Dow süreçlerinin otomasyonu. Yönetim için dokümantasyon desteğinin otomasyonu. Bilgi akışlarının organizasyonu
Otomasyon seviyesi teknolojik süreçler Günümüzde belgelerle çalışmak, yönetime yönelik belge desteğini (DOU) iyileştirmeye yönelik öncelikli alanlarla ilişkili önemli bir değerlendirme kriteri görevi görmektedir. Bir kuruluşta otomatik teknolojinin ve yakın gelecekte kurumsal bir belge otomasyon sisteminin varlığı veya yokluğu, işin kalitesini ve verimliliğini değerlendirmemizi sağlayan resmi bir gösterge olarak düşünülebilir.
Otomasyon ihtiyaçlarını ve yeni gelişmelerdeki gelişmeleri belgeleyin Bilişim Teknolojileri yazılım pazarındaki tekliflerin sürekli artmasına neden olur. Günümüzde piyasada, yalnızca kayıt, yürütme kontrolü ve belge arama gibi geleneksel işlevleri yerine getirmekle kalmayıp, aynı zamanda çeşitli işlevler belge yönetimi ve elektronik belge yönetiminin öğelerini kullanma. Geçen yüzyılın 80'li yıllarında tanıtılan ve ofis işlerinde belirli işlemleri gerçekleştirirken (örneğin, belgelerin kaydedilmesi ve yürütülmesinin izlenmesi) işçilik maliyetlerini en aza indirmeyi amaçlayan sistemlerden farklı olarak, modern araçlar tüm kurum veya kuruluş genelinde belgelerle çalışmak için otomatik bir sistem oluşturmanıza olanak tanır.
Şu anda geliştirme şirketleri yalnızca özel geliştirmeler değil, aynı zamanda "kutulu" seçenekler, yani belge otomasyonuna yönelik tipik ihtiyaçları dikkate alan tekrarlanabilir geliştirmeler de sunuyor. Buna göre belge akışını otomatikleştirecek bir yazılım ürünü seçmek, çeşitli sektörlerdeki birçok kuruluş için acil bir görev haline geliyor.
UDOiV'de ofis iş süreçlerini otomatikleştirmek için kurumun özelliklerini dikkate alarak sistemin temel gerekliliklerini formüle etmek ve mevcut sistemlerden aşağıdaki gereksinimleri karşılayacak olanı belirlemek gerekir.
Her şeyden önce, otomatik bir belge yönetim sistemi (ADMS), belge yönetimi desteğinin tüm görevlerini tam olarak yerine getirmelidir: belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, yürütme kontrolü, belgelerin aranması, saklanması ve bir dizi belge üzerinde referans çalışması. Sistem tek tip metodolojik prensipler, yazılım, donanım ve teknolojik çözümler ve yerel mevzuat, devlet standartları, talimatlar ve gereklilikler şeklinde mevcut organizasyonel ve yasal koşullar dahilinde. Otomatik kontrol sistemi, biriken verilerin tam kullanımını (entegrasyonunu) sağlamalıdır. bilgi kaynağı bilgilerin bir kez girilip hem belgelerde hem de gerçekte yeniden kullanılması ilkesini hayata geçirmek. Sistem ayrıca, yetkisiz erişime karşı gerekli düzeyde bilgi korumasını sağlayarak, kuruluş içindeki belgelerin taşınması için rotaların seçilmesine de yardımcı olmalıdır.
Bu yüzden, kurumsal sistemşartlı tahliye ve V için belge akışının otomasyonu aşağıdaki işlevsel ve sistem-teknik gereksinimleri karşılamalıdır.
A. İşlevsel gereksinimler
Önerilen teknolojinin devlet düzenlemelerine ve okul öncesi eğitim kurumlarının kurumsal standartlarına uygunluğuna odaklanılarak sistemin kullanım kolaylığı sağlandı.
