Návrh na obchodné stretnutie. Príklady syntaktických konštrukcií

Ďakujeme za upozornenie ohľadom návštevy pána ... v našej kancelárii ___________. Radi sa s ním stretneme a sme pripravení s ním prediskutovať náš spoločný

(dátum)

obchodné záujmy a vyhliadky na spoluprácu.

Návrhový list na stretnutie s cieľom prediskutovať obchodnú spoluprácu

Počas práce na veľtrhu v Nižnom Novgorode ste navštívili naše zastúpenie a prejavili záujem o naše novinky, najmä v zubárskom vybavení.

Rád s Vami preberiem možnosť predaja zdravotníckej techniky vo Vašom okolí a nadviažem tak prepojenie s Vašou spoločnosťou. Mohli by sme sa stretnúť v našej centrále v Moskve alebo podľa vášho uváženia v kancelárii vašej spoločnosti v Novosibirsku.

Teším sa na skoré stretnutie.

Odporúčací list.Účelom každého odporúčacieho listu je poskytnúť objektívne komplexné informácie o konkrétnej osobe ( individuálne) alebo organizácia, podnik, inštitúcia (právnická osoba). Najčastejšie je odporúčací list osobný posudok zamestnávateľa o zamestnancovi, zvyčajne so zárukou za neho, ktorú môže predložiť konkrétnemu alebo akémukoľvek potenciálnemu zamestnávateľovi.

Dekor. Odporúčací list je jedným z obchodné listy, preto sa na odporúčacie listy v plnej miere vzťahujú všetky pravidlá pre úpravu obchodných listov. Formálne je odporúčací list napísaný v ľubovoľnej forme bez odkazu na konkrétneho adresáta. Ak je však adresát známy, je žiaduce uviesť jeho údaje. Ak odporúčanie nepochádza od jednotlivca, ale od organizácie (právnickej osoby), je vhodnejšie, aby bolo napísané na hlavičkovom papieri organizácie. Odporúčaná dĺžka listu je jedna strana strojom písaného textu.

Štruktúra písmen

Názov. Ak list pochádza od právnickej osoby (vydaný na hlavičkovom papieri organizácie), potom v súlade s pravidlami pre vydávanie obchodných úradných listov uvádza údaje o odosielateľovi (rohová pečiatka označujúca názov organizácie, jej poštové a ďalšie údaje), ako aj evidenčné číslo a dátum registrácie listu ako odchádzajúceho dokumentu. Ak je adresát známy, potom sú údaje o adresátovi umiestnené na pravej strane hlavičky.

Pod podrobnosťami v strede stránky je názov dokumentu: Odporúčací list.

Potvrdenie o skutočnosti a podmienkach práce v organizácii, stručné informácie o zastávaných pozíciách a vykonávaných úlohách (pri odporúčacom liste od súkromnej osoby sa v tomto odseku uvádza, za aké obdobie a v akej funkcii autor listu odporúčanú osobu pozná). Zo zoznamu povinností by mala byť viditeľná kvalifikácia odporúčanej osoby.

Ak odporúčaná osoba obsadila rôzne pozície, potom údaje o držaných a vykonávaných pozíciách úradné povinnosti uvedené pre každý časový interval. Napríklad: Sidorov Vladimir Alexandrovič pracoval v spoločnosti "Vector" od 12. marca 1998 do 16. marca 2002, vrátane od 12. marca 1998 do 16. marca 2002 - ako vedúci oddelenia obchodu a nákupu, od 17. marca do 25. novembra, 2002 - na pozícii senior manažér toho istého oddelenia.

Jeho povinnosťami ako manažéra bolo organizovať dodávky komponentov, ako senior manažér - organizovať interakciu medzi dodávateľmi komponentov a výrobou,

Stručný popis profesionálnych, obchodných a osobných kvalít odporúčané a ním dosiahnuté úspechy počas pôsobenia v organizácii. Vyhnite sa bežným slovám ako napr spoľahlivý, kompetentný, svedomitý atď., ale zamerať sa na konkrétne skutočnosti, ktoré charakterizujú odporúčaného z hľadiska jeho odborných kvalít, schopnosti zvládať určité úlohy. Tu sa môžete zamerať na také kategórie, ako je úroveň vedomostí a pracovitosti pri plnení základných povinností, schopnosť vyrovnať sa s neštandardnými úlohami, vynaliezavosť, iniciatíva, schopnosť učiť sa, schopnosť prispôsobiť sa rôznym situáciám, emočná stabilita, vodcovské vlastnosti (napríklad: samostatne ovládal softvér, samostatne a úspešne viedol obchodné rokovania, efektívne riadil podriadených atď.). Tu môžete tiež uviesť približné porovnanie odporúčanej práce s prácou jeho kolegov, uviesť najvýznamnejšie úspechy, projekty vyvinuté a realizované ním osobne.

Dôvody na zmenu zamestnania(opustenie organizácie, presun na iné miesto). Môže ísť o zmenu profilu organizácie, zatvorenie jednotky, personálne zmeny v organizácii, zmenu bydliska atď.

Závery: stručné a konkrétne posúdenie spôsobilosti, obchodných kvalít odporúčanej osoby, jej tvorivého potenciálu a možného kariérneho rastu. Odporúčania do zastávanie konkrétnej pozície alebo pozícií. (V niektorých prípadoch je žiaduce uviesť tu mieru, do akej odporúčate osobu na pozíciu, ktorú hľadáte: bezpodmienečne, dôrazne, s určitými výhradami neodporúčam). Napríklad: Sidorov Vladimir Alexandrovič ovláda technológie ... (alebo ... má rozsiahle skúsenosti s prácou so serverom softvér... alebo ... môže samostatne pracovať firemných klientov... atď.). Verím, že pán Sidorov dokáže efektívne plniť úlohy vedúceho oddelenia, pôsobiaceho ako vedúci oddelenia, zástupca vedúceho oddelenia výpočtovej techniky stredného podniku.

