Comment créer un groupe d'adresses dans Outlook. Utiliser Cci dans Outlook

Parfois, l'utilisateur doit modifier, compléter, transférer la liste de contacts à la bonne personne ou la transférer vers un appareil supplémentaire. Pour rendre cela pratique, Outlook dispose de tous les outils nécessaires.

Comment transférer des adresses depuis Outlook

Comment exporter des contacts

Les méthodes de transfert de données varient en fonction de la version du client de messagerie Outlook.

Exporter des contacts depuis Outlook 2013

1. Pour exporter des données depuis Outlook 2013, ouvrez le programme et dans l'onglet « Fichier » - « Ouvrir et exporter » sélectionnez « Importer et exporter ».
2. Le client de messagerie proposera options possibles. Cliquez sur l'élément « Exporter vers un fichier ».

Sélectionnez le dossier dans lequel vous devez enregistrer les informations.

Donnez un nom à l'objet que vous souhaitez enregistrer et cliquez sur le bouton « Terminé ».

Vous pouvez tester le nouveau fichier CSV sur votre ordinateur en l'ouvrant dans Excel.

Exporter des contacts depuis Outlook 2010

1. Ouvrez Outlook 2010 et accédez à l'onglet Fichier.

   Cliquez sur Fichier dans le Panneau de configuration en haut de la fenêtre Outlook

La fenêtre Options Outlook s'ouvrira. À gauche menu horizontal cliquez sur « Avancé ».

L'« Assistant d'exportation » s'ouvrira, sélectionnez ici « Valeurs séparées par des virgules (Windows) », c'est un autre nom pour le fichier CSV. Cliquez sur Suivant.

2. Sélectionnez le dossier dans lequel les informations de contact seront stockées.
3. Attendez que le processus de transfert d'informations soit terminé.

Lorsque vous utilisez le contenu des contacts transférés dans d'autres produits clients de messagerie, vous aurez besoin de l'élément « Fichier » Données Outlook(TVP)".

Exporter des contacts depuis Outlook 2007

1. Pour transférer des contacts depuis Outlook 2007, ouvrez le programme et développez l'onglet Fichier. Dans la liste des fonctions, cliquez sur "Importer et Exporter".
2. L'« Assistant d'importation » s'ouvrira, qui sera nécessaire pour générer le document. Cochez "Exporter vers un fichier".
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez « Valeurs séparées par des virgules (Windows) ». Continuez en cliquant sur le bouton « Suivant ».
4. Désignez un dossier qui sera l'emplacement de sauvegarde. Cliquez sur « Suivant ».
5. Attendez la fin du processus de transfert.

Comment transférer des contacts d'Outlook vers Excel

Quelle que soit la version d'Outlook, une fois le fichier CSV transféré sur votre ordinateur, vous pouvez l'ouvrir dans Excel.

Ne vous inquiétez pas si vous voyez des cellules vides dans votre document. Il s'agit des postes qui n'ont pas été pourvus lorsque le contact était encore dans Outlook. Tout le monde n’écrit pas toutes les informations : o téléphone fixe, le nom de l'organisation ou du poste du contact.

Après avoir visualisé le fichier transféré dans Excel, n'enregistrez pas les modifications lors de la fermeture. Cela peut détruire la structure du document et rendre sa lecture impossible.

Comment importer des contacts dans toutes les versions d'Outlook

1. Le processus d'ajout d'un fichier CSV à votre courrier sera le même pour toutes les versions d'Outlook. Cela se fait de la même manière que l'exportation : « Fichier » - « Ouvrir et exporter » - « Importer et exporter ». Dans l'assistant, sélectionnez Importer à partir d'un autre programme ou fichier.
2. 
   