1. Ofis işi
· Belge oluşturma (şablonları kullanarak)
· Belgelerin kaydı
· Belge yürütmenin kontrolü
· Bilgi ve referans çalışması (kayıt kartı arama)
· Vakaların bir listesini tutmak
· Evrak akışına ilişkin istatistiksel verilerin hazırlanması
· Kağıt ortamından otomatik bilgi girişi
2. Elektronik arşivin organizasyonu
· Belge arşivleme
· Tamamen işlevsel arama
Belge saklama güvenliği
· Arşiv belgelerine erişimin düzenlenmesi
3. Elektronik belge yönetimi görevlerinin sağlanması
· Teknoloji elektronik imza(EDS)
· Birlikte çalışmak elektronik dosyalar
· Kripto koruma araçları
· Elektronik iletişim kanalları üzerinden alınan belgelerin kaydı
4. Doküman yönetimi
· Organizasyon içindeki belge akışlarını yönetmek
· İcra için belgelerin aktarılması
· Belgelerin hareketinin (transferinin) kontrolü
· Kullanıcı eylemlerinin kontrolü
Belge yönlendirme
· Dokümanların koordinasyonu
· Kayıt kartlarına ve belge dosyalarına erişimin düzenlenmesi
5. İş süreci yönetimi
· Belgeler üzerinde gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın
· Uzak ofisler ve departmanlarla çalışın
· Her detayı kullanarak ve her bölümde raporlama oluşturma
· Elektronik belge yönetim sisteminden bildirimlerin alınması
· Referans kitaplarla çalışmak
B. Sistem ve teknik gereksinimler
Sistem teknik gereksinimleri, değerlendirilen ürünlerin kullanılan sistem teknik platformuna uygunluğunu dikkate almalıdır.
· İstemci-sunucu teknolojisi
internet teknolojisi
· Standart desteği açık sistemler
Uygulama geliştirme araçlarının kullanılabilirliği
· Belge tarama araçlarının kullanılabilirliği
· Kullanıcı dostu arayüz
2. Sunucu kısmı için ağ işletim sistemi
Windows Sunucusu 2008
3. İstemci kısmı için ağ işletim sistemi
4. Operasyonel gereksinimler
· Otomatik sistemin güvenilirliği
· Sistem güvenliği
· Sistem Yönetimi
· Eşzamanlı kullanıcı sayısı - 100'e kadar
5. Uyarlanabilir yetenekler
· Sistemi uygularken basitlik ve rahatlık
· Sistem kurulum kolaylığı
· Sistem geliştirme imkanı
Dolayısıyla bir yazılım ürününün seçilmesi, kurumsal bir doküman otomasyon sistemi oluşturmanın ilk adımı sayılabilir. Sistem için açıkça tanımlanmış görevler ve gereksinimler, bu seçimi daha dengeli ve tutarlı yapmanıza olanak tanır. Bu, sistemin başarılı bir şekilde uygulanması ve kullanıcıların onunla çalışması için en önemli ön koşulları oluşturur.
Otomatik okul öncesi eğitim sistemleri yönetim süreçlerini otomatikleştirmeyi amaçlayan yazılım paketleridir.
Modern koşullarda bilgi teknolojisinin merkezi bağlantısı bilgisayar ve ilgili teknik araçlardır. Bilgi teknolojisinin uygulanması, bir yönetim sistemi ve organizasyonel ve metodolojik destek yardımıyla gerçekleştirilir. Bireysel teknolojileri kullanırken ve teknik cihazlar Kullanımlarının spesifik sonuçlarına dikkat edilmelidir.
Okul öncesi eğitim kurumu 1 için otomatik bir sistem seçilmesine ilişkin aşağıdaki çalışma aşamaları önerilmektedir:
Kurumsal bir belge otomasyon sistemi için temel ve sistem-teknik gereksinimlerin bir listesinin hazırlanması.
Uzman değerlendirmesi için bir ağırlık katsayıları (puanları) veya sıralama sisteminin seçilmesi.
Yazılım ürünlerinin temel işlevsel gereksinimler ve sistem-teknik özellikleri açısından değerlendirilmesi.
Seçilen ürünlerin adaptasyon yeteneklerinin değerlendirilmesi.
Bu kriterleri karşılayan yazılım ürünlerinin seçimi.
Yazılım ürünlerinin satın alınması ve uygulanmasıyla ilgili maliyetlerin karşılaştırmalı değerlendirmesi.
Seçilen yazılım ürünlerini kullanma konusundaki deneyimin değerlendirilmesi (kuruluşlar dahil) bu türden), geliştirici şirketin itibarı.
Seçenek yazılım belge otomasyon sistemi için.
14 Arap yelkenlisi otomasyonunun amaçları. Dow'un organizasyondaki görevleri. Arap yelkenlisi otomasyon sürecinin kapsamı.
Okul öncesi otomasyonun hedefleriÖrgütsel ve yasal biçimleri ne olursa olsun tüm kuruluşların tümü oldukça benzerdir ve bize göre aşağıdaki gibidir:
Yönetimin kalitesini ve verimliliğini artırmak ve bunun sonucunda işletmenin pazarda rekabet edebilirliğini sağlamak;
Coğrafi olarak uzak olanlar da dahil olmak üzere organizasyonun tüm yapısal bölümlerinin tek bir ofis çalışma döngüsüne entegrasyonu;
Kuruluşun bilgi (dokümantasyon) kaynaklarına operasyonel ve aynı zamanda farklılaştırılmış erişimin sağlanması;
İşçilik ve zaman maliyetlerinin ve genel giderlerin azaltılması ve bunun sonucunda ekonomik etki elde edilmesi;
İşletmelerde elektronik belge yönetimine kademeli geçişin temellerini atarak gelecek için çalışıyoruz.
