Ako vytvoriť skupinu adries v programe Outlook. Používanie skrytej kópie v programe Outlook

Niekedy používateľ potrebuje zmeniť, doplniť, preniesť zoznam kontaktov na správnu osobu, preniesť ho na ďalšie zariadenie. Aby to bolo pohodlné, Outlook má všetky potrebné nástroje.

Ako preniesť adresy z Outlooku

Ako exportovať kontakty

Metódy migrácie údajov sa líšia v závislosti od verzie e-mailového klienta Outlook.

Exportujte kontakty z Outlooku 2013

1. Ak chcete exportovať údaje z Outlooku 2013, otvorte program a na karte „Súbor“ – „Otvoriť a exportovať“ vyberte „Importovať a exportovať“.
2. Poštový klient ponúkne možné možnosti. Kliknite na „Exportovať do súboru“.

Vyberte priečinok, do ktorého chcete zaznamenať informácie.

Zadajte názov objektu, ktorý sa má uložiť, a kliknite na tlačidlo „Dokončiť“.

Nový súbor CSV môžete otestovať vo svojom počítači otvorením v programe Excel.

Exportujte kontakty z Outlooku 2010

1. Otvorte Outlook 2010 a prejdite na kartu Súbor.

   Kliknite na "Súbor" na ovládacom paneli v hornej časti okna programu Outlook

Otvorí sa okno Možnosti programu Outlook. V ľavom horizontálne menu kliknite na "Rozšírené".

Otvorí sa „Sprievodca exportom“, tu vyberte položku „Hodnoty oddelené čiarkou (Windows)“, toto je iný názov súboru CSV. Kliknite ďalej.

2. Vyberte priečinok, do ktorého budú uložené kontaktné informácie.
3. Počkajte, kým sa dokončí proces prenosu informácií.

Pri použití obsahu prenesených kontaktov v iných produktoch poštových klientov budete potrebovať súbor „Súbor Údaje programu Outlook(PST)“.

Exportujte kontakty z programu Outlook 2007

1. Ak chcete preniesť kontakty z programu Outlook 2007, otvorte program a rozbaľte kartu Súbor. V zozname funkcií kliknite na „Importovať a exportovať“.
2. Otvorí sa „Sprievodca importom“, ktorý bude potrebný na vygenerovanie dokumentu. Začiarknite políčko „Exportovať do súboru“.
3. V okne, ktoré sa otvorí, vyberte „Hodnoty oddelené čiarkou (Windows)“. Pokračujte kliknutím na tlačidlo „Ďalej“.
4. Označte priečinok, ktorý bude miestom uloženia. Kliknite na „Ďalej“.
5. Počkajte na dokončenie procesu prenosu.

Ako preniesť kontakty z programu Outlook do Excelu

Bez ohľadu na to, ktorú verziu Outlooku prenesiete do svojho počítača, môžete ho otvoriť v Exceli.

Nezľaknite sa, ak v dokumente uvidíte prázdne bunky. Toto sú pozície, ktoré neboli obsadené, keď bol kontakt ešte v programe Outlook. Nie každý človek predpisuje všetky informácie: o domáci telefón, názov organizácie alebo názov pracovnej pozície kontaktu.

Po zobrazení preneseného súboru v Exceli neukladajte zmeny pri zatváraní. To môže zničiť štruktúru dokumentu a urobiť ho nečitateľným.

Ako importovať kontakty vo všetkých verziách programu Outlook

1. Proces pridávania súboru CSV do pošty bude rovnaký pre všetky verzie programu Outlook. Robí sa to rovnakým spôsobom ako export: "Súbor" - "Otvoriť a exportovať" - "Importovať a exportovať". V "Sprievodcovi" vyberte "Importovať z iného programu alebo súboru".
2. 
   
