Hur man skickar ett dokument via e-post för dummies. Arbeta med fälten "Till" ("Till"), "Kopiera" ("CC"), "Hemlig kopia" ("Hemlig kopia") Agio skicka en kopia till angiven e-post

Överraskande nog är det så att många människor, när de behöver skicka ett e-postmeddelande till flera personer samtidigt, helt enkelt listar adresserna i fältet "Till", detta är normalt när det här e-postmeddelandet är adresserat till dina kollegor eller vänner, men när du skickar brev till en grupp av kunder visar du alltså alla adresser till andra mottagare, vilket i huvudsak avslöjar din adressbas.

Allt dina kunder behöver göra är att vidarebefordra detta brev till din konkurrent och dina kontakter kommer omedelbart att läcka.

Det är konstigt, men många långt ifrån dumma människor blir förvånade över att få veta att om du behöver skicka ett brev till många mottagare så att de inte känner till varandra, så finns det ett "Bcc"-fält för detta.

Till exempel, för mail.ru kommer det att se ut så här:

Och så återigen kort:angav adresserna i "till" - alla kan se vem du skickade breven till, angivna i "blind kopia" - alla tror att brevet bara är för honom.

Och varje mottagare kommer att få ett brev där det står i "till"-fältet bara hans adress . För andra program, om du inte hittar var du kan BCC, be någon att visa dig. En annan liten punkt, du måste ange en adress i "till"-fältet; de flesta program eller e-postservrar tillåter dig inte att skicka ett brev utan denna parameter.

Och så, när det gäller att skicka ut erbjudanden, nyheter till en grupp av dina kunder - här är praxis att använda blindkopia tydlig, du måste dölja din adressbas. En intressant punkt om att skicka ett brev till dina kollegor, här rekommenderas att agera efter situationen, till exempel skicka ett brev med en begäran om att skicka förslag (till exempel för att förbättra kundservicen) och om varje kollega ser att andra människor har fått samma brev, då kommer de troligen inte att svara - kommer att förlita sig på andra, vilket innebär att du måste använda en dold kopia. Om den här beställningen utförs, kommer till exempel att ange att din kollegas chef helt enkelt gör underverk, och din beställning kommer att utföras.

En separat fråga med leverantörer. Om du å ena sidan anger alla mottagare i kopian bör det visa leverantören att du har ett val och han bör erbjuda dig bra priser. Å andra sidan kommer chefen som fick ditt brev, eftersom det inte bara skickades till honom, med största sannolikhet behandla din förfrågan "kyligt". Personligen, enligt min åsikt, tror jag att när det gäller leverantörer måste du använda en dold kopia, åtminstone för att skydda affärshemligheter, men mer sannolikt för en bra relation med leverantörens chef.

Du kan läsa ett nyligen fall av en specialists misstag, när alla mottagare såg andra mottagare: Smackar till alla i den här chatten, det var verkligen respektabla människor där - direktörer, men fortfarande fick många spam som svar.

Tja, som alltid är diskussioner i kommentarerna välkomna.

Bra tid! Idag kommer vi att prata om SMS-säkerhetskopiering genom att skicka alla meddelanden från din smartphone till e-post. Detta kan krävas både för att spara korrespondens, och för vidare bearbetning av meddelanden, till exempel sökning av meddelanden efter nödvändig information (kontakter, namn, priser etc.) av tredjepartsapplikationer, som i sin tur arbetar med E-post. Låt oss titta på ett alternativ för sådan kopiering med en smartphone som kör Android.

Skapa en brevlåda

För att skicka och spara alla meddelanden via e-post måste du först registrera en postlåda; e-post från yandex.ru är perfekt för detta. Du kan också använda din befintliga brevlåda, men jag rekommenderar att du registrerar en ny. För det första, med tiden kommer ett stort antal SMS-meddelanden att samlas i det, vilket kan störa arbetet med vanliga brev, och för det andra, om du ansluter din brevlåda till en tredjepartstjänst för analys, ange inte inloggning och lösenord för den huvudsakliga e-posten i den. .

Installera appen SMS Backup + på din Android-smarttelefon

För att skicka alla SMS-meddelanden till din brevlåda måste du installera och konfigurera en speciell SMS Backup +-applikation, som kan laddas ner från play.goole.com eller apk-dl.com (ett alternativ för smartphones som inte använder Google Play ) eller.

Applikationen har testats på Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Stöd för version 2.xx deklareras.

