Excel'de nasıl kaydedilir? Çizim içeren bir Excel çalışma kitabını bir dosyaya kaydetme. Excel Dosya Formatları

Çalışma kitaplarının Excel'e zamanında kaydedilmesi, kendinizi kazara veri kaybına karşı korumanıza olanak tanır ve otomatik kurtarma işlevi, acil bir bilgisayar kapanmasından sonra çalışmanızı geri yükler. Bu derste Excel dosyalarını nasıl kaydedeceğinizi öğreneceksiniz. yerel bilgisayar, ve Bulut depolama OneDrive'ın yanı sıra gerekli otomatik kaydetme seçeneklerini de ayarlayın.

Yeni bir Excel çalışma kitabı oluştururken, daha sonra açıp düzenleyebilmeniz için öncelikle onu nasıl kaydedeceğinizi bilmeniz gerekir. De olduğu gibi önceki sürümler programlar, dosyalar Microsoft Excel yerel bilgisayarınıza kaydedilebilir. İstenirse belge OneDrive bulut depolama alanına kaydedilebildiği gibi doğrudan Excel'den dışa aktarılabilir veya paylaşılabilir.

OneDrive daha önce SkyDrive olarak biliniyordu. Bu hizmetlerin işleyişinde hiçbir temel farklılık yoktur; yalnızca mevcut bir hizmetin yeni adıdır. Bazılarında Microsoft ürünleri Bir süreliğine SkyDrive adı görünmeye devam edebilir.

Kaydet ve Farklı Kaydet

Microsoft Excel'de çalışma kitabını kaydetmenin iki yolu vardır: Kaydet ve Farklı Kaydet. Bu seçenekler işe yarıyor benzer bir yolla bazı farklılıklar dışında.

  • Kaydetmek: Bir belge oluştururken veya düzenlerken değişiklikleri kaydetmek istediğinizde Kaydet komutunu kullanın. Bu komut çoğu durumda kullanılır. Bir kitabı ilk kez kaydettiğinizde, dosyaya bir ad vermeli ve bilgisayarınızda bir saklama konumu belirtmelisiniz. Daha sonra Kaydet komutuna tıkladığınızda dosya aynı isim altında ve aynı konuma kaydedilir.
  • Farklı kaydet: Bu komut, kaydetmek istediğinizde belgenin bir kopyasını oluşturmak için kullanılır. Orijinal dosya. Farklı Kaydet komutunu kullanarak, yeni dosyaya farklı bir ad atamanız ve/veya saklama konumunu değiştirmeniz gerekir.

Bir kitap nasıl kaydedilir

Yeni bir çalışma kitabı oluştururken veya mevcut bir dosyada değişiklik yaparken değişiklikleri kaydetmeyi unutmayın. Zamandan tasarruf etmek çoğu zaman işinizin kaybolmasını önler. Gelecekte bulmanın daha kolay olması için çalışmanızı nereye kaydettiğinizi hatırladığınızdan emin olun.

Kopya oluşturmak için Farklı Kaydet'i kullanın

Kaydetmek Yeni sürüm orijinalini saklamanıza rağmen bir kopya oluşturmanız gerekir. Mesela “Satış Raporu” diye bir dosyanız var, onu “Satış Raporu 2” olarak kaydedebilirsiniz. Artık dosyanın bir kopyasını düzenleyebilir ve her zaman orijinal sürümüne dönebilirsiniz.

Varsayılan kaydetme konumu nasıl değiştirilir?

OneDrive'ı kullanmak istemiyorsanız, varsayılan kaydetme konumu olduğundan muhtemelen hayal kırıklığına uğrayacaksınız. Excel dosyaları. Her seferinde Bilgisayar'ı seçmek konusunda rahat değilseniz, belgeleri kaydetmek için varsayılan konumu her zaman değiştirebilirsiniz.

