Maître des règles. Limite de taille de règle dans les paramètres du dossier Outlook d'Outlook

Nous avons donc couvert les principaux aspects du travail avec le courrier électronique : créer un message, envoyer et recevoir, ainsi que répondre, transférer et définir des paramètres. E-mail. Tout cela vous permet sans aucun doute d'organiser votre entreprise à un niveau décent. activités de communication. Mais les fonctionnalités d'Outlook décrites ci-dessous permettent non seulement d'organiser ce processus, mais aussi de l'optimiser, ce qui fait de Microsoft Outlook le leader parmi les mails. Logiciel.

Maître des règles est un outil Outlook spécial qui vous aide à traiter les e-mails. Les règles définissent les actions qui doivent être exécutées automatiquement pour certains messages. saute cette règle appliqué par Microsoft Outlook aux messages entrants ou sortants.

Règles Outlook

Des règles - il s'agit d'un ensemble de conditions, d'actions et d'exceptions pour le traitement et le classement des messages. Chaque règle se compose de trois éléments : une ou plusieurs conditions qui décrivent les messages auxquels la règle s'applique ; une ou plusieurs actions qui spécifient les opérations à effectuer sur les messages remplissant les conditions, et une ou plusieurs exceptions qui spécifient les messages auxquels cette règle ne doit pas s'appliquer. Par exemple, tous les messages reçus de votre responsable (condition), à l'exception des messages de grande importance (exception), vous pouvez automatiquement les déplacer vers un dossier séparé (action).

Le tableau 9.7 montre les types de règles standard et leur description.

Tableau 9.7. Vues standards règles et leur description

Créer une règle

Voyons comment l'assistant de règles fonctionne avec l'exemple suivant. Disons que vous êtes abonné à Internet et que chaque jour vous recevez des messages du serveur d'abonnement (dans mon cas, c'est l'actualité du jour de CityCat). Le désir naturel est de déplacer automatiquement les nouvelles vers un dossier spécialement créé pour elles. Mais disons qu'en plus des nouvelles de CityCat, les bulletins météo arrivent également. De plus, si le message (news) aura une pièce jointe, je ne voudrais pas le mettre dans ce dossier.

Ainsi, vous pouvez définir la règle suivante : "Déplacer les nouveaux messages vers le dossier chat de la villeà condition que l'expéditeur soit CityCat et que l'objet du message contienne le texte "nouvelles", à moins que le message ne contienne une pièce jointe."

Exemple 9.31. Créer une règle

> Outils > Assistant de règles...

Créer...

Créer une règle à partir d'un modèle

Type de règle Déplacer les nouveaux messages de quelqu'un

Description de la règle

Nom chat de la ville

Nom := <Имя папки>

Placer dans la boîte de réception

<Текст>

Ajouter nouveau :=<текст>(Fig. 9.47)

Nom de la règle := <Имя правила>

Exécutez cette règle sur les messages qui se trouvent déjà dans la boîte de réception

Après avoir appuyé sur le bouton Prêt(Terminer) la règle pour les éléments de dossier sera exécutée Propriétés utilisateur(Dossiers personnels). Maintenant, la règle est complètement prête à fonctionner.

Travailler avec des règles

Toutes les règles créées sont dans la liste Appliquer les règles dans l'ordre suivant Boîte de dialogue (Appliquer les règles dans l'ordre suivant) Maître des règles(Assistant de règles). Vous pouvez créer, modifier, renommer et supprimer des règles à l'aide des boutons correspondants.

Si nécessaire, vous pouvez désactiver ou activer le mode d'exécution de la règle. Pour ce faire, décochez ou cochez la case à côté du nom du mode.

S'il y a plus d'une règle, vous pouvez modifier la séquence de leur exécution à l'aide des boutons En haut(Déplacer vers le bas) et Descente(Déplacer vers le haut) Dans certains cas, l'ordre dans lequel les règles sont exécutées est important.

De plus, en plus de l'automatisation, l'assistant de règles prend en charge l'exécution manuelle des règles créées.

Exemple 9.32. Exécution "manuelle" des règles

Cours...

Y compris les sous-dossiers

Appliquer à tous les messages

Cours

Enfin cette section Je veux donner un certain nombre de commentaires et de conseils pour travailler avec l'assistant de règles.

