Etiketa obchodného listu. Príklady fráz obchodných listov. Všeobecné pravidlá písania obchodných listov

Pravidlom dobrej formy na obchodných stretnutiach je poslať list s výsledkami rokovaní. Tam, kde pracujete, ak to nie je továreň na výrobu asfaltu, sa to dá nazvať rally reporty, foluapy a niečo iné na anglický spôsob.

V predmete e-mailu by som rád uviedol: „aljaskanasha.ru: Výsledky stretnutia o projekte AlaskaNasha 29. mája.“

Je to v ruštine;
- Každý rozumie.

Na začiatku každého listu v agentúre napíšeme doménu projektu. Je vhodné filtrovať správy a hľadať niečo v pošte.

Ak stále čítate, stlačte Ctrl a kliknite na .
Na novej karte uvidíte text o tom, ako efektívnejšie pracovať s poštou.
Cti si to neskôr.

Prečo posielať „súhrnný list“?

Hovoriť rovnakým jazykom.
Príklad: Dohodnutá platba. Uvedomili ste si, že peniaze za prácu prídu do utorka. Klient sa chystal zaplatiť vo štvrtok. Všetci odchádzali spokojní, no vy ste ako dobrý partner poslali list, kde ste označili všetky dohody. Druhá strana videla nedorozumenie v dátumoch a rýchlo zareagovala - mínus jeden konflikt a vnútorná nevôľa za zmeškané termíny.

Pre transparentnosť procesu.
V projekte je veľa účastníkov. Niekto meškal, niekto ochorel. Stratené informácie - strata peňazí.

Stanovenie záväzkov a úloh.
Na plánovacích stretnutiach môžeme byť rozptýlení, ísť von atď. Zodpovedný za email všetko zapíše a informuje.

Môžete klásť otázky, o ktorých sa nediskutovalo.
Táto položka je bonus, ale je tiež dôležitá.

Spolu s Kolyou Chudo, vedúcim manažérom IT-Agency, sme zostavili kontrolný zoznam povinných pravidiel pre „list s výsledkami“.

Ako napísať súhrnný list stretnutia, ktorý funguje:

Na stretnutí by mala byť osoba zodpovedná za prípravu e-mailu.
Tým sa zabezpečí, že list bude napísaný a odoslaný účastníkom. Nikto však nezrušil osobnú zodpovednosť;

Text listu pred odoslaním je potrebné ukázať niekomu inému z účastníkov stretnutia.
Dohodnite sa na prioritách, skontrolujte gramotnosť;

Píšte múdro.
To je dôležité. Skontrolujte text sami. Odstráňte neznáme slová, udržujte vety jednoduché. Použite zoznamy.
Môj osobný hriech č. 1;

Ak sa stretnutia konajú pravidelne - uchovajte si samostatný dokument s textom všetkých listov;

Neponárajte sa do konkrétnej úlohy. Dôležité témy vložte do samostatného listu (peniaze, spustenie reklamnej kampane atď.);

V odsekoch s úlohami uveďte meno zodpovednej osoby;

V poli e-mailu „to“ uveďte účastníkov a osoby zodpovedné za úlohy.
V „kópii“ tých, ktorí by si mali byť vedomí;

E-mail je dôležitým kanálom na komunikáciu a riešenie pracovných problémov. Bez ohľadu na to, ako voľne sa pohybujeme na internete, niekedy sa musíme naučiť pravidlá pracovnej korešpondencie a žať svoje vlastné chyby.

Obchodná korešpondencia je niečo, s čím sa stretáva takmer každý aktívnych používateľov World Wide Web. Ako správne, stručne a jasne komunikovať potrebné informácie partnerovi - prečítajte si naše tipy.

kľúč

V obchodnej korešpondencii sa snažte vyhnúť emóciám alebo vyjadreniu tónu vašej nálady. Pamätajte, že text nevyjadruje viac ako 20 % vašej nálady.

Vyjadrite svoje myšlienky jasne a stručne. E-mail je správa v špeciálnom formáte. V obchodnej korešpondencii by nemala byť voda, reflexie a veľké úvodné preambuly. Ak vaša správa zaberá viac ako tretinu výšky obrazovky monitora, príjemca s najväčšou pravdepodobnosťou odloží čítanie na neskôr; je ešte väčšia pravdepodobnosť, že na to nedostanete odpoveď, takže:

To, o čom hovoríte, by malo byť v prvých riadkoch listu;

Predajte/hovorte s nadpisom.