Otomatik kurtarma

Çalışma kitapları üzerinde çalışırken Excel bunları otomatik olarak geçici bir klasöre kaydeder. Bir belgeyi kullanarak geri yüklemek mümkündür. Otomatik kurtarma, değişiklikleri kaydetmeyi unutmanız veya bir kilitlenme meydana gelmesi durumunda.

Bir belge nasıl kurtarılır

İle Excel varsayılanı Kitabı her 10 dakikada bir otomatik olarak kaydeder. Belge 10 dakikadan daha kısa bir süredir düzenlendiyse Excel'in otomatik kaydetmeye zamanı olmayabilir.

İhtiyacınız olan belgeyi görmüyorsanız, otomatik olarak kaydedilen tüm dosyaları Backstage görünümünde görüntüleyebilirsiniz. Dosya sekmesine tıklayın, Sürüm Kontrolü'ne tıklayın ve ardından Kaydedilmemiş Belgeleri Kurtar'ı seçin.

XLSX ve XLS formatları
  • ana araç çubuğu Diğer formatlarda kaydet... Dosya>Belgeyi Farklı Kaydet>Microsoft Excel 97-2003 çalışma kitabı.

Tavsiye. Kaydetmek>XLSX diyalog Ayarlar(Menü Hizmet>Ayarlar…).

Belge hazırlama

Tasarım kaydetme modunun seçimi, oluşturulan belgeyi gelecekte nasıl kullanacağınıza bağlıdır:

  1. Zengin metin

Ortaya çıkan belge, yazı tipi stilini ve boyutunu, paragraflara bölünmesini, ancak sayfadaki nesnelerin konumunu ve satır aralığı. Bu, sola hizalanmış düz metin üretecektir. Okuma sırasının sağdan sola olduğu metinlerde hizalama sağa olacaktır.

Yorum. Bu modda dikey yönelimli herhangi bir metin yatay olarak görüntülenecektir.

  1. Basit metin

Bu modda metin formatı korunmayacaktır.

Metin

  • Sayısal verileri "Sayılar" formatında kaydedin

Tanınan metni XLS formatında kaydederken sayıların "Numaralar" formatında kaydedileceğini belirtir. Excel'deki bu format, sayı içeren hücreler üzerinde aritmetik işlemler gerçekleştirmek için kullanılır.

  • Üstbilgileri ve altbilgileri kaydet

Üstbilgi ve altbilgi metninin korunmasını istiyorsanız bu seçeneği işaretleyin. Bu seçenek devre dışı bırakılırsa üstbilgi ve altbilgi metni kaydedilmeyecektir.

  • Her sayfa için ayrı bir tablo oluşturun (yalnızca XLSX)

Görüntü kalitesi

XLSX formatında kaydederken çizimleri de kaydedebilirsiniz. Tanınan metin şunları içeriyorsa çok sayıdaçizimler, ardından boyut son dosyaçok büyük olabilir. Resimlerin kalitesi ve ortaya çıkan dosyanın boyutu, açılır listede seçilen değere bağlıdır Görüntü kalitesi.

Tavsiye:

  • Resimlerin kaydedilmesine ilişkin parametreleri ayarlamak için Gelenek…. Açılan iletişim kutusunda Özel ayarlar gerekli değerleri seçin ve düğmeye tıklayın TAMAM.
  • Tanınan metindeki çizimleri kaydetmek istemiyorsanız, seçeneğin Görüntüleri kaydetme (yalnızca XLSX) işaretlenmemiş.

CSV biçimi

  • Ana araç çubuğunda sonuçları kaydet düğmesinin yanındaki oka tıklayın ve listeden bir kaydetme biçimi seçin. Eğer gerekli format listede yok, öğeyi seç Diğer formatlarda kaydet... ve açılan kaydetme iletişim kutusunda gerekli formatı seçin. Belgeleri menü komutunu kullanarak da kaydedebilirsiniz. Dosya>Belgeyi Farklı Kaydet>CSV belgesi.

