Affärsbrevetikett. Exempel på affärsbrevfraser. Allmänna regler för att skriva affärsbrev

Regeln för god form vid affärsmöten är att skicka ett brev med resultatet av förhandlingarna. Där du jobbar, om det inte är ett asfaltverk, kan de kalla det rallyrapporter, uppföljningar och annat i engelsk stil.

Jag vill ange i e-postämnet: "aljaskanasha.ru: Resultat av mötet om AlaskaNasha-projektet den 29 maj."

Det är på ryska;
– Alla förstår.

I början av varje brev skriver vi på byrån projektdomänen. Det är bekvämt att filtrera meddelanden och söka efter något i posten.

Om du fortfarande läser, tryck på Ctrl och klicka på .
På en ny flik kommer du att se en text om hur du arbetar effektivare med post.
Hedra det senare.

Varför skicka ett "sammanfattningsbrev"?

Att tala samma språk.
Exempel: Överenskommen betalning. Du insåg att pengarna till arbetet kommer före tisdag. Kunden skulle betala på torsdagen. Alla gick glada därifrån, men du som en bra partner skickade ett brev där du angav alla avtal. Den andra sidan såg ett missförstånd i datumen och reagerade snabbt - minus en konflikt och intern förbittring över de missade deadlines.

För insynen i processen.
Det är många deltagare i projektet. Någon var sen, någon blev sjuk. Förlorad information - förlust av pengar.

Fixa åtaganden och uppgifter.
På planeringsmöten kan vi bli distraherade, gå ut osv. Ansvarig för mail kommer att skriva ner allt och informera.

Du kan ställa frågor som inte har diskuterats.
Detta föremål är en bonus, men det är också viktigt.

Tillsammans med Kolya Chudo, den ledande chefen för IT-Agency, sammanställde vi en checklista med obligatoriska regler för ett "brev med resultat".

Hur man skriver ett mötessammanfattningsbrev som fungerar:

På mötet bör det finnas en person som är ansvarig för att förbereda mejlet.
Detta säkerställer att brevet skrivs och skickas till deltagarna. Men ingen tog bort det personliga ansvaret;

Brevets text innan sändning ska visas för någon annan från mötesdeltagarna.
Kom överens om prioriteringar, kontrollera läskunnighet;

Skriv smart.
Det är viktigt. Kolla texten själv. Ta bort okända ord, håll meningar enkla. Använd listor.
Min personliga synd #1;

Om möten hålls regelbundet - håll ett separat dokument med texten till alla brev;

Fördjupa dig inte i en specifik uppgift. Lägg viktiga ämnen i ett separat brev (pengar, lansering av en reklamkampanj, etc.);

I stycken med uppgifter, ange namnet på den ansvariga personen;

I fältet "till" e-post anger du deltagarna och de ansvariga för uppgifterna.
I "kopian" av de som borde vara medvetna;

E-post är en viktig kanal för kommunikation och lösning av arbetsfrågor. Oavsett hur fritt vi navigerar på Internet, ibland måste reglerna för arbetskorrespondens ofta läras, och skörda våra egna misstag.

Affärskorrespondens är något som nästan alla möter aktiva användare world wide web. Hur man kommunicerar korrekt, koncist och tydligt för att förmedla nödvändig information till samtalspartnern - läs våra tips.

Nyckel

I affärskorrespondens, försök att undvika känslor eller förmedla tonen i ditt humör. Kom ihåg att text inte förmedlar mer än 20 % av ditt humör.

Beskriv dina tankar klart och koncist. Ett e-postmeddelande är ett meddelande i ett speciellt format. I affärskorrespondens ska det inte finnas vatten, reflektioner och stora inledande ingresser. Om ditt meddelande tar upp mer än en tredjedel av skärmens höjd är det mest sannolikt att mottagaren skjuter upp läsningen till senare; det är ännu mer sannolikt att du inte får något svar på det, så:

Det du talar om ska stå i de första raderna i brevet;

Sälj/tala med en rubrik.

Dagar för korrespondens

Tisdag och onsdag är bra dagar för att starta en affärskorrespondens om frågor som intresserar dig, om du vill avsluta dessa uppgifter innan veckans slut. Var god skicka erbjudande eller en begäran om att få den information du behöver kommer att fungera mer än någonsin i dessa dagar;

Fredag. Som praktiken visar är detta en speciell dag av "död" korrespondens. Det är nästan omöjligt att få svar på ett brev som skickas efter middagen. Försök därför att inte planera något just nu eller lösa interna problem. Det är inte heller värt att skriva brev med hopp inför nästa veckas morgon, de har stor sannolikhet att öppnas på fredag kväll, i så fall kommer de att förbli utanför uppmärksamheten nästa måndagsmorgon;

måndag

Lös inte frågor som kräver en analys av situationen och ett beslut om att påbörja nya uppgifter på måndagar.

