Automatiserade informationssystem i dow. Programvaruautomationssystem för förskoleläroanstalter. Källor till ledningsinformation
Problemet med elektronisk dokumenthantering, automatisering av förskoleutbildningsinstitutioner är nära relaterat till problemet med ett elektroniskt dokument.
För närvarande har olika företag utvecklat och implementerat ett stort antal automatiserade dokumenthanteringssystem (ADMS), som kännetecknas av specifika tillvägagångssätt och datorkommunikationsmetoder för implementering. Tyvärr finns det ingen enhetlig terminologi i denna utveckling. Produkterna från utvecklarföretag bär sådana namn som: dokumenthanteringssystem, datorsystem automatisering av kontorsarbete och dokumentflöde, kontorsledningssystem, distribuerat dokumenthanteringssystem, elektroniskt arkiv m.m. Mångfalden i namnen på utvecklade och utvecklade system indikerar bara att detta område av informationsmarknaden idag ännu inte har tagit form som ett oberoende segment, och i vissa fall framstår ASUD-produkter som relaterade utvecklingar eller en biprodukt vid lösning andra mer komplexa uppgifter.
Men antalet ASUD växer ganska snabbt. Cirka 30-40 företag deltar regelbundet i DOCFLOW-konferenser och erbjuder sina utvecklingar till konsumenter. Dessa är naturligtvis de största utvecklarna som sätter nivån på tekniskt tekniska lösningar. Det är också känt att många ASUD utvecklas individuellt för intern användning och släpps inte ut på marknaden.
Tyvärr i denna sektor informationsindustrin Trots det uppenbara behovet har systemet för att följa utvecklingen som dyker upp på marknaden inte felsökts och det finns inte heller något välfungerande system för deras licensiering och certifiering. Recensioner av systemspecialister är sällsynta av denna typ i ledande dator- och informationspublikationer, för att inte tala om publikationer för kontorsarbete och arkiv. De senaste publicerade recensionerna är lovvärda, även om kriterieintervallet, resultatindikatorerna och den använda terminologin inte är optimala ur dokumenthanteringens teori och praktik. Ingen av deltagarna jämförande analys system testas inte för överensstämmelse med tillämpliga standarder och regler för att arbeta med dokument, kostnaderna för att implementera ett visst system jämförs inte med de direkta och indirekta fördelarna som erhålls (för att inte tala om den ekonomiska effekten).
Självklart bör detta arbete utföras av oberoende experter, såsom VNIIDAD, för en mer kvalificerad bedömning av fördelarna eller nackdelarna med ett visst automatiserat kontrollsystem.
Utvecklingsprinciper och urvalskriterier för automatiserade styrsystem
Låt oss försöka överväga de viktigaste trenderna i utvecklingen av ASUD.
Först och främst noterar vi att för att skapa en fullfjädrad produkt är det det systematiska tillvägagångssättet som är viktigt, vilket gör det möjligt att efter införandet av ASUD prata om en heltäckande lösning på problemet med dokumentärt stöd för ledningen i en organisation.
Den andra egenskapen hos systemet - är det ett specialiserat system eller ett allmänt system? Det vill säga är systemet utformat specifikt för förskolans läroanstalt, eller kan det, tillsammans med andra syften, anpassas för att utföra (eller samtidigt utföra) förskolans läroanstalts uppgifter?
För det tredje är kostnaden för systemet och omfattningen av den organisation där det kan tillämpas, volymen av arbetsflödet viktiga för konsumenten.
När konsumenterna väljer det nödvändiga systemet bör det först och främst beaktas för vilken typ av ledningsstruktur som ASUD är vald. Enligt vår åsikt kan vi särskilja följande kategorier av konsumenter:
1) komplexa hierarkiska strukturer (ministerium, byrå, företag, bank, etc.);
2) territoriella myndigheter (förvaltningar i städer, förbundssubjekt, kommuner etc.);
3) kommersiella och icke-kommersiella organisationer på mellan- och lägre nivåer.
Naturligtvis är ovanstående systematisering villkorad, men den absorberar främst huvudtyperna av konsumenter av automatiserade styrsystem. För var och en av dessa konsumentgrupper finns ett antal förslag.
Till exempel är utvecklingen av företagen Electronic Office Systems, Vest, Ankey, Lanit och andra avsedda för ministerier och avdelningar, utvecklingen av Granit Center-kampanjen, Forsknings- och utvecklingscentret vid Moskvas utvecklingsinstitut är mest känd för den andra kategori av konsumenter. De flesta av utvecklingarna är avsedda för konsumenter i den tredje kategorin av organisationer. Här kan du uppmärksamma produkterna från Intertrust, IT, Optima, Centerinvestsoft och andra.
En av produkterna som uppfyller nästan alla krav för kontorspraxis är Delo-96-systemet och dess efterföljande modifieringar som utvecklats av företaget Electronic Office Systems. Detta system uppfyller traditionerna för inhemskt kontorsarbete och tar hänsyn till befintliga regulatoriska och metodiska krav för sådana system.
Ett lite annorlunda tillvägagångssätt för utformningen av automatiserade styrsystem valdes av Inter Trust-specialister, som använder Lotus-teknologier i sin utveckling. I ett brett spektrum av utvecklingar av företaget upptas en värdig plats av system för dokumentärt stöd för ledningen. Företagets första produkt i denna riktning var det dokumentära stödsystemet "Office Media".
Uppsättningen av databaser "Office Media" fungerar i Lotes Notes-miljön och tillhandahåller automatisering av kontorsarbete och organisatoriska och administrativa aktiviteter för företag och organisationer. Användarna av systemet kan vara sådana uppdelningar av statliga och kommersiella strukturer som tjänster: dokumentationsstöd, kontroll över utförande av dokument, informationsstöd externa kontakter organisation, personalledning, försäljning och marknadsföring av produkter m.fl.
Inter Trusts nya ord är det nyutvecklade så kallade "corporate electronic document management and office automation system".
Ett annat exempel på ASUD är utvecklingen av Granit-Center State Research and Production Enterprise av det automatiserade dokumenthanterings- och kontorssystemet för Grand Doc-organisationen, som är ganska välkänt i Moskva kommunala strukturer förvaltning.
Syftet med systemet är att automatisera huvudprocesserna för behandling av dokument: bokföring, fastställande av vägen från registrering till avskrivning till ärendet, kontroll av varje steg i behandlingen av dokumentet, få bakgrundsinformation om dokument, analys av organisationens arbetsflöde.
Användningen av ohjälper till att mer rationellt hantera dokumentflödet i organisationen och ger övervakning av prestationsdisciplin.
Krav på ett dokumenthanteringssystem
Det är möjligt att formulera vissa krav på ett modernt dokumenthanteringssystem i en organisation.