Tavsiye. Gerekirse yer iminde ek kaydetme seçeneklerini yapılandırabilirsiniz Kaydetmek>CSV diyalog Ayarlar(Menü Hizmet>Ayarlar…).

Bu sekme aşağıdaki ayar gruplarını içerir:

Metin kaydetme seçenekleri

  • Tablonun dışındaki metni yoksay

Dosyaya yalnızca tabloların kaydedileceğini belirtir.

  • Sayfa sonu karakteri (#12) ile ayrı sayfalar

Tanınan metni CSV formatında kaydederken sayfalamanın orijinal belgedekiyle aynı olacağını belirtir.

  • Sınırlayıcı

CSV dosyasındaki veri sütunlarını ayıracak karakteri belirtir.

Kodlama

ABBYY FineReader kod sayfasını otomatik olarak seçer. Eğer değiştirmek istersen kod sayfası bölümündeki açılır listeden istediğiniz değeri seçin. Kodlama.

Genellikle bir Excel çalışma kitabı bir dosyayla tek bir varlık olarak ilişkilendirilir. Ancak gerçekte bu tamamen doğru değildir.

Excel'deki çalışma kitabı kavramı bir dosyayı ifade eder. Ama öyle değil. Özellikle yeni olanlarda XLSX formatları. Daha doğrusu, bir kitap bir dizi dosya olarak anlaşılmalıdır. Kullanıcı için bu, bir klasörün sanal bir analogudur. Yani kitap bir klasördür ve sayfaları da içerdiği belgelerin bulunduğu dosyalardır.

Bir kitabı ve taslağını bir dosyaya kaydetme

Kullanıcının bakış açısından kişisel bilgisayar Her dosya üç bölümden oluşur:

  1. Dosya adı.
  2. Uzantı (Excel 2007 ve daha eski sürümler için bu .xlsx'tir).
  3. Dosyanın içeriği ve simgesi.

Excel programı belgelerin küçük resimlerini kaydetmenizi sağlar. Küçük resmin kendisi, belge içeriğinin grafiksel küçük resmidir. Bir klasörde çok sayıda çalışma kitabı dosyası olduğunda ve bunların içeriğini hatırlamak için ad yeterli olmadığında bu çok kullanışlıdır.

Küçük resimler sayesinde ihtiyacınız olan belgeyi bulmak için her dosyayı açmanıza gerek yok.

Açık bir örnek için şunu oluşturalım: yeni kitap ve çizimle birlikte kaydedin. Yeni bir kitap oluşturmak için “Dosya” menüsünü ve “Yeni” seçeneğini tıklayın. Veya CTRL+N kısayol tuşu kombinasyonuna basın.



Not. Bir kitabı kaydederken hataları önlemek için dosya adını uzantı olmadan belirtmek daha iyidir. Programın kendisi gerekli uzantıyı ekleyecektir.

Açılan pencerede dosya için bir isim girin, “Çizimi kaydet” seçeneğini işaretleyin ve “Kaydet” butonuna tıklayın.


Kitabı kaydettikten sonra, geçerli dosyanın adı program penceresinin başlığında görüntülenir ve dosya simgesi, içeriğinin grafik minyatürüyle ayırt edilir.

Çalışma sürecinin ilerleyen aşamalarında, verileri kaybetmemek için periyodik olarak "Kaydet" düğmesine tıklayın ("Farklı Kaydet" hariç, çünkü bu işlev diskteki bir klasörde yeni bir belge oluşturarak kaydetmeyi önerir).

Not. Doküman adının uzunluğu 255 karakteri geçmemelidir. İsim için özel karakterlerin (* ? / vb.) kullanılması kabul edilemez. Aynı isimde iki belgeyi aynı klasöre kaydedemezsiniz.

