Automatizované informačné systémy v dow. Systémy softvérovej automatizácie pre predškolské vzdelávacie inštitúcie. Zdroje manažérskych informácií
S problémom elektronického dokumentu úzko súvisí problém správy elektronických dokumentov, automatizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií.
V súčasnosti rôzne spoločnosti vyvinuli a implementovali veľké množstvo automatizovaných systémov správy dokumentov (ADMS), ktoré sa vyznačujú špecifickými prístupmi a počítačovo-komunikačnými prostriedkami implementácie. Žiaľ, v tomto vývoji neexistuje jednotná terminológia. Produkty vývojárskych firiem nesú názvy ako: systém správy dokumentov, počítačový systém automatizácia kancelárskej práce a toku dokumentov, systém správy kancelárie, distribuovaný systém správy dokumentov, elektronický archív atď. Rozmanitosť názvov vyvinutých a vyvinutých systémov len naznačuje, že dnes sa táto oblasť informačného trhu ešte nevyprofilovala ako samostatný segment a v niektorých prípadoch sa produkty ASUD javia ako súvisiaci vývoj alebo vedľajší produkt pri riešení. iné zložitejšie úlohy.
Počet ASUD však rastie pomerne rýchlo. Približne 30 – 40 spoločností sa pravidelne zúčastňuje konferencií DOCFLOW a ponúka svoj vývoj spotrebiteľom. Ide samozrejme o najväčších vývojárov, ktorí nastavujú úroveň technickej technologické riešenia. Je tiež známe, že mnohé ASUD sa vyvíjajú individuálne domáce použitie a nie sú uvedené na trh.
Bohužiaľ v tomto sektore informačného priemyslu Napriek zjavnej potrebe nie je odladený systém sledovania vývoja, ktorý sa objavuje na trhu, a chýba ani dobre fungujúci systém ich licencovania a certifikácie. Recenzie systémových špecialistov sú zriedkavé tohto typu v popredných počítačových a informačných publikáciách, nehovoriac o publikáciách pre kancelársku prácu a archívy. Najnovšie publikované recenzie sú chvályhodné, hoci rozsah kritérií, ukazovatele výkonnosti a použitá terminológia nie sú z hľadiska teórie a praxe správy dokumentov optimálne. Nikto z účastníkov komparatívna analýza systémy nie sú testované na súlad s platnými normami a pravidlami pre prácu s dokumentmi, nie sú porovnávané náklady na implementáciu konkrétneho systému so získanými priamymi a nepriamymi prínosmi (nehovoriac o ekonomickom efekte).
Je zrejmé, že túto prácu by mali vykonávať nezávislí odborníci, ako napríklad VNIIDAD, aby bolo možné kvalifikovanejšie posúdiť prednosti alebo nedostatky konkrétneho automatizovaného riadiaceho systému.
Princípy vývoja a výberové kritériá pre automatizované riadiace systémy
Pokúsme sa zvážiť hlavné trendy vo vývoji ASUD.
V prvom rade podotýkame, že pre vytvorenie plnohodnotného produktu je dôležitý systematický prístup, ktorý umožňuje po implementácii ASUD hovoriť o komplexnom riešení problému dokumentárnej podpory manažmentu. v organizácii.
Druhá charakteristika systému – ide o špecializovaný systém alebo systém na všeobecné použitie? To znamená, že je systém navrhnutý špeciálne pre predškolskú vzdelávaciu inštitúciu alebo môže byť spolu s inými účelmi prispôsobený na vykonávanie (alebo súčasné vykonávanie) úloh predškolskej vzdelávacej inštitúcie?
Po tretie, pre spotrebiteľa sú dôležité náklady na systém a rozsah organizácie, v ktorej sa môže použiť, objem pracovného toku.
Pri výbere potrebného systému spotrebiteľmi by sa v prvom rade malo brať do úvahy, pre aký typ štruktúry riadenia je vybraný ASUD. Podľa nášho názoru môžeme rozlíšiť tieto kategórie spotrebiteľov:
1) zložité hierarchické štruktúry (ministerstvo, agentúra, korporácia, banka atď.);
2) územné orgány (správy miest, subjekty federácie, obce a pod.);
3) komerčné a nekomerčné organizácie strednej a nižšej úrovne.
Vyššie uvedená systematizácia je samozrejme podmienená, ale absorbuje hlavne hlavné typy spotrebiteľov automatizovaných riadiacich systémov. Pre každú z týchto skupín spotrebiteľov existuje niekoľko návrhov.
Napríklad vývoj firiem Electronic Office Systems, Vest, Ankey, Lanit a ďalších je určený pre ministerstvá a rezorty; Väčšina noviniek je určená pre spotrebiteľov tretej kategórie organizácií. Tu môžete venovať pozornosť produktom Intertrust, IT, Optima, Centerinvestsoft a ďalších.
Jedným z produktov, ktorý spĺňa takmer všetky požiadavky kancelárskej praxe, je systém Delo-96 a jeho následné modifikácie vyvinuté spoločnosťou Electronic Office Systems. Tento systém zodpovedá tradíciám domácej kancelárskej práce a zohľadňuje existujúce regulačné a metodické požiadavky na takéto systémy.
Trochu iný prístup k návrhu automatizovaných riadiacich systémov zvolili špecialisti Inter Trust, ktorí pri svojom vývoji využívajú technológie Lotus. V širokom spektre vývoja spoločnosti zaujímajú dôstojné miesto systémy dokumentárnej podpory manažmentu. Prvým produktom spoločnosti v tomto smere bol systém podpory dokumentácie „Office Media“.
Súbor databáz "Office Media" pracuje v prostredí Lotes Notes a zabezpečuje automatizáciu kancelárskej práce a organizačných a administratívnych činností podnikov a organizácií. Používateľmi systému môžu byť také útvary štátnych a komerčných štruktúr, ako sú služby: podpora dokumentácie, kontrola vyhotovenia dokumentov, informačná podpora vonkajšie kontakty organizácia, personálny manažment, predaj a marketing produktov a iné.
Novým slovom Inter Trust je novovyvinutý takzvaný „systém správy podnikových elektronických dokumentov a automatizácie kancelárie“.
Ďalším príkladom ASUD je vývoj Granit-Center State Research and Production Enterprise automatizovaného systému správy dokumentov a kancelárskych prác organizácie Grand Doc, ktorá je v Moskve pomerne dobre známa. komunálnych štruktúr zvládanie.
Účelom systému je automatizovať hlavné procesy spracovania dokumentov: účtovníctvo, stanovenie cesty od registrácie k odpisu k prípadu, kontrola každej fázy posudzovania dokumentu, získavanie podkladových informácií o dokumentoch, analýza pracovný postup organizácie.
Použitie originálnej technológie spracovania dokumentov pomáha racionálnejšie riadiť tok dokumentov v organizácii a poskytuje monitorovanie výkonnostnej disciplíny.
Požiadavky na systém správy dokumentov
Je možné formulovať určité požiadavky na moderný systém správy dokumentov v organizácii.
V prvom rade musí ASUD v plnom rozsahu vykonávať všetky úlohy dokumentárnej podpory riadenia: príprava dokumentov, ich evidencia, kontrola vykonávania, vyhľadávanie dokumentov, ich ukladanie a referenčná práca na rade dokumentov.
