چگونه در اکسل ذخیره کنیم. ذخیره یک کتاب کار اکسل با یک طرح در یک فایل. فرمت های فایل اکسل

ذخیره به موقع کتاب های کار در اکسل به شما امکان می دهد از از دست دادن تصادفی داده ها محافظت کنید و عملکرد بازیابی خودکار پس از خاموش شدن اضطراری رایانه کار شما را بازیابی می کند. در این درس یاد می گیرید که چگونه فایل های اکسل را به صورت ذخیره کنید کامپیوتر محلی، و همچنین در فضای ذخیره ابری OneDrive و همچنین گزینه های ذخیره خودکار مورد نیاز را تنظیم کنید.

هنگام ایجاد یک کتاب کار جدید اکسل، ابتدا باید نحوه ذخیره آن را بدانید تا بتوانید بعداً آن را باز کرده و ویرایش کنید. همانطور که در نسخه های قبلیبرنامه ها، فایل های مایکروسافتاکسل را می توان به صورت محلی ذخیره کرد. در صورت تمایل، سند را می توان در فضای ذخیره سازی ابری OneDrive ذخیره کرد و همچنین مستقیماً از Excel صادر یا به اشتراک گذاشت.

OneDrive قبلا با نام SkyDrive شناخته می شد. هیچ تفاوت اساسی در نحوه عملکرد این سرویس ها وجود ندارد، فقط یک نام جدید برای یک سرویس موجود است. در برخی محصولات مایکروسافتبرای مدتی، نام SkyDrive ممکن است همچنان وجود داشته باشد.

ذخیره و ذخیره به عنوان

دو راه برای ذخیره کتاب وجود دارد مایکروسافت اکسل: ذخیره و ذخیره به عنوان. این گزینه ها به روشی مشابه عمل می کنند، با برخی تفاوت ها.

  • صرفه جویی: هنگام ایجاد یا ویرایش یک سند، از دستور Save زمانی استفاده می شود که تغییرات باید ذخیره شوند. این دستور در بیشتر موارد استفاده می شود. هنگامی که یک کتاب کار را برای اولین بار ذخیره می کنید، باید فایل را نامگذاری کنید و یک مکان ذخیره سازی را در رایانه خود مشخص کنید. علاوه بر این، هنگامی که روی فرمان Save کلیک می کنید، فایل با همان نام و در همان مکان ذخیره می شود.
  • ذخیره به عنوان:این دستور برای ایجاد یک کپی از یک سند زمانی که می خواهید ذخیره کنید استفاده می شود فایل اصلی. با استفاده از دستور Save As، باید نام دیگری اختصاص دهید و/یا مکان ذخیره سازی فایل جدید را تغییر دهید.

چگونه یک کتاب را ذخیره کنیم

فراموش نکنید که هنگام ایجاد یک کتاب کار جدید یا ایجاد تغییرات در فایل موجود، تغییرات خود را ذخیره کنید. پس انداز به موقع اغلب از از دست دادن کار شما جلوگیری می کند. حتماً به خاطر داشته باشید که کارتان را کجا ذخیره می‌کنید تا بعداً راحت‌تر پیدا کنید.

استفاده از Save As برای ایجاد یک کپی

نجات دادن نسخه جدیدکتاب ها و در عین حال ترک اصل، شما باید یک کپی ایجاد کنید. به عنوان مثال، شما یک فایل به نام "گزارش فروش" دارید، می توانید آن را به عنوان "گزارش فروش 2" ذخیره کنید. اکنون می توانید یک کپی از فایل را ویرایش کنید، در حالی که همیشه می توانید به نسخه اصلی آن بازگردید.

نحوه تغییر مکان ذخیره پیش فرض

اگر نمی خواهید از OneDrive استفاده کنید، احتمالاً ناامید خواهید شد زیرا این مکان پیش فرض برای ذخیره فایل های اکسل است. اگر هر بار انتخاب رایانه برایتان ناخوشایند است، همیشه می‌توانید مکان پیش‌فرض ذخیره اسناد را تغییر دهید.

بازیابی خودکار

هنگام کار بر روی کتاب های کاری، اکسل به طور خودکار آنها را در یک پوشه موقت ذخیره می کند. در صورتی که فراموش کردید تغییرات را ذخیره کنید یا مشکلی رخ دهد، می توان یک سند را با استفاده از بازیابی خودکار بازیابی کرد.