Först och främst måste ASUD utföra alla uppgifter för dokumentstöd för ledningen i sin helhet: förberedelse av dokument, deras registrering, kontroll över utförande, sökning efter dokument, deras lagring och referensarbete på en rad dokument.
Systemet bör bygga på enhetliga metodprinciper, mjukvara, hårdvara och tekniska lösningar och inom ramen för gällande organisatoriska och juridiska förutsättningar i form av inhemsk lagstiftning, statliga standarder, instruktioner och krav.
ASUD bör säkerställa full användning (integrering) av den ackumulerade informationsresursen och implementera principen om en enda inmatning av information och dess flerfaldiga användning både dokumentärt och faktiskt. Systemet bör också hjälpa administratörer att välja vägar för förflyttning av dokument inom organisationen, vilket ger den nödvändiga graden av skydd för information från obehörig åtkomst.
ASUD i moderna förhållanden bör kunna expandera på vissa komponenter (antalet tekniska anordningar och teknologier, antalet dokument (informationsvolymen), antalet användare) och kunna anpassa sig inom rimliga gränser till ändrade användarkrav.
Införandet av ett integrerat dokumenthanteringssystem kan betraktas som en chefsinnovation, vilket gör det möjligt att ta hänsyn till lagarna i innovationsprocessen och effektivt organisera den.
Beroende på den innovativa potentialen särskiljs två huvudtyper av innovationer:
o radikala (grundläggande), öppnar upp för fundamentalt nya möjligheter, inför kvalitativa förändringar i sätten för mänsklig verksamhet;
o modifiera, tillhandahålla förbättring av befintliga metoder och arbetsformer.
Radikala och modifierande innovationer i förvaltningsprocessen måste kombineras. I praktiken möter man också pseudo-innovationer som endast berör yttre attribut och som dikteras av prestige- eller reklamhänsyn.
Under moderna förhållanden kan införandet av KSD och användningen av elektronisk dokumenthantering betraktas som en radikal innovation.
Innovationer av modifierande typ dyker upp oftare än radikala och ger anpassning till förändrade förutsättningar och uppgifter. Till exempel ger partiella förbättringar i organisationen av chefsarbetet och arbetsflödet i sig positiva resultat. Men möjligheterna att modifiera innovationer är begränsade och i ett visst skede kan de inte längre kompensera för organisationens behov. Och sedan kan en försening i utvecklingen och implementeringen av större eller radikala innovationer (i vårt fall ett integrerat förskoleautomationssystem) leda till stagnation, till en minskning av förvaltningseffektiviteten.
"Livscykeln" för ett integrerat automationssystem för förskoleutbildningsinstitutioner som en chefsinnovation inkluderar följande steg: medvetenhet om behovet av innovation och dess utveckling; beslut att byta till ny teknologi, dess utveckling; stabil drift och utveckling. En innovation blir inte komplett om den upphör i något mellanstadium. I slutet av "livscykeln" för varje innovation avslöjas återigen behovet av partiella eller större förbättringar.
Innovationsprocessen är i första hand resultatet av kreativ problemlösning. Därför är stadiet för att inse behovet av innovation och dess utveckling samtidigt processen att förbereda och fatta ledningsbeslut, vars giltighet och aktualitet till stor del avgör resultaten av efterföljande stadier. Implementeringen av den föreslagna innovationen beror i synnerhet på vilka metoder som användes för att samla in och bearbeta information, analysera problemsituationen, utveckla alternativ och välja en lösning. Dessutom bör konsekvenserna av innovationen och funktionerna i dess implementering analyseras under utvecklingen och valet av en lösning. När man implementerar specifika åtgärder för att införa ledningsinnovationer inom området för automatisering av arbetsflöden, är det tänkt att ta hänsyn till förhållandet mellan huvudkomponenterna i informationshantering.
Utvecklingsstadiet för en innovation omfattar den tidsperiod som krävs för att eliminera de identifierade bristerna och göra lämpliga ändringar. Av stor betydelse i detta skede är kontrollen över de anställdas aktiviteter (till exempel för att uppfylla kraven för arbetstekniken i företagssystem arbetsflöde). Det är viktigt att den implementerade arbetsflödestekniken används dagligen och möjligheten att återgå till den tidigare organisationen av arbetet är utesluten (till exempel underhåll av handskrivna registreringsloggar, flera registreringar av dokument, etc.). Detta kräver briefing eller utbildning av anställda, utarbetande av metodmaterial (flödesscheman, manualer för användare och systemadministratörer etc.).
Det är också viktigt att uppmärksamma att upprätthålla och förbättra innovationen. Ibland, en tid efter introduktionen av en innovation, finns det försök att återgå till de gamla arbetssätten (och inte alls på grund av ineffektiviteten hos det nya). Uppgiften i detta skede är att förebygga detta, stabilisera och stödja innovationer samt besluta om en innovation behöver kompletteras eller förstärkas av en annan.
Sålunda, i stadierna av implementering och utveckling av ett integrerat automationssystem för förskoleutbildningsinstitutioner, kan det finnas en period av samtidig samexistens av ny och gammal teknik (i de avdelningar i organisationen som ännu inte är anslutna till systemet). "Vem kommer att vinna?" - Resultatet av detta skede beror på lösningen av ett antal organisatoriska frågor, inklusive bildandet av nödvändiga regelverk och metodologiska ramar. Under dessa förhållanden löses fördelningen av personalförändringar, frågorna om att organisera systemunderhållstjänsten och dess administration. Proceduren för att ansluta användare och ge dem rättigheter att använda systemet bestäms och frågor om informationssäkerhet löses.
I varje steg av innovationsprocessen expanderar kretsen av dess deltagare. Så till exempel i en stor organisation kan införandet av ett integrerat automationssystem för en förskoleläroanstalt ha karaktären av en stegvis koppling till systemet, först av kontoret och sedan av andra strukturella divisioner, med motsvarande ökning av antalet användare. Det är tydligt att den maximala effekten av automatiserat system, som täcker hela organisationens arbetsflöde, uppnås endast när alla planerade enheter är anslutna.
Samtidigt är det viktigt att tänka på att deltagarna i innovationsprocessen antingen kan ta initiativ till stöd för chefsinnovation (i vårt fall ett företagsautomatiseringssystem för arbetsflöden) eller motsätta sig dess framgång. Införandet av en företagsarbetsflödesteknik som ställer nya krav på anställda som användare av systemet (inklusive deras kvalifikationer) och låter dem utvärdera sitt arbete ur en allmän synvinkel är en av sådana stora innovationer och transformationer som kan orsaka olika reaktioner på innovation.
Problemen med att introducera ny teknik är inte begränsade till den så kallade "psykologiska barriären" och täcker intressesfären för de anställda i organisationen (ekonomiska, sociala). Om medarbetaren antar att innovationen som införs kommer att minska eller till och med göra det omöjligt att tillfredsställa vissa av hans behov, då kommer han att säga emot innovationen. Ibland kan enskilda medarbetare medvetet säga emot en innovation för att öka sitt inflytande på andra.