3. Po výbere akcie kliknite na tlačidlo Ďalej. Počkajte na koniec procesu prenosu.

Importujte internetové adresy a poštu do Outlooku všetkých verzií

1. Ak chcete importovať kontakty z programu Outlook, znova prejdite na „Sprievodcu importom a exportom“. Vyberte možnosť Importovať z iného programu alebo súboru.
2. V okne, ktoré sa otvorí, kliknite na „Importovať internetové adresy a poštu“.
3. Vyberte si z dvoch navrhovaných možností importu „Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x alebo Windows Mail“.
4. Kliknite na „Ďalej“ a počkajte, kým sa kontakty importujú.

Importovať z iného programu alebo súboru v akejkoľvek verzii Outlooku

1. Po výbere „Importovať z iného programu alebo súboru“ môžete pridať kontakty z pomôcky Lotus Organizer, ako aj informácie z Accessu, Excelu alebo jednoduchého textový súbor. Vyberte program, z ktorého plánujete pridať kontakty.
2. Zobrazí sa okno s výberom možností. Ak chcete vytvárať duplikáty, kliknite na položku „Povoliť vytváranie duplikátov“.
3. Vyberte priečinok, do ktorého chcete získať informácie.
4. Rozhodnite sa, kde budú údaje uložené.

Video: pokyny na prenos kontaktov

Kde sa nachádza adresár v programe Outlook

Všetky informácie o adresári, správach, kalendároch a poznámkach sú uložené v počítači v archivovanej podobe. Ak ho potrebujete nájsť, skopírovať alebo preniesť, bude užitočné vedieť, v ktorých priečinkoch sa nachádza požadovaný súbor PST:

• jednotka:/Používatelia/<имя пользователя>
• jednotka:/Používatelia/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
• jednotka:/Používatelia/<имя пользователя>/Dokumenty/súbory programu Outlook;
• jednotka:/Používatelia/<имя пользователя>/Moje dokumenty/súbory programu Outlook;
• jednotka:/Dokumenty a nastavenia/<имя пользователя>

Ak používate IMAP, Microsoft Exchange alebo outlook.com, miesto, kde sú uložené vaše e-mailové informácie, je priestor na serveri. Údaje sa zaznamenávajú vo formáte PAB. Ak áno, nájdete ich tu:

• jednotka:/Používatelia/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• drive:/Documents and Settings.

Ak ste použili konto Microsoft Exchange Server, adresár offline sa nachádza na nasledujúcich adresách:

• jednotka:/Používatelia/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• jednotka:/Dokumenty a nastavenia/<имя пользователя>/Miestne nastavenia/Údaje aplikácií/Microsoft/Outlook.

Vytvorte si adresár v programe Outlook

Po vytvorení adresára je možné doň pridať kontakty.

Ako pridať kontakty do programu Outlook

Kontakty uchovávajú informácie o ľuďoch. Môžete zadať iba adresu Email alebo vyplňte ďalšie informácie, ako sú telefónne čísla, fotografia osoby, mailová adresa, adresa práce.

Po vytvorení systematizovaného priečinka kontaktov program podľa prvých písmen nájde ten, ktorý potrebujete, a automaticky vyplní e-mailovú adresu.

Pridanie kontaktu z e-mailovej správy

Najprv musíte otvoriť prijatú správu, kliknúť pravým tlačidlom myši na meno osoby a vybrať „Pridať do Kontakty programu Outlook". Vyplňte požadované informácie podľa názvov polí a potom uložte.

Pridanie kontaktu od začiatku

Video: návod na pridávanie kontaktov

Ako vytvoriť zoznam adries v rôznych verziách programu Outlook

Pre súčasné odosielanie viacerým odberateľom naraz odporúčame použiť nástroj Kontaktná skupina.

Vytvorte distribučný zoznam v programe Outlook 2013

Vytvorte distribučný zoznam v programe Outlook 2010

V hlavnom menu pracovný program Vyberte „Vytvoriť skupinu kontaktov“. Vyplniť dôležitá informácia a uložiť.