Hedeflerinize ulaşmak çözüm bulmakla mümkündür kuruluşun okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyon görevleri kabaca aşağıdaki alanlara sistematize edilebilir:
Dokümanların hazırlanması ve yürütülmesi
Kuruluşta oluşturulan belgelerin hazırlanmasının kalitesini ve verimliliğini artırmak
varlığının her aşamasında belgelerle çalışma sürecinin birleştirilmesi
Doküman akışının organizasyonu ve dokümanların yürütülmesi
Bir belgeyle çalışmanın çeşitli aşamalarında (kayıt süreci) bir belgeyle ilgili bilgilerin girilmesiyle ilgili çalışmaların tekrarının ortadan kaldırılması
belge kaybı olasılığını ortadan kaldırmak (kuruluşun belge tabanının oluşturulması)
kuruluşun belge akışını kolaylaştırmak (belge akış şemalarının basitleştirilmesi - yönlendirme)
Belgelerle icracıların iş verimliliğini ve kalitesini artırmak
belgelerin yürütülmesi ve geçişi için son tarihlerin azaltılması
Çalışanları ve yönetimi, alınan ve oluşturulan belgeler hakkında zamanında bilgilendirmek (aynı belge üzerinde birden fazla işin önlenmesi)
Belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol organizasyonu
kuruluşun tüm bölümlerinin belge akışlarının birleştirilmesi (coğrafi olarak uzak olanlar dahil)
herhangi bir belgenin yürütme durumu ve konumu hakkında bilgilerin anında alınması
Kuruluşun bölümlerindeki belgelerin alındığı andan (oluşturulmasından) onlarla işin tamamlanmasına (yürütülmesine) kadar geçiş aşamalarının izlenmesinin sağlanması,
Belge depolama organizasyonu, arama sistemi.
elektronik ortamda hazırlanan belge metinlerinin, grafik görüntülerinin ve bunlara yönelik materyallerin merkezi olarak depolanmasının sağlanması.
Bir sorunla ilgili belgelerin hızlı bir şekilde aranması ve mantıksal bağlantılarının düzenlenmesi yeteneğinin sağlanması.
tematik ayrıntılara göre belgelerin (materyallerin) hızlı aranmasını ve seçilmesini sağlamak.
Belgelerin işlenmesi, oluşturulması, kullanılması ve saklanması için otomatik teknolojilerin uygulama aşamaları. Bu teknolojilerin evrimi ve dokümantasyon süreçlerine etkisi. Yeni depolama ortamlarına (makine tarafından okunabilen belgeler, elektronik belgeler) kaydedilen belgelerle çalışma özelliklerinin ve kalıplarının incelenmesi.
Ulusal ekonominin muhasebesi, planlaması ve yönetimi (OGAS), otomatik sektörel yönetim sistemleri (ACS) için bilgi toplamak ve işlemek için ulusal bir sistemin oluşturulması. Standart yönetim dokümantasyon sistemi (DSMS). Muhasebe ve istatistiksel belgeler için otomatik bilgi alma sistemlerinin oluşturulması, belgelerin yürütülmesini izlemek için otomatik sistemler (ASKID).
Konu 2. Dows'da bilgi teknolojilerinin uygulanması ve kullanılmasıyla ilgili sorunları düzenleyen yasal ve düzenleyici çerçeve. Uluslararası ve ulusal standartlar.
Uluslararası yasal düzenlemeler. 2000 Küresel Bilgi Toplumu Okinawa Şartı. 2003 Dünya Bilgi Toplumu Zirvesi Bildirgesi (değiştirilmiş şekliyle). Uluslararası yasal düzenlemeler.
Rusya Federasyonu'nun yasama ve tüzükleri. 6 Nisan 2011 tarihli ve 63-FZ sayılı Rusya Federasyonu Kanunu “Elektronik İmzalar Hakkında”. 27 Temmuz 2006 tarih ve 149-FZ sayılı Rusya Federasyonu Kanunu “Bilgi, bilgi teknolojileri ve bilginin korunması hakkında.” Rusya Federasyonu Kodları.
