سیستم های اطلاعات خودکار در dow. سیستم های اتوماسیون نرم افزاری برای موسسات آموزشی پیش دبستانی. منابع اطلاعات مدیریت

مشکل مدیریت اسناد الکترونیکی، اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی ارتباط نزدیکی با مشکل یک سند الکترونیکی دارد.

در حال حاضر، شرکت‌های مختلف تعداد زیادی سیستم مدیریت خودکار اسناد (ADMS) را توسعه داده و پیاده‌سازی کرده‌اند که با رویکردهای خاص و ابزارهای ارتباطی کامپیوتری مشخص می‌شود. متأسفانه، هیچ اصطلاح واحدی در این تحولات وجود ندارد. محصولات شرکت های توسعه دهنده دارای نام هایی مانند: سیستم مدیریت اسناد، سیستم کامپیوتریاتوماسیون کارهای اداری و جریان اسناد، سیستم مدیریت اداری، سیستم مدیریت اسناد توزیع شده، آرشیو الکترونیکی و غیره. تنوع نام‌های سیستم‌های توسعه‌یافته و توسعه‌یافته تنها نشان می‌دهد که امروزه این حوزه از بازار اطلاعات هنوز به عنوان یک بخش مستقل شکل نگرفته است و در برخی موارد، محصولات ASUD به عنوان توسعه‌های مرتبط یا یک محصول جانبی هنگام حل ظاهر می‌شوند. سایر وظایف پیچیده تر

با این حال، تعداد ASUD ها به سرعت در حال رشد است. تقریباً 30-40 شرکت به طور منظم در کنفرانس های DOCFLOW شرکت می کنند و پیشرفت های خود را به مصرف کنندگان ارائه می دهند. البته اینها بزرگترین توسعه دهندگانی هستند که سطح فنی را تعیین می کنند راه حل های تکنولوژیکی. همچنین مشخص است که بسیاری از ASUD ها به صورت جداگانه برای آن ها ساخته شده اند استفاده خانگیو به بازار عرضه نمی شوند.

متاسفانه در این بخش صنعت اطلاعاتعلیرغم نیاز آشکار، سیستم نظارت بر تحولاتی که در بازار ظاهر می شود، اشکال زدایی نشده است و همچنین سیستم کارآمدی برای صدور مجوز و صدور گواهینامه آنها وجود ندارد. بررسی توسط متخصصان سیستم نادر است از این نوعدر نشریات پیشرو کامپیوتری و اطلاعاتی، به غیر از انتشارات برای کارهای اداری و آرشیو. آخرین بررسی های منتشر شده ستودنی است، اگرچه محدوده معیارها، شاخص های عملکرد و اصطلاحات استفاده شده از نظر تئوری و عملی مدیریت اسناد بهینه نیستند. هیچ یک از شرکت کنندگان تحلیل مقایسه ایسیستم ها برای انطباق با استانداردها و قوانین قابل اجرا برای کار با اسناد آزمایش نمی شوند، هزینه های اجرای یک سیستم خاص با مزایای مستقیم و غیرمستقیم دریافتی مقایسه نمی شود (بدون ذکر اثر اقتصادی).

بدیهی است که این کار باید توسط کارشناسان مستقل مانند VNIIDAD برای ارزیابی واجد شرایط تر از محاسن یا معایب یک سیستم کنترل خودکار خاص انجام شود.

اصول توسعه و معیارهای انتخاب برای سیستم های کنترل خودکار

بیایید سعی کنیم روندهای اصلی توسعه ASUD را در نظر بگیریم.

اول از همه، ما متذکر می شویم که برای ایجاد یک محصول تمام عیار، این رویکرد سیستماتیک است که مهم است، که پس از معرفی ASUD، اجازه می دهد تا در مورد یک راه حل جامع برای مشکل پشتیبانی مستند از مدیریت صحبت کنیم. در یک سازمان

دومین ویژگی سیستم - آیا یک سیستم تخصصی است یا یک سیستم همه منظوره؟ یعنی آیا این سیستم به طور خاص برای مؤسسه آموزشی پیش دبستانی طراحی شده است یا در کنار سایر اهداف می توان آن را برای انجام (یا انجام همزمان) وظایف مؤسسه آموزشی پیش دبستانی منطبق کرد؟

ثالثاً هزینه سیستم و مقیاس سازمانی که می توان در آن اعمال کرد، حجم گردش کار برای مصرف کننده مهم است.

هنگام انتخاب سیستم لازم توسط مصرف کنندگان، اول از همه، باید در نظر داشت که ASUD چه نوع ساختار مدیریتی انتخاب می شود. به نظر ما، ما می توانیم دسته بندی های زیر را از مصرف کنندگان تشخیص دهیم:

1) ساختارهای سلسله مراتبی پیچیده (وزارت، آژانس، شرکت، بانک و غیره)؛

2) مقامات سرزمینی (اداره شهرها، موضوعات فدراسیون، شهرداری ها و غیره)؛

3) سازمان های تجاری و غیر تجاری سطوح متوسط ​​و پایین.

البته، سیستم سازی فوق مشروط است، اما عمدتاً انواع اصلی مصرف کنندگان سیستم های کنترل خودکار را جذب می کند. برای هر یک از این گروه های مصرف کننده، تعدادی پیشنهاد وجود دارد.

به عنوان مثال، توسعه شرکت های الکترونیکی سیستم های اداری، جلیقه، Ankey، Lanit و دیگران برای وزارتخانه ها و ادارات در نظر گرفته شده است. بیشتر پیشرفت ها برای مصرف کنندگان دسته سوم سازمان ها در نظر گرفته شده است. در اینجا می توانید به محصولات Intertrust، IT، Optima، Centerinvestsoft و غیره توجه کنید.

یکی از محصولاتی که تقریباً تمام الزامات اداری را برآورده می کند، سیستم Delo-96 و تغییرات بعدی آن توسط شرکت Electronic Office Systems توسعه یافته است. این سیستم با سنت های کار اداری داخلی مطابقت دارد و الزامات قانونی و روش شناختی موجود برای چنین سیستم هایی را در نظر می گیرد.

یک رویکرد کمی متفاوت برای طراحی سیستم های کنترل خودکار توسط متخصصان Inter Trust انتخاب شد که از فناوری های لوتوس در پیشرفت های خود استفاده می کنند. در طیف گسترده ای از پیشرفت های شرکت، سیستم های پشتیبانی اسنادی برای مدیریت جایگاه شایسته ای را اشغال می کنند. اولین محصول شرکت در این راستا، سامانه پشتیبانی مستند «آفیس مدیا» بود.

مجموعه پایگاه های اطلاعاتی «آفیس مدیا» در محیط Lotes Notes کار می کند و اتوماسیون کارهای اداری و فعالیت های سازمانی و اداری شرکت ها و سازمان ها را فراهم می کند. کاربران سیستم می توانند بخش هایی از ساختارهای دولتی و تجاری مانند خدمات باشند: پشتیبانی اسناد، کنترل بر اجرای اسناد، پشتیبانی اطلاعات. مخاطبین خارجیسازمان، مدیریت پرسنل، فروش و بازاریابی محصولات و غیره.

کلمه جدید Inter Trust، سیستم جدید توسعه یافته به اصطلاح "مدیریت اسناد الکترونیکی شرکتی و سیستم اتوماسیون اداری" است.

نمونه دیگری از ASUD توسعه شرکت تحقیقات و تولید دولتی Granit-Center سیستم مدیریت اسناد خودکار و کار اداری سازمان Grand Doc است که در مسکو کاملاً شناخته شده است. ساختارهای شهرداریمدیریت.

هدف این سیستم خودکارسازی فرآیندهای اصلی پردازش اسناد است: حسابداری، تعیین مسیر ثبت نام تا حذف پرونده، کنترل هر مرحله از بررسی سند، به دست آوردن اطلاعات پس زمینه در مورد اسناد، تجزیه و تحلیل گردش کار سازمان

استفاده از فناوری پردازش اسناد اصلی به مدیریت منطقی تر جریان اسناد در سازمان کمک می کند و نظارت بر نظم عملکرد را فراهم می کند.

الزامات سیستم مدیریت اسناد

امکان تدوین الزامات خاصی برای یک سیستم مدیریت اسناد مدرن در یک سازمان وجود دارد.

اول از همه، ASUD باید تمام وظایف پشتیبانی مستند برای مدیریت را به طور کامل انجام دهد: تهیه اسناد، ثبت آنها، کنترل بر اجرا، جستجوی اسناد، ذخیره آنها و کار مرجع روی مجموعه ای از اسناد.