Systém by mal byť vybudovaný na jednotných metodických princípoch, softvérových, hardvérových a technologických riešeniach a v rámci súčasných organizačných a právnych podmienok v podobe domácej legislatívy, štátnych noriem, pokynov a požiadaviek.
ASUD by mal zabezpečiť plné využitie (integráciu) nahromadeného informačného zdroja a implementovať princíp jedného vstupu informácií a ich viacnásobného využitia dokumentárne aj fakticky. Systém by mal správcom pomôcť aj pri výbere trás pohybu dokumentov v rámci organizácie a poskytnúť potrebnú mieru ochrany informácií pred neoprávneným prístupom.
ASUD by v moderných podmienkach mal byť schopný rozšíriť určité komponenty (počet technické zariadenia a technológií, počet dokumentov (objem informácií), počet používateľov a vedieť sa v rozumných medziach prispôsobiť meniacim sa požiadavkám používateľov.
Za manažérsku inováciu možno považovať zavedenie integrovaného systému správy dokumentov, ktorý umožňuje zohľadňovať zákonitosti inovačného procesu a efektívne ho organizovať.
V závislosti od inovačného potenciálu sa rozlišujú dva hlavné typy inovácií:
o radikálny (základný), otvárajúci zásadne nové príležitosti, zavádzajúci kvalitatívne zmeny v spôsoboch ľudskej činnosti;
o upravovanie, zlepšovanie existujúcich metód a foriem práce.
Radikálne a modifikujúce inovácie v procese riadenia sa musia kombinovať. V praxi sa stretávame aj s pseudoinováciami, ktoré sa týkajú len vonkajších atribútov a sú diktované úvahami o prestíži či reklame.
V moderných podmienkach možno za radikálnu novinku považovať zavedenie KSD a využívanie elektronickej správy dokumentov.
Inovácie modifikujúceho typu sa objavujú častejšie ako radikálne a poskytujú prispôsobenie sa meniacim sa podmienkam a úlohám. Pozitívne výsledky prinášajú napríklad čiastočné zlepšenia v organizácii manažérskej práce a workflow samotných. Ale možnosti modifikácie inovácií sú obmedzené a v určitej fáze už nie sú schopné kompenzovať potreby organizácie. A potom oneskorenie vo vývoji a implementácii rozsiahlejších alebo radikálnych inovácií (v našom prípade integrovaného predškolského automatizačného systému) môže viesť k stagnácii, k poklesu efektívnosti riadenia.
„Životný cyklus“ integrovaného automatizačného systému pre predškolské vzdelávacie inštitúcie ako manažérska inovácia zahŕňa tieto etapy: uvedomenie si potreby inovácie a jej rozvoja; rozhodnutie prejsť na Nová technológia, jeho vývoj; stabilná prevádzka a vývoj. Inovácia nebude úplná, ak sa zastaví v niektorom medzistupne. Na konci „životného cyklu“ akejkoľvek inovácie sa opäť ukazuje potreba čiastočných alebo väčších vylepšení.
Inovačný proces je predovšetkým výsledkom kreatívneho riešenia problémov. Etapa uvedomenia si potreby inovácie a jej rozvoja je preto zároveň procesom prípravy a prijímania manažérskych rozhodnutí, ktorých platnosť a aktuálnosť do značnej miery determinujú výsledky nasledujúcich etáp. Implementácia navrhovanej inovácie závisí najmä od toho, aké metódy boli použité na zber a spracovanie informácií, analýzu problémovej situácie, vývoj možností a výber riešenia. Okrem toho by sa pri vývoji a výbere riešenia mali analyzovať dôsledky inovácie a vlastnosti jej implementácie. Pri implementácii konkrétnych opatrení na zavádzanie manažérskych inovácií v oblasti automatizácie pracovných tokov sa má brať do úvahy vzťah medzi hlavnými zložkami informačného manažmentu.
Etapa vývoja inovácie pokrýva časové obdobie potrebné na odstránenie zistených nedostatkov a vykonanie vhodných zmien. Veľký význam má v tejto fáze kontrola činnosti zamestnancov (napr. dodržiavať požiadavky na technológiu práce v podnikový systém pracovný tok). Je dôležité, aby sa implementovaná technológia workflow používala denne a bola vylúčená možnosť návratu k predchádzajúcej organizácii práce (napríklad vedenie ručne písaných registračných denníkov, viacnásobná evidencia dokumentov a pod.). Vyžaduje si to inštruktáž alebo školenie zamestnancov, prípravu metodických materiálov (vývojové diagramy, manuály pre používateľov a správcov systému a pod.).
Je tiež dôležité venovať pozornosť udržiavaniu a zlepšovaniu inovácie. Niekedy po zavedení inovácie dochádza k pokusom o návrat k starým spôsobom práce (a vôbec nie z dôvodu neefektívnosti toho nového). Úlohou v tejto fáze je tomu predchádzať, stabilizovať a podporovať inovácie a rozhodnúť, či je potrebné jednu inováciu doplniť alebo posilniť inou.
Vo fázach implementácie a vývoja integrovaného automatizačného systému pre predškolské vzdelávacie inštitúcie teda môže nastať obdobie súčasnej koexistencie nových a starých technológií (v tých oddeleniach organizácie, ktoré ešte nie sú pripojené k systému). "Kto vyhrá?" - výsledok tejto etapy závisí od riešenia množstva organizačných otázok vrátane vytvorenia potrebného regulačného a metodického rámca. Za týchto podmienok sa rieši rozloženie personálnych zmien, otázky organizácie služby údržby systému a jeho správy. Je určený postup pripájania používateľov a udeľovanie práv na používanie systému a vyriešené otázky informačnej bezpečnosti.
V každej fáze inovačného procesu sa okruh jeho účastníkov rozširuje. Takže napríklad vo veľkej organizácii môže mať zavedenie integrovaného automatizačného systému pre predškolskú vzdelávaciu inštitúciu charakter postupného pripojenia k systému, najskôr kancelárie a potom iných štrukturálnych divízií, so zodpovedajúcim zvýšenie počtu používateľov. Je zrejmé, že maximálny účinok automatizovaný systém, pokrývajúci pracovný tok celej organizácie, sa dosiahne len vtedy, keď sú prepojené všetky plánované jednotky.
Zároveň je dôležité mať na pamäti, že účastníci inovačného procesu môžu buď prevziať iniciatívu v podpore manažérskych inovácií (v našom prípade systém automatizácie podnikového workflow), alebo sa postaviť proti ich úspechu. Zavedenie technológie podnikového pracovného toku, ktorá kladie na zamestnancov ako používateľov systému nové požiadavky (vrátane ich kvalifikácie) a umožňuje im hodnotiť svoju prácu zo všeobecného hľadiska, je jednou z takých veľkých inovácií a transformácií, ktoré môžu spôsobiť rôzne reakcie na inovácie.
Problémy zavádzania nových technológií sa neobmedzujú len na takzvanú „psychologickú bariéru“ a pokrývajú sféru záujmov zamestnancov organizácie (ekonomické, sociálne). Ak zamestnanec predpokladá, že zavádzaná inovácia zníži alebo dokonca znemožní uspokojenie niektorých jeho potrieb, potom sa vyjadrí proti inovácii. Niekedy môžu jednotliví zamestnanci zámerne vystúpiť proti inovácii, aby zvýšili svoj vplyv na ostatných.