Rusya Federasyonu Hükümeti'nin kararnameleri ve emirleri, federal ve bölgesel programlar, kavramlar. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 6 Eylül 2012 tarih ve 890 sayılı Kararı “Devlet organlarında elektronik belge yönetimini iyileştirmeye yönelik tedbirler hakkında.” Hükümet Kararnamesi Rusya Federasyonu 22 Eylül 2009 tarih ve 754 sayılı “Bölümler arası elektronik belge yönetimi sistemine ilişkin Yönetmeliğin onaylanması üzerine.” Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 7 Eylül 2011 tarih ve 751 sayılı Kararı “Federal yürütme organlarında görev kurallarında değişiklik yapılması hakkında.” Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 15 Haziran 2009 tarih ve 477 sayılı Kararı “Federal yürütme makamlarında ofis çalışmalarına ilişkin Kuralların onaylanması hakkında.” Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 25 Aralık 2007 tarih ve 931 sayılı Kararı “Vatandaşlara ve kuruluşlara kamu hizmetlerinin sağlanmasında devlet kurumları ile yerel yönetimler arasında bilgi etkileşiminin sağlanmasına yönelik bazı önlemler hakkında.” Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 28 Ocak 2002 tarih ve 65 sayılı Kararı “Federal hedef programı “Elektronik Rusya (2002-2010)” hakkında (15 Ağustos 2006 tarihli, değiştirilmiş ve eklenmiş şekliyle). Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 20 Ekim 2010 tarih ve 1815 sayılı Emri “Rusya Federasyonu'nun “Bilgi Toplumu (2011-2020)” devlet programı hakkında”. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 17 Aralık 2010 tarih ve 2299 sayılı Emri - “Federal yürütme makamlarının ve federal bütçe kurumlarının özgür yazılım kullanımına geçiş planı hakkında.” Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 12 Şubat Emri
2011 Sayı 176-r “Federal yürütme makamlarının iç faaliyetleri düzenlerken kağıtsız belge akışına geçişine ilişkin eylem planının onaylanması üzerine.” Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 6 Mayıs 2008 tarih ve 632-r sayılı Emri “2010 yılına kadar Rusya Federasyonu'nda elektronik hükümet oluşumuna ilişkin Konsept'in onaylanması hakkında.” Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 17 Temmuz 2006 tarih ve 1024-r sayılı Emri “2010'a Kadar Bölgesel Bilişim Kavramı Hakkında.” Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 27 Eylül 2004 tarih ve 1244-r sayılı Emri “2010 yılına kadar federal hükümet organlarının faaliyetlerinde bilgi teknolojilerinin kullanılması kavramı hakkında.”
Rusya Federasyonu'nda bilgi toplumunun geliştirilmesine yönelik strateji (Rusya Federasyonu Başkanı V. Putin tarafından 7 Şubat 2008, No. Pr - 212'de onaylanmıştır).
Rusya Federasyonu Başkanı'na bağlı Bilgi Güvenliği Konseyi.
Düzenleyici ve metodolojik belgeler ve standartlar. GOST34.03-90. "Bilgi Teknolojisi. Otomatik sistemler için standartlar seti: Otomatik sistemler: Terimler ve tanımlar”, GOST 34.601-90. "Bilgi Teknolojisi. Otomatik sistemler için bir dizi standart: Otomatik sistemler: Yaratılış aşamaları." Uluslararası ISO standartları temelinde geliştirilen ulusal standartlar (GOST R ISO 15489-1-2007 “SIBID. Doküman yönetimi. Genel gereksinimler”; GOST R ISO 23081-1-2008 “SIBID. Doküman yönetimi süreçleri. Dokümanlar için meta veriler. Bölüm 1) . İlkeler"), GOST R ISO/IEC 26300-2010 "Bilgi teknolojisi. Ofis uygulamaları için Açık Belge biçimi (OpenDocument) v. 1,0" vb.
Uluslararası standartlar ISO ve IEC. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, ISO 30300 serisi, IEC 82045, vb.); MoReq 2, MoReq 10, vb.
Bir sorunla elektronik belge Okul öncesi eğitim kurumlarının elektronik belge yönetimi ve otomasyonu sorunu yakından ilişkilidir.
Şu anda çeşitli şirketler geliştirmiş ve uygulamıştır. Büyük sayı belirli yaklaşımlar ve bilgisayar ve iletişim uygulama araçlarıyla karakterize edilen otomatik belge yönetim sistemleri (ADMS). Ne yazık ki, bu gelişmeler birleşik bir terminolojiden yoksundur. Geliştirme şirketlerinin ürünleri şu adları taşıyor: belge otomasyon sistemi, bilgisayar sistemi ofis işlerinin ve belge akışının otomasyonu, ofis yönetim sistemi, dağıtılmış belge yönetim sistemi, elektronik arşiv vb. Geliştirilen ve geliştirilen sistemlerin isimlerindeki çeşitlilik, yalnızca bugün bilgi pazarının bu alanının henüz bağımsız bir segment olarak şekillenmediğini ve bazı durumlarda ASUD ürünlerinin çözüm sırasında ilgili gelişmeler veya bir yan ürün olarak ortaya çıktığını göstermektedir. diğer daha karmaşık problemler.