Ställa in SMS Backup +

1. Starta applikationen;
2. Efter att ha startat programmet, i menyn som öppnas, välj objektet: Avancerade inställningar;
   
3. Gå sedan till Säkerhetskopieringsinställningar;
   
4. Markera rutorna för Backup SMS och Email subject prefix, avmarkera rutorna för Backup MMS, Backup Call log (vi behöver inte MMS och samtalshistorik, även om du kan säkerhetskopiera dem också);
   
5. Gå tillbaka till föregående meny och gå till avsnittet IMAP-serverinställningar;
   
6. Välj menyalternativet Autentisering,
   
   ställ in parametervärdet till vanlig text;
   
   
7. Välj menyalternativet Serveradress, ange värdet: imap.yandex.ru:993
   
   
8. Välj menyalternativet Säkerhet och ange värdet: SSL
   
   
9. Välj menyalternativet Logga in (ditt IMAP-konto), ange din inloggning, välj sedan menyalternativet Lösenord (ditt IMAP-kontolösenord), ange lösenordet för yandex.ru mail;
10. I huvudmenyn, markera rutan för Auto backup;
    
11. Gå sedan till inställningar för automatisk säkerhetskopiering, välj menyalternativet Vanligt schema och ställ in tidsintervallet för vilket SMS ska skickas till brevlådekontot vi angav (till exempel varannan timme).
    

Appen SMS Backup + låter dig inte bara göra säkerhetskopior till e-post, utan också att återställa meddelanden från den. Motsvarande återställningsinställningar finns i avsnittet Avancerade inställningar -> Återställ inställningar.

Efter att ha skickat meddelanden via e-post kommer de alla att placeras i en mapp som heter: SMS.

Analyserar SMS som skickas till e-post

Efter att ha mottagit en lista med SMS-meddelanden till din e-postadress kan du använda speciell programvara för att analysera data de innehåller. Du kan till exempel spåra SMS från banken med meddelanden om kassakvitton och debiteringar, baserat på vilka du kan föra ekonomiregister automatiskt. Jag implementerade en liknande lösning för en "gemensam shoppingsajt", när alla SMS-meddelanden från banken som tas emot av JV-arrangörerna samlas på ett ställe, analyseras och baserat på dem visar systemet data i kontrollpanelen om vilken användare som placerade beställningen gjorde betalningen.

Ibland blir det nödvändigt att automatiskt vidarebefordra alla brev som kommer till ett av dina mejl till ett annat mejl. För att göra det tydligare, här är ett exempel. Du har e-post på Yandex och Google (Gmail). Du använder Gmail hela tiden, detta är din huvudsakliga e-post och Yandex då och då. Så för att inte periodvis logga in på din Yandex-post kan du se till att brev därifrån skickas till Gmail automatiskt och då behöver du inte logga in på ditt Yandex-konto alls för att regelbundet kontrollera nya brev.

I den här artikeln kommer jag att visa dig hur du ställer in vidarebefordran av brev från en post till en annan med hjälp av exemplet med olika posttjänster.

Allt detta fungerar likadant i alla e-posttjänster, den enda skillnaden är i deras gränssnitt, d.v.s. motsvarande inställningar är placerade på olika sätt.

Tidigare, i en serie artiklar, tittade jag på ett annat sätt att ta emot brev till önskad e-post från andra e-postkonton. Det ligger i det faktum att du inte ställer in den automatiska vidarebefordran av brev, som jag kommer att prata om idag, utan ansluter önskad brevlåda i inställningarna (funktionen kallas "Mail Collection"), till exempel via POP3-protokollet , och därifrån börjar den ständiga insamlingen av nya brev. Metoden är liknande, men i vissa fall är den svårare att sätta upp än en vanlig förflyttning.

Om du är intresserad av metoden för att samla in post, beskrivs detta i relevanta artiklar: insamling i Gmail, i Yandex, i Mail.ru

Nedan kommer jag att visa i detalj hur man ställer in vidarebefordran av brev från Yandex-post. Och sedan kommer jag kort att beröra ytterligare två e-posttjänster (GMail och Mail.ru), där allt görs på ett liknande sätt, med den enda skillnaden är gränssnittet.

Ställa in vidarebefordran av e-post från Yandex till annan e-post

Gå till dina e-postinställningar och välj "Regler för e-postbearbetning".

Klicka på "Skapa regel".

Nu blir vår uppgift att skapa en regel genom vilken posttjänsten kommer att bestämma att alla brev måste skickas till en annan adress som du anger.

Om du vill att de brev som är markerade som "Spam" ska skickas, måste du skapa två separata regler på Yandex.

Skapande av den första obligatoriska regeln. Vidarebefordrar alla e-postmeddelanden utom spam

I regelinställningarna tar du bort "Om"-villkoret som kommer att läggas till initialt genom att klicka på krysset bredvid. Eftersom vi inte behöver ställa in villkor för att välja några specifika bokstäver. När allt kommer omkring kommer vi att vidarebefordra allt som kommer med posten till "Inkorgen".

Överst, där du kan konfigurera vilka e-postmeddelanden som ska tillämpas på den skapade regeln, ska du välja "till alla e-postmeddelanden utom skräppost" och "med och utan bilagor".