Kontaktné súradnice osoba podpisujúca list. Tento bod je obzvlášť dôležitý pre odporúčacie listy vypracované jednotlivcami, pretože je celkom možné, že nový zamestnávateľ po prečítaní odporúčacieho listu bude chcieť objasniť niektoré podrobnosti.

Podpis. Uvádza sa pozícia, priezvisko, meno, priezvisko osoby podpisujúcej list.

Ak je list napísaný súkromnou osobou, potom je pod podpisom uvedený dátum odporúčania. Formálne podpis nevyžaduje osvedčenie pečaťou organizácie

Ukážky syntaktických konštrukcií,

Povinnosti asistenta tajomníka sú dosť rôznorodé a nie posledným miestom medzi nimi je účasť na rokovaniach vedených organizáciou. V tomto článku zvážime niekoľko bodov zameraných na zabezpečenie tohto procesu.

Prečo je to potrebné?

Vyjednávanie je zložitý proces, počas ktorého sa účastníci (strany) so spoločnými a/alebo protichodnými záujmami v procese osobnej alebo korešpondenčnej diskusie snažia dosiahnuť obojstranne výhodný výsledok. Spoločné aj protichodné záujmy poskytujú dôvod a základ pre rokovania. V prvom prípade sa strany snažia dosiahnuť dohodu o synchronizácii a koordinácii svojich činností s cieľom vytvoriť synergický efekt. V druhom prípade sa snažia znížiť straty spôsobené protiakciou na ich konanie vytvorením vzájomne prijateľného kompromisu.

V rámci obchodných aktivít takmer pri všetkých rokovaniach firma rieši oba problémy. Dá sa to ilustrovať klasickým, aj keď nie vždy pravdivým tvrdením „každý sa snaží kúpiť najkvalitnejší produkt za najnižšiu cenu a predať produkt najhoršej kvality za čo najvyššiu cenu“.

Existuje mnoho obchodných škôl, ktoré ponúkajú školenia v oblasti efektívnych techník vyjednávania a prípravy. Tento proces nás však nezaujíma ani tak z hľadiska dosiahnutia pozitívneho výsledku, ale z utilitárneho hľadiska.

Ak odhliadneme od hlavných úloh vyjednávacieho procesu, registračný proces má niekoľko základných cieľov. Prvým je vytvorenie systému na zabezpečenie jednotného prístupu k vyjednávaniu vo firme. Ide o komplexný proces, ktorý zahŕňa tak formovanie predzmluvných cieľov a možnosť identifikácie vlastných chýb v priebehu rokovaní, ako aj vytvorenie archívu, ktorý umožňuje zistiť kedy, s kým, aké rokovania boli o. Druhým je vytvorenie súboru dokumentov, ktoré umožňujú efektívne zostavovať primárne účtovné doklady („odpis“) pre výdavky na pohostinstvo. Tretím je vytvorenie dokumentačného základu, ktorý umožňuje zdôvodniť existenciu ekonomického cieľa a reálnej ekonomickej transakcie na daňové účely. Prítomnosť dokumentov, ktoré upravujú skutočnosť a priebeh rokovaní, v prípade potreby môže slúžiť ako dôkaz, že organizácia nevstúpila do transakcií s jednodňovou firmou, a v niektorých prípadoch uľahčiť proces vyšetrovania „detí“ od bezohľadných protistrán. .

Prvá fáza: príprava

Rokovania nie sú len „rokovania“ pri okrúhlom stole. Ide o zložitý proces a kým si lídri osobne sadnú za ten istý legendárny stôl a zoberú plniace perá, čaká ich podriadených veľa práce. Vynecháme vyhľadávanie a výber protistrán so všetkou prácou, ktorá s nimi súvisí, pretože to zvyčajne vykonávajú špecializovaní špecialisti.

Vo fáze prípravy je potrebné určiť okrajové podmienky pre spoločnosť: maximum (čo je potrebné dosiahnuť) a minimum (po ktorom vyjednávanie stráca zmysel). Je to o to dôležitejšie, ak rokovania nevedú prvé osoby spoločnosti, ale podriadení, ktorých rozsah právomocí je zjavne obmedzený.

Z psychologického hľadiska (a to poznamenávajú takmer všetci obchodní koučovia) je potrebné v rámci sekundárnych podmienok, ktoré pre vás nie sú kľúčové, ale možno sú také, vstúpiť do rokovaní s niekoľkými „mrkvami“. vaša protistrana. Tieto podmienky nemusia byť vždy logické, ale možno sú v spoločnosti „historicky“ vytvorené a ich zmena spôsobuje vyjednávaciemu manažérovi organizačné ťažkosti.

Predstavme si to prípravné práce uskutočnené. Dve alebo tri spoločnosti vyberie oddelenie zásobovania, základné parametre transakcie sú známe a prediskutované stranami. Zostáva niekoľko kľúčových otázok. Podmienečne vyberieme tri parametre transakcie, ktoré si vyžadujú pozornosť a diskusiu strán - cena, dodacia lehota a kvalita.

V niektorých prípadoch si vyjednávanie vyžaduje prísny program a rokovací poriadok, ktoré sa prerokúvajú pred stretnutím alebo priamo na jeho prvej fáze. Keďže pri rokovaniach sa tradične predpokladá rovnaké zloženie delegácií, má zmysel špecifikovať počet účastníkov.

