" ฉันจะตั้งค่าการเรียงลำดับให้แสดง "สูง" ก่อน จากนั้นจึงเป็น "ปานกลาง" และสุดท้ายคือ "ต่ำ" ได้อย่างไร หากคุณจัดเรียงตามตัวอักษร (A ถึง Z) ค่า "สูง" จะปรากฏที่ด้านบน แต่ด้านหลังจะเป็นค่า "ต่ำ" แทนที่จะเป็นค่า "ปานกลาง" และเมื่อเรียงลำดับจาก Z ถึง A ค่า “Average” จะอยู่ด้านบนสุด ในความเป็นจริง ค่า "ปานกลาง" ควรปรากฏตรงกลางเสมอ โดยไม่คำนึงถึงลำดับการจัดเรียง คุณสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้ด้วยการสร้างรายการที่กำหนดเอง
การเรียงลำดับแบบคำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์
เรียงจากซ้ายไปขวา
โดยทั่วไปการเรียงลำดับจะทำจากบนลงล่าง แต่สามารถเรียงลำดับค่าจากซ้ายไปขวาได้
บันทึก:ตารางไม่รองรับการเรียงลำดับจากซ้ายไปขวา ขั้นแรก แปลงตารางเป็นช่วง โดยเลือกเซลล์ใดก็ได้ในตารางแล้วเลือกรายการ การทำงานกับตาราง > แปลงเป็นช่วง.
บันทึก:เมื่อเรียงลำดับแถวที่เป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างเวิร์กชีต Excel จะเรียงลำดับการจัดกลุ่มระดับสูงสุด (ระดับ 1) เพื่อไม่ให้ลำดับของแถวหรือคอลัมน์เจาะลึกไม่เปลี่ยนแปลง แม้ว่าจะซ่อนอยู่ก็ตาม
จัดเรียงตามส่วนหนึ่งของค่าในคอลัมน์
เพื่อจัดเรียงตามส่วนของค่าในคอลัมน์ เช่น ส่วนหนึ่งของโค้ด (789- ดับบลิว.ดี.จี.-34) นามสกุล (Regina Pokrovskaya) หรือชื่อ (Pokrovskaya Regina) คุณต้องแบ่งคอลัมน์ออกเป็นสองส่วนขึ้นไปก่อนเพื่อให้ค่าที่คุณต้องการจัดเรียงอยู่ในคอลัมน์ของตัวเอง หากต้องการแยกค่าในเซลล์ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันข้อความหรือตัวช่วยสร้างข้อความได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมและตัวอย่าง โปรดดูที่การแบ่งข้อความออกเป็นเซลล์ต่างๆ และการแบ่งข้อความออกเป็นคอลัมน์ต่างๆ โดยใช้ฟังก์ชัน
จัดเรียงช่วงที่เล็กลงภายในช่วงที่ใหญ่กว่า
คำเตือน:คุณสามารถจัดเรียงค่าในช่วงที่เป็นส่วนหนึ่งของช่วงอื่นได้ แต่ไม่แนะนำ เนื่องจากจะทำให้การเชื่อมต่อระหว่างช่วงที่เรียงลำดับและข้อมูลต้นฉบับขาดหาย หากคุณจัดเรียงข้อมูลตามที่แสดงด้านล่าง พนักงานที่เลือกจะเชื่อมโยงกับแผนกอื่นๆ
โชคดีที่ Excel จะส่งคำเตือนหากตรวจพบความพยายามดังกล่าว:
หากคุณไม่ต้องการเรียงลำดับข้อมูลด้วยวิธีนี้ ให้เลือกตัวเลือก ขยายช่วงที่จัดสรรโดยอัตโนมัติ, มิฉะนั้น - จัดเรียงภายในส่วนที่เลือกที่ระบุ.
หากผลลัพธ์ไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการ ให้คลิกปุ่ม ยกเลิก .