Markera kryssrutan "Vidarebefordra till adress" nedan och ange din e-postadress som du vill vidarebefordra alla brev från det för närvarande öppna e-postmeddelandet till. Aktivera även alternativet "Spara en kopia vid vidarebefordran".

Klicka på knappen "Skapa regel".

Yandex kommer att be dig ange ett lösenord. Ange ditt lösenord för din nuvarande e-post och klicka på "Bekräfta".

Regeln kommer att skapas, men du kommer att se meddelandet "Väntar på adressbekräftelse" bredvid den.

Nu måste du gå till e-postadressen som du angav för att skicka brev och bekräfta sändningen dit. Detta görs i posttjänster så att du inte kan vidarebefordra brev till slumpmässiga adresser som du inte har tillgång till.

I det e-postmeddelandet, hitta ett brev från "Yandex.Mail", öppna det och följ länken därifrån.

Klicka på "Bekräfta vidarebefordran".

Redo! Nu kommer alla brev som hamnar i din andra post (Yandex) i mappen "Inkorgen" automatiskt att vidarebefordras till din huvudpost, som du angav i regeln.

Notera! Enligt regeln som skapats ovan kommer brev från skräppostmappen inte att vidarebefordras! Eftersom regeln säger "för alla e-postmeddelanden utom skräppost", och du kommer inte att omedelbart kunna inkludera "Spam" i regeln, eftersom vidarebefordran för skräppostmeddelanden inte fungerar och du skulle få felet "För e-postmeddelanden från skräppostmappen , att vidarebefordra e-postmeddelanden med hjälp av ett filter är inte möjligt."

Men du kan se till att skräppost också skickas. För att göra detta måste du skapa en annan regel som automatiskt överför all skräppost till mappen "Inkorgen". Därför, om du behöver skicka skräppost också, se nedan för information om hur du skapar den andra regeln.

Ibland hamnar de nödvändiga breven i skräppost, så om du inte planerar att gå in och kolla din andra post alls, bara räknar med automatisk vidarebefordran av brev därifrån, så rekommenderar jag att du också ställer in vidarebefordran av spambrev. !

Skapar den andra regeln. Om du behöver vidarebefordra "Spam"

Låt oss skapa en annan regel.

Här måste vi ange att alla bokstäver som är markerade av tjänsten som "Spam" ska överföras till inkorgen.

För att göra detta, högst upp, där "Ansök", välj "endast för skräppost" och "med bilagor och utan bilagor".

Ta bort "Om"-villkoret, vi behöver det fortfarande inte här.

Markera "Lägg i mapp" och välj "Inkorg".

Klicka på "Skapa regel".

Regeln är klar!

Efter alla manipulationer som gjorts kommer alla brev som kommer till din andra post (där du ställer in vidarebefordran) att behandlas enligt de skapade reglerna. Det vill säga om du får ett brev på din post som tjänsten har identifierat som skräppost, så kommer detta brev automatiskt att läggas i din inkorg, enligt den skapade regel nr 2 (om du bestämmer dig för att ställa in den). Och allt som finns i mappen "Inkorgen" kommer i sin tur att skickas till den e-post du angav, enligt regel nr 1.

Ställa in vidarebefordran med Mail.ru som exempel

Gå till dina e-postinställningar och välj avsnittet "Filtreringsregler".

Välj "Lägg till vidarebefordran".

Ange till vilken adress breven ska skickas och klicka på "Spara".

Bekräfta din åtgärd genom att ange lösenordet för din Mail.ru-e-post.

Gå till e-postadressen där du kommer att vidarebefordra breven, hitta brevet från Mail.ru där och klicka på länken från brevet (detta är nödvändigt för att bekräfta vidarebefordran).

I nästa fönster klickar du på "Bekräfta" så visas ett meddelande om att överföringen är bekräftad.

På Mail.ru, gå tillbaka till avsnittet "Filtreringsregler" och aktivera vidarebefordran:

Om du behöver vidarebefordra e-postmeddelanden markerade som "Spam", måste du skapa samma regel som i exemplet med Yandex-post. Lägg till en ny regel i avsnittet "Filtreringsregler", där du anger följande inställningar.

Vad är e-post? I den moderna affärsvärlden är detta:

• Ditt ansikte. Det är med hjälp av e-post som du kan skapa en positiv bild i motpartens ögon eller förstöra det första intrycket.
• Ditt arbetsredskap. Mycket kommunikation med omvärlden sker via mejl. Därför, om du är skicklig i detta instrument, kan du göra ditt liv mycket enklare.
• En kraftfull distraktion. Omvärlden försöker komma åt dig, distrahera dig och leda dig vilse via e-post.

Ur detta perspektiv, låt oss titta på att arbeta med e-post. Låt oss börja med något enkelt.