Ancak ASUD'ların sayısı oldukça hızlı artıyor. Yaklaşık 30-40 firma düzenli olarak DOCFLOW konferanslarına katılarak geliştirmelerini tüketicilerin beğenisine sunuyor. Bunlar elbette teknik ve teknolojik çözümlerin seviyesini belirleyen en büyük geliştiricilerdir. Ayrıca birçok otomatik kontrol sisteminin ayrı ayrı geliştirildiği de bilinmektedir. İç kullanım ve piyasaya sürülmüyor.
Maalesef bu sektörde bilgi endüstrisi Açık ihtiyaca rağmen, piyasada ortaya çıkan gelişmelerin izlenmesine yönelik yerleşik bir sistem bulunmadığı gibi, bunların lisanslanması ve sertifikalandırılmasına ilişkin de açıkça işleyen bir sistem bulunmamaktadır. Ofis işleri ve arşivlere yönelik yayınların yanı sıra, önde gelen bilgisayar ve bilgi yayınlarında bu tür sistemler üzerine uzmanların yaptığı incelemeler nadirdir. Belge yönetimi teorisi ve uygulaması açısından kullanılan kriterler, değerlendirme göstergeleri ve terminoloji optimal olmasa da, en son yayınlanan incelemeler onayı hak ediyor. Katılımcıların hiçbiri Karşılaştırmalı analiz sistemler mevcut standartlara ve belgelerle çalışma kurallarına uygunluk açısından test edilmez, belirli bir sistemi uygulamanın maliyetleri, elde edilen doğrudan ve dolaylı faydalarla karşılaştırılmaz (ekonomik etkiden bahsetmiyorum bile).
Açıkçası, bu çalışmanın, belirli bir ASUD'un avantaj ve dezavantajlarının daha nitelikli bir değerlendirmesi için VNIIDAD gibi bağımsız uzmanlar tarafından yapılması gerekmektedir.
Otomatik kontrol sistemleri için geliştirme ilkeleri ve seçim kriterleri
Otomatik kontrol sistemlerinin geliştirilmesindeki ana eğilimleri dikkate almaya çalışalım.
Her şeyden önce, tam teşekküllü bir ürün yaratmak için, otomatik kontrol sisteminin uygulanmasından sonra, yönetim için belge desteği sorununa kapsamlı bir çözümden bahsetmeye olanak tanıyan sistematik bir yaklaşım olduğunu not ediyoruz. organizasyon.
Sistemin ikinci özelliği ise özel bir sistem mi yoksa genel amaçlı bir sistem mi olduğudur. Yani sistem okul öncesi eğitim kurumları için özel olarak mı tasarlandı yoksa diğer amaçlarla birlikte okul öncesi eğitim kurumlarının görevlerini yerine getirecek (veya aynı anda gerçekleştirecek) şekilde uyarlanabilir mi?
Üçüncüsü sistemin maliyeti ve uygulanabileceği organizasyonun ölçeği, belge akış hacmi tüketici açısından önemlidir.
Tüketiciler gerekli sistemi seçerken öncelikle ASUD'un nasıl bir yönetim yapısına göre seçildiğini dikkate almalıdır. Görüşümüze göre, aşağıdaki tüketici kategorilerini ayırt edebiliriz:
1) karmaşık hiyerarşik yapılar (bakanlık, departman, şirket, banka vb.);
2) bölgesel makamlar (şehirlerin idareleri, federal konular, belediyeler vb.);
3) orta ve alt düzeydeki ticari ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar.
Elbette yukarıdaki sistemleştirme şartlıdır, ancak esas olarak ana ASUD tüketici türlerini içine alır. Bu tüketici gruplarının her biri için çeşitli teklifler vardır.
Örneğin, “Elektronik Ofis Sistemleri”, “Vest”, “Ankey”, “Lanit” ve diğer şirketlerin gelişmeleri bakanlıklar ve departmanlara yöneliktir; ikinci kategorideki tüketiciler için en ünlüsü “ Granit-Center” kampanyası, Moskova Kalkınma Enstitüsü Bilimsel ve Teknik Merkezi. Gelişmelerin çoğu, üçüncü kategorideki kuruluşların tüketicilerine yöneliktir. Burada Intertrust, IT, Optima, Centrinvestsoft ve diğerlerinin ürünlerine dikkat edebilirsiniz.