نحوه بازیابی یک سند

توسط پیش فرض اکسلهر 10 دقیقه یک کتاب را به طور خودکار ذخیره می کند. اگر سند برای کمتر از 10 دقیقه ویرایش شده باشد، ممکن است اکسل برای ذخیره خودکار وقت نداشته باشد.

اگر سند مورد نیاز خود را نمی بینید، می توانید تمام فایل های ذخیره شده خودکار را در نمای Backstage مشاهده کنید. روی تب File کلیک کنید، روی Version Control کلیک کنید و سپس Recover Unsaved Documents را انتخاب کنید.

فرمت های XLSX و XLS
  • نوار ابزار اصلی ذخیره در فرمت های دیگر... فایل>ذخیره سند به عنوان>کتاب کار Microsoft Excel 97-2003.

مشاوره. صرفه جویی>XLSXگفتگو تنظیمات(منو سرویس>تنظیمات…).

اجرای سند

انتخاب حالت برای ذخیره طرح بستگی به نحوه استفاده از سند ایجاد شده در آینده دارد:

  1. متن قالب بندی شده

در سند حاصل، سبک و اندازه فونت، تقسیم بندی به پاراگراف ها حفظ می شود، اما ترتیب اشیاء در صفحه و فاصله خطوط. بنابراین، یک متن جامد با تراز چپ به دست می آید. برای متنی که ترتیب خواندن در آن از راست به چپ است، تراز درست خواهد بود.

اظهار نظر.هر متنی با جهت عمودی در این حالت به صورت افقی نمایش داده می شود.

  1. متن ساده

در این حالت قالب بندی متن ذخیره نمی شود.

متن

  • داده های عددی را در قالب رقم ذخیره کنید

مشخص می کند که هنگام ذخیره متن شناسایی شده در قالب XLS، اعداد در قالب رقمی ذخیره شوند. این فرمت در اکسل برای انجام عملیات حسابی روی سلول های حاوی اعداد استفاده می شود.

  • هدرها و پاورقی ها را ذخیره کنید

اگر می خواهید متن سرصفحه و پاورقی حفظ شود، این گزینه را علامت بزنید. اگر این گزینه غیرفعال باشد، متن هدر ذخیره نخواهد شد.

  • برای هر صفحه یک جدول جداگانه ایجاد کنید (فقط XLSX)

کیفیت عکس

هنگام ذخیره در قالب XLSX، می توانید تصاویر را نیز ذخیره کنید. اگر متن شناسایی شده حاوی تعداد زیادی تصویر باشد، اندازه فایل نهایی می تواند بسیار بزرگ باشد. کیفیت تصاویر و اندازه فایل حاصل به مقدار انتخاب شده در لیست کشویی بستگی دارد. کیفیت عکس.

توصیه:

  • برای تنظیم گزینه های ذخیره تصاویر، را انتخاب کنید سفارشی…. در کادر محاوره ای باز شده تنظیمات کاربرمقادیر مورد نیاز را انتخاب کرده و روی دکمه کلیک کنید خوب.
  • اگر نمی خواهید تصاویر را در متن شناسایی شده ذخیره کنید، مطمئن شوید که این گزینه وجود دارد ذخیره تصاویر (فقط XLSX)علامت گذاری نشده است

فرمت CSV

  • روی فلش کنار دکمه ذخیره نتایج در نوار ابزار اصلی کلیک کنید و فرمت ذخیره را از لیست انتخاب کنید. اگر قالب مورد نظر شما در لیست نیست، انتخاب کنید ذخیره در فرمت های دیگر...و در کادر محاوره ای ذخیره که باز می شود، قالب مورد نیاز را انتخاب کنید. همچنین می توانید اسناد را با استفاده از دستور منو ذخیره کنید فایل>ذخیره سند به عنوان>سند CSV.

مشاوره.در صورت لزوم، می توانید گزینه های ذخیره اضافی را روی نشانک پیکربندی کنید صرفه جویی>csvگفتگو تنظیمات(منو سرویس>تنظیمات…).

