Dow'da otomatik bilgi sistemleri. Okul öncesi otomasyon yazılım sistemleri. Yönetim bilgisi kaynakları
Elektronik belge sorunuyla yakından ilgili olan, okul öncesi eğitim kurumlarının elektronik belge yönetimi ve otomasyonu sorunudur.
Şu anda, çeşitli şirketler, belirli yaklaşımlar ve bilgisayar ve iletişim uygulama araçlarıyla karakterize edilen çok sayıda otomatik belge yönetim sistemi (ADMS) geliştirmiş ve uygulamıştır. Ne yazık ki, bu gelişmeler birleşik bir terminolojiden yoksundur. Geliştirme şirketlerinin ürünleri şu adları taşıyor: belge otomasyon sistemi, bilgisayar sistemi ofis işlerinin ve belge akışının otomasyonu, ofis yönetim sistemi, dağıtılmış belge yönetim sistemi, elektronik arşiv vb. Geliştirilen ve geliştirilen sistemlerin isimlerindeki çeşitlilik, yalnızca bugün bilgi pazarının bu alanının henüz bağımsız bir segment olarak şekillenmediğini ve bazı durumlarda ASUD ürünlerinin çözüm sırasında ilgili gelişmeler veya bir yan ürün olarak ortaya çıktığını göstermektedir. diğer daha karmaşık problemler.
Ancak ASUD'ların sayısı oldukça hızlı artıyor. Yaklaşık 30-40 firma düzenli olarak DOCFLOW konferanslarına katılarak geliştirmelerini tüketicilerin beğenisine sunuyor. Bunlar elbette teknik düzeyi belirleyen en büyük geliştiricilerdir. teknolojik çözümler. Ayrıca birçok otomatik kontrol sisteminin ayrı ayrı geliştirildiği de bilinmektedir. İç kullanım ve piyasaya sürülmüyor.
Maalesef bu sektörde bilgi endüstrisi Açık ihtiyaca rağmen, piyasada ortaya çıkan gelişmelerin izlenmesine yönelik yerleşik bir sistem bulunmadığı gibi, bunların lisanslanması ve sertifikalandırılmasına ilişkin de açıkça işleyen bir sistem bulunmamaktadır. Sistem uzmanlarının incelemeleri nadirdir bu türdenönde gelen bilgisayar ve bilgi yayınlarında, ofis işleri ve arşivlere yönelik yayınlardan bahsetmiyorum bile. Belge yönetimi teorisi ve uygulaması açısından kullanılan kriterler, değerlendirme göstergeleri ve terminoloji optimal olmasa da, en son yayınlanan incelemeler onayı hak ediyor. Katılımcıların hiçbiri Karşılaştırmalı analiz sistemler mevcut standartlara ve belgelerle çalışma kurallarına uygunluk açısından test edilmez, belirli bir sistemi uygulamanın maliyetleri, elde edilen doğrudan ve dolaylı faydalarla karşılaştırılmaz (ekonomik etkiden bahsetmiyorum bile).
Açıkçası, bu çalışmanın, belirli bir ASUD'un avantaj ve dezavantajlarının daha nitelikli bir değerlendirmesi için VNIIDAD gibi bağımsız uzmanlar tarafından yapılması gerekmektedir.
Otomatik kontrol sistemleri için geliştirme ilkeleri ve seçim kriterleri
Otomatik kontrol sistemlerinin geliştirilmesindeki ana eğilimleri dikkate almaya çalışalım.
Her şeyden önce, tam teşekküllü bir ürün yaratmak için, otomatik kontrol sisteminin uygulanmasından sonra, yönetim için belge desteği sorununa kapsamlı bir çözümden bahsetmeye olanak tanıyan sistematik bir yaklaşım olduğunu not ediyoruz. organizasyon.
Sistemin ikinci özelliği ise özel bir sistem mi yoksa genel amaçlı bir sistem mi olduğudur. Yani sistem okul öncesi eğitim kurumları için özel olarak mı tasarlandı yoksa diğer amaçlarla birlikte okul öncesi eğitim kurumlarının görevlerini yerine getirecek (veya aynı anda gerçekleştirecek) şekilde uyarlanabilir mi?
Üçüncüsü sistemin maliyeti ve uygulanabileceği organizasyonun ölçeği, belge akış hacmi tüketici açısından önemlidir.
Tüketiciler gerekli sistemi seçerken öncelikle ASUD'un nasıl bir yönetim yapısına göre seçildiğini dikkate almalıdır. Görüşümüze göre, aşağıdaki tüketici kategorilerini ayırt edebiliriz:
1) karmaşık hiyerarşik yapılar (bakanlık, departman, şirket, banka vb.);
2) bölgesel makamlar (şehirlerin idareleri, federal konular, belediyeler vb.);
3) orta ve alt düzeydeki ticari ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar.
Elbette yukarıdaki sistemleştirme şartlıdır, ancak esas olarak ana ASUD tüketici türlerini içine alır. Bu tüketici gruplarının her biri için çeşitli teklifler vardır.
Örneğin, “Elektronik Ofis Sistemleri”, “Vest”, “Ankey”, “Lanit” ve diğer şirketlerin gelişmeleri bakanlıklar ve departmanlara yöneliktir; ikinci kategorideki tüketiciler için en ünlüsü “ Granit-Center” kampanyası, Moskova Kalkınma Enstitüsü Bilimsel ve Teknik Merkezi. Gelişmelerin çoğu, üçüncü kategorideki kuruluşların tüketicilerine yöneliktir. Burada Intertrust, IT, Optima, Centrinvestsoft ve diğerlerinin ürünlerine dikkat edebilirsiniz.
Ofis çalışması pratiğinin hemen hemen tüm gereksinimlerini karşılayan ürünlerden biri, Elektronik Ofis Sistemleri firması tarafından geliştirilen Delo-96 sistemi ve sonraki modifikasyonlarıdır. Bu sistem, ev içi ofis çalışmalarının geleneklerini karşılar ve bu tür sistemler için mevcut düzenleyici ve metodolojik gereklilikleri dikkate alır.
Geliştirmelerinde Lotus teknolojilerini kullanan Inter Trust uzmanları, otomatik kontrol sistemlerinin tasarımında biraz farklı bir yaklaşım seçti. Şirketin geniş gelişme yelpazesinde yönetim dokümantasyon sistemleri değerli bir yer tutmaktadır. Şirketin bu yöndeki ilk ürünü dokümantasyon destek sistemi "Office Media" oldu.
"Office Media" veritabanı seti, Lotes Notes ortamında çalışır ve kurum ve kuruluşların ofis çalışmalarının ve organizasyonel ve yönetimsel faaliyetlerinin otomasyonunu sağlar. Sistemin kullanıcıları, hizmetler gibi devlet ve ticari yapıların departmanları olabilir: dokümantasyon desteği, belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol, bilgi desteği harici kişiler organizasyon, personel yönetimi, satış ve pazarlama yönetimi ve diğerleri.
Inter Trust şirketinin yeni kelimesi, yakın zamanda geliştirilen sözde "elektronik belge yönetimi ve ofis otomasyonunun kurumsal sistemi" dir.
ASUD'un bir başka örneği, Moskova'da oldukça iyi bilinen "Gran-Doc" organizasyonu için otomatik bir belge akışı ve ofis yönetim sisteminin Devlet Araştırma ve Üretim İşletmesi "Granit-Center" ın geliştirilmesi olarak adlandırılabilir. belediye yapıları yönetmek.
Sistemin amacı ana belge işleme süreçlerini otomatikleştirmektir: muhasebe, kayıttan silinmeye kadar olan yolun kaydedilmesi, belge incelemesinin her aşamasının izlenmesi, belgeler hakkında arka plan bilgilerinin elde edilmesi, kuruluşun belge akışının analiz edilmesi.
Özgün belge işleme teknolojisinin kullanılması, organizasyondaki belge akışının daha verimli yönetilmesine yardımcı olur ve performans disiplininin izlenmesini sağlar.
Doküman yönetim sistemi gereksinimleri
Bir kuruluşta modern bir dokümantasyon yönetim sistemi için belirli gereksinimleri formüle etmek mümkündür.
Her şeyden önce, otomatik kontrol sistemi, yönetim için dokümantasyon desteğinin tüm görevlerini tam olarak yerine getirmelidir: belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, yürütülmesinin kontrolü, belgelerin aranması, saklanması ve bir dizi belge üzerinde referans çalışması.