3. Après avoir sélectionné une action, cliquez sur Suivant. Attendez la fin du processus de transfert.

Importer des adresses Internet et du courrier dans Outlook toutes versions

1. Pour importer des contacts depuis Outlook, accédez à nouveau à l'Assistant d'importation et d'exportation. Sélectionnez "Importer à partir d'un autre programme ou fichier".
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur « Importer les adresses Internet et le courrier ».
3. Choisissez parmi les deux options d'importation « Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x ou Windows Mail ».
4. Cliquez sur Suivant et attendez que les contacts soient importés.

Importer à partir d'un autre programme ou fichier dans n'importe quelle version d'Outlook

1. Après avoir sélectionné « Importer depuis un autre programme ou fichier », vous pouvez ajouter des contacts à partir de l'utilitaire Lotus Organizer, ainsi que des informations provenant d'Access, d'Excel ou d'un simple fichier texte. Sélectionnez le programme à partir duquel vous prévoyez d'ajouter des contacts.
2. Une fenêtre apparaîtra vous demandant de sélectionner les paramètres. Si vous souhaitez créer des doublons, cliquez sur la rubrique « Autoriser la création de doublons ».
3. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez obtenir les informations.
4. Désignez un emplacement où les données seront stockées.

Vidéo : instructions pour transférer des contacts

Où se trouve le carnet d’adresses dans Outlook ?

Toutes les informations concernant le carnet d'adresses, les messages, les calendriers et les notes sont stockées sur l'ordinateur sous forme archivée. Si vous avez besoin de le retrouver, de le copier ou de le déplacer, il sera utile de savoir dans quels dossiers se trouve le fichier PST requis :

• lecteur:/Utilisateurs/<имя пользователя>
• lecteur:/Utilisateurs/<имя пользователя>/Itinérance/Local/Microsoft/Outlook ;
• lecteur:/Utilisateurs/<имя пользователя>/Documents/Fichiers Outlook ;
• lecteur:/Utilisateurs/<имя пользователя>/Mes documents/Fichiers Outlook ;
• lecteur:/Documents et paramètres/<имя пользователя>

Si vous utilisez IMAP, Microsoft Exchange ou Outlook.com, l'endroit où vos informations de courrier électronique sont stockées est l'espace serveur. Les données sont enregistrées au format PAB. Dans ce cas, vous pouvez les trouver ici :

• lecteur:/Utilisateurs/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook ;
• lecteur:/Documents et paramètres.

Si vous avez utilisé un compte Microsoft Exchange Server, le « Carnet d'adresses hors ligne » se trouve aux adresses suivantes :

• lecteur:/Utilisateurs/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook ;
• lecteur:/Documents et paramètres/<имя пользователя>/Paramètres locaux/Données d'application/Microsoft/Outlook.

Créer un carnet d'adresses dans Outlook

Une fois le carnet d'adresses créé, vous pouvez y ajouter des contacts.

Comment ajouter des contacts dans Outlook

Les contacts stockent des informations sur les personnes. Vous ne pouvez saisir qu'une adresse E-mail ou remplissez plus d'informations, telles que les numéros de téléphone, la photo de la personne, adresse postale, adresse professionnelle.

Après avoir créé un dossier de contacts systématisé, le programme trouvera celui dont vous avez besoin en fonction des premières lettres et renseignera automatiquement l'adresse e-mail.

Ajouter un contact à partir d'un e-mail

Tout d’abord, vous devez ouvrir le message reçu, faire un clic droit sur le nom de la personne et sélectionner « Ajouter à Contacts Outlook" Remplissez les informations requises en fonction des noms de champs, puis enregistrez.

Ajouter un contact à partir de zéro

Vidéo : instructions pour ajouter des contacts

Comment créer une liste de diffusion dans différentes versions d'Outlook

Pour envoyer simultanément des messages à plusieurs abonnés à la fois, nous vous recommandons d'utiliser l'outil Groupe de contacts.

Créer une liste de distribution dans Outlook 2013

Créer une liste de distribution dans Outlook 2010

Dans le menu principal programme de travail sélectionnez « Créer un groupe de contacts ». Remplir une information important Et enregistrer.

