Förslag till affärsmöte. Exempel på syntaktiska konstruktioner

Tack för ditt meddelande angående besöket av Mr ... på vårt kontor ___________. Vi kommer gärna att träffa honom och är redo att diskutera vårt ömsesidiga med honom

(datumet)

affärsintressen och möjligheter till samarbete.

Förslagsbrev för ett möte för att diskutera affärssamarbete

Under arbetet med Nizhny Novgorod-mässan besökte du vårt representationskontor och visade intresse för våra nya produkter, i synnerhet dentalutrustning.

Jag diskuterar gärna med dig möjligheten att sälja medicinsk utrustning i ditt område och på så sätt knyta kontakter med ditt företag. Vi kan träffas på vårt centrala kontor i Moskva eller, efter eget gottfinnande, på ditt företags kontor i Novosibirsk.

Jag ser fram emot att träffa dig snart.

Rekommendationsbrev. Syftet med ett rekommendationsbrev är att tillhandahålla objektiv och omfattande information om en viss person ( enskild) eller organisation, företag, institution (juridisk person). Oftast är ett rekommendationsbrev en personlig granskning av arbetsgivaren om den anställde, vanligtvis med en garanti för honom, som han kan presentera för en specifik eller någon potentiell arbetsgivare.

Dekor. Ett rekommendationsbrev är en av de affärsbrev, därför gäller alla regler för utformning av affärsbrev fullt ut för rekommendationsbrev. Formellt skrivs ett rekommendationsbrev i en godtycklig form, utan hänvisning till en specifik adressat. Men om adressaten är känd är det önskvärt att ange hans uppgifter. Om rekommendationen inte kommer från en individ, utan från en organisation (juridisk person), är det att föredra att den skrivs på organisationens brevhuvud. Den rekommenderade längden på brevet är en sida maskinskriven text.

Bokstavsstruktur

Titel. Om brevet kommer från en juridisk person (utfärdat på organisationens brevhuvud), anger det i enlighet med reglerna för utfärdande av officiella affärsbrev uppgifterna om avsändaren (hörnstämpel som anger organisationens namn, dess post och andra uppgifter), samt registreringsnummer och datum för registrering av brevet som en utgående handling. Om adressaten är känd, placeras informationen om adressaten på höger sida av rubriken.

Under detaljerna i mitten av sidan finns namnet på dokumentet: Rekommendationsbrev.

Bekräftelse av faktum och arbetsvillkor i organisationen, kortfattad information om befattningarna och utförda uppgifter (för ett rekommendationsbrev från en privatperson anger denna paragraf under vilken tidsperiod och i vilken egenskap brevförfattaren känner den rekommenderade personen). Från listan över arbetsuppgifter bör den rekommenderade personens kvalifikationer synas.

Om den rekommenderade personen ockuperade olika positioner, då uppgifter om de positioner som hölls och utfördes officiella uppgifter anges för varje tidsintervall. Till exempel: Sidorov Vladimir Alexandrovich arbetade i företaget "Vector" från 12 mars 1998 till 16 mars 2002, inklusive från 12 mars 1998 till 16 mars 2002 - som chef för handels- och inköpsavdelningen från 17 mars till 25 november, 2002 - i positionen som senior chef för samma avdelning.

Hans uppgifter som chef var att organisera leverans av komponenter, som senior chef - att organisera samspelet mellan leverantörer av komponenter och produktion,

Kort beskrivning av professionella, affärsmässiga och personliga egenskaper rekommenderade och de framgångar han uppnått under sitt arbete i organisationen. Undvik vanliga ord som t.ex pålitlig, kompetent, samvetsgrann etc., men fokusera på specifika fakta som kännetecknar den rekommenderade vad gäller hans yrkesegenskaper, förmågan att klara av vissa uppgifter. Här kan du fokusera på sådana kategorier som kunskapsnivå och flit vid utförandet av grundläggande uppgifter, förmågan att klara av icke-standardiserade uppgifter, uppfinningsrikedom, initiativförmåga, inlärningsförmåga, förmåga att anpassa sig till olika situationer, emotionell stabilitet, ledaregenskaper (till exempel: självständigt bemästrat programvaran, självständigt och framgångsrikt genomfört affärsförhandlingar, effektivt hanterade underordnade, etc.). Här kan du också ge en ungefärlig jämförelse av det rekommenderade arbetet med hans kollegors arbete, ange de viktigaste prestationerna, projekt som utvecklats och genomförts av honom personligen.

Anledningar till att byta jobb(lämnar organisationen, flyttar till en annan plats). Det kan handla om en förändring av organisationens profil, nedläggning av en enhet, personalförändringar i organisationen, byte av bostad m.m.

Slutsatser: en kort och specifik bedömning av den rekommenderade personens kompetens, affärsegenskaper, hans kreativa potential och möjliga karriärtillväxt. Rekommendationer till innehar en specifik position eller positioner. (I vissa fall är det önskvärt att här ange i vilken grad du rekommenderar en person för den tjänst du söker: villkorslöst, starkt, med vissa reservationer, rekommenderar inte). Till exempel: Sidorov Vladimir Alexandrovich är flytande i teknik ... (eller ... har lång erfarenhet av att arbeta med server programvara... eller ... kan arbeta självständigt med företagskunder... etc.). Jag tror att Mr Sidorov effektivt kan fullgöra uppgifterna för avdelningschefen, som arbetar som avdelningschef, biträdande chef för datoravdelningen i ett medelstort företag.