این سیستم باید بر اساس اصول روش‌شناختی یکسان، نرم‌افزار، سخت‌افزار و راه‌حل‌های فناوری و در چارچوب شرایط سازمانی و قانونی جاری در قالب قوانین داخلی، استانداردهای دولتی، دستورالعمل‌ها و الزامات ساخته شود.

ASUD باید از استفاده کامل (ادغام) از منبع اطلاعاتی انباشته اطمینان حاصل کند و اصل یک ورودی اطلاعات و استفاده چندگانه از آن را هم به صورت مستند و هم در واقع پیاده کند. این سیستم همچنین باید به مدیران در انتخاب مسیرهای جابجایی اسناد در داخل سازمان کمک کند و درجه حفاظت لازم از اطلاعات را از دسترسی غیرمجاز فراهم کند.

ASUD در شرایط مدرن باید بتواند بر روی اجزای خاصی (تعداد دستگاه های فنیو فن آوری ها، تعداد اسناد (حجم اطلاعات)، تعداد کاربران) و قادر به تطبیق در محدوده معقول با تغییر نیازهای کاربر باشد.

معرفی یک سیستم مدیریت اسناد یکپارچه را می توان به عنوان یک نوآوری مدیریتی در نظر گرفت که امکان در نظر گرفتن قوانین فرآیند نوآوری و سازماندهی مؤثر آن را فراهم می کند.

بسته به پتانسیل نوآوری، دو نوع اصلی از نوآوری ها متمایز می شوند:

o رادیکال (اساسی)، باز کردن فرصت های اساساً جدید، ایجاد تغییرات کیفی در روش های فعالیت انسانی.

o اصلاح و بهبود روشها و اشکال کار موجود.

نوآوری های ریشه ای و اصلاح کننده در فرآیند مدیریت باید با هم ترکیب شوند. در عمل، فرد همچنین با شبه نوآوری هایی روبرو می شود که فقط به ویژگی های بیرونی مربوط می شوند و توسط ملاحظات اعتبار یا تبلیغات دیکته می شوند.

در شرایط مدرن، معرفی KSD و استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی را می توان به عنوان یک نوآوری اساسی در نظر گرفت.

نوآوری های یک نوع اصلاح کننده بیشتر از نوآوری های رادیکال ظاهر می شوند و سازگاری با شرایط و وظایف در حال تغییر را فراهم می کنند. به عنوان مثال، بهبود جزئی در سازماندهی کار مدیریتی و گردش کار خود نتایج مثبتی به همراه دارد. اما امکانات اصلاح نوآوری ها محدود است و در مرحله ای معین دیگر قادر به جبران نیازهای سازمان نیستند. و سپس تاخیر در توسعه و اجرای نوآوری های در مقیاس بزرگتر یا رادیکال (در مورد ما، یک سیستم اتوماسیون یکپارچه پیش دبستانی) می تواند منجر به رکود و کاهش کارایی مدیریت شود.

"چرخه زندگی" یک سیستم اتوماسیون یکپارچه برای موسسات آموزشی پیش دبستانی به عنوان یک نوآوری مدیریتی شامل مراحل زیر است: آگاهی از نیاز به نوآوری و توسعه آن. تصمیم برای تغییر به تکنولوژی جدید، توسعه آن؛ بهره برداری و توسعه پایدار یک نوآوری اگر در یک مرحله میانی متوقف شود کامل نخواهد بود. در پایان "چرخه زندگی" هر نوآوری، نیاز به بهبودهای جزئی یا بزرگتر دوباره آشکار می شود.

فرآیند نوآوری در درجه اول نتیجه حل خلاقانه مسئله است. بنابراین مرحله درک نیاز به نوآوری و توسعه آن در عین حال فرآیند تهیه و اتخاذ تصمیمات مدیریتی است که اعتبار و به موقع بودن آن تا حد زیادی نتایج مراحل بعدی را تعیین می کند. اجرای نوآوری پیشنهادی به ویژه به این بستگی دارد که از چه روش هایی برای جمع آوری و پردازش اطلاعات، تجزیه و تحلیل وضعیت مشکل، توسعه گزینه ها و انتخاب راه حل استفاده شده است. علاوه بر این، پیامدهای نوآوری و ویژگی های اجرای آن باید در طول توسعه و انتخاب یک راه حل تجزیه و تحلیل شود. هنگام اجرای اقدامات خاص برای معرفی نوآوری های مدیریتی در زمینه اتوماسیون گردش کار، قرار است ارتباط بین اجزای اصلی مدیریت اطلاعات در نظر گرفته شود.

مرحله توسعه یک نوآوری دوره زمانی لازم برای رفع کاستی های شناسایی شده و ایجاد تغییرات مناسب را در بر می گیرد. در این مرحله کنترل بر فعالیت های کارکنان از اهمیت زیادی برخوردار است (به عنوان مثال، رعایت الزامات مربوط به فناوری کار در سیستم شرکتیجریان کار). مهم است که از فناوری گردش کار پیاده سازی شده به صورت روزانه استفاده شود و امکان بازگشت به سازمان قبلی کار منتفی باشد (مثلاً نگهداری لاگ های ثبت دست نویس، ثبت چندگانه اسناد و غیره). این نیاز به اطلاع رسانی یا آموزش کارکنان، تهیه مواد روش شناختی (نمودارهای جریان، کتابچه راهنمای کاربران و مدیران سیستم و غیره) دارد.

توجه به حفظ و بهبود نوآوری نیز مهم است. گاهی اوقات، مدتی پس از معرفی یک نوآوری، تلاش هایی برای بازگشت به روش های قدیمی کار صورت می گیرد (و نه به دلیل ناکارآمدی روش جدید). وظیفه در این مرحله جلوگیری از این امر، تثبیت و حمایت از نوآوری ها و تصمیم گیری در مورد اینکه آیا یک نوآوری نیاز به تکمیل یا تقویت دیگری دارد یا خیر است.

بنابراین، در مراحل اجرا و توسعه یک سیستم اتوماسیون یکپارچه برای موسسات آموزشی پیش دبستانی، ممکن است دوره ای از همزیستی همزمان فن آوری های جدید و قدیمی (در آن دسته از بخش های سازمان که هنوز به سیستم متصل نشده اند) وجود داشته باشد. "کی میبره؟" - نتیجه این مرحله بستگی به حل تعدادی از مسائل سازمانی از جمله تشکیل چارچوب نظارتی و روش شناختی لازم دارد. در این شرایط، توزیع پرسنل تغییر می کند، مسائل مربوط به سازماندهی سرویس نگهداری سیستم و مدیریت آن در حال حل و فصل است. روال اتصال کاربران و اعطای حق استفاده از سیستم به آنها مشخص می شود و مسائل مربوط به امنیت اطلاعات حل می شود.

در هر مرحله از فرآیند نوآوری، دایره شرکت کنندگان آن در حال گسترش است. بنابراین، به عنوان مثال، در یک سازمان بزرگ، معرفی یک سیستم اتوماسیون یکپارچه برای یک مؤسسه آموزشی پیش دبستانی ممکن است ماهیت یک اتصال مرحله‌ای به سیستم، ابتدا دفتر، و سپس سایر بخش‌های ساختاری، با مربوطه باشد. افزایش تعداد کاربران واضح است که حداکثر اثر از سیستم خودکار، که گردش کار کل سازمان را پوشش می دهد، تنها زمانی حاصل می شود که همه واحدهای برنامه ریزی شده به هم متصل شوند.

در عین حال، مهم است که در نظر داشته باشید که شرکت کنندگان در فرآیند نوآوری می توانند ابتکار عمل را در حمایت از نوآوری مدیریتی (در مورد ما، یک سیستم اتوماسیون گردش کار شرکتی) به دست بگیرند یا با موفقیت آن مخالفت کنند. معرفی یک فناوری گردش کار شرکتی که الزامات جدیدی را به کارکنان به عنوان کاربران سیستم (از جمله صلاحیت های آنها) تحمیل می کند و به آنها امکان می دهد کار خود را از دیدگاه کلی ارزیابی کنند، یکی از این نوآوری ها و دگرگونی های عمده است که می تواند واکنش های متفاوتی نسبت به نوآوری ایجاد کند.