Sistem, tek tip metodolojik ilkeler, yazılım, donanım ve teknolojik çözümler üzerine ve yerel mevzuat, devlet standartları, talimatlar ve gereklilikler şeklindeki mevcut organizasyonel ve yasal koşullar çerçevesinde oluşturulmalıdır.
Otomatik kontrol sistemi, biriken bilgi kaynağının tam kullanımını (entegrasyonunu) sağlamalı ve hem belgelenmiş hem de fiili olarak tek seferlik bilgi girişi ve tekrarlanan kullanımı ilkesini uygulamalıdır. Sistem ayrıca, yetkisiz erişime karşı gerekli düzeyde bilgi korumasını sağlayarak, yöneticilerin kuruluş içindeki belge taşıma yollarını seçmelerine yardımcı olmalıdır.
Modern koşullarda ACS, belirli bileşenlerde genişleme kapasitesine sahip olmalıdır (sayı teknik cihazlar ve teknolojileri, belge sayısı (bilgi hacmi), kullanıcı sayısı) ve değişen kullanıcı gereksinimlerine makul sınırlar içerisinde uyum sağlayabilmektir.
Kapsamlı bir doküman yönetimi otomasyon sisteminin uygulamaya konması, inovasyon sürecinin kalıplarını dikkate almayı ve etkili bir şekilde organize etmeyi mümkün kılan bir yönetim yeniliği olarak düşünülebilir.
Yenilik potansiyeline bağlı olarak iki ana yenilik türü vardır:
o radikal (temel), insan faaliyet tarzlarında niteliksel değişiklikler getiren temelde yeni fırsatlar açan;
o Mevcut yöntem ve çalışma biçimlerinin değiştirilmesi, iyileştirilmesinin sağlanması.
Yönetim sürecindeki radikal ve değiştirici yenilikler birleştirilmelidir. Uygulamada, yalnızca dış niteliklerle ilgili olan ve prestij veya reklam kaygılarıyla dikte edilen sözde yeniliklerle de karşılaşıyoruz.
Modern koşullarda, dijital belge yönetiminin tanıtılması ve elektronik belge yönetiminin kullanılması radikal bir yenilik olarak değerlendirilebilir.
Değiştirici türden yenilikler, radikal olanlardan daha sık ortaya çıkar ve değişen koşullara ve görevlere uyum sağlar. Örneğin, yönetim işlerinin organizasyonu ve belge akışındaki kısmi iyileştirmeler başlı başına olumlu sonuçlar doğurmaktadır. Ancak yenilikleri değiştirme olanakları sınırlıdır ve belirli bir aşamada artık organizasyonun ihtiyaçlarını karşılayamaz duruma gelirler. Ve daha büyük ölçekli veya radikal yeniliklerin (bizim durumumuzda, okul öncesi eğitim kurumları için kapsamlı bir otomasyon sistemi) geliştirilmesinde ve uygulanmasında bir gecikme, durgunluğa ve yönetim verimliliğinde azalmaya yol açabilir.
Bir yönetim yeniliği olarak entegre bir okul öncesi otomasyon sisteminin "yaşam döngüsü" aşağıdaki aşamaları içerir: yenilik ihtiyacının farkındalığı ve gelişimi; geçiş yapmaya karar vermek yeni teknoloji, gelişimi; istikrarlı çalışma ve geliştirme. Bir yenilik herhangi bir ara aşamada durursa tamamlanmayacaktır. Herhangi bir yeniliğin “yaşam döngüsü” sonunda kısmi veya daha büyük ölçekli iyileştirmelere ihtiyaç olduğu bir kez daha ortaya çıkar.
İnovasyon süreci öncelikle ortaya çıkan sorunlara yaratıcı bir çözümün sonucudur. Bu nedenle, bir yeniliğe ve onun geliştirilmesine duyulan ihtiyacın farkına varma aşaması, aynı zamanda, sonraki aşamaların sonuçlarının büyük ölçüde bağlı olduğu, geçerliliği ve güncelliğine bağlı olan yönetim kararlarının hazırlanması ve alınması sürecidir. Önerilen yeniliğin uygulanması, özellikle bilgi toplamak ve işlemek, sorun durumunu analiz etmek, seçenekler geliştirmek ve bir çözüm seçmek için hangi yöntemlerin kullanıldığına bağlıdır. Ayrıca, bir çözümün geliştirilmesi ve seçilmesi sırasında yeniliğin sonuçları ve uygulama özellikleri analiz edilmelidir. Belge otomasyonu alanında yönetim yeniliklerini uygulamaya koymak için özel önlemler uygulanırken, bilgi yönetiminin ana bileşenleri arasındaki ilişkilerin dikkate alınacağı varsayılmaktadır.
Yenilik geliştirme aşaması, tespit edilen eksikliklerin giderilmesi ve uygun değişikliklerin yapılması için gerekli olan süreyi kapsar. Büyük önem Bu aşamada işçilerin faaliyetleri üzerinde kontrole sahiptir (örneğin, iş teknolojisi gerekliliklerine uygunluk). kurumsal sistem belge akışı). Tanıtılan belge yönetimi teknolojisinin günlük olarak kullanılması ve önceki iş organizasyonuna geri dönme olasılığının hariç tutulması önemlidir (örneğin, elle yazılan kayıt defterlerinin tutulması, belgelerin birden fazla kaydedilmesi vb.). Bu, çalışanların talimat veya eğitimini, metodolojik materyallerin hazırlanmasını (süreç diyagramları, kullanıcılar ve sistem yöneticileri için kılavuzlar vb.) gerektirir.
Yeniliğin sürdürülmesine ve geliştirilmesine de dikkat etmek önemlidir. Bazen, bir yeniliğin tanıtılmasından bir süre sonra, önceki çalışma yöntemlerine geri dönme girişimleri olur (ve bu kesinlikle yenisinin etkisizliğinden kaynaklanmaz). Bu aşamadaki zorluk bunu önlemek, yenilikleri istikrara kavuşturmak ve desteklemek ve bir yeniliğin bir başkasıyla tamamlanması mı yoksa güçlendirilmesi mi gerektiğine karar vermektir.
Bu nedenle, okul öncesi eğitim kurumları için karmaşık bir otomasyon sisteminin uygulanması ve geliştirilmesi aşamalarında, yeni ve eski teknolojilerin (kuruluşun henüz sisteme bağlanmamış bölümlerinde) eşzamanlı olarak bir arada var olduğu bir dönem söz konusu olabilir. "Kim kazanacak?" - Bu aşamanın sonucu, gerekli düzenleyici ve metodolojik çerçevenin oluşturulması da dahil olmak üzere bir dizi organizasyonel sorunun çözümüne bağlıdır. Bu koşullar altında personelin yerleşimi değişir, sistem destek hizmetinin düzenlenmesi ve idaresi sorunları çözülür. Kullanıcıların birbirine bağlanması ve sistemi kullanma haklarının verilmesine ilişkin prosedür belirlenerek bilgi güvenliği sorunları çözüme kavuşturulur.
İnovasyon sürecinin her aşamasında katılımcıların çevresi genişler. Bu nedenle, örneğin, büyük bir organizasyonda, kapsamlı bir okul öncesi otomasyon sisteminin uygulanması, önce ofisin, ardından geri kalan yapısal birimlerin sisteme aşamalı bir bağlantı şeklini alabilir ve buna karşılık gelen bir artışla kullanıcı sayısı. Maksimum etkinin sağlanacağı açıktır. otomatik sistem Tüm organizasyonun belge akışını kapsayan bu hizmet, ancak planlanan tüm departmanların birbirine bağlanmasıyla elde edilir.
Aynı zamanda, inovasyon sürecindeki katılımcıların ya bir yönetim yeniliğini (bizim durumumuzda kurumsal bir belge otomasyon sistemi) desteklemek için inisiyatif alabileceklerini ya da başarısına karşı çıkabileceklerini akılda tutmak önemlidir. Sistemin kullanıcısı olarak çalışanlara (nitelikleri dahil) yeni gereksinimler yükleyen ve işlerini genel bir perspektiften değerlendirmelerine olanak tanıyan kurumsal doküman yönetimi teknolojisinin uygulamaya konulması, çalışanlara farklı tepkiler doğurabilecek önemli yenilik ve dönüşümlerden biridir. yenilik.
Yeni teknolojilerin tanıtılmasıyla ilgili sorunlar sözde "psikolojik bariyer" ile sınırlı değildir ve kuruluş çalışanlarının (ekonomik, sosyal) çıkar alanlarını da kapsamaktadır. Bir çalışan, tanıtılan yeniliğin bazı ihtiyaçlarını karşılamayı azaltacağını, hatta imkansız hale getireceğini varsayarsa, o zaman yeniliğe karşı çıkacaktır. Bazen çalışanlar, başkaları üzerindeki nüfuzlarını artırmak için kasıtlı olarak bir yeniliğe karşı çıkabilirler.