Därav behovet av att ta hänsyn till inflytandet från både kollektiva och individuella intressen.
Ur denna synvinkel är det viktigt att de anställda inser att deras fördelar av implementeringen av KSD och nackdelarna med att inte acceptera innovationen överstiger fördelarna med att behålla det gamla arbetssättet.
Vid implementering av KSD dyker även aspekter relaterade till företagskultur upp. Till exempel, om medlemmarna i organisationen har varit fokuserade på att upprätthålla den befintliga arbetsordningen under lång tid, och mottagligheten för innovationer och de anställdas önskan att förbättra sina färdigheter inte var en del av företagskulturen och prioriteringssystemet inom management, då kan ledningsproblem uppstå vid införande av innovationer.
Radkarakteristik möjliga orsaker hinder för implementeringen av ett integrerat automationssystem för förskoleutbildningsinstitutioner ges i det välkända arbetet av M. Sutton, som inkluderar olika typer av inkonsekvenser: inkonsekvens, obeslutsamhet, misstro, oförbereddhet, partiskhet, desorganisation, osäkerhet, underlåtenhet att utföra funktioner osv.
När man inför ett integrerat automationssystem för förskolans läroanstalter är det viktigt att ta hänsyn till att inställningen till de innovationer som införs till stor del beror på deras följande egenskaper:
o relativ fördel(hur mycket den föreslagna innovationen är mer lönsam i socioekonomiska termer än den befintliga arbetsproceduren, hur mycket den bidrar till att uppnå organisationens mål);
o kompatibilitet(så långt som denna innovation är förenlig med de anställdas åsikter och erfarenheter - det beror på om det blir svårare eller lättare att acceptera);
o svårigheter(hur svårt det är att förstå, använda i arbetet och anpassa sig till den föreslagna innovationen);
o fasning(innovationer som kan implementeras i etapper eller med experimentell verifiering kommer att tas bättre emot).
Dess framgång beror till stor del på organisationen av informationsstöd, formell och informell kommunikation mellan anställda om implementering av innovationer. När systemet implementeras är det viktigt att ge de anställda information om fördelarna med den nya tekniken (för organisationen, avdelningen, enskild anställd), tänka över utbildningssystemet och beskriva implementeringsstadierna.
Det kan vara psykiskt svårt för medarbetarna att snabbt anpassa sig till ny teknik, särskilt om det samtidigt sker ett stort antal förändringar i det vanliga arbetssättet. Därför, ju mer nytt det implementerade systemet är, desto mer uppmärksamt är det nödvändigt att behandla personalens engagemang i processen för dess implementering, förklara systemets nya kapacitet och övervinna den psykologiska barriären för vissa anställda. Det är nödvändigt att planera den tid som krävs för att bekanta arbetarna, och sedan varaktigheten av att bemästra den nya arbetstekniken. Brådskan med introduktionen ger upphov till svårigheter förknippade med att de anställda i organisationen inte omedelbart kan anpassa sig till ett stort antal förändringar. Att försena denna process för mycket kan minska effekten av innovationen avsevärt och till och med orsaka besvikelse i den. Med tanke på dessa omständigheter är det viktigt att vid implementering av ett integrerat automationssystem för förskoleutbildningsinstitutioner utveckla och godkänna ett schema för att koppla avdelningar till chefen för organisationen.
Framgången för implementeringen av ett automatiseringssystem för arbetsflöden som är utformat för att säkerställa att organisationen fungerar som helhet beror på djupet av studier och aktualiteten för att lösa organisatoriska frågor på lämpliga nivåer av ledning. Stöd för implementeringen av systemet av organisationens ledning (”förstapersonsprincipen”) spelar en grundläggande roll. I avsaknad av sådant stöd är det osannolikt att systemet kommer att implementeras i alla divisioner. För den operativa regleringen av systemimplementeringsprocessen kan det vara nödvändigt att skapa ett permanent organ (till exempel en kommission eller en arbetsgrupp av representanter för avdelningar som ansvarar för olika aspekter av implementeringen - organisatoriska, tekniska, mjukvara och hårdvara, personal, samt informationsskydd). DOW-tjänstens uppgifter inkluderar att lösa kardinaltekniska frågor, samordna avdelningarnas intressen som användare av systemet, förbereda nödvändiga regulatoriska och metodologiska dokument, utveckla en klassificering av dokument och underhålla systemkataloger.
När man inför ett integrerat automationssystem för förskoleutbildningsinstitutioner och utökar antalet användare av systemet, kopplar nya avdelningar, kan följande tillvägagångssätt vara användbara:
o börja med de mest psykologiskt förberedda och kvalificerade medarbetarna, använda deras exempel, erfarenhet och färdigheter i utvecklingen av teknik av andra anställda;
o introducera ny teknik i första hand på avdelningar där det mest uppenbara behovet och effekten av införandet.
Det är viktigt att notera att det under moderna förhållanden knappast är möjligt att omedelbart implementera ett multifunktionellt automatiserat system för en stor organisation. Alternativet att utveckla steg för steg verkar vara mer acceptabelt. Annars kan utvecklingen och implementeringen av systemet försenas under en lång period, och de initiala kraven kan till och med bli inaktuella.
I något av dessa skeden kan arbete utföras för att förbättra dokumenthanteringstekniken (både traditionell och automatiserad), d.v.s. tillämpa modifierande innovationer.
Både traditionell (pappers) och automatiserad dokumenthantering kräver konstant uppmärksamhet på frågorna om dess optimering, med hänsyn till:
o pågående förändringar i ledningens organisatoriska struktur, behovet av att kombinera traditionell och automatiserad teknik;
o tillhandahålla organisatorisk och metodologisk vägledning och övervaka efterlevnaden av etablerade arbetsrutiner;
o utveckling av systemet och förfining av dess individuella funktioner, med hänsyn till ny mjukvara och hårdvara.
Därför är problemen med informationshantering inte uttömda ens efter införandet av ett lämpligt datorsystem.
Ledningsdokumentation är grunden för verksamheten i en modern organisation - upp till 85% av informationsresurserna i nästan alla ledningsstrukturer är koncentrerade i dokument. I detta avseende har processerna för dokumentation och arbetsflöde blivit självständiga och kräver sina egna automatiserade kontrollsystem.
Under de senaste 10-15 åren har kontorsautomation upplevt en revolution inom området arbete med dokument. Om kontorsautomationssystemet tidigare ansågs vara ett system för att automatisera verksamheten för huvudsakligen teknisk personal på kontor, sekretariat, arkiv med anknytning till förberedelse, registrering, förflyttning, exekveringskontroll och sökning efter dokument, är nu författarna själva involverade i att sammanställa och skicka dokument med hjälp av nätverksanslutna datorer och exekutörer av dokument. De är nu direkta deltagare i tekniken för dokumentärstöd - från ögonblicket för att skapa dokument till kontroll av exekvering och arbete med dokumentarkivet. Automatiseringssystemet för dokumentation och arbetsflöde har blivit ett avgörande verktyg för att förbättra effektiviteten i arbetet för anställda som är involverade i beslutsfattande, och följaktligen verksamheten i organisationen som helhet.
