نحوه ایجاد یک گروه آدرس در Outlook استفاده از Bcc در Outlook

گاهی اوقات کاربر نیاز به تغییر، تکمیل، انتقال لیست مخاطبین به شخص مناسب، انتقال آن به دستگاه اضافی دارد. برای راحت کردن آن، Outlook همه ابزارهای لازم را دارد.

نحوه انتقال آدرس از Outlook

نحوه صادرات مخاطبین

روش های انتقال داده بسته به نسخه سرویس گیرنده ایمیل Outlook متفاوت است.

صادرات مخاطبین از Outlook 2013

1. برای صادرات داده ها از Outlook 2013، برنامه را باز کنید و در برگه "File" - "Open and Export"، "Import and Export" را انتخاب کنید.
2. سرویس گیرنده ایمیل ارائه خواهد کرد گزینه های ممکن. بر روی "صادر کردن به فایل" کلیک کنید.

پوشه ای را که می خواهید اطلاعات ضبط کنید انتخاب کنید.

یک نام برای شیء ذخیره شده مشخص کنید و روی دکمه "پایان" کلیک کنید.

می توانید فایل CSV جدید را با باز کردن آن در اکسل روی رایانه خود آزمایش کنید.

صادرات مخاطبین از Outlook 2010

1. Outlook 2010 را باز کنید و به تب File بروید.

   روی "File" در نوار کنترل در بالای پنجره Outlook کلیک کنید

پنجره Outlook Options باز می شود. در سمت چپ منوی افقیروی "پیشرفته" کلیک کنید.

"Export Wizard" باز می شود، در اینجا مورد "Comma Separated Values ​​(Windows)" را انتخاب کنید، این نام دیگری برای فایل CSV است. Next را کلیک کنید.

2. پوشه ای که اطلاعات تماس در آن ذخیره می شود را انتخاب کنید.
3. صبر کنید تا فرآیند انتقال اطلاعات تکمیل شود.

هنگام استفاده از محتویات مخاطبین منتقل شده در سایر محصولات سرویس گیرنده نامه، به "فایل داده های چشم انداز(PST)".

صادرات مخاطبین از Outlook 2007

1. برای انتقال مخاطبین از Outlook 2007، برنامه را باز کرده و تب File را باز کنید. در لیست توابع، روی "واردات و صادرات" کلیک کنید.
2. "جادوگر واردات" باز می شود که برای تولید سند مورد نیاز است. "صادر کردن به فایل" را علامت بزنید.
3. در پنجره ای که باز می شود، "مقادیر جدا شده با کاما (ویندوز)" را انتخاب کنید. با کلیک بر روی دکمه "بعدی" ادامه دهید.
4. پوشه ای را که محل ذخیره خواهد بود مشخص کنید. روی "بعدی" کلیک کنید.
5. صبر کنید تا فرآیند انتقال به پایان برسد.

نحوه انتقال مخاطبین از Outlook به Excel

صرف نظر از نسخه Outlook، پس از انتقال فایل CSV به رایانه، می توانید آن را در اکسل باز کنید.

اگر سلول های خالی را در سند خود مشاهده کردید، نگران نباشید.اینها موقعیت هایی هستند که وقتی مخاطب هنوز در Outlook بود پر نشده بودند. همه اطلاعات را هر فردی تجویز نمی کند: در مورد تلفن منزل، نام سازمان یا عنوان شغلی تماس.

پس از مشاهده فایل منتقل شده در اکسل، هنگام بسته شدن، تغییرات را ذخیره نکنید. این می تواند ساختار سند را از بین ببرد و آن را غیرقابل خواندن کند.

نحوه وارد کردن مخاطبین در تمام نسخه های Outlook

1. روند افزودن یک فایل CSV به نامه برای همه نسخه های Outlook یکسان خواهد بود. این کار به همان روش صادرات انجام می شود: "پرونده" - "باز کردن و صادرات" - "واردات و صادرات". در "جادوگر" "وارد کردن از یک برنامه یا فایل دیگر" را انتخاب کنید.
2. 
   
3. پس از انتخاب یک اقدام، روی Next کلیک کنید. منتظر پایان فرآیند انتقال باشید.

آدرس های اینترنتی و ایمیل را به Outlook همه نسخه ها وارد کنید

1. برای وارد کردن مخاطبین از Outlook، دوباره به "Import and Export Wizard" بروید. Import from other program or file را انتخاب کنید.
2. در پنجره ای که باز می شود، روی "وارد کردن آدرس های اینترنتی و ایمیل" کلیک کنید.
3. از بین دو گزینه واردات پیشنهادی "Outlook Express 4.x، 5.x، 6.x یا Windows Mail" را انتخاب کنید.
4. روی «بعدی» کلیک کنید و منتظر بمانید تا مخاطبین وارد شوند.

