Докладът за достъп до subd ms може да съдържа. Създавайте отчети като обекти на база данни на Access. Системи за управление на бази данни и експертни системи

формае обект на база данни, използван за преглед, въвеждане или промяна на данни. В сравнение с ръчното въвеждане на данни, базираният на формуляр интерфейс ви позволява да автоматизирате процеса чрез добавяне на функционални елементи към формуляра, въвеждане на валидиране на данни, персонализиране на представянето на данни за преглед.

Формулярите се създават на базата на проектираните бази данни. Access предоставя различни начини за създаване на формуляри в зависимост от функционалността и сложността, от които се нуждаете. Най-лесният начин да създадете формуляр е с майстори на формата. Използването на съветника за формуляри ви позволява да създавате доста гъвкави формуляри, като използвате полета от различни таблици, различни видовеформи и стилове. На фиг. Фигура 8 показва сложен формуляр, създаден от формуляр, базиран на дъщерната таблица на графика за ремонт на съединителя, в която е вграден формуляр, базиран на родителската таблица с подробности за клиента.

Ориз. 8. Сложна форма в режим на проектиране

Контролиса потребителски интерфейсни обекти, които ви позволяват да въвеждате или показвате данни. Контролите са в раздела Конструкторв група Контроли.

Използването на контроли във формуляри ви позволява значително да разширите функционалността на формулярите, както и да добавите показване на необходимите данни. В режим Конструкторформуляри, можете да предоставите на проектирания формуляр заглавие или обяснителен текст с помощта на инструмента Надписване.Някои полета могат да бъдат маркирани с помощта на контроли − Линияили Правоъгълник.Когато отпечатвате данни, винаги е полезно да знаете кога са въведени данните, тези параметри могат да бъдат зададени с помощта на бутона дата и час.

Друг контрол в дизайна на формуляра е Комбинирана кутия.Тази контрола се използва, когато се изисква стойността на полето в таблицата да не се въвежда ръчно, а да се избира от нея известен списъкстойности. По правило тези списъци са различни видове справочни данни.

комбинирана кутиясе създава по следния начин. В режим на проектиране на формуляр изберете десния правоъгълник на полето, което ще бъде оборудвано с контрола комбинирана кутияи щракнете с десния бутон. Ще се отвори меню, изберете от предложения списък Преобразуване на елемент> Комбинирана кутия.По-нататък през опцията Имотитрябва да се обадя Прозорец със свойстваи е в раздела ДанниИнсталирай Тип източник на ред - списък със стойности(Фигура 9) В имота Източник на низзадайте списък със стойности в следния формат – 1001; 1002; 1003; 1004; 1005.

Ориз. 9 - Прозорец със свойства на полето със списъка "Код на част"

Създаден елемент комбинирана кутияви позволява да промените номера на частта, докато сте в режим на преглед на формуляр с автоматична промянанеговите стойности в свързани таблици.

Ако, докато работите във формуляр, трябва да покажете данни от друг формуляр или да ги въведете в друг формуляр, тогава можете да създадете команден бутон в оригиналния формуляр, който отваря полетата на друг формуляр. За да създадете такъв бутон, трябва да отидете в раздела Създаванеи щракнете върху контролата Бутон. Задръжте натиснат бутона на мишката и начертайте правоъгълник там, където трябва да бъде командният бутон. Менюто ще се отвори Създаване на бутони. След това изберете действието, което ще се извърши при натискане на бутона, например, за да отворите формуляр, изберете от списъка Категории – Работа с формулярав списъка Действия–Отворена форма.След това щракнете върху бутона По-нататък.

В следващия диалогов прозорец ще бъдете помолени да изберете формуляра за отваряне измежду създадените преди това формуляри. Формулярът, който отваряте, трябва да се основава на свързана таблица, която има ключово поле, което е свързано с ключовото поле на таблицата на оригиналния формуляр. След това задайте опцията Текст, въведете текста, който ще бъде върху бутона и щракнете върху бутона Готов.

Командният бутон работи по следния начин. След въвеждане на стойност в ключовото поле на изходния формуляр, натискането на този бутон показва подформуляра с данните, свързани с ключовото поле. Подформуляр е формуляр, който се вмъква в друг формуляр. Подформулярът се създава с помощта на бутон Подформуляр, който се намира на разделите Конструкторв група Контролиили чрез плъзгане на желаната форма от зоната за навигация към основната форма.