Kontaktkoordinater person som undertecknar brevet. Denna punkt är särskilt relevant för rekommendationsbrev som utarbetats av enskilda, eftersom det är mycket möjligt att en ny arbetsgivare, efter att ha läst ett rekommendationsbrev, vill förtydliga vissa detaljer.

Signatur. Befattning, efternamn, namn, patronym för den person som undertecknar brevet anges.

Om brevet är skrivet av en privatperson, anges datumet för rekommendationen under signaturen. Formellt kräver signaturen inte certifiering av organisationens sigill

Exempel på syntaktiska konstruktioner,

Den biträdande sekreterarens uppgifter är ganska olika, och deltagande i förhandlingarna som förs av organisationen är inte den sista platsen bland dem. I den här artikeln kommer vi att överväga ett antal punkter som syftar till att säkerställa denna process.

Varför behövs detta?

Förhandlingar är en komplex process under vilken deltagare (parter) med gemensamma och/eller motstridiga intressen, i processen för ansikte mot ansikte eller korrespondensdiskussion, försöker uppnå ett ömsesidigt fördelaktigt resultat. Både gemensamma och motstridiga intressen ger anledning och grund för förhandlingar. I det första fallet försöker parterna nå en överenskommelse om synkronisering och samordning av sina handlingar för att skapa en synergieffekt. I den andra försöker de minska förlusterna från motverkan till deras handlingar genom att utveckla en ömsesidigt acceptabel kompromiss.

Som en del av affärsverksamheten, i nästan alla förhandlingar, löser företaget båda problemen. Detta kan illustreras av det klassiska, även om långt ifrån alltid sant, uttalandet "alla försöker köpa den bästa kvalitetsprodukten till lägsta pris och sälja den sämsta kvalitetsprodukten till högsta möjliga pris."

Det finns många handelshögskolor som erbjuder utbildning i effektiva förhandlings- och förberedelsetekniker. Denna process är dock av intresse för oss inte så mycket ur synvinkeln att uppnå ett positivt resultat, utan ur en utilitaristisk synvinkel.

Bortsett från huvuduppgifterna i förhandlingsprocessen har registreringsförfarandet flera grundläggande mål. Den första är skapandet av ett system för att säkerställa ett enhetligt förhandlingssätt i företaget. Detta är en komplex process som inkluderar både bildandet av förkontraktuella mål och möjligheten att identifiera sina egna misstag under förhandlingarna, såväl som skapandet av ett arkiv som gör att man kan fastställa när, med vem, vad förhandlingarna är. var omkring. Den andra är bildandet av en pool av dokument som gör det möjligt att effektivt upprätta primära redovisningsdokument (”avskriva”) för utgifter för gästfrihet. Den tredje är bildandet av en dokumentär bas som gör det möjligt att rättfärdiga existensen av ett ekonomiskt mål och en verklig ekonomisk transaktion i skattehänseende. Närvaron av dokument som korrigerar förhandlingarnas faktum och förlopp, om nödvändigt, kan tjäna som bevis på att organisationen inte ingick transaktioner med ett endagsföretag, och i vissa fall underlätta processen att utreda "barn" från skrupelfria motparter .

Första steget: förberedelse

Förhandlingar är inte bara "förhandlingar" vid det runda bordet. Detta är en komplex process, och innan ledarna personligen sätter sig vid samma legendariska bord och plockar upp reservoarpennor, har deras underordnade mycket arbete att göra. Vi kommer att utelämna sökning och urval av motparter med allt arbete som följer med dem, eftersom detta vanligtvis görs av specialiserade specialister.

På förberedelsestadiet är det nödvändigt att bestämma gränsvillkoren för företaget: maximum (vad som behöver uppnås) och minimum (varefter förhandling blir meningslös). Detta är desto viktigare om förhandlingarna inte förs av företagets första personer, utan av underordnade, vars befogenheter uppenbarligen är begränsade.

Ur en psykologisk synvinkel (och detta noteras av nästan alla affärscoacher) är det nödvändigt att inleda förhandlingar med flera "morötter" inom ramen för sekundära förhållanden som inte är nyckeln för dig, men kanske är sådana för din motpart. Dessa förutsättningar är kanske inte alltid logiska, men kanske är de "historiskt" formade i företaget och deras förändring orsakar eventuella organisatoriska svårigheter för förhandlingschefen.

Låt oss föreställa oss det preliminärt arbete utförd. Två eller tre företag väljs ut av försörjningsavdelningen, grundläggande parametrar transaktioner är kända och diskuterade av parterna. Det finns några viktiga frågor kvar. Vi kommer villkorligt att välja tre parametrar för transaktionen som kräver uppmärksamhet och diskussion av parterna - pris, leveranstid och kvalitet.

I vissa fall kräver förhandlingarna en strikt agenda och arbetsordning, som diskuteras före mötet eller direkt i dess första skede. Eftersom förhandlingar traditionellt sett antas vara en jämn sammansättning av delegationer, är det meningsfullt att specificera antalet deltagare.

