Ako ušetriť v exceli. Uloženie excelového zošita s náčrtom do súboru. Formáty súborov programu Excel

Včasné ukladanie zošitov v Exceli vám umožní chrániť sa pred náhodnou stratou údajov a funkcia automatického obnovenia obnoví vašu prácu po núdzovom vypnutí počítača. V tejto lekcii sa naučíte, ako uložiť súbory programu Excel ako lokálny počítač, ako aj v cloud-ové úložisko OneDrive, ako aj nastaviť požadované možnosti automatického ukladania.

Pri vytváraní nového excelového zošita musíte najprv vedieť, ako ho uložiť, aby ste ho mohli neskôr otvoriť a upraviť. Ako v predchádzajúce verzie programy, súbory Microsoft Excel je možné uložiť lokálne. V prípade potreby je možné dokument uložiť do cloudového úložiska OneDrive, ako aj exportovať alebo zdieľať priamo z Excelu.

OneDrive bol predtým známy ako SkyDrive. Neexistujú žiadne zásadné rozdiely v tom, ako tieto služby fungujú, len nový názov pre existujúcu službu. V niektorých produkty spoločnosti Microsoft ešte nejaký čas sa môže objaviť názov SkyDrive.

Uložiť a Uložiť ako

Existujú dva spôsoby, ako uložiť knihu Microsoft Excel: Uložiť a Uložiť ako. Tieto možnosti fungujú podobným spôsobom, s určitými rozdielmi.

  • Uložiť: Pri vytváraní alebo úprave dokumentu sa príkaz Uložiť používa, keď je potrebné uložiť zmeny. Tento príkaz sa používa vo väčšine prípadov. Keď ukladáte zošit prvýkrát, musíte súbor pomenovať a určiť miesto uloženia v počítači. Ďalej, keď kliknete na príkaz Uložiť, súbor sa uloží pod rovnakým názvom a na rovnakom mieste.
  • Uložiť ako: Tento príkaz sa používa na vytvorenie kópie dokumentu, keď ho chcete uložiť pôvodný súbor. Pomocou príkazu Uložiť ako musíte pre nový súbor priradiť iný názov a/alebo zmeniť miesto uloženia.

Ako uložiť knihu

Pri vytváraní nového zošita alebo vykonávaní zmien v existujúcom súbore nezabudnite zmeny uložiť. Včasné uloženie často zabráni strate vašej práce. Nezabudnite si zapamätať, kam si prácu ukladáte, aby ste ju neskôr ľahšie našli.

Použitie Uložiť ako na vytvorenie kópie

Zachrániť Nová verzia knihy a zároveň ponechať originál, musíte vytvoriť kópiu. Napríklad máte súbor s názvom „Sales Report“, môžete ho uložiť ako „Sales Report 2“. Teraz môžete upravovať kópiu súboru, pričom sa vždy budete môcť vrátiť k pôvodnej verzii.

Ako zmeniť predvolené miesto uloženia

Ak nechcete používať OneDrive, pravdepodobne budete frustrovaní, pretože je to predvolené umiestnenie na ukladanie súborov programu Excel. Ak sa vám zdá nepohodlné zakaždým vybrať Počítač, vždy môžete zmeniť predvolené umiestnenie na ukladanie dokumentov.

Automatické obnovenie

Počas práce na zošitoch ich Excel automaticky ukladá do dočasného priečinka. V prípade, že zabudnete uložiť zmeny alebo dôjde k zlyhaniu, je možné obnoviť dokument pomocou funkcie Automatické obnovenie.

Ako obnoviť dokument

Autor: Excel predvolene automaticky uloží knihu každých 10 minút. Ak bol dokument upravovaný menej ako 10 minút, Excel nemusí mať čas na automatické uloženie.

Ak nevidíte dokument, ktorý potrebujete, všetky automaticky uložené súbory môžete zobraziť v zobrazení Backstage. Kliknite na kartu Súbor, kliknite na položku Kontrola verzií a potom vyberte možnosť Obnoviť neuložené dokumenty.

Formáty XLSX a XLS
  • hlavný panel nástrojov Uložiť v iných formátoch... Súbor>Uložiť dokument ako>Pracovný zošit Microsoft Excel 97-2003.

Poradenstvo. Uložiť>XLSX dialóg nastavenie(Ponuka servis>Nastavenie…).