Video: Ako vytvoriť skupinu kontaktov v programe Outlook 2010

V programe Outlook 2007 postupujte podľa cesty "Súbor" - "Nový" - "Zoznam distribúcie" alebo stlačte kombináciu klávesov Ctrl+Shift+L. Vyplňte údaje o účastníkoch, uložte.

Vyberte adresár cez "Súbor" - "Vytvoriť" alebo použite príkaz Ctrl + Shift + L

Koľko ľudí môže naraz odoslať správu, závisí od veľkosti súborov s názvami. Priemerný počet je približne 100 kontaktov.

Odstráňte kontakty v programe Outlook

Aby nedochádzalo k duplikovaniu kontaktov, pri importe v „Sprievodcovi importom“ nezabudnite zmeniť štandardné nastavenie prenosu „Povoliť duplikáty“ na inú položku, kde sa ponúka možnosť nahradiť existujúce.

Ak sa kontakty už zdvojnásobili, môžete ich odstrániť v "Zoznam kontaktov" kliknutím na položku "Telefóny". V poli, ktoré sa otvorí pred vami, musíte vybrať duplicitné kontakty a potom kliknúť na VYMAZAŤ.

Ak v časti „Možnosti kontaktu“ zrušíte začiarknutie políčka „automaticky kontrolovať duplicitné kontakty“, potom pri výbere osoby Outlook nebude sledovať duplicitné vizitky.

hlavná funkcia programy spoločnosti Microsoft Outlook je e-mailová služba. Okrem toho môže vykonávať funkcie notebook a manažér kontaktov. Keď sa naučíte pridávať, odstraňovať kontakty a vytvárať skupiny v poštového klienta Outlook si používateľ môže prispôsobiť program tak, ako mu to vyhovuje, a s jeho pomocou zostane v kontakte s priateľmi a kolegami.

Použite skupinu kontaktov (predtým „zoznam adresátov“) na odoslanie e-mailovej správy viacerým ľuďom – projektovému tímu, provízii alebo dokonca len skupine priateľov – bez toho, aby ste museli každého pridávať do riadku mena, kópie alebo kópie. individuálne.

Skupiny kontaktov v Outlooku pre Mac nájdete v téme Vytvorenie distribučného zoznamu alebo skupiny kontaktov v Outlooku pre Mac.

Ďalšie informácie

Vytvorte skupinu kontaktov

Poznámka:Člen, ktorého pridáte do skupiny kontaktov, nemusí byť v adresári. Jeho meno a e-mailová adresa sú zahrnuté pri kopírovaní a vkladaní z e-mailovej správy.

Pridajte skupinu kontaktov prijatú od iného používateľa

Ak dostanete správu, ktorá obsahuje požadovanú skupinu kontaktov, uložte ju do svojho zoznamu kontaktov.

Otvorte e-mailovú správu, ktorá obsahuje skupinu kontaktov.

V teréne Komu alebo Kopírovať kliknite pravým tlačidlom myši na skupinu kontaktov a vyberte príkaz Pridať do kontaktov programu Outlook.

Ďalšie informácie

Vytvorte zoznam adries

Zoznamy adries sú uložené v predvolenom priečinku Kontakty. Ak používate účtu Globálny zoznam adries Microsoft Exchange môže obsahovať globálne distribučné zoznamy, ktoré sú dostupné pre všetkých používateľov siete. Osobné zoznamy adries, ktoré si vytvoríte vo svojom priečinku Kontakty, k dispozícii iba vám, ale môžete

Otvorte e-mailovú správu obsahujúcu zoznam adries.

V hlavičke správy kliknite pravým tlačidlom myši na zoznam adries a vyberte príkaz z kontextovej ponuky Pridať do kontaktov programu Outlook.

Často potrebujete poslať správu viacerým príjemcom naraz – napríklad všetkým príjemcom, ktorých listy máte v priečinku Humor alebo v priečinku Rodina. Vytvorením skupiny, môžete ušetriť čas a nervy, pretože nemusíte ručne zadávať všetky ich adresy. Ak chcete vytvoriť skupinu, postupujte podľa týchto krokov.