Baserat på ovanstående kan du skapa en lista över nödvändiga dokument, som kommer att innehålla:

• en order att organisera sökandet efter motparter med fastställande av gränsvillkor (exempel 1);
• memorandum från entreprenören med preliminära uppgifter om möjliga motparter (exempel 2);
• en order som definierar parametrarna för förhandlingar med var och en av motparterna och agendan för förhandlingar (exempel 3);
• erbjudandebrev till motparten för att hålla ett möte (exempel 4).

Exempel 1

Beställning om organisationen av sökandet efter en leverantör

(Vector-North LLC)

ORDNING

01.04.2013 № 45

Pos. derevyanka

Om organisationen av sökandet efter en bränsleleverantör

För att förbättra effektiviteten i organisationen vid inköp av bränslen och smörjmedel

JAG BESTÄLLER:

1. Till försörjningsavdelningen under ledning av avdelningschefen Sivolapov M.V. före den 15 april 2013 genomföra en studie av bränslen och smörjmedel för att identifiera potentiella leverantörer.

2. Bestäm följande krav för leverantörsorganisationer:

- Tillgången till teknisk genomförbarhet för att leverera bränsle och smörjmedel till organisationens närvaroplatser;

– närvaro på bränsle- och smörjmedelsmarknaden i regionen i minst två år.

3. Definiera affärens parametrar:

- kostnaden för bränsle och smörjmedel, med hänsyn till transport, inte mer än ett visst belopp (bilaga nr 1 till ordern);

- möjligheten att leverera bränsle och smörjmedel i enlighet med schemat för organisationens behov (bilaga nr 2 till ordern);

– Överensstämmelse med kvaliteten på bränslen och smörjmedel med gällande statliga standarder;

– Betalningsförfarande: med största möjliga uppskjuten betalning eller betalning i efterhand.

vd Storozheyko S.S. Storozheyko

Bekant med beställningen:

Sivolapov M.V. Sivolapov 01.04.2013

Exempel 2

promemoria

I enlighet med order nr 45 den 1 april 2013 genomförde försörjningsavdelningen en undersökning av bränsle- och smörjmedelsmarknaden. Det är fastställt att följande företag uppfyller de fastställda kriterierna:

1. Aktiebolag "Fuel Company "North-West"" (Klyuchevaya St., 18, kontor 208, Petrozavodsk, Republiken Karelen, 185000).

2. Aktiebolag "Petrozavodsk Fuel Company-Service" (Borovaya St., 12, byggnad 1a, Petrozavodsk, Republiken Karelen, 185013).

3. Closed Joint Stock Company "Karelian Fuel Company" (Chapaeva st., 5, byggnad 42, Petrozavodsk, Republiken Karelen, 185007).

De angivna företagens förslag och möjligheter för tillförsel av erforderlig mängd bränsle och smörjmedel har studerats. Som ett resultat av detta har ett antal frågor identifierats som kräver mer detaljerade studier.

1. LLC "Fuel Company "North-West"":

– det är möjligt att få rabatt på leveransvolymen och baserat på betalningsvillkoren bestäms rabattens storlek på individuell basis;

– i förhållande till leveransplanen skiljer sig motpartens erbjudande väsentligt från våra önskemål. Ingåendet av ett avtal med denna organisation kommer att kräva tillgång till ytterligare lagringskapacitet på organisationens territorium.

Jag uppmärksammar er på det faktum att det krävs en ytterligare ekonomisk analys av möjligheten att ingå ett avtal med denna organisation, med hänsyn till de betydligt lägre kostnaderna för bränsle och smörjmedel än konkurrenternas. Jag ber er att fastställa en lämplig uppgift för ekonomisk förvaltning.

2. Aktiebolag "Petrozavodsk Fuel Company-Service":

– diskussion om ytterligare leveransgarantier (företaget har varit verksamt på marknaden i 2,5 år);

- diskussion om betalningsförfarandet. En fördröjning på upp till 30 dagar är möjlig.

3. Slutet aktiebolag "Karelian Fuel Company":

- kostnaden för varorna bestäms baserat på betalningsvillkoren, det är möjligt att få en extra rabatt om det finns ytterligare betalningsgarantier;

- leveransschema. Motpartens erbjudande skiljer sig från våra önskemål. Vi är redo att diskutera det av oss föreslagna schemat, förutsatt att vi tar på oss extra kostnader för leverans av varor.

Jag uppmärksammar er på att ytterligare ekonomisk analys av möjligheten att ingå ett avtal med denna organisation krävs. För ett antal positioner kommer ökningen av varukostnaden från gränsvärdet att vara från 5 till 10% med en hög garanti för leverans i tid.

Chef för inköpsavdelningen Sivolapov M.V. Sivolapov

Exempel 3

Förordning om organisation av förhandlingar

Aktiebolag "Vector-North"

(Vector-North LLC)

ORDNING

03.04.2013 № 49

Pos. derevyanka

Om organisationen av förhandlingar med LLC "Fuel Company "North-West""

I samband med behovet av att organisera förhandlingar om leverans av bränsle och smörjmedel

JAG BEHÖVER:

1. Chef för försörjningsavdelningen Sivolapov M.V. fram till den 25 april 2013, organisera förhandlingar med OOO Fuel Company Severo-Zapad.