För närvarande en organisation som vill ta emot moderna lösningar om skapandet av en automatiserad teknik för förskolans läroanstalter, har ett ganska brett urval - från anskaffning av individuellt utformade informationssystem när det gäller stora organisationer till färdiga integrerade system - för små och medelstora organisationer.
Organisationer som har satt upp som mål att automatisera kontorsarbetet måste lösa ett antal problem. Här är några av dem:
I organisationer finns det ofta ingen klar förståelse för vad som egentligen bör automatiseras i teknologin för affärsprocesser. Det råder brist på specialister som både är insatta i kontorsarbete och väl medvetna om marknaden och mjukvarusystemens möjligheter inom området för automatisering av dokumentärt stöd för förvaltning. Annonsinformation har dåligt innehåll och överensstämmer inte alltid med sanningen, avsaknaden av en gemensam terminologi stör den ömsesidiga förståelsen mellan kunden av systemet och dess tillverkare, etc.;
Organisationen måste utveckla och implementera en seriös uppsättning åtgärder för att effektivisera ledningsprocesser och protokollföringsprocedurer som återspeglar dem. Det krävs för att effektivisera ansvarsfördelningen, delegering av befogenheter, tydligt fastställa vem som löser vilka uppgifter och på vilken nivå, bestämma förfarandet för att samordna dokument, deras godkännande och undertecknande etc., d.v.s. i slutändan för att optimera ledningssystemet;
Organisationer, när de implementerar automatisering av förskoleutbildningsinstitutioner, måste besluta om valet av ett av två tillvägagångssätt som konventionellt dokumentspecialister kallar "ryska" och "västerländska".
Traditionellt antar den ryska tekniken för att arbeta med dokument tre nivåer av hierarki: organisationens chef - kontorsarbetstjänsten - exekutören. Västerländska traditioner är förknippade med exekutörens personliga ansvar för dokumentet och motsvarande beslut om det, därför innehåller de två nivåer av hierarki: chefen för den högsta ledningsnivån - exekutören (chefen).
Den ryska traditionen innebär obligatorisk registrering av varje dokument från det ögonblick det dyker upp i organisationen, såväl som ett detaljerat reglerat och centralt kontrollerat "förarkiv" dokumentflöde. Tekniken vid förskoleutbildningsinstitutioner är till stor del inskriven i statliga standarder, instruktioner och manualer. Hela komplexet av arbete med dokument i registreringsjournaler eller maskinskrivna arkivskåp spåras.
Traditionerna för västerländskt kontorsarbete är förknippade med chefens personliga ansvar för dokumentet och dess utförande (det är typiskt att i engelska språket ordet "dokumentflöde" saknas). Registrering av handlingar utförs direkt av entreprenören, det finns ingen centraliserad kontroll av utförande. Ämnet för reglering i traditionella västerländska dokumenthanteringssystem är systematisk lagring av redan utförda dokument (liknande inhemsk arkivlagring). Det är på basis av denna tradition som konceptet med västerländska elektroniska dokumenthanteringssystem bildades. Därav svårigheten att använda elektronisk dokumenthanteringsteknik i ryskt kontorsarbete baserat på västerländska mjukvarusystem. Lämplig anpassning av västerländska produkter till ryska förhållanden som har utvecklats under århundradena krävs.
När man väljer ett DOW-automatiseringsalternativ måste kundorganisationen göra ett val mellan två klasser av dokumenthanteringssystem - Workflow och Groupware.
Båda klasserna av system är fokuserade på att automatisera lagarbete på kontoret. Samtidigt, när man väljer en metod för att bygga ett automatiserat system i en viss organisation, bör man ta hänsyn till hur det motsvarar den ledningsstil och ledningssystem som antagits i den.
Faktum är att system av arbetsflödestyp inkluderar system fokuserade på att automatisera ett helt företags arbete (d.v.s. på det gemensamma arbetet av flera arbetsgrupper), stödja en tydlig separation av affärsprocesser och dirigera arbete i ett nätverk av utförare. När det gäller dokumenthantering innebär detta att den relevanta dokumentationen är strikt knuten till förvaltningsrutiner som bygger på fördelningen av funktioner mellan anställda i förvaltningsapparaten. I det här fallet är dokumentflödet så att säga överlagrat på förvaltningens tekniska procedurer. System av arbetsflödestyp är mer acceptabla för stora organisationer och statliga myndigheter.
Gruppprogramtypen avser system som inte har ett hårdkodat affärssystem. - processer och som är designade för att fungera i ett litet team - arbetsgrupp(5-100 personer). Groupware-element är E-post, dokumentbas, kollektiv arrangör.
En organisations val av ett automatiserat dokumenthanteringssystem bör i slutändan baseras på sammansättningen av de nödvändiga kraven för mjukvaruprodukter som erbjuds på marknaden, vilka kan reduceras till följande egenskaper:
Använd kontorsteknik;
Överensstämmelse med huvuduppgifterna för kontorsarbete;
Funktionella egenskaper system (funktionell fullständighet, öppenhet etc.);
Mjukvaruimplementering(stöd för distribuerat läge, etc.);
Kostnadsindikatorer.
Ovan beskrev vi kortfattat kontorstekniker baserade på ryska och västerländska traditioner. Låt oss kort beröra mjukvarusystemens egenskaper i motsvarande riktning.
Mjukvarusystem, inse rysk teknik, fokuserade på användning i offentliga institutioner och organisationer, de behåller alla traditioner och normer för kontorsarbete som antagits i en viss ledningsstruktur. Uppgiften för sådana system är att ge stöd för pappersarbetsflöden, minska komplexiteten i rutinmässiga dokumentbehandlingsoperationer. Dessa system kan dock avsevärt utöka omfattningen av traditionella dokumentations- och arbetsflödesprocesser genom att bearbeta dokument på en persondator. System i denna riktning är ett slags broar för en gradvis övergång från papper till papperslös teknologi. Automationssystem för förskoleutbildningsinstitutioner som använder denna teknik inkluderar:
DELO-system (en produkt från företaget Electronic Office Systems);
System "Cinderella-\\"1!\i. Kontorskorrespondens (STC IRM, Moskva).
I avsnitt 7.8.4 kommer funktionaliteten hos DELO-systemen att presenteras mer i detalj.
Mjukvarusystem i västerländsk stil är fokuserade på största möjliga användning elektroniska dokument och medel för kollektivt arbete för användare, frånvaron av mellanliggande länkar, vilket i sin tur bestämmer förändringen i befintliga kontorsprocesser i organisationen, deras optimering, utvecklingen av ny teknik för att arbeta med dokument.