مشکلات معرفی فن آوری های جدید به اصطلاح "موانع روانی" محدود نمی شود و حوزه منافع کارکنان سازمان (اقتصادی، اجتماعی) را در بر می گیرد. اگر کارمند فرض کند که نوآوری ارائه شده باعث کاهش یا حتی غیرممکن شدن برآوردن برخی از نیازهای او می شود، در این صورت علیه نوآوری صحبت خواهد کرد. گاهی اوقات ممکن است تک تک کارکنان عمداً علیه یک نوآوری صحبت کنند تا تأثیر خود را بر دیگران افزایش دهند.

از این رو نیاز به در نظر گرفتن تأثیر منافع جمعی و فردی است.

از این منظر، مهم است که کارکنان متوجه شوند که مزایای آنها از اجرای KSD و مضرات عدم پذیرش نوآوری بیشتر از مزایای حفظ روش قدیمی کار است.

هنگام اجرای KSD، جنبه های مربوط به فرهنگ شرکتی نیز ظاهر می شود. به عنوان مثال، اگر اعضای سازمان برای مدت طولانی بر حفظ نظم کاری موجود تمرکز داشته باشند و حساسیت به نوآوری ها و تمایل کارکنان به ارتقای مهارت های خود از ویژگی های فرهنگ سازمانی و نظام اولویت ها نبوده است. مدیریت، پس از آن ممکن است مشکلات مدیریتی هنگام معرفی نوآوری ها ایجاد شود.

مشخصه ردیف علل احتمالیموانع اجرای یک سیستم اتوماسیون یکپارچه برای موسسات آموزشی پیش دبستانی در کار معروف M. Sutton آورده شده است که شامل انواع مختلفی از تناقضات است: ناسازگاری، بلاتکلیفی، بی اعتمادی، عدم آمادگی، سوگیری، بی نظمی، عدم اطمینان، عدم انجام وظایف و غیره.

هنگام معرفی یک سیستم اتوماسیون یکپارچه برای موسسات آموزشی پیش دبستانی، مهم است که در نظر بگیریم که نگرش به نوآوری های معرفی شده تا حد زیادی به ویژگی های زیر بستگی دارد:

o مزیت نسبی(چقدر نوآوری پیشنهادی از نظر اقتصادی-اجتماعی سودآورتر از رویه کاری موجود است، چقدر به دستیابی به اهداف سازمان کمک می کند).

o سازگاری(تا جایی که این نوآوری با دیدگاه ها و تجربه کارمندان سازگار است - بستگی به این دارد که پذیرش آن دشوارتر یا آسان تر باشد).

o مشکلات(چقدر درک، استفاده در کار و تطبیق با نوآوری پیشنهادی دشوار است)؛

o مرحله بندی(نوآوری هایی که می توانند به صورت مرحله ای یا با تایید آزمایشی اجرا شوند، بهتر مورد استقبال قرار می گیرند).

موفقیت آن تا حد زیادی به سازماندهی پشتیبانی اطلاعات، ارتباطات رسمی و غیررسمی بین کارکنان در اجرای نوآوری ها بستگی دارد. هنگام پیاده سازی سیستم، ارائه اطلاعات در مورد مزایای فن آوری جدید (برای سازمان، بخش، کارکنان فردی)، در مورد سیستم آموزشی و ترسیم مراحل اجرا بسیار مهم است.

سازگاری سریع با فناوری جدید برای کارکنان از نظر روانی دشوار است، به خصوص اگر تعداد زیادی تغییرات در روش معمول کار به طور همزمان وجود داشته باشد. بنابراین، هر چه سیستم اجرا شده جدیدتر باشد، باید با توجه بیشتر به مشارکت پرسنل در فرآیند اجرای آن، تبیین قابلیت های جدید سیستم و غلبه بر مانع روانی برای برخی از کارکنان پرداخت. باید زمان لازم برای آشنایی کارگران و سپس مدت تسلط بر فناوری جدید کار را برنامه ریزی کرد. عجله در مقدمه باعث ایجاد مشکلاتی در ارتباط با این واقعیت می شود که کارکنان سازمان نمی توانند بلافاصله با تعداد زیادی از تغییرات سازگار شوند. به تعویق انداختن بیش از حد این فرآیند می تواند تأثیر نوآوری را به میزان قابل توجهی کاهش دهد و حتی باعث ناامیدی در آن شود. با توجه به این شرایط، هنگام اجرای یک سیستم اتوماسیون یکپارچه برای مؤسسات آموزشی پیش دبستانی، تدوین و تصویب برنامه زمانی برای ارتباط بخش ها با رئیس سازمان مهم است.

موفقیت اجرای یک سیستم اتوماسیون گردش کار طراحی شده برای اطمینان از عملکرد سازمان به عنوان یک کل به عمق مطالعه و به موقع بودن حل مسائل سازمانی در سطوح مناسب مدیریت بستگی دارد. پشتیبانی از اجرای سیستم توسط مدیریت سازمان ("اصل اول شخص") نقش اساسی دارد. در غیاب چنین حمایتی، بعید است که این سیستم در همه بخش ها اجرا شود. برای تنظیم عملیاتی فرآیند پیاده سازی سیستم، ممکن است لازم باشد یک بدنه دائمی ایجاد شود (به عنوان مثال، یک کمیسیون یا یک گروه کاری از نمایندگان بخش های مسئول جنبه های مختلف پیاده سازی - سازمانی، فناوری، نرم افزار و سخت افزار، پرسنل، و همچنین حفاظت از اطلاعات). وظایف سرویس DOW شامل حل مسائل فنی اصلی، هماهنگ کردن منافع بخش ها به عنوان کاربران سیستم، تهیه اسناد نظارتی و روش شناختی لازم، توسعه طبقه بندی اسناد و نگهداری دایرکتوری های سیستم است.

هنگام معرفی یک سیستم اتوماسیون یکپارچه برای موسسات آموزشی پیش دبستانی و گسترش تعداد کاربران سیستم، اتصال بخش های جدید، رویکردهای زیر ممکن است مفید باشد:

o با استفاده از نمونه، تجربه و مهارت های آنها در توسعه فناوری توسط سایر کارکنان، از آماده ترین و واجد شرایط ترین کارمندان از نظر روانی شروع کنید.

o معرفی فن آوری جدید در وهله اول در بخش هایی که بارزترین نیاز و تاثیر آن معرفی است.

توجه به این نکته مهم است که در شرایط مدرن به سختی می توان بلافاصله یک سیستم خودکار چند منظوره را برای یک سازمان بزرگ پیاده سازی کرد. گزینه توسعه مرحله به مرحله آن قابل قبول تر به نظر می رسد. در غیر این صورت، توسعه و پیاده سازی سیستم ممکن است برای مدت طولانی به تعویق بیفتد و حتی ممکن است الزامات اولیه منسوخ شود.

در هر یک از این مراحل، می توان برای بهبود فناوری مدیریت اسناد (چه سنتی و چه خودکار)، کار انجام داد. اعمال نوآوری های اصلاحی

مدیریت اسناد سنتی (کاغذی) و خودکار نیاز به توجه مداوم به مسائل بهینه سازی آن دارد، با در نظر گرفتن:

o تغییرات مداوم در ساختار سازمانی مدیریت، نیاز به ترکیب فناوری های سنتی و خودکار؛

o ارائه راهنمایی های سازمانی و روش شناختی و نظارت بر انطباق با رویه های کاری تعیین شده؛

o توسعه سیستم و اصلاح عملکردهای فردی آن با در نظر گرفتن قابلیت های نرم افزاری و سخت افزاری جدید.

بنابراین، مشکلات مدیریت اطلاعات حتی پس از معرفی یک سیستم کامپیوتری مناسب تمام نمی شود.

اسناد مدیریت اساس فعالیت یک سازمان مدرن است - تا 85٪ از منابع اطلاعاتی تقریباً هر ساختار مدیریتی در اسناد متمرکز شده است. در این راستا، فرآیندهای مستندسازی و گردش کار به خودی خود تبدیل شده اند و به سیستم های کنترل خودکار خود نیاز دارند.

در طی 10-15 سال گذشته، اتوماسیون اداری انقلابی را در زمینه کار با اسناد تجربه کرده است. اگر قبلاً سیستم اتوماسیون اداری به عنوان سیستمی برای خودکارسازی فعالیت های عمدتاً کارکنان فنی دفاتر، دبیرخانه ها، آرشیوهای مربوط به تهیه، ثبت، جابجایی، کنترل اجرا و جستجوی اسناد در نظر گرفته می شد، اکنون خود نویسندگان درگیر تدوین و تدوین هستند. ارسال اسناد با استفاده از رایانه های شخصی تحت شبکه و مجریان اسناد. آنها در حال حاضر شرکت کنندگان مستقیم در فناوری پشتیبانی مستند هستند - از لحظه ایجاد اسناد تا کنترل اجرا و کار با آرشیو اسناد. سیستم اتوماسیون اسناد و گردش کار به ابزاری تعیین کننده برای بهبود کارایی کار کارکنان درگیر در تصمیم گیری و بر این اساس، فعالیت های سازمان به عنوان یک کل تبدیل شده است.