از برنامه یا فایل دیگری در هر نسخه از Outlook وارد کنید

1. پس از انتخاب «وارد کردن از یک برنامه یا فایل دیگر»، می‌توانید مخاطبین را از ابزار Lotus Organizer و همچنین اطلاعاتی از Access، Excel یا یک فایل ساده اضافه کنید. فایل متنی. برنامه ای را که قصد دارید از آن مخاطبین اضافه کنید، انتخاب کنید.
2. پنجره ای با گزینه های انتخابی ظاهر می شود. اگر می خواهید موارد تکراری ایجاد کنید، روی آیتم "اجازه ایجاد موارد تکراری" کلیک کنید.
3. پوشه ای را که می خواهید اطلاعات را در آنجا دریافت کنید انتخاب کنید.
4. تصمیم بگیرید که داده ها در کجا ذخیره شوند.

ویدئو: دستورالعمل برای انتقال مخاطبین

دفترچه آدرس در Outlook کجاست

تمام اطلاعات مربوط به دفترچه آدرس، پیام ها، تقویم ها و یادداشت ها در رایانه به صورت آرشیو شده ذخیره می شود. در صورت نیاز به یافتن، کپی یا انتقال آن، دانستن اینکه فایل PST مورد نیاز در کدام پوشه ها قرار دارد مفید خواهد بود:

• درایو:/کاربران/<имя пользователя>
• درایو:/کاربران/<имя пользователя>/ رومینگ / محلی / مایکروسافت / Outlook.
• درایو:/کاربران/<имя пользователя>/ اسناد / فایل های Outlook.
• درایو:/کاربران/<имя пользователя>/My Documents/Outlook Files.
• درایو:/اسناد و تنظیمات/<имя пользователя>

اگر از IMAP، Microsoft Exchange یا outlook.com استفاده می کنید، مکانی که اطلاعات ایمیل شما در آن ذخیره می شود فضای سرور است. داده ها در قالب PAB ثبت می شوند. اگر چنین است، می توانید آنها را در اینجا پیدا کنید:

• درایو:/کاربران/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook.
• درایو:/ اسناد و تنظیمات.

اگر از حساب Microsoft Exchange Server استفاده می‌کنید، کتاب آدرس آفلاین در آدرس‌های زیر قرار دارد:

• درایو:/کاربران/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook.
• درایو:/اسناد و تنظیمات/<имя пользователя>/ تنظیمات محلی / داده های برنامه / مایکروسافت / Outlook.

یک دفترچه آدرس در Outlook ایجاد کنید

پس از ایجاد دفترچه آدرس، مخاطبین را می توان به آن اضافه کرد.

نحوه افزودن مخاطبین به Outlook

مخاطبین اطلاعات مربوط به افراد را ذخیره می کنند. شما فقط می توانید یک آدرس وارد کنید پست الکترونیکیا اطلاعات بیشتری را پر کنید، مانند شماره تلفن، عکس یک شخص، آدرس پستی، آدرس محل کار.

پس از ایجاد یک پوشه تماس سیستماتیک، برنامه پوشه مورد نیاز شما را با حروف اول پیدا می کند و به طور خودکار آدرس ایمیل را پر می کند.

افزودن مخاطب از پیام ایمیل

ابتدا باید پیام دریافتی را باز کنید، روی نام شخص کلیک راست کرده و "افزودن به مخاطبین Outlook". اطلاعات مورد نیاز را با توجه به نام فیلدها پر کنید، سپس ذخیره کنید.

افزودن مخاطب از ابتدا

ویدئو: دستورالعمل برای افزودن مخاطبین

نحوه ایجاد یک لیست پستی در نسخه های مختلف Outlook

برای ارسال همزمان به چندین مشترک به طور همزمان، توصیه می کنیم از ابزار گروه تماس استفاده کنید.

یک لیست توزیع در Outlook 2013 ایجاد کنید

یک لیست توزیع در Outlook 2010 ایجاد کنید

در منوی اصلی برنامه کاری"ایجاد گروه تماس" را انتخاب کنید. پرکردن اطلاعات مهمو ذخیره کنید.