Bu, hem kolektif hem de bireysel çıkarların etkisinin dikkate alınması ihtiyacını ima etmektedir.
Bu açıdan bakıldığında çalışanların, CSD'nin uygulamaya konmasından elde edecekleri faydanın ve yeniliği kabul etmemenin getireceği dezavantajların, önceki iş düzeninin sürdürülmesinden elde edilecek faydalardan daha fazla olduğunun farkına varmaları önemlidir.
CSD'yi devreye alırken kurum kültürüne ilişkin hususlar da ortaya çıkıyor. Örneğin, bir kuruluşun üyeleri uzun süre mevcut iş düzenini sürdürmeye odaklanmışsa ve yeniliğe açık olma ve çalışanların becerilerini geliştirme arzusu, kurum kültürünün ve yönetimdeki öncelikler sisteminin bir özelliği değilse, o zaman Yeniliklerin tanıtılması sırasında yönetim sorunları ortaya çıkabilir.
Serinin özellikleri Olası nedenler Entegre bir okul öncesi otomasyon sisteminin uygulanmasının önündeki engeller, M. Sutton'un çeşitli tutarsızlıklar içeren iyi bilinen çalışmasında verilmektedir: tutarsızlık, kararsızlık, güvensizlik, hazırlıksızlık, önyargı, düzensizlik, belirsizlik, işlevleri yerine getirememe vb.
Okul öncesi eğitim kurumları için kapsamlı bir otomasyon sistemi uygularken, tanıtılan yeniliklere yönelik tutumun büyük ölçüde aşağıdaki özelliklerine bağlı olduğunu dikkate almak önemlidir:
Ö göreceli karlılık(önerilen yeniliğin sosyo-ekonomik açıdan mevcut çalışma prosedüründen ne ölçüde daha faydalı olduğu, kuruluşun hedeflerine ulaşmasına ne ölçüde katkıda bulunduğu);
Ö uyumluluk(bu yeniliğin çalışanların görüş ve deneyimleriyle ne kadar uyumlu olduğu - kabul edilmesinin daha zor mu yoksa daha kolay mı olacağını belirler);
Ö zorluklar(önerilen yeniliği anlamanın, kullanmanın ve ona uyum sağlamanın ne kadar zor olduğu);
Ö aşamalı(Aşamalı olarak veya deneysel testlerle uygulanabilecek yenilikler daha iyi karşılanacaktır).
Organizasyondan bilgi desteği Bir yeniliğin uygulanmasına ilişkin çalışanlar arasındaki resmi ve gayri resmi iletişim, onun başarısını büyük ölçüde belirler. Sistemi uygularken çalışanlara yeni teknolojinin faydaları hakkında bilgi vermek (organizasyon, departman, bireysel çalışan için), eğitim sistemi üzerinde düşünmek ve uygulama aşamalarını özetlemek önemlidir.
Çalışanların yeni teknolojiye hızlı bir şekilde uyum sağlaması, özellikle de aynı anda çalışma şekillerinde çok sayıda değişiklik olması durumunda psikolojik olarak zor olabilir. Bu nedenle, uygulanan sistem ne kadar yeniyse, personelin uygulama sürecine dahil edilmesi, sistemin yeni yeteneklerinin açıklanması ve bazı çalışanların psikolojik engellerinin aşılması konusunda da o kadar dikkatli olunmalıdır. İşçileri alıştırmak için gereken süreyi ve ardından yeni iş teknolojisine hakim olma süresini planlamak gerekir. Uygulamadaki acele, kurum çalışanlarının çok sayıda değişikliğe aynı anda uyum sağlayamaması nedeniyle zorluklar yaratmaktadır. Bu sürecin aşırı derecede geciktirilmesi, yeniliğin etkisini önemli ölçüde azaltabilir ve hatta hayal kırıklığına neden olabilir. Bu koşulları dikkate alarak, okul öncesi eğitim kurumları için kapsamlı bir otomasyon sistemi uygularken, departmanları kuruluş başkanına bağlamak için bir program geliştirmek ve onaylamak önemlidir.
Kuruluşun bir bütün olarak işleyişini sağlamak için tasarlanmış bir belge otomasyon sisteminin uygulanmasının başarısı, ayrıntının derinliğine ve organizasyonel sorunların uygun yönetim seviyelerinde çözülmesinin zamanında olmasına bağlıdır. Sistemin kuruluşun yönetimi tarafından uygulanmasına verilen destek (“birinci şahıs ilkesi”) temel bir rol oynar. Böyle bir desteğin olmaması durumunda sistemin tüm departmanlarda uygulanması pek olası değildir. Sistemin uygulama sürecini derhal düzenlemek için, kalıcı bir organ (örneğin, uygulamanın çeşitli yönlerinden sorumlu departmanların temsilcilerinden oluşan bir komisyon veya çalışma grubu - organizasyonel, teknolojik, yazılım ve donanım, personel ve ayrıca bilgi güvenliği için). Okul öncesi eğitim hizmetinin görevleri arasında temel teknolojik sorunların çözülmesi, sistemin kullanıcıları olarak bölümlerin çıkarlarının koordine edilmesi, gerekli düzenleyici ve metodolojik belgelerin hazırlanması, belgelerin sınıflandırılmasının geliştirilmesi ve sistem dizinlerinin bakımı yer almaktadır.
Kapsamlı bir okul öncesi otomasyon sistemi uygulanırken, sistem kullanıcılarının sayısı artırılırken ve yeni bölümler bağlanırken aşağıdaki yaklaşımlar faydalı olabilir:
o psikolojik olarak en hazırlıklı ve nitelikli çalışanlarla başlayın; diğer çalışanlar teknolojiye hakim olurken onların örneklerini, deneyimlerini ve becerilerini kullanın;
o Yeni teknolojiyi öncelikle acil ihtiyacın ve uygulama etkisinin en belirgin olduğu departmanlara tanıtın.
Modern koşullarda, büyük bir kuruluş için çok işlevli bir otomatik sistemi hemen uygulamanın pek mümkün olmadığını belirtmek önemlidir. Kademeli gelişimi seçeneği daha kabul edilebilir görünüyor. Aksi halde sistemin geliştirilmesi ve uygulanması uzun zaman alabilir ve orijinal gereksinimler geçerliliğini yitirebilir.
Bu aşamaların herhangi birinde, belge akışı teknolojisini (hem geleneksel hem de otomatik) geliştirmek için çalışmalar yapılabilir; Değiştirici yenilikleri uygulayın.
Hem geleneksel (kağıt) hem de otomatik belge akışı, aşağıdakileri dikkate alarak optimizasyon sorunlarına sürekli dikkat edilmesini gerektirir:
o Yönetimin organizasyon yapısında devam eden değişiklikler, geleneksel ve otomatik teknolojileri birleştirme ihtiyacı;
o organizasyonel ve metodolojik rehberlik sağlamak ve yerleşik çalışma prosedürlerine uygunluğu izlemek;
o yeni yazılım ve donanım yetenekleri dikkate alınarak sistemin geliştirilmesi ve bireysel fonksiyonlarının iyileştirilmesi.
Bu nedenle bilgi yönetimi sorunları, ilgili bilgisayar sisteminin uygulanmasından sonra bile tükenmez.
Yönetim belgeleri, modern bir kuruluşun faaliyetlerinin temelidir - hemen hemen her yönetim yapısının bilgi kaynaklarının% 85'e kadarı belgelerde yoğunlaşmıştır. Bu bağlamda dokümantasyon ve doküman akışı süreçleri kendi kendine yeterli hale gelmiş ve kendi otomasyon yönetim sistemlerini gerektirmektedir.
Son 10-15 yılda ofis otomasyonu belge yönetiminde bir devrim yaşadı. Daha önce bir ofis otomasyon sistemi, esas olarak ofislerin, sekreterliklerin, arşivlerin teknik personelinin belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, taşınması, yürütülmesinin kontrolü ve aranması ile ilgili faaliyetlerini otomatikleştirmek için bir sistem olarak düşünüldüyse, şimdi yazarların kendileri bu işin içindedirler. ağa bağlı PC'leri ve belge yürütücülerini kullanarak belgelerin hazırlanması ve iletilmesi. Artık doküman oluşturma anından yürütmeyi izlemeye ve belge arşiviyle çalışmaya kadar dokümantasyon destek teknolojilerine doğrudan katılımcılardırlar. Dokümantasyon ve belge akışına yönelik otomasyon sistemi, karar alma süreçlerinde yer alan çalışanların ve buna bağlı olarak bir bütün olarak kuruluşun faaliyetlerinin verimliliğini artırmak için belirleyici bir araç haline geldi.