Ofis çalışması pratiğinin hemen hemen tüm gereksinimlerini karşılayan ürünlerden biri, Elektronik Ofis Sistemleri firması tarafından geliştirilen Delo-96 sistemi ve sonraki modifikasyonlarıdır. Bu sistem, ev içi ofis çalışmalarının geleneklerini karşılar ve bu tür sistemler için mevcut düzenleyici ve metodolojik gereklilikleri dikkate alır.
Geliştirmelerinde Lotus teknolojilerini kullanan Inter Trust uzmanları, otomatik kontrol sistemlerinin tasarımında biraz farklı bir yaklaşım seçti. Şirketin geniş gelişme yelpazesinde yönetim dokümantasyon sistemleri değerli bir yer tutmaktadır. Şirketin bu yöndeki ilk ürünü dokümantasyon destek sistemi "Office Media" oldu.
"Office Media" veritabanı seti, Lotes Notes ortamında çalışır ve kurum ve kuruluşların ofis çalışmalarının ve organizasyonel ve yönetimsel faaliyetlerinin otomasyonunu sağlar. Sistemin kullanıcıları, hizmetler gibi devlet ve ticari yapıların departmanları olabilir: dokümantasyon desteği, belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol, bilgi desteği harici kişiler organizasyon, personel yönetimi, satış ve pazarlama yönetimi ve diğerleri.
Inter Trust şirketinin yeni kelimesi, yakın zamanda geliştirilen sözde "elektronik belge yönetimi ve ofis otomasyonunun kurumsal sistemi" dir.
ASUD'un bir başka örneği, Moskova'da oldukça iyi bilinen "Gran-Doc" organizasyonu için otomatik bir belge akışı ve ofis yönetim sisteminin Devlet Araştırma ve Üretim İşletmesi "Granit-Center" ın geliştirilmesi olarak adlandırılabilir. belediye yapıları yönetmek.
Sistemin amacı ana belge işleme süreçlerini otomatikleştirmektir: muhasebe, kayıttan silinmeye kadar olan yolun kaydedilmesi, belge değerlendirmenin her aşamasını izleme, alma referans bilgisi belgeler hakkında, kuruluşun belge akışının analizi.
Özgün belge işleme teknolojisinin kullanılması, organizasyondaki belge akışının daha verimli yönetilmesine yardımcı olur ve performans disiplininin izlenmesini sağlar.
Doküman yönetim sistemi gereksinimleri
Bir kuruluşta modern bir dokümantasyon yönetim sistemi için belirli gereksinimleri formüle etmek mümkündür.
Her şeyden önce, otomatik kontrol sistemi, yönetim için dokümantasyon desteğinin tüm görevlerini tam olarak yerine getirmelidir: belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, yürütülmesinin kontrolü, belgelerin aranması, saklanması ve bir dizi belge üzerinde referans çalışması.
Sistem, tek tip metodolojik ilkeler, yazılım, donanım ve teknolojik çözümler üzerine ve yerel mevzuat, devlet standartları, talimatlar ve gereklilikler şeklindeki mevcut organizasyonel ve yasal koşullar çerçevesinde oluşturulmalıdır.
Otomatik kontrol sistemi, biriken bilgi kaynağının tam kullanımını (entegrasyonunu) sağlamalı ve hem belgelenmiş hem de fiili olarak tek seferlik bilgi girişi ve tekrarlanan kullanımı ilkesini uygulamalıdır. Sistem ayrıca, yetkisiz erişime karşı gerekli düzeyde bilgi korumasını sağlayarak, yöneticilerin kuruluş içindeki belge taşıma yollarını seçmelerine yardımcı olmalıdır.
Modern koşullarda, otomatik bir kontrol sisteminin belirli bileşenlerle (teknik cihaz ve teknoloji sayısı, belge sayısı (bilgi hacmi), kullanıcı sayısı) genişletilebilmesi ve değişen kullanıcı gereksinimlerine makul sınırlar içinde uyum sağlayabilmesi gerekir.
Bir kuruluş için entegre bir yönetim sistemi uygulamanın ve iç iş süreçlerini optimize etmenin araçlarından biri, hem operasyonel hem de stratejik kararlar alırken rakipleri tanımlamayı mümkün kılan yönetim için dokümantasyon desteğinin otomasyonudur. Yönetime yönelik dokümantasyon desteğinin etkinliği, yönetim süreçlerinin başarısını önemli ölçüde etkilemektedir. Sonuç olarak, belgelerle çalışma biçim ve yöntemlerinin iyileştirilmesine ihtiyaç vardır.