• Réfléchissez bien à la façon dont vous allez structurer vos messages. Il est important de bien comprendre Travail Outlook avec la structure que vous choisissez. Ainsi, par exemple, vous pouvez créer le même type de dossiers pour chacun des contacts, contenant des sous-dossiers : boîte de réception(Boîte de réception) - pour les messages reçus du contact, et Expédié(Éléments envoyés) - pour lui être envoyé.
• Lors de la création d'une règle, réfléchissez à l'ensemble de son algorithme. Assurez-vous que la règle ne se croise pas avec d'autres et ne se contredit pas, afin que plus tard vous ne cherchiez pas un message là où il n'existe pas. Parfois, dans de tels cas, l'assistant de règles émet un avertissement concernant l'incompatibilité.
• Si le message ne correspond à aucune des règles, il est placé dans le dossier boîte de réception(Boîte de réception)
• N'oubliez pas un autre outil de structuration générale - Catégories(Catégorie). Créez des règles de catégorisation pour les messages types.

Peut-être que tout le monde ne sait pas qu'Outlook dispose d'un système très pratique pour trier les messages dans des dossiers. Si vous recevez des lettres de différentes entreprises / personnes, vous pouvez créer une structure de dossiers afin que les lettres de chaque entreprise se trouvent dans un dossier séparé.

Par exemple, (Fig. 1) J'ai créé des dossiers pour les lettres de collègues.

Pour créer une règle de tri automatique du courrier, cliquez sur clic-droit cliquez sur la lettre que vous souhaitez déplacer automatiquement et sélectionnez " Créer une règle» (fig. 2).

S'il n'y a pas un tel dossier, cliquez sur le " Créer…' pour créer un dossier. (Fig. 3)

Cliquez sur " D'ACCORD". Dans la fenêtre qui s'ouvre, cochez la case et cliquez sur " D'ACCORD» (fig. 4).

Après cela, toutes les lettres de cet expéditeur ne seront pas envoyées dans le dossier Boîte de réception, mais dans celui que vous avez choisi.

Si vous devez configurer la réception de lettres de la société avec des adresses [email protected] , vous pouvez configurer le tri automatique pour toutes les lettres se terminant par @compamy.ru.

Pour cela, lors de la création d'une règle, cochez uniquement la case " Déplacer l'élément vers le dossier" et appuyez sur le bouton " En outre» (fig. 5).

Après cela, entrez la fin adresses mail(par exemple company.ru) et cliquez sur "Ajouter". Après cela, cliquez sur " D'ACCORD» (fig. 7).

Tout, la règle est créée. Désormais, toutes les lettres de l'entreprise ne seront pas envoyées dans le dossier Boîte de réception, mais dans celui que vous avez choisi. De même, vous pouvez configurer le tri des messages selon de nombreux autres paramètres (voir Fig. 6).

Informations générales sur Outlook

Programme Microsoft Outlook 2010 apporte un travail de haute qualité et une gestion des e-mails personnels à plus de 500 millions d'utilisateurs de Microsoft Office dans le monde. L'édition Outlook 2010 est livrée avec un large éventail de fonctionnalités pour vous aider à rester connecté au travail, à la maison et à l'école.

Nouveau apparence Outlook 2010 et son organisation, recherche, communication et utilisation améliorées du courrier réseaux sociaux vous permettent de profiter d'une excellente occasion de travailler de manière productive et de rester en contact avec vos collègues et votre famille.

Ajout d'un compte de messagerie

Pour envoyer et recevoir des messages à l'aide d'Outlook 2010, vous devez ajouter un compte de messagerie au programme et le configurer. Si vous avez utilisé un précédent Version Microsoft Outlook sur le même ordinateur où il est installé Perspectives 2010, paramètres Compte importé automatiquement.

Si vous utilisez Outlook pour la première fois ou installez Outlook 2010 sur nouvel ordinateur, démarre automatiquement le composant " Réglage automatique Compte" pour vous aider à configurer vos comptes de messagerie. Tout ce dont vous avez besoin est votre nom, votre adresse e-mail et votre mot de passe. Si vous ne pouvez pas configurer votre compte de messagerie automatiquement, vous devez saisir manuellement les informations requises.

Ouvrir un onglet Dossier.

Au chapitre Information sur le compte appuie sur le bouton Ajouter un compte.

Configuration de la messagerie Outlook.

Note: Pour obtenir des instructions sur la façon d'ajouter un compte Outlook.com (anciennement Hotmail), voir Ajouter un compte Outlook.com à Outlook pour Windows .

Créer un e-mail

Outlook 2010 vous permet d'envoyer des messages à un ou plusieurs destinataires à l'aide d'un large éventail de fonctionnalités et de paramètres.

Choisissez une vue Poster, allez dans l'onglet domicile et dans le groupe Créer cliquez sur la commande Créer un message.