Şu anda almak isteyen bir kuruluş modern çözümler okul öncesi eğitim kurumları için otomatik teknoloji oluşturmak için, bireysel olarak geliştirilen satın almalardan oldukça geniş bir seçeneğe sahiptir. bilgi sistemi büyük organizasyonlardan hazır karmaşık sistemlere - küçük ve orta ölçekli organizasyonlar için.
Kendilerine ofis işlerini otomatikleştirme hedefini koyan kuruluşların bir takım sorunları çözmesi gerekiyor. Bunlardan bazıları:
Kuruluşlar çoğu zaman ofis süreç teknolojisinde gerçekte neyin otomatikleştirilmesi gerektiği konusunda net bir anlayışa sahip değildir. Bunun nedeni, hem ofis işlerinde bilgili hem de piyasayı ve yönetim için dokümantasyon desteğinin otomasyonu alanındaki yazılım sistemlerinin yeteneklerini iyi bilen uzmanların bulunmamasından kaynaklanmaktadır. Reklam bilgilerinin içeriği zayıftır ve her zaman gerçekle örtüşmemektedir; tek tip terminolojinin olmayışı, sistemin müşterisi ile üreticisi arasındaki karşılıklı anlayışı engellemektedir;
Kuruluşun, yönetim süreçlerini ve bunları yansıtan ofis çalışma prosedürlerini kolaylaştırmak için bir dizi ciddi önlem geliştirmesi ve uygulaması gerekecektir. Sorumlulukların dağılımını, yetki devrini kolaylaştırmak, kimin hangi görevleri ve hangi düzeyde çözdüğünü açıkça belirlemek, belgelerin onaylanması, onaylanması ve imzalanması vb. prosedürünü belirlemek, yani sonuçta yönetimi optimize etmek gerekir. sistem;
Okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonunu başlatırken kuruluşların, bilim adamlarının geleneksel olarak "Rus" ve "Batılı" olarak adlandırdığı belgeye göre iki yaklaşımdan birinin seçimine karar vermesi gerekiyor.
Geleneksel olarak, belgelerle çalışmaya yönelik Rus teknolojisi üç düzeyde hiyerarşi varsayar: kuruluşun başkanı - ofis yönetim hizmeti - uygulayıcı. Batı gelenekleri, uygulayıcının belgeye ilişkin kişisel sorumluluğu ve buna ilişkin kararlarla ilişkilidir, bu nedenle iki düzeyde hiyerarşi içerirler: üst yönetimin başı - uygulayıcı (yönetici).
Rus geleneği, her belgenin kuruluşta göründüğü andan itibaren zorunlu olarak kaydedilmesini ve ayrıca ayrıntılı olarak düzenlenmiş ve merkezi olarak kontrol edilen "arşiv öncesi" belge akışını gerektirir. Okul öncesi eğitim kurumlarının teknolojisi büyük ölçüde devlet standartlarında, talimatlarda ve kılavuzlarda yer almaktadır. Belgelerle yapılan tüm çalışma yelpazesi, kayıt dergilerinde veya daktiloyla yazılmış dosya dolaplarında izlenir.
Batılı ofis işi gelenekleri, yöneticinin belge ve onun yürütülmesi konusundaki kişisel sorumluluğuyla ilişkilidir (tipik olarak, ingilizce dili"belge akışı" kelimesinin kendisi eksik). Belgelerin kaydı doğrudan yüklenici tarafından gerçekleştirilir; yürütme üzerinde merkezi bir kontrol yoktur. Geleneksel Batı belge yönetim sistemlerinde düzenlemenin konusu, halihazırda yürütülmüş olan belgelerin sistematik olarak saklanmasıdır (yurtiçi arşiv depolamasına benzer). Batı elektronik belge yönetim sistemleri kavramı bu geleneğe dayanarak oluşturulmuştur. Bu nedenle, Batı yazılım sistemlerine dayanan Rus ofis çalışmalarında elektronik belge yönetimi teknolojilerini kullanmanın karmaşıklığı. Batılı ürünlerin yüzyıllar boyunca gelişen Rusya koşullarına uygun şekilde uyarlanması gerekiyor.
Bir okul öncesi eğitim kurumunu otomatikleştirmek için bir seçenek seçerken, müşteri organizasyonunun iki sınıf belge yönetim sistemi (İş Akışı ve Grup Yazılımı) arasında bir seçim yapması gerekir.
Her iki sistem sınıfı da ofiste ekip çalışmasını otomatikleştirmeyi amaçlamaktadır. Aynı zamanda, belirli bir organizasyonda otomatik bir sistem oluşturmak için bir metodoloji seçerken, bunun, içinde benimsenen yönetim tarzına ve yönetim sistemine ne kadar iyi karşılık geldiği dikkate alınmalıdır.
Gerçek şu ki, İş Akışı tipi sistemler, tüm bir şirketin çalışmasını (yani birkaç çalışma grubunun ortak çalışmasını) otomatikleştirmeye odaklanan, iş süreçlerinin net bir şekilde ayrılmasını ve işin bir icracılar ağında yönlendirilmesini destekleyen sistemler içerir. Belge akışıyla ilgili olarak bu, ilgili belgelerin, yönetim aygıtının çalışanları arasındaki görev dağılımına dayalı yönetim prosedürlerine sıkı sıkıya bağlı olduğu anlamına gelir. Bu durumda belge akışı teknolojik yönetim prosedürlerinin üzerine eklenmiş gibi görünmektedir. İş Akışı gibi sistemler büyük kuruluşlar ve devlet kurumları için daha kabul edilebilirdir.
Grup Yazılımı türü, kesin olarak tanımlanmış bir iş planına sahip olmayan sistemleri içerir - küçük bir ekipte çalışmak üzere tasarlanmış süreçler - çalışma Grubu(5-100 kişi). Grup yazılımı öğeleri E-posta, belge veritabanı, toplu organizatör.
Bir kuruluşun otomatik belge yönetim sistemi seçimi, sonuçta piyasada sunulan yazılım ürünleri için gerekli gereksinimlere dayanmalıdır ve bunlar aşağıdaki özelliklere indirgenebilir:
Kullanılan ofis teknolojileri;
Ofis çalışmalarının ana görevlerine uygunluk;
Fonksiyonel özellikler sistemler (işlevsel bütünlük, açıklık, vb.);
Yazılım uygulaması(dağıtılmış mod desteği vb.);
Maliyet göstergeleri.
Yukarıda Rus ve Batı geleneklerine dayalı ofis çalışma teknolojileri kısaca anlatılmıştır. Şimdi bu doğrultuda yazılım sistemlerinin özelliklerine kısaca değinelim.
Uygulamayı sağlayan yazılım sistemleri Rus teknolojisi, devlet kurum ve kuruluşlarında kullanıma odaklıdır; belirli bir yönetim yapısı içinde benimsenen ofis çalışma gelenek ve normlarının tamamını korur. Bu tür sistemlerin görevi kağıt belge akışına destek sağlamak ve rutin belge işleme operasyonlarının emek yoğunluğunu azaltmaktır. Ancak bu sistemler, belgeleri kişisel bir bilgisayarda işleyerek geleneksel belgeleme ve belge yönetimi süreçlerinin kapsamını önemli ölçüde genişletebilir. Bu doğrultudaki sistemler kağıttan kağıtsız teknolojilere kademeli geçiş için bir nevi köprü görevi görmektedir. Bu teknolojiyi kullanan okul öncesi eğitim kurumları için otomasyon sistemleri şunları içerir:
DELO sistemi (Elektronik Ofis Sistemleri şirketinin ürünü);
Sistem "Cinderella-\\"1!\i. Resmi yazışmalar (STC IRM, Moskova).
Madde 7.8.4, DELO sistemlerinin işlevselliğini daha ayrıntılı olarak açıklayacaktır.
Batı yazılım sistemleri maksimum kullanıma odaklanmıştır elektronik belgeler ve kullanıcıların kolektif çalışma araçları, ara bağlantıların yokluğu, bu da kuruluştaki mevcut ofis süreçlerindeki değişiklikleri, bunların optimizasyonunu ve belgelerle çalışmak için yeni teknolojilerin geliştirilmesini önceden belirler.