Formatera ett brev

Jag använder e-postklienten Mozilla Thunderbird, så jag kommer att använda den som ett exempel. Låt oss skapa en ny bokstav och gå uppifrån och ned genom listan med fält.

Till vem. Kopiera. Dold kopia

Vissa kanske inte vet, men "Till" i Mozilla kan ändras till "Cc" eller "Hemlig kopia".

• Till vem: vi skriver huvudmottagaren eller flera mottagare separerade med semikolon.
• Kopiera: vi skriver till någon som borde läsa brevet, men som vi inte förväntar oss någon reaktion från.
• Dold kopia: vi skriver till någon som borde läsa brevet, men som borde förbli okänd för de andra mottagarna av brevet. Det är särskilt lämpligt att använda för massutskick av affärsbrev, till exempel aviseringar.

Fel i massutskick, ange mottagare med hjälp av fälten "Kopiera" eller "Till". Flera gånger om året får jag brev som listar 50–90 mottagare i fältet "Cc". Det finns en kränkning av integriteten. Alla dina mottagare behöver inte veta vilka andra du arbetar med om ett liknande ämne. Det är bra om det är människor som känner varandra. Vad händer om det finns konkurrerande företag på listan som inte känner till varandra? Som ett minimum måste du vara beredd på onödiga förklaringar, och högst att avsluta samarbetet med en av dem. Gör det inte på det här sättet.

Bokstavsämne

Professionella e-posttjänster skriver ofta (ibland förnuftigt) om vikten av e-postämnesraden på sina företagsbloggar. Men oftast talar vi om försäljningsbrev, där ämnet för brevet löser problemet "e-postmeddelandet ska öppnas."

Vi diskuterar daglig affärskorrespondens. Här löser temat problemet "brevet och dess författare ska lätt kunna identifieras och sedan hittas." Dessutom kommer din flit att återvända till dig i form av karma av många svarsbokstäver, endast med prefix Re: eller FWD, bland vilka du måste leta efter önskad bokstav om ämnet.

Tjugo brev är volymen av endagskorrespondens för en mellanchef. Jag pratar inte alls om entreprenörer och företagsägare; deras antal bokstäver går ibland utanför skalan med 200 eller mer per dag. Därför ännu en gång: skicka inte e-postmeddelanden med tomt ämne.

Så, hur formulerar man ämnesraden i ett e-postmeddelande korrekt?

Misstag #1 : Endast företagsnamnet i ämnet. Till exempel "Sky" och det är allt. För det första är du förmodligen inte den enda från ditt företag som kommunicerar med denna motpart. För det andra ger ett sådant ämne ingen mening, eftersom namnet på ditt företag redan är synligt från adressen. För det tredje, gissa hur din egen brevlåda kommer att se ut med denna inställning till korrespondens? Något som det här.

Är det bekvämt att söka på sådana ämnen?

Misstag #2 : flashig, säljande rubrik. Det är jättebra om du vet hur man skriver sådana rubriker. Men är det lämpligt att använda dessa färdigheter i affärskorrespondens? Kom ihåg syftet med ämnesraden för ett företags e-post: inte att sälja, utan att tillhandahålla identifiering och sökning.

Texten till brevet

Det finns många skrivguider för olika tillfällen. Till exempel har Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin och andra ordmästare mycket användbar information. Jag råder dig att läsa deras artiklar, åtminstone för att förbättra den allmänna läskunnigheten och förbättra den övergripande stilen för skriftligt tal.

I processen att skriva ett brev måste vi fatta flera beslut i följd.

En fråga om artighet . I början av brevet kan du sudda ut till trevligheter eller till och med ömhet i andan av "Min kära Rodya, det har gått mer än två månader sedan jag pratade med dig skriftligt, vilket jag själv led av och till och med inte sov några nätter, tänker.” Mycket artigt och mycket kostsamt, både när det gäller tid att skriva en sådan introduktion, och när det gäller samtalspartnerns tid att läsa den. Korrespondens är affärer, minns du? Inte en uppsats i epistolärgenren för en tävling eller ett brev till Raskolnikovs mamma, utan affärskorrespondens.

Vi respekterar vår tid och mottagarens!

Det är bara vettigt att presentera dig själv och komma ihåg omständigheterna för din bekantskap i det första brevet som skickades efter ett flyktigt möte på en utställning. Om detta är en fortsättning på samarbete eller pågående korrespondens, skriver vi i dagens första brev: "Hej, Ivan", i den andra och efterföljande: "Ivan, ...".

Överklagande . Jag har alltid varit orolig för frågan om vem man ska vända sig till i ett brev om det finns flera mottagare. Nyligen skrev jag ett brev adresserat till tre tjejer som heter Anna. Utan tvekan skrev jag "Hej, Anna" och oroade mig inte. Men sådan tur är inte alltid fallet.