Ett exempel kan vara nya förslag till samarbete, en begäran om att skicka ett kommersiellt erbjudande, upprättande av en handling m.m. Det är här det gamla ordspråket "måndag är en hård dag" kommer in i bilden. Kroppen motstår nya uppgifter och är i ett tillstånd av stress efter helgen, så sådana förfrågningar tas ofta emot med fientlighet, kvaliteten på deras lösning kommer att bli lidande. God praxis på måndagsmorgnar är "påminnelsebrev" – brev som ber om tidigare begärd information, oroar sig för att få svar på gamla frågor och så vidare.

Brevstorlek

Bokstaven måste passa in i monitorns arbetsområde. Om ett e-postmeddelande kräver rullning, se till att vänta längre än vanligt på ett svar.

Ibland är det bekvämt att tillämpa praxis "ett ämne - en bokstav."

När frågor är breda kan du dela upp dem i flera bokstäver eller använda avgränsande underrubriker i brevets brödtext.

Brevets text bör vara kortfattad och begriplig för alla deltagare i korrespondensen. Använd därför inte professionellt, företagsordförråd, slang och förkortningar som inte är allmänt accepterade.

Om korrespondensen utförs i formatet av frågor och svar, måste du följa samma format med avsändaren:

ställ frågor och skriv svar separat;
skriv svaret på varje fråga direkt nedan ställd fråga, men i en annan färg eller typsnitt.

Svara inte på ett mejl som ett nytt mejl. Din mottagare kommer förmodligen att leta efter både det ursprungliga meddelandet och hela korrespondenshistoriken. Uppskatta din tid och hans.

Bilagor

Var noga med att vara uppmärksam på bilagor, om några. Filer måste vara i flera format, deras namn måste vara kopplat till bokstaven. Exempel - PPC_Commercial_offer_promodo.doc, PPC_Commercial_offer_promodo.pdf

Skicka dokument som behöver redigeras i .doc- eller .xls-format. Om detta är en presentation eller ett slutdokument som inte kräver ändringar, använd .pdf-formatet.

Innan du skickar brevet, kontrollera att de bifogade dokumenten finns och är korrekta för att undvika återsändning.

Signaturer och brev från olika enheter

Brevets underskrift bör ange namn och efternamn, position och alla huvudsakliga sätt att kontakta dig: telefonnummer och skype.

Korrespondensmedlemmar

Lägg andra i kopian om:

de bad om det själva;

de borde få detta brev.

Respons tid

Besvara brevet alltid och omedelbart om det tar dig 1-2 minuter.

Om brevvännen är viktig för dig (till exempel en potentiell eller befintlig kund), och svaret på brevet tar tid – var noga med att skriva att du fick brevet och när han kommer att få svar på det. Detta är mycket viktigt för samtalspartnern för att ta bort från honom känslan av "upphävande av uppgiften."

Ständig feedback.

Även om frågan kommer till dig via mejl från en kollega och kräver en knapptryckning på fem sekunder från din sida, var inte för lat för att meddela en kollega att uppgiften är löst. Detta kommer att befria honom från ansvaret att spåra lösningen av problemet.

Vi utesluter inte samtal och möjligheten att lösa problem per telefon

Om du skickade tre e-postmeddelanden och inget svar, ring tillbaka.

Påminn dig själv inte mer än om 2-3 dagar om problemet inte är akut och 2-3 gånger om dagen om problemet är akut.

Skriv inte om samma sak varje dag. Fundera på om det är möjligt att påskynda lösningen av problemet genom att ringa på telefon. Brev stänger inte frågan om personlig kommunikation på bästa sätt. Ett möte eller ett telefonsamtal är ibland bättre än att sms:a.

Status på brev och möten, telefonsamtal

Ta för vana att sammanfatta telefonsamtal och möten med ett litet sammanfattande brev. Lita inte på minnet. Därför kommer det alltid att finnas ett dokument som fastställer villkor, avtal och andra viktiga punkter för att arbeta med kunden.

Slutet på brevet

De sista raderna i brevet ska sammanfatta: vilka åtgärder förväntar du dig från samtalspartnern. Eller vice versa - vad ska du göra, vad blir nästa steg.

Påminnelser, kryssrutor, etiketter

Bokstäver som kräver viss analys eller inte ett enda beslut, markera själv med en etikett (till exempel en flagga). För att inte glömma att svara på dem eller läsa till slutet förslaget att delta i evenemanget, bekanta dig med programmet och kongressens deltagare, granska de markerade bokstäverna en gång i veckan och avsluta frågorna.