Na základe vyššie uvedeného môžete vytvoriť zoznam požadovaných dokumentov, ktorý bude obsahovať:

• príkaz zorganizovať vyhľadávanie protistrán so stanovením hraničných podmienok (príklad 1);
• memorandum dodávateľa s predbežnými údajmi o možných protistranách (príklad 2);
• príkaz definujúci parametre rokovaní s každou zo zmluvných strán a agendu rokovaní (príklad 3);
• ponukový list protistrane na stretnutie (príklad 4).

Príklad 1

Objednávka na organizáciu hľadania dodávateľa

(Vector-North LLC)

OBJEDNAŤ

01.04.2013 № 45

poz. derevyanka

O organizácii hľadania dodávateľa paliva

S cieľom zlepšiť efektivitu organizácie pri nákupe palív a mazív

OBJEDNÁVAM:

1. Na oddelenie zásobovania pod vedením vedúceho oddelenia Sivolapova M.V. do 15. apríla 2013 vykonať štúdiu palív a mazív s cieľom identifikovať potenciálnych dodávateľov.

2. Určite nasledujúce požiadavky na dodávateľské organizácie:

- dostupnosť technickej realizovateľnosti dodávky paliva a mazív do miest prítomnosti organizácie;

– prítomnosť na trhu s palivami a mazivami v regióne najmenej dva roky.

3. Definujte parametre ponuky:

- náklady na pohonné hmoty a mazivá, s prihliadnutím na dopravu, maximálne do určitej sumy (príloha č. 1 k objednávke);

- možnosť dodávky PHM a mazív v súlade s harmonogramom potrieb organizácie (príloha č. 2 k objednávke);

– súlad kvality palív a mazív s aktuálnymi štátnymi normami;

– platobný postup: s maximálnou možnou odloženou platbou alebo platbou dodatočne.

CEO Storozheyko S.S. Storozheyko

Oboznámený s objednávkou:

Sivolapov M.V. Sivolapov 01.04.2013

Príklad 2

memorandum

V súlade s príkazom č. 45 zo dňa 01.04.2013 vykonalo oddelenie zásobovania štúdiu trhu s palivami a mazivami. Zistilo sa, že stanovené kritériá spĺňajú tieto spoločnosti:

1. Spoločnosť s ručením obmedzeným "Fuel Company "North-West"" (Klyuchevaya St., 18, office 208, Petrozavodsk, Republic of Karelia, 185000).

2. Spoločnosť s ručením obmedzeným „Petrozavodsk Fuel Company-Service“ (Borovaya St., 12, building 1a, Petrozavodsk, Republic of Karelia, 185013).

3. Uzavretá akciová spoločnosť "Karelian Fuel Company" (Chapaeva ul., 5, building 42, Petrozavodsk, Republic of Karelia, 185007).

Boli preštudované návrhy a možnosti dodávky požadovaného množstva palív a mazív uvedenými spoločnosťami. V dôsledku toho sa zistilo množstvo problémov, ktoré si vyžadujú podrobnejšie štúdium.

1. LLC "Fuel Company "North-West"":

– je možné získať zľavu za objem dodávky a na základe platobných podmienok sa výška zľavy určuje individuálne;

– vo vzťahu k harmonogramu dodávok sa ponuka protistrany výrazne líši od našich požiadaviek. Uzavretie dohody s touto organizáciou si vyžiada dostupnosť ďalších skladovacích kapacít na území organizácie.

Upozorňujem na skutočnosť, že je potrebná dodatočná finančná analýza možnosti uzavretia dohody s touto organizáciou, berúc do úvahy výrazne nižšie náklady na palivo a mazivá ako u konkurencie. Žiadam vás, aby ste stanovili primeranú úlohu pre finančný manažment.

2. Spoločnosť s ručením obmedzeným „Petrozavodsk Fuel Company-Service“:

– prerokovanie dodatočných záruk dodania (spoločnosť pôsobí na trhu 2,5 roka);

- diskusia o platobnom postupe. Je možné oneskorenie až 30 dní.

3. Uzavretá akciová spoločnosť "Karelian Fuel Company":

- cena tovaru je určená na základe platobných podmienok, je možné získať dodatočnú zľavu, ak existujú dodatočné záruky platby;

- plán dodania. Ponuka protistrany sa líši od našich požiadaviek. Nami navrhnutý harmonogram sme pripravení prediskutovať za predpokladu, že prevezmeme dodatočné náklady na doručenie tovaru.

Upozorňujem na skutočnosť, že je potrebná dodatočná finančná analýza možnosti uzavretia dohody s touto organizáciou. Pri rade pozícií bude navýšenie ceny tovaru z limitnej hodnoty od 5 do 10% s vysokou zárukou včasného doručenia.

Vedúci oddelenia obstarávania Sivolapov M.V. Sivolapov

Príklad 3

Príkaz o organizácii rokovaní

Spoločnosť s ručením obmedzeným "Vector-North"

(Vector-North LLC)

OBJEDNAŤ

03.04.2013 № 49

poz. derevyanka

O organizácii rokovaní s LLC "Fuel Company "North-West""

V súvislosti s potrebou zorganizovať rokovania o dodávke pohonných hmôt a mazív

POŽADUJEM:

1. Vedúci oddelenia zásobovania Sivolapov M.V. do 25.4.2013 organizovať rokovania s OOO Fuel Company Severo-Zapad.

2. Sivolapov M.V. v priebehu rokovaní sa snažte určiť platobné podmienky za dodané produkty na podmienkach odloženej platby minimálne 15 kalendárnych dní. Ak nie je možné stanoviť odklad platby, je možné dohodnúť platbu akreditívom v Severnaya Kazna Bank alebo Severozápadnej pobočke Sberbank.