Vyhotovenie dokumentu

Výber režimu ukladania návrhu závisí od toho, ako budete vytvorený dokument používať v budúcnosti:

  1. Formátovaný text

Vo výslednom dokumente zostane zachovaný štýl a veľkosť písma, členenie na odseky, ale usporiadanie objektov na strane resp. riadkovanie. Takto sa získa plný text so zarovnaním doľava. Pre text, v ktorom je poradie čítania sprava doľava, bude zarovnanie vpravo.

Komentujte. Akýkoľvek text s vertikálnou orientáciou v tomto režime bude zobrazený horizontálne.

  1. Obyčajný text

V tomto režime sa formátovanie textu neuloží.

Text

  • Uložte číselné údaje vo formáte číslic

Určuje, že pri ukladaní rozpoznaného textu vo formáte XLS sa čísla uložia vo formáte číslic. Tento formát sa používa v Exceli na vykonávanie aritmetických operácií s bunkami obsahujúcimi čísla.

  • Uložte hlavičky a päty

Začiarknite túto možnosť, ak chcete zachovať text hlavičky a päty. Ak je táto možnosť vypnutá, text hlavičky sa neuloží.

  • Vytvorte samostatnú tabuľku pre každú stránku (iba XLSX)

Kvalita obrazu

Pri ukladaní do formátu XLSX môžete uložiť aj ilustrácie. Ak rozpoznaný text obsahuje veľké množstvo ilustrácií, môže byť veľkosť konečného súboru veľmi veľká. Kvalita obrázkov a veľkosť výsledného súboru závisí od vybranej hodnoty v rozbaľovacom zozname. Kvalita obrazu.

Poradenstvo:

  • Ak chcete nastaviť možnosti ukladania obrázkov, vyberte Vlastné…. V otvorenom dialógovom okne Používateľské nastavenia vyberte požadované hodnoty a kliknite na tlačidlo OK.
  • Ak nechcete ukladať ilustrácie v rozpoznanom texte, uistite sa, že možnosť Uložiť obrázky (iba XLSX) neoznačené.

vo formáte CSV

  • Kliknite na šípku vedľa tlačidla uloženia výsledkov na hlavnom paneli nástrojov a vyberte formát uloženia zo zoznamu. Ak požadovaný formát nie je v zozname, vyberte Uložiť v iných formátoch... a v dialógovom okne uloženia, ktoré sa otvorí, vyberte požadovaný formát. Dokumenty môžete uložiť aj pomocou príkazu ponuky Súbor>Uložiť dokument ako>Dokument CSV.

Poradenstvo. V prípade potreby môžete na záložke nakonfigurovať ďalšie možnosti ukladania Uložiť>csv dialóg nastavenie(Ponuka servis>Nastavenie…).

Táto karta obsahuje nasledujúce skupiny nastavení:

Možnosti ukladania textu

  • Ignorujte text mimo tabuľky

Určuje, že do súboru sa uložia iba tabuľky.

  • Stránky oddeľte znakom konca strany (#12)

Určuje, že keď sa rozpoznaný text uloží vo formáte CSV, stránkovanie bude rovnaké ako v pôvodnom dokumente.

  • Oddeľovač

Určuje znak, ktorý oddelí stĺpce údajov v súbore CSV.

Kódovanie

ABBYY FineReader automaticky vyberie kódovú stránku. Ak sa chcete zmeniť kódová stránka, v rozbaľovacom zozname v sekcii vyberte požadovanú hodnotu Kódovanie.

Zošit programu Excel je zvyčajne spojený so súborom ako jedna jednotka. Ale v skutočnosti to nie je celkom pravda.

Pojem zošit v Exceli znamená súbor. Ale nie je to tak. Najmä v novom Formáty XLSX. Presnejšie povedané, knihu treba chápať ako celý súbor súborov. Pre používateľa je to virtuálna analógia priečinka. To znamená, že kniha je zložka a jej listy sú súbory s dokumentmi, ktoré obsahuje.

Uloženie knihy a jej náčrtu do súboru

Používateľská perspektíva osobný počítač Každý súbor pozostáva z troch častí:

  1. Názov súboru.
  2. Rozšírenie (pre Excel 2007 a novší je to .xlsx).
  3. Obsah súboru a jeho ikona.

program Excel umožňuje ukladať miniatúry dokumentov. Samotná miniatúra je grafická miniatúra obsahu dokumentu. To je veľmi výhodné, keď je v jednom priečinku veľa súborov zošita a názov nestačí na zapamätanie ich obsahu.