Dni na korešpondenciu

Utorok a streda sú skvelé dni na začatie obchodnej korešpondencie o záležitostiach, ktoré vás zaujímajú, v prípade, že chcete tieto úlohy ukončiť pred koncom týždňa. Prosím pošli ponúknuť alebo žiadosť o získanie informácií, ktoré potrebujete, bude v týchto dňoch fungovať viac ako kedykoľvek predtým;

piatok. Ako ukazuje prax, toto je špeciálny deň "mŕtvej" korešpondencie. Dostať odpoveď na list odoslaný po večeri je takmer nemožné. Preto sa snažte v tomto čase nič neplánovať a neriešiť vnútorné problémy. Tiež sa neoplatí písať listy s nádejou na ráno budúceho týždňa, majú vysokú pravdepodobnosť, že budú otvorené v piatok večer, v takom prípade zostanú mimo pozornosti nasledujúci pondelok ráno;

pondelok

Neriešte záležitosti, ktoré si vyžadujú analýzu situácie a rozhodnutie začať nové úlohy v pondelok.

Príkladom môžu byť nové návrhy na spoluprácu, žiadosť o zaslanie obchodnej ponuky, príprava dokumentu a pod. Tu prichádza na scénu staré známe „pondelok je ťažký deň“. Telo odoláva novým úlohám a po víkende je v strese, preto sú takéto požiadavky často prijímané nevraživo, utrpí tým kvalita ich riešenia. Osvedčeným postupom v pondelok ráno sú „upomínacie listy“ – listy so žiadosťou o predtým požadované informácie, s obavami o získanie odpovedí na staré otázky atď.

Veľkosť písmen

Písmeno sa musí zmestiť do pracovnej oblasti monitora. Ak si e-mail vyžaduje posúvanie, určite počkajte na odpoveď dlhšie ako zvyčajne.

Niekedy je vhodné aplikovať prax „jedna téma – jedno písmeno“.

Keď sú otázky široké, môžete ich rozdeliť na niekoľko písmen alebo použiť oddeľujúce podnadpisy v tele listu.

Text listu by mal byť stručný a zrozumiteľný pre všetkých účastníkov korešpondencie. Preto nepoužívajte odbornú, firemnú slovnú zásobu, slang a skratky, ktoré nie sú všeobecne akceptované.

Ak sa korešpondencia vedie vo formáte otázok a odpovedí, potom musíte dodržať rovnaký formát ako odosielateľ:

klásť otázky a písať odpovede samostatne;
napíšte odpoveď na každú otázku priamo nižšie položená otázka, ale v inej farbe alebo písme.

Neodpovedajte na e-mail ako na nový e-mail. Váš príjemca bude pravdepodobne hľadať pôvodnú správu aj celú históriu korešpondencie. Vážte si svoj a jeho čas.

Prílohy

Nezabudnite venovať pozornosť prílohám, ak existujú. Súbory musia byť v niekoľkých formátoch, ich názov musí byť spojený s písmenom. Príklad – PPC_Commercial_offer_promodo.doc, PPC_Commercial_offer_promodo.pdf

Dokumenty, ktoré je potrebné upraviť, posielajte vo formáte .doc alebo .xls. Ak ide o prezentáciu alebo záverečný dokument, ktorý si nevyžaduje zmeny, použite formát .pdf.

Pred odoslaním listu skontrolujte prítomnosť a správnosť priložených dokumentov, aby ste sa vyhli opätovnému odosielaniu.

Podpisy a listy z rôznych zariadení

Podpis listu by mal obsahovať meno a priezvisko, pozíciu a všetky hlavné spôsoby, ako vás kontaktovať: telefónne číslo a skype.

Členovia korešpondencie

Ostatné vložte do kópie, ak:

sami o to žiadali;

mali by dostať tento list.

Doba odozvy

Odpovedzte na list vždy a okamžite, ak vám to trvá 1-2 minúty.