در حال حاضر سازمانی که می خواهد دریافت کند راه حل های مدرندر ایجاد یک فناوری خودکار برای موسسات آموزشی پیش دبستانی، انتخاب نسبتاً گسترده ای دارد - از دستیابی به سیستم های اطلاعاتی طراحی شده به صورت جداگانه در مورد سازمان های بزرگ تا سیستم های یکپارچه آماده - برای سازمان های کوچک و متوسط.

سازمان هایی که هدف خود را اتوماسیون کار اداری قرار داده اند باید تعدادی از مشکلات را حل کنند. در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم:

در سازمان‌ها، اغلب درک روشنی از آنچه واقعاً باید در فناوری فرآیندهای تجاری خودکار شود، وجود ندارد. کمبود متخصصانی وجود دارد که هم در امور اداری مسلط باشند و هم از بازار و قابلیت های سیستم های نرم افزاری در زمینه اتوماسیون پشتیبانی مستند برای مدیریت آگاه باشند. اطلاعات تبلیغاتی از نظر محتوا ضعیف است و همیشه با حقیقت مطابقت ندارد، فقدان یک اصطلاح مشترک در درک متقابل بین مشتری سیستم و سازنده آن اختلال ایجاد می کند و غیره.

سازمان باید مجموعه‌ای جدی از اقدامات را برای ساده‌سازی فرآیندهای مدیریت و رویه‌های نگهداری سوابق که منعکس‌کننده آن‌ها باشد، توسعه و اجرا کند. لازم است توزیع مسئولیت ها، تفویض اختیارات، به وضوح مشخص شود که چه کسی چه وظایفی را حل می کند و در چه سطحی، تعیین روش برای توافق اسناد، تصویب و امضای آنها و غیره، یعنی در نهایت، بهینه سازی مدیریت. سیستم؛

سازمان ها، هنگام اجرای اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی، باید در مورد انتخاب یکی از دو رویکردی که متخصصان اسناد مرسوم آن را "روسی" و "غربی" می نامند، تصمیم بگیرند.

به طور سنتی، فناوری روسی کار با اسناد سه سطح سلسله مراتب را در نظر می گیرد: رئیس سازمان - سرویس کار اداری - مجری. سنت های غربی با مسئولیت شخصی مجری برای سند و تصمیمات مربوطه در مورد آن مرتبط است، بنابراین آنها شامل دو سطح سلسله مراتب هستند: رئیس بالاترین سطح مدیریت - مجری (مدیر).

سنت روسی شامل ثبت اجباری هر سند از لحظه ای که در سازمان ظاهر می شود و همچنین یک جریان سند "پیش بایگانی" تنظیم شده و کنترل شده متمرکز است. فناوری موسسات آموزشی پیش دبستانی تا حد زیادی در استانداردهای دولتی، دستورالعمل ها و دستورالعمل ها گنجانده شده است. کل مجموعه کار با اسناد موجود در مجلات ثبت یا کابینت پرونده های تایپی ردیابی می شود.

سنت های کار اداری غربی با مسئولیت شخصی مدیر برای سند و اجرای آن مرتبط است (معمولی است که در زبان انگلیسیکلمه "جریان سند" وجود ندارد). ثبت اسناد به طور مستقیم توسط پیمانکار انجام می شود، کنترل متمرکز اجرا وجود ندارد. موضوع مقررات در سیستم‌های سنتی مدیریت اسناد غربی، ذخیره‌سازی سیستماتیک اسناد از قبل اجرا شده (مشابه ذخیره‌سازی بایگانی داخلی) است. بر اساس همین سنت است که مفهوم سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی غربی شکل گرفت. از این رو دشواری استفاده از فناوری های مدیریت اسناد الکترونیکی در کارهای اداری روسیه بر اساس سیستم های نرم افزاری غربی است. انطباق مناسب محصولات غربی با شرایط روسیه که در طول قرن ها ایجاد شده است مورد نیاز است.

هنگام انتخاب گزینه اتوماسیون DOW، سازمان مشتری باید بین دو دسته از سیستم های مدیریت اسناد - گردش کار و گروه افزار انتخاب کند.

هر دو دسته از سیستم ها بر روی خودکارسازی کار تیمی در دفتر متمرکز هستند. در عین حال، هنگام انتخاب روشی برای ساخت یک سیستم خودکار در یک سازمان خاص، باید نحوه مطابقت آن با سبک مدیریت و سیستم مدیریت اتخاذ شده در آن را در نظر گرفت.

واقعیت این است که سیستم‌های نوع گردش کار شامل سیستم‌هایی هستند که بر خودکار کردن کار کل یک شرکت (یعنی بر روی کار مشترک چندین گروه کاری)، پشتیبانی از جداسازی واضح فرآیندهای تجاری و مسیریابی کار در شبکه‌ای از مجریان متمرکز هستند. با توجه به مدیریت اسناد، این بدان معنی است که اسناد مربوطه به شدت با رویه های مدیریتی بر اساس توزیع وظایف بین کارکنان دستگاه اداری مرتبط است. در این مورد، جریان سند، همانطور که بود، بر رویه های تکنولوژیکی مدیریت قرار می گیرد. سیستم های نوع گردش کار برای سازمان های بزرگ و سازمان های دولتی قابل قبول تر است.

نوع Groupware به سیستم‌هایی اطلاق می‌شود که دارای یک طرح تجاری سخت کد شده نیستند. - فرآیندهایی که برای عملکرد در یک تیم کوچک طراحی شده اند - گروه کاری(5-100 نفر). عناصر گروه افزار هستند پست الکترونیک، پایه اسناد، سازمان دهنده جمعی.

انتخاب یک سیستم مدیریت خودکار اسناد توسط یک سازمان در نهایت باید بر اساس ترکیب الزامات لازم برای محصولات نرم افزاری ارائه شده در بازار باشد که می تواند به ویژگی های زیر کاهش یابد:

فناوری های اداری مورد استفاده؛

رعایت وظایف اصلی کار اداری؛

ویژگی های عملکردیسیستم ها (کامل عملکردی، باز بودن، و غیره)؛

پیاده سازی نرم افزار(پشتیبانی از حالت توزیع شده و غیره)؛

شاخص های هزینه

در بالا، ما به طور مختصر فن آوری های کار اداری را بر اساس سنت های روسی و غربی توضیح دادیم. اجازه دهید به طور مختصر به ویژگی های سیستم های نرم افزاری در جهت مربوطه بپردازیم.

سیستم های نرم افزاری، متوجه شدن تکنولوژی روسیبا تمرکز بر استفاده در موسسات و سازمان های عمومی، آنها تمام سنت ها و هنجارهای کار اداری را که در یک ساختار مدیریتی خاص اتخاذ شده اند حفظ می کنند. وظیفه چنین سیستم هایی ارائه پشتیبانی از گردش کار کاغذ، کاهش پیچیدگی عملیات معمول پردازش اسناد است. با این حال، این سیستم ها می توانند به طور قابل توجهی دامنه مستندسازی سنتی و فرآیندهای گردش کار را با پردازش اسناد در رایانه شخصی گسترش دهند. سیستم های این جهت نوعی پل برای گذار تدریجی از کاغذ به فناوری های بدون کاغذ هستند. سیستم های اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی با استفاده از این فناوری عبارتند از:

سیستم DELO (محصول شرکت سیستم های اداری الکترونیک)؛

سیستم "Cinderella-\\"1!\i. مکاتبات اداری (STC IRM، مسکو).

در زیر بند 7.8.4، عملکرد سیستم های DELO با جزئیات بیشتری ارائه خواهد شد.

سیستم‌های نرم‌افزاری به سبک غربی بر حداکثر استفاده ممکن متمرکز شده‌اند اسناد الکترونیکیو ابزار کار جمعی کاربران، عدم وجود پیوندهای میانی، که به نوبه خود تغییر در فرآیندهای اداری موجود در سازمان، بهینه سازی آنها و توسعه فناوری های جدید برای کار با اسناد را تعیین می کند.