ویدئو: نحوه ایجاد یک گروه تماس در Outlook 2010

در Outlook 2007، مسیر "File" - "New" - "Distribution List" را دنبال کنید یا Ctrl+Shift+L را فشار دهید. اطلاعات مربوط به شرکت کنندگان را پر کنید، ذخیره کنید.

دفترچه آدرس را از طریق "File" - "Create" انتخاب کنید یا از دستور Ctrl + Shift + L استفاده کنید

اینکه چند نفر می‌توانند در یک زمان پیام ارسال کنند به اندازه فایل‌های نام بستگی دارد. تقریباً میانگین تعداد 100 مخاطب است.

مخاطبین را در Outlook حذف کنید

به منظور جلوگیری از تکراری شدن مخاطبین، هنگام وارد کردن آنها در "جادوگر واردات"، فراموش نکنید که تنظیمات انتقال استاندارد "اجازه دادن به موارد تکراری" را به مورد دیگری تغییر دهید که در آن گزینه جایگزینی موارد موجود ارائه شده است.

اگر مخاطبین قبلاً دو برابر شده‌اند، می‌توانید با کلیک کردن روی مورد «تلفن‌ها» آنها را در «فهرست مخاطبین» حذف کنید. در فیلدی که در مقابل شما باز می شود، باید مخاطبین تکراری را انتخاب کنید و سپس روی DELETE کلیک کنید.

اگر در «گزینه‌های تماس» تیک قسمت «بررسی خودکار مخاطبین تکراری» را بردارید، وقتی شخصی را انتخاب می‌کنید چشم اندازکارت ویزیت تکراری را ردیابی نخواهد کرد.

عملکرد اصلی برنامه های مایکروسافت Outlook یک سرویس ایمیل است. علاوه بر این، می تواند عملکردها را انجام دهد نوت بوکو با مدیر تماس بگیرید پس از یادگیری نحوه افزودن، حذف مخاطبین و ایجاد گروه در سرویس گیرنده پست الکترونیکی Outlook، کاربر می تواند برنامه را به روشی که برای او مناسب است سفارشی کند و با کمک آن با دوستان و همکارانش در ارتباط خواهد بود.

از یک گروه تماس (که قبلاً "لیست پستی" نامیده می شد) برای ارسال یک پیام ایمیل به چندین نفر - یک تیم پروژه، یک کمیسیون یا حتی فقط یک گروه از دوستان - بدون نیاز به افزودن هر یک به خط، cc یا cc جداگانه استفاده کنید. .

برای گروه‌های مخاطب در Outlook برای Mac، به ایجاد فهرست توزیع یا گروه مخاطب در Outlook برای Mac مراجعه کنید.

اطلاعات اضافی

یک گروه تماس ایجاد کنید

توجه داشته باشید:عضوی که به گروه مخاطب اضافه می کنید ممکن است در دفترچه آدرس نباشد. نام و آدرس ایمیل او هنگام کپی و چسباندن یک پیام ایمیل درج می شود.

یک گروه تماس دریافت شده از کاربر دیگر را اضافه کنید

اگر پیامی دریافت کردید که حاوی گروه مخاطب مورد نظرتان است، آن را در لیست مخاطبین خود ذخیره کنید.

یک پیام ایمیل حاوی گروهی از مخاطبین را باز کنید.

در زمینه به چه کسییا کپی 🀄روی گروه تماس راست کلیک کرده و command را انتخاب کنید به مخاطبین Outlook اضافه کنید.

اطلاعات اضافی

یک لیست پستی ایجاد کنید

لیست های پستی در پوشه پیش فرض ذخیره می شوند مخاطب. اگر استفاده می کنید حساب Microsoft Exchange Global Address List می تواند حاوی لیست های توزیع جهانی باشد که در دسترس همه کاربران شبکه است. لیست های پستی شخصی که در پوشه خود ایجاد می کنید مخاطب، فقط در دسترس شماست، اما شما می توانید

پیام ایمیل حاوی لیست پستی را باز کنید.

در هدر پیام، روی لیست پستی راست کلیک کرده و دستور را از منوی زمینه انتخاب کنید به مخاطبین Outlook اضافه کنید.

اغلب شما نیاز دارید که به طور همزمان به چندین گیرنده پیام بفرستید - برای مثال، به همه گیرندگانی که نامه های آنها را در پوشه Humor یا در پوشه Family دارید. با ایجاد گروه، می توانید در زمان و اعصاب خود صرفه جویی کنید، زیرا لازم نیست تمام آدرس های آنها را به صورت دستی وارد کنید. برای ایجاد گروه، مراحل زیر را دنبال کنید.