Z toho vyplýva potreba brať do úvahy vplyv kolektívnych aj individuálnych záujmov.
Z tohto pohľadu je dôležité, aby si zamestnanci uvedomili, že ich benefity z implementácie KSD a nevýhody neprijatia inovácie prevyšujú benefity zachovania starého spôsobu práce.
Pri zavádzaní KSD sa objavujú aj aspekty súvisiace s podnikovou kultúrou. Napríklad, ak sa členovia organizácie dlhodobo zameriavajú na udržiavanie existujúceho pracovného poriadku a náchylnosť k inováciám a túžba zamestnancov zlepšovať svoje zručnosti neboli súčasťou podnikovej kultúry a systému priorít v manažmentu, potom môžu pri zavádzaní inovácií nastať manažérske problémy.
Riadková charakteristika možné príčiny prekážky pri implementácii integrovaného automatizačného systému pre predškolské vzdelávacie inštitúcie sú uvedené v známej práci M. Suttona, ktorá zahŕňa rôzne druhy nezrovnalostí: nedôslednosť, nerozhodnosť, nedôvera, nepripravenosť, zaujatosť, dezorganizácia, neistota, neplnenie funkcií a pod.
Pri zavádzaní integrovaného automatizačného systému pre predškolské vzdelávacie inštitúcie je dôležité vziať do úvahy, že postoj k zavádzaným inováciám do značnej miery závisí od ich nasledujúcich charakteristík:
o relatívnu výhodu(do akej miery je navrhovaná inovácia ziskovejšia zo sociálno-ekonomického hľadiska ako doterajší pracovný postup, do akej miery prispieva k dosiahnutiu cieľov organizácie);
o kompatibilita(nakoľko je táto inovácia kompatibilná s názormi a skúsenosťami zamestnancov - záleží na tom, či to bude ťažšie alebo ľahšie akceptovateľné);
o ťažkosti(aké ťažké je pochopiť, použiť v práci a prispôsobiť sa navrhovanej inovácii);
o fázovanie(lepšie budú prijaté inovácie, ktoré sa dajú implementovať po etapách alebo s experimentálnym overením).
Jej úspech do značnej miery závisí od organizácie informačnej podpory, formálnej a neformálnej komunikácie medzi zamestnancami pri zavádzaní inovácií. Pri implementácii systému je dôležité poskytnúť zamestnancom informácie o výhodách novej technológie (pre organizáciu, oddelenie, jednotlivého zamestnanca), premyslieť si systém školení a načrtnúť fázy implementácie.
Pre zamestnancov môže byť psychicky náročné rýchlo sa adaptovať na nové technológie, najmä ak súčasne dochádza k veľkému množstvu zmien v bežnom spôsobe práce. Preto čím je implementovaný systém novší, tým pozornejšie je potrebné pristupovať k zapojeniu personálu do procesu jeho implementácie, vysvetľovaniu nových možností systému a prekonávaniu psychologickej bariéry u niektorých zamestnancov. Je potrebné si naplánovať čas potrebný na oboznámenie sa pracovníkov a následne aj dĺžku zvládnutia novej technológie práce. Zhon so zavádzaním spôsobuje ťažkosti spojené s tým, že zamestnanci organizácie sa nedokážu okamžite prispôsobiť veľkému množstvu zmien. Prílišné oddialenie tohto procesu môže výrazne znížiť účinok inovácie a dokonca spôsobiť sklamanie z nej. Vzhľadom na tieto okolnosti je dôležité pri implementácii integrovaného automatizačného systému pre predškolské vzdelávacie inštitúcie vypracovať a schváliť harmonogram prepojenia oddelení s vedúcim organizácie.
Úspešnosť implementácie systému automatizácie workflow určeného na zabezpečenie fungovania organizácie ako celku závisí od hĺbky štúdia a včasnosti riešenia organizačných záležitostí na príslušných úrovniach riadenia. Zásadnú úlohu zohráva podpora implementácie systému vedením organizácie („princíp prvej osoby“). Pri absencii takejto podpory je nepravdepodobné, že by sa systém implementoval vo všetkých divíziách. Pre operatívnu reguláciu procesu implementácie systému môže byť potrebné vytvorenie stáleho orgánu (napríklad komisia alebo pracovná skupina zo zástupcov oddelení zodpovedných za rôzne aspekty implementácie – organizačné, technologické, softvérové a hardvérové, personálne, organizačné, personálne, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, organizačné, zabezpečovanie ako aj ochrana informácií). Medzi úlohy služby DOW patrí riešenie základných technologických problémov, koordinácia záujmov útvarov ako používateľov systému, príprava potrebných regulačných a metodických dokumentov, vypracovanie klasifikácie dokumentov a vedenie systémových adresárov.
Pri zavádzaní integrovaného automatizačného systému pre predškolské vzdelávacie inštitúcie a rozširovaní počtu používateľov systému, pripájaní nových oddelení môžu byť užitočné nasledujúce prístupy:
o začať s psychologicky najpripravenejšími a najkvalifikovanejšími zamestnancami s využitím ich príkladu, skúseností a zručností pri vývoji technológií inými zamestnancami;
o zavádzať nové technológie v prvom rade na oddeleniach, kde je najzrejmejšia potreba a efekt zavedenia.
Je dôležité poznamenať, že v moderných podmienkach je sotva možné okamžite implementovať multifunkčný automatizovaný systém pre veľkú organizáciu. Ako prijateľnejšia sa javí možnosť jeho postupného vývoja. V opačnom prípade sa môže vývoj a implementácia systému na dlhé obdobie oneskoriť a počiatočné požiadavky môžu byť dokonca zastarané.
V ktorejkoľvek z týchto fáz možno vykonať prácu na zlepšení technológie správy dokumentov (tradičnej aj automatizovanej), t.j. aplikovať modifikujúce inovácie.
Tradičná (papierová) aj automatizovaná správa dokumentov si vyžaduje neustálu pozornosť venovanú otázkam ich optimalizácie, berúc do úvahy:
o prebiehajúce zmeny v organizačnej štruktúre riadenia, potreba spájať tradičné a automatizované technológie;
o organizačné a metodické usmerňovanie a kontrola dodržiavania stanovených pracovných postupov;
o vývoj systému a zdokonaľovanie jeho jednotlivých funkcií s prihliadnutím na nové možnosti softvéru a hardvéru.
Problémy informačného manažmentu preto nie sú vyčerpané ani po zavedení vhodného počítačového systému.
Riadiaca dokumentácia je základom činnosti modernej organizácie – v dokumentoch je sústredených až 85 % informačných zdrojov takmer akejkoľvek riadiacej štruktúry. V tomto smere sa procesy dokumentácie a workflow stali sebestačnými a vyžadujú si vlastné automatizované riadiace systémy.
Za posledných 10-15 rokov zažila automatizácia kancelárie revolúciu v oblasti práce s dokumentmi. Ak sa skôr systém automatizácie kancelárií považoval za systém automatizácie činností najmä technických pracovníkov úradov, sekretariátov, archívov súvisiacich s prípravou, evidenciou, pohybom, kontrolou vykonávania a vyhľadávaním dokumentov, teraz sa na zostavovaní a vyhľadávaní dokumentov podieľajú samotní autori. odosielanie dokumentov pomocou počítačov v sieti a vykonávateľov dokumentov. Teraz sú priamymi účastníkmi technológie podpory dokumentácie – od momentu vytvorenia dokumentov až po kontrolu vyhotovenia a prácu s archívom dokumentov. Automatizačný systém dokumentácie a pracovného toku sa stal rozhodujúcim nástrojom na zefektívnenie práce zamestnancov zapojených do rozhodovania, a teda aj činností organizácie ako celku.