Huvuddragen i den "västerländska" tekniken är modelleringen av specifika verkliga arbetsflödesprocesser och anpassningen av mjukvarusystem till dessa modeller. Som regel levereras systemet till kunden inte i form av en fristående "boxad" produkt främmande från utvecklaren, utan som en uppsättning mjukvaruverktyg från vilka en färdig lösning sätts ihop.
Vid anpassning av systemet till de specifika processerna i organisationen på personliga datorer anställda (rollarbetsplats), de nödvändiga funktionella komponenterna installeras som gör det möjligt att lösa ett visst antal uppgifter, i enlighet med varje anställds roll i en viss procedur för organisationens arbetsflöde. Systemadministratören bildar affärsfunktioner som bestämmer vägarna för förflyttning av dokument enligt organisationens struktur, det vill säga enligt dess divisioner och enskilda anställda.
Till systemen i denna riktning in Ryska Federationen Följande tre klasser av automatiserade informationssystem är brett representerade:
System utvecklade av ryska företag baserade på DBMS: Lan-Docs - Lanit JSC; OPTIMA-WorkFlow - Optima företag; "Kod" - statligt företag "Center för datorutveckling"; "AquaDoc" - företaget "Aquarius Consulting", etc.;
System utvecklade av ryska företag som använder LotusNotes-teknik: СompanyMedia - Inter Trust; "BOSS-Referent" - IT-företag; "Eskado" - ZAO Interprokom LAN och andra:
Russifierade versioner av populära västerländska system: "Documentum 4i" - Documentum-företag; DOCSOpen - Hummingbird Company; "LotusDomino \ Notes" - IBN-företag; "DocuLive" - gäller Siemens; "WorkExpeditor" - Compaq Corporation, etc.
Som jämförelse, längre fram i avsnitt 7.8.4 och avsnitt 7.8.5, ges egenskaperna hos två mjukvarusystem - "DELO" och "BOSS-Referent", orienterade mot rysk respektive västerländsk teknologi för dokumentation och dokumentflöde.
Introduktion
Informationsteknologi
Mekanisering
Under
Dialog;
Lokal;
Flernivå;
automatiserade företagsledningssystem skiljer sig i fokus. Till exempel, för "Bäst" eller "Segel-5" är prioriteringen handelssfären; Infosoft är en av de ledande inom området för automatisering av produktionsredovisning. Dessutom finns det universella "företagsledningssystem": "Sail-4", "Infin", "Abacus", BOSS", "Galaktika", "Supermanager-6-7", etc.
Syftet med denna artikel är dock att bedöma kapaciteten hos system för att automatisera personalens arbetsflöde, och endast de mest lovande, som tillhör fjärde generationens system.
Integrerat system M-2 baserat på ansökan modern teknik. M-2 är ett enda mjukvarupaket baserat på en centraliserad företagsdatabas. Samtidigt tillåter öppenheten i M-2-systemet användning av befintliga företagsdatabaser med integration i ett enda komplex, såväl som moderna mjukvarupaket (Microsoft Office 97).
M-2-systemet utvecklades på basis av Oracle 7.3-databasservern, som säkerställer höga hastighetsegenskaper och en hög grad av tillförlitlighet och dataskydd. Klientplatser är utvecklade på mjukvarusystemet Delphi 3.0 och kan fungera i operationssalar. Windows-system NT eller Windows'95.
Den grundläggande skillnaden mellan ett integrerat system och en godtyckligt komplex uppsättning arbetsstationer ligger först och främst i designideologin. Arbetsstationer är utformade som en automatisering av befintliga jobb, och i framtiden kopplas de till varandra. Samtidigt kan naturligtvis ett sådant informationssystem endast implementera de hanteringstekniker som var tillgängliga på företaget vid tidpunkten för dess skapande, eftersom utformningen av själva modulerna utfördes baserat på specifika befintliga jobb.
Det integrerade systemet är omedelbart utformat som ett enda komplex, fokuserat på modern förvaltningsteknik; jobb skapas i det andra steget i en redan skapad integrerad miljö.
Dessutom uppfyller AWS skapade inom ramen för filserverarkitekturen inte moderna krav vare sig vad gäller hastighetsegenskaper eller vad gäller systemsäkerhet och tillförlitlighet. Samtidigt bör det noteras att det arbete som utfördes för att skapa arbetsstationer inte kommer att gå förlorat. För det första kan många delar av de skapade jobben användas som moduler för att skapa jobb inom det nya systemet, särskilt med tanke på att utformningen av jobben tar minst 50 % av skapandetiden. För det andra har användare fått datorkunskaper, utan vilka det är omöjligt att implementera något system. För det tredje, som en del av detta arbete, har en kader av programmerare som känner till företagets särdrag bildats, vilket också kommer att behövas när man skriver jobb i det nya integrerade systemets miljö. Därför kommer investeringar i tidigare utvecklingar säkert att löna sig. Till skillnad från AWS-komplexet automatiserar införandet av ett integrerat system inte bara befintliga jobb, utan hela informationsbehandlingssystemet rekonstrueras med utformningen av nya jobb i relation till ny teknologi.
Samtidigt med införandet av M-2-systemet genomförs utbildning av specialister med utfärdande av lämpliga certifikat till dem. Specialister som utbildas på detta sätt får rätten att skapa sina egna moduler i M-2-systemet, samt ändra befintliga moduler inom de gränser som anges av certifikatet. Företaget blir alltså inte beroende av företaget som utvecklar systemet och kan på egen hand upprätthålla systemets funktion.
Företagsredovisningssystem NS2000 uppfyller kraven på funktionell fullständighet och är vinnaren av den sjätte Internationell tävling programvara inom finans och affärer. Systemet designades och utvecklades med hjälp av verktygen BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.
Systemet för komplexet är därför en uppsättning moduler, som alla kan grupperas i tre huvudområden: ledning, ekonomi, logistik.
Del R/3-system innehåller Oracle Applications (Oracle Human Resources) Human Resources-modul, som låter dig maximera effekten av anställda genom effektiv rekrytering, personalhantering, utbildning, kompensation och karriärplanering. Idag, i sin klass av produkter, är Oracle Applications HR Management-modulen ett av de mest funktionellt kompletta systemen för att organisera arbetet på personalavdelningen i ett modernt företag.
Dess användning låter dig lösa följande uppgifter:
planering av organisatoriska förändringar, inklusive modellering av struktur- och jobbhierarkier i organisationen;
planering av strukturella enheter, beskrivning av kategorin, positioner, positioner, underhåll av kataloger etc.;
personlig redovisning av anställda och kandidater med ett fullständigt register över deras yrkesegenskaper (för optimal användning av arbetskraftsresurser), data för löner, uppgifter om användning av arbetstid, meritlista för anställda, behov av professionell utveckling och utbildningsresultat för anställda;
· analys och rapportering på vanliga myndighetsformulär, om icke-standardiserad rapportering med hjälp av Oracles utvecklingsverktyg, operationell dataanalys och beslutsstöd.