Gördüğümüzde Excel belgesi Uzantısını her zaman bir klasörde görmeyiz. Ameliyathane ayarlarına bağlıdır Windows sistemleri. Varsayılan olarak uzantılar gizlidir. Ancak dilerseniz uzantıların görüntülenmesini etkinleştirebilirsiniz. Windows ayarları: “Denetim Masası” - “Klasör Seçenekleri” - “Görüntüle” ve “bilinen dosya türleri için uzantıları gizle” seçeneğinin işaretini kaldırın.

Yeni bir belge oluşturulduğunda bilgisayarın belleğinde bulunur ve diske kaydedilmezse uygulamayı kapattıktan sonra (bu durumda Excel), bu belge kaybolacak ve onu geri yüklemek imkansız olacaktır. Bazen bir belge gerçekten de "tek kullanımlık" olabilir, yani yalnızca bir kez kullanılmak üzere yaratılmış olabilir (örneğin yazdırılabilir). Ancak çoğu durumda, gelecekte üzerinde çalışabilmeniz için oluşturulan belgenin kaydedilmesi gerekir. Ek olarak, kural olarak, diskte zaten mevcut olan bir belgede değişiklik yapılmışsa kaydedilmesi gerekir. Bir belgeyi kaydetmek için aşağıdakilerden birini yapın: - Standart panelden Kaydet aracını seçin; - Ctrl+S (Kaydet) veya Shift+F12 kombinasyonuna basın; - Kaydet (Dosya) komutunu çalıştırın.

Yeni oluşturulan bir belge ilk kez kaydedildiğinde, şunları yapmanız gereken bir kaydetme penceresi görünür: » 1) kapalı Klasör listesini açmanız gereken dosyanın kaydedileceği sürücüyü seçin ve satırına tıklayın. sürücü adı; 2) dosyanın kaydedileceği dizine gidin; 3) Dosya adı giriş alanına kaydedilecek dosyanın adını girin; 4) Enter tuşuna basın veya Kaydet düğmesine tıklayın. İstediğiniz dizine gitmek için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz: dizine girme - çift ​​tıklama dizinler ve dosyalar listesinde dizine göre (ada veya resme göre); dizinden çıkmak (daha üst düzey bir dizine geçmek) - Yukarı aracına veya Alt+2 kombinasyonuna tıklayın; » önceki (son) dizine dönün - Geri aracının sol bölümüne veya Alt+1 kombinasyonuna tıklayın; “önceki dizinlerden birine dönün - Geri aracının sağ bölümüne tıklayın ve görüntülenen listeden bir dizin seçmek için tıklayın. Adı girerken dosya uzantısını girmenize gerek yoktur; otomatik olarak atanacaktır. Excel çalışma kitabı dosyası xls uzantısına sahip olacaktır.

Kaydedilen dosyanın adını belirtmek için önceden yazılan belge adlarının kaydedildiği kapalı Dosya adı listesini kullanabilirsiniz. Listenin liste halinde sunulduğu ve listeden bir dosyaya tıkladığınızda sağında göründüğü özellikler formu Kısa Açıklamaözellikleri (bkz. madde 3.2.5). Görünüm aracının sol bölümüne tıklayarak veya Alt+b tuşlarına basarak da bir görünüm formu seçebilirsiniz. Sunum biçimleri art arda değişecek. En sık kullanılan ve kullanışlı form Liste formudur. Tablo ve Özellikler formları gerektiği şekilde uygulanır.

Diğer formların kullanımı pratik açıdan pek ilgi çekici değildir.