V súčasnosti organizácia, ktorá chce prijímať moderné riešenia o vytvorení automatizovanej technológie pre predškolské vzdelávacie inštitúcie, má pomerne široký výber - od získania individuálne navrhnutých informačných systémov v prípade veľkých organizácií až po hotové integrované systémy - pre malé a stredné organizácie.
Organizácie, ktoré si dali za cieľ automatizáciu kancelárskej práce, musia riešiť množstvo problémov. Tu sú niektoré z nich:
V organizáciách často nie je jasné, čo by malo byť v technológii obchodných procesov automatizované. Chýbajú špecialisti, ktorí sa vyznajú v kancelárskej práci a dobre poznajú trh a možnosti softvérových systémov v oblasti automatizácie dokumentárnej podpory riadenia. Reklamné informácie sú obsahovo chudobné a nie vždy zodpovedajú pravde, chýbajúca jednotná terminológia narúša vzájomné porozumenie medzi objednávateľom systému a jeho výrobcom atď.;
Organizácia bude musieť vypracovať a implementovať seriózny súbor opatrení na zefektívnenie procesov riadenia a postupov vedenia záznamov, ktoré ich odrážajú. Je potrebné zefektívniť rozdelenie zodpovedností, delegovanie právomocí, jasne stanoviť, kto aké úlohy rieši a na akej úrovni, určiť postup odsúhlasovania dokumentov, ich schvaľovania a podpisovania atď., t.j. v konečnom dôsledku optimalizovať riadenie. systém;
Organizácie sa pri implementácii automatizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií musia rozhodnúť o výbere jedného z dvoch prístupov, ktoré odborníci zvyčajne nazývajú „ruský“ a „západný“.
Tradične ruská technológia práce s dokumentmi predpokladá tri úrovne hierarchie: vedúci organizácie - služba kancelárskej práce - vykonávateľ. Západné tradície sú spojené s osobnou zodpovednosťou vykonávateľa za dokument a príslušné rozhodnutia o ňom, preto obsahujú dve úrovne hierarchie: vedúceho najvyššej riadiacej úrovne – vykonávateľa (manažéra).
Ruská tradícia zahŕňa povinnú registráciu každého dokumentu od okamihu, keď sa objaví v organizácii, ako aj podrobne regulovaný a centrálne riadený tok dokumentov „pred archívom“. Technológia predškolských vzdelávacích inštitúcií je z veľkej časti zakotvená v štátnych normách, pokynoch a príručkách. Sleduje sa celý komplex práce s dokumentmi v registratúrnych denníkoch alebo strojom písaných kartotékach.
Tradície západnej kancelárskej práce sú spojené s osobnou zodpovednosťou manažéra za dokument a jeho vyhotovenie (typické je, že v r. anglický jazyk slovo „tok dokumentov“ chýba). Evidenciu dokumentov vykonáva priamo zhotoviteľ, neexistuje centralizovaná kontrola vyhotovenia. Predmetom regulácie v tradičných západných systémoch správy dokumentov je systematické ukladanie už vyhotovených dokumentov (podobne ako v domácom archívnom ukladaní). Práve na základe tejto tradície sa sformoval koncept západných elektronických systémov správy dokumentov. Preto je ťažké používať technológie elektronickej správy dokumentov v ruskej kancelárskej práci založenej na západných softvérových systémoch. Vyžaduje sa vhodné prispôsobenie západných produktov ruským podmienkam, ktoré sa vyvinuli v priebehu storočí.
Pri výbere možnosti automatizácie DOW si organizácia zákazníka musí vybrať medzi dvoma triedami systémov správy dokumentov – Workflow a Groupware.
Obe triedy systémov sú zamerané na automatizáciu tímovej práce v kancelárii. Pri výbere metodiky budovania automatizovaného systému v konkrétnej organizácii by sa zároveň malo brať do úvahy, ako zodpovedá štýlu riadenia a systému riadenia, ktorý sa v nej prijal.
Faktom je, že systémy typu Workflow zahŕňajú systémy zamerané na automatizáciu práce celej korporácie (t. j. na spoločnú prácu viacerých pracovných skupín), podporujúce jasné oddelenie obchodných procesov a smerovanie práce v sieti výkonných umelcov. Pri správe dokumentov to znamená, že príslušná dokumentácia je striktne viazaná na riadiace postupy založené na rozdelení funkcií medzi pracovníkov administratívneho aparátu. V tomto prípade je tok dokumentov akoby nadradený technologickým postupom riadenia. Systémy typu workflow sú prijateľnejšie pre veľké organizácie a vládne agentúry.
Typ Groupware sa týka systémov, ktoré nemajú pevne zakódovanú obchodnú schému. - procesy a ktoré sú navrhnuté tak, aby fungovali v malom tíme - pracovná skupina(5-100 ľudí). Groupware prvky sú Email, základňa dokumentov, kolektívny organizátor.
Výber automatizovaného systému správy dokumentov organizáciou by mal byť v konečnom dôsledku založený na zložení nevyhnutných požiadaviek na softvérové produkty ponúkané na trhu, ktoré možno zredukovať na tieto charakteristiky:
Použité kancelárske technológie;
Dodržiavanie hlavných úloh kancelárskej práce;
Funkčné charakteristiky systémy (funkčná úplnosť, otvorenosť atď.);
Softvérová implementácia(podpora distribuovaného režimu atď.);
Ukazovatele nákladov.
Vyššie sme stručne popísali technológie kancelárskej práce založené na ruských a západných tradíciách. V krátkosti sa dotkneme charakteristiky softvérových systémov v príslušnom smere.
Softvérové systémy, uvedomujúc si Ruská technológia, zamerané na využitie vo verejných inštitúciách a organizáciách, zachovávajú si všetky tradície a normy kancelárskej práce prijaté v konkrétnej riadiacej štruktúre. Úlohou takýchto systémov je poskytnúť podporu pre papierový workflow, znížiť zložitosť rutinných operácií spracovania dokumentov. Tieto systémy však môžu výrazne rozšíriť rozsah tradičných procesov dokumentovania a workflow spracovaním dokumentov na osobnom počítači. Systémy tohto smeru sú akýmisi mostíkmi pre postupný prechod od papierových k bezpapierovým technológiám. Automatizačné systémy pre predškolské vzdelávacie inštitúcie využívajúce túto technológiu zahŕňajú:
systém DELO (produkt spoločnosti Electronic Office Systems);
Systém "Cinderella-\\"1!\i. Korešpondencia úradu (STC IRM, Moskva).
V článku 7.8.4 bude podrobnejšie predstavená funkčnosť systémov DELO.
Softvérové systémy západného štýlu sú zamerané na čo najväčšie využitie elektronické dokumenty a prostriedkov kolektívnej práce používateľov, absencia medzičlánkov, čo následne podmieňuje zmenu existujúcich kancelárskych procesov v organizácii, ich optimalizáciu a vývoj nových technológií pre prácu s dokumentmi.