“Batı” teknolojisinin temel özelliği, belirli gerçek belge akışı süreçlerinin modellenmesi ve yazılım sistemlerinin bu modellere göre ayarlanmasıdır. Kural olarak sistem müşteriye, geliştiriciden yabancılaşmış otonom “kutulu” bir ürün olarak değil, bir set olarak teslim edilir. yazılım Hazır bir çözümün monte edildiği.
Sistemi kuruluşun belirli süreçlerine uyarlarken kişisel bilgisayarlarçalışanlar (rol iş yeri) her çalışanın kuruluşun belirli bir belge akışı prosedüründeki rolüne uygun olarak belirli bir dizi görevi çözmeye olanak tanıyan gerekli işlevsel bileşenlerin kurulması. Sistem yöneticisi, belgelerin organizasyonun yapısı boyunca, yani bölümleri ve bireysel çalışanlar arasında hareket etme yollarını belirleyen iş fonksiyonları oluşturur.
Bu yöndeki sistemlere Rusya Federasyonu Aşağıdaki üç otomatik bilgi sistemi sınıfı yaygın olarak temsil edilmektedir:
Rus şirketleri tarafından DBMS'ye dayalı olarak geliştirilen sistemler: “Lan-Docs” - Lanit JSC; OPTIMA-WorkFlow - Optima şirketi; "Kod" - Devlet Teşebbüsü "Bilgisayar Geliştirme Merkezi"; "AquaDoc" - Aquarius Danışmanlık şirketi vb.;
LotusNotes teknolojisini kullanan Rus şirketleri tarafından geliştirilen sistemler: СompanyMedia - Inter Trust şirketi; "BOSS-Referent" - BT şirketi; "Eskado" - CJSC Interprokom LAN, vb.:
Popüler Batı sistemlerinin Ruslaştırılmış versiyonları: “Documentum 4i” - Documentum şirketi; "DOCSOpen" - Hummingbird şirketi"; "LotusDomino\Notes" - IBN Şirketi; "DocuLive" - Siemens'in endişesi; "WorkExpeditor" - Compaq Şirketi vb.
Karşılaştırma için, madde 7.8.4 ve madde 7.8.5'te, sırasıyla Rus ve Batı dokümantasyon ve belge yönetimi teknolojilerine yönelik iki yazılım sisteminin özellikleri verilmiştir - “DELO” ve “BOSS-Referent”.
giriiş
Bilgi Teknolojisi
Mekanizasyon
Altında
konuşkan;
Yerel;
Çok seviyeli;
otomatik kurumsal yönetim sistemleri odak noktalarına göre farklılık gösterir. Örneğin “En İyi” veya “Parus-5” için ticaret sektörü önceliklidir; Infosoft, üretimde muhasebe otomasyonu alanında liderlerden biridir. Ayrıca evrensel “kurumsal yönetim sistemleri” de vardır: “Parus-4”, “Infin”, “Abacus”, BOSS”, “Galaktika”, “Supermanager-6-7” vb.
Bununla birlikte, bu makalenin amacı, personel belge akışını otomatikleştirmeye yönelik sistemlerin ve dördüncü nesil sistemlere ait yalnızca en umut verici olanların yeteneklerini değerlendirmektir.
Entegre sistem M-2 uygulamaya dayalı modern teknolojiler. M-2, merkezi bir kurumsal veri tabanına dayanan tek bir yazılım paketidir. Aynı zamanda, M-2 sisteminin açıklığı, mevcut kurumsal veritabanlarının tek bir komplekste ve modern yazılım paketlerinde entegrasyonla kullanılmasına olanak tanır ( Microsoft Office 97).
M-2 sistemi bir veritabanı sunucusu temelinde geliştirilmiştir Oracle verileri 7.3, yüksek hız özellikleri ve yüksek derecede güvenilirlik ve veri koruması sağlar. Müşteri istasyonları Delphi 3.0 yazılım sistemi üzerinde geliştirilmiştir ve ameliyathanelerde çalışabilir Windows sistemleri NT veya Windows'95.
Entegre bir sistem ile keyfi olarak karmaşık bir dizi otomatik iş istasyonu arasındaki temel fark, her şeyden önce tasarım ideolojisinde yatmaktadır. İş istasyonu sistemleri mevcut işyerlerinin otomasyonu olarak tasarlanmakta olup, gelecekte birbirine bağlanacaktır. Aynı zamanda, doğal olarak, böyle bir bilgi sistemi, modüllerin tasarımı mevcut belirli işlere dayalı olarak gerçekleştirildiğinden, yalnızca kuruluşta yaratıldığı sırada mevcut olan yönetim teknolojilerini uygulayabilir.
Entegre sistem, modern yönetim teknolojilerine odaklanan tek bir kompleks olarak anında tasarlanıyor; işler, halihazırda oluşturulmuş entegre bir ortamda ikinci aşamada yaratılır.
Ayrıca dosya sunucusu mimarisi çerçevesinde oluşturulan iş istasyonları, ne hız özellikleri, ne de sistem güvenliği ve güvenilirliği açısından modern gereksinimleri karşılamamaktadır. Otomatik iş istasyonları oluşturmak için yapılan çalışmaların kaybolmayacağını belirtmekte fayda var. İlk olarak, özellikle işlerin tasarımı, yaratım süresinin en az %50'sini kapladığından, yaratılan işlerin pek çok unsuru, yeni sistem içerisinde iş yaratmak için modüller olarak kullanılabilir. İkincisi, kullanıcılar bilgisayar becerileri edinmişlerdir ve bu beceriler olmadan herhangi bir sistemi uygulamanın imkansız olduğu ortaya çıkmıştır. Üçüncüsü, bu çalışmanın bir parçası olarak, işletmenin özelliklerini bilen ve yeni entegre sistem ortamında iş yazarken de ihtiyaç duyulacak bir programcı kadrosu oluşturuldu. Bu nedenle önceki gelişmelere yapılan yatırımlar kesinlikle karşılığını verecektir. Otomatikleştirilmiş iş istasyonları kompleksinden farklı olarak, entegre bir sistem devreye sokulduğunda, mevcut işler basitçe otomatikleştirilmez, aynı zamanda tüm bilgi işlem sistemi, yeni işlerin yeni teknolojilerle ilişkili olarak tasarlanmasıyla yeniden yapılandırılır.
M-2 sisteminin uygulanmasıyla eş zamanlı olarak uzmanlar eğitilmekte ve uygun sertifikalar verilmektedir. Bu şekilde eğitilen uzmanlar, M-2 sisteminde kendi modüllerini oluşturmanın yanı sıra, sertifikanın belirlediği çerçeve dahilinde mevcut modüllerde değişiklik yapma hakkına da sahip oluyor. Böylece işletme, sistemi geliştiren firmaya bağımlı kalmaz ve bağımsız olarak sistemin işleyişini sürdürebilir.
Kurumsal muhasebe sistemi NS2000İşlevsel bütünlüğün gereksinimlerini karşılıyor ve altıncının galibi Uluslararası Yarışma Finans ve işletme alanında yazılım. Sistem BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL araçları kullanılarak tasarlanmış ve geliştirilmiştir.
Bu nedenle kompleksin şeması, tümü üç ana alanda gruplandırılabilen bir dizi modülden oluşmaktadır: yönetim, finans, lojistik.
Parça R/3 sistemleri Etkin işe alım, personel yönetimi, eğitim, ücretlendirme ve kariyer planlaması yoluyla çalışanlarınızdan en iyi şekilde yararlanmanızı sağlayan Oracle Applications İnsan Kaynakları modülünü içerir. Bugün, kendi ürün sınıfında “Oracle Uygulamaları İnsan Kaynakları Yönetimi” modülü, modern bir işletmenin İK departmanının çalışmalarını organize etmek için işlevsel açıdan en eksiksiz sistemlerden biridir.
Kullanımı aşağıdaki sorunları çözmenize olanak sağlar:
· Organizasyonun yapısal ve iş hiyerarşilerinin modellenmesi de dahil olmak üzere organizasyonel değişikliklerin planlanması;
· Yapısal birimlerin planlanması, rütbe, konum, konum tanımı, dizinlerin bakımı vb.;
· çalışanların ve adayların mesleki niteliklerine ilişkin tam bir kayıt (işgücü kaynaklarının en iyi şekilde kullanılması için), maaşların hesaplanmasına ilişkin veriler, çalışma süresinin kullanımına ilişkin veriler, çalışanların geçmiş kayıtları, ileri eğitim ihtiyaçları ve çalışan eğitimi sonuçları;
· standart hükümet formlarına ilişkin analiz ve raporlama, Oracle geliştirme araçlarını kullanarak standart dışı raporlama, operasyonel veri analizi ve karar desteği.