1. Vyberte položky v ponuke Address Book Service, čím otvoríte okno Address Book.
2. Vyberte Súbor-Vytvoriť skupinu. Zobrazí sa dialógové okno, v ktorom môžete vytvoriť skupinu.
3. Zadajte názov skupiny. Pokúste sa vymyslieť dobrý názov, ktorý by odrážal zloženie skupiny a obsah diskutovanej problematiky s korešpondentmi.
4. Pridajte kontakty do skupiny. Pomocou tlačidla Vybrať zvýraznite všetkých príjemcov patriacich do tejto skupiny. Tým sa zobrazí nové dialógové okno s e-mailovými adresami korešpondentov, ktorých môžete zahrnúť do skupiny. Na ľavej strane okna vyberte požadované meno a adresu a pomocou tlačidla Vybrať ich pridajte do skupiny v pravej časti okna.
5. Po dokončení skupiny kliknite na tlačidlo OK.
6. Ak chcete zatvoriť okno Vlastnosti pre túto skupinu, kliknite na tlačidlo OK.
7. Zatvorte okno Adresár.

Teraz môžete pracovať so skupinou.

Ak chcete poslať správu celej skupine, zadajte jej názov do poľa Komu, Kópia alebo Slepý. Potom sa správa automaticky odošle všetkým členom skupiny.

Prípadne môžete kliknúť na tlačidlo Komu a vybrať skupinu zo zoznamu Adresár.

Čo je to Bcc?

Pole Skryté slúži na vytváranie „slepých“ kópií správy, t.j. kópie, ktoré neobsahujú mená ostatných adresátov tohto listu. Ak teda pošlete slepú kópiu listu skupine ľudí, nikto z nich nebude poznať ostatných príjemcov.

Ak chcete získať prístup do poľa Skryté, v otvorené okno novú správu, vyberte Zobraziť => Všetky hlavičky. Príjemcovia uvedení v poli Skryté dostanú kópiu listu spolu so všetkými ostatnými. Ale tí, ktorých mená boli uvedené v poli alebo Kopírovať, neuvidia adresy zo skrytého poľa.

zapamätaj si to Vyžaduje sa pole To. Ak tam nechcete nič zadávať, zadajte svoju vlastnú e-mailovú adresu.

Je veľmi výhodné zadať názov skupiny do poľa Skryté. Prečítajte si o tomto poli na bočnom paneli „Čo je skrytá kópia?“ v tejto časti.

Schopnosť vytvárať skrytá kópia veľmi užitočné pri odosielaní správy viacerým ľuďom. Napríklad, keď posielate nový vtip, zadajte všetky adresy do poľa Skryté a do poľa Komu zadajte svoje meno. Potom si nový vtip bude môcť prečítať každý (a možno nie každý – človek nikdy nevie, čo sa môže stať) a adresáti sa nebudú musieť pozerať na obrovský zoznam mien na začiatku listu.

Inštrukcia

Pripomeniem terminológiu. Zoznam adries je skupina kontaktov. Tieto zoznamy uľahčujú odosielanie správ skupinám ľudí. Ak sa napríklad správy často posielajú obchodnému oddeleniu, je vhodné vytvoriť zoznam adresátov s názvom „Oddelenie predaja“, ktorý obsahuje mená všetkých zamestnancov daného oddelenia. Správa odoslaná na adresy v tomto zozname sa odošle všetkým príjemcom v zozname adresátov. V tomto prípade príjemcovia neuvidia v riadku správy „Komu“ názov zoznamu adresátov, ale mená všetkých osôb zahrnutých v zozname. Zoznamy adresátov možno použiť pre správy, úlohy, žiadosti o schôdzu a iné zoznamy adresátov.

