Как да запазите в excel. Запазване на работна книга на Excel със скица във файл. Excel файлови формати

Навременното запазване на работни книги в Excel ще ви позволи да се предпазите от случайна загуба на данни, а функцията за автоматично възстановяване ще възстанови работата ви след аварийно изключване на компютъра. В този урок ще научите как да запазвате Excel файлове като локален компютър, както и в съхранение в облака OneDrive, както и да зададете необходимите опции за автоматично запазване.

Когато създавате нова работна книга на Excel, първо трябва да знаете как да я запазите, за да можете да я отворите и редактирате по-късно. Както в предишни версиипрограми, Microsoft файлове Excel може да бъде запазен локално. Ако желаете, документът може да бъде записан в облачно хранилище на OneDrive, както и експортиран или споделен директно от Excel.

OneDrive преди беше известен като SkyDrive. Няма фундаментални разлики в начина на работа на тези услуги, а само ново име за съществуваща услуга. В някои продукти на Microsoftизвестно време все още може да се среща името SkyDrive.

Запазване и Запазване като

Има два начина да запазите книга Microsoft Excel: Запиши и Запиши като. Тези опции работят по подобен начин, с някои разлики.

  • Запазване: Когато създавате или редактирате документ, командата Запиши се използва, когато промените трябва да бъдат запазени. Тази команда се използва в повечето случаи. Когато запишете работна книга за първи път, трябва да дадете име на файла и да посочите място за съхранение на вашия компютър. Освен това, когато щракнете върху командата Запазване, файлът се записва под същото име и на същото място.
  • Запази като:Тази команда се използва за създаване на копие на документ, когато искате да запазите оригинален файл. Използвайки командата Запиши като, трябва да зададете различно име и/или да промените мястото за съхранение на новия файл.

Как да запазите книга

Не забравяйте да запазите промените си, когато създавате нова работна книга или правите промени в съществуващ файл. Навременното спестяване често предотвратява загубата на вашата работа. Не забравяйте да запомните къде запазвате работата си, за да я намерите по-лесно по-късно.

Използване на Save As за създаване на копие

Да запазя нова версиякниги и в същото време да оставите оригинала, трябва да създадете копие. Например, имате файл, наречен „Отчет за продажбите“, можете да го запишете като „Отчет за продажбите 2“. Сега можете да редактирате копие на файла, като винаги можете да се върнете към оригиналната му версия.

Как да промените местоположението за запис по подразбиране

Ако не искате да използвате OneDrive, вероятно ще бъдете разочаровани, тъй като това е местоположението по подразбиране за запазване на файлове на Excel. Ако ви е неудобно да избирате компютър всеки път, винаги можете да промените местоположението по подразбиране за записване на документи.

Автоматично възстановяване

Докато работите върху работни книги, Excel автоматично ги записва във временна папка. Възможно е да възстановите документа с помощта на автоматично възстановяване, в случай че забравите да запазите промените или възникне грешка.

Как да възстановим документ

от Excel по подразбиранеавтоматично записва книга на всеки 10 минути. Ако документът е бил редактиран за по-малко от 10 минути, Excel може да няма време за автоматично записване.

Ако не виждате документа, от който се нуждаете, можете да видите всички автоматично запазени файлове в изгледа Backstage. Щракнете върху раздела Файл, щракнете върху Контрол на версиите и след това изберете Възстановяване на незапазени документи.

XLSX и XLS формати
  • основна лента с инструменти Запазете в други формати... Файл>Запазете документа като>Работна тетрадка Microsoft Excel 97-2003.

съвет. Запазване>XLSXдиалог Настройки(меню Обслужване>Настройки…).

Изпълнение на документ

Изборът на режим за запазване на дизайна зависи от това как ще използвате създадения документ в бъдеще:

  1. Форматиран текст

В получения документ стилът и размерът на шрифта, разделянето на абзаци ще бъдат запазени, но подредбата на обектите на страницата и разстояние между редовете. Така ще се получи плътен текст с ляво подравняване. За текст, в който редът на четене е отдясно наляво, подравняването ще бъде дясно.

Коментирайте.Всеки текст с вертикална ориентация в този режим ще се показва хоризонтално.

  1. Обикновен текст

В този режим форматирането на текста няма да бъде запазено.

Текст

  • Запазете числови данни в цифров формат

Указва, че когато записвате разпознат текст във формат XLS, числата ще се записват във формат Цифри. Този формат се използва в Excel за извършване на аритметични операции върху клетки, съдържащи числа.

  • Запазете горните и долните колонтитули

Поставете отметка при тази опция, ако искате текстът на горния и долния колонтитул да бъде запазен. Ако тази опция е деактивирана, текстът на заглавката няма да бъде запазен.

  • Създайте отделна таблица за всяка страница (само XLSX)

Качество на картината

Когато записвате във формат XLSX, можете да запазвате и илюстрации. Ако разпознатият текст съдържа голям брой илюстрации, тогава размерът на крайния файл може да бъде много голям. Качеството на изображенията и размерът на получения файл зависят от избраната стойност в падащия списък. Качество на картината.