Vad händer om det finns tre eller till och med sju mottagare och de inte har samma namn? Du kan lista dem efter namn: "God eftermiddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya och Pyotr Petrovich." Men det är långt och tar tid. Du kan skriva: "Hej kollegor!"

För mig själv använder jag regeln att tilltala personen med namn i fältet "Till". Och kontakta inte dem i kopian alls. Denna regel tillåter dig också att mer exakt bestämma (en!) mottagaren av brevet och syftet med detta brev.

Citat . Ofta är korrespondens en brevkedja med frågor och svar - i ett ord, en dialog. Det anses vara god praxis att inte radera korrespondenshistoriken och skriva ditt svar överst i den citerade texten, så att när du återvänder till denna korrespondens en vecka senare kan du enkelt läsa dialogen uppifrån och ner, sjunkande efter datum.

Av någon anledning är standardinställningen i Mozilla "Placera markören efter citerad text." Jag rekommenderar att du ändrar det i menyn "Verktyg" → "Kontoalternativ" → "Skrivning och adressering". Det måste vara så.

Syftet med brevet . Det finns två typer av affärsbrev:

• när vi bara informerar samtalspartnern (till exempel en rapport om månadens arbete);
• och när vi vill ha något från samtalspartnern. Till exempel så att han godkänner bifogad faktura för betalning.

I regel finns det många gånger fler uppmuntrande brev än anmälningsbrev. Om vi ​​vill uppnå något från samtalspartnern är det mycket viktigt att säga detta i ett brev i klartext. Uppmaningen bör åtföljas av ett namn och vara den sista meningen i brevet.

Fel : "Porfiry Petrovich, jag vet vem som hackade ihjäl den gamla kvinnan."

Höger : "Porfiry Petrovich, det var jag som hackade ihjäl den gamla kvinnan, snälla vidta åtgärder för att arrestera mig, jag är trött på att lida!"

Varför skulle korrespondenten tänka åt dig vad du ska göra med detta brev? När allt kommer omkring kan han fatta fel beslut.

Signatur i texten . Det måste hon vara. Dessutom låter alla e-postklienter dig konfigurera automatisk signaturersättning, till exempel den klassiska "Vänliga hälsningar, ...". I Mozilla görs detta i menyn "Verktyg" → "Kontoalternativ".

Om man ska skriva kontakter i signaturen eller inte är en personlig fråga för alla. Men om du på något sätt är kopplad till försäljning, se till att skriva. Även om affären inte sker som ett resultat av kommunikation kommer du i framtiden lätt att hittas med hjälp av kontakterna från signaturen.

Slutligen, ytterligare en funktion i brevkroppen för de samtalspartner som inte gillar (inte kan, inte vill, inte har tid) att svara på dina brev. Vänligen ange standardvärdet i brevets brödtext. Till exempel, "Porfiry Petrovich, om du inte kommer för att arrestera mig före klockan 12:00 på fredag, då anser jag mig vara amnestierad." Naturligtvis måste deadline vara reell (du ska inte skicka texten från exemplet på fredag ​​kl. 11:50). Mottagaren måste fysiskt kunna läsa och agera på ditt brev. Sådan "tystnad" befriar dig från ansvaret för samtalspartnerns underlåtenhet att svara. Som alltid måste du närma dig användningen av denna funktion klokt. Om en person svarar på dina brev i tid och regelbundet kan ett sådant ultimatum, om inte kränka honom, så stressa upp honom lite eller leda till ett beslut att inte svara på brevet just nu, utan att tvinga dig att vänta till fredag.

Bilagor

Brev kommer ofta med bilagor: CV, kommersiella förslag, uppskattningar, scheman, skanningar av dokument - ett mycket bekvämt verktyg och samtidigt en källa till populära fel.

Fel : enorm investeringsstorlek. Jag får ofta e-postmeddelanden med bilagor på upp till 20 MB. Som regel är det skanningar av vissa dokument i TIFF-format, med en upplösning på 600 dpi. Korrespondentens e-postprogram kommer nästan säkert att frysa i flera minuter i ett fåfängt försök att ladda en förhandsvisning av bilagan. Och gud förbjude att mottagaren försöker läsa detta brev på en smartphone...

Själv raderar jag omedelbart sådana brev. Vill du inte att din e-post ska hamna i papperskorgen innan den är läst? Kontrollera storleken på investeringen. Det rekommenderas att det inte är mer än 3 MB.

Vad ska man göra om det överskrider?

• Försök att konfigurera om skannern till ett annat format och upplösning. Till exempel ger PDF och 300 dpi ganska läsbara skanningar.
• Tänk på program som WinRar eller 7zip archiver. Vissa filer komprimeras perfekt.
• Vad ska man göra om bilagan är enorm och du inte kan komprimera den? Till exempel väger en nästan tom bokföringsdatabas 900 MB. Lagring av molninformation kommer till undsättning: Dropbox, Google Drive och liknande. Vissa tjänster, som Mail.ru, konverterar automatiskt enorma bilagor till länkar till molnlagring. Men jag föredrar att hantera min information lagrad i molnet själv, så jag välkomnar inte automatisering från Mail.ru.