ویژگی اصلی فناوری «غربی» مدل‌سازی فرآیندهای گردش کار واقعی و تنظیم سیستم‌های نرم‌افزاری با این مدل‌ها است. به عنوان یک قاعده، این سیستم به صورت یک محصول مستقل "جعبه ای" که از توسعه دهنده بیگانه شده است، به مشتری تحویل داده می شود، بلکه به عنوان مجموعه ای از ابزارهای نرم افزاری که از آنها یک راه حل آماده مونتاژ می شود.

هنگام تطبیق سیستم با فرآیندهای خاص سازمان در کامپیوترهای شخصیکارمندان (محل کار نقش)، اجزای عملکردی لازم نصب شده اند که امکان حل طیف خاصی از وظایف را مطابق با نقش هر کارمند در رویه خاصی از گردش کار سازمان فراهم می کند. مدیر سیستم عملکردهای تجاری را تشکیل می دهد که مسیرهای حرکت اسناد را با توجه به ساختار سازمان، یعنی با توجه به بخش ها و کارکنان فردی آن تعیین می کند.

به سیستم های این جهت در فدراسیون روسیهسه دسته از سیستم های اطلاعات خودکار زیر به طور گسترده نشان داده می شوند:

سیستم های توسعه یافته توسط شرکت های روسی مبتنی بر DBMS: Lan-Docs - Lanit JSC. OPTIMA-WorkFlow - شرکت اپتیما; "کد" - شرکت دولتی "مرکز توسعه رایانه"؛ "AquaDoc" - شرکت "Aquarius Consulting" و غیره؛

سیستم های توسعه یافته توسط شرکت های روسی با استفاده از فناوری LotusNotes: СompanyMedia - Inter Trust. "BOSS-Referent" - شرکت فناوری اطلاعات؛ "Eskado" - ZAO Interprokom LAN و دیگران:

نسخه های روسی شده سیستم های محبوب غربی: "Documentum 4i" - شرکت Documentum. DOCSOpen - شرکت مرغ مگس خوار; "LotusDomino \ Notes" - شرکت IBN. "DocuLive" - ​​مربوط به زیمنس؛ "WorkExpeditor" - Compaq Corporation و غیره.

برای مقایسه، بیشتر در بند 7.8.4 و بند 7.8.5، ویژگی های دو سیستم نرم افزاری - "DELO" و "BOSS-Referent" ارائه شده است که به ترتیب به فناوری های روسی و غربی مستندسازی و گردش کار گرایش دارند.

مقدمه

فناوری اطلاعات

مکانیزاسیون

زیر

گفتگو؛

محلی؛

چند سطحی؛

سیستم های مدیریت خودکار سازمانی از نظر تمرکز متفاوت هستند. به عنوان مثال، برای "بهترین" یا "Sail-5" اولویت حوزه تجارت است. اینفوسافت یکی از پیشروان در زمینه اتوماسیون حسابداری تولید است. علاوه بر این، "سیستم های مدیریت سازمانی" جهانی وجود دارد: "Sail-4"، "Infin"، "Abacus"، BOSS، "Galaktika"، "Supermanager-6-7"، و غیره.

با این حال، هدف این مقاله ارزیابی قابلیت‌های سیستم‌ها برای خودکارسازی گردش کار پرسنل است و تنها امیدوارکننده‌ترین آن‌ها متعلق به سیستم‌های نسل چهارم هستند.

سیستم یکپارچه M-2بر اساس برنامه فن آوری های مدرن. M-2 یک بسته نرم افزاری واحد مبتنی بر پایگاه داده متمرکز شرکتی است. در عین حال، باز بودن سیستم M-2 امکان استفاده از پایگاه های داده سازمانی موجود با ادغام در یک مجموعه واحد و همچنین بسته های نرم افزاری مدرن (Microsoft Office 97) را فراهم می کند.

سیستم M-2 بر اساس سرور پایگاه داده Oracle 7.3 توسعه یافته است که ویژگی های سرعت بالا و درجه بالایی از قابلیت اطمینان و حفاظت از داده ها را ارائه می دهد. مکان های مشتری بر روی سیستم نرم افزاری دلفی 3.0 توسعه یافته اند و می توانند در اتاق های عمل کار کنند. سیستم های ویندوز NT یا Windows'95.

تفاوت اساسی بین یک سیستم یکپارچه و مجموعه ای دلخواه پیچیده از ایستگاه های کاری، اول از همه، در ایدئولوژی طراحی است. ایستگاه های کاری به عنوان اتوماسیون مشاغل موجود طراحی شده اند و در آینده به یکدیگر متصل می شوند. در عین حال، به طور طبیعی، چنین سیستم اطلاعاتی می تواند تنها آن دسته از فناوری های مدیریتی را که در زمان ایجاد آن در شرکت در دسترس بودند، اجرا کند، زیرا طراحی ماژول ها بر اساس مشاغل خاص موجود انجام شده است.

سیستم یکپارچه بلافاصله به عنوان یک مجموعه واحد، متمرکز بر فن آوری های مدیریت مدرن طراحی شده است. مشاغل در مرحله دوم در یک محیط یکپارچه ایجاد شده ایجاد می شوند.

علاوه بر این، AWS های ایجاد شده در چارچوب معماری فایل سرور، الزامات مدرن را چه از نظر ویژگی های سرعت و چه از نظر امنیت و قابلیت اطمینان سیستم برآورده نمی کنند. در عین حال باید توجه داشت که کارهایی که برای ایجاد ایستگاه های کاری انجام شده از بین نخواهد رفت. اولاً، بسیاری از عناصر مشاغل ایجاد شده می توانند به عنوان ماژول هایی برای ایجاد مشاغل در سیستم جدید مورد استفاده قرار گیرند، به ویژه با توجه به اینکه طراحی مشاغل حداقل 50 درصد از زمان ایجاد را می گیرد. ثانیاً، کاربران مهارت های رایانه ای را به دست آورده اند که بدون آن نمی توان هیچ سیستمی را پیاده سازی کرد. ثالثاً، به عنوان بخشی از این کار، کادری از برنامه نویسانی تشکیل شده است که مشخصات شرکت را می دانند که در هنگام نوشتن مشاغل در محیط سیستم یکپارچه جدید نیز مورد نیاز خواهد بود. بنابراین، سرمایه گذاری در تحولات قبلی قطعا نتیجه خواهد داد. برخلاف مجموعه AWS، معرفی یک سیستم یکپارچه فقط مشاغل موجود را خودکار نمی کند، بلکه کل سیستم پردازش اطلاعات با طراحی مشاغل جدید در ارتباط با فناوری های جدید بازسازی می شود.

همزمان با معرفی سامانه M-2، آموزش متخصصان با صدور گواهینامه مناسب برای آنها انجام می شود. متخصصانی که به این روش آموزش دیده اند، حق ایجاد ماژول های خود را در سیستم M-2 و همچنین تغییر ماژول های موجود در محدوده های مشخص شده توسط گواهی را دارند. بنابراین، شرکت به شرکتی که سیستم را توسعه می دهد وابسته نمی شود و قادر است عملکرد سیستم را به تنهایی حفظ کند.

سیستم حسابداری شرکتی NS2000الزامات کامل بودن عملکرد را برآورده می کند و برنده ششمین است مسابقه بین المللینرم افزار در امور مالی و تجارت این سیستم با استفاده از ابزارهای BP-WIN، ER-WIN، PROGRESS 4GL طراحی و توسعه یافته است.

بنابراین، طرح مجتمع مجموعه ای از ماژول ها است که همه آنها را می توان در سه حوزه اصلی گروه بندی کرد: مدیریت، مالی، تدارکات.

قسمت سیستم های R/3شامل ماژول منابع انسانی Oracle Applications (Oracle Human Resources) است که به شما امکان می دهد از طریق استخدام موثر، مدیریت پرسنل، آموزش، جبران خسارت و برنامه ریزی شغلی، تأثیر کارمندان را به حداکثر برسانید. امروزه، در کلاس محصولات خود، ماژول مدیریت منابع انسانی برنامه های کاربردی Oracle یکی از کامل ترین سیستم ها برای سازماندهی کار بخش پرسنل یک شرکت مدرن است.

استفاده از آن به شما امکان می دهد وظایف زیر را حل کنید:

برنامه ریزی تغییرات سازمانی از جمله مدل سازی سلسله مراتب ساختاری و شغلی سازمان.