Raccourci clavier. Pour rédiger un e-mail, appuyez sur CTRL+MAJ+M.

Information additionnelle consultez l'article Créer des e-mails.

Transférer ou répondre à un e-mail

Sur l'onglet domicile ou alors Message dans un groupe Réponse cliquez sur la commande Réponse, Répondre à tous ou alors Vers l'avant.

Note: Le nom de l'onglet varie selon que le message est sélectionné dans la liste des messages ou ouvert dans une fenêtre séparée.

Pour supprimer un nom des champs À qui et Copie, cliquez dessus, puis appuyez sur la touche SUPPR. Pour ajouter un destinataire, cliquez dans le champ À qui, Copie ou alors CS et entrez un nom.

Pour plus d'informations, voir Répondre à ou transférer un e-mail.

Ajouter une pièce jointe à un e-mail

Vous pouvez joindre des fichiers aux messages électroniques. Vous pouvez également joindre d'autres éléments Outlook, tels que des messages, des contacts ou des tâches, aux e-mails que vous envoyez.

Créez un message ou ouvrez-en un existant et cliquez sur une commande Réponse, Répondre à tous ou alors Vers l'avant.

Dans la boîte de message de l'onglet Message dans un groupe Allumer sélectionner une équipe Pièce jointe.

Pour plus d'informations, voir Joindre un fichier ou un autre élément à un message électronique.

Ouvrir ou enregistrer une pièce jointe à partir d'un e-mail

La pièce jointe peut être ouverte à partir du volet de lecture ou message ouvert. Une fois que vous avez ouvert et visualisé une pièce jointe, vous pouvez l'enregistrer dans Disque dur. Si le message contient plusieurs pièces jointes, vous pouvez les enregistrer ensemble ou une par une.

Ouvrir une pièce jointe

Double-cliquez sur la pièce jointe.

Enregistrer une pièce jointe

Cliquez sur une pièce jointe dans le volet de lecture ou dans un message ouvert.

Sur l'onglet Investissements dans un groupe Actions appuie sur le bouton Enregistrer sous. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la pièce jointe et sélectionner Enregistrer sous.

Voir Ouvrir et enregistrer des pièces jointes pour plus d'informations.

Ajouter une signature aux messages

Créez des signatures personnalisées qui apparaîtront sur les messages que vous envoyez. Ces signatures peuvent contenir du texte, des images, des carte de visite, logo ou même l'image d'une signature manuscrite.

Créer une signature

Ajouter une signature

Dans la nouvelle fenêtre de message sur l'onglet Message dans un groupe Allumer cliquez sur la commande Signature et sélectionnez la signature souhaitée.

Voir Créer une signature et l'ajouter aux messages pour plus d'informations.

Créer un rendez-vous de calendrier

Les rendez-vous sont des événements qui allouent du temps sur le calendrier de l'utilisateur et ne nécessitent pas d'inviter d'autres personnes ou de réserver des ressources.

Choisissez une vue Le calendrier et sur l'onglet domicile dans un groupe Créer cliquez sur la commande Créer un rendez-vous. Il existe une autre option : faites un clic droit sur le bloc horaire dans la grille du calendrier et sélectionnez la commande Créer un rendez-vous.

Raccourci clavier. Pour créer un rendez-vous, appuyez sur CTRL+MAJ+A.

Voir Programmer une réunion pour plus d'informations.

Une réunion est une réunion qui a lieu avec la participation d'autres personnes et peut impliquer l'utilisation de ressources telles que des salles de conférence. Les réponses à vos demandes de réunion apparaissent dans un dossier boîte de réception.

Choisissez une vue Le calendrier et sur l'onglet domicile dans un groupe Créer cliquez sur la commande Créer une réunion.

Raccourci clavier. Pour créer une demande de réunion à partir de n'importe quel dossier Outlook, appuyez sur CTRL+MAJ+Q.

Voir Programmer une réunion avec d'autres personnes pour plus d'informations.

Définir des rappels

Vous pouvez définir et annuler des rappels pour divers éléments, notamment les e-mails, les rendez-vous et les contacts.

Pour réunions ou rassemblements

Ouvrez l'élément requis et sur l'onglet Réunion ou alors Réunion dans un groupe Choix sélectionnez un élément dans la liste déroulante Rappel. Choisissez ensuite combien de temps avant le rendez-vous ou la réunion vous souhaitez afficher le rappel. Pour désactiver le rappel, sélectionnez une option Pas.