Och ytterligare en inte helt självklar rekommendation om investeringar - deras namn . Det måste vara begripligt och acceptabelt för mottagaren. När vi i företaget förberedde ett kommersiellt förslag i namnet... låt det vara Fjodor Mikhailovich Dostojevskij. Jag fick ett brev från chefen med ett utkast till CP för godkännande, och bilagan innehöll en fil med namnet "ForFedi.docx". Chefen som skickade detta till mig hade en dialog som gick ungefär så här:

Kära chef, är du personligen redo att närma dig denna respekterade man och kalla honom Fedya för ansiktet?

På något sätt, nej, han är en respekterad man, alla kallar honom vid hans förnamn och patronym.

Varför döpte du bilagan till "För Fedi"? Om jag skickar det till honom just nu, tror du att han kommer att köpa yxor av oss med denna CP?

Jag tänkte byta namn på den senare...

Varför förbereda en tidsinställd bomb - vägran från en potentiell kund - eller skapa extra arbete för dig själv genom att byta namn på filen? Varför inte omedelbart namnge bilagan korrekt: "For Fyodor Mikhailovich.docx" eller ännu bättre - "KP_Sky_Axes.docx".

Så vi har mer eller mindre sorterat ut e-post som ett "ansikte". Låt oss gå vidare till att se e-post som ett verktyg för effektivt arbete och prata om dess distraktionskomponent.

Arbeta med bokstäver

E-post är en kraftfull distraktion. Som med all distraktion måste e-post hanteras genom skärpta regler och införa arbetsscheman.

Som ett minimum måste du stänga av ALLA aviseringar om postankomster. Om e-postklienten är konfigurerad som standard kommer du att meddelas med en ljudsignal, en ikon bredvid klockan blinkar och en förhandsgranskning av bokstaven visas. Med ett ord, de kommer att göra allt för att först slita dig från mödosamt arbete, och sedan kasta dig ner i avgrunden av olästa brev och ovisade utskick - minus en timme eller två från ditt liv.

Vissa människor har kraftfull viljestyrka som gör att de inte kan distraheras av meddelanden, men vanliga människor är bättre av att inte fresta ödet och stänga av dem. I Mozilla Thunderbird görs detta via menyn "Verktyg" → "Inställningar" → "Allmänt" → "När nya meddelanden visas."

Om det inte finns några aviseringar, hur kan du förstå att ett brev har kommit?

Väldigt enkelt. Du själv, medvetet, avsätter tid för att sortera i din post, öppna din e-postklient och se alla olästa meddelanden. Detta kan göras två gånger om dagen, till exempel vid lunch och på kvällen, eller under påtvingad stilleståndstid, till exempel i trafikstockningar.

Folk frågar ofta, hur är det med svarstider och brådskande brev? Jag svarar: du har inga brådskande brev på din post. Såvida du inte arbetar på kundsupportavdelningen (denna avdelning har sina egna regler för att arbeta med post).

Om det finns brådskande brev kommer avsändaren att meddela dig om detta via andra kanaler - telefon, SMS, Skype. Då kommer du medvetet att gå in i din e-postklient och behandla brådskande post. Alla tidshanteringsguruer (till exempel Gleb Arkhangelsky med sin "Time Drive") förklarar ett standardsvar på e-post inom 24 timmar. Detta är en normal regel för gott uppförande - förvänta dig inte omedelbara svar via e-post från din samtalspartner. Om det finns ett brådskande brev, meddela om det via snabbare kommunikationskanaler.

Så vi stängde av aviseringar och slår nu på e-postklienten enligt vårt schema.

Vad ska vi göra när vi går till posten och deltar i en aktivitet som heter "sortera ut e-post"? Var är början och slutet av detta arbete?

Jag har hört mycket om systemet med noll inkorg, men tyvärr har jag inte träffat en enda person som använder det. Jag var tvungen att uppfinna mitt hjul på nytt. Det finns artiklar om detta ämne på Lifehacker. Till exempel, " ". Nedan kommer jag att prata om noll inkorgssystemet i min tolkning. Jag skulle vara tacksam om GTD-guruer ville kommentera och lägga till eller förbättra det beskrivna systemet.

Det är viktigt att förstå och acceptera att e-post inte är en uppgiftsschemaläggare eller arkiv för dina aktiviteter. Därför bör mappen Inkorg alltid vara tom. När du börjar sortera i din inkorg, sluta inte eller bli distraherad av någonting förrän du har tömt den här mappen.

Vad ska man göra med e-postmeddelanden i inkorgen? Du måste gå igenom varje bokstav i följd och radera den. Ja, bara markera och tryck på Delete på ditt tangentbord. Om du inte kan ta bort brevet måste du bestämma vad du ska göra med det.