บันทึก:คุณไม่สามารถเรียงลำดับค่าในตารางด้วยวิธีนี้ได้
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาการเรียงลำดับทั่วไป
หากผลลัพธ์ของการเรียงลำดับข้อมูลของคุณไม่เป็นไปตามที่คุณคาดหวัง ให้ทำดังต่อไปนี้:
ตรวจสอบว่าค่าที่ส่งคืนโดยสูตรมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่หากข้อมูลที่คุณกำลังเรียงลำดับมีสูตรตั้งแต่หนึ่งสูตรขึ้นไป ค่าที่ส่งคืนอาจเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการคำนวณแผ่นงานใหม่ ในกรณีนี้ ให้นำการเรียงลำดับไปใช้ใหม่เพื่อรับผลลัพธ์ล่าสุด
แสดงแถวและคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ก่อนที่จะเรียงลำดับการจัดเรียงตามคอลัมน์จะไม่ย้ายแถวที่ซ่อน และการจัดเรียงตามแถวจะไม่ย้ายคอลัมน์ที่ซ่อน ก่อนที่คุณจะเรียงลำดับข้อมูลของคุณ เป็นความคิดที่ดีที่จะแสดงแถวและคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่
ตรวจสอบการตั้งค่าสถานที่ปัจจุบันลำดับการจัดเรียงขึ้นอยู่กับภาษาที่เลือก ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แผงควบคุมในส่วน การตั้งค่าภูมิภาคหรือ ภูมิภาคและภาษาตั้งค่าสถานที่ที่ถูกต้องแล้ว สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเปลี่ยนการตั้งค่าตำแหน่งที่ตั้ง โปรดดูวิธีใช้ของ Microsoft Windows
ป้อนส่วนหัวของคอลัมน์เพียงบรรทัดเดียวเท่านั้นหากคุณต้องการใช้ส่วนหัวหลายบรรทัด ให้ตั้งค่าการตัดคำในเซลล์
เปิดหรือปิดการใช้งานแถบหัวเรื่องโดยทั่วไปแนะนำให้แสดงแถวส่วนหัวเมื่อเรียงลำดับตามคอลัมน์ เนื่องจากจะทำให้ข้อมูลเข้าใจได้ง่ายขึ้น ตามค่าเริ่มต้น ค่าในส่วนหัวจะไม่รวมอยู่ในการเรียงลำดับ แต่ในบางกรณี คุณอาจต้องการเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานส่วนหัวเพื่อให้ค่าในส่วนหัวรวมอยู่หรือไม่รวมอยู่ในการเรียงลำดับ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
หากต้องการยกเว้นแถวแรกของข้อมูล (ส่วนหัวของคอลัมน์) จากการเรียงลำดับ บนแท็บ บ้านในกลุ่ม การแก้ไขคลิกปุ่ม การเรียงลำดับและการกรองให้เลือกคำสั่ง การเรียงลำดับแบบกำหนดเองและทำเครื่องหมายในช่อง
เมื่อต้องการรวมแถวแรกของข้อมูลในการเรียงลำดับ (เนื่องจากไม่ใช่ส่วนหัวของคอลัมน์) บนแท็บ บ้านในกลุ่ม การแก้ไขคลิกปุ่ม การเรียงลำดับและการกรองให้เลือกคำสั่ง การเรียงลำดับแบบกำหนดเองและยกเลิกการเลือก ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว.