Altında otomasyon genel olarak uygulama olarak anlaşılır otomatik cihazlar Belirli bir programa göre çalışmak ve herhangi bir faaliyet alanında bir kişinin yerini kısmen veya tamamen almak.
Altında doküman yönetimi otomasyon sistemi (DOW) Bir devlet kurumu, ticari bir banka, otomasyonun amacı ne olursa olsun, dokümantasyon sorunlarını çözmek, dokümanlarla çalışmayı organize etmek ve doküman akışı için tasarlanmış herhangi bir otomatik sistem olarak anlaşılmalıdır. Ticaret şirketi veya başka herhangi bir kuruluş. Bu organizasyondaki yönetimin düzenleyici ve metodolojik belgelerin gerekliliklerine uygun olarak yürütülmesi önemlidir.
Üç ana var okul öncesi otomasyon sistemini uygulamanın yolu:
1) okul öncesi eğitim sistemi için özgün bir otomasyon sisteminin geliştirilmesi;
2) standart bir okul öncesi otomasyon sisteminin kurulumu;
3) okul öncesi otomasyon araçlarını kurmak.
Orijinal bir okul öncesi otomasyon sisteminin geliştirilmesi, bir programcı ekibinin katılımını ve belirli bir organizasyon için "sıfırdan" otomatik bir sistemin geliştirilmesini içerir. Aynı zamanda bu organizasyonun özellikleri mümkün olduğu kadar dikkate alınır, bu da yeni sistem Kullanımı uygun. Doğru, bu durumda programlama sürecinin bir takım dezavantajları vardır. Uzun ve pahalıdır, ayrıca kontrolü kaybetme eğilimi vardır, bu nedenle çok fazla zaman ve para harcadıktan sonra geliştirilen sistemin gereksinimleri karşılamadığını anlayabilir ve her şeye yeniden başlamanız gerekebilir.
Standart bir okul öncesi otomasyon sisteminin kurulumu bu anlamda orijinal bir sistemin geliştirilmesinin tam tersidir. Okul öncesi otomasyon sistemleri üreten firmalar, minimum adaptasyonla çeşitli organizasyonlarda kullanılabilecek standart yazılım ürünleri geliştirmektedir. Bu tür sistemler, belgelerle çalışmak için belirli bir genel işlevler kümesini uygular, ucuzdur ve mümkün olan en kısa sürede uygulanır. Çok uygun bir yaklaşım gibi görünüyor ama aynı zamanda dezavantajları da var. Gerçek şu ki, Belarus Cumhuriyeti genelinde okul öncesi eğitim kurumlarının düzenlenmesine yönelik gereksinimler aynı olmasına rağmen, bunlar oldukça konsolidedir ve uygulama yöntemleri önemli ölçüde farklılık göstermektedir. Bu bakımdan standart bir sistemde yapılması kolay olmayan ve çoğu zaman imkansız olan fonksiyon setinin genişletilmesine ihtiyaç vardır.
Okul öncesi otomasyon araçlarının ayarlanması, yukarıda belirtilen iki sorun çözme yöntemi arasında bir ara seçenektir. Bir yandan, bu yöntem çerçevesinde, belirli bir dizi işlevi yerine getiren (ikinci durumda olduğu gibi) belirli bir standart sistem getirilmekte, diğer yandan da endüstriyel araçlar temelinde inşa edilmektedir. belirli bir organizasyonun ihtiyaçlarına uyarlamak için kullanılabilir. Bu tür bir adaptasyon, belirli bir organizasyonun özelliklerinin (ilk durumda olduğu gibi) dikkate alınmasına izin verir.
Modern bilgi teknolojilerinin analizi aşağıdakileri vurgulamamızı sağlar: araç sınıfları, üçüncü yaklaşımda kullanılır:
Belge oluşturma araçları ( kelime işlemcileri, masa işlemcileri, bilgisayar destekli tasarım sistemleri (CAD), vb.);
· Veritabanı Yönetim Sistemleri;
· grup çalışmasını destekleyen sistemler (grup eşyası sınıfı);
· belge yönetim sistemleri (DMS);
sistemler E-posta;
· iş işlemcisi yönetim sistemleri (iş akışı sınıfı).
Belge oluşturma araçları, belgelerin elektronik sürümlerini oluşturmak için tasarlanmış yazılımları içeren bir sistem sınıfının genelleştirilmiş adıdır. Bu tür bir yazılımın ana işlevleri, bir belgenin içeriğini içeren bir dosya oluşturmak, oluşturulan dosyayı düzenlemek, dosyayı yazdırmaya göndermek vb. Bu grup aynı zamanda kağıt belgelerin grafik görüntülerinin girilmesi, işlenmesi, saklanması ve alınması için tasarlanmış belge işleme sistemlerini de içerir.