Slutsatser

Med hjälp av brev kan många viktiga frågor lösas. Om den används på rätt sätt kommer denna kommunikationskanal att låta dig utveckla partnerskap, informera om resultat och uppgifter, dela nyheter och problem och helt enkelt "knacka på nya dörrar".

Hallå! I den här artikeln kommer vi att berätta om reglerna för att skriva ett brev om ett möte med en klient.

Idag lär du dig:

Vilka regler för affärskorrespondens måste iakttas;
Hur man skriver ett mötesbrev till en kund;
Hur man skriver ett brev efter ett möte.

Grundläggande regler för att skriva affärsbrev

Så du har gått igenom alla försäljningsprocesser och redan beräknat din vinst från transaktionen, men det finns ett till "men". Du måste formalisera ett avtal och diskutera några detaljer om transaktionen.

Det verkar som att det inte är något komplicerat i detta, det enda kunden behöver är ett möte. Men hur gör man det? Vilka ord ska man använda? Hur börjar man ett brev?

Det finns normer för affärskorrespondens, bristande efterlevnad som är fylld med en nedgång i företagets image i kundens ögon och i sällsynta fall transaktionens misslyckande. Därför är det första du behöver göra att studera reglerna för affärskorrespondens.

Regler för affärskorrespondens:

Din adress E-post ska inte se komisk eller lättsinnig ut. Det måste vara lämpligt för sitt syfte, det vill säga det måste ha ett företagsnamn, det är bäst att e-postnamnet stämmer överens med företagets namn. Exempel på misslyckade brevlådor: sweetGirl, badboy, ladyinred;
Använd personliga vädjanden till kunden. Tack vare en personlig vädjan kommer kunden att förstå att han är viktig för dig. Detta är en bra garanti för en långsiktig relation;
Använd inte kortformen av affärspartnerns namn. Till exempel, Sash, Kat, Serezha. Det ser respektlöst ut;
Var uppmärksam på din hälsning. Du bör inte nämna tiden på dygnet i det, eftersom klienten kan läsa detta brev på några timmar eller dagar, i vilket fall din hälsning kommer att vara "malplacerad" och orsaka negativa associationer. Det är bäst att använda ordet "Hej!";
Inkludera alltid en ämnesrad, annars kan den hamna i skräppostmappen eller gå vilse;
Skilj mellan "till" och "kopiera" fält. I fältet "till" anger du mottagaren som du förväntar dig ett svar från. Fältet "kopia" är avsett för dig som bara behöver läsa brevet. Till exempel, i fältet "kopia", kan du sätta din chef om han är intresserad av resultatet av att arbeta med en viss kund. Det finns ytterligare ett fält: Dold kopia". I det här fallet kommer huvudmottagaren av brevet inte att veta att din korrespondens skickas till tredje part. Men detta verktyg anses vara taktlöst och ogillat i affärsmiljön;
Brevet ska inte vara särskilt långt.. Enligt reglerna för affärskorrespondens ska dess längd passa på ett A4-ark. Det finns också volymbegränsningar. e-post. Det bör inte överstiga 3 MB, annars kan brevet "frysa" när det öppnas;
Efter att ha läst de tre första meningarna i ditt brev bör klienten förstå dess essens. Förresten, bygg inte länge, komplexa meningar, belastad med participiell och participiell omsättning. De är mycket svåra att läsa;
Var uppmärksam på slutet av ditt brev. Den måste innehålla din signatur, position och kontaktuppgifter. Det är tillrådligt att inte använda initialer, utan att skriva namnet i sin helhet: Ivanov Ivan Ivanovich eller Ivan Ivanov, och inte I.I. Ivanov. Tjänsten ska anges så att uppdragsgivaren har en uppfattning om vilka frågor han kan kontakta dig kring. Ange även dina kontaktuppgifter, e-post, telefon, länk till företagets hemsida, företagsnamn.

Syfte och effektivitet med kundförordnandebrev

Syftet med mötesbrevet kan vara både att uppmärksamma kunden på ditt erbjudande. I det andra fallet måste ditt erbjudande bifogas brevet. Detta alternativ är lämpligt för den första kontakten med en potentiell kund, när det inte finns några avtal mellan er ännu.

Effektiviteten av brev med ett handelserbjudande motsvarar effektiviteten av "". Ungefär 10 personer av 100 svarar på sådana brev. Den låga effektiviteten motiveras av bristen på intresse för brev från okända mottagare, de behandlas som spam.