1. موارد را در منوی Address Book Service انتخاب کنید تا پنجره Address Book باز شود.
2. File-Create Group را انتخاب کنید. با این کار یک کادر محاوره ای ظاهر می شود که در آن می توانید یک گروه ایجاد کنید.
3. نام گروه را وارد کنید سعی کنید نام خوبی داشته باشید که نشان دهنده ترکیب گروه و محتوای موضوعات مطرح شده با خبرنگاران باشد.
4. مخاطبین را به گروه اضافه کنید. از دکمه انتخاب برای برجسته کردن تمام گیرندگان متعلق به این گروه استفاده کنید. با این کار یک کادر محاوره ای جدید با آدرس های ایمیل خبرنگاران که می توانید در گروه قرار دهید ظاهر می شود. در سمت چپ پنجره، را انتخاب کنید نام مورد نظرآدرس دهی کرده و از دکمه Select برای اضافه کردن آنها به گروه در قسمت سمت راست پنجره استفاده کنید.
5. وقتی گروه کامل شد، روی دکمه OK کلیک کنید.
6. برای بستن پنجره Properties برای این گروه، روی دکمه OK کلیک کنید.
7. پنجره Address Book را ببندید.

اکنون می توانید با گروه کار کنید.

برای ارسال پیام به کل گروه، نام آن را در قسمت To، Cc یا Blind وارد کنید. پس از آن پیام به صورت خودکار برای تمامی اعضای گروه ارسال می شود.

همچنین، می‌توانید روی دکمه To کلیک کنید و گروهی را از فهرست دفترچه آدرس انتخاب کنید.

Bcc چیست؟

فیلد Hidden برای ایجاد کپی های "کور" از پیام استفاده می شود. نسخه هایی که حاوی نام سایر گیرندگان این نامه نباشد. بنابراین، اگر یک کپی کور از نامه ای را برای گروهی از افراد ارسال کنید، هیچ یک از آنها بقیه گیرندگان را نمی شناسند.

برای دسترسی به قسمت Hidden، در پنجره بازپیام جدید، View => All Headers را انتخاب کنید. گیرندگانی که در قسمت Hidden مشخص شده اند، یک کپی از نامه را به همراه سایرین دریافت خواهند کرد. اما کسانی که نامشان در فیلد یا Copy درج شده است، آدرس های فیلد Hidden را نخواهند دید.

یادت باشد فیلد کردن الزامی است. اگر نمی خواهید چیزی در آنجا وارد کنید، آدرس ایمیل خود را وارد کنید.

وارد کردن نام گروه در قسمت Hidden بسیار راحت است. در مورد این فیلد در نوار کناری "Bcc چیست؟" در این قسمت.

توانایی ایجاد کپی مخفیهنگام ارسال پیام به چندین نفر بسیار مفید است. به عنوان مثال، هنگام ارسال یک جوک جدید، تمام آدرس ها را در قسمت Hidden وارد کنید و نام خود را در قسمت To وارد کنید. سپس همه می توانند جوک جدید را بخوانند (و شاید نه همه - شما هرگز نمی دانید چه اتفاقی می تواند بیفتد) و مخاطبان مجبور نیستند به لیست عظیم اسامی در ابتدای نامه نگاه کنند.

دستورالعمل

بگذارید اصطلاحات را به شما یادآوری کنم. لیست پستی مجموعه ای از مخاطبین است. این لیست ها ارسال پیام به گروه هایی از افراد را آسان می کند. برای مثال، اگر پیام‌ها اغلب به بخش فروش ارسال می‌شوند، ایجاد یک لیست پستی با نام «بخش فروش» که شامل نام همه کارکنان آن بخش می‌شود، راحت است. پیامی که به آدرس‌های موجود در این لیست ارسال می‌شود برای همه گیرندگان لیست پستی ارسال می‌شود. در این حالت، گیرندگان در خط پیام "به" نام لیست پستی را نمی بینند، بلکه نام همه افراد موجود در لیست را می بینند. لیست های پستی را می توان برای پیام ها، تکالیف، درخواست های جلسه و سایر لیست های پستی استفاده کرد.

می توانید نام ها را به لیست پستی اضافه کنید و آنها را حذف کنید، لیست را برای سایر کاربران ارسال کرده و آن را چاپ کنید. لیست های پستی با یک نماد مشخص می شوند و به طور پیش فرض در پوشه مخاطبین ذخیره می شوند و به شما امکان می دهند آنها را مرتب و دسته بندی کنید. اگر از Microsoft Exchange Server استفاده می‌کنید، فهرست آدرس جهانی می‌تواند حاوی لیست‌های توزیع جهانی باشد که در دسترس همه کاربران آن شبکه است. لیست های پستی شخصی ایجاد شده در پوشه مخاطبین فقط برای یک کاربر در دسترس است، اما می توان آنها را کپی کرد و برای سایر کاربران ارسال کرد.