Veritabanı yönetim sistemleri az ya da çok güçlü veri tabanı oluşturmanın temelidir. bilgi sistemi. Gerçek bilgi deposunun oluşturulmasını ve sürdürülmesini sağlarlar.
Grup yazılımı sistemleri, grup kullanıcıları arasında bilginin doğru paylaşımını desteklemek üzere tasarlanmıştır. Depolama, görüntüleme ve görüntüleme sorunlarını çözerler. paylaşım belgeler.
Doküman yönetim sistemleri, dokümanların elektronik versiyonlarıyla çalışmayı organize eden güçlü sistemlerdir. Onların yardımıyla belgeler kaydedilir ve saklanmaları desteklenir (saklanan belge metinlerinin çoklu sürümü dahil). Doküman yönetim sistemleri sadece nitelik değil aynı zamanda tam metin bilgi araması da yapar.
E-posta sistemleri iletim için kullanılır e-postalar Belgelerin saklanan elektronik versiyonlarının eklenebileceği okul öncesi eğitim kurumunun katılımcıları arasında. Bu durumda, gönderene e-postanın alındığını ve okunduğunu bildirirken birden fazla kullanıcıya aynı anda mesaj göndermek mümkündür.
İş süreci yönetimi sistemleri ayrıca okul öncesi eğitim kurumunun katılımcıları arasında elektronik mesajların ve belgelerin elektronik versiyonlarının aktarımını da organize eder. Aynı zamanda onların işlevsellik e-postadan çok daha zengin olanaklar. Her şeyden önce, iş süreci yönetim sistemleri, yürütme disiplinini izleme, belgelerin yürütülmesi için belirlenen son tarihleri otomatik olarak takip etme ve kullanıcıları yaklaşım hakkında bilgilendirebilme işlevlerini uygular. son teslim tarihi. Bu sınıfın gelişmiş sistemlerinde, rota şablonlarını kullanarak belgelerin yalnızca paralel değil aynı zamanda sıralı olarak yönlendirilmesi de mümkündür. Ayrıca önceden belirlenmiş bir şemaya göre sert yönlendirme gerçekleştirilebilir.
Okul öncesi eğitim kurumlarının çeşitli görevleri farklı araçlarla çözülmektedir (Tablo 2.1).
Okul öncesi eğitim kurumunun görevleri ve aletler onların kararları
Herhangi modern sistem okul öncesi eğitim kurumunun otomasyonu aşağıdaki seti gerçekleştirmelidir işlevler:
· belgelerin kart biçiminde kaydedilmesi;
· belgelere ilişkin verilen kararların muhasebeleştirilmesi;
· aralarındaki bağlantıları sürdürmek;
· belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol;
· kullanım için belgelerin silinmesi;
· bilgi ve referans çalışmalarının yürütülmesi;
· raporlama.
Böylece tüm belge türleri için belgelerin kaydı tek bir ekran formu (kart) kullanılarak gerçekleştirilebilir, hatta yalnızca programlanarak değiştirilebilir ve yalnızca belge türleri için değil, farklı kartlar da kullanmak mümkündür. çeşitli türler belgeleri değil aynı zamanda kullanıcı gruplarını da içerir.
Belgelerin yürütülmesi üzerindeki kontrol, belge kartında "Yürütme Tarihi" ve "Yürütme Tarihi" alanlarının bulunması ve denetleyicinin yürütme süresi aşılmış belgelerin bir listesini oluşturması gerçeğinden oluşabilir. Bu seçeneğe belge yürütmenin pasif kontrolü denir. Sistemin, belgelerin yürütülmesi için son tarihleri bağımsız olarak izlediği ve kullanıcıları yalnızca aşımlar hakkında değil, aynı zamanda yakın yaklaşımları hakkında da bilgilendirdiği aktif kontrol mümkündür.
Bilgi ve referans çalışmasının yürütülmesi yalnızca belgelerin nitelik aramasına dayanabilir; sistem yalnızca belge kartında saklanan bilgileri bulma olanağı sağlar ve ayrıca sistemin otomatik indekslemeye tabi belge metinlerini sakladığı bir seçenek de vardır. Bu tür indeksleme, örneğin belge metninde belirli kelimelerin bulunmasına dayalı olarak tematik belge koleksiyonları oluşturmak için daha fazla tam metin arama olanağı sağlar.