För att undvika en sådan bedömning är det nödvändigt att intressera klienten för ämnet för brevet. Det bör uppfylla hans behov, så innan du skriver ett brev, studera din potentiella kund.

Struktur för ett kundmötesbrev

Kontakta kunden. För denna del av brevet är det nödvändigt att tilldela en separat rad. Här bör du hälsa din partner: "Hej, Ivan Ivanovich!"
Prestanda. Du måste presentera dig själv, annars måste klienten komma ihåg vem du är, och det är oacceptabelt.

Exempel:”Jag heter Anna, jag är representant för företaget Volosatik.

Anledning till varför du skriver till kunden. Kanske har du redan kommit överens om samarbete per telefon, eller så har du oenighet om beställningen, eller så kontaktar du kunden för första gången med ditt erbjudande - i alla fall bör information om detta finnas här.

Exempel:

Igår pratade vi i telefon och kom överens om leverans av schampo till din salong;
Vi har granskat dina påståenden och vill korrigera våra misstag;
Vi skulle vilja erbjuda dig en rad hårvårdsprodukter, våra produkter motsvarar konceptet för din salong - endast högkvalitativa kosmetika gjorda av naturliga ingredienser. Du kan se förslaget i den bifogade filen.

Dessa exempel är lämpliga för de situationer vi har beskrivit. Men det kan finnas andra anledningar till att kontakta en kund.

Boka tid.

Exempel:

Jag skulle vilja träffa dig för att diskutera några punkter och sluta ett avtal. Vi bokar preliminärt en tid för dig den 20 juni kl 13:00 på vårt kontor på adressen "adress". Om du inte är nöjd med tiden eller datumet är vi redo att boka om vårt möte till en lämplig tidpunkt för dig;
Om du är intresserad av vårt erbjudande så kan vi träffas den 20 juni kl 13:00 på vårt kontor och diskutera möjligheterna för vårt fortsatta samarbete.

Dina kontaktuppgifter. Här måste du inte bara ange kontaktuppgifter utan även din position och namn.

Exempel: "För att bekräfta mötet kan du ringa numret "nummer" eller skriva till min e-post "adress" (e-postadressen måste vara densamma).

Vänliga hälsningar,

Anna Viktorovna, din personliga chef”.

Detta avslutar vårt brev.

Brev efter affärsmöte

Allt gick bra: kunden tackade ja till ett möte och ni träffades. Men detta är inte slutet på vår affärskorrespondens. Som vi minns, i försäljning finns det ett stadium av farväl till kunden, när vi tackar honom för hans tid.

Vid försäljning genom korrespondens finns också ett sådant stadium. Det är formellt och valfritt, men samtidigt är det nyckeln till att bygga långsiktiga relationer med kunden.

Därför bör du efter mötet skriva ett tackbrev till kunden.

Den har också sin egen standardstruktur:

Vädjan till kunden: "Kära Ivan Ivanovich!"
Tack: "Jag skulle vilja uttrycka min tacksamhet för den tid som tilldelats mig. Jag hoppas att vårt samarbete kommer att bli långt och produktivt för oss.”
Dina kontaktuppgifter: "Respektfullt, Anna Viktorovna, din personliga chef."

Det är allt, du kan skicka ett brev!

Tack för ditt meddelande angående besöket av Mr ... på vårt kontor ___________. Vi kommer gärna att träffa honom och är redo att diskutera vårt ömsesidiga med honom

(datumet)

affärsintressen och möjligheter till samarbete.

Förslagsbrev för ett möte för att diskutera affärssamarbete

Under arbetet med Nizhny Novgorod-mässan besökte du vårt representationskontor och visade intresse för våra nya produkter, i synnerhet dentalutrustning.

Jag diskuterar gärna med dig möjligheten att sälja medicinsk utrustning i ditt område och på så sätt knyta kontakter med ditt företag. Vi kan träffas på vårt centrala kontor i Moskva eller, efter eget gottfinnande, på ditt företags kontor i Novosibirsk.

Jag ser fram emot att träffa dig snart.

Rekommendationsbrev. Syftet med ett rekommendationsbrev är att tillhandahålla objektiv och omfattande information om en viss person ( enskild) eller organisation, företag, institution (juridisk person). Oftast är ett rekommendationsbrev en personlig granskning av arbetsgivaren om den anställde, vanligtvis med en garanti för honom, som han kan presentera för en specifik eller någon potentiell arbetsgivare.