Hlavnou črtou „západnej“ technológie je modelovanie konkrétnych reálnych procesov workflow a prispôsobenie softvérových systémov týmto modelom. Systém sa zákazníkovi spravidla nedodáva vo forme samostatného „krabicového“ produktu odcudzeného vývojárovi, ale ako súbor softvérových nástrojov, z ktorých je zostavené hotové riešenie.
Pri prispôsobovaní systému konkrétnym procesom organizácie na osobné počítače zamestnancov (rolové pracovisko), sú nainštalované potrebné funkčné komponenty, ktoré umožňujú riešiť určitý okruh úloh, v súlade s úlohou každého zamestnanca v konkrétnom postupe pracovného toku organizácie. Správca systému tvorí obchodné funkcie, ktoré určujú cesty pre pohyb dokumentov podľa štruktúry organizácie, t. j. podľa jej divízií a jednotlivých zamestnancov.
Do systémov tohto smeru v Ruská federáciaŠiroko zastúpené sú tieto tri triedy automatizovaných informačných systémov:
Systémy vyvinuté ruskými spoločnosťami na báze DBMS: Lan-Docs - Lanit JSC; OPTIMA-WorkFlow - spoločnosť Optima; "Code" - Štátny podnik "Centrum pre vývoj počítačov"; "AquaDoc" - spoločnosť "Aquarius Consulting" atď.;
Systémy vyvinuté ruskými spoločnosťami pomocou technológie LotusNotes: СompanyMedia - Inter Trust; "BOSS-Referent" - IT spoločnosť; "Eskado" - ZAO Interprokom LAN a ďalšie:
Rusifikované verzie populárnych západných systémov: "Documentum 4i" - spoločnosť Documentum; DOCSOpen - Hummingbird Company; "LotusDomino \ Notes" - spoločnosť IBN; "DocuLive" - koncern Siemens; "WorkExpeditor" - Compaq Corporation atď.
Pre porovnanie, ďalej v článku 7.8.4 a článku 7.8.5 sú uvedené charakteristiky dvoch softvérových systémov - "DELO" a "BOSS-Referent", orientovaných na ruské a západné technológie dokumentovania a pracovného toku.
Úvod
Informačné technológie
Mechanizácia
Pod
Dialóg;
Miestne;
Viacúrovňové;
automatizované systémy riadenia podniku sa líšia svojim zameraním. Napríklad pre „Best“ alebo „Sail-5“ je prioritou oblasť obchodu; Infosoft je jedným z lídrov v oblasti automatizácie účtovníctva výroby. Okrem toho existujú univerzálne „systémy riadenia podniku“: „Sail-4“, „Infin“, „Abacus“, BOSS, „Galaktika“, „Supermanager-6-7“ atď.
Účelom tohto článku je však posúdiť schopnosti systémov na automatizáciu pracovného toku personálu, a to len tých najsľubnejších, patriacich do systémov štvrtej generácie.
Integrovaný systém M-2 na základe aplikácie moderné technológie. M-2 je jeden softvérový balík založený na centralizovanej podnikovej databáze. Otvorenosť systému M-2 zároveň umožňuje využívať existujúce podnikové databázy s integráciou do jedného komplexu, ako aj moderné softvérové balíky (Microsoft Office 97).
Systém M-2 bol vyvinutý na báze databázového servera Oracle 7.3, ktorý zabezpečuje vysokorýchlostné charakteristiky a vysoký stupeň spoľahlivosti a ochrany dát. Klientske miesta sú vyvinuté na softvérovom systéme Delphi 3.0 a môžu fungovať na operačných sálach. systémy Windows NT alebo Windows'95.
Zásadný rozdiel medzi integrovaným systémom a ľubovoľne zložitým súborom pracovných staníc je predovšetkým v ideológii dizajnu. Pracovné stanice sú navrhnuté ako automatizácia existujúcich pracovných miest a v budúcnosti sú navzájom prepojené. Zároveň, samozrejme, takýto informačný systém dokáže implementovať len tie manažérske technológie, ktoré boli v podniku dostupné v čase jeho vzniku, keďže návrh samotných modulov bol realizovaný na základe konkrétnych existujúcich zákaziek.
Integrovaný systém je navrhnutý okamžite ako jeden komplex, zameraný na moderné technológie riadenia; pracovné miesta vznikajú v druhej etape v už vytvorenom integrovanom prostredí.
Navyše AWS vytvorené v rámci architektúry súborového servera nespĺňajú moderné požiadavky ani z hľadiska rýchlostných charakteristík, ani z hľadiska bezpečnosti a spoľahlivosti systému. Zároveň je potrebné poznamenať, že práca, ktorá bola vykonaná na vytvorenie pracovných staníc, sa nestratí. Po prvé, mnohé prvky vytvorených pracovných miest je možné použiť ako moduly na vytváranie pracovných miest v rámci nového systému, najmä ak vezmeme do úvahy, že návrh pracovných miest zaberá minimálne 50 % času vytvorenia. Po druhé, používatelia získali počítačové zručnosti, bez ktorých nie je možné implementovať žiadny systém. Po tretie, v rámci tejto práce sa vytvoril káder programátorov, ktorí poznajú špecifiká podniku, čo bude potrebné aj pri písaní zákaziek v prostredí nového integrovaného systému. Investície do predchádzajúceho vývoja sa preto určite oplatia. Na rozdiel od komplexu AWS zavedením integrovaného systému nedochádza len k automatizácii existujúcich zákaziek, ale k rekonštrukcii celého systému spracovania informácií s návrhom nových zákaziek vo vzťahu k novým technológiám.
Súčasne so zavedením systému M-2 prebieha školenie špecialistov s vydaním príslušných osvedčení. Takto vyškolení špecialisti získavajú právo na vytváranie vlastných modulov v systéme M-2, ako aj na zmenu existujúcich modulov v rámci limitov určených certifikátom. Podnik sa tak nestane závislým od spoločnosti, ktorá systém vyvíja a je schopný sám udržiavať fungovanie systému.
Podnikový účtovný systém NS2000 spĺňa požiadavky funkčnej úplnosti a je víťazom šiesteho Medzinárodná súťaž softvér v oblasti financií a podnikania. Systém bol navrhnutý a vyvinutý pomocou nástrojov BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.
Schéma komplexu je teda súborom modulov, ktoré možno všetky zoskupiť do troch hlavných oblastí: manažment, financie, logistika.
Časť R/3 systémy obsahuje modul Oracle Applications (Oracle Human Resources) Human Resources, ktorý umožňuje maximalizovať vplyv zamestnancov prostredníctvom efektívneho náboru, personálneho manažmentu, školení, odmeňovania a plánovania kariéry. Modul Oracle Applications HR Management je dnes vo svojej triede produktov jedným z funkčne najkompletnejších systémov na organizáciu práce personálneho oddelenia moderného podniku.
Jeho použitie vám umožňuje riešiť nasledujúce úlohy:
plánovanie organizačných zmien vrátane modelovania štruktúrnych a pracovných hierarchií organizácie;
plánovanie štruktúrnych jednotiek, popis kategórie, pozícií, pozícií, udržiavanie adresárov a pod.;
osobné účtovníctvo zamestnancov a kandidátov s kompletnou evidenciou ich odborných kvalít (pre optimálne využitie pracovných zdrojov), mzdové údaje, údaje o čerpaní pracovného času, evidencia zamestnancov, potreby odborného rozvoja a výsledky vzdelávania zamestnancov;
· analýza a reporting na štandardných vládnych formulároch, na neštandardných reportoch pomocou vývojových nástrojov Oracle, prevádzková analýza dát a podpora rozhodovania.