Ak je pre vás pisateľ dôležitý (napríklad potenciálny alebo existujúci klient) a odpoveď na list si vyžaduje čas – nezabudnite napísať, že ste list dostali a čas, kedy naň dostane odpoveď. To je pre partnera veľmi dôležité, aby sa z neho odstránil pocit „pozastavenia úlohy“.

Neustála spätná väzba.

Aj keď vám otázka príde e-mailom od kolegu a vyžaduje si päťsekundové stlačenie klávesy z vašej strany, nebuďte leniví a upozornite kolegu, že úloha bola vyriešená. To ho zbaví zodpovednosti sledovať riešenie problému.

Nevylučujeme telefonáty a možnosť riešenia problémov telefonicky

Ak ste poslali tri e-maily a žiadna odpoveď, zavolajte späť.

Ak problém nie je naliehavý, pripomeňte si to maximálne do 2-3 dní a ak je problém naliehavý, 2-3krát denne.

Nepíšte každý deň o tom istom. Zamyslite sa nad tým, či je možné urýchliť vyriešenie problému zavolaním na telefón. Listy neuzatvárajú otázku osobnej komunikácie najlepším spôsobom. Stretnutie alebo telefonát sú niekedy lepšie ako SMS.

Stav listov a stretnutí, telefonické rozhovory

Zvyknite si sumarizovať telefonické rozhovory a stretnutia s malým súhrnným listom. Nespoliehajte sa na pamäť. Vždy tak bude po ruke dokument stanovujúci podmienky, dohody a iné dôležité body spolupráce s klientom.

Koniec listu

Posledné riadky listu by mali zhrnúť: aké akcie očakávate od partnera. Alebo naopak – čo budete robiť, aká bude ďalšia etapa.

Pripomienky, začiarkavacie políčka, štítky

Listy, ktoré vyžadujú určitú analýzu alebo nie jedno rozhodnutie, si označte štítkom (napríklad vlajkou). Aby ste na ne nezabudli odpovedať alebo si do konca prečítali návrh na účasť na podujatí, zoznámte sa s programom a účastníkmi kongresu, raz týždenne si prezrite označené písmená a zatvorte otázky.

závery

Pomocou listov sa dá vyriešiť veľa dôležitých problémov. Pri správnom používaní vám tento komunikačný kanál umožní rozvíjať partnerstvá, informovať o výsledkoch a úlohách, zdieľať novinky a problémy a jednoducho „klopať na nové dvere“.

Ahoj! V tomto článku vám povieme o pravidlách písania listu o stretnutí s klientom.

Dnes sa dozviete:

Aké pravidlá obchodnej korešpondencie treba dodržiavať;
Ako napísať list o stretnutí klientovi;
Ako napísať list po stretnutí.

Základné pravidlá písania obchodných listov

Prešli ste teda všetkými predajnými procesmi a už máte vypočítaný zisk z transakcie, no je tu ešte jedno „ale“. Musíte formalizovať dohodu a prediskutovať niektoré podrobnosti transakcie.

Zdalo by sa, že v tom nie je nič zložité, jediné, čo klient potrebuje, je stretnutie. Ale ako na to? Aké slová použiť? Ako začať list?

Existujú normy obchodnej korešpondencie, ktorých nedodržiavanie je spojené s poklesom imidžu spoločnosti v očiach zákazníka av zriedkavých prípadoch so zlyhaním transakcie. Preto prvá vec, ktorú musíte urobiť, je preštudovať si pravidlá obchodnej korešpondencie.

Pravidlá obchodnej korešpondencie:

Vaša adresa Email by nemal vyzerať komicky alebo ľahkomyseľne. Musí vyhovovať svojmu účelu, to znamená, že musí mať obchodné meno, najlepšie je, aby sa názov emailu zhodoval s názvom spoločnosti. Príklady neúspešných poštových schránok: sweetGirl, badboy, ladyinred;
Využite osobné výzvy pre klienta. Vďaka osobnému osloveniu klient pochopí, že je pre vás dôležitý. To je dobrá záruka pre dlhodobý vzťah;
Nepoužívajte skrátenú formu mena obchodného partnera. Napríklad Sash, Kat, Serezha. Vyzerá to neúctivo;
Venujte pozornosť svojmu pozdravu. Nemali by ste v ňom uvádzať dennú dobu, pretože klient môže tento list prečítať za niekoľko hodín alebo dní, v takom prípade bude váš pozdrav „nemiestne“ a spôsobí negatívne asociácie. Najlepšie je použiť slovo "Ahoj!";
Vždy uveďte predmet, inak môže ísť do priečinka spam alebo sa stratiť;
Rozlišujte medzi poliami „to“ a „copy“.. Do poľa „komu“ uveďte príjemcu, od ktorého očakávate odpoveď. Pole „kopírovať“ je určené pre tých, ktorí si list jednoducho potrebujú prečítať. Napríklad do poľa „kopírovať“ môžete zadať svojho šéfa, ak má záujem o výsledok práce s konkrétnym klientom. Je tu ešte jedno pole: Skrytá kópia". V takom prípade sa hlavný príjemca listu nedozvie, že vaša korešpondencia sa posiela tretím stranám. Tento nástroj sa však v podnikateľskom prostredí považuje za netaktný a zavrhnutý;
List by nemal byť príliš dlhý.. Podľa pravidiel obchodnej korešpondencie by sa jej dĺžka mala zmestiť na list A4. Existujú aj obmedzenia hlasitosti. email. Nemalo by presiahnuť 3 MB, inak môže list pri otvorení „zamrznúť“;
Po prečítaní prvých troch viet vášho listu by mal klient pochopiť jeho podstatu. Mimochodom, nestavajte dlho, zložité vety, zaťažený participiálnymi a participiálnymi obratmi. Veľmi ťažko sa čítajú;
Venujte pozornosť koncu listu. Musí obsahovať váš podpis, pozíciu a kontaktné údaje. Odporúča sa nepoužívať iniciály, ale napísať meno celé: Ivanov Ivan Ivanovič alebo Ivan Ivanov, a nie I.I. Ivanov. Pozícia musí byť označená, aby mal klient predstavu o tom, s akými otázkami sa na vás môže obrátiť. Uveďte aj svoje kontaktné údaje, e-mail, telefón, odkaz na webovú stránku spoločnosti, názov spoločnosti.

Účel a účinnosť menovacích listov klientov

Účelom menovacieho listu môže byť jednak upozorniť klienta na vašu ponuku. V druhom prípade musí byť k listu priložená vaša ponuka na obchod. Táto možnosť je vhodná pri prvom kontakte s potenciálnym klientom, keď medzi vami ešte nie sú žiadne dohody.

Účinnosť listov s obchodnou ponukou zodpovedá účinnosti „“. Na takéto listy odpovedá približne 10 ľudí zo 100. Nízku efektivitu zdôvodňujú nezáujmom o listy od neznámych adresátov, sú považované za spam.

Aby sme sa takémuto hodnoteniu vyhli, je potrebné klienta zaujímať o predmet listu. Malo by to vyhovovať jeho potrebám, preto si pred napísaním listu preštudujte svojho potenciálneho klienta.

Štruktúra listu o stretnutí s klientom

Kontaktovanie klienta. Pre túto časť listu je potrebné prideliť samostatný riadok. Tu by ste mali pozdraviť svojho partnera: "Ahoj, Ivan Ivanovič!"
Výkon. Musíte sa predstaviť, inak si klient bude musieť pamätať, kto ste, a to je neprijateľné.

Príklad:„Volám sa Anna, som zástupkyňou spoločnosti Volosatik.

Dôvod, prečo píšete klientovi. Možno ste sa už telefonicky dohodli na spolupráci, alebo máte nezhody ohľadom objednávky, alebo sa s vašou ponukou obraciate na klienta prvýkrát - v každom prípade by tu mala byť informácia o tomto.

Príklady:

Včera sme spolu telefonovali a dohodli sme sa na dodávke šampónu do vášho salónu;
Skontrolovali sme vaše nároky a chceli by sme opraviť naše chyby;
Radi by sme Vám ponúkli rad produktov vlasovej starostlivosti, naše produkty zodpovedajú koncepcii Vášho salónu - len kvalitná kozmetika z prírodných surovín. Návrh si môžete pozrieť v priloženom súbore.

Tieto príklady sú vhodné pre situácie, ktoré sme opísali. Na kontaktovanie klienta však môžu byť aj iné dôvody.

Dohodnutie stretnutia.