2. Sivolapov M.V. under förhandlingarna, försök att fastställa betalningsvillkoren för de levererade produkterna på villkoren för en uppskjuten betalning på minst 15 kalenderdagar. Om det är omöjligt att fastställa en uppskjuten betalning är det möjligt att komma överens om betalning med remburs hos Severnaya Kazna Bank eller Sberbanks nordvästra filial.

Erbjud motparten en förhöjd tröskel för ansvar för brott mot leveransplanen i mer än 3 kalenderdagar. Den övre gränsen för positionen: en engångsböter på 10 % av kostnaden för partiet och ett vite på upp till 0,8 % av kostnaden för det ej levererade partiet per dag. Den nedre gränsen för positionen: en engångsböter på 5 % av kostnaden för partiet och ett vite på upp till 0,3 % av kostnaden för det underlevererade partiet per dag.

Bestäm de viktigaste villkoren för transaktionen (bilaga nr 1), inklusive schemat för leverans av bränsle och smörjmedel.

3. Bestäm sammansättningen av deltagarna i förhandlingarna:

- Chef för leveransavdelningen Sivolapov M.V.;

– chef för den juridiska avdelningen Zuev S.V.;

- Biträdande sekreterare Buldakova T.V.

vd Storozheyko S.S. Storozheyko

Bekant med beställningen:

Sivolapov M.V. Sivolapov 04/03/2013

Zuev S.V. Zuev 04/03/2013

Buldakova T.V. Buldakov 03.04.2013

Exempel 4

Erbjudandebrev till motparten för ett möte

Kära Semyon Mikhailovich!

Vårt företag har bekantat sig med de leveransvillkor som du föreslagit, vilket vi tycker är intressant. Vi föreslår att du skickar behöriga representanter för att diskutera vissa villkor i kontraktet. Som en del av förhandlingarna anser vi att det är nödvändigt att först och främst diskutera villkoren och förfarandet för betalning för de varor du levererar. Vi skickar ett utkast till leveransavtal till dig. Vi är redo att lyssna på dina önskemål på dess villkor.

Vänliga hälsningar,

vd Storozheyko S.S. Storozheyko

Andra etappen: genomföra

Innan själva förhandlingarna påbörjas är det vettigt att se till att företrädarna för din motpart har befogenhet att genomföra dem. Det enda dokument som kan bekräfta dem är en fullmakt (exempel 5). En fullmakt kan utfärdas både för att företräda intressen vid diskussionen om möjligheten till samarbete, och för att träffa avtal. I det andra fallet är det ett mer tungt vägande dokument, inkl. som visar den höga statusen för de personer som deltar i förhandlingarna.

Exempel 5

Fullmakt att förhandla

Aktiebolag "Vector-North"

(Vector-North LLC)

st. Komsomolskaya, 3, av. 34, pos. Derevyanka, Prionezhsky-distriktet, Republiken Karelen, 185525

OGRN 1121040000773 TIN 1020176678 KPP 102001001

FULLMAKT nr 3/01

Första april två tusen tretton

Byn Derevyanka

Aktiebolag "Vector-Sever", OGRN 1121040000773 TIN 1020176678 KPP 102001001, representerad av generaldirektören Storozheyko Semyon Semenovich, som agerar på grundval av stadgan,

bemyndigar

Sivolapov Mikhail Vladimirovich (pass 34 45 nr 889900, utfärdat av Prionezhskys inrikesavdelning distriktet i republiken Karelen 01.08.2002)

företräda Vector-Sever LLCs intressen under förhandlingar med Fuel Company Severo-Zapad LLC i frågorna om att ingå ett kontrakt för leverans av bränslen och smörjmedel, med rätt att underteckna mötesprotokoll, promemorior och andra dokument som fastställer resultaten uppnåtts under diskussionen om kontroversiella frågor.

Fullmakten utfärdades utan ersättningsrätt.

Fullmakten utfärdas för en tid av tre månader.

Signatur Sivolapova M.V. ______ Sivolapov ______ intyga.

vd Storozheyko S.S. Storozheyko

Oftast kännetecknas förhandlingar mellan två lika och ömsesidigt intresserade partners i transaktionen av ett antal karakteristiska egenskaper:

• processen har inte en tydligt definierad struktur och äger rum utan en ordförande;
• förutom de allmänna artighetsreglerna finns det inga andra avskräckande medel under förhandlingarnas gång;
• parterna bestämmer dagordningen för förhandlingarna under sitt uppförande;
• Förhandlingar slutar inte alltid i ett positivt resultat. Parterna kan besluta att inte gå med på ingåendet av transaktionen.

Det kan inte entydigt sägas att dessa egenskaper är negativa, men om de uttrycks för ljust (till exempel på grund av den höga emotionaliteten hos de personer som deltar i dem), så förvandlas förhandlingarnas mångfacetterade och mångsidiga karaktär till en fullständig röra. Resultatet av en sådan förvirring i diskussionen kan bli att parterna själva inte helt förstår vad de kommit överens om under förhandlingarna.

För att undvika missförstånd under förhandlingarna, särskilt om de pågår i flera dagar eller sker i flera steg, kan mötesprotokollet eller den promemoria som upprättats efter dess resultat hjälpa till. Det finns ingen enskild blankett för dessa dokument. Men de måste naturligtvis ha sådana grundläggande uppgifter som datum och eventuellt tidpunkt för mötet, en uppgift om platsen där det ägde rum och namnen på deltagarna. I regel redovisar protokollet inte bara de uppnådda resultaten utan också de viktigaste bestämmelserna från mötet.