System "Orakl-Personal" alla fördelar med tidigare system är inneboende. Men det har också ett antal ytterligare fördelar. Systemet ger möjlighet att arbeta med ett databassystem (heltidsanställda, uppsagda anställda, arkiv, personalreserv, tillfälligt anställda etc.), vilket avsevärt minskar tiden för handläggning av förfrågningar. Den andra otvivelaktiga fördelen är innehållet i registreringskortet, som innehåller 102 ämnen (enligt beslutet från den statliga statistikkommittén måste kortet innehålla minst 55 ämnen).
Det finns möjlighet till godtycklig modifiering av bemanningstabellen med automatisk beräkning av vakanser, samt en utvecklad modul för att behandla ad hoc-förfrågningar. Systemet tillhandahåller rutiner för att upprätthålla en tidrapport (personlig och för en avdelning) med automatisk kontroll av semestrar, tjänsteresor, materialassistans etc. Endast vissa system har alla obligatoriska avsnitt av personaljournaler, men endast i Oracle-Personnel-systemet de är tillgängliga i sin helhet. Därför, med hänsyn till dess acceptabla kostnad (upp till $500), kan det hävdas att detta system för närvarande är ledande bland system för automatisering av företags aktiviteter, inklusive alla funktioner för att automatisera personalens arbetsflöde.
Business Process Automation System (BAPS)- detta är en klass av mjukvaruprodukter som automatiserar beskrivningen och utförandet av godtyckliga affärsprocesser (helt eller delvis), medan dokument, information, uppgifter överförs för att utföra nödvändiga åtgärder från en processdeltagare till en annan i enlighet med specificerade regler . Huvudkonceptet för SADP är arbetsflödet (arbetsflödet).
Arbetsflödeär ett system för att säkerställa utförande av arbetsflöden, inom ramen för processledning. Automatisering av affärsprocesser är inte möjlig endast genom införandet av ett redovisningssystem, eftersom sådana system inte löser frågan om interaktion mellan deltagare i redovisningsprocesser. Liknande problem är också utformade för att lösa BPMS-klasssystem. "PiterSoft: Process Management" på 1C-plattformen- ett exempel på en mjukvaruprodukt av BPMS-klassen, som implementeras för att lösa frågor om interaktion mellan deltagare i affärsprocesser.
Dessutom är SADP-systemet en delmängd av elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS).
Introduktion
En enorm ökning av informationsvolymen och stora förändringar i efterfrågan på information började ställa nya krav på organisationen av informations- och dokumentationstjänster i organisationen.
Kraven på de tjänster som är involverade i informations- och dokumentationsstöd började förändras. Utomlands började de kallas tjänsten för förvaltning (eller hantering) av informations- och dokumentresurser, i vårt land - tjänsten för dokumentärhanteringsstöd (DOE).
Huvudriktningen för att förbättra förskoleutbildningsinstitutionen, anpassa den till moderna förhållanden var användningen av den senaste dator- och telekommunikationsutrustningen, bildningen på grundval av högeffektiv informations- och hanteringsteknik för att arbeta med dokument.
Det föreslagna läromedlet har utvecklats i enlighet med arbetsprogrammet för disciplinen "Informationsteknologi i dokumenthantering och arkivering" i utbildningsriktningen "034700 Dokumentvetenskap och arkivvetenskap" (6:e terminen, kandidatexamen). Målen för att behärska denna disciplin är: förmågan att skapa ett lokalt regelverk för dokumentationsstöd för hantering och arkivering, samt förmågan att dokumentera hanteringsinformation, rationalisera dokumentflödet, dokumentbehandlingsteknologier i syfte att bevara och överföra dem till lagring.
Ämne 1. Grundläggande termer och begrepp
Grundläggande termer och begrepp: mekanisering och automatisering, information, informationsteknologi, datorteknik, datorisering och informatisering, automatiserade informationssystem
Ledningsverksamheten för alla organisationer är baserad på behandlingen av inkommande officiella dokument, oberoende av metoderna för deras mottagande och typer av media, samt produktion av dokumentär information och officiella dokument avsedda både för internt bruk i själva organisationen och för utvändig användning.
Inkommande dokument med hjälp av speciell teknik omvandlas till den information som krävs för att uppnå ett visst resultat. Själva begreppet "teknik" används i industriell produktion och definieras som ett system av inbördes relaterade metoder för att bearbeta material och metoder för att tillverka produkter i produktionsprocessen. Inom området för dokumentärt stöd för ledningen, med hänsyn till detaljerna informationsprocesser på vilken den bygger, definieras dokumentärhanteringsteknologin som ett system av metoder och metoder för insamling, överföring, bearbetning, ackumulering, lagring av dokument och dokumentär information baserat på tillämpning av enhetliga metodologiska tekniker och regler.
Teknik för dokumentärt stöd för ledningen i enlighet med skillnaden i informationsprocesser är indelade i:
Teknik för bearbetning av inkommande och utgående dokument;
Teknik för att överföra (föra) dokumentär information till slutanvändaren;
teknik för att införa dokument i informationsbas organisationsdata, baserat på dess interna struktur;
Teknik för behandling av dokumentär information och ackumulering av dokument;
· Teknik för lagring och användning av separata lokala grupper av dokument.
Sålunda täcker förvaltningens dokumentationsstöd (DOE) frågor om dokumentation, organisation av arbetet med dokument i hanteringsprocessen och systematisering av deras arkivlagring.
Informationsteknologiär en uppsättning metoder, produktionsprocesser och mjukvara tekniska medel, förenade i en teknisk kedja som tillhandahåller insamling, bearbetning, lagring, distribution och visning av information för att minska komplexiteten i processerna för att använda en informationsresurs, samt öka deras tillförlitlighet och effektivitet.
Under informations- och kommunikationsteknik föreslås det att förstå en uppsättning objekt, åtgärder och regler relaterade till förberedelse, bearbetning och leverans av information i personlig, mass- och industriell kommunikation, såväl som alla tekniker och industrier som integrerat tillhandahåller dessa processer.
Informationsteknik har blivit aktivt använt på grund av datorisering av företag. Datorisering förstås som processen att introducera datorteknik som säkerställer automatisering av informationsprocesser och teknologier.
Datorisering gör att vi kan prata om två uppsättningar åtgärder: mekanisering och automatisering av processer i samband med förskoleutbildning.
Mekanisering kontorsarbetsprocesser är användning av tekniska medel för att utföra operationer för att dokumentera och organisera arbetet med dokument. Syftet med kontorsmekanisering är att överföra utförandet av icke-kreativa (hjälp)operationer till tekniska medel.