Vidéo : Comment créer un groupe de contacts dans Outlook 2010

Dans Outlook 2007, suivez le chemin « Fichier » – « Nouveau » – « Liste de distribution » ou appuyez sur Ctrl+Maj+L. Remplissez les informations sur les participants et enregistrez.

Sélectionnez le carnet d'adresses via "Fichier" - "Créer" ou utilisez la commande Ctrl+Shift+L

Le nombre de personnes à qui vous pouvez envoyer un message en même temps dépend de la taille des fichiers de noms. Environ, le nombre moyen est de 100 contacts.

Supprimer des contacts dans Outlook

Pour éviter la duplication des contacts, lors de leur importation dans « Assistant d'importation », n'oubliez pas de modifier les paramètres de transfert standard « Autoriser la création de doublons » par un autre élément offrant la possibilité de remplacer ceux existants.

Si les contacts ont déjà doublé, vous pouvez les supprimer dans la « Liste de contacts » en cliquant sur l'élément « Téléphones ». Dans le champ qui s'ouvre devant vous, vous devez sélectionner les contacts en double, puis appuyer sur SUPPR.

Si dans « Options de contact » vous décochez la section « vérifier automatiquement les contacts en double », alors lors de la sélection d'une personne Programme Outlook ne suivra pas les cartes de visite en double.

Fonction principale Programmes Microsoft Outlook est un service de messagerie. De plus, il peut remplir les fonctions carnet de notes et gestionnaire de contacts. Après avoir appris à ajouter, supprimer des contacts et créer des groupes dans client de messagerie Outlook, l'utilisateur peut configurer le programme à sa guise et, avec son aide, il restera en contact avec ses amis et collègues.

Utilisez un groupe de contacts (anciennement une « liste de distribution ») pour envoyer un message électronique à plusieurs personnes - un groupe de projet, une commission ou même simplement un groupe d'amis - sans avoir à ajouter chaque nom à une ligne cc ou bcc individuellement.

Pour plus d’informations sur les groupes de contacts dans Outlook pour Mac, consultez Créer une liste de distribution ou un groupe de contacts dans Outlook pour Mac.

Informations Complémentaires

Créer un groupe de contacts

Note: Un membre que vous ajoutez à un groupe de contacts ne figure peut-être pas dans votre carnet d'adresses. Son nom et son adresse e-mail sont inclus lors du copier-coller à partir d'un e-mail.

Ajouter un groupe de contacts reçu d'un autre utilisateur

Si vous recevez un message contenant un groupe de contacts souhaité, enregistrez-le dans votre liste de contacts.

Ouvrez un e-mail contenant un groupe de contacts.

Sur le terrain À qui ou Copie Cliquez avec le bouton droit sur le groupe de contacts et sélectionnez Ajouter aux contacts Outlook.

Informations Complémentaires

Créer une liste de diffusion

Les listes de diffusion sont stockées dans le dossier par défaut Contacts. Si vous utilisez compte La liste d'adresses globale Microsoft Exchange peut contenir des listes de distribution globales accessibles à tous les utilisateurs du réseau. Listes de diffusion personnelles que vous créez dans votre dossier Contacts, ne sont disponibles que pour vous, mais vous pouvez

Ouvrez un e-mail contenant une liste de distribution.

Dans l'en-tête du message, faites un clic droit sur la liste de diffusion et sélectionnez la commande dans le menu contextuel Ajouter aux contacts Outlook.