Registrering kan ersättas med ljud- eller videoinspelning, men i det här fallet finns det ett antal nyanser. För det första är inspelning endast möjlig med samtycke från alla närvarande, och sådant samtycke bör registreras skriftligt eller genom uttalanden från varje deltagare efter att inspelningen har börjat. För det andra, domstolarna Ryska Federationen Traditionellt är det svårt att relatera till ljud- och videoinspelning. Oavsett utförandet av ljud- eller bildinspelning måste därför en slut- eller interimspromemoria upprättas i slutet av varje möte. Detta är också nödvändigt för att undvika problemet med tvetydig tolkning av den verbala information som parterna utbytte under diskussionen. Som namnet antyder, fastställer interimspromemorian resultatet av det pågående mötet, och det sista - hela förhandlingsprocessen som helhet. Dessutom, om protokollet kan vara ensidigt, dvs. sammanställd endast för hushållsbruk i ett företag (även om detta inte är önskvärt), då måste promemorian undertecknas av alla deltagare (annars går innebörden av att upprätta ett dokument förlorat).

Tredje steget: fixa resultatet

Till skillnad från protokollet redovisar promemorian vanligtvis inte själva förhandlingsförloppet, utan endast de överenskommelser som parterna träffat (exempel 6). Det är värt att notera att, beroende på befogenheterna hos de parter som är inblandade i förhandlingarna, har sådana avtal och dokumentet som bekräftar dem olika juridisk status. Så om:

• personer som har rätt att ingå ett avtal deltar i förhandlingarna;
• avsikten att ingå en affär följer direkt av texten i ett sådant dokument;
• dokumentet innehåller alla de villkor som är väsentliga ur gällande lagstiftnings synpunkt för av denna typ kontrakt;

då är ett sådant dokument, ur dess konsekvenser, ett preliminärt kontrakt. I enlighet med art. 429 och punkt 4 i art. 445 i den ryska federationens civillagstiftning, om en av parterna därefter undviker att underteckna huvuddokumentet, har den andra parten rätt att kräva att det avslutas i rättsordning. Om något av ovanstående villkor inte är uppfyllt, ger handlingarna inte upphov till rättsliga konsekvenser förrän huvudavtalet ingås. Men efter dess slutförande, i händelse av en tvist, kan de användas av parterna i domstol som ett av bevisen för att fastställa partens verkliga avsikter vid tidpunkten för transaktionen.

Inom ramen för själva organisationen är dokumentet som avslutar arbetet med förhandlingsprocessen traditionellt chefens ordning eller beställning (exempel 7).

Exempel 6

Promemoria

Starttid för förhandlingarna: 12.30. Sluttid för förhandlingarna: 14.30

Plats för mötet: st. Komsomolskaya, pos. Derevyanka, Prionezhsky-distriktet, Republiken Karelen.

Närvarande:

Från Vector-Sever LLC

Chef för delegationen: chef för försörjningsavdelningen Sivolapov M.V., som agerar på grundval av en fullmakt daterad den 1 april 2013 nr 3/01.

chef för den juridiska avdelningen Zuev S.V.;

biträdande sekreterare Buldakova T.V.

Chef för delegationen: chef för försäljningsavdelningen Ivanova R.I., som agerar på grundval av en fullmakt daterad den 20 februari 2013 nr 23.

Medlemmar av delegationen (utan bekräftelse av befogenhet):

juridisk rådgivare Samarin I.M.;

Ezhova A.V., säljavdelningsspecialist

Frågor som diskuteras:

1. Texten i utkastet till kontrakt för leverans av bränsle och smörjmedel, tillhandahållen av Vector-Sever LLC.

2. Villkor för att garantera överensstämmelse med de leveransdatum som anges i avtalet.

3. Betalningsvillkor för varorna.

Framstegen i förhandlingarna spelades in med en röstinspelare (protokollet från förhandlingarna, filen "21042013.mp3" lagras i ljudarkivet hos Vector-Sever LLC. En kopia av filen skickades till North-West Fuel Company LLC via e-post: [e-postskyddad]).

Överenskommelse nått:

Acceptera, med hänsyn till de överenskomna ändringarna, utkastet till kontrakt för leverans av bränslen och smörjmedel som föreslagits av Vector-Sever LLC och rekommendera det för ingående av kontraktet. Den överenskomna texten, undertecknad av de behöriga parterna, bifogas protokollet (bilaga 1 på 23 sidor).

Fastställ att garantin för överensstämmelse med leveransdatum är:

– ett villkor om ensidigt frånträde från avtalet av köparen utan att tillämpa några påföljder för det;

- fastställandet av leverantörens ansvar i avtalet, nämligen vid överträdelse av leveranstiden med mer än tre dagar, betalas böter på 7% av kostnaden för försändelsen av varor som är försenad till leverans och en vite betalas till ett belopp av 0,6% av kostnaden för sändningen av varor som är försenade för leverans för varje dag förseningar.

Kom överens om följande betalningsvillkor för varorna. Betalning sker med icke-kontant i kontanter till det avräkningskonto som anges av leverantören i kontraktstexten, enligt följande schema: 30 % av kostnaden för varuförsändelsen betalas den dag varorna överlämnas till transportören för leverans till köparen. Resterande del (70 % av kostnaden för en varuförsändelse) betalas senast 25 kalenderdagar från det datum då Köparen faktiskt tog emot försändelsen.