Systém „Orakl-Personál“ všetky výhody predchádzajúcich systémov sú vlastné. Má však aj množstvo ďalších výhod. Systém poskytuje možnosť práce s databázovým systémom (zamestnanci na plný úväzok, prepustení zamestnanci, archív, personálna rezerva, brigádnici a pod.), čo výrazne skracuje čas na spracovanie požiadaviek. Druhou nepochybnou výhodou je obsah registračného preukazu, ktorý obsahuje 102 tém (podľa rozhodnutia Štátneho štatistického výboru musí karta obsahovať minimálne 55 tém).
Je tu možnosť ľubovoľnej úpravy personálnej tabuľky s automatickým výpočtom voľných pracovných miest, ako aj vyvinutý modul na spracovanie ad hoc požiadaviek. Systém poskytuje postupy na vedenie výkazu dochádzky (osobný a pre oddelenie) s automatickou kontrolou dovoleniek, služobných ciest, materiálnej pomoci a pod. Len v niektorých systémoch sú všetky povinné časti personálnej evidencie, ale len v Oracle- Personálny systém v plnom rozsahu. Preto, berúc do úvahy jeho prijateľné náklady (do 500 USD), možno tvrdiť, že v súčasnosti je tento systém lídrom medzi systémami na automatizáciu činností podnikov vrátane všetkých funkcií automatizácie personálneho pracovného toku.
Systém automatizácie obchodných procesov (BAPS)- ide o triedu softvérových produktov, ktoré automatizujú popis a vykonávanie ľubovoľných obchodných procesov (úplne alebo čiastočne), pričom dokumenty, informácie, úlohy sa prenášajú na vykonanie potrebných akcií z jedného účastníka procesu na druhého v súlade so stanovenými pravidlami . Hlavným pojmom SADP je tok práce (workflow).
Pracovný tok je systém na zabezpečenie vykonávania pracovných tokov, v rámci procesného riadenia. Automatizácia podnikových procesov nie je možná len zavedením účtovného systému, keďže takéto systémy neriešia otázku interakcie medzi účastníkmi účtovných procesov. Podobné problémy sú navrhnuté aj na riešenie systémov triedy BPMS. "PiterSoft: Process Management" na platforme 1C- príklad softvérového produktu triedy BPMS, ktorý je implementovaný za účelom riešenia otázok interakcie medzi účastníkmi obchodných procesov.
Systém SADP je tiež podmnožinou systémov správy elektronických dokumentov (EDMS).
Úvod
Obrovský nárast objemu informácií a veľké zmeny v dopyte po informáciách začali klásť nové požiadavky na organizáciu informačných a dokumentačných služieb v organizácii.
Požiadavky na služby súvisiace s informačnou a dokumentačnou podporou sa začali meniť. V zahraničí sa začali nazývať službou správy (alebo správy) informačných a dokumentačných zdrojov, u nás - službou podpory dokumentárneho manažmentu (DOE).
Hlavným smerom skvalitňovania predškolskej vzdelávacej inštitúcie, jej prispôsobenia moderným podmienkam, bolo použitie najnovších počítačových a telekomunikačných zariadení, na základe ktorých sa vytvorili vysoko efektívne informačné a riadiace technológie pri práci s dokumentmi.
Navrhovaná učebná pomôcka je vypracovaná v súlade s pracovným programom odboru "Informačné technológie v správe a archivovaní dokumentov" učebného odboru "034700 Dokumentová veda a archívnictvo" (6 semestrov, bakalársky). Ciele zvládnutia tejto disciplíny sú: schopnosť vytvárať lokálny regulačný rámec pre dokumentačnú podporu riadenia a archivácie, ako aj schopnosť dokumentovať riadiace informácie, racionalizovať tok dokumentov, technológie spracovania dokumentov za účelom ich uchovávania a prenosu do skladovanie.
Téma 1. Základné pojmy a pojmy
Základné pojmy a pojmy: mechanizácia a automatizácia, informácie, informačné technológie, výpočtová technika, informatizácia a informatizácia, automatizované informačné systémy
Riadiaca činnosť akejkoľvek organizácie je založená na spracovaní prichádzajúcich úradných dokumentov bez ohľadu na spôsoby ich prijímania a druhu médií, ako aj na produkcii dokumentačných informácií a úradných dokumentov určených pre interné použitie v samotnej organizácii, ako aj pre vonkajšie použitie.
Prichádzajúce dokumenty sa pomocou špeciálnych technológií premieňajú na informácie potrebné na dosiahnutie určitého výsledku. Samotný pojem „technológia“ sa používa v priemyselnej výrobe a je definovaný ako systém vzájomne súvisiacich spôsobov spracovania materiálov a spôsobov výroby produktov vo výrobnom procese. V oblasti dokumentárnej podpory manažmentu s prihliadnutím na špecifiká informačných procesov na ktorej je založená, je technológia riadenia dokumentácie definovaná ako systém metód a metód zhromažďovania, prenosu, spracovania, zhromažďovania, uchovávania dokumentov a dokumentačných informácií založených na uplatňovaní jednotných metodických techník a pravidiel.
Technológie dokumentárnej podpory riadenia v súlade s rozdielom v informačných procesoch sa delia na:
technológie na spracovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov;
technológie na prenos (prinášanie) dokumentárnych informácií ku koncovému užívateľovi;
technológie na vkladanie dokumentov do informačnú základňu organizačné údaje na základe jej vnútornej štruktúry;
technológie na spracovanie dokumentárnych informácií a zhromažďovanie dokumentov;
· technológie ukladania a používania samostatných lokálnych skupín dokumentov.
Dokumentačná podpora manažmentu (DOE) teda pokrýva problematiku dokumentácie, organizácie práce s dokumentmi v procese riadenia a systematizácie ich archívneho uloženia.
Informačné technológie je súbor metód, výrobných procesov a softvéru technické prostriedky, zjednotený v technologickom reťazci, ktorý zabezpečuje zber, spracovanie, uchovávanie, distribúciu a zobrazovanie informácií s cieľom znížiť náročnosť procesov využívania informačného zdroja, ako aj zvýšiť ich spoľahlivosť a efektívnosť.
Pod informačnými a komunikačnými technológiami sa navrhuje rozumieť súbor predmetov, úkonov a pravidiel súvisiacich s prípravou, spracovaním a doručovaním informácií v osobnej, masovej a priemyselnej komunikácii, ako aj všetky technológie a odvetvia, ktoré tieto procesy integrálne zabezpečujú.
Informačné technológie sa aktívne využívajú vďaka počítačovej automatizácii podnikov. Elektronizácia sa chápe ako proces zavádzania výpočtovej techniky, ktorý zabezpečuje automatizáciu informačných procesov a technológií.
Elektronizácia nám umožňuje hovoriť o dvoch súboroch opatrení: mechanizácii a automatizácii procesov spojených s predškolským vzdelávaním.
Mechanizácia kancelárskych pracovných procesov je použitie technických prostriedkov na vykonávanie operácií na dokumentovanie a organizovanie práce s dokumentmi. Účelom kancelárskej mechanizácie je preniesť vykonávanie netvorivých (pomocných) operácií na technické prostriedky.