Vous devez souvent envoyer un message à plusieurs destinataires à la fois - par exemple, à tous les destinataires dont vous avez les lettres dans le dossier Humour ou dans le dossier Famille. En créant un groupe, vous pouvez gagner du temps et des nerfs, puisque vous n'avez pas besoin de saisir manuellement toutes leurs adresses. Pour créer un groupe, vous devez procéder comme suit :

1. Sélectionnez les éléments de menu Carnet d'adresses des services pour ouvrir la fenêtre Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez le groupe Fichier-Créer. Cela ouvrira une boîte de dialogue dans laquelle vous pourrez créer un groupe.
3. Entrez un nom de groupe. Essayez de trouver un bon nom qui reflète la composition du groupe et le contenu des questions discutées avec les correspondants.
4. Ajoutez des contacts au groupe. A l'aide du bouton Sélectionner, sélectionnez tous les destinataires appartenant à ce groupe. Parallèlement, une nouvelle boîte de dialogue apparaîtra à l'écran avec les adresses email des correspondants que vous pourrez inclure dans le groupe. Sur le côté gauche de la fenêtre, mettez en surbrillance nom désiré et leur adresse et utilisez le bouton Sélectionner pour les ajouter au groupe sur le côté droit de la fenêtre.
5. Lorsque vous avez complètement formé le groupe, cliquez sur le bouton OK.
6. Pour fermer la fenêtre Propriétés de ce groupe, cliquez sur OK.
7. Fermez la fenêtre Carnet d'adresses.

Vous pouvez maintenant travailler avec le groupe.

Pour envoyer un message à l'ensemble du groupe, saisissez son nom dans le champ À, Cc ou Blind. Après cela, le message sera automatiquement envoyé à tous les membres du groupe.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton À et sélectionner un groupe dans la liste du carnet d'adresses.

Qu’est-ce que le BCC ?

Le champ Masqué est utilisé pour créer des copies « aveugles » d'un message, c'est-à-dire des copies qui n'incluent pas les noms des autres destinataires de cette lettre. De cette façon, si vous envoyez un e-mail en CCI à un groupe de personnes, aucune d’entre elles ne connaîtra les autres destinataires.

Pour accéder au champ Caché, dans fenêtre ouverte nouveau message, sélectionnez Afficher => Tous les en-têtes. Les destinataires spécifiés dans le champ Caché recevront une copie de la lettre avec tous les autres. Mais ceux dont les noms étaient répertoriés dans le champ ou Copier ne verront pas les adresses du champ Caché.

souviens-toi, ça Le champ Qui doit être renseigné est obligatoire. Si vous ne souhaitez rien saisir ici, saisissez votre propre adresse e-mail.

Il est très pratique de saisir le nom du groupe dans le champ Caché. Découvrez ce champ dans la barre latérale « Qu'est-ce que le BCC ? » dans cette section.

Possibilité de créer Cci très pratique pour envoyer un message à plusieurs personnes. Par exemple, lorsque vous envoyez une nouvelle blague, saisissez toutes les adresses dans le champ Caché et saisissez votre nom dans le champ À. Ensuite, tout le monde pourra lire la nouvelle blague (et peut-être pas tout le monde - on ne sait jamais ce qui peut arriver), et les destinataires n'auront pas à regarder l'énorme liste de noms au début de la lettre.

Instructions

Permettez-moi de vous rappeler la terminologie. Une liste de distribution est un ensemble de contacts. Ces listes facilitent l'envoi de messages à des groupes de personnes. Par exemple, si des messages sont envoyés fréquemment au service commercial, il peut être utile de créer une liste de diffusion nommée « Service commercial » qui comprend les noms de tous les membres de ce service. Un message envoyé aux adresses de cette liste est envoyé à tous les destinataires répertoriés sur la liste de distribution. Dans ce cas, les destinataires voient dans la ligne « À » du message non pas le nom de la liste de diffusion, mais les noms de toutes les personnes incluses dans la liste. Les listes de distribution peuvent être utilisées pour les messages, les devoirs, les invitations à des réunions et d'autres listes de distribution.

Vous pouvez ajouter ou supprimer des noms d'une liste de diffusion, envoyer la liste à d'autres utilisateurs et l'imprimer. Les listes de diffusion sont marquées d'une icône et sont stockées par défaut dans le dossier Contacts, vous permettant de les trier et de leur attribuer des catégories. Si vous utilisez Microsoft Exchange Server, la liste d'adresses globale peut contenir des listes de distribution globales accessibles à tous les utilisateurs de ce réseau. Les listes de distribution personnelles créées dans le dossier Contacts ne sont accessibles qu'à un seul utilisateur, mais peuvent être copiées et envoyées à d'autres utilisateurs.