สมมติว่าเราได้จัดทำรายงานยอดขายและผลลัพธ์ทางการเงินตามช่องทางการขายและผู้จัดการประเภทต่อไปนี้:
มันน่าตาดีไม่ใช่เหรอ? เพื่อให้อ่านตารางนี้ได้ง่ายขึ้น เรามาตัดสินใจว่าข้อมูลใดสำคัญสำหรับเรา และสิ่งใดไม่สำคัญ
ให้เราสังเกตประเด็นสำคัญ 2 ประเด็นทันที
1. ตามกฎแล้ว ตารางประเภทนี้จะถูกสร้างขึ้นโดยใช้สูตร ก่อนที่จะเรียงลำดับคุณต้องมี อย่าลืมลบสูตรทั้งหมดออกจากเซลล์ทั้งหมดมิฉะนั้นจะไม่สามารถดำเนินการได้และหากสำเร็จค่าทั้งหมดจะเปลี่ยนไปเพราะ สูตรจะอ้างอิงเซลล์ที่แตกต่างไปจากที่ควรอย่างสิ้นเชิง
2.หากในอนาคตเราต้องการ ลบการเรียงลำดับและกลับสู่มุมมองตารางก่อนหน้า คุณควรดูแลเรื่องนี้ในขั้นตอนนี้ ลองกำหนดหมายเลขแถวของตารางเดิมในกรณีที่เราต้องการกลับไปหาตารางนั้น จากนั้นเราจะสามารถจัดเรียงแถวตามหมายเลขได้
วิธีลบสูตรออกจากเซลล์ในเวิร์กชีตทั้งหมด
หากต้องการลบสูตรทั้งหมดพร้อมกัน คุณต้อง:
1. เลือกพื้นที่ทั้งหมดของแผ่นงานซึ่งคุณต้องคลิกซ้ายที่มุมซ้ายบนของช่องสีเทา:
2. คัดลอกพื้นที่ที่เลือก (โดยไม่ต้องยกเลิกการเลือกพื้นที่ คลิกขวาที่เมนูและเลือก "คัดลอก")
3. ใช้การวางแบบพิเศษ (โดยไม่ต้องยกเลิกการเลือกพื้นที่ คลิกขวาที่เมนูและเลือก "วางแบบพิเศษ" -> "ค่า")
ตอนนี้คุณสามารถลบหรือซ่อนคอลัมน์เพิ่มเติมได้โดยไม่ต้องกลัวที่จะเปลี่ยนแปลงรายงาน
ก่อนที่จะดำเนินการคัดแยกโดยตรง คุณต้องตรวจสอบว่าตารางที่กำลังจัดเรียงไม่มีเซลล์ที่ผสานในส่วนหัวหรือที่อื่น ๆ- ในกรณีนี้ Excel จะสาบานและเขียนว่า: "สิ่งนี้กำหนดให้เซลล์มีขนาดเท่ากัน"
หากคุณไม่ต้องการยกเลิกการผสานเซลล์ส่วนหัวและเปลี่ยนตาราง คุณสามารถย้ายคอลัมน์ที่จะเรียงลำดับไปยังแถวซ้ายสุดแล้วเรียงลำดับโดยใช้ปุ่มเรียงลำดับ
ตัวอย่างเช่น เราต้องการเรียงลำดับตารางตามรายได้จากมากไปน้อย เลือกแถวที่จะจัดเรียงตามฟิลด์สีเทาโดยไม่มีส่วนหัว และคลิกที่ "เรียงลำดับจากมากไปน้อย":
คำเตือน: สิ่งนี้ใช้ได้กับ ผสานเฉพาะเซลล์ในส่วนหัวเท่านั้น- หากมีเซลล์ที่ผสานภายในตาราง Excel จะไม่เรียงลำดับแถวเหล่านั้น เราจะต้องถอดสมาคมออก
ถ้าตารางไม่มีเซลล์ที่ผสาน คุณสามารถเรียงลำดับภายในตารางได้โดยตรงโดยไม่ต้องย้ายคอลัมน์ที่เรียงลำดับ
ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกพื้นที่ตารางทั้งหมดพร้อมกับส่วนหัว ค้นหา "ข้อมูล" ในเมนูหลัก และเลือก "การเรียงลำดับ":
ในหน้าต่างป๊อปอัป Excel จะเสนอให้จัดเรียงตามตัวบ่งชี้ทั้งหมดที่แสดงอยู่ในส่วนหัว เราจะเลือก “กำไรสุทธิ”:
หากเรารวมการเรียงลำดับประเภทนี้เข้ากับการเรียงลำดับผ่านตัวกรองอัตโนมัติ เราก็สามารถจัดเรียงข้อมูลตามแผนก ผู้จัดการ และลูกค้าได้ มาเพิ่มคอลัมน์การเรียงลำดับและจัดเรียงข้อมูลตามผู้จัดการ:
ดังที่คุณเห็นแล้ว เรามีรายงานที่สะดวกสบายซึ่งแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าผู้จัดการคนใดที่ทำกำไรได้มากที่สุดและใครทำงานร่วมกับลูกค้าที่ไม่ได้ผลกำไร