Докладвай, за разлика от таблицата, представя данни с обобщени изчисления; данни от един и същи тип могат да бъдат групирани с извеждане на междинни суми за всяка група. С горен, горен, долен колонтитул и изчислени суми, отпечатаният отчет предоставя повече информация от таблица. Въз основа на таблицата справката може да избере от нея само необходимите данни за определен период.

За да създадете отчет в Access, трябва в раздела Създаванев група Докладищракнете Съветник за отчети.

Съветник за отчетие инструмент на Access, който помага да се създаде отчет въз основа на получените отговори на въпросите, зададени от потребителя.

В полето на този прозорец Избор на таблица/заявкаизберете желаната таблица, на базата на която ще бъде създаден отчета, и щракнете върху бутона По-нататък. След това съветникът за създаване на отчет предлага серия от диалогови прозорци, които ви позволяват да изберете типа на отчета (например табличен или колонен), изходни полета (всички или само някои), сортиране на данните в полетата (по азбучен или възходящ ред) , изберете стил на отчет (например строг). Когато отговаряте в диалогови прозорци, трябва да кликнете върху бутона По-нататъкдокато този бутон стане недостъпен, тогава всички въпроси са приключили и остава да кликнете върху бутона Готов.

Готовият отчет може да се види (активен Режим на преглед). Можете да промените изгледа на отчета в режим Дизайнер на отчети, където можете да отидете от прозореца База данникато щракнете върху бутона, Конструктор.

За да превключите към изглед за проектиране, щракнете с десния бутон върху името на отчета в навигационния панел и изберете Конструктор.

Можете да промените свойствата на отчета, неговите секции и неговите контроли в прозореца със свойства. Можете да добавите базова таблица или основни полета за заявка от обхвата към оформлението на отчета. Списък с полета. След това ще можете да добавяте полета към отчета, като ги плъзнете от областта Списък с полета.

Да бъдеш в режим Дизайнер на отчети, можете да предоставите на проектирания отчет заглавие (то трябва да бъде поставено в областта Заглавие на доклада), заглавка, която показва заглавията на колони в горната част на всяка страница (поставена в Горен колонтитул на страница), долен колонтитул, който показва обобщена информация в долната част на всяка страница (област долен колонтитулобикновено съдържа текущия номер на страница), област за бележки, където се намира общата сума на отчета. На фиг. 10 показва отчета в режим на проектиране с организация на крайното поле, отчитайки броя на записите в полето "Видове повреди".

Ориз. 10. Прозорец за изглед на отчет в режим на проектиране

Запазване на промените.След като запазите оформлението на отчета, можете да изпълните отчета по-късно, ако е необходимо. Оформлението ще остане непроменено, но самият отчет ще включва текущите данни при всяко отпечатване. Можете да промените оформлението на отчета или да създадете друг подобен отчет въз основа на него.

Запазете оформлението на отчета.За да запазите оформлението на отчета, щракнете върху бутона. Microsoft офис и след това изберете команда Запазванеили натиснете клавишната комбинация CTRL+S. Вместо това можете да щракнете върху бутон. ОТ пазачв прозореца Панел бърз достъп . Ако отчетът все още не е получил име, трябва да го въведете в полето Име на отчета и след това да щракнете Добре.

Запазване на оформление на отчет под друго име.За да запазите оформлението на отчета под друго име, щракнете върху бутона Microsoft офиси след това изберете команда Запази като. В диалоговия прозорец Запазваневъведете име в полето Запазване на обект ви след това в полето какИзбери предмет Докладвайи натиснете бутона ДОБРЕ.

Отпечатване на отчет.Отчетът може да се разпечата от произволен режим, както и ако не е отворен. Преди да започнете да печатате, трябва внимателно да проверите настройките на страницата (като полета и ориентация). В Access настройките на страницата се записват с отчета, така че трябва да ги настроите само веднъж. Можете да промените тези настройки по-късно, ако е необходимо.

62. Формуляри, отчети, заявки към Access subd, тяхното предназначение, методи за създаване.

Заявки.Тези обекти се използват за извличане на данни от таблици и представянето им на потребителя в удобна форма. Заявките изпълняват операции като избор на данни, сортиране и филтриране. С помощта на заявки можете да извършвате трансформации на данни според даден алгоритъм, да създавате нови таблици, автоматично да попълвате таблици с данни, импортирани от други източници, да извършвате прости изчисления в таблици и много други.