Message ou Invitation Seules des parties de la liste de distribution peuvent être envoyées à une réunion. Pour ce faire, sélectionnez les membres de la liste en cliquant sur le signe plus (+) après le nom de la liste, puis supprimez les noms inutiles. Listes de diffusion de contacts dans le champ « E-mail ». Mail" ne peut pas être développé.

Ajouter un nom à une liste de diffusion ou supprimer un nom

• Pour ajouter une adresse à partir de votre carnet d'adresses ou de votre dossier Contacts, cliquez sur le bouton Sélectionner les membres.
• Pour ajouter une adresse ne figurant pas dans votre dossier de contacts ou votre carnet d'adresses, cliquez sur le bouton « Ajouter ».
• Pour supprimer un nom, cliquez dessus et cliquez sur le bouton Supprimer.

Envoi d'un message à une partie d'une liste de diffusion

1. Exécutez la commande Déposer → Créer → Message.
2. Cliquez sur le bouton "À" et dans le champ "Entrez ou sélectionnez un nom", sélectionnez la liste de diffusion contenant les utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer le message.
3. Les listes de diffusion sont marquées d'une icône.
4. Cliquez sur OK.
5. Cliquez sur le signe plus (+) après le nom d'une liste de diffusion pour voir son contenu, puis supprimez les noms des personnes auxquelles vous ne souhaitez pas envoyer le message.

Soumettre une liste de diffusion

1. Ouvrez un nouveau message.
2. Cliquez dans la zone de texte du message.
3. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • s'il est utilisé comme éditeur de messages électroniques Microsoft Word, faites glisser la liste de diffusion depuis la section Contacts envoyer un message;
   • Si vous utilisez Microsoft Outlook comme éditeur de messages électroniques, sélectionnez dans le menu Inséreréquipe Document.
4. Sur la liste Dossiers Cliquez sur le dossier contenant la liste de distribution que vous souhaitez envoyer. Les listes de diffusion sont enregistrées par défaut dans le dossier Contacts.
5. Sur la liste Éléments Cliquez sur la liste de distribution que vous souhaitez envoyer et cliquez sur OK.
6. Envoyer un message.

Si vous souhaitez envoyer une liste de distribution contenant les membres d'une liste d'adresses globale (une liste d'adresses globale est un carnet d'adresses qui contient les adresses e-mail de tous les utilisateurs, groupes et listes de distribution d'une organisation. Ce carnet d'adresses est créé et géré par un administrateur. Il peut également inclure des adresses e-mail (dossier public), assurez-vous que le destinataire de cette liste de distribution utilise la même liste d'adresses globale.

Afficher les noms sur une liste de diffusion

1. Si vous créez un nouveau message, cliquez sur le bouton À.
2. Dans la liste Source d'adresse, sélectionnez le carnet d'adresses contenant la liste de distribution pour laquelle vous souhaitez obtenir des informations.
3. Dans le champ "Entrez ou sélectionnez un nom", saisissez un nom pour la liste de diffusion. Dans cette liste, cliquez sur le nom souhaité.
4. Cliquez séquentiellement sur les boutons « Avancé » et « Propriétés ».

Pour mettre à jour les adresses d'une liste de diffusion, vous devez ouvrir la liste de diffusion dans le dossier « Contacts » (les listes de diffusion sont marquées d'une icône) et cliquer sur le bouton « Mettre à jour ». Si vous devez déplacer une liste de distribution d'un message vers votre dossier Contacts, procédez comme suit :

1. Ouvrez un message contenant une liste de diffusion.
2. Cliquez sur la liste de diffusion imbriquée et faites-la glisser dans votre dossier Contacts.