1. Kan du svara på det på tre minuter? Behöver jag svara på det? Ja, det är nödvändigt, och svaret tar inte mer än tre minuter, svara sedan omedelbart.
2. Du måste svara, men att förbereda ett svar tar mer än tre minuter. Om du använder en uppgiftsschemaläggare som låter dig konvertera ett e-postmeddelande till en uppgift, förvandla e-postmeddelandet till en uppgift och glöm det ett tag. Jag använder till exempel den helt underbara tjänsten Doit.im. Det låter dig skapa en personlig e-postadress: du vidarebefordrar brevet till det och det blir en uppgift. Men om du inte har en uppgiftsschemaläggare, flytta bokstaven till undermappen "0_Run".
3. Efter att ha snabbt svarat på ett brev, förvandlat det till en uppgift eller helt enkelt läst det, måste du bestämma vad du ska göra med det här meddelandet härnäst: ta bort det eller skicka det till en av mapparna för långtidslagring.

Här är de långtidsförvaringsmappar jag har.

• 0_Kör. Jag har inte en sådan mapp, men om du inte har en planerare, jag upprepar, du kan lägga in brev som kräver detaljerat arbete här. Denna mapp måste också rengöras regelbundet, men med ett genomtänkt tillvägagångssätt vid en tidpunkt som är särskilt avsatt för detta.
• 1_Ref. Här lägger jag brev med bakgrundsinformation: välkomstbrev med inloggningar från olika webbtjänster, biljetter till kommande flyg osv.
• 2_Projekt. Här lagras ett arkiv med korrespondens om partners och projekt som det finns aktuella relationer med. Naturligtvis har en separat mapp skapats för varje projekt eller partner. I partnerns mapp lägger jag brev inte bara från hans anställda, utan även brev från Neb-anställda relaterade till denna partner. Mycket bekvämt: vid behov finns all korrespondens om projektet till hands med ett par klick.
• 3_Museum. Det är här jag lägger de bokstäverna som det skulle vara synd att ta bort, och fördelen med dem är inte uppenbar. Även mappar med stängda projekt från "2_Projects" migrerar hit. Kort sagt, "Museet" lagrar de första kandidaterna för avlägsnande.
• 4_Dokument. Här finns brev med elektroniska prov på dokument som kan vara användbara i framtiden för bokföring, till exempel avstämningsrapporter från kunder, biljetter till gjorda resor. Mappen har många likheter med mapparna "2_Projects" och "1_Reference", endast redovisningsinformation lagras i den, och hanteringsinformation lagras i mappen "2_Projects". I "4_Documents" finns död information, och i "2_Projects" finns liveinformation.
• 5_Kunskap. Här lägger jag bara riktigt användbara nyhetsbrev som jag vill återkomma till efter ett tag för inspiration eller för att hitta lösningar.

Det finns andra e-postklientinställningar som är viktiga för driften av detta system. Först, som standard i Thunderbird finns det en kryssruta "Markera meddelanden som lästa". Jag föredrar att göra detta medvetet, så ner med flaggan! För att göra detta, gå till menyn "Verktyg" → "Inställningar" → "Avancerat" → "Läsning och visning".

För det andra använder vi filter . Tidigare använde jag aktivt filter som automatiskt vidarebefordrade brev till lämpliga mappar utifrån avsändarens adress. Till exempel flyttades brev från en advokat till mappen "Advokat". Jag övergav detta tillvägagångssätt av flera skäl. För det första: brev från en advokat hänför sig i 99% av fallen till något projekt eller partner, vilket innebär att de måste flyttas till mappen för denna partner eller detta projekt. För det andra: Jag bestämde mig för att lägga till medvetenhet. Du måste själv bestämma var ett specifikt brev ska förvaras, och det är bekvämare att leta efter obehandlade meddelanden på endast ett ställe - i inkorgen. Nu använder jag filter endast för att organisera automatiska vanliga brev från olika system i mappar, det vill säga brev som inte kräver att jag fattar beslut. Filter i Mozilla Thunderbird konfigureras i menyn "Verktyg" → "Meddelandefilter".

Så, med rätt tillvägagångssätt, bör e-post ta från 10 till 60 minuter om dagen, beroende på mängden korrespondens.

Ja, och en sak till. Har du redan stängt av aviseringar om ankomsten av nya brev? ;)

Hur man skickar ett dokument via e-post för dummies, tre enkla sätt.

Vill du veta hur man konsekvent tjänar pengar online från 500 rubel per dag?
Ladda ner min gratis bok
=>>

Med utvecklingen av World Wide Web har fler sätt att kommunicera mellan människor på distans dykt upp. Nu kan du inte bara ringa någon utan att lämna ditt hem, utan även skicka ett mejl.