پیامیا دعوتشما فقط می توانید بخش هایی از لیست توزیع را به یک جلسه ارسال کنید. برای انجام این کار، با کلیک بر روی علامت مثبت (+) بعد از نام لیست، اعضای لیست را انتخاب کنید و سپس نام هایی را که لازم نیست حذف کنید. تماس با لیست های پستی در قسمت ایمیل نامه" قابل تمدید نیست.

افزودن نام به لیست پستی یا حذف نام

• برای افزودن یک آدرس از دفترچه آدرس یا پوشه مخاطبین، روی دکمه انتخاب اعضا کلیک کنید.
• برای افزودن آدرسی که از پوشه مخاطبین یا از دفترچه آدرس نیست، روی دکمه افزودن کلیک کنید.
• برای حذف یک نام، روی آن کلیک کرده و روی دکمه Delete کلیک کنید.

ارسال پیام به بخشی از لیست پستی

1. دستور را اجرا کنید فایل → ایجاد کردن → پیام.
2. روی دکمه "To" کلیک کنید و در قسمت "Enter or select a name" لیست پستی حاوی کاربرانی را که می خواهید برای آنها پیام ارسال کنید انتخاب کنید.
3. لیست های پستی با یک نماد مشخص می شوند.
4. روی دکمه "OK" کلیک کنید.
5. روی علامت مثبت (+) بعد از نام لیست پستی کلیک کنید تا محتویات آن را ببینید و سپس نام افرادی را که نمی خواهید پیام را به آنها ارسال کنید حذف کنید.

ارسال لیست پستی

1. یک پیام جدید باز کنید
2. در قسمت متن پیام کلیک کنید.
3. یکی از اقدامات زیر را انجام دهید:
   • اگر ویرایشگر ایمیل باشد مایکروسافت ورد، لیست پستی را از قسمت بکشید مخاطببه پیام؛
   • اگر از Microsoft Outlook به عنوان ویرایشگر ایمیل خود استفاده می کنید، از منو انتخاب کنید درج کنیدفرمان سند.
4. ذکر شده پوشه هاروی پوشه ای که حاوی لیست پستی است که می خواهید ارسال کنید کلیک کنید. لیست های پستی به طور پیش فرض در پوشه مخاطبین ذخیره می شوند.
5. ذکر شده عناصرروی لیست توزیعی که می خواهید ارسال کنید کلیک کنید و روی OK کلیک کنید.
6. ارسال یک پیام.

اگر می خواهید یک لیست توزیعی ارسال کنید که حاوی اعضای لیست آدرس جهانی باشد (یک لیست آدرس جهانی یک دفترچه آدرس است که شامل آدرس های ایمیل همه کاربران، گروه ها و لیست های توزیع در یک سازمان است. این دفترچه آدرس ایجاد و نگهداری می شود. همچنین می‌تواند شامل آدرس‌های ایمیل پوشه عمومی باشد.) اطمینان حاصل کنید که گیرنده این فهرست پستی از همان فهرست آدرس جهانی استفاده می‌کند.

نمایش نام ها در لیست پستی

1. اگر در حال ایجاد یک پیام جدید هستید، روی دکمه "To" کلیک کنید.
2. در فهرست منبع آدرس، دفترچه آدرسی را انتخاب کنید که حاوی لیست توزیعی است که می‌خواهید درباره آن اطلاعات کسب کنید.
3. در قسمت "Enter or select a name" نامی را برای لیست پستی وارد کنید. در این لیست بر روی نام مورد نظر کلیک کنید.
4. به ترتیب روی دکمه های "Advanced" و "Properties" کلیک کنید.

برای به‌روزرسانی آدرس‌ها در فهرست پستی، فهرست پستی را در پوشه مخاطبین باز کنید (فهرست‌های پستی با یک نماد مشخص شده‌اند) و روی دکمه Refresh کلیک کنید. اگر می خواهید لیست پستی را از پیام به پوشه مخاطبین منتقل کنید، این مراحل را دنبال کنید.

1. پیام حاوی لیست پستی را باز کنید.
2. روی لیست پستی تو در تو کلیک کنید و آن را به پوشه مخاطبین بکشید.