съвет:

  • За да зададете опции за запазване на изображения, изберете Персонализиран…. В отворения диалогов прозорец Потребителски настройкиизберете необходимите стойности и щракнете върху бутона Добре.
  • Ако не искате да запазвате илюстрации в разпознат текст, уверете се, че опцията Запазване на снимки (само XLSX)не е отбелязано.

CSV формат

  • Щракнете върху стрелката до бутона за запазване на резултатите в главната лента с инструменти и изберете формата за запазване от списъка. Ако желаният от вас формат не е в списъка, изберете Запазете в други формати...и в диалоговия прозорец за запазване, който се отваря, изберете желания формат. Можете също да запазвате документи, като използвате командата от менюто Файл>Запазете документа като>CSV документ.

съвет.Ако е необходимо, можете да конфигурирате допълнителни опции за запазване на отметката Запазване>csvдиалог Настройки(меню Обслужване>Настройки…).

Този раздел съдържа следните групи настройки:

Опции за запазване на текст

  • Игнорирайте текст извън таблицата

Указва, че във файла ще се записват само таблици.

  • Разделете страниците със знак за край на страницата (#12)

Указва, че когато разпознатият текст е записан във формат CSV, пагинацията ще бъде същата като в оригиналния документ.

  • Разделител

Указва знака, който ще разделя колоните с данни в CSV файл.

Кодиране

ABBYY FineReader автоматично избира кодовата страница. Ако искате да промените кодова страница, изберете желаната стойност от падащия списък в секцията Кодиране.

Обикновено работна книга на Excel е свързана с файла като едно цяло. Но всъщност това не е съвсем вярно.

Концепцията за работна книга в Excel означава файл. Но не е така. Особено в новото XLSX формати. По-точно книгата трябва да се разбира като цял набор от файлове. За потребителя това е виртуален аналог на папка. Тоест книгата е папка, а листовете й са файлове с документи, които съдържа.

Запазване на книгата и нейната скица във файл

Потребителска гледна точка персонален компютърВсеки файл се състои от три части:

  1. Име на файл.
  2. Разширение (за Excel 2007 и по-нови версии това е .xlsx).
  3. Съдържанието на файла и неговата икона.

Програма Excelви позволява да запазвате миниатюри на документи. Самата миниатюра е графична миниатюра на съдържанието на документа. Това е много удобно, когато в една папка има много файлове с работни книги и името не е достатъчно, за да се запомни тяхното съдържание.

Благодарение на миниатюри (миниатюри), няма нужда да отваряте всеки файл, за да намерите желания документ.

За илюстративен пример, нека създадем нова книгаи го запазете със скица. За да създадете нова книга, щракнете върху менюто "Файл", опцията "Ново". Или натиснете комбинацията от горещи клавиши CTRL+N.



Забележка. Когато записвате книга, по-добре е да посочите името на файла без разширение, за да избегнете грешки. Програмата автоматично ще добави желаното разширение.

В прозореца, който се показва, въведете име за файла, маркирайте опцията „Запазване на миниатюра“ и щракнете върху бутона „Запазване“.


След като запазите книгата, заглавието на прозореца на програмата показва името на текущия файл, а иконата на файла ще се различава от графична миниатюра на съдържанието му.

По-нататък в процеса периодично натискайте „Запазване“, за да не загубите данни (с изключение на „Запазване като“, тъй като тази функция предлага запазване чрез създаване на нов документ в папка на диска).

Забележка. Дължината на името на документа не трябва да надвишава 255 знака. Не е разрешено използването на специални знаци за името (* ? / и т.н.). Не можете да запишете два документа с едно и също име в една и съща папка.

Когато видим Excel документв папка, не винаги виждаме нейното разширение. Зависи от настройките на операционната система Windows системи. Разширенията са скрити по подразбиране. Но ако искате, можете да активирате показването на разширения в Настройки на Windows: "Контролен панел" - "Опции за папки" - "Преглед" и премахнете отметката от "скриване на разширения за известни типове файлове".

Нов документ в момента на създаването му е в паметта на компютъра и ако не бъде записан на диска, след затваряне на приложението (в този случай Excel) този документ ще изчезне и ще бъде невъзможно да го възстановите. Понякога един документ наистина може да бъде „еднократен“, тоест той е създаден само за да се използва веднъж (например за печат). В повечето случаи обаче създаденият документ трябва да бъде запазен, за да може да се работи с него в бъдеще. Освен това, като правило, вие също трябва да запазите документ, който вече съществува на диска, ако са направени промени в него. За да запазите документ, направете едно от следните: - изберете инструмента Запис от панела Стандартен; - натиснете комбинацията Ctrl+S (Запазване) или Shift+F12; - изпълнете командата Запис (Файл).