Vďaka miniatúram (thumbnails) nie je potrebné otvárať každý súbor, aby ste našli požadovaný dokument.

Pre názorný príklad tvorme nová kniha a uložte ho pomocou náčrtu. Ak chcete vytvoriť novú knihu, kliknite na ponuku "Súbor", možnosť "Nová". Alebo stlačte kombináciu klávesových skratiek CTRL+N.



Poznámka. Pri ukladaní knihy je lepšie zadať názov súboru bez prípony, aby sa predišlo chybám. Program automaticky pridá požadované rozšírenie.

V zobrazenom okne zadajte názov súboru, začiarknite možnosť „Uložiť miniatúru“ a kliknite na tlačidlo „Uložiť“.


Po uložení knihy sa v nadpise okna programu zobrazí názov aktuálneho súboru a ikona súboru sa bude líšiť grafickou miniatúrou jeho obsahu.

Ďalej v procese pravidelne kliknite na „Uložiť“, aby ste nestratili údaje (s výnimkou „Uložiť ako“, pretože táto funkcia navrhuje uloženie vytvorením nového dokumentu v priečinku na disku).

Poznámka. Dĺžka názvu dokumentu nesmie presiahnuť 255 znakov. V názve nie je povolené používať špeciálne znaky (* ? / atď.). Do rovnakého priečinka nemôžete uložiť dva dokumenty s rovnakým názvom.

Keď vidíme Excelový dokument v priečinku, nie vždy vidíme jeho príponu. Závisí to od nastavenia prevádzky systémy Windows. Rozšírenia sú predvolene skryté. Ak však chcete, môžete povoliť zobrazovanie rozšírení v Nastavenia systému Windows: "Ovládací panel" - "Možnosti priečinka" - "Zobraziť" a zrušte začiarknutie políčka "skryť prípony známych typov súborov".

Nový dokument je v čase svojho vytvorenia v pamäti počítača a ak nie je uložený na disk, tak po zatvorení aplikácie (v tomto prípade Excel) tento dokument zmizne a nebude možné ho obnoviť. Niekedy môže byť dokument skutočne „jednorazový“, to znamená, že je vytvorený len na jedno použitie (napríklad na tlač). Vo väčšine prípadov je však potrebné vytvorený dokument uložiť, aby sa s ním dalo v budúcnosti pracovať. Okrem toho musíte spravidla uložiť aj dokument, ktorý už existuje na disku, ak v ňom boli vykonané zmeny. Ak chcete uložiť dokument, vykonajte jeden z nasledujúcich krokov: - vyberte nástroj Uložiť na paneli Štandardné; - stlačte kombináciu Ctrl+S (Uložiť) alebo Shift+F12; - vykonajte príkaz Uložiť (Súbor).

Ak sa novovytvorený dokument ukladá prvýkrát, zobrazí sa okno na uloženie, v ktorom musíte: » 1) vybrať jednotku, na ktorú sa súbor uloží, pre ktorú by ste mali otvoriť zatvorený zoznam priečinkov a kliknúť na riadok s názvom jednotky; 2) prejdite do adresára, kde bude súbor uložený; 3) do vstupného poľa Názov súboru zadajte názov súboru, ktorý sa má uložiť; 4) stlačte kláves Enter alebo kliknite na tlačidlo Uložiť. Ak chcete prejsť do požadovaného adresára, môžete použiť nasledujúce metódy: zadajte adresár - dvakrát kliknite na adresár (podľa názvu alebo obrázka) v zozname adresárov a súborov; opustenie adresára (prechod do adresára vyššej úrovne) - kliknite na nástroj Hore alebo kombináciu Alt + 2; » návrat do predchádzajúceho (posledného) adresára - kliknite na ľavú časť nástroja Späť alebo kombináciu Alt + 1; « návrat do jedného z predchádzajúcich adresárov – kliknite na pravú časť nástroja Späť a kliknutím vyberte adresár v zobrazenom zozname. Pri zadávaní názvu nie je potrebné zadávať príponu súboru, priradí sa automaticky. Súbor excelového zošita bude mať príponu xls.

Ak chcete zadať názov súboru, ktorý sa má uložiť, môžete použiť zatvorený zoznam Názov súboru, ktorý ukladá predtým zadané názvy dokumentov. Formulár vlastností, v ktorom je zoznam prezentovaný ako zoznam a keď kliknete na súbor zo zoznamu, napravo od neho sa zobrazí Stručný opis jeho vlastnosti (pozri časť 3.2.5). Tvar prezentácie môžete vybrať aj kliknutím na ľavú časť nástroja Zobraziť alebo stlačením Alt+b. Formy reprezentácie sa budú dôsledne meniť. Najčastejšie používaný a pohodlný je formulár Zoznam. Formuláre Tabuľka a Vlastnosti sa použijú podľa potreby.