Sistem “Orakl-Personel”Önceki sistemlerin tüm avantajları doğaldır. Ancak bunun yanında bir takım ek avantajları da vardır. Sistem, talep işleme süresini önemli ölçüde azaltan bir veri tabanı sistemi (tam zamanlı çalışanlar, işten çıkarılan çalışanlar, arşiv, personel rezervi, geçici çalışanlar vb.) ile çalışma yeteneği sağlar. İkinci şüphesiz avantaj, 102 konuyu içeren kayıt kartının içeriğidir (Devlet İstatistik Komitesi kararına göre kartın en az 55 konu içermesi gerekir).
Boş pozisyonların otomatik olarak hesaplanmasıyla personel tablosunun keyfi olarak değiştirilmesi ve geçici isteklerin işlenmesi için geliştirilmiş bir modül olasılığı vardır. Sistem, tatillerin, iş gezilerinin, mali yardımların vb. otomatik kontrolü ile zaman çizelgelerinin (kişisel ve birim başına) tutulmasına yönelik prosedürler sağlar. Yalnızca bazı sistemlerde personel kayıtlarının gerekli tüm bölümleri bulunur, ancak yalnızca “Orakle-Personel” sisteminde tam olarak mevcutturlar. Bu nedenle, kabul edilebilir maliyeti (500 $'a kadar) dikkate alındığında, şu anda bu sistemin, İK belge akışı otomasyonunun tüm fonksiyonları dahil olmak üzere kurumsal otomasyon sistemleri arasında lider olduğu iddia edilebilir.
İş Süreçleri Otomasyon Sistemi (BAPS) belgeler, bilgiler, görevler yürütülmek üzere aktarılırken, isteğe bağlı iş süreçlerinin (tamamen veya kısmen) tanımını ve yürütülmesini otomatikleştiren bir yazılım ürünleri sınıfıdır gerekli eylemler Verilen kurallara uygun olarak süreçteki bir katılımcıdan diğerine. SADP'nin ana konsepti iş akışıdır.
İş akışı iş akışlarının süreç yönetimi çerçevesinde yürütülmesini sağlamaya yönelik bir sistemdir. İş süreçlerinin otomasyonu yalnızca bir muhasebe sisteminin uygulanmasıyla mümkün değildir, çünkü bu tür sistemler muhasebe süreçlerindeki katılımcılar arasındaki etkileşim sorununu çözmez. Benzer sorunlar BPMS sınıfı sistemler de çözmek için tasarlanmıştır. 1C platformunda "PiterSoft: Süreç Yönetimi"- iş süreçlerindeki katılımcılar arasındaki etkileşim sorunlarını çözmek için uygulanan BPMS sınıfı yazılım ürününün bir örneği.
Ayrıca SADP sistemi, elektronik belge yönetim sistemlerinin (EDMS) bir alt kümesidir.
giriiş
Bilgi hacmindeki büyük artış ve bilgiye olan talepteki büyük değişiklikler, organizasyonlarda bilgi ve belge hizmetlerinin organizasyonuna yeni talepler getirmeye başladı.
Bilgi ve belge desteği kapsamındaki hizmetlere yönelik gereksinimler değişmeye başladı. Yurtdışında, ülkemizde bilgi ve belge kaynaklarının yönetimi (veya yönetimi) hizmeti - yönetim için belge desteği hizmeti (DOU) olarak adlandırılmaya başlandı.
Okul öncesi eğitim kurumunu iyileştirmenin ve modern koşullara uyarlamanın ana yönü, en son bilgisayar ve telekomünikasyon teknolojisinin kullanılması, belgelerle çalışırken oldukça etkili bilgi ve yönetim teknolojilerinin temelinde oluşturulmasıydı.
Önerilen öğretim yardımı aşağıdakilere uygun olarak geliştirilmiştir: çalışma programı“Yönetim ve arşivlemenin dokümantasyon desteğinde bilgi teknolojileri” disiplini, “034700 Dokümantasyon ve arşiv bilimi” eğitiminin yönü (6. yarıyıl, lisans). Bu disiplinde uzmanlaşmanın hedefleri şunlardır: yönetim ve arşiv işleri için dokümantasyon desteği için yerel bir düzenleyici çerçeve oluşturma yeteneğinin yanı sıra, bunların korunması ve aktarılması amacıyla yönetim bilgilerini belgeleme, belge akışını kolaylaştırma, belge işleme teknolojilerini oluşturma yeteneği depo için.
Konu 1. Temel terimler ve kavramlar
Temel terimler ve kavramlar: mekanizasyon ve otomasyon, bilgi, bilgi teknolojisi, bilgisayar teknolojisi, bilgisayarlaşma ve bilişim, otomatik bilgi sistemleri
Herhangi bir kuruluşun yönetim faaliyetleri, alınma yöntemlerine ve medya türlerine bakılmaksızın, gelen resmi belgelerin işlenmesinin yanı sıra hem kuruluşun kendi içinde dahili kullanıma hem de kuruluş içinde kullanıma yönelik belgesel bilgilerin ve resmi belgelerin üretilmesine dayanmaktadır. harici kullanım.
Özel teknolojiler kullanılarak, gelen belgeler belirli bir sonuca ulaşmak için gerekli bilgilere dönüştürülür. Endüstriyel üretimde “teknoloji” kavramı kullanılır ve üretim sürecinde birbirine bağlı malzeme işleme yöntemleri ve ürün üretme yöntemleri sistemi olarak tanımlanır. Yönetime yönelik dokümantasyon desteği alanında, spesifikasyonlar dikkate alınarak bilgi süreçleri Dayandığı yönetim için dokümantasyon destek teknolojisi, tek tip metodolojik teknik ve kuralların kullanımına dayalı olarak belgelerin ve belgesel bilgilerin toplanması, iletilmesi, işlenmesi, biriktirilmesi, saklanması için bir yöntem ve yöntemler sistemi olarak tanımlanır.
Bilgi süreçlerindeki farklılığa uygun olarak yönetimin dokümantasyon desteğine yönelik teknolojiler aşağıdakilere ayrılmıştır:
· gelen ve giden belgelerin işlenmesine yönelik teknolojiler;
· belge bilgilerini son kullanıcıya aktarma (getirme) teknolojisi;
· belgeleri girme teknolojileri bilgi tabanı iç yapısına dayalı organizasyon verileri;
· belge bilgilerinin işlenmesi ve belgelerin biriktirilmesine yönelik teknolojiler;
· ayrı yerel belge gruplarının saklanması ve kullanılması teknolojisi.
Böylece, dokümantasyon desteği yönetim (DOU), dokümantasyon konularını, yönetim sürecinde belgelerle çalışmanın organizasyonunu ve arşiv depolamalarının sistemleştirilmesini kapsar.
Bilgi Teknolojisi bir dizi yöntem, üretim süreci ve yazılımdan oluşur teknik araçlar, bir bilgi kaynağı kullanma süreçlerinin emek yoğunluğunu azaltmak, aynı zamanda güvenilirliğini ve verimliliğini artırmak için bilginin toplanmasını, işlenmesini, depolanmasını, dağıtılmasını ve görüntülenmesini sağlayan teknolojik bir zincir halinde birleştirilmiştir.
Bilgi ve iletişim teknolojilerinin, kişisel, toplu ve endüstriyel iletişimde bilgilerin hazırlanması, işlenmesi ve iletilmesinin yanı sıra listelenen süreçleri bütünleşik olarak destekleyen tüm teknolojiler ve endüstrilerle ilgili bir dizi nesne, eylem ve kural olarak anlaşılması önerilmektedir.
İşletmelerin bilgisayarlaşmasıyla birlikte bilgi teknolojileri aktif olarak kullanılır hale gelmiştir. Bilgisayarlaşma uygulama sürecini ifade eder bilgisayar ekipmanı Bilgi süreçlerinin ve teknolojilerinin otomasyonunun sağlanması.
Bilgisayarlaşma iki önlemden bahsetmemize olanak tanır: okul öncesi eğitim kurumlarıyla ilgili süreçlerin mekanizasyonu ve otomasyonu.
Mekanizasyon Büro süreçleri, dokümantasyon işlemlerini gerçekleştirmek ve belgelerle çalışmayı organize etmek için teknik araçların kullanılmasıdır. Büro işlerinin mekanizasyonunun amacı, yaratıcı olmayan (yardımcı) işlemlerin yürütülmesini teknik araçlara aktarmaktır.