Under automatiserad informationsteknik(AIT)-hantering förstås som ett system av metoder och metoder för insamling, ackumulering, lagring, sökning, bearbetning och skydd av ledningsinformation baserat på användningen av avancerad programvara, datorteknik och kommunikation, samt de sätt på vilka denna information är tillhandahålls användarna.
Beroende på graden av täckning av förvaltningsuppgifter delas automatiserad informationsteknik in i följande grupper: elektronisk databehandling; automatisering av kontrollfunktioner; beslutsstöd; elektroniska kontor; expertstöd.
Beroende på vilken klass av tekniska operationer som implementeras kan AIT delas in i: system med textredigerare; kalkylbladssystem; databashanteringssystem; system med grafiska objekt; multimediasystem; hypertextsystem.
Efter typ av användargränssnitt är automatiserade informationstekniker indelade i:
Batch (centraliserad bearbetning);
Dialog;
Nätverk (flera användare).
Enligt metoden för att bygga ett nätverk kan AIT delas in i:
Lokal;
Flernivå;
distribuerad.
Ämne 2 Huvudstadierna i historien om automatisering av förskoleutbildningsinstitutioner och arkivering
2.1. Automatisering av arbete med dokument som en integrerad del av automatisering av förvaltningsprocesser.
2 .2. Det första steget (1960-1970-talet) - konceptet med automatiserade styrsystem (ACS). Skapande och implementering av dokumenthanteringssystem inom ACS. Datorcentraler för kollektivt bruk. De första systemen för informationssökning (IPS). Partiell automatisering av vissa kontors- och arkivfunktioner.
2.3. Det andra steget (1980-talet - början av 1990-talet) är utvecklingen av tekniska lösningar baserade på en PC. Skapande och utveckling av konceptet för automatiserade arbetsstationer (AWP). Framväxten av möjligheten till komplex automatisering av förskoleutbildningsinstitutioner och arkivering. Utveckling av specialiserad programvara.
2.4. Det tredje stadiet (1990-talet - nutid) - den utbredda introduktionen och användningen av nytt informationsteknik som kombinerar datateknik, kommunikation och kontorsutrustning. Omfattande automatisering av alla stadier av arbetsflöde och arkivlagring av dokument.
Behovet av kontorsautomation beror på den snabba förbättringen av tekniken för produktion av datorer, mjukvara och det omfattande införandet av informationsteknologi. Automatisering har traditionellt sett uppfattats som förskjutningen av rutinmässigt mekaniskt arbete, "befrielsen" av arbetare. Kostnadsminskning är dock inte huvudmålet med automatisering. Huvudmålet med automatisering är förvärvet av nya ledningsegenskaper, erhålla effektiv förvaltning. Detta automatiseringskoncept innebär omorganisation av ledningen och omdesign av informationssystemet.
Automatisering av förskoleutbildningsinstitutioner och arkivering började på 1960-talet av XX-talet. Automatiseringen föregicks av ett mekaniseringsskede, som började i slutet av 1800-talet, under tiden från slutet av 1800-talet. fram till 1950-talet mekaniseringen gällde främst avdelningsarkiv. Användningen av "småskalig mekanisering" var episodisk och var begränsad till användningen av matrisinformationsbärare (manuella hålkort, hålband, koder) och räkne- och stansanordningar för att lösa specifika problem inom området folkbokföring (folkräkning) , planering, rapportering i produktion m.m.
Det första steget var tiden för ackumulering av empirisk erfarenhet inom området för att skapa lokala och interarkiverade automatiserade system för informationshämtning - AIPS. Tillväxten i tillämpningsområdet för automatiserade system inom arkivering är främst förknippad med utvecklingen av informationsbärare (mikrofilmer, magnetband, kort, diskar, formulär, etc.) och teknisk support (elektroniska stansmaskiner, ES-datorer, persondatorer, persondatorer), såväl som med framväxten av speciella applikationspaket för AIPS. Processen att skapa automatiserade kontrollsystem (ACS) i alla sektorer av ekonomin hade också en betydande inverkan på automatiseringen av arkivering under denna period.
Automatiserat styrsystem (ACS) - ett komplex av hårdvara och mjukvara utformad för att styra olika processer inom ramen för teknisk process, produktion, företag. Skaparen av de första automatiserade kontrollsystemen i Sovjetunionen är Nikolai Ivanovich Veduta, doktor i ekonomi, professor, motsvarande medlem av National Academy of Sciences of Vitryssland, grundare av den vetenskapliga skolan för strategisk planering.
Den viktigaste uppgiften för det automatiserade kontrollsystemet är att öka effektiviteten i anläggningsförvaltningen baserat på tillväxten av arbetsproduktiviteten och förbättringen av metoder för planering av förvaltningsprocessen.
Perioden under andra hälften av 1980-talet - 1990-talet. - i samband med början av spontan datorisering, först i Moskva och sedan i lokala statliga arkiv. Ledarna för denna process var NRC TD i USSR (RNITs KD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) och andra arkiv. På 90-talet. i Ryska federationen togs mer än 20 branschspecifika automatiserade kontors- och dokumentationssystem i drift genom lagar och regleringar som skapar enorma uppsättningar av maskinläsbara (elektroniska) dokument. Skapandet av uppsättningar av elektroniska dokument sker också genom att digitalisera källor på papper i statliga arkiv (för att skapa en försäkringskassa och en fond för användning), samt skapa fulltextdatabaser. Dessutom möjliggör ny informationsteknik inom området för bevarande och restaurering av dokument, skapandet av en försäkringsfond och en fond för användning att förlänga livslängden för värdefulla historiska källor.
I nuvarande skede kan informationsteknologins tillstånd i förskolans läroanstalter kännetecknas av:
Närvaron av en stor mängd databaser som innehåller information om organisationens aktiviteter;
Skapande av teknologier som ger interaktiv användaråtkomst till informationsresurser;
Utöka funktionaliteten hos informationssystem och teknologier som tillhandahåller informationsbehandling, skapa lokala multifunktionella problemorienterade informationssystem för olika ändamål;
Inkludering i informationssystem av delar av intellektualisering av användargränssnittet, expert system och andra tekniska medel.
Omfattande automatisering av alla stadier av arbetsflöde och arkivlagring av dokument inkluderar: automatisering av arbete med dokument, arbetsstationer, elektroniska kontorssystem.