Pod automatizované informačné technológie Riadenie (AIT) sa chápe ako systém metód a metód na zhromažďovanie, zhromažďovanie, ukladanie, vyhľadávanie, spracovanie a ochranu manažérskych informácií založených na využívaní pokročilého softvéru, výpočtovej techniky a komunikácií, ako aj spôsobov, akými sú tieto informácie poskytnuté používateľom.
Podľa miery pokrytia úloh riadenia sa automatizované informačné technológie delia do týchto skupín: elektronické spracovanie dát; automatizácia riadiacich funkcií; podpora rozhodovania; elektronická kancelária; odborná podpora.
Podľa triedy realizovaných technologických operácií možno AIT rozdeliť na: systémy s textový editor; tabuľkové systémy; systémy na správu databáz; systémy s grafické objekty; multimediálne systémy; hypertextové systémy.
Podľa typu používateľského rozhrania sa automatizované informačné technológie delia na:
Dávkové (centralizované spracovanie);
Dialóg;
Sieť (viac používateľov).
Podľa spôsobu budovania siete možno AIT rozdeliť na:
Miestne;
Viacúrovňové;
distribuovaný.
Téma 2 Hlavné etapy v histórii automatizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií a archívnictva
2.1. Automatizácia práce s dokumentmi ako neoddeliteľná súčasť automatizácie procesov riadenia.
2 .2. Prvá etapa (60. - 70. roky 20. storočia) - koncepcia automatizovaných riadiacich systémov (ACS). Tvorba a implementácia systémov spracovania dokumentov v rámci ACS. Výpočtové centrá pre kolektívne použitie. Prvé systémy na vyhľadávanie informácií (IPS). Čiastočná automatizácia niektorých administratívnych a archívnych funkcií.
2.3. Druhou etapou (80. - začiatok 90. rokov) je vývoj technologických riešení na báze PC. Tvorba a vývoj konceptu automatizovaných pracovných staníc (AWP). Vznik možnosti komplexnej automatizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií a archivácie. Vývoj špecializovaného softvéru.
2.4. Tretia etapa (90. roky – súčasnosť) – rozšírené zavádzanie a používanie nových informačných technológií ktoré kombinujú výpočtovú techniku, komunikačné a kancelárske vybavenie. Komplexná automatizácia všetkých fáz pracovného toku a archívne ukladanie dokumentov.
Potreba automatizácie kancelárií je spôsobená rýchlym zlepšovaním technológie výroby počítačov, softvéru a rozsiahlym zavádzaním informačných technológií. Automatizácia sa tradične chápala ako vytesnenie rutinnej mechanickej práce, „oslobodenie“ pracovníkov. Znižovanie nákladov však nie je hlavným cieľom automatizácie. Hlavným cieľom automatizácie je získavanie nových manažérskych kvalít, získavanie efektívne riadenie. Tento koncept automatizácie zahŕňa reorganizáciu riadenia a redizajn informačného systému.
Automatizácia predškolských vzdelávacích inštitúcií a archivácia sa začala v 60. rokoch 20. storočia. Automatizácii predchádzala etapa mechanizácie, ktorá začala koncom 19. storočia.V období od konca 19. storočia. až do 50. rokov 20. storočia mechanizácia sa týkala najmä rezortných archívov. Využitie „malej mechanizácie“ bolo epizodické a obmedzovalo sa na použitie matricových nosičov informácií (ručné dierne štítky, dierne pásky, kódy) a počítacích a dierovacích zariadení na riešenie špecifických problémov v oblasti evidencie obyvateľstva (sčítanie obyvateľov) , plánovanie, výkazníctvo vo výrobe a pod.
Prvou etapou bola doba hromadenia empirických skúseností v oblasti vytvárania lokálnych a interarchívnych automatizovaných systémov vyhľadávania informácií – AIPS. Rast rozsahu aplikácie automatizovaných systémov v archivácii súvisí predovšetkým s vývojom nosičov informácií (mikrofilmy, magnetické pásky, karty, disky, formuláre a pod.) a technickej podpory (elektronické dierovacie stroje, ES počítače, osobné počítače, atď.). osobné počítače), ako aj so vznikom špeciálnych balíkov aplikácií pre AIPS. Na automatizáciu archivácie mal v tomto období významný vplyv aj proces vytvárania automatizovaných riadiacich systémov (ACS) vo všetkých odvetviach hospodárstva.
Automatizovaný riadiaci systém (ACS) - komplex hardvéru a softvéru určený na riadenie rôznych procesov v rámci technologický postup, výroba, podniky. Tvorcom prvých automatizovaných riadiacich systémov v ZSSR je Nikolaj Ivanovič Veduta, doktor ekonómie, profesor, člen korešpondent Národnej akadémie vied Bieloruska, zakladateľ vedeckej školy strategického plánovania.
Najdôležitejšou úlohou automatizovaného riadiaceho systému je zvyšovanie efektívnosti facility managementu na základe rastu produktivity práce a zdokonaľovania metód plánovania procesu riadenia.
Obdobie druhej polovice 80. - 90. rokov 20. storočia. - spojené so začiatkom spontánnej informatizácie najprv v Moskve, a potom v miestnych štátnych archívoch. Lídrami tohto procesu boli NRC TD ZSSR (RNITs KD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) a ďalšie archívy. V 90. rokoch. v Ruskej federácii bolo prostredníctvom legislatívnych a regulačných aktov uvedených do prevádzky viac ako 20 špecifických automatizovaných kancelárskych a dokumentačných systémov, ktoré vytvárajú obrovské množstvo strojovo čitateľných (elektronických) dokumentov. Vytváranie polí elektronických dokumentov prebieha aj digitalizáciou papierových zdrojov v štátnych archívoch (za účelom vytvorenia poistného fondu a fondu na použitie), ako aj vytváraním plnotextových databáz. Okrem toho nové informačné technológie v oblasti konzervovania a reštaurovania dokumentov, vytvorenie poistného fondu a fondu používania umožňujú predĺžiť životnosť cenných historických prameňov.
V súčasnej fáze možno stav informačných technológií v predškolských vzdelávacích inštitúciách charakterizovať:
Prítomnosť veľkého množstva databáz obsahujúcich informácie o činnostiach organizácie;
Tvorba technológií poskytujúcich interaktívny užívateľský prístup k informačným zdrojom;
Rozširovanie funkcionality informačných systémov a technológií zabezpečujúcich spracovanie informácií, vytváranie lokálnych multifunkčných problémovo orientovaných informačných systémov na rôzne účely;
Začlenenie prvkov intelektualizácie používateľského rozhrania do informačných systémov, expertné systémy a iné technologické prostriedky.
Komplexná automatizácia všetkých stupňov obehu dokumentov a archívne ukladanie dokumentov zahŕňa: automatizáciu práce s dokumentmi, automatizované pracovné stanice, elektronické kancelárske systémy.