Особеността на заявките е, че те извличат данни от базови таблици и създават временна база данни въз основа на тях. получена таблица(моментална снимка) е изображението на полетата и записите, избрани от базовите таблици. Ако искат да подчертаят факта, че тази таблица е „временна“, тогава тя се нарича още моментна снимка. Когато работим с основните таблици на базата данни, ние физически се занимаваме с харддиск, тоест с много бавно устройство. Когато на базата на заявка получим получената таблица, тогава имаме работа с електронна таблица, която няма аналог на твърдия диск - това е изображение на избраните полета и записи. Основният принцип е, че не се изисква подреждане от базовите таблици. всичко

записи в основните таблици се правят само в естествения ред, както са получени, тоест в неподреден вид. Работата с изображение е по-бърза и по-ефективна, отколкото с таблици, съхранявани на твърд диск.

Актуализирането на базата данни може да стане и чрез заявка. В базовите таблици всички данни се въвеждат в реда, в който са получени, т.е. те не са поръчани. Но при подходяща заявка можете да получите данните, сортирани и филтрирани според нуждите.

Форми.Ако заявките са специални средства за избор и анализ на данни, то формулярите са средства за въвеждане на данни. Смисълът им е един и същ - да предоставят на потребителя възможност да попълва само онези полета, които трябва да попълни. В същото време във формуляра могат да бъдат поставени специални контроли (броячи, падащи списъци, радио бутони, квадратчета за отметка и др.) за автоматизиране на въвеждането. Предимствата на формулярите се разкриват особено ясно, когато данните се въвеждат от попълнени формуляри. В този случай формулярът се изработва с графични средства, така че да повтаря дизайна на формуляра - това значително опростява работата на наборчика, намалява неговата умора и предотвратява грешки при печат.

Доклади.По своите свойства и структура отчетите в много отношения са подобни на формулярите, но са предназначени само за извеждане на данни, и за извеждане не на екрана, а на принтера. В това отношение отчетите се различават по това, че предприемат специални мерки за групиране на изходните данни и за показване на специални дизайнерски елементи, които са типични за печатни документи.

63. Характеристика, предназначение на съвременни подс.

Microsoft Access 2003, 32-битова машина за релационни бази данни, която работи на Windows среда 2003 /T/XP и по-нови. Този софтуерен продукт е част от интегриран Microsoft пакет Office Professional, относително лесен за научаване и използване, е еднакво подходящ както за начинаещи потребители, така и за професионалисти. Основните характеристики на СУБД на Access включват:

Графичен интерфейс с множество прозорци, който позволява интерактивно създаване на таблици, формуляри, заявки, отчети и макроси

Наличие на разширени инструменти за интерактивен дизайн (таблици, формуляри, заявки, отчети, макроси)

Наличието на специални инструменти, които автоматизират работата, наречени съветници

Наличие на прилагане на целостта на данните на ниво база данни

Наличие на инструменти за защита на данните (защита с парола, ограничение на нивото на достъп и възможност за работа в многопотребителски системи)

Използване на OLE обектна технология за вграждане на обекти от различно естество (текстове, електронни таблици, чертежи) в базата данни

Да имаш собствен език Визуално програмиране Basic, обектно-ориентиран език за разработване на потребителски приложения, който има свойството на автономност от СУБД и преносимост към други приложения на MS Office

Пълна поддръжка на SQL език за заявки

Възможност за интегриране на данни от различни СУБД.

Софтуерните продукти на Microsoft трябва да бъдат разгледани по-подробно. Най-интересната характеристика на тези пакети е тяхната голяма интеграция, сътрудничество и възможности за споделяне на данни, тъй като тези пакети са продукти на един и същ производител и също така използват подобни технологии за обмен на данни.

Визуално FoxProе различен висока скорост, има вграден обектно-ориентиран език за програмиране, използващ диалекти xBase и SQL (тези диалекти са вградени в много СУБД). Има обектен модел на високо ниво. Когато се използва в компютърни мрежи, той осигурява изключителен и отделен потребителски достъп до данни.