Altında otomatik bilgi teknolojisi(AIT) yönetimi, gelişmiş yazılım, bilgisayar teknolojisi ve iletişimin kullanımına ve bu bilgilerin kullanılma yollarına dayalı olarak yönetim bilgilerinin toplanması, biriktirilmesi, saklanması, aranması, işlenmesi ve korunmasına yönelik bir yöntem ve yöntemler sistemi olarak anlaşılmaktadır. kullanıcılara sunulmaktadır.
Yönetim görevlerinin kapsam derecesine bağlı olarak, otomatik bilgi teknolojileri aşağıdaki gruplara ayrılır: elektronik veri işleme; kontrol fonksiyonlarının otomasyonu; karar desteği; elektronik ofis; uzman desteği.
Uygulanan teknolojik operasyonların sınıfına göre AIT aşağıdakilere ayrılabilir: Metin düzeltici; masa işlemcili sistemler; Veritabanı Yönetim Sistemleri; olan sistemler grafik nesneleri; multimedya sistemleri; hiper metin sistemleri.
Tip Kullanıcı arayüzü Otomatik bilgi teknolojileri aşağıdakilere ayrılır:
Toplu (merkezi işlem);
konuşkan;
Ağ (çok kullanıcılı).
Ağ oluşturma yöntemine göre AIT aşağıdakilere ayrılabilir:
Yerel;
Çok seviyeli;
Dağıtıldı.
Konu 2 Okul öncesi eğitim kurumlarının ve arşiv işlerinin otomasyon tarihinin ana aşamaları
2.1. Yönetim süreçlerinin otomasyonunun ayrılmaz bir parçası olarak belgelerle çalışmanın otomasyonu.
2 .2. İlk aşama (1960'lar – 1970'ler) – otomatik kontrol sistemleri (ACS) kavramı. Otomatik kontrol sistemleri çerçevesinde belge işleme sistemlerinin oluşturulması ve uygulanması. Paylaşılan bilgi işlem merkezleri. İlk bilgi erişim sistemleri (IRS). Bazı ofis ve arşiv fonksiyonlarının kısmi otomasyonu.
2.3. İkinci aşama (1980'ler - 1990'ların başı) - PC'lere dayalı teknolojik çözümlerin geliştirilmesi. Otomatik iş istasyonları (AWS) konseptinin oluşturulması ve geliştirilmesi. Okul öncesi eğitim kurumlarının ve arşiv işlerinin kapsamlı otomasyonu olasılığının ortaya çıkışı. Özel yazılımların geliştirilmesi.
2.4. Üçüncü aşama (1990'lardan günümüze) - yeni teknolojilerin yaygın olarak tanıtılması ve kullanılması Bilişim Teknolojileri bilgisayarları, iletişimleri ve ofis ekipmanlarını birleştiren. Belge akışının ve belgelerin arşivlenmesinin tüm aşamalarının kapsamlı otomasyonu.
Ofis otomasyonuna duyulan ihtiyaç, bilgisayar üretim teknolojisinin, yazılımının hızla gelişmesi ve bilgi teknolojisinin yaygınlaşmasından kaynaklanmaktadır. Otomasyon geleneksel olarak rutin mekanik emeğin yerinden edilmesi, işçilerin "serbest bırakılması" olarak anlaşılmıştır. Ancak otomasyonun asıl amacı maliyeti düşürmek değildir. Otomasyonun temel amacı yeni yönetim nitelikleri kazanmak, Etkili yönetim. Bu otomasyon konsepti, yönetimin yeniden düzenlenmesini ve bilgi sisteminin yeniden tasarlanmasını içerir.
Okul öncesi eğitim kurumlarının ve arşiv işlerinin otomasyonu 20. yüzyılın 1960'larında başladı. Otomasyondan önce, 19. yüzyılın sonlarında başlayan, 19. yüzyılın sonlarından itibaren başlayan bir makineleşme aşaması geldi. 1950'lere kadar mekanizasyon esas olarak departman arşivleriyle ilgiliydi. "Küçük mekanizasyon" araçlarının kullanımı dağınıktı ve nüfus muhasebesi (nüfus sayımı), planlama alanındaki belirli sorunları çözmek için matris bilgi ortamlarının (manuel delikli kartlar, delikli bantlar, kodlar) ve sayma ve delme cihazlarının kullanımıyla sınırlıydı. , üretimde raporlama vb.
İlk aşama, yerel ve arşivler arası otomatik bilgi erişim sistemleri (AIPS) oluşturma alanında deneysel deneyimin biriktirildiği dönemdi. Arşivlemede otomatik sistemlerin uygulama kapsamındaki büyüme, öncelikle bilgi taşıyıcılarının (mikrofilmler, manyetik bantlar, kartlar, diskler, formlar vb.) ve teknik desteğin (elektronik delme makineleri, elektronik bilgisayarlar, kişisel bilgisayarlar) gelişimiyle ilişkilidir. özel paketlerin ortaya çıkışı Uygulama programları AIPS için. Ekonominin tüm sektörlerinde otomatik kontrol sistemlerinin (ACS) oluşturulması süreci de bu dönemde arşivlemenin otomasyonu üzerinde önemli bir etki yarattı.
Otomatik kontrol sistemi (ACS) - çeşitli süreçleri kontrol etmek için tasarlanmış bir dizi donanım ve yazılım teknolojik süreç, üretim, girişim. SSCB'deki ilk otomatik kontrol sistemlerinin yaratıcısı, Ekonomi Doktoru, profesör, Belarus Ulusal Bilimler Akademisi'nin ilgili üyesi, stratejik planlama bilimsel okulunun kurucusu Nikolai Ivanovich Veduta'dır.
Otomatik kontrol sisteminin en önemli görevi, artan iş gücü verimliliğine ve yönetim sürecini planlamanın geliştirilmiş yöntemlerine dayalı olarak tesis yönetiminin verimliliğini arttırmaktır.
1980'lerin ikinci yarısı - 1990'lar dönemi. - önce Moskova'da, ardından yerel devlet arşivlerinde kendiliğinden bilgisayarlaşmanın başlamasıyla bağlantılı. Bu sürecin liderleri SSCB TD Ulusal Araştırma Merkezi (RNIT CD'si), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) ve diğer arşivlerdi. 90'larda Rusya Federasyonu'nda yasama ve düzenleme kanunları, makine tarafından okunabilen (elektronik) çok sayıda belge oluşturan 20'den fazla sektöre özel otomatik ofis çalışması ve belgeleme sistemini uygulamaya koydu. Elektronik belge dizilerinin oluşturulması, devlet arşivlerindeki kağıt kaynakların (bir sigorta fonu ve kullanım fonu oluşturmak için) dijitalleştirilmesinin yanı sıra tam metin veritabanlarının oluşturulması yoluyla da gerçekleşir. Ayrıca belgelerin korunması ve restorasyonu alanındaki yeni bilgi teknolojileri, bir sigorta fonunun oluşturulması ve bir kullanım fonu, değerli tarihi kaynakların ömrünün uzatılmasını mümkün kılmaktadır.
Mevcut aşamada, okul öncesi eğitim kurumlarında bilgi teknolojisinin durumu şu şekilde karakterize edilebilir:
Kuruluşun faaliyetleri hakkında bilgi içeren geniş miktarda veri tabanının varlığı;
Etkileşimli kullanıcı erişimi sağlayan teknolojilerin oluşturulması bilgi kaynakları;
Genleşme işlevsellik bilgi işlemeyi sağlayan bilgi sistemleri ve teknolojileri, çeşitli amaçlara yönelik yerel çok işlevli, problem odaklı bilgi sistemlerinin oluşturulması;
Kullanıcı arayüzü entelektüelleştirme unsurlarının bilgi sistemlerine dahil edilmesi, uzman sistemler ve diğer teknolojik araçlar.
Belge akışının ve belgelerin arşivlenmesinin tüm aşamalarının kapsamlı otomasyonu şunları içerir: belgelerle çalışmanın otomasyonu, otomatik iş istasyonları, elektronik ofis sistemleri.