Môžete pridať mená do zoznamu adries a vymazať ich, poslať zoznam iným používateľom a vytlačiť ho. Zoznamy adresátov sú označené ikonou a sú štandardne uložené v priečinku Kontakty, čo vám umožňuje triediť a kategorizovať ich. Ak používate Microsoft Exchange Server, globálny zoznam adries môže obsahovať globálne distribučné zoznamy, ktoré sú dostupné pre všetkých používateľov v danej sieti. Osobné zoznamy adresátov vytvorené v priečinku Kontakty sú dostupné iba pre jedného používateľa, ale možno ich skopírovať a odoslať iným používateľom.

Správa alebo Pozvánka Na schôdzu môžete odoslať iba časti distribučného zoznamu. Ak to chcete urobiť, vyberte členov zoznamu kliknutím na znamienko plus (+) za názvom zoznamu a potom odstráňte názvy, ktoré nie sú potrebné. Kontaktné zoznamy adries v poli E-mail Mail“ sa nedá rozbaliť.

Pridanie mena do zoznamu adries alebo odstránenie mena

• Ak chcete pridať adresu z adresára alebo priečinka Kontakty, kliknite na tlačidlo Vybrať členov.
• Ak chcete pridať adresu, ktorá nie je z priečinka kontaktov alebo z adresára, kliknite na tlačidlo Pridať.
• Ak chcete meno odstrániť, kliknite naň a kliknite na tlačidlo Odstrániť.

Odoslanie správy do časti zoznamu adries

1. Vykonajte príkaz Súbor → Vytvorte → Správa.
2. Kliknite na tlačidlo "Komu" a v poli "Zadajte alebo vyberte meno" vyberte zoznam adresátov obsahujúci používateľov, ktorým chcete poslať správu.
3. Zoznamy adries sú označené ikonou.
4. Kliknite na tlačidlo "OK".
5. Kliknutím na znamienko plus (+) za názvom zoznamu adries zobrazíte jeho obsah a potom vymažte mená ľudí, ktorým nechcete poslať správu.

Odoslanie zoznamu adries

1. Otvorte novú správu.
2. Kliknite do oblasti textu správy.
3. Vykonajte jednu z nasledujúcich akcií:
   • ak je editor e-mailov Microsoft Word, presuňte zoznam adries zo sekcie Kontakty k správe;
   • ak používate Microsoft Outlook ako editor e-mailov, vyberte z ponuky Vložiť príkaz Dokument.
4. Uvedené Priečinky kliknite na priečinok obsahujúci zoznam adries, ktorý chcete odoslať. Zoznamy adries sú štandardne uložené v priečinku Kontakty.
5. Uvedené Prvky kliknite na distribučný zoznam, ktorý chcete odoslať, a kliknite na tlačidlo OK.
6. Poslať správu.

Ak chcete odoslať distribučný zoznam, ktorý obsahuje členov globálneho zoznamu adries (Globálny zoznam adries je adresár, ktorý obsahuje e-mailové adresy všetkých používateľov, skupín a distribučných zoznamov v organizácii. Tento adresár je vytvorený a udržiavaný Môže obsahovať aj e-mailové adresy verejnej zložky mail.), uistite sa, že príjemca tohto zoznamu adries používa rovnaký globálny zoznam adries.

Zobrazenie mien v zozname adries

1. Ak vytvárate novú správu, kliknite na tlačidlo „Komu“.
2. V zozname Zdroj adresy vyberte adresár, ktorý obsahuje distribučný zoznam, o ktorom chcete získať informácie.
3. Do poľa „Zadajte alebo vyberte názov“ zadajte názov zoznamu adries. V tomto zozname kliknite na požadované meno.
4. Postupne kliknite na tlačidlá "Rozšírené" a "Vlastnosti".

Ak chcete aktualizovať adresy v zozname adresátov, otvorte zoznam adresátov v priečinku Kontakty (konferencie sú označené ikonou) a kliknite na tlačidlo Obnoviť. Ak potrebujete presunúť zoznam adries zo správy do priečinka Kontakty, postupujte podľa týchto krokov.

1. Otvorte správu obsahujúcu zoznam adries.
2. Kliknite na vnorený zoznam adries a presuňte ho do priečinka Kontakty.