Excel'in birkaç yolu vardır kaydetmek Excel elektronik tablo . Tablonuzu farklı kaydedin Excel şablonu. Excel'i pdf vb.'ye kaydedin.
İlk yol.
Tablonun sağ üst köşesinde bulunan kırmızı dikdörtgenin içindeki çarpı işaretine tıklarsak masamız açtığımız yere kaydedilecek ve kapanacaktır.Mesela masaüstünde bir tabloyu seçim yaparak açtık. içerik menüsü"Çarşaf Microsoft Office Excel'de." Kitap masaüstünüze kaydedilecektir.
İkinci yol.
Start üzerinden bir Excel çalışma kitabı açsaydık.Daha fazla ayrıntı için “makaleye bakın” Excel Sayfası Nasıl Açılır (Masaüstünde Oluşturun)." Bu durumda Excel çalışma kitabını kaydederken (sağ üst köşedeki çarpı işaretine tıkladığımızda) aşağıdaki diyalog kutusu görünecektir.
Excel programı, bu iletişim kutusunu kullanarak bize çalışma kitabımızı nereye kaydetmek istediğimizi sorar.
Bu pencerenin sol üst listesi, Excel çalışma kitabını kaydedebileceğiniz klasörleri listeler.
Sağ üstteki liste ise soldaki listeden seçilen klasörde bulunan klasörleri listeler.
Örneğin, resimde: “Genel” klasörü vurgulanmıştır ve bu klasörde klasörler bulunmaktadır: “Genel müzik”, “Genel videolar” vb.
“Yeni Klasör” butonuna (pencerenin üst kısmında) tıklarsak yeni bir klasör oluşturulacaktır. Bu klasörü imzalıyoruz. Sol fare ile üzerine çift tıklayın, klasör açılacaktır.
Bu klasör yeniyse “Bu klasör boş” yazacaktır.
Yeni bir klasör değil, zaten sahip olduğumuz bir klasörü açarsak, içinde zaten mevcut olan tüm klasörler içinde görünecektir.
“Belgeyi Kaydetme” penceresinde “Dosya adı” kısmına kitabımızın adını (herhangi bir dilde) yazın ve “Kaydet”e tıklayın.
Gerekirse excel çalışma kitabını masaüstüne kaydetme simgesini tıklayın, ardından iletişim kutusunun sol tarafındaki “Belgeyi Kaydet” iletişim kutusunda - “Masaüstü” seçeneğini seçin. Kitap masaüstünde kalacak ancak kapanmayacaktır.
Üçüncü yol.
Uzun bir süre boyunca büyük, karmaşık bir tablo oluşturuyoruz. Bu verilerin kaybolmasını önlemek için tabloyu kapatmadan periyodik olarak kaydetmeniz gerekir. Bunu yapmak için sol üst köşedeki “Kaydet” düğmesine tıklayın.Tablomuzdaki veriler kaydedilecek ancak tablo açık kalacak ve üzerinde çalışmaya devam edebileceksiniz.
Dördüncü yol.
Masaüstünde bir Excel çalışma kitabı açtık ve üzerinde uzun süre çalıştık. Çalışmaya hazır bir masamız var ve onu masaüstüne değil özel bir klasöre kaydetmek istiyoruz.
Bunu yapmak için sol üst köşedeki “Farklı Kaydet” butonuna tıklayın. Ayrıca dizüstü bilgisayar klavyesindeki PC - F12 tuşuna basarak "Farklı Kaydet" iletişim kutusunu da çağırabilirsiniz.
Belgeyi Kaydet iletişim kutusu görüntülenir. Daha sonra ikinci yöntemde bu makalede açıklanan şemayı takip ediyoruz.
Kitap seçtiğimiz klasöre kaydedilecek ancak masaüstünde de kalacaktır. Klasördeki Excel çalışma kitabını kontrol ettikten sonra masaüstünden silebilirsiniz.
Beşinci yol.
Çalışma kitabını, Excel'in tabloda çalışırken değişiklikleri düzenli aralıklarla kaydetmesi ve çökme durumunda verilerin kaybolmaması için otomatik kaydetmeyi sağlayacak şekilde yapılandırabilirsiniz. Bu "Excel'de Otomatik Kaydetme" hakkındaki makaleye bakın.
Kendi iyi tablomuzu, formumuzu veya başka bir belgemizi yaptık. Şimdi bunu daha sonraki çalışmalar için şablon olarak kaydetmek istiyoruz. Bu nasıl yapılır, makaleye bakın "Tablonuzu Excel şablonu olarak kaydedin".