Достъпе част от най-популярния пакет MS Office. Основни предимства: Познат с много крайни потребители и висока стабилност на данните, лесен за научаване, може да се използва от непрофесионален програмист, позволява ви да изготвяте отчети от бази данни с различни формати. Софтуерният пакет Access е предназначен за създаване на отчети в свободна форма въз основа на различни данни и разработка на некомерсиални приложения.

Визуално Основен е обектно-ориентиран език за програмиране с общо предназначение, в който са вградени диалекти Access, Visual FoxPro. Предимства: гъвкавост, възможност за създаване на OLE компоненти, ниски изисквания към компютърните хардуерни ресурси. Използва се за създаване на приложения със средна мощност, които не са свързани с висока интензивност на обработка на данни, разработване на OLE компоненти, интегриране на компоненти на MS Office.

ВизуалноC++- най-мощният обектно-ориентиран език за програмиране, има неограничена функционалност. Този език е предназначен за създаване на компоненти на приложения за извършване на критични за скоростта операции.

SQL сървър- сървър на база данни, реализира подхода клиент-сървър и взаимодейства с посочените пакети. Основни предимства: висока степен на защита на данните, мощни инструменти за обработка на данни, висока производителност. Обхват: съхранение на големи количества данни, съхранение на данни с висока стойност или данни, изискващи секретност.

Тези софтуерни продукти имат способността визуално да проектират потребителския интерфейс, т.е. разработчикът създава интерфейсни елементи от готови фрагменти, програмира само техните промени в отговор на всякакви събития.

Описана е технологията за създаване на прости, подробни, съставни отчети от бази данни в СУБД MS Access 2007.

* * *

Следващият откъс от книгата Бази данни: Отчитане в MS Access 2007 (Автори, 2013)предоставена от нашия книжен партньор – фирма ЛитРес.

Начало на работа

За да получите представа за отчетите на базата данни, се предлага да отворите базата данни за обучение Borey 2007 в СУБД на MS Access.

Отваряне на базата данни

За да отворите базата данни Borey 2007, трябва:

1. Стартирайте Microsoft Access, като щракнете върху бутона Старт.

2. Изберете Всички програми, след това Microsoft Office, след това Microsoft Access 2007. Ще се отвори прозорецът на Microsoft Access 2007.

Ако базата данни Borey 2007 не е отворена на вашия компютър за първи път, тогава ще видите прозореца на началния екран на базата данни Borey 2007 на екрана;

Ако за първи път, MS Access ще го зареди първо. За да започнете изтеглянето, щракнете върху командния бутон Изтегляне и следвайте инструкциите.

Отваря се прозорецът на базата данни Borey 2007.

Базата данни е затворена както обикновено за MS офис начин: в системно меню, съдържащ команди за работа с файла, изберете "Затваряне на базата данни".

Упражнение 1.Стартирайте MS Access 2007. Отворете базата данни Northwind 2007. Затвори го. Отворете базата данни Northwind 2007 отново.

Характеристики на интерфейса на MS Access 2007

В MS Access 2007 различен от предишни версииинтерфейс. Менюто и лентите с инструменти са заменени с лента с менюта с различни раздели: Начало, Създаване, Външни данни, Работа с базата данни.

Разделите съдържат инструменти или групи от инструменти (групата е маркирана с икона на триъгълник), които можете да въведете.

Ориз. 1. Лента с менюта на MS Access 2007 с раздели

Също така, в зависимост от обекта на базата данни, с който работите, контекстните инструменти се появяват автоматично, например при работа с формуляри се появяват контекстни инструменти за формуляра.

Под лентата са зоната за навигация вляво и прозорецът за редактиране вдясно, който показва обекта, който се редактира.

Ориз. 2. Прозорец на база данни "Борей 2007"

Навигационният панел съдържа всички обекти на Access (таблици, формуляри, заявки, отчети и др.). Можете да изберете желания обект от списъка All Access Objects. Когато щракнете двукратно върху име на обект в навигационния панел, този обект ще се покаже в прозореца за редактиране в собствен раздел.

Обекти на база данни

Базата данни съдържа данни в следните типове обекти: таблица, заявка, формуляр, отчет, макрос и модул. Основната структура за съхранение на данни е таблицата. Всички останали типове обекти се извличат от таблицата:

Заявката съхранява таблични данни, които отговарят на някои критерии, посочени от потребителя по време на компилирането на командата за извличане на данни.