Pour les e-mails, les contacts et les tâches

Pour plus d'informations, consultez l'article

Utilisez les règles de la boîte de réception pour effectuer automatiquement certaines actions sur les messages qui arrivent dans votre boîte de réception.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'archivage, de la purge et d'autres outils, voir Organiser votre boîte de réception avec l'archivage, la purge et d'autres outils dans Outlook.com.

Créer une règle de boîte de réception

Les règles s'appliquent aux messages entrants et peuvent être créées dans n'importe quel dossier.

Pour créer rapidement une règle qui déplace tous les messages d'un expéditeur spécifique ou d'un ensemble d'expéditeurs vers un dossier, dans la liste des messages, cliquez avec le bouton droit sur le message pour lequel vous souhaitez créer une règle et sélectionnez Créer une règle.

Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer tous les messages de cet expéditeur ou de cet ensemble d'expéditeurs et cliquez sur D'ACCORD.

Cliquez sur le bouton D'ACCORD.

Si vous voulez faire autre chose que déplacer un message d'un expéditeur spécifique ou d'un ensemble d'expéditeurs vers un dossier, sélectionnez Options supplémentaires.

Chaque règle doit comporter au moins trois éléments : un nom, une condition et une action. Les règles peuvent également contenir des exceptions aux conditions. A chaque étape, vous pouvez ajouter plusieurs conditions, actions ou exceptions à l'aide des boutons Ajouter une condition, Ajouter une action et Ajouter une exception.

Si vous ne souhaitez pas que d'autres règles soient traitées après cette règle, cochez la case Arrêter le traitement ultérieur des règles. Pour plus d'informations, voir Arrêter le traitement des règles supplémentaires dans Outlook.com .

Modification d'une règle de boîte de réception

Note: Certaines règles créées dans d'autres versions d'Outlook ne sont pas traitées par Outlook.com. Une telle règle ne peut pas être exécutée ou modifiée dans Outlook.com.

Supprimer une règle de boîte de réception

C'est aussi bon à savoir...

Vous avez peut-être créé une règle pour transférer ou rediriger les messages que vous recevez vers une adresse e-mail différente. Dans ce cas, il est important de connaître la différence entre une redirection et une redirection.

La réexpédition consiste à envoyer la lettre reçue par vous à un autre destinataire. Si le destinataire répond, sa réponse sera envoyée à l'adresse à partir de laquelle le message ci-dessus a été transmis.

Le message transféré conserve l'expéditeur d'origine dans la ligne "De". Lorsque le destinataire auquel le message a été transféré répond, sa réponse est transmise à l'expéditeur d'origine.

Vous avez des questions supplémentaires ?

Il arrive que vous receviez constamment des lettres d'un certain destinataire sur votre messagerie MS Outlook et afin d'avoir accès rapide il serait souhaitable de les déplacer dans un dossier séparé et en même temps, afin que toutes les lettres ultérieures de ce destinataire y soient déplacées automatiquement. C'est là que la fonction Règles et alertes vient à la rescousse.

Pour commencer, créons un dossier dans lequel les lettres d'un destinataire spécifique seront déplacées. Pour ce faire, faites un clic droit sur le dossier "Boîte de réception" et sélectionnez "Créer un dossier" dans le menu qui s'ouvre.

Spécifiez le nom du dossier créé et cliquez sur OK.

Ici, nous avons le dossier que nous avons créé

Mais les lettres elles-mêmes n'y seront pas déplacées, pour cela, vous devez définir une règle. Pour créer une règle, faites un clic droit sur n'importe quelle lettre du destinataire pour les lettres à partir desquelles nous voulons créer une règle et sélectionnez "Créer une règle" dans le menu qui s'ouvre.

Dans la fenêtre qui s'ouvre, cochez les cases comme indiqué dans la figure ci-dessous.

Dans la fenêtre suivante qui s'ouvre, sélectionnez le dossier que nous avons créé. Autrement dit, nous sélectionnons le dossier dans lequel les lettres d'un destinataire spécifique seront déplacées. Nous appuyons sur "OK".

Le message suivant demande s'il faut exécuter notre nouvelle règle pour tous les messages du dossier actuel, c'est-à-dire s'il faut déplacer les lettres déjà reçues d'un destinataire spécifique vers le dossier que nous avons créé. Cochez la case comme indiqué ci-dessous et cliquez sur OK.

C'est ça. La règle a été créée. Les lettres déjà reçues d'un certain destinataire sont triées dans le dossier que nous avons créé et toutes les lettres ultérieures de ce destinataire seront également automatiquement déplacées vers ce dossier.