Príklady:

Rád by som sa s vami stretol, prediskutovali niektoré body a uzavreli dohodu. Predbežne sa pre vás objednávame na 20. júna o 13:00 v našej kancelárii na adrese “adresa”. Ak nie ste spokojní s časom alebo dátumom, potom sme pripravení preplánovať naše stretnutie na čas, ktorý vám vyhovuje;
Ak Vás naša ponuka zaujala, potom sa môžeme stretnúť 20. júna o 13:00 v našej kancelárii a prediskutovať možnosti našej ďalšej spolupráce.

Vaše kontaktné údaje. Tu musíte uviesť nielen kontaktné údaje, ale aj svoju pozíciu a meno.

Príklad: „Pre potvrdenie stretnutia môžete zavolať na číslo „číslo“ alebo napísať na moju e-mailovú „adresu“ (e-mailová adresa musí byť rovnaká).

s pozdravom

Anna Viktorovna, vaša osobná manažérka“.

Týmto sa náš list končí.

List po obchodnom stretnutí

Všetko prebehlo v poriadku: klient súhlasil so stretnutím a vy ste sa stretli. Tým sa ale naša obchodná korešpondencia nekončí. Ako si pamätáme, v predaji je fáza rozlúčky s klientom, kedy mu ďakujeme za jeho čas.

Pri predaji prostredníctvom korešpondencie existuje aj takáto etapa. Je formálny a nepovinný, no zároveň je kľúčom k budovaniu dlhodobých vzťahov s klientom.

Preto by ste po stretnutí mali klientovi napísať ďakovný list.

Má tiež svoju vlastnú štandardnú štruktúru:

Apelujte na klienta: "Drahý Ivan Ivanovič!"
Poďakovanie: „Rád by som vyjadril svoju vďaku za čas, ktorý mi bol venovaný. Dúfam, že naša spolupráca bude pre nás dlhá a produktívna."
Vaše kontaktné údaje: "S úctou, Anna Viktorovna, Vaša osobná manažérka."

To je všetko, môžete poslať list!

Ďakujeme za upozornenie ohľadom návštevy pána ... v našej kancelárii ___________. Radi sa s ním stretneme a sme pripravení s ním prediskutovať náš spoločný

(dátum)

obchodné záujmy a vyhliadky na spoluprácu.

Návrhový list na stretnutie s cieľom prediskutovať obchodnú spoluprácu

Počas práce na veľtrhu v Nižnom Novgorode ste navštívili naše zastúpenie a prejavili záujem o naše novinky, najmä v zubárskom vybavení.

Rád s Vami preberiem možnosť predaja zdravotníckej techniky vo Vašom okolí a nadviažem tak prepojenie s Vašou spoločnosťou. Mohli by sme sa stretnúť v našej centrále v Moskve alebo podľa vášho uváženia v kancelárii vašej spoločnosti v Novosibirsku.

Teším sa na skoré stretnutie.

Odporúčací list.Účelom každého odporúčacieho listu je poskytnúť objektívne komplexné informácie o konkrétnej osobe ( individuálne) alebo organizácia, podnik, inštitúcia (právnická osoba). Najčastejšie je odporúčací list osobný posudok zamestnávateľa o zamestnancovi, zvyčajne so zárukou za neho, ktorú môže predložiť konkrétnemu alebo akémukoľvek potenciálnemu zamestnávateľovi.

Dekor. Odporúčací list je jednou z odrôd obchodných listov, takže všetky pravidlá prípravy obchodných listov sa plne vzťahujú na odporúčacie listy. Formálne je odporúčací list napísaný v ľubovoľnej forme bez odkazu na konkrétneho adresáta. Ak je však adresát známy, je žiaduce uviesť jeho údaje. Ak odporúčanie nepochádza od jednotlivca, ale od organizácie (právnickej osoby), je vhodnejšie, aby bolo napísané na hlavičkovom papieri organizácie. Odporúčaná dĺžka listu je jedna strana strojom písaného textu.

Štruktúra písmen

Názov. Ak list pochádza od právnickej osoby (vydaný na hlavičkovom papieri organizácie), potom v súlade s pravidlami pre vydávanie obchodných úradných listov uvádza údaje o odosielateľovi (rohová pečiatka označujúca názov organizácie, jej poštové a ďalšie údaje), ako aj evidenčné číslo a dátum registrácie listu ako odchádzajúceho dokumentu. Ak je adresát známy, potom sú údaje o adresátovi umiestnené na pravej strane hlavičky.