Формулярът съхранява данни от таблица или заявка като колекция от екранни карти, всяка от които показва съдържанието на отделна таблица или запис на заявка, което е полезно при актуализиране на данни в таблици.

Отчетът съхранява данни от таблица или заявка във формуляра текстов документподходящ за печат.

Макросът съхранява набор от операции за обработка на данни, които могат да бъдат стартирани с едно натискане на клавиша Enter, което е удобно, ако трябва често да извършвате едни и същи типични операции.

Модулът съхранява програма за обработка на данни, написана на език за програмиране, най-често на вградения в MS Access език Access Basic.

Обектите на базата данни в навигационния панел са групирани и можете да видите имената на групите. За да видите съдържанието на група, щракнете върху името на групата. Второ щракване ще свие списъка с групи до нейното име.

Задача 2. Свийте и разгънете списъците с групи в навигационния панел.

Поради факта, че таблиците са основната структура за съхранение на данни, за да се избегне тяхното увреждане и да се осигури удобството при работа с данни, потребителят работи с производни типове обекти. В базата данни Northwind 2007 формулярите „Клиенти и поръчки“, „Наличности и покупки“, „Доставчици“, „Доставка“, „Отчети“, „Служители“ са изрично представени в Jump Area.

Таблици и други типове обекти са скрити в навигационния панел в групата Помощни обекти.

Групата "Неприсвоени обекти" съхранява обекти, които са допълнително създадени от потребителя. Тук например можете да запазите вашите създадени заявки.

забележи, че различни видовеобектите са маркирани различни икони:

Можете да промените представянето на обектите в навигационния панел към познатото, използвано в по-ранните версии на MS Access. За да направите това, щракнете върху иконата на списък (▼) в заглавието на навигационния панел, за да разгънете списъка с обектни филтри и изберете Обекти с пълен достъп.

Задача 3. Вижте съдържанието на групата Помощни обекти. Отваряйте различни видове обекти, вижте тяхното съдържание. Затворете групата Помощни обекти. Променете представянето на обекти в навигационния панел, за да групирате обекти по тип: таблици, заявки, формуляри, макроси, модули.

Преходната зона може да се свие и разшири, като щракнете върху бутона с двойна стрелка (<<) или (>>) в горния десен ъгъл на панела.

Задача 4. Свиване и разширяване на навигационния панел.

Прозорецът за редактиране вече е зает от началния екран. Началният екран може да бъде премахнат, като щракнете върху бутона (X) вдясно от иконата на началния екран.

Можете да го покажете в зоната за навигация от групата "Помощни обекти", след това формата "Начален екран".

Задача 5. Затворете началния екран на базата данни Borey 2007.

Всички таблици на базата данни са свързани помежду си. Можете да видите връзките между таблиците, ако отворите схемата на данните, като изберете „Схема на данни“ в раздела на менюто „Работа с бази данни“.

Можете да затворите схемата на данните, като щракнете върху бутона Затвори в раздела на менюто Дизайн.

Задача 6. Отворете и затворете схемата за данни.

Помощна система на MS Access 2007

Като всяко приложение на MS Office MS Access 2007 СУБД има своя собствена помощна система. За да го отворите, трябва:

1. От дясната страна на лентата с менюта щракнете върху бутона (?).

2. В прозореца „Помощ: Access“ въведете желаната помощна секция в долната част на прозореца или в лентата за търсене, въведете контекста на търсене и натиснете Enter.

Задача 7. Отворете системата за помощ на MS Access 2007. Отворете секцията Формуляри и отчети. Вижте съдържанието на раздела. Затворете системата за помощ.

Отчетите, подобно на формулярите, са извлечени обекти на Access въз основа на таблици или заявки. Формулярите са удобен инструмент за бърз преглед на данни, но основната им цел е да предоставят въвеждане и редактиране на данни. След като въведете данни в таблици с помощта на формуляри, които улесняват въвеждането, може да искате да покажете данните по организиран начин. Отчетите се използват за представяне на данни по удобен и лесен за разбиране начин. Извеждане на данни с помощта на отчети. Общи положения. Както всеки обект на Access, можете да създадете отчет ръчно или като използвате съветника за отчети (препоръчва се за създаване на чернова на отчет). Справка се генерира на базата на таблица (няколко таблици) или заявка. Процесът на създаване на нов отчет е подобен на създаването на всеки обект на Access, т.е. просто трябва да изберете обекта на базата данни Отчет - Създаване и след това в диалоговия прозорец Нов отчет изберете режима за създаване на отчет.