Ако новосъздаденият документ се записва за първи път, тогава се появява прозорец за запис, в който трябва: » 1) да изберете устройството, на което ще бъде записан файлът, за което трябва да отворите затворения списък с папки и да щракнете върху ред с името на устройството; 2) отидете в директорията, където ще бъде записан файлът; 3) в полето за въвеждане Име на файл въведете името на файла, който ще запишете; 4) натиснете клавиша Enter или щракнете върху бутона Запазване. За да отидете до желаната директория, можете да използвате следните методи: влизане в директорията - щракнете двукратно върху директорията (по име или по изображение) в списъка с директории и файлове; напускане на директорията (преминаване към директория от по-високо ниво) - щракнете върху инструмента нагоре или комбинацията Alt + 2; » връщане към предишната (последната) директория - щракнете върху лявата секция на инструмента Назад или комбинацията Alt + 1; « връщане към една от предишните директории - щракнете върху дясната секция на инструмента за връщане назад и щракнете върху избраната директория в списъка, който се появява. Не е необходимо да въвеждате разширението на файла при въвеждане на името, то ще бъде зададено автоматично. Файлът на работната книга на Excel ще има разширение xls.

За да посочите името на файла, който да бъде запазен, можете да използвате затворения списък с имена на файлове, който записва въведените преди това имена на документи. Форма Properties, в която списъкът се представя като списък и когато щракнете върху файл от списъка, вдясно от него се появява Кратко описаниенеговите свойства (вижте раздел 3.2.5). Можете също да изберете форма на презентация, като щракнете върху лявата част на инструмента за изглед или като натиснете Alt+b. Формите на представителство ще бъдат последователно променяни. Най-често използваната и удобна е формата Списък. Формулярите Таблица и Свойства се прилагат според нуждите.

Използването на други форми не представлява голям практически интерес.


Excel има няколко начина спаси Excel електронна таблица . Запазете електронната си таблица като шаблон на Excel. Запазване на excel в pdf и др.
Първи начин.
Ако щракнем върху кръста в червения правоъгълник, разположен в горния десен ъгъл на таблицата, тогава нашата таблица ще бъде запазена там, където сме я отворили и затворили.Например, отворихме маса на работния плот, като избрахме от контекстно меню"Лист Microsoft Officeпревъзходен. Книгата ще бъде запазена на вашия работен плот.
Вторият начин.
Ако отворим работна книга на Excel чрез "Старт".Вижте статията "Как да отворите лист в Excel (създайте на работния плот). В този случай при запазване на работната книга на Excel (когато щракнем върху кръстчето в горния десен ъгъл) ще се появи следният диалогов прозорец.
Програма Excel, с този диалогов прозорец, ни пита къде искаме да запазим нашата работна книга.
Горният ляв списък на този прозорец изброява папките, в които можете да запишете работната книга на Excel.
А горният десен списък съдържа папките, които са в избраната папка от левия списък.
Например на снимката: избрана е папка "Общи" и в тази папка има папки: "Обща музика", "Общи видеоклипове" и т.н.
Ако щракнем върху бутона "Нова папка" (в горната част на прозореца), ще бъде създадена нова папка. Подписваме тази папка. Кликнете два пъти върху него с левия бутон на мишката, папката ще се отвори.
Ако тази папка е нова, ще пише „Тази папка е празна“.
Ако отворим папка не нова, а такава, която вече имаме, тогава всички папки, които вече съществуват в нея, ще се появят в нея.
В прозореца „Запазване на документ“, в секцията „Име на файл“, напишете името на нашата книга (на произволен език) и щракнете върху „Запазване“.
Ако е необходимо запишете работна книга на excel на работния плот, след което изберете в диалоговия прозорец „Запазване на документ“ – „Работен плот“ от лявата страна на диалоговия прозорец. Книгата ще бъде запазена на работния плот, но няма да се затвори.
Третият начин.
Ние изграждаме голяма сложна маса за дълъг период от време. За да не загубите тези данни, трябва периодично да запазвате таблицата, без да я затваряте. За да направите това, щракнете върху бутона "Запазване" в горния ляв ъгъл.Данните в нашата таблица ще бъдат запазени, но таблицата ще остане отворена и можете да продължите да работите в нея.
Четвърти начин.
Отворихме работна книга на Excel на работния плот и работихме в нея дълго време. Имаме готова за работа маса и искаме да я запазим, но не на работния плот, а в специална папка.
За да направите това, щракнете върху бутона "Запиши като" в горния ляв ъгъл. Можете също да извикате диалоговия прозорец "Запазване като", като натиснете клавиша на клавиатурата на лаптоп, компютър - F12.
Появява се диалоговият прозорец Запазване на документ. След това действаме по схемата, описана в тази статия във втория метод.
Книгата ще бъде запазена в папката, която сме избрали, но ще остане и на работния плот. След като проверите работната книга на Excel в папката, можете да я изтриете от работния плот.
Пети начин.
Можете да настроите автоматично запазване на работна книга, така че Excel периодично да записва промените, докато работи в таблица, така че данните да не се губят в случай на срив. Вижте статията за това "Автоматично запазване в Excel".
Направихме си добра таблица, формуляр, друг документ. Сега искаме да го запазим като шаблон за по-нататъшна работа. Как да направите това, вижте статията "Запазете електронната си таблица като шаблон на Excel".