این برگه شامل تنظیمات زیر است:

گزینه های ذخیره متن

  • متن خارج از جدول را نادیده بگیرید

مشخص می کند که فقط جداول در فایل ذخیره شوند.

  • جدا کردن صفحات با کاراکتر انتهای صفحه (#12)

مشخص می کند که وقتی متن شناسایی شده در قالب CSV ذخیره می شود، صفحه بندی مانند سند اصلی خواهد بود.

  • جداکننده

کاراکتری را مشخص می کند که ستون های داده را در یک فایل CSV جدا می کند.

رمزگذاری

ABBYY FineReader به طور خودکار صفحه کد را انتخاب می کند. اگر می خواهید تغییر کنید صفحه کد، مقدار مورد نظر را در لیست کشویی در قسمت انتخاب کنید رمزگذاری.

به طور معمول، یک کتاب کار اکسل با فایل به عنوان یک واحد مرتبط می شود. اما در واقع، این کاملا درست نیست.

مفهوم کتاب کار در اکسل به معنای فایل است. اما اینطور نیست. به خصوص در جدید فرمت های XLSX. به طور دقیق تر، کتاب را باید به عنوان مجموعه ای کامل از فایل ها درک کرد. برای کاربر، آن یک آنالوگ مجازی از یک پوشه است. یعنی کتاب یک پوشه است و برگه های آن فایل هایی با اسنادی است که در آن موجود است.

ذخیره کتاب و طرح آن در یک فایل

دیدگاه کاربر کامپیوتر شخصیهر فایل از سه بخش تشکیل شده است:

  1. نام فایل.
  2. پسوند (برای اکسل 2007 و بعد از آن، xlsx. است).
  3. محتوای فایل و نماد آن.

برنامه اکسلبه شما امکان می دهد تصاویر کوچک اسناد را ذخیره کنید. تصویر کوچک خود یک تصویر کوچک گرافیکی از محتوای سند است. زمانی که فایل های کتاب کار زیادی در یک پوشه وجود دارد و نام برای به خاطر سپردن محتوای آنها کافی نیست، بسیار راحت است.

با تشکر از ریز عکسها (تصاویر کوچک)، برای یافتن سند مورد نظر نیازی به باز کردن هر فایل نیست.

برای یک مثال گویا، بیایید ایجاد کنیم کتاب جدیدو با یک طرح آن را ذخیره کنید. برای ایجاد یک کتاب جدید، روی منوی «فایل»، گزینه «جدید» کلیک کنید. یا کلید ترکیبی CTRL+N را فشار دهید.



توجه داشته باشید. هنگام ذخیره کتاب، بهتر است نام فایل را بدون پسوند مشخص کنید تا دچار خطا نشوید. برنامه به طور خودکار پسوند مورد نظر را اضافه می کند.

در پنجره ای که ظاهر می شود، یک نام برای فایل وارد کنید، گزینه «ذخیره تصویر کوچک» را علامت بزنید و روی دکمه «ذخیره» کلیک کنید.


پس از ذخیره کتاب، عنوان پنجره برنامه نام فایل فعلی را نشان می دهد و نماد فایل با یک تصویر کوچک گرافیکی از محتویات آن متفاوت خواهد بود.

در ادامه روند، به طور دوره ای روی "ذخیره" کلیک کنید تا داده ها را از دست ندهید (به استثنای "ذخیره به عنوان"، زیرا این تابع ذخیره را با ایجاد یک سند جدید در یک پوشه روی دیسک نشان می دهد).

توجه داشته باشید. طول نام سند نباید از 255 کاراکتر تجاوز کند. استفاده از کاراکترهای خاص برای نام (* ? / و غیره) مجاز نیست. شما نمی توانید دو سند با یک نام را در یک پوشه ذخیره کنید.

وقتی می بینیم سند اکسلدر یک پوشه، ما همیشه پسوند آن را نمی بینیم. این بستگی به تنظیمات عملکرد دارد سیستم های ویندوز. برنامه های افزودنی به طور پیش فرض پنهان هستند. اما در صورت تمایل می توانید نمایش افزونه ها را در آن فعال کنید تنظیمات ویندوز: "کنترل پنل" - "گزینه های پوشه" - "مشاهده" و علامت "پنهان کردن پسوندها برای انواع فایل های شناخته شده" را بردارید.