За да защити базата данни, Access използва файла на работната група system.mdw (работната група е група от потребители, които споделят мрежови ресурси), към който базите данни на работните станции са свързани по подразбиране. Файлът на работната група съдържа Сметкипотребители и групи, както и потребителски пароли. Сметкимогат да се предоставят права за достъп до базата данни и нейните обекти, докато самите права за достъп се съхраняват в базата данни. За да се гарантира защитата на базата данни на Access, е необходимо да се създаде работна групас помощта на администраторския файл на работната група wrkgadm.exe. Когато създавате уникална работна група, вие посочвате потребителското име, името на организацията и кода на работната група. Файлът на работната група на MS Access съдържа следните вградени акаунти: 1. Администратори - стандартен потребителски акаунт. Тези записи са еднакви за всички екземпляри на Ms Access; 2. Admin - администраторски групов акаунт - е уникален във всеки файл на работна група; 3. Потребители - съдържа потребителски акаунти. За да създадете файл на работна група, трябва да излезете от Access и в папката system или system32 в директорията на windows да намерите файла на работната група и да създадете нова работна група (може да се използват до 20 цифрови или азбучни обозначения). Групата Admins може да съдържа произволен брой потребители, но собственикът на обекта винаги е един и същ (собственикът на обекта може да бъде акаунтът, който е създал обекта или на който са прехвърлени правата за използването му). Тъй като четенето на администраторския запис е възможно за всички работни групи и тези акаунти са еднакви, потребителят ADMIN трябва да бъде премахнат от администраторската група, за която трябва да се създаде нов администраторски акаунт и да се зададе парола за неговите акаунти и за акаунтите на собственика. Само собственикът на базата данни и членовете на групата администратори могат да криптират и декриптират база данни. За криптиране Jet използва алгоритъма RSA (наречен на първите букви от имената на неговите изобретатели: Rivest, Shamir, Adelman) с ключ, базиран на ID на работната група. Шифроването на базата данни има два отрицателни странични ефекта. Първо, неговата производителност е намалена - според Microsoft с 10-15 процента. Второ, една криптирана база данни не може да бъде компресирана с програми като PKZip, LHA, Stacker и DriveSpace. По-точно можете да компресирате, но няма смисъл - размерът му ще намалее леко. Разграничаване на правата за потребителски достъп Разрешенията за достъп се наричат ​​изрични, ако принадлежат или са присвоени на потребителски акаунт.

Пример за създаване на защита на данните в MS Access:

Фиг.4 Създаване на защита на данните

Създаване на справки в MS Access СУБД. Изготвяне на отчетна документация за MS Access. Защита на проекти на СУБД MS Access.

Системата за сигурност на базата данни трябва да гарантира физическата цялост на базата данни и защитата срещу неоторизирано проникване, за да се чете съдържанието и да се променят данните. Защитата на базата данни се осъществява на две нива: - на ниво парола; - на нивопотребител (защита на потребителски акаунти и идентифицирани обекти). За да защити базата данни, Access използва файла на работната група system.mdw (работната група е група от потребители, които споделят мрежови ресурси), към който базите данни на работните станции са свързани по подразбиране. Файлът на работните групи съдържа потребителски и групови акаунти, както и потребителски пароли. На акаунтите могат да бъдат предоставени права за достъп до базата данни и нейните обекти, докато самите разрешения за достъп се съхраняват в базата данни. За да се гарантира защитата на базата данни на Access, е необходимо да се създаде работна група с помощта на администраторския файл на работната група wrkgadm.exe. Когато създавате уникална работна група, вие посочвате потребителското име, името на организацията и кода на работната група. Файлът на работната група на MS Access съдържа следните вградени акаунти: 1. Администратори - стандартен потребителски акаунт. Тези записи са еднакви за всички екземпляри на Ms Access; 2. Admin - администраторски групов акаунт - е уникален във всеки файл на работна група; 3. Потребители - съдържа потребителски акаунти. За да създадете файл на работна група, трябва да излезете от Access и в папката system или system32 в директорията на windows да намерите файла на работната група и да създадете нова работна група (може да се използват до 20 цифрови или азбучни обозначения).