Ponúknite protistrane zvýšenú hranicu zodpovednosti za porušenie harmonogramu dodávok na viac ako 3 kalendárne dni. Horná hranica pozície: jednorazová pokuta 10% z ceny zásielky a sankcia do 0,8% z ceny nedodanej zásielky denne. Spodná hranica pozície: jednorazová pokuta 5 % z ceny zásielky a sankcia do 0,3 % z ceny nedodanej zásielky za deň.

Stanovte si hlavné podmienky transakcie (príloha č. 1) vrátane harmonogramu dodávky pohonných hmôt a mazív.

3. Určite zloženie účastníkov rokovaní:

- vedúci oddelenia zásobovania Sivolapov M.V.;

– vedúci právneho oddelenia Zuev S.V.;

- zástupkyňa tajomníka Buldáková T.V.

CEO Storozheyko S.S. Storozheyko

Oboznámený s objednávkou:

Sivolapov M.V. Sivolapov 04.03.2013

Zuev S.V. Zuev 4. 3. 2013

Buldáková T.V. Buldakov 03.04.2013

Príklad 4

Ponukový list protistrane na stretnutie

Milý Semjon Michajlovič!

Naša spoločnosť sa oboznámila s Vami navrhnutými dodacími podmienkami, ktoré považujeme za zaujímavé. Odporúčame, aby ste vyslali oprávnených zástupcov, aby prediskutovali určité podmienky zmluvy. V rámci rokovaní považujeme za potrebné v prvom rade prediskutovať podmienky a postup platby za vami dodávaný tovar. Pošleme vám návrh zmluvy o dodávke. Sme pripravení vypočuť si vaše želania za jeho podmienok.

s pozdravom

CEO Storozheyko S.S. Storozheyko

Druhá etapa: vykonanie

Pred začatím samotných rokovaní má zmysel uistiť sa, že zástupcovia vašej protistrany majú právomoc ich viesť. Jediným dokladom, ktorý ich môže potvrdiť, je plná moc (príklad 5). Splnomocnenie môže byť vydané tak na zastupovanie záujmov pri prerokúvaní možnosti spolupráce, ako aj na uzavretie dohody. V druhom prípade ide o závažnejší dokument vr. preukazujúce vysoké postavenie osôb zúčastňujúcich sa na rokovaniach.

Príklad 5

Splnomocnenie na rokovanie

Spoločnosť s ručením obmedzeným "Vector-North"

(Vector-North LLC)

sv. Komsomolskaja, 3, z. 34, poz. Derevyanka, okres Prionezhsky, republika Karelia, 185525

OGRN 1121040000773 DIČ 1020176678 KPP 102001001

SPLNOMOCNENIE č.3/01

Prvý apríl dvetisíctrinásty

Obec Derevyanka

Spoločnosť s ručením obmedzeným "Vector-Sever", OGRN 1121040000773 DIČ 1020176678 KPP 102001001, zastúpená generálnym riaditeľom Storozheykom Semyonom Semenovichom, konajúcim na základe stanov,

oprávňuje

Sivolapov Michail Vladimirovič (pas 34 45 č. 889900, vydaný ministerstvom vnútra Prionežského okres republiky Karélia 01.08.2002)

zastupovať záujmy spoločnosti Vector-Sever LLC pri rokovaniach s Fuel Company Severo-Zapad LLC o otázkach uzavretia zmluvy o dodávke palív a mazív s právom podpisovať zápisnice z rokovania, memorandá a iné dokumenty upravujúce dosiahnuté výsledky počas diskusie o kontroverzných otázkach.

Splnomocnenie bolo vydané bez práva zámeny.

Splnomocnenie sa vydáva na dobu troch mesiacov.

Podpis Sivolapová M.V. ______ Sivolapov ______ osvedčiť.

CEO Storozheyko S.S. Storozheyko

Najčastejšie sa rokovania medzi dvoma rovnocennými a vzájomne zainteresovanými partnermi v transakcii vyznačujú niekoľkými charakteristickými črtami:

• proces nemá jasne definovanú štruktúru a prebieha bez predsedajúcej osoby;
• okrem všeobecných pravidiel zdvorilosti neexistujú v priebehu rokovaní žiadne iné odstrašujúce prostriedky;
• strany si počas svojho vedenia určujú program rokovaní;
• Rokovania nie vždy končia pozitívnym výsledkom. Strany sa môžu rozhodnúť nesúhlasiť s uzavretím transakcie.

Nedá sa jednoznačne povedať, že tieto črty sú negatívne, ale ak sú vyjadrené príliš jasne (napríklad z dôvodu vysokej emocionality osôb, ktoré sa na nich zúčastňujú), potom sa mnohostrannosť a multitasking rokovaní mení na úplný chaos. Výsledkom takéhoto zmätku v diskusii môže byť, že samotné strany úplne nerozumejú tomu, na čom sa počas rokovaní dohodli.

Aby sa predišlo nedorozumeniam počas rokovaní, najmä ak trvajú niekoľko dní alebo prebiehajú v niekoľkých etapách, môže pomôcť zápisnica zo stretnutia alebo memorandum vypracované na jeho konci. Pre tieto dokumenty neexistuje jednotný formulár. Musia však mať, samozrejme, také základné údaje, ako je dátum, prípadne čas stretnutia, označenie miesta, kde sa konalo, a mená účastníkov. Do zápisnice sa spravidla zaznamenávajú nielen dosiahnuté výsledky, ale aj najvýznamnejšie ustanovenia rokovania.