Federal hedef programı “Elektronik Rusya (2002-2010)”, bilginin geliştirilmesi ve yaygın kullanımının ve iletişim teknolojileri ekonominin, eyaletin ve yerel yönetimin verimliliğinin artırılması açısından çok önemlidir. Devlet kurumlarının, kuruluşlarının ve işletmelerinin faaliyetlerinde bilgi iletişim teknolojilerinin kullanım alanlarından biri de “elektronik belge yönetim sisteminin, ofis çalışmalarının ve belge yönetimi standartlarının geliştirilmesidir.” Geleneksel ofis çalışmalarının iyileştirilmesinin önemi, verimli yönetim faaliyetlerine duyulan ihtiyaç, organizasyondaki belgelerin hareketinin hızlandırılması ve belge işlemenin emek yoğunluğunun azaltılması ile belirlenir. Ofis çalışmalarının oluşturulan otomatik sistemi (bundan sonra AS olarak anılacaktır), tek bir belgelenmiş belgenin oluşturulması yoluyla yönetimin verimliliğini arttırmalıdır. bilgi alanı, kullanıcılara her yerde, her zaman belgeler üzerinde etkili bir şekilde işbirliği yapma olanağı sağlar. Modern sistemler ofis işi ve belge akışının otomasyonu (SADD), çok çeşitli ofis işi görevlerini çözmenize olanak tanır:
Tüm gelen, giden ve iç yazışmaların eksiksiz ve uygun bir şekilde muhasebeleştirilmesi ve işlenmesinin organizasyonu.
Kuruluşun faaliyetleri ile ilgili tüm belgelerin daha rahat ve akılcı bir şekilde saklanması, istediğiniz herhangi bir belgeyi hızlı bir şekilde bulmanızı sağlar. gerekli belge uygun erişim haklarına tabidir.
Her belgenin durumunu, hareket yolunu ve diğer belgelerle olan ilişkisini izleme.
Belge işleme gereksinimlerinin zamanında karşılandığından emin olun.
Modern ofis otomasyon sistemleri, belge işleme süreçlerini yönetmek ve bunların uygulanmasını izlemek için tam teşekküllü bir sistem oluşturmayı mümkün kılar. SADD, belgelerin oluşturulması, işlenmesi, çoğaltılması, aktarılması ve saklanmasına ilişkin tüm süreçleri kapsar ve ayrıca modern ofis çalışmalarının temel prosedürlerini otomatikleştirir. Bir belgenin yaratılmasından silinmesine veya imha edilmesine kadar olan yaşam döngüsü, her biri belgenin belirli bir süre boyunca geçtiği birbirini izleyen aşamalar şeklinde sunulur. Ofis otomasyon sistemleri, bir belgenin bir aşamadan diğerine geçişini otomatik olarak kaydetmenizi sağlar.
Şu anda başarılı bir şekilde çalışan bir ofis otomasyonu ve belge akış sisteminin varlığı, kurumun ve yönetiminin refahına işaret etmektedir. Bu, aygıtın liderliğine bağlı olanların tam kontrol edilebilirliği, onların yetkinliği, dayanışması, disiplini ve verilen işin en başarılı şekilde uygulanmasına olan ilgileri anlamına gelir. Otomatik bir sistem, üretim sürecinin tüm alanları arasında hızlı ve verimli bir şekilde bilgi alışverişini mümkün kılar, belirli görevleri hazırlamak için gereken süreyi azaltır ve raporlama belgelerinin hazırlanmasındaki olası hataları ortadan kaldırır. Otomatik bir sistemin tanıtılması, kullanım kolaylığı, üretimin rasyonel organizasyonu ve psikolojik stresin azaltılmasını sağlayacaktır. Fizyolojik stres de azalacaktır çünkü Uygun yazılımın uygulanmasıyla aynı iş için harcanan süre önemli ölçüde azalacaktır. Bunun çalışanın performansı üzerinde olumlu bir etkisi olacaktır, çünkü işlenen bilgi miktarında bir azalmaya yol açacak ve personele ayrıca analiz yapmak ve yönetim kararları vermek için ek süre verilecektir.
Otomatik okul öncesi eğitim sistemleri, yönetim süreçlerini otomatikleştirmeyi amaçlayan yazılım sistemleridir.
Modern koşullarda bilgi teknolojisinin merkezi bağlantısı bilgisayar ve ilgili teknik araçlardır. Bilgi teknolojisinin uygulanması, bir yönetim sistemi ve organizasyonel ve metodolojik destek yardımıyla gerçekleştirilir. Belge yönetiminde bireysel teknolojileri ve teknik cihazları kullanırken, bunların kullanımının belirli sonuçlarına dikkat edilmelidir.
Okul öncesi eğitim kurumu 1 için otomatik bir sistem seçilmesine ilişkin aşağıdaki çalışma aşamaları önerilmektedir:
Kurumsal bir belge otomasyon sistemi için temel ve sistem-teknik gereksinimlerin bir listesinin hazırlanması.
Uzman değerlendirmesi için bir ağırlık katsayıları (puanları) veya sıralama sisteminin seçilmesi.
Yazılım ürünlerinin temel işlevsel gereksinimler ve sistem-teknik özellikleri açısından değerlendirilmesi.
Seçilen ürünlerin adaptasyon yeteneklerinin değerlendirilmesi.
Bu kriterleri karşılayan yazılım ürünlerinin seçimi.
Yazılım ürünlerinin satın alınması ve uygulanmasıyla ilgili maliyetlerin karşılaştırmalı değerlendirmesi.
Seçilen yazılım ürünlerini kullanma deneyiminin (bu tür kuruluşlar dahil) ve geliştirici şirketin itibarının değerlendirilmesi.
Bir belge otomasyon sistemi için yazılım seçimi.
14 Arap yelkenlisi otomasyonunun amaçları. Dow'un organizasyondaki görevleri. Arap yelkenlisi otomasyon sürecinin kapsamı.
Okul öncesi otomasyonun hedefleriÖrgütsel ve yasal biçimleri ne olursa olsun tüm kuruluşların tümü oldukça benzerdir ve bize göre aşağıdaki gibidir:
Yönetimin kalitesini ve verimliliğini artırmak ve bunun sonucunda işletmenin pazarda rekabet edebilirliğini sağlamak;
Coğrafi olarak uzak olanlar da dahil olmak üzere organizasyonun tüm yapısal bölümlerinin tek bir ofis çalışma döngüsüne entegrasyonu;
Kuruluşun bilgi (dokümantasyon) kaynaklarına operasyonel ve aynı zamanda farklılaştırılmış erişimin sağlanması;
İşçilik ve zaman maliyetlerinin ve genel giderlerin azaltılması ve bunun sonucunda ekonomik etki elde edilmesi;
İşletmelerde elektronik belge yönetimine kademeli geçişin temellerini atarak gelecek için çalışıyoruz.
Hedeflerinize ulaşmak çözüm bulmakla mümkündür kuruluşun okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyon görevleri kabaca aşağıdaki alanlara sistematize edilebilir:
Dokümanların hazırlanması ve yürütülmesi
Kuruluşta oluşturulan belgelerin hazırlanmasının kalitesini ve verimliliğini artırmak
varlığının her aşamasında belgelerle çalışma sürecinin birleştirilmesi
Doküman akışının organizasyonu ve dokümanların yürütülmesi
Bir belgeyle çalışmanın çeşitli aşamalarında (kayıt süreci) bir belgeyle ilgili bilgilerin girilmesiyle ilgili çalışmaların tekrarının ortadan kaldırılması
belge kaybı olasılığını ortadan kaldırmak (kuruluşun belge tabanının oluşturulması)
kuruluşun belge akışını kolaylaştırmak (belge akış şemalarının basitleştirilmesi - yönlendirme)
Belgelerle icracıların iş verimliliğini ve kalitesini artırmak
belgelerin yürütülmesi ve geçişi için son tarihlerin azaltılması
Çalışanları ve yönetimi, alınan ve oluşturulan belgeler hakkında zamanında bilgilendirmek (aynı belge üzerinde birden fazla işin önlenmesi)
Belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol organizasyonu
kuruluşun tüm bölümlerinin belge akışlarının birleştirilmesi (coğrafi olarak uzak olanlar dahil)
herhangi bir belgenin yürütme durumu ve konumu hakkında bilgilerin anında alınması
Kuruluşun bölümlerindeki belgelerin alındığı andan (oluşturulmasından) onlarla işin tamamlanmasına (yürütülmesine) kadar geçiş aşamalarının izlenmesinin sağlanması,
Belge depolama organizasyonu, arama sistemi.
elektronik ortamda hazırlanan belge metinlerinin, grafik görüntülerinin ve bunlara yönelik materyallerin merkezi olarak depolanmasının sağlanması.
Bir sorunla ilgili belgelerin hızlı bir şekilde aranması ve mantıksal bağlantılarının düzenlenmesi yeteneğinin sağlanması.
tematik ayrıntılara göre belgelerin (materyallerin) hızlı aranmasını ve seçilmesini sağlamak.