Underskrifter från delegationens ledare:

Från Vector-Sever LLC

Sivolapov M.V. Sivolapov

Från LLC "Fuel Company "North-West""

Ivanova R.I. Ivanova

Exempel 7

Order att fortsätta förhandlingsprocessen

Aktiebolag "Vector-North"

(Vector-North LLC)

ORDNING

12.04.2013 № 60

Pos. derevyanka

Om fortsättningen av förhandlingsprocessen

På grund av omöjligheten att uppnå acceptabla villkor för transaktionen med OOO Fuel Company Severo-Zapad

JAG BESTÄLLER:

1. Chef för försörjningsavdelningen Sivolapov M.V. avsluta förhandlingarna med OOO Fuel Company Severo-Zapad.

vd Storozheyko S.S. Storozheyko

Bekant med beställningen:

Sivolapov M.V. Sivolapov 12.04.2013

En term som kom in i Ryska federationens ekonomiska praxis på 90-talet. och antyda bedrägeri (”förvärv av rätten till annans egendom genom bedrägeri”), som består i att slutföra en transaktion i syfte att erhålla fördelar därav, utan att uppfylla motförpliktelser. Hur intressant fakta vi noterar att i "Explanatory Dictionary" V.I. Dahl angav att i Pskov- och Tver-dialekterna är "kidkiy" "kidkiy" synonymt med ordet "girig".

E-post är en viktig kanal för kommunikation och lösning av arbetsfrågor. Oavsett hur fritt vi navigerar på Internet, ibland måste reglerna för arbetskorrespondens ofta läras, och skörda våra egna misstag.

Affärskorrespondens är något som nästan alla möter aktiva användare world wide web. Hur man kommunicerar korrekt, koncist och tydligt för att förmedla nödvändig information till samtalspartnern - läs våra tips.

Nyckel

I affärskorrespondens, försök att undvika känslor eller förmedla tonen i ditt humör. Kom ihåg att text inte förmedlar mer än 20 % av ditt humör.

Beskriv dina tankar klart och koncist. Ett e-postmeddelande är ett meddelande i ett speciellt format. I affärskorrespondens ska det inte finnas vatten, reflektioner och stora inledande ingresser. Om ditt meddelande tar upp mer än en tredjedel av skärmens höjd är det mest sannolikt att mottagaren skjuter upp läsningen till senare; det är ännu mer sannolikt att du inte får något svar på det, så:

Det du talar om ska stå i de första raderna i brevet;

Sälj/tala med en rubrik.

Dagar för korrespondens

Tisdag och onsdag är bra dagar för att starta en affärskorrespondens om frågor som intresserar dig, om du vill avsluta dessa uppgifter innan veckans slut. Var god skicka erbjudande eller en begäran om att få den information du behöver kommer att fungera mer än någonsin i dessa dagar;

Fredag. Som praktiken visar är detta en speciell dag av "död" korrespondens. Det är nästan omöjligt att få svar på ett brev som skickas efter middagen. Försök därför att inte planera något just nu eller lösa interna problem. Det är inte heller värt att skriva brev med hopp inför nästa veckas morgon, de har stor sannolikhet att öppnas på fredag ​​kväll, i så fall kommer de att förbli utanför uppmärksamheten nästa måndagsmorgon;

måndag

Lös inte frågor som kräver en analys av situationen och ett beslut om att påbörja nya uppgifter på måndagar.

Ett exempel kan vara nya förslag till samarbete, en begäran om att skicka ett kommersiellt erbjudande, upprättande av en handling m.m. Det är här det gamla ordspråket "måndag är en hård dag" kommer in i bilden. Kroppen motstår nya uppgifter och är i ett tillstånd av stress efter helgen, så sådana förfrågningar tas ofta emot med fientlighet, kvaliteten på deras lösning kommer att bli lidande. God praxis på måndagsmorgnar är "påminnelsebrev" – brev som ber om tidigare begärd information, oroar sig för att få svar på gamla frågor och så vidare.

Brevstorlek

Bokstaven måste passa in i monitorns arbetsområde. Om ett e-postmeddelande kräver rullning, se till att vänta längre än vanligt på ett svar.

Ibland är det bekvämt att tillämpa praxis "ett ämne - en bokstav."

När frågorna är breda kan du dela upp dem i flera bokstäver eller använda avgränsande underrubriker i brevets brödtext.

Brevets text bör vara kortfattad och begriplig för alla deltagare i korrespondensen. Använd därför inte professionellt, företagsordförråd, slang och förkortningar som inte är allmänt accepterade.

Om korrespondensen utförs i formatet av frågor och svar, måste du följa samma format med avsändaren:

• ställ frågor och skriv svar separat;
• skriv svaret på varje fråga direkt nedan ställd fråga, men i en annan färg eller typsnitt.

Svara inte på ett e-postmeddelande som ett nytt e-postmeddelande. Din mottagare kommer förmodligen att leta efter både det ursprungliga meddelandet och hela korrespondenshistoriken. Uppskatta din tid och hans.