Uchovávanie záznamov môže byť nahradené zvukovým alebo obrazovým záznamom, ale v tomto prípade existuje množstvo nuancií. Po prvé, nahrávanie je možné len so súhlasom všetkých prítomných, pričom takýto súhlas by mal byť zaznamenaný písomne ​​alebo vyjadrením každého účastníka po začatí nahrávania. Po druhé, súdy Ruská federácia Tradične je ťažké spojiť sa so záznamom zvuku a videa. Preto bez ohľadu na vyhotovenie zvukového alebo obrazového záznamu musí byť na konci každého stretnutia vypracované záverečné alebo predbežné memorandum. Je to potrebné aj preto, aby sa predišlo problémom s nejednoznačným výkladom verbálnych informácií, ktoré si strany vymieňali počas diskusie. Ako už názov napovedá, predbežné memorandum stanovuje výsledky aktuálneho stretnutia a posledné - celý proces rokovaní ako celok. Navyše, ak protokol môže byť jednostranný, t.j. zostavené len pre domáce použitie v spoločnosti (hoci je to nežiaduce), potom musia memorandum podpísať všetci účastníci (inak sa stratí zmysel vypracovania dokumentu).

Tretia etapa: opravte výsledok

Na rozdiel od protokolu sa v memorande spravidla nezaznamenáva samotný priebeh rokovaní, ale len dohody, ktoré zmluvné strany dosiahli (Príklad 6). Stojí za zmienku, že v závislosti od právomocí strán zúčastnených na rokovaniach majú takéto dohody a dokument, ktorý ich potvrdzuje, rôzne právne postavenie. Takže, ak:

• osoby, ktoré majú právo na uzavretie zmluvy, sa zúčastňujú rokovaní;
• úmysel uzavrieť obchod priamo vyplýva z textu takéhoto dokumentu;
• dokument obsahuje všetky podmienky, ktoré sú z hľadiska súčasnej právnej úpravy nevyhnutné tohto typu zmluvy;

potom je takýto dokument z hľadiska svojich dôsledkov predbežnou zmluvou. V súlade s čl. 429 a odsek 4 čl. 445 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie, ak sa jedna zo strán následne vyhne podpísaniu hlavného dokumentu, druhá strana má právo požadovať jeho uzavretie v súdneho poriadku. Ak nie je splnená jedna z vyššie uvedených podmienok, potom dokumenty nevyvolávajú právne následky až do uzavretia hlavnej zmluvy. Po jeho skončení ich však v prípade sporu môžu strany použiť na súde ako jeden z dôkazov pri zisťovaní skutočných úmyslov strany v čase transakcie.

V rámci samotnej organizácie je dokumentom, ktorý ukončuje prácu na procese vyjednávania, tradične príkaz alebo príkaz vedúceho (Príklad 7).

Príklad 6

memorandum

Začiatok rokovaní: 12.30 hod. Koniec rokovania: 14:30

Miesto stretnutia: st. Komsomolskaja, poz. Derevyanka, okres Prionezhsky, Karelia.

Súčasnosť:

Od spoločnosti Vector-Sever LLC

Vedúci delegácie: vedúci oddelenia zásobovania Sivolapov M.V., konajúci na základe splnomocnenia zo dňa 01.04.2013 č.3/01.

vedúci právneho oddelenia Zuev S.V.;

asistent tajomníka Buldáková T.V.

Vedúci delegácie: vedúci obchodného oddelenia Ivanova R.I., konajúci na základe plnej moci zo dňa 20.02.2013 č.23.

Členovia delegácie (bez potvrdenia splnomocnenia):

právny poradca Samarin I.M.;

Ezhova A.V., špecialista obchodného oddelenia

Diskutované problémy:

1. Text návrhu zmluvy o dodávke pohonných hmôt a mazív, ktorý poskytuje Vector-Sever LLC.

2. Podmienky garantovania dodržania dodacích termínov uvedených v zmluve.

3. Platobné podmienky za tovar.

Priebeh rokovaní sa zaznamenával pomocou hlasového záznamníka (záznam z rokovaní, súbor „21042013.mp3“ je uložený v audio archíve spoločnosti Vector-Sever LLC. Kópia súboru bola odoslaná spoločnosti North-West Fuel Company LLC e-mailom: [e-mail chránený]).

Dohoda dosiahnutá:

Prijať s prihliadnutím na dohodnuté zmeny návrh zmluvy na dodávku palív a mazív navrhnutý spoločnosťou Vector-Sever LLC a odporučiť ho na uzavretie zmluvy. Odsúhlasený text podpísaný oprávnenými stranami je prílohou protokolu (Príloha 1 na 23 stranách).

Určite, že záruka dodržania dodacích termínov je:

– podmienka jednostranného odstúpenia od zmluvy zo strany kupujúceho bez toho, aby sa za to vzťahovali akékoľvek sankcie;

- ustanovenie zodpovednosti dodávateľa v zmluve, a to v prípade porušenia dodacej lehoty o viac ako tri dni, zaplatí sa pokuta vo výške 7% z nákladov na zásielku tovaru po lehote splatnosti a sa platí penále vo výške 0,6% z nákladov na zásielku tovaru po lehote splatnosti za každý deň omeškania.

Dohodnite sa na nasledujúcich platobných podmienkach za tovar. Platba prebieha bezhotovostne v hotovosti na zúčtovací účet určený Dodávateľom v texte zmluvy podľa nasledovného harmonogramu: 30% nákladov na zásielku tovaru je uhradených v deň odovzdania tovaru dopravcovi na doručenie Kupujúcemu. Zvyšná časť (70% nákladov na zásielku tovaru) je uhradená najneskôr do 25 kalendárnych dní odo dňa skutočného prevzatia zásielky Kupujúcim.