Samtidigt kan du med e-post skicka brev med bilagor i form av olika textdokument, presentationer, fotografier, filmer med mera. Naturligtvis är hela processen att skicka ett e-postmeddelande med en bilaga ganska enkel.

Emellertid är det ibland svårt för nybörjare att klara av denna uppgift utan hjälp utifrån. Den här artikeln kommer att titta närmare på att skicka e-postmeddelanden med bilagor.

Hur man skickar ett dokument via e-post

Trots de många olika tjänsterna som ger möjlighet att skicka brev elektroniskt via Internet (Yandex.Mail, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler och andra) fungerar de alla enligt samma algoritm.

Att endast bifoga en fil på sådana tjänster kan variera något. Men i allmänhet, för att skicka ett e-postmeddelande med en bilaga, kan du följa följande procedur:

• Först måste du logga in på ditt konto på tjänsten och klicka på "Skriv" eller en annan knapp som tillhandahålls av posttjänsten för att skriva ett brev elektroniskt.
• Ange sedan e-postadressen till mottagaren i raden "Till".
• Om det behövs kan du ange ämnet för ditt brev i fältet "Ämne".
• Därefter behöver du förutom vanlig text, om du behöver skicka ett dokument eller annan fil från en dator, hitta verktyget som ansvarar för detta på tjänsten du använder och klicka på det. Till exempel, om du använder Yandex.Mail, Gmail eller Yahoo för dessa ändamål, måste du klicka på ikonen i form av ett gem, och på Mail.ru och Rambler finns knappen "Bifoga fil".
• När du har hittat dokumentet du vill skicka klickar du på det med musen för att välja det och klickar på knappen "Öppna".
• Efter att ha laddat upp filerna till posttjänsten, kontrollera att brevet är korrekt formaterat (till vem du skickar det och exakt vad). Om det finns fler dokument än du behöver eller om du har valt fel, visas som regel en papperskorgsikon bredvid den på höger sida och klickar på den som tar bort den onödiga filen. För att lägga till ett dokument, klicka igen antingen på gem eller på "Bifoga fil".
• För att skicka ett e-postmeddelande till mottagaren, klicka på knappen "Skicka".

Det är också värt att notera att när du använder den mobila versionen av postlådor, liknar åtgärdsalgoritmen den utökade. Det vill säga om du är på resande fot och det nödvändiga dokumentet finns på din telefon eller surfplatta, så om du har en mobilapplikation kan den också skickas via e-post.

I det här fallet fyller du också i alla obligatoriska fält och klickar sedan på gemen eller "Bifoga fil", lägg till dokumentet och skicka. Som du kan se är allt ganska enkelt och bekvämt.

Skicka länk

Om ditt dokument lagras på molntjänster som Google Drive, Yandex Drive och andra, eller om du skapade dokumentet i Google Doc, kan du skicka en länk till dokumentet.

För att göra detta, öppna dokumentet, klicka på åtkomstinställningar och kopiera länken, som kan skickas i ett e-postmeddelande. Om det här är dokument som är lagrade på Drive kan du ladda ner dem till din dator; om detta är ett dokument i Google Dokument kan du gemensamt redigera det, göra ändringar, kommentera och så vidare.

Ord

Om du använder Word-programmet för att skapa och redigera dokument kan du ställa in e-postsändningsfunktionen en gång och sedan använda den.

Instruktioner:

Var uppmärksam på topppanelen, nämligen fliken - utskick. En ny ikon ska visas där, med det namn du gav den.

Nu, efter att ha skapat eller redigerat ett dokument, klicka på den här ikonen. Du behöver bara ange mottagarens e-postadress, så skickas dokumentet till den angivna adressen.

Hur man skickar ett dokument via e-post, sammanfattning

Jag visade dig tre sätt att skicka ett dokument via e-post, välj det som är mest bekvämt för dig. När du skickar ett brev kommer du att förstå att det inte är något komplicerat i denna process.

Det viktigaste att förstå är att du inte skickar pappersdokumentet, det ligger kvar hos dig. Du skickar en elektronisk kopia av den, så skriver mottagaren ut den själv vid behov.

Men för att skicka pappersoriginalet till ett dokument bör du använda vår vanliga, vanliga post och skicka dokumentet med rekommenderat brev.

Användbara artiklar:

P.S. Jag bifogar en skärmdump av mina intäkter i affiliate-program. Och jag påminner dig om att vem som helst kan tjäna pengar på detta sätt, även en nybörjare! Det viktigaste är att göra det på rätt sätt, vilket innebär att man lär sig av dem som redan tjänar pengar, det vill säga från internetföretagare.

Få en lista över beprövade affiliateprogram 2018 som betalar pengar!


Ladda ner checklistan och värdefulla bonusar gratis
=>> "De bästa affiliateprogrammen 2018"