Bilagor

Var noga med att vara uppmärksam på bilagor, om några. Filer måste vara i flera format, deras namn måste vara kopplat till bokstaven. Exempel - PPC_Commercial_offer_promodo.doc, PPC_Commercial_offer_promodo.pdf

Skicka dokument som behöver redigeras i .doc- eller .xls-format. Om detta är en presentation eller ett slutdokument som inte kräver ändringar, använd .pdf-formatet.

Innan du skickar brevet, kontrollera att de bifogade dokumenten finns och är korrekta för att undvika återsändning.

Signaturer och brev från olika enheter

Brevets underskrift bör ange namn och efternamn, position och alla huvudsakliga sätt att kontakta dig: telefonnummer och skype.

Korrespondensmedlemmar

Lägg andra i kopian om:

• de bad om det själva;

• de borde få detta brev.

Respons tid

• Besvara brevet alltid och omedelbart om det tar dig 1-2 minuter.

• Om brevvännen är viktig för dig (till exempel en potentiell eller befintlig kund), och svaret på brevet tar tid – var noga med att skriva att du fick brevet och när han kommer att få svar på det. Detta är mycket viktigt för samtalspartnern för att ta bort från honom känslan av "upphävande av uppgiften."

• Ständig feedback.

Även om frågan kommer till dig via mejl från en kollega och kräver en knapptryckning på fem sekunder från din sida, var inte för lat för att meddela en kollega att uppgiften är löst. Detta kommer att befria honom från ansvaret att spåra lösningen av problemet.

Vi utesluter inte samtal och möjligheten att lösa problem per telefon

Om du skickade tre e-postmeddelanden och inget svar, ring tillbaka.

Påminn dig själv inte mer än om 2-3 dagar om problemet inte är akut och 2-3 gånger om dagen om problemet är akut.

Skriv inte om samma sak varje dag. Fundera på om det är möjligt att påskynda lösningen av problemet genom att ringa på telefon. Brev stänger inte frågan om personlig kommunikation på bästa sätt. Ett möte eller ett telefonsamtal är ibland bättre än att sms:a.

Status på brev och möten, telefonsamtal

Ta för vana att sammanfatta telefonsamtal och möten med ett litet sammanfattande brev. Lita inte på minnet. Därför kommer det alltid att finnas ett dokument som fastställer villkor, avtal och andra viktiga punkter för att arbeta med kunden.

Slutet på brevet

De sista raderna i brevet ska sammanfatta: vilka åtgärder förväntar du dig från samtalspartnern. Eller vice versa - vad ska du göra, vad blir nästa steg.

Påminnelser, kryssrutor, etiketter

Bokstäver som kräver viss analys eller inte ett enda beslut, markera själv med en etikett (till exempel en flagga). För att inte glömma att svara på dem eller läsa till slutet förslaget att delta i evenemanget, bekanta dig med programmet och kongressens deltagare, granska de markerade bokstäverna en gång i veckan och avsluta frågorna.

Slutsatser

Med hjälp av brev kan många viktiga frågor lösas. Om den används på rätt sätt kommer denna kommunikationskanal att låta dig utveckla partnerskap, informera om resultat och uppgifter, dela nyheter och problem och helt enkelt "knacka på nya dörrar".

Hallå! I den här artikeln kommer vi att berätta om reglerna för att skriva ett brev om ett möte med en klient.

Idag lär du dig:

• Vilka regler för affärskorrespondens måste iakttas;
• Hur man skriver ett mötesbrev till en kund;
• Hur man skriver ett brev efter ett möte.

Grundläggande regler för att skriva affärsbrev

Så du har gått igenom alla försäljningsprocesser och redan beräknat din vinst från transaktionen, men det finns ett till "men". Du måste formalisera ett avtal och diskutera några detaljer om transaktionen.

Det verkar som att det inte är något komplicerat i detta, det enda kunden behöver är ett möte. Men hur gör man det? Vilka ord ska man använda? Hur börjar man ett brev?

Det finns normer för affärskorrespondens, bristande efterlevnad som är fylld med en nedgång i företagets image i kundens ögon och i sällsynta fall transaktionens misslyckande. Därför är det första du behöver göra att studera reglerna för affärskorrespondens.

Regler för affärskorrespondens:

• Din adress E-post ska inte se komisk eller lättsinnig ut. Det måste vara lämpligt för sitt syfte, det vill säga det måste ha ett företagsnamn, det är bäst att e-postnamnet stämmer överens med företagets namn. Exempel på misslyckade brevlådor: sweetGirl, badboy, ladyinred;
• Använd personliga vädjanden till kunden. Tack vare en personlig vädjan kommer kunden att förstå att han är viktig för dig. Detta är en bra garanti för en långsiktig relation;
• Använd inte kortformen av affärspartnerns namn. Till exempel, Sash, Kat, Serezha. Det ser respektlöst ut;
• Var uppmärksam på din hälsning. Du bör inte nämna tiden på dygnet i det, eftersom klienten kan läsa detta brev på några timmar eller dagar, i vilket fall din hälsning kommer att vara "malplacerad" och orsaka negativa associationer. Det är bäst att använda ordet "Hej!";
• Inkludera alltid en ämnesrad, annars kan den hamna i skräppostmappen eller gå vilse;
• Skilj mellan "till" och "kopiera" fält. I fältet "till" anger du mottagaren som du förväntar dig ett svar från. Fältet "kopia" är avsett för dig som bara behöver läsa brevet. Till exempel, i "kopia"-fältet, kan du sätta din chef om han är intresserad av resultatet av att arbeta med en viss kund. Det finns ytterligare ett fält: Dold kopia". I det här fallet kommer huvudmottagaren av brevet inte att veta att din korrespondens skickas till tredje part. Men detta verktyg anses vara taktlöst och ogillat i affärsmiljön;
• Brevet ska inte vara särskilt långt.. Enligt reglerna för affärskorrespondens ska dess längd passa på ett A4-ark. Det finns också volymbegränsningar. e-post. Det bör inte överstiga 3 MB, annars kan brevet "frysa" när det öppnas;
• Efter att ha läst de tre första meningarna i ditt brev bör klienten förstå dess essens. Förresten, bygg inte länge, komplexa meningar, belastad med participiell och participiell omsättning. De är mycket svåra att läsa;
• Var uppmärksam på slutet av ditt brev. Den måste innehålla din signatur, position och kontaktuppgifter. Det är tillrådligt att inte använda initialer, utan att skriva namnet i sin helhet: Ivanov Ivan Ivanovich eller Ivan Ivanov, och inte I.I. Ivanov. Tjänsten ska anges så att uppdragsgivaren har en uppfattning om vilka frågor han kan kontakta dig kring. Ange även dina kontaktuppgifter, e-post, telefon, länk till företagets hemsida, företagsnamn.

Syfte och effektivitet med kundförordnandebrev

Syftet med mötesbrevet kan vara både att uppmärksamma kunden på ditt erbjudande. I det andra fallet måste ditt erbjudande bifogas brevet. Detta alternativ är lämpligt för den första kontakten med en potentiell kund, när det inte finns några avtal mellan er ännu.

Effektiviteten av brev med ett handelserbjudande motsvarar effektiviteten av "". Ungefär 10 personer av 100 svarar på sådana brev. Den låga effektiviteten motiveras av bristen på intresse för brev från okända mottagare, de behandlas som spam.

För att undvika en sådan bedömning är det nödvändigt att intressera klienten för ämnet för brevet. Det bör uppfylla hans behov, så innan du skriver ett brev, studera din potentiella kund.

Struktur för ett kundmötesbrev

1. Kontakta kunden. För denna del av brevet är det nödvändigt att tilldela en separat rad. Här bör du hälsa din partner: "Hej, Ivan Ivanovich!"
2. Prestanda. Du måste presentera dig själv, annars måste klienten komma ihåg vem du är, och det är oacceptabelt.

Exempel:”Jag heter Anna, jag är representant för företaget Volosatik.

1. Anledning till varför du skriver till kunden. Kanske har du redan kommit överens om samarbete per telefon, eller så har du oenighet om beställningen, eller så kontaktar du kunden för första gången med ditt erbjudande - i alla fall bör information om detta finnas här.

Exempel:

• Igår pratade vi i telefon och kom överens om leverans av schampo till din salong;
• Vi har granskat dina påståenden och vill korrigera våra misstag;
• Vi skulle vilja erbjuda dig en rad hårvårdsprodukter, våra produkter motsvarar konceptet för din salong - endast högkvalitativa kosmetika gjorda av naturliga ingredienser. Du kan se förslaget i den bifogade filen.

Dessa exempel är lämpliga för de situationer vi har beskrivit. Men det kan finnas andra anledningar till att kontakta en kund.

1. Boka tid.

Exempel:

• Jag skulle vilja träffa dig för att diskutera några punkter och sluta ett avtal. Vi bokar preliminärt en tid för dig den 20 juni kl 13:00 på vårt kontor på adressen "adress". Om du inte är nöjd med tiden eller datumet är vi redo att boka om vårt möte till en lämplig tidpunkt för dig;
• Om du är intresserad av vårt erbjudande så kan vi träffas den 20 juni kl 13:00 på vårt kontor och diskutera möjligheterna för vårt fortsatta samarbete.

1. Dina kontaktuppgifter. Här måste du inte bara ange kontaktuppgifter utan även din position och namn.

Exempel: "För att bekräfta mötet kan du ringa numret "nummer" eller skriva till min e-post "adress" (e-postadressen måste vara densamma).

Vänliga hälsningar,

Anna Viktorovna, din personliga chef”.

Detta avslutar vårt brev.

Brev efter affärsmöte

Allt gick bra: kunden tackade ja till ett möte och ni träffades. Men detta är inte slutet på vår affärskorrespondens. Som vi minns, i försäljning finns det ett stadium av farväl till kunden, när vi tackar honom för hans tid.

Vid försäljning genom korrespondens finns också ett sådant stadium. Det är formellt och valfritt, men samtidigt är det nyckeln till att bygga långsiktiga relationer med kunden.

Därför bör du efter mötet skriva ett tackbrev till kunden.

Den har också sin egen standardstruktur:

1. Vädjan till kunden: "Kära Ivan Ivanovich!"
2. Tack: "Jag skulle vilja uttrycka min tacksamhet för den tid som tilldelats mig. Jag hoppas att vårt samarbete kommer att bli långt och produktivt för oss.”
3. Dina kontaktuppgifter: "Respektfullt, Anna Viktorovna, din personliga chef."

Det är allt, du kan skicka ett brev!