Podpisy vedúcich delegácií:

Od spoločnosti Vector-Sever LLC

Sivolapov M.V. Sivolapov

Od LLC "Fuel Company "North-West""

Ivanova R.I. Ivanova

Príklad 7

Objednajte si pokračovanie procesu vyjednávania

Spoločnosť s ručením obmedzeným "Vector-North"

(Vector-North LLC)

OBJEDNAŤ

12.04.2013 № 60

poz. derevyanka

O pokračovaní rokovacieho procesu

Z dôvodu nemožnosti dosiahnuť prijateľné podmienky transakcie s OOO Fuel Company Severo-Zapad

OBJEDNÁVAM:

1. Vedúci oddelenia zásobovania Sivolapov M.V. ukončiť rokovania s OOO Fuel Company Severo-Zapad.

CEO Storozheyko S.S. Storozheyko

Oboznámený s objednávkou:

Sivolapov M.V. Sivolapov 12.04.2013

Termín, ktorý vstúpil do hospodárskej praxe Ruskej federácie v 90. rokoch. a naznačovanie podvodu („nadobudnutie práva na cudziu vec podvodom“), spočívajúce v uzavretí transakcie s cieľom získať z nej výhody, bez splnenia protizáväzkov. Ako zaujímavý fakt poznamenávame, že vo „Výkladovom slovníku“ V.I. Dahl uviedol, že v pskovskom a tverskom dialekte „kidkiy“ je „kidkiy“ synonymom slova „chamtivý“.

E-mail je dôležitým kanálom na komunikáciu a riešenie pracovných problémov. Bez ohľadu na to, ako voľne sa pohybujeme na internete, niekedy sa musíme naučiť pravidlá pracovnej korešpondencie a žať svoje vlastné chyby.

Obchodná korešpondencia je niečo, s čím sa stretáva takmer každý aktívnych používateľov World Wide Web. Ako správne, stručne a jasne komunikovať potrebné informácie partnerovi - prečítajte si naše tipy.

kľúč

V obchodnej korešpondencii sa snažte vyhnúť emóciám alebo vyjadreniu tónu vašej nálady. Pamätajte, že text nevyjadruje viac ako 20 % vašej nálady.

Vyjadrite svoje myšlienky jasne a stručne. E-mail je správa v špeciálnom formáte. V obchodnej korešpondencii by nemala byť voda, reflexie a veľké úvodné preambuly. Ak vaša správa zaberá viac ako tretinu výšky obrazovky monitora, príjemca s najväčšou pravdepodobnosťou odloží čítanie na neskôr; je ešte väčšia pravdepodobnosť, že na to nedostanete odpoveď, takže:

To, o čom hovoríte, by malo byť v prvých riadkoch listu;

Predajte/hovorte s nadpisom.

Dni na korešpondenciu

Utorok a streda sú skvelé dni na začatie obchodnej korešpondencie o záležitostiach, ktoré vás zaujímajú, v prípade, že chcete tieto úlohy ukončiť pred koncom týždňa. Prosím pošli ponúknuť alebo žiadosť o získanie informácií, ktoré potrebujete, bude v týchto dňoch fungovať viac ako kedykoľvek predtým;

piatok. Ako ukazuje prax, toto je špeciálny deň "mŕtvej" korešpondencie. Dostať odpoveď na list odoslaný po večeri je takmer nemožné. Preto sa snažte v tomto čase nič neplánovať a neriešiť vnútorné problémy. Tiež sa neoplatí písať listy s nádejou na ráno budúceho týždňa, majú vysokú pravdepodobnosť, že budú otvorené v piatok večer, v takom prípade zostanú mimo pozornosti nasledujúci pondelok ráno;

pondelok

Neriešte záležitosti, ktoré si vyžadujú analýzu situácie a rozhodnutie začať nové úlohy v pondelok.

Príkladom môžu byť nové návrhy na spoluprácu, žiadosť o zaslanie obchodnej ponuky, príprava dokumentu a pod. Tu prichádza na scénu staré známe „pondelok je ťažký deň“. Telo odoláva novým úlohám a po víkende je v strese, preto sú takéto požiadavky často prijímané nevraživo, utrpí tým kvalita ich riešenia. Osvedčeným postupom v pondelok ráno sú „upomínacie listy“ – listy so žiadosťou o predtým požadované informácie, s obavami o získanie odpovedí na staré otázky atď.

Veľkosť písmen

Písmeno sa musí zmestiť do pracovnej oblasti monitora. Ak si e-mail vyžaduje posúvanie, určite počkajte na odpoveď dlhšie ako zvyčajne.

Niekedy je vhodné aplikovať prax „jedna téma – jedno písmeno“.

Keď sú otázky široké, môžete ich rozdeliť na niekoľko písmen alebo použiť oddeľujúce podnadpisy v tele listu.

Text listu by mal byť stručný a zrozumiteľný pre všetkých účastníkov korešpondencie. Preto nepoužívajte odbornú, firemnú slovnú zásobu, slang a skratky, ktoré nie sú všeobecne akceptované.

Ak sa korešpondencia vedie vo formáte otázok a odpovedí, potom musíte dodržať rovnaký formát ako odosielateľ:

• klásť otázky a písať odpovede samostatne;
• napíšte odpoveď na každú otázku priamo nižšie položená otázka, ale v inej farbe alebo písme.

Neodpovedajte na e-mail ako na nový e-mail. Váš príjemca bude pravdepodobne hľadať pôvodnú správu aj celú históriu korešpondencie. Vážte si svoj a jeho čas.

Prílohy

Nezabudnite venovať pozornosť prílohám, ak existujú. Súbory musia byť v niekoľkých formátoch, ich názov musí byť spojený s písmenom. Príklad – PPC_Commercial_offer_promodo.doc, PPC_Commercial_offer_promodo.pdf

Dokumenty, ktoré je potrebné upraviť, posielajte vo formáte .doc alebo .xls. Ak ide o prezentáciu alebo záverečný dokument, ktorý si nevyžaduje zmeny, použite formát .pdf.