یک سند جدید در زمان ایجاد آن در حافظه رایانه است و اگر در دیسک ذخیره نشود، پس از بسته شدن برنامه (در این مورد اکسل) این سند ناپدید می شود و بازیابی آن غیرممکن خواهد بود. گاهی اوقات یک سند واقعاً می تواند "یک بار" باشد، یعنی فقط برای استفاده از آن یک بار (مثلاً برای چاپ) ایجاد می شود. با این حال، در بیشتر موارد، سند ایجاد شده باید ذخیره شود تا بتوان در آینده با آن کار کرد. علاوه بر این، به عنوان یک قاعده، اگر تغییراتی در آن ایجاد شده باشد، باید سندی را که قبلاً روی دیسک وجود دارد ذخیره کنید. برای ذخیره یک سند، یکی از موارد زیر را انجام دهید: - ابزار Save را از پنل استاندارد انتخاب کنید. - ترکیب Ctrl+S (ذخیره) یا Shift+F12 را فشار دهید. - دستور Save (File) را اجرا کنید.

اگر سند جدید ایجاد شده برای اولین بار ذخیره می شود، یک پنجره ذخیره ظاهر می شود که در آن باید: » 1) درایوی که فایل در آن ذخیره می شود را انتخاب کنید، که برای آن باید لیست پوشه بسته را باز کنید و روی خط کلیک کنید. با نام درایو؛ 2) به دایرکتوری که فایل در آن ذخیره می شود بروید. 3) در قسمت File name input نام فایلی را که قرار است ذخیره شود وارد کنید. 4) کلید Enter را فشار دهید یا روی دکمه ذخیره کلیک کنید. برای رفتن به دایرکتوری مورد نظر، می توانید از روش های زیر استفاده کنید: دایرکتوری را وارد کنید - روی دایرکتوری (بر اساس نام یا تصویر) در لیست دایرکتوری ها و فایل ها دوبار کلیک کنید. خروج از دایرکتوری (رفتن به دایرکتوری سطح بالاتر) - روی ابزار Up یا ترکیب Alt + 2 کلیک کنید. » بازگشت به فهرست قبلی (آخرین) - روی قسمت سمت چپ ابزار Back یا ترکیب Alt + 1 کلیک کنید. « به یکی از دایرکتوری های قبلی برگردید - روی بخش سمت راست ابزار Back کلیک کنید و در لیستی که ظاهر می شود روی انتخاب دایرکتوری کلیک کنید. در هنگام وارد کردن نام نیازی به تایپ پسوند فایل نیست، به صورت خودکار اختصاص داده می شود. فایل کتاب کار اکسل پسوند xls خواهد داشت.

برای تعیین نام فایلی که قرار است ذخیره شود، می توانید از لیست بسته نام فایل استفاده کنید، که نام اسناد قبلاً تایپ شده را ذخیره می کند. خصوصیات فرمی است که در آن لیست به صورت لیست ارائه می شود و وقتی روی فایلی از لیست کلیک می کنید، سمت راست آن ظاهر می شود. توضیح کوتاهخواص آن (به بخش 3.2.5 مراجعه کنید). همچنین می توانید با کلیک بر روی بخش سمت چپ ابزار View یا با فشار دادن Alt+b، یک شکل ارائه را انتخاب کنید. اشکال نمایندگی به طور مداوم تغییر خواهد کرد. رایج ترین و راحت ترین فرم لیست است. فرم های جدول و ویژگی ها در صورت نیاز اعمال می شوند.

استفاده از اشکال دیگر چندان جالب توجه عملی نیست.