Det federala målprogrammet "Electronic Russia (2002-2010)" slår fast att utvecklingen och den utbredda användningen av informations- och kommunikationsteknik är av avgörande betydelse för att förbättra effektiviteten i ekonomin, statligt och lokalt självstyre. Ett av områdena för användning av informations- och kommunikationsteknik i offentliga myndigheters, organisationers och företags verksamhet är "utvecklingen av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem, kontorsarbete och dokumentflödesstandarder." Relevansen av att förbättra traditionellt kontorsarbete bestäms av behovet av effektiviteten i förvaltningsaktiviteter, accelerationen av rörelsen av dokument i organisationen och minskningen av komplexiteten i dokumentbehandlingen. Det skapade automatiserade systemet (nedan kallat AS) för kontorsarbete bör öka effektiviteten hos ledningen genom att bilda ett enda dokumenterat informationsutrymme, vilket ger användarna möjlighet att effektivt samarbeta om dokument var som helst, när som helst. Moderna system automatisering av kontorsarbete och dokumentflöde (SADD) gör det möjligt att lösa ett komplett utbud av kontorsuppgifter:
Organisation av komplett och bekväm redovisning och bearbetning av all inkommande, utgående och intern korrespondens.
Spara alla dokument relaterade till verksamheten i organisationen på ett mer bekvämt och rationellt sätt, så att du snabbt kan hitta alla erforderligt dokument med lämpliga åtkomsträttigheter.
Spåra status för varje dokument, färdvägen för dess rörelse, såväl som förhållandet till andra dokument.
Se till att kraven på dokumenthantering uppfylls i tid.
Moderna kontorsautomationssystem låter dig bygga ett komplett system för att hantera dokumentbearbetningsprocesser och övervaka deras implementering. SADD täcker alla processer för att skapa, bearbeta, replikera, överföra och lagra dokument, samt automatiserar huvudprocedurerna för modernt kontorsarbete. Ett dokuments livscykel, från skapande till dess avskrivning eller förstörelse, presenteras som successiva stadier, som vart och ett av dokumentet passerar under en viss tidsperiod. Kontorsautomationssystem låter dig automatiskt registrera övergången av ett dokument från ett steg till ett annat.
För närvarande talar närvaron av ett framgångsrikt operativsystem för automatisering av kontorsarbete och dokumentflöde om institutionens välbefinnande och dess ledning. Detta innebär den fullständiga kontrollerbarheten för de som är underordnade ledningen för apparaten, deras kompetens, solidaritet, disciplin och intresse för det mest framgångsrika genomförandet av det tilldelade arbetet. Det automatiserade systemet gör det möjligt att genomföra ett snabbt och effektivt informationsutbyte mellan alla delar av produktionsprocessen, minskar tiden som krävs för att förbereda specifika uppgifter och eliminerar eventuella fel vid upprättandet av rapporteringsunderlag. Införandet av ett automatiserat system kommer att ge bekvämlighet i arbetet, rationell organisation av produktionen och minskning av psykologisk stress. Dessutom kommer fysiologiska belastningar att minska, eftersom. med introduktionen av lämplig programvara kommer tiden som läggs på samma arbete att minska avsevärt. Detta kommer att positivt påverka arbetarens prestation, eftersom. kommer att leda till en minskning av mängden bearbetad information, och personalen kommer att få ytterligare tid att analysera och fatta ledningsbeslut.
Automatiserade system av förskoleutbildningsinstitutioner är programvarusystem som syftar till att automatisera förvaltningsprocesser.
Det centrala inslaget i informationsteknologi i moderna förhållanden är en dator och ett komplex av tekniska medel som är förknippat med den. Implementeringen av informationsteknologi uppnås med hjälp av ett ledningssystem och organisatoriskt och metodiskt stöd. Vid användning av individuella teknologier och tekniska anordningar i dokumenthanteringen bör uppmärksamhet ägnas åt de specifika konsekvenserna av deras användning.
Följande stadier av arbetet med valet av ett automatiserat system för förskola läroanstalt 1 föreslås:
Sammanställning av en lista över grundläggande och systemtekniska krav för ett företags arbetsflödesautomationssystem.
Valet av ett system med viktningsfaktorer (poäng) eller rangordning för peer review.
Utvärdering av mjukvaruprodukter med avseende på de huvudsakliga funktionskraven och system- och tekniska egenskaper.
Utvärdering av utvalda produkters anpassningsförmåga.
Urval av mjukvaruprodukter som uppfyller dessa kriterier.
Jämförande utvärdering av kostnader förknippade med förvärv och implementering av mjukvaruprodukter.
Utvärdering av erfarenheten av att använda utvalda mjukvaruprodukter (inklusive i organisationer av denna typ), utvecklarens rykte.
Valet av programvara för ett arbetsflödesautomationssystem.
14 mål för dow-automatisering. Dow-uppgifter i organisationen. Täckning av dow-automatiseringsprocessen.
Målen för automatisering av förskolans läroanstalter av alla organisationer, oavsett deras organisatoriska och juridiska former, är ganska lika och, enligt vår uppfattning, är följande:
Förbättra ledningens kvalitet och effektivitet och som ett resultat av detta säkerställa företagets konkurrenskraft på marknaden;
Konsolidering i en enda kontorsarbetscykel av alla strukturella divisioner i organisationen, inklusive territoriellt avlägsna sådana;
Säkerställa snabb och samtidigt differentierad tillgång till informationsresurser (dokumentations) för organisationen;
Att minska arbets- och tidskostnader och omkostnader, och som ett resultat erhåller en ekonomisk effekt;
Att lägga grunden för en gradvis övergång till elektronisk dokumenthantering på företaget, arbeta för framtiden.
Att uppnå uppsatta mål är möjligt genom lösningen uppgifter för automatisering av förskoleutbildningsinstitutioner i organisationen, som kan systematiseras villkorligt inom följande områden:
Förberedelse och utförande av dokument
förbättra kvaliteten och effektiviteten för att förbereda dokument som skapats i organisationen
enhet av processen att arbeta med dokument i alla stadier av dess existens
Organisering av dokumentcirkulation och utförande av dokument
eliminering av dubbelarbete med att ange information om dokumentet i olika stadier av arbetet med det (registreringsprocess)
uteslutning av möjligheten att förlora dokumentet (skapandet av organisationens dokumentära bas)
effektivisera organisationens arbetsflöde (förenkling av dokumentflödesmönster - routing)
öka effektiviteten och kvaliteten på utförarnas arbete med dokument
minskning av villkoren för verkställighet och överföring av handlingar
i tid informera anställda och ledning om mottagna och skapade dokument (undvika dubbelarbete på samma dokument)
Organisation av kontroll över utförande av dokument
En förening dokumentationsflöden alla avdelningar i organisationen (inklusive territoriellt avlägsna sådana)
snabbt mottagande av information om verkställighetsstatus och platsen för eventuella dokument
säkerställa spårning av stadierna för passage av dokument i organisationens avdelningar från det ögonblick de tas emot (skapas) tills arbetet med dem avslutas (utförande),
Organisation av dokumentlagring, söksystem.
säkerställa centraliserad lagring av texter till dokument som utarbetats i elektronisk form, deras grafiska bilder och material för dem.
ger möjlighet till snabb sökning och organisering av logisk länkning av dokument relaterade till samma fråga.
säkerställa snabb sökning och urval av dokument (material) enligt den tematiska uppsättningen av detaljer.