Federálny cieľový program "Elektronické Rusko (2002-2010)" uvádza, že rozvoj a široké využitie informačných a komunikačných technológií má rozhodujúci význam pre zlepšenie efektívnosti ekonomiky, štátu a samosprávy. Jednou z oblastí využitia informačných a komunikačných technológií v činnosti orgánov verejnej moci, organizácií a podnikov je „vývoj elektronického systému správy dokumentov, kancelárskej práce a štandardov toku dokumentov“. Relevantnosť skvalitňovania klasickej kancelárskej práce je daná potrebou efektívnosti riadiacich činností, zrýchlením pohybu dokumentov v organizácii a znížením prácnosti spracovania dokumentov. Vytvorený automatizovaný systém (ďalej len AS) kancelárskej práce by mal zvýšiť efektivitu riadenia vytvorením jednotného dokumentovaného informačný priestor, ktoré používateľom poskytujú prostriedky na efektívnu spoluprácu na dokumentoch kdekoľvek a kedykoľvek. Moderné systémy automatizácia kancelárskej práce a toku dokumentov (SADD) umožňujú riešiť celý rad úloh kancelárskej práce:
Organizácia kompletného a pohodlného účtovníctva a spracovania všetkej došlej, odoslanej a vnútornej korešpondencie.
Ukladanie všetkých dokumentov súvisiacich s činnosťou organizácie pohodlnejšie a racionálnejšie, čo vám umožní rýchlo ich nájsť požadovaný dokument s príslušnými prístupovými právami.
Sledovanie stavu každého dokumentu, trasy jeho pohybu, ako aj vzťahu k iným dokumentom.
Zabezpečiť, aby boli požiadavky na spracovanie dokumentov splnené včas.
Moderné kancelárske automatizačné systémy umožňujú vybudovať kompletný systém pre riadenie procesov spracovania dokumentov a sledovanie ich implementácie. SADD pokrýva všetky procesy tvorby, spracovania, replikácie, prenosu a ukladania dokumentov, ako aj automatizuje hlavné postupy modernej kancelárskej práce. Životný cyklus dokumentu, od vytvorenia až po jeho likvidáciu alebo zničenie, je reprezentovaný ako postupné fázy, z ktorých každá prechádza určitým časovým úsekom. Kancelárske automatizačné systémy umožňujú automaticky zaznamenávať prechod dokumentu z jednej fázy do druhej.
V súčasnosti o pohode inštitúcie a jej riadenia hovorí prítomnosť úspešne fungujúceho systému automatizácie kancelárskej práce a toku dokumentov. To znamená úplnú kontrolovateľnosť podriadených vedeniu aparátu, ich kompetentnosť, solidárnosť, disciplínu a záujem o čo najúspešnejšiu realizáciu zverenej práce. Automatizovaný systém umožňuje rýchlu a efektívnu výmenu informácií medzi všetkými časťami výrobného procesu, skracuje čas potrebný na prípravu konkrétnych úloh a eliminuje možný výskyt chýb pri príprave reportovacej dokumentácie. Zavedenie automatizovaného systému poskytne pohodlie pri práci, racionálnu organizáciu výroby a zníženie psychického stresu. Tiež sa zníži fyziologické zaťaženie, pretože. zavedením vhodného softvéru sa výrazne zníži čas strávený tou istou prácou. To pozitívne ovplyvní výkon pracovníka, pretože. povedie k zníženiu množstva spracovávaných informácií a personál bude mať dodatočný čas na analýzu a prijímanie manažérskych rozhodnutí.
Automatizované systémy predškolských vzdelávacích inštitúcií sú softvérové systémy zamerané na automatizáciu procesov riadenia.
Ústredným prvkom informačných technológií v moderných podmienkach je počítač a s ním spojený komplex technických prostriedkov. Implementácia informačných technológií sa dosahuje pomocou systému riadenia a organizačnej a metodickej podpory. Pri používaní jednotlivých technológií a technických zariadení pri správe dokumentov treba dbať na konkrétne dôsledky ich používania.
navrhujú sa tieto etapy práce na výbere automatizovaného systému predškolskej vzdelávacej inštitúcie 1:
Zostavenie zoznamu základných a systémovo-technických požiadaviek na systém automatizácie podnikového workflow.
Výber systému váhových faktorov (bodov) alebo hodnotenia pre partnerské hodnotenie.
Hodnotenie softvérových produktov z hľadiska hlavných funkčných požiadaviek a systémových a technických charakteristík.
Hodnotenie adaptačných schopností vybraných produktov.
Výber softvérových produktov, ktoré spĺňajú tieto kritériá.
Porovnávacie hodnotenie nákladov spojených s obstaraním a implementáciou softvérových produktov.
Hodnotenie skúseností s používaním vybraných softvérových produktov (aj v organizáciách tohto typu), povesť vývojára.
Výber softvéru pre systém automatizácie pracovného toku.
14 cieľov automatizácie dow. Úlohy Dow v organizácii. Pokrytie procesu automatizácie dow.
Ciele automatizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií všetkých organizácií, bez ohľadu na ich organizačné a právne formy, sú dosť podobné a podľa nášho názoru sú nasledovné:
Zlepšenie kvality a efektívnosti riadenia a v dôsledku toho zabezpečenie konkurencieschopnosti podniku na trhu;
Konsolidácia všetkých štrukturálnych divízií organizácie, vrátane územne vzdialených, do jedného kancelárskeho pracovného cyklu;
Zabezpečenie rýchleho a zároveň diferencovaného prístupu k informačným (dokumentačným) zdrojom organizácie;
Zníženie nákladov na prácu a čas a režijných nákladov a v dôsledku toho dosiahnutie ekonomického efektu;
Položenie základov pre postupný prechod na elektronickú správu dokumentov v podniku, práca pre budúcnosť.
Dosiahnutie stanovených cieľov je možné prostredníctvom riešenia úlohy automatizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií organizácie, ktoré možno podmienečne systematizovať v týchto oblastiach:
Príprava a vyhotovenie dokumentov
zlepšenie kvality a efektívnosti prípravy dokumentov vytvorených v organizácii
zjednotenie procesu práce s dokumentmi vo všetkých fázach jeho existencie
Organizácia obehu dokumentov a vyhotovenie dokumentov
odstránenie duplicitnej práce pri zadávaní informácií o dokumente v rôznych fázach práce s ním (proces registrácie)
vylúčenie možnosti straty dokumentu (vytvorenie dokumentačnej základne organizácie)
zefektívnenie pracovného toku organizácie (zjednodušenie vzorov toku dokumentov – smerovanie)
zvýšenie efektívnosti a kvality práce exekútorov s dokumentmi
skrátenie termínov vyhotovenia a prechodu dokumentov
včasné informovanie zamestnancov a vedenia o prijatých a vytvorených dokumentoch (zabránenie duplicite práce na rovnakom dokumente)
Organizácia kontroly vykonávania dokumentov
združenie dokumentačné toky všetky oddelenia organizácie (vrátane územne vzdialených)
rýchle prijatie informácií o stave vykonávania a umiestnení akéhokoľvek dokumentu
zabezpečenie sledovania etáp prechodu dokumentov v oddeleniach organizácie od okamihu ich prijatia (vytvorenia) až po ukončenie práce s nimi (vykonanie),
Organizácia ukladania dokumentov, systém vyhľadávania.
zabezpečenie centralizovaného uchovávania textov dokumentov vyhotovených v elektronickej podobe, ich grafických vyobrazení a podkladov k nim.
poskytovanie možnosti rýchleho vyhľadávania a organizácie logického prepojenia dokumentov týkajúcich sa rovnakej problematiky.
zabezpečenie rýchleho vyhľadávania a výberu dokumentov (materiálov) podľa tematického súboru detailov.