برنامه ریزی واحدهای ساختاری، شرح دسته، موقعیت ها، موقعیت ها، نگهداری دایرکتوری ها و غیره؛

حسابداری شخصی کارمندان و نامزدها با سابقه کامل از ویژگی های حرفه ای آنها (برای استفاده بهینه از منابع کار)، داده های حقوق و دستمزد، داده های مربوط به استفاده از ساعات کاری، سابقه کار کارکنان، نیاز به توسعه حرفه ای و نتایج آموزش کارکنان.

· تجزیه و تحلیل و گزارش در مورد فرم های استاندارد دولتی، در مورد گزارش های غیر استاندارد با استفاده از ابزارهای توسعه Oracle، تجزیه و تحلیل داده های عملیاتی و پشتیبانی تصمیم.

سیستم Orakl-Personnelتمام مزایای سیستم های قبلی ذاتی هستند. با این حال، یک سری مزایای اضافی نیز دارد. این سیستم امکان کار با سیستم پایگاه داده (کارکنان تمام وقت، کارکنان اخراج شده، آرشیو، ذخیره پرسنل، کارکنان موقت و غیره) را فراهم می کند که زمان رسیدگی به درخواست ها را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد. دومین مزیت بدون شک محتوای کارت ثبت نام است که شامل 102 عنوان است (طبق تصمیم کمیته آمار کشور، کارت باید حداقل دارای 55 عنوان باشد).

امکان تغییر دلخواه جدول کارکنان با محاسبه خودکار مشاغل خالی و همچنین یک ماژول توسعه یافته برای پردازش درخواست های موقت وجود دارد. این سیستم رویه هایی را برای نگهداری یک برگه زمانی (شخصی و برای یک بخش) با کنترل خودکار تعطیلات، سفرهای کاری، کمک های مادی و غیره ارائه می دهد. فقط در برخی سیستم ها تمام بخش های اجباری سوابق پرسنل وجود دارد، اما فقط در Oracle- سیستم پرسنلی به صورت کامل بنابراین، با در نظر گرفتن هزینه قابل قبول آن (تا 500 دلار)، می توان ادعا کرد که در حال حاضر این سیستم در بین سیستم های خودکارسازی فعالیت های شرکت ها، از جمله کلیه عملکردهای خودکارسازی گردش کار پرسنل، پیشرو است.

سیستم اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BAPS)- این یک کلاس از محصولات نرم افزاری است که توصیف و اجرای فرآیندهای تجاری دلخواه (کلاً یا جزئی) را خودکار می کند، در حالی که اسناد، اطلاعات، وظایف برای انجام اقدامات لازم از یک شرکت کننده فرآیند به دیگری مطابق با قوانین مشخص شده منتقل می شود. . مفهوم اصلی SADP جریان کار ( گردش کار ) است.

جریان کارسیستمی برای اطمینان از اجرای گردش کار، در چارچوب مدیریت فرآیند است. اتوماسیون فرآیندهای تجاری تنها از طریق معرفی یک سیستم حسابداری امکان پذیر نیست، زیرا چنین سیستم هایی مسئله تعامل بین شرکت کنندگان در فرآیندهای حسابداری را حل نمی کنند. مشکلات مشابهی نیز برای حل سیستم های کلاس BPMS طراحی شده است. "PiterSoft: Process Management" در پلتفرم 1C- نمونه ای از یک محصول نرم افزاری کلاس BPMS که به منظور حل مسائل مربوط به تعامل بین شرکت کنندگان در فرآیندهای تجاری پیاده سازی شده است.

همچنین سیستم SADP زیرمجموعه ای از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) است.

مقدمه

افزایش عظیم حجم اطلاعات و تغییرات بزرگ در تقاضای اطلاعات شروع به تحمیل الزامات جدیدی بر سازماندهی خدمات اطلاعات و اسناد در سازمان کرد.

الزامات خدمات مربوط به پشتیبانی اطلاعات و اسناد شروع به تغییر کرد. در خارج از کشور، آنها شروع به نامگذاری خدمات مدیریت (یا مدیریت) اطلاعات و منابع اسنادی، در کشور ما - خدمات پشتیبانی اسنادی برای مدیریت (DOE) کردند.

جهت اصلی بهبود مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، انطباق آن با شرایط مدرن، استفاده از آخرین تجهیزات رایانه ای و مخابراتی، شکل گیری بر اساس آن فناوری های اطلاعاتی و مدیریت بسیار کارآمد در کار با اسناد بود.

کمک آموزشی پیشنهادی مطابق با برنامه کاری رشته "فناوری اطلاعات در مدیریت اسناد و بایگانی" گرایش آموزشی "علوم اسناد و علوم بایگانی 034700" (6 ترم کارشناسی) تدوین شده است. اهداف تسلط بر این رشته عبارتند از: توانایی ایجاد یک چارچوب قانونی محلی برای پشتیبانی اسناد برای مدیریت و بایگانی، و همچنین توانایی مستندسازی اطلاعات مدیریت، منطقی کردن جریان اسناد، فناوری های پردازش اسناد به منظور حفظ و انتقال آنها به ذخیره سازی.

مبحث 1. اصطلاحات و مفاهیم اساسی

اصطلاحات و مفاهیم بنیادی: مکانیزاسیون و اتوماسیون، اطلاعات، فناوری اطلاعات، فناوری کامپیوتر، کامپیوتر و اطلاعات، سیستم های اطلاعات خودکار

فعالیت مدیریتی هر سازمان مبتنی بر پردازش اسناد رسمی ورودی بدون توجه به روش های دریافت آنها و انواع رسانه ها و همچنین تولید اطلاعات اسنادی و اسناد رسمی است که هم برای استفاده داخلی در خود سازمان و هم برای استفاده داخلی در نظر گرفته شده است. استعمال خارجی.

اسناد ورودی با کمک فن آوری های خاص به اطلاعات لازم برای دستیابی به یک نتیجه خاص تبدیل می شوند. مفهوم "تکنولوژی" در تولید صنعتی به کار می رود و به عنوان سیستمی از روش های مرتبط فرآوری مواد و روش های تولید محصولات در فرآیند تولید تعریف می شود. در زمینه پشتیبانی اسنادی مدیریت با در نظر گرفتن مشخصات فرآیندهای اطلاعاتیفن آوری مدیریت اسناد و مدارک بر اساس آن به عنوان سیستمی از روش ها و روش ها برای جمع آوری، انتقال، پردازش، انباشت، ذخیره اسناد و اطلاعات مستند بر اساس استفاده از تکنیک ها و قوانین روش شناختی یکسان تعریف می شود.

فن آوری های پشتیبانی اسنادی مدیریت مطابق با تفاوت در فرآیندهای اطلاعاتی به موارد زیر تقسیم می شوند:

فن آوری برای پردازش اسناد ورودی و خروجی؛

فن آوری برای انتقال (آوردن) اطلاعات مستند به کاربر نهایی؛

فن آوری برای معرفی اسناد به پایگاه اطلاع رسانیداده های سازمان بر اساس ساختار داخلی آن؛

فن آوری برای پردازش اطلاعات اسنادی و انباشت اسناد؛

· فن آوری های ذخیره سازی و استفاده از گروه های محلی جداگانه اسناد.

بنابراین، پشتیبانی مدیریت اسناد (DOE) مسائل مربوط به مستندسازی، سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت و سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی آنها را پوشش می دهد.

فناوری اطلاعاتمجموعه ای از روش ها، فرآیندهای تولید و نرم افزار است وسایل فنی، در یک زنجیره فناوری متحد شده است که جمع آوری، پردازش، ذخیره، توزیع و نمایش اطلاعات را به منظور کاهش پیچیدگی فرآیندهای استفاده از یک منبع اطلاعاتی و همچنین افزایش قابلیت اطمینان و کارایی آنها فراهم می کند.

تحت فناوری اطلاعات و ارتباطات، درک مجموعه ای از اشیاء، اقدامات و قوانین مربوط به تهیه، پردازش و تحویل اطلاعات در ارتباطات شخصی، انبوه و صنعتی و همچنین کلیه فناوری ها و صنایعی که به طور یکپارچه این فرآیندها را ارائه می دهند، پیشنهاد می شود.

فناوری اطلاعات به دلیل کامپیوتری شدن شرکت ها به طور فعال مورد استفاده قرار گرفته است. رایانه سازی به عنوان فرآیند معرفی فناوری رایانه ای که اتوماسیون فرآیندها و فناوری های اطلاعاتی را تضمین می کند، درک می شود.