Pred odoslaním listu skontrolujte prítomnosť a správnosť priložených dokumentov, aby ste sa vyhli opätovnému odosielaniu.

Podpisy a listy z rôznych zariadení

Podpis listu by mal obsahovať meno a priezvisko, pozíciu a všetky hlavné spôsoby, ako vás kontaktovať: telefónne číslo a skype.

Členovia korešpondencie

Ostatné vložte do kópie, ak:

• sami o to žiadali;

• mali by dostať tento list.

Doba odozvy

• Odpovedzte na list vždy a okamžite, ak vám to trvá 1-2 minúty.

• Ak je pre vás pisateľ dôležitý (napríklad potenciálny alebo existujúci klient) a odpoveď na list si vyžaduje čas – nezabudnite napísať, že ste list dostali a čas, kedy naň dostane odpoveď. To je pre partnera veľmi dôležité, aby sa z neho odstránil pocit „pozastavenia úlohy“.

• Neustála spätná väzba.

Aj keď vám otázka príde e-mailom od kolegu v predajni a bude z vašej strany vyžadovať päťsekundové stlačenie klávesy, nebuďte leniví upozorniť kolegu, že úloha bola vyriešená. To ho zbaví zodpovednosti sledovať riešenie problému.

Nevylučujeme telefonáty a možnosť riešenia problémov telefonicky

Ak ste poslali tri e-maily a žiadna odpoveď, zavolajte späť.

Ak problém nie je naliehavý, pripomeňte si to maximálne do 2-3 dní a ak je problém naliehavý, 2-3krát denne.

Nepíšte každý deň o tom istom. Zamyslite sa nad tým, či je možné urýchliť vyriešenie problému zavolaním na telefón. Listy neuzatvárajú otázku osobnej komunikácie najlepším spôsobom. Stretnutie alebo telefonát sú niekedy lepšie ako SMS.

Stav listov a stretnutí, telefonické rozhovory

Zvyknite si sumarizovať telefonické rozhovory a stretnutia s malým súhrnným listom. Nespoliehajte sa na pamäť. Vždy tak bude po ruke dokument stanovujúci podmienky, dohody a iné dôležité body spolupráce s klientom.

Koniec listu

Posledné riadky listu by mali zhrnúť: aké akcie očakávate od partnera. Alebo naopak – čo budete robiť, aká bude ďalšia etapa.

Pripomienky, začiarkavacie políčka, štítky

Listy, ktoré vyžadujú určitú analýzu alebo nie jedno rozhodnutie, si označte štítkom (napríklad vlajkou). Aby ste na ne nezabudli odpovedať alebo si do konca prečítali návrh na účasť na podujatí, zoznámte sa s programom a účastníkmi kongresu, raz týždenne si prezrite označené písmená a zatvorte otázky.

závery

Pomocou listov sa dá vyriešiť veľa dôležitých problémov. Pri rozumnom používaní vám tento komunikačný kanál umožní rozvíjať partnerstvá, informovať o výsledkoch a úlohách, zdieľať novinky a problémy a jednoducho „klopať na nové dvere“.

Ahoj! V tomto článku vám povieme o pravidlách písania listu o stretnutí s klientom.

Dnes sa dozviete:

• Aké pravidlá obchodnej korešpondencie treba dodržiavať;
• Ako napísať list o stretnutí klientovi;
• Ako napísať list po stretnutí.

Základné pravidlá písania obchodných listov

Prešli ste teda všetkými predajnými procesmi a už máte vypočítaný zisk z transakcie, no je tu ešte jedno „ale“. Musíte formalizovať dohodu a prediskutovať niektoré podrobnosti transakcie.

Zdalo by sa, že v tom nie je nič zložité, jediné, čo klient potrebuje, je stretnutie. Ale ako na to? Aké slová použiť? Ako začať list?

Existujú normy obchodnej korešpondencie, ktorých nedodržiavanie je spojené s poklesom imidžu spoločnosti v očiach zákazníka av zriedkavých prípadoch so zlyhaním transakcie. Preto prvá vec, ktorú musíte urobiť, je preštudovať si pravidlá obchodnej korešpondencie.

Pravidlá obchodnej korešpondencie:

• Vaša adresa Email by nemal vyzerať komicky alebo ľahkomyseľne. Musí byť vhodné pre svoj účel, teda niesť obchodné meno, najlepšie je, aby sa názov emailu zhodoval s názvom spoločnosti. Príklady neúspešných poštových schránok: sweetGirl, badboy, ladyinred;
• Využite osobné výzvy pre klienta. Vďaka osobnému osloveniu klient pochopí, že je pre vás dôležitý. To je dobrá záruka pre dlhodobý vzťah;
• Nepoužívajte skrátenú formu mena obchodného partnera. Napríklad Sash, Kat, Serezha. Vyzerá to neúctivo;
• Venujte pozornosť svojmu pozdravu. Nemali by ste v ňom uvádzať dennú dobu, pretože klient môže tento list prečítať za niekoľko hodín alebo dní, v takom prípade bude váš pozdrav „nemiestne“ a spôsobí negatívne asociácie. Najlepšie je použiť slovo "Ahoj!";
• Vždy uveďte predmet, inak môže ísť do priečinka spam alebo sa stratiť;
• Rozlišujte medzi poliami „to“ a „copy“.. Do poľa „komu“ uveďte príjemcu, od ktorého očakávate odpoveď. Pole „kopírovať“ je určené pre tých, ktorí si list jednoducho potrebujú prečítať. Napríklad do poľa „kopírovať“ môžete zadať svojho šéfa, ak má záujem o výsledok práce s konkrétnym klientom. Je tu ešte jedno pole: Skrytá kópia". V takom prípade sa hlavný príjemca listu nedozvie, že vaša korešpondencia sa posiela tretím stranám. Tento nástroj sa však v podnikateľskom prostredí považuje za netaktný a zavrhnutý;
• List by nemal byť príliš dlhý.. Podľa pravidiel obchodnej korešpondencie by sa jej dĺžka mala zmestiť na list A4. Existujú aj obmedzenia hlasitosti. email. Nemalo by presiahnuť 3 MB, inak môže list pri otvorení „zamrznúť“;
• Po prečítaní prvých troch viet vášho listu by mal klient pochopiť jeho podstatu. Mimochodom, nestavajte dlho, zložité vety, zaťažený participiálnymi a participiálnymi obratmi. Veľmi ťažko sa čítajú;
• Venujte pozornosť koncu listu. Musí obsahovať váš podpis, pozíciu a kontaktné údaje. Odporúča sa nepoužívať iniciály, ale napísať meno celé: Ivanov Ivan Ivanovič alebo Ivan Ivanov, a nie I.I. Ivanov. Pozícia musí byť označená, aby mal klient predstavu o tom, s akými otázkami sa na vás môže obrátiť. Uveďte aj svoje kontaktné údaje, e-mail, telefón, odkaz na webovú stránku spoločnosti, názov spoločnosti.

Účel a účinnosť menovacích listov klientov

Účelom menovacieho listu môže byť jednak upozorniť klienta na vašu ponuku. V druhom prípade musí byť k listu priložená vaša ponuka na obchod. Táto možnosť je vhodná pri prvom kontakte s potenciálnym klientom, keď medzi vami ešte nie sú žiadne dohody.

Účinnosť listov s obchodnou ponukou zodpovedá účinnosti „“. Na takéto listy odpovedá približne 10 ľudí zo 100. Nízku efektivitu zdôvodňujú nezáujmom o listy od neznámych adresátov, sú považované za spam.

Aby sme sa takémuto hodnoteniu vyhli, je potrebné klienta zaujímať o predmet listu. Malo by to vyhovovať jeho potrebám, preto si pred napísaním listu preštudujte svojho potenciálneho klienta.

Štruktúra listu o stretnutí s klientom

1. Kontaktovanie klienta. Pre túto časť listu je potrebné prideliť samostatný riadok. Tu by ste mali pozdraviť svojho partnera: "Ahoj, Ivan Ivanovič!"
2. Výkon. Musíte sa predstaviť, inak si klient bude musieť pamätať, kto ste, a to je neprijateľné.

Príklad:„Volám sa Anna, som zástupkyňou spoločnosti Volosatik.

1. Dôvod, prečo píšete klientovi. Možno ste sa už telefonicky dohodli na spolupráci, alebo máte nezhody ohľadom objednávky, alebo sa s vašou ponukou obraciate na klienta prvýkrát - v každom prípade by tu mala byť informácia o tom.

Príklady:

• Včera sme spolu telefonovali a dohodli sme sa na dodávke šampónu do vášho salónu;
• Skontrolovali sme vaše nároky a chceli by sme opraviť naše chyby;
• Radi by sme Vám ponúkli rad produktov vlasovej starostlivosti, naše produkty zodpovedajú koncepcii Vášho salónu - len kvalitná kozmetika z prírodných surovín. Návrh si môžete pozrieť v priloženom súbore.

Tieto príklady sú vhodné pre situácie, ktoré sme opísali. Na kontaktovanie klienta však môžu byť aj iné dôvody.

1. Dohodnutie stretnutia.

Príklady:

• Rád by som sa s vami stretol, prediskutovali niektoré body a uzavreli dohodu. Predbežne sa pre vás objednávame na 20. júna o 13:00 v našej kancelárii na adrese “adresa”. Ak nie ste spokojní s časom alebo dátumom, potom sme pripravení preplánovať naše stretnutie na čas, ktorý vám vyhovuje;
• Ak Vás naša ponuka zaujala, potom sa môžeme stretnúť 20. júna o 13:00 v našej kancelárii a prediskutovať možnosti našej ďalšej spolupráce.

1. Vaše kontaktné údaje. Tu musíte uviesť nielen kontaktné údaje, ale aj svoju pozíciu a meno.

Príklad: „Pre potvrdenie stretnutia môžete zavolať na číslo „číslo“ alebo napísať na moju e-mailovú „adresu“ (e-mailová adresa musí byť rovnaká).

s pozdravom

Anna Viktorovna, vaša osobná manažérka“.

Týmto sa náš list končí.

List po obchodnom stretnutí

Všetko prebehlo v poriadku: klient súhlasil so stretnutím a vy ste sa stretli. Tým sa ale naša obchodná korešpondencia nekončí. Ako si pamätáme, v predaji je fáza rozlúčky s klientom, kedy mu ďakujeme za jeho čas.

Pri predaji prostredníctvom korešpondencie existuje aj takáto etapa. Je formálny a nepovinný, no zároveň je kľúčom k budovaniu dlhodobých vzťahov s klientom.

Preto by ste po stretnutí mali klientovi napísať ďakovný list.

Má tiež svoju vlastnú štandardnú štruktúru:

1. Apelujte na klienta: "Drahý Ivan Ivanovič!"
2. Poďakovanie: „Rád by som vyjadril svoju vďaku za čas, ktorý mi bol venovaný. Dúfam, že naša spolupráca bude pre nás dlhá a produktívna."
3. Vaše kontaktné údaje: "S úctou, Anna Viktorovna, Vaša osobná manažérka."

To je všetko, môžete poslať list!