Пример за създаване на отчети в MS Access:

Фиг.5 Създаване на отчети

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В учебната практика ДО 04.01.и ДО 04.02.Затвърдих знания по дисциплините: МДК 04.01. „Работа с компютър и PC хардуер” и МДК 04.02. „Работа с компютър и компютърен софтуер”. Повторих такива материали като: външната архитектура на компютъра, свързване на устройства, настройка на програми и интерфейси, работа с редакторски програми и др.

На практика бяха изучени и нарисувани следните теми:

1. Създаване на презентация

Докладвайе форматирано представяне на данни, които се показват, отпечатват или съхраняват. Те ви позволяват да извлечете необходимата информация от базата данни и да я представите в лесна за разбиране форма, а също така предоставят широки възможности за обобщаване и анализ на данни. При отпечатване на таблици и заявки информацията се издава почти във формата, в която се съхранява. Често има нужда да се представят данни под формата на отчети, които са традиционни и лесни за четене. Подробният отчет включва цялата информация от таблица или заявка, но съдържа заглавки и е пагиниран с горни и долни колонтитули.

Структура на отчета в изглед за проектиране

Microsoft Access показва данни от заявка или таблица в отчет, като добавя към тях текстови елементи, които улесняват четенето. Тези елементи включват:

1. Заглавие. Този раздел се отпечатва само в горната част на първата страница на отчета. Използва се за извеждане на данни, като текст на заглавие на отчет, дата или посочваща част от текста на документа, които да бъдат отпечатани веднъж в началото на отчета. За да добавите или премахнете област за заглавка на отчет, изберете командата Заглавие на отчета/бележка от менюто Изглед.

2. Заглавие. Използва се за показване на данни като заглавия на колони, дати или номера на странициотпечатан в горната част на всяка страница с отчет. За да добавите или премахнете горен колонтитул, изберете Горни и долни колонтитули от менюто Изглед. Microsoft Access добавя горния и долния колонтитул едновременно. За да скриете един от горните и долните колонтитули, задайте свойството Height на 0.

3. Областта с данни, разположена между горния и долния колонтитул на страницата. Съдържа основната част на доклада. Този раздел показва данните, които се отпечатват за всеки от записите в таблицата или заявката, на които се основава отчетът. За поставяне на контроли в областта с данни се използва списък с полета и панел с елементи. За да скриете областта с данни, задайте свойството Height на раздела на 0.

4. Долен колонтитул. Този раздел се появява в долната част на всяка страница. Използва се за показване на данни като общи суми, дати или номера на страници, отпечатани в долната част на всяка страница с отчет.

5. Забележка. Използва се за показване на данни като заключителен текст, общи суми или подпис, който трябва да се отпечата веднъж в края на отчета. Въпреки че секцията Бележка на отчета е в долната част на отчета в изглед за проектиране, тя се отпечатва над долния колонтитул на страницата последна страницаотчет. За да добавите или премахнете област за бележки за отчет, изберете командата Заглавие на отчета/Бележка от менюто Изглед. Microsoft Access добавя и премахва заглавката на отчета и областите за бележки едновременно

Начини за създаване на отчет

Можете да създавате отчети в Microsoft Access по различни начини:

1. Конструктор

2. Съветник за отчети

3. Автоматичен отчет: към колона

4. Автоматичен отчет: лента

5. Съветник за диаграми

6. Пощенски стикери

Помощникът ви позволява да създавате отчети с групиране на записи и е най-лесният начин за създаване на отчети. Той поставя избраните полета в отчета и предлага шест стила на отчета. След завършване на съветника, полученият отчет може да бъде финализиран в режим на проектиране. С помощта на функцията за автоматичен отчет можете бързо да създавате отчети и след това да правите някои промени в тях.

За да създадете автоматичен отчет, направете следното:

1. В прозореца на базата данни щракнете върху раздела Отчети и след това щракнете върху бутона Създаване. Появява се диалоговият прозорец Нов отчет.

2. Изберете колоната Autoreport: to или Autoreport: елемент от лентата в списъка.

3. В полето източник на данни щракнете върху стрелката и изберете таблица или заявка като източник на данни.

4. Щракнете върху бутона OK.

5. Помощникът за авторепорт създава авторепорт в колона или лента (по избор на потребителя) и го отваря в режим Преглед, което ви позволява да видите как ще изглежда отчетът, когато бъде отпечатан.