کامپیوتری شدن به ما امکان می دهد در مورد دو مجموعه اقدامات صحبت کنیم: مکانیزاسیون و اتوماسیون فرآیندهای مرتبط با آموزش پیش دبستانی.

مکانیزاسیونفرآیندهای دفتری استفاده از ابزار فنی برای انجام عملیات برای مستندسازی و سازماندهی کار با اسناد است. هدف از مکانیزاسیون اداری انتقال انجام عملیات غیرخلاق (کمکی) به وسایل فنی است.

زیر فناوری اطلاعات خودکارمدیریت (AIT) به عنوان سیستمی از روش‌ها و روش‌هایی برای جمع‌آوری، انباشت، ذخیره، جستجو، پردازش و حفاظت از اطلاعات مدیریتی بر اساس استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته، فناوری رایانه و ارتباطات و همچنین روش‌هایی که این اطلاعات در آنها انجام می‌شود، درک می‌شود. به کاربران ارائه می شود.

با توجه به میزان پوشش وظایف مدیریت، فناوری های اطلاعات خودکار به گروه های زیر تقسیم می شوند: پردازش الکترونیکی داده ها؛ اتوماسیون توابع کنترل؛ پشتیبانی تصمیم گیری؛ دفتر الکترونیکی؛ پشتیبانی تخصصی

با توجه به کلاس عملیات فن آوری اجرا شده، AIT را می توان به: سیستم های با ویرایشگر متن; سیستم های صفحه گسترده؛ سیستم های مدیریت پایگاه داده؛ سیستم های با اشیاء گرافیکی; سیستم های چند رسانه ای؛ سیستم های فرامتن

بر اساس نوع رابط کاربری، فناوری های اطلاعات خودکار به دو دسته تقسیم می شوند:

دسته ای (پردازش متمرکز)؛

گفتگو؛

شبکه (چند کاربر).

با توجه به روش ساخت یک شبکه، AIT را می توان به موارد زیر تقسیم کرد:

محلی؛

چند سطحی؛

توزیع شده است.

مبحث 2 مراحل اصلی در تاریخچه اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی و بایگانی

2.1. اتوماسیون کار با اسناد به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از اتوماسیون فرآیندهای مدیریتی.

2 .2. مرحله اول (دهه 1960 - 1970) - مفهوم سیستم های کنترل خودکار (ACS). ایجاد و پیاده سازی سیستم های پردازش اسناد در ACS. مراکز محاسباتی برای استفاده جمعی اولین سیستم های بازیابی اطلاعات (IPS). اتوماسیون جزئی برخی از عملکردهای دفتری و بایگانی.

2.3. مرحله دوم (دهه 1980 - اوایل دهه 1990) توسعه راه حل های تکنولوژیکی مبتنی بر رایانه شخصی است. ایجاد و توسعه مفهوم ایستگاه های کاری خودکار (AWP). ظهور امکان اتوماسیون پیچیده موسسات آموزشی پیش دبستانی و بایگانی. توسعه نرم افزارهای تخصصی.

2.4. مرحله سوم (دهه 1990 - اکنون) - معرفی و استفاده گسترده از جدید فناوری اطلاعاتکه ترکیبی از فناوری کامپیوتر، ارتباطات و تجهیزات اداری است. اتوماسیون جامع کلیه مراحل گردش کار و ذخیره آرشیوی اسناد.

نیاز به اتوماسیون اداری به دلیل پیشرفت سریع فناوری تولید رایانه، نرم افزار و معرفی گسترده فناوری اطلاعات است. اتوماسیون به طور سنتی به عنوان جابجایی کار معمول مکانیکی، "آزادی" کارگران درک می شود. با این حال، کاهش هزینه هدف اصلی اتوماسیون نیست. هدف اصلی اتوماسیون، کسب کیفیت های مدیریتی جدید، به دست آوردن است مدیریت موثر. این مفهوم از اتوماسیون شامل سازماندهی مجدد مدیریت و طراحی مجدد سیستم اطلاعاتی است.

اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی و بایگانی در دهه 1960 قرن بیستم آغاز شد. قبل از اتوماسیون مرحله ای از مکانیزاسیون وجود داشت که در پایان قرن نوزدهم و در دوره پایانی قرن نوزدهم آغاز شد. تا دهه 1950 مکانیزاسیون عمدتاً مربوط به بایگانی های ادارات بود. استفاده از «مکانیزاسیون در مقیاس کوچک» اپیزودیک بود و به استفاده از حامل‌های اطلاعات ماتریسی (کارت‌های پانچ دستی، نوارهای منگنه‌دار، کدها) و دستگاه‌های شمارش و پانچ برای حل مشکلات خاص در زمینه ثبت جمعیت (سرشماری نفوس) محدود می‌شد. ، برنامه ریزی، گزارش در تولید و غیره

مرحله اول زمان انباشت تجربه تجربی در زمینه ایجاد سیستم های بازیابی خودکار اطلاعات محلی و بین آرشیوی - AIPS بود. رشد دامنه کاربرد سیستم های خودکار در بایگانی عمدتاً با تکامل حامل های اطلاعات (میکروفیلم ها، نوارهای مغناطیسی، کارت ها، دیسک ها، فرم ها و غیره) و پشتیبانی فنی (دستگاه های پانچ الکترونیکی، رایانه های ES، رایانه های شخصی، رایانه های شخصی)، و همچنین با ظهور بسته های کاربردی ویژه برای AIPS. فرآیند ایجاد سیستم‌های کنترل خودکار (ACS) در تمام بخش‌های اقتصاد نیز تأثیر بسزایی در اتوماسیون بایگانی در این دوره داشت.

سیستم کنترل خودکار (ACS) - مجموعه ای از سخت افزار و نرم افزار طراحی شده برای کنترل فرآیندهای مختلف در چارچوب فرآیند تکنولوژیکی، تولید، شرکت ها. خالق اولین سیستم های کنترل خودکار در اتحاد جماهیر شوروی، نیکولای ایوانوویچ ودوتا، دکترای اقتصاد، استاد، عضو مسئول آکادمی ملی علوم بلاروس، بنیانگذار مدرسه علمی برنامه ریزی استراتژیک است.

مهمترین وظیفه سیستم کنترل خودکار افزایش کارایی مدیریت تسهیلات بر اساس رشد بهره وری نیروی کار و بهبود روش های برنامه ریزی فرآیند مدیریت است.

دوره نیمه دوم دهه 1980 - 1990. - مرتبط با آغاز کامپیوتری خود به خود، ابتدا در مسکو، و سپس در آرشیوهای دولتی محلی. رهبران این فرآیند NRC TD اتحاد جماهیر شوروی (RNITs KD)، VNIIDAD، TsKhIDK، TsGAOR (GARF) و آرشیوهای دیگر بودند. در دهه 90. در فدراسیون روسیه، بیش از 20 سیستم اداری و اسناد خودکار خاص صنعت، توسط قوانین قانونی و نظارتی که مجموعه عظیمی از اسناد قابل خواندن توسط ماشین (الکترونیکی) را ایجاد می کند، به بهره برداری رسید. ایجاد آرایه‌های اسناد الکترونیکی نیز با دیجیتالی کردن منابع کاغذی در آرشیوهای دولتی (به منظور ایجاد صندوق بیمه و صندوق برای استفاده) و همچنین ایجاد پایگاه‌های اطلاعاتی متن کامل صورت می‌گیرد. علاوه بر این، فناوری‌های جدید اطلاعات در زمینه حفظ و احیای اسناد، ایجاد صندوق بیمه و صندوق برای استفاده، امکان افزایش عمر منابع ارزشمند تاریخی را فراهم می‌کند.

در مرحله حاضر، وضعیت فناوری اطلاعات در موسسات آموزشی پیش دبستانی را می توان با موارد زیر مشخص کرد:

وجود حجم زیادی از پایگاه های اطلاعاتی حاوی اطلاعات مربوط به فعالیت های سازمان؛

ایجاد فناوری هایی که دسترسی تعاملی کاربر به منابع اطلاعاتی را فراهم می کند.

گسترش عملکرد سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری‌هایی که پردازش اطلاعات را فراهم می‌کنند، ایجاد سیستم‌های اطلاعاتی چند منظوره مشکل‌محور محلی برای اهداف مختلف.

گنجاندن عناصر فکری رابط کاربری در سیستم های اطلاعاتی، سیستم های خبرهو سایر ابزارهای تکنولوژیکی

اتوماسیون مجتمع کلیه مراحل گردش اسناد و ذخیره آرشیوی اسناد شامل: اتوماسیون کار با اسناد، ایستگاه های کاری خودکار، سیستم های اداری الکترونیکی می باشد.