Použitie iných foriem nemá veľký praktický význam.


Excel má niekoľko spôsobov uložiť Excelová tabuľka . Uložte tabuľku ako šablónu programu Excel. Uložiť excel do pdf atď.
Prvý spôsob.
Ak klikneme na krížik v červenom obdĺžniku umiestnenom v pravom hornom rohu tabuľky, tak sa naša tabuľka uloží tam, kde sme ju otvorili a zatvorili.Napríklad sme otvorili tabuľku na pracovnej ploche výberom z obsahové menu„Plátno Microsoft Office excel. Kniha sa uloží na vašu plochu.
Druhý spôsob.
Ak sme otvorili excelový zošit cez "Štart".Pozrite si článok " Ako otvoriť hárok programu Excel (vytvoriť na pracovnej ploche). V tomto prípade sa pri ukladaní excelového zošita (keď klikneme na krížik v pravom hornom rohu) zobrazí nasledovné dialógové okno.
program Excel, s týmto dialógovým oknom sa nás pýta, kam chceme uložiť náš zošit.
V ľavom hornom zozname tohto okna sú uvedené priečinky, do ktorých môžete uložiť excelový zošit.
A pravý horný zoznam obsahuje priečinky, ktoré sú vo vybranom priečinku z ľavého zoznamu.
Napríklad na obrázku: je vybratý priečinok "Všeobecné" a v tomto priečinku sú priečinky: "Všeobecná hudba", "Všeobecné videá" atď.
Ak klikneme na tlačidlo „Nový priečinok“ (v hornej časti okna), vytvorí sa nový priečinok. Tento priečinok podpisujeme. Dvakrát naň kliknite ľavým tlačidlom myši, priečinok sa otvorí.
Ak je tento priečinok nový, zobrazí sa správa „Tento priečinok je prázdny“.
Ak otvoríme priečinok, ktorý nie je nový, ale priečinok, ktorý už máme, zobrazia sa v ňom všetky priečinky, ktoré už v ňom existujú.
V okne „Uložiť dokument“ v časti „Názov súboru“ napíšte názov našej knihy (v akomkoľvek jazyku) a kliknite na „Uložiť“.
V prípade potreby uložiť excelový zošit na plochu, potom vyberte v dialógovom okne "Uložiť dokument" - "Pracovná plocha" na ľavej strane dialógového okna. Kniha sa uloží na plochu, ale nezavrie sa.
Tretí spôsob.
Počas dlhého obdobia budujeme veľký komplexný stôl. Aby ste tieto údaje nestratili, musíte tabuľku pravidelne ukladať bez toho, aby ste ju zatvorili. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo "Uložiť" v ľavom hornom rohu.Údaje v našej tabuľke sa uložia, ale tabuľka zostane otvorená a môžete v nej ďalej pracovať.
Štvrtý spôsob.
Na ploche sme si otvorili excelový zošit a dlho sme v ňom pracovali. Tabuľku máme pripravenú na prácu a chceme si ju uložiť, no nie na plochu, ale do špeciálneho priečinka.
Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo "Uložiť ako" v ľavom hornom rohu. Dialógové okno "Uložiť ako" môžete zavolať aj stlačením klávesu na klávesnici prenosného počítača, PC - F12.
Zobrazí sa dialógové okno Uložiť dokument. Potom konáme podľa schémy opísanej v tomto článku v druhej metóde.
Kniha sa uloží do nami zvoleného priečinka, ale zostane aj na ploche. Po kontrole zošita programu Excel v priečinku ho môžete odstrániť z pracovnej plochy.
Piaty spôsob.
Automatické ukladanie zošita môžete nastaviť tak, aby Excel pravidelne ukladal zmeny pri práci s tabuľkou, aby nedošlo k strate údajov v prípade zlyhania. Pozrite si článok o tomto „Automatické ukladanie v Exceli“.
Vyrobili sme si vlastnú dobrú tabuľku, formulár, ďalší dokument. Teraz ho chceme uložiť ako šablónu pre ďalšiu prácu. Ako to urobiť, pozrite si článok "Uložte tabuľku ako šablónu programu Excel".