Dekor. Ett rekommendationsbrev är en av varianterna av affärsbrev, så alla regler för att förbereda affärsbrev gäller fullt ut för rekommendationsbrev. Formellt skrivs ett rekommendationsbrev i en godtycklig form, utan hänvisning till en specifik adressat. Men om adressaten är känd är det önskvärt att ange hans uppgifter. Om rekommendationen inte kommer från en individ, utan från en organisation (juridisk person), är det att föredra att den skrivs på organisationens brevhuvud. Den rekommenderade längden på brevet är en sida maskinskriven text.

Bokstavsstruktur

Titel. Om brevet kommer från en juridisk person (utfärdat på organisationens brevhuvud), anger det i enlighet med reglerna för utfärdande av officiella affärsbrev uppgifterna om avsändaren (hörnstämpel som anger organisationens namn, dess post och andra uppgifter), samt registreringsnummer och datum för registrering av brevet som en utgående handling. Om adressaten är känd, placeras informationen om adressaten på höger sida av rubriken.

Under detaljerna i mitten av sidan finns namnet på dokumentet: Rekommendationsbrev.

Bekräftelse av faktum och arbetsvillkor i organisationen, kortfattad information om befattningarna och utförda uppgifter (för ett rekommendationsbrev från en privatperson anger denna paragraf under vilken tidsperiod och i vilken egenskap brevförfattaren känner den rekommenderade personen). Från listan över arbetsuppgifter bör den rekommenderade personens kvalifikationer synas.

Om den rekommenderade personen ockuperade olika positioner, då uppgifter om de positioner som hölls och utfördes officiella uppgifter anges för varje tidsintervall. Till exempel: Sidorov Vladimir Alexandrovich arbetade i företaget "Vector" från 12 mars 1998 till 16 mars 2002, inklusive från 12 mars 1998 till 16 mars 2002 - som chef för handels- och inköpsavdelningen från 17 mars till 25 november, 2002 - i positionen som senior chef för samma avdelning.

Hans uppgifter som chef var att organisera leveransen av komponenter, som senior chef - att organisera samspelet mellan leverantörer av komponenter och produktion,

Kort beskrivning av professionella, affärsmässiga och personliga egenskaper rekommenderade och de framgångar han uppnått under sitt arbete i organisationen. Undvik vanliga ord som t.ex pålitlig, kompetent, samvetsgrann etc., men fokusera på specifika fakta som kännetecknar den rekommenderade vad gäller hans yrkesegenskaper, förmågan att klara av vissa uppgifter. Här kan du fokusera på sådana kategorier som kunskapsnivå och flit vid utförandet av grundläggande uppgifter, förmågan att klara av icke-standardiserade uppgifter, uppfinningsrikedom, initiativförmåga, inlärningsförmåga, förmåga att anpassa sig till olika situationer, emotionell stabilitet, ledaregenskaper (till exempel: självständigt behärska programvaran, självständigt och framgångsrikt genomfört affärsförhandlingar, effektivt hanterade underordnade, etc.). Här kan du också ge en ungefärlig jämförelse av det rekommenderade arbetet med hans kollegors arbete, ange de viktigaste prestationerna, projekt som utvecklats och genomförts av honom personligen.

Anledningar till att byta jobb(lämnar organisationen, flyttar till en annan plats). Det kan handla om förändring av organisationens profil, nedläggning av en enhet, personalförändringar i organisationen, byte av bostad m.m.

Slutsatser: en kort och specifik bedömning av den rekommenderade personens kompetens, affärsegenskaper, hans kreativa potential och möjliga karriärtillväxt. Rekommendationer till innehar en specifik position eller positioner. (I vissa fall är det önskvärt att här ange i vilken grad du rekommenderar en person för den tjänst du söker: villkorslöst, starkt, med vissa reservationer, rekommenderar inte). Till exempel: Sidorov Vladimir Alexandrovich är flytande i teknik ... (eller ... har lång erfarenhet av att arbeta med server programvara... eller ... kan arbeta självständigt med företagskunder... etc.). Jag tror att Mr Sidorov effektivt kan fullgöra uppgifterna för avdelningschefen, som arbetar som avdelningschef, biträdande chef för datoravdelningen i ett medelstort företag.

Kontaktkoordinater person som undertecknar brevet. Denna punkt är särskilt relevant för rekommendationsbrev som utarbetats av enskilda, eftersom det är mycket möjligt att en ny arbetsgivare, efter att ha läst ett rekommendationsbrev, vill förtydliga vissa detaljer.

Signatur. Befattning, efternamn, namn, patronym för den person som undertecknar brevet anges.

Om brevet är skrivet av en privatperson, anges datumet för rekommendationen under signaturen. Formellt kräver signaturen inte certifiering av organisationens sigill

Exempel på syntaktiska konstruktioner,