برنامه هدف فدرال "روسیه الکترونیک (2002-2010)" بیان می کند که توسعه و استفاده گسترده از فناوری اطلاعات و ارتباطات برای بهبود کارایی اقتصاد، ایالت و دولت محلی اهمیت تعیین کننده ای دارد. یکی از زمینه‌های استفاده از فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات در فعالیت‌های مراجع، سازمان‌ها و بنگاه‌های عمومی، «توسعه سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، استانداردهای کار اداری و جریان اسناد» است. ارتباط بهبود کار اداری سنتی با نیاز به اثربخشی فعالیت های مدیریتی، تسریع حرکت اسناد در سازمان و کاهش سختی پردازش اسناد تعیین می شود. سیستم خودکار ایجاد شده (از این پس AS) کار اداری باید اثربخشی مدیریت را از طریق تشکیل یک سند واحد افزایش دهد. فضای اطلاعاتی، به کاربران این امکان را می دهد که به طور مؤثر در اسناد در هر مکان و هر زمان همکاری کنند. سیستم های مدرناتوماسیون کارهای اداری و جریان اسناد (SADD) به شما امکان می دهد طیف کاملی از وظایف کار اداری را حل کنید:

سازماندهی حسابداری و پردازش کامل و راحت کلیه مکاتبات ورودی، خروجی و داخلی.

ذخیره تمام اسناد مربوط به فعالیت های سازمان به روشی راحت تر و منطقی تر، به شما امکان می دهد به سرعت سند مورد نیازبا حقوق دسترسی مناسب

پیگیری وضعیت هر سند، مسیر حرکت آن و همچنین ارتباط با سایر اسناد.

اطمینان از اینکه الزامات پردازش اسناد به موقع برآورده می شود.

سیستم های اتوماسیون اداری مدرن به شما امکان می دهد یک سیستم کامل برای مدیریت فرآیندهای پردازش اسناد و نظارت بر اجرای آنها بسازید. SADD کلیه فرآیندهای ایجاد، پردازش، تکثیر، انتقال و ذخیره اسناد را پوشش می دهد و همچنین رویه های اصلی کار اداری مدرن را خودکار می کند. چرخه عمر یک سند، از ایجاد تا دفع یا نابودی آن، به صورت مراحل متوالی نشان داده می شود که هر یک از آنها در یک دوره زمانی معین می گذرد. سیستم های اتوماسیون اداری به شما این امکان را می دهند که انتقال یک سند را به صورت خودکار از یک مرحله به مرحله دیگر ضبط کنید.
در حال حاضر، وجود یک سیستم عامل موفقیت آمیز اتوماسیون کار اداری و جریان اسناد حکایت از رفاه موسسه و مدیریت آن دارد. این به معنی کنترل کامل افراد زیردست رهبری دستگاه، شایستگی، همبستگی، نظم و انضباط و علاقه آنها به اجرای موفق ترین کار محول شده است. سیستم خودکار امکان تبادل سریع و کارآمد اطلاعات را بین تمام بخش‌های فرآیند تولید، کاهش زمان مورد نیاز برای آماده‌سازی وظایف خاص و رفع خطاهای احتمالی در تهیه اسناد گزارش‌دهی را ممکن می‌سازد. معرفی یک سیستم خودکار باعث راحتی در کار، سازماندهی منطقی تولید و کاهش استرس روانی می شود. همچنین بارهای فیزیولوژیکی کاهش خواهد یافت، زیرا. با معرفی نرم افزارهای مناسب، زمان صرف شده برای همان کار به میزان قابل توجهی کاهش می یابد. این به طور مثبت بر عملکرد کارگر تأثیر می گذارد، زیرا. منجر به کاهش مقدار اطلاعات پردازش شده و همچنین زمان اضافی برای تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری مدیریتی برای کارکنان خواهد شد.

سیستم های خودکار مؤسسات آموزشی پیش دبستانی، سیستم های نرم افزاری با هدف خودکارسازی فرآیندهای مدیریت هستند.

عنصر مرکزی فناوری اطلاعات در شرایط مدرن یک رایانه و مجموعه ای از ابزارهای فنی مرتبط با آن است. پیاده سازی فناوری اطلاعات با کمک سیستم مدیریتی و پشتیبانی سازمانی و روشی محقق می شود. هنگام استفاده از فناوری ها و دستگاه های فنی فردی در مدیریت اسناد، باید به پیامدهای خاص استفاده از آنها توجه شود.

مراحل زیر کار بر روی انتخاب یک سیستم خودکار مؤسسه آموزشی پیش دبستانی 1 پیشنهاد شده است:

گردآوری فهرستی از الزامات اساسی و فنی سیستمی برای یک سیستم اتوماسیون گردش کار شرکتی.

انتخاب سیستمی از عوامل وزنی (امتیاز) یا رتبه بندی برای بررسی همتایان.

ارزیابی محصولات نرم افزاری از نظر الزامات عملکردی اصلی و سیستم و مشخصات فنی.

ارزیابی قابلیت های تطبیقی ​​محصولات منتخب.

انتخاب محصولات نرم افزاری که این معیارها را دارند.

ارزیابی مقایسه ای هزینه های مرتبط با کسب و پیاده سازی محصولات نرم افزاری.

ارزیابی تجربه استفاده از محصولات نرم افزاری منتخب (از جمله در سازمان هایی از این نوع)، شهرت توسعه دهنده.

انتخاب نرم افزار برای سیستم اتوماسیون گردش کار.

14 هدف اتوماسیون dow. وظایف داو در سازمان. پوشش فرآیند اتوماسیون dow.

اهداف اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانیکلیه سازمانها صرف نظر از شکل سازمانی و قانونی آنها کاملاً مشابه بوده و از نظر ما به شرح زیر است:

بهبود کیفیت و کارایی مدیریت و در نتیجه تضمین رقابت پذیری شرکت در بازار؛

ادغام در یک چرخه کاری اداری واحد از کلیه بخش های ساختاری سازمان، از جمله بخش های دوردست.

حصول اطمینان از دسترسی سریع و در عین حال متمایز به منابع اطلاعاتی (اسناد) سازمان.

کاهش هزینه های کارگری و زمانی و سربار و در نتیجه کسب اثر اقتصادی.

پایه گذاری برای انتقال تدریجی به مدیریت اسناد الکترونیکی در شرکت، کار برای آینده است.

دستیابی به اهداف تعیین شده از طریق راه حل امکان پذیر است وظایف اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی سازمان، که می تواند به طور مشروط در زمینه های زیر سیستماتیک شود:

تهیه و اجرای اسناد

ارتقای کیفیت و کارایی تهیه اسناد ایجاد شده در سازمان

یکسان سازی فرآیند کار با اسناد در تمام مراحل وجود آن

سازمان گردش اسناد و اجرای اسناد

حذف کارهای تکراری برای وارد کردن اطلاعات مربوط به سند در مراحل مختلف کار با آن (فرایند ثبت نام)

عدم امکان مفقود شدن سند (ایجاد پایگاه اسنادی سازمان)

ساده سازی گردش کار سازمان (ساده سازی الگوهای جریان اسناد - مسیریابی)

افزایش کارایی و کیفیت کار مجریان با اسناد

کاهش شرایط اجرا و تصویب اسناد

اطلاع رسانی به موقع کارکنان و مدیریت در مورد اسناد دریافتی و ایجاد شده (جلوگیری از تکرار کار روی همان سند)

سازمان کنترل بر اجرای اسناد

یک انجمن جریان اسنادتمام بخش های سازمان (از جمله بخش های دوردست)

دریافت سریع اطلاعات در مورد وضعیت اجرا و محل هر سند

حصول اطمینان از ردیابی مراحل عبور اسناد در بخش های سازمان از لحظه دریافت (ایجاد) تا اتمام کار با آنها (اجرا)؛

سازماندهی ذخیره سازی اسناد، سیستم جستجو.

حصول اطمینان از ذخیره سازی متمرکز متون اسناد تهیه شده به صورت الکترونیکی، تصاویر گرافیکی و مواد برای آنها.

امکان جستجوی سریع و سازماندهی پیوند منطقی اسناد مربوط به همان موضوع را فراهم می کند.

اطمینان از جستجوی سریع و انتخاب اسناد (مواد) با توجه به مجموعه موضوعی جزئیات.