اکسل راه های مختلفی دارد صرفه جویی صفحه گسترده اکسل . صفحه گسترده خود را به عنوان یک الگوی اکسل ذخیره کنید. اکسل را در pdf و غیره ذخیره کنید.
راه اول
اگر روی صلیب مستطیل قرمز رنگ واقع در گوشه سمت راست بالای جدول کلیک کنیم، جدول ما در جایی که آن را باز کرده و بسته ایم ذخیره می شود.به عنوان مثال، با انتخاب از یک جدول روی دسکتاپ باز کردیم منوی زمینه"ورق مایکروسافت آفیسبرتری داشتن. کتاب در دسکتاپ شما ذخیره خواهد شد.
راه دوم.
اگر یک کتاب کار اکسل را از طریق «شروع» باز کنیم.مقاله را ببینید "نحوه باز کردن برگه اکسل (ایجاد در دسکتاپ). در این حالت، هنگام ذخیره کتاب کار اکسل (زمانی که روی ضربدر در گوشه سمت راست بالا کلیک می کنیم)، کادر محاوره ای زیر ظاهر می شود.
برنامه اکسل، با این کادر محاوره ای، از ما می پرسد که کجا می خواهیم کتاب کار خود را ذخیره کنیم.
لیست بالا سمت چپ این پنجره، پوشه هایی را که می توانید کتاب کار اکسل را در آنها ذخیره کنید، فهرست می کند.
و لیست بالا سمت راست شامل پوشه هایی است که در پوشه انتخاب شده از لیست سمت چپ قرار دارند.
به عنوان مثال، در تصویر: پوشه "General" انتخاب شده است و در این پوشه پوشه های: "General music"، "General videos" و غیره وجود دارد.
اگر بر روی دکمه "پوشه جدید" (در بالای پنجره) کلیک کنیم، یک پوشه جدید ایجاد می شود. ما این پوشه را امضا می کنیم. با کلیک سمت چپ روی آن دوبار کلیک کنید، پوشه باز می شود.
اگر این پوشه جدید باشد، می گوید "این پوشه خالی است".
اگر پوشه‌ای را باز کنیم نه یک پوشه جدید، بلکه پوشه‌ای که از قبل داریم، تمام پوشه‌هایی که از قبل در آن وجود دارد در آن ظاهر می‌شوند.
در پنجره «ذخیره سند» در قسمت «نام فایل» نام کتاب خود را (به هر زبانی) بنویسید و روی «ذخیره» کلیک کنید.
در صورت نیاز کتاب کار اکسل را در دسکتاپ ذخیره کنید، سپس در کادر محاوره ای "ذخیره سند" - "دسکتاپ" را از سمت چپ کادر محاوره ای انتخاب کنید. کتاب در دسکتاپ ذخیره می شود، اما بسته نمی شود.
راه سوم.
ما در حال ساخت یک میز پیچیده بزرگ در مدت زمان طولانی هستیم. برای اینکه این داده ها را از دست ندهید، باید به صورت دوره ای جدول را بدون بستن آن ذخیره کنید. برای انجام این کار، روی دکمه "ذخیره" در گوشه سمت چپ بالا کلیک کنید.داده های جدول ما ذخیره می شود، اما جدول باز می ماند و می توانید به کار در آن ادامه دهید.
راه چهارم
ما یک کتاب کار اکسل را روی دسکتاپ باز کردیم و مدت زیادی در آن کار کردیم. ما یک جدول آماده برای کار داریم و می خواهیم آن را ذخیره کنیم، اما نه در دسکتاپ، بلکه در یک پوشه خاص.
برای انجام این کار، روی دکمه "ذخیره به عنوان" در گوشه سمت چپ بالا کلیک کنید. همچنین می توانید با فشار دادن کلید روی صفحه کلید لپ تاپ، PC - F12، کادر گفتگوی "Save As" را فراخوانی کنید.
کادر محاوره ای Save Document ظاهر می شود. سپس طبق طرحی که در این مقاله در روش دوم توضیح داده شده است عمل می کنیم.
کتاب در پوشه ای که انتخاب کرده ایم ذخیره می شود، اما در دسکتاپ نیز باقی می ماند. پس از بررسی کتاب کار اکسل در پوشه، می توانید آن را از دسکتاپ حذف کنید.
راه پنجم.
می توانید ذخیره خودکار کتاب کار را طوری تنظیم کنید که اکسل به صورت دوره ای تغییرات را در حین کار در جدول ذخیره کند تا در صورت خرابی داده ها از بین نرود. مقاله مربوط به این «ذخیره خودکار در اکسل» را ببینید.
ما جدول، فرم، سند دیگر خودمان را درست کرده ایم. اکنون می خواهیم آن را به عنوان یک الگو برای کارهای بعدی ذخیره کنیم. چگونه این کار را انجام دهید، به مقاله مراجعه کنید "صفحه گسترده خود را به عنوان یک الگوی اکسل ذخیره کنید".