Pod podrobnosťami v strede stránky je názov dokumentu: Odporúčací list.

Potvrdenie o skutočnosti a podmienkach práce v organizácii, stručné informácie o zastávaných pozíciách a vykonávaných úlohách (pri odporúčacom liste od súkromnej osoby sa v tomto odseku uvádza, za aké obdobie a v akom postavení autor listu odporúčanú osobu pozná). Zo zoznamu povinností by mala byť viditeľná kvalifikácia odporúčanej osoby.

Ak odporúčaná osoba obsadila rôzne pozície, potom údaje o držaných a vykonávaných pozíciách úradné povinnosti uvedené pre každý časový interval. Napríklad: Sidorov Vladimir Alexandrovič pracoval v spoločnosti "Vector" od 12. marca 1998 do 16. marca 2002, vrátane od 12. marca 1998 do 16. marca 2002 - ako vedúci oddelenia obchodu a nákupu, od 17. marca do 25. novembra, 2002 - na pozícii senior manažér toho istého oddelenia.

Jeho povinnosťami ako manažéra bolo organizovať dodávky komponentov, ako senior manažér - organizovať interakciu medzi dodávateľmi komponentov a výrobou,

Stručný popis profesionálnych, obchodných a osobných kvalít odporúčané a ním dosiahnuté úspechy počas pôsobenia v organizácii. Vyhnite sa bežným slovám ako napr spoľahlivý, kompetentný, svedomitý atď., ale zamerať sa na konkrétne skutočnosti, ktoré charakterizujú odporúčaného z hľadiska jeho odborných kvalít, schopnosti zvládať určité úlohy. Tu sa môžete zamerať na také kategórie, ako je úroveň vedomostí a usilovnosti pri plnení základných povinností, schopnosť vyrovnať sa s neštandardnými úlohami, vynaliezavosť, iniciatíva, schopnosť učiť sa, schopnosť prispôsobiť sa rôznym situáciám, emocionálna stabilita, vodcovské kvality. (napríklad: samostatne ovládal softvér, samostatne a úspešne viedol obchodné rokovania, efektívne riadil podriadených a pod.). Tu môžete tiež uviesť približné porovnanie odporúčanej práce s prácou jeho kolegov, uviesť najvýznamnejšie úspechy, projekty vyvinuté a realizované ním osobne.

Dôvody na zmenu zamestnania(opustenie organizácie, presun na iné miesto). Môže ísť o zmenu profilu organizácie, zatvorenie jednotky, personálne zmeny v organizácii, zmenu bydliska atď.

Závery: stručné a konkrétne posúdenie spôsobilosti, obchodných kvalít odporúčanej osoby, jej tvorivého potenciálu a možného kariérneho rastu. Odporúčania do zastávanie konkrétnej pozície alebo pozícií. (V niektorých prípadoch je žiaduce uviesť tu mieru, do akej odporúčate osobu na pozíciu, ktorú hľadáte: bezpodmienečne, dôrazne, s určitými výhradami neodporúčam). Napríklad: Sidorov Vladimir Alexandrovič ovláda technológie ... (alebo ... má rozsiahle skúsenosti s prácou so serverom softvér... alebo ... môže samostatne pracovať firemných klientov... atď.). Verím, že pán Sidorov dokáže efektívne plniť úlohy vedúceho oddelenia, pracujúceho ako vedúci oddelenia, zástupca vedúceho počítačového oddelenia stredného podniku.

Kontaktné súradnice osoba podpisujúca list. Tento bod je obzvlášť dôležitý pre odporúčacie listy vypracované jednotlivcami, pretože je celkom možné, že nový zamestnávateľ po prečítaní odporúčacieho listu bude chcieť objasniť niektoré podrobnosti.

Podpis. Uvádza sa pozícia, priezvisko, meno, priezvisko osoby podpisujúcej list.

Ak je list napísaný súkromnou osobou, potom je pod podpisom uvedený dátum odporúčania. Formálne podpis nevyžaduje osvedčenie pečaťou organizácie

Ukážky syntaktických konštrukcií,